Zahteve v arhivu v elektronski obliki. Vzorčna prijava v arhiv o sorodnikih

Če želite vedeti kako vložiti zahtevo v arhiv o sorodnikih ali predniki, potem je ta publikacija zagotovo za vas. Zahteve prebivalstva so razdeljene na tri vrste: socialno-pravne (potrdila o delovnih izkušnjah ipd.), tematske (biografski podatki o osebi) in genealoške. Za prvi dve vrsti je na voljo ločeno gradivo, tukaj pa bomo podrobno preučili vprašanje, kako vložiti zahtevo v arhiv o prednikih. Povezava do brezplačnega prenosa več vzorčnih obrazcev je na koncu članka, vendar vam priporočamo, da pred oddajo pregledate pojasnila, da povečate verjetnost pozitivnega odgovora s podatki o prednikih vladne agencije. Za tiste bralce, ki želijo prihraniti čas in živce, predlagamo, da se v našem Biroju za raziskovanje družine naročijo na genealoško poizvedbo v arhiv o sorodnikih. V okviru te storitve bomo za simbolično plačilo sestavili kompetentno besedilo in posredovali natančne koordinate arhivov, kamor morate poslati vlogo. Nato preberite zanimive odtenke odnosov z zaposlenimi v čitalnicah in oddelkih za shranjevanje dokumentov, saj so v večini primerov tisti, ki delajo s prošnjami o sorodnikih, ki prihajajo od državljanov.

Preden oddate zahtevo v arhiv o prednikih, bodite pozorni na pomembno psihološki dejavnik pri komunikaciji s predstavniki območnih organizacij, kamor je treba prenesti dokumente, stare več kot sto let, iz matičnega urada. Ustanovitelji spletnega mesta so iskali sorodnike v več kot petdesetih regijah države in glede na te statistike se je izkazalo, da je večina zaposlenih v državnih arhivih izobraženih in inteligentnih ljudi. Zavlačevanje z obdelavo arhivskih zahtev po mnenju zaposlenih ni v njihovem interesu, saj prej ko bodo prosilcem pomagali, prej bodo začeli opravljati neposredne naloge. Upoštevati je treba dejstvo, da dohodek od reševanja težav na prošnje za sorodnike (in to je plačana storitev) gre v zakladnico in ne kateremu koli določenemu izvajalcu. Ker se odgovori na zahteve arhivu o prednikih ne nanašajo na glavno dejavnost zaposlenih, je vaša prijava lahko zavrnjena brez obrazložitve razlogov za zavrnitev ali z uradnim odgovorom. Na nekaterih internetnih virih zvezne institucije tako je zapisano: "arhiv ne obdeluje prošenj rodoslovne narave o sorodnikih zaradi velike zaposlenosti specialistov."

Pri matičnih uradih (vpis aktov civilnega stanja) je drugače. Na zahtevo arhivu o sorodnikih so dolžni odgovoriti. Prijave se močno razlikujejo, nekatere zanima zakonska zveza ali njen razpad med starejšimi družinskimi člani, drugi iščejo rojstni ali smrtni list sorodnika. Zakonodaja se občasno spreminja, zato bi moral biti ob zahtevi znan natančen postopek izvajanja zahtev v arhiv o prednikih. Zavod lahko zahteva dokazilo o sorodstvu z osebo ali smrtni list. Na primer, med enim od študij družine je uslužbenec oddelka za shranjevanje dokumentov v matičnem uradu pojasnil, da je dovoljeno zahtevati podatke samo o mrtvih, brez dodatnega dovoljenja pa lahko to storijo samo otroci. Pričakuje se, da bodo ljudje osebno ali prek pooblaščenih zastopnikov obnovili dokaze. To pomeni, da vnuk z živimi starši ne bo prejel pozitivnega rezultata na zahtevo arhiva o sorodnikih tretje generacije (babicah in dedkih). Če oče ali mati ne moreta iskati podatkov, morata notarju izdati pooblastilo na ime izvršitelja, ki je lahko kdorkoli. Vendar, kot že omenjeno, dejanski algoritem dejanj postane znan v specifično situacijo v obdobju njenega nastanka in je odvisna od stopnje sorodstva državljana, ki ga pošilja zahteva v arhiv o prednikih, z želeno osebo. V strogih pravilih je logika. Le malo bralcev bo veselo dejstva, da nekdo drug svobodno "koplje" po biografiji in odnosih svojih sorodnikov ali izvede študij družinske zgodovine in skuša najti kompromitujoče dokaze v sebične namene.

Kako vložiti zahtevo v arhiv o družinskih sorodnikih

Po razlagi osnovnega koncepta pristopa k komuniciranju z arhivarji preidimo na bistvo teme objave na genealoški strani Livemem. Kako vložiti zahtevo v arhiv o sorodnikih, da ne bo prezrt in čim prej izvršen? Najprej določite, v kateri mestni arhiv ali matični urad se morate prijaviti s prijavo za iskanje prednika. Izbira institucije za pošiljanje prošnje za svojce je odvisna od vrste naloge (izterjava potrdil ali pridobivanje podatkov) in datuma dogodka (rojstvo, poroka ali smrt). V skladu s predpisi, če od nastanka dokumenta ni minilo sto let, ga morajo hraniti območni matični uradi. A iz prakse našega družinskega raziskovalnega biroja je znano, da se več »mladih« zapisov aktov o civilnem stanju nahaja tudi v odlagališčih regijskih arhivov. To pomeni, da če so družinski dokumenti sovjetskega izvora zanimivi, je treba zahtevo za sorodnike poslati v matični urad na kraju dogodka, in če so že bili preneseni v zvezni arhiv, boste o tem obveščeni. v odgovornem pismu. Javne službe razvijajo centralizirano elektronsko bazo podatkov z ustreznimi informacijami o občanih, zato je možno, da bo kmalu mogoče pošiljati povpraševanje o prednikih lokalnim organizacijam.

Glede na primer zahteve za iskanje dejstev o sorodnikih iz župnijskih knjig cerkve (predhodnice knjig z listinami o civilnem stanju, ki so bile uradne listine ~ do 1917), je vredno biti pozoren na dejstvo, da je potrebno narediti nasprotno. Najprej zahtevajte podatke o prednikih iz zveznih arhivov, odvisno od regije, kjer se je dogodek zgodil, in če zapisi niso bili preneseni nanje v hrambo, bo prosilec preusmerjen v matični urad. Naj opozorimo na zapleteno zmedo z regijami, kjer so se meje včasih spreminjale v okviru upravno-teritorialne delitve. Obstajajo dvoumne situacije, ko sta vas (vas, mesto) in župnija njene cerkve, na primer, leta 1850 pripadali eni pokrajini, leta 1851 pa drugi. To pomeni, da se cerkvene župnijske matične knjige z družinsko zgodovino prednikov za določeno območje lahko nahajajo v dveh regijskih arhivih. Obstaja možnost, da občan o tem ne bo obveščen, na zahtevo pa bo odgovoril s klasičnim odgovorom »ni najdeno«. Če ste v dvomih o temeljitosti obdelave zahtevka arhivu o sorodnikih, podvojite pismo institucijam sosednjih mest, kamor bi lahko poslali knjige z zapisi o obredih prednikov na spornih območjih.

Zdaj bomo neposredno razložili sam postopek izpolnjevanja arhivske vloge za iskanje podatkov o prednikih s pisanjem pravilne besedilne spremljave. Poglejmo situacijo na primeru rodoslovne zahteve državnemu arhivu, saj so v primeru matičnega urada dejanja precej podobna, obrazci, ki smo jih pripravili s povezavo za brezplačen prenos na koncu objave, pa ne potrebujejo dodatno razlago. Zahtevo arhivu o sorodnikih lahko pogojno razdelimo na tri bloke (kot v vzorcu na prvi fotografiji): kam je poslana pritožba, njeno bistvo in kdo jo je poslal. Takoj recimo, da je treba izpolniti vse dele, če je vsaj eden izpuščen, bo vaša prijava z verjetnostjo 99 % zavrnjena. prej, kako poizvedovati po arhivu o prednikih, pojdite na spletno stran zavoda ali po telefonu preverite, ali zaposleni načeloma sodelujejo pri njihovi izvedbi. In če poteka delo s pritožbami državljanov na temo iskanja podatkov o sorodnikih, ugotovite, na kakšen način bi bilo bolj priročno, da arhiv sprejme vlogo - do E-naslov ali tradicionalno pisanje. Ko se zahteve obdelujejo samo na fizičnih medijih (v pisanje), ne bo odveč, da paket dopolnite z drugo ovojnico. Žal, po zgodbah arhivistov se včasih prav zaradi pomanjkanja lastnih sredstev za posredovanje lahko zanemarijo prošnje za svojce (manjši kot je arhiv, skromnejši je proračun za komunikacijo o družinskih prednikih).

V zvezi z vsebino dokumenta je treba vedeti naslednje nianse. Arhiv, kamor je poslana zahteva o družinskih prednikih, in pošiljatelj se nahajata v vizualno enotnem prostoru - v zgornjem levem kotu. V tem primeru je treba vlogo poslati na ime direktorja. Točno ime in sedanjega predstojnika najdete na spletni strani zavoda. Ta del zahteve po podatkih o sorodnikih izgleda nekako takole: "Direktorju državnega arhiva takega in takega subjekta Ruske federacije (regija, republika, ozemlje itd.), njegov priimek, ime, patronim (iz nove vrstice)". Nato v obrazcu navedite svoje polno ime. prosilca, njegov naslov dejanskega prebivališča (kjer lahko prejemate korespondenco), pa tudi kontaktne podatke (telefonska številka ali e-pošta, po možnosti oboje). Anonimne zahteve v arhiv o družinskih sorodnikih in pritožbe brez navedbe načina povratne informacije iz očitnih razlogov zaposleni ne sprejemajo v izvršitev.

Kako napisati besedilo vloge, da povečate možnosti za pozitiven rezultat? Menimo, da je treba ovreči razširjen mit, ki pravi: "bolj podrobno kot je bistvo zahteve arhivu o prednikih, večja je verjetnost, da bomo od sorodnikov prejeli odgovor z informacijami." Ta pristop je pomemben pri interakciji z zasebnimi genealogi ali specializiranimi organizacijami, kot je naš družinski raziskovalni biro "Keepers of Family Secrets". Z državnimi institucijami pa bi se moralo zgoditi ravno obratno. Bolj jasno in jedrnato je naloga oblikovana, večja je verjetnost, da bo arhiv v kratkem času rešil zadevo in obravnaval prošnjo za sorodnike. Ne bi smeli pisati eseja o spoštovanju prednikov, navedite le natančna dejstva: kraj z datumom rojstva, kraj, ime sorodnika, stopnjo razmerja in tudi vrsto vpisa. Lahko napišete približne podatke, vendar bo to povečalo stroške in čas izvajanja genealoške poizvedbe v arhivu o prednikih in v nekaterih primerih onemogočilo iskanje informacij o sorodnikih. Na koncu arhivske zahteve opozorite, da je obresti povezano z obnovo rodovnika in se strinjate s plačilom dela. Poskusite sestaviti bistvo v 3-4 vrstice.

Pristojni poziv na arhiv z zahtevo po obnovitvi zgodovine prednikov je videti nekako takole: "Prosim, poiščite v knjigi rojstev (ali smrti) mojega pradedka takega in takšnega (njegov priimek, ime, patronim) za X letnik na vasi (na vasi, mestu) N. V odsotnosti metrike bi bil hvaležen, če bi obvestili o varnosti revizijskih pripovedk, izpovednih izjav in drugih rodoslovnih virov za določeno obdobje. Ob uspešnem iskanju sorodnika želim izdati arhivsko potrdilo (narediti izpisek, fotokopijo ali fotografijo strani). Pripravljen sem plačati za storitve." Ko vas zanima obred poroke prednikov, preprosto zamenjajte stavek o rojstvu z ustreznim besedilom o poroki. Arhivsko osebje ne pozdravlja nejasnih besed in obsežnih prošenj o sorodnikih v obliki "izvesti rodoslovno študijo družine" ali "Želim vedeti rodoslovje svojega priimka" Rešitev takšnih problemov je precej težka in arhiv jih verjetno ne bo prevzel, saj je genealogija družina ni njegovo osrednje področje delovanja. Arhivisti v neformalnih pogovorih ugotavljajo, da je vljuden in kulturno komuniciranje dodatno motivira za kakovostno opravljanje dela, kar je načeloma povsem naravno. Na posameznih spletnih straneh zavodov v rubriki s pravili za obravnavo vlog pišejo: "zahteve arhivu o svojcih, ki vsebujejo nespodobne izraze, se ne upoštevajo." Strašno si je predstavljati, s kakšno populacijo se moraš soočiti. Ne izgubite obraza, ne diskreditirajte spomina na svoje prednike in se obnašajte dostojanstveno!

Na dnu obrazca vnesite datum in se podpišite. To pomeni, da morate dokument natisniti, podpisati in skenirati (če govorimo o pošiljanju po e-pošti). Bralce opozarjamo na dejstvo, da ni smiselno podvajati pošiljanja zahteve v arhiv o sorodnikih, saj bo nova zahteva šla na konec čakalne vrste in ustvarila nepotrebno breme za zaposlene. Bolje, pošljite instituciji vprašanje: "Prosim vas, da pojasnite fazo izvršitve moje zahteve od dneva Y, prosilec je tak in ta." Glede časovnice izpostavljamo dejstvo, da lahko izvedba dela arhiva traja tako nekaj dni kot več mesecev. Na internetu so potrjeni primeri, ko ste morali na odgovor čakati 10 mesecev. Vendar po pravici ugotavljamo, da za arhivske zahteve o prednikih, ki jih pripravijo strokovnjaki za spletno mesto, rezultat običajno pride v 1-2 tednih, kar še enkrat potrjuje pomen pravilne zasnove in jasne izjave o problemu. Ob upoštevanju vseh naših nasvetov pri pripravi vloge boste lahko v arhiv vložili korektno zahtevo o sorodnikih in pridobili podatke o družinskih članih. Mimogrede, priporočamo, da pri našem rodoslovnem uradu naročite podroben raziskovalni načrt, ki bo bistveno olajšal izvedbo iskanja prednikov ter povečal učinkovitost porabljenega časa in vloženega denarja v obnovo rodovnika.

prenesite standardne zahteve o prednikih v arhive in matične urade (185 Kb; format: docx).

Če imate dodatke - nam sporočite v komentarjih, to bomo storili uporaben vir skupaj!

Vse pravice pridržane, kopiranje besedila je dovoljeno le s povezavo do strani

V življenju vsakogar se bo morda treba sklicevati na arhivske dokumente. Državljani pišejo zahteve v primeru potrebe po obnovitvi dokumentov, ponovnem ustvarjanju zgodovinskih dogodkov, vzpostavitev razmerja oz Znanstvena raziskava. Nedvomna prednost je širok razvoj mreže arhivov na ozemlju Ruske federacije. Poleg državnih, ki imajo najbogatejšo dokumentarno bazo, so tudi zasebne.

Potreba po oddaji vlog je posledica kompleksne strukture arhiva. Na tisoče skladov, zbirk dokumentov, fotografskega gradiva in drugih virov otežuje iskanje potrebnih informacij. Zato morate zahtevo opisati čim bolj natančno. Bolj ko navedete dejstev, ki so vam znana, hitreje se bo zaposleni odzval na zahtevo.

Značilnosti sestavljanja

Arhiv Rusije razdeljen na vrste:

država;
občinski;
oddelek;
arhivi organizacij;
zasebni.

Vsi državljani Ruske federacije se lahko obrnejo na katero koli organizacijo za pomoč, glavna stvar je vedeti, kako se pravilno prijaviti.

Vrste zahtevkov:

socialno-pravni– razjasniti potrebna dejstva ob spoštovanju pravic in interesov posamezniki ali podjetja. Sem spadajo zahteve fizičnih in pravnih oseb, konzularne (tuje državljane, uradne osebe);
rodoslovni- razjasniti in razjasniti dejstva biografije prednikov, da bi opisali rodoslovje klana, družine;
tematsko- se opravi za pridobitev dokumentov o posameznem dejstvu iz zgodovine ali življenja osebe. Takšne zahteve so značilne za raziskovalne dejavnosti.

Najprej morate določiti, v katero kategorijo spada vprašanje, v katerem arhivu se lahko nahajajo informacije, ki vas zanimajo.

Lahko se prijaviš:

pri registrarju ali pri MFC (potreben je potni list);
s pismom ruske pošte;
elektronsko ali preko portala javnih služb.

Sodobne tehnologije in razpoložljivost enotnega državnega portala vam omogočajo pošiljanje aplikacij, ne da bi zapustili svoj dom, kar poenostavlja delo z arhivi ruskih mest.

Informacije so na voljo brezplačno, to ureja zvezni zakon "O organizaciji opravljanja državnih in občinskih storitev" z dne 27. julija 2010 N 210-FZ. Edino, za kar lahko uprava arhiva določi ceno, je obdelava informacij in izdelava novega raziskovalnega dela zaposlenih na podlagi zahtevanih dokumentov.

Poleg zakonodajnih aktov obstajajo interni ukazi, listine in predpisi, ki urejajo delo zaposlenih. Pravila o delu arhivov organizacij, ki jih je pripravil kolegij zveznih arhivov, urejajo delo malih arhivov.

Splošno načelo dela arhivov je dostopnost in odprtost. Ustvarjeni so bili za reševanje pomembne dokumente z namenom, da so na voljo državljanom na zahtevo. Vendar pa obstajajo omejitve dostopa do določenih materialov z določenim obdobjem tajnosti. Lahko je dokumenti Arhiva ministrstva za notranje zadeve, oboroženih sil ali imenske zbirke znanih oseb prenesli sorodniki.

Ta članek je nastal zaradi komentarja:

Želim si, da bi napisali članek o tem, kako premagati arhive in izločiti pomoč. Nemogoče je čakati.

Govorimo o začetni fazi programa "NRJ" - zbirki dokumentov, ki dokazujejo, da je vaš prednik živel ob pravem času na pravem mestu:

16.4. Tuji državljani in osebe brez državljanstva iz odstavka 16.1 te uredbe, ki imajo (ki so imeli) sorodnike v neposredni vzpenjajoči liniji, ki stalno prebivajo ali so prej stalno prebivali na ozemlju Ruske federacije ali na ozemlju, ki je pripadalo Ruskemu cesarstvu ali ZSSR znotraj državne meje Ruske federacije dodatno predloži enega od dokumentov (dokumentov), ki potrjujejo (potrjujejo) prisotnost teh sorodnikov, pa tudi dejstvo njihovega stalno prebivališče na ustreznem ozemlju (rojstni list, poročna listina, potrdilo o posvojitvi, smrtni list sorodnika, dovoljenje za prebivanje, izpisek iz hišne knjige, kopija stanovanjske izkaznice, dokument, ki vsebuje podatke o vojaški prijavi, vojaška izkaznica ali drug dokument (dokumentacija).
16.5. Če dokumentov, določenih v točkah 16.3 in 16.4 tega pravilnika, ni, prosilci predložijo arhivska potrdila, izpiske iz arhivskih dokumentov, kopije dokumentov iz Arhivskega sklada Ruske federacije in (ali) druge arhivske dokumente.

Naj te spomnim:če nameravate iti v NPR z dovoljenjem za prebivanje, pridobljenim po drugem programu, vam ni treba zbirati potrdil o predniku.

V člankih o uspehih, doseženih v NPR ( , ) o zbiranju potrdil malokdo piše podrobno, vendar je ta faza ena najtežjih, saj niti približno ne morete izračunati, koliko časa bo trajalo in ali bo sploh okronana s pozitivnim rezultatom. In ne morete kriviti niti migracijske službe – tukaj je njena vloga nepomembna, na ravni »sprejmo rojstni list – ne, ni dovolj«. Vse je odvisno od vaše vztrajnosti, iznajdljivosti in želje arhivskih delavcev, da vam pomagajo.

Je res tako težko dobiti pomoč?

da. Najprej, enotna baza podatkov, ena institucija ali organizacija, en naslov, kjer se lahko prijavite in prejmete potrdilo/izpisek, ki potrjuje stalno prebivališče v Rusiji (RSFSR) (predvsem prek interneta, v "spletnem" načinu)NE OBSTAJA .

Takšno potrdilo/dokument je mogoče dobiti pri različnih organizacijah, katerih seznam je precej obsežen (potni uradi, poslovodne organizacije, arhivi itd.).

Drugič, zaposleni v teh organizacijah nikakor niso vedno razpoloženi, da bi neznancu čim prej pomagali brezplačno. V vašem interesu ni le, da sami zberete največjo količino podatkov za zahtevo, ampak vas tudi redno opominjate nase (na primer s klicem).

Spodaj je načelo pristopa k vprašanju.

Med glavnimi dokumenti, ki jih je mogoče obnoviti ali ponovno pridobiti (dvojnik), so listine iz matičnega urada: rojstni, poročni, umrli listi (moraš natančno vedeti datume ali vsaj v katerem letu je bil akt narejen, sicer matični urad se lahko zavrne z obrazložitvijo, da nimajo zmožnosti lopati celotnega arhiva).

Nujno je, da je treba v tej verigi od vas do prednika poleg rojstnih listov vzeti tudi smrtni list za mrtve. Če je mogoče - in o poroki.

Če pošljete zahtevo v matični urad drugega mesta, se prepričajte, da: poleg poštnega naslova prebivališča (poštna številka ipd.) v zahtevi navedite naslov matičnega urada, ki vam je najbližje kamor vam bodo poslali odgovor.

V zahtevi v kakršni koli obliki navedite bistvo, kateri dokument potrebujete, navedite najbolj podrobne znane podatke in popolne osebne podatke.

Rok obravnave je do 30 dni. Ne čakajte dolgo. Pokličite in vprašajte o rezultatih zahteve (zdaj ni težav niti z naslovom zavoda niti s telefonskimi številkami, to je enostavno izvedeti prek interneta). Če najdemo akt o aktu, bo dokument poslan.

V lokalnem matičnem uradu bodo po prejemu dokumenta morali potrditi razmerje: potrebujete rojstni list in naprej po verigi (na primer starša, če vzamete dokument za svojega dedka); + smrtni list prednika (če je prednik umrl) in vaš potni list z notarsko overjenim prevodom v ruščino (takoj lahko pridete s fotokopijami).

Bodite pripravljeni, da ko prejmete dokument "v generaciji" - če prejmete na primer dvojnik dedkovega rojstnega lista, vaš starš (oče ali mati) pa je živ, lahko zahtevajo notarsko overjeno pooblastilo (od oče-mati), ali - izdani bodo samo njim. tiste. za gotovo osebno vam brez pooblastila bo dal dokument samo na starša.

Za bolj oddaljene sorodnike po verigi: bodisi pooblastilo živega vmesnega prednika - bodisi smrtni list (smrtni list potem potrjuje, da ste samski neposredni potomec).

Obdobje hrambe knjig državne registracije aktov o civilnem stanju v matičnih uradih je 100 let (člen 77 Zveznega zakona "O aktih o civilnem stanju").

Obrazec št. 9 vsebuje podatke o osebah, ki so vpisane v bivalni prostor. Pogosto se pridobi za izvajanje kupoprodajnih poslov, drugih poslov z nepremičninami. Za pridobitev se obrnemo na organizacijo, ki vodi evidenco registracije za to stanovanjsko gradnjo (HOA itd.). Upoštevati je treba, da bodo za zunanje (neprijavljene) občane v tem bivalnem prostoru zaprosili za pooblastilo lastnika stanovanja za pridobitev potrdila.

Potrdilo o vpisu lahko dobite tudi v »potni pisarni« UVM. Vendar pa podatki o odjavi (zaradi odhoda v drug kraj ali smrti) v skladu z Upravnim predpisom za izvajanje državne funkcije organizacije in vodenja naslovno referenčnega dela FMS, odredba št. 422 z dne 29.10.2007. str.52 se hranijo 10 let, nato pa so predmet uničenja.

Prednik je bil redni vojaški mož - kopija njegovega osebnega spisa bo shranjena v Centralnem arhivu Ministrstva za obrambo Ruske federacije (TsAMO) http://archive.mil.ru/ (Moskovska regija, Podolsk, Kirova). St., 74).

Če je bil do leta 1941 redni vojaški mož. - oddajte zahtevo Ruskemu državnemu vojaškemu arhivu http://rgvarchive.ru/ (Moskva, Adm. Makarova, 29).

Za iskanje informacij o prednikih kot udeležencih druge svetovne vojne je lahko uporabna naslednja povezava:

Splošno: pri pošiljanju zahteve po pošti kateri koli organizaciji, ustanovi: v kuverto vložite fotokopije dokumentov, ki potrjujejo vaš odnos z osebo, o kateri zahtevate podatke. Res je potrebno.

Okrajni, mestni in regijski arhivi (odvisno od upravne podrejenosti naselja). V vsakem primeru ima vsaka regija/predmet državni regionalni arhiv. Oddelčni arhivi in arhivi posameznih institucij/organizacij. Kot končni organ - zvezni arhiv Ruske federacije.

Na internetu izvemo naslove (tudi elektronske) in telefonske številke. Pokličemo (tako je bolj racionalno), ugotovimo, ali imajo potrebne informacije (sicer pa izvemo, na koga se še lahko obrnemo). Nato jim pošljemo pisno prošnjo.

Zahteva je podana v kakršni koli obliki.

Obvezno navedite naslovnika, razlog za pritožbo (v našem primeru bo zahteva "socialna in pravna" in je brezplačna), oblikujte konkretna vprašanja. Znane informacije morajo biti čim bolj podrobne. Vprašajte, če ni mogoče pomagati pri bistvu zahteve, predlagajte naslov pooblaščene organizacije ali prosite za prenos zahteve glede na pristojnost.

Najprej na kratko navedite namen, za katerega zahtevate informacije. Nadalje - najbolj znani podatki o predniku. Priložite lahko kopijo njegovega rojstnega lista. Za udobje in lažje zaznavanje (v arhivu navsezadnje delujejo tudi živi ljudje!) Obvezno navedite znane podatke v kronološkem vrstnem redu.

Bodite čim bolj natančni glede vprašanj, ki jih želite zastaviti.

V ločeni ponudbi vprašajte, če zahtevane informacije niso na voljo, predlagajte, kam se še lahko obrnete, ali prosite za preusmeritev vaše zahteve za usposobljenost.

Navesti je treba tudi svoje osebne podatke: polno ime in povratni naslov z navedbo poštne številke. Priporočljivo je, da navedete telefonsko številko in elektronski naslov.

Na spletnih straneh Državnega arhiva lahko najdete tudi plačljivo storitev »rodoslovno poizvedovanje«. Cenik in postopek izvajanja storitev najdete na spletni strani državnega arhiva. Praviloma se v tem primeru predlaga, da se v arhiv pošlje vprašalnik, v katerem so navedeni obvezni predmeti, brez katerih iskanje ni mogoče. Če navedeni podatki zadostujejo za iskanje po dokumentih državnega arhiva, se vlagatelju pošlje potrdilo o predplačilu. Po zaključku del se pošlje končni izračun stroškov (vključno s predplačilom) in potrdilo. Pristojbina se zaračuna ne glede na rezultat iskanja.

Prav tako ne smemo pozabiti na možnost samostojnega iskanja v čitalnicah arhivov.

Posamezniki (organizacije), ki zagotavljajo storitve genealoškega iskanja na plačana osnova- kot možna izbira, na koncu pa morajo biti dokumenti (kopije), ki jih prejmete, ustrezno overjeni.

Ugotovitve. Algoritem delovanja

1. Prelistate svoj osebni arhiv, sedite za mizo, na podlagi dokumentov in podatkov, ki so vam znani, IZPIŠITE vsa znana zanesljiva dejstva biografije. Za informacije se obrnete na žive sorodnike, morda so ohranili kakšen dokument. S pomočjo interneta bo koristno pridobiti tudi informacije o določenem kraju, času, političnih in gospodarskih dogodkih (katero naselje, zasedenost prebivalstva, industrijski objekti, templji itd.).

2. Ko postane splošna slika jasna, lahko preidete na zahteve. Od mestnih do regionalnih in zveznih arhivov. Vključno z oddelčnimi. Zahtevke obravnavamo kot potrditev znanih dejstev - za dokumentarno potrditev. In v nasprotni smeri: ali se vaš sorodnik pojavlja na seznamih delavcev v podjetju (na primer ste izvedeli, da ste v določenem času v danem kraj je bilo edino podjetje. Vse represije, izgnanstva, evakuacije so se nekako odražale v splošnih oddelčnih »bazah«.

Arhiv - državna institucija, ki zagotavlja varnost dokumentov, ugodne pogoje za njihovo uporabo, zagotavlja informacije organom državna oblast in lokalno samoupravo, zadovoljuje pa tudi informacijske potrebe prebivalstva. In pridobivanje informacij, potrebnih za zaščito osebnih interesov državljanov, je naša neodtujljiva pravica. Razmislite o fazah, skozi katere gre oseba pri prijavi v arhiv.

Kakšne so zahteve?

Zahteve so tri vrste:

tematsko- zahteve po informacijah o določenem vprašanju, temi, dogodku ali dejstvu. Na primer, biografska zahteva, ki določa podatke, potrebne za preučevanje življenja določene osebe, pojasnjuje dejstva njegove biografije;
rodoslovni- zahteve, ki izražajo potrebo po dokumentarnih podatkih, ki dokazujejo sorodstvo, družinske vezi dve ali več oseb, družinska anamneza, klan;
socialno-pravni- zahteve določene osebe ali organizacije v zvezi z zagotavljanjem njihovih pravic in zakonitih interesov. Razdeljeni so v tri skupine:
- uradne narave od zakonodajne in izvršilna oblast;
- od fizičnih in pravnih oseb;
- zahteve ruskih in tujih državljanov ter oseb brez državljanstva, ki živijo v tujini, tako imenovane konzularne.

Za nas bodo najbolj zanimive družbene in pravne zahteve fizičnih in pravnih oseb. V skladu s Pravilnikom o organizaciji hrambe, pridobivanja, računovodstva in uporabe dokumentov Arhivskega sklada Ruske federacije socialne in pravne zahteve vključujejo zahteve za potrditev:

delovne izkušnje in plača
služba v vojaških enotah in formacijah,
o zdravstvenem stanju,
podelitev, podelitev nazivov,
pridobiti izobrazbo,
uporaba represije
o dejanjih civilnega stanja itd.

Primer 1

Strni oddajo

Na primer, po analizi delovne knjižice zaposlenega, zaposlenega na vodstveno in odgovorno mesto, se bo podjetje želelo prepričati, ali je delavec res imel delovne izkušnje v velikem podjetju. Če je bilo podjetje likvidirano na način, ki ga določa zakon (tudi zaradi stečajnega postopka) ali se je preoblikovalo na način, ki vključuje prenos kadrovske dokumentacije v arhiv, se lahko delodajalec obrne na arhiv z ustrezno zahtevo.

Niso neobičajne težave s pripravo dokumentov v zvezi z dodeljevanjem pokojnin zaposlenim.

Brezplačne in plačljive storitve

Vse socialno-pravne poizvedbe arhiv izvaja brezplačno. Vendar obstajajo izjeme:

če morate zahtevo izpolniti nujno (v 1-5 dneh od dneva zahteve);
izdati dvojnik ali ponovno izdati arhivsko potrdilo za nadomestitev izgubljenega ali poškodovanega po krivdi vlagatelja (razen pri dokumentiranih nesrečah);
izdelati več kopij arhivskega potrdila na zahtevo vlagatelja;
poda prošnjo za delovne izkušnje in plače za obdobje več kot 5 let (60 mesecev zapored);
vložite premoženjskopravni zahtevek.

Za storitve v čitalnici arhiva se ne zaračunavajo (razen storitev, ki niso predvidene s Pravili za delo uporabnikov v čitalnicah državnih arhivov Ruske federacije).

Nomenklaturo plačanih del in storitev, ki jih opravljajo arhivi, določi Zvezna arhivska služba Rusije. Na podlagi tega lahko arhiv izdela podrobnejši seznam, ki ga direktor potrdi. Poleg tega lahko arhiv samostojno določi kategorije pravnih in fizičnih oseb (upokojenci, invalidi, sirotišnice itd.), za katere se dela in storitve izvajajo pod preferencialnimi pogoji.

Roki za izvedbo zahteve

Po Temeljnih pravilih za delo arhivov organizacij (potrjenih s sklepom kolegija Zveznega arhiva z dne 6. februarja 2002) rok za izvršitev zahtev družbene in pravne narave po dokumentih arhiva ne sme biti daljši od 30 dni od dneva registracije zahteve. Z dovoljenjem vodstva arhiva se lahko ta rok po potrebi podaljša, vendar največ za 30 dni z obveznim obvestilom vlagatelja. Če po izteku roki odgovor ni prejet, se je treba obrniti na regijsko arhivsko upravo s prošnjo, iz katerega razloga ni bila izvedena usmerjena pritožba.

Zahteve se izvajajo v skladu s postopkom za uporabo dokumentov Arhivskega sklada Ruske federacije, ki ga določa Zvezni zakon št. 125-FZ z dne 22. oktobra 2004 "O arhiviranju v Ruski federaciji", Zvezni zakon št. 24-FZ z dne 20. februarja 1995 "O informacijah, informatizaciji in varovanju informacij".

Če se vaša zahteva šteje za nebistveno, potem mora biti njen lastniški prenos v druge arhive ali organizacije izveden v 5 dneh od dneva prejema zahteve v arhiv, o čemer morate biti obveščeni.

Kam se prijaviti?

Prvič, na kateri arhiv se morate obrniti, je odvisno od obsega organizacije, ki vas zanima: če potrebujete podatke o osebi, ki dela (dela) v instituciji zvezne podrejenosti, se obrnite na zvezni arhiv; republiška, regijska, regionalna podrejenost - državnim arhivom ustrezne regije; mestna in okrožna podrejenost - občinskemu arhivu.

Primer 2

Strni oddajo

Če morate zahtevati podatke o osebi, ki je delala v likvidiranem državnem podjetju v Moskvi, se morate obrniti na Centralni državni arhiv dokumentov o osebju likvidiranih državna podjetja, ustanove, organizacije Moskve.

Če je oseba delala v podjetju občinske podrejenosti ali v nevladni organizaciji, se mora iskanje dokumentov začeti z arhivom mesta ali okrožja. Z komercialne organizacije obstajajo težave, povezane s pomanjkanjem pravnih mehanizmov za zahtevo za prenos dokumentov v državno hrambo.

Če želite izvedeti, na kateri arhiv se obrniti, lahko uporabite spletno mesto www.rusarchives.ru. Obstaja tudi spletni vodnik po arhivih Rusije www.guides.rusarchives.ru, ki omogoča iskanje po 31 zveznih in 49 regionalnih arhivih in vključuje približno 140 tisoč arhivskih fondov, ki vsebujejo družbenopolitične, zgodovinske, vojaške, gospodarske in druge dokumentacijo.

Kako narediti zahtevo?

Za zahtevo ni strogih zahtev, prijava je v prosti obliki, naslovljena pa je na direktorja arhiva. Ne glede na vrsto zahteve je treba zagotoviti naslednje podatke:

priimek, ime, patronimik trenutno zainteresirane osebe in obvezno priimek v zahtevanem obdobju (navedite leto spremembe priimka, če je do tega prišlo);
naslov, na katerega je treba poslati arhivski odgovor;
vaša kontaktna telefonska številka;
o tem, kaj in za kakšen namen se zahtevajo informacije.

Tu so najpogostejše poizvedbe in pojasnite, kaj je treba navesti v vsaki od njih, da bi bilo mogoče izvesti takšno poizvedbo:

Na splošno nekateri arhivi sprejemajo ne le socialne in pravne poizvedbe, ki so napisane na papirju, temveč tudi poslane po elektronski pošti, nekateri pa celo po telefonu.

Primer 3

vzorec vloge za prejem arhivskega potrdila o plači

Strni oddajo

Primer 4

Vzorec zahtevka pravne osebe (vzorec obrazca)

Strni oddajo

Arhivski prepis

Najpogosteje prosilec prejme odgovor na zahtevo v obliki arhivskega potrdila, redkeje - arhivskega izpisa ali kopije dokumenta.

V skladu z GOST R 51141-98 "Pisarno delo in arhiviranje. Pogoji in definicije" arhivski prepis - to je uradni dokument arhiva, ki vsebuje podatke iz arhivskih dokumentov v zvezi s predmetom zahteve, z navedbo naslovov dokumentov.

Oglejmo si nekaj referenc, ki so izdane za najbolj priljubljene zahteve.

Arhivsko potrdilo, ki potrjuje delovno dobo, vključuje podatke za čas, za katerega so podatki na voljo v arhivskih dokumentih: naveden je natančen naziv delovnega mesta državljana in obdobje njegovega dela (glej primer 5). Kadrovske evidence, vprašalniki, avtobiografije, ki jih osebno sestavi državljan, na katerih ni oznak o preverjanju podatkov, ki jih vsebujejo na podlagi predloženih izvirnih dokumentov ali potrdil, ne morejo služiti kot podlaga za izdajo arhivskih potrdil o delovni dobi (če je potrebno). , se te informacije sporočijo pisno). Kot dokazila delovne dobe, uporabljajo se samo naročila za glavno dejavnost, osebni računi, knjižice, članske izkaznice sindikatov.

Potrdilo za določitev ali preračun pokojnine vsebuje podatke na način, ki ga določi organ, ki zagotavlja pokojnine državljanom. Podatki o zaslužku so vključeni v potrdilo, kot so navedeni v dokumentih arhiva. Podatki so predstavljeni posebej za vsako leto brez seštevanja znotraj leta. Arhiv ne obračunava povprečne mesečne in povprečne letne plače. Če dokumentov o plačah ni, se lahko uradna plača določi na podlagi kadrovske tabele organizacije za ustrezno obdobje, druga plačila - na podlagi odredb o kadrovskih zadevah ali o temeljnih dejavnostih.

V spričevalu o izobraževanju, če v dokumentih o diplomi državljana izobraževalne ustanove ni podatkov, je navedeno, na katerem tečaju ali v katerem razredu je študiral.

Pri izvajanju ponovnih zahtev ali sestavljanju na zahtevo državljana (organizacije) potrdila, podobnega predhodno izdanemu, arhiv preveri skladnost podatkov, ki jih vsebuje to potrdilo, s tistimi iz dokumentov, in če se najdejo dodatne informacije, vključi jih v ponovno izdano arhivsko potrdilo.

Primer 5

Vzorec arhivske reference

Strni oddajo

Če v arhivu ni dokumentov, potrebnih za izpolnitev zahteve, se na obrazcu arhiva sestavi odgovor, v katerem so navedeni razlogi za odsotnost dokumentov, ki vsebujejo zahtevane podatke, in poda potrebna priporočila. Pri pripravi »negativnih« odgovorov se arhivarji skušajo izogniti besedam, kot je »dokumenti niso bili shranjeni v arhivu«, običajno prosilec dobi priporočila, kako najti potrebne podatke ali razlog za pomanjkanje arhivskih dokumentov na temo. zahteva je obrazložena. V primeru dokumentiranih dokazov o izgubi arhivskih dokumentov, ki vsebujejo zahtevane podatke, lahko arhiv izda potrdilo o razlogih izgube, če je to potrebno, potrjeno s pečatom arhiva.

Opozoriti je treba, da je besedilo v arhivski referenci podano v kronološkem zaporedju dogodkov, v nekaterih primerih pa reproducira citate iz arhivskih dokumentov. Za besedilom reference so navedeni iskalni podatki dokumentov, ki so služili kot osnova za njeno sestavo (številke fondov, popisov, zadev, listov dokumenta) Pri tem je treba opozoriti, da je besedilo v arhivski referenci podano v kronološkem zaporedju dogodkov, v nekaterih primerih so v njem poustvarjeni citati iz arhivskih dokumentov. Za besedilom potrdila so navedeni iskalni podatki dokumentov, ki so služili kot osnova za njegovo sestavo (številke skladov, popisov, spisov, listov dokumenta).

Na splošno je precej težko poenotiti obliko arhivske informacije, pa tudi obliko pisanja zahteve. Vendar pa obstajajo Priporočila za pripravo arhivskih referenc in odgovorov na standardne zahteve družbene in pravne narave, ki jih izdajo arhivske ustanove Ruske federacije (pismo Zveznega arhiva z dne 14. marca 2005 št. 6 / 486-K). Priporočila zagotavljajo 12 primerov arhivskih referenc za več različnih situacij.

Kopije arhivskega potrdila (brez žiga in pečata) overi vodja arhiva in ostanejo v pisarni arhiva.

Upoštevajte, da se arhivske reference razlikujejo po imenu vrste dokumenta »ARHIV CERTIFIKAT« od drugih referenc, ki se preprosto imenujejo »REFERENCA«.

Gospodarska podjetja imajo tudi pravico izdajati arhivska potrdila, arhivske izpiske, vendar pod pogojem, da imajo arhiv v obliki samostojne enote. V nasprotnem primeru bodo omejeni na navadna potrdila, izpiske in kopije.

V skladu s Temeljnim pravilnikom o delovanju arhiva organizacij, ki je bil odobren s sklepom Kolegija Zveznega arhiva z dne 6. februarja 2002 in je zavezujoč za vse nevladne organizacije, je arhiv ustanovljen kot samostojna strukturna enota organizacije. ali enota kot del službe za upravljanje z dokumenti (pisarniško vodenje), ki sprejema in hrani arhivske dokumente iz namena uporabe. Potrdila, arhivske kopije in izpiski, ki so enaki izvirniku, so overjeni s podpisom vodje organizacije ali od njega pooblaščene osebe (vodje enote, ki vključuje arhiv) in uradnim pečatom organizacije.

Arhivski izvleček in arhivska kopija

Na arhivskem izpisku in arhivskem izvodu se naredijo ustrezne oznake – »ARHIVSKI IZPISK« ali »ARHIVSKI IZVOD«. Sestavljeni so na obrazcu arhiva, vendar se pri izdelavi ksero- in fotokopij arhivskih dokumentov oblika arhiva ne uporablja.

Pri izdaji izpisa se v celoti navede ime izvirnega dokumenta, njegova številka in datum (glej primer 6). Vsebina arhivskega izpisa dokumenta mora ustrezati zahtevi. Ne smemo kršiti skladnosti vsebine in natančnega pomena vsakega izvlečka iz besedila dokumentov. Na začetku in na koncu vsakega izvlečka iz dokumenta, pa tudi na mestih, kjer so posamezne besede izpuščene, je tri črta. V enem arhivskem izpisku lahko podate samo izpiske iz enega dokumenta.

Pozor! Ločene besede in izraze pristnega dokumenta, ki vzbujajo dvome o njihovi pristnosti, je treba navesti z besedami: »tako v dokumentu«.

Arhivske kopije in izpiski so overjeni s podpisom vodje arhiva in uradnim pečatom organizacije.

Primer 6

Vzorec arhivskega izvlečka

Strni oddajo

Za besedilom arhivskega izpisa sta navedena arhivska šifra in številke listov hranilne enote arhivskega dokumenta, ki je bila podlaga za izdajo tega izpisa (glej primer 6).

Arhivska kopija v celoti ponavlja zahtevani dokument. Na hrbtni strani so pritrjene arhivske šifre in številke listov hranilnih enot arhivskega dokumenta.

Vsi listi arhivskega izvoda ali izpisa morajo biti vezani, oštevilčeni in overjeni s strani vodje arhiva na mestih pritrditve.

Informativni dokumenti, ki jih pripravi arhiv, arhivske kopije in izpiski se pošljejo vlagatelju po navadni pošti.

Če ste dokumente prenesli v hrambo tretje organizacije

Recimo, da je vaše podjetje svoje dokumente preneslo v hrambo na tretjo organizacijo, ki profesionalno opravlja tovrstne storitve. Takšne storitve ne opravljajo le komercialni arhivi, temveč tudi državni/občinski. Lastnik dokumentov je še naprej podjetje, na območju katerega dokumenti niso več. Kdo ima v tem primeru pravico izdajati arhivska potrdila: skrbnik ali lastnik?

V skladu s členom 892 Civilnega zakonika Ruske federacije št. 14-FZ z dne 26. januarja 1996 skrbnik nima pravice uporabljati stvari, prenesene v hrambo, brez soglasja založnika, pa tudi zagotoviti možnost uporabe tretjim osebam, razen v primerih, ko je uporaba shranjene stvari nujna za zagotovitev njene varnosti in ni v nasprotju s pogodbo o hrambi. Če torej želite na skrbnika prenesti pooblastilo za izdajo potrdil za družbene in pravne zahteve in prihraniti svoj čas, potem ta pogoj navedite v pogodbi o zunanjem izvajanju. V nasprotnem primeru se bo lastnik podjetja sam ukvarjal z dokumenti: če bo potrebno, bo moral predhodno izvožene dokumente zahtevati v pisarni, jih obravnavati in sestaviti arhivsko potrdilo, saj je vprašanje zaupnosti podatkov še vedno prednostna naloga. .