Što je uredski rad i upravljanje dokumentima? Uredski rad od A do Ž. Kako sastaviti obrasce u nevladinim organizacijama

Uzorci dostupni na stranici relevantni su i za početnike i za profesionalce. Uzorci se sastavljaju uzimajući u obzir važeće zakonodavstvo. Neki se uzorci mogu koristiti bez značajnog uređivanja. U sadržaj takvog uzorka trebate samo unijeti svoje konkretne okolnosti i potpisati ga. Treba imati na umu da će pogrešno izvršeni dokument ostati bez razmatranja, što znači da će samo promišljen pristup ispunjavanju jamčiti da vaša prijava neće biti zanemarena.

Čemu služi uzorak?

Potreba za odlaskom na sud nastaje kada pravo pojedinca odn pravna osoba povrijeđen i osoba ga nema na drugi način zaštititi osim na sud, osim ako zakon predviđa alternativu.

Odlučili ste se obratiti sudu. Imate dvije mogućnosti: prvo pronaći stručnjaka; drugi je samostalno sastaviti tužbu (izjavu) sudu. U prvom slučaju, sve je prilično jednostavno, morate platiti za rad stručnjaka i dobiti pravna služba u obliku pismenog zahtjeva. Drugi slučaj je teži.

Pisanje tužbe sudu zahtijevat će od vas ne samo da svladate odredbe zakona, već i da poznajete važeće zakonodavstvo. Ako to nemate, trebat će vam uzorci, predlošci, standardni obrasci dostupni na našoj web stranici.

Kako pravilno koristiti uzorak

Mora se imati na umu da uzorci tužbene izjave tamo su različit sadržaj. Neki se mogu izraditi u obliku predloška (standardni obrazac), drugi u obliku stvarnih tužbenih zahtjeva. Obrazac tužbenog zahtjeva, u pravilu, ne sadrži detaljan opis okolnosti koje su poslužile za odlazak na sud. Poziva se sastavljač prijave da ove okolnosti samostalno unese u sadržaj tužbe. Međutim, to nije lako učiniti bez odgovarajuće pripreme. Ako ne možete ispravno sastaviti tužbu na temelju predloška, onda tražite uzorke tužbenih zahtjeva s gotovim sadržajem. Uzorci dostupni na stranici relevantni su i za početnike i za profesionalce. Uzorci se sastavljaju uzimajući u obzir važeće zakonodavstvo. Neki se uzorci mogu koristiti bez značajnog uređivanja. U sadržaj takvog uzorka trebate samo unijeti svoje konkretne okolnosti i potpisati ga. Treba imati na umu da će pogrešno izvršeni dokument ostati bez razmatranja, što znači da će samo promišljen pristup ispunjavanju jamčiti da vaša prijava neće biti zanemarena.

Pravila preuzimanja informacija

Internet omogućuje ne samo gledanje raznih informacija, već i njihovo "uzimanje" za sebe. možeš naći pravim materijalima a zatim ga preuzmite na disk računala. U ovom slučaju, informacija je postala vaša. To je korisno jer ga u bilo kojem trenutku možete otvoriti bez interneta, premjestiti na USB flash pogon ili na disk. Moguće ga je čak prenijeti e-mailom ili skypeom. U slučaju da se ove informacije uklone s interneta, one će se i dalje otvoriti u vašem "nepromijenjenom" obliku. Takvo "uzimanje" s mreže obično se naziva preuzimanje. Podsjećamo vas da možete preuzeti i tekstualne podatke i video zapise, glazbu, fotografije i računalni programi. Problem s preuzimanjem može biti u tome što postoji varijanta ili čak nekoliko opcija preuzimanja za preuzimanje svake vrste podataka. Na jedan način "skidamo" tekst, na drugi video ili glazbu, na treći fotografije itd. Nažalost, nema nikoga univerzalna uputa u svakom je slučaju svoje.

Uzorak možete preuzeti u formatima: TXT, DOC, DOCX, WORD

Odabrani uzorak možete naručiti u formatima: TXT, DOC, DOCX, WORD iz arhive stranice.Provjeri .

Uspjeh u poslu uvelike ovisi o tome pravilnu organizaciju. I menadžeri i obični radnici trebali bi biti papirologija. Koje su njegove značajke, koje vrste postoje i koje regulatorne dokumente treba uzeti u obzir pri organizaciji tijeka rada?

Što je uredski rad

Svaka organizacija, bez obzira na oblik vlasništva i karakteristike, u svom djelovanju izrađuje različite papire. To mogu biti naredbe, pisma i protokoli. Svi se oni odnose na organizacijsku i administrativnu dokumentaciju.

Uredski rad je djelatnost izrade dokumenata organizacije koja se obavlja prema određena pravila i zahtjevima. Poduzeća najčešće izdvajaju posebne zaposlenike zaposlene samo u ovom području. NA male tvrtke funkcija tajnice može se dodijeliti gotovo svakom zaposleniku.

Ako razumijete bit terminologije (što je uredski rad), tada će podrijetlo riječi postati jasno. To je prije svega fiksacija na materijalni nositelj službenih informacija. Tijekom tog procesa nastaje ona koja kasnije pokreće određene radnje.

Sam pojam "uredski rad" pojavio se dosta davno, ali tek sredinom prošlog stoljeća službeno se uobličio, ukorijenjen u normativni dokumenti na državnoj razini.

Uredski rad i upravljanje dokumentima - što je to?

Organizacija ne može postojati neovisno o zakonu. U njemu je uvijek uredski rad i tijek dokumenata. Što je to, koje su značajke prijelaza radova, kako ih ispravno sastaviti? Ova pitanja rješavaju stručnjaci: tajnici, arhivisti, zaposlenici kadrovskog odjela.

Uredski rad uključuje fiksiranje informacija na materijalnom nosaču, izradu papirnatog ili elektroničkog akta. Na temelju toga izgrađuje se tijek dokumenata organizacije - kretanje narudžbe ili pisma, počevši od njegovog stvaranja pa do izvršenja i slanja u arhiv ili uništenje.

Ovisno o mjestu kreiranja poslovnih dokumenata u odnosu na zaposlenike i menadžment organizacije, tijek dokumenata dijeli se na eksterni i interni. Daljnji put narudžbe, naloga, pisma ovisit će o izvoru.

Interni tok dokumenata organizacije uključuje sljedeće korake:

Faze vanjskog tijeka rada općenito su slične, ali postoje neke razlike:

Dokumenti dolaze u poduzeće izvana. To mogu biti dokumenti viših i nižih organizacija, podružnica, propisi nadležnih tijela službena vlast, sudske naredbe, pisma građana.
Svi poslovni papiri koje organizacija zaprimi moraju proći proceduru registracije. Ona potvrđuje da su pod kontrolom.
Sljedeći korak je rad s dokumentom, upoznavanje ili izvršavanje uputa.
Po potrebi se izdaje službeni odgovor.
Posljednja faza je upis na dugotrajnu ili arhivsku pohranu, te moguće uništenje.

Osim toga, u odnosu na upravljanje organizacijom, razlikuju se sljedeće vrste toka dokumenata:

Sve faze kretanja dokumenata nužno se bilježe u posebnim časopisima. Mogu se provoditi na nekoliko načina:

kretanje dokumenata;
kartice za dokumente;
elektroničko upravljanje dokumentima najčešće je u velikoj većini organizacija.

Značajke pravosudnog uredskog rada

Mnogi se pitaju što je to i po čemu se razlikuje od općeg. Sudski spor je nešto drugačiji paket dokumenata i materijalnih dokaza. Njegovo pravilno skladištenje i kretanje osigurava transparentnost rada sustava za provođenje zakona. Sudski postupci, za razliku od organizacijskih, ne mogu biti dobrovoljni. Provode ga ovlaštene osobe i pod strogom kontrolom. Za njega su sve faze normativno i strogo definirane, do uništenja.

Funkcije tajnika

Većina zaposlenika poduzeća ima vrlo nejasnu ideju o tome što su uredski rad i upravljanje dokumentima. Za tajnika je ovo profesionalna djelatnost.

Tajništvo poduzeća obavlja glavnu funkciju prema obliku i značajkama rada, organizacija uredske službe poduzeća podijeljena je na sljedeće vrste:

Centralizirano – svi su tajnici u istom odjelu i odgovaraju glavnom referentu ili višem tajniku.
Decentralizirano – tajnici i zaposlenici koji obavljaju svoje dužnosti raspoređeni su po odjelima organizacije i odgovaraju različitim šefovima.
Mješoviti - najčešće u velikim organizacijama.

Značajke tijeka dokumenata u poduzeću izravno će ovisiti o tome koji je oblik tajništva usvojen.

Uputa za uredski rad

Bez obzira na veličinu i oblik vlasništva, svaka organizacija mora imati propis kojim se uređuje kretanje dokumenata. Što je to i kako ga napraviti? Ovo pitanje zabrinjava ne samo tajnice, već i menadžere.

Uputa za uredski rad je interni regulatorni akt organizacije, odobren naredbom ili nalogom uprave, na neograničeno vrijeme. Navodi sve faze donošenja dokumenta, daje popise pozicija čiji potpisi mogu potvrditi autentičnost službenih dokumenata, daje uzorke dizajna, obrasce i obrasce.

Vođenje evidencije

U malim organizacijama s niskom razinom protoka dokumenata (manje od 200 godišnje) ne postavlja se pitanje što je to vođenje evidencije. O svemu odlučuju sami zaposlenici ili čak i menadžer.

Ako obveze vođenja evidencije nisu izravne za zaposlenika i nisu navedene u njegovom ugovoru o radu, o dodjeli tih funkcija treba donijeti uredbu. Ovaj dokument bi trebao detaljno navesti dodatne dužnosti, odgovornosti i naknade.

Značajke uredskog rada osoblja

Ako barem jedan zaposlenik radi u organizaciji, onda će sigurno stvarati radne isprave. Pitanje što je kadrovski uredski rad posebno je relevantno za poduzeća s malim brojem zaposlenih.

Upravljanje kadrovskim evidencijama je osiguranje kretanja određenih dokumenata vezanih uz radna aktivnost zaposlenici poduzeća. Obično te dužnosti obavljaju zaposlenici posebne jedinice - kadrovskog odjela. Njihove funkcije uključuju primanje, obradu i pohranu kadrovska dokumentacija. Uključujući obradu osobnih podataka koji su povjerljivi.

Kadrovski tijek rada obično se vodi odvojeno od općeg u skladu s pravilima o tajnosti i značajkama pohrane.

Optimizacija uredskog tijeka rada

Unatoč brzom razvoju digitalnih tehnologija, mnogim organizacijama je teško optimizirati tijek dokumenata. Oni nastavljaju voditi papirnatu korespondenciju na starinski način i vode obične upisne dnevnike.

To je zbog dva čimbenika:

otpornost na inovacije zaposlenika poduzeća;
nedostatak financija.

Menadžeri bi trebali imati na umu da optimizacija tijeka rada uz znatna ulaganja daje vidljiv ekonomski učinak.

Akt je dokument koji potvrđuje određene činjenice ili događaje. U odnosu na zaposlenika mogu se sačiniti sljedeći akti: o odbijanju davanja objašnjenja za povredu radne obveze, o odbijanju upoznavanja s nalozima, o odbijanju upoznavanja s obavijestima, o utvrđivanju činjenice opijanja. i druga djela.

Časopisi - dokumenti osoblja koji navode sve pojedinosti i informacije o dokumentima objavljenim u organizaciji (na primjer, dnevnik registracije obavijesti, dnevnik registracije podnesaka i drugi zapisnici).

Izjave, nalozi i obavijesti

Zahtjev je žalba zaposlenika poslodavcu ili organizaciji. Obično izjave sadrže zahtjev ili prijedlog zaposlenika da poduzmu neku radnju. Zaposlenik može sastaviti sljedeće zahtjeve: za zapošljavanje, za otkaz vlastitu volju o davanju dopusta.

Nalozi su također uobičajeni dokumenti kadrovske službe. Naredba je pravni akt objavio čelnik organizacije. Narudžbe su podijeljene u dvije skupine: prema glavnoj djelatnosti i prema osoblju. Nalozi za temeljne djelatnosti uključuju: naredbe za izdavanje i izmjenu lokalnih propisa (pravilnika, ugovora), odobravanje rasporeda godišnjih odmora, odobravanje i izmjenu osoblja. Nalozi o osoblju uključuju naloge za prijem, premještaj, otpuštanje zaposlenika, za osiguranje razne vrste odmore, o slanju na službeni put, o bodrenju.

Obavijest je uzorak kadrovskog dokumenta koji sadrži obavijest o nečemu. U pravilu, u uredski rad osoblja obavijesti sadrže podatke o promjeni uvjeta koje su stranke navele u ugovoru o radu (npr. obavijest o otkazu ugovora o radu, obavijest o premještaju na drugo mjesto, obavijest o smanjenju radnog mjesta i sl.).

Ugovori kao glavna vrsta kadrovskih dokumenata

U vođenju kadrovskih evidencija koriste se dokumenti kao što su ugovori o radu i ugovori o odgovornosti.

Glavni dokument koji definira radni odnosi između zaposlenika i poslodavca je ugovor o radu. Prema čl. 56 Zakona o radu Ruske Federacije, ugovor o radu je sporazum između poslodavca i zaposlenika, prema kojem se poslodavac obvezuje zaposleniku osigurati rad, osigurati uvjete rada u skladu sa zakonom i drugim propisima, pravodobno i unutar punoj veličini platiti plaće. Radnik se obvezuje osobno obavljati određenu radnu funkciju, pridržavati se internog pravilnika o radu.

Ostali oblici kadrovskih dokumenata: popis

Upute za posao. Opis posla- ovo je lokalni akt koji se donosi kako bi se utvrdilo mjesto zaposlenika u strukturi organizacije, njegove dužnosti, prava i odgovornosti u provedbi radnih aktivnosti.

Ostali dokumenti o osoblju. Dodatni dokumenti uključuju unaprijed izvješće, raspored godišnjih odmora (T-7), memorandum, bilješku - obračun (obrazac T-60 i T-61), osobnu iskaznicu (obrazac T-2), objašnjenje, osoblje ( obrazac T -3) i druge isprave.

Uz našu online uslugu možete ispuniti obrasce kadrovske isprave i preuzeti gotovi uzorci u Word ili PDF formatu.

Službeni dokumenti nastali pravnim odn pojedinci, moraju biti sastavljene i ovjerene na propisan način.

Prilikom izrade organizacijskih i administrativnih dokumenata uobičajeno je koristiti unaprijed pripremljen obrazac.

Obrazac dokumenta, prema definiciji GOST R 51141-98, je "skup detalja koji identificira autora službenog pisanog dokumenta." GOST R 51141-98. Uredski rad i arhiviranje. Uvjeti i definicije. M., 1998.-S. 2, točka 44.

Obrasci dokumenata mogu se ispisivati u tiskari, a kada se koristi PC, obrazac se može unijeti u memoriju stroja i automatski ispisati kada se dokument ispiše. Bez obzira na način na koji je obrazac izrađen, potrebno je uzeti u obzir određene zahtjeve koji su utvrđeni GOST R 6.30-97 za vrste obrazaca, njihov dizajn, računovodstvo i skladištenje, uključujući obrasce sa slikom državnog grba Ruska Federacija, grbovi subjekata Ruske Federacije.

Obrasci moraju biti izrađeni na bijelom papiru ili papiru svijetlih boja odgovarajuće kvalitete.

Prilikom oblikovanja obrazaca dokumenata, dimenzije zona za smještaj pojedinosti korištenih na obrascima moraju odgovarati onima navedenima na ključu uzorka.

Trajni detalji se primjenjuju na obrascu u skladu s utvrđenim veličinama i pravilima oblikovanja detalja, mjesta nekih promjenjivih detalja, koji trebaju biti u gornjem (glavnom) dijelu obrasca, označavaju se u obliku kutova ili linije. Također, kutovi označavaju polja dokumenta i mjesto detalja primijenjenih na dnu obrasca.

Obrasci dokumenata mogu se izraditi na A4 i A5 formatima, s kutnim i uzdužnim opcijama za smještaj detalja. Pri izradi obrazaca na tipografski način ili uz pomoć računalne tehnologije, detalji se uvijek iscrtavaju centrirano, kod izrade pisaćim strojem - na način zastavice.

Za organizaciju, strukturnu jedinicu, službenu osobu utvrđuju se sljedeće vrste obrazaca: opći oblik; memorandum; oblik specifičan tip dokument.

Uobičajeni obrazac koristi se za pripremu bilo koje vrste dokumenta, osim pisma.

Na opći obrazac, ovisno o osnivačkim dokumentima organizacije, mogu se primijeniti sljedeći trajni podaci:

01 - Državni grb Ruske Federacije;

02 - amblem subjekta Ruske Federacije;

03 - amblem organizacije ili zaštitni znak (uslužni znak);

04 - šifra organizacije;

06 - naziv organizacije; 12 - mjesto sastavljanja dokumenta.

Za promjenjive pojedinosti, ograničavajuće oznake u obliku linija primjenjuju se na opći oblik - za detalje:

09 - datum dokumenta;

10 - registarski broj dokumenta (za ovaj rekvizit, također je unaprijed ispisan znak „br.“).

U obliku uglova razlikuju se mjesta sljedećih detalja:

14 - adresat (početak i kraj atributa, koji istovremeno označava granicu desne margine);

17 - naslov teksta dokumenta;

18 - kontrolna oznaka;

28 - oznaka o primitku dokumenta od strane organizacije;

29 - identifikator elektroničke kopije dokumenta.

Između rekvizita 04 "Šifra organizacije" i rekvizita 09 "Datum dokumenta" i 10 "Matični broj dokumenta" ostavite mjesto za podnošenje (otisak) rekvizita 08 "Naziv vrste dokumenta".

Kada se naziv vrste dokumenta unese u opći obrazac, na primjer, "nalog", "akt", "protokol", ovaj obrazac postaje oblik određene vrste dokumenta - narudžbenica, obrazac akta, obrazac protokola i sl. Dakle, obrazac određene vrste Isprava je zapravo neka vrsta općeg obrasca, budući da se opći oblik bez upotrebe naziva vrste dokumenta uopće ne koristi pri izradi organizacijsko-administrativnog dokumente.

Rekvizit 05 “Šifra obrasca dokumenta” ispisuje se na obrascu prilikom izdavanja određene vrste dokumenta, budući da svaka vrsta (varijanta) dokumenta ima svoju šifru jedinstveni oblik prema OKUD-u.

Uzorci općeg obrasca i obrasca određene vrste isprava dati su u Dodatku. 2-6.

Obrazac pisma koristi se kada se sastavlja samo jedna vrsta dokumenta - uslužno pismo, tako da u njemu nije potrebno navoditi naziv vrste dokumenta. U memorandumu se umjesto rekvizita 10 “Naziv vrste dokumenta” stavlja rekvizit 07 “Referentni podaci o organizaciji”, a na mjestu rekvizita 12 “Mjesto sastavljanja dokumenta”, rekvizit 11 “Poziv na stavlja se registarski broj i datum dokumenta” koji je toliko potreban za dopisivanje.

U zahtjevu 07 "Referentni podaci o organizaciji" nužno se nalazi podatak o mjestu sastavljanja, stoga nema potrebe za korištenjem rekvizita 12 "Mjesto dokumenta".

Dakle, oblik slova razlikuje se od općeg oblika samo u dva detalja. Svi ostali detalji, za koje su oznake u obliku kutova označene na općem obrascu, također se koriste na obrascu slova i sastavljaju se prema istim pravilima. Memorandum su uključeni u prilogu. 7-10 (prikaz, stručni).

Obrazac ustrojstvene jedinice organizacije ili dužnosnika izrađuje se ako voditelj jedinice ili dužnosnik ima pravo potpisa. Naziv ustrojne jedinice ili naziv radnog mjesta stavlja se na obrazac iza rekvizita 06 "Naziv organizacije".

Uzorci obrazaca dužnosnici dano u dodatku. 11, 12.

Oblici organizacija s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije i amblema konstitutivnih entiteta Ruske Federacije (obrasci pečata) su tiskarski proizvodi biti obračunati.

Žigosane obrasce izrađuju samo tiskarske i pečatogravirske tvrtke koje posjeduju licencu za odgovarajuću vrstu djelatnosti i potvrde o dostupnosti tehničkih i tehnoloških mogućnosti za kvalitetna izrada navedenu vrstu proizvoda.

Za izradu memoranduma ili bilo kojeg drugog obrasca u tiskari potrebno je izraditi izgled obrasca u mjerilu 1:1, na koji se moraju nanijeti trajni detalji, potrebne oznake za promjenjive detalje, te naznačene su dimenzije površina za smještaj detalja. Potrebno je navesti vrstu i boju papira, odabrati potrebne fontove, navesti nakladu, dogovoriti rokove i cijenu izrade. Izgled obrasca mora sadržavati naznaku da voditelj organizacije dopušta ispis ovog izgleda (obično je napisana riječ "dopuštam"). Također na izgledu mora biti potpis voditelja i pečat organizacije.

Zaglavlje organizacije mora imati serijske brojeve, koji se stavljaju tipografski ili numerički. Ponekad se niz ovih brojeva stavlja na žigosane obrasce. Svaka vrsta žiga bilježi se u posebnom dnevniku (ili drugom upisnom i knjigovodstvenom obrascu), a sami obrasci pohranjuju se u sigurno zaključane i zapečaćene ormariće. Njihovo uništavanje odvija se na propisan način, prema aktu s oznakom u obrascu za upis.

Organizacija proizvodnje, skladištenja, računovodstva, izdavanja, provjere dostupnosti ovjerenih (kao i jednostavnih) obrazaca u organizacijama dodijeljena je jedinici odgovornoj za uredski rad. U uredskim uputama za rad svake organizacije treba postojati odjeljak koji opisuje postupak izrade i korištenja obrazaca organizacije.

Opći zahtjevi za izradu i skladištenje obrazaca s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije, grbovi konstitutivnih entiteta federacije navedeni su u odjeljku. 5 GOST R 6.30-97 „Jedinstveni dokumentacijski sustavi. jedinstveni sustav organizacijsku i administrativnu dokumentaciju. Zahtjevi za dokumentaciju.

test pitanja

1. Kakav je oblik dokumenta prema definiciji GOST R51141-98?

2. Koje se metode mogu koristiti za izradu praznih dokumenata?

3. Što je osnova za izradu obrasca dokumenta?

4. Koliko je vrsta obrazaca utvrđeno GOST R 6.30-97?

5. Za koje se vrste dokumenata koristi uobičajeni obrazac?

6. Koji se trajni detalji mogu primijeniti na svaku vrstu obrasca?

7. Na koje se načine na obrascima mogu označiti mjesta za promjenjive pojedinosti?

8. Kako se opći oblik razlikuje od memoranduma?

9. Koji su zahtjevi za izradu obrasca s likom državnog grba Ruske Federacije ili grbova subjekata Ruske Federacije?

10. Što se mora dostaviti u tiskaru za izradu obrasca?

"Tko je u čemu" - ovaj pristup u oblikovanju obrazaca koriste mnogi ruski službenici i tajnici. Pritom potpuno zaboravljaju da je forma lice tvrtke. Ugled tvrtke ovisi o tome koliko ste pažljivo postupali prema njenom stvaranju. Naučite pisati službene obrasce.

Obrazac dokumenta sadrži skup detalja koji identificiraju autora službenog pisanog dokumenta. Sadrži samo trajne podatke o organizaciji - autoru dokumenta, karakterizirajući ga kao tvorca službenog pisanog dokumenta.

Zašto koristimo obrasce? Prazan dokument je list papira standardne veličine, na kojemu se nalaze različiti tehnička sredstva navedeni detalji. Informaciji daje službeni karakter i ubrzava proces izrade dokumenta.

Dokument kreiran na memorandumu u skladu s državnim standardom ima visoku kvalitetu izgled, jednostavan za percepciju, prikladan za korištenje, pohranjivanje, prijenos bilo kojim sredstvom komunikacije i obavlja svoju glavnu funkciju - očuvanje informacija. Osim toga, korištenje obrazaca smanjuje troškove rada za njegovu pripremu.

Kada koristiti obrasce

Prije svega, morate imati na umu da se samo prva stranica dokumenta izrađuje na obrascima, a ostale sljedeće stranice izrađuju se na standardnim listovima papira. Ako se dokument šalje na više adresa, tada se na obrascima kreira prvi list službeničke službe svake kopije dokumenta, koji se namjerava poslati iz organizacije.

Organizacijski i administrativni dokumenti: pisma, potvrde, protokoli, naredbe, upute, propisi, upute itd. treba kreirati na obrascima dokumenata.

Informacijski i referentni dokumenti: bilješke, uredske bilješke, prijedlozi, podnesci, izjave itd., koji su interni i ne šalju se drugim organizacijama, nastaju na standardni list papir sa svim potrebnim detaljima.

Za ove vrste dokumenata možete razviti elektronički oblik obrasce i spremite ih na svoje računalo. To će objediniti interne informacije i referentne dokumente i smanjiti vrijeme za njihovu izradu. Neki organizacijske i pravne dokumente(ustanova, ugovor o osnivanju) sastavljaju se na standardnim listovima A4 papira sa svim potrebnim podacima.

Koncept obrasca u potpunosti je primjenjiv samo na papirnate dokumente, međutim, kod automatizacije uredskog rada prakticira se stvaranje elektronički obrasci, koji sadrži elektroničke slike obrazaca, čija upotreba ili ispunjavanje omogućuje stvaranje cjelovitih dokumenata koji odgovaraju moderna pravila i valjane papirnate obrasce.

Priprema izgleda obrazaca funkcija je službene službe. Njezine odgovornosti također uključuju davanje obrazaca strukturnim jedinicama, praćenje ispravne uporabe obrazaca, pravovremeno unošenje izmjena (ako je do njih došlo u organizaciji).

Kako ispuniti detalje obrasca

Položaj detalja na obrascima može biti uzdužni i kutni.

Na uzdužni raspored detalji se postavljaju uz gornju marginu lista i poravnavaju po širini ili u sredini.

Na mjesto u kutu Detalji se nalaze na lijevoj strani gornji kut list i poravnati su ili s lijevom marginom ili sa središtem dodijeljenog područja.

Svaka organizacija ima pravo odabrati smještaj detalja prilikom izrade obrazaca. Sastav detalja obrasca ne ovisi o varijanti njihovog položaja i ostaje nepromijenjen.

Amblem organizaciju (simbolička grafička slika) treba ugraditi u sastavne dokumente organizacije. NA građanski zakonik RF dio 4 daje sljedeću definiciju: „Amblem je sredstvo vizualne identifikacije organizacije. Može se sastojati od verbalnih, figurativnih, trodimenzionalnih i drugih oznaka ili njihovih kombinacija u vašoj omiljenoj boji ili kombinaciji boja.

Kao amblem može se koristiti zaštitni znak (uslužni znak) ili komercijalna oznaka koji se stavljaju na memorandum u skladu s osnivačke dokumente organizacijama. Zaštitni znak ili komercijalna oznaka moraju biti registrirani. U ovom slučaju, pravo na njihovo korištenje zaštićeno je zakonom, uključujući i službene obrasce.

Amblem organizacije postavlja se na obrazac ili u gornjem polju iznad naziva organizacije ili u lijevom polju na istoj razini kao i naziv organizacije - autora dokumenta.

Važno je zapamtiti da NIJE DOZVOLJENO:

zamijeniti naziv organizacije njezinim amblemom na zaglavlju;
smjestiti na forme istovremeno sliku grba i amblema.

Naziv organizacije - autor dokumenta ispisuje se prvo u cijelosti, a dolje - u skraćenom obliku, ali u strogom skladu s ustavnim dokumentima na temelju kojih je ova organizacija formirana i djeluje. Skraćeni naziv stavlja se u zagrade.

Šifra organizacije lijepi se prema Javnom klasifikatoru industrijskih društava i poduzeća (OKPO). OKPO kod je element elektroničke identifikacije organizacije.

Šifra vrste dokumenta upisuje se u obrazac prema Javnom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD). OKUD kod je element identifikacije elektroničkog dokumenta.

Rekviziti glavni državni registarski broj (OGRN) pravne osobe stavlja se na obrazac u skladu s dokumentima koje izdaje porezno tijelo.

Matični broj poreznog obveznika / šifra razloga za registraciju (TIN / KPP) stavljaju se na obrazac također u skladu s dokumentima zaprimljenim od porezne uprave.

Svaka organizacija, na temelju državnih standarda, obavlja rad s dokumentima, uzimajući u obzir specifičnosti svoje djelatnosti, tehnologiju dokumentacije i uvjete rada upravnog aparata. Ove interna pravila papirologija se provodi kroz objavu lokalnih propisa (propisa, pravilnika, uputa). Međutim, zahtjevi organizacije za izvršenje dokumenata ne bi trebali biti u suprotnosti s utvrđenim državni standardi zahtjevima.

Osnovna pravila za izradu obrazaca

Prilikom razvoja obrazaca dokumenata i njihove daljnje proizvodnje, mora se imati na umu da su osnovni zahtjevi za obrasce dokumenata utvrđeni GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Svaka organizacija samostalno prihvaća način izrade obrazaca, odnosno obrasci se mogu tiskati na tipografski način, operativnim tiskom ili računalnom tehnologijom izravno tijekom izrade dokumenta. Iznimka su obrasci s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije, koje bi trebala izrađivati samo tiskarska i gravirana poduzeća koja imaju certifikate o tehničkim i tehnološkim sposobnostima za proizvodnju ove vrste proizvoda na odgovarajućoj razini kvalitete.

Najčešći način izrade obrazaca je tipografski, ali obrasci se mogu izraditi pomoću online alata za ispis ili reproducirati pomoću računala. Predložak obrasca na kojem je ispisan tekst dokumenta mora biti pohranjen u memoriji računala. Za izradu obrazaca uglavnom se koriste dvije veličine papira: A4 (210 x 297 mm) i A5 (210 x 148 mm). Svaki list dokumenta, napisan i na memorandum i na standardnom listu papira, mora imati margine od najmanje 20 mm - lijevo, 10 - desno, 20 - gore, 20 - dolje.

Kako napisati pismo

Sljedeći podaci (podaci o organizaciji) mogu se staviti na memorandum:

referentni podaci o organizaciji (poštanska adresa, telefon/faks, adresa E-mail);
kod organizacije za Sveruski klasifikator ustanove, organizacije i poduzeća (OKPO);
glavni državni registarski broj (OGRN);
identifikacijski broj poreznog obveznika/šifra razloga za registraciju (TIN/KPP);
šifra obrasca dokumenta (OKUD);
oznaka za registarski broj i datum dokumenta;
oznaka za referencu na broj i datum dokumenta.

preuzimanje datoteka

Treba napomenuti da naziv vrste dokumenta nije napisan na memorandumu, t.j. riječ "Pismo" ili "Poslovno pismo".

Na obrascu se nalaze oznake za stavljanje dva broja i dva datuma: jedna oznaka sadrži datum i registarski broj dokumenta (pisma), a druga daje poveznicu na datum i broj zaprimljenog (ulaznog) dokumenta.

Vrste oblika i značajke njihovog dizajna

Postoji nekoliko vrsta obrazaca, od kojih svaki ima svoja pravila za registraciju.

preuzimanje datoteka
preuzimanje datoteka
preuzimanje datoteka
preuzimanje datoteka

Opći obrazac koristi se za registraciju internih dokumenata organizacije. Na takvom obrascu nema naziva vrste dokumenta, a za mnoge vrste dokumenata je praznina. Opći oblik organizacije može sadržavati sljedeće pojedinosti:

logotip tvrtke ili zaštitni znak (uslužni znak);
naziv organizacije (autor dokumenta);
oznaka za upisivanje datuma i broja dokumenta;
mjesto sastavljanja ili izrade dokumenta (geografska točka).

Obrazac vrste dokumenta razlikuje se od općeg oblika po tome što se dodaje naziv vrste dokumenta (naredba, uputa, protokol, akt itd.). Preporučljivo je kreirati oblike vrsta dokumenata u organizaciji kada u velikom broju različiti tipovi dokumente.

Obrazac na dva jezika

Obrazac na dva jezika koristi se u organizacijama sastavnih jedinica Ruske Federacije. Detalji obrasca, uz ruski jezik, tiskani su i na nacionalnom jeziku. Naziv organizacije na državni jezik subjekt Ruske Federacije nalazi se ispod ili desno od imena na ruskom jeziku.

Naziv organizacije na strani jezik stavljen na obrazac, ako je to sadržano u statutu ili propisu o organizaciji. U ovom slučaju, nalazi se ispod imena na ruskom. Ako je organizacija u korespondenciji sa stranim dopisnicima, tada se u ovom slučaju kreira obrazac na dva jezika. Svi detalji se ponavljaju na dva jezika, bez iskrivljavanja naziva organizacije, njenog organizacijskog i pravnog oblika, adrese i referentnih podataka.

U velikim organizacijama, osim memoranduma, organizacije izrađuju zaglavlje za strukturne podjele. Takvi se obrasci razlikuju samo po tome što sadrže naziv strukturne jedinice ispod naziva organizacije - autora dokumenta. Strukturna jedinica može imati zaglavlje i oblike vrsta dokumenata koji se često koriste u ovoj strukturnoj jedinici (nalog čelnika ustrojne jedinice, zapisnik i sl.).

Obrasci dužnosnika stvaraju se za čelnike organizacije, velike strukturne odjele koji imaju pravo potpisivanja dokumenata. Naziv radnog mjesta voditelja organizacije stavlja se ispod naziva organizacije - autora dokumenta. Na zaglavlju čelnika ustrojstvenih odjela, naziv radnog mjesta stavlja se uz naziv ustrojnog odjela.