Czym jest praca biurowa i zarządzanie dokumentami? Praca biurowa od A do Z. Jak sporządzić formularze w organizacjach pozarządowych

Próbki dostępne na stronie są odpowiednie zarówno dla początkujących, jak i profesjonalistów. Próbki są opracowywane z uwzględnieniem obowiązujących przepisów. Niektóre próbki mogą być używane bez znaczącej edycji. W treści takiej próbki wystarczy wpisać swoje konkretne okoliczności i podpisać. Należy pamiętać, że nieprawidłowo wykonany dokument zostanie pozostawiony bez rozpatrzenia, co oznacza, że tylko przemyślane podejście do jego wypełnienia zagwarantuje, że Twój wniosek nie zostanie zignorowany.

Do czego służy próbka?

Konieczność zwrócenia się do sądu powstaje, gdy prawo jednostki lub osoba prawna naruszony, a osoba nie ma innego sposobu ochrony, niż skierowanie do sądu, chyba że prawo przewiduje alternatywę.

Zdecydowałeś się pójść do sądu. Masz dwie możliwości: najpierw znajdź specjalistę; drugim jest samodzielne sporządzenie pozwu (pozwu) do sądu. W pierwszym przypadku wszystko jest dość proste, trzeba zapłacić za pracę specjalisty i dostać obsługa prawna w formie pisemnego roszczenia. Drugi przypadek jest trudniejszy.

Napisanie pozwu do sądu będzie wymagało od Ciebie nie tylko znajomości przepisów prawa, ale również znajomości obowiązujących przepisów. Jeśli tego nie masz, będziesz potrzebować próbek, szablonów, standardowych formularzy dostępnych na naszej stronie.

Jak prawidłowo używać próbki

Należy pamiętać, że próbki pozew są inna treść. Niektóre mogą być wykonane w formie wzorca (formularz standardowy), inne w formie rzeczywistych pozwów. Wzór pozwu co do zasady nie zawiera szczegółowego opisu okoliczności, które posłużyły do skierowania sprawy do sądu. Autor wniosku proszony jest o samodzielne wprowadzenie tych okoliczności do treści pozwu. Nie jest to jednak łatwe bez odpowiedniego przygotowania. Jeżeli nie jesteś w stanie poprawnie skomponować pozwu na podstawie szablonu, to poszukujesz próbek pozwów z gotową treścią. Próbki dostępne na stronie są odpowiednie zarówno dla początkujących, jak i profesjonalistów. Próbki są opracowywane z uwzględnieniem obowiązujących przepisów. Niektóre próbki mogą być używane bez znaczącej edycji. W treści takiej próbki wystarczy wpisać swoje konkretne okoliczności i podpisać. Należy pamiętać, że nieprawidłowo wykonany dokument zostanie pozostawiony bez rozpatrzenia, co oznacza, że tylko przemyślane podejście do jego wypełnienia zagwarantuje, że Twój wniosek nie zostanie zignorowany.

Zasady pobierania informacji

Internet pozwala nie tylko na oglądanie różnorodnych informacji, ale także na „wzięcie” ich dla siebie. możesz znaleźć odpowiednie materiały a następnie pobierz go na dysk komputera. W tym przypadku informacje stały się Twoje. Jest to korzystne, ponieważ w każdej chwili możesz go otworzyć bez Internetu, przenieść na dysk flash USB lub na dysk. Możliwe jest nawet przesłanie go przez e-mail lub skype. W przypadku usunięcia tych informacji z Internetu, będą one nadal otwierane w Twojej „niezmienionej” formie. Takie działanie „pobieranie” z sieci jest zwykle nazywane pobieraniem. Przypominamy, że możesz pobierać zarówno dane tekstowe, jak i filmy, muzykę, zdjęcia i programy komputerowe. Problem z pobieraniem może polegać na tym, że istnieje wariant lub nawet kilka opcji pobierania do pobierania każdego typu danych. W jeden „pobieramy” tekst, w inny wideo lub muzykę, w inny zdjęcia itp. Niestety nie ma nikogo uniwersalna instrukcja w każdym przypadku jest jego własnym.

Próbkę można pobrać w formatach: TXT, DOC, DOCX, WORD

Wybraną próbkę można zamówić w formatach: TXT, DOC, DOCX, WORD z archiwum serwisu.Wymeldować się .

Sukces w biznesie w dużej mierze zależy od jego właściwa organizacja. Zarówno menedżerowie, jak i zwykli pracownicy powinni być papierkową robotą. Jakie są jego cechy, jakie są rodzaje i jakie dokumenty regulacyjne należy wziąć pod uwagę przy organizacji przepływu pracy?

Czym jest praca biurowa

Każda organizacja, bez względu na formę własności i cechy, w trakcie swojej działalności tworzy różnorodne dokumenty. Mogą to być rozkazy, pisma i protokoły. Wszystkie dotyczą dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej.

Praca biurowa to czynność tworzenia dokumentów organizacji, wykonywana zgodnie z pewne zasady i wymagania. Najczęściej przedsiębiorstwa przydzielają specjalnych pracowników zatrudnionych tylko w tym obszarze. W małe firmy funkcję sekretarza można przypisać prawie każdemu pracownikowi.

Jeśli zrozumiesz istotę terminologii (czym jest praca biurowa), pochodzenie tego słowa stanie się jasne. To przede wszystkim fiksacja na materialnym nośniku oficjalnych informacji. Podczas tego procesu powstaje, który później inicjuje określone działania.

Sam termin „praca biurowa” pojawił się dość dawno temu, ale dopiero w połowie ubiegłego wieku ukształtował się oficjalnie, zapisany w dokumenty normatywne na poziomie państwowym.

Praca biurowa i zarządzanie dokumentami - co to jest?

Organizacja nie może istnieć niezależnie od prawa. Zawsze jest w nim praca biurowa i obieg dokumentów. Co to jest, jakie są cechy przejścia dokumentów, jak je poprawnie sporządzić? Problemy te rozwiązują specjaliści: sekretarki, archiwiści, pracownicy działu personalnego.

Praca biurowa polega na utrwaleniu informacji na materialnym nośniku, stworzeniu aktu papierowego lub elektronicznego. Na jej podstawie budowany jest obieg dokumentów organizacji – ruch rozkazu lub pisma, począwszy od jego utworzenia, a skończywszy na wykonaniu i przesłaniu do archiwum lub zniszczeniu.

W zależności od miejsca tworzenia dokumentów biznesowych w stosunku do pracowników i kierownictwa organizacji, obieg dokumentów dzieli się na zewnętrzny i wewnętrzny. Dalsza ścieżka zamówienia, zamówienia, listu będzie zależeć od źródła.

Wewnętrzny obieg dokumentów organizacji obejmuje następujące kroki:

Etapy zewnętrznego przepływu pracy są generalnie podobne, ale istnieją pewne różnice:

Dokumenty napływają do przedsiębiorstwa z zewnątrz. Mogą to być dokumenty wyższych i niższych organizacji, oddziałów, zarządzenia urzędów władza urzędowa, orzeczenia sądowe, pisma obywateli.
Wszystkie dokumenty biznesowe otrzymane przez organizację muszą przejść procedurę rejestracji. Potwierdza, że są pod kontrolą.
Kolejnym krokiem jest praca z dokumentem, zapoznanie się lub wykonanie instrukcji.
W razie potrzeby wydawana jest oficjalna odpowiedź.
Ostatnim etapem jest rejestracja do przechowywania długoterminowego lub archiwalnego oraz ewentualne zniszczenie.

Ponadto w odniesieniu do zarządzania organizacją wyróżnia się następujące typy obiegu dokumentów:

Wszystkie etapy przepływu dokumentów są koniecznie rejestrowane w specjalnych dziennikach. Można je przeprowadzić na kilka sposobów:

przepływ dokumentów;
karty dokumentów;
elektroniczne zarządzanie dokumentami jest najbardziej powszechne w zdecydowanej większości organizacji.

Cechy pracy urzędu sędziowskiego

Wielu zastanawia się, co to jest i czym różni się od generała. Sprawa sądowa to nieco inny pakiet dokumentów i dowodów rzeczowych. Jej właściwe przechowywanie i przemieszczanie zapewnia przejrzystość pracy systemu ścigania. Postępowania sądowe, w przeciwieństwie do organizacyjnych, nie mogą być dobrowolne. Prowadzony jest przez uprawnione osoby i ściśle kontrolowany. Dla niego wszystkie etapy są normatywnie i ściśle określone, aż do zniszczenia.

Funkcje sekretarza

Większość pracowników przedsiębiorstwa ma bardzo mgliste pojęcie o tym, czym jest praca biurowa i zarządzanie dokumentami. Dla sekretarki jest to działalność zawodowa.

Sekretariat przedsiębiorstwa pełni główną funkcję zgodnie z formą i charakterystyką pracy, organizacja służby urzędniczej przedsiębiorstwa dzieli się na następujące typy:

Scentralizowany — wszyscy sekretarze znajdują się w tym samym dziale i podlegają głównemu referentowi lub starszemu sekretarzowi.
Zdecentralizowany – sekretarki i pracownicy wykonujący swoje obowiązki są rozproszeni po działach organizacji i podlegają różnym szefom.
Mieszany — najczęściej spotykany w dużych organizacjach.

Cechy przepływu dokumentów w przedsiębiorstwie będą bezpośrednio zależeć od przyjętej formy sekretariatu.

Instrukcje pracy biurowej

Niezależnie od wielkości i formy własności każda organizacja musi posiadać przepisy regulujące przepływ dokumentów. Co to jest i jak to zrobić? To pytanie niepokoi nie tylko sekretarki, ale także menedżerów.

Instrukcja pracy biurowej jest wewnętrznym aktem regulacyjnym organizacji, zatwierdzonym zarządzeniem lub zarządzeniem zarządu, na czas nieokreślony. Wymienia wszystkie etapy przekazywania dokumentu, podaje wykazy stanowisk, których podpisy mogą poświadczyć autentyczność dokumentów urzędowych, udostępnia wzory projektów, formularze i formularze.

Ewidencjonowanie

W małych organizacjach o niskim poziomie przepływu dokumentów (mniej niż 200 rocznie) nie pojawia się pytanie, czym jest prowadzenie ewidencji. O wszystkim decydują sami pracownicy lub nawet menedżer.

Jeżeli obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji nie są bezpośrednio dla pracownika i nie są określone w jego umowie o pracę, należy wydać dekret o przydzieleniu tych funkcji. Dokument ten powinien szczegółowo określać dodatkowe obowiązki, odpowiedzialność i wynagrodzenie.

Cechy pracy biura personalnego

Jeśli przynajmniej jeden pracownik pracuje w organizacji, to na pewno będą tworzyć dokumenty pracy. Pytanie, czym jest praca w biurze personalnym, jest szczególnie istotne w przypadku przedsiębiorstw o małej liczbie pracowników.

Zarządzanie ewidencją personelu polega na zapewnieniu przepływu określonych dokumentów związanych z: aktywność zawodowa pracowników przedsiębiorstw. Zwykle obowiązki te wykonują pracownicy specjalnej jednostki - działu personalnego. Ich funkcje obejmują odbiór, przetwarzanie i przechowywanie dokumentacja personalna. W tym przetwarzanie danych osobowych, które są poufne.

Przepływ pracy personelu jest zwykle utrzymywany oddzielnie od ogólnego, zgodnie z zasadami tajności i funkcji przechowywania.

Optymalizacja przepływu pracy w biurze

Pomimo szybkiego rozwoju technologii cyfrowych, wielu organizacjom trudno jest zoptymalizować swój przepływ pracy. Nadal prowadzą korespondencję papierową w staromodny sposób i prowadzą regularne dzienniki rejestracyjne.

Wynika to z dwóch czynników:

odporność na innowacje pracowników przedsiębiorstwa;
brak finansów.

Menedżerowie powinni pamiętać, że optymalizacja przepływu pracy przy sporych inwestycjach daje zauważalny efekt ekonomiczny.

Akt to dokument potwierdzający określone fakty lub zdarzenia. W stosunku do pracownika mogą zostać sporządzone następujące akty: o odmowie wyjaśnień dotyczących naruszenia obowiązków pracowniczych, o odmowie zapoznania się z zamówieniami, o odmowie zapoznania się z zawiadomieniami, o ustaleniu faktu nietrzeźwości i inne akty.

Czasopisma - dokumenty kadrowe, które wskazują wszystkie szczegóły i informacje o dokumentach publikowanych w organizacji (np. dziennik rejestracji zgłoszeń, rejestr rejestracji zgłoszeń i inne logi).

Oświadczenia, zamówienia i zawiadomienia

Wniosek to odwołanie pracownika do pracodawcy lub organizacji. Zazwyczaj oświadczenia zawierają prośbę lub propozycję pracownika, aby podjąć jakieś działanie. Pracownik może sporządzić wnioski: o pracę, o zwolnienie własna wola o udzieleniu urlopu.

Zlecenia są również powszechnym dokumentem obsługi kadrowej. Zamówienie jest akt prawny opublikowane przez szefa organizacji. Zlecenia podzielone są na dwie grupy: według działalności głównej oraz według personelu. Zlecenia dotyczące działalności podstawowej obejmują: nakazy wydania i zmiany przepisów lokalnych (regulamin, umowy), zatwierdzenie harmonogramów urlopów, zatwierdzenie i zmianę tabeli kadrowej. Zlecenia dotyczące personelu obejmują zlecenia przyjęcia, przeniesienia, zwolnienia pracowników, zaopatrzenie różnego rodzaju wakacje, o wysyłaniu w podróż służbową, o zachętach.

Zawiadomienie to próbka dokumentu personalnego zawierająca zawiadomienie o czymś. Z reguły w praca w biurze personalnym zawiadomienia zawierają informacje o zmianach warunków określonych przez strony umowy o pracę (np. wypowiedzenie umowy o pracę, wypowiedzenie o przeniesieniu w inne miejsce, wypowiedzenie zwolnienia itp.).

Umowy jako główny rodzaj dokumentów personalnych

W zarządzaniu aktami kadrowymi wykorzystywane są dokumenty takie jak umowy o pracę i umowy odpowiedzialności.

Główny dokument definiujący stosunki pracy między pracownikiem a pracodawcą jest umowa o pracę. Zgodnie z art. 56 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej umowa o pracę jest umową między pracodawcą a pracownikiem, zgodnie z którą pracodawca zobowiązuje się zapewnić pracownikowi pracę, zapewnić warunki pracy zgodnie z prawem i innymi przepisami, w terminowo i w ciągu pełny rozmiar płacić wynagrodzenie. Pracownik zobowiązuje się osobiście wykonywać określoną funkcję pracowniczą, przestrzegać wewnętrznych przepisów pracy.

Inne formy dokumentów personalnych: lista

Instrukcje pracy. Opis pracy- jest to akt lokalny wydany w celu określenia miejsca pracownika w strukturze organizacji, jego obowiązków, praw i odpowiedzialności w realizacji działań pracowniczych.

Inne dokumenty personalne. Dodatkowe dokumenty obejmują raport z wyprzedzeniem, harmonogram urlopów (T-7), memorandum, notatkę - obliczenie (formularz T-60 i T-61), kartę osobistą (formularz T-2), notę wyjaśniającą, personel ( formularz T -3) i inne dokumenty.

Dzięki naszej usłudze online możesz wypełniać formularze dokumenty personalne i pobierz gotowe próbki w formacie Word lub PDF.

Oficjalne dokumenty stworzone przez prawnika lub osoby fizyczne, musi być sporządzony i poświadczony w określony sposób.

Podczas sporządzania dokumentów organizacyjnych i administracyjnych zwyczajowo korzysta się z gotowego formularza.

Forma dokumentu, zgodnie z definicją GOST R 51141-98, to „zestaw szczegółów identyfikujących autora oficjalnego dokumentu pisemnego”. GOST R 51141-98. Praca biurowa i archiwizacja. Warunki i definicje. M., 1998.-S. 2, poz. 44.

Formularze dokumentów można drukować w drukarni, a przy użyciu komputera PC formularz można wprowadzić do pamięci urządzenia i automatycznie wyprowadzić podczas drukowania dokumentu. Niezależnie od sposobu wykonania formularza, należy wziąć pod uwagę pewne wymagania określone przez GOST R 6.30-97 dotyczące rodzajów formularzy, ich projektowania, księgowania i przechowywania, w tym formularzy z wizerunkiem godła państwowego Federacja Rosyjska, herby podmiotów Federacji Rosyjskiej.

Formularze muszą być wykonane na papierze białym lub papierze jasnym o odpowiedniej jakości.

Projektując formularze dokumentów, wymiary stref lokalizacji szczegółów użytych na formularzach muszą odpowiadać tym podanym na kluczu wzorcowym.

Stałe szczegóły są nakładane na formularz zgodnie z ustalonymi rozmiarami i zasadami projektowania szczegółów, lokalizacje niektórych zmiennych szczegółów, które powinny znajdować się w górnej (nagłówkowej) części formularza, są zaznaczone w postaci rogów lub linie. W rogach zaznaczono również pola dokumentu oraz lokalizację szczegółów zastosowanych na dole formularza.

Formularze dokumentów mogą być produkowane w formatach A4 i A5, z opcjami kątowymi i podłużnymi dla lokalizacji detali. Przygotowując formularze w sposób typograficzny lub przy pomocy techniki komputerowej, detale są zawsze dopracowywane centralnie, przy użyciu maszyny do pisania - flagowego.

Dla organizacji, jednostki strukturalnej, urzędnika, ustala się następujące rodzaje form: forma ogólna; blankiet firmowy; Formularz określony typ dokument.

Powszechny formularz służy do przygotowania wszelkiego rodzaju dokumentów, z wyjątkiem listu.

Na formularzu ogólnym, w zależności od dokumentów założycielskich organizacji, można zastosować następujące stałe szczegóły:

01 - Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;

02 - godło podmiotu Federacji Rosyjskiej;

03 - godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

04 - kod organizacji;

06 - nazwa organizacji; 12 - miejsce sporządzenia dokumentu.

W przypadku szczegółów zmiennych na formularzu ogólnym stosuje się znaki ograniczające w postaci linii - w przypadku szczegółów:

09 - data dokumentu;

10 - numer rejestracyjny dokumentu (w tym celu z góry drukowany jest również znak „Nr.”).

W postaci narożników rozróżnia się lokalizacje następujących detali:

14 - adresat (początek i koniec atrybutu, który jednocześnie wskazuje granicę prawego marginesu);

17 - tytuł tekstu dokumentu;

18 - znak kontrolny;

28 - znak na otrzymaniu dokumentu przez organizację;

29 - identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

Pomiędzy wymaganiami 04 "Kod organizacji" a wymaganiami 09 "Data dokumentu" i 10 "Numer ewidencyjny dokumentu" należy pozostawić miejsce na zastosowanie (nadruk) wymagania 08 "Nazwa rodzaju dokumentu".

Po wprowadzeniu nazwy rodzaju dokumentu do formularza ogólnego, na przykład „zamówienie”, „akt”, „protokół”, formularz ten staje się formą określonego rodzaju dokumentu - formularz zamówienia, formularz aktu, formularz protokołu itp. Zatem formularz określonego typu Dokument jest w rzeczywistości rodzajem formularza ogólnego, ponieważ formularz ogólny bez użycia nazwy typu dokumentu nie jest w ogóle używany podczas sporządzania organizacyjnego i administracyjnego dokumenty.

Warunek 05 „Kod formularza dokumentu” jest nadrukowany na formularzu podczas wydawania określonego rodzaju dokumentu, ponieważ każdy rodzaj (odmiana) dokumentu ma swój własny kod ujednolicona forma według OKUD.

Próbki ogólnej formy i formy określonego rodzaju dokumentu podano w załączniku. 2-6.

Forma pisma jest używana przy sporządzaniu tylko jednego rodzaju dokumentu - pisma serwisowego, więc nie ma potrzeby wskazywania w nim nazwy rodzaju dokumentu. W nagłówku listu w miejsce rekwizytu 10 „Nazwa rodzaju dokumentu” rekwizytu 07 „Dane referencyjne o organizacji”, a w miejsce rekwizytu 12 „Miejsce sporządzenia dokumentu” rekwizytu 11 „Odniesienie do numer rejestracyjny i datę dokumentu”, tak niezbędne do prowadzenia korespondencji.

W wymaganiu 07 "Dane referencyjne o organizacji" koniecznie znajduje się informacja o miejscu sporządzenia, dlatego nie ma potrzeby używania wymaganego 12 "Miejsce dokumentu".

Tak więc forma listu różni się od formy ogólnej tylko dwoma szczegółami. Wszystkie inne szczegóły, dla których oznaczenia w postaci rogów zaznaczono na formularzu ogólnym, są również używane na papierze firmowym i są sporządzane według tych samych zasad. Papier firmowy znajduje się w załączniku. 7-10.

Forma jednostki strukturalnej organizacji lub urzędnika jest zaprojektowana, jeżeli kierownik jednostki lub urzędnik ma prawo do podpisania. Nazwę jednostki strukturalnej lub nazwę stanowiska umieszcza się na formularzu po wymaganym 06 „Nazwa organizacji”.

Przykładowe formularze urzędnicy podane w załączniku. 11, 12.

Formy organizacji z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej i emblematów podmiotów Federacji Rosyjskiej (formularze pieczęci) to produkty drukarskie do rozliczenia.

Druki stemplowane są wykonywane wyłącznie przez przedsiębiorstwa poligraficzne i grawerskie, które posiadają licencje na dany rodzaj działalności oraz certyfikaty dostępności możliwości technicznych i technologicznych dla jakość wykonania określony rodzaj produktu.

W celu wykonania papieru firmowego lub innej formy w drukarni konieczne jest wykonanie makiety w skali 1:1, na której należy nanieść trwałe detale, niezbędne oznaczenia dla zmiennych detali oraz wskazano wymiary obszarów do lokalizacji detali. Należy określić rodzaj i kolor papieru, dobrać potrzebne czcionki, wskazać nakład, uzgodnić terminy i koszt produkcji. Układ formularza musi zawierać wskazanie, że kierownik organizacji zezwala na wydrukowanie tego układu (zwykle jest napisane słowo „Zezwalam”). Również na makiecie musi znajdować się podpis szefa i pieczęć organizacji.

Papier firmowy organizacji musi mieć numery seryjne, które są umieszczane w sposób typograficzny lub numeryczny. Czasami seria tych numerów jest umieszczana na stemplowanych formularzach. Każdy rodzaj stemplowanego formularza jest odnotowywany w oddzielnym dzienniku (lub innym formularzu ewidencyjno-księgowym), a same formularze są przechowywane w bezpiecznie zamkniętych i zaplombowanych szafach. Ich zniszczenie następuje w określony sposób, zgodnie z ustawą ze znakiem w formularzu rejestracyjnym.

Organizacja produkcji, magazynowanie, księgowość, wydawanie, sprawdzanie dostępności stemplowanych (a także prostych) formularzy w organizacjach jest przypisana do komórki odpowiedzialnej za pracę biurową. W instrukcji pracy biurowej każdej organizacji powinien znajdować się rozdział opisujący procedurę wytwarzania i stosowania formularzy organizacji.

Ogólne wymagania dotyczące produkcji i przechowywania formularzy z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej, herby podmiotów wchodzących w skład federacji podano w rozdziale. 5 GOST R 6.30-97 „Ujednolicone systemy dokumentacji. ujednolicony system dokumentacja organizacyjna i administracyjna. Wymogi dokumentacyjne.

pytania testowe

1. Jaka jest forma dokumentu zgodnie z definicją GOST R51141-98?

2. Jakimi metodami można wyprodukować czyste dokumenty?

3. Na jakiej podstawie zaprojektować formularz dokumentu?

4. Ile rodzajów formularzy ustala GOST R 6.30-97?

5. W przypadku jakich typów dokumentów stosuje się powszechny formularz?

6. Jakie trwałe detale można zastosować do każdego rodzaju formularza?

7. W jaki sposób można zaznaczyć miejsca na zmienne dane na formularzach?

8. Czym różni się forma ogólna od papieru firmowego?

9. Jakie są wymagania dotyczące produkcji formularza z wizerunkiem godła państwowego Federacji Rosyjskiej lub herbów podmiotów Federacji Rosyjskiej?

10. Co należy dostarczyć do drukarni w celu wykonania formularza?

„Kto jest w czym” - takie podejście w projektowaniu formularzy stosuje wielu rosyjskich urzędników i sekretarzy. Jednocześnie zupełnie zapominają, że forma jest twarzą firmy. Reputacja firmy zależy od tego, jak starannie potraktowałeś jej tworzenie. Dowiedz się, jak pisać oficjalne formularze.

Forma dokumentu zawiera zestaw danych identyfikujących autora oficjalnego dokumentu pisemnego. Zawiera tylko stałe informacje o organizacji – autorze dokumentu, charakteryzujące go jako twórcę oficjalnego dokumentu pisemnego.

Dlaczego używamy formularzy? Czysty dokument to arkusz papieru o standardowym rozmiarze, na którym różne środki techniczne podane szczegóły. Nadaje on informacjom oficjalny charakter i przyspiesza proces tworzenia dokumentu.

Dokument stworzony na papierze firmowym zgodnie z państwową normą ma wysoką jakość wygląd zewnętrzny, łatwy do zauważenia, łatwy w użyciu, przechowywaniu, przekazywaniu dowolnym środkiem komunikacji i spełnia swoją główną funkcję - zachowanie informacji. Ponadto stosowanie formularzy zmniejsza koszty robocizny związanej z jej przygotowaniem.

Kiedy używać formularzy

Przede wszystkim należy pamiętać, że na formularzach powstaje tylko pierwsza strona dokumentu, a pozostałe strony na standardowych kartkach papieru. Jeżeli dokument ma być wysłany na kilka adresów, to na formularzach, które mają być wysłane z organizacji, tworzony jest pierwszy arkusz służby kancelaryjnej każdego egzemplarza dokumentu.

Dokumenty organizacyjne i administracyjne: pisma, zaświadczenia, protokoły, zarządzenia, instrukcje, regulaminy, instrukcje itp. powinny być tworzone na formularzach dokumentów.

Informacje i dokumenty referencyjne: notatki, notatki biurowe, propozycje, zgłoszenia, oświadczenia itp., które mają charakter wewnętrzny i nie są wysyłane do innych organizacji, są tworzone w dniu arkusz standardowy papier ze wszystkimi niezbędnymi szczegółami.

W przypadku tego typu dokumentów możesz opracować formularz elektroniczny formularze i zapisz je na swoim komputerze. Pozwoli to ujednolicić informacje wewnętrzne i dokumenty referencyjne oraz skrócić czas ich tworzenia. Trochę dokumenty organizacyjno-prawne(statut, statut) sporządzane są na standardowych arkuszach papieru A4 ze wszystkimi niezbędnymi szczegółami.

Pojęcie formularza ma pełne zastosowanie tylko do dokumentów papierowych, jednak przy automatyzacji pracy biurowej praktykuje się tworzenie formularze elektroniczne, zawierające elektroniczne obrazy formularzy, których użycie lub wypełnienie umożliwia tworzenie pełnoprawnych dokumentów odpowiadających nowoczesne zasady i ważne formularze papierowe.

Przygotowywanie układów formularzy jest funkcją służby urzędniczej. Do jej obowiązków należy również dostarczanie formularzy jednostkom strukturalnym, monitorowanie prawidłowego korzystania z formularzy, terminowe dokonywanie w nich zmian (jeśli jakieś zaszły w organizacji).

Jak wypełnić dane formularza

Rozmieszczenie detali na formularzach może być podłużne i kątowe.

Na układ podłużny szczegóły są umieszczone wzdłuż górnego marginesu arkusza i wyrównane na szerokość lub do środka.

Na lokalizacja narożna Szczegóły znajdują się po lewej stronie górny róg arkusza i są wyrównane do lewego marginesu lub do środka przydzielonego obszaru.

Każda organizacja ma prawo do wyboru rozmieszczenia szczegółów przy opracowywaniu formularzy. Kompozycja szczegółów formularza nie zależy od wariantu ich lokalizacji i pozostaje niezmieniona.

Godło organizacji (symboliczny obraz graficzny) powinny być zapisane w dokumentach założycielskich organizacji. W Kodeks cywilny RF część 4 podaje następującą definicję: „Godło jest środkiem wizualnej identyfikacji organizacji. Może składać się z oznaczeń słownych, przenośnych, trójwymiarowych i innych lub ich kombinacji w ulubionym kolorze lub kombinacji kolorów.

Jako godło może być użyty znak towarowy (znak usługowy) lub oznaczenie handlowe, które umieszcza się na papierze firmowym zgodnie z dokumenty założycielskie organizacje. Znak towarowy lub oznaczenie handlowe muszą być zarejestrowane. W takim przypadku prawo do korzystania z nich jest chronione prawem, w tym na urzędowych formularzach.

Godło organizacji umieszcza się na formularzu albo w górnym polu nad nazwą organizacji albo w lewym polu na tym samym poziomie co nazwa organizacji - autora dokumentu.

Należy pamiętać, że NIE JEST DOZWOLONE:

zastąpić nazwę organizacji jej godłem na papierze firmowym;
umieścić na formach jednocześnie wizerunek herbu i godła.

Nazwa organizacji – autor dokumentu jest drukowany najpierw w całości, a poniżej - w formie skróconej, ale ściśle zgodnie z dokumentami założycielskimi, na podstawie których ta organizacja została utworzona i działa. Skrócona nazwa jest ujęta w nawiasy kwadratowe.

Kod organizacji jest umieszczony zgodnie z Publiczną Klasyfikatorem Stowarzyszeń Przemysłowych i Przedsiębiorstw (OKPO). Kod OKPO jest elementem elektronicznej identyfikacji organizacji.

Kod typu dokumentu wpisuje się w formularzu zgodnie z publicznym klasyfikatorem dokumentacji zarządczej (OKUD). Kod OKUD jest elementem elektronicznej identyfikacji dokumentów.

Rekwizyty główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej umieszcza się na formularzu zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.

Numer identyfikacyjny podatnika/kod powodu rejestracji (NIP/KPP) są umieszczone na formularzu również zgodnie z dokumentami otrzymanymi od organów podatkowych.

Każda organizacja, w oparciu o standardy państwowe, prowadzi pracę z dokumentami, biorąc pod uwagę specyfikę swojej działalności, technologię dokumentacji i warunki pracy aparatu administracyjnego. Te wewnętrzne zasady formalności odbywa się poprzez publikację lokalnych przepisów (przepisy, zasady, instrukcje). Jednak wymagania organizacji dotyczące wykonywania dokumentów nie powinny być sprzeczne z ustalonymi standardy państwowe wymagania.

Podstawowe zasady wytwarzania form

Opracowując formularze dokumentów i ich dalszą produkcję, należy pamiętać, że podstawowe wymagania dotyczące formularzy dokumentów określa GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne.

Każda organizacja samodzielnie akceptuje sposób wytwarzania formularzy, to znaczy formularze mogą być drukowane w sposób typograficzny, za pomocą druku operacyjnego lub technologii komputerowej bezpośrednio podczas wytwarzania dokumentu. Wyjątkiem są formularze z reprodukcją godła państwowego Federacji Rosyjskiej, które powinny być wykonywane wyłącznie przez przedsiębiorstwa drukarskie i grawerskie, które posiadają certyfikaty zdolności technicznych i technologicznych do wytwarzania tego rodzaju produktu na odpowiednim poziomie jakości.

Najpopularniejszym sposobem tworzenia formularzy jest typografia, ale formularze można tworzyć za pomocą narzędzi do drukowania online lub reprodukować za pomocą komputera. Szablon formularza, na którym drukowany jest tekst dokumentu, musi być przechowywany w pamięci komputera. Do produkcji formularzy stosuje się głównie dwa rozmiary papieru: A4 (210 x 297 mm) i A5 (210 x 148 mm). Każdy arkusz dokumentu, wykonanego zarówno na papierze firmowym, jak i na standardowym arkuszu papieru, musi mieć marginesy co najmniej 20 mm - lewy, 10 - prawy, 20 - górny, 20 - dolny.

Jak napisać list

Na papierze firmowym można umieścić następujące dane (informacje o organizacji):

dane referencyjne o organizacji (adres pocztowy, telefon/fax, adres) E-mail);
kod organizacji dla Ogólnorosyjski klasyfikator instytucje, organizacje i przedsiębiorstwa (OKPO);
główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN);
numer identyfikacyjny podatnika/kod powodu rejestracji (NIP/KPP);
kod formularza dokumentu (OKUD);
znak dla numeru rejestracyjnego i daty dokumentu;
znak, aby odnieść się do numeru i daty dokumentu.

Pobierać

Należy zauważyć, że na papierze firmowym nie jest napisana nazwa rodzaju dokumentu, tj. słowo „List” lub „List biznesowy”.

Na formularzu znajdują się oznaczenia do umieszczenia dwóch cyfr i dwóch dat: jeden znak zawiera datę i numer rejestracyjny dokumentu (pisma), a drugi odsyła do daty i numeru otrzymanego (przychodzącego) dokumentu.

Rodzaje form i cechy ich konstrukcji

Istnieje kilka rodzajów formularzy, z których każdy ma swoje własne zasady rejestracji.

Pobierać
Pobierać
Pobierać
Pobierać

Formularz ogólny służy do rejestracji dokumentów wewnętrznych organizacji. Na takim formularzu nie ma nazwy typu dokumentu i jest to puste miejsce dla wielu rodzajów dokumentów. Ogólna forma organizacji może zawierać następujące dane:

logo firmy lub znak towarowy (znak usługowy);
nazwa organizacji (autora dokumentu);
znak do wpisania daty i numeru dokumentu;
miejsce kompilacji lub powstania dokumentu (punkt geograficzny).

Formularz typu dokumentu różni się od formularza ogólnego tym, że dodawana jest nazwa typu dokumentu (rozkaz, instrukcja, protokół, akt itp.). Wskazane jest tworzenie formularzy typów dokumentów w organizacji, gdy: w dużych ilościach różne rodzaje dokumenty.

Formularz w dwóch językach

Formularz w dwóch językach jest używany w organizacjach podmiotów Federacji Rosyjskiej. Szczegóły formularza, wraz z językiem rosyjskim, są również drukowane w języku narodowym. Nazwa organizacji dnia język państwowy podmiot Federacji Rosyjskiej znajduje się poniżej lub po prawej stronie nazwy w języku rosyjskim.

Nazwa organizacji dnia język obcy umieszczone na formularzu, jeśli jest to zapisane w statucie lub regulaminie organizacji. W tym przypadku jest umieszczony pod nazwą w języku rosyjskim. Jeżeli organizacja prowadzi korespondencję z korespondentami zagranicznymi, wówczas w tym przypadku tworzony jest formularz w dwóch językach. Wszystkie szczegóły są powtórzone w dwóch językach, bez zniekształcania nazwy organizacji, jej formy organizacyjno-prawnej, adresu i danych referencyjnych.

W dużych organizacjach oprócz papieru firmowego organizacje tworzą papiery firmowe dla działów strukturalnych. Takie formularze różnią się tylko tym, że zawierają nazwę jednostki strukturalnej poniżej nazwy organizacji – autora dokumentu. Jednostka strukturalna może posiadać papier firmowy i formularze rodzajów dokumentów, które są często stosowane w tej jednostce strukturalnej (kolejność kierownika jednostki strukturalnej, protokoły itp.).

Tworzone są formularze urzędników dla szefów organizacji, dużych pionów strukturalnych, które mają prawo do podpisywania dokumentów. Nazwisko stanowiska szefa organizacji umieszczone jest pod nazwą organizacji – autora dokumentu. Na papierze firmowym szefów pododdziałów strukturalnych nazwa stanowiska umieszczana jest wraz z nazwą pododdziału strukturalnego.