Робочий час - це час, який будь-який працівник присвячує виконанню своєї трудової функції. Його тривалість регламентує трудове законодавство.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типових способахрішення юридичних питаньале кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО ТА БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Планування робочого дня є невід'ємною частиною управління ним, тобто тайм-менеджменту. Це модне сьогодні слово означає не просто управління часом, яке ефективне планування для досягнення цілей підприємства. Адже час – це один із ресурсів, використовувати який потрібно раціонально.

Навіщо і кому потрібно?

Говорити про управління часом не зовсім коректно. Його перебіг залежить від дій людини, вона прискорюється і сповільнюється.

Керувати варто використанням цього часу. Причому для підприємства це важливо на всіх рівнях – від керівника до пересічних працівників. Ефективне використанняцього ресурсу безпосередньо позначається на продуктивність праці, отже, і на прибыли.

Для будь-якої компанії планування робочого часу має ще одне важливе значення.

Від того, який фонд робочого часу потрібний для виконання виробничих завдань, залежить чисельність працівників підприємства, а отже, і пов'язані з персоналом фінансові витрати.

Причини дефіциту часу

Дефіцит означає нестачу. У разі - брак робочого дня до виконання поставленої перед конкретним співробітником, підрозділом чи підприємством загалом завдання.

Результатом може бути зрив термінів виконання замовлення та його несприятливі наслідки. Найчастіше, дефіцит часу пов'язані з некомпетентністю керівника.

Можна виділити три групи причин, що призводять до дефіциту часу:

• особисті якості керівника;
• дії керівника;
• незалежні причини.

Особисті якості керівника, що призводять до втрат часу, можуть виявлятися у таких явищах, як:

• метушливість, тобто квапливе вчинення безладних дій;
• постійний поспіх;
• відсутність повноцінного відпочинку через доопрацювання будинку.

Неписьменні ж дії призводять до того, що виникають:

• низька чи відсутня мотивація у працівників;
• порушення комунікації;
• відсутність ранжирування справ за рівнем важливості;
• невміння делегувати повноваження.

Незалежні від керівника причини, що ведуть брак часу у керівника та його підлеглих, це:

• занадто велике числозавдань, справ, доручень;
• незаплановані події (злодії часу).

Ці причини, як правило, не виникають окремо. Вони випливають одна з одної.

В результаті виходить замкнене коло, вибратися з якого дозволить лише правильне та раціональне планування. І контроль за виконанням намічених заходів та витраченим на них часом.

Які завдання можна вирішити?

Планування - це один із інструментів прийняття різних управлінських рішень. Воно передбачає постановку цілей та визначення шляхів її досягнення. Тобто це свого роду можливість зазирнути в майбутнє компанії і вирішити, як саме і за який термін туди можна дістатися.

Планування та управління робочим часом дозволяє вирішити такі завдання:

• підвищення рівня ефективності діяльності:
• контроль дій та витрат часу на них;
• оптимізація робочого графіка;
• вдосконалення технік використання часу;
• відсівання неефективних з погляду тимчасових витрат видів діяльності;
• раціональне планування виконання найважливіших дел;
• чіткий поділ робочого та особистого часу.

Види

Планування часу на підприємстві, як і будь-яке планування, може поділятися на види за різними критеріями:

• з охоплення (загальне та приватне);
• за змістом (стратегічне, оперативне та поточне);
• з об'єктів (кадрове, виробниче, фінансове);
• за періодами (короткострокове, середньострокове, довгострокове);
• по можливості змін (жорстке та гнучке).

Планування загального фонду

Планування загального фонду неможливе без підрахунку витрат робочого часу. Щоб зрозуміти, скільки потрібно цього ресурсу, використовуються різні методи.

Потім робочий часнеобхідно нормувати, тобто, ґрунтуючись на результатах підрахунку витрат та науково-обґрунтованих нормативів, вивести оптимальний час для виготовлення однієї одиниці продукції або виконання завдання.

Нормування – це ядро ​​планування загального фонду часу. Саме на його основі визначається кількість необхідного персоналу, Витрат на , критерії стимулювання.

Загальний фонд складається з:

• календарного;
• номінального (календарний без вихідних та свят, але з урахуванням укорочених передсвяткових днів);
• ефективного (скільки один працівник відпрацював у плановий період).

Індивідуальне

Не менш важливим за загальне планування буде і тайм-менеджмент кожного співробітника.

Тут важливо знати, кому встановити жорсткий графік, а хто знає як планувати свій час максимально ефективно. І все-таки є кілька важливих моментів.

Наприклад, витримувати співвідношення 60/40. Тобто 60% робочого часу розпланувати на вирішення поточних завдань, а 40% залишити на непередбачені завдання та творчу активність (два блоки по 20%).

Цей та інші важливі засади планування індивідуального робочого часу сформулював Л. Зайверт.

Він не виділяв принципових відмінностей між керівниками та фахівцями щодо ефективності використання робочого часу. Але деякі аспекти все ж таки хотілося б відзначити.

Керівників

Для керівника навички планування є особливо важливими.

В цьому і полягає його функція: ставити цілі, визначати тимчасові рамки для її досягнення та контролювати результат, а також делегувати повноваження, позбавляючись тих справ, які можуть виконати фахівці.

Фахівців

Фахівець планує свій час, спираючись на поставлені керівником завдання. Для нього велике значеннямають навички самодисципліни.

Планування робочого часу на підприємстві

Будь-який план має бути зафіксований письмово, інакше він не існує. Полегшити керування часом допоможе електронне планування. Використання сучасних технологійне лише дозволить наочно подати перелік справ.

Сучасні гаджети здатні нагадувати своїм власникам про важливі заходи.

Загальні правила

• План необхідно складати з вечора та зранку вносити до нього корективи.
• Усі внесені у план справи необхідно розділити за часом на коротко-, середньо-і довгострокові.
• Обсяг справ має бути реалістичним, не варто намагатися осягнути неосяжне.
• Фіксувати не лише цілі, а й передбачувані результати.
• Визначати пріоритети.
• Встановлювати точні терміни виконання кожного завдання.
• Делегувати повноваження.
• Регулярно слід коригувати плани.

Що включати у план?

У план необхідно включити всі справи, які належить зробити протягом дня. Це дозволить нічого не проґавити на наступних етапах.

Записати необхідно все - від наради у керівника до привітання колеги з днем ​​народження по корпоративній пошті. Почати потрібно з тих, що мають точний час: наради, зустрічі, конференції тощо.

Крім доручень керівництва, варто включати ті справи, які сприяють просуванню по кар'єрних щаблях. Наприклад, підвищення кваліфікації або творчу роботунад проектом.

Розміщення пріоритетів

Щоб планування часу дійсно було ефективним, необхідно всі внесені до щоденного (щотижневого, щомісячного тощо) ранжувати за ступенем їх важливості та терміновості. А потім виконувати в порядку зменшення значущості.

Технологія та методи

Найчастіше для розстановки пріоритетів та планування часу використовують такі методи, як Матриця Ейзенхауера та Закон Парето.

Коротко це виглядає так:

• всі справи поділяються на важливі та термінові, важливі та нетермінові, менш важливі та необов'язкові;
• більшу частину часу (до 80%) потрібно присвятити найважливішим та терміновим;
• робити це потрібно на початку робочого дня.

Аналіз ефективності

Перевірити, наскільки ефективно кожен працівник використовує свій робочий час, можна математичним шляхом. Для цього використовують різні коефіцієнти, наприклад екстенсивного використання часу.

Формула його розрахунку виглядає так:

Кэ = (загальний фонд часу - перерви у роботі)/загальний фонд часу.

Ідеальне значення дорівнюватиме одиниці. Чим більше Ке від неї відрізняється, тим неефективніше використовується робочий час.

• з вини працівника та з незалежних від нього причин;
• на особисті потреби.

Для цього в чисельник формули підставляється потрібне значення(У хвилинах), а в знаменнику так і залишається загальний фонд часу. Тут зворотна залежність. Чим ближче це значення до одиниці, тим нераціональніше витрачається робочий час.

Приклади

Планування робочого дня, тижня або іншого періоду залежить від специфіки професії. Особливо якщо вона передбачає елементи творчості.

Розглянемо, на що варто звернути увагу представникам таких професій, як юрисконсульт та менеджер у банківській сфері.

Для юриста

Особливістю цієї професії є участь у судових засіданнях. Отже, робочий графік обов'язково включає розклад судових процесів та процесуальних термінів підготовки тих чи інших документів. Це найважливіші та невідкладні справи.

Час зустрічей і переговорів з клієнтами узгоджується, виходячи з проміжків, що залишилися вільними. Те, що залишилося в результаті, витрачається на аналітику та складання звітів.

План на день виглядатиме приблизно так:

Час	Жорсткі терміни	Гнучкі завдання
9-00	Оперативна нарада
10-00		Написати звіт для шефа
11-00		Подивитись ще раз документи до процесу N
12-00	Судове засідання у справі N
13-00		Обід
14-00		Переглянути договори постачання
15-00	Зустріч з А, складання позову
16-00	Підготувати апеляцію у справі
17-00		Перевірити терміни процесуальних документів

Для менеджера у банку

Робочий день банківського менеджера з кредитування складатиметься з кількох блоків:

• призначені зустрічі, прив'язані до часу;
• оформлення договорів за результатами зустрічей;
• холодні дзвінки з метою розширення бази клієнтів;
• підготовка комерційних пропозиційі т.д.

Планування дня такого співробітника може бути наступним:

І кілька порад наостанок:

• Визначаючи важливість завдання, варто запитати себе: «А що мені це дасть?» І приступати до виконання, лише якщо відповідь влаштовує. Якщо ж відповідь не подобається, то, ймовірно, завдання можна поки що відкласти.
• Насамперед, з ранку, варто виконувати найнеприємніші, але важливі справи.
• Великі та складні завдання найкраще виконуються, якщо поділити їх на маленькі та легкі.
• Життєво необхідно давати собі повноцінний відпочинок від роботи.

Упевнений, що кожен з вас дуже багато разів помічав за собою: начебто весь день ореш як проклятий, неймовірно зайнятий чимось, але до кінця дня, замислюючись над тим, що сьогодні встиг зробити, з великим подивом розумієш – суттєвого результату немає.

Як зазвичай минає день у середнього росіянина? Прокинувся, поїв (якщо вже є, що їсти). Поїхав працювати з думками: “Сьогодні важливий день. Сьогодні все треба встигнути! Приїхав, сів за робочий стіл і дивишся на монітор: Так-с, з чого краще почати ...?. Потрібно б пошту перевірити ..., ну і в контакт по дорозі зайти на хвилинку ... Пройшло години два. Згадав, що треба працювати. Тільки-но почав працювати, як раптом мужики покликали покурити, пішов із ними, непомітно півгодини пройшло за розмовою. А тут і обід вже скоро, на дуля напружуватися, адже після обіду купа часу, все встигнеш. По обіді раптово начальник відправив на зустріч із партнерами. Приїжджаєш надвечір в офіс, розумієш, що ні чорта не встиг, затримуєшся на роботі, щоби все доробити. Раптом згадуєш, що сьогодні день народження у якогось близького чоловіка, дзвониш йому, вітаєш, і кажеш, що не прийдеш, т.к. дуже багато роботи. Приїжджаєш додому з роботи, настрою немає, втомлений як собака, береш пару пляшок пивка, щоб настрій поправити. З дітьми немає бажання грати, з дружиною (чоловіком) теж зараз не найкращий момент провести час. Увімкнув тілик і невдовзі вирубався в кріслі, навіть не допивши свого пива. І так день за днем.

Сподіваюся, що ви проводите свій день із більшою користю. Проте дуже багато людей так і проживають кожен свій день. Звісно, ​​те, що я навів у приклад – це мізерна частина того, що відбувається з людьми насправді. Є купа та інших побічних дій. А все через те, що людина живе сьогоднішнім днем ​​і проводить її так, як складуться обставини. Звідси продуктивність, що у робочому плані, що у сімейному близька до нуля. На щастя, вихід є. Збільшити свою продуктивність допоможе щоденне планування свого дня.

Щоденне планування свого часує невід'ємною частиною будь-якого успішної людини. Адже коли людина завжди знає, чого вона хоче і що потрібно робити у певний момент часу, вона встигає зробити набагато більше, ніж той, хто проводить свій день "як вийде".

Наведу десять основних правил, дотримуючись яких можна скласти свій порядок робочого днямаксимально ефективно. Звичайно ж це не панацея, і кожен може редагувати свій щоденник відповідно до своїх сил, обсягу роботи, швидкості виконання завдань, режиму сну, відпочинку і т.д.

ПЛАНУВАННЯ СВОГО ЧАСУ. 10 ПРАВИЛ.

1. Намагайтеся дотримуватися принципу 70/30.
Планувати абсолютно весь час недоцільно, т.к. у цьому випадку ваші дії стовідсотково будуть розходитися з вашим розкладом. Та й повне “ув'язнення” свого часу в щоденник призведе до того, що ви перебуватимете в надто жорстких рамках і постійно почуватиметеся якимось роботом, у якого все життя розписане щохвилини.

Оптимальним рішенням є планування 70% свого часу. Погодьтеся, деякі події важко передбачити, і практично кожен день відбувається якийсь "ефект несподіванки", тому завжди потрібно залишати частину часу вільним. Або, як варіант, у кожному часовому проміжку робіть певний запас.

2. Складайте план наступного дня сьогодні ввечері.
Планувати наступний день наприкінці сьогоднішнього дня похвально, але, щоб нічого не забути, обов'язково всі свої справи записуйте. Розмежуйте справи за ступенем важливості, розділивши записник на два стовпці.У першому запишіть те, що потрібно зробити негайно. У другому – що менш важливе і у випадку форс-мажору може бути перенесено на інший день.

Завдання та справи, з якими ви впоралися, одні за іншими викреслюйте. Це буде для вас додатковим стимулом і додавати нових сил для вирішення завдань, що залишилися. Чим менше завдань у вас залишатиметься, тим більша впевненість у тому, що з ними впораєтеся, ви отримаєте.

Наприкінці кожного дня в самому низу можна додати напис типу: “Ура! Я це зробив”, “Я молодець! Але це лише початок!”, “Я все встиг! Я крутий! Але ще багато справ попереду!. Цей напис також з самого ранку стимулюватиме вас домагатися поставлених завдань і водночас не розслаблятися.

3. Намагайтеся виконати більшу частину запланованого до обіду.
Коли ви в середині дня усвідомлюєте, що найважливіше на сьогодні зроблено і вже позаду, набагато простіше виконувати справи, що залишилися. Скористайтеся обідньою перервою, щоб вирішити особисті справи (зателефонувати родичам, відповісти на пропущені дзвінки, обговорити питання з банком за кредитом, оплатити рахунки тощо). На вечір залиште мінімум (переговори із забудовником, похід у салон, покупка продуктів, тренування у спортзалі).

4. Кожної робочої години вносите хвилини відпочинку.
Обов'язкове правило всім. Чим частіше ви відпочиватимете, тим продуктивнішою буде ваша діяльність. Кожен для себе вибирає найзручнішу для себе схему, але особливо добре працюють дві схеми: 50 хвилин роботи / 10 хвилин відпочинкуабо 45 хвилин роботи / 15 хвилин відпочинку.

Під час відпочинку зовсім не обов'язково курити бамбук і начхати в стелю, лежачи на дивані. Адже цей час можна провести з користю. Зробіть розминку: відіжміться, підтягніться, постійте на голові (якщо дозволяє місце), зробіть зарядку для шиї та очей. Наведіть робоче місцев порядок, зробіть прибирання в будинку чи офісі, почитайте книгу, прогуляйтеся на свіжому повітрі, зробіть заплановані дзвінки, допоможіть у чомусь колегам (сім'ї, якщо робота вдома) тощо.

5. Намагайтеся створювати реалістичне планування.
Не варто завалювати себе таким обсягом робіт, з яким ви не впораєтеся. Не впадайте в крайність надмірного планування (типу вам будь-які гори під силу) і плануйте лише такий обсяг завдань, з яким Ви реально можете впоратися.

Прошу не плутати планування із цілями.Цілі у вас можуть бути надграндіозними, вони, в принципі, такими і мають бути. Але для того, щоб досягти цих цілей у найкоротший термін, має бути реалістичне грамотне планування поставлених завдань. Це абсолютно не означає, що ви повинні працювати кожен день до втрати пульсу, щоб якнайшвидше досягти мети. Краще робити одну справу невеликими порціями стабільно кожен день, ніж цю справу робити від початку до кінця дня хаотично і поспіхом. Тоді і ви не будете виснаженими, і досягнення цілей проходитиме планомірно.

Крім цього, наприкінці кожного дня додавайте графу "План виконаний на ____%"та вписуйте туди відсоткове співвідношення ваших виконаних завдань на сьогодні. Це послужить вам додатковою стимуляцією, а також дасть можливість порівнювати результати і надалі робити відповідні коригування при плануванні свого часу.

Намагайтеся щодня хоч не набагато, але перевиконати план. Тобто. намагайтеся додатково закривати ті завдання, які у плані були зазначені. Звичайно, за їх вирішення слід братися тільки після того, як усі заплановані завдання вже будуть виконані. Погодьтеся, приємно ж спостерігати свою надпродуктивність, дивлячись на цифри 105%, 110%, 115% наприкінці кожного робочого дня.

6. Великі завдання виконуйте невеликими частинами.
Цю тактику ще називають тактикою "нарізання салямі". Ще Ейнштейн помітив, що більшості людей подобається рубати дрова, тому що при цьому за дією відразу слідує результат. Поділіть свої цілі та проекти на невеликі порції та виконуйте їх протягом досить тривалого часу, щодня відводячи на цю роботу приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної мети виявляться і певні результати, які стимулюватимуть виконання завдань.

Наприклад візьму створення якого-небудь продукту: Можна щодня в щоденник тупо вносити рядок "Створити відеокурс" і працювати над цим курсом. Але в цьому випадку є кілька великих мінусів:

• ви не можете заздалегідь передбачити термін виконання свого курсу
• щодня ви не знаєте, з чого саме вам продовжити роботу над курсом
• у вас немає почуття задоволення від виконаної роботи, поки ви не закінчите роботу над своїм курсом повністю

Якщо створення курсу поділити на безліч дрібних порцій і закривати їх поступово, то всіх перерахованих мінусів можна легко уникнути.

Ті завдання, виконання яких у вас викликає, м'яко кажучи, невдоволення або в яких ви некомпетентні, сміливо делегуйте іншим фахівцям, яким виконувати подібні завдання з кайфу Ви заощадите багато часу, а планована робота буде виконана більш професійно.

7. Побудьте у тиші деякий час.
Часто буває, що телевізор у сусідній кімнаті, радіо, яке працює цілими днями, чиїсь голоси, що проходять повз вас люди, будівля на сусідній вулиці в результаті так дратують, що просто неможливо нормально сконцентруватися на виконанні важливих справ. Замість дозволу конкретних завданьв голові крутяться колготки за 574 рублі, які сьогодні купила ваша співробітниця, або останній супер-мега-хіт Джастіна Бібера, який грає зараз по радіо.

Для виконання надзвичайно важливих завдань необхідно мати можливість працювати спокійно, без перешкод ззовні. Саме в цьому випадку ви зможете, максимально зосередившись, досягти найвищої продуктивності праці та результативності.

8. Забирайте предмети на місце, як тільки закінчите ними користуватися.
Це суттєво заощадить вам час у майбутньому, а також допоможе уникнути безладдя. Недарма кажуть: “Якщо хочеш дізнатися про свого майбутнього партнера, глянь на його робочий стіл. Який лад на його столі – такий лад і в його справах”.

Раджу вам взагалі викинути всі свої старі та непотрібні речі, позбавтеся зайвого мотлоху, щоб на столі лежало тільки найнеобхідніше для роботи.

Тримайте речі у чітко визначених місцях. Наприклад, всі документи складіть в окрему папку або коробку, квитанції та чеки також тримайте сколотими у певному місці, ручки та олівці у найбільш зручному для використання місці. Благо, зараз можна легко придбати спеціальні набори, бокси, футляри для вирішення цієї проблеми.

Зробіть це та відчуєте неймовірний ефект!

9. Позбавтеся непотрібних вам речей.
Всі запаси старих речей, залишені на випадок "а раптом знадобиться", не принесуть вам нічого, крім зайвого пилу та безладу. Крім цього, вважається, що речі, відправлені нами «в брухт» на антресоль, у валізи, під диван, у комору, на кухонний гарнітур, несуть у собі негативну енергетику

Це, як ви зрозуміли, стосується не лише робочого столу, а й робочого та домашнього простору загалом. Тому безжально позбавтеся цих “дуже потрібних речей, які вам шкода викинути”. Зберіть все добро у вантажівку, відвезіть на смітник і спаліть. Якщо вже реально шкода, то поставте все поряд з під'їздом, що потребують швидко розберуть. Одяг та взуття можна розвезти по дитячих будинках та будинках для людей похилого віку. Вам будуть лише вдячні.

10. Ведіть активний та здоровий образжиття.
Якщо ви ще не дуже дружите зі спортом, гімнастикою, водними процедурами, правильним харчуваннямі т.д., то раджу щось із цього внести у свій розпорядок дня. Даю стовідсоткову гарантію, що результати вас дуже порадують. Головне, щоб ви не філонили і чітко дотримувалися вашого спортивного графіка. Ви навіть самі не помітите, як швидко покращиться ваше здоров'я та загальний фізичний стан. Також ви легко зможете позбавитися від шкідливих звичок, якщо поставите собі за мету і замість шкідливих звичок вбудуйте хороші звички.

Слід пам'ятати, що найкращий сон– це сон до півночі годин, т.к. у цей період ваш організм відпочиває і набирається сил якнайкраще. Іншими словами, лягайте спати сьогодні, а не завтра.

Висипайтеся, займайтеся спортом, правильно харчуйтесь. Ваше тіло віддячить Вам гарним самопочуттям, високим рівнем позитивної енергетики та готовністю до продуктивної діяльності.

Насамкінець наведу приклад свого розпорядку, щоб вам було з чим порівняти. Не можу сказати, що це ідеальний універсальний розклад днядля всіх, але мене він повністю влаштовує. У порівнянні з першим моїм розпорядком у ньому не раз відбувалися коригування і на Наразівін виглядає так…

ІДЕАЛЬНЕ ПЛАНУВАННЯ СВОГО ДНЯ З МОЄЇ ТОЧКИ ЗОРУ

06:00-07:00	Підйом, зарядка, обливання, ранкова пробіжка, ранкові процедури, душ
07:00-07:30	Сніданок
07:30-08:30	Відпочинок, перевірка пошти, інші справи
08:30-09:00	Їду до офісу
09:00-12:00	Робочий процес (вносяться найважливіші завдання на сьогодні)
12:00-12:30	Обід
12:30-13:00	Відпочинок, інші справи
13:00-14:00	Читання літератури
14:00-18:00	Робочий процес (вносяться другорядні завдання на сьогодні)
18:00-18:30	Вечеря
18:30-19:00	Перевиконання плану, планування наступного дня
19:00-19:30	Їду додому
19:30-22:00	Домашні справи, тренажерка, активний відпочинок, прогулянка, розваги, зустріч із друзями
22:00-22:30	Підбиття підсумків, остаточне коригування розпорядку на наступний день, підготовка до сну
22:30-06:00	Сон

Невеликі пояснення до плану:

• Даний розпорядокрозрахований на будні (робочі дні) та на вихідні не поширюється. У вихідні має бути свій план, але заточений саме на відпочинок (все залишається також, грубо кажучи, змінюється лише Робочий процес на Відпочинок), крайньому випадкудеякі робочі моменти переносяться на вихідний день (якщо щось не встигли зробити або щось смертельно важливе).
• Кожен часовий проміжок береться із деяким запасом. Відхилення від порядку на 30 хвилин – це нормально.
• Ранок у кожного може починатися з іншого часу. Просто я перейшов на більш ранній час, щоб встигати більше, і це дало позитивні результати.
• Час виїзду з дому на роботу та назад також для кожного може бути різним. Я вибрав для себе оптимальний час - коли в місті вже розсмоктуються пробки.
• Щоденне читання літератури вважаю за обов'язкове правило для всіх. Якщо не дозволяє час читати на роботі – читайте на обіді, в автобусі, після роботи перед сном.
• Буває, що у зв'язку з додатковими справами доводиться лягати спати набагато пізніше. У будь-якому випадку намагайтеся прокидатися згідно з вашим графіком, інакше ваш розпорядок дня постійно зміщуватиметься, а це не є добре.
• У вихідні дні можна пізніше вставати і пізніше лягати, але при цьому також дотримуватися графіка, прокидаючись і лягаючи в один і той же час (наприклад, на годину або дві пізніше, ніж у будні дні).

Для планування свого часу можна використовувати органайзер, блокнот, звичайний аркуш паперу, зошит спеціальні програмита програми. Особисто я використовую дуже зручний у роботі Календар Google. Крім того, що в ньому є ряд корисних функцій, він синхронізується з мобільними пристроями, а значить, завжди під рукою, де б ви не знаходилися. Взагалі, у сфері синхронізації програм Google крокує величезними кроками. Це дуже полегшує роботу, коли в одному обліковому записі під рукою всілякі помічники, які ще й між собою синхронізовані. Я вже не уявляю роботу за комп'ютером і в телефоні без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Перекладача, Google+, Карти, Analitics, Picasa та багатьох інших корисних сервісів. А ще раджу скористатися супер-планувальником Wunderlist

Ось і все, про що я хотів сьогодні розповісти вам. Якщо ви ще не ведете свій щоденник і не ставите собі за мету – негайно почніть це робити і продовжуйте це робити постійно! Сподіваюся, перераховані вище 10 золотих правил допоможуть вам у плануванні свого часу і ви почнете встигати набагато більше.

Time-менеджмент, планування робочого часу або управління робочим часом – важлива навичка ділової людини. Успіх найчастіше сприймається як висока результативність як досягнення значущих цілей. Але не варто забувати: час, витрачений з великою віддачею – ще один ключовий критерійуспішність.

Цілі time-менеджменту

Управління робочим часом може вирішити масу цілей та завдань, сучасний ритм життя змушує ставитися до часу з великою увагою, а модні та успішні коучери розробляють масу методик, що підпорядковують час діловому ритму життя. Але що дивно: багато законів підпорядкування часу були відкриті і сформульовані в середині 20 століття, деякі й того раніше - сотню і навіть більше років тому, коли бізнес тільки починав заявляти про себе і ритм життя тільки почав прискорюватися.

Закон Паркінсона говорить: "Робота заповнює час, відпущений на неї". Цей афоризм іронічний, проте його правильність доводиться безпосереднім життям. Спостерігаючи за собою, за своїми близькими, а потім і за роботою органів влади та офіційних установ англійський історик зауважив, що як у побуті, так і суспільного життялюдина готова витрачати час на марні справи.

Закон Паркінсона був сформульований істориком Сирілом Норткотом Паркінсоном статті, надрукованій у британському журналі The Economist у 1955 році.

Якщо людина не обмежує себе тимчасовими рамками, вона може виконувати роботу знову і знову, нескінченно виправляючи щось, коригуючи, шукаючи недоліки, ніби прагнучи довести справу та абсолютної досконалості, діючи не на результат, а занурюючись у процес.

Проте дотримання цього закону не догма. Навпаки, завдання будь-якої успішної людини – подолати інерцію цього правила, підпорядкувати цей закон своїм планам та настановам.

Мета time-менеджменту - організація робочого часу, розстановка пріоритетів, контроль за часом і витрата його раціонально.

Принципи планування

Планування завжди складається з кількох рівнів:

• стратегічне глобальне (планування на кілька років, це надціль або надмету, яку ставить перед собою людина)
• стратегічне планування на рік чи півроку (ті загальні завдання, які повільно, але правильно наближатимуть людину до її основної, головної мети)
• тактичне планування на місяць та на тиждень,
• тактичне планування на добу.

До кожного їх пред'являються різні вимоги, методи time-менеджменту також помітно відрізняються. Вони дуже індивідуальні та багато в чому формуються особистістю самостійно.

Матриця Ейзенхауера

Планування на день теж, звичайно, індивідуальне, однак у цьому випадку у діловій сфері накопичено великий досвід управління часом. Головний принцип щоденного time-менеджментуґрунтується на так званій матриці Ейзенхауера.

36 президент США Дуайт Девід Ейзенхауер розробив матрицю пріоритетів, щоб оптимізувати свій завантажений робочий час. Він зрозумів: усі справи, які необхідно виконати людині за день, можна умовно поділити на важливі та неважливі, термінові та не термінові. В результаті утворюється наступний квадрат із 4 зонами:

Найскладніше – розподілити всі обов'язки та турботи в ці чотири групи: зрозуміти, які справи насправді важливі, а які неважливі. На думку коучерів, важливі справи ті, що наближають нас до наміченої мети та пов'язані з плануванням на рік.

Перший квадрат в ідеалі повинен бути вільним, тому що якщо він зайнятий, то це каже, що важливі справи не виконувались у строк і настав цейтнот. Неважливі та нетермінові справи (як правило, це соціальні мережі, безцільні телефонні розмови, комп'ютерні ігри тощо) в ідеалі теж можна сміливо відкидати убік і концентруватися на важливих та нетермінових, займаючи у графіку робочого дня їм ключове місце. Терміновим і неважливим справам можна знаходити час, що залишився, або делегувати їх виконання колегам або підлеглим.

Принцип Парето

Другий важливий принципузгоджується з матрицею Ейзенхауера та був названий на честь соціолога Вільфредо Парето. Друга назва принципу - принцип 20/80, Парето ще в XIX ст. зауважив: «20% зусиль дають 80% результату, а решта 80% зусиль – лише 20% результату». Із цим справді важко сперечатися: більша частина зусиль не дає бажаних результатів. Однак прийняти цей факт як даність і застосовувати його не тільки до результатів, а й до витраченого часу виявиться дуже ефективним. Головне – знайти ці 20% важливої ​​інформації з листа або ділової бесіди, які дадуть ці 80% результату. Протягом дня серед кругообігу справ вичленувати ці 20% своїх планів, виконання яких принесе 80% успіху.

Наслідок закону Парето: Зазвичай занадто складно і втомливо розбиратися в тому, що відбувається, а часто це і не потрібно - необхідно лише знати, чи працює ваша ідея, і змінювати її так, щоб вона запрацювала, а потім підтримувати ситуацію доти, поки що ідея не перестане працювати.

Ще один принцип time-менеджментуґрунтується на фізіології людини та обліку її біоритмів. Протягом дня людський організмфункціонує нерівномірно, крива біоритмів виглядає приблизно так:

Плануючи робочий день, важливо враховувати час високої працездатності та обов'язково залишати час для відпочинку та можливості розслабитися та вимкнутись, це дозволити позбутися негативних наслідків денного стресу.

Четвертий принцип плануванняможе здатися таким, що суперечить усьому, що було описано вище, але його дотримання сприятиме м'якому, спокійному відчуттю часу, почуттю, що воно підвладне людині. План неспроможна тяжіти над людиною: варіативність і гнучкість планування – можливо, найважливіша установка time-менеджмента. Цей принцип має на увазі вміння вчасно змінити плани, побудувати нові ланцюжки зв'язків між подіями. Практично це означає – фіксувати важливі та термінові справи як основні, що утворюють кістяки дня, залишаючи так звані буферні зони для можливих змін, нових обставин, непередбачених термінових справ.

Одним словом, продуктивність та зайнятість не можна змішувати, планування дозволить уникнути ситуацій нестачі часу та грамотно вибудувати пріоритети, від чого продуктивність робочого дня суттєво збільшиться.

10 правил планування робочого часу

Насправді правил може бути стільки, скільки кожна людина може вибрати із запропонованого нижче списку.

• Правило усамітнення. На роботі бажано мати можливість залишатися на самоті: для цього закрити двері, встановити неприйнятний годинник, включити автовідповідач, попросити секретаря про тишу. Час для подібної роботи можна встановити вранці або ближче до закінчення робочого дня, коли робочий настрій офісу знижений.
• Правило робочих блоків. Всю роботу в офісі можна умовно розділити на блоки: телефонні переговори та Ділова переписка, наради та зустрічі з колегами, оформлення документації та робота з паперами. Виконуючи роботу подібними блоками, ми заощаджуємо зусилля, не перемикаємось з одного виду діяльності на інший.
• Правило невеликих частин – правильних скибочок. Велику, важку справу, стратегічне завдання неможливо виконати одноразовим докладанням зусиль, тому щодня і методично виконуючи невеликі частини великого проекту ми тактично наближаємо глобальну мету.
• Правило делегування обов'язків. Уміння делегувати повноваження – також частина time-менеджменту.
• Правило регламенту та правило дедлайну. Встановити чіткі часові рамки ділової зустрічі, наради чи співбесіди, а також рамки виконання роботи – отже, свідомо та продуктивно порушити закон Паркінсона, зробити його своїм соратником.

Вольтер: Час досить довгий для того, хто ним користується; хто трудиться і хто мислить, той розширює його межі.

• Правило розміщення пріоритетів. Поступово можна виробити навичку при виникненні нових справ і ситуацій подумки надавати кожному їх статус з матриці Ейзенхауера: термінове — несрочное, важливе – неважливе. Тоді пріоритети вишикуються автоматично.
• Правило обліку часу доби та біоритмів. Важливі та термінові справи планувати краще вранці. Їх виконання створюватимуть ситуацію успіху протягом робочого дня. Планування краще здійснювати з вечора: на думку психологів та коучерів, тоді підсвідомість за ніч саме оптимально вибудує порядок наступного дня.

• Правило ведення записів: "Думай на папері". Записи необхідні: вони організують свідомість, формують наочну картинку у голові, допомагають контролювати себе протягом дня.
• Правило результатів. Резюме наприкінці робочого дня може створити відчуття успішності, продуктивності, допоможе скоординувати свої дії та плани подальших днів.

Методи планування робочого часу

Основними методами time-менеджменту є ведення записів, календарів, карток робочого дня. В цьому випадку за основу береться один або кілька принципів time-менеджменту: створюється загальна схема, шаблон, який може бути адаптований, використаний конкретною людиною для свого розпорядку та режиму дня.

Одна з авторських методик викладена у книзі Трейсі Брайна і називається «Залиште гидливість, з'їжте жабу!», вона має на увазі поділ планів на позитивно забарвлені, приємні обов'язки та неприємні. Якщо уважно і свідомо проаналізувати плани на день, то обов'язково знайдуться справи, які не хочеться виконувати (їх умовно можна назвати жабами або жабами). Саме ці справи потрібно зробити насамперед: відкинути гидливість і метафорично «з'їсти цю справу-жабу насамперед».

Брайан Трейсі: Нарешті, таке спостереження: якщо вам належить «з'їсти» живу жабу, не варто сидіти довго і дивитися на неї. Шлях до досягнення високого рівняпрофесіоналізму та продуктивності праці лежить через набуття стійкої звички вирішувати найважливіші завдання з самого ранку, не витрачаючи часу на інші проблеми. Вам необхідно навчитися «з'їдати жабу» насамперед, не пускаючись у попередні, нерідко марні, міркування.

На додаток до цієї методики ще одна порада: щоб післясмак був ще приємнішим, після жаби можна «з'їсти справу-десерт»: зробити щось приємне, улюблене, що приносить задоволення і радість на робочому місці.

Цікава методика планування робочого дня запропонована Олександром та Дмитром Цигліними, представниками школи Франкліна:

Відео про складання картки на день

Бенджамін Франклін, автор відомого афоризму «Час – гроші», зазначав і таке: Багатство залежить головним чином від двох речей: від працьовитості та поміркованості, інакше кажучи - не втрачай ні часу, ні грошей і використовуй те й інше найкращим чином.

Сучасна форма складання планів на день – спеціальні програми для смартфонів та КПК (органайзери), які за основу беруть календар або можливості електронної таблиці, що дозволяє відображати дату, час, вказувати часи кожної події, залишати записи та коментарі, а також створювати не тільки тактичні плани на день, а й бачити стратегічний рух до головної мети. Вони мобільні, зручні та головне – ефективні в сучасних умовахжиття.

Зразкові програми

Поєднуючи кілька методик і враховуючи якнайбільше принципів і правил time-менеджменту, можна створити шаблон програми.

Важливо зрозуміти головне: список справ – це ще не план. Планом він стане лише тоді, коли він зможе відповідати правилу Брайана Трейсі: «Плануванням випереджають правильні вчинки і запобігають поганим».

Якщо витратити кілька хвилин, то буде ясно, які справи можна об'єднати в блоки, які справи надто глобальні, але важливі та нетермінові (їх, навпаки, поділити на «рівні скибочки»), які справи можна вважати «жабами», які стануть приємними і смачним "десертом". Можна зобразити їх у вигляді схем чи діаграм, можна пофарбувати у різні кольори.

Бенджамін Франклін (Benjamin Franklin) був сином миловара, але завдяки самоорганізації та дисципліни досяг успіху в багатьох областях: у політиці, дипломатії, науці, публіцистиці. Він є одним із батьків-засновників Сполучених Штатів Америки – брав участь у створенні Декларації незалежності та конституції країни.

Портрет Франкліна поміщений на стодоларову купюру, хоч він ніколи не був президентом США. Йому приписується авторство таких крилатих фраз, як «Час - гроші» та «Не відкладайте на завтра те, що можна зробити сьогодні».

• «Жаби». Кожен має нудні завдання, які постійно відкладаються на потім. Ці неприємні справи накопичуються і психологічно тиснуть. Але якщо щоранку починати з «поїдання жаби», тобто перш за все виконувати якесь нецікаве завдання, а потім уже переходити до решти, то поступово справи впорядкуються.
• «Якоря». Це матеріальні прив'язки (музика, колір, рух), пов'язані з певним емоційним станом. «Якорі» необхідні для того, щоб налаштуватися на вирішення того чи іншого завдання. Наприклад, можна привчити себе працювати з поштою під класичну музику, і щоразу, коли ліньки розвантажуватиме інбокс, потрібно буде лише включити Моцарта або Бетховена, щоб упіймати потрібну психологічну хвилю.
• "Біфштекс із слона". Чим більше завдання (написати дисертацію, вивчити іноземна моваі так далі) і що жорсткіше дедлайн, тим складніше приступити до її виконання. Лякає саме масштабність: незрозуміло, з чого починати, чи вистачить сили. Такі завдання називаються "слонами". Єдиний спосіб "з'їсти слона" - готувати з нього "біфштекси", тобто розбити велику справу на кілька маленьких.

Примітно, що Гліб Архангельський велику увагу приділяє як раціоналізації робочих процесів, а й відпочинку (повне найменування його бестселера - «Тайм-драйв: як встигати жити і працювати»). Він переконаний, що без гарного відпочинку, Що включає в себе здоровий соні фізичну активність, Неможливо бути продуктивним.

Висновок

Плануйте кожен день. Todoist, Wunderlist, TickTick та інші подібні програми та сервіси допоможуть вам у цьому. Складні масштабні завдання подрібнюйте на прості дрібні. Вранці робіть саму неприємну роботу, щоб у час, що залишився, займатися тільки тим, що подобається. Виробіть тригери, які допоможуть вам справлятися з лінощами, і не забувайте включати в графік відпочинок.

Метод Франческо Чирілло

Можливо, вам незнайоме ім'я Франческо Чирілло (Francesco Cirillo), але ви напевно чули про Pomodoro. Чирілло – автор цієї знаменитої техніки тайм-менеджменту. Свого часу Франческо мав проблеми з навчанням: юнак ніяк не міг зосередитися, весь час відволікався. На допомогу прийшов простий кухонний таймер у вигляді помідорів.

Висновок

На початку дня складіть список справ і виконуйте їх, відміряючи час помідорами. Якщо протягом 25 хвилин ви відволікалися, поставте напроти завдання символ ’. Якщо час минув, але завдання ще не виконане, поставте + та присвятіть їй наступну «помідорку». Під час п'ятихвилинної перерви повністю перемикайтеся з роботи на відпочинок: пройдіться, послухайте музику, випийте каву.

Отже, перед вами є п'ять основних систем тайм-менеджменту, за допомогою яких можна організувати свій день. Ви можете вивчити їх докладніше та стати апологетом однієї з методик, а можете виробити свою, комбінуючи різні прийоми та техніки.

GTD – альтернатива тайм-менеджменту

Девід Аллен (David Allen), творець методики GTD, - один із найвідоміших теоретиків особистої ефективності. Його книга «Як упорядкувати: мистецтво продуктивності без стресу» названа журналом Time найкращою бізнес-книгою десятиліття.

Термін Getting Things Done на слуху, і багато хто помилково ототожнює його з тайм-менеджментом. Але навіть сам Аллен називає GTD «методикою підвищення особистої ефективності».

Ось як пояснив різницю між управлінням часом та GTD експерт у цьому питанні.

Це не тайм-менеджмент. Керувати часом неможливо. На добу у всіх однакова кількість годин. Важливо не кількість часу, а те, чим ви його наповнюєте. Потрібно вміти обробляти великі потоки вхідної інформації, визначати, які дії необхідні досягнення цілей, і, зрозуміло, діяти. GTD саме про це. Це певний спосіб мислення та життя. А ще GTD - це про стан потоку та зниження психологічної напруги.

В'ячеслав Сухомлінов

Готові сперечатися? Ласкаво просимо до коментарів. Чого, на вашу думку, більше в GTD – тайм-менеджменту чи особистої ефективності? Також розкажіть, які прийоми допомагають організувати свій день.

Згадайте свої найбільші провали у житті. Сварки, непорозуміння, які змінили все ваше життя у негативний бік. Провалені іспити, співбесіди на роботу і т. д. Причини подібних невдач схожі, як правило, вони є наслідком поганої підготовки та необдуманих вчинків, нижче ми розглянемо як усе встигнути та планувати день/тиждень.

Що буде, якщо спортсмен за місяць перед олімпіадою перестане тренуватися - навички та м'язова сила значно послабшають і він займе одне з останніх місць. Як у спорті, у будь-якій справі потрібна гарна підготовка, без якої шанси успіху сильно падають.

Ключовим фактором у підготовці є планування, Існує «правило 6 П»: Правильне планування перешкоджає падінню продуктивності.

Нижче я наведу 7 способів як все встигати за допомогою правильного плануваннядні, тижні.

1 спосіб: Заведіть список завдань на день

Навіщо потрібен список завдань?

Спочатку розберемо, як працює наш мозок. Було встановлено, що ми можемо пам'ятати під контролем не більше 7+-2 справ або важливих думок. Щоб переконатися в цьому, порахуйте скільки гуртків зображено на картинках:

Рис. 1	Рис. 2	Рис. 3

Рис. 4	Рис. 5

Швидше за все, щоб визначити кількість об'єктів на малюнках 1, 3 і 4 досить одного погляду.

А для 2 та 5 малюнку одного погляду було недостатньо, необхідно було рахувати окремо. Що менше об'єктів, то легше ними управляти. Межа у мозку настає, коли кількість стає більше ніж 7+-2.

Також справа і з думками, одночасно в нашій голові ми можемо зберігати не більше 7+-2 завдань, решта забувається.

Уявімо ситуацію з життя

Ви встаєте вранці і йдете на роботу, дорогою згадуєте що:

Вам необхідно купити подарунок на день народження близької людини;
- Сплатити за інтернет, доки не відключили.

Коли ви прийшли на роботу:

Дізнаєтесь, що вам необхідно сьогодні підготувати звіт;
- Зайшовши, колега попросив скинути шаблон договору;
– Після ранкової планерки начальник попросив зробити 3 справи.

Голова вже заповнена, але час не зупиняється, вам може зателефонувати клієнт, близька людина, колега, може статися непередбачена ситуація тощо. Що відбувається у такому разі? Ми щось забуваємо. Якщо ми забудемо купити продукти в магазині, то нічого страшного, звичайно ж, не станеться, але можна забути важливіше: Не приїхати на важливу зустріч, прийняти ліки і т.д.

До того ж, чим більше справ у нас знаходиться в голові, тим гірше стають наші аналітичні здібності, тому що на запам'ятовування інформації витрачається енергія.

Переваги записника

Нотатник - знімає всі описані вище проблеми і має наступні переваги в порівнянні з роботою з пам'яті:

1) Записати завжди швидше, ніж запам'ятати. Наприклад, записати стільниковий телефону 10-100 разів швидше, ніж запам'ятати. Також і із справами.

2) Економія енергії. Щоб не забути важливе, часто згадуємо, на це витрачається енергія. Нотатник знімає цю проблему.

3) Надійність. Що написано пером – не вирубаєш і сокирою. Будь-яку справу можна забути на тлі втоми, емоцій чи інших справ. Але якщо завдання записати, то забути набагато складніше.

Ви можете вести список завдань на звичайному листку, блокноті, але краще якщо це буде записник, тому що в ньому є календар. Список завдань на день може бути на комп'ютері або паперовому носії. Найголовніше щоб він у вас був тому, що це основа для планування, як фундамент біля будинку. Якщо у будинку немає фундаменту, то максимум, що можна побудувати – це невелику одноповерхову конструкцію без опалення із пластику або фанери. Також і в плануванні без списку завдань на день або записник, звичайно ж, можна обійтися, але ви будете сильно обмежені в можливостях.

Найголовніше у списку завдань або в записнику - перелік справ, які потрібно зробити протягом дня. 2-а за важливістю частина - це календар, у ньому можна переглянути завдання, які потрібно виконати того чи іншого дня. Тому записник переважніше звичайного списку, тому що там є календар.

2 спосіб: Працюйте зі списком завдань щодня

Найважливіше при роботі з органайзером часу або записником це працювати відповідно до раніше складеного плану. Для цього регулярно переглядайте записник, щоб з'ясувати, чи ви все зробили, що запланували на сьогодні. Ви можете переглядати список після завершення поточної справи. Дуже важливо заносити до свого органайзера важливі справи, які потрібно обов'язково зробити сьогодні.

3 спосіб: Спочатку записати, потім робити

Якщо надходить нове завдання і воно нетермінове, то спочатку запишіть його в записник і приступайте, тільки коли до нього дійде справа. Будь-які нові завдання здаються дуже важливими і ми починаємо братися за все поспіль: перевіряти пошту, здійснювати телефонні дзвінкиі т. д. Але як тільки ви почнете спочатку записувати всі вхідні справи в записник, то виявите, що по сусідству з цим записом є найважливіші завдання.

Всі рухи правої частини тіла контролюються лівою півкулею мозку, що відповідає за логіку. Коли ми записуємо нове завдання правою рукою, то активізуємо ліву півкулю нашого мозку, що відповідає за логіку. Активізація логіки під час запису правою рукою допоможе нам прийняти більш правильні рішення.

Записуючи всі справи в записник, перед тим як приступити до роботи, ви зможете виконати протягом дня найважливіші справи і зможете протистояти другорядним завданням, які постійно вас відволікають.

4 спосіб. Спочатку важливі, потім термінові завдання

Усі заплановані відносини слід виконувати у порядку їх значимості, та був вже за часом виконання. Починаючи з найважливіших і поступово переходити до менш значимих. Записуйте у свій план на сьогодні справи в порядку їхньої значущості, потім відсортуйте за терміновістю та починайте працювати з найпріоритетнішими.

Наприклад, вам зателефонував знайомий побалакати. Дзвінок по телефону, термінова справа, тому що телефон дзвонить прямо зараз, але може бути неважливим. Якщо у вас є більш значущі завдання, скажімо, підготувати звіт по роботі, то краще спочатку зробити все важливіші завдання, зокрема звіт, а потім, якщо буде час, передзвонити та поговорити зі знайомим. Але не навпаки, інакше через незначний дзвінок, можна не встигнути зробити важливішу справу.

Важливість пріоритетніша за терміновість. За термінові справи слід братися, лише якщо ви контролюєте ситуацію і впевнені, що встигнете дедалі важливіші.

5 спосіб: Електронний органайзер

Існує безліч електронних записників. Електронний щоденник має незаперечні переваги перед паперовими:

А. Економія часу. На електронному щоденнику не потрібно переписувати завдання з минулого дня на поточний, а також з ним можна працювати як на комп'ютері, так і на телефоні або планшеті, синхронізуючи дані на всіх пристроях.

Б. Обсяги та швидкість: В електронний щоденник можна дуже швидко скопіювати великий обсяг інформації для подальшої роботи. Наприклад: Ви хочете ввечері спекти банановий пиріг і вам необхідно заздалегідь записати, необхідні інгредієнти, перед тим, як ви підете в магазин. Якщо у вас електронний органайзер, ви можете швидко скопіювати весь рецепт з інтернету в щоденник, буквально за лічені секунди. У той же час, щоб записати від руки на листочку тільки інгредієнти, вам знадобиться більше часу, ніж на весь рецепт електронному вигляді. А в магазині достатньо включити щоденник у телефоні, щоб швидко зрозуміти, що купувати.

В. Зручність. Звичайною записниковою незручно користуватися в транспорті, магазині, на відпочинку, в цих місцях складно записати і дивитися нотатки, тому що паперовий щоденник великий і потрібно 2 руки, щоб його відкрити. А ось електронна записник на телефоні завжди буде з вами, де б ви не знаходилися: Транспорт, магазин, вулиця. Ви можете швидко зробити записи на комп'ютері, а потім зробити синхронізацію, щоб ці нотатки з'явилися на вашому телефоні за лічені секунди.

6 спосіб: Плануйте наступний день з вечора

Складайте план дій наступного дня заздалегідь, найкращий час- це кінець робочого дня, перш ніж ви підете додому. Ця проста дія допоможе вам краще висипатися, тому що часто причиною безсоння буває те, що ми ввечері перебираємо в пам'яті всі важливі справи, які потрібно встигнути завтра зробити, щоб не забути їх вранці. І саме ці думки заважають нам розслабитися та спокійно заснути, але якщо ви запишите всі свої плани, то забезпечте не лише спокійний сон, а й вечір.

Крім цього, коли ви заздалегідь складете план, ваша підсвідомість буде всю ніч працювати над тим як краще зробити заплановане. Вирішення складних завдань може саме приходити до вас за сніданком, дорогою на роботу або навіть серед ночі. Саме вранці найчастіше приходять нові ідеї і ви будете використовувати цей час з максимальною користю, достатньо лише написати список справ на наступний день заздалегідь.

До речі, якщо у вас є питання, на які ви хочете отримати відповідь, то перед тим, як заснути і заплющити очі, задайте їх самому собі, бажано вголос і відразу засинайте. А вранці приготуйтеся відразу записати всі думки, які можуть з'явитися в момент, коли ви прокинетеся або пізніше.

7 спосіб: Плануйте складні завдання на пік вашої активності

Складайте план на день так, щоб робота, що вимагає великих енерговитрат, припадала на пік вашої активності, коли у вас багато сил і ви максимально продуктивні. Як правило, пік активності починається вранці, тому що після сну у вас багато сил і свіжа голова, але буває, що пік активності може припадати і на денні і навіть вечірні години.

Найбільш енерговитратними заняттями є справи, яких немає таланту. Як правило, - це ті заняття, які найбільше не хочеться робити. Ці справи у тайм-менеджменті називаються жабами, бо ці завдання неприємно починати виконувати. У тайм-менеджменті є правило - починати день із жаби, тобто з неприємної справи. Це правило дозволить вам працювати ефективніше, тому що зазвичай саме вранці найбільше сил, а ці сили вкрай важливі, щоб зробити найнеприємнішу роботу.

Наведу приклад з життя, у мене технічний склад розуму, тому точні науки такі як: Фізика та математика у мене йдуть без труднощів, а ось з гуманітарними предметами важче, тому коли я навчався в школі, нерідко готувався до контрольної з англійської мови вранці. Я вставав за 1-2 години перед школою та вчив англійську. Саме вранці я мав найбільшу енергію, тому в цей час мені було простіше зробити складне завдання, До якої, у мене було найменше таланту. Результати підготовки перевершували всі мої очікування, я отримував чудово чи добре з предмета, який не подобався.

Найнеприємніші завдання плануйте на пік активності, наприклад, на ранок і ви побачите, як станете встигати більше і підвищиться ваша особиста ефективність.

P.S.Якщо у вас є складності або питання за прочитаною статтею, а також за темами: Психологія (шкідливі звички, переживання та ін.), продаж, бізнес, тайм-менеджмент та ін. задавайте їх мені, постараюсь допомогти. Ще можлива консультація по skype.

P.P.S.Також ви можете пройти online тренінг "Як отримати 1 годину додаткового часу". Пишіть коментарі, доповнення;)

Підписуйтесь по email Додайте