Kako zatražiti dokumente iz arhive matičnog ureda. Arhiva: kako podnijeti zahtjev vezan uz obnovu obiteljskih veza i izradu obiteljskog stabla

Poslodavci često pogrešno ispunjavaju radnu knjižicu i druge dokumente koji mogu biti od koristi prilikom podnošenja zahtjeva za mirovinu. Ali ako se neki podaci izgube ili neispravno popune, nemojte se uzrujati. Za takve situacije, stvoren državni arhiv, u kojem možete podnijeti zahtjev za potvrdu radnog staža. Zahtjev sadrži različite podatke o podnositelju zahtjeva i pomaže arhivistima da razjasne informacije koje nedostaju.

Za primanje arhivskih potvrda i izvoda prilikom podnošenja zahtjeva za mirovinu potrebno je zatražiti potvrdu od arhiva. Ovaj postupak je potreban u dva slučaja:

1. Gubitak dokumenata koji potvrđuju radnu aktivnost osobe tijekom cijelog života.
2. Prema stavku 6. dijela II Pravila za izračun i potvrđivanje radnog staža za utvrđivanje radnih mirovina, odobrenih Uredbom Vlade Ruske Federacije od 24. srpnja 2002. br. 555, GPC sporazumi su također potvrda radna aktivnost. Stoga, neispravno punjenje radna knjižica, ugovori - osnova za zahtjev arhivu.

Bez arhivskih dokumenata građanin može ostati bez osiguranja i “zarađene” mirovine.

Zahtjev arhivu za potvrdu radnog staža ispunjava se u posebnom obrascu.

Sam zahtjev je obrazac koji mora sadržavati sljedeće podatke:

• naziv arhivske ustanove;
• PUNO IME. i datum rođenja podnositelja zahtjeva;
• stvarnu i adresu registracije podnositelja zahtjeva, posebno navesti poštansku adresu;
• izjava;
• određeno vremensko razdoblje za koje je potrebna potvrda;
• točan naziv organizacije i položaj;
• razlozi za dobivanje izvoda, potvrde;
• potpis podnositelja zahtjeva.

Ovaj članak je potaknut komentarom:

Volio bih da su napisali članak o tome kako poraziti arhive i izbaciti pomoć. Nemoguće je čekati.

Ovdje se radi o početno stanje program "NPR" - zbirka dokumenata koji dokazuju da je živio vaš predak u usponu pravo vrijeme na pravom mjestu:

16.4. Strani državljani i osobe bez državljanstva navedene u stavku 16.1. ove Uredbe, koje imaju (koji su imali) rođake u direktnoj uzlaznoj liniji, koji stalno borave ili su prethodno stalno boravili na teritoriju Ruske Federacije ili na teritoriju koji je pripadao Ruskom Carstvu ili SSSR, unutar državne granice Ruskih Federacija, dodatno dostaviti jedan od dokumenata (dokumenata) koji potvrđuju (potvrđuju) prisutnost ovih rođaka, kao i činjenicu njihove prebivalište na mjerodavnom području (rodni list, vjenčana isprava, posvojenje, smrtni list srodnika, boravišna dozvola, izvod iz kućne knjige, kopija stambene iskaznice, dokument s podacima o vojnoj evidenciji, vojna iskaznica ili drugi dokument (dokumentacija).

16.5. U nedostatku dokumenata navedenih u točkama 16.3 i 16.4 ovog Pravilnika, podnositelji zahtjeva dostavljaju arhivske potvrde, izvatke iz arhivskih dokumenata, preslike dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i (ili) druge arhivske dokumente.

da te podsjetim: ako planirate ići na NPR, s boravišnom dozvolom dobivenom po drugom programu, ne morate prikupljati potvrde pretka.

U člancima o napredak prema NRL ( , ) o prikupljanju certifikata malo tko piše detaljno, međutim, ova faza je jedna od najtežih, jer ne možete ni približno izračunati koliko će trajati i hoće li biti okrunjena pozitivan rezultat općenito. A ne možete kriviti ni migracijsku službu – ovdje je njena uloga beznačajna, na razini “ajmo prihvatiti rodni list – ne, nije dovoljna”. Sve ovisi o vašoj ustrajnosti, domišljatosti i želji arhivskih djelatnika da vam pomognu.

Je li doista tako teško dobiti pomoć?

Da. Kao prvo, jedinstvena baza podataka, jedna institucija ili organizacija, jedna adresa na koju se možete prijaviti i dobiti potvrdu/izvadak koji potvrđuje stalni boravak u Rusiji (RSFSR) (osobito preko interneta, u "online" modu)NE POSTOJI .

Takav certifikat/dokument možete dobiti od raznih organizacija, čiji je popis prilično velik (uredi za putovnice, upravljačke organizacije, arhivi itd.).

Drugo, zaposlenici ovih organizacija nikako nisu uvijek raspoloženi da pomognu što prije besplatno. strancu. U vašem je interesu ne samo da sami prikupite maksimalnu količinu podataka za zahtjev, već i da vas redovito podsjećamo na sebe (na primjer, pozivom).

U nastavku je načelo pristupa pitanju.

Od glavnih dokumenata koji se mogu vratiti ili ponovno pribaviti (duplikat) su isprave iz matičnog ureda: izvod iz matične knjige rođenih, vjenčanih, umrlih (potrebno je znati točno datume, ili barem u kojoj je godini akt sačinjen, inače matični ured može biti odbijen, uz obrazloženje da nemaju mogućnost lopatom prekriti cijelu arhivu).

Imperativ je da se u ovom lancu od vas do pretka, osim izvoda iz matične knjige rođenih, moraju uzeti i umrlice za umrle. Ako je moguće – i o braku.

Ako zahtjev šaljete matičnom uredu drugog grada, obavezno: osim poštanske adrese prebivališta (poštanski broj i sl.), u zahtjevu navedite adresu matičnog ureda koji vam je najbliži gdje će vam biti poslan odgovor.

U zahtjevu, u bilo kojem obliku, navedite bit koji dokument trebate, navedite najdetaljnije poznate podatke, kao i potpune osobne podatke.

Rok za razmatranje je do 30 dana. Nemojte dugo čekati. Nazovite i raspitajte se o rezultatima zahtjeva (sada nema problema ni s adresom ustanove ni s brojevima telefona, lako je saznati putem interneta). Ako se pronađe zapisnik o aktu, dokument će biti poslan.

U mjesnom matičnom uredu, po primitku dokumenta, morat će potvrditi vezu: potreban vam je rodni list i dalje po lancu (npr. roditelj, ako uzmete dokument za svog djeda); + smrtovnica pretka (ako je predak umro), i vaša putovnica sa prijevod ovjereni kod javnog bilježnika na ruski (možete odmah doći s fotokopijama).

Budite spremni da kada dobijete dokument "u generaciji" - ako dobijete, na primjer, duplikat djedovog rodnog lista, a vaš roditelj (otac ili majka) je živ, mogu zahtijevati javnobilježničku punomoć (od otac-majka), ili - izdat će se samo njima. Oni. za izvjesne osobno Vama bez punomoći dat će dokument samo o roditelju.

Za udaljeniju rodbinu duž lanca: ili punomoć od živog srednjeg pretka - ili smrtovnica (smrtnica tada potvrđuje da ste jedini izravni potomak).

Razdoblje čuvanja knjiga državne registracije akata građanskog stanja u matičnim uredima je 100 godina (članak 77. Saveznog zakona "O aktima o građanskom statusu").

Obrazac broj 9 sadrži podatke o osobama prijavljenim na stambeni prostor. Često se dobiva za provedbu transakcija kupoprodaje, drugih poslova s ​​nekretninama. Za dobivanje kontaktiramo organizaciju koja vodi evidenciju o registraciji za ovu stambenu izgradnju (HOA, itd.). Treba imati na umu da će za vanjske (neprijavljene) građane u ovom stambenom prostoru tražiti punomoć od vlasnika stana za dobivanje potvrde.

Potvrdu o upisu možete dobiti i u "poslovnici za putovnice" UVM-a. Međutim, podaci o odjavi (zbog odlaska na drugo mjesto, ili nakon smrti), prema FMS Adm. državna funkcija o organizaciji i obavljanju adresno-referentnog rada, naredba broj 422 od 29.10.2007. str.52 čuvaju se 10 godina, nakon čega su podložni uništenju.

Predak je bio redovni vojnik - kopija njegovog osobnog dosjea bit će pohranjena u Središnjem arhivu Ministarstva obrane Ruske Federacije (TsAMO) http://archive.mil.ru/ (Moskovska regija, Podolsk, Kirova sv., 74).

Ako je bio redovni vojnik do 1941. god. - podnesite zahtjev Ruskom državnom vojnom arhivu http://rgvarchive.ru/ (Moskva, Adm. Makarova, 29).

Za traženje informacija o precima kao sudionicima Drugog svjetskog rata može biti korisna sljedeća poveznica:

Općenito: prilikom slanja zahtjeva poštom bilo kojoj organizaciji, instituciji: stavite u omotnicu fotokopije dokumenata koji potvrđuju vaš odnos s osobom o kojoj tražite podatke. Zaista je potrebno.

Okružni, gradski i područni arhivi (ovisno o administrativnoj podređenosti naselja). U svakom slučaju, svaka regija/predmet ima Državni regionalni arhiv. Arhiva odjela, te arhiva pojedinih ustanova/organizacija. Kao konačni organ - savezni arhiv Ruske Federacije.

Na Internetu saznajemo adrese (uključujući elektroničke) i brojeve telefona. Nazovemo (tako je racionalnije), saznamo imaju li potrebne informacije (inače saznajemo kome se još možemo obratiti). Zatim im šaljemo pismeni zahtjev.

Zahtjev se podnosi u bilo kojem obliku.

Obavezno navedite primatelja, razlog žalbe (u našem slučaju zahtjev će biti "socijalno-pravni" i besplatan je), formulirajte konkretna pitanja. Poznate informacije trebaju biti što je moguće detaljnije. Pitajte ako je nemoguće pomoći oko suštine zahtjeva, predložite adresu ovlaštene organizacije ili zatražite da se zahtjev prenese prema nadležnostima.

Najprije ukratko navedite svrhu zbog koje tražite informacije. Dalje - najpoznatiji podaci o pretku. Možete priložiti kopiju njegovog rodnog lista. Radi praktičnosti i lakoće percepcije (u arhivi, uostalom, rade i živi ljudi!) Obavezno navedite poznate podatke kronološkim redom.

Budite što precizniji o pitanjima koja želite postaviti.

U zasebnoj ponudi pitajte ako tražene informacije nisu dostupne, predložite gdje se još možete obratiti ili zamolite da preusmjerite svoj zahtjev za kompetencijom.

Također je potrebno navesti svoje osobne podatke: puno ime i prezime, i povratnu adresu, s naznakom poštanskog broja. Preporuča se da navedete broj telefona i adresu e-pošte.

Na web stranicama Državnog arhiva također možete pronaći plaćena usluga"Genealoško ispitivanje". Cjenik i postupak pružanja usluga nalaze se na web stranici državnog arhiva. U pravilu se u ovom slučaju predlaže arhivi poslati upitnik u kojem su naznačene obavezne stavke, bez kojih je pretraživanje nemoguće. Ako su navedeni podaci dovoljni za provođenje pretrage po dokumentima državnog arhiva, podnositelju zahtjeva se šalje potvrda o uplati unaprijed. Po završetku posla šalje se konačan obračun troška (uključujući predujam) i račun. Naknada se naplaćuje bez obzira na rezultat pretraživanja.

Također, ne treba zaboraviti na mogućnost samostalnog pretraživanja u čitaonicama arhiva.

Pojedinci (organizacije) koje pružaju usluge genealoškog pretraživanja na plaćena osnova- kao mogući izbor, međutim, na kraju, dokumenti (kopije) koje ste primili moraju biti propisno ovjereni.

Nalazi. Algoritam djelovanja

1. Prođete kroz svoju osobnu arhivu, sjednete za stol, na temelju vama poznatih dokumenata i podataka NAPIŠITE sve poznate pouzdane činjenice biografije. Za informacije se obratite živoj rodbini, možda su sačuvali neke dokumente. Bit će korisno koristiti internet za dobivanje informacija o ovo mjesto, vrijeme, politička i gospodarska zbivanja (koje naseljavanje, zanimanje stanovništva, industrijski objekti, hramovi i sl.).

2. Kada cjelokupna slika postane jasna, možete prijeći na zahtjeve. Od gradskih do regionalnih i saveznih arhiva. Uključujući i odjelne. Zahtjeve obrađujemo kao potvrdu poznatih činjenica - za dokumentarnu potvrdu. Isto vrijedi i u suprotnom smjeru: pojavljuje li se vaš rođak na popisima radnika u poduzeću (na primjer, saznali ste da je u određeno vrijeme na ovom mjestu postojalo jedno poduzeće). Sve represije, progonstva, evakuacije nekako su se odrazile u općim resornim "bazama".

Kada postane potrebno povratiti izgubljene dokumente ili povratiti izgubljene podatke, postavlja se pitanje: kako zatražiti arhivu. Zatražiti potrebne informacije, morate znati točnu proceduru za prijavu u ovu instituciju. Što je to postupak, kojim redoslijedom izvršiti radnje, opisati ćemo u ovom članku.

Ukratko o arhivima

Arhiv je u pravilu javna ustanova koja je namijenjena pohranjivanju podataka pod određenim uvjetima. To jamči sigurnost sadržaja dokumenata. Zadaća arhiva nije samo pohranjivanje podataka, već i pružanje informacija na zahtjev vladine agencije ili pojedinci.

Arhivi postoje od pamtivijeka. Čim je civilizacijski razvoj dosegao određenu razinu, arhivski se rad postupno počeo javljati. Danas je poznato da su arhivi postojali ne samo u srednjovjekovnoj Europi, Drevna grčka i Bizant. Povjesničari imaju arhivski dokumenti Stari Rim, Asirska država, Egipat, Babilon. NA različita vremena arhivi su se dijelili na središnje i regionalne, gospodare i vazale, crkvene pa čak i pojedine obitelji.

Arhiva naših dana

Danas se arhivi formiraju prema odjeljenjskim i državno načelo. Odnosno, informacije se prikupljaju unutar određenog odjela ili za određeni teritorij.

Na temelju toga arhivi se obično dijele na:

Zajednica, privatna, javna;
gradski, općinski;
povijesni, trenutni, državni, vladini, savezni.

Bilo koja osoba, organizacija, uključujući vlasti, može podnijeti zahtjev arhivu. U potonjem slučaju, zahtjev arhivu bit će službene prirode. Zahtjev arhivu mogu podnijeti i strani državljani iz inozemstva. U ovom slučaju se naziva konzularnim.

Usput, zahtjev se arhivu može podnijeti ne samo za osobne podatke, već i za povijesne dokumente. Obično su povjesničari, pisci, scenaristi, znanstvenici zainteresirani za takve dokumente. U potonjem slučaju, ako su podaci nužni za rad, uz putovnicu je potrebno dostaviti i dokument koji potvrđuje temu rada i status zainteresirane osobe.

Gdje i kako podnijeti zahtjev u arhivu

Kamo ići i kako zatražiti arhivu ovisi o tome kakve informacije trebate. Na primjer, ako trebate osobne podatke o građaninu, možete se obratiti regionalnom arhivu matičnog ureda. Ali imajte na umu da se podaci tamo pohranjuju ne više od 75 godina. Nakon tog razdoblja prenose se u regionalni arhiv. Za nastavak upisa u radnu knjižicu morate podnijeti zahtjev arhivu u teritorijalnoj ili državnoj vojsci, ako pričamo o vojniku, ili Centralnoj mornarici, ako govorimo o mornaru.

U svakom slučaju, uvijek je vrijedno započeti potragu za potrebnim informacijama iz središnjeg gradskog arhiva mjesta rada ili prebivališta osobe. Danas mnogi arhivi pružaju usluge online dohvaćanja podataka.

Vrste arhivskih zahtjeva

Zahtjev za arhivu može biti jedan od tri tipa:

društveno-pravne- konzularne, službene, privatne osobe, s ciljem dobivanja informacija radi uvažavanja interesa i prava organizacija i pojedinaca;
genealošku- utvrditi srodstvo, razjasniti povijest klana ili obitelji;
tematski- zahtjev arhivu u vezi s određenom činjenicom, događajem ili temom.

Redoslijed obrade zahtjeva je fiksiran savezni zakon br. 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji". U skladu s njim, odgovor na zahtjev arhivi mora se dati najkasnije u roku od 30 dana od dana podnošenja zahtjeva. U nekim slučajevima, rok se može produžiti za još 30 dana. Ali u tom slučaju djelatnik arhiva dužan je pisanim putem obavijestiti traženog o produljenju roka.

Postoje slučajevi kada se zahtjev uputi pogrešnoj arhivi. Tada su njegovi zaposlenici dužni u roku od pet dana preusmjeriti zahtjev na pravu adresu. O tome se podnositelj zahtjeva također pismeno obavještava.

Podnošenje zahtjeva

Prijeđimo sada na pitanje kako napraviti zahtjev u arhivu. Da biste dobili informacije koje vas zanimaju, morate napisati odgovarajuću prijavu. Ne postoji strogo utvrđen oblik ovog dokumenta. Ali neke ustanove nude uzorak zahtjeva za arhiviranje do punjenja. Napisana je u slobodnom obliku. Ali u isto vrijeme, aplikacija mora sadržavati određene podatke.

Zaglavlje kaže:

Naziv arhiva i puni naziv njegova voditelja;
adresa i puno ime podnositelja zahtjeva;
njegov kontakt broj;
ako zahtjev podnosi pravna osoba, tada broj odlazne prijave, podatke o organizaciji i adresu.

Tada je riječ napisana u sredini "Izjava". Nakon toga možete napisati detaljan zahtjev u arhivu. Ovdje trebate unijeti sljedeće podatke:

Navedite podatke o tome što je zahtjev i navedite vrijeme kada trebate primiti te informacije;
objasniti zašto i zašto su informacije potrebne;
e-mail ili poštanska adresa na koju treba poslati odgovor;
datum zahtjeva;
potpis i pečat podnositelja, ako zahtjev podnosi pravna osoba.

Primjer zahtjeva za arhivu:

Kako podnijeti zahtjev

Nije dovoljno ispravno napisati zahtjev u arhivu. Također ga je potrebno ispravno dostaviti. Možete osobno doći u arhivu s putovnicom i prijavom te podnijeti zahtjev. Ili poslati preporučenom poštom. Danas je također moguće napraviti zahtjev na internetu. U tom slučaju dužni ste poslati e-mail obavijest o primitku zahtjeva.

Što dobiti zauzvrat

Arhiv na zahtjev ne izdaje originalni dokument, već daje potvrdu posebnog obrasca, koja sadrži sve podatke u skladu sa zahtjevom. Oni također mogu dati arhivski izvadak koji će pružiti sadržaj dokumenta. Također možete dobiti arhiviranu kopiju dokumenta.

Ako podaci nisu pronađeni, podnositelj zahtjeva se obavještava pismom i daje preporuke za pronalaženje informacija. Općenito, pitanje kako zatražiti arhivu, rješava se jednostavno - samo se izjavom obratite odgovarajućoj arhivi.

Ako vas zanima kako podnijeti zahtjev arhivi o rođacima, onda će vam ovaj članak pomoći u tome. Svi zahtjevi javnosti mogu se podijeliti u tri glavne vrste:

1. Društvena i pravna priroda (u obliku raznih potvrda - prema staža itd.).

2. Tematski lik ( nošenje informacija biografski plan o nekoj određenoj osobi).

3. Genealoški.

Nećemo sada razmatrati prve dvije vrste. Zadržimo se na trećem - kako podnijeti zahtjev arhivu o rođacima.

Pomoć vam za novac

Postoje specijalizirani biroi za obiteljska istraživanja gdje svatko tko želi uštedjeti vrijeme i riješiti se gnjavaže može uz naknadu naručiti genealoške podatke. Djelatnici takvih ustanova mogu uz naknadu (prilično simbolično) formulirati kompetentan tekst prijave i navesti točnu adresu arhive u kojoj se morate prijaviti.

Zatim ćemo govoriti o značajkama koje treba uzeti u obzir pri komunikaciji sa zaposlenicima skladišta, čitaonica i dr. Upravo oni će morati obraditi i zadovoljiti zahtjeve za rodbinu koji dolaze od zainteresiranih građana.

Nitko ti nije dužan

Prije nego što podnesete zahtjev arhivi o rođacima, pokušajte zamisliti s kakvim ćete stručnjacima imati posla. Ovaj čimbenik psihološke prirode može igrati značajnu ulogu u uspjehu cijelog poduzeća. Prema statistikama, djelatnici institucija poput državnog arhiva spadaju među inteligentne, obrazovane ljude. Djelatnost obrade arhivskih zahtjeva ne spada u njihovu izravnu nadležnost. Od takvog rada ne primaju nikakav prihod (unatoč činjenici da je ova usluga plaćena, sav novac ide u riznicu).

Konkretni izvođači nemaju ništa više od svoje plaće, u vezi sa svime navedenim, prijava se može odbiti bez obrazloženja razloga odbijanja, ili službenim odgovorom u obliku odjave. Ponekad savezne agencije objavljuju na vlastitim internetskim resursima objave sljedećeg karaktera "Zbog velikog zapošljavanja stručnjaka, zahtjevi genealoške prirode se ne obrađuju."

A ovdje - treba

Što se tiče matičnih ureda, situacija je nešto drugačija. Odgovaranje na upite o rodbini izravna je odgovornost djelatnika ovih ustanova. Dolazne aplikacije mogu biti potpuno različite. Netko traži dokumente koji se odnose na sklapanje ili razvod braka između roditelja ili drugih članova obitelji. Drugi podnosi zahtjev arhivu o rođacima za državljanstvo. Treći je zauzet traženjem umrlice ili izvoda iz matične knjige rođenih za dalekog pretka. Četvrti, koji živi u inozemstvu, može poslati zahtjev arhivu o rođacima u Rusiji. Promjene u zakonodavstvu događaju se prilično često, pa se sve nijanse postupka navode odmah u trenutku podnošenja određene prijave.

Takva institucija će svakako zahtijevati dokaz o vašoj obiteljskoj vezi s osobom o kojoj pokušavate dobiti informacije. Najvjerojatnije ćete, istražujući povijest vlastite obitelji, naići na situaciju koja vam omogućuje da zatražite podatke isključivo o preminulim precima. Takav zahtjev bez dodatnog dopuštenja dostupan je samo djeci navedene osobe. Odnosno, djelatnici arhiva polaze od pretpostavke da će ljudi sami ili uz pomoć ovlaštenih predstavnika biti uključeni u restauraciju potvrde i drugih dokumenata.

Tko može pristupiti zahtjevu u arhivi osobnog dosjea rođaka?

Što to znači u praksi? Ako su vam roditelji živi, ​​ne pokušavajte se prijaviti za rodbinu kroz generaciju (odnosno bake i djedove). Nitko nije dužan davati takve podatke unucima. Ako vaša majka ili otac iz bilo kojeg razloga nisu u mogućnosti sudjelovati u postupku traženja informacija, njihova je zadaća ovjeriti punomoć kod javnog bilježnika za pravo bavljenja takvim poslovima. U ovom slučaju, bilo koja osoba može biti izvršitelj – ne nužno rođak.

I, ipak, možete razjasniti određeni algoritam radnji pretraživanja samo u trenutku nastanka pojedinačne situacije. To ne ovisi samo o stupnju odnosa podnositelja zahtjeva s predmetom pretraživanja, već i o trenutnoj pravnoj situaciji. Ova stroga pravila nisu izmišljena uzalud. Ako bolje razmislite, sve je sasvim logično i pošteno. Malo je vjerojatno da bi itko od vas bio oduševljen otkriti sljedeću činjenicu: neki stranci imaju potpuno slobodan pristup biografiji i drugim važne nijanseživote svoje rodbine ili se udubite u povijest obitelji, tražeći kompromitirajuće dokaze (često s nepristojnom svrhom).

Prijeđi na stvar

Dakle, razjasnili smo osnovni koncept događaja. Sada prijeđimo na konkretne radnje. Kako točno postaviti zahtjev kako bi se njegovo izvršenje postiglo brzo i bez prepreka? Prije svega, potrebno je utvrditi u koji od gradskih arhiva ili matičnih ureda trebate nositi svoju prijavu na temu pretraživanja. Gdje se prijaviti - u središnji arhiv ili njegov lokalni pododjel? Objekt se odabire za takve svrhe, ovisno o zadatku koji ste sebi postavili. To može biti dobivanje određenih informacija ili vraćanje dokumenata.

Važan je i vremenski čimbenik – koliko se davno dogodio interesni događaj (smrt, rođenje, brak). Prema zakonodavne norme, isprava nastala prije manje od sto godina mora biti pohranjena u teritorijalnom tijelu matičnog ureda. U praksi često relativno "mladi" zapisi vezani uz državu završavaju i u regionalnim arhivskim spremištima.

Nakon revolucije...

Dakle, ako ste zainteresirani za obiteljski dokument koji se odnosi na Sovjetsko razdoblje(primjerice, arhivu podnesete zahtjev o rodbini - sudionicima Drugog svjetskog rata), prijavu je potrebno poslati, prije svega, u matični ured na mjestu događaja koji tražite. Ako je list uspio ući u fond saveznog arhiva, o tome ćete dobiti odgovor uz pismo.

Trenutno javne službe namjerno razvijati zajedničku elektroničku bazu podataka koja centralizirano prima sve potrebne informacije o građanima. Kada je sustav dovoljno dobro ispravljen, bit će moguće poslati zahtjev regionalnom arhivu, a stvar pretraživanja pravim ljudima ili će dokumenti biti uvelike pojednostavljeni.

...i prije nje

Ako se vaš zahtjev odnosi na činjenice vezane za predrevolucionarno razdoblje, onda ćete ih morati potražiti u župnim maticama crkve. Tamo su prije pojavljivanja knjiga upisani podaci koje ste tražili, te su sve do 1917. godine služile kao potpuno službeni dokumenti.

Postupak bi u ovom slučaju trebao biti upravo suprotan. Započnite upit s regionalnom arhivom regije u kojoj je živjela osoba koja vas zanima ili su se dogodili važni događaji za vas. Ako u njihovim fondovima nisu pohranjeni potrebni zapisi, najvjerojatnije ćete biti preusmjereni u matični ured.

Stvari koje treba zapamtiti

Ponekad su mogući slučajevi zabune kada su se granice okruga mijenjale prema administrativno-teritorijalnoj podjeli. Moglo je pripadati jedno ili drugo naselje (grad, selo, selo), zajedno sa svojom crkvenom župom različite godine u razne provincije. Sukladno tome, vlasništvo crkvenih župnih knjiga morat će se razjasniti u dva odvojena regionalna arhiva.

Sasvim je moguće da, bez pronalaženja podataka u jednom od njih, skladištari neće upozoriti građanina na takvu mogućnost. Odgovor na zahtjev bit će klasična odjava s tekstom "nije pronađeno". Imate li i najmanju sumnju u temeljitost pristupa obradi Vašeg zahtjeva, pokušajte ga duplicirati slanjem prijave u susjedne regionalne arhive, gdje bi se teoretski mogli prenijeti crkveni i svi drugi dokumenti koji sadrže zapise o obredima predaka. U nekim slučajevima preporučljivo je kontaktirati središnji arhiv.

Što i kako napisati

Prijeđimo sada na sam proces prijave. Uzorak zahtjeva za arhivu ne sadrži ništa komplicirano. Tekstualni prilog mora biti ispravno napisan. Takve žalbe matičnom uredu i ustanovama za pohranu prilično su slične forme, tako da ovdje nećemo razmatrati obje opcije. Dakle, sadržaj zahtjeva arhivu o rođacima uvjetno se sastoji od tri tekstualna bloka: adrese organizacije u koju je žalba poslana, kratkog sažetka suštine situacije i podataka o podnositelju zahtjeva. Svaki dio mora biti dovršen. Preskočite li bilo koji od njih, sigurno nećete postići željeni cilj.

Prije nego što napišete zahtjev u arhivu o precima, nemojte biti lijeni otići na web stranicu ustanove ili nazvati telefonom i saznati je li takva usluga pružena kao takva. Ukoliko je u tijeku rad na pretresnim apelima građana, raspitajte se na koji način treba poslati Vaš zahtjev. Negdje prihvaćaju takva pisma e-poštom, negdje se radije bave tradicionalnom papirnatom korespondencijom. Tamo možete saznati i koliko košta zahtjev u arhivu o rodbini.

Ako se posao obavlja isključivo na fizičkim medijima, odnosno u obliku pisanih zahtjeva i odgovora na njih, ne zaboravite priložiti i rezervnu omotnicu. Proračunske organizaciječesto nemaju vlastita dodatna sredstva za slanje poštom. Slažete se, vrlo je razočaravajuće ako se vaš važan zahtjev zanemari iz tako banalnog razloga. Logično je pretpostaviti da manje veličine arhiva, skromniji proračun se izdvaja za sve dodatne zadatke.

Obavezni podaci

Koje nijanse treba imati na umu u vezi sa sadržajem dokumenta? Prijava se šalje ravnatelju arhiva. U lijevoj gornji kut propisana je adresa i naziv ustanove, a tu su navedeni i podaci pošiljatelja radi vizualnog jedinstva. Konkretna imena i nazive na isti način možete saznati na web stranici ustanove.

Nakon prijave na mjesto ravnatelja državnog arhiva (navesti koji i gdje se nalazi), na obrazac upisujete svoje puno ime i prezime i adresu stvarnog prebivališta gdje planirate čekati dopisivanje. U broj podataka za kontakt potrebno je unijeti ili telefonski broj ili adresu e-pošte (ili bolje, oboje). Naravno, ako zanemarite ove zahtjeve, žalba će se smatrati anonimnom i ne morate čekati da se izvrši.

O sestri talenta

Kako što produktivnije podnijeti zahtjev arhivu o rođacima? Postoje li neka pravila za pisanje teksta prijave koja povećavaju šanse za uspjeh? Prilično čest mit je da detaljna izjava o suštini povećava vjerojatnost jednako detaljnog odgovora. Nažalost, ovaj pristup se može smatrati relevantnim samo u suradnji s privatnim plaćenim radnicima u području rodoslovlja. Ako je riječ o državnoj instituciji, sve je upravo suprotno. Zadatke treba formulirati što je moguće sažetije i jasnije. To povećava šanse da utječete na arhiviste i navedete ih da razmotre vašu prijavu što je prije moguće.

Esej s detaljima biografije predaka, zanimljiv samo vama, nije vrijedan pisanja. Trebali biste samo naznačiti potreban broj točne činjenice - datumi i mjesta rođenja, naselja, imena i prezimena predaka, stupanj vašeg odnosa. Također, neće biti suvišno naznačiti vrstu zapisa koja vas zanima. Ako su podaci navedeni na razini "približno", vrijeme pretraživanja (kao i trošak izvršavanja upita) će se povećati, a ponekad informacija uopće neće biti pronađena. Svoj zahtjev dopunite obaveznim izrazom da se radnje koje poduzimate poduzimaju u cilju obnavljanja rodovnika koji je potreban iz određenih opravdanih razloga, a rad arhivskih djelatnika će svakako biti plaćen. Idealno bi bilo da bit stvari staneš u tri ili četiri reda.

Arhivski zahtjev - uzorak

Na primjer, evo primjera žalbe u arhivu sa sličnim zahtjevom: „Pronađite zapise o smrti (rođenju) moje prabake (prezime, ime, patronim) za **** godinu u selu ( grad, selo) N. U nedostatku metrike, zahvalan sam na informacijama o sačuvanim najbližim genealoškim izvorima vezanim uz navedeno razdoblje. U slučaju uspješne pretrage, poželjno je izdati arhivsku potvrdu u obliku izvatka, fotokopije ili fotografije stranice. Spremni za plaćanje usluga.

Sličan tekst šalje se i u slučaju vjenčanja. Zahtjevi velikih razmjera s nejasnim formulacijama poput "istraži moju obitelj s gledišta rodoslovlja" ili "zanima me rodoslovlje mog prezimena" jako se obeshrabruju. Oni mogu uplašiti izvođače. Rješavanje takvog globalnog zadatka iznimno je mukotrpan zadatak, koji službeno nije uvršten u obveze arhivskog osoblja. Uostalom, obiteljsko rodoslovlje nije njegova temeljna djelatnost.

Zaključno, napominjemo

U neformalnoj komunikaciji uočeno je da žalbe na kulturan i uljudan način daju dodatnu motivaciju za kvalitetno izvršavanje zahtjeva. Nema ništa iznenađujuće. Ponekad se na arhivskim web stranicama nalaze upozorenja o nedopustivosti nepristojnih zahtjeva i neadekvatnih formulacija. Nevjerojatno je da neki od kandidata ne mogu razumjeti takve stvari!

Žalba, kao i svaki službeni dokument, završava datumom i potpisom. Ako se prosljeđivanje treba skenirati. Nema potrebe za upućivanjem duplikata zahtjeva. Sudbina ponovljene žalbe je ući u rep i samo dodati nevolje istim zaposlenicima. U slučaju mogućeg kašnjenja odgovora, možete poslati službeni zahtjev za pojašnjenje faze izvršenja zahtjeva tog i tog od datuma tog i tog.

Koje vremenske okvire treba ciljati? Arhiva može obraditi vašu prijavu i za nekoliko dana i za nekoliko mjeseci. Postoje slučajevi kada je odgovor morao čekati gotovo godinu dana. U prosjeku, uz dobar rad ustanove i odgovoran odnos njezinih zaposlenika prema vlastitim obvezama, rezultati se mogu nadati u roku od nekoliko tjedana.