Arbetsbeskrivning personlig assistent till chefen. Arbetsbeskrivning Assistant General Manager

jag.Allmänna bestämmelser .

Denna arbetsbeskrivning definierar rättigheterna, skyldigheterna och skyldigheterna för en personlig assistent till ledningen, nedan kallad "Företaget".

	Jobbtitel	Personlig assistent till chefer
	Kvalifikationer	Utbildning och yrkeserfarenhet: högre (ofullständig högre) utbildning; 1 års erfarenhet av liknande befattning; Flytande engelska språket(muntligt och skriftligt). Nödvändiga kunskaper och färdigheter: kunskap om affärsetikett, regler för affärskommunikation, telefonsamtal; kunskap om PC (MS Office) och kontorsutrustning; förmåga att leda affärskorrespondens på ryska och engelska; besittning rätt tal och genom brev; en lämplig professionell image; presentabelt utseende; diplomati, förmågan att utöva försiktighet och försiktighet i konfidentiella frågor; förmågan att finna ömsesidig förståelse med ledning, kollegor, kunder; stresstålighet, goodwill; kunskap om interna regler arbetsschema Samhälle.
	Direktrapportering
	Närvaro och sammansättning av underordnade
	Ersättningsorder	biträdande sekreterare

II.Rättigheter

Den personliga assistenten har rätt att:

1. Representera företaget i relationer med andra organisationer, företräda företagets intressen i tredjepartsorganisationer vid anordnande av möten och telefonförbindelser för ledningen.

2. Begär och erhåll nödvändig material, dokument, information från anställda på andra avdelningar för att uppfylla ordern från företagets ledning och närmaste chef.

3. Inom deras officiella uppgifter underteckna och godkänna dokument, nämligen: följebrev för utgående fax, applikationer; ansökningar om engångskort för att komma in i förvaltningsbyggnaden.

4. Självständigt genomföra korrespondens / förhandlingar med externa organisationer om frågor relaterade till lösningen av aktuella frågor som inte kräver beslut från den högre ledningen och samtycke från andra anställda, nämligen att klargöra naturen - för att lösa aktuella frågor relaterade till arbetsschemat av ledningen eller genomförandet av order som inte innebär några skyldigheter.

IV.Ansvar

Den personliga assistenten till ledningen ansvarar för:

1. För felaktigt eller underlåtenhet att utföra sina officiella uppgifter enligt denna arbetsbeskrivning - inom de gränser som bestäms av gällande arbetsrätt Ryska Federationen.

2. För brott som begås under utövandet av sin verksamhet - inom de gränser som bestäms av gällande administrativa, straffrättsliga och civilrätt Ryska Federationen.

3. För att orsaka materiell skada - inom de gränser som bestäms av den nuvarande arbets- och civillagstiftningen i Ryska federationen.

Samhällsarbetare

________________/____________/

Chef för personalavdelningen

___________________/_________/

Chef för förvaltningskontoret

___________________/_________/

Information från webbplatsen för Business Network RB.RU

GODKÄNNA
vd
Efternamn I.O.________________
"_______"_____________ ____ G.

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Den biträdande chefen tillhör kategorin specialister.
1.2. Den biträdande chefen utses till tjänsten och entledigas från den genom förordnande vd företag.
1.3. Verkställande assistenten rapporterar direkt till företagets VD.
1.4. Under den biträdande chefens frånvaro överförs hans rättigheter och skyldigheter till en annan officiell, vilket meddelas i beställningen för organisationen.
1.5. Till tjänsten som biträdande chef utses person som uppfyller följande krav: utbildning - högre eller ofullständig högre, erfarenhet av liknande arbete från ett år, kunskap om kontorsutrustning (fax, kopiator, skanner, skrivare), Microsoft Office-program (Word). , Excel), kontorsarbete.
1.6. Den biträdande chefen vägleds i sin verksamhet av:
- rättsakter RF;
- Bolagets stadga, interna arbetsbestämmelser, övrigt föreskrifter företag;
- ledningens order och direktiv;
- denna arbetsbeskrivning.

2. Arbetsuppgifter
2.1. Planerar chefens arbetsdag (möten, samtal, mottagning etc.).
2.2. Tillhandahåller tekniskt stöd för chefens aktiviteter (beställa transport, biljetter, organisera möten, förhandlingar, etc.)
2.3. Följer med chefen på möten, på resor m.m.
2.4. Deltar i förhandlingar, affärsmöten, speciella mottagningar; upprätthåller protokoll och andra dokument som dokumenterar förlopp och resultat av möten och förhandlingar.
2.5. På uppdrag av chefen, samordnar vissa frågor med anställda i strukturella enheter, ger dem instruktioner och order från chefen; kontrollerar utförandet av instruktioner och order.
2.6. Samlar in material och information som krävs av generaldirektören, förbereder analytiskt, informativt, referensmaterial och annat material och lämnar in dem till chefen.
2.7. Bedriver kontorsarbete, tar emot inkommande korrespondens för behandling av chefen, accepterar dokument och personliga utlåtanden för chefens underskrift, för register och registrering, överför till chefen.
2.8. Håller ett möte med chefen, organiserar mottagandet av besökare.
2.9. På uppdrag av chefen upprättar han brev, förfrågningar och andra dokument.
2.10. Utför arbete med att förbereda möten och möten som hålls av chefen (samling nödvändiga material, anmälan till deltagarna om tid och plats för mötet, dagordning, deras registrering), för och upprättar protokoll från möten och möten.
2.11. Utför enskilda officiella uppdrag av chefen.

3. Rättigheter
3.1. Ta emot information, inklusive konfidentiell information, i den utsträckning det är nödvändigt för att lösa de tilldelade uppgifterna.
3.2. Ge ledningen förslag för att förbättra deras arbete och företagets arbete.
3.3. Begär personligen eller på uppdrag av chefen från företagets avdelningar och andra specialister information och dokument som är nödvändiga för att han ska kunna utföra sina uppgifter.
3.4. Kräv att ledningen skapar normala förutsättningar för att utföra officiella uppgifter och säkerheten för alla dokument som härrör från företagets verksamhet.
3.5. Ta beslut inom din kompetens.

4. Ansvar
4.1. För underlåtenhet att utföra och/eller otidligt, försumligt utförande av sina uppgifter.
4.2. För bristande efterlevnad av gällande anvisningar, beställningar och bevarandebeställningar byteshemlighet och konfidentiell information.
4.3. För brott mot de interna arbetsbestämmelserna, arbetsdisciplin, säkerhetsföreskrifter och brandsäkerhet.

Samling av arbetsbeskrivningar

Ungefärlig form

jag godkänner

__________________________________ (Efternamn, initialer)
(organisationens namn, före- ___________________________
acceptans, etc., dess organisatoriska (direktör eller annan
juridisk form) officiell person, auktoriserad
måste godkänna
nostalgisk instruktion)

"" ____________ 20__

Arbetsbeskrivning
regiassistent
om verksamhetens huvudfrågor
______________________________________________
(namn på organisation, företag, etc.)

"" ____________ 20__ N__________

Denna arbetsbeskrivning har utvecklats och godkänts för
grund anställningsavtal med __________________________________________
(namnet på befattningen för den person för vilken
______________________________________________________ och i enlighet med
denna arbetsbeskrivning har upprättats)
bestämmelserna i Ryska federationens arbetslagstiftning och andra bestämmelser
agerar styrande arbetsförhållanden I ryska federationen.

I. Allmänna bestämmelser
1.1. Den biträdande direktören tillhör kategorin teknisk
artister, anställs och avskedas från den på order
företagsdirektör.
1.2. En person som har
högre professionell utbildning, inget krav på erfarenhet
arbete, eller gymnasieutbildning och arbetslivserfarenhet
specialitet i minst _________ år.
1.3. Den biträdande direktören rapporterar direkt till VD:n
________________________________________________________________________.
(företag, organisationer, strukturella enheter)
1.4. Under den biträdande direktörens frånvaro (semester, sjukdom, etc.)
hans uppdrag fullgörs av en ställföreträdare som utsetts i enlighet med
ordning och bär fullt ansvar för korrekt utförande
de uppgifter som tilldelats honom.
1.5. I sitt arbete vägleds regissörsassistenten av:
- normativa dokument om frågorna om det utförda arbetet;
- läromedel relaterade till relevanta frågor;
- företagets stadga;
- Arbetsföreskrifter;
- order och order från företagets direktör
(närmaste chef);
- denna arbetsbeskrivning.
1.6. Den biträdande direktören måste veta:
- resolutioner, order, order och andra riktlinjer
material och föreskrifter som hänför sig till företagets verksamhet och
kontorsarbete;
- strukturen och ledningen av företaget och dess divisioner;
- organisation av kontorsarbete;
- metoder för registrering och behandling av dokument;
- arkivering;
- maskinskriven;
- regler för användning av mottagnings- och kommunikationsanordningar;
- standarder enhetligt system organisatoriska och administrativa
dokumentation;
- Regler för utskrift av affärsbrev med standardformulär;
- Grunderna för etik och estetik;
- bestämmelser affärskommunikation;
- Grunderna för arbetsorganisation och arbetsledning;
- Driftsregler datavetenskap;
- grundläggande bestämmelser administrativ lag och lagstiftning
om arbete;
- interna arbetsbestämmelser;
- Regler och normer för arbetarskydd.

II. Funktioner
Den biträdande direktören har följande ansvarsområden:
2.1. Genomförande av arbete med organisatoriskt och tekniskt stöd

2.2. Journalföring, redovisning av beställningar som kräver kontroll
för deras avrättning.
2.3. Deltagande i utvecklingen av rationaliseringsåtgärder
arbetsflöde.
2.4. Organisation av mottagning av besökare.

III. Jobbansvar
För att utföra de funktioner som tilldelats honom, den biträdande direktören
företag måste:
3.1. Utföra arbete med organisatorisk och teknisk support
företagschefens administrativa och administrativa verksamhet.
3.2. Acceptera inkommande för övervägande av chefen
korrespondens, överföra den i enlighet med beslut i
strukturella uppdelningar eller specifika utförare för användning i
processen att arbeta eller förbereda svar.
3.3. Bedriva kontorsarbete, utföra olika operationer med
användningen av datorteknik utformad för att samla in, bearbeta och
presentation av information vid beredning och beslutsfattande.
3.4. Acceptera dokument och personliga uttalanden för underskrift av chefen
företag.
3.5. Förbered dokument och material som behövs för arbetet
ledare.
3.6. Säkerställ snabb granskning och inlämning
strukturella uppdelningar och specifika utförare av dokument,
mottagits för utförande, kontrollera att utförandet är korrekt
utarbetade utkast till dokument som lämnats till chefen för underskrift,
säkerställa kvalitetsredigering.
3.7. Organisera telefonsamtal med chefen
skriva ner den information han fått i hans frånvaro och ta med den till honom
information dess innehåll, överföra och ta emot information om
mottagnings- och intercom-enheter (telefax, telex, etc.), samt
telefonmeddelanden, i rätt tid uppmärksamma honom på information,
mottas via kommunikationskanaler.
3.8. På uppdrag av chefen att skriva brev, förfrågningar, andra
dokument, förbereda svar till författarna av brev.
3.9. Utföra arbete med att förbereda möten och möten,
utförs av chefen (insamling av nödvändigt material, anmälan
deltagare om tid och plats för evenemanget, agendan, deras registrering),
föra och upprätta protokoll från möten och möten.
3.10. Övervaka de anställdas prestationer
utfärdade order och instruktioner samt efterlevnad av tidsfrister
fullgörande av instruktioner och instruktioner från företagsledaren, som tagits emot
kontrollen.
3.11. Upprätthålla en kontroll- och registreringsfil.
3.12. Förse arbetsplats chefen för det nödvändiga
organisationsutrustning, pappersvaror,
skapa förutsättningar för dess effektiva arbete.
3.13. Skriv ut kontorsmaterial i riktning mot huvudet,
nödvändig för dess drift, eller för att mata in aktuell information i databanken.
3.14. Organisera mottagandet av besökare, främja effektiviteten
övervägande av önskemål och förslag från anställda.
3.15. Blankettfodral i enlighet med den godkända nomenklaturen,
säkerställa deras säkerhet och tidsfrister att arkivera.
3.16. Kopiera dokument på en personlig kopiator.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. Rättigheter
Den biträdande direktören har rätt att:
4.1. Bekanta dig med utkasten till beslut från företagets ledning,
som rör hans verksamhet.
4.2. Lämna förslag för behandling av ledningen
förbättring av arbetet i samband med föreskrivna arbetsuppgifter
denna instruktion.
4.3. Ta emot från cheferna för strukturella avdelningar,
information och dokument som är nödvändiga för genomförandet av deras
officiella uppgifter.
4.4. Kräv att företagets ledning hjälper till
fullgörande av sina skyldigheter och rättigheter.

V. Ansvar
Den biträdande direktören ansvarar för:
5.1. För underlåtenhet att utföra (olämplig prestation) av sin tjänsteman
arbetsuppgifter som anges i denna arbetsbeskrivning
inom de gränser som bestäms av den ryska federationens arbetslagstiftning.
5.2. För dem som engagerar sig under genomförandet av sin verksamhet
brott - inom de gränser som bestäms av administrativa, straffrättsliga och
ryska federationens civila lagstiftning.
5.3. För att orsaka materiell skada - inom de fastställda gränserna
arbets-, straff- och civillagstiftning i Ryska federationen.

Arbetsbeskrivningen har utvecklats i enlighet med ________________
(Namn,
_____________________________.
dokumentnummer och datum)

Chef för den strukturella enheten (initialer, efternamn)
personalservice ____________________
(signatur)

"" ____________ 20__

GICK MED PÅ:

Chef juridiska avdelning

(initialer, efternamn)
_____________________________
(signatur)

"" ________________ 20__

Jag är bekant med instruktionen: (initialer, efternamn)
_________________________
(signatur)

Vid bildandet av personalen måste chefen för en organisation nödvändigtvis informera den anställde om hans officiella uppgifter. När man skriver en instruktion måste chefen upprätthålla ordningen på dess avsnitt, den specifika strukturen Vanligtvis beskrivs yrkets egenskaper, den anställdes officiella position i strukturen, kraven, hans rättigheter och skyldigheter anges. Den biträdande chefen, liksom resten av de anställda i organisationen, är skyldig att agera och följa alla krav i detta dokument.

Manualen är skriven av huvudet enligt etablerade standarder, bör inte bryta mot Rysslands arbetslagstiftning. Det måste nödvändigtvis samordnas med relevanta tjänster (advokat, chef för personalavdelningen), bekant med sökanden till tjänsten, undertecknad av båda parter. Samtidigt anser vissa advokater inte närvaron av ett sådant dokument vara obligatoriskt för att formalisera servicerelationer.

Nyttan av arbetsbeskrivningen

Huvudsyfte:

hjälp till chefen i hans dagliga aktiviteter;
maximal information om arbetsuppgifter, funktioner, krav för anställda;
i händelse av en rättegång kommer det att vara lättare att bevisa bristande efterlevnad av den befattning som innehas;
frånvaro i kontraktet detaljerad information om egenskaperna hos en anställds funktioner och direkta uppgifter;
tillåter den sökande till tjänsten att ge ett berättigat avslag på grund av bristande efterlevnad av kraven för tjänsten;
låter dig avgränsa ansvar mellan anställda i organisationen;
låter dig utvärdera varje anställds prestation;

Närvaron av instruktioner är användbar för assistenten själv. Han känner tydligt till sina rättigheter och skyldigheter. Det är inte nödvändigt att utföra funktioner som inte anges i instruktionerna.

Normativ - juridisk ram för utarbetande av arbetsbeskrivningar

Det ser i princip ut så här:

Ryska federationens nuvarande lagstiftning;

Lagstiftning tillåter dig att ge en anställd alla funktioner, om han är betrodd, han har tillräckligt med kunskap, erfarenhet, kvalifikationer för att lösa sådana problem. Observera att fullmakten måste utfärdas av chefen för hans beställning.

arbetsbeskrivning;

Arbetsbeskrivningen upprättas med hänsyn till befattningens särdrag, fastställer arbetsvillkoren. Den ska återspegla det faktiska arbete som utförs av den biträdande chefen.

interna dokument:
organisationens stadga, ledningens direktiv, regler interna bestämmelser och beteende.

Assistenten måste snabbt navigera i den rättsliga ram som styr hans verksamhet och arbetet hos tjänstemän som lyder honom. Han måste studera federal, regional lagstiftning, reglerande dokument för organisationen.

Huvuddelarna av arbetsbeskrivningen

Strukturen presenteras i de statliga handböckerna om anställdas kvalifikationer. Den innehåller alla grundläggande krav för en biträdande chef och anger hans plats i organisationens struktur.

Huvudkomponenterna i instruktionerna:

dess allmänna bestämmelser. Villkoren för inskrivning i staten, förfarandet för uppsägning, underordning i organisationen, reglerna för att ersätta en assistent i hans frånvaro är föreskrivna. Nivån på kvalifikationer, utbildning, färdigheter, erfarenhet anges;
krav och färdigheter;
jobbansvar. Assistentens huvudfunktioner är tydligt indikerade;
befogenheter. Denna paragraf föreskriver graden av kompetens, assistentens rättigheter;
ansvar. Förskrivet allmän nivå särskilt ansvar för misstag, kränkningar som begåtts i arbetet, deras lista anges (på begäran av chefen);
jobbförbindelser. Avsnittet definierar intervallet för officiell interaktion med andra medlemmar i laget. Det anges med vem och i vilka specifika frågor samarbete krävs.

Låt oss ta en närmare titt på varje avsnitt.

Allmänna bestämmelser

Grundläggande bestämmelser:

assistent - en specialist som hjälper honom i tekniska och dokumentära frågor;
utnämning till en position och avskedande från den utförs på order av organisationens chef;
under arbetets gång följer assistenten endast chefens order och instruktioner;
under hans frånvaro tillhandahålls en adekvat ersättare, platsen för hans ersättare anges, en order utfärdas för organisationen att ersätta;
assistenten måste ha en profil högre utbildning. Erfarenhet av profilen - minst två år. Du kan behöva uppgradera dina kvalifikationer när du söker ett jobb.

Krav

Rollen som chefsassistent kan innebära mycket olika funktioner.

Personen som innehar denna position i praktiken kan vara:

i själva verket hans ställföreträdare och rapportera direkt till ledaren och bara honom. Han har ofta underordnade till andra anställda;
personlig assistent. Han utför arbetet som en sekreterare och är i receptionen, han tillhör också specialister. Samtidigt rapporterar han inte bara till chefen, utan även till chefen för personaltjänsten vad gäller sekretariatets funktioner.

En sådan assistent har mycket mindre rättigheter och befogenheter än en specialist som i sina funktioner motsvarar en biträdande chef. Han kan ha en gymnasieutbildning, erfarenhet av specialiteten kanske inte ens krävs.

Det är felaktigt att identifiera dessa positioner. Den ena innebär utförandet av huvudsakligen hjälpfunktioner, och den biträdande chefen utför organisatoriska och administrativa funktioner.

Grundläggande krav för en assistent med organisatoriska och administrativa funktioner:

följa kraven i anställningsavtalet, arbetsbeskrivning;
känna till reglerna för företagsetikett och affärskommunikation;
att noggrant känna till arbetsflödet, underhåll av rapporteringsdokumentation och organisationens struktur;
kompetent genomföra affärsförhandlingar;
kunna rita upp viktiga dokument;
informera chefen inom området för inlämnande av viktiga rapporter;
arbeta på en PC, använda utrustning på kontoret (skanner och skrivare) för att utföra sina direkta uppgifter;
önskvärd kunskap utländska språk(på kommunikationsnivå);
kunna upprätta standardavtal.

Företagschefen, med tanke på vikten av sin assistents position, kan komplettera den specificerade listan, med hänsyn till organisationens särdrag och dess arbete.

Ansvar för en assisterande chef

Assistenten har mycket ansvar och arbetar direkt med chefen.

Huvudansvaret är:

strikt följa alla order, order av ledning;
planera chefens dagliga rutin för nästa dag. Utveckla, samordna tid för besök, mottagningar. Skicka in schemat till chefen i tid;
följa med chefen vid mottagningar, på resor;
att ta emot besökare, skapa listor över ledningsbesök, svara på telefonsamtal och lämna in olika certifikat enligt deras behörighet;
säkerställa chefens aktiviteter, lösa tekniska problem (organisera förhandlingar, möten, boka biljetter, boka hotell);
förbereda möten, möten, möten med chefen, meddela alla deltagare om dagordningen och tidpunkten för mötet;
föra protokoll över förloppet och resultaten av möten, möten, förhandlingar, dokumentera deras resultat;
samordna arbetet för avdelningar, avdelningar i organisationen, enligt chefens instruktioner och order;
uppmärksamma cheferna för strukturella avdelningar på ledningens order, kontrollera tidpunkten för deras genomförande;
acceptera, registrera dokument och ansökningar som lämnats in för huvudets underskrift, överföra dem till huvudet;
förbereda brev, förfrågningar, andra dokument på uppdrag av chefen;
se till att de fullmakter som utfärdats av chefen beaktas;
kommunicera självständigt med anställda på avdelningar och andra organisationer, lösa ett antal nya problem som kan lösas utan en chef;
få den nödvändiga informationen - samla in den nödvändiga dokumentationen på begäran av chefen;
laga mat visuella hjälpmedel, dokumentation som krävs för möten;
organisera kontorsarbete, hantera, kontrollera tjänstemäns aktiviteter;
ta emot, registrera och presentera för chefen korrespondensen som skickas till chefen;
kommunicera med besökare. Träffa organisationens kunder, personal, föra register och organisera ett personligt mottagande av besökare till huvudet. Svara också på deras frågor, som han kan lösa på egen hand.

uppdragsbeskrivning

Assistentens huvudsakliga befogenheter och rättigheter:

registrera, underteckna dokument inom deras behörighet;
få tillgång till en stängd allmänhetens tillgång information vid behov;
studiedokument relaterade till yrkesverksamhet;
känna till strukturen, ledarskapet för alla avdelningar i organisationen;
- upprätta brev, förfrågningar, andra dokument, förbereda svar på förfrågningar (på uppdrag av chefen);
fråga företrädare för strukturella divisioner Nödvändiga dokument, material, ta emot information i den utsträckning som är nödvändig för genomförandet av sina direkta uppgifter;
bekanta dig med chefens beslut, order och order;
delta i möten, möten för ledarna för organisationen;
lämna in en begäran till chefen om tillstånd att tillhandahålla viktiga dokument till strukturella enheter;
skicka förslag för att förbättra deras arbete och verksamheten i företaget;
organisation av chefens arbetsplats, skapande av förutsättningar för framgångsrikt och effektivt arbete.

Med hänsyn till detaljerna i själva organisationens arbete och särdragen i assistentens arbete, kan den föreslagna listan över befogenheter och rättigheter ändras, avsevärt utökas eller omvänt minskas.

Vanligtvis final klausul-bestämmelser om de ansvarsåtgärder som gäller för arbetstagaren.

Assistentansvar

Påföljder för brott mot kontraktet, arbetsbeskrivning, interna regler, lagar bör endast vara i enlighet med tillämplig lag. Vanligtvis regleras graden av ansvar av Ryska federationens arbetskod.

Den biträdande chefen ansvarar för:

felaktigt utförande av officiella uppgifter, vägran att utföra;
brott mot tidsfristerna för utförandet av det erforderliga arbetet;
kränkning av order, beslut, beslut från chefen;
åtgärder som inte ligger inom deras behörighet;
ovänlig, oförskämd behandling av partner i organisationen, besökare, anställda, icke-efterlevnad av affärskommunikation och etikett;
materiell skada på organisationen, dess entreprenörer, anställda;
tillhandahållande av falsk information till anställda;
otillräcklig kontroll över underordnade anställdas aktiviteter;
utlämnande av personuppgifter, konfidentiell information som har begränsad tillgång.

Det finns straff för:

underlåtenhet att utföra officiella uppgifter till fullo eller otillräckligt samvetsgrann (enligt arbetslagstiftning RF);
brott (enligt lagstiftningen: administrativa, civilrättsliga, straffrättsliga);
materiell skada orsakad (enligt Labour och civillagen RF).

Det föreskrivna straffet kan vara i form av fråntagande av materiell ersättning, till och med uppsägning. I slutet av texten till dokumentet måste det finnas visum för anställda som är överens om det och underskrift av den biträdande chefen.

Organisationschefen tar fram instruktioner, samordnade av: en jurist, chef för personalavdelningen, arbetarskydd. Efter att ha gjort ändringar, tillägg godkänner chefen. Hans befattning, efternamn (med avkodning), datum för godkännande och underskrift anges.

Hans underskrift bekräftar överensstämmelse med ändringarna vid ändringar och lagligheten av detta dokument.

Slutsats

Befattningen - assistent till chefen är en mycket mångfacetterad, ansvarsfull, speciell befattning. Han rapporterar direkt endast till ledaren och måste oklanderligt följa alla hans instruktioner - det viktigaste i hans arbete. Han har ett ökat ansvar för oärlig inställning till arbetet. I detta fall är konsekvenser möjliga med skada på arbetsgivaren själv.

Assistenten ska ha särskilda personliga egenskaper: engagemang i utförandet av sina uppgifter, samvetsgrannhet, sällskaplighet, krävande på sig själv, kunna kommunicera med stor kvantitet Av människor. Han måste ha en viss medfödd karisma och charm.

Vi undersökte i detalj instruktionernas komponenter, referensvillkor, funktioner och krav. De kan läggas till och förfinas beroende på organisationens särdrag och storlek. Huvudsaken är att instruktionen ska utarbetas av chefen, samordnad med relevanta tjänster. Den som söker denna tjänst ska vara bekant med den under en personlig signatur och det är önskvärt att få den i handen.

En företagsassistent behövs av varje chef som samtidigt leder stort företag, kan han anförtro utförandet av många av sina uppgifter. Detta bör vara en person med nödvändiga kunskaper, färdigheter, kompetens, som du måste lita på i allt. Assistent - " höger hand» chef, nödvändigtvis smart, hårt arbetande, kompetent, pålitlig assistent, som i avsaknad av en ledare till stor del kan ersätta honom. inte för intet kvalifikationsguide relaterar det till specialister - ledare.

Arbetsbeskrivningen för en biträdande chef skapas för att effektivisera arbetsrelationer. Dokumentet anger funktionellt ansvar, ansvar, anställdas rättigheter.

Positionen som "assistent till chefen" i olika organisationer kan kallas olika: personlig assistent till direktören, assistent till chefen, sekreterare.

Exempel på arbetsbeskrivning för en chefsassistent

jag. Allmänna bestämmelser

1. En assistent till chefen utses till tjänsten och entledigas från den på order av organisationschefen.

2. Assistent till chefen rapporterar direkt till chefen för företaget.

3. Under den biträdande chefens frånvaro överförs hans rättigheter och funktionella uppgifter till en annan tjänsteman, enligt vad som anges i organisationens order.

4. Till tjänsten som rektors biträde förordnas person med högre utbildning och motsvarande arbetslivserfarenhet av minst ett år.

5. Den biträdande chefen vägleds i sin verksamhet av:

Ryska federationens lagstiftning;
Interna arbetsbestämmelser, stadgan och andra reglerande handlingar för företaget;
ledningens order och direktiv;
denna arbetsbeskrivning.

6. Den biträdande chefen måste känna till:

det etablerade förfarandet för hantering av dokument i organisationen;
regler för affärskommunikation och etikett;
förfarandet för att upprätthålla rapporteringsdokumentation;
regler för användning av kontorsutrustning, kommunikationsmedel;
grunderna i arbetet textredigerare, kalkylblad;
grunderna för kontorsarbete;
företagets organisationsstruktur;
förfarande för att ingå och genomföra kontrakt.

II. Arbetsuppgifter som biträdande chef

Den biträdande chefen har följande ansvarsområden:

1. Planering av chefens arbetsdag: utveckling och samordning av schemat för möten, besök, samtal, mottagningar och andra åtgärder.

2. Personligt ledsagning av chefen vid möten, mottagningar, på resor.

3. Teknisk support chefens arbete: beställning av biljetter, transport; anordnande av förhandlingar, möten.

4. Föra protokoll och andra dokument som fastställer framsteg och resultat av möten, möten, förhandlingar.

5. Uppmärksamma de anställda på de strukturella avdelningarna för organisationen av instruktioner, order från ledningen och kontroll över deras utförande.

6. Insamling av information, förberedelse och tillhandahållande av analytiska, informations-, referens- och andra rapporter till ledningen.

7. Journalföring, ta emot korrespondens skickad till chefen.

8. Registrering av besökare för personligt möte med chefen, organisation av deras mottagning.

9. Godtagande av handlingar och ansökningar om underskrift av chefen, deras registrering, redovisning och överföring till chefen.

10. Upprättande av skrivelser, förfrågningar, andra handlingar för ledningens räkning.

11. Förberedelse av möten, möten, möten som hålls av chefen. Insamling av nödvändigt material, meddelande till deltagare om tid, plats för deras innehav, agenda.

12. Uppfyllelse av chefens officiella instruktioner.

III. Rättigheter

Den biträdande chefen har rätt att:

1. Ta emot information i den mängd som krävs för att slutföra uppgifterna.

2. Skicka förslag till ledningen för att förbättra deras arbete och rationalisera företagets verksamhet.

3. Skicka förfrågningar till organisationens avdelningar (på uppdrag av chefen eller på personligt initiativ) för att få de handlingar som är nödvändiga för att han ska kunna utföra sina officiella uppgifter.

4. Kräva att institutionens ledning skapar de förutsättningar som krävs för att de ska kunna utföra sina officiella uppgifter.

5. Fatta självständiga beslut inom sin kompetens.

6. Ha tillgång till konfidentiell information, i händelse av ett affärsbehov.