L'orario di lavoro è il tempo che ogni dipendente dedica allo svolgimento della propria funzione lavorativa. La sua durata è regolata dalla legislazione sul lavoro.

Cari lettori! L'articolo ne parla modi tipici soluzioni questioni legali ma ogni caso è individuale. Se vuoi sapere come risolvi esattamente il tuo problema- contattare un consulente:

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La pianificazione dell'orario di lavoro è parte integrante della sua gestione, ovvero la gestione del tempo. Questa parola alla moda oggi significa non solo la gestione del tempo, ma la sua pianificazione efficace per raggiungere gli obiettivi dell'impresa. Dopotutto, il tempo è una delle risorse che deve essere utilizzata razionalmente.

Perché e chi ne ha bisogno?

Parlare di gestione del tempo non è del tutto corretto. Il suo corso non dipende dalle azioni umane, non accelera né rallenta.

Vale la pena gestire l'uso di questo tempo. E per l'impresa è importante a tutti i livelli, dal capo ai dipendenti ordinari. Uso efficace Questa risorsa influisce direttamente sulla produttività del lavoro e quindi sui profitti.

Per qualsiasi azienda, anche la pianificazione dell'orario di lavoro è importante.

Il numero di dipendenti dell'impresa, e quindi i costi finanziari associati al personale, dipendono da quale fondo di tempo di lavoro è richiesto per svolgere le attività di produzione.

Motivi per mancanza di tempo

Scarsità significa mancanza. Nel nostro caso - la mancanza di orario di lavoro per completare l'attività assegnata a un determinato dipendente, dipartimento o impresa nel suo insieme.

Il risultato potrebbe essere un ritardo nell'esecuzione dell'ordine e le sue conseguenze negative. Molto spesso, la mancanza di tempo è associata all'incompetenza del leader.

Ci sono tre gruppi di ragioni che portano alla mancanza di tempo:

• qualità personali del leader;
• azioni del manager;
• ragioni indipendenti.

Le qualità personali del leader, che portano alla perdita di tempo, possono manifestarsi in fenomeni come:

• pignoleria, cioè la commissione frettolosa di azioni irregolari;
• fretta costante;
• mancanza di un adeguato riposo a causa del completamento della casa.

Le azioni analfabeti portano al fatto che ci sono:

• scarsa o nessuna motivazione tra i dipendenti;
• violazione della comunicazione;
• mancanza di graduatoria dei casi in base al grado di importanza;
• impossibilità di delegare poteri.

Motivi indipendenti dal manager, che portano a una mancanza di tempo per il manager e i suoi subordinati, sono:

• troppo gran numero compiti, casi, incarichi;
• eventi non pianificati (ladri di tempo).

Queste cause di solito non si verificano isolatamente. Scorrono l'uno dall'altro.

Il risultato è un circolo vizioso, al di fuori del quale solo una corretta e razionale pianificazione consentirà. E il controllo sull'attuazione delle attività pianificate e sul tempo impiegato per esse.

Quali compiti possono essere risolti?

La pianificazione è uno degli strumenti per fare vari decisioni di gestione. Implica la definizione di obiettivi e l'identificazione di modi per raggiungerli. Cioè, questa è una sorta di opportunità per guardare al futuro dell'azienda e decidere come esattamente e per quanto tempo puoi arrivarci.

La pianificazione e la gestione dell'orario di lavoro consente di risolvere le seguenti attività:

• aumentare il livello di prestazione:
• controllo delle azioni e del tempo impiegato su di esse;
• ottimizzazione del programma di lavoro;
• migliorare le tecniche di utilizzo del tempo;
• eliminazione di tipologie di attività inefficienti in termini di tempo;
• pianificazione razionale dei casi più importanti;
• netta separazione tra lavoro e tempo personale.

tipi

La pianificazione del tempo in un'impresa, come qualsiasi pianificazione, può essere suddivisa in tipi in base a vari criteri:

• per copertura (generale e particolare);
• per contenuto (strategico, operativo e attuale);
• per oggetti (personale, produzione, finanziario);
• per periodi (breve termine, medio termine, lungo termine);
• possibili modifiche (duro e flessibile).

Pianificazione generale del fondo

La pianificazione del fondo generale è impossibile senza calcolare il costo dell'orario di lavoro. Per capire quanto è necessaria questa risorsa, vengono utilizzati vari metodi.

Quindi tempo di lavoroè necessario normalizzare, cioè sulla base dei risultati dei calcoli dei costi e degli standard scientificamente basati, per ricavare il tempo ottimale per la fabbricazione di un'unità di produzione o il completamento di un'attività.

Il razionamento è il fulcro della pianificazione del fondo generale del tempo. È su questa base che la quantità personale necessario, costi per , criteri di incentivazione.

Il fondo generale è composto da:

• calendario;
• nominale (calendario senza ferie e ferie, ma tenendo conto dei giorni prefestivi abbreviati);
• effettivo (quanto ha lavorato un dipendente nel periodo di pianificazione).

Individuale

Non meno importante della pianificazione generale sarà la gestione del tempo di ciascun dipendente.

Qui è importante sapere a chi fissare un programma rigido e chi sa come pianificare il proprio tempo nel modo più efficiente possibile. Tuttavia, ci sono alcuni punti importanti.

Ad esempio, mantenere un rapporto di 60/40. Cioè, pianifica il 60% dell'orario di lavoro per risolvere i problemi attuali e lascia il 40% per compiti imprevisti e attività creative (due blocchi del 20% ciascuno).

Questo e altri importanti principi della pianificazione dell'orario di lavoro individuale sono stati formulati da L. Seivert.

Non ha individuato differenze fondamentali tra manager e specialisti in termini di efficienza nell'utilizzo dell'orario di lavoro. Vorrei però sottolineare alcuni aspetti.

Capi

Per un leader, le capacità di pianificazione sono particolarmente importanti.

Questa è la sua funzione: fissare obiettivi, determinare i tempi per raggiungerli e controllare il risultato, nonché delegare l'autorità, liberandosi di quei compiti che gli specialisti possono svolgere.

Specialisti

Lo specialista pianifica il suo tempo, in base ai compiti stabiliti dal manager. Per lui Grande importanza avere capacità di autodisciplina.

Pianificazione dell'orario di lavoro in azienda

Qualsiasi piano deve essere registrato per iscritto, altrimenti non esiste. La pianificazione elettronica aiuterà a facilitare la gestione del tempo. Utilizzo moderne tecnologie non solo ti permetterà di visualizzare l'elenco delle cose da fare.

I gadget moderni sono in grado di ricordare ai loro proprietari eventi importanti.

Regole generali

• Il piano deve essere redatto la sera e modificato la mattina.
• Tutti i casi previsti dal piano devono essere suddivisi per tempo in breve, medio e lungo termine.
• Il volume dei casi dovrebbe essere realistico, non cercare di abbracciare l'immensità.
• Registra non solo gli obiettivi, ma anche i risultati attesi.
• Determina le priorità.
• Stabilisci scadenze precise per il completamento di ogni attività.
• Autorità delegata.
• I piani dovrebbero essere aggiornati regolarmente.

Cosa includere nel piano?

Il piano deve includere assolutamente tutte le cose che devono essere fatte durante il giorno. Ciò garantirà che non manchi nulla nei passaggi successivi.

È necessario annotare tutto, da un incontro con il capo, a congratularsi con un collega per il suo compleanno per posta aziendale. Devi iniziare con quelli che hanno l'ora esatta: riunioni, appuntamenti, conferenze, ecc.

Oltre agli incarichi del management, vale la pena includere quei casi che contribuiscono all'avanzamento di carriera. Ad esempio, lo sviluppo professionale o lavoro creativo sul progetto.

Priorità

Affinché la pianificazione del tempo sia davvero efficace, è necessario classificare tutto quanto inserito nel quotidiano (settimanale, mensile, ecc.) in base al proprio grado di importanza e urgenza. E poi fallo in ordine decrescente di importanza.

Tecnologia e metodi

I metodi più comunemente usati per la definizione delle priorità e la pianificazione del tempo sono la Matrice di Eisenhower e la Legge di Pareto.

In breve, si presenta così:

• tutti i casi sono suddivisi in importanti e urgenti, importanti e non urgenti, meno importanti e facoltativi;
• la maggior parte del tempo (fino all'80%) dovrebbe essere dedicato ai più importanti e urgenti;
• questo deve essere fatto all'inizio della giornata lavorativa.

Analisi di performance

È possibile verificare l'efficienza con cui un dipendente utilizza matematicamente il proprio orario di lavoro. Per questo vengono utilizzati vari coefficienti, ad esempio un ampio uso del tempo.

La sua formula di calcolo è simile alla seguente:

Ke \u003d (fondo generale del tempo - interruzioni del lavoro) / fondo totale del tempo.

Il valore ideale sarebbe uno. Più Ke differisce da esso, più il tempo di lavoro viene utilizzato in modo inefficiente.

• per colpa del dipendente e per cause indipendenti dalla sua volontà;
• per esigenze personali.

Per fare ciò, viene sostituito il numeratore della formula valore desiderato(in minuti) e il denominatore rimane il fondo totale del tempo. Qui il rapporto è invertito. Più questo valore è vicino a uno, più irrazionalmente viene speso il tempo di lavoro.

Esempi

La pianificazione di una giornata lavorativa, di una settimana o di un altro periodo dipende in gran parte dalle specificità della professione. Soprattutto se coinvolge elementi di creatività.

Considera a cosa dovresti prestare attenzione ai rappresentanti di tali professioni come consulente legale e manager nel settore bancario.

Per un avvocato

Una caratteristica di questa professione è la partecipazione alle udienze in tribunale. Di conseguenza, il programma di lavoro include necessariamente un calendario di processi e termini procedurali per la predisposizione di determinati atti. Queste sono le questioni più importanti e urgenti.

Il tempo degli incontri e delle trattative con i clienti è coordinato in base ai restanti intervalli liberi. Ciò che rimane di conseguenza viene speso in analisi e reportistica.

Il programma della giornata sarà simile a questo:

Tempo	Scadenze difficili	Compiti flessibili
9-00	riunione operativa
10-00		Scrivi un rapporto per il capo
11-00		Visualizza nuovamente i documenti per il processo N
12-00	Udienza in tribunale nella causa N
13-00		Cena
14-00		Visualizza i contratti di fornitura
15-00	Incontro con A, presentazione di un reclamo
16-00	Preparare un ricorso per un caso
17-00		Verificare le scadenze degli atti processuali

Per un dirigente di banca

La giornata lavorativa di un gestore di prestiti bancari sarà composta da diversi blocchi:

• appuntamenti legati al tempo;
• stipulare contratti sulla base dei risultati delle riunioni;
• chiamate a freddo per espandere la base di clienti;
• preparazione offerte commerciali eccetera.

Il programma giornaliero per un tale dipendente può essere il seguente:

E qualche ultimo consiglio:

• Quando si determina l'importanza di un compito, vale la pena porsi la domanda: "Cosa mi darà questo?" E procedi con l'esecuzione solo se la risposta va bene. Se non ti piace la risposta, probabilmente puoi rimandare l'attività per il momento.
• Prima di tutto, al mattino, vale la pena fare le cose più spiacevoli, ma importanti.
• Compiti grandi e complessi vengono eseguiti al meglio se suddivisi in compiti piccoli e facili.
• È fondamentale concedersi un buon riposo dal lavoro.

Sono sicuro che ognuno di voi si è accorto molte volte: sembra che stiate arando come un inferno tutto il giorno, incredibilmente impegnato in qualcosa, ma alla fine della giornata, pensando a quello che siete riusciti a fare oggi, vi rendete conto con grande sorpresa che non ci sono risultati significativi.

Come va di solito una giornata per il russo medio? Mi sono svegliato, mangiato (se hai già qualcosa da mangiare). Sono andato al lavoro con i pensieri: “Oggi è un giorno importante. Tutto deve essere fatto oggi! Sono arrivato, mi sono seduto alla mia scrivania e ho guardato il monitor: Allora, da dove sarebbe meglio iniziare...?. Bisognerebbe controllare la posta... beh, in contatto sulla strada da percorrere per un minuto... Passarono due ore. Mi sono ricordato che dovevo lavorare. Avevo appena iniziato a lavorare, quando all'improvviso gli uomini hanno chiamato per fumare, sono andati con loro, mezz'ora è passata inosservata dalla conversazione. E poi il pranzo sarà presto, perché preoccuparsi di sforzarsi, perché dopo pranzo c'è molto tempo, avrai tempo per tutto. Dopo cena, il capo mi ha improvvisamente mandato a un incontro con i partner. Arrivi in ​​ufficio la sera, ti rendi conto che non hai fatto niente, rimani al lavoro per finire tutto. All'improvviso ti ricordi che oggi è il compleanno di una persona cara, lo chiami, ti congratuli e dici che non verrai, perché. molto lavoro. Torni a casa dal lavoro, non sei dell'umore giusto, stanco come un cane, prendi un paio di bottiglie di birra per migliorare il tuo umore. Non c'è voglia di giocare con i bambini, anche con una moglie (marito) ora non è il momento migliore per trascorrere del tempo. Accese la TV e presto svenne sulla sedia senza nemmeno finire la birra. E così giorno dopo giorno...

Spero che tu stia sfruttando al meglio la tua giornata. Tuttavia, molte persone vivono così ogni giorno. Naturalmente, quello che ho dato come esempio è una piccola parte di ciò che realmente accade alle persone. Ce ne sono un sacco di altri effetti collaterali. E tutto a causa del fatto che una persona vive per oggi e lo spende nel modo in cui le circostanze si sviluppano. Quindi la produttività, sia nel piano di lavoro che in famiglia, è prossima allo zero. Fortunatamente, c'è una via d'uscita. La pianificazione quotidiana della tua giornata ti aiuterà ad aumentare la tua produttività.

Pianificazione quotidiana del tuo tempoè parte integrante di qualsiasi persona di successo. In fondo, quando una persona sa sempre cosa vuole e cosa deve essere fatto in un determinato momento, riesce a fare molto di più di chi passa la giornata “come va”.

Darò dieci regole di base, aderendo alle quali puoi crearne di tue orario di lavoro nel modo più efficiente possibile. Naturalmente, questa non è una panacea e tutti possono modificare il proprio diario in base ai propri punti di forza, carico di lavoro, velocità delle attività, sonno, riposo, ecc.

PIANIFICARE IL TUO TEMPO. 10 REGOLE.

1. Cerca di attenerti al principio 70/30.
Pianificare assolutamente tutto il tuo tempo non è pratico, perché. in questo caso, le tue azioni saranno completamente in contrasto con il tuo programma. Sì, e la completa "prigionia" del tuo tempo in un diario porterà al fatto che ti troverai in limiti troppo stretti e ti sentirai costantemente come una specie di robot, la cui intera vita è programmata ogni minuto.

La soluzione ottimale è pianificazione 70% del proprio tempo. D'accordo, alcuni eventi sono difficili da prevedere e quasi ogni giorno c'è una sorta di "effetto sorpresa", quindi dovresti sempre lasciare un po' di tempo libero. Oppure, in alternativa, crea un determinato stock in ogni periodo di tempo.

2. Prepara un piano per il giorno successivo stasera.
Pianificare il giorno successivo alla fine di oggi è lodevole, ma per non dimenticare nulla, assicurati di annotare tutto ciò che fai. Separa le attività per importanza dividendo il taccuino in due colonne. Nella prima scrivi cosa deve essere fatto immediatamente. Nel secondo - che è meno importante e in caso di forza maggiore può essere riprogrammato per un altro giorno.

Cancella le attività e le attività che hai completato, una per una. Questo servirà come ulteriore incentivo per te e aggiungerà nuova forza per risolvere i compiti rimanenti. Meno compiti ti rimangono, maggiore sarà la sicurezza che li affronterai, riceverai.

Alla fine di ogni giornata, in fondo, puoi aggiungere un'iscrizione come: "Evviva! L'ho fatto”, “Ben fatto! Ma questo è solo l'inizio!”, “Ho gestito tutto! Sono cool! Ma c'è ancora molto da fare!". Questa iscrizione ti stimolerà anche al mattino a raggiungere i tuoi obiettivi e allo stesso tempo a non rilassarti.

3. Prova a completare la maggior parte del programmato prima di pranzo.
Quando ti rendi conto a metà giornata che la cosa più importante per oggi è fatta ed è già indietro, è molto più facile svolgere i compiti rimanenti. Approfitta della pausa pranzo per risolvere i tuoi affari personali (chiamare parenti, rispondere alle chiamate perse, discutere problemi di prestito con la banca, pagare bollette, ecc.). Lascia il minimo per la sera (trattative con lo sviluppatore, andare al salone, fare la spesa, allenarsi in palestra).

4. In ogni ora lavorativa, aggiungere minuti di riposo.
Regola obbligatoria per tutti. Più spesso riposi, più produttive saranno le tue attività. Ognuno sceglie lo schema più conveniente per se stesso, ma due schemi funzionano particolarmente bene: 50 minuti di lavoro / 10 minuti di riposo o 45 minuti di lavoro / 15 minuti di riposo.

Mentre ci si rilassa, non è affatto necessario fumare bambù e sputare al soffitto stando sdraiati sul divano. Dopotutto, questo tempo può essere sfruttato al meglio. Riscaldamento: fai flessioni, tirati su, stai in testa (se lo spazio lo consente), fai esercizi per il collo e gli occhi. Guida posto di lavoro riordina, pulisci casa o ufficio, leggi un libro, fai una passeggiata aria fresca, effettuare chiamate programmate, aiutare i colleghi con qualcosa (la famiglia se il lavoro è a casa), ecc.

5. Prova a creare una pianificazione realistica.
Non sopraffarti con un lavoro che non puoi gestire. Non andare all'estremo di una pianificazione eccessiva (come se fossi su qualsiasi montagna) e pianifica solo tutto il lavoro che puoi realisticamente gestire.

Si prega di non confondere la pianificazione con gli obiettivi. I tuoi obiettivi possono essere super grandiosi, in linea di principio dovrebbero esserlo. Ma per raggiungere questi obiettivi nel più breve tempo possibile, ci deve essere una pianificazione realistica e competente dei compiti stabiliti. Questo non significa assolutamente che devi lavorare ogni giorno fino a perdere il polso per raggiungere il tuo obiettivo il prima possibile. È meglio fare una cosa in piccole porzioni costantemente ogni giorno che fare la stessa cosa dall'inizio alla fine della giornata in modo caotico e frettoloso. Quindi non sarai esausto e il raggiungimento degli obiettivi avverrà sistematicamente.

Inoltre, alla fine di ogni giornata, aggiungi una colonna "Piano completato da ____%" e inserisci lì la percentuale delle tue attività completate per oggi. Questo servirà come stimolo aggiuntivo per te, oltre a fornire l'opportunità di confrontare i risultati e successivamente apportare le modifiche appropriate durante la pianificazione del tuo tempo.

Prova ogni giorno, almeno non molto, ma realizza eccessivamente il piano. Quelli. cercare di chiudere ulteriormente quelle attività che non erano indicate nel piano. Naturalmente, la loro soluzione dovrebbe essere presa solo dopo che tutte le attività pianificate sono già state completate. D'accordo, è bello guardare la tua super-produttività, guardando i numeri 105%, 110%, 115% alla fine di ogni giornata lavorativa.

6. Svolgi grandi compiti in piccole parti.
Questa tattica è anche chiamata tattica "affettare il salame". Einstein lo ha anche notato alla maggior parte delle persone piace tagliare la legna perché l'azione è immediatamente seguita dal risultato. Dividi i tuoi obiettivi e progetti in piccole porzioni e completali per un tempo abbastanza lungo, dedicando ogni giorno circa due ore a questo lavoro. Al raggiungimento del primo obiettivo intermedio, verranno individuati anche alcuni risultati che stimoleranno l'attuazione dei restanti compiti.

Prendiamo ad esempio la creazione di qualche prodotto: ogni giorno puoi stupidamente aggiungere la riga “Crea un video corso” alla tua agenda e lavorare su questo corso. Ma in questo caso c'è qualche grande svantaggio:

• non hai la possibilità di prevedere in anticipo la durata del tuo corso
• ogni giorno non sai come continuare a lavorare sul corso
• non ti senti soddisfatto del lavoro svolto fino a quando non hai completato completamente il tuo corso

Se, invece, la creazione del corso viene suddivisa in tante piccole porzioni e chiusa gradualmente, allora tutti gli svantaggi elencati possono essere facilmente evitati.

Quei compiti, il cui svolgimento ti provoca, per usare un eufemismo, insoddisfazione o in cui sei incompetente, sentiti libero di delegare ad altri specialisti che svolgono tali compiti per divertimento. Risparmierai molto tempo e il lavoro pianificato sarà svolto in modo più professionale.

7. Stai in silenzio per un po'.
Capita spesso che la TV nella stanza accanto, la radio che funziona per giorni e giorni, le voci di qualcuno, le persone che ti passano accanto, un edificio in costruzione nella strada accanto, di conseguenza, siano così fastidiosi che è semplicemente impossibile concentrati normalmente sul fare cose importanti. Invece del permesso compiti specifici I collant per 574 rubli che il tuo dipendente ha comprato oggi, o l'ultimo super-mega hit di Justin Bieber, che ora è in onda alla radio, mi girano nella testa.

Per svolgere compiti estremamente importanti, è necessario poter lavorare in silenzio, senza alcuna interferenza dall'esterno. È in questo caso che puoi, con la massima concentrazione, ottenere la massima produttività ed efficacia.

8. Metti via le cose quando hai finito di usarle.
Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo in futuro e ti aiuterà anche a evitare il disordine. Non per niente dicono: “Se vuoi sapere del tuo futuro partner, guarda il suo desktop. Quale ordine è sul suo tavolo - tale ordine è nei suoi affari.

Ti consiglio di buttare via generalmente tutte le tue cose vecchie e inutili, di sbarazzarti della spazzatura in eccesso in modo che solo il più necessario per il lavoro sia sul tavolo.

Tieni le cose in luoghi ben definiti. Ad esempio, conserva tutti i documenti in una cartella o scatola separata, ricevute e ricevute conservate anche scheggiate in un determinato luogo, penne e matite nel luogo più comodo per l'uso. Fortunatamente, ora puoi facilmente acquistare kit speciali, scatole, custodie per risolvere questo problema.

Fallo e senti l'incredibile effetto!

9. Sbarazzati delle cose che non ti servono.
Tutte le scorte di vecchie cose rimaste nel caso "e se tornasse utile" non ti portassero altro che polvere e pasticcio extra. Inoltre, si ritiene che le cose inviate da noi “per rottami” al soppalco, nelle valigie, sotto il divano, nella dispensa, su set da cucina trasportare energia negativa.

Questo, come capisci, vale non solo per il desktop, ma anche per il lavoro e lo spazio domestico in generale. Pertanto, sbarazzati spietatamente di queste "cose ​​molto necessarie che ti dispiace di aver buttato via". Raccogli tutto il bene in un camion, portalo in una discarica e brucialo. Se è davvero un peccato, metti tutto vicino all'ingresso, i bisognosi lo risolveranno rapidamente. Vestiti e scarpe possono essere consegnati a orfanotrofi e case di cura. Sarai solo grato.

10. Mantieniti attivo e uno stile di vita sano vita.
Se non sei ancora molto amichevole con lo sport, la ginnastica, procedure idriche, nutrizione appropriata ecc., allora ti consiglio di aggiungere un po' di questo alla tua routine quotidiana. Ti garantisco al 100% che sarai molto soddisfatto dei risultati. La cosa principale è che non scherzi e segui rigorosamente il tuo programma sportivo. Non noterai nemmeno quanto velocemente miglioreranno la tua salute e le tue condizioni fisiche generali. Puoi anche sbarazzartene facilmente cattive abitudini se stabilisci un obiettivo per te stesso e costruisci buone abitudini invece di cattive abitudini.

Va ricordato che miglior sonno- questo è un sogno fino a mezzanotte, tk. durante questo periodo, il tuo corpo si riposa e acquista forza nel miglior modo possibile. In altre parole, andare a letto oggi, non domani.

Dormi a sufficienza, fai esercizio, mangia bene. Il tuo corpo ti ringrazierà con una buona salute, alti livelli di energia positiva e prontezza per le attività produttive.

Alla fine darò un esempio della mia routine in modo che tu abbia qualcosa da confrontare. Non posso dire che sia il perfetto tuttofare orario per tutti, ma personalmente mi si addice completamente. Rispetto alla mia prima routine, è stato modificato più di una volta questo momento sembra così...

LA PERFETTA PIANIFICAZIONE DELLA TUA GIORNATA DAL MIO PUNTO DI VISTA

06:00-07:00	Alzarsi, fare esercizio, lavarsi, correre mattutina, procedure mattutine, doccia
07:00-07:30	Colazione
07:30-08:30	Riposare, controllare la posta, altre cose
08:30-09:00	Sto andando in ufficio
09:00-12:00	Flusso di lavoro (vengono immesse le attività più importanti per oggi)
12:00-12:30	Cena
12:30-13:00	Riposo, altre cose
13:00-14:00	Leggere la letteratura
14:00-18:00	Flusso di lavoro (vengono immesse le attività minori per oggi)
18:00-18:30	Cena
18:30-19:00	Superamento del piano, pianificazione per il giorno successivo
19:00-19:30	Andare a casa
19:30-22:00	Lavori domestici, palestra, attività all'aria aperta, passeggiate, animazione, incontro con gli amici
22:00-22:30	Riassumendo, adeguamento finale del programma per il giorno successivo, preparazione per andare a letto
22:30-06:00	Sognare

Alcune note sul piano:

• Il routine calcolata nei giorni feriali (giorni lavorativi) e non si applica ai fine settimana. Nel fine settimana, dovrebbe esserci un piano, ma su misura per il riposo (tutto rimane lo stesso, grosso modo, solo il Flusso di lavoro cambia in Riposo), in ultima risorsa alcuni momenti di lavoro vengono trasferiti a un giorno libero (se qualcosa non è stato fatto o qualcosa è di importanza mortale).
• Ogni periodo di tempo è preso con un certo margine. La deviazione dalla routine per 30 minuti è normale.
• La mattinata di ognuno può iniziare a un'ora diversa. Sono appena passato a altro presto fare di più e ha dato risultati positivi.
• Anche l'orario di partenza da casa per lavoro e ritorno può essere diverso per tutti. Ho scelto il momento ottimale per me stesso, quando gli ingorghi in città si stanno già dissolvendo.
• Considero la lettura quotidiana della letteratura una regola obbligatoria per tutti. Se il tempo non permette di leggere al lavoro, leggi a pranzo, sull'autobus, dopo il lavoro, prima di andare a letto.
• Succede che in connessione con casi aggiuntivi devi andare a letto molto più tardi. In ogni caso, cerca di svegliarti secondo i tuoi orari, altrimenti la tua routine quotidiana cambierà costantemente e questo non va bene.
• Nei fine settimana, puoi alzarti tardi e andare a letto tardi, ma anche rispettare un programma svegliandoti e andando a letto contemporaneamente (ad esempio, un'ora o due più tardi rispetto ai giorni feriali).

Per pianificare il tuo tempo, puoi utilizzare un organizer, un blocco note, un normale foglio di carta, un taccuino, vari programmi speciali e applicazioni. Personalmente, utilizzo Google Calendar, molto facile da usare. Oltre al fatto che ha una serie di utili funzioni, è sincronizzato con i dispositivi mobili, il che significa che è sempre a portata di mano, ovunque tu sia. In generale, nel campo della sincronizzazione delle applicazioni, Google sta facendo passi da gigante. Ciò facilita notevolmente il lavoro quando tutti i tipi di assistenti sono a portata di mano in un account, che sono anche sincronizzati tra loro. Non riesco più a immaginare di lavorare su un computer e su un telefono senza Google Chrome, Calendar, YouTube, Drive, Translator, Google+, Maps, Analitics, Picasa e tanti altri servizi utili. Ti consiglio anche di utilizzare il Wunderlist Super Scheduler

Questo è tutto ciò che volevo dirti oggi. Se non stai ancora tenendo un diario e fissando obiettivi per te stesso, inizia a farlo immediatamente e continua a farlo tutto il tempo! Spero che le 10 regole d'oro di cui sopra ti aiutino a pianificare il tuo tempo e inizierai a fare molto di più.

La gestione del tempo, la pianificazione dell'orario di lavoro o la gestione dell'orario di lavoro è un'abilità importante uomo d'affari. Il successo è spesso percepito come prestazioni elevate e come raggiungimento di obiettivi significativi. Ma non dimenticare: il tempo trascorso con grande ritorno è un altro criterio chiave successo.

Obiettivi della gestione del tempo

La gestione dell'orario di lavoro può risolvere molti obiettivi e obiettivi, il ritmo moderno della vita ci fa trattare il tempo con grande attenzione e gli allenatori alla moda e di successo sviluppano molti metodi che subordinano il tempo al ritmo della vita aziendale. Ma cosa sorprende: molte delle leggi della subordinazione del tempo furono scoperte e formulate a metà del 20° secolo, alcune anche prima - cento o anche più anni fa, quando gli affari cominciavano appena ad affermarsi e il ritmo la vita stava appena iniziando ad accelerare.

La legge di Parkinson afferma: "Il lavoro riempie il tempo assegnatogli". Questo aforisma è ironico, ma la sua correttezza è provata dalla vita diretta. Osservando se stesso, i suoi cari, e poi il lavoro degli organi di governo e delle istituzioni ufficiali, lo storico inglese ha notato che sia nella vita quotidiana che in quella vita pubblica una persona è pronta a perdere tempo in cose inutili.

La legge di Parkinson è stata formulata dallo storico Cyril Northcote Parkinson in un articolo pubblicato sulla rivista britannica The Economist nel 1955.

Se una persona non si limita ai tempi, può fare il lavoro ancora e ancora, correggendo all'infinito qualcosa, correggendo, cercando i difetti, come se si sforzasse di portare la questione alla perfezione assoluta, agendo non sul risultato, ma immergendosi il processo.

Tuttavia, l'osservanza di questa legge non è un dogma. Al contrario, il compito di ogni persona di successo è superare l'inerzia di questa regola, subordinare questa legge ai suoi piani e atteggiamenti.

Lo scopo della gestione del tempo è organizzare l'orario di lavoro, dare priorità, controllare il tempo e spenderlo razionalmente.

Principi di pianificazione

La pianificazione è sempre composta da più livelli:

• strategico globale (pianificazione per diversi anni, questo è un super-obiettivo o super-obiettivi che una persona si prefigge)
• pianificazione strategica per un anno o sei mesi (quei compiti comuni che lentamente ma inesorabilmente avvicineranno una persona al suo obiettivo principale e principale)
• pianificazione tattica per il mese e per la settimana,
• pianificazione tattica della giornata.

Ognuno di loro è presentato esigenze diverse, anche i metodi di gestione del tempo sono notevolmente diversi. Sono molto individuali e sono in gran parte formati dall'individuo in modo indipendente.

Matrice di Eisenhower

Anche la pianificazione della giornata è, ovviamente, individuale, ma in questo caso è stata accumulata molta esperienza nella gestione del tempo nell'area aziendale. Il principio fondamentale della gestione quotidiana del tempo basato sulla cosiddetta matrice di Eisenhower.

Il 36° presidente degli Stati Uniti, Dwight David Eisenhower, ha sviluppato una matrice di priorità per ottimizzare il suo intenso orario di lavoro. Ha capito: tutte le cose che una persona deve fare in un giorno possono essere suddivise condizionatamente in importanti e non importanti, urgenti e non urgenti. Il risultato è il seguente quadrato con 4 zone:

La cosa più difficile è distribuire tutte le responsabilità e le preoccupazioni in questi 4 gruppi: capire quali cose sono veramente importanti e quali non sono importanti. Secondo gli allenatori, le cose importanti sono quelle che ci avvicinano all'obiettivo prefissato e sono associate alla pianificazione dell'anno.

Il primo quadrato, idealmente, dovrebbe essere libero, perché se è occupato, significa che le cose importanti non sono state completate in tempo e sono arrivati ​​​​problemi di tempo. Questioni non importanti e non urgenti (di regola, queste sono social media, senza meta conversazioni telefoniche, giochi per computer, ecc.), idealmente, puoi anche spazzare via in sicurezza e concentrarti su quelli importanti e non urgenti, occupando un posto chiave nella pianificazione della giornata lavorativa. Per questioni urgenti e non importanti, puoi trovare il tempo residuo o delegarne l'esecuzione a colleghi o subordinati.

Principio di Pareto

Il secondo importante principio coerente con la matrice di Eisenhower e prende il nome dal sociologo Vilfredo Pareto. Il secondo nome del principio è il principio 20/80, Pareto nel XIX secolo. ha osservato: "Il 20% degli sforzi fornisce l'80% del risultato e il restante 80% degli sforzi - solo il 20% del risultato". È davvero difficile discutere con questo: la maggior parte degli sforzi non produce i risultati sperati. Tuttavia, dare per scontato questo fatto e applicarlo non solo ai risultati, ma anche al tempo speso, si rivelerà molto efficace. La cosa principale è trovare quel 20% di informazioni importanti da una lettera o da una conversazione di lavoro che porterà questo 80% del risultato. Durante il giorno, nel ciclo degli affari, isola questo 20% dei tuoi piani, la cui attuazione porterà l'80% del successo.

Corollario della legge di Pareto: Di solito è troppo difficile e noioso capire cosa sta succedendo, e spesso non è necessario: tutto ciò che devi sapere è se la tua idea funziona o meno, e cambiala in modo che funzioni, quindi mantieni la situazione finché l'idea non smette di funzionare.

Un altro principio di gestione del tempo si basa sulla fisiologia umana e tiene conto dei suoi bioritmi. Durante il giorno corpo umano funziona in modo non uniforme, la curva del bioritmo è simile a questa:

Quando pianifichi la tua giornata lavorativa, è importante tenere conto del tempo di alte prestazioni e assicurarti di lasciare tempo per il riposo e opportunità di relax e disconnessione, questo ti consentirà di liberarti degli effetti negativi dello stress diurno.

Quarto principio pianificazione può sembrare contrario a tutto ciò che è stato descritto sopra, ma la sua osservanza contribuirà a una sensazione morbida e calma del passare del tempo, una sensazione di essere soggetta all'uomo. Un piano non può dominare una persona: la variabilità e la flessibilità della pianificazione è forse l'impostazione più importante della gestione del tempo. Questo principio implica la capacità di cambiare i piani nel tempo, di costruire nuove catene di connessioni tra gli eventi. In pratica, questo significa fissare questioni importanti e urgenti come le principali che costituiscono la spina dorsale della giornata, lasciando le cosiddette zone cuscinetto per possibili cambiamenti, nuove circostanze, imprevisti urgenti.

In una parola, produttività e occupazione non possono essere mescolate, la pianificazione consentirà di evitare situazioni di mancanza di tempo e di stabilire correttamente le priorità, da cui aumenterà notevolmente la produttività della giornata lavorativa.

10 regole per la pianificazione dell'orario di lavoro

In effetti, possono esserci tutte le regole che ogni persona può scegliere dall'elenco sottostante.

• regola sulla privacy. Al lavoro è auspicabile poter rimanere da soli: per farlo, chiudere le porte, impostare orari di non ricezione, accendere la segreteria telefonica, chiedere silenzio alla segreteria. L'orario per tale lavoro può essere fissato al mattino o verso la fine della giornata lavorativa, quando l'umore lavorativo dell'ufficio è ridotto.
• Regola del blocco di lavoro. Tutto il lavoro in ufficio può essere suddiviso condizionatamente in blocchi: conversazioni telefoniche e corrispondenza di lavoro, incontri e incontri con i colleghi, scartoffie e pratiche burocratiche. Lavorando con blocchi simili, risparmiamo fatica, non si passa da un tipo di attività all'altra.
• La regola delle piccole parti sono le fette giuste. Un compito grande, difficile, un compito strategico non può essere portato a termine con una singola applicazione degli sforzi, quindi, svolgendo quotidianamente e metodicamente piccole parti di un grande progetto, avviciniamo tatticamente l'obiettivo globale.
• Regola di delega. Anche la capacità di delegare l'autorità fa parte della gestione del tempo.
• La regola del regolamento e la regola della scadenza. Stabilire una cornice temporale chiara per un incontro di lavoro, una riunione o un colloquio, nonché una cornice per svolgere il lavoro, significa violare deliberatamente e in modo produttivo la legge di Parkinson, per farne un tuo collega.

Voltaire: Il tempo è piuttosto lungo per chi lo usa; chi lavora e chi pensa ne amplia i limiti.

• Regola di priorità. A poco a poco, puoi sviluppare l'abilità, quando si presentano nuovi casi e situazioni, per assegnare mentalmente a ciascuno di essi uno stato dalla matrice di Eisenhower: urgente - non urgente, importante - non importante. Quindi le priorità si allineeranno automaticamente.
• La regola di contabilizzazione dell'ora del giorno e dei bioritmi. Pianifica questioni importanti e urgenti meglio al mattino. La loro attuazione creerà una situazione di successo durante la giornata lavorativa. È meglio pianificare la sera: secondo psicologi e allenatori, la stessa mente subconscia costruisce in modo ottimale il programma per il giorno successivo durante la notte.

• Regola di tenuta dei registri: "Pensa sulla carta". Le registrazioni sono necessarie: organizzano la mente, formano un'immagine visiva nella testa, aiutano a controllarsi durante il giorno.
• Regola dei risultati. Un riepilogo alla fine della giornata lavorativa può creare una sensazione di successo, produttività e aiutare a coordinare le tue azioni e i tuoi piani per i giorni successivi.

Metodi di pianificazione dell'orario di lavoro

I principali metodi di gestione del tempo sono la tenuta di registri, calendari, schede dei giorni lavorativi. In questo caso vengono presi come base uno o più principi di gestione del tempo: schema generale, un modello che può essere adattato, utilizzato da una persona specifica per la sua routine e routine quotidiana.

Uno dei metodi dell'autore è descritto nel libro di Tracy Brian e si chiama "Lascia il disgusto, mangia la rana!", Implica la divisione dei piani in compiti piacevolmente colorati e spiacevoli. Se analizzi attentamente e consapevolmente i programmi della giornata, allora ci saranno sicuramente cose che non vorrai fare (possono essere chiamate condizionatamente rane o rospi). Sono queste le cose che devono essere fatte in primo luogo: scartare il disgusto e metaforicamente "mangiare questa cosa rana in primo luogo".

Brian Tracy: Infine, questa osservazione: se devi "mangiare" una rana viva, non dovresti sederti a guardarla a lungo. Percorso verso il successo alto livello professionalità e produttività risiede nell'acquisizione di una stabile abitudine di risolvere al mattino i compiti più importanti, senza perdere tempo in altri problemi. Devi prima imparare a "mangiare la rana", senza entrare in ragionamenti preliminari, spesso oziosi.

Oltre a questa tecnica, un consiglio in più: per rendere ancora più gradevole il retrogusto, dopo la rana, puoi “mangiare un atto-dessert”: fare qualcosa di piacevole, amato, portando piacere e gioia sul posto di lavoro.

Un metodo interessante per pianificare una giornata lavorativa è stato proposto da Alexander e Dmitry Tsyglins, rappresentanti della scuola Franklin:

Video sulla creazione di una mappa per la giornata

Benjamin Franklin, l'autore del famoso aforisma “Il tempo è denaro”, osservava anche quanto segue: La ricchezza dipende principalmente da due cose: diligenza e moderazione, ovvero non sprecare né tempo né denaro e utilizzali entrambi nel migliore dei modi modo possibile.

La moderna forma di pianificazione della giornata è costituita da programmi speciali per smartphone e PDA (organizzatori), che si basano su funzionalità di calendario o foglio di calcolo, che consentono di riflettere la data, l'ora, indicare l'intervallo di tempo di ogni evento, lasciare note e commenti, e anche creare non solo piani tattici per la giornata, ma anche per vedere il movimento strategico verso l'obiettivo principale. Sono mobili, convenienti e, soprattutto, efficaci condizioni moderne vita.

Esempi di programmi

Combinando diverse tecniche e tenendo conto del maggior numero possibile di principi e regole di gestione del tempo, è possibile creare un modello di programma.

È importante capire la cosa principale: una lista di cose da fare non è un piano. Diventerà un piano solo quando sarà all'altezza della regola di Brian Tracy: "La pianificazione precede il fare la cosa giusta e prevenire il male".

Se passi qualche minuto, sarà chiaro quali cose possono essere combinate in blocchi, quali cose sono troppo globali, ma importanti e non urgenti (al contrario, vanno suddivise in “fette pari”), quali cose possono essere considerate "rane", le quali cose diventeranno piacevoli e deliziosi dessert. Puoi rappresentarli sotto forma di diagrammi o diagrammi, puoi dipingerli in diversi colori.

Benjamin Franklin (Benjamin Franklin) era figlio di un produttore di sapone, ma grazie all'autorganizzazione e alla disciplina eccelleva in molti settori: in politica, diplomazia, scienza, giornalismo. È uno dei padri fondatori degli Stati Uniti d'America - ha partecipato alla creazione della Dichiarazione di Indipendenza e alla costituzione del paese.

Il ritratto di Franklin è presente sulla banconota da $ 100, anche se non è mai stato presidente degli Stati Uniti. È accreditato con la paternità di tali slogan come "Il tempo è denaro" e "Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi".

• "Rane". Ognuno ha compiti noiosi che vengono costantemente rimandati a dopo. Queste cose spiacevoli si stanno accumulando e psicologicamente pressanti. Ma se inizi ogni mattina con "mangiare una rana", cioè prima di tutto, esegui un compito poco interessante, quindi passi al resto, gradualmente le cose saranno in ordine.
• "Ancore". Questi sono attaccamenti materiali (musica, colore, movimento) associati a un certo stato emotivo. Gli "ancora" sono necessari per sintonizzarsi sulla soluzione di un compito particolare. Ad esempio, puoi allenarti a lavorare con la posta alla musica classica e ogni volta che ti senti troppo pigro per scaricare la posta in arrivo, devi solo accendere Mozart o Beethoven per cogliere la giusta ondata psicologica.
• Bistecca di elefante. Più grande è il compito (scrivi una dissertazione, impara lingua straniera e così via) e quanto più severa è la scadenza, tanto più difficile è avviarne l'attuazione. È la bilancia che spaventa: non è chiaro da dove cominciare, se ci sarà abbastanza forza. Tali compiti sono chiamati "elefanti". L'unico modo per "mangiare un elefante" è cucinarne delle "bistecche", cioè spezzare un grosso affare in diversi piccoli.

È interessante notare che Gleb Arkhangelsky presta grande attenzione non solo alla razionalizzazione dei processi di lavoro, ma anche al riposo (il titolo completo del suo bestseller è "Time Drive: How to Live and Work in Time"). È convinto che senza buon riposo, che include sonno salutare e attività fisica impossibile essere produttivi.

Conclusione

Organizza il tuo ogni giorno. Todoist, Wunderlist, TickTick e altri programmi e servizi simili ti aiuteranno in questo. Dividi compiti complessi su larga scala in semplici piccoli. Fai il lavoro più spiacevole al mattino in modo che il resto del tempo tu possa fare solo ciò che ti piace. Sviluppa fattori scatenanti per aiutarti a gestire la pigrizia e non dimenticare di includere il riposo nel tuo programma.

Metodo Francesco Cirillo

Forse non conosci il nome Francesco Cirillo, ma devi aver sentito parlare di Pomodoro. Cirillo è l'autore di questa famosa tecnica di gestione del tempo. Un tempo Francesco ebbe problemi con gli studi: il giovane non riusciva a concentrarsi in alcun modo, era sempre distratto. Un semplice timer da cucina a forma di pomodoro è venuto in soccorso.

Conclusione

All'inizio della giornata, fai una lista di cose da fare e fallo misurando il tempo con i "pomodori". Se sei stato distratto per 25 minuti, metti il ​​simbolo ' davanti all'attività. Se il tempo è scaduto, ma l'attività non è stata ancora completata, metti un + e dedicagli il prossimo “pomodoro”. Durante una pausa di cinque minuti, passa completamente dal lavoro al riposo: fai una passeggiata, ascolta musica, bevi un caffè.

Quindi, ecco cinque sistemi base di gestione del tempo con cui puoi organizzare la tua giornata. Puoi studiarli in modo più dettagliato e diventare un apologeta di uno dei metodi, oppure puoi svilupparne uno tuo combinando vari metodi e tecniche.

GTD - un'alternativa alla gestione del tempo

David Allen, creatore della metodologia GTD, è uno dei più famosi teorici dell'efficacia personale. Il suo libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity è stato nominato dalla rivista Time il miglior libro di affari del decennio.

Il termine Getting Things Done è un termine ben noto e molti lo identificano erroneamente con la gestione del tempo. Ma anche lo stesso Allen definisce GTD "una tecnica per aumentare Efficacia personale».

Ecco come un esperto in materia ha spiegato la differenza tra gestione del tempo e GTD.

Questa non è gestione del tempo. La gestione del tempo è impossibile. Ognuno ha lo stesso numero di ore in un giorno. Ciò che conta non è la quantità di tempo, ma con cosa lo riempi. Devi essere in grado di elaborare grandi flussi di informazioni in entrata, determinare quali azioni sono necessarie per raggiungere gli obiettivi e, naturalmente, agire. GTD parla di questo. È un certo modo di pensare e di vivere. GTD riguarda anche lo stato di flusso e la riduzione dello stress psicologico.

Vyacheslav Sukhomlinov

Pronto a discutere? Benvenuto nei commenti. Cosa pensi sia più di GTD: gestione del tempo o efficienza personale? Dicci anche quali tecniche ti aiutano a organizzare la tua giornata.

Ripensa ai tuoi più grandi fallimenti nella vita. Litigi, incomprensioni che hanno cambiato tutta la tua vita in modo negativo. Esami falliti, colloqui di lavoro, ecc. Le ragioni di tali fallimenti sono simili, di norma sono il risultato di scarsa preparazione e azioni avventate, di seguito vedremo come fare tutto e pianificare la tua giornata / settimana.

Cosa accadrà se un atleta smette di allenarsi un mese prima delle Olimpiadi: le abilità e la forza muscolare si indeboliranno in modo significativo e prenderà uno dei ultimi posti. Come nello sport, in ogni attività di cui hai bisogno buona preparazione, senza il quale le possibilità di successo sono notevolmente ridotte.

Il fattore chiave nella preparazione è la pianificazione "Regola 6 P": Una corretta pianificazione previene il degrado delle prestazioni.

Ecco 7 modi per portare a termine le cose corretta pianificazione giorni, settimane.

Metodo 1: fai una lista di cose da fare per la giornata

A cosa serve un elenco di attività?

Per prima cosa, diamo un'occhiata a come funziona il nostro cervello. È stato scoperto che possiamo tenere sotto controllo non più di 7+-2 casi o pensieri importanti nella nostra testa. Per verificarlo, conta quanti cerchi sono mostrati nelle immagini:

Riso. uno	Riso. 2	Riso. 3

Riso. 4	Riso. 5

Molto probabilmente, per determinare il numero di oggetti nelle figure 1, 3 e 4, è sufficiente uno sguardo.

E per le figure 2 e 5 non bastava uno sguardo, bisognava contare separatamente. Più piccoli sono gli oggetti, più facile è gestirli. Il limite del cervello arriva quando il numero diventa più di 7+-2.

Lo stesso vale per i pensieri, allo stesso tempo nella nostra testa non possiamo memorizzare non più di 7 + -2 compiti, il resto è dimenticato.

Immagina una situazione di vita reale

Ti alzi la mattina e vai al lavoro, per strada ti ricordi che:

Devi comprare un regalo per il compleanno di una persona cara;
- Paga per Internet, fino allo spegnimento.

Quando sei arrivato al lavoro:

Scopri che devi preparare un rapporto oggi;
- Sono entrato, un collega ha chiesto di buttare via il modello di contratto;
- Dopo la riunione di pianificazione mattutina, il capo mi ha chiesto di fare 3 cose.

La testa è già piena, ma il tempo non si ferma, un cliente potrebbe chiamarti, persona vicina, collega, può accadere un imprevisto, ecc. Cosa succede in un caso del genere? Dimentichiamo qualcosa. Se dimentichiamo di comprare cibo nel negozio, ovviamente non accadrà nulla di terribile, ma puoi dimenticare qualcosa di più importante: non venire a una riunione importante, prendere medicine, ecc.

Inoltre, più cose abbiamo nella nostra testa, peggiori diventano le nostre capacità analitiche, poiché l'energia viene spesa per ricordare le informazioni.

I vantaggi di un taccuino

Notebook - rimuove tutti i problemi sopra descritti e presenta i seguenti vantaggi rispetto al lavoro dalla memoria:

1) Scrivere è sempre più veloce che memorizzare. Ad esempio, scrivi telefono cellulare 10-100 volte più veloce del ricordare. Anche con affari.

2) Risparmio energetico. Per non dimenticare l'importante, ricordiamo spesso, si spende energia per questo. Notebook risolve questo problema.

3) Affidabilità. Ciò che è scritto con una penna non può essere tagliato con un'ascia. Qualsiasi attività può essere dimenticata, sullo sfondo di fatica, emozioni o altro. Ma se i compiti sono scritti, dimenticare è molto più difficile.

Puoi tenere un elenco di attività su un normale foglio, blocco note, ma è meglio se è un taccuino, perché ha un calendario. L'elenco delle attività della giornata può essere su un computer o copia cartacea. La cosa più importante è che tu ce l'abbia, perché è la base per la pianificazione, come le fondamenta di una casa. Se la casa non ha fondamenta, il massimo che può essere costruito è una piccola struttura a un piano senza riscaldamento in plastica o compensato. Inoltre, nella pianificazione, senza un elenco di attività per la giornata o un taccuino, ovviamente, puoi farne a meno, ma sarai gravemente limitato nelle tue capacità.

La cosa più importante in un elenco di cose da fare o in un taccuino è un elenco di cose da fare durante il giorno. La seconda parte più importante è il calendario, in cui puoi vedere le attività che devono essere completate in un determinato giorno. Pertanto, un taccuino è preferibile a un elenco normale, perché lì è presente un calendario.

Metodo 2: lavora con l'elenco delle cose da fare ogni giorno

La cosa più importante quando si lavora con un organizzatore del tempo o un taccuino è lavorare secondo un piano precedentemente elaborato. Per fare ciò, rivedi regolarmente il tuo taccuino per scoprire se hai fatto tutto ciò che hai pianificato per oggi. È possibile visualizzare l'elenco dopo aver completato l'attività corrente. È molto importante inserire nel tuo organizzatore le cose importanti che devi fare oggi.

Metodo 3: prima scrivi, poi fai

Se arriva un nuovo compito e non è urgente, scrivilo prima su un taccuino e procedi solo quando arriva. Eventuali nuovi compiti sembrano molto importanti e iniziamo ad occuparci di tutto di seguito: controllare la posta, fare chiamate telefoniche ecc. Ma non appena inizi ad annotare tutte le attività in arrivo in un taccuino, scoprirai che ci sono attività più importanti accanto a questa voce.

Tutti i movimenti del lato destro del corpo sono controllati dall'emisfero sinistro del cervello, che è responsabile della logica. Quando scriviamo un nuovo compito mano destra, quindi attiviamo l'emisfero sinistro del nostro cervello, che è responsabile della logica. Attivare la logica quando si scrive con la mano destra ci aiuterà a prendere decisioni migliori.

Scrivendo tutto su un quaderno prima di iniziare a lavorare, sarai in grado di completare i compiti più importanti durante la giornata e sarai in grado di resistere ai compiti secondari che ti distraggono costantemente.

4 vie. Prima compiti importanti, poi urgenti

Tutti i compiti pianificati dovrebbero essere eseguiti in ordine di importanza e quindi entro il momento dell'esecuzione. A cominciare da quelli più importanti e passare gradualmente a quelli meno importanti. Annota le attività del tuo piano per oggi in ordine di importanza, quindi ordina per urgenza e inizia a lavorare con la massima priorità.

Ad esempio, un amico ti ha chiamato per chattare. Telefonata, questione urgente, perché il telefono sta squillando in questo momento, ma potrebbe non essere importante. Se hai compiti più significativi, ad esempio, per preparare una relazione sul lavoro, è meglio prima svolgere tutti i compiti più importanti, in particolare una relazione, e poi, se c'è tempo, richiamare e parlare con un amico . Ma non viceversa, altrimenti, a causa di una chiamata insignificante, potresti non avere tempo per fare cose più importanti.

Importanza rispetto all'urgenza. I compiti urgenti dovrebbero essere assunti solo se hai il controllo della situazione e sei sicuro di avere tempo per tutti quelli più importanti.

5 vie: organizer elettronico

Ci sono un numero enorme di quaderni elettronici. Un diario elettronico ha innegabili vantaggi rispetto a quelli cartacei:

R. Risparmia tempo. Sull'agenda elettronica non è necessario riscrivere le attività dal giorno precedente a quello attuale e puoi anche lavorarci sia su un computer che su un telefono o tablet, sincronizzando i dati su tutti i dispositivi.

B. Volumi e velocità: È possibile copiare molto rapidamente una grande quantità di informazioni nell'agenda elettronica ulteriori lavori. Ad esempio: vuoi cuocere una torta di banane la sera e devi annotare gli ingredienti necessari prima di andare al negozio. Se hai un organizer elettronico, puoi copiare rapidamente l'intera ricetta da Internet in un diario, in pochi secondi. Allo stesso tempo, per annotare a mano solo gli ingredienti su un foglio di carta, ci vorrà più tempo che per l'intera ricetta in in formato elettronico. E in negozio basterà accendere l'agenda sul telefono per capire velocemente cosa acquistare.

B. Comodità. È scomodo usare un normale taccuino nei trasporti, in un negozio, in vacanza, in questi luoghi è difficile annotare e guardare le note, perché il diario di carta è grande e per aprirlo sono necessarie 2 mani. Ma il taccuino elettronico al telefono sarà sempre con te, ovunque tu sia: trasporto, negozio, strada. Puoi prendere rapidamente note sul tuo computer e quindi sincronizzare per avere quelle note sul tuo telefono in pochi secondi.

Metodo 6: pianifica il giorno successivo la sera

Fare un piano d'azione per il giorno successivo in anticipo, il momento miglioreè la fine della giornata lavorativa prima di tornare a casa. Questa semplice azione ti aiuterà a dormire meglio, perché spesso la causa dell'insonnia è che la sera ripassiamo nella nostra memoria tutte le cose importanti che devono essere fatte domani per non dimenticarle al mattino. E sono questi pensieri che ci impediscono di rilassarci e addormentarci serenamente, ma se scrivi tutti i tuoi piani, assicurerai non solo un sonno tranquillo, ma anche una serata.

Inoltre, quando fai un piano in anticipo, il tuo subconscio lavorerà costantemente tutta la notte sul modo migliore per fare il pianificato. La soluzione a problemi complessi può venire da te a colazione, mentre vai al lavoro o anche nel cuore della notte. È al mattino che vengono spesso nuove idee e utilizzerai questo tempo con massimo beneficio, basta scrivere in anticipo una lista di cose da fare per il giorno successivo.

A proposito, se hai domande a cui vuoi ottenere una risposta, prima di addormentarti e chiudere gli occhi, chiedile a te stesso, preferibilmente ad alta voce e addormentati immediatamente. E al mattino, preparati a scrivere immediatamente tutti i pensieri che potrebbero apparire nel momento in cui ti svegli o più tardi.

Metodo 7: pianifica attività complesse per il picco della tua attività

Fai un programma per la giornata in modo che il lavoro che richiede molta energia rientri nel picco della tua attività, quando hai molte energie e sei il più produttivo possibile. Di norma, il picco di attività inizia al mattino, perché dopo il sonno hai molta forza e la testa fresca, ma succede che il picco di attività può verificarsi anche durante il giorno e anche le ore serali.

Le attività che consumano più energia sono cose per le quali non c'è talento. In genere, questi sono le cose che non vuoi fare di più. Questi compiti nella gestione del tempo sono chiamati rane, perché è spiacevole iniziare a svolgere questi compiti. C'è una regola nella gestione del tempo: inizia la giornata con una rana, cioè da una relazione spiacevole. Questa regola ti consentirà di lavorare in modo più efficiente, perché di solito è al mattino che hai più forza e queste forze sono estremamente importanti per svolgere il lavoro più spiacevole.

Farò un esempio dalla vita, ho una mentalità tecnica, quindi le scienze esatte come: la fisica e la matematica sono facili per me, ma è più difficile con le materie umanitarie, quindi quando ero a scuola, mi preparavo spesso per un test di inglese di mattina. Mi sono alzato 1-2 ore prima della scuola e ho studiato inglese. Era la mattina che avevo più energia, quindi in questo momento è stato più facile per me farlo compito difficile per cui avevo meno talento. I risultati della preparazione hanno superato tutte le mie aspettative, sono stato ottimo o bravo in una materia che non mi piaceva.

Pianifica i compiti più spiacevoli per il picco dell'attività, ad esempio al mattino, e vedrai come farai di più e la tua efficienza personale aumenterà.

PS Se hai difficoltà o domande sull'articolo che leggi, nonché sugli argomenti: Psicologia (cattive abitudini, esperienze, ecc.), Vendite, affari, gestione del tempo, ecc., chiedimi, cercherò di aiutarti. Possibile anche la consulenza via Skype.

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