Акт прийому трудових книжок. Акт прийому - передачі трудових книжок та вкладишів у них

Акт передачі трудової книжки - незамінний документ. Облік та збереження документів лежать на роботодавці. Це закріплено законом. Що вказується в акті приймання-передачі трудової книжки?

Якщо справа стосується кадрової служби, обов'язково складається акт передачі трудових книжок. У документі наводиться перелік бланків суворої звітностіта вкладишів до них. В акті приймання-передачі трудової книжки обов'язково вказуються відповідальні особи: який здає документи та приймає. Процес здачі відбувається у присутності спеціальної комісії, результати відбиваються у акті приема-передачи трудової книжки працівнику.

Зразок акта передачі трудової книжки

Законодавець чітко не вказує на необхідність упорядкування акта передачі трудової книжки всередині підприємства. Але, з доцільності заходу, керівник має право видати локальний документ, де узаконити таку необхідність. Їм може стати наказ чи розпорядження щодо кадрової служби. Призначається комісія, яка проведе перевірку журналів руху трудових, звірить достовірність даних та порахує кількість документів.

За підсумками перевірки складається акт передачі трудової книжки працівнику, який тепер відповідає за безпеку та облік довірених йому документів (згідно з наказом).

Акт приймання-передачі трудової книжки обов'язково заповнюється у присутності комісії. У її складі мають бути:

Передавальний документ – кадровий працівник або інша відповідальна особа.
Приймає бланки суворої звітності.
Юрисконсульт організації.
Заступник керівника (один із них).
Глава кадрової служби (якщо є окремий підрозділ).

Після закінчення заповнення зразка акта передачі трудової книжки всі члени комісії засвідчують документ особистим підписом, підтверджуючи актуальність зазначених даних.

завантажити)

Незважаючи на те, що законодавець дозволяє складати акт передачі трудової книжки у вільній формі, необхідно вказати в ньому якнайбільше інформації про документацію, що передається. Зручно систематизувати дані в табличному вигляді із зазначенням таких пунктів:

Акт приймання-передачі трудової книжки працівнику обов'язково містить порядковий номер.
П.І.Б. кожного працівника, чия книжка про працю зберігається і буде передана відповідальній особі – обов'язково вказується посада працівника.
Номер книжки, серія, наявність та номери вкладишів обов'язково вказуються в акті приймання-передачі трудової книжки працівникові
Дата, коли книжка була заведена (якщо нова) або надійшла на зберігання до кадрової служби (при прийомі на роботу).
Примітки - необхідно відобразити дані, що характеризують стан трудової книжки. Наприклад, що вона стара або була незатребувана при звільненні працівником.

Як за допомогою акта передати трудову книжку працівникові?

За законом усі книжки про працю зберігаються у кадровій службі і повинні бути передані на руки співробітнику в момент його звільнення або переведення на інше підприємство. Роботодавець може убезпечити себе від претензій працівникові про невидачу книжки, склавши акт передачі трудової книжки. У документі (складається у довільній формі) відображаються:

Відомості про відпрацьований перед звільненням часу (14 днів).
Даті, коли книжка була передана на руки.
Дані про те, що співробітник не має претензій.
Особистий підпис працівника.

Акт передачі трудової книжки працівнику зберігається в архіві разом із наказом на звільнення та іншими документами з кадрової служби.

Якщо працівник переходить на інше підприємство та дані трудові відносиниоформляються перекладом – між двома керівниками може бути підписаний акт приймання-передачі трудової книжки. У документі відображається інформація про те, що бланк суворої звітності переходить на зберігання від старого роботодавця до нового.

завантажити)

Правильне ведення та облік кадрових документів– гарантія, що роботодавець не лише дотримується прав співробітників, але й не стане в майбутньому об'єктом судового розгляду. Тому так важливо складати акт передачі трудових книжоку разі потреби – звільнення кадрового працівника, зміна власника або планова перевірка.

У статті докладно описується порядок складання та форма такого документа, обставини, що передбачають необхідність його оформлення. Особливу увагуприділяється роботі комісії та обов'язкам уповноважених осіб підприємства щодо дотримання процедури приймання-передачі трудових книжок та їх зберігання в організації протягом встановленого строку.

Одним із найважливіших кадрових документів є трудова книжка. Так як це бланк суворої звітності, Контроль над його заповненням і безпекою надзвичайно високий. Для здійснення зазначеної діяльності керівник призначає окремого працівника.

У випадку, якщо працівник, якого зобов'язана дана кадрове завдання, неспроможна виконувати свої обов'язки (при звільненні чи з хвороби), виникає необхідність видання акта приема-передачи зазначених кадрових документів новому сотруднику.

Як скласти документ

Для наділення нового працівника повноваженнями, для підприємства складається акт. Створення цього документа дозволяє законно передати справи нового працівника, додатково оцінюючи якість роботи попереднього кадровика. Акт готує спеціальна комісія, що складається з працівників необхідної кваліфікації. Склад – не менше двох осіб. Для затвердження комісії випускається відповідний наказ, який візується керівником особисто.

У наказі фіксується така інформація:

правила формування комісії, її чисельний та персональний склад;
правила збирання інформації, відображення результатів роботи комісії.

Комісія має перевірити правильність заповнення трудових книжок, ведення журналів та книг обліку. Тільки після проведення перевірки справи передаються новому працівникові.

Так як акт приймання-передачі не має уніфікованої форми , організації мають право розробити її на власний розсуд. Форму бажано зафіксувати у своїй обліковій політиці, щоб у разі схожої ситуації не створювати документ наново.

Документ переважно оформляти на бланку організації.

Вимоги до змісту акту єдинідля організацій усіх форм власності. Обов'язкове включення наступної інформації:

реквізити організації;
дата та місце створення акта;
П.І.Б. та посади осіб, які беруть участь у процесі приймання-передачі;
перелік учасників комісії;
інформація щодо результатів перевірки.

Якщо інформації багато – можливе складання кількох сторінок. Всі листи прошиваються суворою ниткою. З зворотного боку на кріпленні ставиться печатка організації та підпис уповноваженої особи, і навіть вказується поточна дата і кількість листів.

Для надання юридичної сили документу важливо, щоб кожен член комісії залишив свій підпис. Після завершення роботи комісії готовий акт відправляється в архів організації до запитання.

Зразок грамотного складання акту

Вся інформація про трудові книжки, як правило, збирається у таблиці.

У графах зазначається:

П.І.Б. власника.
Серія та номер документа.
Наявність вкладишів.
Примітки.

У шапці прописуються:

Реквізити організації.
Дата створення.
Порядковий номер.
Стверджуюча віза директора.

Нижче таблиці вказується загальне числовнесених до неї документів.

Якщо додатково передаються порожні бланки, то складається друга таблиця з їх переліком та описом.

Акт завершується підтвердженням членів комісії. Поруч прописується посада співробітника та розшифровка підпису.

Обов'язки та відповідальність уповноваженої особи

Оскільки у трудових книжках міститься інформація про стаж працівника, – контроль їх заповненням підвищено. Відповідно до норм чинного Законодавства, повну відповідальність за них несе роботодавець.

Для грамотного обліку роботодавець може доручити справи окремому співробітнику, який має потрібну кваліфікацію.

Фіксуються його обов'язки посадової інструкції. Для наділення цього працівника повноваженнями видається наказ.

Документ складається на бланку організації та містить таку інформацію:

ціль створення;
посада працівника, який наділяється повноваженнями;
посаду працівника, який виконуватиме обов'язки відповідальної особи за її відсутності.

Наказ покладає на особу список обов'язків:

грамотно вести трудові книжки (прийняття працювати, звільнення, дисциплінарні стягнення, нагороди, виправлення помилок);
здійснювати облік у видатково-прибутковій книзі обліку бланків та у книзі обліку;
нести відповідальність за безпеку книжок.

Робота з кадрами накладає певну відповідальність. Роботодавець має право призначити дисциплінарне стягненняу разі припущення помилок. Така ситуація оформляється наказом. Залежно від ступеня допущеної помилки застосовуються такі покарання:

усне зауваження;
догану із занесенням у особисту справу;
звільнення;
компенсація матеріальних збитків.

Працівник має право оскаржити дисциплінарне стягнення, якщо має підстави не погодитись з ним. Вирішенням спорів з оскарження займається трудова інспекція або суд.

У деяких випадках, при недотриманні посадової інструкції, співробітник може зіткнутися з матеріальною відповідальністю:

при несвоєчасному наданні книжки працівнику (якщо це стало перешкодою при влаштуванні на нову роботу, у зв'язку з чим співробітник отримав фінансові втрати);
при некоректному заповненні причини звільнення, яка завадила співробітнику влаштуватися на нову роботу – у цьому випадку звільнений працівник має право вимагати відшкодування моральної шкоди у судовому порядку.

В окремих випадках може наступити кримінальна відповідальність:

якщо роботодавець порушив права співробітника, надавши йому свідомо неправдиву інформацію - у цьому випадку суд зобов'яже організацію виплатити штраф, або позбавить посадова особаповноважень терміном від двох до п'яти років;
внесення до документів недостовірних даних тягне у себе відповідальність як штрафу, призначення виправних робіт чи позбавлення волі;
псування документів, крадіжка з корисливою метою – штрафні санкції або виправні роботи.

Питання достовірності інформації у трудовій книжці та контролю за веденням зазначених кадрових документів розглянуто у наступному інформаційному відео.

Як видно, для здійснення функцій ведення трудових книжок від співробітника потрібна гранична уважність. Тому постійне підвищення кваліфікації у своїй сфері ретельного інструктажу призначеної особи дозволить запобігти виникненню спірних ситуацій між працівниками організації та керівництвом.

У статті йтиметься про акт прийому-передачі трудових книжок. Що це за документ, яке його призначення, та як правильно скласти – далі.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типових способахрішення юридичних питаньале кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО ТА БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Трудова книга є у кожного, хто працює. Коли людина переводиться до іншої організації, документ необхідно переправити. І тому складається акт приема-передачи. Як його оформити?

Основні відомості

Будь-який обіг документації необхідно контролювати. Для цього він конкретний тип документа передається певному співробітнику.

Він відповідає за його ведення та безпеку, транспортування. Акт прийому та передачі трудових книжок є важливим документом.

Встановленої форми акта немає. До складання документа є вимоги. В акті необхідно вказати повну назву організації, перерахувати членів комісії та внести дату та місце її складання.

Для зручності використовується табличний тип акту, що складається з таких розділів:

номер по порядку;
перелік співробітників та їх особисті дані;
серія та номер трудової книги;
дата надходження книжки до організації (або її закладу);
Примітки.

Після внесення інформації акт підписують члени комісії, присутні під час проведення інвентаризації документів.

Також акт прийому та передачі мають підписати 2 співробітники кадрової служби – той, який його передає та отримує. Працівник, чия трудова книга передається всередині одного підприємства, акт не підписує.

Схема дій під час передачі трудових книг за актом наступна:

Створення спеціальної комісії, відповідальної за здійснення процесу та передачу документів.
Перевіряє правильність заповнення документів комісією.
Перевірка комісією відсутньої документації.
Складання акта прийому та передачі трудових книг.

При звільненні

У разі звільнення працівника, який відповідав за ведення документації, супроводжується передачею трудових книг та іншої документації.

Обов'язок щодо проведення такої процедури законом не встановлено. Буває, що кадровик під час звільнення відмовляється підписувати акт приймання-передачі.

Перед роботодавцем постає проблема – як організувати передачу документів. Ідеальний варіант - прийом нового кадровика до моменту звільнення старого.

Але таке не завжди можливе. Новий співробітник вправі розпочати роботу лише після звільнення попереднього працівника.

Процес передачі документації під час звільнення включає такі етапи – створення комісії, перевірка документації та складання передавального акта.

Як тільки призначено комісію та перевірено документацію, необхідно приступати до оформлення акта прийому та передачі. Складається він у довільній формі.

У документі відображаються назви документів та справ, період часу, кількість та дані про відсутні документи. Виявлені недоліки необхідно відобразити в акті.

Якщо новий працівник кадрової служби не прийнято, оформляється акт приймання-передачі, яким звільнений кадровик здасть документи без перевірки, наприклад, головному бухгалтеру.

Прийом-передача трудових книжок оформляється окремим актом. У акті перераховуються наявні трудові книжки.

Також вказується – дані про власника, серія та номер документа, кількість книжок та вкладишів. Якщо трудова книжка видається на руки працівникові, акт не складається.

Якщо він погоджується зі звільненням, пишеться заява про видачу трудової книжки. Якщо працівник не згоден із фактом звільнення та вважає рішення начальства незаконним, то створюється комісія та оформляється акт.

При реорганізації у формі приєднання

Реорганізація підприємства – процес тривалий та складний. Законодавство висуває безліч вимог, серед яких оформлення передавального акта.

Реорганізація у вигляді приєднання – процес, у якому одне підприємство передає свої зобов'язання іншому і приєднується до неї з метою ведення спільної діяльності.

Процес реорганізації не скасовує обов'язок вести облік та зберігати трудові книжки. Новий роботодавець має отримати їх за актом.

Складається він після перевірки книжок, що зберігаються у реорганізованій організації. Оформляється у довільній формі.

У документі вказується дані власника книжки, серія та номер документа, дані про відсутність книжок або пошкодження.

В акті слід зафіксувати факт передачі бланків книжки та вкладишів.

Обов'язкова умова – вказати інформацію про особу, яка займалася складанням передавального акта. Також включити інформацію про кількох свідків, які були присутні при складанні.

При прийомі працювати

Зарахування працівника працювати оформляється наказом. З цього документа працівники відділу кадрів заповнюють і трудову книжку.

При прийомі працювати співробітник зобов'язаний пред'явити роботодавцю свою трудову книжку. Заповнити документ кадровик повинен протягом тижня після вступу на посаду.

Прийняти трудову книжку співробітник кадрової служби зобов'язаний за спеціальним актом. У ньому вказати дату прийняття книжки, від якої приймається.

Завірити акт своїм підписом та печаткою. Друк може бути організації чи відділу кадрів. При прийомі працювати також оформляється акт спеціально призначеної комісією.

Вона може складатися із співробітників організації, керівної особи. Якщо це кадровик оформляється працювати, він повинен бути присутнім під час проведення комісією перевірки.

Також він має ухвалити від попереднього співробітника кадрової служби всі справи.

Буває, що при вступі на роботу новий кадровик виявляє, що стан справ попереднього працівника не має значення.

Помилки у змісті документів, їх оформленні чи зберіганні покладає додаткову відповідальність нового співробітника.

Тому слід провести перевірку та відкоригувати систему діловодства. Це дозволить усунути питання щодо відповідальності за допущені попереднім кадровиком помилки.

Отже, будь-які пересування трудових книжок мають супроводжуватися актом приймання-передачі.

Зразок та правила складання акта приймання-передачі трудових книжок

Відповідно до трудовим законодавствомтрудова книжка містить інформацію про трудової діяльностіта стажу працівника. Поки що діє трудовий договір, вони повинні знаходитися у роботодавця. Делегувати цей обов'язок сторонній особі він не має права через пряму вказівку на це нормативно-правових актах, А саме в п. 45 Правил ведення та зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 (далі - Правила). Більше Детальна інформаціяпро облік трудових книжок наведено у статті «Зразок заповнення журналу обліку трудових книжок – завантажити».

Оскільки трудові книжки є цінними документами, особа, яка уповноважена з ними працювати, призначається відповідним наказом чи розпорядженням уповноваженого органу. Як така особа, як правило, виступає кадровий працівник. У разі, коли відповідальна особа змінюється, наприклад звільняється, вона має передати довірені йому трудові книжки новопризначеному сотруднику. При цьому зробити це потрібно за актом прийому-передачі.

Законодавство РФ не містить розробленого зразка акта приймання-передачі трудових книжок, тому такий документ складається роботодавцем у вільній формі. Але незважаючи на довільну форму, акт передачі трудових книжок повинен включати наступні відомості:

реквізити організації-роботодавця, такі як найменування, адресу місцезнаходження та інші;
дату та місце складання акта;
посади та прізвища осіб, які підписують документ;
інформацію про трудові книжки, що підлягають передачі (як правило, її зручніше відобразити у вигляді таблиці).

Як правильно оформити акт: завантажити зразок

Акт приема-передачи трудових книжок оформляється у друкованому вигляді, зазвичай у єдиному екземплярі.

У верхній частині аркуша необхідно вказати найменування організації та назву документа з порядковим номером. У рядку нижче зазначається дата та місце складання акта. Це так звана шапка документа.

Найважливішою частиною акту є перелік книжок, що передаються. Їх можна перерахувати списком, але найчастіше оформляється таблиця, до якої включаються стовпці такого змісту:

Повністю Ф. І. О. власників трудових книжок.
Серія та номер трудових книжок.
Примітки, де, наприклад, може бути зазначено кількість вкладок до трудової книжки.

Обов'язково потрібно вказати загальну кількість трудових книжок, що передаються.

Також в акті передачі трудових книжок необхідно відобразити фактичну кількість чистих бланків, що є у роботодавця, тому що бланки трудових книжок згідно з п. 41 Правил також підлягають обліку в організації.

Завершальна частина документа — це підписи осіб, які передають та приймають трудові книжки. Також потрібно вказати їхні посади та прізвища.

Завантажити зразок акта передачі трудових книжок можна за посиланням: Зразок акта приймання-передачі трудових книжок та вкладишів до них.

При складанні акта передачі трудових книжок необхідно дотриматися всіх формальних вимог, таких як зазначення дати, місця, посад та прізвищ співробітників, що підписують акт. Дуже важливо перевірити відповідність фактичної кількості документів, що передаються даним, зазначеним в акті, тому що відповідати за відсутність трудової книжки після підписання документа буде вже новий співробітник.

Складається передачі іншому співробітнику кадрової служби, призначеному наказом керівника відповідальним за ведення і зберігання бланків. Документи в цьому випадку передаються за актом відповідно до книги обліку руху книжок. У ньому вказується перелік документів, що передаються, також вноситься інформація про наявність вкладишів. Після цього виконується передача.

Як оформляється акт прийому-передачі трудових книжок? Зразок можете переглянути тут:

Про списання зіпсованих бланків

Зіпсовані під час заповнення бланки та вкладиші підлягають знищенню зі складанням відповідного акта. Для того, щоб списати зіпсовані документи, керівник повинен видати наказ, який дозволяв би створення комісії для списання. Сформованій комісії пред'являються зіпсовані бланки. Складається акт на списання трудових книжок, зразок заповнення дивіться нижче. У ньому вказуються номери книжок, їх кількість, причини списання. Далі відбувається їхнє знищення.

Про відмову від отримання ТК

У день звільнення співробітнику повертається книжка. У разі, якщо з якихось причин він відмовляється забирати її, складається акт. Він підписується співробітником відділу кадрів, а також двома свідками відмови. У ньому вказується ПІБ працівника, посада, причина звільнення, а також те, що йому було запропоновано отримати документ у відділі кадрів підприємства. Бажано вказати мотиви відмови від отримання та дату складання. Це має велике значенняу разі виникнення трудових спорів.

Якщо ж громадянин не тільки відмовляється забирати папери, а й не з'явився у день звільнення на підприємство, роботодавець повинен направити йому повідомлення з проханням з'явитися до відділу кадрів, або дати дозвіл на їхнє пересилання поштою. У разі відмови він має право оформити акт про відмову в отриманні трудової книжки.

Про ненадання трудової книжки

Оформляється у разі, якщо новий співробітник розпочав виконання своїх професійних обов'язків, відпрацював тиждень, але бланк для оформлення робочих відносин не здав роботодавцю