Kako zahtevati dokumente iz arhiva matičnega urada. Arhiv: kako vložiti zahtevo v zvezi z obnovo družinskih vezi in oblikovanjem družinskega drevesa

Delodajalci pogosto napačno izpolnijo delovno knjižico in druge dokumente, ki bi lahko bili koristni pri vlogi za pokojnino. Če pa se nekateri podatki izgubijo ali so napačno izpolnjeni, ne bodite razburjeni. Za takšne situacije ustvarjen državni arhiv, v katerem lahko podate zahtevo za potrditev delovne dobe. Zahteva vsebuje različne podatke o prijavitelju in arhivarjem pomaga razjasniti manjkajoče podatke.

Za prejemanje arhivskih potrdil in izpiskov ob vlogi za pokojnino morate zahtevati potrdilo arhiva. Ta postopek je potreben v dveh primerih:

1. Izguba dokumentov, ki potrjujejo delovno dejavnost osebe skozi vse življenje.
2. V skladu z odstavkom 6 dela II Pravil za izračun in potrditev delovne dobe za ugotavljanje delovnih pokojnin, odobrenih z Odlokom vlade Ruske federacije z dne 24. julija 2002 št. 555, so sporazumi GPC tudi potrditev delovna dejavnost. Zato napačno polnjenje delovna knjiga, pogodbe - podlaga za zahtevo v arhiv.

Brez arhivskih dokumentov lahko državljan ostane brez zavarovanja in »zaslužene« pokojnine.

Zahteva arhivu za potrditev delovne dobe se izpolni v posebnem obrazcu.

Sama zahteva je obrazec, ki mora vsebovati naslednje podatke:

• ime arhivske ustanove;
• POLNO IME. in datum rojstva prosilca;
• dejanski in naslov registracije prosilca, ločeno navedite poštni naslov;
• izjava;
• določeno časovno obdobje, za katerega je potrebno potrdilo;
• natančen naziv organizacije in položaj;
• razlogi za pridobitev izpiska, potrdila;
• Podpis vlagatelja.

Ta članek je nastal zaradi komentarja:

Želim si, da bi napisali članek o tem, kako premagati arhive in izločiti pomoč. Nemogoče je čakati.

To je približno začetna faza program "NPR" - zbirka dokumentov, ki dokazujejo, da je živel vaš prednik pravi čas na pravem mestu:

16.4. Tuji državljani in osebe brez državljanstva iz odstavka 16.1 te uredbe, ki imajo (ki so imeli) sorodnike v neposredni vzpenjajoči liniji, ki stalno prebivajo ali so prej stalno prebivali na ozemlju Ruske federacije ali na ozemlju, ki je pripadalo Ruskemu cesarstvu ali ZSSR znotraj državne meje Ruske federacije dodatno predloži enega od dokumentov (dokumentov), ​​ki potrjujejo (potrjujejo) prisotnost teh sorodnikov, pa tudi dejstvo njihovega stalno prebivališče na ustreznem ozemlju (rojstni list, poročna listina, potrdilo o posvojitvi, smrtni list sorodnika, dovoljenje za prebivanje, izpisek iz hišne knjige, kopija stanovanjske izkaznice, dokument, ki vsebuje podatke o vojaški prijavi, vojaška izkaznica ali drug dokument (dokumentacija).

16.5. Če dokumentov, določenih v točkah 16.3 in 16.4 tega pravilnika, ni, prosilci predložijo arhivska potrdila, izpiske iz arhivskih dokumentov, kopije dokumentov iz Arhivskega sklada Ruske federacije in (ali) druge arhivske dokumente.

Naj te spomnim:če nameravate iti v NPR z dovoljenjem za prebivanje, pridobljenim po drugem programu, vam ni treba zbirati potrdil o predniku.

V člankih o napredek po NRL ( , ) o zbiranju potrdil malokdo piše podrobno, vendar je ta faza ena najtežjih, saj niti približno ne moreš izračunati, koliko časa bo trajalo in ali bo okronana pozitiven rezultat na splošno. In ne morete kriviti niti migracijske službe – tukaj je njena vloga nepomembna, na ravni »sprejmo rojstni list – ne, ni dovolj«. Vse je odvisno od vaše vztrajnosti, iznajdljivosti in želje arhivskih delavcev, da vam pomagajo.

Je res tako težko dobiti pomoč?

da. Najprej, enotna baza podatkov, ena institucija ali organizacija, en naslov, kjer se lahko prijavite in prejmete potrdilo/izpisek, ki potrjuje stalno prebivališče v Rusiji (RSFSR) (predvsem prek interneta, v "spletnem" načinu)NE OBSTAJA .

Takšno potrdilo/dokument je mogoče dobiti pri različnih organizacijah, katerih seznam je precej obsežen (potni uradi, poslovodne organizacije, arhivi itd.).

Drugič, zaposleni v teh organizacijah nikakor niso vedno pripravljeni pomagati čim prej brezplačno. neznancu. V vašem interesu ni le, da sami zberete največjo količino podatkov za zahtevo, ampak vas tudi redno opominjate nase (na primer s klicem).

Spodaj je načelo pristopa k vprašanju.

Med glavnimi dokumenti, ki jih je mogoče obnoviti ali ponovno pridobiti (dvojnik), so listine iz matičnega urada: rojstni, poročni, umrli listi (moraš natančno vedeti datume ali vsaj v katerem letu je bil akt narejen, sicer matični urad se lahko zavrne z obrazložitvijo, da nimajo zmožnosti lopati celotnega arhiva).

Nujno je, da je treba v tej verigi od vas do prednika poleg rojstnih listov vzeti tudi smrtni list za mrtve. Če je mogoče - in o poroki.

Če pošljete zahtevo v matični urad drugega mesta, se prepričajte, da: poleg poštnega naslova prebivališča (poštna številka ipd.) v zahtevi navedite naslov matičnega urada, ki vam je najbližje kamor vam bodo poslali odgovor.

V zahtevi v kakršni koli obliki navedite bistvo, kateri dokument potrebujete, navedite najbolj podrobne znane podatke in popolne osebne podatke.

Rok obravnave je do 30 dni. Ne čakajte dolgo. Pokličite in vprašajte o rezultatih zahteve (zdaj ni težav niti z naslovom zavoda niti s telefonskimi številkami, to je enostavno izvedeti prek interneta). Če najdemo akt o aktu, bo dokument poslan.

V lokalnem matičnem uradu bodo po prejemu dokumenta morali potrditi razmerje: potrebujete rojstni list in naprej po verigi (na primer starša, če vzamete dokument za svojega dedka); + mrliški list prednika (če je prednik umrl) in vaš potni list z notarsko overjen prevod v ruščino (takoj lahko pridete s fotokopijami).

Bodite pripravljeni, da ko prejmete dokument "v generaciji" - če prejmete na primer dvojnik dedkovega rojstnega lista, vaš starš (oče ali mati) pa je živ, lahko zahtevajo notarsko overjeno pooblastilo (od oče-mati), ali - izdani bodo samo njim. tiste. za gotovo osebno vam brez pooblastila bo dal dokument samo na starša.

Za bolj oddaljene sorodnike po verigi: bodisi pooblastilo živega vmesnega prednika - bodisi smrtni list (smrtni list potem potrjuje, da ste samski neposredni potomec).

Obdobje hrambe knjig državne registracije aktov o civilnem stanju v matičnih uradih je 100 let (člen 77 Zveznega zakona "O aktih o civilnem stanju").

Obrazec št. 9 vsebuje podatke o osebah, ki so vpisane v bivalni prostor. Pogosto se pridobi za izvajanje kupoprodajnih poslov, drugih poslov z nepremičninami. Za pridobitev se obrnemo na organizacijo, ki vodi evidenco registracije za to stanovanjsko gradnjo (HOA itd.). Upoštevati je treba, da bodo za zunanje (neprijavljene) občane v tem bivalnem prostoru zaprosili za pooblastilo lastnika stanovanja za pridobitev potrdila.

Potrdilo o vpisu lahko dobite tudi v »potni pisarni« UVM. Vendar pa podatki o odjavi (zaradi odhoda v drug kraj ali ob smrti) po podatkih FMS Adm. državna funkcija o organizaciji in vodenju naslovno referenčnega dela, odredba št.422 z dne 29.10.2007. str.52 se hranijo 10 let, nato pa so predmet uničenja.

Prednik je bil redni vojaški mož - kopija njegovega osebnega spisa bo shranjena v Centralnem arhivu Ministrstva za obrambo Ruske federacije (TsAMO) http://archive.mil.ru/ (Moskovska regija, Podolsk, Kirova St., 74).

Če je bil do leta 1941 redni vojaški mož. - oddajte zahtevo Ruskemu državnemu vojaškemu arhivu http://rgvarchive.ru/ (Moskva, Adm. Makarova, 29).

Za iskanje informacij o prednikih kot udeležencih druge svetovne vojne je lahko uporabna naslednja povezava:

Splošno: pri pošiljanju zahteve po pošti kateri koli organizaciji, ustanovi: v kuverto vložite fotokopije dokumentov, ki potrjujejo vaš odnos z osebo, o kateri zahtevate podatke. Res je potrebno.

Okrajni, mestni in regijski arhivi (odvisno od upravne podrejenosti naselja). V vsakem primeru ima vsaka regija/predmet državni regionalni arhiv. Oddelčni arhivi in ​​arhivi posameznih institucij/organizacij. Kot končni organ - zvezni arhiv Ruske federacije.

Na internetu izvemo naslove (tudi elektronske) in telefonske številke. Pokličemo (tako je bolj racionalno), ugotovimo, ali imajo potrebne informacije (sicer pa izvemo, na koga se še lahko obrnemo). Nato jim pošljemo pisno prošnjo.

Zahteva je podana v kakršni koli obliki.

Obvezno navedite naslovnika, razlog za pritožbo (v našem primeru bo zahteva "socialna in pravna" in je brezplačna), oblikujte konkretna vprašanja. Znane informacije morajo biti čim bolj podrobne. Vprašajte, če ni mogoče pomagati pri bistvu zahteve, predlagajte naslov pooblaščene organizacije ali prosite za prenos zahteve po pristojnosti.

Najprej na kratko navedite namen, za katerega zahtevate informacije. Nadalje - najbolj znani podatki o predniku. Priložite lahko kopijo njegovega rojstnega lista. Za udobje in lažje zaznavanje (v arhivu navsezadnje delujejo tudi živi ljudje!) Obvezno navedite znane podatke v kronološkem vrstnem redu.

Bodite čim bolj natančni glede vprašanj, ki jih želite zastaviti.

V ločeni ponudbi, če zahtevane informacije niso na voljo, vprašajte, kam se še lahko obrnete, ali prosite za preusmeritev vaše zahteve za usposobljenost.

Navesti je treba tudi svoje osebne podatke: polno ime in povratni naslov z navedbo poštne številke. Priporočljivo je, da navedete telefonsko številko in elektronski naslov.

Najdete jih tudi na spletnih straneh Državnega arhiva plačana storitev"Genealoško poizvedovanje". Cenik in postopek izvajanja storitev najdete na spletni strani državnega arhiva. Praviloma se v tem primeru predlaga, da se v arhiv pošlje vprašalnik, v katerem so navedeni obvezni predmeti, brez katerih iskanje ni mogoče. Če navedeni podatki zadostujejo za iskanje po dokumentih državnega arhiva, se vlagatelju pošlje potrdilo o predplačilu. Po zaključku del se pošlje končni izračun stroškov (vključno s predplačilom) in potrdilo. Pristojbina se zaračuna ne glede na rezultat iskanja.

Prav tako ne smemo pozabiti na možnost samostojnega iskanja v čitalnicah arhivov.

Posamezniki (organizacije), ki zagotavljajo storitve genealoškega iskanja na plačana osnova- kot možna izbira, na koncu pa morajo biti dokumenti (kopije), ki jih prejmete, ustrezno overjeni.

Ugotovitve. Algoritem delovanja

1. Prelistate svoj osebni arhiv, sedite za mizo, na podlagi dokumentov in podatkov, ki so vam znani, IZPIŠITE vsa znana zanesljiva dejstva biografije. Za informacije se obrnete na žive sorodnike, morda so ohranili kakšen dokument. Za informacije o tem bo koristno uporabiti internet to mesto, čas, politični in gospodarski dogodki (katera naselja, zasedba prebivalstva, industrijski objekti, templji itd.).

2. Ko postane splošna slika jasna, lahko preidete na zahteve. Od mestnih do regionalnih in zveznih arhivov. Vključno z oddelčnimi. Zahtevke obravnavamo kot potrditev znanih dejstev - za dokumentarno potrditev. Enako velja v nasprotni smeri: ali se vaš sorodnik pojavlja na seznamih delavcev v podjetju (na primer, izvedeli ste, da je v določenem času v tem kraju obstajalo eno samo podjetje). Vse represije, izgnanstva, evakuacije so se nekako odražale v splošnih oddelčnih »bazah«.

Ko postane potrebno obnoviti izgubljene dokumente ali obnoviti izgubljene podatke, se pojavi vprašanje, kako zahtevati arhiv. Prositi potrebne informacije, morate poznati natančen postopek prijave na to institucijo. Kaj je ta postopek, v kakšnem zaporedju izvajati dejanja, bomo opisali v tem članku.

Na kratko o arhivih

Arhiv je praviloma javna ustanova, ki je namenjena shranjevanju podatkov pod določenimi pogoji. To zagotavlja varnost vsebine dokumentov. Naloge arhiva niso le shranjevanje podatkov, temveč tudi zagotavljanje informacij na zahtevo vladne agencije ali posamezniki.

Arhivi obstajajo že od nekdaj. Takoj ko je civilizacijski razvoj dosegel določeno raven, se je postopoma začelo pojavljati arhivsko delo. Danes je znano, da arhivi niso obstajali samo v srednjeveški Evropi, Antična grčija in Bizanca. Zgodovinarji imajo arhivskih dokumentov Stari Rim, Asirska država, Egipt, Babilon. AT različni časi arhivi so bili razdeljeni na centralne in deželne, na gospodarje in podložnike, cerkvene in celo posamezne družine.

Arhiv naših dni

Danes se arhivi oblikujejo po oddelčnih in državno načelo. To pomeni, da se informacije zbirajo znotraj določenega oddelka ali za določeno ozemlje.

Na podlagi tega se arhivi običajno delijo na:

skupnost, zasebna, javna;
mestni, občinski;
zgodovinski, trenutni, državni, vladni, zvezni.

Vsaka oseba, organizacija, vključno z organi, lahko vloži zahtevo v arhiv. V slednjem primeru bo zahteva v arhiv uradne narave. Zahtevo v arhiv lahko vložijo tudi tuji državljani. V tem primeru se imenuje konzularni.

Mimogrede, zahtevo arhivu je mogoče vložiti ne le za osebne podatke, ampak tudi za zgodovinske dokumente. Običajno se za tovrstne dokumente zanimajo zgodovinarji, pisatelji, scenaristi, znanstveniki. V slednjem primeru, če so podatki nujni za diplomsko nalogo, je treba poleg potnega lista predložiti dokument, ki potrjuje temo dela in status zainteresirane osebe.

Kje in kako vložiti zahtevo v arhiv

Kam iti in kako zahtevati arhiv, je odvisno od tega, kakšne informacije potrebujete. Na primer, če potrebujete osebne podatke o državljanu, se lahko obrnete na regionalni arhiv matičnega urada. Vendar ne pozabite, da so podatki tam shranjeni največ 75 let. Po tem obdobju se prenesejo v regijski arhiv. Za nadaljevanje vpisa v delovno knjižico morate vložiti zahtevo v arhiv v teritorialni ali državni vojski, če govorimo o vojaku ali centralni mornarici, če govorimo o mornarju.

Vsekakor je vedno vredno začeti iskati potrebne informacije iz osrednjega mestnega arhiva kraja dela ali stalnega prebivališča osebe. Danes številni arhivi ponujajo spletne storitve pridobivanja podatkov.

Vrste arhivskih zahtev

Zahteva za arhiv je lahko ena od treh vrst:

socialno-pravni- konzularne, uradne, fizične osebe, namenjene pridobivanju informacij za upoštevanje interesov in pravic organizacij in posameznikov;
rodoslovni- ugotoviti sorodstvo, razjasniti zgodovino klana ali družine;
tematsko- zahtevo arhivu v zvezi z določenim dejstvom, dogodkom ali temo.

Vrstni red obdelave zahtev je določen zvezni zakonšt. 125-FZ "O arhiviranju v Ruski federaciji". V skladu z njim je treba arhivu odgovoriti na zahtevo najkasneje v 30 dneh od dneva zahteve. V nekaterih primerih se lahko rok podaljša še za 30 dni. Toda v tem primeru je arhivski uslužbenec dolžan zahtevanega pisno obvestiti o podaljšanju roka.

Včasih je zahteva vložena v napačen arhiv. Nato so njeni zaposleni dolžni zahtevo v petih dneh preusmeriti na pravi naslov. O tem se vlagatelja tudi pisno obvesti.

Oddaja zahteve

Zdaj pa preidimo na vprašanje, kako vložiti zahtevo v arhiv. Za pridobitev informacij, ki vas zanimajo, morate napisati ustrezno vlogo. Ni strogo določene oblike tega dokumenta. Toda nekatere ustanove ponujajo vzorec zahteve za arhiv do polnjenja. Napisana je v prosti obliki. Toda hkrati mora aplikacija vsebovati določene podatke.

V glavi piše:

Ime arhiva in polno ime njegovega vodje;
naslov in polno ime prosilca;
njegova kontaktna številka;
če zahtevo poda pravna oseba, potem številko odhodne vloge, podatke o organizaciji in naslov.

Nato je beseda napisana na sredini "izjava". Po tem lahko napišete podrobno zahtevo v arhiv. Tukaj morate vnesti naslednje podatke:

Navedite podatke o tem, kaj je zahteva, in navedite čas, ko morate te informacije prejeti;
pojasniti, zakaj in zakaj so informacije potrebne;
e-poštni ali poštni naslov, na katerega poslati odgovor;
datum zahteve;
podpis in pečat prosilca, če zahtevo vloži pravna oseba.

Primer zahteve za arhiv:

Kako oddati zahtevo

Ni dovolj, da pravilno napišete zahtevo v arhiv. Prav tako ga je treba pravilno oddati. V arhiv lahko osebno pridete s potnim listom in prijavo ter oddate vlogo. Ali pa pošljite priporočeno po pošti. Danes je možno oddati povpraševanje tudi na internetu. V tem primeru morate poslati e-poštno obvestilo o prejemu zahteve.

Kaj dobiti v zameno

Arhiv na zahtevo ne izda izvirnika dokumenta, temveč izda potrdilo posebnega obrazca, ki vsebuje vse podatke v skladu z zahtevo. Prav tako lahko zagotovijo arhivski izvleček, ki bo zagotovil vsebino dokumenta. Dobite lahko tudi arhivirano kopijo dokumenta.

Če informacije niso bile najdene, se prosilca o tem obvesti s pismom in mu poda priporočila za iskanje informacij. Na splošno vprašanje kako zahtevati arhiv, se rešuje preprosto - le z izjavo se obrnite na ustrezen arhiv.

Če vas zanima, kako vložiti zahtevo v arhiv o sorodnikih, vam bo ta članek pomagal pri tem. Vse zahteve javnosti lahko razdelimo na tri glavne vrste:

1. Družbena in pravna narava (v obliki različnih potrdil - po delovne dobe itd.).

2. Tematski značaj ( prenašanje informacij biografski načrt o kateri koli določeni osebi).

3. Genealoški.

Prvih dveh vrst zdaj ne bomo obravnavali. Osredotočimo se na tretje - kako vložiti zahtevo v arhiv o sorodnikih.

Pomagaj ti za denar

Obstajajo specializirani biroji za družinske raziskave, kjer lahko vsak, ki želi prihraniti čas in se znebiti težav, za plačilo naroči rodoslovne podatke. Zaposleni v takih ustanovah lahko za plačilo (precej simbolično) oblikujejo kompetentno besedilo vloge in navedejo točen naslov arhiva, v katerem se morate prijaviti.

Nato bomo govorili o značilnostih, ki jih je treba upoštevati pri komunikaciji z zaposlenimi v skladiščih, čitalnicah in drugimi, ki bodo morali obdelati in zadovoljiti prošnje za sorodnike, ki prihajajo od zainteresiranih državljanov.

Nihče ti ni dolžan

Preden oddate zahtevo arhivu o sorodnikih, si poskusite predstavljati, s kakšnimi strokovnjaki boste imeli opravka. Ta dejavnik psihološke narave lahko igra pomembno vlogo pri uspehu celotnega podjetja. Po statističnih podatkih so zaposleni v ustanovah, kot je državni arhiv, med inteligentnimi, izobraženimi ljudmi. Dejavnost obdelave arhivskih zahtev ni med njihovimi neposrednimi pristojnostmi. Od takega dela ne prejemajo nobenega dohodka (kljub temu, da je ta storitev plačana, gre ves denar v zakladnico).

Določeni izvajalci nimajo nič nad svojo plačo, v zvezi z vsem naštetim je prijava lahko zavrnjena brez obrazložitve razlogov za zavrnitev ali z uradnim odgovorom v obliki odjave. Včasih zvezne agencije objavljajo na lastnih internetnih virih obvestila naslednje narave "Zaradi velike zaposlenosti strokovnjakov se zahteve rodoslovne narave ne obravnavajo."

In tukaj - bi morali

Kar zadeva matične urade, je situacija nekoliko drugačna. Odgovarjanje na poizvedbe o svojcih je neposredna odgovornost zaposlenih v teh ustanovah. Dohodne aplikacije so lahko popolnoma drugačne. Nekdo išče dokumente v zvezi s sklenitvijo ali razvezo zakonske zveze med starši ali drugimi družinskimi člani. Drugi poda zahtevo arhivu o sorodnikih za državljanstvo. Tretji je zaposlen z iskanjem smrtnega ali rojstnega lista za daljnega prednika. Četrti, ki živi v tujini, lahko arhivu pošlje zahtevo o sorodnikih v Rusiji. Spremembe zakonodaje se pojavljajo precej pogosto, zato so vse nianse postopka določene takoj ob določeni vlogi.

Takšna institucija bo zagotovo zahtevala dokazilo o vašem razmerju z osebo, o kateri poskušate pridobiti podatke. Najverjetneje boste pri raziskovanju zgodovine lastne družine naleteli na situacijo, ki vam omogoča, da zahtevate podatke izključno o pokojnih prednikih. Takšna zahteva brez dodatnega dovoljenja je na voljo le otrokom omenjene osebe. To pomeni, da zaposleni v arhivu izhajajo iz predpostavke, da bodo ljudje sami ali s pomočjo pooblaščenih predstavnikov sodelovali pri obnovi potrdila in drugih dokumentov.

Kdo lahko dostopa do zahteve v arhivu sorodnikovega osebnega dosjeja?

Kaj to pomeni v praksi? Če so vaši starši živi, ​​se ne poskušajte prijaviti za sorodnike skozi generacijo (to je za stare starše). Nihče ni dolžan posredovati takšnih informacij vnukom. Če vaša mati ali oče iz kakršnega koli razloga ne moreta sodelovati v postopku iskanja informacij, je njihova naloga notarsko overitev pooblastila za pravico do opravljanja tovrstnih dejavnosti. V tem primeru je lahko izvršitelj vsaka oseba – ne nujno sorodnik.

In kljub temu lahko razjasnite poseben algoritem iskalnih dejanj le v času nastanka posamezne situacije. To ni odvisno samo od stopnje razmerja prosilca z iskanim predmetom, temveč tudi od trenutnega pravnega položaja. Ta stroga pravila niso izumljena zaman. Če dobro premislite, je vse povsem logično in pošteno. Malo verjetno je, da bi kdo od vas z veseljem odkril naslednje dejstvo: nekateri neznanci imajo popolnoma brezplačen dostop do biografije in drugih pomembne nianseživljenja svojih sorodnikov ali se poglobite v zgodovino družine in iščete morebitne kompromitujoče dokaze (pogosto z nepristojnim namenom).

Pojdi k bistvu

Tako smo razjasnili osnovni koncept dogodka. Zdaj pa preidimo na posebna dejanja. Kako natančno narediti zahtevo, da bi dosegli njeno izvedbo hitro in brez ovir? Najprej je treba ugotoviti, v kateri od mestnih arhivov ali matičnih uradov naj nosite svojo prijavo na temo iskanja. Kam se prijaviti - v centralni arhiv ali njegov lokalni pododdelek? Za te namene je izbran predmet, odvisno od naloge, ki si jo zastavite. To je lahko pridobivanje določenih informacij ali obnovitev dokumentov.

Pomemben je tudi dejavnik časa – kako dolgo se je zgodil interesni dogodek (smrt, rojstvo, poroka). Po navedbah zakonodajnih norm, mora biti dokument, ustvarjen pred manj kot sto leti, shranjen v teritorialnem organu matičnega urada. V praksi pogosto razmeroma »mladi« zapisi, povezani z državo, končajo tudi v regijskih arhivskih odlagališčih.

Po revoluciji ...

Torej, če vas zanima družinski dokument, povezan z Sovjetsko obdobje(na primer v arhiv vložite zahtevo o sorodnikih - udeležencih druge svetovne vojne), je treba vlogo najprej poslati v matični urad na kraju dogodka, ki ga iščete. Če je papir uspel priti v fond zveznega arhiva, boste informacije o tem prejeli z odgovornim pismom.

trenutno javne storitve namensko razvijati skupno elektronsko bazo podatkov, ki centralizirano sprejema vse potrebne informacije o državljanih. Ko bo sistem dovolj dobro razhroščen, bo mogoče poslati zahtevo v regijski arhiv in zadevo iskanja pravih ljudi ali bodo dokumenti močno poenostavljeni.

...in pred njo

Če se vaša zahteva nanaša na dejstva, povezana s predrevolucionarnim obdobjem, jih bo treba iskati v župnijskih knjigah cerkve. Tam so bili vneseni podatki, ki ste jih zahtevali, preden so se knjige pojavile.Ti zvezki so do leta 1917 služili kot povsem uradni dokumenti.

Postopek v tem primeru bi moral biti ravno nasproten. Začnite svojo poizvedbo z regijskim arhivom regije, kjer je oseba, ki vas zanima, živela ali se je zgodil za vas pomembni dogodki. Če potrebni zapisi niso shranjeni v njihovih skladih, boste najverjetneje preusmerjeni v matični urad.

Stvari, ki si jih je treba zapomniti

Včasih so možni primeri zmede, ko so bile meje okrožij spremenjene glede na upravno-teritorialno razdelitev. Eno ali drugo naselje (mesto, vas, vas) skupaj s svojo cerkveno župnijo je lahko pripadalo različnih let v različne province. V skladu s tem bo treba lastništvo cerkvenih župnijskih knjig razjasniti v dveh ločenih regijskih arhivih.

Povsem možno je, da skladiščni delavci občana na takšno možnost, ne da bi našli podatke v enem od njih, ne bodo opozorili. Odgovor na zahtevo bo klasična odjava z besedilom »ni najdeno«. Če imate vsaj najmanjši dvom o temeljitosti pristopa k obravnavi vaše prošnje, jo poskusite podvojiti tako, da pošljete vlogo v sosednje regijske arhive, kamor bi teoretično lahko prenesli cerkvene in morebitne druge dokumente, ki vsebujejo zapise o obredih prednikov. V nekaterih primerih je priporočljivo, da se obrnete na centralni arhiv.

Kaj in kako napisati

Zdaj pa preidimo na sam postopek prijave. Vzorčna zahteva za arhiv ne vsebuje nič zapletenega. Besedilna priloga mora biti pravilno napisana. Takšne pritožbe na matični urad in institucije za shranjevanje so po obliki precej podobne, zato obeh možnosti tukaj ne bomo obravnavali. Torej je vsebina zahteve arhivu o sorodnikih pogojno sestavljena iz treh besedilnih blokov: naslova organizacije, kamor je bila poslana pritožba, kratkega povzetka bistva situacije in podatkov o vlagatelju. Vsak del mora biti izpolnjen. Če katerega od njih preskočite, zagotovo ne boste dosegli želenega cilja.

Preden napišete zahtevo v arhiv o prednikih, ne bodite preleni, da obiščete spletno stran zavoda ali pokličete po telefonu in ugotovite, ali je takšna storitev na voljo kot taka. Če potekajo dela na iskalnih pritožbah državljanov, se pozanimajte o načinu, na katerega naj se pošlje vaša prijava. Nekje sprejemajo taka pisma po elektronski pošti, nekje se raje ukvarjajo s tradicionalno papirnato korespondenco. Tam lahko izveste tudi, koliko stane zahteva v arhiv o sorodnikih.

Če bo delo opravljeno izključno na fizičnih medijih, torej v obliki pisnih prošenj in odgovorov nanje, ne pozabite priložiti rezervne ovojnice. Proračunske organizacije pogosto nimajo lastnih dodatnih sredstev za pošiljanje po pošti. Strinjam se, zelo je razočaranje, če je pomembna zahteva za vas prezrta iz tako banalnega razloga. Logično je domnevati, da manjše velikosti arhivu, skromnejši proračun je namenjen morebitnim dodatnim opravilom.

Obvezni podatki

Katere nianse je treba upoštevati glede vsebine dokumenta? Vloga se pošlje direktorju arhiva. V levem zgornji kot predpisana sta naslov in naziv zavoda, tam pa so navedeni tudi podatki pošiljatelja zaradi ohranjanja vizualne enotnosti. Konkretna imena in imena lahko na enak način izveste na spletni strani zavoda.

Po prijavi na delovno mesto direktorja državnega arhiva (navedite, kateri in kje se nahaja), na obrazec vpišete svoje polno ime in naslov dejanskega prebivališča, kjer nameravate počakati na dopisovanje. V številu kontaktnih podatkov je nujno vpisati telefonsko številko ali elektronski naslov (ali bolje oboje). Seveda, če te zahteve prezrete, bo pritožba obravnavana kot anonimna in vam ni treba čakati na njeno izvedbo.

O sestri talenta

Kako čim bolj produktivno podati zahtevo arhivu o sorodnikih? Ali obstajajo kakšna pravila za pisanje besedila prijave, ki povečujejo možnosti za uspeh? Precej pogost mit je, da podrobna izjava o bistvu poveča verjetnost za enako podroben odgovor. Žal se ta pristop lahko šteje za relevantnega le v sodelovanju z zasebnimi plačanimi delavci na področju rodoslovja. Če govorimo o državni instituciji, je vse ravno obratno. Naloge naj bodo oblikovane čim bolj jedrnato in jasno. To poveča možnosti, da boste vplivali na arhiviste in jih spodbudili, da čim prej preučijo vašo pritožbo.

Esej s podrobnostmi o biografiji prednikov, zanimiv le za vas, ni vreden pisanja. Morate samo navesti zahtevano številko natančna dejstva - datumi in kraji rojstva, naselja, imena in priimke prednikov, stopnja vašega odnosa. Prav tako ne bo odveč, če navedete vrsto zapisa, ki vas zanima. Če so podatki določeni na ravni "približno", se bo čas iskanja (kot tudi stroški izvedbe poizvedbe) povečal, včasih pa informacije sploh ne bodo najdene. Svojo zahtevo dopolnite z obveznim stavkom, ki navaja, da se ukrepi, ki jih izvajate, izvajajo za obnovitev rodovnika, ki je potreben iz določenih utemeljenih razlogov, delo arhivskih delavcev pa bo zagotovo plačano. Idealno bi bilo, če bi bistvo zadeve strnili v tri ali štiri vrstice.

Zahteva za arhiv - vzorec

Tu je na primer vzorčna pritožba na arhiv s podobno zahtevo: "Prosim, poiščite zapise o smrti (rojstvu) moje prababice (priimek, ime, patronim) za **** leto v vasi ( mesto, vas) N. Ker ni metrike, bom hvaležen za podatke o preživelih najbližjih rodoslovnih virih, povezanih z določeno obdobje. V primeru uspešnega iskanja je zaželeno izdati arhivsko potrdilo v obliki izpisa, fotokopije ali fotografije strani. Pripravljen za plačilo storitev.

Podobno besedilo se pošlje v primeru poročne slovesnosti. Obsežne zahteve z nejasnim besedilom, kot je "raziščite mojo družino z vidika rodoslovja" ali "zanima me rodoslovje mojega priimka", zelo odsvetujemo. Lahko prestrašijo izvajalce. Reševanje takšnega globalnega problema je izjemno naporna naloga, ki uradno ni vključena v naloge arhivskega osebja. Navsezadnje družinsko rodoslovje ni njegova osnovna dejavnost.

Za zaključek ugotavljamo

V neformalni komunikaciji je bilo ugotovljeno, da kulturni in vljudni pozivi vnašajo dodatno motivacijo za kakovostno izvedbo prošenj. Nič ni presenetljivo. Včasih so na arhivskih mestih opozorila o nedopustnosti nesramnih zahtev in neustreznega besedila. Neverjetno je, da nekateri prosilci ne razumejo takšnih stvari!

Pritožba se, tako kot vsak uradni dokument, konča z datumom in podpisom. Če je treba skenirati posredovanje. Podvojene zahteve ni treba podati. Usoda ponavljajoče se pritožbe je priti do repa čakalne vrste in le še dodati težave istim zaposlenim. V primeru morebitne zamude z odgovorom lahko pošljete uradno zahtevo za pojasnitev stopnje izvršitve zahteve takšnega in drugačnega od datuma takšnega in drugačnega.

Na katere časovne okvire je treba ciljati? Arhiv lahko vašo prijavo obdela tako v nekaj dneh kot v nekaj mesecih. Obstajajo primeri, ko je bilo treba na odgovor čakati skoraj eno leto. V povprečju lahko ob dobrem delu zavoda in odgovornem odnosu zaposlenih do lastnih dolžnosti pričakujemo rezultate v nekaj tednih.