उद्यम में कार्मिक रिकॉर्ड कैसे रखें। कार्मिक लेखांकन और उद्यम में इसका उचित रखरखाव

कार्मिक लेखांकन लेखांकन और कर लेखांकन के साथ, यह आपको कंपनी के पूर्ण कामकाज के लिए आवश्यक विश्वसनीय जानकारी को प्रतिबिंबित करने की अनुमति देता है। इस प्रकार के लेखांकन की विशेषताओं के साथ-साथ इसमें शामिल मुख्य दस्तावेजों पर हमारे लेख में चर्चा की जाएगी।

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखना

काम कार्मिक रिकॉर्डइसमें बड़ी मात्रा में प्रलेखन का निष्पादन शामिल है जो प्रत्येक कर्मचारी के लिए और सामान्य रूप से पूरी कंपनी के लिए अलग-अलग जानकारी को प्रतिबिंबित करेगा, साथ ही साथ श्रम गतिविधि की प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाले नियमों का निर्माण भी करेगा।

काम कार्मिक रिकॉर्डइसका तात्पर्य कर्मचारियों की संख्या तय करना है, जो सभी आंदोलनों की उच्च गुणवत्ता वाली ट्रैकिंग के साथ ही संभव है। मुख्य कार्य कार्मिक रिकॉर्डएक कर्मचारी के एक विशेष आंदोलन के दस्तावेजी साक्ष्य की तैयारी है, जिसमें काम पर रखने, दूसरे स्थान पर स्थानांतरण, छुट्टी का पंजीकरण और बर्खास्तगी के साथ समाप्त होता है।

निश्चित रूप से, कार्मिक लेखांकनहालाँकि, मैन्युअल रूप से बनाए रखा जा सकता है कार्मिक रिकॉर्डसॉफ़्टवेयर के उपयोग के माध्यम से आप दस्तावेज़ीकरण तैयार करने के लिए समय को कम कर सकते हैं, खासकर यदि कंपनी में बहुत से कर्मचारी हैं।

एचआर रिकॉर्ड

प्रलेखन कार्मिक रिकॉर्डदोनों अनिवार्य हो सकते हैं, जिसका संकलन रूसी संघ के श्रम संहिता द्वारा प्रदान किया गया है, और वैकल्पिक।

आवश्यक दस्तावेजों के लिए कार्मिक रिकॉर्डसंबद्ध करना:

• रोजगार आदेश (टी -1);
• एक कर्मचारी के साथ अनुबंध (TD-1);
• कार्य पुस्तक (16 अप्रैल, 2003 की रूसी संघ की सरकार की डिक्री संख्या 225 "कार्य पुस्तकों पर");

कार्य पुस्तकों के डिजाइन की विशेषताओं पर, सामग्री देखें .

• कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड (T-2);
• हस्तांतरण दस्तावेज़ (T-5);
• छुट्टी का आदेश (टी -6);
• छुट्टी अनुसूची (टी -7);
• स्टाफिंग (टी -3);
• टाइम शीट (टी -12);
• बर्खास्तगी आदेश (T-8)।

अधिकांश कार्मिक दस्तावेजों का एक एकीकृत रूप होता है। कुछ दस्तावेज़ जो नियोक्ता को स्वतंत्र रूप से विकसित करने चाहिए:

• सामूहिक समझौता;
• आंतरिक आदेश नियम;
• वेतन विनियम;
• कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा पर विनियमन;
• श्रम सुरक्षा पर नियम;
• बोनस प्रावधान;

कार्मिक दस्तावेजों की अवधारण अवधि के बारे में जानकारी के लिए, सामग्री देखें .

जरूरी!कला के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 8, संगठन द्वारा गठित प्रावधान जो किसी कर्मचारी के अधिकारों का उल्लंघन करते हैं, उनका उपयोग श्रम संबंधों को विनियमित करने के लिए नहीं किया जा सकता है।

एक कार्मिक कार्यकर्ता द्वारा तैयार किए गए सभी लेखांकन दस्तावेज संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होते हैं। उसके बाद, कर्मचारी को उनसे खुद को परिचित करना होगा और अपना हस्ताक्षर करना होगा।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कुछ स्थितियों में, कर्मियों के दस्तावेजों की तैयारी से बचा जा सकता है: उदाहरण के लिए, नौकरी विवरण तैयार करने की आवश्यकता नहीं है यदि रोजगार अनुबंध पहले से ही कर्मचारी की कार्यक्षमता के लिए प्रदान करता है। वही वेतन खंड पर लागू होता है, जो वैकल्पिक भी है यदि अनुबंध कर्मचारी की भविष्य की आय को निर्दिष्ट करता है।

कार्मिक रिकॉर्ड में इस या उस दस्तावेज़ की उपस्थिति एक व्यक्तिगत कर्मचारी और कंपनी के काम की बारीकियों पर निर्भर करती है। यदि कंपनी शिफ्ट के काम के लिए प्रदान करती है, तो एक शिफ्ट शेड्यूल तैयार किया जाना चाहिए। उच्च सुरक्षा सुविधाओं पर श्रम कर्तव्यों का पालन करते समय, व्यापार रहस्यों के संरक्षण पर एक खंड अनुबंध में लिखा जाना चाहिए, साथ ही एक उपयुक्त प्रावधान तैयार किया जाना चाहिए, जो रहस्य तक पहुंचने की प्रक्रिया को ठीक करेगा, इसके प्रकटीकरण की जिम्मेदारी , साथ ही ऐसी पहुंच को समाप्त करने की शर्तें। एक कर्मचारी के साथ पूर्ण दायित्व पर एक अनुबंध तैयार करना अनिवार्य है यदि वह मूल्यवान वस्तुओं या वस्तुओं से संबंधित है।

कार्मिक रिकॉर्ड के संचालन में अपराधों के लिए जिम्मेदारी

के सही आचरण के लिए जिम्मेदार मुख्य नियामक निकाय कार्मिक रिकॉर्ड, राज्य श्रम निरीक्षणालय है। यह कर्मियों के संचालन को नियंत्रित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और, यदि कार्मिक लेखांकनश्रम कानून के उल्लंघन के लिए प्रशासनिक जिम्मेदारी लाने के लिए उल्लंघन के साथ आयोजित किया जाता है।

निम्नलिखित प्रकार की जिम्मेदारी प्रतिष्ठित हैं (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 419):

• प्रशासनिक - अधिकारियों और कंपनियों के लिए जुर्माना कला में परिलक्षित होता है। रूसी संघ के प्रशासनिक संहिता के 5.7, 5.27-5.34, 5.39। किसी कर्मचारी या संगठन के अनुरोध पर किसी भी आवश्यक कार्मिक दस्तावेज या उसके गैर-प्रस्तुतीकरण की अनुपस्थिति में अक्सर प्रशासनिक जिम्मेदारी होती है।

उदाहरण:इवानोव आई.ए. ने ऋण लेने का फैसला किया। ऐसा करने के लिए, उसे कार्यपुस्तिका की एक प्रति और 2-NDFL प्रमाणपत्र की आवश्यकता है। नियोक्ता ने कार्यपुस्तिका की एक प्रति जारी करने से इनकार कर दिया। कर्मचारी को श्रम निरीक्षणालय को नियोक्ता के अवैध कार्यों की रिपोर्ट करने का अधिकार है, जो कला के तहत कंपनी (इसके अधिकारियों) को जवाबदेह ठहराएगा। 1,000 से 3,000 रूबल की राशि में रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का 5.39।

• नागरिक कानून - सजा कला द्वारा प्रदान की जाती है। 15, 151 और चौ. रूसी संघ के नागरिक संहिता के 59।

उदाहरण:कार्यस्थल पर पेट्रोव एस.एफ. घायल हो गया। कला के अनुसार। रूसी संघ के नागरिक संहिता के 1085, नियोक्ता कर्मचारी के इलाज पर रहने के दौरान खोए हुए वेतन के साथ-साथ उसके इलाज और वसूली की लागतों की भरपाई करने के लिए बाध्य है।

• आपराधिक दायित्व - कला। 143, कला। 145, कला। 145.1, कला। 146-147, कला। रूसी संघ के आपराधिक संहिता के 215-217।

इसके अलावा, कर अधिकारियों द्वारा कार्मिक सेवाओं के दस्तावेजों का अनुरोध किया जा सकता है, उन्हें प्रस्तुत करने में विफलता के मामले में, कला के तहत दायित्व उत्पन्न होता है। 126 रूसी संघ का टैक्स कोड

परिणाम

सही और सामयिक कार्मिक लेखांकनप्रबंधन को कंपनी को और अधिक कुशल बनाने की अनुमति देता है। वर्तमान में, ऐसे कई सॉफ़्टवेयर उपकरण हैं जो कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के संकलन के लिए समय को अनुकूलित करने और डेटा रिपोर्टिंग में सटीकता प्राप्त करने में मदद करते हैं। कार्मिकलेखांकन.

उद्यम में मजदूरी के लिए लेखांकन और कई अन्य महत्वपूर्ण बिंदु प्राथमिक दस्तावेजों पर आधारित हैं। यदि एचआर रिकॉर्ड खराब तरीके से दिया जाता है, तो यह कंपनी के सभी विभागों के काम को प्रभावित करता है।

इसके रखरखाव की सभी बारीकियों और आवश्यक दस्तावेजों पर इस लेख में चर्चा की जाएगी।

इसकी आवश्यकता क्यों है?

किसी भी संगठन में, लोगों की संख्या की परवाह किए बिना, ऐसे रिकॉर्ड रखने का दायित्व होता है। यह सभी कर्मियों के आंदोलन का दस्तावेजीकरण करने में मदद करता है। ऐसा करने के लिए, श्रम से संबंधित नियामक दस्तावेजों को जानना आवश्यक है। इसके अलावा, आपको संचालन के कौशल में महारत हासिल करने की आवश्यकता है।

इस प्रकार के लेखांकन के लिए डिज़ाइन किया गया है:

• कार्य प्रक्रियाओं में लोगों को सही ढंग से वितरित करें;
• अप्रयुक्त भंडार की तलाश करें;
• कर्मियों से संबंधित समस्याओं की समय पर पहचान करना और उन्हें समाप्त करना।

आप निम्न वीडियो से इस प्रक्रिया के बारे में अधिक जान सकते हैं:

इसे खरोंच से कैसे व्यवस्थित करें: चरण-दर-चरण निर्देश

कार्मिक विभाग के कर्मचारी के सामने इस प्रकार के कार्यालय कार्य को व्यवस्थित करने का हमेशा एक कठिन कार्य होता है। इस प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए, पहले एक रफ कार्य योजना तैयार करना और उस क्रम को निर्धारित करना महत्वपूर्ण है जिसमें आपको कार्य करने की आवश्यकता है:

• सही निर्णय पहले नियामक दस्तावेज का अध्ययन करना होगा।
• इसका विस्तार से अध्ययन करने के बाद, दस्तावेज़ प्रवाह की सीधी तैयारी की जाती है। सभी घटक पत्रों को सिर से लिया जाता है और विस्तार से अध्ययन किया जाता है। सभी दस्तावेज घटक के साथ अनुपालन करना चाहिए। कंपनी के प्रमुख से यह पूछना महत्वपूर्ण है कि वह कार्यसूची में कौन सी अतिरिक्त शर्तें लागू करना चाहता है। उनकी इच्छा के आधार पर, अतिरिक्त वैकल्पिक दस्तावेज तैयार किए जाते हैं।
• प्रलेखन का निर्माण:
  • आरंभ करने के लिए, निदेशक का दस्तावेजीकरण किया जाता है;
  • आगे संकलित और ;
  • एक फॉर्म विकसित किया जा रहा है, जो सभी कर्मचारियों के साथ संपन्न होता है। इसमें वे सभी आइटम शामिल हैं जिनकी संगठन को आवश्यकता है;
  • अन्य महत्वपूर्ण पत्र-पत्रिकाएं तैयार की जा रही हैं;
  • यह तय करना आवश्यक है कि कार्य पुस्तकों के लिए कौन जिम्मेदार होगा। जबकि लोगों को आधिकारिक तौर पर काम पर नहीं रखा जाता है, प्रबंधक को उन्हें काम पर रखने के लिए मजबूर किया जाएगा। तदनुसार, सुरक्षा, भरने और सिर की जिम्मेदारी लेने का आदेश दिया जाता है;
  • उसके बाद, श्रमिकों का आधिकारिक प्रवेश शुरू होता है।
• सभी कर्मियों के कागजात और उनके उपयोग के भंडारण को सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है।

कार्मिक अधिकारी के लिए रोजगार पंजीकरण के बाद, सामान्य कार्य दिवस शुरू होते हैं। हर दिन प्रत्येक व्यक्ति के काम पर उपस्थिति है। साल में एक बार जारी किया जाता है।

कार्मिक अधिकारी संबंधित दस्तावेज तैयार करते हुए, उद्यम में लोगों के दस्तावेजी आंदोलन से निपटने के लिए बाध्य है। इसके अलावा, यह कई अन्य कागजात होना चाहिए।

आवश्यक दस्तावेज

कार्मिक कार्यकर्ता द्वारा उपयोग किए जाने वाले कई बुनियादी दस्तावेज:

• विभिन्न कर्मचारी आंदोलन आदेश: , अनुवाद, और कई अन्य।
• स्टाफ. इसकी सामग्री कर्मचारियों के अनुबंधों में निर्दिष्ट डेटा से मेल खाना चाहिए। यदि कुछ मेल नहीं खाता है, तो यह रूसी संघ के श्रम संहिता के उल्लंघन का संकेत देता है। और यह आमतौर पर जुर्माना की ओर जाता है।
• समय पत्रक.
• रोजगार पुस्तकें. कार्मिक अधिकारी उन्हें काम पर रखते समय उठाता है, उनमें उपयुक्त प्रविष्टियाँ की जाती हैं, और बर्खास्तगी पर उन्हें वापस कर दिया जाता है।
• श्रम नियमसंगठन के भीतर।
• श्रम अनुबंध. ऐसा अनुबंध प्रत्येक व्यक्ति के साथ संपन्न होता है, यह एक कामकाजी रिश्ते की शुरुआत के रूप में कार्य करता है। यहां मुख्य बात संकलन की शुद्धता, सभी हस्ताक्षरों और तिथियों की उपस्थिति की जांच करना है। यदि काम करने की परिस्थितियों में परिवर्तन किया जाता है, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी का स्थानांतरण या वेतन में परिवर्तन, तो तैयारी करना अनिवार्य है। उन्हें प्रत्येक मामले के लिए अलग से संकलित किया जाता है।
• अवकाश कार्यक्रम. वर्ष के अंत से नवीनतम दो सप्ताह पहले, सभी संगठनों को कर्मचारियों के लिए अवकाश कार्यक्रम तैयार करना चाहिए। उनकी रचना करना महत्वपूर्ण है ताकि एक साथ बाकी लोग विभाग या कंपनी के कार्यप्रवाह को समग्र रूप से प्रभावित न करें।
• लेखा पत्रिकाओं. दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए कई पत्रिकाओं की आवश्यकता होती है।
• निश्चित रूप से चल रहा है। इसमें शामिल हैं: काम करने के लिए, नियोक्ता के आदेशों से परिचित होने की चादरें, एक पहचान पत्र की एक प्रति, एक चिकित्सा परीक्षा का प्रमाण पत्र, डिप्लोमा की प्रतियां और एक सैन्य आईडी।
• नौकरी विवरण. इनमें कर्मचारी के अधिकारों और दायित्वों का विस्तृत विवरण होता है।
• मजदूरी और बोनस पर विनियम. नियामक, जिसके आधार पर सभी पेरोल बनाए जाते हैं।

अभी भी बहुत सारे अलग-अलग दस्तावेज हैं, जो उद्यमों में भी मौजूद हैं। लेकिन यह पहले से ही विशिष्ट दस्तावेजों पर लागू होता है।

आमतौर पर ऐसा कौन करता है?

यह सवाल ज्यादातर छोटे संगठनों में उठता है। यह आमतौर पर एक कार्मिक अधिकारी द्वारा किया जाता है, क्योंकि इस रिकॉर्ड को बनाए रखना एक कठिन काम है। दुर्भाग्य से, हर नेता को राज्य में इस तरह की एक अलग स्थिति पेश करने के लिए राजी नहीं किया जा सकता है। इस संबंध में, कार्मिक प्रबंधन को अक्सर मुख्य लेखाकार या स्वयं अंशकालिक प्रबंधक द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

एक नियम के रूप में, यह पैसे बचाने के लिए छोटी फर्मों में होता है। और दो या तीन लोगों के लिए राज्य में एक अतिरिक्त इकाई शुरू करने का कोई मतलब नहीं है। इस मामले में, योजना इस प्रकार है: प्रबंधक कर्मचारियों को तैयार करता है, और मुख्य लेखाकार उनके वेतन की गणना करता है। एक कर्मचारी और एक नियोक्ता के बीच संबंधों को नियंत्रित करने वाला मुख्य कानून रूसी संघ का श्रम संहिता है। यह दोनों पक्षों के अधिकारों और दायित्वों को परिभाषित करता है।

प्रक्रिया स्वचालन

उद्यम में लेखांकन की सुविधा के लिए, प्रबंधक को एक विशेष कार्यक्रम की शुरूआत का ध्यान रखना चाहिए। आजकल, बड़ी संख्या में ऐसी प्रणालियाँ हैं, और उन सभी का उपयोग करना आसान है।

व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला कार्यक्रम है "1सी: एंटरप्राइज". यह डेटा को व्यवस्थित करने में मदद करता है। लगभग सभी दस्तावेज़ इससे स्वचालित रूप से मुद्रित होते हैं। स्वचालित तकनीकों का उपयोग लेखांकन प्रक्रिया को सरल बनाता है।

आईपी ​​और एलएलसी की बारीकियां

दस्तावेज़ीकरण हमेशा क्रम में होना चाहिए। इसे ठीक से प्रबंधित और संग्रहीत करना महत्वपूर्ण है। कई बारीकियां हैं जिन्हें इस क्षेत्र में ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है:

• यदि कोई व्यक्तिगत उद्यमी किसी कर्मचारी को पहली बार पंजीकृत करता है, तो उसे नियोक्ता की स्थिति में कुछ क्षेत्रीय निकायों में पंजीकरण प्रक्रिया से गुजरना होगा। अधिक विशेष रूप से, पेंशन फंड और सामाजिक बीमा कोष में। ऐसी प्रक्रिया के लिए कुछ समय सीमाएँ हैं:
  • दस दिनएफएसएस के साथ पंजीकरण करते समय;
  • तीस दिनएफआईयू के साथ पंजीकरण के लिए।

  पहले व्यक्ति के रोजगार के पहले दिन से दिनों की संख्या की गणना की जाती है। ऐसा नहीं करने पर संस्था को भारी जुर्माने का सामना करना पड़ता है।

• प्रबंधक को अपने कर्मचारियों को हस्ताक्षर के खिलाफ सभी नियामक दस्तावेजों से परिचित कराना चाहिए। इसके लिए विशेष पत्रिकाएं बनाई जाती हैं, जहां कर्मचारी दस्तावेजों को पढ़ने के बाद हस्ताक्षर करते हैं। उदाहरण के लिए, संगठन को हर महीने व्यक्तिगत रूप से वेतन पर्ची देनी होगी। इस संबंध में, उनके जारी करने के पंजीकरण पर एक पुस्तक शुरू करना उचित है। यह सुविधाजनक है क्योंकि किसी भी संघर्ष की स्थिति में, यह हस्ताक्षर है जो यह साबित करेगा कि दस्तावेज़ जारी किया गया था।

अज्ञानता के लिए संभावित प्रतिबंध

कार्मिक रिकॉर्ड की अनुपस्थिति में, अधिकारियों को "प्रशासनिक अपराधों पर" कानून के तहत जवाबदेह ठहराया जाएगा। उन पर जुर्माना लगाया गया है:

• प्रति अधिकारी - राशि में 1 से 5 हजार . तकरूबल;
• कानूनी संस्थाओं के लिए - 30 से 50 हजार . तकरूबल।

इसके अलावा, संगठन की गतिविधियों को निलंबित करना संभव है 90 दिनों तक. यदि अपराध दोहराया जाता है, तो प्रबंधक अयोग्यता के अधीन हो सकता है।

इस घटना में कि किसी संगठन का नियामक अधिकारियों द्वारा ऑडिट किया जाना है, इसके लिए तैयारी करना महत्वपूर्ण है। इसके लिए आपको यह जानना होगा:

• पर्यवेक्षी अधिकारियों को आगामी प्रक्रिया के बारे में कम से कम तीन दिन पहले सूचित करना चाहिए;
• सत्यापन बीस दिनों से अधिक नहीं होना चाहिए;
• बिना सुपरवाइजर के मौके पर निरीक्षण नहीं किया जा सकता है।

इस प्रकार का लेखांकन किसी भी उद्यम का मुख्य घटक होता है। इसलिए, इसका विश्वसनीय प्रबंधन आपको बड़ी संख्या में परेशानियों को दूर करने की अनुमति देता है।

यहां तक ​​​​कि सबसे छोटे उद्यम में कर्मचारी होते हैं, जिसका अर्थ है कि विभिन्न कर्मियों के दस्तावेज बनाए रखने की आवश्यकता है।

उन कंपनियों में जो लंबे समय से बाजार में हैं, आमतौर पर कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन अच्छी तरह से स्थापित होता है, लेकिन नए बनाए गए संगठनों में, सब कुछ खरोंच से बनाया जाना चाहिए।

कंपनी में व्यवसाय का प्रभारी कौन है?

एक नियम के रूप में, कार्मिक विभाग के कर्मचारी कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन और सभी दस्तावेजों को संसाधित करने में लगे हुए हैं, लेकिन यदि उद्यम छोटा है, तो यह काम कर्मचारियों में से एक को सौंपा जा सकता है। आमतौर पर यह एक एकाउंटेंट या है।

यदि उद्यम में बड़ी संख्या में कर्मचारी हैं, तो एक कार्मिक विभाग बनाया जाता है, जिसमें कई विशेषज्ञ हो सकते हैं। कर्मियों की आवश्यकता न केवल कर्मचारियों की संख्या के आधार पर निर्धारित की जाती है (हालांकि यह मुख्य कारक है), बल्कि उद्यम की बारीकियों पर भी। तो हानिकारक और खतरनाक उत्पादन वाले संगठन में, कार्मिक अधिकारियों के पास अधिक काम होगा।

यदि आपने अभी तक कोई संस्था पंजीकृत नहीं की है, तो सबसे सरलयह ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करके किया जा सकता है जो आपको सभी आवश्यक दस्तावेज मुफ्त में तैयार करने में मदद करेगा: यदि आपके पास पहले से ही एक संगठन है और आप सोच रहे हैं कि लेखांकन और रिपोर्टिंग को कैसे सुविधाजनक और स्वचालित किया जाए, तो निम्नलिखित ऑनलाइन सेवाएं बचाव में आती हैं, जो आपके संयंत्र में एक एकाउंटेंट को पूरी तरह से बदल देगा और बहुत सारा पैसा और समय बचाएगा। सभी रिपोर्टिंग स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित होती है और स्वचालित रूप से ऑनलाइन भेजी जाती है। यह सरलीकृत कर प्रणाली, यूटीआईआई, पीएसएन, टीएस, ओएसएनओ पर एक व्यक्तिगत उद्यमी या एलएलसी के लिए आदर्श है।
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आवश्यक विधायी आधार और नियामक दस्तावेजों का संग्रह

खरोंच से कार्मिक कार्यप्रवाह बनाते समय पहली बात यह तय करना है कि कौन से दस्तावेज़ होने चाहिए। ऐसे दस्तावेज हैं जो हर उद्यम में अनिवार्य होने चाहिए, और कुछ ऐसे भी हैं जिनकी आवश्यकता केवल एक निश्चित प्रकार के कार्य या कंपनी की गतिविधि को करने के लिए होती है।

वैसे, नियामक दस्तावेज स्वयं, कार्मिक प्रलेखन के घटकों की उपलब्धता को विनियमित करते हुए, एक अलग फ़ोल्डर में संग्रहीत करने के लिए भी अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होंगे, ताकि यदि आवश्यक हो तो वे हमेशा हाथ में हों।

आदेशकर्मियों और कर्मियों के मामले में। कार्मिक आदेशों में श्रमिकों की आवाजाही से संबंधित आदेश शामिल हैं: बर्खास्तगी, और। ये आदेश वरिष्ठता को संदर्भित करते हैं और इसलिए 75 वर्षों के लिए रखे जाते हैं।

सेवा कार्मिक आदेशअन्य सभी में शामिल हैं:

• छुट्टियां;
• प्रीमियम;
• कारोबारी दौरे;
• अनुशासनात्मक प्रतिबंध, आदि।

शेल्फ जीवनये आदेश 3 से 5 साल तक के हैं।

इन दो प्रकारों के लिए दो अलग-अलग फ़ोल्डर रखना अधिक समीचीन है।

अगला अनिवार्य दस्तावेज है, जो दर्शाता है कर्मचारी के बारे में सभी बुनियादी जानकारी. इन कार्डों को अलग से या कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल के हिस्से के रूप में रखा जा सकता है।

तीसरा आवश्यक दस्तावेज है। वर्तमान में, कानून के अनुसार, यहां तक ​​​​कि एक व्यक्तिगत उद्यमी को भी काम की किताबें तैयार करनी चाहिए, न कि स्वामित्व के अन्य रूपों के उद्यमों का उल्लेख करना। नियोक्ता को कर्मचारी की स्वीकृति की तारीख से तीन दिनों के भीतर एक कार्यपुस्तिका जारी करनी होगी।

चूंकि कार्य पुस्तकें हैं, इसलिए उन्हें रखना अनिवार्य है। यह किताब भी 75 साल से रखी हुई है।

अगला आवश्यक दस्तावेज है। यह कार्यकाल की परवाह किए बिना काम पर रखे गए प्रत्येक कर्मचारी के साथ समाप्त होना चाहिए।

एक बार जब नई नौकरियां पैदा हो जाती हैं, तो उनमें से प्रत्येक के लिए एक विशेष नौकरी रखना आवश्यक है। SOUT से संबंधित दस्तावेज़ तब तक संग्रहीत किए जाते हैं जब तक कि उन्हें नए के साथ बदल नहीं दिया जाता है, एक नियम के रूप में, हर 5 साल में एक बार।

सेवा अन्य अनिवार्य दस्तावेजपर लागू होता है:

ऐसे दस्तावेज भी हैं जिन्हें कानून रखने के लिए बाध्य नहीं है, लेकिन, फिर भी, लगभग हर नियोक्ता के पास यह आदेश के लिए आधार पुस्तक है।

घटक दस्तावेजों का संग्रह और अध्ययन

सामान्य अनिवार्य दस्तावेजों पर निर्णय लेने के बाद, आपको बाकी दस्तावेजों पर निर्णय लेने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, आपको उद्यम की गतिविधियों और उत्पादन प्रक्रिया को विनियमित करने वाले सभी वैधानिक दस्तावेजों का अध्ययन करने की आवश्यकता है।

यहां दस्तावेज़ बहुत भिन्न हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारियों के लिए भी पीपीई की आवश्यकता है, तो उन्हें श्रमिकों की श्रेणी में प्रदान करने के लिए आदेश या अन्य प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा सूची और शर्तों को अनुमोदित करना अनिवार्य है।

यदि उद्यम में ऐसे लोग हैं जिनके काम के घंटे अनियमित हैं, रात में काम करते हैं, हानिकारक और खतरनाक परिस्थितियों में काम करते हैं, तो उनके कारण होने वाले लाभों और मुआवजे का दस्तावेजीकरण करना आवश्यक है।

दस्तावेजों की सूची बनाना

जब आवश्यक दस्तावेजों की पूरी सूची निर्धारित की जाती है, तो आप कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संचालन पर विनियम तैयार करना शुरू कर सकते हैं।

यह प्रावधान सभी आवश्यक दस्तावेजों, उनके रखरखाव और भंडारण अवधि के लिए प्रक्रिया को सूचीबद्ध करता है। यह प्रावधान अनिवार्य नहीं है, लेकिन कार्मिक विभाग के काम को बहुत सुविधाजनक बनाता है।

एक निदेशक की नौकरी के लिए पंजीकरण

यदि कोई उद्यम खरोंच से बनाया गया है, तो पंजीकृत होने वाला पहला व्यक्ति उद्यम का प्रमुख होता है।

यह वह है जो बाकी कर्मचारियों के साथ रोजगार अनुबंध समाप्त करता है। यदि निदेशक का पद प्रतिस्पर्धा द्वारा वैकल्पिक है, तो निर्वाचित निकाय के अध्यक्ष का निष्कर्ष है, यदि उद्यम के संस्थापक हैं, तो वे अनुबंध पर हस्ताक्षर करते हैं। यदि मुखिया एक साथ एकमात्र संस्थापक या व्यक्तिगत उद्यमी है, तो वह कर्मचारी और नियोक्ता दोनों के लिए एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करता है।

जैसा भी हो, एक रोजगार अनुबंध का निष्कर्ष और एक प्रवेश आदेश का निष्पादन अनिवार्य प्रक्रियाएं हैं।

स्थानीय नियमों को तैयार करना

यह निर्धारित करने के लिए कि उद्यम के संचालन के लिए कौन से पद और उनमें से कितने आवश्यक हैं, a स्टाफ. इसके लिए एक एकीकृत रूप है, और हालांकि इसका उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, यह बहुत सुविधाजनक है।

आप चाहें तो अतिरिक्त कॉलम जोड़ सकते हैं। कर्मचारियों की सूची में पद का नाम, स्टाफ इकाइयों की आवश्यक संख्या, वेतन या पारिश्रमिक का रूप और आवश्यक भत्ते शामिल हैं। स्टाफिंग टेबल में सभी पदों को इंगित किया गया है, जो सबसे महत्वपूर्ण से शुरू होता है और सहायक स्टाफ के साथ समाप्त होता है।

पर कार्य सारिणीसबसे पहले, उद्यम के कार्य कार्यक्रम को इंगित किया जाता है, यदि शिफ्ट शेड्यूल हैं, तो उन्हें विस्तार से हस्ताक्षरित किया जाता है। यह दस्तावेज़ कर्मचारियों की उपस्थिति और व्यवहार, कॉर्पोरेट नैतिकता आदि के लिए आवश्यकताओं को भी इंगित कर सकता है।

एक रोजगार अनुबंध के मानक नमूने का विकास

रोजगार अनुबंध में श्रम संहिता में सूचीबद्ध सभी मुख्य प्रावधान शामिल होने चाहिए।

यहां इसपर लागू होता है:

इन बिंदुओं के अलावा, नियोक्ता रोजगार अनुबंध में किसी भी अन्य बिंदु को शामिल कर सकता है जो कानून का खंडन नहीं करता है।

लेखांकन दस्तावेजों की तैयारी

आपके द्वारा उनका उपयोग शुरू करने से पहले सभी लेजर तैयार करने की जरूरत है. अर्थात्, प्रत्येक पत्रिका को क्रमांकित और सील किया जाना चाहिए। शीट्स को पहले से आखिरी तक, निरंतर नंबरिंग द्वारा क्रमांकित किया जाता है। फिर कवर को छोड़कर सभी चादरों को एक धागे से सिला जाता है और दो पूंछों को आखिरी फ्लाईलीफ में लाया जाता है। उन्हें कागज के एक टुकड़े से सील कर दिया जाता है, लेकिन जो चादरों की संख्या को इंगित करता है और प्रमुख या पत्रिका रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होता है।

प्रत्येक पत्रिका इसकी शुरुआत की तारीख को इंगित करती है, और संगठन के नाम की आवश्यकता होती है।

कार्य पुस्तकों के रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति

रोजगार पुस्तकेंकार्मिक रिकॉर्ड के सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों में से एक हैं और सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म से संबंधित हैं, तो उन्हें सावधानी से व्यवहार किया जाना चाहिए। उन्हें एक बंद तिजोरी में रखा जाना चाहिए।

कार्यपुस्तिकाओं को बनाए रखने के लिए, एक जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त किया जाता है जो उन्हें भरता है और भंडारण के लिए जिम्मेदार होता है। संगठन के आदेश द्वारा कर्मचारी को जिम्मेदारी सौंपी जाती है।

कर्मचारी भर्ती

प्रत्येक कर्मचारी के लिए कार्य का एक निश्चित क्रम करना आवश्यक है:

• कर्मचारी का स्वागत;
• सभी स्थानीय नियामक दस्तावेजों, पारिश्रमिक पर नियमों, आंतरिक श्रम नियमों, सामूहिक समझौते, आदि के साथ कर्मचारी का परिचय;
• एक रोजगार अनुबंध का पंजीकरण, उसके हस्ताक्षर। रोजगार अनुबंध में एक नोट रखना सुनिश्चित करें कि कर्मचारी को उसके हाथों में एक सौ दूसरी प्रति प्राप्त हुई है;
• रोजगार के लिए एक आदेश जारी करना;
• एक व्यक्तिगत टी-2 कार्ड भरना और एक व्यक्तिगत फाइल बनाना। इसमें निम्नलिखित दस्तावेज शामिल हैं: प्रवेश के लिए एक आवेदन, व्यक्तिगत दस्तावेजों की प्रतियां, प्रवेश आदेश की एक प्रति, एक व्यक्तिगत कार्ड, शिक्षा और योग्यता पर दस्तावेज, एक रोजगार अनुबंध, और अन्य आवश्यक दस्तावेज।
• प्रोद्भवन के लिए कर्मचारी के लिए सभी आवश्यक दस्तावेजों के लेखा विभाग में स्थानांतरण।

निम्नलिखित वीडियो प्लेलिस्ट एचआर रिकॉर्ड को प्रबंधित करने के तरीके के बारे में मार्गदर्शन प्रदान करती है:

सामान्य परिभाषा कहती है कि कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन कार्मिक कागजात के पंजीकरण और रखरखाव की प्रक्रिया है। यह विषय व्यक्तिगत उद्यमियों और कानूनी संस्थाओं दोनों के लिए प्रासंगिक है। कागजी कार्रवाई में सख्त विधायी मानदंड हैं, और वर्णित नियमों को उद्यमों में सभी प्रबंधकों, कार्मिक विभागों द्वारा ध्यान में रखा जाना चाहिए। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की मदद से, कार्मिक प्रबंधन प्रक्रिया को अनुकूलित करना, प्रत्येक टीम के काम में सुधार करना और रिपोर्टिंग प्रक्रिया को सरल बनाना संभव होगा।

एचआर प्रबंधन क्या है

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की मूल बातें कागजात तैयार करने, उन्हें भरने, कंपनी में काम करने वाले कर्मियों पर रिपोर्ट करने की पूरी प्रक्रिया शामिल हैं। प्रत्येक जारी किया गया कानूनी रूप से बाध्यकारी है, जिसमें कर्मचारी के आवेदन के आधार पर गठित किए गए हैं। कार्मिक उत्पादन अक्सर कार्मिक विभाग द्वारा किया जाता है, जिसके कार्य ऐसे कार्मिक कार्य होते हैं:

• पेरोल;
• छुट्टियों का पंजीकरण, बीमार छुट्टी;
• संदर्भ जारी करना।

लक्ष्य और उद्देश्य

इस मानव संसाधन विभाग के कार्य और उद्देश्य:

काम की दिशा	कर्मचारी कार्य
लेखांकन, पंजीकरण, नियंत्रण	कर्मचारियों की संख्या का अभिलेख रखना, कार्य हेतु पंजीयन, बर्खास्तगी
कार्य विनियमन	कर्तव्यों से परिचित होना, कार्यस्थल का चुनाव, परिसर
समन्वय, प्रशिक्षण	पाठ्यक्रम आयोजित करना, प्रशिक्षण, उन्नत प्रशिक्षण, पुन: प्रशिक्षण, प्रदर्शन का सत्यापन
दस्तावेजों के साथ काम करें	इस विभाग के विशेषज्ञ कागजात, किताबें, कार्य अनुसूचियां, रजिस्टर, रिपोर्टिंग . तैयार करने में लगे हुए हैं
संगठन	निर्देशों के अनुसार गतिविधियों का संगठन

कानूनी विनियमन

कर्मियों पर काम क्षेत्रीय या राज्य स्तर पर कई नियामक कानूनों, आदेशों और नियमों के एक समूह द्वारा नियंत्रित किया जाता है। नियामक ढांचे में निर्दिष्ट आवश्यकताओं का पालन करने में विफलता उल्लंघन है। कार्मिक उत्पादन के संचालन के लिए मुख्य नियम:

• कार्य पुस्तकों पर राज्य विनियमन (2003);
• 2009 से कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रबंधन के नियम;
• कर्मचारियों के संबंध में कागजी कार्रवाई को बनाए रखने के लिए संघीय निर्देश;
• सामान्य आवश्यकताएं, जिन्हें मंत्रालयों के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

उद्यम का विधायी आधार

प्रत्येक उद्यम कई दस्तावेजों का उपयोग करता है जो सभी कर्मियों के काम को नियंत्रित करता है। दस्तावेजों की आवाजाही और उनकी तैयारी निर्देशों के अनुसार, ऊपर निर्धारित नियामक ढांचे के अनुसार की जाती है। उद्यम के कानूनी ढांचे को उद्यम के आंतरिक आदेशों द्वारा विनियमित पांच प्रमुख श्रेणियों में विभाजित किया गया है:

• कंपनी चार्टर;
• कार्य सारिणी;
• व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर नियम;
• श्रम सुरक्षा (संघीय अभिलेखीय डिक्री द्वारा विनियमित);
• स्टाफ वर्क शेड्यूल (और स्टाफिंग पर दस्तावेज)।

संगठन में कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह

उद्यमों में कागजात के लिए एकीकृत लेखा प्रणाली को तीन मुख्य श्रेणियों में विभाजित किया गया है, जिनमें से आंतरिक नियम, स्टाफिंग और पारिश्रमिक पर नियम हैं। पहली श्रेणी में अवकाश अनुसूची के अनुसार कागजात का कारोबार, कार्य अनुसूची के बारे में दस्तावेज भरना शामिल है। दूसरा पैराग्राफ अधिक वैश्विक है और इसमें अनुबंध और लेखा नीति कागजात तैयार करने का प्रावधान है। पारिश्रमिक पर विनियम वेतन, बोनस, बीमारी की छुट्टी, छुट्टी और बर्खास्तगी पर विच्छेद वेतन के भुगतान से संबंधित सभी मुद्दों को नियंत्रित करता है।

टी-3 . के रूप में स्टाफिंग

टी -3 फॉर्म में स्टाफिंग टेबल एक प्रकार का पेपर है जो किसी उद्यम या कंपनी में कर्मियों की संपूर्ण संरचना का वर्णन करता है। कॉलम में पूरा नाम, कर्मचारी की स्थिति, जिस इकाई में वह सूचीबद्ध है, उस पर डेटा होता है। नियामक और विधायी मानदंडों के अनुसार, एक विशेषज्ञ का आधिकारिक वेतन वहां निर्धारित होता है। पंजीकरण प्रक्रिया में कोई भी परिवर्तन लेखा विभाग द्वारा इस स्टाफिंग टेबल में टी3 फॉर्म पर दर्ज किया जाना चाहिए। भरने के निर्देशों में हमेशा प्रत्येक कॉलम के लिए सिफारिशें होती हैं। कुल मिलाकर, दस्तावेज़ में 5 सूचना बिंदु शामिल हैं।

काम का शेड्यूल

कार्य अनुसूची एक दस्तावेज है जो किसी विशेषज्ञ की दैनिक दिनचर्या को मंजूरी देता है। वर्कफ़्लो प्रबंधक के शेड्यूल को नियंत्रित करता है। इसमें वर्तमान कानून के तहत निरीक्षण की आवश्यकता, लंच और ब्रेक के बारे में और रिपोर्टिंग के बारे में आइटम शामिल हैं। कुछ कंपनियों में, क्लर्क को हर हफ्ते या महीने में एक रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता होती है (सत्यापन के बाद कर्मचारी और क्लर्क के हस्ताक्षर द्वारा दस्तावेज़ की पुष्टि की जानी चाहिए)। योजना, अनुसूची की अनुसूची भविष्य की कार्य अवधि के लिए बनाई जाती है। कर्मचारियों के काम के घंटों की रिकॉर्डिंग।

कर्मचारी अनुबंध

एक रोजगार समझौता एक नागरिक कानून दस्तावेज है जो भविष्य के कर्मचारी और नियोक्ता के बीच तैयार किया जाता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ के लिए मानक रूपों की अपेक्षा नहीं की जाती है, और अनुबंध योग्यता (स्थिति) और कार्य की अवधि को इंगित करते हुए मुक्त रूप में भरा जाता है। वांछित परिणाम भी वहां लिखा होता है। कानूनी मानदंडों के अनुसार, इस प्रकार का दस्तावेज़ एक अनुबंध दस्तावेज़ के समान है, क्योंकि यह कार्य के अंतिम परिणाम को निर्धारित करता है, न कि इसकी संरचना को। कर्मचारियों को बर्खास्त करने के लिए, आपको केवल अनुबंध की समाप्ति से पहले अंतिम रूप देना होगा।

कार्मिक आदेश

पदों पर कर्मचारियों की बहाली, कर्मियों के आदेश के अनुसार विशेषज्ञों की भर्ती की जाती है। इस प्रकार का दस्तावेज़ विभागों में विशेषज्ञों की स्थिति और अन्य आंदोलनों के लिए कर्मियों की नियुक्ति को निर्धारित करता है। कार्मिक विभाग और प्रबंधन टीम के कर्मचारी निर्देशों और आदेशों के विकास में भाग लेते हैं। कंपनी के प्रबंधक/प्रशासक स्थानीय निर्णय लेते हैं। आदेशों का एक ही रूप होता है, यह नियामक ढांचे द्वारा स्थापित किया जाता है। कागज के शेल्फ जीवन के अनुसार, उन्हें लेखा विभाग या कार्मिक विभाग में पांच साल या उससे अधिक (आदेश के प्रकार के आधार पर) तक रखा जाना चाहिए।

नौकरी विवरण

नौकरी का विवरण एक दस्तावेज है जो पार्टियों (कर्मचारी और नियोक्ता) की जिम्मेदारी निर्धारित करता है, और इसमें किसी विशेष विशेषज्ञ के निर्देशों और कर्तव्यों के बारे में डेटा भी शामिल होता है। उनकी पुष्टि संगठन की मुहर और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर से होती है। इस दस्तावेज़ के लिए तीन प्रतियों की आवश्यकता है। एक कार्मिक विभाग में रहता है, दूसरा स्वयं कलाकार के पास और तीसरा किसी विशेष विभाग के प्रबंधक या प्रशासक के पास रहता है। इस आदेश का उद्देश्य उद्यम में कार्मिक प्रबंधन की प्रक्रियाओं का अनुकूलन करना है।

कार्मिक विभाग में कार्यालय का काम कैसे व्यवस्थित करें

उचित मानव संसाधन प्रबंधन का तात्पर्य उच्च स्तर की जिम्मेदारी से है। मानव संसाधन कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि हस्ताक्षर करने की तिथियां वास्तविक तारीखों के अनुरूप हों। आप आउटसोर्सिंग कंपनियों को कार्य पुस्तकों और अन्य कर्मियों के दस्तावेजों के रखरखाव को सौंप सकते हैं। मानव संसाधन अधिकारियों की जिम्मेदारियां:

• छुट्टियों से संबंधित एक कार्य अनुसूची, लेखांकन दस्तावेज तैयार करना;
• श्रम सुरक्षा के लिए दस्तावेज तैयार करना (राज्य निकायों के लिए आवश्यक);
• आदेश तैयार करना और जारी करना;
• पेरोल की गणना करें और बोनस के भुगतान को नियंत्रित करें।

मानव संसाधन विभाग

पूर्णकालिक कार्मिक सेवा तब की जाती है जब सभी लेखांकन और सभी पंजीकरण केवल कार्मिक विभाग के पूर्णकालिक लोगों द्वारा ही किए जाते हैं। कागजी कार्रवाई का यह तरीका 20-30 लोगों के कर्मचारियों वाले उद्यमों और कंपनियों के लिए प्रासंगिक है। राज्य मानकों को सभी आदेशों और अन्य आवश्यकताओं के सख्त पालन की आवश्यकता होती है, अन्यथा एक कानूनी इकाई को जुर्माना मिल सकता है। सेवा क्षेत्र में, जहां एक कानूनी इकाई में अधिकतम 30 लोग होते हैं, आउटसोर्सिंग कंपनियों की सेवाओं का उपयोग करना अधिक लाभदायक होता है।

कार्मिक कार्य के लिए एक आउटसोर्सिंग कंपनी के विशेषज्ञों की भागीदारी

आउटसोर्स की गई एचआर कंपनी को काम पर रखने से पैसे की बचत होगी और कुल कर्मचारियों की संख्या में कमी आएगी। स्वतंत्र विशेषज्ञ ऑर्डर, शेड्यूल तैयार करने पर आवश्यक कार्य की पूरी मात्रा को पूरा करते हैं। वे एक विशेष पत्रिका भी रखते हैं और कंपनी में प्रत्येक विशेषज्ञ के काम को नियंत्रित करते हैं। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की आउटसोर्सिंग को इस तथ्य से चिह्नित किया जाता है कि एक कानूनी इकाई का अपना कार्मिक विभाग नहीं होता है, लेकिन यह कार्य एक अलग टीम को एक मध्यम शुल्क पर सौंपता है।

खरोंच से कदम दर कदम कार्मिक लेखांकन

कार्मिक विभाग के दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखने के लिए कार्यालय उपकरण और एक कार्यालय की आवश्यकता होती है। एक मजबूत तिजोरी होना जरूरी है। आदेश दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के प्रमुख को नियुक्त करना चाहिए। उसके बाद, आंतरिक कार्य बनते हैं। कंपनी में प्रत्येक कर्मचारी के लिए, आपको एक अलग फ़ोल्डर बनाना होगा जहां उसकी कार्यपुस्तिका संग्रहीत की जाएगी। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को किसी स्थिति में विशेषज्ञ के काम की पूरी अवधि के दौरान इस दस्तावेज़ीकरण के संरक्षण की आवश्यकता होती है। विभाग की पूरी गतिविधि के दौरान, जानकारी पुस्तकों में दर्ज की जाती है, आदेश तैयार किए जाते हैं।

मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए आवश्यकताएँ

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन एक अपेक्षाकृत जटिल प्रक्रिया है जिसके लिए कुछ सैद्धांतिक और व्यावहारिक कौशल की आवश्यकता होती है। इस पद के लिए नियामक ढांचे में शर्तों की एक सूची है जिसके तहत एक विशेषज्ञ इस पद को धारण कर सकता है। शैक्षणिक संस्थान कार्मिक कार्यालय के काम के रूप में एक अलग प्रोफ़ाइल को अलग नहीं करते हैं। प्रबंधक और प्रशासक कार्मिक विभाग में गतिविधियों के लिए उपयुक्त हैं। इसलिए नियोक्ता कानूनी शिक्षा, सूचना संरक्षण या दस्तावेज़ प्रबंधन वाले लोगों को नियुक्त करते हैं।

एक कार्मिक अधिकारी के अधिकार और दायित्व

ऐसे अधिकारियों का पहला दायित्व कानूनी ढांचे को जानना, स्थापित लेखा नियमों का पालन करना है। ऊपर लेख थे, संघीय कानून जिनका पालन कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन करते समय किया जाना चाहिए। कार्मिक अधिकारी को कर्मचारियों से जानकारी प्राप्त करने, व्यक्तिगत फ़ोल्डर देखने, लेखा पुस्तक (वेतन) देखने का अधिकार है। इस प्रोफ़ाइल के विशेषज्ञों की शक्तियों में हस्ताक्षर करना, कर्मचारियों की दक्षता में सुधार के लिए नियोक्ताओं के साथ काम करना शामिल है।

कार्मिक रिकॉर्ड का प्रबंधन

आज, मानव संसाधन रिकॉर्ड प्रबंधन लिखित और डिजिटल दोनों स्वरूपों में किया जाता है। दस्तावेज़ीकरण अधिकृत कर्मचारियों द्वारा व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षरित है। प्रलेखन के लिए, राज्य मानकों का उपयोग किया जाता है, जो सभी टेम्पलेट्स और रूपों को एकजुट करते हैं। GOST R 6.30-2003 और GOST R 7.0.8-2013 के मानदंडों को ध्यान में रखना आवश्यक है। महत्वपूर्ण कागज़ात विशेष फ़ोल्डरों या धातु की तिजोरियों में संग्रहीत किए जाते हैं। कंपनी के दायरे और आकार के आधार पर, विशेषज्ञों को रिपोर्टिंग की आवृत्ति के लिए विभिन्न आवश्यकताओं का पालन करने की आवश्यकता होती है।

कर्मियों की खोज और पंजीकरण

प्रारंभ में, कर्मचारियों को पंजीकृत करने से पहले, आपको विशेष कर्मियों को ढूंढना होगा जो सख्त मानदंडों को पूरा करेंगे (वे काम की बारीकियों से संबंधित होने चाहिए)। ऐसा करने के लिए, वेबसाइटों पर, मीडिया में, समाचार पत्रों में विशेष ब्यूरो, एजेंसियों, नौकरी खोज साइटों, श्रम विनिमय या निजी विज्ञापनों का उपयोग करें। उसके बाद, अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज तैयार किए जाते हैं, पंजीकरण किया जाता है, एक रोजगार अनुबंध या एक कार्य अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

भर्ती के चरण

किसी पद के लिए लोगों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया एक विशेष पत्रिका में नौकरी चाहने वाले के बारे में डेटा दर्ज करने से शुरू होती है। रिपोर्ट कार्ड अनुभव, सेवा की लंबाई और पहले से आयोजित स्थिति के बारे में जानकारी दर्ज करता है। अनुमोदन पर, किसी व्यक्ति को किसी विशेष पद पर नियुक्त करने के लिए एक आदेश तैयार किया जाता है। अंतिम चरण एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर का गठन है, एक कंपनी, विभाग में एक मामला तैयार करना। अनुबंध में पद में वेतन के बारे में कर्तव्यों के बारे में जानकारी है।

व्यक्तिगत कार्ड और कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल का गठन

कार्मिक दस्तावेजों के प्रकारों में एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड शामिल होता है। इसमें वैवाहिक स्थिति, पूरा नाम, एक तस्वीर चिपकाई जाती है, जन्म तिथि निर्धारित की जाती है, इसके बारे में सभी जानकारी शामिल है। यह सब कंपनी के कर्मचारियों के प्रत्येक सदस्य के बारे में डेटा पैकेज बनाने के लिए नियोक्ताओं द्वारा किया जाता है। कानून के अनुसार, इस डेटा को तीसरे पक्ष को हस्तांतरित नहीं किया जा सकता है। व्यक्तिगत फ़ाइल (कंपनी के कार्यालय के उपकरणों के स्तर के आधार पर) के संचालन के लिए फ़ोल्डर, अलमारियाँ या यहां तक ​​कि धातु की तिजोरियों का उपयोग किया जाता है।

एचआर पत्रिकाएं

पेपर मुद्रित उत्पाद रिपोर्टिंग को व्यवस्थित करने, दस्तावेज़ प्रवाह को सरल बनाने में मदद करते हैं। व्यावसायिक पत्रिकाओं के रूप में प्रलेखन में निम्नलिखित प्रकार शामिल हैं:

• किसी कंपनी या उद्यम को डिलीवर किए जाने वाले दस्तावेज़ों, कागजातों के नियंत्रण के लिए;
• समय, व्यापार यात्राओं की अवधि को नियंत्रित करने के लिए;
• किसी भी नोट, बयान को नियंत्रित करने के लिए;
• कार्य पुस्तकों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए रिकॉर्ड।

कार्य पुस्तकों का रखरखाव

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन विशेषज्ञों को कार्यपुस्तिका का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करता है। यदि उद्यम में व्यक्ति औपचारिक रूप से पंजीकृत है तो सभी रिकॉर्ड रखे जाते हैं। बर्खास्तगी पर कर्मचारी को कार्यपुस्तिका जारी की जाती है। यह दस्तावेज़ीकरण स्थिति, पुरस्कारों के संबंध में सभी परिवर्तनों को रिकॉर्ड करता है। शुरूआत से कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में प्रशिक्षण में कार्य पुस्तकों के सही डिजाइन पर अनिवार्य आइटम शामिल हैं। मानव संसाधन कर्मचारियों के सदस्यों द्वारा किसी भी त्रुटि को ठीक किया जाता है। यदि वे पाए जाते हैं, तो विशेषज्ञों पर प्रशासनिक उल्लंघन का आरोप लगाया जा सकता है।

दस्तावेजों का आयोजन और भंडारण

दस्तावेजों के ऑडिट और भंडारण के लिए अलग विधायी मानदंड बनाए गए हैं। संग्रह पर संघीय कानून के अनुच्छेद 17 का उल्लेख करना महत्वपूर्ण है। यह निर्धारित अवधि के भीतर अभिलेखीय प्रलेखन की सुरक्षा का ध्यान रखने के लिए कंपनियों और उद्यमों के प्रबंधन की आवश्यकता को निर्धारित करता है। भंडारण अवधि कानून द्वारा निर्धारित है और राज्य के मानकों का अनुपालन करती है। कागज प्रलेखन की अखंडता सुनिश्चित करने के लिए, धातु अग्निरोधक तिजोरियों और अलमारियाँ का उपयोग किया जाता है।

यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेजों से डेटा रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति को स्थानांतरित कर दिया जाता है। राज्य के काम के प्रबंधन की प्रक्रिया के अनुकूलन में कागजों के संचलन का स्वचालन, डिजिटलीकरण प्राथमिकता वाले क्षेत्रों में से एक है। आज ज्यादातर रिपोर्टिंग कागजों पर नहीं होती है। यह उद्यमों के प्रमुखों, प्रबंधकों से एक, तीन, पांच या अधिक वर्षों के लिए संग्रह को संरक्षित करने के दायित्व को नहीं हटाता है।

इलेक्ट्रॉनिक कार्मिक रिकॉर्ड

इलेक्ट्रॉनिक कर्मियों के रिकॉर्ड का उपयोग करते समय, व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर कानून के आधार पर संग्रह तक पहुंच को कम करने के लिए, दस्तावेजों की सुरक्षा शर्तों का पालन करना महत्वपूर्ण है। दस्तावेज़ीकरण के इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन के कई फायदे हैं:

1. दस्तावेजों तक त्वरित पहुंच;
2. फ़ाइल पासवर्ड सुरक्षा;
3. कागजात बचाने के लिए तिजोरियां खरीदने की जरूरत नहीं है;
4. कार्यालय में जगह की बचत - हार्ड ड्राइव में 10,000 या अधिक दस्तावेज़ संग्रहीत किए जा सकते हैं;
5. समय की बचत - आप अपने कंप्यूटर पर हार्ड डिस्क संग्रह में 1-2 मिनट में किसी भी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर सकते हैं, ढूंढ सकते हैं।

वीडियो

पता करें कि संगठन में कर्मियों के रिकॉर्ड कैसे रखे जाते हैं और उन पर क्या जुर्माना लगाया जा सकता है। एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए मैनुअल डाउनलोड करें या अपने दम पर लेखांकन व्यवस्थित करें।

लेख में

एक उपयोगी दस्तावेज़ डाउनलोड करें

नियोक्ता द्वारा तैयार किए जाने वाले अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज क्या हैं

कोई भी कंपनी जो किराए के श्रम का उपयोग करती है, उसे कार्मिक रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है। कर्मचारियों की सूची से लेकर कर्मियों के आदेश तक, कई दस्तावेजों के निष्पादन के साथ कर्मियों के साथ काम किया जाता है। कार्मिक अधिकारी का कार्य कार्मिक सेवा के दस्तावेजों को समय पर और सही ढंग से तैयार करना, आवश्यकतानुसार उनमें परिवर्तन करना और वर्तमान कानून के अनुपालन की जांच करना है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर एक अच्छी तरह से संरचित निर्देश, नए GOST को ध्यान में रखते हुए, कर्मियों के साथ काम करने में सकल त्रुटियों के जोखिम को कम करेगा।

कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन को खरोंच से शुरू करना, कार्मिक सेवा के अनिवार्य दस्तावेज तैयार करना, जिसके बिना कर्मियों के साथ पूर्ण कार्य बस असंभव है।

आवश्यक मानव संसाधन दस्तावेज:

• रोजगार संपर्क;
• नौकरी का विवरण (यदि आवश्यक हो);
• स्थानीय नियम;
• कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड;
• कार्मिक आदेश;
• मुख्य व्यवसाय के लिए आदेश;
• स्टाफिंग;
• छुट्टी कार्यक्रम;
• लेखा पुस्तकों और पत्रिकाओं;
• समय पत्रक .

श्रम अनुबंध

एक कार्मिक अधिकारी के काम में मुख्य दस्तावेज। एक रोजगार संबंध के अस्तित्व की पुष्टि करता है, पार्टियों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करता है। रोजगार अनुबंध का कोई एकल एकीकृत रूप नहीं है, हालांकि सूक्ष्म उद्यमों के लिए एक मानक रूप है। अन्य नियोक्ता इसे आधार के रूप में ले सकते हैं। कानून फ्री-फॉर्म रोजगार अनुबंधों को तैयार करने पर रोक नहीं लगाता है यदि उनमें पार्टियों के बारे में सभी अनिवार्य शर्तें और जानकारी शामिल है।

रोजगार अनुबंध की अनिवार्य शर्तें:

• स्थिति या कार्य के प्रकार को इंगित करने वाला श्रम कार्य;
• काम करने की जगह और काम करने की स्थिति;
• टैरिफ दर या वेतन के संकेत के साथ पारिश्रमिक;
• अनिवार्य सामाजिक बीमा की शर्त।

रोजगार अनुबंध में कार्य की प्रकृति और तरीके को प्रतिबिंबित करें, यदि वे सामान्य लोगों से भिन्न होते हैं। कानून द्वारा आवश्यक सभी गारंटियों और क्षतिपूर्तियों को लिखने के लिए। एक निश्चित अवधि के अनुबंध में, वैधता अवधि और उन कारणों को इंगित करना सुनिश्चित करें कि पार्टियां एक ओपन-एंडेड रोजगार संबंध क्यों स्थापित नहीं कर सकीं।

रोजगार अनुबंध की अनिवार्य जानकारी:

• कर्मचारी का पूरा नाम और नियोक्ता का नाम (व्यक्तियों के लिए - पूरा नाम);
• कर्मचारी और नियोक्ता-व्यक्ति की पहचान साबित करने वाले दस्तावेजों पर डेटा;
• नियोक्ता का टिन (उन व्यक्तियों को छोड़कर जिनके पास उद्यमी का दर्जा नहीं है);
• नियोक्ता की ओर से अनुबंध पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी;
• दस्तावेज़ का स्थान और दिनांक।

नौकरी विवरण

रूसी संघ के श्रम संहिता में इस दस्तावेज़ के संदर्भों की अनुपस्थिति के बावजूद, राज्य निकाय बिना असफलता के नौकरी विवरण का एक पैकेज विकसित करते हैं (27 जुलाई, 2004 का कानून संख्या 79-एफजेड), और वाणिज्यिक संगठनों के लिए यह अत्यधिक वांछनीय है इसे करें।

नौकरी विवरण की उपस्थिति की अनुमति देता है:

• समान पदों के बीच जिम्मेदारियों को सक्षम रूप से वितरित करें;
• अदालत या अभियोजक के कार्यालय में अनुशासनात्मक मंजूरी की वैधता साबित करने के लिए;
• न्यायोचित ठहराना;
• कर्मियों को उनके पदों के अनुपालन के लिए उचित रूप से प्रमाणित करें।

ध्यान!निर्देश विशिष्ट कर्मचारियों के लिए नहीं, पदों के लिए लिखे जाते हैं, इसलिए उन्हें व्यक्तिगत न बनाएं। यदि कोई कर्मचारी नौकरी छोड़ता है या स्थानांतरित करता है, तो निर्देशों को फिर से अनुमोदित करना होगा। उसी कारण से, इसे एक स्वतंत्र दस्तावेज़ के रूप में अनुमोदित करना बेहतर है, न कि किसी रोजगार अनुबंध या समझौते के अनुबंध के रूप में।

स्थानीय विनियम (LNA)

अनिवार्य और वैकल्पिक हैं। जीआईटी निरीक्षक को निरीक्षण के दौरान स्थानीय नियमों का अनुरोध करने का अधिकार है, और यदि कुछ दस्तावेज उपलब्ध नहीं है या इसे त्रुटियों के साथ निष्पादित किया जाता है, तो नियोक्ता पर जुर्माना लगाया जा सकता है या आदेश जारी किया जा सकता है।

श्रम संहिता में उल्लिखित सभी एलएनए अनिवार्य रूप से शामिल हैं:

• पारिश्रमिक पर विनियमन, यदि पारिश्रमिक की शर्तें सामूहिक समझौते या अन्य स्थानीय अधिनियम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 135) में परिलक्षित नहीं होती हैं;
• कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा पर विनियमन (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 86);
• (रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 189)।

यदि राज्य में अनियमित काम के घंटे वाले पद हैं, तो उन कर्मचारियों की सूची जो एक विशेष कार्य व्यवस्था के अधीन हैं, को अनुमोदित किया जाना चाहिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 57, 101)। यदि कंपनी कर्मियों को पुनर्प्रशिक्षण या उन्नत प्रशिक्षण के लिए भेजती है - व्यावसायिक प्रशिक्षण के पारित होने की प्रक्रिया और शर्तों पर विनियमन (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 196)।

वैकल्पिक एलएनए आवश्यकतानुसार जारी किए जाते हैं। कार्य प्रक्रियाओं को स्पष्ट रूप से विनियमित करने के लिए, अतिरिक्त आंतरिक दस्तावेज़ विकसित करें: बोनस, व्यापार यात्राएं, सलाह, सामाजिक नीति, भर्ती, आदि पर प्रावधान। स्थानीय कृत्यों के डिजाइन और संरचना के लिए कोई एकीकृत आवश्यकताएं नहीं हैं, वर्तमान GOST द्वारा निर्देशित हों और प्रत्येक दस्तावेज़ को सही ढंग से प्रमाणित करें।

कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड

सभी नियोक्ता, कानूनी रूप और गतिविधि के क्षेत्र की परवाह किए बिना, प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक व्यक्तिगत कार्ड बनाना आवश्यक है। एकीकृत टी-2 फॉर्म का उपयोग करें या अपना खुद का फॉर्म विकसित करें। सिविल सेवकों के पंजीकरण के लिए एक विशेष प्रपत्र T-2GS विकसित किया गया है।

प्रारंभिक भरने के तुरंत बाद हस्ताक्षर के तहत व्यक्तिगत कार्ड की सामग्री के साथ कर्मचारी को परिचित करना न भूलें, और फिर - स्थानांतरण (अस्थायी सहित), बर्खास्तगी, स्थिति का नाम बदलने के बारे में नई प्रविष्टियां करने के बाद।

ध्यान!व्यक्तिगत कार्ड रोजगार अनुबंध की समाप्ति के बाद बंद हो जाता है जिसके आधार पर इसे शुरू किया गया था। यदि आप किसी ऐसे कर्मचारी को काम पर रखते हैं जो पहले से ही संगठन में काम कर चुका है, तो उसके लिए एक नया कार्ड शुरू करें।

कर्मियों के लिए आदेश

हायरिंग, बिजनेस ट्रिप, बर्खास्तगी, बोनस, छुट्टियां और अन्य कार्मिक प्रक्रियाओं को आदेशों द्वारा औपचारिक रूप दिया जाता है। यह किसी भी कार्मिक सेवा का सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज है, जिसके आधार पर व्यक्तिगत खातों, कार्यपुस्तिकाओं, व्यक्तिगत कार्डों में प्रविष्टियाँ की जाती हैं।

कुछ आदेश एकीकृत सारणीबद्ध रूप में तैयार किए जाते हैं। यदि आदेश एक नहीं, बल्कि एक साथ कई कर्मचारियों से संबंधित है, तो "ए" के रूप में चिह्नित एक फॉर्म का उपयोग किया जाता है:

तालिका 1. एकीकृत सारणीबद्ध प्रपत्रों पर जारी आदेश

	फॉर्म का प्रकार और नाम
टी-9 या टी-9	व्यापार यात्रा पर एक या अधिक कर्मचारियों को भेजने का आदेश
टी-11 या टी-11ए	एक या अधिक कर्मचारियों को प्रोत्साहित करने का आदेश
टी-8 या टी-8ए	एक या अधिक कर्मचारियों को बर्खास्त करने का आदेश
टी -6 या टी -6 ए	एक या अधिक कर्मचारियों को छुट्टी देने का आदेश
टी-5 या टी-5ए	एक या एक से अधिक कर्मचारियों को दूसरी नौकरी में स्थानांतरित करने का आदेश
टी-1 या टी-1ए	काम करने के लिए एक या अधिक कर्मचारियों को काम पर रखने का आदेश

ध्यान!एकीकृत प्रपत्रों के बजाय, आप नियोक्ता द्वारा अनुमोदित प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं यदि उनमें सभी आवश्यक विवरण हों।

शेष आदेश पाठ के रूप में जारी किए जाते हैं। यदि आपको किसी कर्मचारी को छुट्टी से वापस बुलाने या उसे उन्नत प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों में भेजने की आवश्यकता है, तो उसे काम पर बहाल करें या मुफ्त रूप में एक आदेश तैयार करें।

विवरण को प्रमाणित करके आदेश को कानूनी बल दिया जाता है - आदेशों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत सामान्य निदेशक या अन्य अधिकारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर। हस्ताक्षर के अलावा संगठन की मुहर (यदि कोई हो) चिपकाई जाती है। प्रशासनिक दस्तावेज हस्ताक्षर करने के क्षण से या उनमें निर्दिष्ट तिथि से लागू होते हैं।

ध्यान!प्रबंधकों की नियुक्ति पर आदेश - सामान्य निदेशक, उनके प्रतिनियुक्ति, मुख्य लेखाकार और चार्टर में उल्लिखित अन्य अधिकारी - मुख्य गतिविधियों के आदेशों का उल्लेख करते हैं, न कि कर्मियों के लिए।

मुख्य व्यवसाय के लिए आदेश

इनमें सभी लिखित आदेश शामिल हैं जो कर्मियों या प्रशासनिक और आर्थिक मुद्दों से संबंधित नहीं हैं: स्थानीय नियमों की शुरूआत या मौजूदा एलएनए में संशोधन, नए पदों के निर्माण और निरीक्षण के संचालन पर। ऐसे आदेशों का निष्पादन संगठन के सचिव और कार्मिक अधिकारियों दोनों को सौंपा जा सकता है।

स्टाफ

यह कंपनी की कार्मिक संरचना की विशेषता है: संगठनात्मक संरचना, कर्मियों की संख्या और संरचना, सभी पदों के लिए पारिश्रमिक। पंजीकरण के लिए, एकीकृत टी-3 फॉर्म का उपयोग करें या अपना खुद का टेम्पलेट विकसित करें। दस्तावेज़ की वैधता अवधि को छोड़ा जा सकता है, लेकिन यदि यह सीमित है, तो निर्दिष्ट तिथि तक एक नई स्टाफिंग तालिका बनाना न भूलें।

एक सीमित अवधि के साथ उदाहरण स्टाफिंग

दस्तावेज़ में बिना किसी अपवाद के, रिक्त, अस्थायी और मौसमी सहित कंपनी में उपलब्ध सभी पदों को शामिल करें। कानून स्टाफिंग टेबल (रोस्ट्रुड पत्र संख्या पीजी / 13229-6-1 01/21/2014) द्वारा प्रदान नहीं किए गए पदों के लिए कर्मचारियों को काम पर रखने पर रोक लगाता है।

रूसी में और बिना संक्षिप्ताक्षर के पदों के नाम लिखें, प्रत्येक के लिए सटीक वेतन का संकेत दें - वेतन कांटे अस्वीकार्य हैं। मुआवजे, लाभ या प्रतिबंधों से संबंधित पदों को पेशेवर मानकों और टैरिफ और योग्यता संदर्भ पुस्तकों (श्रम मंत्रालय का पत्र संख्या 14-0 / 10 / वी-2253 दिनांक 04.04.2016) का पालन करना चाहिए। "कार्मिक व्यवसाय" पत्रिका के विशेषज्ञ बताएंगे

ध्यान!स्टाफिंग टेबल में त्रुटियों के लिए, कंपनी को रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 5.27 के तहत जुर्माना का सामना करना पड़ता है।

अवकाश कार्यक्रम

यह सालाना तैयार किया जाता है और संगठन के सभी कर्मचारियों को वार्षिक भुगतान अवकाश देने की शर्तों को स्थापित करता है। आधार के रूप में एकीकृत टी -7 फॉर्म या अपना खुद का टेम्पलेट लें।

दस्तावेज़ के दावों से बचने के लिए, क्रम में आगे बढ़ें:

1. कर्मचारियों की इच्छाओं का पता लगाएं।विभाग प्रमुखों से प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए कहें।
2. जांचें कि क्या कर्मचारियों में लाभार्थी हैं जिन्हें किसी भी सुविधाजनक समय पर छुट्टी लेने का अधिकार है।इनमें गर्भवती महिलाएं, नाबालिग और कुछ अन्य श्रेणी के श्रमिक शामिल हैं।
3. प्रारंभिक सारांश अनुसूची बनाएं।दस्तावेज़ में बाहरी और आंतरिक अंशकालिक कर्मचारियों सहित सभी कर्मचारियों को दर्ज करें, साथ ही साथ जिनकी मातृत्व अवकाश अगले वर्ष समाप्त हो रही है।
4. अनुसूची से सहमत और अनुमोदित करें।एक अलग आदेश जारी करें या दस्तावेज़ पर ही अनुमोदन की मुहर लगाएं, कर्मचारियों को हस्ताक्षर के तहत इससे परिचित कराएं (रोस्ट्रड पत्र संख्या पीजी / 5883-6-1 दिनांक 08/01/2012)।

मानव संसाधन प्रशासन के लिए कौन जिम्मेदार है

सूक्ष्म उद्यमों और स्टार्ट-अप में, संपूर्ण मानव संसाधन प्रशासन आमतौर पर एक व्यक्ति के कंधों पर पड़ता है। आमतौर पर यह कंपनी का निदेशक या उसका डिप्टी होता है। लेकिन जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है और कर्मचारियों का विस्तार होता है, वैसे ही कागजी कार्रवाई की मात्रा भी बढ़ जाती है। इस स्तर पर, एक कार्मिक विशेषज्ञ के लिए एक पूर्णकालिक पद आवंटित किया जाना चाहिए जो कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन की मूल बातें अच्छी तरह से जानता है और कर्मियों के साथ काम करने के लिए अपना पूरा समय समर्पित करता है।

एक जटिल संगठनात्मक संरचना वाली बड़ी कंपनियों में, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में एक अलग सेवा लगी हुई है।

यदि संगठन के अलग-अलग संरचनात्मक विभाग हैं, उदाहरण के लिए, अन्य शहरों और क्षेत्रों में शाखाएँ, तो कार्मिक रिकॉर्ड रखने के दो तरीके हैं। अधिक महंगा - प्रत्येक शाखा में एक कार्मिक अधिकारी की स्थिति बनाने के लिए, अधिक लाभदायक, लेकिन कुछ कठिनाइयों से जुड़ा हुआ - मुख्य कार्यालय में कार्मिक विभाग के साथ प्रबंधन करने के लिए, स्कैन और मेल का उपयोग करके काम स्थापित करना। क्या है, "कार्मिक व्यवसाय" पत्रिका में पढ़ें।

तालिका 2. शाखाओं में सीए आयोजित करने के विभिन्न तरीकों के फायदे और नुकसान

प्रक्रिया	सीडी प्रधान कार्यालय में आयोजित की जाती है	सीडी शाखाओं में आयोजित की जाती है
कागजी कार्रवाई	समय सीमा को पूरा करना मुश्किल है, मूल दस्तावेजों के हस्तांतरण में समय लगता है	समय सीमा पूरी हो जाती है, हस्ताक्षर करने का अधिकार शाखा के प्रमुख को सौंप दिया जाता है
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन (केडी) के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों की नियुक्ति	आमतौर पर सही योग्यता वाले सही कर्मचारी को ढूंढना आसान होता है	चूंकि शाखाओं में कम कर्मचारी हैं, इसलिए सीए के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को चुनना मुश्किल है
ओवरटाइम या सप्ताहांत पर काम करने के लिए भर्ती	सभी आवश्यक दस्तावेजों को तुरंत जारी करना और उन्हें समय पर विभाग तक पहुंचाना हमेशा संभव नहीं होता है	कोई समस्या नहीं है: आपको बस कर्मचारी की सहमति लेनी होगी और मौके पर ही सभी दस्तावेजों को पूरा करना होगा
बर्खास्तगी पर कर्मचारियों को दस्तावेज जारी करना	डिलीवरी के लिए अधिक समय चाहिए, मेल द्वारा भेजे जाने पर नुकसान का खतरा होता है	स्थापित समय सीमा का उल्लंघन किए बिना, दस्तावेज़ तुरंत जारी किए जा सकते हैं

कार्मिक कार्यालय का संगठन अपने आप काम करता है: चरण-दर-चरण निर्देश

नव निर्मित कंपनी में कर्मियों के साथ काम कैसे व्यवस्थित करें या पूर्ववर्ती के बाद बहाल करें? कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर नया निर्देश, वर्तमान कानून के मानदंडों को ध्यान में रखते हुए विकसित किया गया है, जो आपको कुछ भी याद नहीं करने में मदद करेगा।

कदम दर कदम आगे बढ़ें:

चरण 1. एक नियामक ढांचा बनाएं।सबसे पहले, रूसी संघ के श्रम संहिता की आवश्यकताओं द्वारा निर्देशित होना - श्रम कानूनों का मुख्य सेट जो कई कर्मियों की प्रक्रियाओं को नियंत्रित करता है: काम पर रखना, छुट्टियां देना, एक रोजगार अनुबंध के लिए पार्टियों के अधिकार और दायित्व, प्रक्रिया मजदूरी की गणना, आदि।

इसके द्वारा निर्धारित नियमों पर भी विचार करें:

• राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री 01/05/2004 की संख्या 1- प्राथमिक लेखांकन और अनिवार्य विवरण के एकीकृत रूपों के उपयोग पर;
• एक छोटी कंपनी में, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन से संबंधित सभी मुद्दों को एक व्यक्ति द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है - एक कार्मिक अधिकारी, सचिव या निदेशक। फिर यह वह है जो कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार है। लेकिन अगर काम की मात्रा बड़ी है, तो कई कर्मचारियों के बीच जिम्मेदारी के क्षेत्रों को वितरित करना बेहतर है। उदाहरण के लिए, कार्य पुस्तकों के रखरखाव और लेखांकन के लिए जिम्मेदार कार्मिक अधिकारियों में से एक को नियुक्त करें, और कर्मियों के आदेशों को संकलित करने का काम दूसरे को सौंपें।

  कार्यपुस्तिका के लिए जिम्मेदार अधिकारी की नियुक्ति पर नमूना आदेश

  
  

  चरण 3. आवश्यक कार्मिक दस्तावेजों की एक सूची बनाएं।इसमें स्थानीय नियम और अन्य दस्तावेज शामिल करें, जिनकी उपस्थिति जीआईटी निरीक्षक अगली यात्रा के दौरान निश्चित रूप से जाँच करेगा: स्टाफिंग, छुट्टी कार्यक्रम, समय पत्रक, कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड। यदि संगठन एकीकृत रूपों को छोड़ने की योजना बना रहा है, तो अपने स्वयं के रूपों को विकसित करने का आदेश जारी करें।

  चरण 4. आवश्यक मानव संसाधन दस्तावेजों और विनियमों का विकास और अनुमोदन करें. LNA को स्वीकृत करने के कई तरीके हैं: पता करें कि वे एक-दूसरे से कैसे भिन्न हैं और जो आपको सबसे अच्छा लगता है उसे चुनें। कृपया ध्यान दें कि कुछ दस्तावेजों को पहले ट्रेड यूनियन के साथ सहमत होना होगा (, इलेक्ट्रॉनिक पत्रिका "कार्मिक व्यवसाय" के विशेषज्ञ बताएंगे)।

  चरण 5. पंजीकरण पुस्तकों और पत्रिकाओं को भरें. ब्रीफिंग, चिकित्सा परीक्षा और पत्राचार के पंजीकरण के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों की नियुक्ति करें।

  1. रोजगार अनुबंधों के निष्पादन की शुद्धता की जाँच करें।पहले यह जांचें कि क्या संगठन के निदेशक काम के लिए ठीक से पंजीकृत हैं, फिर बाकी अनुबंधों को देखें। सुनिश्चित करें कि उनमें निर्धारित वेतन और नौकरी के शीर्षक कर्मचारियों की सूची, कार्यपुस्तिकाओं और नौकरी के आदेशों के शब्दों से बिल्कुल मेल खाते हैं। यदि आपको त्रुटियां मिलती हैं, तो कर्मचारियों के साथ अतिरिक्त अनुबंध करके परिवर्तन करें।
  1. हस्ताक्षर के तहत कर्मचारियों को एलएनए से परिचित कराएं जो सीधे उनसे संबंधित हैं।हम न केवल श्रम अनुसूची और अन्य एलएनए के नियमों के बारे में बात कर रहे हैं, जिसके साथ कर्मियों को भर्ती करते समय पेश किया जाना चाहिए, बल्कि नौकरी विवरण, कर्मियों के आदेश और निर्देश लॉग के बारे में भी बात कर रहे हैं।

  ध्यान!सुनिश्चित करें कि प्रत्येक कर्मचारी को रोजगार अनुबंध और सभी अतिरिक्त समझौतों की अपनी प्रति प्राप्त होती है।

  1. सैन्य पंजीकरण व्यवस्थित करें।यदि कंपनी सैन्य सेवा या सैन्य आयु के व्यक्तियों के लिए उत्तरदायी व्यक्तियों को नियुक्त करती है, एक सैन्य रिकॉर्ड रखें. रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करें और स्थानीय सैन्य पंजीकरण और भर्ती कार्यालय के साथ नियुक्ति का समन्वय करें, एक कार्य योजना तैयार करें और कर्मचारियों द्वारा प्रदान किए गए सैन्य कार्ड, व्यक्तिगत कार्ड और भर्ती आईडी से जानकारी के आधार पर रिकॉर्ड जारी करें।
  1. एक सुरक्षित भंडारण वातावरण बनाएं।यह आवश्यकता व्यक्तिगत डेटा (पीडी) वाले सभी दस्तावेजों पर लागू होती है: उन्हें सुरक्षित रूप से बंद अलमारियाँ और तिजोरियों में रखें, कर्मचारी के बारे में जानकारी उसके बिना तीसरे पक्ष को स्थानांतरित न करें। लिखित सहमति. अपनी व्यक्तिगत फाइलों में पासपोर्ट और डिप्लोमा की प्रतियां न रखें, कर्मचारियों से व्यक्तिगत डेटा के लिए न पूछें जो सीधे काम से संबंधित नहीं है - व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के नियमों का उल्लंघन करने के लिए जुर्माना महत्वपूर्ण है।
  1. कैलेंडर प्लानर बनाएं।कई महत्वपूर्ण दस्तावेजों को नियमित रूप से अद्यतन या पुन: अनुमोदित किया जाना है। उदाहरण के लिए, छुट्टी कार्यक्रम सालाना तैयार किया जाना चाहिए, और सामूहिक समझौते को हर तीन साल में कम से कम एक बार फिर से जारी किया जाना चाहिए। ताकि भविष्य में कंपनी को परेशानी न हो, मुख्य दस्तावेजों के साथ काम की योजना पहले से बना लें।

  कर्मियों के रिकॉर्ड प्रबंधन को खरोंच से व्यवस्थित करना, उदाहरण के लिए, एक शाखा में, या पूर्ववर्ती के बाद पुनर्निर्माण एक आसान काम नहीं है। आरंभ करने के लिए, अपने आप को नियामक ढांचे और GOST R 7.0.97-2016 मानक से परिचित कराएं, जिसमें कागजी कार्रवाई के लिए बुनियादी आवश्यकताएं शामिल हैं।

  लगातार काम करते हुए, विनियमों सहित कार्मिक प्रलेखन का न्यूनतम आवश्यक सेट विकसित करना। तय करें कि आप किन प्राथमिक लेखा रूपों का उपयोग करेंगे - एकीकृत या स्व-विकसित। अपने रोजगार अनुबंध और समझौतों को क्रम में प्राप्त करें। विवरण के प्रति चौकस रहें, क्योंकि दस्तावेजों की अनुपस्थिति या गलत निष्पादन के लिए कंपनी को बड़े जुर्माना का सामना करना पड़ता है।