लेखा कार्मिक विभाग। A से Z . तक मानव संसाधन प्रशासन

लिवेना एस.वी. / "मानव संसाधन पैकेज" kadrovik-praktik.ru
आपको शुरू से ही एक कार्मिक व्यवसाय स्थापित करने का निर्देश दिया गया था। और आपको इस क्षेत्र में बहुत कम अनुभव है। हो सकता है कि आप एक नौसिखिए कार्मिक अधिकारी हों, या सामान्य तौर पर एक लेखाकार या एक कार्यालय प्रबंधक जो कर्मियों, या एक नौसिखिए उद्यमी के साथ "लटका" गया हो। तब हमारा गाइड निश्चित रूप से आपकी मदद करेगा। इसे सरल और सुलभ बनाया गया है, विशेष रूप से कार्मिक व्यवसाय में शुरुआती लोगों के लिए।

तो, आपको कर्मियों को सौंपा गया है। हम कहाँ शुरू करें?

1. आइए आवश्यक कानूनों, विशेष साहित्य और कार्यक्रमों पर स्टॉक करें। यह सब आपको अपने काम में चाहिए होगा।
प्रबंधन के साथ एक कार्यक्रम प्राप्त करने के मुद्दे पर चर्चा करें जिसमें कर्मियों का रिकॉर्ड रखा जाए। ऐसे कई कार्यक्रम हैं, और कई विशिष्ट कार्यक्रम बहुत सुविधाजनक हैं। कुछ 1C की कार्यक्षमता को बायपास करते हैं। लेकिन ज्यादातर कंपनियां 1सी में परंपरा के अनुसार कार्मिक रिकॉर्ड रखती हैं। तथ्य यह है कि किसी भी शहर में 1सी सहायता विशेषज्ञ बहुत हैं, लेकिन आपको हर जगह अन्य कार्यक्रमों का समर्थन करने वाले विशेषज्ञ नहीं मिलेंगे।

2. हम प्रबंधन से संगठन के घटक दस्तावेजों की प्रतियां लेते हैं और उनका ध्यानपूर्वक अध्ययन करते हैं. कार्मिक अनुभाग के सभी दस्तावेजों को कंपनी के घटक दस्तावेजों का पालन करना चाहिए, और किसी भी तरह से उनका खंडन नहीं करना चाहिए। चार्टर में पढ़ें एक निदेशक को स्वीकार करने की प्रक्रिया (आप इसे तैयार करेंगे) और उसका वेतन निर्धारित करना, जिस अवधि के लिए आप उसके साथ एक रोजगार अनुबंध समाप्त कर सकते हैं, चार्टर में कुछ विशेषताएं निर्धारित की जा सकती हैं। कभी-कभी चार्टर प्रमुख अधिकारियों को काम पर रखने और उनके लिए पारिश्रमिक प्रणाली स्थापित करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है (उदाहरण के लिए, संस्थापकों की आम बैठक की पूर्व स्वीकृति के साथ), और यहां तक ​​कि स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने की प्रक्रिया भी।
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3. हम उन दस्तावेजों की सूची निर्धारित करते हैं जो कार्मिक कार्य के क्षेत्र में होने चाहिए, और जिन्हें हम तैयार करेंगे। ऐसे दस्तावेजों की सूची यहां है - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad.. .my/TS1.php
यह स्पष्ट है कि आप किसी भी मामले में कानून द्वारा आवश्यक दस्तावेज तैयार करेंगे। प्रबंधन के साथ जांचें कि आप कंपनी के लिए कौन से वैकल्पिक दस्तावेज तैयार करेंगे। साथ ही, आप निदेशक के साथ अग्रिम रूप से स्पष्ट कर सकते हैं कि वह आंतरिक श्रम विनियमों, अन्य स्थानीय नियमों में रोजगार अनुबंधों के रूप में कौन सी विशेष शर्तें देखना चाहता है।

आवश्यक दस्तावेज:

संघटक दस्तावेज
- रोजगार संपर्क
- स्टाफिंग टेबल (टी-3 फॉर्म) *
- टाइम शीट (फॉर्म टी-13)* या टाइम शीट और पेरोल (फॉर्म टी-12)*
- आंतरिक श्रम नियम
- कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर दस्तावेज़ (विनियमन)
- अवकाश कार्यक्रम (टी -7 फॉर्म) *
- व्यक्तिगत कार्ड (टी-2 फॉर्म)*
- आदेश। उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी को काम पर रखने पर (फॉर्म टी-1)*, कर्मचारियों को काम पर रखने पर (फॉर्म टी-1ए)*, छुट्टी के प्रावधान पर (फॉर्म टी-6)*, छुट्टियों के प्रावधान पर (फॉर्म T-6a), एक कर्मचारी के प्रमोशन पर (फॉर्म T-11)*, कर्मचारियों के लिए इंसेंटिव पर (फॉर्म T-11a)*, एक कर्मचारी की बिजनेस ट्रिप पर (फॉर्म T-9)*, बिजनेस ट्रिप पर कर्मचारियों के (फॉर्म टी-9ए)*, एक कर्मचारी के स्थानांतरण पर (फॉर्म टी-5)*, कर्मचारियों के स्थानांतरण पर (फॉर्म टी-5ए)*, एक कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध की समाप्ति पर (फॉर्म टी) -8)*, कर्मचारियों के साथ रोजगार अनुबंध की समाप्ति पर (फॉर्म टी-8ए), अनुशासनात्मक मंजूरी के आवेदन पर, अनुशासनात्मक मंजूरी को हटाने पर, संयोजन पर, प्रतिस्थापन पर, निलंबन पर, निलंबन की समाप्ति पर , छुट्टी के स्थगित होने पर, छुट्टी से वापस बुलाने पर, कर्मचारियों की कमी आदि पर।
- आदेशों के लिए आधार (ज्ञापन, बयान, अधिनियम, रोजगार अनुबंध, व्याख्यात्मक नोट)
- यात्रा प्रमाणपत्रों के पंजीकरण के लिए पत्रिकाएँ (पुस्तकें), यह बहुत वांछनीय है - आदेश, रोजगार अनुबंध।
- कार्य पुस्तकों की आवाजाही और उन्हें सम्मिलित करने के लिए लेखांकन की पुस्तक। कार्य पुस्तकों के रूपों और उन्हें सम्मिलित करने के लिए लेखांकन के लिए आय और व्यय पुस्तक
- रोजगार पुस्तकें
- वेतन की गणना और भुगतान, अवकाश वेतन, अप्रयुक्त छुट्टियों के लिए मुआवजे, बर्खास्तगी पर "निपटान" से संबंधित सभी बयान, नोट्स-गणना और अन्य दस्तावेज, पेस्लिप का स्वीकृत रूप।

दस्तावेज़ जो कुछ परिस्थितियों में अनिवार्य हो जाते हैं:
- एक सामूहिक समझौता अनिवार्य है यदि कम से कम एक पक्ष (कर्मचारी या नियोक्ता) इसे समाप्त करने की पहल के साथ सामने आए।
- पारिश्रमिक और बोनस पर विनियमन अनिवार्य है यदि नियोक्ता पर लागू होने वाले पारिश्रमिक और बोनस की कोई भी शर्तें किसी अन्य दस्तावेज़ में विनियमित नहीं हैं, उदाहरण के लिए, न तो रोजगार अनुबंध में, न ही कर्मचारियों की सूची में।
- नौकरी का विवरण - अनिवार्य अगर कर्मचारियों के सभी नौकरी कर्तव्यों को रोजगार अनुबंधों में विनियमित नहीं किया जाता है।
- अनुप्रमाणन और साथ में अनुप्रमाणन दस्तावेजों पर विनियम - यदि नियोक्ता कर्मचारियों का अनुप्रमाणन करता है तो अनिवार्य है।
- शिफ्ट का काम हो तो शिफ्ट शेड्यूल जरूरी है।
- व्यापार रहस्यों पर विनियम - अनिवार्य यदि रोजगार अनुबंध में कहा गया है कि कर्मचारी व्यापार रहस्य रखने के लिए बाध्य है।
- कम उम्र के श्रमिकों, विकलांग श्रमिकों, गर्भवती श्रमिकों, तीन साल से कम उम्र के बच्चों वाली महिलाओं, एकल माताओं की सूची; विकलांग बच्चों और बचपन से विकलांग लोगों की देखभाल करने वाले व्यक्ति, हानिकारक और (या) खतरनाक काम करने की स्थिति में काम करने वाले श्रमिक - यदि कर्मचारियों में कम उम्र के कर्मचारी हैं, विकलांग श्रमिक, गर्भवती श्रमिक, तीन साल से कम उम्र के बच्चों वाली महिलाएं, एकल माताएं, विकलांग बच्चों और बचपन से विकलांग बच्चों की देखभाल करने वाले व्यक्ति, हानिकारक और (या) खतरनाक कामकाजी परिस्थितियों में काम करने वाले कर्मचारी
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4. हम निर्देशक बनाते हैं
जांचें कि क्या निदेशक (सामान्य निदेशक) ठीक से पंजीकृत है। यदि नहीं, तो सबसे पहले हम एक निर्देशक तैयार करते हैं। वह पहला कार्यकर्ता है! दस्तावेजों से यह स्पष्ट होना चाहिए कि निदेशक किस तारीख से काम कर रहा है। निदेशक की नौकरी के लिए आवेदन करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया "कार्मिक अधिकारी के पैकेज" में है, आवश्यक नमूना दस्तावेज भी हैं। इसके अलावा पैकेज में आपको एक संगोष्ठी "एक किराए के निदेशक के साथ श्रम संबंधों की व्यवस्था" और परामर्श के संबंधित अनुभाग में विषय पर बहुत सारे परामर्श मिलेंगे।
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5. हम एक स्टाफिंग टेबल बनाते हैं, आंतरिक श्रम विनियम, अन्य स्थानीय विनियम (पैराग्राफ 3 से तालिका देखें)।
निश्चित रूप से कंपनी के पास अभी तक स्टाफिंग टेबल और आंतरिक श्रम नियम और अन्य स्थानीय नियम नहीं हैं। हम उनकी रचना करते हैं। इन सभी दस्तावेजों को निदेशक के साथ समन्वयित किया जाता है। हम निदेशक की टिप्पणियों और इच्छाओं को ध्यान में रखते हैं, जांचते हैं कि क्या वे कानून का खंडन करते हैं। निदेशक नामित दस्तावेजों के तैयार संस्करणों को मंजूरी देता है।
कृपया ध्यान दें कि स्टाफिंग टेबल का एक एकीकृत रूप है, मनमाना नहीं। आप इस स्टाफिंग फॉर्म को यहां डाउनलोड कर सकते हैं -। यदि स्टाफिंग के साथ कठिनाइयाँ हैं, तो "कार्मिक अधिकारी के पैकेज" में स्टाफिंग टेबल को भरने के नमूने देखें, स्टाफिंग टेबल को विकसित करने और अनुमोदित करने की चरण-दर-चरण प्रक्रिया, विषयगत संगोष्ठी और संबंधित अनुभाग स्टाफिंग टेबल पर परामर्श के। साथ ही पैकेज में आप विभिन्न स्थानीय विनियमों के नमूने, उन्हें अपनाने के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रियाओं, परामर्शों, प्रारूपण युक्तियों आदि के नमूने पा सकते हैं।
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6. हम एक रोजगार अनुबंध का एक मानक रूप विकसित करते हैं जिसे कर्मचारियों के साथ संपन्न किया जाएगा. हम इसमें उन सभी शर्तों को शामिल करते हैं जो कंपनी के लिए फायदेमंद और आवश्यक हैं। "कार्मिक अधिकारी के पैकेज" में एक रोजगार अनुबंध और "रोजगार: नियोक्ता के पक्ष में श्रम संबंधों का पंजीकरण" पुस्तक के लिए अच्छे टेम्पलेट हैं। यहां इस पुस्तक के भाग 2 और 3 में, आपको यह बताना उपयोगी और सुलभ है कि कानूनी, लेकिन साथ ही लाभदायक रोजगार अनुबंध कैसे तैयार किया जाए।
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7. हम अन्य दस्तावेज तैयार करते हैं जिनकी हमें भविष्य में कार्मिक कार्य करने के लिए आवश्यकता होगी: अकाउंटिंग बुक्स, रजिस्ट्रेशन लॉग्स, टाइमशीट्स, ऑर्डर फॉर्म्स, लायबिलिटी एग्रीमेंट इत्यादि। “सैंपल डॉक्यूमेंट्स” सेक्शन में “कार्मिक अधिकारी के पैकेज” में, आप इन दस्तावेजों के फॉर्म ले सकते हैं, यदि आवश्यक हो तो उन्हें प्रिंट कर सकते हैं, खुद को परिचित कर सकते हैं। उनके पूरा होने के नमूने, डिजाइन और पुस्तकों पर सलाह, विषय पर सेमिनार। यदि आपके पास पैकेज नहीं है, तो कुछ दस्तावेज़ यहाँ से डाउनलोड किए जा सकते हैं - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
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8. हम प्रबंधन के साथ निर्णय लेते हैं कि कार्य पुस्तकें कौन रखेगा. चूंकि अभी तक श्रमिकों को काम पर नहीं रखा गया है, इसलिए निदेशक को पहले काम की किताबें रखनी होंगी। हम कार्यपुस्तिकाओं के रखरखाव, भंडारण, लेखांकन और जारी करने के लिए निदेशक की जिम्मेदारी लेने पर एक आदेश जारी करते हैं। प्रपत्र और नमूना आदेश "नमूना दस्तावेज़" अनुभाग में "कार्मिक अधिकारी के पैकेज" में लिया जा सकता है। इसके बाद, निदेशक इन शक्तियों को आदेश द्वारा स्वीकृत कार्मिक अधिकारी को भी हस्तांतरित कर सकता है।
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9. हम कर्मचारियों के काम की व्यवस्था करते हैं।इस स्तर पर, आप बहुत सारे दस्तावेज तैयार करेंगे: रोजगार अनुबंध, रोजगार आदेश, व्यक्तिगत कार्ड, कार्य पुस्तकें, कार्य पुस्तकों की आवाजाही के लिए लेखांकन की पुस्तक, आदि।
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फिर कर्मचारी काम करना शुरू कर देंगे और कार्मिक कार्यकर्ता के लिए रोजमर्रा के काम का चरण शुरू हो जाएगा, एक समय पत्रक रखना, एक छुट्टी कार्यक्रम तैयार करना, छुट्टियों की व्यवस्था करना, प्रोत्साहन और दंड लागू करना, व्यापार यात्राएं, संयोजन, बर्खास्तगी करना आवश्यक होगा। और भी बहुत कुछ ...

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  कर्मचारियों का व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) डेटा मुख्य रूप से कर्मियों और लेखा दस्तावेजों में निहित है। उनमें परिवर्तन करते समय क्रियाओं के अनुक्रम का पालन करना महत्वपूर्ण है।

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  कानून के पत्र के अनुसार कर्मियों के रिकॉर्ड को सख्ती से रखना आवश्यक है, क्योंकि इन दस्तावेजों का उपयोग न केवल कार्मिक विभाग द्वारा किया जाता है, बल्कि पेरोल के लिए लेखांकन द्वारा भी किया जाता है। उन्हें श्रम निरीक्षणालय और कर द्वारा जाँचा जा सकता है, कर्मचारियों को अर्क और प्रमाण पत्र की आवश्यकता हो सकती है।

• कार्मिक लेखा परीक्षा। आपकी कंपनी के पास कौन से दस्तावेज़ होने चाहिए?

  कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का ऑडिट कंपनी के वित्तीय और प्रतिष्ठित जोखिमों को कम करने के उपायों के हिस्से के रूप में एक संगठन या एक स्वतंत्र प्रक्रिया के संपूर्ण कार्मिक प्रबंधन प्रणाली और मानव संसाधनों की प्रभावशीलता का आकलन करने की प्रक्रिया के सबसे महत्वपूर्ण घटकों में से एक है, जिसमें शामिल हैं अदालत में श्रम विवादों को हल करते समय।

• खरोंच से मानव संसाधन प्रशासन का संगठन

  कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन स्थापित करने की आवश्यकता इतना आकर्षक कार्य नहीं है, नौसिखिए कार्मिक अधिकारियों, निजी उद्यमियों और लेखाकारों के लिए आसान नहीं है, जिनके कर्तव्यों में कार्मिक प्रबंधन शामिल था। हालांकि, पूरी प्रक्रिया को कार्रवाई के लिए एक सरल चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका के रूप में वर्णित किया जा सकता है।

• मातृत्व अवकाश के दौरान काम करें: हम संभावित स्थितियों का विश्लेषण करते हैं

  अक्सर, एक युवा माँ, माता-पिता की छुट्टी पर, अंशकालिक या घर पर काम करती है।
  कुछ माताएँ मातृत्व अवकाश के दौरान स्थापित प्रक्रिया के अनुसार जारी किए गए कार्य के लिए अक्षमता के प्रमाण पत्र के आधार पर काम करने का प्रबंधन करती हैं, जो सीधे कानून द्वारा प्रदान नहीं किया जाता है। व्यवहार में, ऐसी स्थिति का दस्तावेजीकरण कार्मिक अधिकारियों के बीच कई प्रश्न उठाता है।

• बाहरी अंशकालिक कार्यकर्ता को मुख्य कार्यकर्ता कैसे बनाया जाए

  एक अंशकालिक कार्यकर्ता के एक ही कंपनी में मुख्य पद पर संक्रमण को बर्खास्तगी के माध्यम से या एक रोजगार अनुबंध के लिए एक अतिरिक्त समझौते के समापन के माध्यम से औपचारिक रूप दिया जा सकता है। कार्यपुस्तिका को भरना इस बात पर निर्भर करता है कि अंशकालिक कार्यकर्ता को काम पर रखने और उसकी बर्खास्तगी पर कब और किसके द्वारा प्रविष्टियाँ की गईं।

• कर्मचारी द्वारा प्रस्तुत किए जाने वाले दस्तावेज

  वी। वीरेशका द्वारा संपादित संदर्भ पुस्तक "कर्मचारियों को वेतन और अन्य भुगतान" की सामग्री के आधार पर एक कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध समाप्त होने से पहले, उसे कई दस्तावेज जमा करने होंगे। वे श्रम के अनुच्छेद 65 में सूचीबद्ध हैं ...

• मजदूरी पर विनियम

  इस प्रावधान का मुख्य उद्देश्य कंपनी के सभी श्रेणी के कर्मचारियों के पारिश्रमिक के लिए प्रक्रिया स्थापित करना है।

• एक कर्मचारी की नौकरी का शीर्षक बदलना

  यदि नियोक्ता पद का नाम बदलने का फैसला करता है, तो उसे उसमें काम करने वाले कर्मचारी को सूचित करना होगा। रोजगार अनुबंध के लिए पार्टियों की आगे की कार्रवाई कर्मचारी की स्थिति के नाम को बदलने की सहमति पर निर्भर करती है।

• पारिश्रमिक की टैरिफ-मुक्त प्रणाली का अनुप्रयोग। पेरोल की विशेषताएं

  यह प्रणाली संबंधित कर्मचारियों के बीच कंपनी (या उसके डिवीजन) के लिए कुल पेरोल के वितरण के लिए प्रदान करती है। उसी समय, सामान्य फंड किसी विशेष अवधि (उदाहरण के लिए, एक महीने) में कंपनी (डिवीजन) के परिणामों पर निर्भर करता है। इसके मूल में, किसी विशेष कर्मचारी का वेतन पूरी टीम के पेरोल में उसका हिस्सा होता है। कुछ गुणांक (उदाहरण के लिए, श्रम भागीदारी) के आधार पर कर्मचारियों के बीच मजदूरी का वितरण किया जाता है। और उनमें से कई हो सकते हैं।

• एक टुकड़ा मजदूरी प्रणाली के साथ मजदूरी की गणना
• हम एक ड्राइवर को काम पर रख रहे हैं

  एक ड्राइवर के साथ एक रोजगार अनुबंध का समापन करते समय, इस स्थिति से जुड़ी कई बारीकियों को ध्यान में रखना आवश्यक है। उनमें से कुछ को रोजगार अनुबंध में लिखा जाना चाहिए, दूसरों के लिए यह एक संदर्भ बनाने के लिए पर्याप्त है।

• कार्यपुस्तिका में परिवर्तन और सुधार

  लेख "वास्तविक लेखा" और HRMaximum पत्रिका के बीच सहयोग के ढांचे के भीतर प्रकाशित हुआ था। कर्मचारी की कार्यपुस्तिका मुख्य दस्तावेज है जो सेवा की लंबाई की पुष्टि करता है और पेंशन प्राप्त करने की गारंटी देता है। इसलिए जरूरी है कि वर्क बुक्स को सही तरीके से तैयार किया जाए...

• दस्तावेजों का भंडारण। प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के भंडारण, विनाश और निपटान की शर्तें

  लेखांकन और कर लेखांकन दस्तावेजों, कर्मियों के दस्तावेजों के भंडारण की प्रक्रिया और शर्तें

• आदेश: फॉर्म, नंबरिंग, सुधार

  लेखक सामग्री में आदेश जारी करने, उनमें परिवर्तन करने आदि की बारीकियों पर ध्यान केंद्रित करता है। चूंकि कुछ त्रुटियों से आदेश द्वारा कानूनी बल का नुकसान हो सकता है, इसलिए उन्हें तुच्छ नहीं माना जा सकता है।

• संगठन के पूर्व कर्मचारियों को दस्तावेजों की प्रतियां किस क्रम में प्रदान की जाती हैं?

  कार्य पुस्तकों के रखरखाव और भंडारण के लिए नियमों के अनुसार अनुमोदित। 04/16/2003 एन 225 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा (05/19/2008 को संशोधित, इसके बाद नियमों के रूप में संदर्भित), एक कर्मचारी को केवल बर्खास्तगी पर एक कार्य पुस्तिका जारी की जाती है, लेकिन वहाँ हैं कई बार जब एक कर्मचारी...

• कर्मचारियों की सूची में कौन है... मानव संसाधन निदेशक, मानव संसाधन प्रमुख, मानव संसाधन प्रमुख?

  मानव संसाधन निदेशक के कार्यों और शक्तियों को कैसे परिभाषित किया जाए और अन्य कार्मिक कर्मचारियों के कर्तव्यों से उनके कर्तव्यों को अलग किया जाए, लेखक कार्मिक अधिकारियों के प्रश्नों के आधार पर तैयार की गई सामग्री में बताता है।

• कार्य अनुसूचियों की गणना (माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल पर आधारित कार्यक्रम)
• दस्तावेज़ों को स्टेपल कैसे करें

  लेख दस्तावेजों को चमकाने के नियमों की सभी बारीकियों के बारे में बताता है। पाठक इस बात से परिचित होंगे कि कैसे सही ढंग से नंबर लगाया जाए, एक सूची तैयार की जाए, कर्मियों के दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित किया जाए

• यदि वह राज्य के कर्तव्यों का पालन करता है तो कर्मचारी की अनुपस्थिति कैसे दर्ज करें?

  एक स्थिति की कल्पना करें: संगठन का एक कर्मचारी एक संकीर्ण प्रोफ़ाइल का विशेषज्ञ होता है और जांच प्रक्रिया में एक विशेषज्ञ के रूप में शामिल होता है। या: सैन्य सेवा के लिए उत्तरदायी व्यक्ति जो रिजर्व में है उसे सैन्य प्रशिक्षण के लिए बुलाया जाता है। या हो सकता है कि आपके किसी अधीनस्थ को जूरी सदस्य के रूप में अदालत में उपस्थित होने की आवश्यकता हो। ये सभी मामले किस बारे में बात कर रहे हैं? तथ्य यह है कि कर्मचारी को राज्य के कर्तव्यों के प्रदर्शन की अवधि के लिए काम से मुक्त किया जाना चाहिए और उसकी अनुपस्थिति को एक विशेष तरीके से औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए।

• नियोक्ता-व्यक्तियों के लिए काम कर रहे कर्मचारियों के श्रम विनियमन की विशेषताएं

  कई सुविधाओं में नियोक्ताओं - व्यक्तियों के लिए काम है। सिद्धांत रूप में, सभी नियोक्ता - व्यक्तियों को दो समूहों में विभाजित किया जाता है: व्यक्तिगत उद्यमी और व्यक्ति जो व्यक्तिगत उद्यमी नहीं हैं। उद्यमशीलता की गतिविधियों को अंजाम देने के लिए पहले श्रमिकों का उपयोग करें ...

• उद्यम में कौन से कार्मिक दस्तावेज होने चाहिए

  जिम्मेदार अधिकारी को यह जानने की जरूरत है कि कंपनी के लिए कौन से दस्तावेज अनिवार्य हैं, जो केवल कुछ शर्तों के तहत ही बनते हैं, और कौन से कागजात छोड़े जा सकते हैं, क्योंकि वे प्रकृति में सलाहकार हैं। यह आपको एक बैठक के लिए अच्छी तरह से तैयार करने की अनुमति देगा ...

• एक देनदार कंपनी की बिक्री पर एक कर्मचारी के अधिकार

  संघीय कानून "इनसॉल्वेंसी (दिवालियापन)" में ऐसे मानदंड शामिल नहीं हैं जो एक देनदार उद्यम की बिक्री की स्थिति में कर्मचारियों के श्रम अधिकारों की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं। इस मामले में उत्पन्न होने वाले श्रम संबंधों की विशिष्टता के लिए एक विशेष विश्लेषण की आवश्यकता होती है।

• रोजगार की पुष्टि

  सेवा की लंबाई की गणना करते समय, काम की अवधि या इसमें शामिल अन्य गतिविधियाँ जो 1 अप्रैल, 1996 के संघीय कानून के अनुसार एक बीमाकृत व्यक्ति के रूप में एक नागरिक के पंजीकरण से पहले हुई थीं "व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) लेखांकन पर" ...

• दूसरी नौकरी में अस्थायी स्थानांतरण

  2009 के लिए "बजटीय संस्थान के कार्मिक विभाग" पत्रिका के एन 8 में, हमने उसी नियोक्ता के साथ एक कर्मचारी के दूसरी नौकरी में स्थायी स्थानांतरण के बारे में लिखा था, जिसमें पिछली स्थिति में लौटने की योजना नहीं है। इसके अलावा, कानून अस्थायी स्थानांतरण की संभावना प्रदान करता है। स्थायी से इसका क्या अंतर है, किन मामलों में और किस क्रम में इसका उत्पादन किया जाता है, हम इस लेख में बताएंगे।

• श्रम निरीक्षणालय के आगमन की तैयारी कैसे करें?

  राज्य श्रम निरीक्षणालय के संगठन की जाँच अक्सर प्रबंधन को आश्चर्यचकित करती है। विशेष रूप से इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि, कानून के अनुसार, एक श्रम निरीक्षक को दिन के किसी भी समय और बिना किसी चेतावनी के संगठन का दौरा करने का अधिकार है। ऑडिट के परिणामों के अनुसार, न केवल संगठन के प्रमुख या उसके डिप्टी, बल्कि कार्मिक सेवा के प्रमुख, साथ ही मुख्य लेखाकार को भी जवाबदेह ठहराया जा सकता है।

• कर्मचारी को अधिसूचना: कैसे और किन मामलों में भेजना है

  अक्सर कार्मिक अधिकारियों के काम में नोटिस जैसे दस्तावेज़ का उपयोग किया जाता है। इस पेपर की मदद से नियोक्ता कानूनी रूप से महत्वपूर्ण बिंदुओं के कर्मचारियों को सूचित करता है। उदाहरण के लिए, आकार घटाने के बारे में। अधिसूचना का कोई एक रूप नहीं है। प्रत्येक मामले के लिए, एक अलग संस्करण विकसित किया जाता है। हम आपको बताएंगे कि कंपनी के पुनर्गठन और शाखा परिसमापन की सूचना कैसे तैयार की जाए। रोजगार अनुबंध की शर्तों में बदलाव के बारे में कर्मचारियों को कैसे सूचित करें। किसी कार्यपुस्तिका के लिए उपस्थित होने की आवश्यकता के बारे में किसी कर्मचारी को कैसे सूचित करें।

• श्रम निरीक्षणालय का दौरा

  किसी भी नियोक्ता को इस तथ्य के लिए तैयार रहना चाहिए कि जल्द या बाद में श्रम निरीक्षणालय उससे मिलने जाएगा। दुर्भाग्य से, मौजूदा स्थिति में, जो बड़े पैमाने पर कर्मचारियों की कटौती की विशेषता है, किसी भी समय एक अप्रत्याशित यात्रा हो सकती है। आइए बात करते हैं कि एक निरीक्षक किस कारण से आ सकता है, उसकी शक्तियाँ क्या हैं और नियंत्रण उपायों को करते समय नियोक्ता के कार्य क्या हैं।

• फ्रीलांस कार्यकर्ता: नियोक्ता और कर्मचारी के लिए "खतरनाक" क्षण

  सोवियत काल में, "फ्रीलांसर्स" का अर्थ ऐसे नागरिक थे जिन्होंने संगठन के लिए काम किया और कर्मचारियों पर नहीं थे। रूसी संघ के कानून के विकास के साथ, "स्वतंत्र कार्यकर्ता" की अवधारणा और स्थिति बदल गई है। संगठनों के कुछ नेताओं की सोच यूएसएसआर में "फ्रीलांसरों" के श्रम के कानूनी विनियमन के स्तर पर बनी रही। नियोक्ता हमेशा ऐसे रिश्तों के परिणामों के बारे में नहीं सोचता है।

  क्या कानूनी तरीकों से चालाक "मतपत्र" से छुटकारा पाना संभव है? कर सकना। मुख्य बात इसे पहचानना है।

• संगठन के परिसमापन के दौरान दस्तावेजों का क्या करना है

  उनके परिसमापन के दौरान संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के मुद्दे प्रतिभूति बाजार के लिए संघीय आयोग के संकल्प में परिलक्षित होते हैं। आइए हम अपने लिए सबसे महत्वपूर्ण अंशों को उद्धृत करें।

• कार्मिक विभाग में कार्यालय का काम

  रूसी न्याय अकादमी के श्रम कानून विभाग के प्रोफेसर एंड्रीवा वेलेंटीना इवानोव्ना के जवाब, कार्मिक सेवा की गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण और संगठन में छुट्टी कार्यक्रम के बारे में सवालों के जवाब।

• आम भ्रांतियां

  रोजगार संबंधों के बारे में सबसे आम गलतफहमियां

संगठन में सभी कर्मियों के संचालन के दस्तावेजीकरण के लिए कुछ ज्ञान और कौशल की आवश्यकता होती है।

उद्यम में कार्यालय का काम निदेशक द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित और अनुमोदित एक निर्देश द्वारा नियंत्रित किया जाता है। यह एक आंतरिक नियामक अधिनियम है और एक आर्थिक इकाई के सभी कर्मचारियों के लिए अनिवार्य है। यह मानव संसाधन विभाग द्वारा विकसित और पर्यवेक्षण किया जाता है।

विधान के लिए ऐसे कई दस्तावेज तैयार करने की आवश्यकता होती है जो नियोक्ता के साथ कर्मचारी के रोजगार संबंधों के सभी पहलुओं को ठीक करते हैं।

अनुभवी और नौसिखिए कार्मिक अधिकारियों को अपने कौशल में सुधार करना चाहिए। उनकी मदद के लिए, इंटरनेट साइट बनाई गई हैं, जो कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में सैद्धांतिक पाठ्यक्रम प्रस्तुत करती हैं।

कार्मिक कागजात कर्मचारियों की गतिविधियों को दर्शाते हैं, कर्मचारियों की सेवा की लंबाई की पुष्टि करते हैं, जो पेंशन की गणना में सर्वोपरि भूमिका निभाता है। प्रबंधन उद्यम के दस्तावेजी कोष के लिए जिम्मेदार है।

कागज पर नियंत्रण में मुख्य विवरण

कार्मिक रिकॉर्ड के एक सक्षम संगठन को नियामक ढांचे के ज्ञान की आवश्यकता होती है, इसके परिवर्तनों पर नज़र रखने और उपयोग किए गए दस्तावेज़ों के रूप में अभिविन्यास की आवश्यकता होती है।

किस उद्देश्य से है

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने की प्रक्रिया कानून द्वारा विनियमित होती है। बड़े कर्मचारियों के साथ बड़े उद्यमों में, एक नियम के रूप में, एक कार्मिक सेवा का गठन किया जाता है। इसके कर्मचारी रूसी संघ के नियामक ढांचे की आवश्यकताओं के अनुसार प्रासंगिक दस्तावेज तैयार करते हैं।

कागजात का एक एकीकृत रूप हो सकता है या उद्यम में विकसित किया जा सकता है और स्थानीय कृत्यों में अनुमोदित किया जा सकता है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन कर्मियों के लेखांकन, काम के घंटे, पेरोल गणना से संबंधित दस्तावेजों के विकास और रखरखाव के उद्देश्य से एक गतिविधि है।

कार्मिक मुद्दों में निम्नलिखित आइटम शामिल हैं:

• रोजगार का पंजीकरण;
• श्रमिकों का आंतरिक आंदोलन;
• बर्खास्तगी;
• प्रबंधक और कर्मचारियों के बीच संबंधों का विनियमन;
• श्रम प्रक्रिया का संगठन;
• अन्य।

कार्मिक रिकॉर्ड का उचित संगठन कई समस्याओं के समाधान में योगदान देता है।

इसके मुख्य लक्ष्य तालिका में प्रस्तुत किए गए हैं:

कर्मियों के काम की दिशा	कार्य प्रगति पर
लेखांकन और नियंत्रण	भर्ती, लेखा, कर्मचारियों की बर्खास्तगी।
योजना और नियामक	श्रमिकों का चयन, स्थानांतरण, अनुकूलन।
रिपोर्टिंग और विश्लेषणात्मक	कर्मचारियों का अध्ययन, उनके काम का मूल्यांकन; विश्लेषणात्मक कार्य; रिपोर्ट बनाना।
समन्वय और सूचना	प्रशिक्षण, शिक्षा, कर्मियों का पुनर्प्रशिक्षण; आधिकारिक और व्यक्तिगत मामलों पर कर्मचारियों का स्वागत; श्रमिकों की लिखित अपील का प्रसंस्करण; अभिलेखीय और संदर्भ गतिविधियाँ।
संगठनात्मक और कार्यप्रणाली	कर्मचारियों के काम का दस्तावेजीकरण; विभागों के कर्मियों के साथ काम करना; कार्मिक योजना और प्रबंधन।
दस्तावेज़ी	व्यक्तिगत फाइलों, कार्य पुस्तकों को बनाए रखना; व्यक्तिगत लेखांकन के लिए आदेश, कागजात तैयार करना; बीमार छुट्टी का पंजीकरण, पेंशन प्रमाण पत्र, आदि।

मॉस्को और रूसी संघ के अन्य बड़े क्षेत्रों में, अलग-अलग डिवीजनों वाले संगठन कर्मियों के रिकॉर्ड ऑनलाइन रख सकते हैं। इसके लिए उपयुक्त कार्यक्रम विकसित किए गए हैं जो इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के आदान-प्रदान की अनुमति देते हैं।

विधायी ढांचा

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए विधायी ढांचा रूसी संघ के श्रम संहिता में निहित है।

यह गतिविधि कई कानूनी कृत्यों द्वारा नियंत्रित होती है:

• लेखांकन और पारिश्रमिक के लिए प्राथमिक दस्तावेजों को भरने और लागू करने के निर्देश (Goskomstat संकल्प संख्या 1 दिनांक 05.01.04);
• उनकी तैयारी के लिए एकीकृत दस्तावेज और आवश्यकताएं (गोस्स्टैंडर्ट संकल्प संख्या 65-03.03.03 का);
• संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए कार्यालय के काम पर मानक निर्देश (रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश संख्या 536 दिनांक 08.11.05);
• अभिलेखागार के काम के लिए नियम (06.02.02 के संघीय अभिलेखागार के कॉलेजियम का निर्णय);
• संघीय कार्यकारी अधिकारियों के लिए कार्यालय के काम के नियम (रूसी संघ की सरकार की डिक्री संख्या 15.06.09 का 477);
• 27 जुलाई, 2006 की सूचना, इसकी सुरक्षा और सूचना प्रौद्योगिकी संख्या 149-FZ पर कानून;
• रूसी नागरिकों के आवेदनों पर विचार करने पर कानून संख्या 59-एफजेड दिनांक 02.05.06;
• रूसी संघ की राज्य भाषा पर कानून संख्या 53-एफजेड दिनांक 01.06.05;
• अभिलेखीय मामलों पर कानून संख्या 125-FZ दिनांक 22 अक्टूबर, 2004;
• व्यापार रहस्य पर कानून संख्या 98-FZ दिनांक 29 जुलाई, 2004;
• कार्य पुस्तकों पर आदेश संख्या 117n दिनांक 12/22/03;
• श्रम संख्या 69 दिनांक 10.10.03 को भरने के लिए निर्देशों को अपनाने पर डिक्री;
• कार्य पुस्तकों पर संकल्प संख्या 225 दिनांक 16 अप्रैल, 2003;
• रूसी संघ के सशस्त्र बलों के जनरल स्टाफ के निर्देश।

आवश्यक दस्तावेज

रूसी संघ का श्रम संहिता संगठनों को अपने स्वयं के कानूनी ढांचे के लिए बाध्य करती है, जिसमें कई अनिवार्य स्थानीय नियामक दस्तावेज शामिल हैं।

इसमे शामिल है:

चार्टर	मुख्य संस्थापक दस्तावेज। यह उद्यम के कानूनी रूप, संस्थापकों, गतिविधियों के दायरे, प्रमुख को काम पर रखने और बर्खास्त करने की प्रक्रिया, उसकी शक्तियों को बताता है। कंपनी के कई आंतरिक नियम एसोसिएशन के लेखों के प्रावधानों के आधार पर तैयार किए जाते हैं।
श्रम विनियम (इसके बाद - नियम)	दस्तावेज़ की उपस्थिति कला द्वारा प्रदान की जाती है। 189, 190 रूसी संघ के श्रम संहिता के। यह कर्मचारियों को काम पर रखने और निकालने की प्रक्रिया स्थापित करता है, समझौते के लिए पार्टियों के अधिकार और दायित्व, काम और आराम की व्यवस्था, प्रोत्साहन और दंड की प्रणाली, और उद्यम में श्रम संबंधों के बारे में अन्य मुद्दे। निदेशक नियमों को मंजूरी देता है। यदि संगठन में कोई ट्रेड यूनियन है, तो दस्तावेज़ को अपनाने के संबंध में उसकी राय को ध्यान में रखा जाता है। जिन संगठनों में कर्मचारी अनियमित घंटे काम करते हैं, वहां प्रासंगिक पदों और व्यवसायों की एक सूची होनी चाहिए। यह नियमों के अनुलग्नक के रूप में जारी किया जाता है।
व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर निर्देश	कला के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 87, यह उन आवश्यकताओं को स्थापित करता है जो कर्मचारियों के बारे में व्यक्तिगत जानकारी को संसाधित करते समय, उनकी सुरक्षा, उपयोग और भंडारण सुनिश्चित करते समय पूरी की जानी चाहिए। व्यक्तिगत जानकारी को एकल कार्यकर्ता के बारे में जानकारी माना जाता है, जो नियोक्ता के लिए श्रम संबंधों के लिए आवश्यक है। कर्मचारियों को उन दस्तावेजों से परिचित होना चाहिए जो उनके डेटा को संसाधित करने की प्रक्रिया निर्धारित करते हैं।
श्रम सुरक्षा पर विनियमन	यह कार्मिक विभाग में स्थित है। प्रत्येक कर्मचारी दस्तावेज़ से परिचित है। 50 से अधिक कर्मचारियों वाले उद्यमों में, श्रम सुरक्षा विशेषज्ञ का पद होना चाहिए।
शिफ़्ट कार्यक्रम	इसका उपयोग शिफ्ट वर्क शेड्यूल वाली कंपनियों में किया जाता है। दस्तावेज़ अत्यावश्यक है और नियोक्ता के विवेक पर एक निश्चित अवधि के लिए वैध है।
श्रम राशनिंग पर कागजात	वे एक कर्मचारी या समूह द्वारा उत्पादों के निर्माण (काम का प्रदर्शन) और उनके आधार पर श्रम मानकों की स्थापना के लिए आवश्यक समय लागत को दर्शाते हैं।

नियमों

प्रमुख को स्वीकार करने के बाद, संगठन के सामान्य संचालन के लिए आवश्यक पदों की संख्या स्थापित की जाती है। प्राप्त आंकड़ों, उत्पादन चक्र और उद्यम की गतिविधियों की अन्य विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, इसे तैयार किया जा रहा है।

एक दस्तावेज तैयार करने के लिए, आमतौर पर एक मानकीकृत रूप का उपयोग किया जाता है। आप इंटरनेट से एक नमूना मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं। नियोक्ता को अपने विवेक पर अनुसूची को समायोजित करने का अधिकार है।

दस्तावेज़ में, पदों को पदानुक्रमित क्रम में सूचीबद्ध किया गया है: निदेशक से शुरू होकर सहायक कर्मचारियों के साथ समाप्त होता है। उनमें से प्रत्येक के लिए, राज्य द्वारा इकाइयों की संख्या, वेतन और भत्तों का संकेत दिया गया है।

अगले चरण में, कार्य अनुसूची बनाई जाती है। यह सभी कर्मचारियों के लिए कार्य अनुसूचियों का प्रतिनिधित्व करता है। यदि शिफ्ट हैं, तो विस्तृत शिफ्ट शेड्यूल बनाए जाते हैं। दस्तावेज़ संक्षेप में कर्मचारियों की उपस्थिति, व्यवहार, दैनिक दिनचर्या आदि के लिए आवश्यकताओं का वर्णन करता है।

इसके बाद, रोजगार अनुबंध का एक रूप विकसित किया जाता है। इस मामले में, रूसी संघ के श्रम संहिता के मुख्य मानदंडों और कंपनी के आंतरिक नियामक दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। एक रोजगार समझौता आमतौर पर संगठन के वकील या बाहरी ठेकेदार द्वारा तैयार किया जाता है।

दस्तावेज़ में निम्नलिखित आइटम शामिल होने चाहिए:

• कानूनी इकाई के बारे में जानकारी: नाम, पता, टेलीफोन नंबर, पूरा नाम और मुखिया की स्थिति;
• कर्मचारी पासपोर्ट विवरण;
• कर्मचारी की स्थिति, अनुबंध के प्रकार (स्थायी या निश्चित अवधि) और कार्यस्थल (मुख्य या अतिरिक्त);
• इस पद के लिए निर्देशों के संदर्भ में मुख्य कर्तव्यों की सूची;
• पारिश्रमिक, अतिरिक्त भुगतान, लाभ, छुट्टियों के बारे में जानकारी;
• कार्य अनुसूची, प्रसंस्करण के लिए भुगतान;
• अनुबंध की समाप्ति और अन्य शर्तों के कारण;
• पार्टियों के हस्ताक्षर और विवरण, कंपनी की मुहर।

कार्मिक अधिकारियों के काम की जाँच और अनुकूलन के लिए, प्रबंधन एक आंतरिक या स्वतंत्र ऑडिट कर सकता है। यह कर्मचारियों से प्रशासनिक दंड, विवादों और शिकायतों के जोखिम को कम करने में मदद करता है।

खरोंच से एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन के आयोजन के चरण

कार्मिक रिकॉर्ड बनाने के लिए, निम्नलिखित चरण-दर-चरण निर्देशों का उपयोग करना सुविधाजनक है:

आवश्यक तैयारी	एक कार्मिक सेवा को व्यवस्थित करने के लिए, आपको पहले फर्नीचर, कार्यालय उपकरण, स्टेशनरी आदि खरीदने की आवश्यकता है। आपको निश्चित रूप से एक कार्मिक कार्यक्रम की आवश्यकता होगी, उदाहरण के लिए, "1C: ZUP" और एक संदर्भ कानूनी प्रणाली। इसके लिए धन्यवाद, विभाग के कर्मचारी कानून में नवीनतम परिवर्तनों पर नज़र रखेंगे और आवश्यक दस्तावेजों तक उनकी पहुंच होगी। श्रम और महत्वपूर्ण कागजात को स्टोर करने के लिए एक तिजोरी की आवश्यकता होती है।
मुखिया का पंजीकरण	निदेशक किसी भी कंपनी का कार्यकारी अधिकारी होता है। वह कागजी कार्रवाई पर हस्ताक्षर करता है। उसे सारी शक्तियाँ देने के लिए, उसे एक रोजगार समझौते के तहत काम पर रखा जाता है। एक उपयुक्त आदेश जारी किया जाता है, जिसके द्वारा वह स्वयं को नियुक्त करता है।
कार्मिक कार्य के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति	एक छोटी कंपनी में, इन कार्यों को प्रमुख द्वारा किया जा सकता है। यदि कोई व्यक्तिगत कर्मचारी कार्यालय के काम में लगा हुआ है, तो उसके साथ एक रोजगार अनुबंध तैयार किया जाता है। इसके आधार पर ऑर्डर तैयार किया जाता है। यदि कर्तव्यों को पहले से काम पर रखे गए कर्मचारियों में से एक को सौंपा गया है, तो एक अतिरिक्त समझौता और आदेश तैयार किया जाता है।
आंतरिक कृत्यों को तैयार करना	उन्हें निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है और आदेशों के साथ एक विशेष फ़ोल्डर में संग्रहीत किया जाता है। स्थानीय दस्तावेजों में ऊपर सूचीबद्ध कागजात शामिल हैं (अनुभाग "नियामक अधिनियम")।
कर्मचारियों के स्वागत का दस्तावेजीकरण	प्रत्येक कर्मचारी के लिए, आपके पास उसके डेटा और कार्य गतिविधि (श्रम समझौता, स्वीकृति आदेश, व्यक्तिगत कार्ड) से संबंधित सभी कागजात दाखिल करने के लिए एक फ़ोल्डर होना चाहिए।
काम की किताबें भरना	कर्मचारियों के इन दस्तावेजों में प्रवेश, स्थानान्तरण, प्रोत्साहन आदि के रिकॉर्ड दर्ज किए जाते हैं। नियोक्ता उस कर्मचारी के लिए एक नई किताब शुरू करने के लिए बाध्य है जिसने पहले कभी काम नहीं किया है। श्रम एवं उनके निबंधन की एक पत्रिका स्टेशनरी विभागों में है। इन कागजों को तिजोरी में रखना चाहिए।

यह निर्देश उन डमी के लिए भी उपयुक्त है जिन्हें इस मामले में अनुभव नहीं है।

लेखांकन कैसा है

रिकॉर्ड रखने के लिए, आपको दस्तावेज़ प्रवाह को ठीक से व्यवस्थित करने की आवश्यकता है।

ऐसा करने के लिए, निम्न कार्य करें:

• एक आंतरिक नियामक ढांचा विकसित करना;
• प्रत्येक राज्य इकाई के लिए एक स्टाफिंग टेबल तैयार करें;
• नियमित व्यवस्था करें;
• श्रम समझौते तैयार करना;
• कर्मियों के लिए प्रपत्र विकसित करना;
• टी-2 कार्ड जारी करना;
• कर्मचारियों के लिए आवेदन प्रपत्रों को अनुमोदित करना;
• आंतरिक आदेश तैयार करें।

सभी कर्मियों के कार्यों की पुष्टि की जानी चाहिए। उनकी सूची नियमों में तय है।

अतिरिक्त अंक

खरोंच से कार्मिक लेखांकन कर्मियों के स्वागत के साथ शुरू होता है। नौकरी आवेदकों के लिए ठीक से आवेदन करना, आवश्यक दस्तावेज तैयार करना महत्वपूर्ण है।

स्टाफिंग और छुट्टियां

उद्यम में मौजूद अनिवार्य मानक दस्तावेजों में से एक स्टाफिंग टेबल (फॉर्म टी -3) है।

• संरचनात्मक प्रभागों और पदों की सूची;
• प्रत्येक पद के लिए स्टाफ इकाइयों की संख्या;
• वेतन, पदों के लिए बोनस;
• संगठन पेरोल।

दस्तावेज़ में संगठन के काम के लिए उनके महत्व के क्रम में उपखंडों का संकेत दिया गया है। उनके भीतर, कर्मचारियों के पदों को भी महत्व के क्रम में दिया जाना चाहिए। श्रम समझौतों और कर्मचारियों की सूची में नौकरी के शीर्षक का मिलान होना चाहिए।

स्टाफिंग एक शेड्यूल का एक रूप है जिसमें कर्मचारियों के पूरे नाम उनके पदों के अनुसार दर्ज किए गए हैं।

अवकाश अनुसूची (f. T-7) सभी कर्मचारियों को वार्षिक अवकाश देने के समय के बारे में जानकारी दर्शाती है। एक साल के लिए संकलित। इसे निदेशक द्वारा ट्रेड यूनियन निकाय के साथ समझौते में अनुमोदित किया जाता है। दस्तावेज़ नए साल से कम से कम 2 सप्ताह पहले जारी किया जाना चाहिए। इसमें दर्ज किया गया डेटा कर्मचारियों और नियोक्ताओं दोनों के लिए बाध्यकारी है। अपवाद लाभार्थी हैं।

अनुसूची में निम्नलिखित विवरण शामिल हैं:

• विभाग का नाम;
• नौकरी का नाम;
• कर्मचारी का पूरा नाम और कार्मिक संख्या;
• छुट्टी के दिनों की संख्या;
• योजना और तथ्य के अनुसार छुट्टी पर प्रस्थान की तिथियां;
• अवकाश स्थगित करने का आधार, अनुमानित तिथि।

छुट्टी के 2 हफ्ते पहले कर्मचारी को इसकी सूचना दी जाती है। एक आदेश जारी किया जाता है, जिसके साथ कर्मचारी को हस्ताक्षर से परिचित कराया जाता है। नवंबर में, आप सभी विभागों के प्रमुखों के लिए एक आदेश तैयार कर सकते हैं, उन्हें 1 दिसंबर तक लेखा विभाग को छुट्टी कार्यक्रम जमा करने के लिए बाध्य कर सकते हैं। इससे समग्र कार्यक्रम तैयार करने में आसानी होगी।

कर्मचारियों का पंजीकरण

कर्मचारियों की भर्ती के साथ संगठन का पूर्ण कार्य शुरू होता है। रिक्त पदों को भरना कागजी कार्रवाई के साथ है।

कर्मचारियों को काम पर रखते समय मानव संसाधन अधिकारी की जिम्मेदारियां इस प्रकार हैं:

• आवेदक से आवेदन की एक विशेष पत्रिका में पंजीकरण;
• वर्तमान निर्देशों और स्थानीय कृत्यों के साथ शुरुआत करने वाले का परिचय;
• एक रोजगार समझौते का निष्पादन और पार्टियों द्वारा इसके हस्ताक्षर पर नियंत्रण;
• कर्मचारी को अनुबंध की एक प्रति जारी करना और संगठन के लेटरहेड पर इसके बारे में एक नोट डालना;
• बहीखाता में आदेश का निष्पादन और पंजीकरण;
• एक व्यक्तिगत कार्ड भरना, मामले में दस्तावेज दाखिल करना (बयान, व्यक्तिगत कागजात की प्रतियां, आदेश, अनुबंध);
• कर्मचारी को पेरोल के लिए भुगतानकर्ता को दस्तावेजों का हस्तांतरण।

एक कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन प्रणाली का निर्माण करते समय, शुरू में यह तय किया जाना चाहिए कि कौन से दस्तावेज तैयार किए जाने चाहिए, और कौन से गतिविधि के एक विशिष्ट क्षेत्र के लिए आवश्यक हैं।

आवश्यक कागजात में शामिल हैं:

• कर्मियों के लिए आदेश (स्वागत, स्थानांतरण, आदि के लिए);
• कर्मियों के आदेश (छुट्टियों, बोनस, व्यापार यात्राएं, आदि के लिए);
• टी -2 कार्ड;
• श्रम;
• समझौते;

अन्य आवश्यक कागजात में निम्नलिखित शामिल हैं:

• स्टाफिंग;
• ओटी पर स्थिति;
• यात्रा लॉग;
• आंतरिक आदेश नियम;
• अन्य।

नौकरी के विवरण और सामूहिक समझौते की आवश्यकता नहीं है, लेकिन लगभग हर नियोक्ता के पास ये दस्तावेज हैं।

अनिवार्य दस्तावेजों की सूची स्थापित करने के बाद, आपको वैधानिक कागजात का अध्ययन करना चाहिए। उनके आधार पर, अन्य दस्तावेजों को विकसित करने की आवश्यकता है। उनकी सूची कानूनी इकाई की गतिविधियों की प्रकृति और काम करने की स्थिति की विशेषताओं पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारियों को वर्दी और पीपीई प्रदान करना आवश्यक है, तो उन्हें जारी करने की प्रक्रिया और शर्तों पर एक आदेश तैयार करना आवश्यक है, जो कर्मचारियों को उनकी आवश्यकता है।

विशेष परिस्थितियों में काम के लिए मुआवजे और लाभों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए: खतरनाक उद्योगों में, अनियमित, रात का काम, आदि। इसके अलावा, वे कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर विनियम तैयार करते हैं। यह संगठन के काम के लिए आवश्यक कागजात की सूची, उनके निष्पादन और भंडारण की प्रक्रिया को दर्शाता है।

कानून इस तरह के विनियमन को विकसित करने के लिए बाध्य नहीं है, हालांकि, यह कार्मिक अधिकारियों के काम को बहुत सुविधाजनक बनाएगा। एक निदेशक को पहले एक नए संगठन में काम करने के लिए काम पर रखा जाता है, फिर वह बाकी कर्मचारियों की भर्ती करता है।

आवश्यक पदों की संरचना और संख्या स्टाफिंग टेबल को दर्शाती है। प्रक्रिया के नियम सभी कार्य अनुसूचियों, कर्मचारियों की आवश्यकताओं आदि को दर्शाते हैं। रूसी संघ के श्रम संहिता के मानदंडों के आधार पर एक मानक श्रम समझौता विकसित किया जाता है।

लेखा पत्रिकाओं का उपयोग करने से पहले, उन्हें तैयार किया जाना चाहिए: क्रमांकित शीट, सिले, सील। फर्मवेयर की आखिरी शीट पर कागज का एक टुकड़ा चिपका हुआ है। उस पर पृष्ठों की संख्या, निदेशक या जिम्मेदार निष्पादक संकेत, और एक मुहर लगाई जाती है। पत्रिका के प्रथम पृष्ठ पर संगठन का नाम तथा उसके रख-रखाव की आरंभ तिथि लिखिए।

कार्मिक रिकॉर्ड के सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों में से एक कार्य पुस्तिका है। उनके रखरखाव के लिए, एक आदेश एक जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है जो उन्हें भरता है और उनकी सुरक्षा के लिए जिम्मेदार होता है।

सामान्यतःपूछे जाने वाले प्रश्न

कार्मिक रिकॉर्ड के संगठन में कुछ सूक्ष्मताएं और बारीकियां हैं:

वसूली आदेश	प्रक्रिया कानून में परिलक्षित नहीं होती है। इसमें आमतौर पर निम्नलिखित चरण होते हैं: वर्तमान नियमों का अध्ययन। आवश्यक दस्तावेजों की सूची का निर्धारण। संगठन के भविष्य के काम के लिए एक योजना तैयार करना। दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की पहचान। स्टाफिंग का गठन। कर्मचारियों के स्वागत, स्थानांतरण, कर्मियों के परिवर्तन, छंटनी की शुद्धता की जाँच करना। उद्यम में श्रम शासन की वैधता का निर्धारण।
कर्मचारियों के साथ व्यक्तिगत उद्यमियों की विशेषताएं	उद्यमी मानक परिदृश्य के अनुसार कर्मचारियों को काम पर रखता है। अनुबंध कई चरणों में संपन्न होता है: आवश्यक कागजात प्राप्त करना। एक आवेदन करना। एक समझौते को तैयार करना और उस पर हस्ताक्षर करना। प्रवेश के लिए एक आदेश का गठन। टी-2 कार्ड की स्थापना। श्रम में प्रवेश करना। अंग्रेजी बोलने वाले नागरिकों के रोजगार की अपनी विशेषताएं हैं।
लघु व्यवसाय प्रबंधन	इन संगठनों में, कर्मियों के मुद्दों को प्रमुख द्वारा या किसी विशेष विभाग द्वारा निपटाया जा सकता है। एक नियोक्ता कर्मियों के लेखांकन को आउटसोर्स कर सकता है। सभी मुद्दों का समाधान तीसरे पक्ष के विशेष संगठन द्वारा किया जाएगा। दस्तावेज़ प्रवाह में कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं यदि संगठन बड़ा है, संरचनात्मक इकाइयाँ हैं और बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ीकरण है। इस मामले में, कागजात के हस्तांतरण की जिम्मेदारी कूरियर को सौंपी जा सकती है। उसी समय, निष्पादन संगठन के प्रतिनिधि अक्सर ग्राहक के कार्यालय में नहीं जाते हैं, अर्थात काम पूरी तरह से दूर से किया जाता है।
सूक्ष्म उद्यमों में लेखांकन का सरलीकरण	कर्मचारी के साथ एक समझौते में काम करने की सभी शर्तें तय की जाती हैं। 2019 में, इन कंपनियों के प्रमुखों और व्यक्तिगत उद्यमियों को स्थानीय नियमों को तैयार करने से इनकार करने का अधिकार है। एक सूक्ष्म उद्यम की स्थिति के नुकसान की तारीख से 4 महीने के भीतर, प्रबंधन "पारंपरिक" कर्मियों के दस्तावेज जारी करने के लिए बाध्य है।

तो, एक उद्यम में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का संगठन एक जटिल प्रक्रिया है। इसके लिए नियामक ढांचे के विस्तृत अध्ययन और सभी परिवर्तनों की निगरानी की आवश्यकता है। कार्मिक रिकॉर्ड का सक्षम निर्माण कानून के ढांचे के भीतर श्रम संबंधों के निर्माण में योगदान देता है। एक कार्मिक अधिकारी को प्रशिक्षित करने के लिए, एक नियोक्ता विशेष कंपनियों की सेवाओं का उपयोग कर सकता है।

किसी भी उद्यम का कार्मिक उसका मुख्य मूल्य और प्रमुख संसाधन होता है। इसलिए, कार्मिक लेखांकन की एक सक्षम प्रक्रिया का संगठन काम का एक महत्वपूर्ण घटक है जिसके लिए रूसी संघ के वर्तमान कानून की क्षमता और गहन ज्ञान की आवश्यकता होती है।

कार्मिक विभाग के उचित रूप से चयनित कर्मचारी त्रुटियों को शून्य करने और पूरी टीम के अधिकारों की सुरक्षा की गारंटी देंगे। कार्मिक रिकॉर्ड की विशेषताओं और नियोक्ताओं की मुख्य गलतियों के बारे में - पढ़ें।

कार्मिक लेखांकन की अवधारणा

कार्मिक लेखांकन एक नियोक्ता और एक कर्मचारी के बीच श्रम संबंधों के नियमन से संबंधित प्रक्रियाओं और उपायों का एक समूह है। यह तंत्र किसी भी कंपनी में अनिवार्य रूप से मौजूद है, चाहे उसके कर्मचारियों का आकार और संगठनात्मक और कानूनी रूप कुछ भी हो।

सामान्यीकृत रूप में, कार्मिक लेखांकन में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं:

• कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों का गठन;
• गणना और, और अन्य भुगतान;
• काम के समय का संकलन और लेखांकन;
• आवश्यकता के स्थान पर बीमारी की छुट्टी, आवेदन और प्रमाण पत्र का पंजीकरण;
• कर अधिकारियों को आवधिक रिपोर्ट प्रस्तुत करना;
• मसौदा तैयार करना और अनुपालन की निगरानी करना;
• कर्मियों के आदेश की तैयारी;
• के लिए प्रासंगिक दस्तावेज बनाए रखना;
• कर्मचारियों पर काम और मूल्यांकन;
• कंपनी के कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा का खुलासा न करने के नियमों का अनुपालन।

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार, प्रत्येक संगठन के पास निम्नलिखित दस्तावेज होने चाहिए:

• स्टाफ शेड्यूल।
• कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड।
• निष्कर्ष और उनके लिए अतिरिक्त समझौते।
• अवकाश अनुसूची।
• कर्मचारियों की व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) जानकारी के संरक्षण और प्रसंस्करण की प्रक्रिया पर विनियम।
• कर्मचारियों के आदेश और बयान (के बारे में, प्रावधान, आदि)।
• श्रम नियम (संगठन के भीतर)।
• सभी कर्मचारियों के रोजगार रिकॉर्ड।

कार्मिक रिकॉर्ड का संगठन

किसी संगठन में कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के सबसे सामान्य तरीके हैं:

मानव संसाधन विभाग की स्थापना या मानव संसाधन विशेषज्ञ (मानव संसाधन प्रबंधक) को काम पर रखना

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की इस पद्धति का मुख्य लाभ इसके सिद्धांतों और आवश्यकताओं के अनुसार व्यवस्थित करने की क्षमता है, क्योंकि कर्मचारी सीधे कंपनी में है।

सचिव या लेखाकार को कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने की जिम्मेदारी सौंपना

संकट के समय और पैसे बचाने की आवश्यकता में, अक्सर ऐसी स्थिति होती है जहां एक कर्मचारी एक सचिव, लेखाकार, कार्मिक विशेषज्ञ और यहां तक ​​कि एक वकील के कर्तव्यों को जोड़ता है। ऐसा कर्मचारी, एक नियम के रूप में, एक क्षेत्र में माहिर है, और, तदनुसार, बाकी में पूरी तरह से सक्षम नहीं है।

और यह कंपनी के प्रबंधन की संभावित गलतियों और जिम्मेदारी से भरा है, जो अनावश्यक लागतों - समय और सामग्री की ओर जाता है।

एक आउटसोर्सिंग कंपनी को मानव संसाधन कार्यों का स्थानांतरण

संगठनात्मक कार्य, कार्मिक प्रबंधन, उनके प्रशिक्षण और चयन का प्रबंधन एक तृतीय-पक्ष आउटसोर्सिंग कंपनी द्वारा किया जाता है, जो अपने क्षेत्र में एक विशेषज्ञ है। बाजार में कई पेशेवर कर्मचारी और संगठन हैं जिनके साथ उपयुक्त कार्मिक लेखा सेवाओं के प्रावधान के लिए अनुबंध।

उपरोक्त विकल्पों में से प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान हैं। कर्मियों के रिकॉर्ड कैसे रखे जाएंगे और उनसे सीधे कौन निपटेगा, यह संगठन के प्रबंधन द्वारा कर्मियों की संख्या, उसके कारोबार और आंतरिक नीति को ध्यान में रखते हुए तय किया जाता है।

संचालन की विशेषताएं

कभी-कभी कर्मचारियों को टाइम शीट की एक प्रति प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। श्रम संहिता के अनुसार, नियोक्ता इस तरह के एक दस्तावेज जारी करने के लिए बाध्य है लेकिन व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर कानूनों के अनुसार, एक पूरी प्रतिलिपि केवल वहां दर्ज सभी कर्मचारियों की सहमति से जारी की जा सकती है। इसलिए, टाइम शीट से एक उद्धरण जारी किया जाता है, जिसमें आवेदक पर केवल डेटा होता है

मुख्य गलतियाँ जो नियोक्ता और मानव संसाधन कर्मचारी करते हैं

कर्मियों के रिकॉर्ड को बनाए रखने की प्रक्रिया में, गलतियाँ की जा सकती हैं जो निरीक्षण निकायों को और उनके सामने ले जाएँगी। विशिष्ट मानव संसाधन त्रुटियां हैं:

व्यक्तिगत फाइलों के साथ काम करते समय गलतियाँ

प्रत्येक कर्मचारी की व्यक्तिगत फाइल उसके रोजगार के क्षण से और उसकी बर्खास्तगी तक बनाई जाती है। सबसे आम व्यक्तिगत गलतियाँ हैं:

• व्यक्तिगत फ़ाइल में कोई अनिवार्य दस्तावेज नहीं हैं;
• दस्तावेजों के आदेश का उल्लंघन;
• कोई व्यक्तिगत फाइल नहीं है (पंजीकृत नहीं);
• सुलह समय पर ढंग से नहीं किया जाता है;
• व्यक्तिगत कार्मिक रिकॉर्ड शीट के बजाय भरा गया;
• मामले में ऐसे दस्तावेज शामिल हैं जिन्हें इसकी संरचना में शामिल नहीं किया जाना चाहिए;
• कार्मिक अधिकारी व्यक्तिगत फाइलों को तीसरे पक्ष और संगठनों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया का पालन नहीं करते हैं।

कर्मियों की व्यक्तिगत फाइलों का उचित गठन दस्तावेजों की बेहतर सुरक्षा और उन तक त्वरित पहुंच की अनुमति देता है।

रोजगार अनुबंध के निष्पादन में त्रुटियां

नियोक्ता द्वारा की गई गलतियाँ जब वे अक्सर श्रम विवादों को हल करने की प्रक्रिया में गंभीर परिणाम देते हैं। इस मामले में विशिष्ट गलतियाँ हैं:

• रोजगार अनुबंध एक प्रति में संपन्न होता है;
• रोजगार अनुबंध पंजीकृत नहीं है, पंजीकरण की कोई तारीख नहीं है;
• रोजगार अनुबंधों पर कोई हस्ताक्षर नहीं हैं;
• अनिवार्य जानकारी और/या शर्तें निर्धारित नहीं हैं;
• कर्मचारियों के साथ कोई लिखित रोजगार अनुबंध नहीं है;
  रोजगार अनुबंध की एक प्रति कर्मचारी द्वारा व्यक्तिगत रूप से प्राप्त नहीं होती है, या
• कोई रसीद चिह्न नहीं है;
• अनुबंध की अवधि निर्धारित नहीं की गई है;
• के साथ काम पर रखने की शर्तें, यदि कोई हों, इंगित नहीं की गई हैं;
• कर्मचारी के वेतन की विशिष्ट राशि का संकेत नहीं दिया गया है, भुगतान की शर्तें और वेतन प्राप्त करने का स्थान, संचालन का तरीका और छुट्टी की अवधि स्थापित नहीं है।

कार्य पुस्तकों के रखरखाव में त्रुटियाँ

यहां, अधिकांश त्रुटियां कार्यपुस्तिका को भरने की प्रक्रिया से संबंधित हैं। सबसे आम गलतियाँ:

• कंपनी के एक कर्मचारी से कार्यपुस्तिका प्राप्त होने पर रसीद जारी नहीं की गई थी;
• आदेश कार्य पुस्तकों के रखरखाव, लेखांकन, जारी करने और भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त नहीं करता है;
• जब कर्मचारी उच्च स्तर की शिक्षा प्राप्त करता है तो कर्मचारी के बारे में जानकारी का अनुभाग पूरक नहीं होता है;
• रिकॉर्ड की क्रम संख्या का उल्लंघन किया जाता है;
• काम के सभी रिकॉर्ड शामिल नहीं हैं (अनुवाद सहित);
• काम और अध्ययन के संयोजन वाले छात्रों के लिए कार्यपुस्तिका जारी करने से इनकार;
• डुप्लिकेट जारी करते समय, "डुप्लिकेट" चिह्न नहीं बनाया जाता है;
• नौकरी विवरण अनुभाग में गलत तरीके से किए गए सुधार;
• कार्य पुस्तकों की आवाजाही और उनके लिए लेखांकन की एक पुस्तक को अनुचित तरीके से बनाए रखना या गायब करना;
• इंसर्ट जारी करते समय कर्मचारी के बारे में जानकारी का अनुभाग नहीं भरा जाता है;
• कर्मचारी सूचना अनुभाग में कर्मचारी के हस्ताक्षर गायब हैं;
• नौकरी विवरण अनुभाग में नियोक्ता का पूरा नाम नहीं है;
• बर्खास्त कर्मचारी को ऐसे अनुरोध के बारे में कर्मचारी के लिखित बयान के बिना मेल द्वारा एक कार्यपुस्तिका भेजी जाती है।

एक कार्यपुस्तिका किसी भी कर्मचारी का मुख्य दस्तावेज है, जो उसकी व्यावसायिक गतिविधि के दौरान उसके कार्य अनुभव को दर्शाता है। इसलिए, इस दस्तावेज़ की तैयारी और रखरखाव में संभावित त्रुटियों और उल्लंघनों की घटना को कम करना आवश्यक है।

प्रत्येक गलती का संगठन के प्रबंधन पर अत्यधिक नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है और गंभीर परिणाम हो सकते हैं। इसलिए, सक्षम और सक्षम विशेषज्ञों को कर्मियों के लेखांकन के कार्यों को सौंपने की सिफारिश की जाती है जो वर्तमान कानून और निरीक्षण निकायों की आवश्यकताओं से अच्छी तरह वाकिफ हैं, या पेशेवर आउटसोर्सिंग कंपनियों पर भरोसा करते हैं।

एचआर खरोंच से प्रबंधन को रिकॉर्ड करता है, जिसके लिए चरण-दर-चरण निर्देश सामान्य प्रकृति के होते हैं, इसमें एक नियामक ढांचे की तैयारी और दस्तावेजों का एक मानक सेट, साथ ही एक निदेशक की नियुक्ति शामिल है।

हर नौसिखिए उद्यमी को शुरू से ही कार्मिक कार्यालय के काम में दिलचस्पी होगी, चरण-दर-चरण निर्देश जिसके लिए हम बाद में विचार करेंगे।

जब काम पहले से ही स्थापित हो जाता है, तो ऐसे मुद्दों को एक विशेष कार्मिक विभाग द्वारा निपटाया जाता है।

प्रारंभिक चरणों में, कर्मचारियों में से एक - सचिव या मुख्य लेखाकार द्वारा अंशकालिक रूप से कार्मिक परिवर्तन किए जाते हैं।

हम समझेंगे कि इस क्षेत्र में काम कैसे व्यवस्थित किया जाता है और एक नया कार्मिक अधिकारी कहां से शुरू किया जाए।

एचआर का प्रभारी कौन है

2017 में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का मुद्दा उन सभी उद्यमों के लिए प्रासंगिक है जहां कर्मचारी हैं।

आदेश जारी करके कर्मचारी को अधिकार दिया जाता है।

कर्मचारियों की संख्या के आधार पर, दो विकल्प संभव हैं:

1. कार्मिक प्रबंधन प्रमुख द्वारा लिया जाता है। ऐसा करने के लिए, वह एक उचित आदेश जारी करता है, जो इन दायित्वों को सुरक्षित करता है।
2. जैसा कि कर्मचारियों को उद्यम के कर्मचारियों में काम पर रखा जाता है, कर्मियों के साथ काम उनमें से एक को सौंपा जा सकता है। प्राधिकरण की पुष्टि करते हुए एक आदेश भी जारी किया जाता है। नौकरी विवरण में दायित्व भी लिखे गए हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड के लिए चरण-दर-चरण निर्देश कानूनी रूप से परिभाषित नहीं हैं।

फिर भी, इसे विकसित करते समय, नियमों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए, जिसमें GOST R 7.0.8-2013 शामिल है।

यद्यपि एक एकल प्रक्रिया स्थापित नहीं की गई है, एक सामान्य योजना प्रदान की जाती है जो आपको कर्मियों के रिकॉर्ड को व्यवस्थित करने और इसके रखरखाव को स्थापित करने की अनुमति देती है।

कार्मिक रिकॉर्ड में, श्रम कानून के मानदंडों पर भी ध्यान देना चाहिए।

वहाँ बहुत सारे व्यावसायिक निर्देश हैं। स्थानीय अधिकारियों द्वारा स्वीकार किए गए दस्तावेज भी हैं।

प्रारंभ करना - कार्य योजना

कर्मियों के रिकॉर्ड को सक्षम रूप से रखने के लिए, आपको पहले व्यक्ति - प्रमुख के पंजीकरण के साथ शुरुआत करने की आवश्यकता है।

यह काम बाद में कैसे किया जाएगा यह कर्मचारियों की संख्या और उद्यम की बारीकियों पर निर्भर करता है।

तो, चलो चलते हैं - हम कर्मियों के कार्यालय के काम के मुख्य चरणों को खरोंच से सूचीबद्ध करते हैं:

1. एक सूचना आधार तैयार करना - विशेष निर्देशिका, सॉफ्टवेयर, विनियम।
2. उद्यम के घटक दस्तावेजों के साथ परिचित।
3. एक कार्मिक कार्यकर्ता के निपटान में होने वाले कागजात की एक सूची तैयार करना।
4. नेता का रूप।
5. स्टाफिंग और कार्य अनुसूची सहित स्थानीय विनियम तैयार करना।
6. एक रोजगार अनुबंध का कॉर्पोरेट नमूना तैयार करना।
7. ऑर्डर फॉर्म, अकाउंटिंग बुक्स आदि सहित अन्य अकाउंटिंग दस्तावेजों का विकास।
8. एक कर्मचारी का पंजीकरण जो कार्य पुस्तकों के रखरखाव के लिए जिम्मेदार होगा।
9. कर्मचारियों को उनके स्थान पर नियुक्त करना।

हम संक्षेप में बताते हैं: कानून शुरू से ही कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देशों की एक सख्त सूची स्थापित नहीं करता है।

ऊपर एक अनुमानित योजना है, जो सूचना और दस्तावेजी आधार की तैयारी, निदेशक और अन्य कर्मचारियों के पंजीकरण के साथ शुरू होती है।

आइए इनमें से प्रत्येक बिंदु की अधिक विस्तार से जाँच करें।

नियामक ढांचे का गठन

कंपनी को श्रम कानूनों के अनुसार काम करने के लिए, आपको सभी आवश्यकताओं से खुद को परिचित करना होगा।

• 4 जनवरी 2001 की राज्य सांख्यिकी समिति संख्या 1 की डिक्री;

जानकारी एकत्र करने के लिए, आप विशेष निर्देशिकाओं का उपयोग कर सकते हैं।

एक कार्मिक कर्मचारी से यह अपेक्षा की जाती है कि वह न केवल सभी मौजूदा आदेशों में महारत हासिल करेगा, बल्कि श्रम कानून में किए गए सभी परिवर्तनों से भी अवगत होगा।

इसके लिए नियमों के नियमित संदर्भ की आवश्यकता होगी।

जरूरी: श्रम कानून में बदलाव के बारे में जागरूक होने के लिए, सूचना आधारों में से किसी एक तक पहुंच प्राप्त करना उचित है।

एक अन्य बिंदु उपयुक्त सॉफ्टवेयर की खोज और कार्यान्वयन है।

2017 तक, 1C बहुत लोकप्रिय है। हालांकि, ऐसे कई कार्यक्रम हैं जो अपनी कार्यक्षमता के मामले में इस प्रणाली को पहले ही छोड़ चुके हैं।

1सी का फायदा यह है कि किसी भी शहर में इस सॉफ्टवेयर के साथ काम करने वाले पर्याप्त विशेषज्ञ होते हैं।

चरण दो - चार्टर का अध्ययन करें

चरण-दर-चरण निर्देशों को जारी रखते हुए, हम घटक दस्तावेजों से परिचित होने के लिए आगे बढ़ते हैं।

चार्टर, जो अनिवार्य है, जब निम्नलिखित जानकारी शामिल है:

• एक निदेशक की नियुक्ति की प्रक्रिया (उसके साथ कार्रवाई की अवधि, वेतन की राशि सहित);
• नेतृत्व के पदों के लिए कर्मचारियों को पंजीकृत करने की प्रक्रिया;
• शेड्यूलिंग।

एक कार्मिक कार्यकर्ता की गतिविधि को घटक दस्तावेजों में आवश्यकताओं का खंडन नहीं करना चाहिए।

उसे चार्टर में किए गए परिवर्तनों पर नज़र रखने की आवश्यकता है।

कार्मिक अधिकारी के पास कौन से दस्तावेज होने चाहिए

अगले चरण में, आपको ऐसे फॉर्म तैयार करने होंगे जो कार्मिक विभाग में होंगे और कर्मचारियों को पंजीकृत करने के लिए उपयोग किए जाएंगे।

आइए कुछ शीर्षकों को देखें।

1. आर्डर फ़ॉर्म। रोजगार, दूसरी स्थिति में स्थानांतरण और बर्खास्तगी के मामले में प्रपत्र विकसित किए जाने चाहिए। उन्हें 75 साल तक रखा जाएगा, क्योंकि इस डेटा का इस्तेमाल वरिष्ठता निर्धारित करने के लिए किया जाता है। आदेशों का दूसरा समूह कार्मिक है। इसमें छुट्टियों, व्यावसायिक यात्राओं, बोनस, जुर्माने से संबंधित आदेश शामिल हैं। पंजीकरण की एक पुस्तक भी तैयार की जा रही है, जिसमें सभी जारी किए गए आदेशों पर नोट्स बनाए जाएंगे, और व्यापार यात्राओं की एक पत्रिका भी बनाई जाएगी।
2. . नए कर्मचारी की स्वीकृति से तीन दिनों के भीतर उनमें अंक बनाए जाने चाहिए। यह ध्यान देने योग्य है कि 2017 में उत्तीर्ण होने वाले व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए भी उनका पंजीकरण अनिवार्य है। इन प्रपत्रों के साथ ही कार्यपुस्तिकाओं और इन्सर्ट की आवाजाही के लिए लेखांकन की एक पुस्तक शुरू की जाती है।
3. टी-2 के रूप में कार्ड। उनमें प्रमुख कर्मचारी डेटा होता है। उन्हें या तो अलग से संग्रहीत किया जाता है या एक व्यक्तिगत फ़ाइल के साथ दायर किया जाता है।
4. एक रोजगार अनुबंध का रूप। यह प्रत्येक नए कर्मचारी के साथ निष्कर्ष निकाला जाएगा, भले ही वह कितने समय से कार्यरत हो। कुछ स्थितियों में लागू।
5. काम करने की स्थिति (एसयूटी) का विशेष मूल्यांकन। ये दस्तावेज़ प्रत्येक कार्यस्थल के लिए बनाए गए हैं। ज्यादातर मामलों में उन्हें 5 साल की आवृत्ति के साथ बदलें।
6. स्टाफ शेड्यूल।
7. स्थानीय श्रम नियम।
8. दस्तावेज जिसके आधार पर मजदूरी आवंटित की जाती है।

कार्मिक विभाग में पंजीकरण के लिए ये फॉर्म अनिवार्य हैं।

यदि आवश्यक हो, उदाहरण के लिए, अतिरिक्त नियम और नमूने जारी किए जा सकते हैं।

जरूरी: कानून द्वारा आवश्यक नहीं है, लेकिन नौकरी का विवरण और एक सामूहिक समझौता मददगार हो सकता है।

कार्मिक विभाग में होने वाले रूपों की सूची निर्धारित होने के बाद, चरण-दर-चरण निर्देश कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संचालन पर एक विनियम बनाने की सलाह देते हैं।

एक मानक रोजगार अनुबंध का विकास

यह सोचना एक बड़ी भूल है कि अल्पकालिक श्रमिकों के साथ रोजगार अनुबंध समाप्त करना आवश्यक नहीं है।

वास्तव में, दस्तावेज़ पर सभी कर्मचारियों के साथ हस्ताक्षर किए गए हैं।

खरोंच से कार्मिक कार्यालय के काम में कॉर्पोरेट नमूना तैयार करना शामिल है।

फॉर्म में निम्नलिखित आइटम शामिल हैं:

• पूरा संगठन-नियोक्ता, कानूनी और वास्तविक पता;
• नियोक्ता के प्रतिनिधि का विवरण - पूरा नाम;
• कर्मचारी डेटा - पूरा नाम;
• वह पद धारण करेगा;
• अनुबंध का समय;
• गतिविधि का प्रकार - मुख्य नौकरी या अंशकालिक नौकरी;
• नौकरी की जिम्मेदारियां (या तो एक सूची या चरण-दर-चरण नौकरी विवरण के लिए एक लिंक);
• आकार (अनुबंध में सीधे सभी विवरणों को विस्तार से बताना वांछनीय है);
• खुलने का समय;
• दिए गए स्थान के लिए SOUT परिणाम;
• नियोक्ता और कर्मचारी डेटा;
• हस्ताक्षर।

नियोक्ता दस्तावेज़ में अतिरिक्त आइटम जोड़ सकता है।

प्रथम स्थान का पंजीकरण

पहले किसे नियुक्त किया जाना चाहिए? यह अनुमान लगाना मुश्किल नहीं है कि कार्मिक कार्यालय का काम शुरू से ही एक निदेशक की नियुक्ति से पहले होता है।

इस कार्य को कैसे पूरा करें?

बहुत कुछ उद्यम के संगठनात्मक और कानूनी रूप पर निर्भर करता है। आइए तीन विशिष्ट स्थितियों पर विचार करें।

1. संस्थापकों के साथ संगठन। इस मामले में, वे निदेशक की नियुक्ति पर आदेश पर हस्ताक्षर करेंगे।
2. व्यक्तिगत उद्यम (या एकल संस्थापक वाला संगठन)। तब व्यक्तिगत उद्यमी स्वयं (या संस्थापक) स्वयं और कर्मचारी दोनों के लिए अनुबंध पर हस्ताक्षर करेगा।
3. निदेशक की नियुक्ति चुनाव के परिणामों के आधार पर की जाती है। फिर रोजगार अनुबंध का दूसरा पक्ष निर्वाचित निकाय का अध्यक्ष होगा।

जरूरी: निदेशक की नियुक्ति की परवाह किए बिना, दो ऑपरेशन अनिवार्य हैं - एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करना और निदेशक के पद पर प्रवेश के लिए एक आदेश जारी करना।

कार्मिक अधिकारी को आदेश जारी करने के कालानुक्रमिक क्रम का पालन करना आवश्यक है।

निदेशक की नियुक्ति सबसे पहले होगी, इसमें वह तारीख होनी चाहिए जब वह अपने कर्तव्यों का पालन करना शुरू करेगा।

भविष्य में, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सभी आदेश कालानुक्रमिक क्रम में क्रमांकित हैं। इस क्षण की जाँच पर्यवेक्षी अधिकारियों द्वारा की जाती है।

कर्मचारियों को अन्य नौकरियों में स्थानांतरित करना

चरण-दर-चरण निर्देशों के अनुसार, निदेशक के बाद, आपको कार्य पुस्तकों को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को नियुक्त करने की आवश्यकता है।

वे सख्त रिपोर्टिंग के रूपों से संबंधित हैं, इसलिए उन्हें सावधानीपूर्वक संभालने की आवश्यकता है।

यदि प्रबंधक ने अभी तक किसी को काम पर नहीं रखा है और उसे स्वतंत्र रूप से कर्मियों के रिकॉर्ड को खरोंच से प्रबंधित करना है, तो वह इन जिम्मेदारियों को ले सकता है।

इसके लिए उचित आदेश जारी किया जाता है। इसके बाद, कार्य पुस्तकों के रखरखाव को एक किराए के कर्मचारी को सौंपा जा सकता है। यह भी आदेश द्वारा किया जाता है।

जरूरी: आदेश जारी करके कार्यपुस्तिका रखने का आदेश जारी करने की आवश्यकता एक सरकारी डिक्री द्वारा स्थापित की जाती है।

शुरू से कार्मिक कार्यालय के काम में एक और चरण शामिल है - कर्मचारियों को काम पर रखना।

प्रत्येक नए कर्मचारी के लिए प्रपत्रों का एक पैकेज तैयार किया जाता है, जिसमें शामिल हैं:

• श्रम अनुबंध;
• नौकरी का विवरण;
• नियुक्ति का क्रम;
• व्यक्तिगत टी -2 कार्ड;
• और अन्य दस्तावेज।

आपको एक कार्यपुस्तिका भी तैयार करनी होगी, उसमें आवश्यक अंक डालना होगा।

फॉर्म, रोजगार के लिए आवेदन के साथ, व्यक्तिगत फाइल से जुड़े होते हैं।

आगे के पेरोल के लिए सभी आवश्यक कागजात लेखा विभाग को स्थानांतरित कर दिए जाते हैं।

आइए उपरोक्त को संक्षेप में प्रस्तुत करें। एचआर रिकॉर्ड प्रबंधन शुरू करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देशों का केवल एक सामान्य दृष्टिकोण है।

उनमें नियमों का चयन, कार्मिक दस्तावेजों की सूची का संकलन, निदेशक और अन्य कर्मचारियों का डिज़ाइन शामिल है।

2017 में, पहले की तरह, सभी कर्मचारियों के साथ एक रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करना अनिवार्य है।

व्याख्यान 1 शुरुआती लोगों के लिए मानव संसाधन रिकॉर्ड रखना, रोजगार अनुबंध

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का संगठन और रखरखाव कार्मिक सेवा कर्मचारियों की प्रत्यक्ष जिम्मेदारी है। एक नया संगठन बनाने, पुराने या अन्य पुनर्गठन विकल्पों को बदलने की स्थितियों में, प्रबंधन और कार्मिक विभाग को काम के मुख्य बिंदुओं को जानने की जरूरत है: कर्मचारियों के लिए प्रशिक्षण और खोज, कर्मियों को काम पर रखना, स्थानांतरित करना और बर्खास्त करना, साथ ही साथ दोनों के लिए नियम दस्तावेजों का अभिलेखीय और परिचालन भंडारण।

कर्मियों का सक्षम संगठन कंपनी की स्थिरता के आधार के रूप में प्रबंधन को रिकॉर्ड करता है

किसी भी संगठन में, स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, एक कर्मचारी होता है। यह प्रदर्शन किए गए कार्यों और योग्यता के स्तर में आकार और संरचना में भिन्न होता है। कार्मिक विभाग का कार्य यह सुनिश्चित करना है कि उद्यम के कर्मचारियों से संबंधित सभी प्रश्नों और समस्याओं को जल्द से जल्द और सक्षम रूप से हल किया जाए।

किसी संगठन की स्थिरता सीधे उसके कर्मचारियों पर निर्भर करती है। कार्मिक सेवा का प्राथमिक कार्य कर्मचारियों का सक्षम और समय पर चयन, कानून के अनुसार कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का संचालन और संग्रह में दस्तावेजों का समय पर वितरण है। यह किसी भी उद्यम के स्थिर संचालन का आधार है।

कर्मियों के साथ काम करने के लिए कर्मियों का प्रशिक्षण

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर निर्देश स्पष्ट रूप से कार्मिक विशेषज्ञों के लिए पेशेवर प्रशिक्षण की आवश्यकता को इंगित करता है। हालांकि, व्यवहार में, आवश्यक प्रोफ़ाइल के श्रमिकों के प्रशिक्षण के साथ अक्सर एक समस्या होती है।

उच्च और माध्यमिक विशिष्ट शैक्षणिक संस्थान "कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन" जैसी संकीर्ण योग्यता वाले विशेषज्ञों को स्नातक नहीं करते हैं। प्रशिक्षण आमतौर पर पहले से ही मौके पर या विशेष पाठ्यक्रमों में होता है। किसी कर्मचारी को सीधे कार्यस्थल पर मेंटरिंग द्वारा प्रशिक्षित करना भी संभव है।

कार्मिक रिकॉर्ड विशेषज्ञों के प्रबंधन प्रशिक्षण में निम्नलिखित तरीके शामिल हैं:

• दूसरी उच्च शिक्षा के आधार पर पुनर्प्रशिक्षण;
• संबंधित प्रोफ़ाइल की उच्च शिक्षा प्राप्त करना, उदाहरण के लिए, "दस्तावेज़ प्रबंधन", "न्यायशास्त्र", "कार्मिक प्रबंधन", "सूचना संरक्षण";
• विशेष दीर्घकालिक पाठ्यक्रमों (कम से कम तीन महीने) में प्रशिक्षण, उसके बाद एक परीक्षा;
• नियमित व्यावसायिक विकास के बाद व्यावहारिक कार्य।

कार्मिक सेवाओं के काम को विनियमित करने वाले नियामक दस्तावेज

कार्मिक विभाग और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के सामान्य संगठन की गतिविधियाँ वर्तमान कानून और आंतरिक नियामक दस्तावेजों पर बहुत निर्भर हैं। यह सुविधा बड़ी संख्या में व्यक्तिगत दस्तावेजों के साथ काम करने की बारीकियों से जुड़ी है, जो अक्सर गोपनीय होती हैं।

कार्मिक सेवा में कार्यालय का काम निम्नलिखित कृत्यों द्वारा नियंत्रित किया जाता है:

• संविधान, नागरिक और श्रम संहिता, साथ ही आंशिक रूप से आपराधिक और परिवार;
• कर्मियों के साथ काम करने से संबंधित मामलों में संगठन के प्रोफाइल पर विधायी कार्य;
• स्थानीय महत्व के नियामक कार्य;
• संघीय स्तर के विभिन्न वर्गीकरणकर्ता, नियम और निर्देश;
• आंतरिक नियामक दस्तावेज, उदाहरण के लिए, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देश;
• प्रबंधन से आदेश और निर्देश।

कार्मिक सेवा के कर्मचारी नियामक अधिनियमों और सबसे ऊपर, श्रम संहिता की आवश्यकताओं का कड़ाई से पालन करने के लिए बाध्य हैं।

कर्मचारियों की खोज और दस्तावेज़ीकरण

मानव संसाधन प्रबंधन कर्मियों की खोज और पंजीकरण के साथ शुरू होता है। सबसे पहले, नए कर्मचारियों को खोजने के विकल्पों पर निर्णय लेना आवश्यक है। उनमें से, निम्नलिखित बाहर खड़े हैं:

• एजेंसियों और रोजगार कार्यालयों;
• रोज़गार;
• नौकरी मेलों;
• शैक्षणिक संस्थानों;
• विभिन्न संसाधनों पर जॉब बोर्ड और रिज्यूमे;
• अन्य संगठन;
• परिचितों और दोस्तों।

कर्मचारियों के लिए सभी खोज विकल्पों के अपने फायदे और नुकसान हैं, कार्मिक विभाग के कर्मचारी को रिक्ति को बंद करने के सभी अवसरों का अधिकतम लाभ उठाना चाहिए।

जब कोई उम्मीदवार मिल जाता है, तो उसके साथ एक साक्षात्कार आयोजित किया जाता है। यह वांछनीय है कि इसकी प्रगति का दस्तावेजीकरण किया जाए: काम पर रखने या अस्वीकार करने पर एक सूचित निर्णय लेना आसान है। बाद के मामले में, व्यक्ति को पांच कार्य दिवसों के भीतर कारण के बारे में लिखित रूप में सूचित किया जाता है। यदि आवेदक रिक्त पद के लिए उपयुक्त है, तो उसे नामांकित किया जाना चाहिए। इससे एक विशिष्ट कर्मचारी के लिए पंजीकरण शुरू होता है।

• एक रोजगार अनुबंध का निष्कर्ष;
• प्रवेश आदेश जारी करना;
• एक नया कर्मचारी या उसकी संस्था;
• एक व्यक्तिगत कार्ड का पंजीकरण;
• अगर इसे संगठन में स्वीकार किया जाता है - एक व्यक्तिगत फाइल की स्थापना;
• आंतरिक नियामक दस्तावेजों और निर्देशों के कर्मचारी द्वारा परिचित और हस्ताक्षर।

कार्मिक रिकॉर्ड (व्यक्तिगत कार्ड, कर्मचारियों की सूची)

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को बनाए रखने में लेखांकन प्रलेखन का अनिवार्य पंजीकरण शामिल है, विशेष रूप से, स्टाफिंग और व्यक्तिगत कार्ड। ये दस्तावेज़ सभी प्रकार के स्वामित्व वाले संगठनों के लिए अनिवार्य हैं।

स्टाफिंग और हेडकाउंट अप-टू-डेट होना चाहिए और संगठन की जरूरतों को पूरा करना चाहिए। इसमें सभी पदों के नाम, दरों की संख्या, एक निश्चित अवधि के लिए रिक्तियों का संकेत है।

व्यक्तिगत कार्ड एकीकृत दस्तावेज होते हैं जिनमें कर्मचारी की कार्य गतिविधि और व्यक्तिगत जानकारी पर संक्षिप्त डेटा होता है। वे सख्त लेखांकन और विशेष भंडारण शर्तों के अधीन हैं, उन जगहों पर जो उनके नुकसान और चोरी को रोकते हैं।

कर्मियों, मतभेदों और डिजाइन सुविधाओं पर आदेश

कार्मिक कार्य में सामान्य कार्यालय कार्य मुख्य रूप से प्रबंधन के आदेशों और आदेशों में व्यक्त किया जाता है। ये दस्तावेज़ व्यक्तिगत कर्मचारियों और संपूर्ण स्टाफ़ दोनों से संबंधित हो सकते हैं। वे डिजाइन और कार्यान्वयन सुविधाओं में भिन्न हैं।

किसी कर्मचारी के साथ विशिष्ट कार्यों के संबंध में अधिकांश आदेशों और निर्देशों का एक एकीकृत रूप होता है। वे सभी इच्छुक पार्टियों के साथ अनिवार्य समझौते और रसीद के खिलाफ कर्मचारी द्वारा परिचित होने के अधीन हैं। कार्मिक आदेशों की प्रतियां एक व्यक्तिगत फ़ाइल में संग्रहीत की जाती हैं, और मूल अलग-अलग फ़ोल्डरों में संग्रहीत की जाती हैं।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर जर्नल, पंजीकरण और भंडारण के लिए नियम

कार्मिक सेवा में आंदोलन को ध्यान में रखते हुए, इसमें विशेष पत्रिकाओं का रखरखाव शामिल है। ये बहुपृष्ठ प्रारूप के सारणीबद्ध दस्तावेज़ हैं, जो अक्सर एकीकृत होते हैं। आमतौर पर उन्हें या तो बड़ी नोटबुक में शुरू किया जाता है, या उन्हें विशेष दुकानों में तैयार किया जाता है।

कार्मिक पत्रिकाओं के प्रकार:

• पत्रों सहित आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों का पंजीकरण;
• आदेशों का पंजीकरण;
• व्यावसायिक यात्राओं पर कर्मचारियों के आगमन और प्रस्थान का पंजीकरण;
• आवेदनों, सबमिशन, अधिसूचनाओं, आधिकारिक और मेमो का पंजीकरण;
• कार्य पुस्तकों के रूपों का पंजीकरण, उनके आवेषण;
• विभिन्न कार्मिक दस्तावेजों आदि की गतिविधियों के लिए लेखांकन की पुस्तकें।

सभी पत्रिकाओं को बाध्य और सील किया जाना चाहिए, और शीटों को क्रमांकित किया जाना चाहिए। उन्हें सभी दस्तावेजों से अलग रखा जाना चाहिए। अधिमानतः एक तिजोरी या एक विशेष कैबिनेट में।

व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखने और संग्रहीत करने की विशेषताएं

व्यक्तिगत रिकॉर्ड रखना अनिवार्य नहीं है। हालाँकि, अधिकांश संगठन किसी न किसी रूप में कर्मचारी रिकॉर्ड एकत्र करते हैं। बेशक, एक फ़ोल्डर में ऐसा करना अधिक सुविधाजनक है।

एक व्यक्तिगत फ़ाइल एक कर्मचारी के बारे में प्रलेखित व्यक्तिगत जानकारी का एक सेट है, जिसे एक निश्चित क्रम में एकत्र और गठित किया जाता है। इसमें विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ और प्रतियां शामिल हो सकती हैं:

• कर्मचारी के बारे में आदेशों की प्रतियां;
• बयानों की प्रतियां;
• योग्यता, शिक्षा, लाभ और वैवाहिक स्थिति की पुष्टि करने वाले पहचान दस्तावेजों की प्रतियां;
• प्रश्नावली;
• विशेषताओं और समीक्षा;
• संदर्भ, आदि

व्यक्तिगत फाइलों में व्यक्तिगत जानकारी शामिल होती है और इसे अन्य दस्तावेजों से अलग रखा जाना चाहिए। उन तक पहुंच की अनुमति केवल अधिकारियों के एक सीमित दायरे में ही दी जाती है। कर्मचारियों की बर्खास्तगी पर, व्यक्तिगत फाइलें अभिलेखीय भंडारण के लिए सौंप दी जाती हैं।

कार्य पुस्तकों के पंजीकरण, भंडारण और जारी करने के नियम, साथ ही आवेषण

अंशकालिक काम पर रखे गए कर्मचारियों को छोड़कर, सभी संगठनों को अपने कर्मचारियों के लिए कार्यपुस्तिका रखना आवश्यक है। प्रारंभिक प्रवेश पर, नियोक्ता स्वतंत्र रूप से रिक्त फॉर्म प्राप्त करता है और उनमें पहली प्रविष्टि करता है। शीर्षक पृष्ठ पर कर्मचारी के बारे में प्रासंगिक डेटा दर्ज करें। इसके बाद, उनकी प्रासंगिकता की निगरानी करना और समय में बदलाव करना आवश्यक है।

मुख्य भाग के फैलाव पर, कर्मचारी के श्रम और सामाजिक गतिविधियों, उसके स्थायी स्वागत के बारे में रिकॉर्ड बनाए जाते हैं। सभी रिकॉर्ड सामान्य तरीके से गिने जाते हैं और एक आदेश के आधार पर बनाए जाते हैं। बर्खास्तगी का रिकॉर्ड संगठन की मुहर और प्रमुख के हस्ताक्षर के साथ है।

नीले बॉलपॉइंट पेन से हाथ से बनाई गई, स्पष्ट और समझने योग्य लिखावट। दर्ज किए गए डेटा की प्रासंगिकता और विश्वसनीयता की सावधानीपूर्वक निगरानी करें। यदि जानकारी को सही करना आवश्यक है, तो उन्हें सावधानीपूर्वक एक पंक्ति से काट दिया जाना चाहिए और वर्तमान जानकारी दर्ज की जानी चाहिए। सिर और मुहर के हस्ताक्षर द्वारा इस क्रिया की पुष्टि की जानी चाहिए।

कार्यपुस्तिकाओं को अन्य दस्तावेजों से अलग तिजोरी में रखें। जिम्मेदार अधिकारियों के विशेष आदेश के बिना उन्हें कर्मचारियों या तीसरे पक्ष को सौंपना मना है।

कार्मिक दस्तावेजों के परिचालन और अभिलेखीय भंडारण की विशेषताएं

कर्मियों के दस्तावेजों का भंडारण उनके विशेष महत्व से निर्धारित होता है। इनमें व्यक्तिगत जानकारी होती है और ये गोपनीय होती हैं। ऐसा डेटा अनधिकृत प्रकटीकरण के अधीन नहीं है। अन्यथा, कार्मिक सेवा के कर्मचारियों और संगठन के प्रमुख पर जुर्माना लगाया जाता है।

कार्मिक सेवा में कार्मिक दस्तावेजों के उचित भंडारण को व्यवस्थित करने के लिए, एक अलग कमरा होना वांछनीय है। इसमें एक प्रवेश द्वार होना चाहिए और यह अलार्म के साथ धातु के दरवाजे से सुसज्जित होना चाहिए।

दस्तावेजों को स्वयं धातु अलमारियाँ या तिजोरियों में संग्रहित किया जाना चाहिए। धूप और धूल, साथ ही तापमान में उतार-चढ़ाव और अत्यधिक आर्द्रता के संपर्क में आने से बचें। ये सरल कदम व्यक्तिगत डेटा को बचाने में मदद करेंगे।