T 12 sous excel. Remplir la feuille de temps : un document important pour la paie

Commençons par le fait que l'employeur peut être à la fois une personne morale et entrepreneur individuel s'il conclut un contrat de travail avec des salariés. Et chaque employeur est responsable non seulement de l'obligation de cotiser à la FSS et au PFR, mais aussi de tenir un registre des heures travaillées par les salariés. Pour faciliter les choses, et afin de réglementer et d'uniformiser en quelque sorte ces processus dans les activités de l'entreprise, il existe un formulaire spécial appelé feuille de temps. Il sera rempli par la personne qui assume ces responsabilités dans l'entreprise, ou le dirigeant lui-même, ce qui, si l'on prend les grandes entreprises, n'arrive jamais.

A quoi sert une feuille de temps ?

Comme nous l'avons déjà écrit, la responsabilité du maintien d'une telle forme incombe aux entrepreneurs et aux dirigeants d'entreprise. Cela est dû code du travail Fédération Russe. En conséquence, si une infraction est constatée dans l'exécution de cette ordonnance, l'entreprise s'exposera à une amende. De plus, la sanction sera à la fois pour l'ensemble de l'entreprise dans son ensemble, et pour un employé en particulier, pour qui Contrat de travail tâches assignées.

La fiche de rapport enregistre des données sur le travail de chaque employé de l'entreprise. Toutes ses heures de travail passées, ainsi que le temps pendant lequel il ne s'est pas rendu au travail, que le motif d'absentéisme soit valable ou non.

Il existe deux manières de gérer une feuille de calcul :

1. Remplissage quotidien des données sur l'employé.
2. Les informations ne sont enregistrées qu'en cas de violation norme de travail. Autrement dit, lorsque l'employé n'est pas au travail, en retard, etc.

À l'avenir, sur la base des informations contenues dans ce document, un calcul sera effectué salairesà la charge. De plus, à l'aide de la feuille de temps, la documentation de la mise en œuvre des normes est réalisée. discipline du travail, la présence du traitement des heures supplémentaires, l'exécution des tâches le week-end.

Comme nous l'avons déjà écrit dans un autre article, la semaine de travail standard de cinq jours, selon la loi, est de 40 heures. Il y a 36 heures dans une semaine de six jours.

En cas de violation de ce calendrier, la principale exigence sera la coïncidence du nombre total d'heures avec la norme pour la période de référence - un trimestre ou un an.

Important! Lors des activités de vérification par l'inspection du travail, la feuille de temps sera le premier document qui sera demandé à la direction de l'entreprise.

De plus, selon la feuille de temps, des statistiques sur le personnel de la main-d'œuvre seront conservées avec les rapports nécessaires.

La procédure d'application de la feuille de temps

Selon la législation en vigueur, pour remplir cette pièce comptable, la personne responsable remplit les formulaires T-12 ou T-13. Ces formats sont légalement approuvés et ont la confirmation de Rosstat.

• Le formulaire T-12 est utilisé pour tenir des registres par périodes de travail, ainsi que pour les calculs de salaire.
• Le formulaire T-13 est utilisé par un employé lorsque temps de travail reflété automatiquement.

Il existe une troisième option pour les rapports sur les heures de travail. Cela implique que l'entreprise elle-même a développé sa propre version du document. Pour qu'il soit correctement conçu et reconnu comme officiel, il est nécessaire d'y indiquer un certain nombre de détails et les informations nécessaires.

Si l'entreprise utilise un logiciel spécial qui vous permet d'effectuer comptabilité du personnel, les formulaires pour remplir la feuille de temps seront déjà contenus dans le logiciel.

Il est permis de remplir les formulaires pour la feuille de temps à la fois manuellement et à l'aide de programmes. Encore une fois, si un logiciel spécialisé est utilisé dans le cadre du travail de l'entreprise, il suffit alors que l'employé entre les informations nécessaires dans la base de données, et le document lui-même sera compilé automatiquement et imprimé selon les besoins.

Il est important de comprendre que dans différentes occasions remplir et tenir à jour des formulaires de rapport sur les heures de travail seront utilisés différentes appellations. Ils peuvent être alphabétiques ou numériques. Ainsi, à titre d'exemple, prenons la désignation du travail d'un employé dans la fourchette normale. Dans cette version, la désignation de la lettre sera exprimée par le symbole "I", et dans la version numérique, ce sera l'encodage "01".

Tous les chiffres utilisés dans le formulaire comptable doivent être accompagnés d'une confirmation sous forme de documents. Il est tout simplement interdit de saisir des informations de cette manière.

En ce qui concerne le temps reflété dans le document, même les déplacements sur instruction de l'entreprise, les vacances de l'employé, ses congés de maladie, etc. sont pris en compte.

Le code de rubrique est indiqué par un nombre à quatre chiffres. Selon le type, utilisez :

• Salaire - code 2000.
• Contrats de droit civil avec les salariés - code 2010.
• Codes congés et compensations - 2012.
• Congé de maladie - code 2300.

Le responsable clôture la feuille de temps le dernier jour ouvrable du mois, ou le suivant. De plus, le formulaire rempli (ou imprimé) est transféré au chef du département, qui vérifie l'exactitude des informations saisies et envoie le formulaire signé fini au service du personnel.

L'étape suivante consiste à envoyer le document au service comptable, où, selon les données reçues, les salaires des employés seront calculés.

Important! Les données au comptable se déroulent en deux étapes. La première partie correspond aux versements d'avances aux salariés de l'entreprise. La seconde - pour les paiements sur la partie principale des salaires à la fin de la période de référence.

Après la fin de la procédure de paiement, les formulaires sont envoyés aux archives, tout en étant classés dans un dossier séparé. Durée de conservation des formulaires - 5 ans. C'est le cas standard. Si l'entreprise est organisée avec des moyens nuisibles ou conditions dangereuses travail (indiqué après un contrôle spécialisé), la durée de conservation est de 75 ans.

Remplir la feuille de temps. Goûter.

Remarque : dans les images de l'article, vous pouvez voir que les formulaires ne contiennent pas certaines lignes, ce qui les distingue des vrais. Ceci est fait pour plus de commodité et de simplicité, mais le sens reste le même. À la fin de l'article, il y aura un lien vers un échantillon à part entière.

La première étape consiste à remplir l'en-tête du formulaire dans le bulletin. Ce qu'il faut préciser ici :

• Nom complet de l'entreprise.
• Code d'organisation basé sur l'annuaire OKPO.
• Le nom de l'unité structurelle dont le travail est reflété dans le formulaire.
• Numéro ordinal de la table.
• Date du document.
• La période pour laquelle la feuille de temps est compilée (standard - un mois).

Comptez 1. Numérotation des lignes. Voici une simple numérotation ininterrompue.

Comptez 2. Nom, initiales, fonction (spécialité, profession).

Comptez 3. Numéro de paie de l'employé. Le codage est initialement attribué.

Colonne 4. Marques d'apparitions et d'absences du travail selon les jours du mois. Ainsi, pour chaque salarié, le tableau est rempli individuellement, en fonction de la situation actuelle par jour. Dans ce cas, une désignation de code (chiffre ou lettre) est enregistrée dans la cellule supérieure du tableau. Et la cellule du bas existe pour enregistrer le nombre d'heures travaillées ce jour-là (il est permis de laisser vide).

En standard, pour la désignation inscrite dans la cellule supérieure, on utilise :

• "Je" - l'employé était présent toute la journée de travail.
• "K" - voyage d'affaires de l'employé.
• "B" - week-end ou jour férié chômé.
• "OT" - les principaux congés payés.
• "B" - employé de l'hôpital.
• "DO" - les vacances d'un employé, qui sont prises à ses frais.
• "P" - congé de maternité.
• "JO" - congé pour s'occuper d'un enfant de moins de trois ans.
• "NN" - absence sans raison.

Remarque : lorsqu'un employé est absent, mais que l'employeur ne peut pas dire avec certitude si la raison est valable, vous pouvez laisser cette case vide pour l'instant et inscrire la désignation plus tard, lorsque la situation sera plus claire.

Comptez 5. Il est nécessaire d'indiquer le nombre total de jours et d'heures que le salarié a travaillé pour chacune des deux moitiés du mois de travail. Les jours sont entrés dans la première cellule et les heures sont entrées en dessous.

Comptez 6. Nous saisissons les mêmes informations, uniquement pour un mois complet.

Colonne 7,8,9. C'est ici que les informations de paie de l'employé doivent être saisies. Lorsqu'un code salaire unique et un compte correspondant sont utilisés pour l'ensemble de la composition des salariés, l'en-tête de ce tableau est rempli de données. Ensuite, les colonnes numérotées 7 et 8 pour un employé particulier ne sont pas remplies. Et la colonne numéro 9 indique les heures travaillées. Sinon, toutes les colonnes sont entièrement remplies - avec leurs codes de paiement et leur compte correspondant. Le compte de compensation est tiré du plan comptable par type spécifique Paiement.

Nous avons déjà décrit plusieurs options pour les codes de rubrique ci-dessus. Si vous souhaitez voir tous les codes, vous pouvez vous référer au fichier joint à l'article avec une liste de codes.

Colonnes 10,11,12,13. Nécessaire pour saisir des informations en l'absence d'un employé sur place. Voici la raison de l'absence et désignation quantitative passer le temps.

Au bas de la feuille de temps, nous mettons le nom du remplissage dans la personne responsable et son poste. Dans le coin droit, le formulaire devra contenir la signature du responsable de l'unité, information sur laquelle a été inscrite cette feuille de temps. De plus, la signature sera ensuite apposée par un employé du service du personnel, à qui le formulaire ira pour vérification. Chaque signature est accompagnée de la date de signature.

Caractéristiques du remplissage de la feuille de temps

• On suppose qu'en plus de la feuille de temps principale, l'entreprise lance une application. La fiche de candidature est remplie lors du licenciement d'un salarié. À la fin de la période de rapport (mois), une feuille supplémentaire est jointe à la feuille de temps et l'entrée «Licencié» y est déjà compilée.
• Nous avons déjà écrit qu'il est possible de ne pas saisir le codage du motif de l'absence, si agent responsable Je ne sais pas si la raison était irrespectueuse. Mais vous pouvez aussi inscrire le code « НН », ou « 30 » (raison inexpliquée) dans la colonne numéro 4. Dans ce cas, après la comparution du salarié et la fourniture d'une pièce justificative (par exemple, un certificat médical), des corrections sont apportées à la feuille de temps.
• Lorsqu'il arrive qu'un employé, alors qu'il est en vacances, reçoive un congé de maladie, l'employé dans la feuille de temps met le codage « B » au lieu de « DE » avec le nombre de jours sur le certificat. Ensuite, les vacances sont prolongées d'un nombre identique de jours.
• Dans le même temps, lorsqu'il y a des vacances pendant les vacances (selon le calendrier de production), les jours de coïncidence en vacances ne sont pas protégés. Et dans le bulletin à leur place sera le codage "B". Exemple: dans le cas des vacances d'un employé du 11 juin au 18 juin, le jour de la Russie tombe dans l'écart. Ensuite, vous devez marquer le codage "B" dans le tableau du formulaire le 13 juin.

Caractéristiques du formulaire T-12 - un formulaire simple

La principale différence entre ce formulaire et le T-13 informatisé standard est la section où vous pouvez spécifier le salaire de l'employé.

Cependant, l'entreprise n'est pas tenue de le remplir si ces chiffres seront reflétés dans d'autres types de documents de travail.

La feuille de temps de ce formulaire est remplie en une seule version. Le responsable est également désigné. Toutes les procédures de travail sur le formulaire sont similaires à celles décrites ci-dessus.

Le suivi du temps est une tâche très importante. L'employé ne veut pas perdre son argent durement gagné et l'organisation, à son tour, ne cherche pas à payer l'absentéisme.

Pour éviter de tels malentendus, la maintenance correcte et en temps opportun des documents de rapport sur l'enregistrement du temps de travail sera utile.

Pourquoi est-ce

La feuille de temps est document établi, qui renseigne sur le respect des horaires de travail par chacun des salariés. En d'autres termes, il s'agit d'un tableau dans lequel des données sont saisies sur l'apparition ou l'absence de chacun des employés de l'organisation.

Sur la base de ce document, les salaires et les primes sont calculés ou des pénalités sont imposées pour retard, absentéisme et autres écarts par rapport à l'horaire de travail.

Une telle feuille de temps doit exister en un seul exemplaire et être conservée par le salarié qui a été nommé responsable de son exécution. Le plus souvent, ce travail est confié au service du personnel et de la comptabilité, parfois au chef de service ou au cadre supérieur. La nomination au poste de « chronométreur », ou plutôt l'imposition de fonctions pertinentes, devrait être reflétée dans le contrat de travail.

Options de forme

Vous pouvez suivre le nombre de jours et d'heures travaillés par un employé diverses méthodes, mais Roskomstat a préparé des formulaires spéciaux. Ils sont simples et directs à utiliser, avec leur aide, vous pouvez suivre visuellement la "présence" de travail et ensuite utiliser efficacement les données obtenues.

Pour organisations budgétaires Une forme spéciale de la feuille de temps n° 0504421 a été introduite.

Pour tous les autres organismes et entreprises, les formulaires T-12 et T-13 ont été approuvés. Ces derniers diffèrent les uns des autres en ce que le T-13 est utilisé là où les apparences et les absences ne sont pas contrôlées par des personnes, mais avec l'aide de systèmes automatisés(tourniquets). Je suis venu travailler, je me suis enregistré au point de contrôle avec un laissez-passer et j'ai continué. De cette façon, il est facile de contrôler les retards, l'absentéisme et autres écarts par rapport à l'horaire de travail.

Les formulaires du formulaire T-13 sont le plus souvent remplis automatiquement ou avec l'utilisation partielle de moyens techniques.

Les feuilles de temps du formulaire T-12 sont également remplies aux fins du calcul des salaires, il est donc pratique de confier la tenue d'un tel horaire à un comptable.

Comment remplir

Plus aspects importants tenir une feuille de temps :

• la table existe en un seul exemplaire ;
• rempli quotidiennement sur la base de documents officiels (congés de maladie, arrêtés, arrêtés, etc.) ;
• il est interdit de supprimer des colonnes et des champs du tableau généralement accepté.

Cependant, vous pouvez toujours modifier le tableau. Il arrive parfois que vous deviez ajouter des champs supplémentaires à un formulaire existant. Par exemple, pour tenir compte de certaines heures de travail pour les quarts de travail atypiques. Dans ce cas, des modifications sont possibles, mais uniquement après avoir signé l'ordre correspondant du responsable.

Avant le début du mois de déclaration (2-3 jours avant), l'employé responsable ouvre la fiche de rapport. C'est le moment de décider quelle méthode de direction sera choisie. Il peut s'agir d'un enregistrement continu - notes de présence / absence quotidiennes, ou de l'introduction exclusive de dérogations au régime - retards, quarts de nuit, heures supplémentaires, etc.

Un exemple de remplissage d'une feuille de temps en utilisant l'exemple du formulaire T-12

Tout d'abord, l'en-tête et les trois premières colonnes sont remplies. Ces informations, en règle générale, restent constantes - unité structurelle, nom complet des employés, numéros de personnel.

Dans les colonnes 4 à 7, sur une base quotidienne, des notes sont faites sur les apparences, les absences, les jours de congé et les jours de maladie. Pour cela, des désignations spéciales pour chacune des raisons sont utilisées. Ainsi, le congé de maladie est désigné par le code B, le jour de repos est RV et congés annuels- OT. À PARTIR DE Liste complète les désignations se trouvent sous la forme la plus unifiée sur la première feuille.

Il est important de se rappeler que toutes les notes sont inscrites dans la feuille de temps uniquement sur la base de tout document. Il peut s'agir d'un congé de maladie, d'un ordre interne ou d'un ordre d'heures supplémentaires signé par un employé familier.

Il y a souvent des situations où le code à mettre n'est pas tout à fait clair. Par exemple, un employé est en congé payé, on lui attribue un code OT. Mais à ce moment-là, il eut l'imprudence de tomber malade et ne se rendit pas au travail à la date fixée.

Si l'employé ne nous a pas prévenus, il est conseillé de noter les codes HH (absence pour des raisons inconnues) et, après avoir reçu le congé de maladie, de corriger ces désignations en code «B». Dans le cas où un employé a trouvé un moyen de signaler sa maladie, vous pouvez immédiatement marquer le code "B".

Peut-être que dans une telle situation, il est préférable de marquer d'abord les codes «НН» et «Б» avec un crayon afin de ne pas gâcher l'apparence d'un document qui existe en un seul exemplaire. Si le formulaire est maintenu dans au format électronique, alors il n'y aura pas un tel problème.

Une partie de l'absentéisme est considérée comme étant en « journées », car le salarié ne peut être en vacances qu'une demi-journée, ou partir en arrêt maladie pendant trois heures. Dans ce cas, une colonne vide est laissée sous la désignation de la lettre. Si l'employé était en retard de 30 minutes ou travaillait 4 heures supplémentaires, le moment de l'écart par rapport au régime de travail est indiqué sous la désignation de la lettre.

Les colonnes 5 et 7 résument les résultats intermédiaires et finaux des jours travaillés, et les colonnes 8 à 17 fournissent un rapport complet pour chaque employé - combien il a travaillé, combien il s'est reposé, combien il a manqué et pourquoi. À partir du nom de l'en-tête au-dessus de chaque colonne, il devient clair quelles données résumer.

Caractéristiques de la tenue d'une feuille de temps dans les organisations budgétaires

Le formulaire n ° 0504421 est également utilisé pour contrôler le respect du régime de travail, mais porte un nom légèrement différent «Comptabilisation de l'utilisation du temps de travail», qui reflète les spécificités du travail des organismes budgétaires. Dans ce bulletin, vous pouvez trouver des désignations telles que «congé scolaire», «remplacement dans le groupe de jour prolongé», «congé d'études».

La procédure de tenue d'une telle feuille de temps n'est pas différente des formulaires comptables unifiés T-12 et T-13:

• réalisé en un seul exemplaire ;
• ouvre 2-3 jours avant le début de la période de facturation ;
• utilisé sans changer la forme standard.

Deux procédures d'enregistrement ont également été adoptées - continue (toutes les apparitions et absences sont notées) et avec indication des écarts.

Le tableau lui-même présente plusieurs différences. Dans l'en-tête de la feuille de temps, en plus du nom de l'organisation, de l'unité structurelle et de la période de référence, son type doit être indiqué par un numéro. Si la feuille de temps est soumise "telle quelle" sans apporter de modifications, elle est alors appelée principale et est marquée dans cette colonne comme "0". À chaque ajustement ultérieur, vous devez indiquer le numéro de modification dans l'ordre.

Les quatre premières colonnes sont remplies immédiatement - il s'agit des noms complets des employés, des numéros de personnel et des postes. Les colonnes suivantes sont remplies au fur et à mesure de la période. Dans la partie supérieure de la colonne, les écarts par rapport au mode de fonctionnement en heures (le cas échéant) sont indiqués, dans la partie inférieure, la lettre indiquant la raison de l'écart. Les colonnes 20 et 37 résument respectivement les totaux intermédiaires et mensuels.

Il n'y a pas de calculs supplémentaires dans ce formulaire. À la fin de la période de facturation, ce document est transféré au service comptable, où, sur sa base, les salaires des employés d'une organisation budgétaire seront calculés.

La liste des désignations utilisées dans cette feuille de temps (formulaire n° 0504421) se trouve dans le tableau :

Nom de l'indicateur	Le code
Week-ends et jours fériés	DANS
Travail de nuit	H
Accomplissement des devoirs publics	g
Congés réguliers et supplémentaires	SUR
Incapacité temporaire, invalidité due à la grossesse et à l'accouchement	B
Vacances pour s'occuper de l'enfant	OU
Heures supplémentaires	À PARTIR DE
absentéisme	P
Absences pour des raisons inexpliquées (jusqu'à ce que les circonstances soient clarifiées)	HH
Absences avec l'autorisation de l'administration	MAIS
Congés d'études	WU
Congé-éducation supplémentaire	UO
Remplacement en 1 - 3 classes	ZN
Remplacement dans les groupes de jour prolongé	Appel d'offres
Remplacement de la 4e à la 11e année	PA
Travail les week-ends et jours fériés	PR
Heures effectivement travaillées	F
Voyage d'affaire	POUR

Comment définir les vacances ?

Le mot vacances dans le domaine du personnel réunit de nombreux concepts. Commençant et finissant avec le décret. Beaucoup de jeunes mères ne seront pas d'accord, mais ce sont aussi des vacances, même si elles sont prévues pour s'occuper d'un petit enfant.

Chacun de ces congés est marqué à sa manière dans la feuille de temps et il convient de prêter une attention particulière aux types de congés les plus courants et à leur enregistrement.

Dans les délais

Sur la base de l'ordre de vacances, qui doit également contenir la signature du vacancier lui-même, le code « OT » est apposé sur la feuille de temps s'il s'agit des vacances principales, ou le code « OD » s'il s'agit de vacances supplémentaires.

A vos frais

Il y a des moments où un employé doit recevoir plusieurs jours de vacances en dehors de votre emploi du temps principal. Les raisons peuvent être différentes, mais la solution est la même - un congé sans solde.

La législation prévoit plusieurs raisons pour de telles vacances - un mariage, la naissance d'un bébé ou des événements plus tristes comme la mort proche parent. Dans ces cas, le code "OZ" doit être apposé.

Si l'employé a une raison différente et qu'il bénéficie d'un congé similaire en accord avec le responsable, le code "TO" est utilisé. Dans les deux cas, la marque est faite sur la base de l'ordre pertinent signé par l'employé.

Formation

La combinaison du travail et des études à notre époque est plutôt la norme que l'exception, et la législation en la matière soutient ces travailleurs en leur garantissant un congé d'études. Après avoir accepté la demande pertinente de l'employé et reçu une ordonnance signée par l'étudiant, vous pouvez marquer en toute sécurité le code «U» dans le bulletin pour toute la période du congé d'études.

Il convient de noter que si un employé tombe malade au cours de la session suivante, ce congé n'est pas prolongé pour la période de congé de maladie et le code «B» ne peut être saisi que les jours suivant la fin du congé d'études, si l'employé n'a pas eu le temps de récupérer avant la fin des vacances et a fourni un certificat de congé de maladie confirmant son défaut de se présenter après la fin de la session.

Pour la grossesse et l'accouchement

Une période aussi bénie pour les employées, bien sûr, ne devrait pas être éclipsée par des formalités administratives avec des documents; par conséquent, le congé de maternité est accordé sur la base d'un congé de maladie, le code dans le bulletin est «P». Le même code est utilisé en cas d'adoption d'un nouveau-né.

Pour la garde d'enfants

Et après cela, une ordonnance est émise pour un congé parental jusqu'au début trois ans. Ces vacances sont marquées du code "OZH".

Travailler avec des documents est toujours une tâche responsable, mais connaître les bases du remplissage d'une feuille de temps vous évitera des conflits de paie et d'autres petits désagréments de ce genre.

Vidéo - compilation d'une feuille de temps et d'une paie en 1C :

La feuille de temps est conçue pour saisir des informations sur le temps réellement travaillé par les employés des organisations. Je dois dire que le formulaire de feuille de temps n'est pas strictement obligatoire - en principe, il peut être arbitraire, c'est-à-dire que chaque entreprise est libre d'utiliser sa propre feuille de temps si un tel besoin s'en fait sentir. Cependant, le formulaire a été développé et recommandé pour utilisation par le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie et est préféré.

DES DOSSIERS

Qui remplit la feuille de temps

Le formulaire est rempli soit par un employé du service du personnel, soit par le responsable d'une unité structurelle, soit par un chronométreur spécialement engagé pour cette fonction. Sur la base des informations qui y sont saisies, les spécialistes du service comptable accumulent les salaires et autres paiements aux employés de l'organisation. En fait, la feuille de temps est l'un des documents comptables les plus importants. Et si petites entreprises peut s'en passer, grandes entreprises il est obligatoire de maintenir une telle feuille de temps.

Selon le système de comptabilité du personnel adopté dans l'entreprise, la feuille de temps peut être formée soit pour tous les employés de l'organisation, soit conservée séparément dans chaque unité.

La feuille de temps est un document régulier, c'est-à-dire qu'une nouvelle copie doit être compilée chaque mois, de sorte que le numéro de série de la feuille de temps sera équivalent au numéro de série du mois au cours duquel elle a été créée. La période de la feuille de temps couvre tous les jours du mois.

Vous pouvez remplir la feuille de temps à la fois par voie électronique et dans en écrivant. Cependant, après avoir saisi toutes les informations nécessaires, il devra encore être imprimé pour les signatures des personnes responsables.

Formulaire T-13. Caractéristiques du formulaire

Commençons par le formulaire T-13, qui est maintenant beaucoup plus utilisé pour tenir une feuille de temps.

forme unifiée Le T-13 ou feuille de temps électronique est bien connu des employés du service du personnel. Ce n'est pas le seul moyen, mais certainement le moyen le plus standard de comptabiliser les heures travaillées. Si vous tenez des registres manuellement, le formulaire T-12 doit être utilisé.

La feuille de temps est un outil familier pour suivre l'assiduité des employés. Le formulaire T-13 permet d'inscrire en détail les motifs d'absentéisme, dont les congés étudiants pour la durée de la session, les stages de perfectionnement et plusieurs types de congés d'invalidité. La période pour laquelle le document est rempli peut être inférieure à 31 jours.

Le T-13 dûment rempli sert de base à la paie.

Le format pour remplir la feuille de temps en T-13

Contrairement aux tableaux arbitraires de contenu similaire, T-13 contient des données sur l'entreprise, y compris la forme de propriété et l'OKPO. Le numéro de document est apposé conformément à exigences internesà la tenue des dossiers.

Le nom du département est également indiqué en haut. Il ne faut pas oublier que le responsable de ce service (même si remplir la feuille de temps ne fait pas partie de ses fonctions) doit signer le formulaire rempli.

L'ordre des employés est déterminé par la décision de la personne responsable. Le tri le plus courant est alphabétique, comme dans notre exemple, mais une variante de classement par matricule est possible (colonne 3).

Dans la colonne 4, nous mettons des notes par jour :

je- (apparition) jour ouvrable,
DANS- jour de congé,
À PARTIR DE- vacances,
PR- participation un jour chômé (working off),
POUR- voyage d'affaires,
PC- formation,
À- congé d'études avec appel d'un établissement d'enseignement,
B- arrêt maladie avec arrêt maladie,
J- congé de maladie sans solde sans congé de maladie.

Sous la marque, j'ai mis le nombre d'heures travaillées ce jour-là. Dans la colonne 5, nous résumons le nombre de I dans la ligne et le nombre d'heures. On obtient 4 valeurs pour 2 moitiés du mois. Dans la colonne 6, nous résumons les valeurs et obtenons le chiffre final du travail du mois.

Le nombre d'heures pour V, OT, K, B et autres cas n'est pas indiqué dans la quatrième colonne. Pour ce faire, il y a les colonnes 10-13.

Comptabilisation des congés de maladie, des vacances ou des absences pour d'autres raisons

Les codes de désignation peuvent être différents (par exemple, numériques). Législativement, un format de remplissage spécifique n'est pas prescrit.

La notation X montre que l'on ne tient pas compte de ce jour : par commodité, le mois est divisé en deux lignes de valeurs inégales. Pour les mois qui ont 30 jours (par exemple, novembre, la colonne ressemblera à ceci (pour plus de commodité, le 31e chiffre « inexistant » est surligné en rouge) :

T-13 pour novembre

Par analogie, le T-13 est rempli pour les visites en février.

Les colonnes 7 à 9 indiquent le code de paiement, le nombre de jours et le type de frais. Dans notre exemple, les codes sont :

• 2000 - Journée de travail commune,
• 2300 - congé de maladie (allocation d'invalidité),
• 2012 - vacances.

Solution alternative

Certaines entreprises approuvent une version légèrement simplifiée de la feuille de temps sans préciser la raison des omissions. Dans la colonne 4, seuls 2 codes sont indiqués :

• je- jour ouvrable,
• H- jour chômé.

Cette méthode peut être incommode en ce sens qu'elle n'enregistre pas les congés de maladie.

Cas spéciaux

1. Comment remplir le T-13 pour les employés participant à des conférences et autres événements de formation ?

Dépend de la position de l'entreprise. Ces journées peuvent être comptées comme journées de travail (I), ou elles peuvent être comptées comme formation de perfectionnement (PC). Le taux de rémunération peut également varier.

2. Le code I peut-il avoir une valeur supérieure à 8 heures ?

Oui. Peut-être, s'il y a une commande spéciale pour des heures de travail prolongées. Les heures supplémentaires peuvent être marquées avec la désignation C.

3. Quelle est la différence entre les feuilles de temps T-12 et T-13 ?

Le premier est un formulaire de présence manuel. Seconde - électroniquement. Aujourd'hui, de nombreux services comptables sont passés au T-13, car il peut être collecté automatiquement à l'aide d'un programme spécial.

Formulaire T-12

Tout d'abord, comme dans tout autre document de registre du personnel, vous devez d'abord saisir les détails de l'organisation dans la feuille de temps : son nom complet avec le code OKPO (doit être extrait des documents d'enregistrement), son statut organisationnel et juridique (IP , LLC, CJSC, OJSC), ainsi que l'unité structurelle (département) pour laquelle cette feuille de temps est maintenue (si nécessaire).

Ensuite, vous devez entrer dans la colonne appropriée le numéro de document pour le flux de travail interne, ainsi qu'indiquer la période de déclaration qui prend en compte cette feuille de temps.

Codes numériques et alphabétiques dans la feuille de temps

Cette partie de la feuille de temps comprend les chiffres alphabétiques et numériques permettant de renseigner les informations nécessaires sur les salariés, ainsi que leur décryptage. Ils doivent être inscrits dans la partie principale de la feuille de temps afin de refléter brièvement et clairement le temps effectivement passé par l'un ou l'autre employé sur le lieu de travail, ainsi que les motifs de son absence du travail. Au cas où les spécialistes service du personnel il est nécessaire d'entrer des codes supplémentaires dans cette forme de feuille de temps, ils peuvent être développés indépendamment et entrés dans ce tableau.

Comptabilisation du temps de travail dans T-12

Cette section du bulletin est la principale - c'est dans celle-ci que sont conservés les enregistrements des heures de travail. Vous devez d'abord entrer le numéro de série de l'employé dans la première colonne de cette section, puis, dans la deuxième colonne, son nom complet (de préférence le nom complet et le patronyme, afin qu'il n'y ait pas de confusion et d'erreurs). Dans la troisième colonne, vous devez insérer le numéro personnel de l'employé qui lui a été affecté pendant l'emploi (il est individuel et ne se répète jamais).

Pour chaque employé du bulletin, deux lignes sont attribuées - elles contiennent des informations cryptées sur la présence ou l'absence sur le lieu de travail chaque jour civil du mois. En outre, il est également nécessaire d'indiquer la raison de l'absence à la lieu de travail s'il y en a un qui a été installé.

Dans la ligne supérieure en face du nom de l'employé, la raison est indiquée, et dans la ligne inférieure - le nombre d'heures réellement travaillées, et si l'employé ne s'est pas présenté sur le lieu de travail, la cellule inférieure peut être laissée vide.

L'étape suivante consiste à calculer le nombre total d'heures et de jours réellement travaillés pour des périodes de deux semaines, et à la fin du tableau - le résultat des calculs pour le mois.

Dans le même temps, vous devez surveiller attentivement que le nombre total de jours calendaires dans un mois coïncide avec la durée du travail, les week-ends et les jours fériés indiqués pour chaque employé. vacances publiques.

Il faut dire que parfois les personnes chargées de remplir la feuille de temps n'y inscrivent que les informations relatives aux jours d'absence du salarié. Cependant, cette option peut entraîner des erreurs de personnel et de comptabilité, il est donc déconseillé de l'utiliser.

Date et signatures des personnes responsables

Une fois la feuille de temps remplie, l'employé qui en est responsable doit indiquer son poste et apposer sa signature dans les cellules appropriées avec un relevé de notes obligatoire. Le chef de l'unité structurelle ou le directeur de l'entreprise doit également approuver la feuille de temps - en indiquant également le poste et la signature avec une transcription. La dernière chose que vous devez mettre est la date à laquelle la feuille de temps a été remplie.

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La feuille de temps du formulaire n° T-12 est utilisée dans les cas suivants :
- rendre compte de l'utilisation du temps de travail par les salariés de l'organisation, quelle que soit leur catégorie ;
- de surveiller le respect des horaires de travail établis par les employés ;
- pour obtenir des données sur les heures travaillées ;
- pour la paie.

Les informations contenues dans ce document sont également utilisées pour compiler rapports statistiques par le travail.
Le formulaire unifié a été approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 05.01.2004 n ° 1.

Téléchargez les formulaires (Excel): formulaire T-12 formulaire T-13

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Comment remplir correctement les formulaires T-12 et T-13

Une personne autorisée est responsable de la tenue de la feuille de temps. La feuille de présence est établie en un seul exemplaire, signée par le responsable de l'unité structurelle et le responsable du personnel. Ensuite, le document est envoyé au service comptable, qui utilise la feuille de temps comme base de calcul des salaires des employés.

Afin de refléter l'utilisation du temps de travail pour chaque jour, les colonnes 4 à 18 et 20 à 35 comportent deux lignes : l'une pour indiquer le type de temps de travail passé, l'autre pour enregistrer le nombre d'heures correspondant. Faire défiler symboles les types de coûts du temps de travail sont indiqués sur les premières pages du formulaire n° T-12 (voir formulaire et modèle ci-dessus).

La feuille de temps du formulaire n° T-13 est utilisée dans les conditions du traitement automatisé des données.
Dans ce formulaire, les mêmes symboles sont utilisés que dans le formulaire no T-12.
Les colonnes 7, 8, 10 et 11 indiquent les codes de rubrique ci-dessous et les comptes correspondants par zones de coûts.

Codes de type de paiement :
- 2000 (salaire, voyages et autres fonctionnaires),
- 2012 (vacances),
- 2300 (allocation d'incapacité temporaire).

Comptes correspondants comptabilité:
- 20 (rémunération aux salariés de la production principale),
- 23 (rémunérations aux salariés de la production auxiliaire),
- 26 (rémunération du personnel d'encadrement),
- 44 (rémunération du travail des salariés exerçant des activités commerciales ou des opérations de vente de produits finis).

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Emploi du temps- il s'agit d'un document qui contient des informations sur les heures réellement travaillées et le nombre d'absentéismes par mois pour chaque employé de l'organisation. Sur sa base, le calcul et le calcul des salaires.

Si la feuille de temps est maintenue méthode manuelle, appliquez le formulaire standard T-12, si le contrôle de présence-absentéisme est effectué automatiquement (tourniquet) - utilisez le formulaire T-13.

Remplir la feuille de temps

La feuille de temps est conservée chaque jour ouvrable pendant un mois, le dernier jour du mois le total des heures travaillées et des absences par chaque salarié est récapitulé.

Ce document est établi en un seul exemplaire et transmis au service comptable.

Nous fournirons des instructions pour remplir la feuille de temps et calcul des salaires sur l'exemple du formulaire T-12 ( formulaire T-12 Et formulaire T-13 composition presque identique).

• En haut, indiquez le nom de l'organisation conformément à documents fondateurs et le nom de l'unité structurelle, le cas échéant, dans l'entreprise.
• Nous remplissons les cellules "Numéro de document" et "Date de compilation" (il s'agit généralement du dernier jour du mois de déclaration).
• Dans la cellule « Période de déclaration », indiquez la période allant du premier au dernier jour du mois de déclaration.
• Dans la première colonne de la première section de la feuille de temps (1. Comptabilisation des heures de travail), nous indiquons le numéro de série de l'employé.
• Nous remplissons les 2e et 3e colonnes sur la base des informations des cartes personnelles des employés (formulaire n ° T-2), qui sont lancées sur la base d'une ordonnance (instruction) d'emploi.
• Dans les 4e et 6e colonnes, nous entrons le code du coût des heures de travail (nous prenons des symboles de la feuille de temps) et des informations sur le nombre d'heures travaillées pour chaque jour du mois.
• Dans les 5e et 7e colonnes, nous notons les résultats intermédiaires pour la I / II moitié du mois: dans la cellule supérieure, nous entrons le nombre de jours travaillés, dans la cellule inférieure - le nombre d'heures travaillées pour période comptable.
• 8 à 17 colonnes du formulaire de la feuille de temps sont remplies à la fin du mois de déclaration.
  Le total des jours travaillés n'inclut pas ceux pendant lesquels le salarié s'est absenté du lieu de travail (week-ends, congés de maladie, déplacements professionnels, absentéisme, etc.). La valeur de la colonne 8 est formée en additionnant les valeurs des cellules supérieures des colonnes 5 et 7, la valeur de la 9e colonne est formée en additionnant les valeurs des cellules inférieures des 5e et 7e colonnes.
• Dans les 14e et 16e colonnes, nous inscrivons le nombre de jours et d'heures.
• Dans la 15e colonne, nous indiquons le motif de l'absence (nous le reprenons des symboles de la feuille de temps).
• Dans la 17e colonne, nous inscrivons le nombre total de jours de congé et de vacances pour chaque employé pour le mois de déclaration.

La deuxième section de la feuille de temps (2. Calcul de la masse salariale, colonnes 18 à 55) est gérée par le service comptable.

Ce document est signé par la personne chargée de remplir feuilles de temps, ainsi que le chef d'une unité structurelle, un employé du service du personnel ou le directeur de l'entreprise.