Czas pracy to czas, który każdy pracownik poświęca na wykonywanie swojej funkcji pracy. Czas jego trwania reguluje prawo pracy.

Drodzy Czytelnicy! Artykuł mówi o typowe sposoby rozwiązania zagadnienia prawne ale każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiąż dokładnie swój problem- skontaktuj się z konsultantem:

ZGŁOSZENIA I POŁĄCZENIA SĄ PRZYJMOWANE 24/7 i 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i ZA DARMO!

Planowanie czasu pracy jest integralną częścią jego zarządzania, czyli zarządzania czasem. To modne dziś słowo oznacza nie tylko zarządzanie czasem, ale jego efektywne planowanie, aby osiągnąć cele przedsiębiorstwa. Czas jest przecież jednym z zasobów, które trzeba racjonalnie wykorzystywać.

Dlaczego i kto tego potrzebuje?

Mówienie o zarządzaniu czasem nie jest do końca poprawne. Jej przebieg nie zależy od ludzkich działań, nie przyspiesza ani nie zwalnia.

Warto zarządzać wykorzystaniem tego czasu. A dla przedsiębiorstwa jest to ważne na wszystkich poziomach - od szefa po zwykłych pracowników. Efektywne wykorzystanie Zasób ten bezpośrednio wpływa na wydajność pracy, a co za tym idzie na zyski.

Dla każdej firmy ważne jest również planowanie czasu pracy.

Liczba pracowników przedsiębiorstwa, a co za tym idzie koszty finansowe związane z personelem, zależą od tego, jaki czas pracy jest potrzebny do wykonywania zadań produkcyjnych.

Przyczyny braku czasu

Niedobór oznacza brak. W naszym przypadku - brak czasu pracy na wykonanie zadania przydzielonego konkretnemu pracownikowi, działowi lub przedsiębiorstwu jako całości.

Skutkiem może być opóźnienie w realizacji zamówienia i jego niekorzystne konsekwencje. Najczęściej brak czasu wiąże się z niekompetencją menedżera.

Istnieją trzy grupy przyczyn braku czasu:

• cechy osobiste lidera;
• działania menedżera;
• niezależnych powodów.

Osobiste cechy lidera prowadzące do straty czasu mogą przejawiać się w takich zjawiskach jak:

• zamieszanie, to znaczy pospieszne zlecenie błędnych działań;
• ciągły pośpiech;
• brak odpowiedniego wypoczynku ze względu na ukończenie domu.

Niepiśmienne działania prowadzą do tego, że istnieją:

• niska lub brak motywacji wśród pracowników;
• naruszenie komunikacji;
• brak rankingu spraw według stopnia ważności;
• niezdolność do delegowania uprawnień.

Przyczyny niezależne od kierownika, prowadzące do braku czasu dla kierownika i jego podwładnych, to:

• zbyt wiele duża liczba zadania, sprawy, przydziały;
• zdarzenia nieplanowane (złodzieje czasu).

Te przyczyny zwykle nie występują w odosobnieniu. Płyną od siebie.

Rezultatem jest błędne koło, z którego tylko prawidłowe i racjonalne planowanie pozwoli. Oraz kontrolę nad realizacją zaplanowanych działań i poświęconym na nie czasem.

Jakie zadania można rozwiązać?

Planowanie jest jednym z narzędzi do robienia różnych decyzje zarządcze. Polega na wyznaczaniu celów i określaniu sposobów ich osiągnięcia. Oznacza to, że jest to swoista okazja do spojrzenia w przyszłość firmy i zadecydowania, jak dokładnie i na jak długo możesz się tam dostać.

Planowanie i zarządzanie czasem pracy pozwala na rozwiązanie następujących zadań:

• zwiększenie poziomu wydajności:
• kontrola działań i czasu na nie spędzanego;
• optymalizacja harmonogramu pracy;
• doskonalenie technik wykorzystania czasu;
• eliminacja nieefektywnych czasowo rodzajów czynności;
• racjonalne planowanie najważniejszych spraw;
• wyraźne oddzielenie czasu pracy od czasu osobistego.

Rodzaje

Planowanie czasu w przedsiębiorstwie, jak każde planowanie, można podzielić na typy według różnych kryteriów:

• według zasięgu (ogólnego i szczególnego);
• według treści (strategiczne, operacyjne i aktualne);
• według obiektów (personel, produkcja, finanse);
• według okresów (krótkoterminowe, średnioterminowe, długoterminowe);
• możliwe zmiany (twarde i elastyczne).

Ogólne planowanie funduszu

Zaplanowanie funduszu ogólnego jest niemożliwe bez obliczenia kosztów czasu pracy. Aby zrozumieć, ile tego zasobu jest wymagane, stosuje się różne metody.

Następnie czas pracy konieczne jest znormalizowanie, to znaczy na podstawie wyników kalkulacji kosztów i norm naukowych, wyprowadzenie optymalnego czasu na wytworzenie jednej jednostki produkcyjnej lub wykonanie zadania.

Reglamentacja jest podstawą planowania ogólnego zasobu czasu. To na tej podstawie ilość niezbędny personel, koszty dla , kryteria motywacyjne.

Fundusz ogólny składa się z:

• kalendarz;
• nominalny (kalendarz bez dni wolnych i świąt, ale z uwzględnieniem skróconych dni przedświątecznych);
• efektywny (ile jeden pracownik pracował w okresie planowania).

Indywidualny

Nie mniej ważne niż ogólne planowanie będzie zarządzanie czasem każdego pracownika.

Tutaj ważne jest, aby wiedzieć, komu ustalać sztywny harmonogram i kto wie, jak jak najefektywniej zaplanować swój czas. Jest jednak kilka ważnych punktów.

Na przykład utrzymuj stosunek 60/40. Czyli zaplanuj 60% czasu pracy na rozwiązywanie bieżących problemów, a 40% zostaw na nieprzewidziane zadania i aktywność twórczą (dwa bloki po 20% każdy).

Tę i inne ważne zasady planowania indywidualnego czasu pracy sformułował L. Seivert.

Nie wyróżnił zasadniczych różnic między menedżerami a specjalistami w zakresie efektywności wykorzystania czasu pracy. Chciałbym jednak zwrócić uwagę na kilka aspektów.

Liderzy

Dla lidera szczególnie ważne są umiejętności planowania.

Taka jest jego funkcja: wyznaczanie celów, określanie ram czasowych ich osiągnięcia i kontrolowanie wyniku, a także delegowanie uprawnień, pozbywanie się tych zadań, które mogą wykonać specjaliści.

Specjaliści

Specjalista planuje swój czas w oparciu o zadania wyznaczone przez kierownika. Dla niego bardzo ważne posiadać umiejętności samodyscypliny.

Planowanie czasu pracy w przedsiębiorstwie

Każdy plan musi być spisany na piśmie, w przeciwnym razie nie istnieje. Planowanie elektroniczne ułatwi zarządzanie czasem. Stosowanie nowoczesne technologie nie tylko pozwoli Ci zwizualizować listę rzeczy do zrobienia.

Nowoczesne gadżety są w stanie przypomnieć swoim właścicielom o ważnych wydarzeniach.

Główne zasady

• Plan musi być sporządzony wieczorem i zmieniony rano.
• Wszystkie przypadki ujęte w planie należy podzielić czasowo na krótko-, średnio- i długoterminowe.
• Objętość spraw powinna być realistyczna, nie próbuj ogarniać ogromu.
• Rekord nie tylko bramek, ale także oczekiwanych rezultatów.
• Określ priorytety.
• Ustal dokładne terminy wykonania każdego zadania.
• Autorytet delegatów.
• Plany powinny być regularnie aktualizowane.

Co uwzględnić w planie?

Plan musi zawierać absolutnie wszystkie rzeczy, które trzeba zrobić w ciągu dnia. Zapewni to, że nic nie zostanie pominięte w kolejnych krokach.

Trzeba wszystko spisać - od spotkania z szefem, po gratulacje koledze z okazji urodzin pocztą firmową. Musisz zacząć od tych, które mają dokładny czas: spotkania, terminy, konferencje itp.

Oprócz zadań kierownictwa warto uwzględnić te sprawy, które przyczyniają się do rozwoju kariery. Na przykład rozwój zawodowy lub kreatywna praca nad projektem.

Priorytetyzacja

Aby planowanie czasu było naprawdę efektywne, konieczne jest uszeregowanie wszystkiego, co jest wprowadzane do dziennego (tygodniowego, miesięcznego itp.) według stopnia ważności i pilności. A następnie zrób to w malejącej kolejności ważności.

Technologia i metody

Najczęściej stosowanymi metodami ustalania priorytetów i planowania czasu są macierz Eisenhowera i prawo Pareto.

W skrócie wygląda to tak:

• wszystkie sprawy są podzielone na ważne i pilne, ważne i niepilne, mniej ważne i opcjonalne;
• większość czasu (do 80%) należy poświęcić na najważniejsze i pilne;
• należy to zrobić na początku dnia roboczego.

Analiza wydajności

Można matematycznie sprawdzić, jak efektywnie każdy pracownik wykorzystuje swój czas pracy. W tym celu stosuje się różne współczynniki, na przykład ekstensywne wykorzystanie czasu.

Jego formuła obliczeniowa wygląda tak:

Ke \u003d (ogólny fundusz czasu - przerwy w pracy) / całkowity fundusz czasu.

Idealna wartość to jeden. Im bardziej Ke się od niego różni, tym bardziej nieefektywnie wykorzystuje się czas pracy.

• z winy pracownika oraz z przyczyn od niego niezależnych;
• dla potrzeb osobistych.

W tym celu zastępuje się licznik formuły Pożądana wartość(w minutach), a mianownik pozostaje całkowitym funduszem czasu. Tutaj relacja jest odwrócona. Im wartość ta jest bliższa jedności, tym bardziej nieracjonalnie spędza się czas pracy.

Przykłady

Planowanie dnia pracy, tygodnia lub innego okresu w dużej mierze zależy od specyfiki zawodu. Zwłaszcza jeśli zawiera elementy kreatywności.

Zastanów się, na co warto zwrócić uwagę przedstawicielom takich zawodów jak radca prawny i menedżer w sektorze bankowym.

Dla prawnika

Cechą tego zawodu jest udział w rozprawach sądowych. W związku z tym harmonogram prac nieodzownie zawiera harmonogram rozpraw i terminy procesowe dotyczące przygotowania określonych dokumentów. To są sprawy najważniejsze i pilne.

Czas spotkań i negocjacji z klientami jest koordynowany w oparciu o pozostałe wolne przerwy. To, co w rezultacie pozostaje, wydaje się na analitykę i raportowanie.

Plan na ten dzień będzie wyglądał mniej więcej tak:

Czas	Trudne terminy	Elastyczne zadania
9-00	spotkanie operacyjne
10-00		Napisz raport dla szefa
11-00		Wyświetl ponownie dokumenty dotyczące procesu N
12-00	Posiedzenie sądowe w sprawie N
13-00		Kolacja
14-00		Zobacz umowy na dostawy
15-00	Spotkanie z A, zgłoszenie roszczenia
16-00	Przygotuj odwołanie w sprawie
17-00		Sprawdź terminy na pisma procesowe

Dla kierownika banku

Dzień pracy menedżera kredytu bankowego będzie składał się z kilku bloków:

• terminy związane z czasem;
• sporządzanie umów na podstawie wyników spotkań;
• zimne rozmowy w celu poszerzenia bazy klientów;
• przygotowanie oferty handlowe itp.

Plan dnia dla takiego pracownika może wyglądać następująco:

I kilka ostatnich wskazówek:

• Określając wagę zadania, warto zadać sobie pytanie: „Co mi to da?” I kontynuuj egzekucję tylko wtedy, gdy odpowiedź jest odpowiednia. Jeśli nie podoba ci się odpowiedź, prawdopodobnie możesz na razie odłożyć zadanie.
• Przede wszystkim rano warto robić najbardziej nieprzyjemne, ale ważne rzeczy.
• Duże i złożone zadania najlepiej wykonywać, gdy dzieli się je na małe i łatwe.
• Bardzo ważne jest, aby dobrze odpocząć od pracy.

Jestem pewien, że każdy z Was zauważył siebie wiele razy: wydajesz się orać jak diabli cały dzień, niesamowicie czymś zajęty, ale pod koniec dnia, myśląc o tym, co udało Ci się dzisiaj zrobić, uświadamiasz sobie z wielkim zaskoczeniem że nie ma znaczącego wyniku.

Jak zwykle mija dzień dla przeciętnego Rosjanina? Obudziłem się, zjadłem (jeśli już masz coś do jedzenia). Poszedłem do pracy z myślami: „Dzisiaj jest ważny dzień. Wszystko trzeba zrobić już dziś! Przyjechałem, usiadłem przy biurku i spojrzałem na monitor: Więc od czego lepiej zacząć…?. Należałoby sprawdzić pocztę... no w kontakcie po drodze jechać na chwilkę... Minęły dwie godziny. Przypomniałem sobie, że muszę pracować. Właśnie zacząłem pracować, gdy nagle panowie wezwali papierosa, poszli z nimi, pół godziny minęło niezauważone przez rozmowę. A potem obiad niedługo, po co się męczyć, bo po obiedzie jest dużo czasu, będziesz miał czas na wszystko. Po obiedzie szef nagle wysłał mnie na spotkanie z partnerami. Przychodzisz wieczorem do biura, zdajesz sobie sprawę, że nic nie zrobiłeś, zostajesz w pracy, żeby wszystko dokończyć. Nagle przypominasz sobie, że dziś są urodziny bliskiej osoby, dzwonisz do niej, gratulujesz i mówisz, że nie przyjdziesz, bo. dużo pracy. Wracasz do domu z pracy, nie ma nastroju, zmęczony jak pies, bierzesz kilka butelek piwa na poprawę humoru. Nie ma ochoty na zabawę z dziećmi, z żoną (mężem) teraz też nie jest najlepszy czas na spędzanie czasu. Włączył telewizor i wkrótce zemdlał na krześle, nie dopijając nawet piwa. I tak dzień po dniu...

Mam nadzieję, że w pełni wykorzystujesz swój dzień. Jednak wielu ludzi żyje w ten sposób na co dzień. Oczywiście to, co podałem jako przykład, to niewielka część tego, co naprawdę dzieje się z ludźmi. Jest kilka innych skutki uboczne. A wszystko przez to, że człowiek żyje dzisiaj i spędza go tak, jak rozwijają się okoliczności. Stąd produktywność, zarówno w planie pracy, jak iw rodzinie, jest bliska zeru. Na szczęście jest wyjście. Codzienne planowanie dnia pomoże zwiększyć Twoją produktywność.

Codzienne planowanie swojego czasu jest integralną częścią każdego osoba sukcesu. W końcu, gdy człowiek zawsze wie, czego chce i co należy zrobić w określonym momencie, udaje mu się zrobić znacznie więcej niż ktoś, kto spędza dzień „jak to idzie”.

Podam dziesięć podstawowych zasad, stosując się do nich możesz tworzyć własne plan pracy tak wydajnie, jak to możliwe. Oczywiście nie jest to panaceum i każdy może edytować swój dziennik zgodnie z własnymi mocnymi stronami, obciążeniem pracą, szybkością wykonywania zadań, snem, odpoczynkiem itp.

PLANOWANIE SWOJEGO CZASU. 10 ZASAD.

1. Staraj się trzymać zasady 70/30.
Planowanie absolutnie przez cały czas jest niepraktyczne, ponieważ. w takim przypadku Twoje działania będą całkowicie sprzeczne z Twoim harmonogramem. Tak, a całkowite „uwięzienie” twojego czasu w pamiętniku doprowadzi do tego, że będziesz w zbyt ciasnych granicach i ciągle będziesz czuł się jak robot, którego całe życie jest zaplanowane co minutę.

Optymalnym rozwiązaniem jest planowanie 70% własnego czasu. Zgadzam się, niektóre wydarzenia są trudne do przewidzenia i prawie codziennie pojawia się rodzaj „efektu niespodzianki”, więc zawsze należy zostawić trochę wolnego czasu. Lub, alternatywnie, stwórz określony zapas w każdym okresie.

2. Przygotuj plan na następny dzień wieczorem.
Planowanie kolejnego dnia pod koniec dzisiejszego jest godne pochwały, ale żeby niczego nie zapomnieć, koniecznie zapisz wszystko, co robisz. Oddziel zadania według ważności, dzieląc notatnik na dwie kolumny. W pierwszym zapisz, co należy zrobić natychmiast. W drugim - co jest mniej ważne iw przypadku siły wyższej można go przełożyć na inny dzień.

Wykreśl zadania i zadania, które wykonałeś, jedno po drugim. Będzie to dla Ciebie dodatkowa zachęta i doda nowych sił do rozwiązania pozostałych zadań. Im mniej zadań Ci pozostało, tym większą pewność, że sobie z nimi poradzisz, otrzymasz.

Na koniec każdego dnia na samym dole możesz dodać napis: „Hurra! Zrobiłem to”, „Dobra robota! Ale to dopiero początek!”, „Wszystko udało mi się! Jestem fajny! Ale wciąż jest wiele do zrobienia!”. Ten napis pobudzi Cię również rano do osiągania celów, a jednocześnie nie do odprężenia się.

3. Postaraj się zrealizować większość zaplanowanych przed obiadem.
Kiedy w środku dnia zdasz sobie sprawę, że najważniejsza rzecz na dziś jest zrobiona i już za nami, znacznie łatwiej jest wykonać pozostałe zadania. Skorzystaj z przerwy na lunch, aby rozwiązać swoje osobiste sprawy (zadzwoń do krewnych, odbierz nieodebrane telefony, przedyskutuj z bankiem kwestie kredytowe, zapłać rachunki itp.). Zostaw sobie minimum na wieczór (negocjacje z deweloperem, wyjście do salonu, zakup artykułów spożywczych, trening na siłowni).

4. W każdej godzinie pracy dodaj minuty odpoczynku.
Obowiązkowa zasada dla wszystkich. Im częściej odpoczywasz, tym bardziej produktywne będą Twoje działania. Każdy wybiera dla siebie najwygodniejszy schemat, ale dwa schematy działają szczególnie dobrze: 50 minut pracy / 10 minut odpoczynku lub 45 minut pracy / 15 minut odpoczynku.

Podczas relaksu wcale nie trzeba palić bambusa i pluć w sufit leżąc na kanapie. W końcu ten czas można dobrze wykorzystać. Rozgrzewka: rób pompki, podciągnij się, stań na głowie (jeśli jest na to miejsce), wykonuj ćwiczenia na szyję i oczy. Prowadzić Miejsce pracy uporządkować, posprzątać dom lub biuro, poczytać książkę, pospacerować świeże powietrze, wykonywać zaplanowane połączenia, pomagać w czymś kolegom (rodzina, jeśli praca jest w domu) itp.

5. Staraj się tworzyć realistyczne plany.
Nie przytłaczaj się pracą, z którą nie możesz sobie poradzić. Nie popadaj w skrajne planowanie (jak w górach) i planuj tylko tyle pracy, ile możesz realistycznie obsłużyć.

Proszę nie mylić planowania z celami. Twoje cele mogą być super wielkie, w zasadzie powinny tak być. Aby jednak osiągnąć te cele w jak najkrótszym czasie, konieczne jest realistyczne i kompetentne planowanie postawionych zadań. To absolutnie nie oznacza, że ​​musisz codziennie pracować, aż stracisz puls, aby jak najszybciej osiągnąć swój cel. Lepiej jest robić codziennie jedną rzecz małymi porcjami, niż robić to samo od początku do końca dnia chaotycznie i pospiesznie. Wtedy nie będziesz wyczerpany, a osiąganie celów będzie następowało systematycznie.

Dodatkowo pod koniec każdego dnia dodaj kolumnę „Plan ukończony o ____%” i wpisz tam procent swoich ukończonych zadań na dziś. Będzie to dla Ciebie dodatkowa stymulacja, a także zapewni możliwość porównania wyników, a następnie dokonania odpowiednich korekt podczas planowania czasu.

Próbuj codziennie, przynajmniej niewiele, ale przepełnij plan. Tych. postaraj się dodatkowo zamknąć te zadania, które nie zostały wskazane w planie. Oczywiście ich rozwiązanie należy podjąć dopiero po wykonaniu wszystkich zaplanowanych zadań. Zgadzam się, miło jest obserwować twoją superproduktywność, patrząc na liczby 105%, 110%, 115% na koniec każdego dnia roboczego.

6. Wykonuj duże zadania w małych częściach.
Ta taktyka jest również nazywana taktyką „slicing salami”. Einstein zauważył również, że większość ludzi lubi rąbać drewno, ponieważ natychmiast po akcji następuje rezultat. Podziel swoje cele i projekty na małe porcje i realizuj je przez dość długi czas, poświęcając na tę pracę codziennie około dwóch godzin. Po osiągnięciu pierwszego celu pośredniego zostaną również zidentyfikowane pewne rezultaty, które będą stymulować realizację pozostałych zadań.

Weźmy na przykład stworzenie jakiegoś produktu: Każdego dnia możesz głupio dodać wiersz „Utwórz kurs wideo” do swojego dziennika i pracować nad tym kursem. Ale w tym przypadku jest kilka dużych wad:

• nie masz możliwości wcześniejszego przewidzenia czasu trwania kursu
• codziennie nie wiesz jak dalej pracować na kursie
• nie czujesz się usatysfakcjonowany z wykonanej pracy, dopóki nie ukończysz w całości kursu

Jeśli jednak tworzenie kursu jest podzielone na wiele małych części i stopniowo zamykane, to wszystkich wymienionych wad można łatwo uniknąć.

Te zadania, których wykonanie powoduje, delikatnie mówiąc, niezadowolenie, lub w których jesteś niekompetentny, zachęcam do delegowania do innych specjalistów którzy wykonują takie zadania dla zabawy. Zaoszczędzisz dużo czasu, a zaplanowana praca zostanie wykonana bardziej profesjonalnie.

7. Bądź cicho przez chwilę.
Często zdarza się, że telewizor w pokoju obok, radio, które pracuje całymi dniami, czyjeś głosy, przechodzący obok ciebie ludzie, budowany budynek na sąsiedniej ulicy są w efekcie tak denerwujące, że po prostu nie da się koncentruj się normalnie na robieniu ważnych rzeczy. Zamiast pozwolenia specyficzne zadania W głowie kręcą mi się rajstopy za 574 ruble, które kupił dziś twój pracownik, czy ostatni super-mega-hit Justina Biebera, który leci teraz w radiu.

Do wykonywania niezwykle ważnych zadań niezbędna jest cicha praca, bez ingerencji z zewnątrz. To w tym przypadku możesz przy maksymalnej koncentracji osiągnąć najwyższą produktywność i skuteczność.

8. Odłóż rzeczy, gdy skończysz ich używać.
Zaoszczędzi to dużo czasu w przyszłości, a także pomoże uniknąć bałaganu. Nie bez powodu mówią: „Jeśli chcesz wiedzieć o swoim przyszłym partnerze, spójrz na jego pulpit. Jaki porządek jest na jego stole - taki porządek jest w jego sprawach.

Radzę generalnie wyrzucić wszystkie stare i niepotrzebne rzeczy, pozbyć się nadmiaru śmieci, aby na stole leżały tylko najbardziej potrzebne do pracy.

Przechowuj rzeczy w dobrze określonych miejscach. Na przykład wszystkie dokumenty przechowuj w osobnym teczce lub pudełku, paragony i paragony również trzymane w określonym miejscu, długopisy i ołówki w najwygodniejszym do użycia miejscu. Na szczęście teraz bez problemu można kupić specjalne zestawy, pudełka, etui, które rozwiążą ten problem.

Zrób to i poczuj niesamowity efekt!

9. Pozbądź się rzeczy, których nie potrzebujesz.
Wszystkie zapasy starych rzeczy pozostawionych na wypadek „co jeśli się przyda” nie przyniosą ci niczego poza dodatkowym kurzem i bałaganem. Ponadto uważa się, że rzeczy wysyłane przez nas „na złom” na antresolę, w walizkach, pod kanapę, w spiżarni, na zestaw kuchenny nieść ujemną energię.

Jak rozumiesz, dotyczy to nie tylko pulpitu, ale także ogólnie przestrzeni roboczej i domowej. Dlatego bezwzględnie pozbądź się tych „bardzo potrzebnych rzeczy, których wyrzucenie jest żal”. Zbierz cały towar w ciężarówce, wywieź na wysypisko i spal. Jeśli naprawdę szkoda, to połóż wszystko obok wejścia, potrzebujący szybko to załatwią. Ubrania i buty możemy dostarczyć do domów dziecka i domów opieki. Będziesz tylko wdzięczny.

10. Bądź aktywny i zdrowy tryb życiażycie.
Jeśli nie jesteś jeszcze bardzo zaprzyjaźniony ze sportem, gimnastyką, procedury wodne, odpowiednie odżywianie itp., radzę dodać trochę tego do swojej codziennej rutyny. Daję Ci 100% gwarancję, że będziesz bardzo zadowolony z efektów. Najważniejsze, aby nie wygłupiać się i ściśle przestrzegać harmonogramu sportowego. Nawet nie zauważysz, jak szybko poprawi się Twoje zdrowie i ogólna kondycja fizyczna. Możesz też łatwo się pozbyć złe nawyki jeśli wyznaczasz sobie cel i budujesz dobre nawyki zamiast złych nawyków.

Należy pamiętać, że najlepiej spać- to sen do północy, tk. w tym okresie Twoje ciało odpoczywa i nabiera siły w najlepszy możliwy sposób. Innymi słowy, idź spać dzisiaj, nie jutro.

Wysypiaj się, ćwicz, dobrze się odżywiaj. Twoje ciało podziękuje Ci dobrym zdrowiem, wysokim poziomem pozytywnej energii i gotowością do produktywnych czynności.

Na koniec podam przykład mojej rutyny, żebyście mieli coś do porównania. Nie mogę powiedzieć, że to idealny, wszechstronny harmonogram dla każdego, ale osobiście mi to całkowicie odpowiada. W porównaniu do mojej pierwszej rutyny była zmieniana wielokrotnie ten moment To wygląda tak...

IDEALNE PLANOWANIE TWOJEGO DNIA Z MOJEGO PUNKTU WIDZENIA

06:00-07:00	Wstawanie, ćwiczenia, polewanie, poranny bieg, poranne zabiegi, prysznic
07:00-07:30	Śniadanie
07:30-08:30	Odpoczynek, sprawdzanie poczty, inne rzeczy
08:30-09:00	idę do biura
09:00-12:00	Workflow (wprowadzane są najważniejsze zadania na dziś)
12:00-12:30	Kolacja
12:30-13:00	Odpoczynek, inne rzeczy
13:00-14:00	Czytanie literatury
14:00-18:00	Workflow (wprowadzane są drobne zadania na dziś)
18:00-18:30	Kolacja
18:30-19:00	Przepełnienie planu, planowanie na następny dzień
19:00-19:30	Iść do domu
19:30-22:00	Prace domowe, siłownia, zajęcia na świeżym powietrzu, spacery, rozrywka, spotkania z przyjaciółmi
22:00-22:30	Podsumowując, ostateczna korekta harmonogramu na kolejny dzień, przygotowanie do snu
22:30-06:00	Śnić

Kilka uwag o planie:

• ten rutyna liczony w dni powszednie (dni robocze) i nie dotyczy weekendów. W weekend powinien być plan, ale dostosowany specjalnie na odpoczynek (wszystko pozostaje takie samo, z grubsza mówiąc, tylko Workflow zmienia się na Odpoczynek), w Ostatnia deska ratunku niektóre chwile pracy są przenoszone na dzień wolny (jeśli coś nie zostało zrobione lub coś jest śmiertelnie ważne).
• Każdy okres jest przyjmowany z pewnym marginesem. Odchylenie od rutyny o 30 minut jest normalne.
• Każdy poranek może zacząć się o innej porze. Po prostu przeszedłem do więcej wczesny czas zrobić więcej i przyniosło to pozytywne rezultaty.
• Czas wyjazdu z domu do pracy iz powrotem też może być dla każdego inny. Wybrałem dla siebie optymalny czas - kiedy w mieście rozchodzą się już korki.
• Codzienne czytanie literatury uważam za obowiązkową regułę dla każdego. Jeśli czas nie pozwala na czytanie w pracy, czytaj w porze lunchu, w autobusie, po pracy, przed snem.
• Zdarza się, że w związku z dodatkowymi przypadkami trzeba dużo później iść spać. W każdym razie postaraj się obudzić zgodnie ze swoim harmonogramem, w przeciwnym razie twoja codzienna rutyna będzie się stale zmieniać, a to nie jest dobre.
• W weekendy możesz wstawać późno i iść spać późno, ale także trzymać się harmonogramu, wstając i kładąc się spać o tej samej porze (na przykład godzinę lub dwie później niż w dni powszednie).

Do zaplanowania czasu możesz skorzystać z organizera, notesu, zwykłej kartki, notesu, różnych programy specjalne i aplikacje. Osobiście korzystam z bardzo łatwego w obsłudze Kalendarza Google. Oprócz tego, że posiada szereg przydatnych funkcji, jest zsynchronizowany z urządzeniami mobilnymi, dzięki czemu jest zawsze pod ręką, gdziekolwiek jesteś. Ogólnie rzecz biorąc, w dziedzinie synchronizacji aplikacji Google robi ogromne postępy. To znacznie ułatwia pracę, gdy na jednym koncie znajdują się różnego rodzaju asystenci, którzy również są ze sobą zsynchronizowani. Nie wyobrażam sobie już pracy na komputerze i telefonie bez Google Chrome, Kalendarza, YouTube, Dysku, Tłumacza, Google+, Map, Analitics, Picasy i wielu innych przydatnych usług. Radzę również skorzystać z Wunderlist Super Scheduler

To wszystko, co chciałem ci dzisiaj powiedzieć. Jeśli nie prowadzisz jeszcze swojego pamiętnika i nie wyznaczasz sobie celów, zacznij to robić od razu i rób to cały czas! Mam nadzieję, że powyższe 10 złotych zasad pomoże Ci zaplanować czas i zaczniesz robić znacznie więcej.

Zarządzanie czasem, planowanie czasu pracy czy zarządzanie czasem pracy to ważna umiejętność człowiek biznesu. Sukces najczęściej postrzegany jest jako wysoka wydajność i osiągnięcie istotnych celów. Ale nie zapominaj: czas spędzony z wielkim powrotem to kolejny kluczowe kryterium powodzenie.

Cele zarządzania czasem

Zarządzanie czasem pracy może rozwiązać wiele celów i zadań, współczesny rytm życia sprawia, że ​​traktujemy czas z dużą uwagą, a modni i odnoszący sukcesy trenerzy opracowują wiele metod, które podporządkowują czas biznesowemu rytmowi życia. Ale co jest zaskakujące: wiele praw podporządkowania czasu zostało odkrytych i sformułowanych w połowie XX wieku, niektóre nawet wcześniej - sto lub nawet więcej lat temu, kiedy biznes dopiero zaczynał się umacniać, a rytm życie dopiero zaczynało przyspieszać.

Prawo Parkinsona mówi: „Praca wypełnia wyznaczony na nią czas”. Ten aforyzm jest ironiczny, ale o jego poprawności świadczy bezpośrednie życie. Obserwując siebie, swoich bliskich, a następnie pracę organów rządowych i oficjalnych instytucji, angielski historyk zauważył, że zarówno w życiu codziennym, jak i w życie publiczne osoba jest gotowa marnować czas na bezużyteczne rzeczy.

Prawo Parkinsona zostało sformułowane przez historyka Cyrila Northcote'a Parkinsona w artykule opublikowanym w brytyjskim czasopiśmie The Economist w 1955 roku.

Jeśli dana osoba nie ogranicza się do ram czasowych, może wykonywać pracę raz za razem, bez końca poprawiając coś, poprawiając, szukając wad, jakby dążąc do doprowadzenia sprawy do absolutnej perfekcji, działając nie na wyniku, ale pogrążając się w proces.

Jednak przestrzeganie tego prawa nie jest dogmatem. Wręcz przeciwnie, zadaniem każdego człowieka sukcesu jest przezwyciężenie bezwładności tej reguły, podporządkowanie tego prawa swoim planom i postawom.

Celem zarządzania czasem jest uporządkowanie czasu pracy, ustalenie priorytetów, kontrola czasu i racjonalne jego wykorzystanie.

Zasady planowania

Planowanie zawsze składa się z kilku poziomów:

• strategiczny globalny (planowanie na kilka lat, to jest super-cel lub super-cele, które człowiek stawia sobie)
• planowanie strategiczne na rok lub pół roku (te wspólne zadania, które powoli, ale pewnie przybliżą człowieka do jego głównego, głównego celu)
• planowanie taktyczne na miesiąc i tydzień,
• planowanie taktyczne na dany dzień.

Każdy z nich jest prezentowany różne wymagania, metody zarządzania czasem są również zauważalnie inne. Są bardzo indywidualne i są w dużej mierze tworzone przez jednostkę niezależnie.

Matryca Eisenhowera

Planowanie dnia jest oczywiście również indywidualne, ale w tym przypadku w obszarze biznesowym zgromadzono duże doświadczenie w zarządzaniu czasem. Główna zasada zarządzania czasem na co dzień w oparciu o tzw. macierz Eisenhowera.

36. prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight David Eisenhower, opracował macierz priorytetów, aby zoptymalizować jego pracowite godziny pracy. Zrozumiał: wszystkie rzeczy, które dana osoba musi zrobić w ciągu dnia, można warunkowo podzielić na ważne i nieważne, pilne i niepilne. Rezultatem jest następujący kwadrat z 4 strefami:

Najtrudniej jest rozdzielić wszystkie obowiązki i troski na te 4 grupy: zrozumieć, które rzeczy są naprawdę ważne, a które nie. Według trenerów ważne są te, które przybliżają nas do zamierzonego celu i wiążą się z planowaniem na rok.

Idealnie pierwszy plac powinien być wolny, ponieważ jeśli jest zajęty, to mówi, że ważne rzeczy nie zostały ukończone na czas i pojawiły się kłopoty. Sprawy nieważne i niepilne (z reguły są to Media społecznościowe, bez celu rozmowy telefoniczne, gry komputerowe itp.), najlepiej można też bezpiecznie odsunąć na bok i skoncentrować się na tych ważnych i niepilnych, zajmując kluczowe miejsce w grafiku dnia pracy. W pilnych i nieistotnych sprawach możesz znaleźć pozostały czas lub zlecić ich wykonanie współpracownikom lub podwładnym.

Zasada Pareto

Druga ważna zasada zgodny z macierzą Eisenhowera i został nazwany na cześć socjologa Vilfredo Pareto. Druga nazwa zasady to zasada 20/80, Pareto jeszcze w XIX wieku. zanotowano: „20% wysiłku daje 80% wyniku, a pozostałe 80% wysiłku – tylko 20% wyniku”. Naprawdę trudno się z tym kłócić: większość wysiłków nie przynosi oczekiwanych rezultatów. Jednak przyjęcie tego faktu za pewnik i zastosowanie go nie tylko do wyników, ale także do spędzonego czasu, okaże się bardzo skuteczne. Najważniejsze jest znalezienie tych 20% ważnych informacji z listu lub rozmowy biznesowej, które przyniosą te 80% wyniku. W ciągu dnia, wśród cyklu spraw, wyizoluj te 20% swoich planów, których realizacja przyniesie 80% sukcesu.

Wniosek z prawa Pareto: Zwykle jest zbyt trudne i żmudne, aby dowiedzieć się, co się dzieje, a często nie jest to konieczne - wystarczy wiedzieć, czy twój pomysł działa, czy nie, i zmienić go tak, aby działał, a następnie utrzymać sytuację, dopóki pomysł nie przestanie działać.

Kolejna zasada zarządzania czasem opiera się na fizjologii człowieka i uwzględnia jej biorytmy. W ciągu dnia Ludzkie ciało działa nierównomiernie, krzywa biorytmu wygląda mniej więcej tak:

Planując swój dzień pracy, należy wziąć pod uwagę czas wysokiej wydajności i zapewnić sobie czas na odpoczynek oraz możliwość relaksu i odłączenia się, pozwoli to pozbyć się negatywnych skutków stresu w ciągu dnia.

Czwarta zasada planowanie może wydawać się sprzeczna ze wszystkim, co zostało opisane powyżej, ale jej przestrzeganie przyczyni się do miękkiego, spokojnego odczucia upływu czasu, poczucia, że ​​podlega on człowiekowi. Plan nie może zdominować człowieka: zmienność i elastyczność planowania jest prawdopodobnie najważniejszym ustawieniem zarządzania czasem. Zasada ta zakłada możliwość zmiany planów w czasie, budowania nowych łańcuchów powiązań między wydarzeniami. W praktyce oznacza to ustalenie ważnych i pilnych spraw jako głównych, które stanowią trzon dnia, pozostawienie tzw. stref buforowych na ewentualne zmiany, nowe okoliczności, nieprzewidziane pilne sprawy.

Jednym słowem produktywności i zatrudnienia nie da się mieszać, planowanie pozwoli uniknąć sytuacji braku czasu i odpowiednio ustawić priorytety, od których znacząco wzrośnie wydajność dnia pracy.

10 zasad planowania czasu pracy

W rzeczywistości może być tyle reguł, ile każda osoba może wybrać z poniższej listy.

• zasada prywatności. W pracy pożądane jest, aby móc pozostać sam: w tym celu zamknij drzwi, ustaw godziny nierecepcyjne, włącz automatyczną sekretarkę, poproś sekretarkę o ciszę. Czas na taką pracę można ustalić rano lub pod koniec dnia pracy, kiedy nastrój pracy w biurze jest obniżony.
• Zasada pracy bloku. Całą pracę w biurze można warunkowo podzielić na bloki: rozmowy telefoniczne i korespondencja biznesowa, spotkania i spotkania z kolegami, papierkowa robota i papierkowa robota. Wykonując pracę z podobnymi blokami, oszczędzamy wysiłek, nie przełączamy się z jednego rodzaju aktywności na inny.
• Zasadą małych części są odpowiednie plastry. Dużego, trudnego zadania, zadania strategicznego nie da się zrealizować jednym przyłożeniem wysiłku, dlatego codziennie i metodycznie realizując małe części dużego projektu taktycznie przybliżamy globalny cel.
• Reguła delegowania. Możliwość delegowania uprawnień jest również częścią zarządzania czasem.
• Zasada Regulacji i Zasada Terminu. Wyznaczenie jasnych ram czasowych na spotkanie biznesowe, spotkanie lub rozmowę kwalifikacyjną, a także ram wykonywania pracy, oznacza celowe i produktywne łamanie prawa Parkinsona, czyniąc go swoim współpracownikiem.

Voltaire: Czas jest dość długi dla tego, kto go używa; kto pracuje i kto myśli, poszerza swoje granice.

• Zasada priorytetyzacji. Stopniowo możesz rozwijać umiejętność, gdy pojawiają się nowe przypadki i sytuacje, aby mentalnie przypisać każdemu z nich status z matrycy Eisenhowera: pilny - niepilny, ważny - nieważny. Wtedy priorytety ustawią się automatycznie.
• Zasada rozliczania pory dnia i biorytmów. Zaplanuj ważne i pilne sprawy lepiej rano. Ich wdrożenie stworzy sytuację sukcesu w ciągu dnia pracy. Planowanie najlepiej robić wieczorem: według psychologów i trenerów wtedy podświadomość sama optymalnie buduje harmonogram na kolejny dzień w nocy.

• Zasada prowadzenia dokumentacji: „Myśl na papierze”. Nagrania są niezbędne: porządkują umysł, tworzą wizualny obraz w głowie, pomagają kontrolować się w ciągu dnia.
• Zasada wyniku. Podsumowanie na koniec dnia pracy może stworzyć poczucie sukcesu, produktywności oraz pomóc w koordynacji działań i planów na kolejne dni.

Metody planowania czasu pracy

Główne metody zarządzania czasem to prowadzenie ewidencji, kalendarzy, kart dni roboczych. W takim przypadku za podstawę przyjmuje się jedną lub więcej zasad zarządzania czasem: ogólny schemat, szablon, który można dostosować, używany przez konkretną osobę do rutyny i codziennych zajęć.

Jedna z metod autora opisana w książce Tracy Briana nosi tytuł „Zostaw obrzydzenie, zjedz żabę!”, Zakłada podział planów na pozytywnie ubarwione, przyjemne obowiązki i nieprzyjemne. Jeśli dokładnie i świadomie przeanalizujesz plany na dany dzień, na pewno będą rzeczy, których nie chcesz robić (można je warunkowo nazwać żabami lub ropuchami). To właśnie te rzeczy należy zrobić w pierwszej kolejności: odrzucić wstręt i metaforycznie „zjedz tę żabę w pierwszej kolejności”.

Brian Tracy: Na koniec ta obserwacja: jeśli musisz „zjeść” żywą żabę, nie powinieneś długo siedzieć i patrzeć na nią. Ścieżka do osiągnięcia wysoki poziom profesjonalizm i produktywność polega na wyrobieniu stabilnego nawyku rozwiązywania najważniejszych zadań rano, bez marnowania czasu na inne problemy. Najpierw musisz nauczyć się „zjadać żabę”, bez wdawania się w wstępne, często bezczynne, rozumowanie.

Oprócz tej techniki jeszcze jedna rada: aby posmak był jeszcze przyjemniejszy, po żabie można „zjeść deser-uczynek”: zrobić coś przyjemnego, ukochanego, przynoszącego przyjemność i radość w miejscu pracy.

Ciekawą metodę planowania dnia pracy zaproponowali Alexander i Dmitry Tsyglins, przedstawiciele szkoły Franklina:

Film o tworzeniu mapy na dzień

Benjamin Franklin, autor znanego aforyzmu „Czas to pieniądz”, również zauważył, że: Bogactwo zależy głównie od dwóch rzeczy: pracowitości i umiaru, czyli nie marnuj ani czasu, ani pieniędzy i używaj obu w najlepszym możliwy sposób.

Nowoczesną formą planowania dnia są specjalne programy na smartfony i PDA (organizatory), które bazują na możliwościach kalendarza lub arkusza kalkulacyjnego, co pozwala odzwierciedlić datę, godzinę, wskazać ramy czasowe każdego wydarzenia, zostawić notatki i komentować, a także tworzyć nie tylko plany taktyczne na dany dzień, ale także widzieć strategiczny ruch w kierunku głównego celu. Są mobilne, wygodne i co najważniejsze skuteczne w nowoczesne warunkiżycie.

Przykładowe programy

Łącząc kilka technik i biorąc pod uwagę jak najwięcej zasad i reguł zarządzania czasem, możesz stworzyć szablon programu.

Ważne jest, aby zrozumieć najważniejsze: lista rzeczy do zrobienia nie jest planem. Stanie się planem tylko wtedy, gdy będzie w stanie sprostać zasadzie Briana Tracy'ego: „Planowanie poprzedza robienie właściwych rzeczy i zapobieganie złu”.

Jeśli poświęcisz kilka minut, będzie jasne, które rzeczy można łączyć w bloki, które są zbyt globalne, ale ważne i niepilne (wręcz przeciwnie, należy je podzielić na „równe plasterki”), które rzeczy można być uważane za „żaby”, które staną się przyjemnym i pysznym deserem. Możesz je przedstawić w formie diagramów lub diagramów, możesz je pomalować na różne kolory.

Benjamin Franklin (Benjamin Franklin) był synem mydlarza, ale dzięki samoorganizacji i dyscyplinie celował w wielu dziedzinach: w polityce, dyplomacji, nauce, dziennikarstwie. Jest jednym z ojców założycieli Stanów Zjednoczonych Ameryki – brał udział w tworzeniu Deklaracji Niepodległości i konstytucji kraju.

Portret Franklina znajduje się na banknocie 100-dolarowym, mimo że nigdy nie był prezydentem Stanów Zjednoczonych. Przypisuje mu się autorstwo m.in powiedzonka jak „Czas to pieniądz” i „Nie odkładaj do jutra tego, co możesz zrobić dzisiaj”.

• „Żaby”. Każdy ma nudne zadania, które nieustannie odkłada na później. Te nieprzyjemne rzeczy nawarstwiają się i są psychologicznie naglące. Ale jeśli każdego ranka zaczniesz od „zjedzenia żaby”, czyli najpierw wykonasz jakieś nieciekawe zadanie, a potem przejdziesz do reszty, to stopniowo wszystko będzie w porządku.
• „Kotwice”. Są to przywiązania materialne (muzyka, kolor, ruch) związane z pewnym stanem emocjonalnym. „Kotwice” są niezbędne, aby dostroić się do rozwiązania konkretnego zadania. Na przykład, możesz nauczyć się pracować z pocztą do muzyki klasycznej, a kiedy czujesz się zbyt leniwy, aby rozładować skrzynkę odbiorczą, wystarczy włączyć Mozarta lub Beethovena, aby złapać odpowiednią psychologiczną falę.
• Stek ze słonia. Im większe zadanie (napisz rozprawę, ucz się język obcy i tak dalej) a im termin jest trudniejszy, tym trudniej jest rozpocząć jego realizację. To skala przeraża: nie jest jasne, od czego zacząć, czy wystarczy siły. Takie zadania nazywane są „słoniami”. Jedynym sposobem na „zjedzenie słonia” jest ugotowanie z niego „steków”, czyli rozbicie dużej rzeczy na kilka małych.

Warto zauważyć, że Gleb Archangielski przywiązuje dużą wagę nie tylko do racjonalizacji procesów pracy, ale także do rekreacji (pełny tytuł jego bestsellera to „Jazda w czasie: Jak żyć i pracować w czasie”). Jest przekonany, że bez miłego odpoczynku, co zawiera zdrowy sen oraz aktywność fizyczna niemożliwe do produktywności.

Wniosek

Zaplanuj swój każdy dzień. Pomogą Ci w tym Todoist, Wunderlist, TickTick i inne podobne programy i usługi. Podziel złożone zadania na dużą skalę na proste, małe. Rano wykonuj najbardziej nieprzyjemną pracę, aby przez resztę czasu robić tylko to, co lubisz. Opracuj wyzwalacze, które pomogą Ci poradzić sobie z lenistwem i nie zapomnij uwzględnić odpoczynku w swoim harmonogramie.

Metoda Francesco Cirillo

Może nie znasz nazwiska Francesco Cirillo, ale musiałeś słyszeć o Pomodoro. Cirillo jest autorem tej słynnej techniki zarządzania czasem. Kiedyś Francesco miał problemy ze studiami: młody człowiek nie mógł się w żaden sposób skoncentrować, był cały czas rozkojarzony. Z pomocą przyszedł prosty minutnik w kształcie pomidora.

Wniosek

Na początku dnia zrób listę rzeczy do zrobienia i zrób to, mierząc czas za pomocą „pomodoro”. Jeśli byłeś rozproszony przez 25 minut, umieść symbol ' przed zadaniem. Jeśli czas upłynął, ale zadanie nie zostało jeszcze wykonane, postaw + i poświęć mu kolejne „pomodoro”. Podczas pięciominutowej przerwy przestaw się całkowicie z pracy na odpoczynek: idź na spacer, posłuchaj muzyki, napij się kawy.

Oto pięć podstawowych systemów zarządzania czasem, dzięki którym możesz zorganizować swój dzień. Możesz je bardziej szczegółowo przestudiować i zostać apologetą jednej z metod lub rozwinąć własną, łącząc różne metody i techniki.

GTD - alternatywa dla zarządzania czasem

David Allen, twórca metodologii GTD, jest jednym z najbardziej znanych teoretyków efektywności osobistej. Jego książka Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity została uznana przez magazyn Time za najlepszą książkę biznesową dekady.

Termin Getting Things Done jest terminem dobrze znanym i wielu błędnie utożsamia go z zarządzaniem czasem. Ale nawet sam Allen nazywa GTD „techniką zwiększania efektywność osobista».

Oto jak ekspert w tej dziedzinie wyjaśnił różnicę między zarządzaniem czasem a GTD.

To nie jest zarządzanie czasem. Zarządzanie czasem jest niemożliwe. Każdy ma taką samą liczbę godzin w ciągu dnia. Liczy się nie ilość czasu, ale to, czym go wypełniasz. Musisz umieć przetwarzać duże przepływy napływających informacji, określać, jakie działania są potrzebne do osiągnięcia celów i oczywiście działać. GTD właśnie o to chodzi. To pewien sposób myślenia i życia. GTD to także stan przepływu i redukcja stresu psychicznego.

Wiaczesław Suchomlinow

Gotowy do kłótni? Zapraszam do komentarzy. Co Twoim zdaniem jest bardziej w GTD - zarządzanie czasem czy efektywność osobista? Powiedz nam również, jakie techniki pomogą Ci zorganizować Twój dzień.

Pomyśl o swoich największych porażkach w życiu. Kłótnie, nieporozumienia, które negatywnie odmieniły całe twoje życie. Niezdane egzaminy, rozmowy kwalifikacyjne itp. Przyczyny takich niepowodzeń są podobne, z reguły są one wynikiem złego przygotowania i pochopnych działań, poniżej przyjrzymy się, jak to wszystko zrobić i zaplanować swój dzień/tydzień.

Co się stanie, jeśli sportowiec przestanie trenować na miesiąc przed igrzyskami – umiejętności i siła mięśni znacznie osłabną i weźmie jeden z ostatnie miejsca. Jak w sporcie, w każdym biznesie, którego potrzebujesz dobre przygotowanie, bez którego szanse na sukces są znacznie zmniejszone.

Kluczowym czynnikiem w przygotowaniu jest planowanie „Zasada 6 P”: Właściwie podjęte planowanie zapobiega pogorszeniu wydajności.

Oto 7 sposobów na załatwienie spraw właściwe planowanie dni, tygodnie.

Metoda 1: Zrób listę rzeczy do zrobienia na dany dzień

Do czego służy lista zadań?

Najpierw przyjrzyjmy się, jak działa nasz mózg. Stwierdzono, że możemy kontrolować nie więcej niż 7+-2 przypadków lub ważnych myśli w naszych głowach. Aby to sprawdzić, policz, ile kółek jest pokazanych na zdjęciach:

Ryż. jeden	Ryż. 2	Ryż. 3

Ryż. 4	Ryż. 5

Najprawdopodobniej do określenia liczby obiektów na rysunkach 1, 3 i 4 wystarczy jedno spojrzenie.

A w przypadku figur 2 i 5 jedno spojrzenie nie wystarczyło, trzeba było liczyć osobno. Im mniejsze obiekty, tym łatwiej nimi zarządzać. Granica mózgu pojawia się, gdy liczba staje się większa niż 7+-2.

Podobnie jest z myślami, jednocześnie w naszej głowie możemy przechowywać nie więcej niż 7 + -2 zadań, o reszcie zapominamy.

Wyobraź sobie sytuację z prawdziwego życia

Wstajesz rano i idziesz do pracy, po drodze pamiętasz, że:

Musisz kupić prezent na urodziny ukochanej osoby;
- Płać za Internet, dopóki nie zostanie wyłączony.

Kiedy przybyłeś do pracy:

Dowiedz się, że już dziś musisz przygotować raport;
- wszedłem, kolega poprosił o wyrzucenie szablonu umowy;
- Po porannym spotkaniu planistycznym szef poprosił mnie o zrobienie 3 rzeczy.

Głowa jest już pełna, ale czas się nie zatrzymuje, klient może zadzwonić, bliska osoba, kolega, może zdarzyć się nieprzewidziana sytuacja itp. Co się dzieje w takim przypadku? Zapominamy o czymś. Jeśli zapomnimy kupić jedzenie w sklepie, to oczywiście nic złego się nie stanie, ale można zapomnieć o czymś ważniejszym: nie przychodź na ważne spotkanie, nie bierz lekarstw itp.

Ponadto im więcej rzeczy mamy w głowie, tym gorsze stają się nasze zdolności analityczne, ponieważ energia jest zużywana na zapamiętywanie informacji.

Zalety notebooka

Notebook - usuwa wszystkie opisane powyżej problemy i ma następujące zalety w porównaniu do pracy z pamięci:

1) Zapisywanie jest zawsze szybsze niż zapamiętywanie. Na przykład zapisz telefon komórkowy 10-100 razy szybciej niż zapamiętywanie. Również w biznesie.

2) Oszczędzanie energii. Aby nie zapomnieć o tym, co ważne, często pamiętamy, poświęca się na to energię. Notebook rozwiązuje ten problem.

3) Niezawodność. Tego, co jest napisane długopisem, nie da się wyciąć siekierą. O każdym biznesie można zapomnieć, na tle zmęczenia, emocji czy innych rzeczy. Ale jeśli zadania są spisane, to zapominanie jest znacznie trudniejsze.

Możesz trzymać listę zadań na zwykłym arkuszu, notatniku, ale lepiej, jeśli jest to zeszyt, bo ma kalendarz. Lista zadań na dany dzień może znajdować się na komputerze lub wersja papierowa. Najważniejsze, że ją masz, bo to podstawa planowania, podobnie jak posadowienie domu. Jeśli dom nie ma fundamentu, to maksimum, które można zbudować, to mała jednopiętrowa konstrukcja bez ogrzewania wykonana z tworzywa sztucznego lub sklejki. Również w planowaniu możesz oczywiście obejść się bez listy zadań na dany dzień lub zeszytu, ale będziesz poważnie ograniczony w swoich możliwościach.

Najważniejszą rzeczą na liście rzeczy do zrobienia lub notatniku jest lista rzeczy do zrobienia w ciągu dnia. Drugą najważniejszą częścią jest kalendarz, w którym widać zadania do wykonania w danym dniu. Dlatego lepszy jest notatnik niż zwykła lista, ponieważ jest tam kalendarz.

Metoda 2: Codziennie pracuj z listą rzeczy do zrobienia

Najważniejszą rzeczą podczas pracy z organizerem czasu czy notatnikiem jest praca według wcześniej opracowanego planu. Aby to zrobić, regularnie przeglądaj swój notatnik, aby dowiedzieć się, czy zrobiłeś wszystko, co zaplanowałeś na dzisiaj. Listę możesz wyświetlić po wykonaniu bieżącego zadania. Bardzo ważne jest, aby umieścić w swoim organizerze ważne rzeczy, które musisz zrobić dzisiaj.

Metoda 3: Najpierw napisz, a potem zrób

Jeśli nadejdzie nowe zadanie i nie jest pilne, to najpierw zapisz je w zeszycie i przystąp do pracy tylko wtedy, gdy do niego dojdzie. Wszelkie nowe zadania wydają się bardzo ważne i zaczynamy podejmować się wszystkiego po kolei: sprawdzanie poczty, robienie rozmowy telefoniczne itd. Ale jak tylko zaczniesz zapisywać wszystkie przychodzące zadania w notatniku, zauważysz, że obok tego wpisu są ważniejsze zadania.

Wszystkie ruchy prawej strony ciała są kontrolowane przez lewą półkulę mózgu, która odpowiada za logikę. Kiedy piszemy nowe zadanie prawa ręka, wtedy aktywujemy lewą półkulę naszego mózgu, która odpowiada za logikę. Aktywowanie logiki podczas pisania prawą ręką pomoże nam podejmować lepsze decyzje.

Zapisując wszystko w zeszycie przed rozpoczęciem pracy, będziesz w stanie wykonać najważniejsze zadania w ciągu dnia i będziesz w stanie oprzeć się pobocznym zadaniom, które nieustannie Cię rozpraszają.

4-drogowy. Najpierw ważne, potem pilne zadania

Wszystkie zaplanowane zadania należy wykonać w kolejności ich ważności, a następnie do czasu realizacji. Zaczynając od najważniejszych i stopniowo przechodząc do mniej ważnych. Zapisz zadania w swoim planie na dziś w kolejności ich ważności, a następnie posortuj według pilności i zacznij pracować z najwyższym priorytetem.

Na przykład znajomy zadzwonił do Ciebie na czacie. Telefon, sprawa pilna, bo telefon właśnie dzwoni, ale to może nie być ważne. Jeśli masz ważniejsze zadania, na przykład przygotowanie raportu z pracy, to lepiej najpierw wykonać wszystkie ważniejsze zadania, w szczególności raport, a następnie, jeśli jest czas, oddzwoń i porozmawiaj ze znajomym . Ale nie odwrotnie, w przeciwnym razie z powodu nieistotnego wezwania możesz nie mieć czasu na robienie ważniejszych rzeczy.

Ważność nad pilnością. Pilne zadania należy podejmować tylko wtedy, gdy panuje nad sytuacją i ma się pewność, że na wszystkie ważniejsze będzie czas.

5 sposób: elektroniczny organizer

Istnieje ogromna liczba notebooków elektronicznych. Dziennik elektroniczny ma niezaprzeczalną przewagę nad papierowymi:

A. Oszczędź czas. Na elektronicznym pamiętniku nie musisz przepisywać zadań z poprzedniego dnia na bieżący, możesz też z nim pracować zarówno na komputerze, jak i na telefonie czy tablecie, synchronizując dane na wszystkich urządzeniach.

B. Objętości i prędkość: Możesz bardzo szybko skopiować dużą ilość informacji do elektronicznego pamiętnika dla dalsza praca. Na przykład: chcesz wieczorem upiec ciasto bananowe i musisz spisać potrzebne składniki przed pójściem do sklepu. Jeśli masz elektroniczny organizer, możesz szybko skopiować cały przepis z Internetu do pamiętnika, w ciągu kilku sekund. Jednocześnie na odręczne spisanie na kartce tylko składników, będziesz potrzebował więcej czasu niż na cały przepis w w formie elektronicznej. A w sklepie wystarczy włączyć pamiętnik w telefonie, aby szybko zrozumieć, co kupić.

B. Wygoda. Niewygodne jest używanie zwykłego notesu w transporcie, w sklepie, na wakacjach, w tych miejscach trudno spisywać i przeglądać notatki, bo papierowy pamiętnik jest duży i do jego otwarcia potrzebne są 2 ręce. Ale elektroniczny notatnik w telefonie zawsze będzie przy Tobie, gdziekolwiek jesteś: Transport, sklep, ulica. Możesz szybko robić notatki na komputerze, a następnie synchronizować je, aby mieć je w telefonie w kilka sekund.

Metoda 6: Zaplanuj następny dzień wieczorem

Z góry zaplanuj działania na następny dzień, Najlepsza pora to koniec dnia roboczego przed wyjazdem do domu. Ta prosta czynność pomoże Ci lepiej spać, bo często przyczyną bezsenności jest to, że wieczorem zapamiętujemy w pamięci wszystkie ważne rzeczy, które trzeba zrobić jutro, żeby rano nie zapomnieć o nich. I to właśnie te myśli uniemożliwiają nam relaks i spokojne zasypianie, ale spisując wszystkie plany, zapewnisz sobie nie tylko spokojny sen, ale i wieczór.

Ponadto, gdy zawczasu ułożysz plan, twoja podświadomość będzie przez całą noc pracować nad tym, jak najlepiej wykonać zaplanowany. Rozwiązanie złożonych problemów może przyjść do Ciebie na śniadanie, w drodze do pracy, a nawet w środku nocy. Rano najczęściej przychodzą nowe pomysły i ten czas wykorzystasz maksymalna korzyść, wystarczy z wyprzedzeniem napisać listę rzeczy do zrobienia na następny dzień.

Przy okazji, jeśli masz pytania, na które chcesz uzyskać odpowiedź, to przed zaśnięciem i zamknięciem oczu zadaj je sobie, najlepiej na głos i od razu zasypiaj. A rano przygotuj się na natychmiastowe zapisanie wszystkich myśli, które mogą pojawić się w momencie, gdy się obudzisz lub później.

Metoda 7: Zaplanuj złożone zadania na szczyt swojej aktywności

Zaplanuj dzień tak, aby praca wymagająca dużej ilości energii przypadała na szczyt Twojej aktywności, kiedy masz dużo energii i jesteś maksymalnie produktywny. Z reguły szczyt aktywności zaczyna się rano, bo po śnie masz dużo sił i świeżą głowę, ale zdarza się, że szczyt aktywności może mieć miejsce także w ciągu dnia, a nawet w godzinach wieczornych.

Najbardziej energochłonne czynności to rzeczy, do których nie ma talentu. Zazwyczaj są to rzeczy, których najbardziej nie chcesz robić. Te zadania w zarządzaniu czasem nazywane są żabami, ponieważ te zadania są nieprzyjemne do rozpoczęcia. W zarządzaniu czasem obowiązuje zasada – zaczynaj dzień z żabą, czyli z nieprzyjemnego romansu. Ta zasada pozwoli Ci pracować wydajniej, ponieważ zwykle rano masz najwięcej sił, a te siły są niezwykle ważne, aby wykonać najbardziej nieprzyjemną pracę.

Podam przykład z życia, mam nastawienie techniczne, więc nauki ścisłe takie jak: Fizyka i matematyka są dla mnie łatwe, ale z przedmiotami humanitarnymi jest ciężej, więc kiedy byłem w szkole, często przygotowywałem się do testu z języka angielskiego rankiem. Wstałam 1-2 godziny przed szkołą i uczyłam się angielskiego. To właśnie rano miałem najwięcej energii, więc o tej porze było mi łatwiej trudne zadanie do którego miałem najmniej talentu. Efekty przygotowania przerosły moje najśmielsze oczekiwania, dostałam ocenę doskonałą lub dobrą z przedmiotu, który mi się nie podobał.

Zaplanuj najbardziej nieprzyjemne zadania na szczyt aktywności, na przykład rano, a zobaczysz, jak zrobisz więcej, a Twoja osobista wydajność wzrośnie.

PS Jeśli masz jakiekolwiek trudności lub pytania dotyczące przeczytanego artykułu, a także na tematy: Psychologia (złe nawyki, doświadczenia itp.), sprzedaż, biznes, zarządzanie czasem itp., zapytaj, postaram się pomóc. Możliwa jest również konsultacja przez Skype.

PS. Możesz również wziąć udział w szkoleniu online „Jak uzyskać 1 godzinę dodatkowego czasu”. Pisz komentarze, swoje dodatki;)

Subskrybuj przez e-mail Dodaj siebie