एक्सेल में टी 12। टाइम शीट भरना: पेरोल के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज

आइए इस तथ्य से शुरू करें कि नियोक्ता कानूनी इकाई दोनों हो सकता है और व्यक्तिगत उद्यमीयदि वह कर्मचारियों के साथ एक रोजगार अनुबंध समाप्त करता है। और प्रत्येक नियोक्ता न केवल सामाजिक बीमा कोष और रूसी संघ के पेंशन कोष में योगदान का भुगतान करने के दायित्व के लिए जिम्मेदार है, बल्कि कर्मचारियों द्वारा काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए भी जिम्मेदार है। इसे आसान बनाने के लिए, और कंपनी की गतिविधियों में इन प्रक्रियाओं को किसी तरह विनियमित और मानकीकृत करने के लिए, टाइम शीट नामक एक विशेष रूप है। यह उस व्यक्ति द्वारा भरा जाएगा जो कंपनी में इन जिम्मेदारियों को वहन करता है, या स्वयं प्रमुख, जो, अगर हम बड़ी कंपनियों को लेते हैं, तो कभी नहीं होता है।

टाइम शीट किसके लिए है?

जैसा कि हमने पहले ही लिखा है, इस तरह के फॉर्म को बनाए रखने की जिम्मेदारी उद्यमियों और कंपनी के अधिकारियों पर आती है। यह बाकी है श्रम कोड रूसी संघ. तदनुसार, यदि इस आदेश के निष्पादन में उल्लंघन पाया जाता है, तो कंपनी को जुर्माना भरना पड़ेगा। इसके अलावा, सजा पूरी कंपनी के लिए, और एक विशेष कर्मचारी के लिए दोनों के लिए होगी, जिसके लिए रोजगार समझोतासौंपे गए कर्तव्य।

रिपोर्ट कार्ड कंपनी के प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के काम पर डेटा रिकॉर्ड करता है। उसके सभी काम के घंटे, साथ ही वह समय जब वह काम पर नहीं जाता था, भले ही अनुपस्थिति का कारण वैध था या नहीं।

स्प्रेडशीट बनाए रखने के दो तरीके हैं:

1. कर्मचारी के बारे में डेटा दैनिक भरना।
2. सूचना केवल उल्लंघन के मामले में दर्ज की जाती है काम करने का मानदंड. यानी जब कर्मचारी काम पर नहीं होता है, देर हो जाती है, इत्यादि।

भविष्य में, इस दस्तावेज़ में निहित जानकारी के आधार पर गणना की जाएगी वेतनप्रभारी को। साथ ही, टाइम शीट की मदद से मानकों के कार्यान्वयन का दस्तावेजीकरण किया जाता है। श्रम अनुशासन, ओवरटाइम प्रसंस्करण की उपस्थिति, सप्ताहांत में कर्तव्यों का प्रदर्शन।

जैसा कि हमने पहले ही एक अन्य लेख में लिखा है, मानक पांच-दिवसीय कार्य सप्ताह, कानून के अनुसार, 40 घंटे का होता है। छह दिन के सप्ताह में 36 घंटे होते हैं।

इस अनुसूची के उल्लंघन के मामले में, मुख्य आवश्यकता रिपोर्टिंग अवधि के लिए मानदंड के साथ कुल घंटों का संयोग होगा - एक चौथाई या एक वर्ष।

जरूरी! श्रम निरीक्षणालय द्वारा सत्यापन गतिविधियों के दौरान, टाइम शीट पहला दस्तावेज होगा जिसे कंपनी के प्रबंधन से अनुरोध किया जाएगा।

साथ ही टाइम शीट के अनुसार आवश्यक रिपोर्टिंग के साथ श्रमिक कर्मियों के आंकड़े भी रखे जाएंगे।

टाइम शीट लगाने की प्रक्रिया

वर्तमान कानून के अनुसार, इस लेखांकन दस्तावेज को भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति फॉर्म टी-12 या टी-13 भरता है। ये प्रारूप कानूनी रूप से स्वीकृत हैं और Rosstat से पुष्टि की गई है।

• फॉर्म टी -12 का उपयोग काम की अवधि के साथ-साथ वेतन गणना के लिए रिकॉर्ड रखने के लिए किया जाता है।
• प्रपत्र T-13 का उपयोग कर्मचारी द्वारा तब किया जाता है जब काम का समयस्वचालित रूप से परिलक्षित होता है।

काम के घंटों पर रिपोर्टिंग के लिए तीसरा विकल्प है। इसका तात्पर्य यह है कि फर्म ने स्वयं दस्तावेज़ का अपना संस्करण विकसित किया है। इसे ठीक से डिजाइन और आधिकारिक के रूप में मान्यता देने के लिए, इसमें कई विवरण और आवश्यक जानकारी इंगित करना आवश्यक है।

यदि कंपनी विशेष सॉफ़्टवेयर का उपयोग करती है जो आपको आचरण करने की अनुमति देती है कार्मिक लेखांकन, टाइम शीट भरने के लिए फॉर्म पहले से ही सॉफ्टवेयर में समाहित होंगे।

इसे मैन्युअल रूप से और कार्यक्रमों की सहायता से टाइम शीट के लिए फॉर्म भरने की अनुमति है। फिर से, यदि कंपनी के काम के हिस्से के रूप में विशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग किया जाता है, तो कर्मचारी के लिए डेटाबेस में आवश्यक जानकारी दर्ज करना पर्याप्त है, और दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से संकलित किया जाएगा और आवश्यकतानुसार मुद्रित किया जाएगा।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि विभिन्न अवसरकाम के घंटों पर रिपोर्टिंग फॉर्म भरने और बनाए रखने का उपयोग किया जाएगा विभिन्न पदनाम. वे या तो वर्णमाला या संख्यात्मक हो सकते हैं। तो, एक उदाहरण के रूप में, आइए एक कर्मचारी के काम के पदनाम को सामान्य सीमा के भीतर लें। इस संस्करण में, अक्षर पदनाम "I" प्रतीक द्वारा व्यक्त किया जाएगा, और डिजिटल संस्करण में यह एन्कोडिंग "01" होगा।

लेखांकन प्रपत्र में उपयोग किए जाने वाले सभी सिफर दस्तावेजों के रूप में पुष्टि के साथ होने चाहिए। इस तरह से जानकारी दर्ज करना बस मना है।

दस्तावेज़ में परिलक्षित समय के लिए, यहां तक ​​​​कि कंपनी के निर्देशों पर यात्राएं, कर्मचारी की छुट्टी, उसकी बीमारी की छुट्टी आदि को भी ध्यान में रखा जाता है।

वेतन प्रकार कोड चार अंकों की संख्या द्वारा दर्शाया गया है। प्रकार के आधार पर, उपयोग करें:

• वेतन - कोड 2000।
• कर्मचारियों के साथ नागरिक कानून अनुबंध - कोड 2010।
• छुट्टी और मुआवजा कोड - 2012।
• बीमार छुट्टी - कोड 2300।

जिम्मेदार व्यक्ति महीने के अंतिम कार्य दिवस या अगले दिन टाइम शीट को बंद कर देता है। इसके अलावा, पूरा (या मुद्रित) फॉर्म विभाग के प्रमुख को स्थानांतरित कर दिया जाता है, जो दर्ज की गई जानकारी की शुद्धता की जांच करता है और तैयार हस्ताक्षरित फॉर्म को कार्मिक विभाग को अग्रेषित करता है।

अगला कदम दस्तावेज को लेखा विभाग को भेजना है, जहां प्राप्त आंकड़ों के अनुसार कर्मचारियों के वेतन की गणना की जाएगी।

जरूरी! एकाउंटेंट को डेटा दो चरणों में आता है। पहला भाग कंपनी के कर्मचारियों को अग्रिम भुगतान के लिए है। दूसरा - रिपोर्टिंग अवधि के अंत में मजदूरी के मुख्य भाग पर भुगतान के लिए।

भुगतान प्रक्रिया की समाप्ति के बाद, प्रपत्रों को एक अलग फ़ोल्डर में दाखिल करते हुए, संग्रह में भेज दिया जाता है। रूपों का शेल्फ जीवन - 5 वर्ष। यह मानक मामला है। यदि उद्यम हानिकारक या के साथ संगठित है खतरनाक स्थितियांश्रम (एक विशेष जांच के बाद संकेत दिया गया), तो शेल्फ जीवन 75 वर्ष है।

टाइम शीट को पूरा करना। नमूना।

नोट: लेख में छवियों में, आप देख सकते हैं कि प्रपत्रों में कुछ पंक्तियाँ नहीं हैं, जो उन्हें वास्तविक से अलग करती हैं। यह सुविधा और सरलता के लिए किया जाता है, लेकिन अर्थ वही रहता है। लेख के अंत में एक पूर्ण नमूने का लिंक होगा।

पहला कदम रिपोर्ट कार्ड में फॉर्म के हेडर को भरना है। यहां क्या निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है:

• कंपनी का पूरा नाम।
• OKPO निर्देशिका पर आधारित संगठन कोड।
• संरचनात्मक इकाई का नाम जिसका कार्य रूप में परिलक्षित होता है।
• तालिका की क्रमिक संख्या।
• कागजातों की तारीख।
• वह समयावधि जिसके लिए टाइमशीट संकलित की जाती है (मानक - एक महीना)।

गिनती 1.लाइन नंबरिंग। यहाँ एक सरल अटूट नंबरिंग है।

गिनती 2.उपनाम, आद्याक्षर, स्थिति (विशेषता, पेशा)।

गिनती 3.कर्मचारी का पेरोल नंबर। एन्कोडिंग प्रारंभ में असाइन किया गया है।

कॉलम 4.महीने के दिनों तक काम से उपस्थिति और अनुपस्थिति के निशान। तदनुसार, प्रत्येक कर्मचारी के लिए, दिन की वर्तमान स्थिति के आधार पर, तालिका व्यक्तिगत रूप से भरी जाती है। इस मामले में, तालिका के ऊपरी सेल में एक कोड पदनाम (संख्या या अक्षर) दर्ज किया जाता है। और निचला सेल उस दिन काम किए गए घंटों की संख्या को रिकॉर्ड करने के लिए मौजूद है (इसे खाली छोड़ने की अनुमति है)।

एक मानक के रूप में, ऊपरी सेल में अंकित पदनाम के लिए, निम्नलिखित का उपयोग किया जाता है:

• "मैं" - कर्मचारी पूरे कार्य दिवस में मौजूद था।
• "के" - कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा।
• "बी" - सप्ताहांत या गैर-कामकाजी अवकाश।
• "ओटी" - मुख्य भुगतान की छुट्टी।
• "बी" - अस्पताल कर्मचारी।
• "डीओ" - एक कर्मचारी की छुट्टी, जो अपने खर्च पर ली जाती है।
• "पी" - मातृत्व अवकाश।
• "ओजे" - तीन साल से कम उम्र के बच्चे की देखभाल के लिए छुट्टी।
• "एनएन" - बिना किसी कारण के अनुपस्थिति।

नोट: जब कोई कर्मचारी अनुपस्थित होता है, लेकिन नियोक्ता निश्चित रूप से यह नहीं कह सकता कि क्या कारण मान्य है, तो आप इस बॉक्स को अभी के लिए खाली छोड़ सकते हैं, और बाद में स्थिति स्पष्ट होने पर पदनाम नीचे रख सकते हैं।

गिनती 5.काम के महीने के दो हिस्सों में से प्रत्येक के लिए कर्मचारी द्वारा काम किए गए दिनों और घंटों की कुल संख्या को इंगित करना आवश्यक है। पहले सेल में दिन दर्ज किए जाते हैं, और घंटे नीचे दर्ज किए जाते हैं।

कॉलम 6.हम वही जानकारी दर्ज करते हैं, केवल पूरे एक महीने के लिए।

कॉलम 7,8,9. यह वह जगह है जहां कर्मचारी के लिए पेरोल जानकारी दर्ज की जानी चाहिए। जब कर्मचारियों की संपूर्ण संरचना के लिए एकल वेतन कोड और संबंधित खाते का उपयोग किया जाता है, तो इस तालिका का शीर्षलेख डेटा से भर जाता है। फिर किसी विशेष कर्मचारी के लिए कॉलम संख्या 7 और 8 नहीं भरे जाते हैं। और कॉलम नंबर 9 काम किए गए घंटों को दर्शाता है। अन्यथा, सभी कॉलम पूरी तरह से भरे हुए हैं - उनके भुगतान कोड और संवाददाता खाते के साथ। ऑफसेटिंग खाते को चार्ट ऑफ एकाउंट्स से लिया जाता है विशिष्ट प्रकारभुगतान।

हमने पहले ही ऊपर वेतन प्रकार के कोड के लिए कई विकल्पों का वर्णन किया है। यदि आप सभी कोड देखने की इच्छा रखते हैं, तो आप कोड की सूची के साथ लेख से जुड़ी फ़ाइल का संदर्भ ले सकते हैं।

कॉलम 10,11,12,13।साइट पर एक कर्मचारी की अनुपस्थिति में जानकारी दर्ज करने के लिए आवश्यक है। ये है अनुपस्थिति का कारण और मात्रात्मक पदनामसमय व्यतीत करना।

टाइम शीट के नीचे हम जिम्मेदार व्यक्ति और उसकी स्थिति में भरने का नाम डालते हैं। दाएं कोने में फॉर्म में यूनिट के प्रमुख के हस्ताक्षर होने चाहिए, जिसकी जानकारी इस टाइम शीट में दर्ज की गई थी। साथ ही, कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाएंगे, जिसके पास सत्यापन के लिए फॉर्म जाएगा। प्रत्येक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर करने की तिथि होती है।

टाइम शीट भरने की विशेषताएं

• यह माना जाता है कि मुख्य समय पत्रक के अलावा, कंपनी एक आवेदन शुरू करती है। एक कर्मचारी की बर्खास्तगी पर आवेदन पत्र भरा जाता है। रिपोर्टिंग अवधि (महीने) के अंत में, एक अतिरिक्त शीट टाइम शीट से जुड़ी होती है, और इसमें "निकाल दिया गया" प्रविष्टि पहले से ही संकलित है।
• हमने पहले ही लिखा है कि अनुपस्थिति के कारण की कोडिंग दर्ज करना संभव नहीं है, अगर जिम्मेदार अधिकारीसुनिश्चित नहीं है कि कारण अपमानजनक था। लेकिन आप कॉलम नंबर 4 में "НН", या "30" (अस्पष्टीकृत कारण) कोड भी डाल सकते हैं। इस मामले में, कर्मचारी की उपस्थिति और एक सहायक दस्तावेज (उदाहरण के लिए, एक चिकित्सा प्रमाण पत्र) के प्रावधान के बाद, समय पत्रक में सुधार किए जाते हैं।
• जब ऐसा होता है कि एक कर्मचारी, छुट्टी पर, बीमार छुट्टी प्राप्त करता है, तो कर्मचारी समय पत्रक में "FROM" के बजाय "B" कोडिंग को प्रमाण पत्र पर दिनों की संख्या के साथ रखता है। फिर छुट्टी को समान दिनों के लिए बढ़ा दिया जाता है।
• इसी समय, जब छुट्टियों के दौरान (उत्पादन कैलेंडर के अनुसार) छुट्टियां होती हैं, तो छुट्टी पर संयोग के दिन सुरक्षित नहीं होते हैं। और उनके स्थान पर रिपोर्ट कार्ड में एन्कोडिंग "बी" होगा। उदाहरण: 11 जून से 18 जून तक किसी कर्मचारी की छुट्टी के मामले में, रूस का दिन अंतराल में पड़ता है। फिर आपको 13 जून को फॉर्म की तालिका में कोडिंग "बी" को चिह्नित करना होगा।

टी -12 फॉर्म की विशेषताएं - एक साधारण फॉर्म

इस फॉर्म और मानक कम्प्यूटरीकृत टी-13 के बीच मुख्य अंतर वह खंड है जहां आप कर्मचारी के वेतन को निर्दिष्ट कर सकते हैं।

हालाँकि, कंपनी को इसे भरने की आवश्यकता नहीं है यदि ये आंकड़े अन्य प्रकार के कार्य प्रलेखन में परिलक्षित होंगे।

इस फॉर्म के लिए समय पत्रक एक संस्करण में भरा गया है। जिम्मेदारी भी सौंपी गई है। प्रपत्र पर काम करने की सभी प्रक्रियाएं ऊपर वर्णित प्रक्रियाओं के समान हैं।

टाइम ट्रैकिंग एक बहुत ही महत्वपूर्ण कार्य है। कर्मचारी अपनी मेहनत की कमाई को खोना नहीं चाहता है, और संगठन, बदले में, अनुपस्थिति के लिए भुगतान नहीं करना चाहता है।

इस तरह की गलतफहमियों से बचने के लिए कामकाजी समय की रिकॉर्डिंग पर रिपोर्टिंग प्रलेखन के समय पर और सही रखरखाव में मदद मिलेगी।

यह किस लिए है

समय पत्रक है स्थापित दस्तावेज़, जो प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम के घंटों के पालन के बारे में जानकारी रखता है। दूसरे शब्दों में, यह एक तालिका है जहां संगठन के प्रत्येक कर्मचारी की उपस्थिति या अनुपस्थिति पर डेटा दर्ज किया जाता है।

इस दस्तावेज़ के आधार पर, मजदूरी और बोनस की गणना की जाती है या कार्य अनुसूची से विलंब, अनुपस्थिति और अन्य विचलन के लिए दंड लगाया जाता है।

ऐसी टाइम शीट एक ही प्रति में मौजूद होनी चाहिए और उस कर्मचारी द्वारा रखी जानी चाहिए जिसे इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार नियुक्त किया गया था। अक्सर, यह काम कार्मिक और लेखा विभाग को सौंपा जाता है, कभी-कभी विभाग के प्रमुख या वरिष्ठ प्रबंधक को। "टाइमर" की स्थिति में नियुक्ति, या बल्कि प्रासंगिक कर्तव्यों को लागू करना, रोजगार अनुबंध में परिलक्षित होना चाहिए।

आकार विकल्प

आप ट्रैक कर सकते हैं कि किसी कर्मचारी ने कितने दिन और घंटे काम किया है विभिन्न तरीके, लेकिन Roskomstat ने विशेष रूप तैयार किए। वे उपयोग करने के लिए सरल और सीधे हैं, उनकी मदद से आप काम कर रहे "उपस्थिति" को दृष्टि से ट्रैक कर सकते हैं और बाद में प्राप्त डेटा का प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकते हैं।

के लिए बजट संगठनटाइम शीट नंबर 0504421 का एक विशेष रूप पेश किया गया था।

अन्य सभी संगठनों और उद्यमों के लिए, टी -12 और टी -13 फॉर्म को मंजूरी दी गई थी। उत्तरार्द्ध एक दूसरे से अलग है कि टी -13 का उपयोग किया जाता है जहां उपस्थिति और अनुपस्थिति को लोगों द्वारा नियंत्रित नहीं किया जाता है, लेकिन इसकी मदद से स्वचालित प्रणाली(टर्नस्टाइल)। मैं काम पर आया, चेकपॉइंट पर एक पास के साथ चेक इन किया, और चला गया। इस तरह, कार्य अनुसूची से विलंबता, अनुपस्थिति और अन्य विचलन को नियंत्रित करना आसान है।

टी -13 फॉर्म में फॉर्म अक्सर स्वचालित रूप से या तकनीकी साधनों के आंशिक उपयोग के साथ भरे जाते हैं।

टी -12 फॉर्म में टाइमशीट भी मजदूरी की गणना के उद्देश्य से भरी जाती है, इसलिए इस तरह के शेड्यूल के रखरखाव को एक एकाउंटेंट को सौंपना सुविधाजनक है।

कैसे भरें

ज़्यादातर महत्वपूर्ण पहलूएक समय पत्रक रखना:

• तालिका एक ही उदाहरण में मौजूद है;
• आधिकारिक दस्तावेजों (बीमार पत्ते, आदेश, आदेश, आदि) के आधार पर दैनिक रूप से भरा गया;
• आम तौर पर स्वीकृत तालिका से किसी भी कॉलम और फ़ील्ड को हटाना मना है।

हालाँकि, आप अभी भी तालिका को संशोधित कर सकते हैं। कभी-कभी ऐसी स्थितियां होती हैं जब आपको किसी मौजूदा प्रपत्र में अतिरिक्त फ़ील्ड जोड़ने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, गैर-मानक पारियों के लिए कुछ कार्य घंटों को ध्यान में रखना। इस मामले में, परिवर्तन संभव है, लेकिन केवल प्रमुख के प्रासंगिक आदेश पर हस्ताक्षर करने के बाद।

रिपोर्टिंग माह (2-3 दिन पहले) की शुरुआत से पहले, जिम्मेदार कर्मचारी रिपोर्ट कार्ड खोलता है। यह तय करने का समय है कि संचालन का कौन सा तरीका चुना जाएगा। यह निरंतर पंजीकरण हो सकता है - दैनिक उपस्थिति / गैर-उपस्थिति अंक, या शासन से विशेष रूप से विचलन की शुरूआत - विलंबता, रात की पाली, ओवरटाइम, आदि।

फॉर्म टी-12 . के उदाहरण का उपयोग करके टाइम शीट भरने का एक नमूना

सबसे पहले, हेडर और पहले तीन कॉलम भरे जाते हैं। यह जानकारी, एक नियम के रूप में, स्थिर रहती है - संरचनात्मक इकाई, कर्मचारियों का पूरा नाम, कर्मियों की संख्या।

कॉलम 4 से 7 में, दैनिक आधार पर, उपस्थिति, अनुपस्थिति, छुट्टी के दिनों और बीमार दिनों पर निशान बनाए जाते हैं। इसके लिए, प्रत्येक कारण के लिए विशेष पदनामों का उपयोग किया जाता है। तो, बीमार छुट्टी को कोड बी द्वारा निर्दिष्ट किया गया है, कार्य दिवस की छुट्टी आरवी है, और वार्षिक अवकाश- ओ.टी. साथ में पूरी लिस्टपदनाम पहली शीट पर सबसे एकीकृत रूप में पाए जा सकते हैं।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि कोई भी अंक किसी भी दस्तावेज के आधार पर ही टाइम शीट में अंकित किए जाते हैं। यह एक बीमार छुट्टी, एक आंतरिक आदेश, या एक परिचित कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित एक ओवरटाइम आदेश हो सकता है।

अक्सर ऐसी स्थितियां होती हैं जब यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं होता है कि कौन सा कोड डालना है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी सवैतनिक अवकाश पर है, उसे एक ओटी कोड सौंपा गया है। लेकिन उस समय उन्हें बीमार पड़ने की नादानी थी और नियत तारीख पर काम पर नहीं जाते थे।

यदि कर्मचारी ने हमें चेतावनी नहीं दी है, तो एचएच कोड (अज्ञात कारणों से गैर-उपस्थिति) डालने की सलाह दी जाती है, और बीमार छुट्टी प्राप्त करने के बाद, इन पदनामों को "बी" कोड में सही करें। इस घटना में कि किसी कर्मचारी को अपनी बीमारी की रिपोर्ट करने का कोई तरीका मिल गया है, आप तुरंत "बी" कोड को चिह्नित कर सकते हैं।

शायद ऐसी स्थिति में, पहले पेंसिल से कोड "НН" और "Б" को चिह्नित करना बेहतर होता है ताकि एक ही प्रति में मौजूद दस्तावेज़ की उपस्थिति खराब न हो। यदि प्रपत्र में बनाए रखा जाता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप मेंतो ऐसी कोई समस्या नहीं होगी।

अनुपस्थिति का एक हिस्सा "दिनों" में माना जाता है, क्योंकि कर्मचारी केवल आधे दिन की छुट्टी पर नहीं हो सकता है, या तीन घंटे के लिए बीमार छुट्टी पर नहीं जा सकता है। इस मामले में, अक्षर पदनाम के तहत एक खाली कॉलम छोड़ दिया जाता है। यदि कर्मचारी 30 मिनट के लिए देर से आया था, या 4 घंटे ओवरटाइम काम किया था, तो कार्य शासन से विचलन का समय पत्र पदनाम के तहत इंगित किया गया है।

कॉलम 5 और 7 काम किए गए दिनों के मध्यवर्ती और अंतिम परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं, और कॉलम 8 से 17 प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक पूरी रिपोर्ट प्रदान करते हैं - उसने कितना काम किया, उसने कितना आराम किया, वह कितना चूक गया और क्यों। प्रत्येक कॉलम के ऊपर हेडर के नाम से यह स्पष्ट हो जाता है कि किस डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत करना है।

बजटीय संगठनों में समय पत्रक बनाए रखने की विशेषताएं

फॉर्म नंबर 0504421 का उपयोग कार्य शासन के अनुपालन की निगरानी के लिए भी किया जाता है, लेकिन इसका थोड़ा अलग नाम "कार्य समय के उपयोग के लिए लेखांकन" है, जो बजटीय संगठनों के काम की बारीकियों को दर्शाता है। इस रिपोर्ट कार्ड में, आप "स्कूल के दिनों की छुट्टी", "विस्तारित दिन समूह में प्रतिस्थापन", "अध्ययन अवकाश" जैसे पदनाम पा सकते हैं।

इस तरह के टाइम शीट को बनाए रखने की प्रक्रिया एकीकृत लेखा रूपों टी -12 और टी -13 से अलग नहीं है:

• एक प्रति में आयोजित;
• बिलिंग अवधि शुरू होने से 2-3 दिन पहले खुलता है;
• मानक रूप को बदले बिना उपयोग किया जाता है।

दो पंजीकरण प्रक्रियाएं भी अपनाई गई हैं - निरंतर (सभी उपस्थिति और गैर-उपस्थिति नोट की जाती हैं) और विचलन के संकेत के साथ।

तालिका में ही कई अंतर हैं। टाइमशीट के हेडर में, संगठन के नाम, संरचनात्मक इकाई और संदर्भ की अवधि के अलावा, इसके प्रकार को एक संख्या के साथ दर्शाया जाना चाहिए। यदि समय पत्रक बिना परिवर्तन किए "जैसी है" प्रस्तुत किया जाता है, तो इसे प्राथमिक कहा जाता है और इस कॉलम में "0" के रूप में चिह्नित किया जाता है। प्रत्येक बाद के समायोजन के साथ, आपको क्रम में परिवर्तन संख्या को इंगित करना होगा।

पहले चार कॉलम तुरंत भरे जाते हैं - ये कर्मचारियों के पूरे नाम, कार्मिक संख्या और पद हैं। अवधि बढ़ने पर निम्नलिखित कॉलम भरे जाते हैं। कॉलम के ऊपरी भाग में, ऑपरेटिंग मोड से घंटों में विचलन (यदि कोई हो) इंगित किया जाता है, निचले हिस्से में, विचलन के कारण का अक्षर पदनाम। कॉलम 20 और 37 क्रमशः मध्यवर्ती और मासिक योगों को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं।

इस फॉर्म में कोई अतिरिक्त गणना नहीं है। बिलिंग अवधि के अंत में, इस दस्तावेज़ को लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जहां इसके आधार पर, एक बजटीय संगठन के कर्मचारियों के लिए मजदूरी की गणना की जाएगी।

इस टाइम शीट (फॉर्म नंबर 0504421) में प्रयुक्त पदनामों की सूची तालिका में पाई जा सकती है:

संकेतक का नाम	कोड
सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियां	पर
रात में काम करना	एच
सार्वजनिक कर्तव्यों की पूर्ति	जी
नियमित और अतिरिक्त छुट्टियां	हे
अस्थायी विकलांगता, गर्भावस्था और प्रसव के कारण विकलांगता	बी
बच्चे की देखभाल के लिए छुट्टी	या
अतिरिक्त समय अवधि	साथ में
कार्य से अनुपस्थित होना	पी
अस्पष्टीकृत कारणों से अनुपस्थिति (जब तक परिस्थितियों को स्पष्ट नहीं किया जाता है)	एचएच
प्रशासन की अनुमति से अनुपस्थिति	लेकिन
अध्ययन के दिनों की छुट्टी	वू
शैक्षिक अतिरिक्त अवकाश	कहां
1 - 3 वर्गों में प्रतिस्थापन	जेडएन
विस्तारित दिन समूहों में प्रतिस्थापन	आरएफपी
ग्रेड 4 - 11 . में प्रतिस्थापन	एपी
सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियों पर काम करें	आरपी
वास्तविक घंटे काम किया	एफ
कारोबारी दौरे	सेवा

छुट्टी कैसे परिभाषित की जाती है?

कार्मिक व्यवसाय में अवकाश शब्द बहुत सारी अवधारणाओं को जोड़ता है। डिक्री से शुरू और समाप्त। कई युवा माताएं सहमत नहीं होंगी, लेकिन यह भी एक छुट्टी है, हालांकि यह एक छोटे बच्चे की देखभाल के लिए प्रदान की जाती है।

इन छुट्टियों में से प्रत्येक को टाइम शीट में अपने तरीके से नोट किया गया है और यह सबसे सामान्य प्रकार की छुट्टियों और उनके पंजीकरण पर विशेष ध्यान देने योग्य है।

समय पर

अवकाश आदेश के आधार पर, जिसमें स्वयं पर्यटक के हस्ताक्षर भी होने चाहिए, "ओटी" कोड को समय पत्रक पर चिपका दिया जाता है यदि यह मुख्य अवकाश है, या "ओडी" कोड यदि अतिरिक्त है।

अपने खर्चे पर

ऐसे समय होते हैं जब किसी कर्मचारी को कई प्राप्त करने की आवश्यकता होती है छुट्टियों के दिनआपके मुख्य कार्यक्रम के बाहर। कारण अलग हो सकते हैं, लेकिन समाधान एक ही है - बिना वेतन के छुट्टी।

इस तरह की छुट्टी के लिए कानून कई कारणों का प्रावधान करता है - एक शादी, एक बच्चे का जन्म, या मृत्यु जैसी अधिक दुखद घटनाएं नज़दीकी रिश्तेदार. इन मामलों में, कोड "OZ" चिपकाया जाना चाहिए।

यदि कर्मचारी के पास एक अलग कारण है, और उसे प्रबंधक के साथ समझौते में समान अवकाश प्राप्त होता है, तो कोड "TO" का उपयोग किया जाता है। दोनों ही मामलों में, कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित प्रासंगिक आदेश के आधार पर चिह्न बनाया जाता है।

प्रशिक्षण

हमारे समय में काम और अध्ययन का संयोजन अपवाद के बजाय आदर्श है, और इस मामले में कानून ऐसे श्रमिकों का समर्थन करता है, जो अध्ययन अवकाश की गारंटी देते हैं। कर्मचारी से संबंधित आवेदन स्वीकार करने और छात्र द्वारा हस्ताक्षरित आदेश प्राप्त करने के बाद, आप अध्ययन अवकाश की पूरी अवधि के लिए रिपोर्ट कार्ड में सुरक्षित रूप से "यू" कोड चिह्नित कर सकते हैं।

यह ध्यान देने योग्य है कि यदि कोई कर्मचारी अगले सत्र के दौरान बीमार पड़ता है, तो ऐसी छुट्टी बीमार अवकाश अवधि के लिए नहीं बढ़ाई जाती है और "बी" कोड केवल अध्ययन अवकाश की समाप्ति के बाद के दिनों में दर्ज किया जा सकता है, यदि कर्मचारी छुट्टी की समाप्ति से पहले ठीक होने का समय नहीं था और सत्र के अंत के बाद उपस्थित होने में उनकी विफलता की पुष्टि करते हुए एक बीमार छुट्टी प्रमाण पत्र प्रदान किया।

गर्भावस्था और प्रसव के लिए

महिला कर्मचारियों के लिए इस तरह की एक धन्य अवधि, निश्चित रूप से, दस्तावेजों के साथ लालफीताशाही नहीं होनी चाहिए; इसलिए, मातृत्व अवकाश एक बीमार छुट्टी के आधार पर प्रदान किया जाता है, रिपोर्ट कार्ड में कोड "पी" है। नवजात शिशु को गोद लेने के मामले में भी यही कोड इस्तेमाल किया जाता है।

बच्चे की देखभाल के लिए

और उसके बाद, शुरुआत तक माता-पिता की छुट्टी के लिए एक आदेश जारी किया जाता है तीन साल की उम्र. इस तरह की छुट्टी को "OZH" कोड से चिह्नित किया जाता है।

दस्तावेजों के साथ काम करना हमेशा एक जिम्मेदार कार्य होता है, लेकिन टाइम शीट भरने की मूल बातें जानने से आप पेरोल विवादों और इस तरह की अन्य छोटी-छोटी परेशानियों से बच जाएंगे।

वीडियो - 1C में टाइम शीट और पेरोल संकलित करना:

टाइम शीट को संगठनों के कर्मचारियों द्वारा वास्तव में काम किए गए समय के बारे में जानकारी दर्ज करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। मुझे कहना होगा कि टाइम शीट फॉर्म सख्ती से अनिवार्य नहीं है - सिद्धांत रूप में, यह मनमाना हो सकता है, अर्थात, यदि आवश्यकता हो तो प्रत्येक उद्यम अपनी टाइम शीट का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र है। हालांकि, फॉर्म को रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा उपयोग के लिए विकसित और अनुशंसित किया गया था और इसे प्राथमिकता दी जाती है।

फ़ाइलें

टाइमशीट कौन पूरा करता है

प्रपत्र या तो कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी द्वारा, या एक संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा, या इस कार्य के लिए विशेष रूप से किराए पर लिए गए टाइमकीपर द्वारा भरा जाता है। इसमें दर्ज की गई जानकारी के आधार पर, लेखा विभाग के विशेषज्ञ संगठन के कर्मचारियों को वेतन और अन्य भुगतान अर्जित करते हैं। वास्तव में, टाइम शीट सबसे महत्वपूर्ण लेखांकन दस्तावेजों में से एक है। और अगर छोटी कंपनियांइसके बिना कर सकते हैं, बड़े उद्यमऐसी टाइम शीट को बनाए रखना अनिवार्य है।

उद्यम में अपनाई गई कार्मिक लेखा प्रणाली के आधार पर, संगठन के सभी कर्मचारियों के लिए या तो एक टाइम शीट बनाई जा सकती है, या प्रत्येक इकाई में अलग से रखी जा सकती है।

टाइम शीट एक नियमित दस्तावेज है, अर्थात हर महीने एक नई प्रति संकलित की जानी चाहिए, इसलिए समय पत्रक की क्रम संख्या उस महीने की क्रम संख्या के बराबर होगी जिसमें इसे बनाया गया था। टाइमशीट अवधि महीने के सभी दिनों को कवर करती है।

आप टाइमशीट को इलेक्ट्रॉनिक और इन दोनों तरीकों से भर सकते हैं लिखना. हालांकि, सभी आवश्यक जानकारी दर्ज करने के बाद भी, जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर के लिए इसे प्रिंट करना होगा।

फॉर्म टी-13। प्रपत्र सुविधाएँ

आइए टी -13 फॉर्म से शुरू करें, जो अब टाइम शीट रखने के लिए अधिक बार उपयोग किया जाता है।

एकीकृत रूप T-13 या इलेक्ट्रॉनिक टाइम शीट कार्मिक विभाग के कर्मचारियों के लिए अच्छी तरह से जाना जाता है। यह एकमात्र तरीका नहीं है, लेकिन निश्चित रूप से काम किए गए घंटों के हिसाब से सबसे मानक तरीका है। यदि आप मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड रख रहे हैं, तो फॉर्म टी-12 का उपयोग किया जाना चाहिए।

कर्मचारी उपस्थिति पर नज़र रखने के लिए टाइम शीट एक परिचित उपकरण है। फॉर्म टी-13 आपको अनुपस्थिति के कारणों को विस्तार से रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है, जिसमें सत्र की अवधि के लिए छात्र अवकाश, उन्नत प्रशिक्षण और कई प्रकार की विकलांगता अवकाश शामिल हैं। दस्तावेज़ भरने की अवधि 31 दिनों से कम हो सकती है।

पूरा किया गया T-13 पेरोल का आधार है।

T-13 . में टाइम शीट भरने का प्रारूप

समान सामग्री की मनमानी तालिकाओं के विपरीत, T-13 में स्वामित्व और OKPO के रूप सहित उद्यम के बारे में डेटा होता है। दस्तावेज़ संख्या के अनुसार चिपका हुआ है आंतरिक आवश्यकताएंरिकॉर्ड रखने के लिए।

विभाग का नाम भी सबसे ऊपर दर्शाया गया है। यह याद रखना चाहिए कि इस विभाग के प्रमुख (भले ही टाइम शीट भरना उसके कर्तव्यों का हिस्सा न हो) को भरे हुए फॉर्म पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

कर्मचारियों का क्रम जिम्मेदार व्यक्ति के निर्णय से निर्धारित होता है। सबसे आम छँटाई वर्णमाला है, जैसा कि हमारे उदाहरण में है, लेकिन कार्मिक संख्या द्वारा व्यवस्था का एक प्रकार संभव है (स्तंभ 3)।

कॉलम 4 में हम दिन के हिसाब से निशान लगाते हैं:

मैं- (उपस्थिति) कार्य दिवस,
पर- छुट्टी का दिन,
से- छुट्टी,
आरपी- एक दिन की छुट्टी पर मतदान (काम करना बंद),
सेवा- व्यापार यात्रा,
पीसी- प्रशिक्षण,
पर- एक शैक्षणिक संस्थान से कॉल के साथ अध्ययन अवकाश,
बी- बीमार छुट्टी के साथ बीमार छुट्टी,
टी- बीमार छुट्टी के बिना अवैतनिक बीमार छुट्टी।

मैंने उस दिन काम किए गए घंटों की संख्या को चिह्न के नीचे रखा। कॉलम 5 में, हम पंक्ति में I की संख्या और घंटों की संख्या को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं। हमें महीने के 2 हिस्सों के लिए 4 मान मिलते हैं। कॉलम 6 में, हम मूल्यों को सारांशित करते हैं और महीने के लिए काम के लिए अंतिम आंकड़ा प्राप्त करते हैं।

चौथे कॉलम में वी, ओटी, के, बी और अन्य मामलों के लिए घंटों की संख्या का संकेत नहीं दिया गया है। ऐसा करने के लिए, कॉलम 10-13 हैं।

बीमार छुट्टी, छुट्टियों या अन्य कारणों से अनुपस्थिति के लिए लेखांकन

पदनाम कोड भिन्न हो सकते हैं (उदाहरण के लिए, संख्यात्मक)। विधायी रूप से, एक विशिष्ट भरने का प्रारूप निर्धारित नहीं है।

अंकन X से पता चलता है कि हम इस दिन को ध्यान में नहीं रखते हैं: सुविधा के लिए, महीने को असमान मूल्यों के साथ दो पंक्तियों में विभाजित किया गया है। 30 दिनों वाले महीनों के लिए (उदाहरण के लिए, नवंबर, कॉलम इस तरह दिखेगा (सुविधा के लिए, "गैर-मौजूद" 31 वीं संख्या लाल रंग में हाइलाइट की गई है):

नवंबर के लिए टी-13

सादृश्य से, फरवरी में यात्राओं के लिए T-13 भरा जाता है।

कॉलम 7-9 भुगतान कोड, दिनों की संख्या और शुल्क के प्रकार को दर्शाता है। हमारे उदाहरण में, कोड हैं:

• 2000 - आम कार्यदिवस,
• 2300 - बीमार छुट्टी (विकलांगता भत्ता),
• 2012 - छुट्टी।

दूसरा तरीका

कुछ उद्यम चूक के कारण का विवरण दिए बिना टाइम शीट के थोड़े सरलीकृत संस्करण को मंजूरी देते हैं। कॉलम 4 में, केवल 2 कोड दर्शाए गए हैं:

• मैं- कार्य दिवस,
• एच- अकार्य दिवस।

यह विधि असुविधाजनक हो सकती है क्योंकि यह बीमार अवकाश को रिकॉर्ड नहीं करती है।

विशेष स्थितियां

1. सम्मेलनों और अन्य प्रशिक्षण कार्यक्रमों में भाग लेने वाले कर्मचारियों के लिए टी-13 कैसे भरें?

उद्यम की स्थिति पर निर्भर करता है। इन दिनों को कार्य दिवस (I) के रूप में गिना जा सकता है, या उन्हें उन्नत प्रशिक्षण (पीसी) के रूप में गिना जा सकता है। वेतन दर भी भिन्न हो सकती है।

2. क्या कोड मेरे पास 8 घंटे से अधिक का मान हो सकता है?

हां। हो सकता है, यदि विस्तारित कार्य घंटों के लिए कोई विशेष आदेश हो। ओवरटाइम घंटे को पदनाम सी के साथ चिह्नित किया जा सकता है।

3. T-12 और T-13 टाइमशीट में क्या अंतर है?

पहला एक मैनुअल उपस्थिति फॉर्म है। दूसरा - इलेक्ट्रॉनिक रूप से. कई लेखा विभाग आज टी -13 पर स्विच कर चुके हैं, क्योंकि इसे एक विशेष कार्यक्रम का उपयोग करके स्वचालित रूप से एकत्र किया जा सकता है।

फॉर्म टी-12

सबसे पहले, जैसा कि किसी भी अन्य कार्मिक रिकॉर्ड दस्तावेज़ में है, आपको सबसे पहले टाइम शीट में संगठन का विवरण दर्ज करना होगा: ओकेपीओ कोड के साथ इसका पूरा नाम (पंजीकरण दस्तावेजों से लिया जाना चाहिए), संगठनात्मक और कानूनी स्थिति (आईपी) , एलएलसी, सीजेएससी, ओजेएससी), साथ ही संरचनात्मक इकाई (विभाग) जिसके लिए इस समय पत्रक को बनाए रखा जाता है (यदि आवश्यक हो)।

फिर आपको आंतरिक वर्कफ़्लो के लिए उपयुक्त कॉलम में दस्तावेज़ संख्या दर्ज करने की आवश्यकता है, साथ ही उस रिपोर्टिंग अवधि को इंगित करें जो इस समय पत्रक को ध्यान में रखती है।

समय पत्रक में संख्यात्मक और वर्णमाला कोड

टाइमशीट के इस भाग में कर्मचारियों के बारे में आवश्यक जानकारी भरने के साथ-साथ उनके डिकोडिंग के लिए उपयोग किए जाने वाले अल्फाबेटिक और न्यूमेरिक सिफर शामिल हैं। कार्यस्थल पर एक या किसी अन्य कर्मचारी द्वारा वास्तव में बिताए गए समय के साथ-साथ काम से उनकी अनुपस्थिति के कारणों को संक्षेप में और स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित करने के लिए उन्हें टाइम शीट के मुख्य भाग में दर्ज किया जाना चाहिए। मामले में विशेषज्ञ कार्मिक विभागटाइम शीट के इस रूप में कुछ अतिरिक्त कोड दर्ज करने की आवश्यकता है, उन्हें स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है और इस तालिका में दर्ज किया जा सकता है।

T-12 . में कार्य समय के लिए लेखांकन

रिपोर्ट कार्ड में यह खंड मुख्य है - इसमें काम के घंटों का रिकॉर्ड रखा जाता है। पहले आपको इस खंड के पहले कॉलम में कर्मचारी का सीरियल नंबर दर्ज करना होगा, फिर दूसरे कॉलम में उसका पूरा नाम (अधिमानतः पूरा नाम और संरक्षक, ताकि कोई भ्रम और त्रुटि न हो)। तीसरे कॉलम में, आपको रोजगार के दौरान उसे सौंपे गए कर्मचारी की कार्मिक संख्या डालने की आवश्यकता है (यह व्यक्तिगत है और कभी नहीं दोहराता है)।

टाइम शीट में प्रत्येक कर्मचारी के लिए दो लाइनें हैं - उनमें महीने के प्रत्येक कैलेंडर दिन पर कार्यस्थल पर उपस्थिति या अनुपस्थिति के बारे में एन्क्रिप्टेड जानकारी होती है। साथ ही, कार्यालय में उपस्थित न होने का कारण भी बताना आवश्यक है कार्यस्थलअगर एक स्थापित किया गया है।

कर्मचारी के नाम के विपरीत शीर्ष पंक्ति में, कारण इंगित किया गया है, और नीचे की रेखा में - वास्तव में काम किए गए घंटों की संख्या, और यदि कर्मचारी कार्यस्थल पर प्रकट नहीं होता है, तो नीचे की सेल को खाली छोड़ा जा सकता है।

अगला कदम दो सप्ताह की अवधि के लिए वास्तव में काम किए गए घंटों और दिनों की कुल संख्या की गणना करना है, और तालिका के अंत में - महीने के लिए गणना का परिणाम।

उसी समय, आपको सावधानीपूर्वक निगरानी करनी चाहिए कि एक महीने में कैलेंडर दिनों की कुल संख्या प्रत्येक कर्मचारी के लिए संकेतित कार्य, सप्ताहांत और छुट्टियों की मात्रा के साथ मेल खाती है। सार्वजनिक छुट्टियाँ.

यह कहा जाना चाहिए कि कभी-कभी समय पत्रक भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति केवल उन सूचनाओं को दर्ज करते हैं जो उन दिनों से संबंधित होती हैं जब कर्मचारी कार्यस्थल से अनुपस्थित था। हालांकि, यह विकल्प कर्मियों और लेखांकन त्रुटियों को जन्म दे सकता है, इसलिए इसका उपयोग करना उचित नहीं है।

जिम्मेदार व्यक्तियों की तिथि और हस्ताक्षर

समय पत्रक भरने के बाद, इसके लिए जिम्मेदार कर्मचारी को अपनी स्थिति का संकेत देना चाहिए, साथ ही एक अनिवार्य प्रतिलेख के साथ उपयुक्त कक्षों में एक हस्ताक्षर करना चाहिए। संरचनात्मक इकाई के प्रमुख या उद्यम के निदेशक को भी समय पत्रक को अनुमोदित करना चाहिए - एक प्रतिलेख के साथ स्थिति और हस्ताक्षर का संकेत भी देना चाहिए। आखिरी चीज जो आपको डालनी है वह वह तारीख है जब टाइमशीट भरी गई थी।

• दस्तावेजों के मानक रूपों का स्वत: भरना
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फॉर्म नंबर टी -12 में टाइम शीट का उपयोग निम्नलिखित मामलों में किया जाता है:
- संगठन के कर्मचारियों द्वारा उनकी श्रेणी की परवाह किए बिना काम के समय के उपयोग के लिए खाते में;
- कर्मचारियों द्वारा स्थापित कार्य घंटों के अनुपालन की निगरानी करना;
- काम किए गए घंटों पर डेटा प्राप्त करने के लिए;
- वेतन के लिए।

इस दस्तावेज़ में जानकारी का उपयोग संकलन के लिए भी किया जाता है सांख्यिकीय रिपोर्टिंगश्रम से।
एकीकृत रूप को रूस की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री दिनांक 05.01.2004 नंबर 1 द्वारा अनुमोदित किया गया था।

फॉर्म डाउनलोड करें (एक्सेल):फॉर्म टी-12 फॉर्म टी-13

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फॉर्म टी-12 और टी-13 को सही तरीके से कैसे भरें

एक अधिकृत व्यक्ति टाइमशीट को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार है। टाइम शीट एक प्रति में तैयार की जाती है, जिस पर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख और कार्मिक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। इसके बाद, दस्तावेज़ को लेखा विभाग को भेजा जाता है, जो कर्मचारियों के लिए वेतन की गणना के आधार के रूप में टाइम शीट का उपयोग करता है।

प्रत्येक दिन के लिए कार्य समय के उपयोग को दर्शाने के लिए, कॉलम 4 से 18 और 20 से 35 में दो पंक्तियाँ हैं: एक काम करने के प्रकार को इंगित करने के लिए, दूसरा उनके लिए घंटों की संख्या को रिकॉर्ड करने के लिए। स्क्रॉल प्रतीककार्य समय लागत के प्रकार फॉर्म नंबर टी -12 के पहले पृष्ठों पर दिए गए हैं (ऊपर फॉर्म और नमूना देखें)।

फॉर्म नंबर T-13 में टाइम शीट का उपयोग स्वचालित डेटा प्रोसेसिंग की स्थितियों में किया जाता है।
इस रूप में, वही प्रतीकों का उपयोग किया जाता है जैसे फॉर्म नंबर टी -12 में।
कॉलम 7, 8, 10 और 11 नीचे दिए गए वेतन प्रकार के कोड और लागत क्षेत्रों द्वारा संबंधित खातों को दर्शाते हैं।

भुगतान प्रकार कोड:
- 2000 (वेतन, यात्रा और अन्य अधिकारी),
- 2012 (छुट्टियां),
- 2300 (अस्थायी विकलांगता भत्ता)।

संबंधित खाते लेखांकन:
- 20 (मुख्य उत्पादन के कर्मचारियों को पारिश्रमिक),
- 23 (सहायक उत्पादन के कर्मचारियों को पारिश्रमिक),
- 26 (प्रबंधकीय कर्मियों का मुआवजा),
- 44 (तैयार उत्पादों की बिक्री के लिए व्यापारिक गतिविधियों या संचालन में लगे कर्मचारियों को श्रम का पारिश्रमिक)।

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समय पत्रक- यह एक दस्तावेज है जिसमें संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के लिए काम किए गए वास्तविक घंटों और प्रति माह अनुपस्थिति की संख्या के बारे में जानकारी है। इसके आधार पर मजदूरी की गणना और गणना।

यदि समय पत्रक बनाए रखा जाता है मैनुअल विधि, मानक फॉर्म टी -12 लागू करें, यदि उपस्थिति-अनुपस्थिति का नियंत्रण स्वचालित रूप से किया जाता है (टर्नस्टाइल) - फॉर्म टी -13 का उपयोग करें।

समय पत्रक पूरा करना

एक महीने के लिए प्रत्येक कार्य दिवस को समय पत्रक रखा जाता है, महीने के अंतिम दिन प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए और अनुपस्थिति की कुल संख्या को सारांशित किया जाता है।

यह दस्तावेज़ एक प्रति में संकलित किया गया है और लेखा विभाग को हस्तांतरित किया गया है।

हम इसके लिए निर्देश प्रदान करेंगे समय पत्रक भरनाऔर फॉर्म टी-12 के उदाहरण पर मजदूरी की गणना ( फॉर्म टी-12और फॉर्म टी-13रचना में लगभग समान)।

• सबसे ऊपर, संगठन के नाम के अनुसार इंगित करें संस्थापक दस्तावेजऔर कंपनी में संरचनात्मक इकाई का नाम, यदि कोई हो।
• हम "दस्तावेज़ संख्या" और "संकलन की तिथि" कोशिकाओं को भरते हैं (आमतौर पर यह रिपोर्टिंग महीने का अंतिम दिन होता है)।
• "रिपोर्टिंग अवधि" सेल में, रिपोर्टिंग माह के पहले दिन से अंतिम दिन तक की अवधि निर्दिष्ट करें।
• टाइम शीट के पहले खंड (1. काम के घंटों के लिए लेखांकन) के पहले कॉलम में, हम कर्मचारी की क्रम संख्या दर्शाते हैं।
• हम कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड (फॉर्म नंबर टी -2) से जानकारी के आधार पर दूसरे और तीसरे कॉलम को भरते हैं, जो रोजगार के लिए एक आदेश (निर्देश) के आधार पर शुरू होते हैं।
• चौथे और छठे कॉलम में हम काम के घंटों की लागत के लिए कोड दर्ज करते हैं (हम समय पत्रक के प्रतीकों से लेते हैं) और महीने के प्रत्येक दिन के लिए काम किए गए घंटों की संख्या के बारे में जानकारी देते हैं।
• 5 वें और 7 वें कॉलम में हम महीने के I / II आधे के लिए मध्यवर्ती परिणाम नोट करते हैं: हम ऊपरी सेल में काम किए गए दिनों की संख्या दर्ज करते हैं, जितने घंटे काम करते हैं लेखांकन अवधि.
• रिपोर्टिंग माह के अंत में टाइम शीट के फॉर्म के 8-17 कॉलम भरे जाते हैं।
  काम किए गए कुल दिनों में वे दिन शामिल नहीं हैं जब कर्मचारी कार्यस्थल से अनुपस्थित था (सप्ताहांत, बीमार दिन, व्यापार यात्राएं, अनुपस्थिति, आदि)। कॉलम 8 में मान कॉलम 5 और 7 की ऊपरी कोशिकाओं से मूल्यों को जोड़कर बनाया गया है, 9वें कॉलम का मान 5 वें और 7 वें कॉलम की निचली कोशिकाओं के मानों को जोड़कर बनाया गया है।
• 14वें और 16वें कॉलम में हम दिनों और घंटों की संख्या दर्ज करते हैं।
• 15वें कॉलम में, हम अनुपस्थिति का कारण बताते हैं (हम इसे टाइम शीट के प्रतीकों से लेते हैं)।
• 17वें कॉलम में हम रिपोर्टिंग माह के लिए प्रत्येक कर्मचारी के लिए अवकाश और छुट्टियों की कुल संख्या दर्ज करते हैं।

टाइम शीट का दूसरा खंड (2. पेरोल कर्मियों की गणना, कॉलम 18-55) लेखा विभाग द्वारा बनाए रखा जाता है।

इस दस्तावेज़ को भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित किया गया है समय पत्रक, साथ ही एक संरचनात्मक इकाई के प्रमुख, कार्मिक विभाग के कर्मचारी या कंपनी के निदेशक।