Ի՞նչ է գրասենյակային աշխատանքը և փաստաթղթերի կառավարումը: Գրասենյակային աշխատանք Ա-ից Զ. Ինչպես ձևաթղթեր կազմել հասարակական կազմակերպություններում

Կայքում առկա նմուշները տեղին են ինչպես սկսնակների, այնպես էլ մասնագետների համար: Նմուշները կազմվում են՝ հաշվի առնելով գործող օրենսդրությունը։ Որոշ նմուշներ կարող են օգտագործվել առանց էական խմբագրման: Նման նմուշի բովանդակության մեջ դուք միայն պետք է մուտքագրեք ձեր կոնկրետ հանգամանքները և ստորագրեք այն: Պետք է հիշել, որ սխալ կազմված փաստաթուղթը կմնա առանց քննարկման, ինչը նշանակում է, որ այն լրացնելու միայն մտածված մոտեցումը երաշխավորում է, որ ձեր դիմումը չի անտեսվի:

Ինչի համար է նմուշը:

Դատարան դիմելու անհրաժեշտություն է առաջանում, երբ անհատի իրավունքը կամ իրավաբանական անձխախտվել է, և անձը դատարան դիմելուց բացի այլ ճանապարհ չունի նրան պաշտպանելու, եթե օրենքով այլընտրանք նախատեսված չէ։

Դուք որոշել եք դիմել դատարան. Դուք ունեք երկու տարբերակ՝ նախ գտնել մասնագետ; երկրորդը` ինքնուրույն հայցադիմում (հայտարարություն) կազմել դատարան: Առաջին դեպքում ամեն ինչ բավականին պարզ է, պետք է վճարել մասնագետի աշխատանքի համար և ստանալ իրավաբանական ծառայությունգրավոր հայցի տեսքով։ Երկրորդ դեպքն ավելի բարդ է.

Դատարանին հայցադիմում գրելը ձեզանից կպահանջի ոչ միայն տիրապետել օրենքի պայմաններին, այլ նաև իմանալ գործող օրենսդրությունը: Եթե դուք չունեք սա, ապա ձեզ անհրաժեշտ կլինեն նմուշներ, կաղապարներ, ստանդարտ ձևեր, որոնք հասանելի են մեր կայքում:

Ինչպես ճիշտ օգտագործել նմուշը

Պետք է հիշել, որ նմուշները հայցադիմումներկան տարբեր բովանդակություն. Ոմանք կարող են պատրաստվել կաղապարի (ստանդարտ ձևի), մյուսները՝ իրական հայցադիմումների տեսքով։ Հայցադիմումի ձևանմուշը, որպես կանոն, չի պարունակում մանրամասն նկարագրություն այն հանգամանքների, որոնք ծառայել են դատարան դիմելու համար: Դիմում կազմողին առաջարկվում է ինքնուրույն մուտքագրել այս հանգամանքները հայցադիմումի բովանդակության մեջ: Այնուամենայնիվ, դա հեշտ չէ անել առանց պատշաճ նախապատրաստման: Եթե դուք չեք կարողանում ճիշտ ձևակերպել հայցադիմումը՝ հիմնվելով ձևանմուշի վրա, ապա դուք փնտրում եք հայցադիմումների օրինակներ՝ պատրաստի բովանդակությամբ։ Կայքում առկա նմուշները տեղին են ինչպես սկսնակների, այնպես էլ մասնագետների համար: Նմուշները կազմվում են՝ հաշվի առնելով գործող օրենսդրությունը։ Որոշ նմուշներ կարող են օգտագործվել առանց էական խմբագրման: Նման նմուշի բովանդակության մեջ դուք միայն պետք է մուտքագրեք ձեր կոնկրետ հանգամանքները և ստորագրեք այն: Պետք է հիշել, որ սխալ կազմված փաստաթուղթը կմնա առանց քննարկման, ինչը նշանակում է, որ այն լրացնելու միայն մտածված մոտեցումը երաշխավորում է, որ ձեր դիմումը չի անտեսվի:

Տեղեկատվության ներբեռնման կանոններ

Համացանցը թույլ է տալիս ոչ միայն դիտել տարատեսակ տեղեկատվություն, այլև այն «վերցնել» ինքներդ ձեզ համար։ դու կարող ես գտնել ճիշտ նյութերև այնուհետև ներբեռնեք այն ձեր համակարգչի սկավառակի վրա: Այս դեպքում տեղեկատվությունը դարձել է ձերը: Սա ձեռնտու է, քանի որ ցանկացած պահի կարող եք բացել այն առանց ինտերնետի, տեղափոխել այն USB ֆլեշ կրիչի կամ սկավառակի վրա: Հնարավոր է նույնիսկ այն փոխանցել էլեկտրոնային փոստով կամ skype-ով։ Այն դեպքում, երբ այս տեղեկատվությունը հեռացվի ինտերնետից, այն դեռ կբացվի ձեր «անփոփոխ» տեսքով: Ցանցից «վերցնելը» նման գործողությունը սովորաբար կոչվում է ներբեռնում: Հիշեցնում ենք, որ կարող եք ներբեռնել և՛ տեքստային տվյալներ, և՛ տեսանյութեր, երաժշտություն, լուսանկարներ և համակարգչային ծրագրեր. Ներբեռնման հետ կապված խնդիրը կարող է լինել այն, որ կա տվյալների յուրաքանչյուր տեսակի ներբեռնման տարբերակ կամ նույնիսկ մի քանի ներբեռնման տարբերակներ: Մենք մի կերպ «ներբեռնում ենք» տեքստը, մեկ այլ եղանակով՝ տեսանյութ կամ երաժշտություն, երրորդում՝ լուսանկարներ և այլն: Ցավոք, ոչ ոք չկա ունիվերսալ հրահանգամեն դեպքում դա իրենն է:

Նմուշը կարող եք ներբեռնել ձևաչափերով՝ TXT, DOC, DOCX, WORD

Ընտրված նմուշը կարող եք պատվիրել ձևաչափերով՝ TXT, DOC, DOCX, WORD կայքի արխիվից։Ստուգում .

Բիզնեսում հաջողությունը մեծապես կախված է դրանից պատշաճ կազմակերպում. Ե՛վ ղեկավարները, և՛ շարքային աշխատողները պետք է լինեն թղթաբանություն։ Որո՞նք են դրա առանձնահատկությունները, ի՞նչ տեսակներ կան, և ի՞նչ կարգավորող փաստաթղթեր պետք է հաշվի առնել աշխատանքային հոսքը կազմակերպելիս:

Ինչ է գրասենյակային աշխատանքը

Ցանկացած կազմակերպություն, անկախ սեփականության ձևից և բնութագրերից, իր գործունեության ընթացքում ստեղծում է թղթերի բազմազանություն: Դրանք կարող են լինել հրամաններ, նամակներ և արձանագրություններ: Դրանք բոլորը վերաբերում են կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերին։

Գրասենյակային աշխատանքը կազմակերպության փաստաթղթերի ստեղծման գործունեությունն է, որը կատարվում է ըստ որոշակի կանոններև պահանջներ։ Ամենից հաճախ ձեռնարկությունները հատուկ աշխատողներ են հատկացնում միայն այս ոլորտում: AT փոքր ընկերություններքարտուղարի գործառույթը կարող է վերապահվել գրեթե ցանկացած աշխատակցի։

Եթե հասկանաք տերմինաբանության էությունը (ինչ է գրասենյակային աշխատանքը), ապա պարզ կդառնա բառի ծագումը։ Սա, առաջին հերթին, ֆիքսումն է պաշտոնական տեղեկատվության նյութական կրողի վրա։ Այս գործընթացի ընթացքում ստեղծվում է այն, որը հետագայում նախաձեռնում է որոշակի գործողություններ։

«Գրասենյակային աշխատանք» տերմինն ինքնին հայտնվել է բավականին վաղուց, բայց միայն անցյալ դարի կեսերին այն պաշտոնապես ձևավորվեց՝ ամրագրվելով ս.թ. նորմատիվ փաստաթղթերպետական մակարդակով։

Գրասենյակային աշխատանք և փաստաթղթերի կառավարում - ինչ է դա:

Կազմակերպությունը չի կարող գոյություն ունենալ օրենքից անկախ։ Դրանում միշտ կա գրասենյակային աշխատանք և փաստաթղթային հոսք։ Ի՞նչ է դա, որո՞նք են թղթերի անցման առանձնահատկությունները, ինչպես ճիշտ ձևակերպել դրանք: Այդ հարցերը լուծում են մասնագետները՝ քարտուղարները, արխիվագետները, կադրերի բաժնի աշխատակիցները։

Գրասենյակային աշխատանքը ներառում է նյութի կրիչի մասին տեղեկատվության ամրագրում, թղթային կամ էլեկտրոնային ակտի ստեղծում: Դրա հիման վրա կառուցվում է կազմակերպության փաստաթղթային հոսքը` պատվերի կամ նամակի շարժում` սկսած դրա ստեղծումից մինչև կատարմամբ և արխիվ ուղարկելով կամ ոչնչացմամբ:

Կախված աշխատողների և կազմակերպության ղեկավարության հետ կապված բիզնես փաստաթղթերի ստեղծման վայրից, փաստաթղթերի հոսքը բաժանվում է արտաքին և ներքին: Պատվերի, պատվերի, նամակի հետագա ուղին կախված կլինի աղբյուրից։

Կազմակերպության ներքին փաստաթղթերի հոսքը ներառում է հետևյալ քայլերը.

Արտաքին աշխատանքային հոսքի փուլերը ընդհանուր առմամբ նման են, բայց կան որոշ տարբերություններ.

Փաստաթղթերը ձեռնարկություն են գալիս դրսից։ Դրանք կարող են լինել բարձր և ցածր կազմակերպությունների, մասնաճյուղերի, իշխանությունների կանոնակարգերի փաստաթղթեր պաշտոնական լիազորություն, դատական կարգադրություններ, քաղաքացիների նամակներ.
Կազմակերպության կողմից ստացված բոլոր բիզնես փաստաթղթերը պետք է անցնեն գրանցման ընթացակարգ: Նա հաստատում է, որ դրանք հսկողության տակ են։
Հաջորդ քայլը փաստաթղթի հետ աշխատելն է, հրահանգների ծանոթացումը կամ կատարումը:
Անհրաժեշտության դեպքում տրվում է պաշտոնական պատասխան։
Վերջին փուլը գրանցումն է երկարաժամկետ կամ արխիվային պահպանման և հնարավոր ոչնչացման համար:

Բացի այդ, կազմակերպության կառավարման հետ կապված, առանձնանում են փաստաթղթերի հոսքի հետևյալ տեսակները.

Փաստաթղթերի շարժման բոլոր փուլերը պարտադիր կերպով գրանցվում են հատուկ ամսագրերում: Դրանք կարող են իրականացվել մի քանի եղանակով.

փաստաթղթերի տեղաշարժ;
փաստաթղթային քարտեր;
էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումն առավել տարածված է կազմակերպությունների ճնշող մեծամասնությունում:

Դատական գրասենյակի աշխատանքի առանձնահատկությունները

Շատերին է հետաքրքրում, թե ինչ է դա և ինչով է տարբերվում ընդհանուրից։ Դատական գործը փաստաթղթերի և իրեղեն ապացույցների մի փոքր այլ փաթեթ է։ Դրա պատշաճ պահպանումն ու տեղաշարժն ապահովում է իրավապահ համակարգի աշխատանքի թափանցիկությունը։ Դատական վարույթը, ի տարբերություն կազմակերպչական, չի կարող լինել կամավոր։ Այն իրականացվում է լիազորված անձանց կողմից և խստորեն վերահսկվում է։ Նրա համար բոլոր փուլերը նորմատիվորեն և խիստ սահմանված են՝ ընդհուպ մինչև ոչնչացում։

Քարտուղարի գործառույթները

Ձեռնարկության աշխատակիցներից շատերը շատ աղոտ պատկերացում ունեն, թե ինչ է գրասենյակային աշխատանքը և փաստաթղթերի կառավարումը: Քարտուղարի համար սա մասնագիտական գործունեություն է։

Ձեռնարկության քարտուղարությունը հիմնական գործառույթն իրականացնում է ըստ աշխատանքի ձևի և առանձնահատկությունների, ձեռնարկության գրասենյակային ծառայության կազմակերպումը բաժանվում է հետևյալ տեսակների.

Կենտրոնացված - բոլոր քարտուղարները գտնվում են նույն բաժնում և զեկուցում են գլխավոր քարտուղարին կամ ավագ քարտուղարին:
Ապակենտրոնացված - քարտուղարներն ու աշխատակիցները, ովքեր կատարում են իրենց պարտականությունները, ցրվում են կազմակերպության ստորաբաժանումներում և զեկուցում են տարբեր ղեկավարների:
Խառը - առավել տարածված խոշոր կազմակերպություններում:

Ձեռնարկությունում փաստաթղթային հոսքի առանձնահատկությունները ուղղակիորեն կախված են նրանից, թե քարտուղարության ինչ ձև է ընդունվելու:

Գրասենյակային աշխատանքի հրահանգներ

Անկախ սեփականության չափից և ձևից, ցանկացած կազմակերպություն պետք է ունենա փաստաթղթերի տեղաշարժը կարգավորող կանոնակարգ: Ինչ է դա և ինչպես պատրաստել: Այս հարցը հուզում է ոչ միայն քարտուղարներին, այլեւ ղեկավարներին։

Գրասենյակային աշխատանքի հրահանգը կազմակերպության ներքին կարգավորող ակտ է, որը հաստատվել է ղեկավարության հրամանով կամ հրամանով, անսահմանափակ ժամկետով: Այն հստակեցնում է փաստաթուղթը հանձնելու բոլոր փուլերը, տալիս է պաշտոնների ցուցակներ, որոնց ստորագրությունները կարող են հավաստել պաշտոնական փաստաթղթերի իսկությունը, տրամադրում է դիզայնի նմուշներ, ձևաթղթեր և ձևաթղթեր:

Արձանագրությունների վարում

Փաստաթղթերի հոսքի ցածր մակարդակ ունեցող փոքր կազմակերպություններում (տարեկան 200-ից պակաս) հարց չի առաջանում, թե ինչ է հաշվառումը: Ամեն ինչ որոշում են իրենք՝ աշխատակիցները կամ նույնիսկ ղեկավարը։

Եթե հաշվառման պարտականությունները աշխատողի համար անմիջական չեն և նախատեսված չեն նրա աշխատանքային պայմանագրում, ապա այդ գործառույթները վերապահելու մասին հրամանագիր պետք է կայացվի: Այս փաստաթուղթը պետք է մանրամասնի լրացուցիչ պարտականություններ, պարտականություններ և փոխհատուցում:

Անձնակազմի գրասենյակային աշխատանքի առանձնահատկությունները

Եթե կազմակերպությունում գոնե մեկ աշխատող աշխատի, ուրեմն անպայման կստեղծեն աշխատանքային փաստաթղթեր. Հարցը, թե ինչ է կադրային գրասենյակային աշխատանքը, հատկապես արդիական է սակավաթիվ աշխատող ունեցող ձեռնարկությունների համար։

Անձնակազմի գրառումների կառավարումն իրենից ներկայացնում է հատուկ փաստաթղթերի տեղաշարժի ապահովում աշխատանքային գործունեությունձեռնարկության աշխատակիցներ. Սովորաբար այդ պարտականությունները կատարում են հատուկ ստորաբաժանման աշխատակիցները՝ անձնակազմի բաժինը: Նրանց գործառույթները ներառում են ստացում, մշակում և պահպանում անձնակազմի փաստաթղթեր. Ներառյալ անձնական տվյալների մշակումը, որը գաղտնի է:

Անձնակազմի աշխատանքային հոսքը սովորաբար պահպանվում է ընդհանուրից առանձին՝ պահպանելով գաղտնիության և պահպանման առանձնահատկությունները:

Գրասենյակի աշխատանքային հոսքի օպտիմալացում

Չնայած թվային տեխնոլոգիաների արագ զարգացմանը, շատ կազմակերպություններ դժվարանում են օպտիմալացնել փաստաթղթերի հոսքը: Նրանք շարունակում են հին ձևով թղթային նամակագրություն վարել և սովորական գրանցման մատյաններ պահել։

Սա պայմանավորված է երկու գործոնով.

դիմադրություն ձեռնարկության աշխատակիցների նորարարություններին.
ֆինանսների բացակայություն.

Կառավարիչները պետք է հիշեն, որ զգալի ներդրումներով աշխատանքային հոսքի օպտիմալացումը նկատելի տնտեսական էֆեկտ է տալիս:

Ակտը որոշակի փաստեր կամ իրադարձություններ հաստատող փաստաթուղթ է: Աշխատողի հետ կապված կարող են կազմվել հետևյալ ակտերը՝ աշխատանքային պարտավորությունների խախտման համար բացատրություններ տալուց հրաժարվելու, հրամաններին ծանոթանալուց հրաժարվելու, ծանուցումներին ծանոթանալուց հրաժարվելու, հարբածության փաստը պարզելու մասին. և այլ գործողություններ:

Ամսագրեր - անձնակազմի փաստաթղթեր, որոնք ցույց են տալիս կազմակերպությունում հրապարակված փաստաթղթերի վերաբերյալ բոլոր մանրամասները և տեղեկատվությունը (օրինակ, ծանուցումների գրանցման մատյան, ներկայացումների գրանցման մատյան և այլ մատյաններ):

Հայտարարություններ, հրամաններ և ծանուցումներ

Դիմումը աշխատողի դիմումն է գործատուին կամ կազմակերպությանը: Սովորաբար, հայտարարությունները պարունակում են աշխատողի խնդրանք կամ առաջարկություն՝ ինչ-որ գործողություններ ձեռնարկելու համար: Աշխատակիցը կարող է կազմել հետևյալ դիմումները՝ աշխատանքի ընդունվելու, աշխատանքից ազատվելու համար սեփական կամքըարձակուրդ տրամադրելու մասին։

Պատվերները նույնպես անձնակազմի ծառայության ընդհանուր փաստաթղթեր են։ Հրամանն է իրավական ակտհրապարակել է կազմակերպության ղեկավարը։ Պատվերները բաժանվում են երկու խմբի՝ ըստ հիմնական գործունեության և ըստ անձնակազմի։ Հիմնական գործունեության պատվերները ներառում են՝ տեղական կանոնակարգերը (կանոնակարգեր, պայմանագրեր) թողարկելու և փոփոխելու հրամաններ, արձակուրդի ժամանակացույցը հաստատելու, անձնակազմի աղյուսակը հաստատելու և փոփոխելու վերաբերյալ: Անձնակազմի վերաբերյալ հրամանները ներառում են աշխատողների ընդունման, տեղափոխման, աշխատանքից ազատման, տրամադրման հրամաններ տարբեր տեսակներարձակուրդների, գործուղման, խրախուսանքի մասին.

Ծանուցումը կադրային փաստաթղթի նմուշ է, որը պարունակում է ինչ-որ բանի մասին ծանուցում: Որպես կանոն, մեջ անձնակազմի գրասենյակային աշխատանքծանուցումները պարունակում են տեղեկատվություն աշխատանքային պայմանագրի կողմերի կողմից սահմանված պայմանների փոփոխության մասին (օրինակ՝ աշխատանքային պայմանագրի դադարեցման մասին ծանուցում, այլ վայր տեղափոխման մասին ծանուցում, աշխատանքի կրճատման մասին ծանուցում և այլն):

Պայմանագրերը որպես կադրային փաստաթղթերի հիմնական տեսակ

Անձնակազմի գրառումների կառավարման մեջ օգտագործվում են այնպիսի փաստաթղթեր, ինչպիսիք են աշխատանքային պայմանագրերը և պատասխանատվության պայմանագրերը:

Սահմանող հիմնական փաստաթուղթ աշխատանքային հարաբերություններաշխատողի և գործատուի միջև է աշխատանքային պայմանագիր. Համաձայն Արվեստի. Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 56-րդ հոդվածը սահմանում է, որ աշխատանքային պայմանագիրը գործատուի և աշխատողի միջև պայմանագիր է, համաձայն որի գործատուն պարտավորվում է աշխատողին ապահովել աշխատանքով, ապահովել աշխատանքային պայմանները օրենքով և այլ իրավական ակտերով սահմանված կարգով. ժամանակին և սահմաններում լրիվ չափսվճարել աշխատավարձերը. Աշխատակիցը պարտավորվում է անձամբ կատարել որոշակի աշխատանքային գործառույթ, պահպանել աշխատանքային ներքին կանոնակարգի կանոնները:

Անձնակազմի փաստաթղթերի այլ ձևեր. ցանկ

Աշխատանքային հրահանգներ. Աշխատանքի նկարագրություն- սա տեղական ակտ է, որը տրվել է կազմակերպության կառուցվածքում աշխատողի տեղը, աշխատանքային գործունեության իրականացման ընթացքում նրա պարտականությունները, իրավունքներն ու պարտականությունները որոշելու համար:

Անձնակազմի այլ փաստաթղթեր: Լրացուցիչ փաստաթղթերը ներառում են նախնական հաշվետվություն, արձակուրդի ժամանակացույց (T-7), հուշագիր, նշում - հաշվարկ (ձև T-60 և T-61), անձնական քարտ (ձև T-2), բացատրական գրություն, անձնակազմ ( ձև T-3) և այլ փաստաթղթեր:

Մեր առցանց ծառայության միջոցով դուք կարող եք լրացնել ձևերը անձնակազմի փաստաթղթերև ներբեռնել պատրաստի նմուշներ Word կամ PDF ձևաչափով:

Պաշտոնական փաստաթղթեր ստեղծված օրինական կամ անհատներ, պետք է կազմվի և վավերացվի սահմանված կարգով։

Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերը կազմելիս ընդունված է օգտագործել նախապես պատրաստված ձևը:

Փաստաթղթի ձևը, ԳՕՍՏ Ռ 51141-98-ի սահմանման համաձայն, «դետալների մի շարք է, որը նույնականացնում է պաշտոնական գրավոր փաստաթղթի հեղինակին»: ԳՕՍՏ Ռ 51141-98. Գրասենյակային աշխատանք և արխիվացում։ Տերմիններ և սահմանումներ. Մ., 1998.-Ս. 2, կետ 44։

Փաստաթղթերի ձևերը կարող են տպագրվել տպարանում, իսկ ԱՀ-ից օգտվելիս ձևը կարող է մուտքագրվել մեքենայի հիշողության մեջ և ավտոմատ կերպով դուրս գալ փաստաթուղթը տպելիս: Ինչ ձևով էլ կազմվի ձևը, անհրաժեշտ է հաշվի առնել որոշակի պահանջներ, որոնք սահմանված են ԳՕՍՏ Ռ 6.30-97 ձևաթղթերի տեսակների, դրանց ձևավորման, հաշվառման և պահպանման, ներառյալ պետական զինանշանի պատկերով ձևաթղթերի համար: Ռուսաստանի Դաշնություն, Ռուսաստանի Դաշնության սուբյեկտների զինանշաններ.

Ձևաթղթերը պետք է պատրաստվեն սպիտակ թղթի կամ համապատասխան որակի բաց գույների թղթի վրա։

Փաստաթղթերի ձևաթղթերը նախագծելիս ձևաթղթերի վրա օգտագործվող դետալների տեղակայման գոտիների չափերը պետք է համապատասխանեն նմուշի բանալիում տրվածներին:

Մշտական մանրամասները ձևաթղթի վրա կիրառվում են դետալների ձևավորման համար սահմանված չափերի և կանոնների համաձայն, որոշ փոփոխական դետալների տեղերը, որոնք պետք է լինեն ձևի վերին (վերնագիր) մասում, նշվում են անկյունների տեսքով կամ տողեր։ Նաև անկյունները նշում են փաստաթղթի դաշտերը և ձևի ներքևում կիրառվող մանրամասների գտնվելու վայրը:

Փաստաթղթերի ձևերը կարող են պատրաստվել A4 և A5 ձևաչափերով, մանրամասների գտնվելու վայրի անկյունային և երկայնական տարբերակներով: Տպագրական եղանակով կամ համակարգչային տեխնիկայի օգնությամբ ձևաթղթերը պատրաստելիս մանրամասները միշտ կազմվում են կենտրոնացված ձևով, իսկ գրամեքենայով պատրաստվելիս՝ դրոշակային ձևով։

Կազմակերպության, կառուցվածքային ստորաբաժանման, պաշտոնատար անձի համար սահմանվում են ձևերի հետևյալ տեսակները՝ ընդհանուր ձև. նամակագիր; ձեւը կոնկրետ տեսակփաստաթուղթ։

Ընդհանուր ձևը օգտագործվում է ցանկացած տեսակի փաստաթղթի պատրաստման համար, բացառությամբ նամակի:

Ընդհանուր ձևի վրա, կախված կազմակերպության բաղկացուցիչ փաստաթղթերից, կարող են կիրառվել հետևյալ մշտական տվյալները.

01 - Ռուսաստանի Դաշնության պետական զինանշան;

02 - Ռուսաստանի Դաշնության սուբյեկտի զինանշան;

03 - կազմակերպության զինանշանը կամ ապրանքային նշանը (սպասարկման նշանը).

04 - կազմակերպության կոդը;

06 - կազմակերպության անվանումը; 12 - փաստաթղթի կազմման վայրը.

Փոփոխական մանրամասների համար տողերի տեսքով սահմանափակող նշանները կիրառվում են ընդհանուր ձևի վրա. մանրամասների համար.

09 - փաստաթղթի ամսաթիվ;

10 - փաստաթղթի գրանցման համարը (այս ռեկվիտիվի համար նախապես տպվում է նաև «Ոչ» նշանը):

Անկյունների տեսքով առանձնանում են հետևյալ մանրամասների տեղակայումները.

14 - հասցեատեր (հատկանիշի սկիզբը և վերջը, որը միաժամանակ ցույց է տալիս աջ դաշտի սահմանը);

17 - փաստաթղթի տեքստի վերնագիր.

18 - հսկիչ նշան;

28 - նշում կազմակերպության կողմից փաստաթղթի ստացման վրա.

29 - փաստաթղթի էլեկտրոնային պատճենի նույնացուցիչ:

Պահանջվող 04 «Կազմակերպության ծածկագիրը» և 09 «Փաստաթղթի ամսաթիվը» և 10 «Փաստաթղթի գրանցման համարը» ռեկվիզիտների միջև թողնում են 08 «Փաստաթղթի տեսակի անվանումը» պահանջը կիրառելու (տպագրելու) համար։

Երբ փաստաթղթի տեսակի անվանումը մուտքագրվում է ընդհանուր ձևի մեջ, օրինակ՝ «պատվեր», «ակտ», «արձանագրություն», այս ձևը դառնում է որոշակի տեսակի փաստաթղթի ձև՝ պատվերի ձև, ակտ ձև, արձանագրության ձև և այլն: Այսպիսով, որոշակի տեսակի ձև Փաստաթուղթը իրականում ընդհանուր ձևի տեսակ է, քանի որ ընդհանուր ձևը, առանց փաստաթղթի տեսակի անվանման, ընդհանրապես չի օգտագործվում կազմակերպչական և վարչական կազմման ժամանակ: փաստաթղթեր.

Պահանջվող 05 «Փաստաթղթի ձևի ծածկագիրը» ձևաթղթի վրա դրոշմվում է որոշակի տեսակի փաստաթուղթ տրամադրելիս, քանի որ փաստաթղթի յուրաքանչյուր տեսակ (տարբերակ) ունի իր ծածկագիրը: միասնական ձևըստ OKUD-ի.

Ընդհանուր ձևի և որոշակի տեսակի փաստաթղթի ձևերի նմուշները տրված են Հավելվածում: 2-6.

Նամակի ձևն օգտագործվում է միայն մեկ տեսակի փաստաթղթի կազմում՝ սպասարկման նամակ, ուստի կարիք չկա դրանում նշել փաստաթղթի տեսակի անվանումը: Բլանկի մեջ 10 «Փաստաթղթի տեսակի անվանումը» ռեկվիտիվի տեղում դրվում է «Կազմակերպության վերաբերյալ տեղեկանքային տվյալներ» 07, իսկ 12 «Փաստաթղթի կազմման վայրը» ռեկվիդիվը 11 «Հղում. փաստաթղթի գրանցման համարը և ամսաթիվը» տեղադրվում է, որն այդքան անհրաժեշտ է նամակագրության համար։

07 «Կազմակերպության վերաբերյալ տեղեկատու տվյալներ» պարտադիր պայմանում առկա է տեղեկատվություն կազմման վայրի մասին, հետևաբար կարիք չկա օգտագործել 12 «Փաստաթղթի տեղը»:

Այսպիսով, նամակի ձևը ընդհանուր ձևից տարբերվում է միայն երկու մանրամասնությամբ. Մնացած բոլոր մանրամասները, որոնց համար ընդհանուր ձևաթղթի վրա նշվում են անկյունների տեսքով նշաններ, օգտագործվում են նաև բլանկի վրա և կազմվում են նույն կանոններով: Նամակները ներառված են հավելվածում: 7-10։

Կազմակերպության կամ պաշտոնատար անձի կառուցվածքային ստորաբաժանման ձևը ձևավորվում է, եթե ստորագրելու իրավունք ունի ստորաբաժանման ղեկավարը կամ պաշտոնատար անձը: Կառուցվածքային ստորաբաժանման անվանումը կամ պաշտոնի անվանումը ձևաթղթի վրա դրվում է 06 «Կազմակերպության անվանումը» պարտադիրից հետո:

Նմուշի ձևեր պաշտոնյաներըտրված է հավելվածում։ 11, 12.

Ռուսաստանի Դաշնության պետական զինանշանի և Ռուսաստանի Դաշնության բաղկացուցիչ սուբյեկտների զինանշանների վերարտադրմամբ կազմակերպությունների ձևերը (կնիքների ձևաթղթերը). տպագրական արտադրանքհաշվառվելու համար։

Դրոշմավորված ձևաթղթերը պատրաստում են միայն տպագրական և դրոշմափորագրող ձեռնարկությունները, որոնք ունեն գործունեության համապատասխան տեսակի լիցենզիաներ և տեխնիկական և տեխնոլոգիական հնարավորությունների առկայության վկայականներ: որակյալ մշակումապրանքի նշված տեսակը.

Տպարանում բլանկի կամ որևէ այլ ձևաթղթի պատրաստման համար անհրաժեշտ է ձևաթղթի դասավորություն կազմել 1:1 մասշտաբով, որի վրա պետք է կիրառվեն մշտական դետալներ, փոփոխական մանրամասների համար անհրաժեշտ նշանները և նշված են դետալների տեղակայման համար նախատեսված տարածքների չափերը: Անհրաժեշտ է նշել թղթի տեսակը և գույնը, ընտրել անհրաժեշտ տառատեսակները, նշել տպաքանակը, պայմանավորվել արտադրության ժամկետների և արժեքի շուրջ։ Ձևի դասավորությունը պետք է պարունակի նշում, որ կազմակերպության ղեկավարը թույլ է տալիս տպել այս դասավորությունը (սովորաբար գրվում է «Ես թույլ եմ տալիս» բառը): Նաև հատակագծի վրա պետք է լինի կազմակերպության ղեկավարի ստորագրությունը և կնիքը:

Կազմակերպության բլանկները պետք է ունենան հերթական համարներ, որոնք փակցվում են տպագրական եղանակով կամ համարակալմամբ։ Երբեմն այդ թվերի շարքը փակցվում է դրոշմավորված ձևաթղթերի վրա: Դրոշմված ձևի յուրաքանչյուր տեսակ գրանցվում է առանձին ամսագրում (կամ գրանցման և հաշվառման այլ ձևերում), իսկ ձևաթղթերն իրենք պահվում են ապահով կողպված և կնքված պահարաններում: Դրանց ոչնչացումը տեղի է ունենում սահմանված կարգով՝ գրանցման ձևում նշումով ակտի համաձայն։

Արտադրության, պահպանման, հաշվառման, թողարկման կազմակերպումը, կազմակերպություններում կնքված (նաև պարզ) ձևաթղթերի առկայության ստուգումը հանձնարարվում է գրասենյակային աշխատանքների համար պատասխանատու ստորաբաժանմանը: Ցանկացած կազմակերպության գրասենյակային աշխատանքի ցուցումներում պետք է լինի բաժին, որը նկարագրում է կազմակերպության ձևաթղթերի պատրաստման և օգտագործման կարգը:

Ռուսաստանի Դաշնության պետական զինանշանի, ֆեդերացիայի բաղկացուցիչ սուբյեկտների զինանշանների վերարտադրմամբ ձևաթղթերի արտադրության և պահպանման ընդհանուր պահանջները ներկայացված են բաժնում: 5 ԳՕՍՏ Ռ 6.30-97 «Փաստաթղթային միասնական համակարգեր. միասնական համակարգկազմակերպչական և վարչական փաստաթղթեր. Փաստաթղթերի պահանջներ.

թեստի հարցեր

1. Ո՞րն է փաստաթղթի ձևը ԳՕՍՏ Ռ51141-98-ի սահմանման համաձայն:

2. Ի՞նչ մեթոդներ կարող են օգտագործվել դատարկ փաստաթղթեր ստեղծելու համար:

3. Ո՞րն է փաստաթղթի ձևի նախագծման հիմքը:

4. Քանի՞ տեսակի ձևեր են սահմանվում ԳՕՍՏ Ռ 6.30-97-ով:

5. Փաստաթղթերի ո՞ր տեսակների համար է օգտագործվում ընդհանուր ձևը:

6. Ի՞նչ մշտական մանրամասներ կարելի է կիրառել յուրաքանչյուր տեսակի ձևի համար:

7. Ի՞նչ եղանակներով կարելի է ձևաթղթերի վրա նշել փոփոխական մանրամասների տեղերը:

8. Ինչո՞վ է ընդհանուր ձևը տարբերվում բլանկից:

9. Ի՞նչ պահանջներ են ներկայացնում Ռուսաստանի Դաշնության պետական զինանշանի պատկերով կամ Ռուսաստանի Դաշնության սուբյեկտների զինանշանների ձևաթղթի պատրաստման համար:

10. Ի՞նչ պետք է ներկայացվի տպարան՝ ձևաթղթի պատրաստման համար։

«Ով ինչքանով է» - ձևաթղթերի ձևավորման այս մոտեցումն օգտագործվում է շատ ռուս գործավարների և քարտուղարների կողմից: Ընդ որում, նրանք լիովին մոռանում են, որ ձեւը ընկերության դեմքն է։ Ընկերության հեղինակությունը կախված է նրանից, թե որքան ուշադիր եք վերաբերվել դրա ստեղծմանը: Իմացեք, թե ինչպես գրել պաշտոնական ձևեր:

Փաստաթղթի ձևը պարունակում է մի շարք մանրամասներ, որոնք բացահայտում են պաշտոնական գրավոր փաստաթղթի հեղինակը: Այն պարունակում է միայն մշտական տեղեկատվություն կազմակերպության՝ փաստաթղթի հեղինակի մասին՝ նրան բնութագրելով որպես պաշտոնական գրավոր փաստաթղթի ստեղծող։

Ինչու՞ ենք մենք օգտագործում ձևեր: Դատարկ փաստաթուղթը ստանդարտ չափսի թղթի թերթիկ է, որի վրա տարբեր տեխնիկական միջոցներտրամադրված մանրամասները: Այն տեղեկատվությանը տալիս է պաշտոնական բնույթ և արագացնում է փաստաթղթի ստեղծման գործընթացը։

Պետական ստանդարտին համապատասխան բլանկի վրա ստեղծված փաստաթուղթն ունի բարձր որակ տեսքը, հեշտ ընկալելի, հարմար է օգտագործելու, պահելու, փոխանցելու ցանկացած կապի միջոցով և կատարում է իր հիմնական գործառույթը՝ տեղեկատվության պահպանումը։ Բացի այդ, ձևաթղթերի օգտագործումը նվազեցնում է դրա պատրաստման աշխատանքային ծախսերը:

Երբ օգտագործել ձևերը

Նախևառաջ պետք է հիշել, որ ձևաթղթերի վրա կազմված է միայն փաստաթղթի առաջին էջը, իսկ մնացած էջերը՝ ստանդարտ թղթի թերթիկների վրա: Եթե փաստաթուղթը պետք է ուղարկվի մի քանի հասցեներով, ապա ձևաթղթերի վրա ստեղծվում է փաստաթղթի յուրաքանչյուր օրինակի գործավարության առաջին թերթիկը, որը նախատեսված է ուղարկել կազմակերպությունից:

Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերնամակներ, վկայագրեր, արձանագրություններ, հրամաններ, հրահանգներ, կանոնակարգեր, հրահանգներ և այլն: պետք է ստեղծվի փաստաթղթերի ձևերի վրա:

Տեղեկատվություն և տեղեկատու փաստաթղթեր: հուշագրեր, գրասենյակային նշումներ, առաջարկները, ներկայացումները, հայտարարությունները և այլն, որոնք ներքին են և չեն ուղարկվում այլ կազմակերպություններին, ստեղծվում են ս.թ. ստանդարտ թերթիկթուղթ՝ բոլոր անհրաժեշտ մանրամասներով։

Այս տեսակի փաստաթղթերի համար կարող եք զարգացնել էլեկտրոնային ձևձևերը և պահեք դրանք ձեր համակարգչում: Սա կմիավորի ներքին տեղեկատվությունն ու տեղեկատու փաստաթղթերը և կնվազեցնի դրանց ստեղծման ժամանակը: Մի քանի կազմակերպչական և իրավական փաստաթղթեր(կանոնադրություն, ասոցիացիայի հուշագիր) կազմվում են A4 ֆորմատի ստանդարտ թերթիկների վրա՝ բոլոր անհրաժեշտ մանրամասներով:

Ձևի հայեցակարգը լիովին կիրառելի է միայն թղթային փաստաթղթերի համար, սակայն գրասենյակային աշխատանքը ավտոմատացնելիս կիրառվում է ստեղծել էլեկտրոնային ձևեր, որը պարունակում է ձևաթղթերի էլեկտրոնային պատկերներ, որոնց օգտագործումը կամ լրացումը թույլ է տալիս ստեղծել լիարժեք փաստաթղթեր, որոնք համապատասխանում են. ժամանակակից կանոններև վավեր թղթային ձևաթղթեր:

Ձևաթղթերի դասավորության պատրաստումը գործավարության գործառույթն է: Նրա պարտականությունները ներառում են նաև կառուցվածքային ստորաբաժանումներին ձևաթղթեր տրամադրելը, ձևաթղթերի ճիշտ օգտագործման մոնիտորինգը, դրանցում ժամանակին փոփոխություններ կատարելը (եթե այդպիսիք եղել են կազմակերպությունում):

Ինչպես լրացնել ձևի մանրամասները

Ձևաթղթերի վրա մանրամասների գտնվելու վայրը կարող է լինել երկայնական և անկյունային:

ժամը երկայնական դասավորությունմանրամասները տեղադրվում են թերթի վերին եզրի երկայնքով և հավասարեցվում են լայնությամբ կամ կենտրոնում:

ժամը անկյունի գտնվելու վայրըՄանրամասները գտնվում են ձախ կողմում վերին անկյունթերթիկ և հավասարեցված են կամ ձախ եզրին կամ հատկացված տարածքի կենտրոնին:

Յուրաքանչյուր կազմակերպություն իրավունք ունի ձևաթղթեր մշակելիս ընտրել մանրամասների տեղադրումը: Ձևի մանրամասների կազմը կախված չէ դրանց գտնվելու վայրի տարբերակից և մնում է անփոփոխ։

Տարբերանշանկազմակերպությունը (խորհրդանշական գրաֆիկական պատկեր) պետք է ամրագրվի կազմակերպության բաղկացուցիչ փաստաթղթերում: AT Քաղաքացիական օրենսգիրքՌԴ 4-րդ մասում տրվում է հետևյալ սահմանումը. «Գրանշանը կազմակերպության տեսողական նույնականացման միջոց է։ Այն կարող է բաղկացած լինել բանավոր, փոխաբերական, եռաչափ և այլ նշումներից կամ դրանց համակցություններից ձեր սիրած գույնի կամ գունային համադրության մեջ:

Որպես տարբերանշան կարող է օգտագործվել ապրանքային նշան (սպասարկման նշան) կամ առևտրային նշում, որոնք դրվում են բլանկի վրա՝ համաձայն. հիմնադիր փաստաթղթերկազմակերպությունները։ Ապրանքային նշանը կամ առևտրային անվանումը պետք է գրանցված լինի: Այս դեպքում դրանց օգտագործման իրավունքը պաշտպանված է օրենքով, այդ թվում՝ պաշտոնական ձևաթղթերի վրա։

Կազմակերպության զինանշանը ձևաթղթի վրա դրվում է կամ կազմակերպության անվան վերևի վերևի դաշտում կամ ձախ դաշտում՝ կազմակերպության անվանման հետ նույն մակարդակում՝ փաստաթղթի հեղինակ:

Կարևոր է հիշել, որ ՉԻ ԹՈՒՅԼԱՏՎՈՒՄ.

կազմակերպության անվանումը փոխարինել իր զինանշանով բլանկի վրա.
ձևաթղթերի վրա տեղադրել զինանշանի պատկերը և զինանշանը միաժամանակ։

Կազմակերպության անվանումը՝ փաստաթղթի հեղինակտպագրվում է նախ՝ ամբողջությամբ, իսկ ստորև՝ կրճատ ձևով, բայց խստորեն համապատասխան այն բաղկացուցիչ փաստաթղթերին, որոնց հիման վրա ստեղծվել և գործում է այս կազմակերպությունը: Կրճատ անվանումը փակցված է փակագծերում։

Կազմակերպության կոդըամրացված է արդյունաբերական ասոցիացիաների և ձեռնարկությունների հանրային դասակարգչի (OKPO) համաձայն: OKPO կոդը կազմակերպության էլեկտրոնային նույնականացման տարր է:

Փաստաթղթի տեսակի կոդըձևաթղթում մուտքագրվում է կառավարման փաստաթղթերի հանրային դասակարգչի (OKUD) համաձայն: OKUD կոդը էլեկտրոնային փաստաթղթի նույնականացման տարր է:

Պահեստամասեր հիմնական պետական գրանցման համարը (OGRN)իրավաբանական անձը ձևաթղթում տեղադրվում է հարկային մարմինների կողմից տրված փաստաթղթերին համապատասխան:

Հարկ վճարողի նույնականացման համարը / գրանցման պատճառի ծածկագիրը (TIN / KPP)ձևաթղթի վրա փակցվում են նաև հարկային մարմիններից ստացված փաստաթղթերին համապատասխան:

Յուրաքանչյուր կազմակերպություն պետական ստանդարտների հիման վրա աշխատանքներ է իրականացնում փաստաթղթերի հետ՝ հաշվի առնելով իր գործունեության առանձնահատկությունները, փաստաթղթավորման տեխնոլոգիան, վարչական ապարատի աշխատանքային պայմանները: Սրանք ներքին կանոններթղթաբանությունն իրականացվում է տեղական կանոնակարգերի (կանոնակարգեր, կանոններ, հրահանգներ) հրապարակման միջոցով: Այնուամենայնիվ, փաստաթղթերի կատարման համար կազմակերպության պահանջները չպետք է հակասեն սահմանվածին պետական ստանդարտներըպահանջները։

Ձևաթղթերի արտադրության հիմնական կանոնները

Փաստաթղթերի ձևաթղթեր մշակելիս և դրանց հետագա արտադրությունը պետք է հիշել, որ փաստաթղթերի ձևերի հիմնական պահանջները սահմանված են ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003 «Միասնական փաստաթղթային համակարգեր. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ. Փաստաթղթերի պահանջներ.

Յուրաքանչյուր կազմակերպություն ընդունում է ձևաթղթերի պատրաստման եղանակը ինքնուրույն, այսինքն՝ ձևաթղթերը կարող են տպագրվել տպագրական եղանակով՝ գործառնական տպագրության կամ համակարգչային տեխնոլոգիայի միջոցով անմիջապես փաստաթղթի պատրաստման ժամանակ։ Բացառություն են կազմում Ռուսաստանի Դաշնության պետական զինանշանի վերարտադրմամբ ձևաթղթերը, որոնք պետք է պատրաստվեն միայն տպագրական և դրոշմափորագրող ձեռնարկությունների կողմից, որոնք ունեն տեխնիկական և տեխնոլոգիական հնարավորությունների վկայականներ այս տեսակի արտադրանքը պատշաճ որակի մակարդակով արտադրելու համար:

Ձևաթղթեր պատրաստելու ամենատարածված ձևը տպագրական է, բայց ձևերը կարող են պատրաստվել առցանց տպագրական գործիքների միջոցով կամ վերարտադրվել համակարգչի միջոցով: Ձևի ձևանմուշը, որի վրա տպված է փաստաթղթի տեքստը, պետք է պահվի համակարգչի հիշողության մեջ: Ձևաթղթերի արտադրության համար հիմնականում օգտագործվում են թղթի երկու չափսեր՝ A4 (210 x 297 մմ) և A5 (210 x 148 մմ): Փաստաթղթի յուրաքանչյուր թերթ, որը կազմված է ինչպես բլանկի վրա, այնպես էլ ստանդարտ թերթիկի վրա, պետք է ունենա առնվազն 20 մմ եզրեր՝ ձախ, 10՝ աջ, 20՝ վերև, 20՝ ներքև:

Ինչպես գրել նամակ

Բլանկի վրա կարելի է տեղադրել հետևյալ մանրամասները (կազմակերպության մասին տեղեկությունները).

տեղեկատու տվյալներ կազմակերպության մասին (փոստային հասցե, հեռախոս/ֆաքս, հասցե Էլ);
կազմակերպության կոդը համար Համառուսական դասակարգիչհաստատություններ, կազմակերպություններ և ձեռնարկություններ (OKPO);
հիմնական պետական գրանցման համարը (OGRN);
հարկ վճարողի նույնականացման համարը / գրանցման պատճառի ծածկագիրը (TIN / KPP);
փաստաթղթի ձևի ծածկագիր (OKUD);
փաստաթղթի գրանցման համարի և ամսաթվի նշան.
նշել փաստաթղթի համարը և ամսաթիվը:

Բեռնել

Հարկ է նշել, որ բլանկի վրա գրված չէ փաստաթղթի տեսակի անվանումը, այսինքն. «Նամակ» կամ «Գործնական նամակ» բառը։

Ձևաթղթում կան նշաններ երկու թվերի և երկու ամսաթվերի վրա. մեկ նշանը պարունակում է փաստաթղթի (նամակի) ամսաթիվը և գրանցման համարը, իսկ մյուսը հղում է տալիս ստացված (մուտքային) փաստաթղթի ամսաթվին և համարին:

Ձևերի տեսակները և դրանց ձևավորման առանձնահատկությունները

Կան մի քանի տեսակի ձևեր, որոնցից յուրաքանչյուրն ունի գրանցման իր կանոնները:

Բեռնել
Բեռնել
Բեռնել
Բեռնել

Ընդհանուր ձևը օգտագործվում է կազմակերպության ներքին փաստաթղթերի գրանցման համար: Նման ձևաթղթի վրա չկա փաստաթղթի տեսակի անվանում, և այն դատարկ է բազմաթիվ տեսակի փաստաթղթերի համար: Կազմակերպության ընդհանուր ձևը կարող է պարունակել հետևյալ մանրամասները.

ընկերության լոգոն կամ ապրանքային նշան (սպասարկման նշան);
կազմակերպության անվանումը (փաստաթղթի հեղինակ);
փաստաթղթի ամսաթիվը և համարը նշելու նշան.
փաստաթղթի կազմման կամ ստեղծման վայրը (աշխարհագրական կետ).

Փաստաթղթի տեսակի ձևը տարբերվում է ընդհանուր ձևից նրանով, որ ավելացվում է փաստաթղթի տեսակի անվանումը (պատվեր, հրահանգ, արձանագրություն, ակտ և այլն): Ցանկալի է կազմակերպությունում ստեղծել փաստաթղթերի տեսակների ձևեր, երբ մեծ քանակությամբ տարբեր տեսակներփաստաթղթեր.

Ձևավորել երկու լեզուներով

Երկու լեզուներով ձևը օգտագործվում է Ռուսաստանի Դաշնության հիմնադիր սուբյեկտների կազմակերպություններում: Ձևաթղթի մանրամասները ռուսերենի հետ մեկտեղ տպագրված են նաև ազգային լեզվով։ Կազմակերպության անվանումը պետական լեզուՌուսաստանի Դաշնության առարկան գտնվում է ռուսերեն անվանման տակ կամ աջ կողմում:

Կազմակերպության անվանումը օտար լեզուդրված է ձևաթղթում, եթե այն ամրագրված է կազմակերպության կանոնադրությամբ կամ կանոնակարգով: Այս դեպքում ռուսերեն անվան տակ դրվում է։ Եթե կազմակերպությունը նամակագրության մեջ է օտարերկրյա թղթակիցների հետ, ապա այս դեպքում ձևաթղթ է ստեղծվում երկու լեզվով։ Բոլոր մանրամասները կրկնվում են երկու լեզվով, առանց խեղաթյուրելու կազմակերպության անվանումը, կազմակերպաիրավական ձևը, հասցեն և տեղեկանքի տվյալները:

Խոշոր կազմակերպություններում, բացի բլանկից, կազմակերպությունները ստեղծում են բլանկերներ կառուցվածքային ստորաբաժանումների համար։ Նման ձևերը տարբերվում են միայն նրանով, որ դրանք պարունակում են կառուցվածքային ստորաբաժանման անվանումը կազմակերպության անվան տակ՝ փաստաթղթի հեղինակ: Կառուցվածքային ստորաբաժանումը կարող է ունենալ բլանկ և փաստաթղթերի տեսակների ձևեր, որոնք հաճախ օգտագործվում են այս կառուցվածքային ստորաբաժանումում (կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարի հրաման, արձանագրություններ և այլն):

Կազմակերպության ղեկավարների համար ստեղծվում են պաշտոնատար անձանց ձևեր, կառուցվածքային խոշոր ստորաբաժանումներ, որոնք ունեն փաստաթղթեր ստորագրելու իրավունք: Կազմակերպության՝ փաստաթղթի հեղինակի անվան տակ դրվում է կազմակերպության ղեկավարի պաշտոնի անվանումը: Կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարների բլանկների վրա կառուցվածքային ստորաբաժանման անվան հետ միասին դրվում է պաշտոնի անվանումը։