Vad är kontorsarbete och dokumenthantering? Kontorsarbete från A till Ö. Hur man upprättar blanketter i frivilligorganisationer

Proverna som finns tillgängliga på webbplatsen är relevanta för både nybörjare och proffs. Prover sammanställs med hänsyn till gällande lagstiftning. Vissa prover kan användas utan betydande redigering. I innehållet i ett sådant prov behöver du bara ange dina specifika omständigheter och skriva under. Man måste komma ihåg att ett felaktigt utfört dokument lämnas utan hänsyn, vilket innebär att endast ett genomtänkt tillvägagångssätt för att fylla i det garanterar att din ansökan inte kommer att ignoreras.

Vad är ett prov till för?

Behovet av att gå till domstol uppstår när rätt för enskild eller juridisk enhet kränkt och personen har inget annat sätt att skydda honom än att gå till domstol, om inte lagen föreskriver ett alternativ.

Du har bestämt dig för att gå till domstol. Du har två alternativ: först hitta en specialist; det andra är att självständigt upprätta ett yrkande (utlåtande) till domstolen. I det första fallet är allt ganska enkelt, du måste betala för en specialists arbete och få rättstjänst i form av ett skriftligt krav. Det andra fallet är svårare.

Att skriva ett yrkande till domstolen kräver att du inte bara behärskar lagens villkor, utan också känner till den nuvarande lagstiftningen. Om du inte har detta behöver du prover, mallar, standardformulär tillgängliga på vår hemsida.

Hur man använder provet korrekt

Man måste komma ihåg att prover yrkandeutlåtanden det finns olika innehåll. En del kan göras i form av en mall (standardformulär), andra i form av reella yrkanden. Mallen för yrkandeutlåtandet innehåller som regel ingen detaljerad beskrivning av de omständigheter som tjänat till att gå till domstol. Sammanställaren av ansökan uppmanas att självständigt föra in dessa omständigheter i innehållet i yrkandet. Detta är dock inte lätt att göra utan ordentliga förberedelser. Om du inte kan sammanställa ett skadeanmälan på ett korrekt sätt utifrån mallen, så letar du efter prov på skadeanmälan med färdigt innehåll. Proverna som finns tillgängliga på webbplatsen är relevanta för både nybörjare och proffs. Prover sammanställs med hänsyn till gällande lagstiftning. Vissa prover kan användas utan betydande redigering. I innehållet i ett sådant prov behöver du bara ange dina specifika omständigheter och skriva under. Man måste komma ihåg att ett felaktigt utfört dokument lämnas utan hänsyn, vilket innebär att endast ett genomtänkt tillvägagångssätt för att fylla i det garanterar att din ansökan inte kommer att ignoreras.

Regler för nedladdning av information

Internet tillåter inte bara att titta på en mängd olika information, utan också att "ta" den själv. du kan hitta rätt material och ladda ner den till din dators disk. I det här fallet har informationen blivit din. Detta är fördelaktigt, eftersom du när som helst kan öppna det utan internet, flytta det till ett USB-minne eller till en disk. Det är till och med möjligt att överföra det via e-post eller skype. I händelse av att denna information tas bort från Internet, kommer den fortfarande att öppnas i din "oförändrade" form. En sådan åtgärd "att ta" från nätverket brukar kallas nedladdning. Vi påminner om att du kan ladda ner både textdata och videor, musik, foton och datorprogram. Problemet med nedladdning kan vara att det finns en variant eller till och med flera nedladdningsalternativ för att ladda ner varje typ av data. Vi "laddar ner" text på ett sätt, video eller musik på ett annat, foton på ett tredje osv. Tyvärr finns det ingen universell instruktion i varje fall är den sin egen.

Du kan ladda ner provet i formaten: TXT, DOC, DOCX, WORD

Du kan beställa det valda provet i formaten: TXT, DOC, DOCX, WORD från webbplatsens arkiv.Kolla upp .

Framgång i affärer beror till stor del på dess rätt organisation. Både chefer och vanliga arbetare ska vara pappersarbete. Vilka är dess funktioner, vilka typer finns det och vilka regleringsdokument bör beaktas när man organiserar arbetsflödet?

Vad är kontorsarbete

Varje organisation, oavsett form av ägande och egenskaper, skapar en mängd olika papper under sin verksamhet. Dessa kan vara order, brev och protokoll. Samtliga avser organisatorisk och administrativ dokumentation.

Kontorsarbete är aktiviteten att skapa dokument för en organisation, utförd enligt vissa regler och krav. Oftast tilldelar företag särskilda anställda som endast är anställda inom detta område. PÅ små företag funktionen som sekreterare kan tilldelas nästan alla anställda.

Om du förstår kärnan i terminologi (vad är kontorsarbete), kommer ursprunget till ordet att bli tydligt. Detta är först och främst fixering på en materiell bärare av officiell information. Under denna process skapas det som senare initierar vissa åtgärder.

Själva begreppet "kontorsarbete" dök upp för ganska länge sedan, men först i mitten av förra seklet tog det form officiellt, inskrivet i normativa dokument på statlig nivå.

Kontorsarbete och dokumenthantering - vad är det?

Organisationen kan inte existera oberoende av lagen. Det finns alltid kontorsarbete och dokumentflöde i det. Vad är det, vad är funktionerna för övergången av papper, hur man ritar upp dem korrekt? Dessa frågor löses av specialister: sekreterare, arkivarier, anställda på personalavdelningen.

Kontorsarbete innebär att fixa information på en materialbärare, skapa en pappers- eller elektronisk handling. På grundval av det byggs organisationens dokumentflöde - rörelsen av en order eller ett brev, från dess skapande och slutar med utförande och sändning till arkivet eller förstörelsen.

Beroende på platsen för skapande av affärspapper i förhållande till anställda och ledning av organisationen är dokumentflödet uppdelat i externt och internt. Den ytterligare vägen för ordern, ordern, brevet beror på källan.

Organisationens interna dokumentflöde innefattar följande steg:

Stadierna i externt arbetsflöde är i allmänhet lika, men det finns några skillnader:

Dokument kommer till företaget utifrån. Det kan vara papper från högre och lägre organisationer, grenar, föreskrifter från myndigheter officiell myndighet, domstolsbeslut, brev från medborgare.
Alla affärsdokument som tas emot av organisationen måste gå igenom registreringsproceduren. Hon bekräftar att de är under kontroll.
Nästa steg är att arbeta med dokumentet, bekanta sig med eller utföra instruktionerna.
Vid behov utfärdas ett officiellt svar.
Det sista steget är registrering för långtids- eller arkivförvaring och eventuell förstörelse.

Dessutom, i förhållande till ledningen av organisationen, särskiljs följande typer av dokumentflöde:

Alla stadier av dokumentflyttning registreras nödvändigtvis i speciella journaler. De kan utföras på flera sätt:

förflyttning av dokument;
dokumentkort;
elektronisk dokumenthantering är vanligast i de allra flesta organisationer.

Funktioner i rättsväsendets arbete

Många undrar vad det är och hur det skiljer sig från det allmänna. Ett rättsfall är ett lite annorlunda paket med dokument och materiella bevis. Dess korrekta lagring och förflyttning säkerställer öppenheten i det brottsbekämpande systemets arbete. Domstolsförfaranden kan, till skillnad från organisatoriska, inte vara frivilliga. Det utförs av auktoriserade personer och är strikt kontrollerat. För honom är alla stadier normativt och strikt definierade, upp till förstörelse.

Sekreterarens uppgifter

De flesta anställda i företaget har en mycket vag uppfattning om vad kontorsarbete och dokumenthantering är. För en sekreterare är detta en professionell verksamhet.

Företagets sekretariat utför huvudfunktionen i enlighet med formen och funktionerna i arbetet, organisationen av företagets kontorstjänst är uppdelad i följande typer:

Centraliserad - alla sekreterare finns på samma avdelning och rapporterar till chefstjänstemannen eller seniorsekreteraren.
Decentraliserat - sekreterare och anställda som utför sina uppgifter är utspridda över avdelningar i organisationen och rapporterar till olika chefer.
Blandat - vanligast i stora organisationer.

Funktioner i dokumentflödet på företaget kommer direkt att bero på vilken form av sekretariat som används.

Arbetsinstruktioner för kontor

Oavsett storlek och form av ägande måste varje organisation ha en regel som reglerar överföringen av dokument. Vad är det och hur gör man det? Denna fråga oroar inte bara sekreterare, utan även chefer.

En kontorsarbetsinstruktion är en intern reglering av en organisation, godkänd av en order eller ledningsorder, av obegränsad varaktighet. Den anger alla stadier för att passera dokumentet, ger listor över positioner vars signaturer kan intyga äktheten av officiella papper, tillhandahåller designprover, formulär och formulär.

Journalföring

I små organisationer med lågt dokumentflöde (mindre än 200 per år) aktualiseras inte frågan om vad journalföring är. Allt bestäms av medarbetarna själva eller till och med chefen.

Om journalföringsskyldigheten inte är direkt för den anställde och inte anges i hans anställningsavtal, bör ett dekret utfärdas om tilldelningen av dessa funktioner. Detta dokument bör specificera ytterligare uppgifter, ansvar och ersättning.

Funktioner av personalkontorsarbete

Om minst en anställd arbetar i en organisation, kommer de definitivt att skapa arbetsdokument. Frågan om vad som är personalkontorsarbete är särskilt relevant för företag med ett litet antal anställda.

Personalregisterhantering är tillhandahållandet av förflyttning av specifika dokument relaterade till arbetsaktivitet företagsanställda. Vanligtvis utförs dessa uppgifter av anställda vid en specialenhet - personalavdelningen. Deras funktioner inkluderar mottagning, bearbetning och lagring personaldokumentation. Inklusive behandling av personuppgifter som är konfidentiella.

Personalens arbetsflöde hålls vanligtvis separat från det allmänna i enlighet med reglerna för sekretess och lagringsfunktioner.

Office arbetsflödesoptimering

Trots den snabba utvecklingen av digital teknik har många organisationer svårt att optimera dokumentflödet. De fortsätter att föra papperskorrespondens på gammaldags vis och föra vanliga registreringsjournaler.

Detta beror på två faktorer:

motstånd mot innovationer hos anställda i företaget;
brist på finansiering.

Chefer bör komma ihåg att optimering av arbetsflödet med betydande investeringar ger en märkbar ekonomisk effekt.

En handling är ett dokument som bekräftar vissa fakta eller händelser. Följande akter kan upprättas i förhållande till den anställde: om vägran att ge förklaringar för brott mot arbetsförpliktelser, om vägran att bekanta sig med order, om vägran att bekanta sig med underrättelser, om fastställande av berusning och andra handlingar.

Tidskrifter - personaldokument som anger alla detaljer och information om de dokument som publiceras i organisationen (till exempel anmälningsregistreringsloggen, registreringsloggen för inlämningar och andra loggar).

Utlåtanden, order och meddelanden

En ansökan är ett överklagande från en anställd till en arbetsgivare eller organisation. Vanligtvis innehåller uttalanden en begäran eller ett förslag från den anställde att vidta några åtgärder. En anställd kan upprätta följande ansökningar: om anställning, om uppsägning egen vilja om att bevilja ledighet.

Beställningar är också vanliga dokument för personaltjänsten. Kommandot är rättshandling publiceras av organisationens chef. Beställningar är indelade i två grupper: efter huvudverksamhet och efter personal. Beställningar för kärnaktiviteter inkluderar: order om att utfärda och ändra lokala bestämmelser (föreskrifter, kontrakt), att godkänna semesterscheman, att godkänna och ändra bemanningstabellen. Förelägganden om personal omfattar förelägganden om antagning, förflyttning, uppsägning av anställda, för tillhandahållandet olika sorter semestrar, om att skicka på affärsresa, om uppmuntran.

En notis är ett exempel på en personalhandling som innehåller en notis om något. Som regel i personalkontorsarbete underrättelser innehåller information om förändringar i de villkor som parterna i anställningsavtalet har angett (till exempel uppsägning av anställningsavtalet, meddelande om flyttning till annan ort, meddelande om neddragning etc.).

Kontrakt som huvudtyp av personaldokument

I personaljournalhanteringen används dokument som anställningsavtal och ansvarsavtal.

Huvuddokumentet definierar arbetsförhållanden mellan arbetstagare och arbetsgivare är arbetskontrakt. Enligt art. 56 i den ryska federationens arbetslagstiftning är ett anställningsavtal ett avtal mellan en arbetsgivare och en anställd, enligt vilket arbetsgivaren åtar sig att ge arbetstagaren arbete, säkerställa arbetsförhållanden i enlighet med lagar och andra bestämmelser, i en i rätt tid och inom full storlek betala lön. Den anställde åtar sig att personligen utföra en viss arbetsfunktion för att följa de interna arbetsbestämmelserna.

Andra former av personalhandlingar: förteckning

Arbetsinstruktioner. Arbetsbeskrivning- detta är en lokal handling utfärdad för att bestämma den anställdes plats i organisationens struktur, hans skyldigheter, rättigheter och skyldigheter vid genomförandet av arbetsverksamhet.

Övriga personalhandlingar. Ytterligare dokument inkluderar en förhandsrapport, ett semesterschema (T-7), ett memorandum, en notering - beräkning (formulär T-60 och T-61), ett personligt kort (formulär T-2), en förklarande notering, personal ( blankett T-3) och andra dokument.

Med vår onlinetjänst kan du fylla i formulär personaldokument och ladda ner färdiga prover i Word- eller PDF-format.

Officiella dokument skapade av juridiska eller individer, skall upprättas och bestyrkas på föreskrivet sätt.

Vid upprättande av organisatoriska och administrativa dokument är det vanligt att använda ett i förväg utarbetat formulär.

Dokumentets form, enligt definitionen av GOST R 51141-98, är "en uppsättning detaljer som identifierar författaren till ett officiellt skriftligt dokument." GOST R 51141-98. Kontorsarbete och arkivering. Termer och definitioner. M., 1998.-S. 2, punkt 44.

Blanketter av dokument kan skrivas ut i tryckeriet och vid användning av en PC kan formuläret läggas in i maskinens minne och automatiskt matas ut när dokumentet skrivs ut. Oavsett hur formuläret är gjort är det nödvändigt att ta hänsyn till vissa krav som fastställs av GOST R 6.30-97 för typerna av formulär, deras design, redovisning och lagring, inklusive formulär med bilden av statens emblem Ryska Federationen, vapensköldar av undersåtar i Ryska federationen.

Blanketterna ska göras på vitt papper eller papper i ljusa färger av lämplig kvalitet.

Vid utformning av formulär måste dimensionerna för zonerna för placeringen av de uppgifter som används på formulären överensstämma med de som anges på provnyckeln.

Permanenta detaljer appliceras på formuläret i enlighet med de fastställda storlekarna och reglerna för utformning av detaljer, placeringen av vissa variabla detaljer, som ska finnas i den övre (huvudet) delen av formuläret, är markerade i form av hörn eller rader. Hörnen markerar också dokumentets fält och platsen för de angivna detaljerna längst ner i formuläret.

Blanketter av dokument kan produceras i A4- och A5-format, med vinkel- och längsgående alternativ för placering av detaljer. Vid framställning av formulär på ett typografiskt sätt eller med hjälp av datorteknik ritas detaljerna alltid upp centrerat, när de görs med hjälp av en skrivmaskin - på ett flaggsätt.

För en organisation, strukturell enhet, tjänsteman, upprättas följande typer av formulär: allmän form; brevpapper; form specifik typ dokumentera.

En vanlig blankett används för att förbereda alla typer av dokument, förutom ett brev.

På den allmänna blanketten, beroende på organisationens ingående dokument, kan följande permanenta uppgifter tillämpas:

01 - Ryska federationens statsemblem;

02 - emblem för ämnet för Ryska federationen;

03 - emblem för organisationen eller varumärket (servicemärke);

04 - organisationskod;

06 - organisationens namn; 12 - platsen för att upprätta dokumentet.

För variabla detaljer appliceras restriktiva märken i form av linjer på det allmänna formuläret - för detaljer:

09 - dokumentdatum;

10 - registreringsnummer för dokumentet (för detta krav skrivs "Nej."-tecknet också ut i förväg).

I form av hörn särskiljs placeringen av följande detaljer:

14 - adressat (början och slutet av attributet, som samtidigt indikerar gränsen för högermarginalen);

17 - titeln till dokumentets text;

18 - kontrollmärke;

28 - ett märke på mottagandet av dokumentet av organisationen;

29 - identifierare för den elektroniska kopian av dokumentet.

Mellan rekvisit 04 "Organisationskod" och rekvisita 09 "Datum för dokumentet" och 10 "handlingens registreringsnummer" lämnas en plats för ansökning (påtryckning) rekvisit 08 "Namn på dokumenttyp".

När namnet på typen av dokument skrivs in i den allmänna blanketten, till exempel "order", "handling", "protokoll", blir denna blankett en form av en specifik typ av dokument - en beställningsblankett, en handlingsblankett, en protokollblankett etc. Alltså en form av en viss typ Dokumentet är egentligen en slags allmän blankett, eftersom den allmänna blanketten utan användning av namnet på dokumenttypen inte alls används vid upprättande av organisatoriska och administrativa dokument.

Krav 05 "Dokumentformulärskod" skrivs ut på formuläret vid utfärdande av en specifik typ av dokument, eftersom varje typ (variant) av ett dokument har sin egen kod enhetlig form enligt OKUD.

Exempel på den allmänna blanketten och formen för en viss typ av dokument finns i bilaga. 2-6.

Brevets form används vid upprättande av endast en typ av dokument - ett servicebrev, så det finns inget behov av att ange namnet på typen av dokument i det. I brevhuvudet, i stället för erforderligt 10 "Namn på dokumenttyp", erfordras 07 "Referensdata om organisationen" och i stället för rekvisit 12 "Plats för upprättande av dokumentet", erforderligt 11 "Referens till handlingens registreringsnummer och datum” placeras, vilket är så nödvändigt för korrespondens.

I krav 07 "Referensdata om organisationen" finns det nödvändigtvis information om platsen för sammanställningen, därför finns det inget behov av att använda krav 12 "Plats för dokumentet".

Sålunda skiljer sig brevets form från den allmänna formen på endast två detaljer. Alla andra detaljer, för vilka märken i form av hörn är markerade på den allmänna blanketten, används också på brevets form och är uppställda enligt samma regler. Brevpapper ingår i bilagan. 7-10.

Formen för en strukturell enhet i en organisation eller en tjänsteman utformas om enhetschefen eller tjänstemannen har rätt att skriva under. Namnet på den strukturella enheten eller befattningens namn anges på blanketten efter erforderlig 06 "Organisationens namn".

Exempelformulär tjänstemän ges i bilagan. 11, 12.

Organisationsformer med reproduktion av Ryska federationens statsemblem och emblemen för de ingående enheterna i Ryska federationen (stämpelformulär) är tryckprodukter att redovisa.

Stämplade formulär görs endast av tryckeri- och stämpelgraveringsföretag som har licenser för den relevanta typen av verksamhet och certifikat för tillgängligheten av teknisk och teknisk kapacitet för kvalitetsarbete specificerad typ av produkt.

För att göra ett brevhuvud eller någon annan form i ett tryckeri är det nödvändigt att göra en layout av formuläret i en skala av 1: 1, på vilken permanenta detaljer måste appliceras, de nödvändiga markeringarna för variabla detaljer och dimensioner av områdena för placering av detaljer anges. Det är nödvändigt att ange typ och färg på papper, välja de nödvändiga typsnitten, ange cirkulationen, komma överens om tidsfrister och produktionskostnad. Formulärets layout måste innehålla en indikation om att organisationschefen tillåter att denna layout skrivs ut (vanligtvis skrivs ordet "jag tillåter"). Också på layouten måste signaturen från chefen och organisationens sigill.

Organisationens brevhuvuden måste ha serienummer, som är anbringade på ett typografiskt sätt eller med en numrering. Ibland är en serie av dessa nummer anbringade på stämplade blanketter. Varje typ av stämpel antecknas i en separat journal (eller annan registrerings- och redovisningsblankett), och själva blanketterna förvaras i säkert låsta och förseglade skåp. Deras förstörelse sker på föreskrivet sätt, enligt lagen med ett märke i registreringsformuläret.

Organiseringen av produktion, lagring, redovisning, utfärdande, kontroll av tillgängligheten av stämplade (liksom enkla) blanketter i organisationer tilldelas enheten som ansvarar för kontorsarbete. I varje organisations kontorsarbetsinstruktioner bör det finnas ett avsnitt som beskriver förfarandet för tillverkning och användning av organisationens blanketter.

Allmänna krav för tillverkning och lagring av blanketter med reproduktion av Ryska federationens statsemblem, vapenskölden för federationens ingående enheter ges i avsnittet. 5 GOST R 6.30-97 "Enade dokumentationssystem. enhetligt system organisatorisk och administrativ dokumentation. Dokumentationskrav.

testfrågor

1. Vilken form har dokumentet enligt definitionen av GOST R51141-98?

2. Vilka metoder kan användas för att skapa tomma dokument?

3. Vad är grunden för att utforma ett dokumentformulär?

4. Hur många typer av formulär är etablerade av GOST R 6.30-97?

5. För vilka typer av dokument används den vanliga blanketten?

6. Vilka permanenta uppgifter kan tillämpas på varje typ av blankett?

7. På vilka sätt kan platser för rörliga uppgifter markeras på blanketterna?

8. Hur skiljer sig den allmänna formen från brevhuvudet?

9. Vilka är kraven för tillverkning av en blankett med bilden av Ryska federationens statsemblem eller vapenskölden för Ryska federationens undersåtar?

10. Vad ska lämnas till tryckeriet för framställning av blanketten?

"Vem är i vad mycket" - detta tillvägagångssätt i utformningen av formulär används av många ryska kontorister och sekreterare. Samtidigt glömmer de helt bort att formen är företagets ansikte utåt. Företagets rykte beror på hur noggrant du behandlade dess tillkomst. Lär dig hur du skriver officiella formulär.

Dokumentets form innehåller en uppsättning detaljer som identifierar författaren till det officiella skriftliga dokumentet. Den innehåller endast permanent information om organisationen - författaren till dokumentet, som karakteriserar honom som skaparen av det officiella skriftliga dokumentet.

Varför använder vi formulär? Ett tomt dokument är ett pappersark av standardstorlek, på vilket olika tekniska medel lämnade uppgifter. Det ger informationen en officiell karaktär och påskyndar processen att skapa ett dokument.

Ett dokument skapat på ett brevhuvud i enlighet med den statliga standarden har hög kvalitet utseende, lätt att uppfatta, bekväm att använda, lagra, överföra med alla kommunikationsmedel och utför sin huvudfunktion - bevarande av information. Dessutom minskar användningen av blanketter arbetskostnaderna för dess framställning.

När ska man använda formulär

Först och främst måste du komma ihåg att endast den första sidan av dokumentet är gjord på formulären, och resten av de efterföljande sidorna är gjorda på standardpapper. Om dokumentet ska skickas till flera adresser, skapas på blanketterna det första bladet av kontorstjänsten för varje kopia av dokumentet, som är avsedda att skickas från organisationen.

Organisatoriska och administrativa dokument: brev, intyg, protokoll, order, instruktioner, föreskrifter, instruktioner m.m. bör skapas på formerna för dokument.

Information och referensdokument: anteckningar, kontorsanteckningar, förslag, inlagor, utlåtanden etc., som är interna och inte skickas till andra organisationer, skapas på standardblad papper med alla nödvändiga detaljer.

För dessa typer av dokument kan du utveckla elektronisk form formulär och spara dem på din dator. Detta kommer att förena intern information och referensdokument och minska tiden för att skapa dem. Några organisatoriska och juridiska dokument(stadga, stiftelseurkund) är upprättade på standardark av A4-papper med alla nödvändiga detaljer.

Konceptet med en blankett är helt tillämpligt endast på pappersdokument, men vid automatisering av kontorsarbete övas det på att skapa elektroniska formulär, som innehåller elektroniska bilder av formulär, vars användning eller ifyllning gör att du kan skapa fullfjädrade dokument som motsvarar moderna regler och giltiga pappersblanketter.

Att utarbeta layouter av blanketter är en funktion av prästtjänsten. Hennes ansvar inkluderar också att tillhandahålla formulär till strukturella enheter, övervaka korrekt användning av formulär, göra ändringar i dem i tid (om några har inträffat i organisationen).

Så här fyller du i informationen i formuläret

Placeringen av detaljerna på formulären kan vara längsgående och kantig.

På längsgående arrangemang detaljerna placeras längs arkets övre marginal och justeras antingen i bredd eller i mitten.

På hörnläge Detaljer finns till vänster övre hörnet ark och är justerade antingen till vänster marginal eller till mitten av det tilldelade området.

Varje organisation har rätt att välja placering av uppgifter vid utveckling av formulär. Sammansättningen av detaljerna i formuläret beror inte på varianten av deras plats och förblir oförändrad.

Emblem organisation (symbolisk grafisk bild) bör inskrivas i organisationens ingående dokument. PÅ civillagen RF del 4 ger följande definition: ”Emblemet är ett medel för visuell identifiering av organisationen. Det kan bestå av verbala, figurativa, tredimensionella och andra beteckningar eller deras kombinationer i din favoritfärg eller färgkombination.

Som emblem kan ett varumärke (tjänstemärke) eller kommersiell beteckning användas, som sätts på brevpapperet enl. grundande dokument organisationer. Varumärket eller kommersiell beteckning måste vara registrerat. I det här fallet är rätten att använda dem skyddad av lag, inklusive på officiella blanketter.

Organisationens emblem placeras på formuläret antingen i det övre fältet ovanför organisationens namn eller i det vänstra fältet på samma nivå som organisationens namn - dokumentets författare.

Det är viktigt att komma ihåg att det INTE är TILLÅT:

ersätt organisationens namn med dess emblem på brevhuvudet;
placera på formerna bilden av vapenskölden och emblemet samtidigt.

Organisationens namn - författaren till dokumentet skrivs först i sin helhet och nedan - i förkortad form, men i strikt överensstämmelse med de ingående dokumenten på grundval av vilka denna organisation bildades och verkar. Det förkortade namnet omges inom parentes.

Organisationskodär anbringad enligt den offentliga klassificeringen av industriföreningar och företag (OKPO). OKPO-koden är en del av organisationens elektroniska identifiering.

Dokumenttypskod anges i formuläret enligt Offentlig klassificerare av ledningsdokumentation (OKUD). OKUD-kod är en del av elektronisk dokumentidentifiering.

Rekvisita huvudstatens registreringsnummer (OGRN) av en juridisk person placeras på blanketten i enlighet med de handlingar som utfärdats av skattemyndigheten.

Skattebetalarens identifieringsnummer / koden för orsaken till registreringen (TIN / KPP)är anbringade på blanketten även i enlighet med de handlingar som inkommit från skattemyndigheten.

Varje organisation, på grundval av statliga standarder, utför arbete med dokument, med hänsyn till detaljerna i dess verksamhet, dokumentationsteknik och arbetsförhållandena för den administrativa apparaten. Dessa interna regler pappersarbete utförs genom publicering av lokala föreskrifter (föreskrifter, regler, instruktioner). Däremot bör organisationens krav för utförande av dokument inte motsäga de etablerade statliga standarder krav.

Grundläggande regler för tillverkning av blanketter

Vid utveckling av dokumentformulär och deras vidare produktion måste man komma ihåg att de grundläggande kraven för dokumentformulär fastställs av GOST R 6.30-2003 "Unified Documentation Systems. Enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Dokumentationskrav.

Varje organisation accepterar metoden för att tillverka formulär självständigt, det vill säga att formulären kan skrivas ut på ett typografiskt sätt med hjälp av operativ utskrift eller datorteknik direkt under tillverkningen av dokumentet. Undantaget är formulär med en reproduktion av Ryska federationens statsemblem, som endast bör göras av tryck- och stämpelgraveringsföretag som har certifikat för teknisk och teknisk kapacitet för tillverkning av denna typ av produkt på rätt kvalitetsnivå.

Det vanligaste sättet att göra formulär är typografiskt, men formulär kan göras med hjälp av online-utskriftsverktyg eller reproduceras med en dator. Blankettmallen som texten i dokumentet skrivs ut på måste lagras i datorns minne. För tillverkning av blanketter används huvudsakligen två pappersstorlekar: A4 (210 x 297 mm) och A5 (210 x 148 mm). Varje ark i ett dokument, utfört både på ett brevhuvud och på ett standardark, måste ha marginaler på minst 20 mm - vänster, 10 - höger, 20 - överst, 20 - botten.

Hur man skriver ett brev

Följande detaljer (information om organisationen) kan placeras på brevhuvudet:

referensdata om organisationen (postadress, telefon/fax, adress E-post);
organisationskod för Helrysk klassificerare institutioner, organisationer och företag (OKPO);
huvudstatens registreringsnummer (OGRN);
skattebetalarens identifikationsnummer / kod för orsaken till registreringen (TIN / KPP);
dokumentformulärkod (OKUD);
ett märke för registreringsnummer och datum för dokumentet;
markera för att referera till dokumentets nummer och datum.

Ladda ner

Det bör noteras att namnet på typen av dokument inte är skrivet på brevhuvudet, d.v.s. ordet "Brev" eller "Affärsbrev".

Det finns märken på formuläret för att anbringa två siffror och två datum: ett märke innehåller datum och registreringsnummer för dokumentet (brevet), och det andra ger en länk till datum och nummer för det mottagna (inkommande) dokumentet.

Typer av former och funktioner i deras design

Det finns flera typer av blanketter, som var och en har sina egna regler för registrering.

Ladda ner
Ladda ner
Ladda ner
Ladda ner

Den allmänna blanketten används för registrering av organisationens interna dokument. På ett sådant formulär finns inget namn på typen av dokument, och det är tomt för många typer av dokument. Organisationens allmänna form kan innehålla följande detaljer:

företagets logotyp eller varumärke (servicemärke);
organisationens namn (författaren till dokumentet);
ett märke för att ange dokumentets datum och nummer;
plats för sammanställning eller skapande av dokumentet (geografisk punkt).

Dokumenttypsformuläret skiljer sig från det allmänna genom att namnet på dokumenttypen läggs till (order, instruktion, protokoll, akt etc.). Det är lämpligt att skapa former av typer av dokument i en organisation när i stort antal olika typer dokument.

Form på två språk

Formuläret på två språk används i organisationer i Ryska federationens konstituerande enheter. Detaljerna i formuläret, tillsammans med det ryska språket, är också tryckta på det nationella språket. Organisationens namn på statens språkämnet för den ryska federationen finns under eller till höger om namnet på ryska.

Organisationens namn på främmande språk placeras på blanketten, om den är inskriven i stadgan eller förordningen om organisationen. I det här fallet placeras den under namnet på ryska. Om organisationen har korrespondens med utländska korrespondenter skapas i detta fall ett formulär på två språk. Alla detaljer upprepas på två språk, utan att förvränga organisationens namn, dess organisatoriska och juridiska form, adress och referensdata.

I stora organisationer skapar organisationer förutom brevpapper brevhuvuden för strukturella divisioner. Sådana former skiljer sig endast genom att de innehåller namnet på den strukturella enheten under namnet på organisationen - författaren till dokumentet. En strukturell enhet kan ha ett brevhuvud och olika typer av dokument som ofta används i denna strukturella enhet (ordning av chefen för den strukturella enheten, protokoll etc.).

Former för tjänstemän skapas för cheferna för organisationen, stora strukturella divisioner som har rätt att skriva under dokument. Namnet på positionen för organisationens chef placeras under organisationens namn - författaren till dokumentet. På avdelningschefernas brevhuvuden placeras befattningens namn tillsammans med konstruktionsavdelningens namn.