Regler för affärskorrespondens för elektronisk affärskorrespondens. Regler för att skriva ett mejl eller mejletikett

Affärskorrespondens i dagens affärsvärld - en viktig komponent för framgång. Anställda i alla organisationer möter dagligen behovet av att skriva sin egen affärskorrespondens och svara på inkommande.

Affärskorrespondens har sin egen breda klassificering: officiell, personlig, extern, intern, beroende på syftet med skrivningen och sändningsformen.

En av kompetenserna hos en modern anställd är förmågan att korrekt skriva ett affärsbrev: tacksamhet, begäran, bekräftelse, garanti, anspråk, pressmeddelande, grattis, rekommendation och andra.

Tänk på de grundläggande stegen för att skriva ett affärsbrev.

Kultur av affärskorrespondens- detta är utformningen av bokstaven, och läskunnigheten i texten, och riktigheten av användningen av ord och uttryck. Därför är det bäst att använda ett utkast först, så att du senare kan kontrollera dig själv och eliminera obehagliga missförstånd.

Strukturen för ett affärsbrev inkluderar: adress till adressaten, ingress, huvudtext, slutsats.

Affärskorrespondens tillåter inte vädjan till "dig". Därför börjar överklagandet oftast med orden "Kära (s) ...". Fortsatt behandling beror på många faktorer. Huvudets namn och patronym används vid personlig bekantskap (dock används det ofta i brev adresserade till chefen för det statliga organet). Det är tillåtet att tilltala chefen för en kommersiell organisation med ordet "mister" och lägga till ett efternamn utan initialer. Om du inte känner till rangen av militär personal eller den exakta titeln på ledande tjänstemäns positioner, är det bättre att inte använda dem. I det här fallet kommer adressatens namn och patronym att se mer korrekt ut än ett fel.

Ingressen behövs för att med några få ord visa motiveringen och syftet med brevet. För detta är vanliga uttryck: I enlighet med ... (dokumentets namn, normativ källa), För att ..., Som svar på ..., Till stöd för ..., I återgivningsordningen . .., I samband med .... och andra lämpliga fraser.

Därefter utarbetar vi huvudtexten, som ska förtydliga din ståndpunkt, åsikt, begäran i flera stycken (två eller fyra). Det är nödvändigt att samordna textinformationen från vilken berättandet genomförs. En juridisk person använder ofta singular och plural av tredje person, medan individer överför information från singular och första person. Meningarna ska vara konsekventa, logiska, så att adressaten har en helhetsbild av vad du vill skriva om. Brevets text ska inte tolkas på två sätt. bör täcka ett ämne eller en fråga och bör inte överstiga två sidor.

Avslutningsvis är det nödvändigt att återigen kort sammanfatta syftet med brevet.

Reglerna för att bedriva affärskorrespondens ger en tydlig utformning av affärsbrev. Efter att texten i brevet har kontrollerats, redigerats, kommit överens om, är det nödvändigt att formatera det korrekt.

Formen för ett affärsbrev innehåller information om organisationen: namn, fysisk adress, telefon, fax, hemsida och e-post, samt andra nödvändiga uppgifter.

Ett affärsbrev innebär nödvändigtvis marginaler: till vänster - tre centimeter, till höger - en och en halv centimeter.

Typsnittet som används oftast är Times New Roman, 12:e (14:e) punktstorlek, enstaka (en och en halv) radavstånd.

Rubriken på ett affärsbrev i det övre högra hörnet innehåller svaret på frågan "Till vem brevet är adresserat": till chefen, direktören, administrationen etc. med uppgift om befattning, företagets namn, efternamn och initialer.

Om brevet innehåller bilagor som är upprättade på separata blad, är det nödvändigt att ange deras nummer före avsändarens underskrift.

En nödvändig del av ett affärsbrev är information om utföraren, och efternamn, förnamn, patronym måste anges i sin helhet, samt ett kontakttelefonnummer med vilket det är bäst att kontakta en viss anställd.

Affärskorrespondens bör hållas i ordning, eftersom det är ett viktigt bevis på företagets verksamhet i denna fråga.

Under det senaste decenniet har e-post kanske blivit ett av de mest populära sätten för affärskommunikation. Idag är det ganska svårt att hitta en person som inte använder e-post i sin praktik av interpersonell och interkulturell kommunikation. Genom att snabbt skanna adresserna och ämnena för inkommande meddelanden med en blick bestämmer vi vilka brev vi ska läsa och vilka som ska raderas utan att avslöja. Korrespondens kan vara affärsmässig eller privat beroende på relationen mellan korrespondenterna. Om brevet är privat, finns det inga strikta krav ur etisk synvinkel - skrivstilen och presentationssättet beror främst på graden av bekantskap med adressaten.

Idag är det ganska svårt att hitta ett företag som inte använder e-post i sin interpersonella kommunikation. Det bör noteras att det i vanlig affärskorrespondens via e-post finns allmänt vedertagna regler som du behöver känna till och följa. Låt oss ta en närmare titt på de viktigaste.

Regel 1 När du skickar ett e-postmeddelande, se till att fylla i alla fält. I allmänhet kan strukturen för ett företags-e-postmeddelande representeras enligt följande:

Avsändarens adress och namn.

Mottagaradress (eller mottagaradresser när det finns behov av att skicka ett brev med en text till flera mottagare).

Vikten av brevet (detta är vid behov).

Bokstavsämne.

Bilaga.

Ett brev som består av en hälsning; brödtexten i brevet; Slutsatser; och underskrifter.

Regel 2 Avsändarens adress och namn måste kunna kännas igen. Ange därför alltid ditt för- och efternamn i avsändarens namnkolumn när du startar en brevlåda. Den mest pålitliga adressen är en som innehåller ditt riktiga namn, såväl som namnet på din organisation i domännamnet, till exempel: Den här e-postadressen skyddas från spambots. Du måste ha JavaScript aktiverat för att kunna se. .

Regel 3 Var noga med att fylla i fältet "Ämne". Ämnet för brevet är ett speciellt attribut för brevet, vars närvaro i hög grad underlättar arbetet med elektronisk korrespondens. Ett brevs öde beror väldigt ofta på dess ämne, särskilt om avsändarens namn och adress inte säger dig något. Ämnet för brevet ska vara kort - högst 50 tecken - och rakt på sak. Ju enklare och tydligare brevets ämne är, desto mer sannolikt är det att brevet läses och får ett svar. Det är särskilt nödvändigt att tänka noga på ämnet när du skriver till någon för första gången.

Regel 4 Använd ikonen ("Re:") endast för svaret. Använd ikonen i adressfältet för brevet du svarar på, öppna formuläret för att sammanställa ett svar. Detta formulär innehåller redan adressen till din samtalspartner, texten i hans brev och ämnet. Ikonen (Re) är en förkortning av det engelska ordet "Reply:" eller "Response:" och betyder "Mitt svar till:". Därför, om ämnet för brevet ändras, måste ämnesändringarna göras med hjälp av nedåtpilen till höger om Re-ikonen. Välj kommandot "ändra tema" i rullgardinsmenyn som öppnas.

Om du, när du svarar på någons e-post, ändrar huvudidén för dialogen, ändra ämnet i enlighet med detta, men det är bättre att starta en diskussion om en ny fråga genom att skapa ett nytt brev.

Regel 5 För att undvika för tidig sändning, ange mottagarens adress först när brevet är ifyllt, kontrollerat och klart att skickas. Var försiktig med "Skicka"-knappen: se till att du skickar brevet till den person du vill.

Regel 6 Var noga med att skriva en hälsning, bestående av ett välkomstord och namnet på mottagaren, före brevets brödtext. En del användare anser att hälsningen i ett e-postmeddelande inte behöver skrivas, eftersom det förmodligen är en meningslös kvarleva av papperspost, att den inte innehåller någon meningsfull information och bara innehåller vanliga ord.

Hälsningen innehåller information om uppväxten av den som skriver brevet. Som hälsning, använd följande tilltalsform: "God eftermiddag, kära (respekterade) + namn, patronym för adressaten!" eller "Kära (kära) + namn, patronym för adressaten, hej!" och bara sedan gå vidare till syftet med ditt meddelande.

I Europa är det vanligt att alltid tilltala "Dear Sir/Madam" eller mindre formellt, särskilt om du är bekant med adressaten, "Dear + name". I USA, där tempot i livet och korrespondensen är mer intensivt, börjar ett mejl med en titel som består av ett namn och ett kort "Hej + namn". På ryska sätts ett utropstecken efter en skriftlig adress i vilken korrespondensgenre som helst: affärsverksamhet, privat, tjänsteman, etc., medan på engelska sätts ett kommatecken i alla dessa genrer.

Regel 7 Strukturera ditt brev ordentligt. Eftersom det är mycket svårare att läsa från en bildskärm än att läsa papper. Dela upp din e-posttext i logiska stycken. Försök att inte hålla meningar längre än 15-20 ord. Separera stycken från varandra med ett indrag eller en tom rad.

Regel 8 Var kortfattad och uttryck tankar rakt på sak. Huvudtexten i brevet från första stycket bör locka läsarens uppmärksamhet inte mindre än dess ämne. Var medveten om den potentiella läsarens begränsade tid. Börja med syftet med brevet, det ska tydligt framgå i första meningen. Om de första meningarna är korrekt formulerade, så är sannolikheten mycket stor att mottagaren av brevet läser det till slutet. Ett e-postmeddelande är utformat för att snabbt förmedla information. Om du behöver skicka viktig information som innehåller en stor mängd är det bättre att skriva en kort medföljande text i ett e-postmeddelande och ordna själva informationen som en bilaga.

Regel 9 Bifoga en bilaga innan du börjar skriva ditt e-postmeddelande. Hur många gånger behövde du få ett brev, vars syfte var att skicka en bilaga, utan denna bilaga i sig?! Sådan slarv har kanske inte den bästa effekten på ditt företags rykte.

Regel 10 När du skriver till någon för första gången, bifoga inga bilagor. Om du ändå skickar någon form av bilaga utan mottagarens samtycke, var noga med att skriva i brevets text vilken typ av fil det är. Bifoga inte bilagor som är större än 5 MB, eftersom en sådan obehaglig situation är möjlig: du skickar din fil till e-postservern på en sekund och din mottagare kommer att ladda ner den i en timme.

Regel 11 När du skriver ett svarsbrev, svara på ALLA frågor som ställs till dig. Om du tycker att det är svårt att svara så är det bara att skriva direkt.

Regel 12 Innan du skickar ett e-postmeddelande, kontrollera stavning, grammatik och skiljetecken. Bara för att e-post är ett snabbt sätt att kommunicera betyder det inte att det måste vara slarvigt. Bygg dina fraser så intelligent som möjligt när det gäller stavning och grammatik. Detta är viktigt inte bara för att ett analfabet skrivet brev kan förstöra intrycket av dig, utan för att det är väldigt svårt att läsa texten utan kommatecken och punkter.

Regel 13 Mejl måste besvaras. E-post handlar om att få kontakt med andra människor, och lite artighet skadar aldrig. Enligt etikettreglerna ska e-postmeddelanden besvaras, och svarstiden bör inte överstiga tre dagar. Om du inte svarar på ett mejl inom denna period är detta en tydlig vägran att kommunicera. Om du behöver längre tid för att svara på brevet är det värt att förklara orsakerna till förseningen. När du får ett e-postmeddelande som innehåller en bilaga, se till att bekräfta att bilagan har anlänt och öppnats normalt. När du tar emot brev från okända personer kan du inte svara på dem. De kan raderas utan att läsas. Om du får ett oönskat e-postmeddelande med en bifogad fil bör du radera filen utan att packa upp: detta är troligen källan till ett datavirus.

Regel 14 Be inte om ett läskvitto. Du kan skriva följande fras efter texten i huvudbrevet och före din underskrift: "Bekräfta mottagandet av brevet med ett returbrev eller genom att ringa numren nedan."

Regel 15 Versaler ska aldrig användas i meddelandets brödtext. TEXT MED VERSALER behandlas som skrik. I bästa fall kallas det analfabetism i frågor om nätverksetikett. Detta kan orsaka irritation eller annan oönskad reaktion hos din läsare.

Regel 16 Lämna aldrig konfidentiell information via e-post. Var mycket försiktig när du vidarebefordrar dina bankkortsnummer eller annan känslig information i brödtexten i ett e-postmeddelande. E-post under överföring kan avlyssnas och användas för personlig vinning. Dessutom finns e-postmeddelandet som du skickat kvar för alltid i datorns minne.

Regel 17 Missbruka inte förkortningar och känslomässig design. I affärse-post, undvik att använda förkortningar som BTW (förresten) eller LOL (skratta högt), även kända som uttryckssymboler ("leende ansikten"). De är olämpliga i affärskorrespondens, särskilt eftersom mottagaren av brevet kanske inte vet deras innebörd.

Regel 18 Var noga med att sätta din signatur i slutet av brevet. En signatur är ett litet textblock som läggs till i slutet av dina meddelanden som identifierar dig och innehåller din kontaktinformation. Håll din signatur kort: inte mer än fyra till sju rader. En lång signatur tar mycket plats och kan vara irriterande. Inkludera flera möjliga sätt att kontakta dig (vanligtvis telefon- och faxnummer), samt en länk till ditt företags webbplats.

Baserat på artiklar:

1. 32 viktigaste e-etiketttipsen E-postetikett. [Elektronisk resurs] http://www.emailreplies.com/ Kontrolleras den 19/09/2015.

2. De 26 viktigaste reglerna för e-postetikett. [Elektronisk resurs] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Kontrolleras 2015-09-20.

Materialet framställdes av Shutilina L.A., metodolog vid GMC DOgM

Kontorskorrespondens är en väldigt speciell genre som du måste behärska om du ska klättra på företagsstegen. Goda affärsskrivande färdigheter kommer att tjäna dig troget: de hjälper dig att kommunicera med underordnade, överordnade och partners, betona din utbildning och din syn. Kommunikationsstilen bör vara återhållsam, målmedveten, utan att avvika från ett givet ämne.

Funktioner i affärskommunikation

All kommunikation, både personlig och skriftlig, är interaktion med människor för att utbyta information, imponera och förhandla. Ingenting mänskligt är främmande för oss, ibland ger vi utlopp åt känslor, men i affärssfären borde det inte finnas plats för den våldsamma manifestationen av våra känslor, karaktärsdrag och temperament.

Det är omöjligt att föreställa sig att presidenterna i olika länder vid ett internationellt möte sjöng sånger, skrattade högt eller uttryckte personlig motvilja. Det är vad etiketten finns för att göra vårt liv så bekvämt och ordnat som möjligt.

En viktig egenskap hos affärskommunikation är att den inte kan skäras av mitt i meningen. För varje brev du får behöver du skriva ett svar, även om du inte känner för det. Om du får ett samtal och du inte har tid att ta telefonen, se till att ringa tillbaka. Naturligtvis är kommunikationen med vissa människor obehaglig. Det är därför som listan över obligatoriska egenskaper hos en chef inkluderar stresstålighet.

Ett affärsmöte, ett telefonsamtal eller en affärse-postkorrespondens kommer säkert att ha något syfte. Som ett resultat måste parterna komma till slutsatser, diskutera projektet, komma överens om ett strategiskt partnerskap och så vidare.

Regler för e-post

I skriftligt tal finns det kanske ännu fler begränsningar och konventioner än i muntligt tal. Genom att kommunicera med samtalspartnern direkt, i ett personligt möte, kan vi lägga en innationell betoning på detta eller det faktum, förtydliga något om samtalspartnern inte förstod oss. Om ett talfel görs kan vi rätta till det omedelbart. Men i ett affärsbrev måste vi vara extremt tydliga och precisa så att orden inte innebär en dubbeltolkning.

De brukade säga: "Papper kommer att tåla allt", vilket antyder att även opålitliga fakta kan skrivas. Det är vi av den uppfattningen affärskorrespondens bör vara så ärlig som möjligt. Förresten, nu skickas pappersbrev allt mindre. I grund och botten transporterar de kontrakt och andra dokument. I det här fallet används brevhuvuden som bevis på organisationens höga status.

Nuförtiden sker i de flesta fall affärskorrespondens i det virtuella rummet, och det har sina egna egenskaper. När dialogen precis har börjat är det vanligt att skriva en hälsning enligt etikett, till exempel: "Hej, kära Oleg Sergeevich! ". Och på den efterföljande adressen under arbetsdagen kan hälsningen utelämnas.

Läskunnighet

Skriftlig kommunikation, inklusive via e-post, kräver efterlevnad av språknormer och oklanderlig läskunnighet. När allt kommer omkring kommer korrespondens avslöja dina luckor för en utbildad samtalspartner. Därför råder vi dig att kolla vad som står med hjälp av specialtjänster, om du inte är helt säker på dina egna kunskaper.

Vi listar de allmänna regler som kräver etik för elektronisk kommunikation. De är ganska enkla, men många, tyvärr, försummar dem:

början av varje mening är versal;
en punkt sätts i slutet av frasen så att innebörden av det som läses är tydlig;
för att reda ut problemet och föreslå lösningar är det användbart att använda en punktlista eller numrerad lista;
för tydlighetens skull är det bra att använda tabeller, grafer, diagram;
försök inte specifikt att verka som en intelligent, utbildad samtalspartner, komplicera inte enkla tankar med överdrivna participiella och participiella vändningar;
ju enklare du uttrycker dina tankar, desto bättre;
även om kulturen i dagligt tal kräver att man undviker jargong, i företagsmiljön anses professionell jargong och lån från engelska nu vara god form (men överdriv inte!).

Typer av affärsbrev

Deras struktur är nästan densamma. När det gäller volymen ser lång text inte bra ut i brevets brödtext. Det är bättre att utfärda den som en separat fil och bifoga den som en bilaga. I det här fallet, i själva brevet, efter hälsningen, måste du kort ange vad bilagan handlar om.

Bokstavsstruktur (början)

Förutom allmänna regler är det viktigt att känna till några detaljer om affärsskrivande. Vi kommer att ge de regler som kommer att vara lämpliga i de allra flesta fall.

Början av ett e-postmeddelande kallas en rubrik. Den har organisationens logotyp. Det är användbart att alltid ha till hands (det vill säga på skrivbordet på din dator) en mall där denna logotyp skrivs in.

Till skillnad från offlinekommunikation tvingar moderna regler dig inte att hälsa på adressaten, och du kan omedelbart ange kärnan i saken genom att kalla honom med namn och patronym. Många fortsätter dock att skriva i början av meddelandet: ”God morgon! ", "Hallå! ", "God kväll! ' eller 'Hälsningar.' Och även i detta finns ingen avvikelse från normen.

Kraven på brevets brödtext tyder på att det är i den som innebörden av korrespondensen ligger. Att dela in texten i stycken anses vara bra form, ett tecken på en uppmärksam inställning till samtalspartnern. I varje stycke namnges och avslöjas en eller annan aspekt av ämnet. Förutom att identifiera problemet är det vanligt att föreslå sätt att lösa det. Så att säga för att avslöja en affärsidé i miniatyr.

Brevets struktur (slutsats)

Hur skickar man ett företagsmeddelande?

De flesta kontorsanställda har ett mycket omfattande brevarkiv i sin e-postlåda. För att samtalspartnern inte ska bli förvirrad i en lång korrespondens, rekommenderas det att skicka ett brev i form av ett svar. När du klickar på lämplig ruta i början av ämnet för brevet, visas den engelska förkortningen "Re...". Detta är mycket bekvämt, eftersom adressaten omedelbart kommer ihåg hur korrespondensen fortskrider.

Du kan spara hela historien om virtuell kommunikation med den här samtalspartnern, eller så kan du bara lämna de sista eller mest betydande citaten. Modern affärsetikett kräver att du svarar snabbt på mejl. När allt kommer omkring tillbringar vi en betydande del av vår dag vid en arbetsdator. Dessutom kan e-post kontrolleras från mobila enheter.

Om du är orolig för om brevet har nått adressaten, använd den bekväma funktionen "Kvittoavisering", som finns på nästan alla e-postservrar. Därmed kommer det att stå klart för dig att brevet har setts.

Om meddelandet är särskilt viktigt och brådskande är det tillåtet att skriva sms eller ringa för att påminna om brevet.

Onödigt att säga att ett snabbt svar på e-postmeddelanden indikerar din seriositet och rörlighet i att hantera arbetsfrågor.

Behöver vi stämplar

Bland kreativa figurer är användningen av frimärken inte accepterad och dessutom förlöjligas och fördöms. Men i affärskorrespondens hjälper frimärken att återspegla standardsituationer.

Var och en av oss har skrivit formella brev och anteckningar åtminstone några gånger i våra liv. Var vi än är och vad vi än gör, inom vilket område som helst finns det en affärskorrespondens som måste föras för att klargöra vissa punkter, klargöra information, ställa en fråga och så vidare. Även om detta fenomen tidigare var vanligare i pappersansökningar och vidarebefordran av brev till överordnade (liksom affärspartners), har denna kategori idag blivit mer utbredd i vår miljö.

Du måste veta hur affärskorrespondens bedrivs korrekt, även om du bara lägger en beställning i någon onlinebutik och vill kommunicera med dess representant.

I den här artikeln kommer vi att beskriva några av de viktigaste punkterna som utgör affärskommunikation. Vi kommer att uppmärksamma vilka nyanser som bör beaktas vid brevutbyte med våra partners; vad som inte bör försummas om du inte vill verka inkompetent och oartigt för samtalspartnern, och kom också ihåg reglerna som bör följas i alla situationer.

I förekommande fall

Uppenbarligen används oftast affärskorrespondens i arbetsflödet. Om du arbetar i ett företag kommer du definitivt att möta behovet av att skriva denna typ av korrespondens. Eftersom vi pratar om affärsögonblick är det lätt att förstå att skrivstilen ska vara lämplig – så formaliserad och officiell som möjligt.

Det vidare intrycket av de anställda på företaget dit brevet skickas om dig och ditt företag beror på hur väl du lyckas etablera affärskorrespondens. Därför bör processen att skriva en text och dess utformning hanteras så ansvarsfullt som möjligt.

Först och främst, om du letar efter hur affärskorrespondens bedrivs, rekommenderar vi att du bekantar dig med våra instruktioner. I den presenterar vi, som nämnts ovan, både några teoretiska punkter och praktiska frågor. I slutet av artikeln ska vi försöka ge några exempel på omsättningar som är typiska för den formella skrivstilen. I slutändan, med hjälp av databasen från denna artikel, kommer du att självständigt kunna komponera högkvalitativa texter för vidare kommunikation med motparter.

Typer av korrespondens

Omedelbart, och argumenterar om vad affärskorrespondens är, skulle jag vilja uppmärksamma dess typer. Så du kan välja ett förfrågningsbrev och följaktligen ett svarsbrev; informationsbrev (som oftast skickas till kunden); tacksamhet (som ett tecken på tacksamhet för den utförda tjänsten), meddelandebrev, påminnelse, varning; rekommendations brev; garanti och följebrev. I själva verket är dessa bara de vanligaste typerna som utgör både verklig och elektronisk affärskorrespondens. Därför kommer vi att träffa dem i praktiken oftast.

Strukturera

Det är logiskt att för en mer bekväm organisation att skriva ett brev, skulle det vara användbart för oss att arbeta med dess specifika struktur eller plan. Detta gör att du kan dela upp uppgiften i mindre steg som är mycket lättare att slutföra. Tänk till exempel på raden i ditt brev för att täcka de ämnen som du behöver ange så exakt som möjligt. Om du till exempel skriver en fråga om vilket pris den eller den produkten har, försök att kortfattat ange motivet: varför skriver du till företaget (eftersom du vill köpa eller beställa den eller den produkten); klargöra huvudmålet (för att ta reda på hur mycket det kommer att kosta dig att beställa 10 enheter av en produkt med vissa alternativ). Ange slutligen i vilken form du vill få kalkylen och fråga om det finns rabatt för en sådan produktionsvolym.

Naturligtvis är denna information redan uppenbar - du behöver bara logiskt analysera vad du vill skriva. Dessutom får vi inte glömma designen och kraven. Vi kommer att prata om detta mer i detalj senare.

Skrivkrav

Så, reglerna för affärskorrespondens säger att alla brev ska vara, för det första, korta. Detta är huvudregeln att den kommer att läsas. Håller med, vi gillar alla inte när vi är laddade med en stor mängd information. Om det här är ett affärsbrev ska det inte vara jättestort - i det här fallet kan det helt enkelt ignoreras. Om du inte kan förkorta informationen direkt, gör det efter att du skrivit det första utkastet till ditt brev.

För det andra måste din partner (deltagare i korrespondensen) förstå vad som står på spel. Det vill säga att brevet ska göras informativt och begripligt. Den bör innehålla den information som du vill förmedla på ett sådant sätt att du undviker ytterligare frågor och inte slösar tid på att klargöra detaljerna.

För det tredje bör brevet göras så respektfullt som möjligt i förhållande till din partner eller företagsanställda som kommer att läsa det. Det är sant - ju mer respekt du visar din samtalspartner, desto mer sannolikt kommer han att svara på din förfrågan korrekt och i slutändan kommer du att uppnå önskad effekt.

Korrespondens på engelska

I vissa fall bör förhandlingar föras på engelska (eller något annat språk än ryska). Detta är normalt, särskilt om det finns relationer med utländska entreprenörer. Det är anmärkningsvärt att reglerna för affärskorrespondens gäller för alla språk: endast stilistiska vändningar kan skilja sig åt. Din uppgift är att välja den mest lämpliga för den situation som du och din partner (samtalspartner) befinner sig i.

Affärskorrespondens på engelska kräver naturligtvis en ganska hög nivå av kunskaper i det, därför, om det här inte handlar om dig, rekommenderar vi att du kontaktar professionella översättare. Det är viktigt att översättningen utförs av en person som talar specialiserat tal, vilket ingår i affärskorrespondensspråket.

Exempel. Introduktion

Det är väldigt viktigt i alla samtal hur du startar det. I detta avseende skiljer sig etiketten för affärskorrespondens inte från livekommunikation: det första steget är att hälsa samtalspartnern och på något sätt introducera honom i konversationen. Hälsningen kan vara ett standard "Hej", men introduktionen bör vara mer personlig. Du kan till exempel ange ett kort syfte med ditt brev ("Vi kontaktar dig för att förtydliga lite information om din produkt. Först och främst är vi intresserade av kostnaden för "A1"-modellen). Ett annat alternativ: "Som en fortsättning på vårt telefonsamtal om A1-modellen, skriver jag till dig med en fråga om kostnaden för denna produkt"). Du kan också enkelt beskriva din situation: "Jag skriver till dig av anledningen att din partner under 2010 kontaktade vårt företag och erbjöd sig att starta samarbete på detta område för din räkning."

Presentation av materialet

Vidare, efter att du har skrivit en inledning i ditt brev, bör du göra ett förtydligande om varför du skriver. Till exempel, efter att ha ställt en fråga om priset på en produkt, ange vad som intresserar dig. Du kan skriva ungefär så här: "Vi skulle vilja beställa det N:te antalet enheter av produkten, förutsatt att den levereras till adress X." I fallet med att fortsätta ett telefonsamtal kan du ange din begäran - varför skrev du till en person efter att ha pratat med honom i telefon (säg för att bekräfta avsikten att genomföra en transaktion): "Nämligen: vi är intresserade av produkt N, förutsatt att den kommer att levereras med alternativ X". Om du tar hänsyn till den tredje versionen kan du också börja utveckla temat för din önskan att samarbeta med företaget. Beskriv att detta ligger i ditt bästa intresse och att partnern kommer att få en viss fördel av att interagera med dig om han går med på det: "Du kommer att vara intresserad av att veta att kursen för vårt företag har förändrats och sedan kommit ännu närmare till ditt företags intressen."

Erbjudande

All affärskorrespondens (exemplen som vi ger har också nödvändigtvis denna egenskap) kräver en logisk sekvens. Om du först skrev om varför du skriver, då bör du specificera och utöka denna idé ytterligare. Specificera vad du skulle vilja ha av samtalspartnern mer allmänt - kanske dra honom utsikterna till fördel av att gå med på att arbeta med dig. Denna del borde, av all logik, vara "toppen" i ditt brev, kulmen i sitt slag. Om du från början smidigt närmade dig det som intresserar dig först och främst, bör du i den här delen "avslöja korten". All affärskorrespondens (exemplen på brev ovan är inget undantag) bör byggas längs en sådan jämn uppåtgående kurva. Då kommer läsaren av dina rader att förstå ditt humör och därmed blir det bekvämare för honom att kommunicera med dig. Gör inga abrupta hopp, flytta inte från ett ämne till ett annat.

Som exemplen visar, om du behöver diskutera till exempel två orelaterade frågor, kan du dela upp artikeln i delar genom att dela upp den i stycken. Detta är bekvämt både för läsaren, som visuellt kommer att se ögonblicket där du går från en fråga till en annan; så för dig, för i det här fallet skriver du som om det vore två olika bokstäver.

Om vi pratar om våra exempel bör vi skriva: "Dessutom skulle vi vilja beställa om N-produkten, som vi interagerade med dig för en månad sedan." Eller: "Till ett lämpligt pris för våra villkor vill vi etablera ett permanent samarbete med dig på detta område, vilket ökar distributionskanalen till X-Y tusen enheter." Slutligen kan du också säga: "Om du fortfarande är intresserad av att arbeta med oss, vänligen meddela oss."

Vartannat urval av affärskorrespondens bygger på denna princip, så det är inget fel med det. Tvärtom, att markera rubriker hjälper ofta till att navigera bättre, eftersom det tar bort "fast text", gör ett slags "ankare" i den, som du visuellt kan fästa.

Sista delen

Slutligen bör du avsluta brevet i samma anda som du började det i. Om du skriver tacksamhet, skriv att du gärna samarbetar med företaget du beskriver; om detta är ett kommersiellt erbjudande bör du uttrycka tacksamhet för uppmärksamheten på ditt brev och hoppas på ytterligare interaktion med denna person. Du måste förstå att hur du avslutar ditt brev till stor del avgör den slutliga åsikten om dig och ditt företag. All affärskorrespondens (brevexempel bevisar detta hela tiden) bygger på artighet - så kom alltid ihåg att tacka samtalspartnern, uttrycka hopp, berömma honom eller lämna din rekommendation. Du bör välja slutet på din text på ett sådant sätt att den helt motsvarar problemet som beskrivs i brevet.

Exempel: "Vi hoppas kunna behålla dig som vår långsiktiga partner med hopp om ett stabilt samarbete i vår framtida verksamhet." Eller "Vi är uppriktigt tacksamma för din uppmärksamhet och hoppas att vi kan utveckla samarbetet med dig i framtiden." Eller "Tack för din uppmärksamhet. Jag hoppas att vi kan fortsätta att tjäna dina intressen på N-marknaden i framtiden."

Etikett och läskunnighet

Glöm aldrig att vara artig. Som framhållits ovan är det viktigt om du är intresserad av affärskorrespondens. Fraser som "glad att samarbeta", "tack för din uppmärksamhet", "förlåt för besväret", "vi kommer att bli glada att se dig", "skulle du hålla oss sällskap" och andra. De två sista hänvisar för övrigt mer till inbjudningar till företagsfester än till ett affärsbrev.

Som ett tecken på respekt, lägg alltid till fraserna "snälla", "tack", "var snäll" och så vidare, där så är lämpligt.

Lika viktigt i processen att skriva affärsbrev är läskunnigheten hos en person. Mer exakt, om du gör minst ett elementärt misstag i processen att skapa ett brev, kan du säga att samtalspartnern kommer att bilda en helt annan åsikt om dig än den du förväntar dig. Försök därför att skriva så korrekt som möjligt och kontrollera allt flera gånger. Om du inte vet hur du hittar fel och fixar dem själv, använd en korrekturläsares tjänster eller specialiserade tjänster. Detta är väldigt enkelt, men det gör att du kan vara säker på din text.

Övning och träning

På webben, som nämnts ovan, finns det många exempel på färdiga affärsbrev om vilket ämne som helst. Vi har inte infogat dem här i sin helhet, eftersom den här artikeln helt enkelt inte har tillräckligt med utrymme för att rymma en så stor mängd information. Istället bestämde vi oss för att helt enkelt ange några grundläggande regler och principer, som du hade möjlighet att bekanta dig med ovan. Men detta är naturligtvis långt ifrån alla steg som bör tas på vägen till att studera affärsskrivande. Faktum är att den viktigaste rollen på detta område spelas av praktisk erfarenhet.
Om du studerar, säg, 5-10 exempel på färdiga brev, och även läser vår artikel och extraherar några regler härifrån, kommer du mycket snart att kunna skriva brev på det sätt du behöver. Faktum är att detta räcker för att skapa vilket brev som helst inom ramen för affärskorrespondens.

Färdiga exempel

Eftersom det, som nämnts ovan, finns ett stort antal färdiga exempel, frestas studenter och nybörjarspecialister att använda någon annans färdiga arbete för att producera sitt eget projekt baserat på det. Jag skulle vilja säga att detta inte rekommenderas i praktiken, medan du tränar - snälla.

I processen att studera vad som står i andra brev kommer du lättare kunna navigera i det som behöver förtydligas i din korrespondens. Detta är normalt, eftersom det är mänsklig natur att lära sig direkt av erfarenhet.

Det är sant att om du får uppdraget att sammanställa ett fullfjädrat affärsbrev, försök först att granska exemplen och välja det som är mest lämpligt för din uppgift. Sedan behöver du anpassa det så mycket som möjligt till den situation som du har utvecklat enligt det allmänna konceptet, men samtidigt skriva det igen för att etablera din egen presentations- och skrivstil. När allt kommer omkring kanske du kommer att kunna förmedla information bättre och göra själva kommunikationen mer produktiv och effektiv.

Lär dig och träna! Och du kommer att kunna skapa dina egna affärsbrev på ganska kort tid!

När du sätter dig ner för att skriva ett affärsbrev för första gången kommer du förmodligen att känna dig förvirrad. Detta är trots allt inte alls detsamma som att släppa ett meddelande till en vän eller släkting. Hur kontaktar man samtalspartnern? Att använda uttryckssymboler eller inte? Hur fyller man i alla dessa många fält?

Du bör börja i ordning och komma ihåg att börja med de allmänna reglerna för hantering av mejlarbetsbrev.

Undersökning. Om affärskorrespondens inte är ditt huvudsakliga verksamhetsområde kan du kontrollera din post två gånger - på morgonen, när du kommer till jobbet och på eftermiddagen. Om kommunikation med kunder och affärspartners är en del av dina dagliga aktiviteter, blir det lättare att installera en e-postklient som visar meddelanden om brev på skrivbordet.
Svar. Outtalad etikett kräver att svaret på brevet skrivs så snabbt som möjligt, därför kan brev bara ignoreras om det finns något som inte tål distraktion. De officiella reglerna säger att ett brev ska besvaras inom tio dagar om det kom med post, och två dagar om det kom per fax.
Lagring. Du bör se till att e-postmeddelanden inte hamnar i skräppostmappen. Dessutom kan de inte raderas: annars, i händelse av en konflikt, kommer det inte att vara möjligt att bara vända sig till korrespondensen och se vem som har rätt.
Användande. Du kan endast använda företagets e-postadress genom att föra korrespondens för företagets räkning. Om det av någon anledning krävs att använda ett personligt e-postmeddelande för korrespondens bör du se till att det ser officiellt ut och inte innehåller obscena eller vulgära ord.
Vi räknade ut lagringen, listade ut svarstiden och vilken e-post vi skulle använda. Allt detta är lätt att komma ihåg och du kan gå vidare till nästa steg: här kommer ett affärsbrev. Hur ska man svara på det för att inte förolämpa samtalspartnern?
Korrekt. Brev som "Hej, Vasya, jag fick ditt brev och nu tänkte jag ..." bör lämnas för personlig korrespondens. Att föra affärskorrespondens kräver korrekthet och artighet. Du kan inte använda jargong, uttrycksfulla, oförskämda uttryck. Du kan inte sätta uttryckssymboler, även om du har arbetat med samtalspartnern i flera år. Du kan inte vända dig till "dig" och vara bekant - brevet ska vara artigt och torrt.
Kompetent. Läskunnighet är en indikator på kulturell utveckling, en intellektuell nivå, ett sätt att behålla ett företags rykte och skriva ett brev med stil. Om ditt ryska skriftspråk är dåligt - vilket är vanligt och inte alls en anledning till skam - använd speciella tjänster för att kontrollera grammatik, stavning, skiljetecken.
Tillräckligt. Även det mest kompetenta och korrekta svaret kan gå till spillo om samtalspartnern helt enkelt inte förstår vad du pratar om. Därför bör man antingen avstå från professionella termer, eller ge deras avkodning. Dessutom bör du inte använda för komplexa eller inte för vanliga ord som kan förvirra samtalspartnern. Och naturligtvis kan du inte infoga ord vars betydelse får dig att tvivla.
logisk. Om du inte vet svaret - be samtalspartnern att vänta, ta reda på det och skriv ett nytt brev. Om det är känt, kontrollera att det står konsekvent, logiskt och tydligt i brevet och skicka det först då.
Skön. Designen är lika viktig som innehållet. Du bör använda stycken, citera frågan och först därefter ge ett svar, använda numrerade och punktlistor.

För att svara på ett inkommande brev räcker det att göra det kompetent, korrekt, adekvat och logiskt. Men hur skriver man ett brev först?

Först måste du formatera det korrekt:

Ämne . Fältet "Ämne" i brödtexten i ett e-postmeddelande bör inte ignoreras, eftersom det är genom att läsa det som samtalspartnern kommer att bilda sig det första intrycket av vad som krävs av honom. Helst borde det se ut så här: "Företagets namn, problemets kärna" - "JSC Romashka". Glastillbehör.
Signatur . De flesta e-posttjänster låter dig ställa in en automatisk signatur, som bör innehålla: "Namn, position, företag" - "Makarova I.V., chefsrevisor för JSC Romashka". Detta formulär gör det möjligt för mottagaren att enkelt ta reda på vem han vänder sig till och hur han ska börja sitt svar.
Hälsningar . Hälsningen bör inte vara bekant - inga "Hej", "bra tid på dagen", "aloha" och andra liknande alternativ. Ett neutralt "Hej" eller "God eftermiddag" skulle vara bäst.
Överklagande . Överklaganden med namn - "Anya" - istället för den fullständiga - "Anna Dmitrievna" ser bekant ut och kan förstöra hela intrycket av brevet. Därför är det bättre att välja en adress med namn och patronym.
Längd . Brev som är för långa är svåra att läsa. Därför anses volymen som passar in i en standardsida i en textredigerare vara optimal.

Allmänna regler för att arbeta med brev, svar och nya brev – det är lätt att lära sig att skriva allt detta. Men det finns några fler saker att komma ihåg:

Innehåll . Brevet bör innehålla anledningen till att det skrevs, en konsekvent beskrivning av det och endast efter frågor och förslag.
Betydelse . De flesta e-posttjänster har en kryssruta "Viktigt!" som du kan markera när du skriver. Då kommer ett sådant brev att markeras i mottagarens mapp.

VIKTIG! Man kan inte använda en flagga bara sådär - annars kommer ett riktigt brådskande brev helt enkelt att drunkna i ett överflöd av tanklöst utvalda.

Slut på dialog . Enligt reglerna för outtalad etikett avslutar den som startade korrespondensen.
Tid. Att skicka brev i slutet av arbetsdagen och på eftermiddagen på fredagen är inte bara en dålig form, utan också ett hopplöst åtagande - ändå kommer svaret först nästa morgon eller till och med på måndag.
Artighet . Grattis till den stundande semestern. Tack för ditt svar. Om det inte går att besvara ett brådskande brev utan dröjsmål ska adressaten meddelas detta.
Investeringar . Eventuella bilagor ska packas i ett arkiv och mottagaren ska meddelas om det separat i brevets brödtext.

VIKTIG! Reglerna för elektronisk affärskorrespondens kräver uppmärksamhet för samtalspartnern - du måste låta honom tala, ställa frågor, inte kräva något i ultimatumform.

Typer av e-post

Reglerna för korrespondens kan variera något beroende på vart brevet ska ta vägen.

Intern korrespondens innebär att det är önskvärt att svara på brev samma dag för att inte stoppa arbetet i det egna företaget, och även att tonen i brevet kan vara något mer bekant än i andra fall.

VIKTIG! Det skulle vara en bra idé att utveckla en enda mall för intern korrespondens, enligt vilken anställda snabbt kan skriva brev, utan att bryta huvudet över strukturen.

Extern korrespondens innebär en större grad av formalitet, liksom behovet av att filtrera professionell slang - ofta förstår en samtalspartner från ett annat företag helt enkelt inte specifika ord.
Internationell korrespondens innebär mer formalitet, liksom behovet av att ta hänsyn till tidszoner. Så att skicka ett brev till New York på morgonen och vänta på att svaret ska komma inom en snar framtid, oroa sig och bråttom, är inte värt det - trots allt ligger den anställde som måste svara på brevet med största sannolikhet fortfarande och solar sig i sängen.

Det är dock inga stora skillnader. Artighet, läskunnighet och förmågan att tydligt formulera en begäran värdesätts överallt.

Hur man skriver ett affärsbrev

För att förbereda ett dokument, använd Microsoft Word och följande regler:

organisationens brevhuvud;
Times New Roman teckensnitt;
breda marginaler;
storlek 12-14 s.;
radavstånd - 1-2 s.;
skriv sidnumren på bokstaven längst ner till höger.

Om detta är en internationell korrespondens är brevet skrivet på adressatens språk.

Strukturen för ett affärsbrev:

Överklagande;
Inledning;
Huvudtext;
Slutsats;
Signatur;
Bilaga.

Vad mer är viktigt att komma ihåg:

Referera till "du" till samtalspartnern.
Om du skriver ett svar på ett inkommande brev, gör en anteckning om det i början, till exempel: "Till ditt överklagande, daterat 2020-01-01..."
Om brevet togs emot med aggression, bli inte som en motståndare och använd inte aggressiva, vädjande uttryck och en ordnad ton i korrespondens.
Skriv varje ny tanke på en ny rad, så kommer informationen att uppfattas bättre. Gör inte långa stycken. Max 5-7 meningar.
Undvik ord skrivna med Caps Lock (versaler) – sådan text uppfattas som ett hot.
Glöm inte att ange avsändarens kontaktuppgifter och datum då brevet skickades.
Använd inte uttryckssymboler och citattecken i affärskorrespondens.
Använd inte främmande ord, plocka upp en rysk synonym.
Skriv i ett typsnitt. Använd inte färgad text och överdriven understrykning, fet markering, etc.
Var artig mot samtalspartnern och öppen i kommunikationen. Förtydliga hans åsikt och fråga vad han tycker om den. Visa empati och respekt.
Se hur din motståndare svarar.

Standardfraser som kan användas

För att inte tänka varje gång i vilken form du ska sätta tankar i, kan du använda standardfraserna som används för affärskorrespondens:

Överklagande. "Hej, kära Igor Petrovich"- om du känner mottagaren personligen. "Hej, herr Smirnov"- om du skriver till honom för första gången i ditt liv. Militären brukar hänvisas till "Hej, kamrat överste Smirnov".
Lägga märke till. Exempel på standardfraser: "Vi informerar dig att...". Det kan ändras till "Vänligen informera dig", "låt dig veta", "låt dig veta".
Förklaring. För att berätta för mottagaren om syftet med brevet redan i början kan du använda konstruktionerna: "Som svar på din begäran...", "För att utföra arbete...", "För att ge hjälp...", "I enlighet med dina önskemål...".
Begäran. Fråga i ett brev ska vara enligt formeln "Vi frågar dig…".
Erbjudande. "Vi kan erbjuda dig...", "Vi rekommenderar dig...".
Bekräftelse. "Vi bekräftar...", "Vi har fått...".
Vägran. "Ditt förslag har avvisats...", "Av de skäl som beskrivs nedan kan vi inte hålla med...", "Ditt förslag har övervägts och befunnits vara icke-konstruktivt".

Formalitet är den bästa följeslagaren till affärskorrespondens, men det är viktigt att betydelsen inte går förlorad bakom officiella fraser. Ett bra exempel på ett affärsbrev skulle se ut så här.