Бланк журналу дорожніх листів. Журнал обліку руху дорожніх листів

Індивідуальні підприємці та юридичні особи, діяльність яких, так чи інакше, пов'язана з необхідністю використання авто транспортних засобів, зазвичай, реєструють видатні водіям подорожні листи у спеціальному журналі.

На основі такого журналу відбувається фіксація понесених на паливо витрат, що дає змогу знизити оподатковувані показники підприємства. Крім цього, журнал обліку дорожніх листіввикористовується при розрахунку заробітної плативодіям, задіяним у роботі організації.

Будь-яким організаціям та індивідуальним підприємцям, Чия сфера діяльності пов'язана з наданням транспортно-перевізних послуг, слід вести журнал обліку дорожніх листів в обов'язковому порядку. Вказівка заснована на нормах Федерального закону№ 259-ФЗ від 18.11.07 та Наказ Мінтрансу від 18.09.08 р. № 152.

Що стосується підприємств, не пов'язаних безпосередньо з наданням послуг транспортно-перевізного характеру, але які користуються автотранспортними засобами у процесі своєї діяльності, наявність журналу обліку дорожніх листів не є обов'язковою для таких, але може використовуватися для систематизації та спрощення обліку використовуваних у роботі даних.

Журнал обліку дорожніх листів, форма 8, був затверджений Постановою Держкомстату № 78 у 1997 році, але з 01.01.2013 набрав чинності Федеральний закон № 402-ФЗ, що скасовує існуючу уніфіковану форму 8. З зазначеної дати транспортні підприємства, що ведуть раніше журнал обліку дорожніх листів за формою 8, отримали можливість розробляти власний, найбільш оптимальний варіантоблікової відомості за умови, що основні розділи уніфікованої форми 8 будуть продубльовані.

Чи можна вести в електронному вигляді

Будь-яких обмежень щодо ведення журналу обліку дорожніх листів в електронному варіанті немає в жодному правовий актчинного законодавства, отже, допускається створення облікової відомості в електронному форматі.

Зверніть увагу! Можна використовувати будь-який, найбільш зручний варіант ведення, будь то звичайний Excel або 1С.

Для організацій, що мають великий автотранспортний парк і значний штат водіїв, ведення електронної версії краще, ніж оформлення вручну, зважаючи на значну трудомісткість процесу. При цьому бажано, щоб була можливість роздрукувати журнал на паперові носіїу разі потреби.

Як вести журнал

Журнал обліку дорожніх листів, форма 8, виконаний у табличному вигляді, представляючи собою відомість, розділену на колонки. Таких стовпчиків дев'ять. Вони вносяться такі дані:

Порядкові номери виданих листів;
дати видачі;
ПІБ водіїв;
Табельні номери працівників;
Гаражні номери транспортних засобів;
Підписи водія, диспетчера та бухгалтера;
Примітки у разі потреби.

Зверніть увагу! Якщо організація веде облік з допомогою своєї розробленої форми відомості, обліковий журнал може містити додаткові графи, використовувані конкретно взятої організацією.

Якщо в облікову книгу внесені помилкові дані, допускається внесення виправлень відповідно до положень 9 Федерального закону № 402-ФЗ. При допущенні помилки запис виправляється так:

Помилковий запис перекреслюється однією межею;
Поруч проставляється відмітка «виправлено», та вписуються вірні відомості;
Проставляється дата внесення виправлень;
Виправлені виправлення мають бути завізовані особою, відповідальною за ведення облікової відомості;

Важливо! При перекресленні помилкового запису необхідно проводити межу так, щоб самий невірний запис залишався читаним після його перекреслення.

Термін зберігання

Дорожні листи працівникам, які працюють на автотранспорті, видаються один раз за робочий день або зміну. Сам реєстраційний журнал заводиться з розрахунком на річний період, але у разі потреби період ведення може бути скорочений до одного місяця, наприклад, якщо мова йдепро поодинокі тривалі поїздки на кшталт відряджень.

Зважаючи на те, що облікова відомість є первинною документацією, термін її подальшого зберігання становить 5 років, після чого журнал може бути утилізований. Слід зазначити, що п'ятирічний термін зберігання поширюється як на паперові, а й електронні носії інформації.

Чи потрібно прошивати

Журнал обліку дорожніх листів форма 8 має послідовну нумерацію сторінок. При його введенні необхідно дотримуватися хронологічний порядок. Титульна сторінка має бути підписана в обов'язковому порядку із зазначенням дати початку відання. Там, на титульній сторінці, пишуться основні реквізити самої організації, її повне найменування.

Після того як ведення облікової відомості завершено, журнал прошивається. Прошита книга засвідчується підписами керівної особи підприємства, головним бухгалтером компанії та печаткою організації, після чого передається на зберігання до архіву підприємства.

Хто заповнює і зразок

Обов'язок ведення обліку колійних листів у спеціалізованому журналі може бути покладено на працівника, призначеного наказом керівництва, або на службовця, в чиї посадові обов'язки, позначені в трудовому договорі, входять функції з ведення облікових відомостей у створенні.

Найчастіше подібна робота виконується бухгалтером, кадровиком чи секретарем-діловиробником.За відсутності особи, яка здійснює ведення такої відомості всередині підприємства, договір може бути укладений із сторонніми організаціями, що обслуговують автотранспортні засоби, за умови, що у такому договорі передбачатиметься пункт про необхідність ведення обліку.

Оформлення дорожнього листа – трудомісткий процес. Багато водіїв виникають проблеми, якщо вони не мають бланків спеціальної, затвердженої форми. Роботодавці теж страждають від цього - можуть заплатити штраф у розмірі 100 тисяч рублів. Щоб не виникало питань, слід вести не лише дорожні листи, а й журнал обліку їхнього руху.

Перерахуємо правильні бланки, зразки цих документів.

Правила заповнення журналу обліку руху дорожніх листів

Щоб контролювати рух дорожніх листів, які видають водіям організації, керівництво чи бухгалтер має вести спеціальний журнал, у якому будуть записані всі видані документи.

Обкладинка журналу має бути заповнена за формою №8. Вона включає найменування підприємства, коди форм, і навіть дату початку і кінця обліку, чи період, протягом якого звітуете.

На обкладинці не встановлюється друк. Її проставляють наприкінці документа, скріплюючи та підтверджуючи всі записи.

Після назви документа слід оформити таблицю із 9 розділів. До речі, бухгалтер-професіонал знає, що журнал обліку можна проводити у програмі «1С: Підприємство». Вносити записи до бази даних не становить великої праці. Але є одне але: журнал має бути роздрукованим, щоб водій, диспетчер та бухгалтер могли поставити свій підпис.

Журнал може бути оформлений на будь-який період не більше 1 року. Якщо ваша компанія здійснює достатню кількість перевезень на місяць, то краще щомісяця заводити новий журнал. При закритті документа слід звіряти всі дані з дорожніми листами та ставити друк, підпис керівника компанії. Якщо ж в організації відбувається лише кілька поїздок за рік, то вести контроль можна щороку.

Завантажити бланк сторінки журналу обліку руху дорожніх листів у форматі Exel

Зразок, бланк дорожнього листа для легкового автомобіля – форма №3

Завантажити бланк дорожнього листа для легкового автомобіляформа № 3 у форматі Word

Шляховий лист для спеціального автомобіля – зразок та бланк форми № 3 спец

Завантажити бланк дорожнього листа спеціального автомобіляформа №3 спец у форматі Exel

Зразок та бланк дорожнього листа для легкового автомобіля таксі - форма № 4

Завантажити бланк дорожнього листа для легкового автомобіля таксі форма №4 у форматі Word

Шляховий лист для вантажного автомобіля – зразок та бланк форми № 4 С

Облік паливно-мастильних матеріалів (ПММ) суб'єктами підприємництва реалізується за допомогою дорожніх листів. Форма бланка уніфікована, у ній передбачені поля для відображення витрати палива, вказівки маршруту руху та фактичного значення пробігу. Дорожні листи можна використовувати для контролю витрат бензину, дизельного палива, мастильних матеріалів. Зобов'язання щодо оформлення спеціальної документації виникає в організацій, які мають хоча б один транспортний засіб.

Як здійснюється облік руху дорожніх листів на підприємстві

Система документообігу для підприємства має бути організована з урахуванням специфіки заповнення та зберігання документів, що з використанням ПММ. Для кожного випадку експлуатації транспортних засобів треба видати дорожній лист. Відомості про бланки, що оформлюються, вносяться в журнал за формою №8.

Керівництво підприємств має забезпечити збереження дорожніх листів упродовж 5 років. Щоб списати ПММ, необхідно подати до бухгалтерії квитанції про оплату палива. При виявленні неточностей або помилок у заповнених полях дорожнього листа можна внести зміни. Робиться це за умови візування виправлення двома відповідальними фахівцями.

ВАЖЛИВО!Якщо працівники для робочих потреб користуються особистим транспортом, вони мають право отримати компенсацію за це. Для цього в дорожньому листі робиться позначка про належність конкретного автомобіля працівнику.

Форму журналу №8 уніфіковано, з неї не можна видаляти рядки або блоки. Підприємствам дозволено розширювати перелік зазначених у документі показників. Оптимізувати систему контролю руху дорожніх листів можна за допомогою електронного обліку бланків. Автоматизація процедури дозволяє скоротити тимчасові витрати працівників на роботу з документами та мінімізує ризик появи витоків інформації. Забезпечити працездатність електронного документообігу у сегменті обліку транспорту можна за допомогою спеціалізованих програм чи послуг аутсорсингу.

ДО РЕЧІ, правильністю та повнотою заповнення дорожніх листів та організацією контролю їх руху можуть зацікавитися органи податкової інспекції, представники трудової інспекції та співробітники ДІБДР.

Заборона на ведення журналів з обліку путівок в електронному форматі законодавчій базіне передбачено. Підприємства мають право самостійно вирішувати, як їм організувати ведення обліку:

заповнювати паперовий варіант журналу;
вести таблиці до Excel;
обмежитися заповненням форми у програмі 1C.

Головна вимога – дотримання форми документа, наявність обов'язкових реквізитів та можливість оперативно роздрукувати заповнені сторінки бланка.

Основна документація

Заходи щодо моніторингу норм витрати ПММ та обґрунтованості списання палива реалізуються з обов'язковим оформленням дорожніх листів та журналу їх обліку форми №8. Бланки затверджено Держкомстатом у Постанові від 28.11.1997 р. №78. Правила заповнення документів наведено у Наказі Мінтрансу від 18.09.2008 р. №152. Допускається розробка власного шаблону дорожнього листа, у якому мають бути обов'язкові реквізити первинної документації. Повний списоквідомостей, відображення яких є необхідним, міститься у Законі від 06.12.2011 р. №402-ФЗ.

Дорожні листи оформляються за різними шаблонами в залежності від типу транспорту, що експлуатується. Вони можуть застосовуватися для обліку паливних ресурсів за:

легкових транспортних засобів;
спецтранспорту;
легковим таксі;
вантажних машин;
автобусів.

Бланк дорожнього листа з усіма необхідними даними видається водієві перед виїздом на роботу. Період дії документа обмежується одним днем. Виняток передбачено для випадків направлення працівників у відрядження тривалістю понад добу. Для ситуацій із відрядженими особами головна вимога контролюючих органів до оформлення дорожнього листа – можливість врахувати робочий часта об'єктивно відобразити витрати на паливо.

ПАМ'ЯТАЙТЕ!У дорожні листи обов'язково вписуються показання спідометра до виїзду на початку зміни та після закінчення роботи. Значення на кінець дня та на ранок наступної доби мають збігатися.

Залежно від форми документа, що використовується, бухгалтер може списувати ПММ за фактичною витратою палива або за встановленими нормативами. Дорожні листи дають право водіям експлуатувати конкретний транспортний засіб у робочі години. У бланку вказують передбачуваний маршрут руху, залишки палива та дані спідометра. Додатково вносять відомості про специфіку робочої діяльності та часу початку робочого дня та його закінчення.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Дорожні листи не заповнюються при витрачанні ПММ в інструментах. Для мотоблоків, бензопил та іншої спецтехніки оформлюють.

Друк на дорожніх листах можна не проставляти, для ідентифікації власника автотранспортного засобудостатньо назви підприємства (орендодавця), його адреси та телефонного номера. Норма підкріплена текстом Наказу Мінтрансу від 18.01.2017 р. № 17. Поставлений на бланку друк не вважається помилкою. При експлуатації одного автомобіля кількома водіями у позмінному режимі путівки для кожного водія виписують окремо. Журнал належить до категорії первинної документації, тому період зберігання для підприємства може бути менше 5 років.

Кожна видана співробітнику путівка має бути зареєстрована у журналі. Документ оформляється на першій сторінці титульним листом. На ньому вказують назву організації, статус та часовий інтервал, за який проводяться записи. Зміст журналу представлено таблицею, що заповнюється принаймні видачі путівок.

Якщо дорожній лист був неправильно заповнений, бланк зіпсували, дані про це мають бути відображені у журналі форми №8. Такі путівки прикладаються до журналу, обов'язково робиться позначка, що листи зіпсовані. Дані вводяться із збереженням хронології оформлення документів.

Для журналу обліку характерна наскрізна нумерація. Книга має бути прошита та завірена підписом директора підприємства. Підпис підкріплюється печаткою організації. Це необхідно для забезпечення збереження документа та запобігання спробам знищити окремі аркуші книги. Керівник установи наказом призначає особу, яка нестиме відповідальність за ведення журналу.

У документі за формою №8 відображається така інформація:

порядковий номер виписаного дорожнього листа;
дата видачі документа із дотриманням хронології;
ПІБ водія, на ім'я якого виписано путівку;
номерні знаки транспортного засобу;
підпис водія, який отримав заповнений бланк дорожнього листа.

Якщо відбулося повернення путівки, то в журналі робиться відповідний запис. Обов'язково вказується дата повернення, що підтверджується підписом відповідального диспетчерського працівника. У формі 8 повинні бути присутні підписи таких посадових осіб:

водія, що підтверджує факт отримання дорожнього листа;
диспетчера чи іншого уповноваженого співробітника, який отримує наприкінці зміни від водіїв путівки;
бухгалтера, який своїм підписом має засвідчити правильність заповнення документа та факт прийняття його до обліку.

Форма 8 або власний шаблон журналу можуть бути роздруковані та прошиті працівниками підприємства або замовлені у друкарні. Термін, який заводиться книга обліку, встановлюється облікової політикою установи. Рекомендований інтервал – від 1 місяця до року.

Якщо виявлено помилку

При виявленні в журналі помилок їх можна виправляти. Порядок внесення змін до заповнених граф регламентується Законом від 06.12.2011 р. №402-ФЗ у ст. 9. Алгоритм дій:

перекреслити однією лінією неправильну інформацію;
поруч із виправленням робиться запис «Виправлено»;
вказується напис із правильними даними;
обов'язково проставляється дата коригувальних дій;
кожен випадок внесення виправлень має підтверджуватись власноручним підписом відповідальної посадової особи.

Самостійно розроблена форма

Якщо підприємство використовує самостійно розроблені шаблони документів з обліку ПММ, ці форми мають бути відображені у двох локальних актах організації:

облікової політики;
наказ про затвердження первинного бланку.

У наказ про затвердження зразка дорожнього листа або журналу обліку путівок треба внести інформацію про організацію, номер документа та дату його складання. У текстовому блоці наказу вказують предмет розгляду – затвердження нового шаблону документа. Обов'язково має бути прописана дата, з якої бланк буде запроваджено до системи документообігу. У заключному розділі наказу перераховуються працівники, які мають керуватися цим локальним актом, та їх підписи.

«Журнал обліку руху дорожніх листів» – спеціалізована форма заповнення паперів підприємствами, затверджена у межах норм законодавства у вигляді постанови державного комітетустатистики РФ від 1997 р. Ця форма актуальна і застосовна у разі, якщо на балансі організації присутні транспортні засоби, і здійснюється видача дорожніх листів. За допомогою цієї форми можна вести докладний аналітичний облік документів, виданих водієві. Також журнал обліку дорожніх листів передбачає у своєму складі поле, в якому провадиться фіксація дати приймання аркуша бухгалтером. Це дуже зручно для налаштування документообігу, одразу можна дізнатися, хто зі співробітників порушує узгоджений регламент надання документів.

Документ може зберігатися та записуватися в декількох форматах, зокрема – у друкованій та електронної формищо зручно для зберігання, обліку та систематизації інформації. У цьому документі вписуються дані про всіх аркушах, виданих, і це залежить від їх типу форми. Документи підлягають наскрізному типу нумерації. Виходить, що вести зведений журнал потрібно регулярно, тому що формувати його заднім числомне правильно.

Склад документа

Фактично папір включає кілька реквізитів і особливостей, фізично це обкладинка і частина табличного значення. У рамках обкладинки відзначається найменування компанії та тимчасовий період, за який виконано цей журнал. В рамках табличного елемента є кілька важливих значень.

номерне значення (воно є індивідуальним кожного документа);
дата зазначається на момент заповнення та видачі;
відомості про водія та табельний номер;
номер автомобіля (гаражне значення);
підпис працівника отримання документа на руки;
розпис диспетчерського співробітника через те, що він прийняв папір від відповідного співробітника з водіння ТЗ;
підпис бухгалтера та вказівку строку (дати), в який дорожній лист та документи від водія були прийняті;
актуальна примітка особи, яка веде цю форму.

Примітка покликана розшифрувати наявну інформацію в інших графах, щоб будь-якому зацікавленому користувачеві звітності була зрозуміла інформація, що міститься в таблиці.

Журнал обліку дорожніх листів форма 8, завантажити яку можна на сайті, повинен заповнюватися безпосередньо співробітником фірми, який має на це спеціальні повноваження. Якщо видача документа здійснюється сторонньою компанією з урахуванням договірних відносин, то заповненням може займатися спеціаліст із сторонньої організації, з яким укладено договір, предметом якого є послуги цього виду. Всі нюанси прописуються в договірних відносинах з даною компанією, щоб потім не виникало зайвих питань, хто коли заповнює ту чи іншу форму і як проводиться оплата за послуги. Журнал обліку дорожніх листів зразок заповнення має особливий, звичайний штатний співробітник, який не стикався з такою формою раніше, може заповнити його невірно, що неминуче призведе до штрафів з боку контролюючих органів.

Власники автотранспортних підприємствчасто ставлять питання про журнал обліку дорожніх листів: чи обов'язково вести у 2019 році його. В якому вигляді він повинен бути і де краще скачати зразок журналу обліку дорожніх листів. Власники знають, що будь-яке підприємство, на балансі якого знаходяться легкові або вантажні автомобілі, має фіксувати їх рух. Тому часто запитують і зразок книги реєстрації дорожніх листів. Про те, як організувати облік та як правильно фіксувати рух, докладно розглянемо нижче з можливістю завантажити безкоштовно журнал обліку видачі дорожніх листів 2019р.

Для чого потрібен журнал обліку видачі водіям дорожніх листів

Оскільки платникам податків дозволено списувати частину виробничих витрат, організаціям потрібна документація, що підтверджує витрати на рух та витрати активів. У транспортній сфері одним із таких первинних документів є дорожній лист. Вся інформація, що стосується маршруту поїздки, водія, використовуваного транспортного засобу, перевезення вантажів або пасажирів, має містити журнал обліку дорожніх листів 2019 та попередніх років. Виходячи з норм Федерального закону від 08.11.2007 № 259-ФЗ «Статут автомобільного транспортута міського наземного електричного транспорту» та «Обов'язкових реквізитів та порядку заповнення дорожніх листів», затверджених Наказом Мінтрансу від 18.09.2008 № 152, цей документ чи журнал є обов'язковим для всіх власників транспортних засобів. Крім цього, в окремому журналі повинен проводитися облік дорожніх листів.

Зразок заповнення журналу обліку дорожніх листів

Крок перший. Титульний аркуш

Завантажити зразок журналу реєстрації дорожніх листів 2019 р. Титульний лист.

При заповненні титульного листа журналу обліку вказується найменування та форма власності організації, форма ОКПО, обов'язково вказується місяць і рік (період) ведення журналу. Друкувати не потрібно.

Приклад заповнення титульного листа журналу

Крок 2. Основна частина

Спеціально, щоб враховувати рух дорожніх листів, було розроблено форму № 8 (код за ОКУД 0345008), покликану уніфікувати необхідні дані. Вона затверджено Постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78. Однак у законі про бухгалтерський облік № 402 від 06.12.2011 прописано, що застосування форми № 8 не є обов'язковим. Організація має право самостійно створити зразок книги обліку дорожніх листів за умови, що в ній буде відображено всю необхідну інформацію.

Завантажити журнал обліку руху дорожніх листів, форма 8

У таблицю мають бути вписані:

номер та дата, коли видано дорожній лист;
дані про водія, його табельний номер;
гаражний номер транспортного засобу (зазвичай він присвоюється в державні установи, а приватні компанії цього роблять, тому допускається не заповнювати цю колонку).

Пункт призначення та іншу інформацію прописують у стовпці Примітка.

Ця обов'язкова інформація повинна міститися, навіть якщо організація самостійно визначала, як має виглядати дорожній лист та журнал обліку.

Завантажити журнал обліку дорожніх листів, форма 8 (2019) можна в нашій статті. Приклад заповнення табличних даних.

Крок 3. Завершення оформлення

Записи у формі підтверджують одразу три працівники:

водій;
той, хто заніс відомості (наприклад диспетчер);
а також бухгалтер, який одержав документ.

Зразок журналу видачі дорожніх листів 2019 р. Завершення оформлення путівки:

Періодичність ведення

Наведений зразок журналу видачі дорожніх листів 2019 р. складався з розрахунку на місяць та кожного разу на новій сторінці. Але організації та ІП можуть робити інакше: уточнювати періоди, за які ведеться облік, та заповнювати його, не залишаючи порожніх рядків.

Законодавство дозволяє видавати водіям документи на подорож до 1 місяця. Якщо за цей час транспортним засобом користуватиметься не один, а два водії, то дозволяється видавати кожному працівникові свою «путівку» на рух.

У такому разі за фактом їх повернення у форму обліку вписуються всі документи, що надійшли бухгалтеру. При заповненні реєстру більшість інформації при цьому буде однаковою, але це не страшно.

Де купити

У продажу є готові книжечки, щоб контролювати рух транспортних засобів. Сторінки такого журналу обов'язково мають бути пронумеровані.

Коли він закінчиться, його необхідно підписати як мінімум двом відповідальним співробітникам:

тому, хто його вів;
директору чи бухгалтеру.

Ті самі вимоги до роздрукованого реєстру. Завантажити безкоштовно журнал видачі дорожніх листів можна за посиланням у статті. Якщо він заводиться на місяць, то обов'язково наприкінці періоду треба пронумерувати, прошнурувати і підписати.

Термін зберігання

У законі немає вказівок на те, скільки часу треба зберігати такий реєстр, чи він роздрукований чи куплений у магазині. На підставі дорожніх листів та їх руху складається зарплата водіїв, податок та база виробничих витрат. Подібні первинні документи, відомості про які заносяться до журналу обліку, зберігаються в організації щонайменше 5 років. Очевидно, що й сам реєстр повинен зберігатися стільки ж.

До того, як його знищити, важливо переконатися, що термін зберігання останнього облікового документа ще не минув. Інакше при необхідності ви не зможете підтвердити наявність та ведення контролю. Завантажити безкоштовно журнал подорожей на наступний період можна на нашому сайті.