GOST jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije

Svi dokumenti predstavljeni u katalogu nisu njihova službena publikacija i namijenjeni su samo u informativne svrhe. Elektroničke kopije ovih dokumenata mogu se distribuirati bez ikakvih ograničenja. Informacije s ove stranice možete objaviti na bilo kojoj drugoj stranici.

DRŽAVNI STANDARD RUSKOG FEDERACIJE

UJEDINJENI DOKUMENTACIJSKI SUSTAVI

JEDINSTVENI SUSTAV ORGANIZACIONE I ADMINISTRATIVNE DOKUMENTACIJE

ZAHTJEVI DOKUMENTA

GOST R 6.30-97

GOSSTANDART RUSIJE

Moskva

Predgovor

1. RAZVIJA Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD) Federalne arhivske službe Rusije.

PREDSTAVLJA ga Federalna arhivska služba Rusije.

UVODIO Znanstveno-tehnički odjel Državnog standarda Rusije.

3. PREDSTAVLJENO PRVI PUT.

DRŽAVNI STANDARD RUSKOG FEDERACIJE

Datum uvođenja 1998-07-01

1 PODRUČJE UPOTREBE.

Ovaj standard primjenjuje se na organizacijske i administrativne dokumente koji se odnose na Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije (USORD) - rezolucije, naredbe, naredbe, odluke, protokole, akte, dopise itd. (u daljnjem tekstu dokumenti) uključene u Sve- Ruski klasifikator aktivnosti upravljanja(OKUD) (razred 0200000) i koristi se u djelatnostima:

savezne vlasti državna vlast, javne ovlasti subjekata Ruska Federacija, uključujući subjekte Ruske Federacije, koji, uz ruski jezik kao državni nacionalni jezik, imaju lokalne samouprave;

Poduzeća, organizacije i njihove udruge, bez obzira na oblik vlasništva i pravni oblik.

Ovaj standard utvrđuje: sastav detalja dokumenata; zahtjevi za registraciju pojedinosti dokumenata; zahtjevi za obrasce i papirologiju; zahtjevi za proizvodnju, računovodstvo, korištenje i skladištenje obrazaca s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije, amblema konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

Izgled detalja dat je u Dodatku A; uzorci obrazaca dokumenata - u Dodatku B.

2. SASTAV DETALJA DOKUMENTA.

2.1. Prilikom pripreme i obrade dokumenata koriste se sljedeći podaci:

01 - Državni grb Ruske Federacije;

02 - amblem subjekta Ruske Federacije;

03 - amblem organizacije ili zaštitni znak (uslužni znak);

04 - šifra organizacije;

05 - šifra obrasca dokumenta;

06 - naziv organizacije;

07 - referentni podaci o organizaciji;

08 - naziv vrste dokumenta;

09 - datum dokumenta;

10 - registarski broj isprave;

12 - mjesto sastavljanja ili objave dokumenta;

13 - pečat ograničenja pristupa dokumentu;

14- adresat;

15 - žig za odobrenje dokumenta;

16 - rezolucija;

17 - naslov teksta;

18 - kontrolna oznaka;

19 - tekst dokumenta;

20 - oznaka o prisutnosti prijave;

21 - potpis;

22 - žig za odobrenje dokumenta;

23 - vize za odobrenje dokumenata;

24 - ispis;

25 - oznaka na ovjeri preslike;

26 - oznaka o izvođaču;

27 - bilješku o izvršenju isprave i njenom smjeru u predmetu;

28 - oznaka o primitku dokumenta od strane organizacije;

29 - identifikator elektroničke kopije dokumenta.

(Promijenjeno izdanje, Rev. br. 1)

2.2. Isključeno, Promjena. broj 1

2.3. Isključeno, Promjena. broj 1

3. UVJETI ZA REGISTRACIJU PODATAKA DOKUMENATA.

3.1. Državni grb Ruske Federacije stavlja se na obrasce dokumenata u skladu s Pravilnikom o državnom grbu Ruske Federacije.

3.2. Grb subjekta Ruske Federacije bit će postavljen na obrascima dokumenata u skladu s pravni akti subjekti Ruske Federacije.

3.3. Amblem organizacije ili žig (uslužni znak) bit će stavljen na zaglavlje organizacija u skladu sa statutom (pravilnicima o organizaciji).

Amblem se ne reproducira na zaglavlju ako sadrži državni grb Ruske Federacije ili grb sastavnice Ruske Federacije.

3.4. Organizacijski kod se navodi prema Sveruski klasifikator poduzeća i organizacije (OKPO).

3.5. Šifra obrasca dokumenta stavlja se prema Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD).

3.6. Naziv organizacije koja je autor dokumenta mora odgovarati nazivu utvrđenom u njezinim sastavnim dokumentima.

Iznad naziva organizacije navedite skraćeni naziv, au nedostatku - puni naziv matične organizacije.

Nazivi organizacija sastavnica Ruske Federacije, koji su, uz ruski jezik kao državni, tiskani na dva jezika - ruskom i nacionalnom.

Skraćeni naziv organizacije navodi se u slučajevima kada je sadržan u sastavnim dokumentima organizacije. Ispod punog naziva stavlja se skraćeni naziv (u zagradama).

Ime uključeno strani jezik reproducira se u slučajevima kada je to sadržano u povelji (pravilnicima o organizaciji). Ime na stranom jeziku stavlja se ispod imena na ruskom.

Naziv podružnice, teritorijalnog ureda, predstavništva, strukturnog odjela organizacije navodi se ako je autor dokumenta, a stavlja se ispod naziva organizacije.

3.7. Referentni podaci o organizaciji uključuju: poštansku adresu; brojevi telefona i drugi podaci prema nahođenju organizacije (brojevi faksa, brojevi teleksa, bankovni računi, adresa E-mail i tako dalje.).

3.8. Naziv vrste dokumenta koji sastavlja ili objavljuje organizacija reguliran je statutom (pravilnicima o organizaciji) i mora odgovarati vrstama dokumenata koje predviđa USORD i OKUD (klasa 0200000).

Slovo ne označava naziv vrste dokumenta.

(Promijenjeno izdanje, Rev. br. 1)

3.9. Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za protokol - datum sastanka (donošenja odluke), za akt - datum događaja. Ako je nekoliko organizacija autori dokumenta, tada je datum dokumenta posljednji datum potpisivanja.

Datum dokumenta ispisuje se arapskim brojevima u sljedećem redoslijedu: dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec napisani su kao dva para arapskih brojeva odvojenih točkom; godina - četiri arapska broja. Na primjer, datum 5. siječnja 2000. treba unijeti kao 01/05/2000.

Dopušten je verbalno-numerički način oblikovanja datuma, na primjer: 5. siječnja 2000., kao i formatiranje datuma sljedećim redoslijedom: godina, mjesec, dan u mjesecu, na primjer: 2000.01.05.

(Promijenjeno izdanje, Rev. br. 1)

3.10. Registracijski broj dokumenta sastoji se od njegovog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvođačima itd.

Registarski broj dokumenta koji zajednički sastavljaju dvije ili više organizacija sastoji se od registarskih brojeva dokumenta svake od tih organizacija, odvojenih kosom crtom redoslijedom kojim su autori navedeni u dokumentu.

3.12. Mjesto sastavljanja ili objave dokumenta označava se ako ga je teško odrediti pojedinostima “Naziv organizacije” i “Referentni podaci o organizaciji”. Mjesto sastavljanja ili izdanja naznačeno je uzimajući u obzir prihvaćenu administrativno-teritorijalnu podjelu, a uključuje samo općeprihvaćene kratice.

3.13. Pečat ograničenja pristupa dokumentu (tajno, povjerljivo i sl.) stavlja se bez navodnika na prvi list dokumenta, a može se dopuniti podacima predviđenim zakonodavstvom o podacima koji su klasificirani kao državna tajna i povjerljivim podacima. .

3.14. Adresat mogu biti organizacije, njihove strukturne jedinice, službenici ili pojedinci. Prilikom obraćanja dokumenta službenoj osobi ili pojedincu inicijali se pojavljuju ispred prezimena. Naziv organizacije i njezine strukturne jedinice naznačen je u nominativu. Na primjer (u daljnjem tekstu u tekstu standarda i u Dodatku B, uvjetni su primjeri naziva organizacija, njihovih referentnih podataka itd.):

Ministarstvo pravosuđa Rusije

Odjel za sistematizaciju

zakonodavstvo

Položaj osobe kojoj je dokument upućen je naznačen u dativu, na primjer:

CJSC "Bolshevsky Textile"

Računovodstvo

viši ekonomist

KAO. Nikolajev

predsjednik CJSC-a

"Tvornica porculana Lomonosov"

U I. Petrov

Ako se dokument šalje u nekoliko homogenih organizacija ili u nekoliko strukturnih odjela jedne organizacije, onda ih treba navesti na generaliziran način, na primjer:

Okružne uprave

Moskovska regija

Sastav potrebne "Adrese", ako je potrebno, može uključivati poštansku adresu. Elementi poštanske adrese navedeni su redom, utvrđena pravilima pružanje poštanskih usluga.

Dopušteno je centrirati svaki redak atributa "Adresa" u odnosu na najduži redak. Na primjer:

Predsjednik vrtlarske udruge

"Mozhaisk je dao"

V.A. Bunejev

Dokument ne smije sadržavati više od četiri primatelja. Riječ "Kopija" ispred drugog, trećeg, četvrtog adresata nije naznačena. Na više primatelji čine distribucijsku listu dokumenta.

Ako je pismo naslovljeno na organizaciju, navedite njezin naziv, a zatim poštansku adresu, na primjer;

Sveruska znanstvena istraživanja

Tel Institut za zapise

i arhiviranje

101000, Moskva, centar,

Miljutinska ulica, 7a

Prilikom adresiranja dokumenta pojedincu navesti poštansku adresu, zatim prezime i inicijale primatelja, na primjer:

301264, oblast Tula,

Kireevsky okrug, Lipki,

sv. Sadovaya, d. 5, apt. 12

I. P. Kalinjin

(Promijenjeno izdanje, Rev. br. 1)

3.15. Ispravu odobrava službena osoba (službene osobe) ili posebno izdana isprava. Prilikom odobravanja dokumenta od strane službene osobe, pečat dokumenta mora se sastojati od riječi ODOBRAVAM (bez navodnika), naziva osobe koja odobrava dokument, njegovog potpisa, inicijala, prezimena i datuma odobrenja, na primjer:

ODOBRITI

direktor tvrtke

CJSC "Bolshevsky Textile"

Osobni potpis I. V. Sergeev

Dopušteno je centrirati elemente u odnosu na najduži redak u atributu "Oznaka odobrenja" dokumenta, na primjer:

ODOBRITI

direktor tvrtke

CJSC "Bolshevsky Textile"

Osobni potpis I. V. Sergeev

Kada dokument odobri više službenika, njihovi se potpisi stavljaju na istoj razini.

Kada je dokument odobren rješenjem, odlukom, nalogom, protokolom, žig odobrenja sastoji se od riječi ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO ili ODOBRENO), naziv dokumenta o odobrenju u instrumentalni, njegove datume, brojeve. Na primjer:

ODOBRENO

Odlukom glavne skupštine

Dioničari od 15.08.2000 br.14

ODOBRENO

Naredba predsjednika

Bankovni odbor

od 01.02.2000 broj 82

Pečat odobrenja dokumenta nalazi se s desne strane gornji kut dokument.

(Promijenjeno izdanje, Rev. br. 1)

3.16. Rješenje na dokumentu ispisuje nadležni službenik i uključuje imena izvođača, sadržaj naloga, rok, potpis i datum, na primjer:

A. V. Zaitseva

P. S. Nikitin

Molimo pripremite projekt

opći dogovor

sa tvrtkom "HITEK" do 21.12.2000

Osobni potpis

Dopušteno je izdati rješenje na posebnom listu.

3.17. Naslov teksta uključuje Sažetak dokument. Naslov je u skladu s nazivom vrste dokumenta.

Naslov može odgovoriti na pitanja poput:

o čemu (o kome)?, na primjer:

Nalog o osnivanju atestacijske komisije;

što (koga)?, na primjer:

Opis poslova tajnika-referenta.

U tekstu dokumenata koji je sastavljen na memorandum formata A5, naslov se može izostaviti.

3.18. Oznaka kontrole je oznaka kontrole nad izvršenjem isprave koja se označava slovom "K", riječju ili žigom "Kontrola".

3.19. Tekst dokumenta sastavljen je na ruskom ili nacionalnom jeziku u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije i konstitutivnih entiteta Ruske Federacije o državnim jezicima. Tekstovi dokumenata napisani su samo na ruskom jeziku prilikom slanja:

Saveznim državnim tijelima, državnim tijelima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije;

Poduzećima, organizacijama i njihovim udrugama koje nisu pod jurisdikcijom ovog sastavnog entiteta Ruske Federacije ili se nalaze na teritoriju drugih sastavnih jedinica Ruske Federacije.

Tekstovi dokumenata sastavljaju se u obliku upitnika, tablice, povezanog teksta ili u obliku kombinacije ovih struktura.

Prilikom sastavljanja teksta u obliku upitnika nazive karakteristika karakteriziranog predmeta treba izraziti imenicom u nominativu ili frazom s glagolom drugog lica množine u sadašnjem ili prošlom vremenu („imati“, “vlastiti” ili “bili”, “bili” itd.) .). Usmeno izražene karakteristike moraju biti u skladu s nazivima znakova.

Stupci i redovi tablice moraju imati naslove izražene imenicom u nominativu. Podnaslovi stupaca i redaka moraju biti u skladu s naslovima. Ako je tablica ispisana na više stranica, stupci tablice moraju biti numerirani, a na sljedećim stranicama ispisuju se samo brojevi tih stupaca.

Povezani tekst obično se sastoji od dva dijela. U prvom dijelu navode se razlozi, razlozi, ciljevi sastavljanja dokumenta, u drugom (konačnom) - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke. Tekst može sadržavati jedan završni dio (npr. naredbe - upravni dio bez izjave; dopisi, izjave - zahtjev bez obrazloženja; potvrde, dopisi - ocjena činjenica, zaključci).

U tekstu dokumenta izrađenog na temelju dokumenata drugih organizacija ili prethodno objavljenih dokumenata, navode se njihovi detalji: naziv dokumenta, naziv organizacije - autor dokumenta, datum dokumenta, registarski broj dokumenta, naslov teksta.

Ako tekst sadrži više odluka, zaključaka i sl., onda ga treba podijeliti na odjeljke, pododjeljke, odlomke, koji su numerirani arapskim brojevima.

U administrativnim dokumentima (naredbama, uputama i sl.) organizacija koje djeluju na načelima jedinstva zapovijedanja, kao i dokumentima upućenim rukovodstvu organizacije, tekst treba iznositi u prvom licu jednina(“Naručujem”, “Nudim”, “Tražim”).

U upravnim aktima kolegijalnih tijela tekst se navodi u trećem licu jednine ("odlučuje", "odlučuje").

U zajedničkim upravnim dokumentima tekst se navodi u prvom licu plural(“naručujemo”, “odlučeno”).

Tekst protokola navodi se u trećem licu množine ("slušao", "govorio", "odlučio").

U dokumentima koji utvrđuju prava i obveze organizacija, njihovih strukturnih podjela (pravilnici, upute), kao i koji sadrže opis, ocjenu činjenica ili zaključaka (akt, potvrda), koristite oblik prikaza teksta iz trećeg lica jednine ili množine (“odjel obavlja funkcije” , “udruga uključuje”, “povjerenstvo je osnovano”).

U pismima se koriste sljedeći oblici prezentacije:

Od prvog lica množine ("pošalji", "pošalji na razmatranje"),

Od prvog lica jednine (“Smatram da je potrebno”, “Molim vas da istaknete”);

Od trećeg lica jednine („Ministarstvo nema ništa protiv“, „VNIIDAD smatra da je moguće“),

3.20. Oznaka o prisutnosti aplikacije koja je navedena u tekstu ispisuje se na sljedeći način:

Primjena: za 5 litara. u 2 primjerka.

Ako dokument ima aplikaciju koja nije navedena u tekstu, navedite njegov naziv, broj listova i broj primjeraka; ako postoji nekoliko aplikacija, one su numerirane, na primjer:

Dodatak: 1. Pravilnik o područnom kreditnom odjelu za 5 str. u 1 primjerku.

2. Pravila za pripremu i izvođenje dokumenata Područnog kreditnog odjela za 7 ark. u 2 primjerka.

Ako su prijave uvezane, broj listova nije naveden.

U dodatku upravnom dokumentu na njegovom prvom listu u gornjem desnom kutu upisuju se "Prilog" s naznakom naziva upravnog dokumenta, njegovog datuma i matičnog broja, na primjer:

Prilog 2

po nalogu ravnatelja Zavoda

od 15.06.2000 broj 319

Ako je uz ispravu priložena druga isprava, koja također ima prilog, oznaka o prisutnosti zahtjeva sastavlja se na sljedeći način:

Dodatak: dopis Saveznog arhiva od 14. 06. 2000. godine broj 02-4/156 i dodatak njemu, ukupno 30 listova.

Ako se prijava ne pošalje na sve adrese navedene u dokumentu, tada se označava kako slijedi:

Primjena: za 3 litre. u 5 primjeraka. na prvu adresu.

Dopušten je ispis izraza "DODATAK br." velika slova, kao i centrirati ovaj izraz, naziv dokumenta, njegov datum i registracijski broj u odnosu na najduži redak, na primjer:

DODATAK broj 2

po nalogu ravnatelja Zavoda

15.06.2000 № 19

(Promijenjeno izdanje, Rev. br. 1)

3.21. Sastav rekvizita "Potpis" uključuje: naziv radnog mjesta osobe koja je potpisala dokument (puna, ako isprava nije izdana na obrascu dokumenta, i skraćeno - na dokumentu, izdanom na obrascu) ; osobni potpis; dekodiranje potpisa (inicijal, prezime), na primjer:

Prilikom izdavanja isprave na obrascu službeno položaj ove osobe nije naznačen u potpisu.

Dopušteno je u potrebnom "Potpisu" centrirati naslov osobe koja je potpisala dokument, u odnosu na najduži red. Na primjer:

Izvršni direktor

CJSC "Partner"Osobni potpis N.A. Fedorov

Kada dokument potpisuje više službenih osoba, njihovi se potpisi stavljaju jedan ispod drugog redoslijedom koji odgovara položaju, na primjer:

Kada dokument potpisuje više osoba jednakih položaja, njihovi se potpisi postavljaju na istoj razini, na primjer:

Zamjenik ministra pravosuđa Ruske Federacije		Zamjenik ministra financija Ruske Federacije
	V. M. Stepanov		A. P. Mironov

Dokumenti koje sastavlja povjerenstvo ne ukazuju na položaje osoba koje potpisuju dokument, već na njihove dužnosti kao članova komisije u skladu s raspodjelom, na primjer:

Ispravu može potpisati v.d. uz navođenje njegovog stvarnog položaja i prezimena. Istodobno, nije dopušteno staviti prijedlog "Za", rukom pisani natpis "Zamjenik". ili kosa crta ispred naziva radnog mjesta.

(Promijenjeno izdanje, Rev. br. 1)

3.22. Pečat odobrenja dokumenta sastoji se od riječi DOGOVOREN, položaja osobe. s kojim je dokument usuglašen (uključujući naziv organizacije), osobni potpis, dekodiranje potpisa (inicijal, prezime) i datum odobrenja, na primjer:

DOGOVOREN

rektor Financijske akademije

pod Vladom Ruske Federacije

Osobni potpis A. G. Gryaznova

Ako se odobrenje provodi dopisom, protokolom i sl., homologacijski pečat sastavlja se u sljedećem obliku:

DOGOVOREN

Pismo Ruske akademije

medicinske znanosti

od 30. listopada 2000. broj 451-805

DOGOVOREN

Protokol sastanka

Odbor za osiguranje

tvrtka "Planet"

od 21.06.2000 broj 10

3.23. Odobrenje dokumenta se izdaje uz vizu, uključujući potpis i poziciju osobe koja odobrava dokument, dešifriranje potpisa (inicijal, prezime) i datum potpisivanja. Na primjer:

Voditelj pravne službe

Osobni potpis A.S. Orlov

Ako postoje komentari na dokument, viza se izdaje na sljedeći način:

Komentari u prilogu

Voditelj pravne službe

Osobni potpis A.S. Orlov

Komentari su navedeni na posebnom listu, potpisani i priloženi dokumentu.

Za dokument čiji izvornik ostaje u organizaciji, vize se stavljaju na dno poleđine zadnje stranice izvornog dokumenta.

Za dokument čiji izvornik šalje organizacija, vize se stavljaju na dno prednje strane kopije dokumenta koji se šalje.

Moguće je izdati dokument za vizu na posebnom listu odobrenja.

Dopušteno je, prema nahođenju organizacije, list po list odobrenje dokumenta i njegove primjene.

(Promijenjeno izdanje, Rev. br. 1)

3.24. Pečat potvrđuje vjerodostojnost potpisa službene osobe na dokumentima predviđenim posebnim propisi potvrđivanje prava osoba koje utvrđuju činjenice vezane uz financijska sredstva.

Dokumenti su ovjereni pečatom organizacije.

3.25. Prilikom ovjeravanja preslike isprave s izvornikom ispod potrebnog "Potpis" stavlja se: ovjerovni natpis "Ispravno"; položaj osobe koja je ovjerila presliku; osobni potpis; dekodiranje potpisa (inicijal, prezime); datum certifikacije, na primjer:

Inspektor kadrovske službe Osobni potpis M.V. Koloskov

Dopušteno je ovjeriti presliku dokumenta pečatom, određenom prema nahođenju organizacije.

3.26. Oznaka o izvršitelju sadrži prezime (ili prezime, ime, patronim) izvršitelja isprave i njegov broj telefona. Bilješka o izvođaču nalazi se na prednjoj ili stražnjoj strani posljednjeg lista dokumenta u donjem lijevom kutu, na primjer:

3.27. Oznaka o izvršenju isprave i njenom predaju u predmet uključuje sljedeće podatke: upućivanje na datum i broj isprave kojom se dokazuje njeno izvršenje, ili u nedostatku takve isprave kratke informacije o izvedbi; riječi "U poslovanju"; broj predmeta u kojem će se dokument čuvati.

Zabilješku o izvršenju isprave i njenom predaju u predmet mora potpisati i datirati izvršitelj isprave ili čelnik ustrojstvene jedinice u kojoj je isprava izvršena.

3.28. Oznaka o primitku dokumenta od strane organizacije sadrži serijski broj i datum primitka dokumenta (ako je potrebno - sati i minute).

Dopušteno je obilježiti primitak dokumenta u organizaciji u obliku pečata.

3.29. Identifikator elektroničke kopije dokumenta je oznaka (podnožje) postavljena u donjem lijevom kutu svake stranice dokumenta i koja sadrži naziv datoteke na strojnom mediju, datum i druge podatke pretraživanja koje je utvrdila organizacija.

(Promijenjeno izdanje, Rev. br. 1)

4. ZAHTJEVI ZA OBLIKE DOKUMENATA I OBLIKOVANJE DOKUMENATA.

4.1 Dokumenti se izrađuju na obrascima.

Uspostavljena su dva glavna formata obrazaca dokumenata - A4 i A5; dopušteno je koristiti obrasce formata A3 i A6 u skladu s GOST 9327.

Svaki list dokumenta, koji se izdaje i na obrascu i bez njega, mora imati margine od najmanje mm:

20 - lijevo;

10 - desno;

15 - vrh;

20 - dno.

(Promijenjeno izdanje, Rev. br. 1)

4.2. Obrasci dokumenata trebaju biti izrađeni na bijelom papiru ili papiru svijetle boje. Dopuštena je izrada obrazaca na tipografski način, korištenjem operativnih alata za tisak, ili umnožavanje pomoću računalne tehnologije izravno tijekom izrade određenog dokumenta. Iznimka su memorandum organizacija s likom državnog grba Ruske Federacije ili grbova konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, čiji je postupak izrade dat u odjeljku 5.

4.3. Obrasci dokumenata dizajnirani su u skladu s Dodatkom A. Pune linije označavaju fiksne granice zona za smještaj detalja, isprekidane - varijable. Svaka zona određena je skupom detalja uključenih u nju.

4.4. Postoje dvije mogućnosti za smještaj detalja na obrascima - kutni i uzdužni.

4.5. Detalji 01, 02, 03 nalaze se iznad sredine atributa 06. Detalj 06 se može postaviti na razinu atributa 03.

Detalji 06, 07, 08, 12, restriktivni, oznake za detalje 09, 10, 11 unutar granica područja za smještaj detalja postavljaju se na jedan od sljedećih načina:

Centrirano (početak i kraj svakog retka atributa jednako su uklonjeni s granica zone lokacije atributa);

Flatov (svaka linija atributa počinje od lijeve granice zone lokacije atributa).

4.6. Za organizaciju, njenu strukturnu podjelu, službenika, uspostavljaju se sljedeće vrste obrazaca dokumenata:

Opći oblik;

memorandum;

Obrazac određene vrste dokumenta, osim pisma.

Opći oblik koristi se za izradu bilo koje vrste dokumenata, osim pisama. Obrasci ustrojstvene jedinice organizacije ili dužnosnika izrađuju se ako voditelj jedinice ili službenik ima pravo potpisa.

4.7. Opći oblik ovisno o sastavni dokumenti organizacija uključuje detalje 01. 02, 03, 06.

Obrazac pisma, ovisno o sastavnim dokumentima organizacije, uključuje detalje 01, 02. 03, 04, 06, 07 i, ako je potrebno, ograničavajuće oznake za gornje granice zona za mjesto detalja 09, 10 , 11, 12; 14, 15, 16; 17; osamnaest; devetnaest.

Obrazac određene vrste dokumenta, osim dopisa, ovisno o sastavnim dokumentima organizacije, uključuje pojedinosti 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, granične oznake za granice područja gdje se podaci nalaze. nalazi se 09, 10, 11, 12; 17; osamnaest.

4.8. O obrascima organizacija sastavnica Ruske Federacije, koje su, uz ruski jezik kao državni nacionalni jezik, pojedinosti 06, 07, 12 tiskane na dva jezika: ruskom i nacionalnom, na istoj razini longitudinalne oblik.

4.9. Dopuštena je izrada dokumenata na pisaćem stroju ili uz pomoć uređaja za ispis računalne opreme.

4.10. Kod izrade dokumenata na dvije ili više stranica, druga i sljedeće stranice moraju biti numerirane.

Brojevi stranica nalaze se na sredini gornje margine lista.

4.11. Dokumenti se mogu ispisati na poleđini lista.

5. ZAHTJEVI ZA IZRADU, RAČUNOVODSTVO, KORIŠTENJE I ČUVANJE OBRASCA S REPRODUKCIJOM DRŽAVNOG GRBA RUSKOG FEDERACIJE, GRBA SUBJEKTA RUSKOG FEDERACIJE.

5.1. Obrasci dokumenata s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije i grbova konstitutivnih entiteta Ruske Federacije (u daljnjem tekstu: obrasci za pečate) su tiskarski proizvodi koji podliježu računovodstvu.

5.2. Žigosane forme izrađuju samo tiskarska i pečatogravirana poduzeća koja posjeduju licence za odgovarajuću vrstu djelatnosti i potvrde o dostupnosti tehničko-tehnoloških mogućnosti za proizvodnju određene vrste proizvoda na odgovarajućoj razini kvalitete.

5.3. Izrada žigosanih obrazaca obavlja se po nalogu državnih organa, dr vladine agencije i institucije (u daljnjem tekstu - organizacije) određene Pravilnikom o državnom grbu Ruske Federacije, relevantnim pravnim aktima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

5.4 Obrasci pečata u organizaciji podliježu računovodstvu. Na otisnutim obrascima tipografski ili nabrajanjem stavljaju se redni brojevi, a po potrebi i niz tih brojeva. Ovjereni obrasci evidentiraju se zasebno po vrstama obrazaca u upisnom i računovodstvenom obrascu (kartica, dnevnik), uz korištenje sljedećih podataka:

po primitku obrazaca:

Datum primitka;

Broj popratnog dokumenta;

Naziv organizacije - dobavljač pečatiranih obrazaca;

Broj kopija;

prilikom izdavanja obrazaca:

Naziv vrste pečata;

Broj kopija;

Serija i brojevi otisnutih obrazaca;

Naziv strukturne jedinice organizacije, prezime i inicijali službenika - primatelja pečatnih obrazaca;

Potvrda o primitku;

Napomena (oznaka uništenja, itd.).

5.5. Otisnuti obrasci pohranjuju se u sigurno zaključane i zapečaćene ormare.

5.6. Uništavanje obrazaca pečata vrši se prema aktu s oznakom u obrascu za upis.

5.7. Nadzor nad izradom, korištenjem i skladištenjem ovjerenih obrazaca povjeren je ustrojstvenoj jedinici nadležnoj za uredski rad organizacije. Osobe osobne odgovorne za računovodstvo, korištenje i skladištenje obrazaca imenuju se upravnim aktom čelnika organizacije.

5.8. Registracijski i računovodstveni obrasci uključeni su u nomenklaturu poslova organizacije.

5.9. Provjeru dostupnosti, korištenja i skladištenja obrazaca za pečate najmanje jednom godišnje provodi povjerenstvo imenovano upravnim aktom čelnika organizacije. Na obavljenim provjerama, nakon posljednjeg unosa, u obrascima se upisuju oznake. U slučaju otkrivanja kršenja u proizvodnji, računovodstvu, skladištenju i korištenju obrazaca za pečate, komisija provodi internu istragu, čiji se rezultati sastavljaju u aktu i stavljaju na znanje čelniku organizacije.

5.10. Dopušteno je umnožavanje operativnim ispisom organizacije dokumenata na službenom zaglavlju namijenjenom distribuciji, uz uvjet da je svaki primjerak dokumenta ovjeren pečatom organizacije.

DODATAK A

(obavezno)

DIJAGRAM POLOŽAJA DETALJA DOKUMENTA.

Slika A.1. - Položaj detalja i granice zona na A4 formatu kutnog obrasca.

Slika A.2 - Položaj detalja i granice zona na formatu A4 uzdužnog oblika.

DODATAK B

(referenca)

UZORCI OBRASCA DOKUMENTA.

Slika B. 1 - Uzorak općeg oblika organizacije.

Slika B.2 - Primjer zaglavlja u kutu organizacije.

Slika B.3 - Uzorak longitudinalnog oblika slova organizacije.

Slika B.4 - Uzorak longitudinalnog oblika pisma iz strukturne jedinice organizacije.

Slika B.5 - Primjer uzdužnog oblika pisma službenika.

Slika B.6 - Uzorak obrasca za određenu vrstu organizacijskog dokumenta.

Preuzmite dokument

GOST R 6.30-2003

Objedinjeni dokumentacijski sustavi

UJEDINJENI SUSTAV
ORGANIZACIJSKI I MENADŽMENT
DOKUMENTACIJA

Zahtjevi za dokumentaciju

Moskva

Standardinform

Predgovor

DRŽAVNI STANDARD RUSKOG FEDERACIJE

Datum uvođenja 2003-07-01

1 područje upotrebe

Ovaj standard primjenjuje se na organizacijske i administrativne dokumente koji se odnose na Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije (USORD) - rješenja, naredbe, naredbe, odluke, protokoli, akti, dopisi itd. (u daljnjem tekstu dokumenti) uključeni u OK 011- 93 "Sve-ruski klasifikator upravljačke dokumentacije" (OKUD) (klasa 0200000).

01 - Državni grb Ruske Federacije;

02 - amblem subjekta Ruske Federacije;

03 - amblem organizacije ili zaštitni znak (uslužni znak);

04 - šifra organizacije;

05 - glavni državni registarski broj (OGRN) pravna osoba;

11 - datum dokumenta;

12 - registarski broj dokumenta;

14 - mjesto sastavljanja ili objave dokumenta;

15 - adresat;

21 - oznaka o prisutnosti prijave;

22 - potpis;

23 - žig za odobrenje dokumenta;

24 - vize za odobrenje dokumenata;

25 - otisak otiska;

26 - oznaka na ovjeri preslike;

27 - oznaka o izvođaču;

28 - oznaka o izvršenju isprave i njenom slanju u predmet;

29 - oznaka o primitku dokumenta od strane organizacije;

30 - identifikator elektroničke kopije dokumenta.

3 Zahtjevi za registraciju pojedinosti dokumenata

3.1 Državni grb Ruske Federacije nalazi se na memorandumima u skladu sa Saveznim ustavnim zakonom "O državnom grbu Ruske Federacije" (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, br. 52, dio I, čl. 5021).

3.2 Grb konstitutivnog entiteta Ruske Federacije nalazi se na memorandumima u skladu sa pravnim aktima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

3.3 Amblem organizacije ili zaštitni znak (uslužni znak) stavlja se na zaglavlje organizacija u skladu sa statutom (pravilnicima o organizaciji).

3.4 Organizacijski kod se navodi prema Sveruskom klasifikatoru poduzeća i organizacija (OKPO).

3.5 Glavni državni registarski broj (OGRN) pravne osobe stavlja se u skladu s dokumentima koje izdaju porezna tijela.

3.6 Identifikacijski broj poreznog obveznika / šifra razloga registracije (TIN / KPP) upisuje se u skladu s dokumentima koje izdaje porezno tijelo.

3.7 Šifra obrasca dokumenta stavlja se prema Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD).

3.8 Naziv organizacije koja je autor dokumenta mora odgovarati nazivu utvrđenom u njezinim sastavnim dokumentima.

Iznad naziva organizacije navedite skraćeni naziv, a u nedostatku - puni naziv matične organizacije (ako postoji).

Nazivi organizacija sastavnica Ruske Federacije, koji, uz državni jezik Ruske Federacije (ruski) Službeni jezik subjektima Ruske Federacije, tiskana na dva jezika.

Naziv organizacije na državnom jeziku subjekta Ruske Federacije ili na drugom jeziku nalazi se ispod ili s desne strane naziva na državnom jeziku Ruske Federacije.

Skraćeni naziv organizacije navodi se u slučajevima kada je sadržan u sastavnim dokumentima organizacije. Skraćeni naziv (u zagradama) stavlja se ispod ili iza punog naziva.

Naziv podružnice, teritorijalnog ureda, predstavništva se navodi ako je autor dokumenta, a stavlja se ispod naziva organizacije.

3.9 Referentni podaci o organizaciji uključuju: poštansku adresu; broj telefona i druge podatke prema nahođenju organizacije (brojevi faksa, brojevi teleksa, bankovni računi, e-mail adresa i sl.).

3.10 Naziv vrste dokumenta koji sastavlja ili objavljuje organizacija mora biti određen statutom (pravilnicima o organizaciji) i mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenim OKUD-om (klasa 0200000).

3.11 Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za zapisnik - datum sastanka (donošenja odluke), za akt - datum događaja. Dokumenti koje su izdale dvije ili više organizacija moraju imati jedan (jedan) datum.

Datum dokumenta ispisuje se arapskim brojevima u slijedu: dan u mjesecu, mjesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec iscrtani su s dva para arapskih brojeva odvojenih točkom; godina - četiri arapska broja.

Dopušteno je formatiranje datuma na verbalno-numerički način, na primjer 05. lipnja 2003., kao i formatiranje datuma u slijedu: godina, mjesec, dan u mjesecu, na primjer: 2003.06.05.

3.12 Registarski broj dokumenta sastoji se od njegovog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvođačima itd.

3.14 Mjesto sastavljanja ili objavljivanja dokumenta označava se ako ga je teško odrediti detaljima "Naziv organizacije" i "Referentni podaci o organizaciji". Mjesto sastavljanja ili objave naznačeno je uzimajući u obzir prihvaćenu administrativno-teritorijalnu podjelu, uključuje samo općeprihvaćene kratice.

3.15 Adresat mogu biti organizacije, njihove strukturne jedinice, službenici ili pojedinci. Prilikom upućivanja dokumenta službenoj osobi, inicijali se navode ispred prezimena. Naziv organizacije i njezine strukturne jedinice naznačen je u nominativu. Na primjer (u daljnjem tekstu uvjetni su primjeri naziva organizacija, njihovih referentnih podataka itd.):

Ako se dokument šalje u nekoliko homogenih organizacija ili u nekoliko strukturnih odjela jedne organizacije, onda ih treba navesti na generaliziran način, na primjer:

Dopušteno je centrirati svaki redak atributa "Adresa" u odnosu na najduži redak. Na primjer:

Dokument ne smije sadržavati više od četiri primatelja. Riječ "Kopija" ispred drugog, trećeg, četvrtog adresata nije naznačena. Na više primatelji čine distribucijsku listu dokumenta.

Potrebna "Adresa" može uključivati poštansku adresu. Elementi poštanske adrese navedeni su redoslijedom utvrđenim pravilima za pružanje poštanskih usluga.

Kada upućujete pismo organizaciji, navedite njezin naziv, a zatim poštansku adresu, na primjer:

Prilikom adresiranja dokumenta pojedincu navodi se prezime i inicijali primatelja, zatim poštanska adresa, na primjer:

3.16 Dokument odobrava službena osoba (službene osobe) ili posebno izdana isprava. Prilikom odobravanja dokumenta od strane službene osobe, pečat dokumenta mora se sastojati od riječi ODOBRAVAM (bez navodnika), naziva osobe koja odobrava dokument, njegovog potpisa, inicijala, prezimena i datuma odobrenja, na primjer:

Dopušteno je centrirati elemente u odnosu na najduži redak u atributu "Pečat odobrenja dokumenta", na primjer:

Kada dokument odobri više službenika, njihovi se potpisi stavljaju na istoj razini.

Kada je dokument odobren rješenjem, odlukom, nalogom, protokolom, žig odobrenja sastoji se od riječi ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO ili ODOBRENO), naziva dokumenta o odobrenju u instrumentalnom padežu, njegovog datuma, broja. Na primjer:

ODOBRENO

odluka glavne skupštine

Dioničari od 05.04.2003. br.14

Dopušteno je izdati rješenje na posebnom listu.

3.18 Naslov teksta uključuje sažetak dokumenta. Naslov mora biti u skladu s nazivom vrste dokumenta.

Naslov može odgovoriti na pitanja poput:

o čemu (o kome)?, na primjer:

Nalog o osnivanju atestacijske komisije;

što (koga)?, na primjer:

Opis posla vodećeg stručnjaka.

Dopušteno je ne naznačiti naslov u tekstu dokumenata koji su sastavljeni na memorandum formata A5.

3.19 Oznaka na kontroli izvršenja dokumenta označena je slovom "K", riječju ili žigom "Kontrola".

3.20 Tekst dokumenta sastavljen je na državnom jeziku Ruske Federacije ili na državnim jezicima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije i konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

Tekstovi dokumenata sastavljaju se u obliku upitnika, tablice, koherentnog teksta ili u obliku kombinacije ovih struktura.

Prilikom sastavljanja teksta u obliku upitnika nazivi obilježja karakteriziranog predmeta moraju biti izraženi imenicom u nominativu ili frazom s glagolom drugog lica množine sadašnjeg ili prošlog vremena („imati“, “vlastiti” ili “bili”, “bili” itd.). Usmeno izražene karakteristike moraju biti u skladu s nazivima znakova.

Stupci i redovi tablice moraju imati naslove izražene imenicom u nominativu. Podnaslovi stupaca i redaka moraju biti u skladu s naslovima. Ako je tablica ispisana na više stranica, stupci tablice moraju biti numerirani i samo brojevi tih stupaca moraju biti ispisani na sljedećim stranicama.

Ako tekst sadrži više odluka, zaključaka i sl., onda se može podijeliti na odjeljke, pododjeljke, odlomke, koji su numerirani arapskim brojevima.

U dokumentima (naredba, naredba i sl.) organizacija koje djeluju na načelima jedinstva zapovijedanja, kao i dokumentima upućenima upravi organizacije, tekst se navodi u prvom licu jednine („naređujem“, „nudim “, “molim”).

U dokumentima kolegijalnih tijela tekst se navodi u trećem licu jednine ("odlučuje", "odlučuje").

U zajedničkim dokumentima tekst se navodi u prvom licu množine („naređujemo“, „odlučeno“).

Tekst protokola navodi se u trećem licu množine ("slušao", "govorio", "odlučio", "odlučio").

U pismima se koriste sljedeći oblici prezentacije:

Od prvog lica množine (“pošaljite”, “pošaljite na razmatranje”);

Od prvog lica jednine (“Smatram da je potrebno”, “Molim vas da istaknete”);

Iz trećeg lica jednine (“ministarstvo nema ništa protiv”, “VNIIDAD smatra da je moguće”).

3.21 Napomena o prisutnosti aplikacije koja je navedena u tekstu pisma sastavlja se kako slijedi:

Primjena: za 5 litara. u 2 primjerka.

Ako pismo ima prilog koji nije naveden u tekstu, navedite njegovo ime, broj listova i broj primjeraka; ako postoji nekoliko aplikacija, one su numerirane, na primjer:

Ako su prijave uvezane, broj listova nije naveden.

Ako je uz ispravu priložena druga isprava, koja također ima prilog, oznaka o prisutnosti zahtjeva sastavlja se na sljedeći način:

Prilog: dopis Federalnog arhiva od 05.06.2003. godine broj 02-6/172 i prilog uz njega, svega 3 lista.

Ako se prijava ne pošalje na sve adrese navedene u dokumentu, tada se označava kako slijedi:

Primjena: za 3 litre. u 5 primjeraka. samo na prvu adresu.

U prilogu upravnog dokumenta (uredbe, naredbe, naredbe, pravila, upute, propisi, odluke) na njegovom prvom listu u gornjem desnom kutu ispisuju se „Prilog br.“ s naznakom naziva upravnog dokumenta, datuma i registarski broj, na primjer:

Dopušteno je ispisati izraz "DODATAK br." velikim slovima, kao i centrirati ovaj izraz, naziv dokumenta, njegov datum i registarski broj u odnosu na najduži red, na primjer:

ili na obrascu:

Prilikom sastavljanja dokumenta na zaglavlju službenika, položaj ove osobe nije naznačen u potpisu.

Kada dokument potpisuje više službenih osoba, njihovi se potpisi stavljaju jedan ispod drugog redoslijedom koji odgovara položaju, na primjer:

Kada dokument potpisuje više osoba jednakih položaja, njihovi se potpisi postavljaju na istoj razini, na primjer:

Prilikom potpisivanja zajedničkog dokumenta, prvi list se sastavlja ne na memorandumu.

Dokumenti koje sastavlja povjerenstvo ne ukazuju na položaje osoba koje potpisuju dokument, već na njihove dužnosti kao članova komisije u skladu s raspodjelom, na primjer:

3.23 Pečat za odobrenje dokumenta sastoji se od riječi DOGOVOREN, položaja osobe s kojom je dokument odobren (uključujući naziv organizacije), osobnog potpisa, dekodiranja potpisa (inicijal, prezime) i datuma odobrenja, na primjer:

Ako se odobrenje provodi dopisom, protokolom i sl., homologacijski žig sastavlja se kako slijedi:

3.24 Odobrenje dokumenta izdaje se uz vizu za odobrenje dokumenta (u daljnjem tekstu viza), koja uključuje potpis i poziciju davatelja dokumenta, dešifriranje potpisa (inicijal, prezime) i datum potpisivanja. Na primjer:

Ako postoje komentari na dokument, viza se izdaje na sljedeći način:

Komentari su navedeni na posebnom listu, potpisani i priloženi dokumentu.

Za dokument čiji izvornik ostaje u organizaciji, vize se stavljaju na dno poleđine zadnje stranice izvornog dokumenta.

Za dokument čiji izvornik šalje organizacija, vize se stavljaju na dno prednje strane kopije dokumenta koji se šalje.

Moguće je izdati dokument za vizu na posebnom listu odobrenja.

Dopušteno je, prema nahođenju organizacije, list po list odobrenje dokumenta i njegove primjene.

3.25 Otisak pečata potvrđuje vjerodostojnost potpisa službene osobe na dokumentima koji potvrđuju prava osoba koje utvrđuju činjenice vezane za financijska sredstva, kao i na drugim dokumentima koji omogućavaju provjeru originalnog potpisa.

Dokumenti su ovjereni pečatom organizacije.

3.26 Prilikom ovjere sukladnosti preslike dokumenta s izvornikom, ispod rekvizita “Potpis” stavlja se ovjerovni natpis: “Točno”; položaj osobe koja je ovjerila presliku; osobni potpis; dekodiranje potpisa (inicijal, prezime); datum certifikacije, na primjer:

Dopušteno je ovjeriti presliku dokumenta pečatom, određenom prema nahođenju organizacije.

3.27 Bilješka o izvršitelju sadrži inicijale i prezime izvršitelja isprave i njegov broj telefona. Bilješka o izvođaču nalazi se na prednjoj ili stražnjoj strani posljednjeg lista dokumenta u donjem lijevom kutu, na primjer:

V.A. Žukov

3.28 Bilješka o izvršenju isprave i njenom slanju u predmet sadrži sljedeće podatke: navođenje datuma i broja isprave kojom se dokazuje njegovo izvršenje, ili u nedostatku takve isprave, kratke informacije o izvršenju; riječi "U poslovanju"; broj predmeta u kojem će se dokument čuvati.

Bilješku o izvršenju isprave i njenom smjeru u predmetu potpisuje i datira izvršitelj isprave ili čelnik ustrojstvene jedinice u kojoj je isprava izrađena.

3.29 Oznaka o primitku dokumenta od strane organizacije sadrži sljedeći serijski broj i datum primitka dokumenta (ako je potrebno - sate i minute).

Dopušteno je obilježiti primitak dokumenta u organizaciji u obliku pečata.

3.30 Identifikator elektroničke kopije dokumenta je oznaka (podnožje) postavljena u donjem lijevom kutu svake stranice dokumenta i koja sadrži naziv datoteke na strojnom mediju, datum i druge podatke pretraživanja uspostavljene u organizaciji .

4 Zahtjevi za obrasce dokumenata

4.1 Dokumenti se izrađuju na obrascima.

Uspostavljena su dva standardna formata obrazaca dokumenata - A4 (210 × 297 mm) i A5 (148 × 210 mm).

Svaki list dokumenta, sastavljen i na obrascu i bez njega, mora imati polja od najmanje:

20 mm - lijevo;

10 mm - desno;

20 mm - vrh;

20 mm - niže.

4.2 Obrasci dokumenata trebaju biti izrađeni na bijelom papiru ili papiru svijetle boje.

4.3 Obrasci dokumenata izrađuju se u skladu s Dodatkom A. Približne granice zona za lokaciju pojedinosti označene su isprekidanom linijom. Svaka zona određena je skupom detalja uključenih u nju.

4.4 Ovisno o mjestu detalja, ugrađuju se dvije verzije obrazaca - kutna (slika AL) i uzdužna (slika A.2).

4.5 Atribut 01 (02 ili 03) nalazi se iznad sredine atributa 08. Atribut 03 se može postaviti na razinu atributa 08.

Detalji 08, 09, 10, 14, ograničavajuće oznake za detalje 11, 12, 13 unutar granica područja za smještaj detalja postavljaju se na jedan od sljedećih načina:

Centrirano (početak i kraj svakog retka detalja jednako su uklonjeni s granica područja gdje se detalji nalaze);

Zastava (svaki red detalja počinje od lijeve granice područja gdje se detalji nalaze).

4.6 Za organizaciju, njenu strukturnu pododjelu, službenika, uspostavljaju se sljedeće vrste obrazaca dokumenata:

Opći oblik;

memorandum;

Obrazac određene vrste dokumenta.

4.7 Opći obrazac koristi se za izradu bilo koje vrste dokumenata, osim pisma. Opći oblik, ovisno o sastavnim dokumentima organizacije, uključuje

detalji 01 (02 ili 03), 08, 11, 14.

Obrazac pisma, ovisno o sastavnim dokumentima organizacije, uključuje detalje 01 (02 ili 03), 04, 05, 06, 08, 09 i, ako je potrebno, ograničavajuće oznake za gornje granice zona za lokaciju detalja 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

Obrazac određene vrste dokumenta, osim pisma, ovisno o sastavnim dokumentima organizacije, uključuje podatke 01 (02 ili 03), 08, 10, 14 i, po potrebi, ograničavajuće oznake za granice područja gdje se nalaze detalji 11, 12, 13, 18, devetnaest.

4.8 Za organizacije sastavnica Ruske Federacije koje, uz državni jezik Ruske Federacije, imaju državni jezik sastavnice Ruske Federacije, preporučljivo je koristiti longitudinalni oblik; istovremeno su detalji 08, 09, 14 tiskani na dva jezika: ruskom (lijevo) i nacionalnom (desno) na istoj razini.

4.9 Prilikom pripreme dokumenata na dvije ili više stranica, druga i sljedeće stranice se numeriraju.

Brojevi stranica nalaze se na sredini gornje margine lista.

DODATAK A
(referenca)

DIJAGRAM POLOŽAJA DETALJA DOKUMENTA

Slika A.1 - Položaj detalja i granica zona na A4 formatu kutnog obrasca

Slika A.2 - Položaj detalja i granica zona na A4 formatu uzdužnog obrasca

DODATAK B
(referenca)

UZORCI OBRASCA DOKUMENTA

Slika B.1 - Uzorak općeg oblika organizacije

Slika B.2 - Primjer zaglavlja organizacije

Slika B.3 - Primjer uzdužnog oblika slova organizacije

Slika B.4 - Uzorak uzdužnog obrasca pisma službenika

Slika B.5 - Uzorak obrasca za određenu vrstu organizacijskog dokumenta

Ključne riječi: organizacijski i administrativni dokumenti, sastav detalja dokumenata, isprava, obrazac, službeni memorandum, računovodstvo, registracija, kontrola, rekviziti

Prilikom izrade organizacijskih i administrativnih dokumenata (naredbi, protokola, akata i sl.) provode se standardne rukovodeće radnje koje se odnose na koordinaciju, potpisivanje, odobravanje ovih dokumenata, dovodeći ih zaposlenicima uz primitak. Istodobno, na dokumente se stavljaju standardni natpisi: potpis, pečat odobrenja, vize za odobrenje i upoznavanje. Zasebni natpisi nazivaju se detaljima dokumenta i utječu na njegovu pravnu snagu, te stoga zahtijevaju pravilno izvršenje u skladu s važećim propisima. Važno je naglasiti da su pravila za izdavanje pojedinih podataka zajednička za različiti tipovi organizacijske i administrativne dokumente.

GOST R 6.30-97 utvrđuje sljedeće sastav detalja ORD 27:

01 - Državni grb Ruske Federacije;

02 - amblem subjekta Ruske Federacije;

03 - amblem organizacije ili zaštitni znak (uslužni znak);

04 - šifra organizacije;

05 - šifra obrasca dokumenta;

06 - naziv organizacije;

07 - referentni podaci o organizaciji;

08 - naziv vrste dokumenta;

09 - datum dokumenta;

10 - registarski broj isprave;

Pečat za odobrenje dokumenta;

Odobrenje dokumenta za vizu;

Oznaka ovjere kopije;
Oznaka o izvođaču;
Bilješka o izvršenju isprave i njenom smjeru u predmetu;

Bilješka o primitku dokumenta od strane organizacije;

Identifikator elektroničke kopije dokumenta 28 .

Svaki dokument ima zaseban skup detalja, koji odražavaju njegove značajke i svrhu u procesu upravljanja. Istodobno, pojedini detalji su apsolutno obvezni za svaki dokument, bez obzira na njegovu vrstu i raznolikost. Nedostatak takvih detalja u dokumentu lišava ga pravne snage. Do obveznim za sve naloge pojedinosti uključuju: naziv organizacije, datum dokumenta, registarski broj, tekst, potpis.

Za određene vrste dokumenata potrebni su i drugi podaci. Na primjer, za pisma su vam potrebni: referentni podaci o organizaciji, primatelju, bilješka o izvođaču, a za narudžbe: naziv vrste dokumenta i mjesto njegove objave.

Potrebni rekviziti uključuju trajno, koji se uopće ne mijenjaju (na primjer: naziv vrste dokumenta) ili dulje vrijeme (na primjer: naziv organizacije, referentni podaci o organizaciji).

Međutim, mnogi detalji ne mogu biti konstantni i mijenjati se cijelo vrijeme u cijelosti ili djelomično (npr.: datum dokumenta, naslov teksta, tekst, bilješka o umjetniku itd.).

Prilikom pripreme dokumenata, pojedinosti se grupiraju unutar tri glavna dijela na koja se svaki dokument može uvjetno podijeliti: zaglavlje, sadržaj i dizajn.

Zaglavlje dio je početak dokumenta koji sadrži podatke o organizaciji (autor dokumenta) i primarne podatke o samom dokumentu (rekvitizi 01-16).

ukrašavanje dio - skup detalja koji potvrđuju vjerodostojnost dokumenta i pouzdanost informacija sadržanih u njemu (pojedinosti 21-24). U dijelu za oblikovanje dokumenta nalaze se i pomoćne službene oznake na dokumentima koje olakšavaju rad s njima (detalji 25-29).

Glavni dio dokumenta, naravno, je sadržaj, t.j. tekst ili tablicu, upitnik, koji odražava značenje i svrhu dokumenta za koji je sastavljen. No, ne treba zanemariti naslov, a posebno dijelove oblikovanja, zahvaljujući kojima dokument stječe pravnu snagu. Priprema svakog dokumenta, dakle, uvijek se sastoji od dva međusobno povezana procesa: pripreme teksta (rad na sadržaju) i izvođenja dokumenta – davanje dokumentu pravne snage.

Proučavanje prakse suvremenih organizacija pokazuje da se ne može svaki papirnati medij s podacima zabilježenim na njemu nazvati dokumentom. A glavni razlog za to, u pravilu, je odsutnost ili netočan dizajn određenih detalja dokumenta. S tim u vezi, svaki stručnjak koji radi sa službenim dokumentima trebao bi biti dobro svjestan pravila za dizajn svih natpisa predviđenih GOST R 6.30-97 na organizacijskim i administrativnim dokumentima, kao i metode za uređenje pojedinosti ORD-a. i veličine polja koja su im dodijeljena (vidi dijagrame 1 i 2).