CEO

Zrób plany na wiosnę, plany na dzień - rano

chińskie przysłowie

Do kogo: właściciele, menedżerowie najwyższego szczebla, kadra kierownicza

Kiedy nie masz planu, twoje działania są chaotyczne

Każdy z nas, menedżerów, myśli: o ile można zwiększyć wydajność? Dane uzyskane empirycznie w mojej firmie pokazały, że po wprowadzeniu codziennego planowania i raportowania efektywność zespołu wzrosła o ~40%.

Nie jest tajemnicą, że średnio Rosyjska firma pracownicy wydać na pracę najlepszy przypadek 3-4 godziny dziennie na 8. Wszyscy jednak udają, że tak powinno być. Lider jest zadowolony z występów w formie aktów przemocy, gdy tylko zajrzy do czyjegoś biura.

A podwładni... A co z podwładnymi? Są bardziej niż zadowoleni z tego stanu rzeczy: in czas pracy możesz rozwiązać wiele osobistych problemów, składać zamówienia w sklepach internetowych, rozmawiać przez telefon i in portale społecznościowe z przyjaciółmi i rodziną. Nic dziwnego, że mówią, że 80% ludzi pracuje tak samo wydajnie, jak są kompetentnie kierowani.

Wniosek banalny i jednocześnie straszny w swojej prostocie: aby zwiększyć efektywność firmy o 40%, wystarczy zmusić pracowników do pracy przynajmniej 6,5 - 7 godzin dziennie(tak, osiem to już akrobacje!).

Plan dnia i raport – ciągły test predyspozycji pracowników

Ale jak zrozumieć: który z pracowników rozmawia na czacie w sieciach społecznościowych, a kto stale przynosi wyniki? Cały czas zostać z tobą? Niemożliwy! Tu z pomocą przychodzą codzienne plany i raporty z wykonanej pracy, które są obowiązkowe dla każdego pracownika.

W dużym skrócie znaczenie planów dziennych i raportów jest następujące: pracownik sporządza plan pracy na każdy dzień w oparciu o 8-godzinny dzień pracy i raportuje na koniec dnia pracy dla każdego wykonanego zadania (czas spędzony, wynik itp.).

Każdy dobra technologia przynosi korzyści obu stronom. Porozmawiajmy o tym.

Korzyści z planu dziennego dla firmy

• Zadania są rozwiązywane przez pracowników według przyjętych priorytetów (biorąc pod uwagę wymagania biznesowe firmy), a nie według zasady „chcę”, „łatwiej” i „ciekawiej”.
• Prawdopodobieństwo „przestoju” pracownika ma tendencję do zera. Zawsze są zadania w rezerwie. Jeśli pojawi się „prosty”, to jest to widoczne z góry.
• Po zapoznaniu się z planami możesz natychmiast usunąć zadania „wyssane z palca” i zastąpić je przydatnymi, aktualnymi i odpowiednimi.
• Kiedy osoba planuje rzeczy w oparciu o 8 godzin pracy i wie, że w tym czasie będzie zapotrzebowanie, prawdopodobieństwo „zmarnowania czasu” jest zauważalnie zmniejszone.

Korzyści z planu dziennego dla pracownika

Poważne ulepszenie osobiste i zawodowe: planowanie jest niezbędne we wszystkich obszarach, a życie poza pracą nie jest wyjątkiem.

• Menedżer będzie z Ciebie zadowolony, ponieważ wszystkie zadania technologiczne o najwyższym priorytecie przypadają na Twoje plan dnia. A „bycie w dobrej sytuacji” otwiera dodatkowe możliwości w pionowej karierze.
• Zniesienie „niewolnictwa”, kiedy człowiek siedzi w pracy do „nocy” (teraz na wykonanie zadań przeznaczono 8 godzin, dlatego kierownik nie będzie ich już planował na 12 godzin).

Porządek obrad

W przyszłości będziemy rozmawiać tylko o zasadach planowania dziennego i tygodniowego oraz wymaganiach dotyczących planów. Odrębne artykuły poświęcone są:

• Technologia analizy przez kierownika planów dobowych i tygodniowych podwładnych - artykuł w opracowaniu.
• Wymagania dotyczące raportów roboczych, metodyka ich tworzenia - artykuł w opracowaniu.
• Technologia analizy przez kierownika raportów dobowych i tygodniowych podwładnych. Zobacz artykuł „”.

Skuteczność osobista lidera

W swojej pracy wykorzystuję również technologię codziennego planowania i raportowania. Zgłaszam się do siebie - oddaj to do użytku, jeśli nie masz komu się zgłosić. A tym samym moja osobista wydajność podwoiła się(To żart!). W tym ze względu na realizację zadań o wyższym priorytecie, bo wcześniej wziąłem na siebie te, które jako pierwsze przyszły mi do głowy.

I bardzo przydatny wgląd. Kiedy zaczynasz planować, dużo łatwiej jest myśleć na etapie planowania: czy to twoje zadanie, czy nie lepiej je delegować? Kiedy już zacząłem zadanie, a w połowie jego realizacji zdałem sobie sprawę, że fajnie byłoby delegować, to już dużo trudniej „odpuścić” od siebie.

Technologia realizacji i realizacji planów dziennych

Zwracam uwagę na konieczność kontrolowania realizacji planu, terminowości wykonanych zadań oraz jakości wyników.

Wielu liderów złamało zęby, próbując wdrożyć codzienne plany i raporty, a oto dlaczego:

• Wprowadzenie spotka się z silnym oporem pracowników biurowych. Ukorz się, to naturalne, ale musisz się na to przygotować. Być może artykuł „” przyda Ci się.
• Realizacja codziennych planów i raportów, a także dalsza praca nad utrzymaniem technologii w działaniu, wymaga inwestycji czasu, pieniędzy, wysiłku menedżerskiego i woli lidera. A co najważniejsze, błyskawiczna reakcja na wszelkie naruszenia ze strony pracowników.
• Wdrożenie dodatkowo przyniesie całkowitą przejrzystość planów i raportów. Kierownik każdego wyższego szczebla powinien mieć możliwość zapoznania się z raportem każdego kierownika niższego i jego podwładnych. Bezpośredni przełożony odpowiada za plany swoich podwładnych. Dlaczego pracownikom się to nie spodoba? Nie każdy menedżer średniego szczebla jest zainteresowany posiadaniem „ wszystko widzące oko od najwyższego kierownictwa.

Rekomendacje dotyczące organizacji codziennego planowania: gotowe przepisy do wdrożenia

Organizacja procesu przetwarzania napływających zadań po stronie pracownika

• W momencie pojawienia się zadania zostaje ono wpisane do planu pracy na bieżący lub kolejne dni (niezależnie od formy w jakiej zostało ustawione) z przewidywaną datą planowanego wykonania.
• Jeśli zadanie należy do kategorii spraw „niepilnych i nieistotnych”, jest ono rejestrowane w tzw. STACKU (magazynie) zadań. Pracownik zwraca się do STACK podczas planowania na następny tydzień lub gdy ma przestój w pracy.

Postawione zadanie, które zajmuje więcej niż 3 godziny (poza uczestnictwem w wydarzeniach i spotkaniach), dzieli się na mniejsze, do których pierwsze jest przypisane jako podstawowe.

• Dla każdego zadania wybierany i ustalany jest priorytet ze standardowej listy

Premia: Przykład tabeli priorytetów pracowników

Na przykład tabela priorytetów, która pomaga pracownikom zarządzać własnym planowaniem, wykonaj 2 proste kroki:

1) Napisz szczegółowy komentarz do artykułu(formularz komentarzy znajduje się na samym dole artykułu, zobacz zrzut ekranu https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Podziel się swoim doświadczeniem we wdrażaniu planowania podrzędnego (niekoniecznie udanego).

2) Prześlij zapytanie aby otrzymać przykładową tabelę priorytetów za pośrednictwem moich osobistych kont w mediach społecznościowych:

Wymagania dotyczące formatu wpisywania zadań do planu

• Każdy pracownik dodaje do planu orientacyjną listę swoich zadań ( krótki opis zadania + szacowany czas do wykonania). Plan obejmuje następujące zadania:
• Planowane w ramach projektów;
• Uzyskane wcześniej w formie zadania indywidualne(ustnie, pocztą, skype itp.). Jeśli zadanie znajduje się w zewnętrznym systemie ustawiania zadań, musisz dodać link URL do tego zadania; po otrzymaniu zadania (ustnie, pocztą, skype) należy je samodzielnie wprowadzić do planu pracy. Jednocześnie obowiązują wszystkie wymagania dotyczące formatu wprowadzania zadań.
• Planowane przez pracownika do realizacji z własnej inicjatywy.
• Dla każdego zadania musisz określić:
• Nazwa zadania. Powinna odzwierciedlać, jakie czynności należy wykonać iz jakim przedmiotem. Wskazane jest użycie mianownika dla rzeczowników i imperatywny nastrój czasownik. To znacznie ułatwia późniejsze wyszukiwanie wśród wszystkich zadań. Przykład: Opracuj regulacje: planowanie („opracuj” - imperatyw; „regulacja: planowanie” - mianownik).
• Szacowany czas do ukończenia. Przykład: Marka oferta: 2 godziny 30 minut
• Ostateczny termin(termin, do którego zadanie musi zostać zakończone). Jeśli nie możesz określić terminu wykonania zadania, skontaktuj się z bezpośrednim przełożonym.
• Krótki plan wykonania tego zadania. Dodaj linki do algorytmów, na których planujesz działać i / lub krótki plan działania. Brak krótki plan w ciele zadaniowym generuje wiele pytań podczas omawiania planu pracy oraz ryzyko, że zadanie zostanie wykonane w sposób nieefektywny/nieoptymalny lub niewykonane w 100% i/lub będzie wymagało przeróbek.
• Priorytet. Wykonawca ustala ją samodzielnie według odrębnie sformalizowanych zasad. Jeśli nie możesz tego ustalić, musisz skontaktować się z bezpośrednim przełożonym.
• Jeżeli pracownik dostrzeże „niewystarczalność” swojego zasobu do przydzielonego mu zadania, zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym kierownika zadania i jego bezpośredniego przełożonego.

Dzienny plan pracy

• Plan należy stworzyć na podstawie planu tygodniowego i nadchodzących zadań operacyjnych (przed wprowadzeniem planowania tygodniowego: na podstawie zadań znanych na dany dzień).
• Plan na następny dzień sporządzany jest przed końcem bieżącego dnia roboczego.
• Zaplanowany czas na codzienne zadania jest obliczany:
• dla pracowników biurowych w oparciu o 8 godzin minus zwyczajowy czas na rozwiązanie zadań operacyjnych i dotyczących siły wyższej (dla kierowników projektów: 7 godzin - planowanych; 1 godzina - na rozwiązywanie zadań przychodzących). Zaplanowany czas wykonywania zadań może się różnić w zależności od dnia tygodnia i innych warunków.
• dla specjalistów freelancerów – dzienny limit czasowy ustalany przy ustalaniu warunków współpracy.
• Plan na nowy dzień jest umieszczany na górze planu na dzień poprzedni (jeśli w planach używane są dokumenty tekstowe).
• Jeśli więcej niż 4 godziny dziennie spędza się na nieplanowanych (w stosunku do planów projektu) zadaniach lub staje się jasne, że planów projektu NIE można zrealizować przy bieżącym obciążeniu, kierownictwo jest o tym natychmiast powiadamiane (nie później niż następnego dnia) .

Przykład planu dziennego (zrzut ekranu z Bitrix24)

Przykład pokazuje plan, który pracownik tworzy w systemie Bitrix24. Zrzut ekranu pokazuje tylko pierwsze sześć zadań, reszta nie zmieściła się na ekranie. Wybrane kolumny: 1 - nazwa zadania; 2 - termin; 3 - planowany czas realizacji.

Przejście do planowania tygodniowego

Po opanowaniu planów dziennych pracownicy przechodzą do planowania tygodniowego. Jednocześnie zachowane jest codzienne planowanie, ale znacznie uproszczone, ponieważ. w planie tygodniowym zadania są podzielone według dnia. Jeśli nie robisz codziennych planów ze swoimi podwładnymi, mogą oni planować swój tydzień, jak na poniższym obrazku.

Kluczowe korzyści z tygodniowego planowania:

• dłuższy horyzont planowania w porównaniu do jednego dnia
• oszczędność czasu dla pracownika i znaczna oszczędność czasu dla menedżera

Tygodniowy plan pracy

• Jak zrobić plan?
• Przejrzyj wszystkie miesięczne plany projektów, weź z nich listę zadań z terminem do końca tygodnia + 5 dni.
• Otwórz swój miesięczny plan pracy i wypisz z niego część pracy.
• Wprowadź zadania operacyjne (wcześniej znane lub ustawione przez kierownika) do planu tygodniowego.
• Plan na nowy tydzień musi być sporządzony w ostatni dzień roboczy poprzedniego tygodnia(zazwyczaj piątek).
• Zadania należy zaplanować na cały tydzień roboczy z uwzględnieniem marginesu na czas wprowadzający (ustalany dla każdego stanowiska indywidualnie).
• Sporządzony plan na tydzień wymaga doprecyzowania (na podstawie informacji otrzymanych w weekend i rano pierwszego dnia roboczego) w pierwszy roboczy dzień tygodnia do godziny 12:00(zwykle poniedziałek)
• W przypadku specjalistów, którzy mają niewielki poziom „nieprzewidzianych” prac (prace związane z utrzymaniem strony internetowej, zarządzanie projektami promocyjnymi), tydzień należy zaplanować bez uwzględniania nieprzewidzianych prac.
• w końcu zadania i „nieprzewidziane” mogą być, a może NIE.
• jeśli plan nie zostanie zrealizowany ze względu na to, że „nowo” otrzymane zadania zostały zrealizowane, to część zadań z planu można przenieść na kolejny tydzień.

Automatyzacja planów dobowych i tygodniowych

Najpopularniejsze pytanie: „W jakiej formie podwładni powinni robić plany?” Najlepiej byłoby, gdyby plany były tworzone w formie zadań w systemie, gdzie w przyszłości będą śledzone przez czas realizacji i generowane będą raporty. Moim zdaniem dzisiaj system Bitrix24 jest do tego najbardziej odpowiedni.

A co jeśli Twoja firma ma inny system ustawiania zadań? Zastanów się, jak zorganizować planowanie z jego pomocą w oparciu o wymagania dla planów, które sformułowałem. A nawet jeśli w ogóle nie masz systemu do ustawiania i rozliczania zadań, to nie ma to znaczenia. W mojej firmie długi czas plany dnia i tygodnia zostały wykonane w osobnych plikach tekstowych w formacie GoogleDocs (bardzo wygodne do edycji i dyskusji). I dopiero po pewnym czasie przeszliśmy całkowicie do pracy w Bitrix24.

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące planów dnia

Jak wyznaczać zadania, jeśli dyrektor wykonawczy nie jest bezpośrednio podwładnym menedżera?

Albo uzyskaj uprawnienia do wyznaczania takich zadań w ramach podporządkowania projektu, albo uzgodnij dodanie zadania z bezpośrednim przełożonym wykonawcy.

Należy pamiętać: czas to nie guma. Kiedy pojawia się nowe zadanie, „wypycha” kolejne zadanie z planu. Priorytety w przydzielaniu zadań należą do kompetencji bezpośredniego przełożonego.

Okazuje się, że ten system wprowadza „całkowitą kontrolę” nad pracą podwładnego? Powinien to zrobić jego przywódca. A ten przywódca powinien być kontrolowany przez swojego przywódcę?

Menedżer kontroluje planowanie swoich bezpośrednich podwładnych (przykład: kierownik działu analizuje plany pracowników działu), ale niekoniecznie na co dzień. Dla lojalnych pracowników (1 rok po rozpoczęciu wdrażania regularnego zarządzania, w Twojej firmie nie pozostanie już żaden inny) częstotliwość weryfikacji może wynosić 1 raz na 3 dni, 1 raz w tygodniu.

Wiele zależy od stanowiska i doświadczenia konkretnego pracownika. A także o rodzaju planowania, które jest używane oprócz planów dziennych i tygodniowych: planowanie miesięczne projektów, plany strategiczne projektów. Jeśli któryś z pracowników potrzebuje stałej „całkowitej kontroli”, zadaj sobie pytanie: „Czy potrzebujesz takiego pracownika?”

Niektórzy przywódcy sami nie chcą codziennie kontrolować. to wymaga czasu i uwagi

Planowanie pracy podwładnych i monitorowanie jej realizacji to bezpośrednie obowiązki lidera. Aby opanować tę funkcję, sugeruję, abyś zaangażował się w „pompowanie” swojego kompetencje menedżerskie. Aby pomóc artykułowi „”.

Ważne jest, aby ocenić, czy Twoja firma ma „pochylenie” dla menedżerów w pracy nad „wytworzeniem wyniku”. Przede wszystkim lider musi przeznaczyć czas na zarządzanie podwładnymi., wytwarzanie wyników - na drugim miejscu i zgodnie z zasadą szczątkową czasu. Jeśli przeznaczysz menedżerowi wystarczającą ilość czasu na zarządzanie, a jednocześnie nadal dąży on do osiągania wyników własnymi rękami, podczas gdy jego podwładni chłodzą, to jest to dobry specjalista ale zły lider.

Czytelnicy tego artykułu również czytają

Jak oceniać wydajność pracowników na koniec dnia pracy za pomocą raportów dziennych: metoda „analizy i komentarzy”

Jak wdrożyć regularne zarządzanie w swojej firmie (część 1): cele, podstawowe zasady, przygotowanie przed uruchomieniem

Brak czasu na zrobienie wszystkiego, co chcesz, jest częstym problemem w nowoczesny świat. Właściwe zaplanowanie dnia pracy zaoszczędzi Ci ogromną liczbę cennych godzin. A dzisiaj dostaniesz trochę ważne wskazówki w tym temacie.

Na początek podkreślamy samo planowanie dnia pracy - trzeba to zrobić. Przyjąć za pewnik. Następnie musisz podzielić swój dzień na 3 grupy i dla każdej z nich podamy własne zasady. Tutaj wszystko jest proste:

1. Początek dnia pracy.
2. Środek dnia.
3. Zakończenie dnia roboczego.

Zasady rozpoczynania dnia

Poranek to moment, w którym po śnie jesteś naładowany energią. To zależy od twojego stanu rano, jak produktywny będzie ten dzień?. Więc weź pierwszą porcję porad.

pozytywne nastawienie

Nie trzeba dodawać, że jeśli rano jesteś w dobrym humorze, sprawy idą łatwiej, łatwiej rozwiązywać problemy biznesowe i zajmują mniej czasu.

Dlatego każdego ranka znajdź coś, co naładuje Cię pozytywnymi wspomnieniami, oczekiwaniem na zrobienie w najbliższym czasie tego, co kochasz. Nabierz nawyku zadawania sobie każdego ranka następujących pytań:

Jak dzisiaj mogę przybliżyć mnie do osiągnięcia celu?

Co mogę zrobić, aby jak najlepiej wykorzystać dzisiejszy dzień?

Co mogę zrobić dzisiaj, aby wesprzeć swój styl życia (zdrowie)?

Zabieg ten nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, a efekt jego codziennego wykonywania może przekroczyć wszelkie oczekiwania.

Właściwy początek

Następny moment to właściwy początek dnia pracy. Od czego powinno się zacząć? Od spokojnego śniadania i tą samą drogą do pracy.

Nie masz czasu na długie i obfite śniadanie? Jest proste rozwiązanie: idź wcześnie spać. W przeciwnym razie ryzykujesz zrujnowanie dnia na samym początku - sprawdzone!

Początek pracy

Rozpocznij dzień pracy od razu w tym samym czasie. Ta zasada pomoże ci stać się jeszcze bardziej zdyscyplinowaną osobą.

Kiedy stanie się to nawykiem, jako bonus zauważysz wzrost mobilizacji swoich sił.

Weryfikacja planów

Jeśli wczoraj planowałeś dzisiejszy dzień pracy, to muszę sprawdzić rano. Zajmie to 10 minut, ale możesz zaoszczędzić do 2 godzin!

Lepiej też zrobić samo planowanie biorąc pod uwagę 60% swojego czasu, a pozostałe 40% zostawić na działanie siły wyższej i nieoczekiwanych lub pilnych zadań.

Nie "bujaj się"

Nie zaczynaj najbardziej produktywnej części dnia od wielu powtarzających się powitań lub omawiania bezwartościowych wiadomości. Zacznij realizować swoje zaplanowane cele od razu!

Wszystkie sprawy „społeczne” można przełożyć na późniejszy termin. To jest idealne na popołudnie.

Najpierw najważniejsze!

Zacznij dzień od decyzji kluczowe zadania. Wszystko inne poczeka i nigdzie nie pójdzie. Zwłaszcza twoja skrzynka pocztowa J

Sekretarka jest Twoim asystentem

Pamiętaj, aby na bieżąco informować swojego sekretarza o swoich planach, ponieważ jest on twoim asystentem i partnerem. Daj na to tylko 2 minuty - zrób to.

Ten krok pozwoli Ci zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność. Dobra sekretarka cię rozładuje i w razie potrzeby przypomnieć o ważnym spotkaniu. Powinien być świadomy wszystkich twoich spraw.

Zasady na środek dnia

Środek dnia- jest to okres, w którym prace idą pełną parą, wykonałeś lub nadal wykonujesz główne zadania. Na tę część dnia przygotowaliśmy dla Was 11 porad.

Zamówienie na stole

Zostaw na stole tylko te papiery, które pomogą Ci rozwiązać aktualny problem. Usuń resztę. Na stole nie powinno znajdować się więcej niż sześć dokumentów.

Ustaw terminy

Jeśli jesteś podwładnym, postaraj się, aby możesz zainstalować lub określić terminy wykonania zleconych Ci zadań. Jeśli jesteś liderem, skróć czas wykonywania zadań dla swoich podwładnych o jedną trzecią.

Informacja zwrotna

Jeśli nagle zdecydujesz się wziąć udział w jakimś nieważnym dla Ciebie spotkaniu, przygotuj się na to, że otrzymasz dodatkowe instrukcje na ten temat. Gdybyś tam nie był, to nie otrzymywałbyś dodatkowych zadań...

pilne zadania

Zawsze i w każdym razie powstaje sytuacja, która będzie pilna i przyciągnie twoją uwagę. Spowoduje to stagnację w realizacji bieżących zadań.

To, czy warto się rozpraszać i zagłębiać w takie sytuacje, zależy od Ciebie. Ale zawsze podejmuj decyzję w oparciu o priorytety: co jest ważniejsze do zrobienia - sprawy bieżące czy „pilne”? Jeśli to możliwe, deleguj takie nagłe zadania.

impulsywne działania

Wykonując bieżące zadania (zwłaszcza te najważniejsze) możesz nagle zechcieć zadzwonić lub wykonać inne nieplanowane impulsywne działanie.

Nie spiesz się, by podążać za impulsem – zastanów się, czy warto się rozpraszać, jak ważne jest to?

Pauza

Zawsze w dzień roboczy zaplanować przerwy. Jak długo powinny być, zależy od Ciebie. Najważniejsza w tym biznesie jest regularność.

Pogrupuj swoją rutynę

Możesz połączyć wszystkie małe rutynowe zadania według podobnych funkcji w sekcje, bloki. A następnie wykonaj je w takich blokach. Na przykład 6 bloków po 10 minut - rozmowy telefoniczne. Ważne jest tutaj, aby maksymalnie skrócić czas wykonania każdego bloku.

Zakończenie spraw

Przynieś to, co zacząłeś finałowy etap. Staraj się często nie rozpraszać podczas rozwiązywania długiego zadania. Ponieważ po tym trzeba wrócić do egzekucji i ponownie wykonać część pracy, marnując czas. Przynajmniej przywróć szybkość wykonania.

wykorzystać ten moment

Jeśli nagle masz „wymuszony czas wolny” następnie zastanów się, jak można go racjonalnie wykorzystać. Na przykład, gdy siedzisz w poczekalni szefa kuchni i czekasz na swoją kolej.

twoja godzina

Planując dzień pracy, pamiętaj, aby zaplanuj sobie godzinę. W tym momencie Twoja sekretarka powinna wszystkim odpowiedzieć, że Cię nie ma, lub po prostu zamknąć biuro, aby nikt Ci nie przeszkadzał.

Poświęć tę godzinę na rozwiązanie tych zadań, które nie są pilne, ale są ważne. Również, gdy nikt Cię nie rozprasza, możesz przypomnieć sobie podobne zadania, o których po prostu zapomniano w zgiełku.

Pojednanie i kontrola

Nie trać czasu na okresowe uzgadnianie ich planów i kontrola ich realizacji. Powiedzieliśmy już, że ta akcja zaoszczędzi więcej czasu, niż na nią poświęcisz. Dodatkowo możesz coś zmienić w planowaniu ze względu na np. zmienione priorytety.

Zasady na zakończenie dnia

Nie rozpraszaj się częstym sprawdzaniem godziny i czekaj do końca dnia pracy. Ten czas też jest ważny, podobnie jak poprzednie. Zwróć uwagę na następujące 3 wskazówki.

Dokończ to, co nie zostało zrobione

Istnieje grupa spraw, które nie są pilne, ale są konieczne. Aby nie kumulowały się, zamieniając w blokadę, wykonuj je pod koniec dnia, kiedy najważniejsze cele zostaną osiągnięte. W tym okresie czas skończyć czytanie korespondencji, dyktować prasie rozkazy sekretarzowi itp.

Analiza dnia

Przeanalizuj, w oparciu o plan dnia, co udało Ci się dzisiaj zrobić, jaka jest Twoja efektywność, jak często byłeś oderwany od głównych zadań i jak można tego uniknąć w przyszłości, jeśli to możliwe? To jest jeden z ważne elementy pomyślne wykonanie zadań kontrola i analiza.

Plan na jutro

Poświęć 15-20 minut na planowanie jutrzejszego dnia pracy. Lepiej zrobić to dzień wcześniej.. Ale nie zapomnij też sprawdzić rano.

Pomyśl o swoich największych porażkach w życiu. Kłótnie, nieporozumienia, które negatywnie odmieniły całe twoje życie. Niezdane egzaminy, rozmowy kwalifikacyjne itp. Przyczyny takich niepowodzeń są podobne, z reguły są one wynikiem złego przygotowania i pochopnych działań, poniżej przyjrzymy się, jak to wszystko zrobić i zaplanować swój dzień/tydzień.

Co się stanie, jeśli sportowiec przestanie trenować na miesiąc przed igrzyskami – umiejętności i siła mięśni znacznie osłabną i weźmie jeden z ostatnie miejsca. Jak w sporcie, w każdym biznesie, którego potrzebujesz dobre przygotowanie, bez którego szanse na sukces są znacznie zmniejszone.

Kluczowym czynnikiem w przygotowaniu jest planowanie „Zasada 6 P”: Właściwie podjęte planowanie zapobiega pogorszeniu wydajności.

Oto 7 sposobów na załatwienie spraw właściwe planowanie dni, tygodnie.

Metoda 1: Zrób listę rzeczy do zrobienia na dany dzień

Do czego służy lista zadań?

Najpierw przyjrzyjmy się, jak działa nasz mózg. Stwierdzono, że możemy kontrolować nie więcej niż 7+-2 przypadków lub ważnych myśli w naszych głowach. Aby to sprawdzić, policz, ile kółek jest pokazanych na zdjęciach:

Ryż. jeden	Ryż. 2	Ryż. 3

Ryż. 4	Ryż. 5

Najprawdopodobniej do określenia liczby obiektów na rysunkach 1, 3 i 4 wystarczy jedno spojrzenie.

A w przypadku figur 2 i 5 jedno spojrzenie nie wystarczyło, trzeba było liczyć osobno. Im mniejsze obiekty, tym łatwiej nimi zarządzać. Granica mózgu pojawia się, gdy liczba staje się większa niż 7+-2.

Podobnie jest z myślami, jednocześnie w naszej głowie możemy przechowywać nie więcej niż 7 + -2 zadań, o reszcie zapominamy.

Wyobraź sobie sytuację z prawdziwego życia

Wstajesz rano i idziesz do pracy, po drodze pamiętasz, że:

Musisz kupić prezent urodzinowy kochany;
- Płać za Internet, dopóki nie zostanie wyłączony.

Kiedy przybyłeś do pracy:

Dowiedz się, że już dziś musisz przygotować raport;
- wszedłem, kolega poprosił o wyrzucenie szablonu umowy;
- Po porannym spotkaniu planistycznym szef poprosił mnie o zrobienie 3 rzeczy.

Głowa jest już pełna, ale czas się nie zatrzymuje, może zadzwonić do Ciebie klient, ukochana osoba, kolega z pracy, może zdarzyć się nieprzewidziana sytuacja itp. Co się dzieje w takim przypadku? Zapominamy o czymś. Jeśli zapomnimy kupić jedzenie w sklepie, to oczywiście nic złego się nie stanie, ale można zapomnieć o czymś ważniejszym: nie przychodź na ważne spotkanie, nie bierz lekarstw itp.

Ponadto im więcej rzeczy mamy w głowie, tym gorsze stają się nasze zdolności analityczne, ponieważ energia jest zużywana na zapamiętywanie informacji.

Zalety notebooka

Notebook - usuwa wszystkie opisane powyżej problemy i ma następujące zalety w porównaniu do pracy z pamięci:

1) Zapisywanie jest zawsze szybsze niż zapamiętywanie. Na przykład zapisz telefon komórkowy 10-100 razy szybciej niż zapamiętywanie. Również w biznesie.

2) Oszczędzanie energii. Aby nie zapomnieć o tym, co ważne, często pamiętamy, poświęca się na to energię. Notebook rozwiązuje ten problem.

3) Niezawodność. Tego, co jest napisane długopisem, nie da się wyciąć siekierą. O każdym biznesie można zapomnieć, na tle zmęczenia, emocji czy innych rzeczy. Ale jeśli zadania są spisane, to zapominanie jest znacznie trudniejsze.

Możesz trzymać listę zadań na zwykłym arkuszu, notatniku, ale lepiej, jeśli jest to zeszyt, bo ma kalendarz. Lista zadań na dany dzień może znajdować się na komputerze lub wersja papierowa. Najważniejsze, że ją masz, bo to podstawa planowania, podobnie jak posadowienie domu. Jeśli dom nie ma fundamentu, to maksimum, które można zbudować, to mała jednopiętrowa konstrukcja bez ogrzewania wykonana z tworzywa sztucznego lub sklejki. Również w planowaniu możesz oczywiście obejść się bez listy zadań na dany dzień lub zeszytu, ale będziesz poważnie ograniczony w swoich możliwościach.

Najważniejszą rzeczą na liście rzeczy do zrobienia lub notatniku jest lista rzeczy do zrobienia w ciągu dnia. Drugą najważniejszą częścią jest kalendarz, w którym widać zadania do wykonania w danym dniu. Dlatego lepszy jest notatnik niż zwykła lista, ponieważ jest tam kalendarz.

Metoda 2: Codziennie pracuj z listą rzeczy do zrobienia

Najważniejszą rzeczą podczas pracy z organizerem czasu czy notatnikiem jest praca według wcześniej opracowanego planu. Aby to zrobić, regularnie przeglądaj swój notatnik, aby dowiedzieć się, czy zrobiłeś wszystko, co zaplanowałeś na dzisiaj. Listę możesz wyświetlić po wykonaniu bieżącego zadania. Bardzo ważne jest, aby umieścić w swoim organizerze ważne rzeczy, które musisz zrobić dzisiaj.

Metoda 3: Najpierw napisz, a potem zrób

Jeśli nadejdzie nowe zadanie i nie jest pilne, to najpierw zapisz je w zeszycie i przystąp do pracy tylko wtedy, gdy do niego dojdzie. Wszelkie nowe zadania wydają się bardzo ważne i zaczynamy się wszystkim zajmować: sprawdzać pocztę, wykonywać telefony itp. Ale jak tylko zaczniesz najpierw zapisywać wszystkie przychodzące zadania w zeszycie, zauważysz, że obok tego wpisu jest więcej ważne zadania.

Wszystkie ruchy prawej strony ciała są kontrolowane przez lewą półkulę mózgu, która odpowiada za logikę. Kiedy piszemy nowe zadanie prawa ręka, wtedy aktywujemy lewą półkulę naszego mózgu, która odpowiada za logikę. Aktywowanie logiki podczas pisania prawą ręką pomoże nam podejmować lepsze decyzje.

Zapisując wszystko w zeszycie przed rozpoczęciem pracy, będziesz w stanie wykonać najważniejsze zadania w ciągu dnia i będziesz w stanie oprzeć się pobocznym zadaniom, które nieustannie Cię rozpraszają.

4-drogowy. Najpierw ważne, potem pilne zadania

Wszystkie zaplanowane zadania należy wykonać w kolejności ich ważności, a następnie do czasu realizacji. Zaczynając od najważniejszych i stopniowo przechodząc do mniej ważnych. Zapisz zadania w swoim planie na dziś w kolejności ich ważności, a następnie posortuj według pilności i zacznij pracować z najwyższym priorytetem.

Na przykład znajomy zadzwonił do Ciebie na czacie. Telefon, sprawa pilna, bo telefon właśnie dzwoni, ale to może nie być ważne. Jeśli masz ważniejsze zadania, na przykład przygotowanie raportu z pracy, to lepiej najpierw wykonać wszystkie ważniejsze zadania, w szczególności raport, a następnie, jeśli jest czas, oddzwoń i porozmawiaj ze znajomym . Ale nie odwrotnie, w przeciwnym razie z powodu nieistotnego wezwania możesz nie mieć czasu na robienie ważniejszych rzeczy.

Ważność nad pilnością. Pilne zadania należy podejmować tylko wtedy, gdy panuje nad sytuacją i ma się pewność, że na wszystkie ważniejsze będzie czas.

5 sposób: elektroniczny organizer

Istnieje ogromna liczba notebooków elektronicznych. Dziennik elektroniczny ma niezaprzeczalną przewagę nad papierowymi:

A. Oszczędź czas. Na elektronicznym pamiętniku nie musisz przepisywać zadań z poprzedniego dnia na bieżący, możesz też z nim pracować zarówno na komputerze, jak i na telefonie czy tablecie, synchronizując dane na wszystkich urządzeniach.

B. Objętości i prędkość: Możesz bardzo szybko skopiować dużą ilość informacji do elektronicznego pamiętnika dla dalsza praca. Na przykład: chcesz upiec ciasto bananowe wieczorem i musisz spisać potrzebne składniki przed pójściem do sklepu. Jeśli masz elektroniczny organizer, możesz szybko skopiować cały przepis z Internetu do pamiętnika, w ciągu kilku sekund. Jednocześnie na odręczne spisanie na kartce tylko składników, będziesz potrzebował więcej czasu niż na cały przepis w w formie elektronicznej. A w sklepie wystarczy włączyć pamiętnik w telefonie, aby szybko zrozumieć, co kupić.

B. Wygoda. Niewygodne jest używanie zwykłego notesu w transporcie, w sklepie, na wakacjach, w tych miejscach trudno spisywać i przeglądać notatki, bo papierowy pamiętnik jest duży i do jego otwarcia potrzebne są 2 ręce. Ale elektroniczny notatnik w telefonie zawsze będzie przy Tobie, gdziekolwiek jesteś: Transport, sklep, ulica. Możesz szybko robić notatki na komputerze, a następnie synchronizować je, aby mieć je w telefonie w kilka sekund.

Metoda 6: Zaplanuj następny dzień wieczorem

Z góry zaplanuj działania na następny dzień, Najlepsza pora to koniec dnia roboczego przed wyjazdem do domu. Ta prosta czynność pomoże Ci lepiej spać, bo często przyczyną bezsenności jest to, że wieczorem zapamiętujemy w pamięci wszystkie ważne rzeczy, które trzeba zrobić jutro, żeby rano nie zapomnieć o nich. I to właśnie te myśli uniemożliwiają nam relaks i spokojne zasypianie, ale spisując wszystkie plany, zapewnisz sobie nie tylko spokojny sen, ale i wieczór.

Ponadto, gdy z góry ułożysz plan, twoja podświadomość będzie przez całą noc pracować nad tym, jak najlepiej wykonać zaplanowany. Rozwiązanie złożonych problemów może przyjść do Ciebie na śniadanie, w drodze do pracy, a nawet w środku nocy. Rano najczęściej przychodzą nowe pomysły i ten czas wykorzystasz maksymalna korzyść, wystarczy z wyprzedzeniem napisać listę rzeczy do zrobienia na następny dzień.

Przy okazji, jeśli masz pytania, na które chcesz uzyskać odpowiedź, to zanim zaśniesz i zamkniesz oczy, zadaj je sobie, najlepiej na głos i od razu zaśnij. A rano przygotuj się na natychmiastowe zapisanie wszystkich myśli, które mogą pojawić się w momencie, gdy się obudzisz lub później.

Metoda 7: Zaplanuj złożone zadania na szczyt swojej aktywności

Zaplanuj dzień tak, aby praca wymagająca dużej ilości energii przypadła na szczyt Twojej aktywności, kiedy masz dużo energii i jesteś maksymalnie produktywny. Z reguły szczyt aktywności zaczyna się rano, bo po śnie masz dużo sił i świeżą głowę, ale zdarza się, że szczyt aktywności może nastąpić także w ciągu dnia, a nawet wieczorem.

Najbardziej energochłonne czynności to rzeczy, do których nie ma talentu. Zazwyczaj są to rzeczy, których najbardziej nie chcesz robić. Te zadania w zarządzaniu czasem nazywane są żabami, ponieważ te zadania są nieprzyjemne do rozpoczęcia. W zarządzaniu czasem obowiązuje zasada – zaczynaj dzień z żabą, czyli z nieprzyjemnego romansu. Ta zasada pozwoli Ci pracować wydajniej, ponieważ zwykle rano masz najwięcej sił, a te siły są niezwykle ważne, aby wykonać najbardziej nieprzyjemną pracę.

Dam przykład z życia, mam nastawienie techniczne, więc nauki ścisłe takie jak: Fizyka i matematyka są dla mnie łatwe, ale z przedmiotami humanitarnymi jest ciężej, więc kiedy byłem w szkole, często przygotowywałem się do testu język angielski rankiem. Wstałam 1-2 godziny przed szkołą i uczyłam się angielskiego. To właśnie rano miałem najwięcej energii, więc o tej porze było mi łatwiej trudne zadanie do którego miałem najmniej talentu. Efekty przygotowania przerosły moje najśmielsze oczekiwania, dostałam ocenę doskonałą lub dobrą z przedmiotu, który mi się nie podobał.

Zaplanuj najbardziej nieprzyjemne zadania na szczyt aktywności, na przykład rano, a zobaczysz, jak zrobisz więcej, a Twoja osobista wydajność wzrośnie.

PS Jeśli masz jakiekolwiek trudności lub pytania dotyczące przeczytanego artykułu, a także na tematy: Psychologia (złe nawyki, doświadczenia itp.), sprzedaż, biznes, zarządzanie czasem itp., zapytaj, postaram się pomóc. Możliwa jest również konsultacja przez Skype.

PS. Możesz również wziąć udział w szkoleniu online „Jak uzyskać 1 godzinę dodatkowego czasu”. Pisz komentarze, swoje dodatki;)

Subskrybuj przez e-mail Dodaj siebie

Planowanie i organizowanie pracy to klucz do dalszego samorozwoju. Przeczytaj o podstawowych zasadach i regułach codziennego planowania w artykule.

Z artykułu dowiesz się:

Dlaczego potrzebujesz codziennego planowania?

Nie wszyscy rozumieją, dlaczego musisz planować swój dzień pracy. Przecież każdy człowiek, nawet bez planowania, wie, jakie funkcje pełni i jakie rzeczy ma do zrobienia. Wielu nie widzi sensu w planowaniu dnia, ponieważ zawsze zdarzają się nieoczekiwane zadania, które mogą pomylić wszystkie zaplanowane wcześniej elementy.

Pobierz powiązane dokumenty:

Jeśli porównamy dwóch pracowników, którzy wykonują te same funkcje i mają te same umiejętności, możemy stwierdzić, że ilość i jakość ich pracy różne. Jeden pracownik radzi sobie zarówno z bieżącymi, jak i strategicznymi zadaniami, drugi nie ma nawet czasu na pilne zadania i jest zmuszony przez cały czas pozostawać po pracy. Najlepsze wyniki pokażą ci, którzy są więcej . Czyli taki, dla którego proces planowania jest codziennym obowiązkiem i potrzebą. Posiadanie planu nawet na poziom psychologiczny mobilizuje osobę. Ma ustalony cel i istnieje wewnętrzna potrzeba jego osiągnięcia.

Jak skutecznie planować?

Planowaniem i organizacją pracy zajmuje się pracownik. Nie kierownik, ale pracownik powinien wyznaczać sobie zadania. W tym przypadku sam stawia sobie cele, działa w wybranym przez siebie kierunku. Generalnie odsetek wykonanych zadań niezależne planowanie okazuje się być wyższy niż podczas wykonywania generała opracowany przez lidera.

Istnieje sprawdzony w praktyce system harmonogramowania pracy, który zapewnia optymalne wykorzystanie czasu pracy. Jest to zbiór zasad, dzięki którym człowiek może opracować kompetentny, realistyczny i wykonalny plan.

Przede wszystkim ustal, co musisz uwzględnić w swoim dziennym planie. Powinien być sporządzony z uwzględnieniem planu strategicznego opracowanego na sześć miesięcy lub rok. Planowanie na każdy dzień uwzględnia wszystkie zaplanowane do realizacji zadania, zarówno bezpośrednio związane z pracą, jak i drugorzędne. Na przykład gratulacje koledze z okazji jego urodzin. Oprócz tych przedmiotów, na które czeka przywódca, w planie muszą znaleźć się również sprawy osobiste. Jest to konieczne dla rozwój osobisty i tworzenie pozytywnego wizerunku.

Planując pracę, duże zadania, których wykonanie zajmie kilka dni lub tygodni, należy podzielić na etapy i wykonać sekwencyjnie. Ustaw termin dla każdego kamienia milowego. Przygotuj plan na następny dzień, w tym podzadania. Aby sporządzić plan, możesz skorzystać ze zwykłego papierowego pamiętnika lub specjalnego programu.

Celem planowania pracy nie jest wykonanie za wszelką cenę pozycji planu, ale terminowe i wysokiej jakości wykonanie zadań priorytetowych i pilnych. Dlatego lista zadań zaplanowanych do realizacji musi być posortowana i uporządkowana w porządku malejącym według priorytetów. W trakcie Możesz używać wielu metod jednocześnie.

Na przykład najwyższy priorytet mają zadania z ustalonym terminem i zadania, których rozwiązanie wymaga większego wysiłku. Drugie co do ważności będą codzienne zadania obowiązkowe oraz te, których terminy zaplanowano na najbliższe dni. Najniższym priorytetem w codziennym planowaniu są drobne sprawy, których niepowodzenie nie będzie miało znaczących negatywnych konsekwencji.

Zasady planowania dnia

Podobnie jak planowanie pracy przedsiębiorstwa, planowanie dnia pracy pojedynczego pracownika musi być zgodne z zasadami. Przestrzeganie ich pomoże zapewnić realizację planów w wygodnym dla Ciebie trybie.

1. Zaplanuj nie więcej niż 70% czasu pracy. Pozwoli ci to spokojnie wykonywać pilne, nieplanowane zadania i nie denerwować się, jeśli musisz odwrócić uwagę od wykonania. .
2. Nie umieszczaj w dziennym planie więcej niż trzech ważnych i pilnych zadań jednocześnie. Ogranicz łączną liczbę elementów planu do dziesięciu.
3. Uformuj ten sam rodzaj skrzynek w bloki. Pomoże to wykonać je za pomocą jednego algorytmu, co skróci czas wykonania.
4. Przenieś proces planowania na wieczór poprzedniego dnia. W razie potrzeby będziesz mieć czas na wprowadzenie poprawek w planie.
5. Planuj złożone przypadki zgodnie ze swoimi biorytmami. Ktoś wyróżnia się zwiększoną wydajnością rano, ktoś - po południu, a ktoś pracuje najbardziej produktywnie wieczorem.
6. Nie rozpoczynaj nowego zadania przed zakończeniem pracy, którą już rozpocząłeś. Jeśli musiałeś przerwać - wróć i dokończ to, co zacząłeś.
7. Nie odkładaj wykonania nieplanowanego zadania, jeśli można to zrobić w kilka minut.
8. Rób przerwy co godzinę bez konieczności pozostawania w pracy. Przerwy przeznacz na lekką rozgrzewkę, to pomoże „odświeżyć” głowę.
9. Nie myl z osiąganiem celów nie stawiaj sobie celów i nie nakreślaj tomów, z którymi trudno będzie sobie poradzić.
10. Jeśli są niedokończone zadania, które nie straciły na aktualności, przenieś je do planu na następny dzień.
11. Uporządkuj swoje Miejsce pracy abyś mógł wygodnie pracować.

Wniosek

Planowanie na każdy dzień to przydatna i niezbędna umiejętność. To sposób na samoorganizację i samorozwój, gwarancję efektywnej pracy. Zaproponowany system planowania pracy pomoże zrozumieć podstawowe zasady zarządzanie czasem i skutecznie zastosować tę wiedzę w praktyce.

Jestem pewien, że każdy z Was zauważył siebie wiele razy: wydajesz się orać jak diabli cały dzień, niesamowicie czymś zajęty, ale pod koniec dnia, myśląc o tym, co udało Ci się dzisiaj zrobić, uświadamiasz sobie z wielkim zaskoczeniem że nie ma znaczącego wyniku.

Jak zwykle mija dzień dla przeciętnego Rosjanina? Obudziłem się, zjadłem (jeśli już masz coś do jedzenia). Poszedłem do pracy z myślami: „Dzisiaj jest ważny dzień. Wszystko trzeba zrobić już dziś! Przyjechałem, usiadłem przy biurku i spojrzałem na monitor: Więc od czego lepiej zacząć…?. Należałoby sprawdzić pocztę... no w kontakcie po drodze jechać na chwilkę... Minęły dwie godziny. Przypomniałem sobie, że muszę pracować. Właśnie zacząłem pracować, gdy nagle panowie wezwali papierosa, poszli z nimi, pół godziny minęło niezauważone przez rozmowę. A potem obiad niedługo, po co się męczyć, bo po obiedzie jest dużo czasu, będziesz miał czas na wszystko. Po obiedzie szef nagle wysłał mnie na spotkanie z partnerami. Przychodzisz wieczorem do biura, zdajesz sobie sprawę, że nic nie zrobiłeś, zostajesz w pracy, żeby wszystko dokończyć. Nagle przypominasz sobie, że dziś są urodziny bliskiej osoby, dzwonisz do niej, gratulujesz i mówisz, że nie przyjdziesz, bo. dużo pracy. Wracasz do domu z pracy, nie ma nastroju, zmęczony jak pies, bierzesz kilka butelek piwa na poprawę humoru. Nie ma ochoty na zabawę z dziećmi, z żoną (mężem) teraz też nie jest najlepszy czas na spędzanie czasu. Włączył telewizor i wkrótce zemdlał na krześle, nie dopijając nawet piwa. I tak dzień po dniu...

Mam nadzieję, że w pełni wykorzystujesz swój dzień. Jednak wielu ludzi żyje w ten sposób na co dzień. Oczywiście to, co podałem jako przykład, to niewielka część tego, co naprawdę dzieje się z ludźmi. Jest kilka innych skutki uboczne. A wszystko przez to, że człowiek żyje dzisiaj i spędza go tak, jak rozwijają się okoliczności. Stąd produktywność, zarówno w planie pracy, jak iw rodzinie, jest bliska zeru. Na szczęście jest wyjście. Codzienne planowanie dnia pomoże zwiększyć Twoją produktywność.

Codzienne planowanie swojego czasu jest integralną częścią każdego osoba sukcesu. W końcu, kiedy człowiek zawsze wie, czego chce i co musi zrobić w określonym momencie, udaje mu się zrobić znacznie więcej niż ktoś, kto spędza dzień „jak to idzie”.

Podam dziesięć podstawowych zasad, stosując się do nich możesz tworzyć własne plan pracy tak wydajnie, jak to możliwe. Oczywiście nie jest to panaceum i każdy może edytować swój dziennik zgodnie ze swoimi mocnymi stronami, obciążeniem pracą, szybkością wykonywania zadań, snem, odpoczynkiem itp.

PLANOWANIE SWOJEGO CZASU. 10 ZASAD.

1. Staraj się trzymać zasady 70/30.
Planowanie absolutnie przez cały czas jest niepraktyczne, ponieważ. w takim przypadku Twoje działania będą całkowicie sprzeczne z Twoim harmonogramem. Tak, a całkowite „uwięzienie” twojego czasu w pamiętniku doprowadzi do tego, że będziesz w zbyt ciasnych granicach i ciągle będziesz czuł się jak robot, którego całe życie jest zaplanowane co minutę.

Optymalnym rozwiązaniem jest planowanie 70% własnego czasu. Zgadzam się, niektóre wydarzenia są trudne do przewidzenia i prawie codziennie pojawia się rodzaj „efektu niespodzianki”, więc zawsze należy zostawić trochę wolnego czasu. Lub, alternatywnie, stwórz określony zapas w każdym okresie.

2. Przygotuj plan na następny dzień wieczorem.
Planowanie kolejnego dnia pod koniec dzisiejszego jest godne pochwały, ale żeby niczego nie zapomnieć, koniecznie zapisz wszystko, co robisz. Oddziel zadania według ważności, dzieląc notatnik na dwie kolumny. W pierwszym zapisz, co należy zrobić natychmiast. W drugim - co jest mniej ważne iw przypadku siły wyższej można go przełożyć na inny dzień.

Wykreśl zadania i zadania, które wykonałeś, jedno po drugim. Będzie to dla Ciebie dodatkowa zachęta i doda nowych sił do rozwiązania pozostałych zadań. Im mniej zadań Ci pozostało, tym większą pewność, że sobie z nimi poradzisz, otrzymasz.

Na koniec każdego dnia na samym dole możesz dodać napis: „Hurra! Zrobiłem to”, „Dobra robota! Ale to dopiero początek!”, „Wszystko udało mi się! Jestem fajny! Ale wciąż jest wiele do zrobienia!”. Ten napis pobudzi Cię również rano do osiągania celów, a jednocześnie nie do odprężenia się.

3. Postaraj się zrealizować większość zaplanowanych przed obiadem.
Kiedy w środku dnia zdasz sobie sprawę, że najważniejsza rzecz na dziś jest zrobiona i już za nami, znacznie łatwiej jest wykonać pozostałe zadania. Skorzystaj z przerwy na lunch, aby zająć się sprawami osobistymi (zadzwoń do krewnych, odbierz nieodebrane telefony, przedyskutuj z bankiem kwestie kredytowe, zapłać rachunki itp.). Zostaw sobie minimum na wieczór (negocjacje z deweloperem, wyjście do salonu, zakup artykułów spożywczych, trening na siłowni).

4. W każdej godzinie pracy dodaj minuty odpoczynku.
Obowiązkowa zasada dla wszystkich. Im częściej odpoczywasz, tym bardziej produktywne będą Twoje działania. Każdy wybiera dla siebie najwygodniejszy schemat, ale dwa schematy działają szczególnie dobrze: 50 minut pracy / 10 minut odpoczynku lub 45 minut pracy / 15 minut odpoczynku.

Podczas relaksu wcale nie trzeba palić bambusa i pluć w sufit leżąc na kanapie. W końcu ten czas można dobrze wykorzystać. Rozgrzewka: rób pompki, podciągnij się, stań na głowie (jeśli jest na to miejsce), wykonuj ćwiczenia na szyję i oczy. Posprzątaj swoje miejsce pracy, posprzątaj dom lub biuro, poczytaj książkę, wybierz się na spacer świeże powietrze, wykonywać zaplanowane połączenia, pomagać w czymś kolegom (rodzina, jeśli praca jest w domu) itp.

5. Staraj się tworzyć realistyczne plany.
Nie przytłaczaj się pracą, z którą nie możesz sobie poradzić. Nie popadaj w skrajne planowanie (jak w górach) i planuj tylko tyle pracy, ile możesz realistycznie obsłużyć.

Proszę nie mylić planowania z celami. Twoje cele mogą być super wielkie, w zasadzie powinny tak być. Aby jednak osiągnąć te cele w jak najkrótszym czasie, konieczne jest realistyczne i kompetentne planowanie postawionych zadań. To absolutnie nie oznacza, że ​​musisz codziennie pracować, aż stracisz puls, aby jak najszybciej osiągnąć swój cel. Lepiej jest robić codziennie jedną rzecz małymi porcjami, niż robić to samo od początku do końca dnia chaotycznie i pospiesznie. Wtedy nie będziesz wyczerpany, a osiąganie celów będzie następowało systematycznie.

Dodatkowo pod koniec każdego dnia dodaj kolumnę „Plan ukończony o ____%” i wpisz tam procent swoich ukończonych zadań na dziś. Będzie to dla Ciebie dodatkowa stymulacja, a także zapewni możliwość porównania wyników, a następnie dokonania odpowiednich korekt podczas planowania czasu.

Próbuj codziennie, przynajmniej niewiele, ale przepełnij plan. Tych. postaraj się dodatkowo zamknąć te zadania, które nie zostały wskazane w planie. Oczywiście ich rozwiązanie należy podjąć dopiero po wykonaniu wszystkich zaplanowanych zadań. Zgadzam się, miło jest obserwować twoją superproduktywność, patrząc na liczby 105%, 110%, 115% na koniec każdego dnia roboczego.

6. Wykonuj duże zadania w małych częściach.
Ta taktyka jest również nazywana taktyką „slicing salami”. Einstein zauważył również, że większość ludzi lubi rąbać drewno, ponieważ natychmiast po akcji następuje rezultat. Podziel swoje cele i projekty na małe porcje i realizuj je przez dość długi czas, poświęcając na tę pracę codziennie około dwóch godzin. Po osiągnięciu pierwszego celu pośredniego zostaną również zidentyfikowane pewne rezultaty, które będą stymulować realizację pozostałych zadań.

Weźmy na przykład stworzenie jakiegoś produktu: Każdego dnia możesz głupio dodać wiersz „Utwórz kurs wideo” do swojego dziennika i pracować nad tym kursem. Ale w tym przypadku jest kilka dużych wad:

• nie masz możliwości wcześniejszego przewidzenia czasu trwania kursu
• codziennie nie wiesz jak dalej pracować na kursie
• nie czujesz się usatysfakcjonowany z wykonanej pracy, dopóki nie ukończysz w całości kursu

Jeśli jednak tworzenie kursu jest podzielone na wiele małych części i stopniowo zamykane, to wszystkich wymienionych wad można łatwo uniknąć.

Te zadania, których wykonanie powoduje, delikatnie mówiąc, niezadowolenie, lub w których jesteś niekompetentny, zachęcam do delegowania do innych specjalistów którzy wykonują takie zadania dla zabawy. Zaoszczędzisz dużo czasu, a zaplanowana praca zostanie wykonana bardziej profesjonalnie.

7. Bądź cicho przez chwilę.
Często zdarza się, że telewizor w pokoju obok, radio, które pracuje całymi dniami, czyjeś głosy, przechodzący obok ciebie ludzie, budowany budynek na sąsiedniej ulicy są w efekcie tak denerwujące, że po prostu nie da się koncentruj się normalnie na robieniu ważnych rzeczy. Zamiast pozwolenia specyficzne zadania W głowie kręcą mi się rajstopy za 574 ruble, które kupił dzisiaj twój pracownik, czy ostatni super-mega-hit Justina Biebera, który leci teraz w radiu.

Do wykonywania niezwykle ważnych zadań niezbędna jest cicha praca, bez ingerencji z zewnątrz. To w tym przypadku będziesz w stanie, przy maksymalnej koncentracji, osiągnąć najwyższą produktywność i skuteczność.

8. Odłóż rzeczy, gdy skończysz ich używać.
Zaoszczędzi to dużo czasu w przyszłości, a także pomoże uniknąć bałaganu. Nie bez powodu mówią: „Jeśli chcesz wiedzieć o swoim przyszłym partnerze, spójrz na jego pulpit. Jaki porządek jest na jego stole - taki porządek jest w jego sprawach.

Radzę generalnie wyrzucić wszystkie stare i niepotrzebne rzeczy, pozbyć się nadmiaru śmieci, aby na stole leżały tylko najbardziej potrzebne do pracy.

Przechowuj rzeczy w dobrze określonych miejscach. Np. wszystkie dokumenty przechowuj w osobnym teczce lub pudełku, paragony i paragony również trzymane w określonym miejscu, długopisy i ołówki w najwygodniejszym do użycia miejscu. Na szczęście teraz bez problemu można kupić specjalne zestawy, pudełka, etui, które rozwiążą ten problem.

Zrób to i poczuj niesamowity efekt!

9. Pozbądź się rzeczy, których nie potrzebujesz.
Wszystkie zapasy starych rzeczy pozostawionych na wypadek „co jeśli się przyda” nie przyniosą ci niczego poza dodatkowym kurzem i bałaganem. Ponadto uważa się, że rzeczy wysyłane przez nas „na złom” na antresolę, w walizkach, pod kanapą, w szafie, na zestaw kuchenny nieść ujemną energię.

Jak rozumiesz, dotyczy to nie tylko pulpitu, ale także ogólnie przestrzeni roboczej i domowej. Dlatego bezwzględnie pozbądź się tych „bardzo potrzebnych rzeczy, których wyrzucenie jest żal”. Zbierz cały towar w ciężarówce, wywieź na wysypisko i spal. Jeśli naprawdę szkoda, to połóż wszystko obok wejścia, potrzebujący szybko to załatwią. Ubrania i buty możemy dostarczyć do domów dziecka i domów opieki. Będziesz tylko wdzięczny.

10. Bądź aktywny i zdrowy tryb życiażycie.
Jeśli nie jesteś jeszcze bardzo zaprzyjaźniony ze sportem, gimnastyką, procedury wodne, odpowiednie odżywianie itp., radzę dodać trochę tego do swojej codziennej rutyny. Daję Ci 100% gwarancję, że będziesz bardzo zadowolony z efektów. Najważniejsze, aby nie wygłupiać się i ściśle przestrzegać harmonogramu sportowego. Nawet nie zauważysz, jak szybko poprawi się Twoje zdrowie i ogólna kondycja fizyczna. Możesz też łatwo się pozbyć złe nawyki jeśli wyznaczasz sobie cel i budujesz dobre nawyki zamiast złych nawyków.

Należy pamiętać, że najlepiej spać- to sen do północy, tk. w tym okresie Twoje ciało odpoczywa i nabiera siły w najlepszy możliwy sposób. Innymi słowy, idź spać dzisiaj, nie jutro.

Wysypiaj się, ćwicz, dobrze się odżywiaj. Twoje ciało podziękuje Ci dobrym zdrowiem, wysoki poziom pozytywna energia i gotowość do działalności produkcyjnej.

Na koniec podam przykład mojej rutyny, żebyście mieli coś do porównania. Nie mogę powiedzieć, że to idealny, wszechstronny harmonogram dla każdego, ale osobiście mi to całkowicie odpowiada. W porównaniu do mojej pierwszej rutyny, była ona dostosowywana więcej niż raz i obecnie wygląda tak…

IDEALNE PLANOWANIE TWOJEGO DNIA Z MOJEGO PUNKTU WIDZENIA

06:00-07:00	Wstawanie, ćwiczenia, polewanie, poranny bieg, poranne zabiegi, prysznic
07:00-07:30	Śniadanie
07:30-08:30	Odpoczynek, sprawdzanie poczty, inne rzeczy
08:30-09:00	idę do biura
09:00-12:00	Workflow (wprowadzane są najważniejsze zadania na dziś)
12:00-12:30	Kolacja
12:30-13:00	Odpoczynek, inne rzeczy
13:00-14:00	Czytanie literatury
14:00-18:00	Workflow (wprowadzane są drobne zadania na dziś)
18:00-18:30	Kolacja
18:30-19:00	Przepełnienie planu, planowanie na następny dzień
19:00-19:30	Iść do domu
19:30-22:00	Prace domowe, siłownia, zajęcia na świeżym powietrzu, spacery, rozrywka, spotkania z przyjaciółmi
22:00-22:30	Podsumowując, ostateczna korekta harmonogramu na kolejny dzień, przygotowanie do snu
22:30-06:00	Śnić

Kilka uwag o planie:

• ten rutyna liczony w dni powszednie (dni robocze) i nie dotyczy weekendów. W weekend powinien być plan, ale dostosowany specjalnie na odpoczynek (wszystko pozostaje takie samo, z grubsza mówiąc, tylko Workflow zmienia się na Odpoczynek), w Ostatnia deska ratunku niektóre chwile pracy są przenoszone na dzień wolny (jeśli coś nie zostało zrobione lub coś jest śmiertelnie ważne).
• Każdy okres jest przyjmowany z pewnym marginesem. Odchylenie od rutyny o 30 minut jest normalne.
• Każdy poranek może zacząć się o innej porze. Po prostu przeszedłem do więcej wczesny czas zrobić więcej i przyniosło to pozytywne rezultaty.
• Czas wyjazdu z domu do pracy iz powrotem też może być dla każdego inny. wybrałem dla siebie optymalny czas- kiedy w mieście rozchodzą się już korki.
• Codzienne czytanie literatury uważam za obowiązkową regułę dla każdego. Jeśli czas nie pozwala na czytanie w pracy, czytaj w porze lunchu, w autobusie, po pracy, przed snem.
• Zdarza się, że w związku z dodatkowymi przypadkami trzeba dużo później iść spać. W każdym razie postaraj się obudzić zgodnie ze swoim harmonogramem, w przeciwnym razie twoja codzienna rutyna będzie się stale zmieniać, a to nie jest dobre.
• W weekendy możesz wstawać późno i iść spać późno, ale także trzymać się harmonogramu, wstając i kładąc się spać o tej samej porze (na przykład godzinę lub dwie później niż w dni powszednie).

Do zaplanowania czasu możesz skorzystać z organizera, notesu, zwykłej kartki, notesu, różnych programy specjalne i aplikacje. Osobiście korzystam z bardzo łatwego w obsłudze Kalendarza Google. Oprócz tego, że posiada szereg przydatnych funkcji, jest zsynchronizowany z urządzeniami mobilnymi, dzięki czemu jest zawsze pod ręką, gdziekolwiek jesteś. Ogólnie rzecz biorąc, w dziedzinie synchronizacji aplikacji Google robi ogromne postępy. To znacznie ułatwia pracę, gdy na jednym koncie znajdują się różnego rodzaju asystenci, którzy również są ze sobą zsynchronizowani. Nie wyobrażam sobie już pracy na komputerze i telefonie bez Google Chrome, Kalendarza, YouTube, Dysku, Tłumacza, Google+, Map, Analitics, Picasy i wielu innych przydatnych usług. Radzę również skorzystać z Wunderlist Super Scheduler

To wszystko, co chciałem ci dzisiaj powiedzieć. Jeśli jeszcze nie prowadzisz pamiętnika i nie wyznaczasz sobie celów, zacznij to robić od razu i rób to cały czas! Mam nadzieję, że powyższe 10 złotych zasad pomoże Ci zaplanować czas i zaczniesz robić znacznie więcej.