यूनिफाइड फॉर्म टी 12 फॉर्म। टाइम शीट भरना: पेरोल के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज

टाइम ट्रैकिंग एक बहुत ही महत्वपूर्ण कार्य है। कर्मचारी अपनी मेहनत की कमाई को खोना नहीं चाहता है, और संगठन, बदले में, अनुपस्थिति के लिए भुगतान नहीं करना चाहता है।

ऐसी गलतफहमियों से बचने के लिए समय पर और उचित प्रबंधनकाम के घंटों के लेखांकन पर रिपोर्टिंग प्रलेखन।

यह किस लिए है

समय पत्रक है स्थापित दस्तावेज़, जो प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम के घंटों के पालन के बारे में जानकारी रखता है। दूसरे शब्दों में, यह एक तालिका है जहां संगठन के प्रत्येक कर्मचारी की उपस्थिति या अनुपस्थिति पर डेटा दर्ज किया जाता है।

इस दस्तावेज़ के आधार पर, मजदूरी और बोनस की गणना की जाती है या कार्य अनुसूची से विलंब, अनुपस्थिति और अन्य विचलन के लिए दंड लगाया जाता है।

ऐसी टाइम शीट एक ही प्रति में मौजूद होनी चाहिए और उस कर्मचारी द्वारा रखी जानी चाहिए जिसे इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार नियुक्त किया गया था। अक्सर, यह काम कार्मिक और लेखा विभाग को सौंपा जाता है, कभी-कभी विभाग के प्रमुख या वरिष्ठ प्रबंधक को। "टाइमर" की स्थिति में नियुक्ति, या बल्कि प्रासंगिक कर्तव्यों को लागू करना, रोजगार अनुबंध में परिलक्षित होना चाहिए।

आकार विकल्प

आप ट्रैक कर सकते हैं कि किसी कर्मचारी ने कितने दिन और घंटे काम किया है विभिन्न तरीके, लेकिन Roskomstat ने विशेष रूप तैयार किए। वे उपयोग करने के लिए सरल और स्पष्ट हैं, उनकी मदद से आप काम कर रहे "उपस्थिति" को दृष्टि से ट्रैक कर सकते हैं और बाद में प्राप्त डेटा का प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकते हैं।

के लिए बजट संगठनटाइम शीट नंबर 0504421 का एक विशेष रूप पेश किया गया था।

अन्य सभी संगठनों और उद्यमों के लिए, टी -12 और टी -13 फॉर्म को मंजूरी दी गई थी। उत्तरार्द्ध एक दूसरे से अलग है कि टी -13 का उपयोग किया जाता है जहां उपस्थिति और अनुपस्थिति को लोगों द्वारा नियंत्रित नहीं किया जाता है, लेकिन इसकी मदद से स्वचालित प्रणाली(टर्नस्टाइल)। मैं काम पर आया, चेकपॉइंट पर एक पास के साथ चेक इन किया, और चला गया। इस तरह, कार्य अनुसूची से विलंबता, अनुपस्थिति और अन्य विचलन को नियंत्रित करना आसान है।

टी -13 फॉर्म में फॉर्म अक्सर स्वचालित रूप से या तकनीकी साधनों के आंशिक उपयोग के साथ भरे जाते हैं।

टी -12 फॉर्म में टाइमशीट भी मजदूरी की गणना के उद्देश्य से भरी जाती है, इसलिए इस तरह के शेड्यूल के रखरखाव को एक एकाउंटेंट को सौंपना सुविधाजनक है।

कैसे भरें

ज़्यादातर महत्वपूर्ण पहलूएक समय पत्रक रखना:

• तालिका एक ही उदाहरण में मौजूद है;
• आधिकारिक दस्तावेजों (बीमार पत्ते, आदेश, आदेश, आदि) के आधार पर दैनिक रूप से भरा गया;
• आम तौर पर स्वीकृत तालिका से किसी भी कॉलम और फ़ील्ड को हटाना मना है।

हालाँकि, आप अभी भी तालिका को संशोधित कर सकते हैं। कभी-कभी ऐसी स्थितियां होती हैं जब आपको किसी मौजूदा प्रपत्र में अतिरिक्त फ़ील्ड जोड़ने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, गैर-मानक पारियों के लिए कुछ कार्य घंटों को ध्यान में रखना। इस मामले में, परिवर्तन संभव है, लेकिन केवल प्रमुख के प्रासंगिक आदेश पर हस्ताक्षर करने के बाद।

रिपोर्टिंग माह की शुरुआत से पहले (2-3 दिन पहले) जिम्मेदार अधिकारीस्प्रेडशीट खोलता है। यह तय करने का समय है कि संचालन का कौन सा तरीका चुना जाएगा। यह निरंतर पंजीकरण हो सकता है - दैनिक उपस्थिति / गैर-उपस्थिति अंक, या शासन से विशेष रूप से विचलन की शुरूआत - विलंबता, रात की पाली, ओवरटाइम, आदि।

फॉर्म टी-12 . के उदाहरण का उपयोग करके टाइम शीट भरने का एक नमूना

सबसे पहले, हेडर और पहले तीन कॉलम भरे जाते हैं। यह जानकारी, एक नियम के रूप में, स्थिर रहती है - संरचनात्मक इकाई, कर्मचारियों का पूरा नाम, कर्मियों की संख्या।

कॉलम 4 से 7 में, दैनिक आधार पर, उपस्थिति, अनुपस्थिति, छुट्टी के दिनों और बीमार दिनों पर निशान बनाए जाते हैं। इसके लिए, प्रत्येक कारण के लिए विशेष पदनामों का उपयोग किया जाता है। तो, बीमार छुट्टी को कोड बी द्वारा निर्दिष्ट किया गया है, कार्य दिवस की छुट्टी आरवी है, और वार्षिक अवकाश- ओ.टी. साथ में पूरी लिस्टपदनाम पहली शीट पर सबसे एकीकृत रूप में पाए जा सकते हैं।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि कोई भी अंक किसी भी दस्तावेज के आधार पर ही टाइम शीट में अंकित किए जाते हैं। यह एक बीमार छुट्टी, एक आंतरिक आदेश, या एक परिचित कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित एक ओवरटाइम आदेश हो सकता है।

अक्सर ऐसी स्थितियां होती हैं जब यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं होता है कि कौन सा कोड डालना है। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी सवैतनिक अवकाश पर है, उसे एक ओटी कोड सौंपा गया है। लेकिन उस समय उन्हें बीमार पड़ने की नादानी थी और नियत तारीख पर काम पर नहीं जाते थे।

यदि कर्मचारी ने हमें चेतावनी नहीं दी है, तो एचएच कोड (अज्ञात कारणों से गैर-उपस्थिति) डालने की सलाह दी जाती है, और बीमार छुट्टी प्राप्त करने के बाद, इन पदनामों को "बी" कोड में सही करें। इस घटना में कि किसी कर्मचारी को अपनी बीमारी की रिपोर्ट करने का कोई तरीका मिल गया है, आप तुरंत "बी" कोड को चिह्नित कर सकते हैं।

शायद ऐसी स्थिति में, पहले एक पेंसिल के साथ "НН" और "Б" कोड को चिह्नित करना बेहतर होता है ताकि एक ही प्रति में मौजूद दस्तावेज़ की उपस्थिति खराब न हो। यदि प्रपत्र में बनाए रखा जाता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप मेंतो ऐसी कोई समस्या नहीं होगी।

अनुपस्थिति का एक हिस्सा "दिनों" में माना जाता है, क्योंकि कर्मचारी केवल आधे दिन की छुट्टी पर नहीं हो सकता है, या तीन घंटे के लिए बीमार छुट्टी पर नहीं जा सकता है। इस मामले में, अक्षर पदनाम के तहत एक खाली कॉलम छोड़ दिया जाता है। यदि कर्मचारी 30 मिनट के लिए देर से आया था, या 4 घंटे ओवरटाइम काम किया था, तो कार्य शासन से विचलन का समय पत्र पदनाम के तहत इंगित किया गया है।

कॉलम 5 और 7 काम किए गए दिनों के मध्यवर्ती और अंतिम परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं, और कॉलम 8 से 17 प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक पूरी रिपोर्ट प्रदान करते हैं - उसने कितना काम किया, उसने कितना आराम किया, वह कितना चूक गया और क्यों। प्रत्येक कॉलम के ऊपर हेडर के नाम से यह स्पष्ट हो जाता है कि किस डेटा को संक्षेप में प्रस्तुत करना है।

बजटीय संगठनों में समय पत्रक बनाए रखने की विशेषताएं

फॉर्म नंबर 0504421 का उपयोग कार्य शासन के अनुपालन की निगरानी के लिए भी किया जाता है, लेकिन इसका थोड़ा अलग नाम "कार्य समय के उपयोग के लिए लेखांकन" है, जो बजटीय संगठनों के काम की बारीकियों को दर्शाता है। इस रिपोर्ट कार्ड में, आप "स्कूल के दिनों की छुट्टी", "विस्तारित दिन समूह में प्रतिस्थापन", "अध्ययन अवकाश" जैसे पदनाम पा सकते हैं।

इस तरह के टाइम शीट को बनाए रखने की प्रक्रिया एकीकृत लेखा रूपों T-12 और T-13 से अलग नहीं है:

• एक प्रति में आयोजित;
• बिलिंग अवधि शुरू होने से 2-3 दिन पहले खुलता है;
• मानक रूप को बदले बिना उपयोग किया जाता है।

दो पंजीकरण प्रक्रियाएं भी अपनाई गई हैं - निरंतर (सभी उपस्थिति और गैर-उपस्थिति नोट की जाती हैं) और विचलन के संकेत के साथ।

तालिका में ही कई अंतर हैं। टाइम शीट के हेडर में, संगठन के नाम, संरचनात्मक इकाई और संदर्भ की अवधि के अलावा, इसके प्रकार को एक संख्या के साथ इंगित किया जाना चाहिए। यदि समय पत्रक बिना परिवर्तन किए "जैसी है" प्रस्तुत किया जाता है, तो इसे प्राथमिक कहा जाता है और इस कॉलम में "0" के रूप में चिह्नित किया जाता है। प्रत्येक बाद के समायोजन के साथ, आपको क्रम में परिवर्तन संख्या को इंगित करना होगा।

पहले चार कॉलम तुरंत भरे जाते हैं - ये कर्मचारियों के पूरे नाम, कार्मिक संख्या और पद हैं। अवधि बढ़ने पर निम्नलिखित कॉलम भरे जाते हैं। कॉलम के ऊपरी भाग में, ऑपरेटिंग मोड से घंटों में विचलन (यदि कोई हो) इंगित किया जाता है, निचले हिस्से में विचलन के कारण का अक्षर पदनाम। कॉलम 20 और 37 क्रमशः मध्यवर्ती और मासिक योगों को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं।

इस फॉर्म में कोई अतिरिक्त गणना नहीं है। बिलिंग अवधि के अंत में, इस दस्तावेज़ को लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जहां, इसके आधार पर, इसकी गणना की जाएगी वेतनसरकारी कर्मचारियों के लिए।

इस टाइम शीट (फॉर्म नंबर 0504421) में प्रयुक्त पदनामों की सूची तालिका में पाई जा सकती है:

संकेतक का नाम	कोड
सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियां	पर
रात में काम करना	एच
सार्वजनिक कर्तव्यों की पूर्ति	जी
नियमित और अतिरिक्त छुट्टियां	हे
अस्थायी विकलांगता, गर्भावस्था और प्रसव के कारण विकलांगता	बी
बच्चे की देखभाल के लिए छुट्टी	या
अतिरिक्त समय अवधि	साथ में
कार्य से अनुपस्थित होना	पी
अस्पष्टीकृत कारणों से अनुपस्थिति (जब तक परिस्थितियों को स्पष्ट नहीं किया जाता है)	एचएच
प्रशासन की अनुमति से अनुपस्थिति	लेकिन
अध्ययन के दिनों की छुट्टी	वू
शैक्षिक अतिरिक्त अवकाश	कहां
1 - 3 वर्गों में प्रतिस्थापन	जेडएन
विस्तारित दिन समूहों में प्रतिस्थापन	आरएफपी
ग्रेड 4 - 11 . में प्रतिस्थापन	एपी
सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियों पर काम करें	आरपी
वास्तविक घंटे काम किया	एफ
कारोबारी दौरे	सेवा

छुट्टी कैसे परिभाषित की जाती है?

कार्मिक व्यवसाय में अवकाश शब्द बहुत सारी अवधारणाओं को जोड़ता है। डिक्री से शुरू और समाप्त। कई युवा माताएं सहमत नहीं होंगी, लेकिन यह भी एक छुट्टी है, हालांकि यह एक छोटे बच्चे की देखभाल के लिए प्रदान की जाती है।

इन छुट्टियों में से प्रत्येक को टाइम शीट में अपने तरीके से नोट किया गया है और यह सबसे सामान्य प्रकार की छुट्टियों और उनके पंजीकरण पर विशेष ध्यान देने योग्य है।

समय पर

अवकाश आदेश के आधार पर, जिसमें स्वयं पर्यटक के हस्ताक्षर भी होने चाहिए, "ओटी" कोड को समय पत्रक पर चिपका दिया जाता है यदि यह मुख्य अवकाश है, या "ओडी" कोड यदि अतिरिक्त है।

अपने खर्चे पर

ऐसे समय होते हैं जब किसी कर्मचारी को कई प्राप्त करने की आवश्यकता होती है छुट्टियों के दिनआपके मुख्य कार्यक्रम के बाहर। कारण अलग हो सकते हैं, लेकिन समाधान एक ही है - बिना वेतन के छुट्टी।

इस तरह की छुट्टी के लिए कानून कई कारणों का प्रावधान करता है - एक शादी, एक बच्चे का जन्म, या मृत्यु जैसी अधिक दुखद घटनाएं नज़दीकी रिश्तेदार. इन मामलों में, कोड "OZ" चिपकाया जाना चाहिए।

यदि कर्मचारी के पास एक अलग कारण है, और उसे प्रबंधक के साथ एक समान छुट्टी मिलती है, तो कोड "TO" का उपयोग किया जाता है। दोनों ही मामलों में, कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित प्रासंगिक आदेश के आधार पर चिह्न बनाया जाता है।

प्रशिक्षण

हमारे समय में काम और अध्ययन का संयोजन अपवाद के बजाय आदर्श है, और इस मामले में कानून ऐसे श्रमिकों का समर्थन करता है, जो अध्ययन अवकाश की गारंटी देते हैं। कर्मचारी से संबंधित आवेदन स्वीकार करने और छात्र द्वारा हस्ताक्षरित आदेश प्राप्त करने के बाद, आप अध्ययन अवकाश की पूरी अवधि के लिए रिपोर्ट कार्ड में सुरक्षित रूप से "यू" कोड चिह्नित कर सकते हैं।

यह ध्यान देने योग्य है कि यदि कोई कर्मचारी अगले सत्र के दौरान बीमार पड़ता है, तो ऐसी छुट्टी बीमार अवकाश अवधि के लिए नहीं बढ़ाई जाती है और "बी" कोड केवल अध्ययन अवकाश की समाप्ति के बाद के दिनों में दर्ज किया जा सकता है, यदि कर्मचारी छुट्टी की समाप्ति से पहले ठीक होने का समय नहीं था और सत्र के अंत के बाद उपस्थित होने में उनकी विफलता की पुष्टि करते हुए एक बीमार छुट्टी प्रमाण पत्र प्रदान किया।

गर्भावस्था और प्रसव के लिए

महिला कर्मचारियों के लिए इस तरह की एक धन्य अवधि, निश्चित रूप से, दस्तावेजों के साथ लालफीताशाही नहीं होनी चाहिए; इसलिए, मातृत्व अवकाश एक बीमार छुट्टी के आधार पर प्रदान किया जाता है, रिपोर्ट कार्ड में कोड "पी" है। नवजात शिशु को गोद लेने के मामले में भी यही कोड इस्तेमाल किया जाता है।

बच्चे की देखभाल के लिए

और उसके बाद, शुरुआत तक माता-पिता की छुट्टी के लिए एक आदेश जारी किया जाता है तीन साल की उम्र. इस तरह की छुट्टी को "OZH" कोड से चिह्नित किया जाता है।

दस्तावेजों के साथ काम करना हमेशा एक जिम्मेदार कार्य होता है, लेकिन टाइम शीट भरने की मूल बातें जानने से आप पेरोल विवादों और इस तरह की अन्य छोटी-छोटी परेशानियों से बच जाएंगे।

वीडियो - 1C में टाइम शीट और पेरोल संकलित करना:

• दस्तावेजों के मानक रूपों का स्वत: भरना
• हस्ताक्षर और मुहर छवि के साथ मुद्रण दस्तावेज़
• आपके लोगो और विवरण के साथ लेटरहेड
• एक्सेल, पीडीएफ, सीएसवी प्रारूपों में दस्तावेज़ अपलोड करना
• सिस्टम से सीधे ईमेल द्वारा दस्तावेज़ भेजना

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फॉर्म नंबर टी -12 में टाइम शीट का उपयोग निम्नलिखित मामलों में किया जाता है:
- संगठन के कर्मचारियों द्वारा उनकी श्रेणी की परवाह किए बिना काम के समय के उपयोग के लिए खाते में;
- कर्मचारियों द्वारा स्थापित कार्य घंटों के अनुपालन की निगरानी करना;
- काम किए गए घंटों पर डेटा प्राप्त करने के लिए;
- वेतन के लिए।

इस दस्तावेज़ में जानकारी का उपयोग संकलन के लिए भी किया जाता है सांख्यिकीय रिपोर्टिंगश्रम से।
एकीकृत रूप को रूस की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री दिनांक 05.01.2004 नंबर 1 द्वारा अनुमोदित किया गया था।

फॉर्म डाउनलोड करें (एक्सेल):फॉर्म टी-12 फॉर्म टी-13

(Klass365 प्रोग्राम में दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से भरने के कारण त्रुटियों के बिना दस्तावेज़ों को 2 गुना तेज़ी से लिखें)

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फॉर्म टी-12 और टी-13 को सही तरीके से कैसे भरें

एक अधिकृत व्यक्ति टाइमशीट को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार है। टाइम शीट एक प्रति में तैयार की जाती है, जिस पर संरचनात्मक इकाई के प्रमुख और कार्मिक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। इसके बाद, दस्तावेज़ को लेखा विभाग को भेजा जाता है, जो कर्मचारियों के लिए वेतन की गणना के आधार के रूप में टाइम शीट का उपयोग करता है।

प्रत्येक दिन के लिए कार्य समय के उपयोग को दर्शाने के लिए, कॉलम 4 से 18 और 20 से 35 में दो पंक्तियाँ हैं: एक काम करने के समय के प्रकार को इंगित करने के लिए, दूसरा उनके लिए घंटों की संख्या को रिकॉर्ड करने के लिए। स्क्रॉल प्रतीककार्य समय लागत के प्रकार फॉर्म नंबर टी -12 के पहले पृष्ठों पर दिए गए हैं (ऊपर फॉर्म और नमूना देखें)।

फॉर्म नंबर T-13 में टाइम शीट का उपयोग स्वचालित डेटा प्रोसेसिंग की स्थितियों में किया जाता है।
इस रूप में, वही प्रतीकों का उपयोग किया जाता है जैसे फॉर्म नंबर टी -12 में।
कॉलम 7, 8, 10 और 11 नीचे दिए गए वेतन प्रकार के कोड और लागत क्षेत्रों द्वारा संबंधित खातों को दर्शाते हैं।

भुगतान प्रकार कोड:
- 2000 (वेतन, यात्रा और अन्य अधिकारी),
- 2012 (छुट्टियां),
- 2300 (अस्थायी विकलांगता भत्ता)।

संबंधित खाते लेखांकन:
- 20 (मुख्य उत्पादन के कर्मचारियों को पारिश्रमिक),
- 23 (सहायक उत्पादन के कर्मचारियों को पारिश्रमिक),
- 26 (प्रबंधकीय कर्मियों का मुआवजा),
- 44 (तैयार उत्पादों की बिक्री के लिए व्यापारिक गतिविधियों या संचालन में लगे कर्मचारियों को श्रम का पारिश्रमिक)।

दस्तावेजों के साथ काम को स्वचालित कैसे करें और मैन्युअल रूप से फॉर्म न भरें

दस्तावेजों के रूपों का स्वत: भरना। अपना समय बचाएं। गलतियों से छुटकारा पाएं।

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• दस्तावेजों के वास्तविक मानक रूपों को स्वचालित रूप से भरें
• हस्ताक्षर और मुहर छवि के साथ दस्तावेज़ प्रिंट करें
• अपने लोगो और विवरण के साथ लेटरहेड बनाएं
• सबसे अच्छा लिखें वाणिज्यिक प्रस्ताव(कस्टम टेम्प्लेट सहित)
• एक्सेल, पीडीएफ, सीएसवी प्रारूपों में दस्तावेज़ अपलोड करें
• सिस्टम से सीधे ईमेल द्वारा दस्तावेज़ भेजें

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लेख में विचार करें कि टाइम शीट क्या है, किन रूपों का उपयोग किया जाता है। टाइम शीट भरने के नियम, भरने का एक उदाहरण। हम टाइम शीट को भरने में मुख्य कठिनाइयों की पहचान करेंगे, जिससे मजदूरी की गणना में त्रुटियां हो सकती हैं।

टाइम शीट एक दस्तावेज है जो प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या और संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रति माह अनुपस्थिति की संख्या को दर्शाता है। इसके आधार पर और गणना की जाती है।

सभी संगठनों को एक टाइम शीट बनाए रखना आवश्यक है।

कार्य समय रिकॉर्ड करने के लिए, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित दो एकीकृत रूप T-12 और T-13 हैं।

फॉर्म टी-12 का उपयोग न केवल काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है, बल्कि मजदूरी की गणना के लिए भी किया जाता है। इसलिए, में छोटी फर्मेंजब लेखाकार भी कार्मिक विभाग का रखरखाव करता है, तो इस फॉर्म टी -12 का उपयोग करें।

जब केवल काम किए गए घंटों और अनुपस्थिति के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है, तो फॉर्म टी -12 या फॉर्म टी -13 के पहले भाग का उपयोग किया जाता है।

काम के घंटे रिकॉर्ड करने के लिए किसी भी फॉर्म का इस्तेमाल किया जा सकता है।

टाइम शीट भरने के नियम

कार्मिक अधिकारी द्वारा दैनिक समय पत्रक भरा जाता है, यदि कंपनी के पास कार्मिक विभाग नहीं है, तो समय पत्रक एक लेखा अधिकारी द्वारा बनाए रखा जाता है।

टाइम शीट भरते समय, संगठन और संरचनात्मक इकाई का नाम बताना न भूलें।

"दस्तावेज़ संख्या" और "संकलन की तिथि" में भरना होगा

सेल "रिपोर्टिंग अवधि" में उस महीने की शुरुआत और अंत दर्ज करें जिसके लिए समय पत्रक बनाए रखा गया है।

- क्रमिक संख्या;

- उपनाम, आद्याक्षर, स्थिति (विशेषता या पेशा);

- कार्मिक संख्या;

- महीने के दिनों तक उपस्थिति और काम से अनुपस्थिति के निशान

तालिका की ऊपरी पंक्ति में महीने के प्रत्येक दिन (उपस्थिति, व्यापार यात्रा, आदि) के लिए काम के घंटों का एक वर्णमाला या संख्यात्मक कोड होता है। सबसे नीचे, उनके लिए घंटों की संख्या दर्ज की जाती है। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी ने 3 जुलाई 2014 को पूरी शिफ्ट पूरी की, तो जुलाई के लिए समय पत्रक में, कर्मचारी के अंतिम नाम के सामने नंबर 3 वाले सेल में, "I" कोड और 8 कार्य घंटे नीचे रखे गए हैं। यदि कर्मचारी उस दिन बीमार पड़ गया, तो "बी" डालना आवश्यक है, और चूंकि उसके पास काम के घंटे नहीं थे, इसलिए नीचे की सेल नहीं भरी गई है या 0 दर्ज किया गया है।

- मध्यवर्ती और अंतिम परिणाम;

- अनुपस्थिति की उपस्थिति में, कारणों के लिए अनुपस्थिति पर अंक लगाए जाते हैं।

टाइम शीट के अंत में, हमें यह जांचना चाहिए कि टाइम शीट भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर हैं, साथ ही संरचनात्मक इकाई के प्रमुख और कार्मिक अधिकारी के हस्ताक्षर हैं।

टाइम शीट भरने के लिए बुनियादी कोड

काम के घंटे का प्रकार	पत्र कोड	डिजिटल कोड
कार्य दिवस	मैं	01
व्यापार यात्रा	सेवा	06
वार्षिक मूल भुगतान अवकाश	से	09
	आर	14
बच्चे के तीन साल की उम्र तक पहुंचने तक माता-पिता की छुट्टी	शीतलक	15
नियोक्ता की अनुमति से किसी कर्मचारी को बिना वेतन के अवकाश दिया जाता है	इससे पहले	16
कानून के अनुसार लाभ की नियुक्ति के साथ अस्थायी विकलांगता	बी	19
	पर	26
अस्पष्टीकृत कारणों से अनुपस्थिति (जब तक परिस्थितियों को स्पष्ट नहीं किया जाता है)	एचएच	30

टाइम शीट भरते समय गैर-मानक स्थितियां

1. एक कर्मचारी छुट्टी के दौरान बीमार पड़ गया।

छुट्टी के बाद, कर्मचारी काम पर चला गया और बीमारी की अवधि के लिए बीमार छुट्टी प्रदान की। रिपोर्ट कार्ड में, छुट्टी (ओटी) के बजाय, बीमारी के पहले दिन से एक अस्थायी विकलांगता कोड (बी) चिपका दिया जाता है, और छुट्टी को बीमारी की अवधि के लिए ही बढ़ा दिया जाता है।

ऐसे मामले हैं जब कर्मचारी छुट्टी खत्म होने के बाद भी नियोक्ता को चेतावनी देते हुए बीमार होना जारी रखता है। चूंकि कर्मचारी के शब्द समय पत्रक भरने का आधार नहीं हैं, इसलिए, छुट्टी के बाद, हम अस्पष्टीकृत कारणों (एचएच) के लिए अनुपस्थिति डालते हैं। कर्मचारी द्वारा बीमार छुट्टी प्रदान करने के बाद, हम कोड बी के लिए अवधि को सही करते हैं।

2. छुट्टी के दौरान कर्मचारी की छुट्टियां थीं।

उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी 1 जून से 29 जून 2014 तक छुट्टी पर था। टाइम शीट में, हम मुख्य अवकाश अवधि के लिए ओटी कोड डालते हैं, जबकि 12 जून को कोड बी (गैर-कार्य अवकाश) के साथ चिह्नित करते हैं, क्योंकि इस दिन को भुगतान की गई छुट्टी अवधि में शामिल नहीं किया जाता है।

एकीकृत वर्दी टी-12एक दोहरे उद्देश्य वाला दस्तावेज है। अक्सर इसका उपयोग टाइम शीट के रूप में किया जाता है। इस लेख में, हम फॉर्म भरने की विशेषताओं को देखेंगे और आपको बताएंगे कि इसे कहां खोजना है।

एकीकृत रूप T-12 . का उद्देश्य

नियोक्ता (फर्म या व्यक्तिगत उद्यमी) कर्मचारियों द्वारा काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखना उसकी जिम्मेदारी है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91)। इस तरह के लेखांकन का रूप विनियमित नहीं है और इसे नियोक्ताओं द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है। आप रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा विकसित प्रपत्रों में से किसी एक का भी उपयोग कर सकते हैं।

01/05/2004 नंबर 1 के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री द्वारा अनुमोदित एकीकृत फॉर्म टी -12, दो भागों से युक्त एक तालिका है:

• "काम के समय का लेखा-जोखा", जिसमें काम के लिए कर्मचारियों के बाहर निकलने और अनुपस्थिति को दैनिक रूप से दर्ज किया जाता है, जो उनकी अनुपस्थिति (समय पत्रक) के कारणों को दर्शाता है।
• "पारिश्रमिक के लिए कर्मियों के साथ समझौता", काम किए गए घंटों के लिए भुगतान की मात्रा की गणना करने और काम से भुगतान किए गए समय की गणना करने के लिए डिज़ाइन किया गया। इस भाग का व्यावहारिक रूप से इस तथ्य के कारण उपयोग नहीं किया जाता है कि काम के घंटे और पेरोल के लिए लेखांकन के कार्य आमतौर पर एक कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी के विभिन्न विभागों द्वारा किए जाते हैं, साथ ही साथ पेरोल प्रक्रिया के स्वचालन के कारण भी।

इस प्रकार, टी -12 फॉर्म का उपयोग केवल टाइम शीट के रूप में दिलचस्प है। साथ ही, टाइम शीट सबसे महत्वपूर्ण प्राथमिक दस्तावेज है जो कर्मचारियों के लिए पेरोल के लिए डेटा के मुख्य स्रोत के रूप में कार्य करता है।

टाइम शीट के एकीकृत फॉर्म को भरने की प्रक्रिया

किसी विशेष कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी के लिए काम के घंटों के रिकॉर्ड रखने की अपनी ख़ासियत की घटना की उच्च संभावना के कारण, एक आंतरिक दस्तावेज़ विकसित करना उचित है जो इस तरह के लेखांकन की प्रक्रिया को ठीक करता है।

इस उद्देश्य के लिए नियुक्त किसी भी व्यक्ति द्वारा टाइमशीट का रखरखाव किया जा सकता है। आमतौर पर वह या तो कार्मिक विभाग का कर्मचारी होता है, या कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी के संबंधित विभाग का प्रमुख होता है।

टी -12 फॉर्म का पहला पृष्ठ कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी, ओकेपीओ कोड और कानूनी इकाई विभाजन, दस्तावेज़ संख्या, इसकी तैयारी की तारीख और अवधि के बारे में डेटा इंगित करने के लिए आरक्षित है।

टाइम शीट को कंपनी या व्यक्तिगत उद्यमी के सभी कर्मचारियों के लिए या तो एक संकलित किया जा सकता है, या विभागों में विभाजित किया जा सकता है। यह मासिक आधार पर आयोजित किया जाता है, इसलिए प्रत्येक टाइम शीट की क्रम संख्या महीने की क्रम संख्या के अनुरूप होगी, और संकलन अवधि महीने की पूरी लंबाई को कवर करेगी (पहली से आखिरी दिन) तदनुसार, दस्तावेज तैयार करने की तिथि माह का अंतिम दिन होगी।

यहां, पहले पृष्ठ पर, प्रतीकों के कोड (वर्णमाला और संख्यात्मक) हैं जो समय पत्रक की मुख्य तालिका में काम से बाहर निकलने या अनुपस्थिति के आधार को दर्शाने के लिए उपयोग किए जाते हैं। यदि आपको अतिरिक्त कोड का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो आप उन्हें स्वयं विकसित कर सकते हैं।

इसके अलावा, कर्मचारियों की पूरी सूची को प्रतिबिंबित करने के लिए आवश्यक चादरों की संख्या पर, समय पत्रक सीधे स्थित है। तालिका में, प्रत्येक कर्मचारी की दो पंक्तियाँ होती हैं, जो महीने के प्रत्येक कैलेंडर दिन काम पर उसकी उपस्थिति या अनुपस्थिति के तथ्य को दर्शाती हैं, कारण का संकेत देती हैं। इस मामले में, कारण वर्णमाला या संख्यात्मक कोड का उपयोग करके शीर्ष पंक्ति पर इंगित किया गया है, और काम किए गए घंटों की संख्या नीचे की रेखा पर इंगित की गई है। यदि कर्मचारी अनुपस्थित था, तो आप नीचे की रेखा पर कुछ भी नहीं छोड़ सकते। इससे तालिका स्पष्ट दिखती है।

अनुपस्थिति और उनके कारणों के संकेत के साथ ही समय पत्रक भरना संभव है। वहीं, एग्जिट के दिनों का डेटा खाली रहता है। हमारी राय में, यह विकल्प न केवल कम स्पष्ट है, बल्कि भरते समय त्रुटियों के लिए पूर्वापेक्षाएँ भी बनाता है।

हर आधे महीने में, काम किए गए दिनों और घंटों की संख्या की गणना की जाती है, और समय पत्रक के पूरा होने पर, महीने के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है। पूरे महीने काम करने वाले प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक महीने में दिनों की कुल संख्या टाइम शीट में उसकी लाइन में दर्शाए गए कार्य दिवसों, अनुपस्थिति के दिनों और छुट्टी के दिनों के योग से मेल खाना चाहिए।

टाइम शीट, विभाग के प्रमुख, कंपनी या व्यक्तिगत उद्यमी और कार्मिक सेवा के कर्मचारी को भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की तालिका (स्थिति और अंतिम नाम के टूटने के साथ) पर हस्ताक्षर किए गए हैं।

टाइमशीट में जानकारी दर्ज करने की विशेषताएं

सामान्य सप्ताहांत और छुट्टियों को बी अक्षर से चिह्नित किया जाता है, और किसी विशेष महीने में अतिरिक्त दिन (तालिका एक महीने में अधिकतम संभव दिनों के लिए प्रदान करती है) को एक्स के साथ चिह्नित किया जाता है।

कर्मचारी का उपनाम उसके रोजगार की तारीख से टाइम शीट में दर्ज किया गया है और बर्खास्तगी के महीने के बाद के महीने से वहां से बाहर रखा गया है। वहीं, बर्खास्तगी के महीने में छोड़ने वाले कर्मचारी के लिए एक अलग टाइम शीट बनाई जाती है। काम से सभी अनुपस्थिति के कारणों की पुष्टि सहायक दस्तावेजों (बीमारी की छुट्टी, व्यापार यात्रा या छुट्टी के लिए आदेश) द्वारा की जानी चाहिए। इस तरह के एक दस्तावेज (उदाहरण के लिए, एक बीमार छुट्टी प्रमाण पत्र) की प्रस्तुति से पहले, रिपोर्ट कार्ड पर "एचएच" चिह्न लगाया जाता है।

यदि गणना में अनुपस्थिति को कैलेंडर दिनों (बीमारी की छुट्टी, छुट्टी) में ध्यान में रखा जाता है, तो इन सभी दिनों में कारण कोड दर्ज किया जाता है, भले ही वे सामान्य दिन हों या नहीं। यदि किसी व्यावसायिक यात्रा पर प्रस्थान या उससे वापसी एक दिन की छुट्टी पर होती है, तो इसे व्यावसायिक यात्रा पर होने का दिन तय किया जाता है।

अंशकालिक काम करते समय, घंटों में काम की अवधि शर्तों द्वारा प्रदान की गई इसकी लंबाई के अनुसार इंगित की जाती है रोजगार समझोता. ओवरटाइम कार्य की अवधि को ऐसे कार्य में शामिल होने के आदेश का पालन करना चाहिए। आंतरिक अंशकालिक कार्यकर्ताओं को रिपोर्ट कार्ड में दो लोगों के रूप में शामिल किया जाएगा।

हमने 40 घंटे के कार्य सप्ताह के साथ 8 घंटे के कार्य दिवस के लिए टी -12 फॉर्म भरने का एक उदाहरण तैयार किया है। उपरोक्त नमूना डाउनलोड किया जा सकता है और आपके डेटा के अनुसार टी -12 फॉर्म भरने के लिए उपयोग किया जा सकता है। संचालन के अन्य तरीकों के लिए (उदाहरण के लिए, शिफ्ट शेड्यूल के लिए), यह अलग दिखाई देगा, लेकिन भरने का सिद्धांत वही रहेगा।

हमारे उदाहरण में, छुट्टी के दिन काम करने का तथ्य सामने आता है। इस तरह का काम कर्मचारी के साथ समझौते में मुखिया के आदेश के आधार पर किया जाता है। आदेश को यह इंगित करना चाहिए कि इस दिन का भुगतान कैसे किया जाएगा - दोगुनी राशि में (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 153) या कार्य दिवस पर समय प्रदान करके।

एकीकृत फॉर्म T-12 "टाइम शीट और पेरोल" Rosstat () द्वारा अनुमोदित रूपों में से एक है, जिसका उपयोग नियोक्ता कर्मचारियों द्वारा वास्तव में काम किए गए समय का ट्रैक रखने के लिए कर सकते हैं। इस तरह के लेखांकन को नियोक्ता-संगठनों और नियोक्ता-उद्यमियों (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91) दोनों द्वारा रखा जाना चाहिए।

टाइम शीट में निर्दिष्ट जानकारी के अनुसार, कर्मचारियों को वेतन दिया जाता है, और कुछ प्रकार की सांख्यिकीय रिपोर्टिंग भी बनाई जाती है। इसके अलावा, कर्मचारी द्वारा उल्लंघन के मामले में समय पत्रक की आवश्यकता हो सकती है श्रम अनुशासन.

टी-12 फॉर्म भरने की प्रक्रिया

टाइम शीट और पेरोल संघीय राज्य सांख्यिकी सेवा के निर्देशों के अनुसार भरा जाता है (01/05/2004 एन 1 के रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के डिक्री द्वारा अनुमोदित)। इसे एक प्रति में संकलित किया गया है।

प्रत्येक कर्मचारी द्वारा बिताया गया समय टाइम शीट में दो तरीकों में से एक में परिलक्षित हो सकता है। ऐसा करने के लिए, आप या तो कर्मचारी की दैनिक उपस्थिति और अनुपस्थिति दर्ज कर सकते हैं, जिसमें उसके द्वारा काम किया गया समय (घंटों, मिनटों में) शामिल है, या टाइम शीट में कर्मचारी के काम में केवल विचलन को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, व्यापार यात्राएं, ओवरटाइम, आदि।

एक कर्मचारी की उपस्थिति और गैर-उपस्थिति को कोड - संख्यात्मक और वर्णानुक्रम का उपयोग करके टाइमशीट में दर्शाया गया है। उदाहरण के लिए, में काम करने के लिए दिनकोड "I" और "01" रात में प्रदान किए जाते हैं - कोड "H" और "02", सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियों पर काम के लिए - कोड "РВ" और "03"। संख्यात्मक और वर्णमाला कोड एक दूसरे के बराबर हैं, इसलिए नियोक्ता को अपनी पसंद के एक या अन्य कोड का उपयोग करने का अधिकार है। वे सीधे टी-12 फॉर्म के शीर्षक पृष्ठ पर सूचीबद्ध हैं।

महीने के प्रत्येक दिन के लिए, कॉलम 4 और 6 में खंड 1 "काम के घंटों के लिए लेखांकन" की तालिका में, दो पंक्तियाँ आवंटित की जाती हैं: कर्मचारी की उपस्थिति को दर्शाने वाला कोड ऊपरी एक में इंगित किया गया है, और उसकी अवधि उस दिन के काम को निचले हिस्से में दर्शाया गया है। यदि कर्मचारी काम से अनुपस्थित था, तो अनुपस्थिति का संकेत देने वाला कोड शीर्ष पंक्ति में इंगित किया गया है (इससे, एक नियम के रूप में, अनुपस्थिति का कारण भी स्पष्ट है), और नीचे की रेखा नहीं भरी गई है।