Sistema unificato GOST di documentazione organizzativa e amministrativa

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STANDARD STATALE DELLA FEDERAZIONE RUSSA

SISTEMI DI DOCUMENTAZIONE UNIFICATI

SISTEMA UNIFICATO DI DOCUMENTAZIONE ORGANIZZATIVA E AMMINISTRATIVA

REQUISITI DOCUMENTI

GOST R 6.30-97

GOSTANDART DI RUSSIA

Mosca

Prefazione

1. SVILUPPATO dall'Istituto di ricerca russo per la documentazione e l'archiviazione (VNIIDAD) del Servizio archivistico federale della Russia.

RAPPRESENTATO dal Servizio archivistico federale della Russia.

INTRODOTTO dal Dipartimento scientifico e tecnico dello standard statale della Russia.

3. INTRODOTTO PER LA PRIMA VOLTA.

STANDARD STATALE DELLA FEDERAZIONE RUSSA

Data di introduzione 1998-07-01

1 AREA DI UTILIZZO.

La presente norma si applica ai documenti organizzativi e amministrativi relativi al Sistema Unificato di Documentazione Organizzativa e Amministrativa (USORD) - risoluzioni, ordini, ordini, decisioni, protocolli, atti, lettere, ecc. (di seguito denominati documenti) inclusi nell'All- Classificatore russo attività di gestione(OKUD) (classe 0200000) e utilizzato nelle attività:

autorità federali potere statale, autorità pubbliche di soggetti Federazione Russa, compresi i sudditi della Federazione Russa, che, insieme alla lingua russa come lingua nazionale dello stato, hanno governi locali;

Imprese, enti e loro associazioni, indipendentemente dalla forma di proprietà e dalla forma giuridica.

Tale norma stabilisce: la composizione dei dettagli dei documenti; requisiti per la registrazione dei dettagli dei documenti; requisiti per moduli e scartoffie; requisiti per la produzione, la contabilità, l'uso e l'archiviazione di moduli con la riproduzione dell'emblema di stato della Federazione Russa, emblemi delle entità costituenti della Federazione Russa.

I layout dettagliati sono riportati nell'Appendice A; moduli campione di documenti - in Appendice B.

2. COMPOSIZIONE DEI DETTAGLI DEI DOCUMENTI.

2.1. Durante la preparazione e l'elaborazione dei documenti, vengono utilizzati i seguenti dettagli:

01 - Emblema di Stato della Federazione Russa;

02 - emblema del soggetto della Federazione Russa;

03 - emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);

04 - codice dell'organizzazione;

05 - codice modulo documento;

06 - nome dell'organizzazione;

07 - dati di riferimento sull'organizzazione;

08 - nome del tipo di documento;

09 - data documento;

10 - numero di registrazione del documento;

12 - luogo di compilazione o pubblicazione del documento;

13 - timbro di limitazione di accesso al documento;

14- destinatario;

15 - timbro di approvazione del documento;

16 - delibera;

17 - titolo al testo;

18 - marchio di controllo;

19 - testo del documento;

20 - un segno sulla presenza della domanda;

21 - firma;

22 - timbro di approvazione del documento;

23 - visti di approvazione dei documenti;

24 - stampa;

25 - un segno sulla certificazione di una copia;

26 - voto sull'esecutore;

27 - una nota sull'esecuzione dell'atto e la sua direzione nel caso;

28 - un segno sulla ricevuta del documento da parte dell'organizzazione;

29 - identificativo della copia elettronica del documento.

(Edizione modificata, Rev. n. 1)

2.2. Escluso, Cambia. n. 1

2.3. Escluso, Cambia. n. 1

3. REQUISITI PER LA REGISTRAZIONE DEI DETTAGLI DEI DOCUMENTI.

3.1. L'emblema di stato della Federazione Russa è apposto sui moduli dei documenti in conformità con i regolamenti sull'emblema di stato della Federazione Russa.

3.2. Lo stemma del soggetto della Federazione Russa sarà apposto sui moduli dei documenti in conformità con atti giuridici soggetti della Federazione Russa.

3.3. L'emblema dell'organizzazione o del marchio (marchio di servizio) sarà apposto sulla carta intestata delle organizzazioni in conformità con la carta (regolamento sull'organizzazione).

L'emblema non viene riprodotto su carta intestata se contiene l'emblema di stato della Federazione Russa o lo stemma di un suddito della Federazione Russa.

3.4. Il codice dell'organizzazione è redatto secondo Classificatore tutto russo imprese e organizzazioni (OKPO).

3.5. Il codice del modulo del documento è apposto secondo il classificatore russo della documentazione di gestione (OKUD).

3.6. Il nome dell'organizzazione che è l'autore del documento deve corrispondere al nome fissato nei suoi documenti costitutivi.

Sopra il nome dell'organizzazione indicare l'abbreviazione e, in sua assenza, il nome completo dell'organizzazione madre.

I nomi delle organizzazioni delle entità costituenti della Federazione Russa, che, insieme alla lingua russa come lingua di stato, sono stampati in due lingue: russo e nazionale.

Il nome abbreviato dell'organizzazione viene fornito nei casi in cui è sancito dai documenti costitutivi dell'organizzazione. Il nome abbreviato (tra parentesi) è posto sotto il nome completo.

Nome acceso lingua straniera riprodotto nei casi in cui sia sancito dalla carta (regolamento sull'organizzazione). Il nome in una lingua straniera è posto sotto il nome in russo.

Il nome della filiale, dell'ufficio territoriale, dell'ufficio di rappresentanza, della divisione strutturale dell'ente è indicato se è l'autore del documento, ed è posto sotto il nome dell'ente.

3.7. I dati di riferimento sull'organizzazione includono: indirizzo postale; numeri di telefono e altre informazioni a discrezione dell'organizzazione (numeri di fax, numeri di telex, conti bancari, indirizzo E-mail e così via.).

3.8. Il nome del tipo di documento redatto o pubblicato dall'organizzazione è regolato dalla carta (regolamento sull'organizzazione) e deve corrispondere ai tipi di documenti previsti da USORD e OKUD (classe 0200000).

La lettera non indica il nome del tipo di documento.

(Edizione modificata, Rev. n. 1)

3.9. La data del documento è la data della sua firma o approvazione, per il protocollo - la data della riunione (deliberatoria), per l'atto - la data dell'evento. Se più organizzazioni sono gli autori del documento, la data del documento è l'ultima data di firma.

La data del documento è redatta in numeri arabi nella seguente sequenza: giorno del mese, mese, anno. Il giorno del mese e il mese sono scritti come due coppie di numeri arabi separati da un punto; anno - quattro numeri arabi. Ad esempio, la data 5 gennaio 2000 deve essere inserita come 01/05/2000.

È consentito un modo verbale-numerico per formattare la data, ad esempio: 5 gennaio 2000, oltre a formattare la data nella seguente sequenza: anno, mese, giorno del mese, ad esempio: 2000.01.05.

(Edizione modificata, Rev. n. 1)

3.10. Il numero di registrazione del documento è costituito dal suo numero di serie, che può essere integrato a discrezione dell'organizzazione con un indice dei casi secondo la nomenclatura dei casi, informazioni sul corrispondente, esecutori, ecc.

Il numero di registrazione di un documento compilato congiuntamente da due o più organizzazioni è costituito dai numeri di registrazione del documento di ciascuna di queste organizzazioni, separati da una barra nell'ordine in cui gli autori sono indicati nel documento.

3.12. Il luogo di compilazione o pubblicazione del documento è indicato se è difficile determinarlo dai dettagli "Nome dell'organizzazione" e "Dati di riferimento sull'organizzazione". Il luogo di compilazione o pubblicazione è indicato tenendo conto della ripartizione amministrativo-territoriale accettata, e comprende solo sigle generalmente accettate.

3.13. Il timbro di restrizione all'accesso al documento (segreto, riservato, ecc.) è apposto senza virgolette sul primo foglio del documento, e può essere integrato con i dati previsti dalla normativa in materia di informazioni classificate come segreto di Stato e informazioni riservate .

3.14. Il destinatario può essere organizzazioni, loro suddivisioni strutturali, funzionari o persone fisiche. Quando si indirizza un documento a un funzionario o a un individuo le iniziali compaiono prima del cognome. Al nominativo è indicato il nome dell'organizzazione e della sua unità strutturale. Ad esempio (di seguito nel testo della norma e nell'Appendice B, esempi di nomi di organizzazioni, loro dati di riferimento, ecc. sono condizionali):

Ministero della Giustizia della Russia

Dipartimento di sistematizzazione

legislazione

Al dativo è indicata la posizione della persona cui è indirizzato il documento, ad esempio:

CJSC "Tessuto Bolshevsky"

Contabilità

Economista anziano

COME. Nikolaev

Presidente del CJSC

"Fabbrica di porcellane Lomonosov"

IN E. Petrov

Se il documento viene inviato a più organizzazioni omogenee oa più divisioni strutturali di un'organizzazione, è opportuno indicarle in modo generalizzato, ad esempio:

Amministrazioni distrettuali

La regione di Mosca

La composizione del "Indirizzo" richiesto, se necessario, può includere un indirizzo postale. Gli elementi dell'indirizzo postale sono specificati in sequenza, stabilito dalle regole fornitura di servizi postali.

È consentito centrare ciascuna riga dell'attributo "Indirizzo" rispetto alla riga più lunga. Per esempio:

Presidente dell'associazione giardini

"Mozhaisk ha dato"

VA Bunev

Il documento non deve contenere più di quattro destinatari. Non è indicata la parola "Copia" prima del secondo, terzo, quarto destinatario. In di più i destinatari costituiscono la lista di distribuzione del documento.

Se la lettera è indirizzata a un'organizzazione, indicarne il nome, quindi l'indirizzo postale, ad esempio;

Ricerca scientifica tutta russa

Tel Institute of Records Science

e archiviazione

101000, Mosca, Centro,

Corsia Milyutinsky, 7a

Quando si indirizza un documento a una persona, indicare l'indirizzo postale, quindi il cognome e le iniziali del destinatario, ad esempio:

301264, regione di Tula,

Distretto di Kireevsky, Lipki,

st. Sadovaya, d.5, apt. 12

IP Kalinin

(Edizione modificata, Rev. n. 1)

3.15. Il documento è approvato da un funzionario (funzionari) o un documento appositamente emesso. Quando si approva un atto da parte di un funzionario, il timbro della firma dell'atto deve essere composto dalla parola APPROVE (senza virgolette), il titolo della persona che approva l'atto, la sua firma, le iniziali, il cognome e la data di approvazione, ad esempio:

APPROVARE

Amministratore delegato

CJSC "Tessuto Bolshevsky"

Firma personale I. V. Sergeev

È consentito centrare gli elementi relativi alla riga più lunga nell'attributo "Approvazione" del documento, ad esempio:

APPROVARE

Amministratore delegato

CJSC "Tessuto Bolshevsky"

Firma personale I. V. Sergeev

Quando un documento è approvato da più funzionari, le loro firme sono poste allo stesso livello.

Quando un documento è approvato da una delibera, decisione, ordine, protocollo, il timbro di approvazione è costituito dalla parola APPROVED (APPROVED, APPROVED o APPROVED), il nome del documento di approvazione in strumentale, le sue date, i numeri. Per esempio:

APPROVATO

Con decisione dell'assemblea generale

Azionisti del 15.08.2000 n. 14

APPROVATO

Ordine del Presidente

Consiglio di banca

del 01.02.2000 n. 82

Il timbro di approvazione del documento si trova a destra angolo superiore documento.

(Edizione modificata, Rev. n. 1)

3.16. La delibera è scritta sull'atto dal funzionario competente e comprende i nomi degli esecutori, il contenuto dell'ordine, il termine per l'esecuzione, la firma e la data, ad esempio:

AV Zaitseva

P.S. Nikitin

Si prega di preparare un progetto

accordo generale

con la ditta "HITEK" entro il 21.12.2000

Firma personale

È consentito emettere una risoluzione su un foglio separato.

3.17. Il titolo del testo include sommario documento. L'intestazione è coerente con il nome del tipo di documento.

Il titolo può rispondere a domande come:

su cosa (su chi)?, per esempio:

Ordine sull'istituzione di una commissione di attestazione;

cosa (chi)?, per esempio:

Descrizione del lavoro del segretario-referente.

Al testo di documenti redatti su carta intestata di formato A5, l'intestazione può essere omessa.

3.18. Un marchio di controllo è un marchio di controllo sull'esecuzione di un documento, che è indicato dalla lettera "K", dalla parola o dal timbro "Control".

3.19. Il testo del documento è redatto in russo o nella lingua nazionale in conformità con la legislazione della Federazione Russa e degli enti costitutivi della Federazione Russa sulle lingue di stato. I testi dei documenti sono scritti solo in russo quando vengono inviati a:

Alle autorità statali federali, alle autorità statali delle entità costitutive della Federazione Russa;

Alle imprese, alle organizzazioni e alle loro associazioni che non sono sotto la giurisdizione di questa entità costitutiva della Federazione Russa o che si trovano sul territorio di altre entità costitutive della Federazione Russa.

I testi dei documenti sono redatti sotto forma di questionario, tabella, testo collegato o sotto forma di una combinazione di queste strutture.

Quando si compila un testo sotto forma di questionario, i nomi delle caratteristiche dell'oggetto caratterizzato devono essere espressi da un sostantivo al nominativo o da una frase con un verbo di seconda persona plurale al presente o al passato ("avere", “proprio”, o “erano”, “erano”, ecc.) .). Le caratteristiche espresse verbalmente devono essere coerenti con i nomi dei segni.

Le colonne e le righe della tabella devono avere intestazioni espresse da un sostantivo al nominativo. I sottotitoli delle colonne e delle righe devono essere coerenti con i titoli. Se la tabella viene stampata su più pagine, le colonne della tabella devono essere numerate e solo i numeri di queste colonne vengono stampati nelle pagine successive.

Il testo collegato in genere è composto da due parti. Nella prima parte sono indicati i motivi, i motivi, gli obiettivi per la compilazione del documento, nella seconda (finale) - decisioni, conclusioni, richieste, suggerimenti, raccomandazioni. Il testo può contenere un'ultima parte (ad esempio, ordinanze - parte amministrativa senza dichiarazione; lettere, dichiarazioni - richiesta senza spiegazioni; certificati, note - valutazione dei fatti, conclusioni).

Nel testo di un documento preparato sulla base di documenti di altre organizzazioni o documenti precedentemente pubblicati, sono indicati i loro dettagli: il nome del documento, il nome dell'organizzazione - l'autore del documento, la data del documento, il numero di registrazione del documento, l'intestazione al testo.

Se il testo contiene diverse decisioni, conclusioni, ecc., allora dovrebbe essere suddiviso in sezioni, sottosezioni, paragrafi, che sono numerati in numeri arabi.

Nei documenti amministrativi (ordini, istruzioni, ecc.) delle organizzazioni che operano secondo i principi dell'unità di comando, nonché nei documenti indirizzati alla gestione dell'organizzazione, il testo deve essere presentato in prima persona singolare(“Ordino”, “Offro”, “Chiedo”).

Negli atti amministrativi degli organi collegiali il testo è riportato alla terza persona singolare (“decide”, “deciso”).

Negli atti amministrativi congiunti, il testo è riportato in prima persona plurale("noi ordiniamo", "deciso").

Il testo del protocollo è espresso alla terza persona plurale ("ascoltato", "parlato", "deciso").

Nei documenti che stabiliscono i diritti e gli obblighi delle organizzazioni, le loro divisioni strutturali (regolamenti, istruzioni), oltre a contenere una descrizione, una valutazione di fatti o conclusioni (atto, certificato), utilizzare la forma di presentazione del testo dalla terza persona singolare o plurale ("l'ufficio svolge funzioni", "l'associazione comprende", "la commissione ha stabilito").

Nelle lettere vengono utilizzate le seguenti forme di presentazione:

Dalla prima persona plurale ("per favore invia", "invia per considerazione"),

Dalla prima persona singolare (“Lo ritengo necessario”, “Vi chiedo di evidenziare”);

Dalla terza persona singolare ("al ministero non importa", "VNIIDAD lo ritiene possibile"),

3.20. Un segno sulla presenza della domanda citata nel testo è così composto:

Applicazione: per 5 litri. in 2 copie.

Se il documento ha un'applicazione non nominata nel testo, indicarne il nome, il numero di fogli e il numero di copie; se ci sono più applicazioni, sono numerate, ad esempio:

Appendice: 1. Regolamento del Dipartimento Regionale del Credito per 5 p. in 1 copia.

2. Norme per la redazione e l'esecuzione degli atti del Dipartimento Regionale del Credito per 7 fogli. in 2 copie.

Se le domande sono vincolate, il numero di fogli non è indicato.

In appendice al documento amministrativo del suo primo foglio in alto a destra scrivono "Allegato" indicando il nome del documento amministrativo, la sua data e numero di registrazione, ad esempio:

Allegato 2

all'ordine del Direttore dell'Istituto

del 15.06.2000 n. 319

Se al documento è allegato un altro documento, che ha anche un allegato, il segno sulla presenza della domanda è redatto come segue:

Addendum: lettera dell'Archivio federale del 14.06.2000 n. 02-4/156 e relativo allegato, 30 fogli in totale.

Se la domanda non viene inviata a tutti gli indirizzi indicati nel documento, la sua presenza è contrassegnata come segue:

Applicazione: per 3 litri. in 5 copie. al primo indirizzo.

È consentita la stampa dell'espressione "APPENDICE n.". lettere maiuscole, oltre a centrare questa espressione, il nome del documento, la sua data e il numero di registrazione relativo alla riga più lunga, ad esempio:

APPENDICE N. 2

all'ordine del Direttore dell'Istituto

15.06.2000 № 19

(Edizione modificata, Rev. n. 1)

3.21. La composizione della "Firma" richiesta comprende: il nome della posizione della persona che ha firmato il documento (completo, se il documento non è rilasciato sul modulo del documento, e abbreviato - sul documento, rilasciato sul modulo) ; firma personale; decodifica firma (iniziali, cognome), ad esempio:

Quando si rilascia un documento su un modulo ufficiale la posizione di questa persona non è indicata nella firma.

È consentito centrare nell'apposita “Firma” il titolo della persona che ha firmato l'atto, relativo alla riga più lunga. Per esempio:

Direttore esecutivo

CJSC "Partner"Firma personale N.A. Fedorov

Quando un documento è firmato da più funzionari, le loro firme sono poste una sotto l'altra nella sequenza corrispondente alla posizione ricoperta, ad esempio:

Quando un documento è firmato da più persone di pari posizione, le loro firme sono poste allo stesso livello, ad esempio:

Vice Ministro della Giustizia della Federazione Russa		Vice Ministro delle Finanze della Federazione Russa
	VM Stepanov		A. P. Mironov

I documenti redatti dalla commissione indicano non le posizioni delle persone che firmano il documento, ma i loro doveri come membri della commissione secondo la distribuzione, ad esempio:

L'atto può essere firmato da un funzionario facente funzione indicando la sua attuale posizione e cognome. Allo stesso tempo, non è consentito apporre la preposizione "Per", l'iscrizione manoscritta "Deputy". o una barra prima del titolo di lavoro.

(Edizione modificata, Rev. n. 1)

3.22. Il timbro di approvazione del documento è costituito dalla parola ACCORDO, la posizione della persona. con cui viene concordato il documento (compreso il nome dell'organizzazione), la firma personale, la decodifica della firma (sigla, cognome) e la data di approvazione, ad esempio:

CONCORDATO

Rettore dell'Accademia finanziaria

sotto il governo della Federazione Russa

Firma personale di A. G. Gryaznov

Se l'approvazione è effettuata per lettera, protocollo, ecc., il timbro di approvazione è redatto nella forma seguente:

CONCORDATO

Lettera dell'Accademia Russa

Scienze mediche

del 30 ottobre 2000 n. 451-805

CONCORDATO

Un protocollo di un incontro

Consiglio di assicurazione

azienda "Pianeta"

del 21/06/2000 n. 10

3.23. L'approvazione del documento viene rilasciata con un visto, comprensivo di firma e posizione di chi approva il documento, la decodifica della firma (iniziali, cognome) e la data della firma. Per esempio:

Capo dell'ufficio legale

Firma personaleA.S. Orlov

Se ci sono commenti sul documento, il visto viene rilasciato come segue:

Commenti allegati

Capo dell'ufficio legale

Firma personaleA.S. Orlov

I commenti sono riportati su un foglio separato, firmato e allegato al documento.

Per un documento il cui originale rimane presso l'organizzazione, i visti sono apposti in fondo al retro dell'ultima pagina del documento originale.

Per un documento il cui originale viene inviato dall'organizzazione, i visti sono apposti in fondo al fronte della copia del documento che si sta inviando.

È possibile rilasciare un documento di visto su un foglio di approvazione separato.

È consentita, a discrezione dell'organizzazione, l'approvazione foglio per foglio del documento e della sua applicazione.

(Edizione modificata, Rev. n. 1)

3.24. Il sigillo attesta l'autenticità della firma di un funzionario sugli atti previsti dall'apposito regolamenti certificare i diritti delle persone fissando fatti relativi alle risorse finanziarie.

I documenti sono certificati dal sigillo dell'organizzazione.

3.25. Nell'attestare la conformità di una copia di un documento all'originale, di seguito l'obbligo di “Firma” apporre: la dicitura di certificazione “Corretto”; la posizione di chi ha autenticato la copia; firma personale; decodifica firma (iniziali, cognome); data di certificazione, ad esempio:

Ispettore dipartimento del personale Firma personale M.V. Koloskov

È consentito certificare una copia del documento con un sigillo, determinato a discrezione dell'organizzazione.

3.26. Il marchio sull'esecutore testamentario comprende il cognome (o cognome, nome, patronimico) dell'esecutore testamentario e il suo numero di telefono. Una nota sull'esecutore viene posizionata sulla parte anteriore o posteriore dell'ultimo foglio del documento nell'angolo in basso a sinistra, ad esempio:

3.27. Il contrassegno sull'esecuzione dell'atto e la sua presentazione al caso include i seguenti dati: un riferimento alla data e al numero dell'atto che ne attesta l'esecuzione, o in assenza di tale documento brevi informazioni sulle prestazioni; le parole "In affari"; numero della pratica in cui verrà conservato il documento.

Una nota sull'esecuzione dell'atto e sulla sua presentazione alla causa deve essere firmata e datata dall'esecutore testamentario dell'atto o dal capo dell'unità strutturale in cui l'atto è stato eseguito.

3.28. Il segno di ricezione del documento da parte dell'organizzazione contiene il numero di serie e la data di ricezione del documento (se necessario - ore e minuti).

È consentito contrassegnare la ricezione del documento nell'organizzazione sotto forma di timbro.

3.29. L'identificativo della copia elettronica del documento è un segno (piè di pagina) posto nell'angolo inferiore sinistro di ogni pagina del documento e contenente il nome del file sul supporto della macchina, la data e altri dati di ricerca stabiliti dall'organizzazione.

(Edizione modificata, Rev. n. 1)

4. REQUISITI PER LA FORMA DEI DOCUMENTI E LA FORMULAZIONE DEI DOCUMENTI.

4.1 I documenti sono redatti su moduli.

Vengono stabiliti due formati principali di moduli di documenti: A4 e A5; è consentito utilizzare moduli di formato A3 e A6 in conformità con GOST 9327.

Ogni foglio del documento, rilasciato sia sul modulo che senza di esso, deve avere margini di almeno, mm:

20 - sinistra;

10 - a destra;

15 - in alto;

20 - in basso.

(Edizione modificata, Rev. n. 1)

4.2. I moduli dei documenti devono essere realizzati su carta bianca o carta di colore chiaro. È consentito produrre modulistica in modo tipografico, utilizzando strumenti di stampa operativi, oppure riprodurli mediante tecnologia informatica direttamente durante la produzione di uno specifico documento. L'eccezione sono le carte intestate di organizzazioni con l'immagine dell'emblema di stato della Federazione Russa o gli stemmi delle entità costituenti della Federazione Russa, la cui procedura di fabbricazione è indicata nella sezione 5.

4.3. I moduli dei documenti sono progettati in conformità con l'Appendice A. Le linee continue indicano i confini fissi delle zone per la posizione dei dettagli, la linea tratteggiata - variabili. Ogni zona è determinata dall'insieme di dettagli in essa inclusi.

4.4. Esistono due opzioni per la posizione dei dettagli sui moduli: angolare e longitudinale.

4.5. I dettagli 01, 02, 03 si trovano sopra la metà dell'attributo 06. Il dettaglio 06 può essere posizionato a livello dell'attributo 03.

I dettagli 06, 07, 08, 12, restrittivi, i segni per i dettagli 09, 10, 11 entro i confini delle zone per l'ubicazione dei dettagli sono posti in uno dei seguenti modi:

Centrato (l'inizio e la fine di ogni riga di attributo sono ugualmente rimossi dai bordi della zona di ubicazione dell'attributo);

Flatov (ogni riga di attributo inizia dal bordo sinistro della zona di localizzazione dell'attributo).

4.6. Per un'organizzazione, la sua suddivisione strutturale, un funzionario, sono stabiliti i seguenti tipi di moduli di documenti:

Forma generale;

carta intestata;

Forma di un tipo specifico di documento, fatta eccezione per una lettera.

Il modulo generale viene utilizzato per la produzione di qualsiasi tipo di documento, ad eccezione delle lettere. Le forme di un'unità strutturale di un'organizzazione o di un funzionario sono progettate se il capo dell'unità o un funzionario ha il diritto di firmare.

4.7. Forma generale a seconda documenti costitutivi l'organizzazione include i dettagli 01. 02, 03, 06.

La forma della lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include i dettagli 01, 02. 03, 04, 06, 07 e, se necessario, segni restrittivi per i confini superiori delle zone per l'ubicazione dei dettagli 09, 10 , 11, 12; 14, 15, 16; 17; diciotto; diciannove.

La forma di un tipo specifico di documento, ad eccezione di una lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include i dettagli 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, limiti per i confini delle aree in cui i dettagli sono situato 09, 10, 11, 12; 17; diciotto.

4.8. Sulle forme delle organizzazioni delle entità costituenti della Federazione Russa, che, insieme alla lingua russa come lingua nazionale statale, i dettagli 06, 07, 12 sono stampati in due lingue: russo e nazionale, allo stesso livello del longitudinale modulo.

4.9. È consentito produrre documenti su una macchina da scrivere o con l'ausilio di dispositivi di stampa di apparecchiature informatiche.

4.10. Quando si preparano documenti su due o più pagine, la seconda pagina e le successive devono essere numerate.

I numeri di pagina sono posizionati al centro del margine superiore del foglio.

4.11. I documenti possono essere stampati sul retro del foglio.

5. REQUISITI PER LA FABBRICAZIONE, CONTABILITÀ, UTILIZZO E CONSERVAZIONE DEI MODULI CON LA RIPRODUZIONE DELL'EMBLEMA DI STATO DELLA FEDERAZIONE RUSSA, L'EMBLEMA DEI SOGGETTI DELLA FEDERAZIONE RUSSA.

5.1. I moduli di documenti con la riproduzione dell'emblema di stato della Federazione Russa e gli stemmi delle entità costituenti della Federazione Russa (di seguito denominati moduli di francobollo) sono prodotti di stampa soggetti a contabilità.

5.2. I moduli timbrati sono realizzati solo da aziende di stampa e incisione di francobolli che dispongono di licenze per il tipo di attività pertinente e certificati della disponibilità di capacità tecniche e tecnologiche per la fabbricazione del tipo specificato di prodotto al livello di qualità adeguato.

5.3. La produzione di moduli timbrati viene effettuata per ordine delle autorità statali, altro agenzie governative e istituzioni (di seguito - organizzazioni) determinate dal Regolamento sull'emblema di stato della Federazione Russa, dai pertinenti atti giuridici delle entità costituenti della Federazione Russa.

5.4 I moduli di bollo nell'organizzazione sono soggetti alla contabilità. Sui moduli stampati, i numeri di serie sono apposti in modo tipografico o per numerazione e, se necessario, una serie di questi numeri. I moduli timbrati vengono registrati separatamente per tipo di moduli nel modulo di registrazione e contabilità (carta, giornale di registrazione), utilizzando i seguenti dettagli:

al ricevimento dei moduli:

Data della ricevuta;

Numero del documento di accompagnamento;

Nome dell'organizzazione - fornitore di moduli timbrati;

Numero di copie;

al momento del rilascio dei moduli:

Nome del tipo di timbro;

Numero di copie;

Serie e numeri di moduli timbrati;

Il nome dell'unità strutturale dell'organizzazione, il cognome e le iniziali del funzionario - il destinatario dei moduli di bollo;

Ricevuta per ricevuta;

Nota (segno di distruzione, ecc.).

5.5. I moduli timbrati sono conservati in armadi chiusi e sigillati in modo sicuro.

5.6. La distruzione dei moduli di bollo viene effettuata secondo l'atto con un segno nel modulo di registrazione.

5.7. Il controllo sulla produzione, utilizzo e conservazione dei moduli bollati è affidato all'unità organizzativa responsabile del lavoro d'ufficio dell'organizzazione. I responsabili personalmente della contabilità, dell'uso e della conservazione dei moduli sono nominati dall'atto amministrativo del responsabile dell'organizzazione.

5.8. I moduli di registrazione e contabilità sono inclusi nella nomenclatura degli affari dell'organizzazione.

5.9. Il controllo della disponibilità, dell'uso e della conservazione dei moduli di bollo viene effettuato almeno una volta all'anno da una commissione nominata dal documento amministrativo del capo dell'organizzazione. Sui controlli effettuati, nei moduli di registrazione vengono apposti dei voti dopo l'ultimo inserimento. In caso di rilevamento di violazioni nella produzione, contabilità, conservazione e uso di moduli di bollo, la commissione conduce un'indagine interna, i cui risultati sono redatti in un atto e portati all'attenzione del capo dell'organizzazione.

5.10. È consentita la replica mediante stampa operativa dell'organizzazione dei documenti su carta intestata ufficiale destinata alla distribuzione, a condizione che ogni copia del documento sia autenticata con il sigillo dell'organizzazione.

APPENDICE A

(obbligatorio)

SCHEMA DI POSIZIONE DEI DETTAGLI DEI DOCUMENTI.

Figura A.1. - La posizione dei dettagli e i confini delle zone sul formato A4 del modulo d'angolo.

Figura A.2 - L'ubicazione dei dettagli ei confini delle zone sul formato A4 del modulo longitudinale.

APPENDICE B

(riferimento)

ESEMPI DI FORME DI DOCUMENTI.

Figura B. 1 - Un esempio della forma generale dell'organizzazione.

Figura B.2 - Un esempio di carta intestata d'angolo di un'organizzazione.

Figura B.3 - Un esempio della forma longitudinale della lettera dell'organizzazione.

Figura B.4 - Un campione di una forma longitudinale di una lettera proveniente da un'unità strutturale di un'organizzazione.

Figura B.5 - Un esempio di forma longitudinale di una lettera di un funzionario.

Figura B.6 - Modello di modulo per un tipo specifico di documento organizzativo.

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GOST R 6.30-2003

Sistemi di documentazione unificata

SISTEMA UNIFICATO
ORGANIZZAZIONE E GESTIONE
DOCUMENTAZIONE

Requisiti di documentazione

Mosca

Standartinformare

Prefazione

STANDARD STATALE DELLA FEDERAZIONE RUSSA

Data di introduzione 01-07-2003

1 area di utilizzo

La presente norma si applica ai documenti organizzativi e amministrativi relativi al Sistema Unificato di Documentazione Organizzativa e Amministrativa (USORD) - risoluzioni, ordini, ordini, decisioni, protocolli, atti, lettere, ecc. (di seguito denominati documenti) inclusi nell'OK 011- 93 "Classificatore tutto russo della documentazione di gestione" (OKUD) (classe 0200000).

01 - Emblema di Stato della Federazione Russa;

02 - emblema del soggetto della Federazione Russa;

03 - emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);

04 - codice dell'organizzazione;

05 - numero di registrazione dello stato principale (OGRN) entità legale;

11 - data documento;

12 - numero di registrazione del documento;

14 - luogo di compilazione o pubblicazione del documento;

15 - destinatario;

21 - un segno sulla presenza della domanda;

22 - firma;

23 - timbro di approvazione del documento;

24 - visti di approvazione documenti;

25 - impronta di stampa;

26 - un segno sull'attestazione di una copia;

27 - voto sull'esecutore;

28 - un segno sull'esecuzione dell'atto e l'invio al caso;

29 - un segno sulla ricevuta del documento da parte dell'organizzazione;

30 - identificativo della copia elettronica del documento.

3 Requisiti per la registrazione dei dettagli dei documenti

3.1 L'emblema di stato della Federazione Russa è apposto su carta intestata in conformità con la legge costituzionale federale "Sull'emblema di stato della Federazione russa" (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, n. 52, parte I, articolo 5021).

3.2 Lo stemma dell'entità costitutiva della Federazione Russa è apposto su carta intestata in conformità con gli atti giuridici delle entità costituenti della Federazione Russa.

3.3 L'emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio) è apposto su carta intestata delle organizzazioni in conformità con la carta (regolamento sull'organizzazione).

3.4 Il codice dell'organizzazione è redatto secondo l'All-Russian Classifier of Enterprises and Organizations (OKPO).

3.5 Il numero di registrazione statale principale (OGRN) di una persona giuridica è apposto in conformità con i documenti rilasciati dalle autorità fiscali.

3.6 Il numero di identificazione fiscale/codice causale di registrazione (TIN/KPP) è riportato secondo i documenti rilasciati dalle autorità fiscali.

3.7 Il codice del modulo del documento è apposto secondo il classificatore russo della documentazione di gestione (OKUD).

3.8 Il nome dell'ente autore del documento deve corrispondere al nome fissato nei suoi atti costitutivi.

Sopra il nome dell'organizzazione indicare l'abbreviazione e, in sua assenza, il nome completo dell'organizzazione madre (se presente).

Nomi di organizzazioni di entità costituenti della Federazione Russa, che, insieme alla lingua di stato della Federazione Russa (russo) Lingua ufficiale soggetti della Federazione Russa, stampati in due lingue.

Il nome dell'organizzazione nella lingua di stato del soggetto della Federazione Russa o in un'altra lingua è posizionato sotto oa destra del nome nella lingua di stato della Federazione Russa.

Il nome abbreviato dell'organizzazione viene fornito nei casi in cui è sancito dai documenti costitutivi dell'organizzazione. Il nome abbreviato (tra parentesi) è posto sotto o dopo il nome completo.

Il nome della filiale, dell'ufficio territoriale, dell'ufficio di rappresentanza è indicato se è l'autore del documento, ed è posto sotto il nome dell'ente.

3.9 I dati di riferimento sull'organizzazione includono: indirizzo postale; numero di telefono e altre informazioni a discrezione dell'organizzazione (numeri di fax, numeri di telex, conti bancari, indirizzo e-mail, ecc.).

3.10 Il nome del tipo di documento redatto o pubblicato dall'organizzazione deve essere determinato dalla carta (regolamento sull'organizzazione) e deve corrispondere ai tipi di documenti previsti da OKUD (classe 0200000).

3.11 La data dell'atto è la data della sua sottoscrizione o approvazione, per il verbale - la data dell'adunanza (deliberativa), per l'atto - la data dell'evento. I documenti emessi da due o più organizzazioni devono avere una (unica) data.

La data del documento è redatta in numeri arabi nell'ordine: giorno del mese, mese, anno. Il giorno del mese e il mese sono redatti con due coppie di numeri arabi separati da un punto; anno - quattro numeri arabi.

È consentito un modo verbale-numerico di formattazione della data, ad esempio 05 giugno 2003, così come la formattazione della data nella sequenza: anno, mese, giorno del mese, ad esempio: 2003.06.05.

3.12 Il numero di registrazione del documento è costituito dal suo numero di serie, che può essere integrato a discrezione dell'organizzazione con l'indice del caso secondo la nomenclatura dei casi, informazioni sul corrispondente, esecutori, ecc.

3.14 Il luogo di compilazione o pubblicazione del documento è indicato se è difficile determinarlo dai dettagli "Nome dell'organizzazione" e "Dati di riferimento sull'organizzazione". Il luogo di compilazione o pubblicazione è indicato tenendo conto della divisione amministrativo-territoriale accettata, comprende solo abbreviazioni generalmente accettate.

3.15 Possono esserne destinatari le organizzazioni, le loro suddivisioni strutturali, funzionari o persone fisiche. Quando si indirizza un documento a un funzionario, le iniziali sono indicate prima del cognome. Al nominativo è indicato il nome dell'organizzazione e della sua unità strutturale. Ad esempio (di seguito, esempi di nomi di organizzazioni, loro dati di riferimento, ecc. sono condizionali):

Se il documento viene inviato a più organizzazioni omogenee oa più divisioni strutturali di un'organizzazione, è opportuno indicarle in modo generalizzato, ad esempio:

È consentito centrare ciascuna riga dell'attributo "Indirizzo" rispetto alla riga più lunga. Per esempio:

L'"Indirizzo" richiesto può includere un indirizzo postale. Gli elementi dell'indirizzo postale sono indicati nella sequenza stabilita dalle regole per la prestazione dei servizi postali.

Quando si indirizza una lettera a un'organizzazione, indicarne il nome, quindi l'indirizzo postale, ad esempio:

Quando si indirizza un documento a una persona fisica, vengono indicati il cognome e le iniziali del destinatario, quindi l'indirizzo postale, ad esempio:

3.16 Il documento è approvato da un funzionario (ufficiali) o un documento appositamente rilasciato. Quando si approva un atto da parte di un funzionario, il timbro della firma dell'atto deve essere composto dalla parola APPROVE (senza virgolette), il titolo della persona che approva l'atto, la sua firma, le iniziali, il cognome e la data di approvazione, ad esempio:

È consentito centrare gli elementi relativi alla riga più lunga nell'attributo "Timbro approvazione documento", ad esempio:

Quando un documento è approvato da più funzionari, le loro firme sono poste allo stesso livello.

Quando un documento viene approvato con delibera, decisione, ordinanza, protocollo, il timbro di approvazione è costituito dalla parola APPROVED (APPROVED, APPROVED o APPROVED), il nome del documento di approvazione nel caso strumentale, la sua data, il numero. Per esempio:

APPROVATO

decisione dell'assemblea generale

Azionisti del 05.04.2003 n. 14

È consentito emettere una risoluzione su un foglio separato.

3.18 L'intestazione del testo include una sintesi del documento. Il titolo deve essere coerente con il nome del tipo di documento.

Il titolo può rispondere a domande come:

su cosa (su chi)?, per esempio:

Ordine sull'istituzione di una commissione di attestazione;

cosa (chi)?, per esempio:

Descrizione del lavoro del principale esperto.

È consentito non indicare l'intestazione al testo di documenti redatti su carta intestata di formato A5.

3.19 Il segno sul controllo sull'esecuzione dell'atto è indicato dalla lettera "K", la parola o il timbro "Control".

3.20 Il testo del documento è redatto nella lingua di stato della Federazione Russa o nelle lingue di stato delle entità costituenti della Federazione Russa in conformità con la legislazione della Federazione Russa e le entità costitutive della Federazione Russa.

I testi dei documenti sono redatti sotto forma di questionario, tabella, testo coerente o sotto forma di una combinazione di queste strutture.

Nella compilazione del testo sotto forma di questionario, i nomi delle caratteristiche dell'oggetto caratterizzato devono essere espressi da un sostantivo al nominativo o da una frase con una seconda persona plurale verbo del presente o del passato (“avere”, “proprio” o “erano”, “erano”, ecc.). Le caratteristiche espresse verbalmente devono essere coerenti con i nomi dei segni.

Le colonne e le righe della tabella devono avere intestazioni espresse da un sostantivo al nominativo. I sottotitoli delle colonne e delle righe devono essere coerenti con i titoli. Se la tabella è stampata su più pagine, le colonne della tabella devono essere numerate e solo i numeri di queste colonne devono essere stampati nelle pagine successive.

Un testo collegato di solito è composto da due parti. Nella prima parte sono indicati i motivi, i motivi, gli obiettivi per la compilazione del documento, nella seconda (finale) - decisioni, conclusioni, richieste, suggerimenti, raccomandazioni. Il testo può contenere un'ultima parte (ad esempio, gli ordini - una parte amministrativa senza una dichiarazione; lettere, dichiarazioni - una richiesta senza spiegazioni).

Se il testo contiene diverse decisioni, conclusioni, ecc., allora può essere suddiviso in sezioni, sottosezioni, paragrafi, che sono numerati in numeri arabi.

Nei documenti (ordine, ordine, ecc.) delle organizzazioni che operano secondo i principi dell'unità di comando, nonché nei documenti rivolti alla direzione dell'organizzazione, il testo è riportato alla prima persona singolare ("io ordine", "offerta ", "per favore").

Negli atti degli organi collegiali il testo è riportato alla terza persona singolare (“decide”, “deciso”).

Nei documenti congiunti, il testo è espresso in prima persona plurale ("noi ordiniamo", "decisi").

Il testo del protocollo è espresso nella terza persona plurale ("ascoltato", "parlato", "deciso", "deciso").

Nelle lettere vengono utilizzate le seguenti forme di presentazione:

Dalla prima persona plurale (“inviare per favore”, “inviare a titolo oneroso”);

Dalla prima persona singolare (“Lo ritengo necessario”, “Vi chiedo di evidenziare”);

Dalla terza persona singolare (“al ministero non importa”, “VNIIDAD lo ritiene possibile”).

3.21 Una nota circa la presenza dell'istanza citata nel testo della lettera è così redatta:

Applicazione: per 5 litri. in 2 copie.

Se la lettera ha un allegato non nominato nel testo, indicane il nome, il numero di fogli e il numero di copie; se ci sono più applicazioni, sono numerate, ad esempio:

Se le domande sono vincolate, il numero di fogli non è indicato.

Se al documento è allegato un altro documento, che ha anche un allegato, il segno sulla presenza della domanda è redatto come segue:

Allegato: lettera dell'Archivio federale del 05.06.2003 n. 02-6 / 172 e allegato ad essa, solo 3 fogli.

Se la domanda non viene inviata a tutti gli indirizzi indicati nel documento, la sua presenza è contrassegnata come segue:

Applicazione: per 3 litri. in 5 copie. solo al primo indirizzo.

In appendice al documento amministrativo (decreti, ordinanze, ordinanze, norme, disposizioni, regolamenti, decisioni), sul suo primo foglio in alto a destra si scrive “Appendice n. ” indicando il nome del documento amministrativo, la sua data e numero di registrazione, ad esempio:

È consentito stampare l'espressione "APPENDICE N." in maiuscolo, nonché centrare questa espressione, il nome del documento, la sua data e il numero di registrazione relativo alla riga più lunga, ad esempio:

oppure sul modulo:

Quando si redige un documento su carta intestata di un funzionario, la posizione di questa persona non è indicata nella firma.

Quando un documento è firmato da più funzionari, le loro firme sono poste una sotto l'altra nella sequenza corrispondente alla posizione ricoperta, ad esempio:

Quando un documento è firmato da più persone di pari posizione, le loro firme sono poste allo stesso livello, ad esempio:

Quando si firma un documento congiunto, il primo foglio viene redatto non su carta intestata.

I documenti redatti dalla commissione indicano non le posizioni delle persone che firmano il documento, ma i loro doveri come membri della commissione secondo la distribuzione, ad esempio:

3.23 Il timbro di approvazione del documento è composto dalla parola CONCORDATA, dalla posizione della persona con cui il documento è stato approvato (compreso il nome dell'organizzazione), dalla firma personale, dalla decodifica della firma (sigla, cognome) e dalla data di approvazione, ad esempio:

Se l'approvazione è effettuata per lettera, protocollo, ecc., il timbro di approvazione è redatto come segue:

3.24 L'approvazione del documento è rilasciata con un visto di approvazione del documento (di seguito denominato visto), che include la firma e la posizione dell'approvazione del documento, la decodifica della firma (sigla, cognome) e la data della firma. Per esempio:

Se ci sono commenti al documento, il visto viene rilasciato come segue:

I commenti sono riportati su un foglio separato, firmato e allegato al documento.

Per un documento il cui originale rimane presso l'organizzazione, i visti sono apposti in fondo al retro dell'ultima pagina del documento originale.

Per un documento il cui originale è inviato da un'organizzazione, i visti sono apposti nella parte inferiore del lato anteriore di una copia del documento inviato.

È possibile rilasciare un documento di visto su un foglio di approvazione separato.

È consentita, a discrezione dell'organizzazione, l'approvazione foglio per foglio del documento e della sua applicazione.

3.25 L'impronta del sigillo attesta l'autenticità della firma di un funzionario su documenti attestanti i diritti delle persone che fissano fatti relativi alle risorse finanziarie, nonché su altri documenti che prevedono la verifica dell'autenticità della firma.

I documenti sono certificati dal sigillo dell'organizzazione.

3.26 Nell'attestare la conformità di una copia di un documento all'originale, al di sotto del requisito “Firma”, è apposta una scritta di certificazione: “Corretto”; la posizione di chi ha autenticato la copia; firma personale; decodifica firma (iniziali, cognome); data di certificazione, ad esempio:

È consentito certificare una copia del documento con un sigillo, determinato a discrezione dell'organizzazione.

3.27 La nota relativa all'esecutore testamentario riporta le iniziali e il cognome dell'esecutore testamentario e il suo recapito telefonico. Una nota sull'esecutore viene posizionata sulla parte anteriore o posteriore dell'ultimo foglio del documento nell'angolo in basso a sinistra, ad esempio:

VA Zhukov

3.28 Una nota sull'esecuzione dell'atto e l'invio alla causa include i seguenti dati: un riferimento alla data e al numero dell'atto che ne attesta l'esecuzione, o in mancanza di tale documento, brevi informazioni sull'esecuzione; le parole "In affari"; numero della pratica in cui verrà conservato il documento.

Una nota sull'esecuzione del documento e la sua direzione nel caso è firmata e datata dall'esecutore testamentario del documento o dal capo dell'unità strutturale in cui il documento è stato eseguito.

3.29 Il segno sulla ricevuta del documento da parte dell'organizzazione contiene il numero di serie successivo e la data di ricezione del documento (se necessario - ore e minuti).

È consentito contrassegnare la ricezione del documento nell'organizzazione sotto forma di timbro.

3.30 L'identificativo della copia elettronica del documento è un segno (piè di pagina) posto nell'angolo inferiore sinistro di ogni pagina del documento e contenente il nome del file sul supporto della macchina, la data e altri dati di ricerca stabiliti nell'organizzazione .

4 Requisiti per i moduli dei documenti

4.1 I documenti sono redatti su moduli.

Vengono stabiliti due formati standard di moduli per documenti: A4 (210 × 297 mm) e A5 (148 × 210 mm).

Ogni foglio del documento, redatto sia sul modulo che senza di esso, deve avere campi di almeno:

20 mm - sinistra;

10 mm - a destra;

20 mm - superiore;

20 mm - inferiore.

4.2 I moduli dei documenti devono essere realizzati su carta bianca o carta di colore chiaro.

4.3 I moduli dei documenti sono redatti secondo l'Appendice A. I confini approssimativi delle zone per l'ubicazione dei dettagli sono indicati da una linea tratteggiata. Ogni zona è determinata dall'insieme di dettagli in essa inclusi.

4.4 A seconda della posizione dei dettagli, vengono installate due versioni dei moduli: angolare (figura AL) e longitudinale (figura A.2).

4.5 L'attributo 01 (02 o 03) è posizionato sopra la metà dell'attributo 08. L'attributo 03 può essere posizionato al livello dell'attributo 08.

Particolari 08, 09, 10, 14, i contrassegni restrittivi per i particolari 11, 12, 13 entro i confini delle aree per la localizzazione dei particolari sono posti in uno dei seguenti modi:

Centrato (l'inizio e la fine di ogni riga di dettagli sono ugualmente rimossi dai bordi dell'area in cui si trovano i dettagli);

Flag (ogni riga di dettagli parte dal bordo sinistro dell'area in cui si trovano i dettagli).

4.6 Per un'organizzazione, la sua suddivisione strutturale, un funzionario, sono stabiliti i seguenti tipi di moduli di documenti:

Forma generale;

carta intestata;

Forma di un tipo specifico di documento.

4.7 Il modulo generale è utilizzato per la produzione di qualsiasi tipo di documento, ad eccezione della lettera. Il modulo generale, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include

dettagli 01 (02 o 03), 08, 11, 14.

La forma della lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include i dettagli 01 (02 o 03), 04, 05, 06, 08, 09 e, se necessario, segni restrittivi per i confini superiori delle zone per l'ubicazione dei dettagli 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

La forma di un determinato tipo di documento, fatta eccezione per una lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include i dettagli 01 (02 o 03), 08, 10, 14 e, se necessario, segni restrittivi per i confini delle aree dove si trovano i dettagli 11, 12, 13, 18, diciannove.

4.8 Per le organizzazioni di entità costituenti della Federazione Russa che, insieme alla lingua di stato della Federazione Russa, hanno la lingua di stato di un'entità costituente della Federazione Russa, è consigliabile utilizzare una forma longitudinale; allo stesso tempo, i dettagli 08, 09, 14 sono stampati in due lingue: russo (a sinistra) e nazionale (a destra) allo stesso livello.

4.9 Quando si preparano documenti su due o più pagine, la seconda pagina e le successive sono numerate.

I numeri di pagina sono posizionati al centro del margine superiore del foglio.

APPENDICE A
(riferimento)

SCHEMA DI POSIZIONE DEI DETTAGLI DEI DOCUMENTI

Figura A.1 - Posizione dei dettagli e dei confini delle zone sul formato A4 del modulo d'angolo

Figura A.2 - Posizione dei dettagli e dei confini di zona sul formato A4 del modulo longitudinale

APPENDICE B
(riferimento)

ESEMPIO FORME DI DOCUMENTI

Figura B.1 - Un esempio della forma generale dell'organizzazione

Figura B.2 - Esempio di carta intestata dell'organizzazione

Figura B.3 - Esempio di una lettera di forma longitudinale dell'organizzazione

Figura B.4 - Esempio di modulo longitudinale di una lettera di un funzionario

Figura B.5 - Modello di modulo per un tipo specifico di documento organizzativo

Parole chiave: documenti organizzativi e amministrativi, la composizione dei dettagli di documenti, documento, modulo, carta intestata ufficiale, contabilità, registrazione, controllo, oggetti di scena

Quando si redigono documenti organizzativi e amministrativi (ordini, protocolli, atti, ecc.), vengono eseguite azioni gestionali standard relative al coordinamento, alla firma, all'approvazione di tali documenti, portandoli all'attenzione dei dipendenti contro ricevuta. Allo stesso tempo, sui documenti vengono apposte iscrizioni standard: firma, timbro di approvazione, visti per approvazione e familiarizzazione. Le iscrizioni separate sono denominate i dettagli del documento e ne pregiudicano la forza legale e pertanto richiedono una corretta esecuzione in conformità con le normative applicabili. È importante sottolineare che le regole per il rilascio dei dati individuali sono comuni per tipi diversi documenti organizzativi e amministrativi.

GOST R 6.30-97 stabilisce quanto segue composizione dei dettagli ORD 27:

01 - Emblema di Stato della Federazione Russa;

02 - emblema del soggetto della Federazione Russa;

03 - emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);

04 - codice dell'organizzazione;

05 - codice modulo documento;

06 - nome dell'organizzazione;

07 - dati di riferimento sull'organizzazione;

08 - nome del tipo di documento;

09 - data documento;

10 - numero di registrazione del documento;

Timbro di approvazione del documento;

Approvazione del documento di visto;

Marchio di certificazione della copia;
Segna sull'esecutore;
Una nota sull'esecuzione del documento e la sua direzione nel caso;

Una nota sulla ricezione del documento da parte dell'organizzazione;

Identificatore della copia elettronica del documento 28 .

Ogni documento ha un insieme individuale di dettagli, che riflette le sue caratteristiche e lo scopo nel processo di gestione. Allo stesso tempo, i singoli dettagli sono assolutamente obbligatori per ogni documento, indipendentemente dalla sua tipologia e varietà. L'assenza di tali dettagli nel documento lo priva di valore legale. A obbligatorio per tutti i warrant, i dettagli includono: nome dell'organizzazione, data del documento, numero di registrazione, testo, firma.

Altri dettagli sono richiesti per alcuni tipi di documenti. Ad esempio, per le lettere, sono necessari: dati di riferimento sull'organizzazione, il destinatario, una nota sull'esecutore e per gli ordini: il nome del tipo di documento e il luogo della sua pubblicazione.

I requisiti richiesti includono permanente, che non cambiano affatto (ad esempio: il nome del tipo di documento) o per molto tempo (ad esempio: il nome dell'organizzazione, dati di riferimento sull'organizzazione).

Tuttavia, molti dettagli non possono essere costanti e cambiare continuamente in tutto o in parte (ad esempio: la data del documento, il titolo del testo, il testo, la nota sull'artista, ecc.).

Quando si preparano i documenti, i dettagli sono raggruppati in tre parti principali in cui è possibile suddividere condizionalmente qualsiasi documento: intestazione, contenuto e design.

intestazione la parte è l'inizio del documento, che contiene informazioni sull'organizzazione (l'autore del documento) e dati primari sul documento stesso (requisiti 01-16).

decorare parte - una serie di dettagli che confermano l'autenticità del documento e l'affidabilità delle informazioni in esso contenute (dettagli 21-24). Nella parte di formattazione del documento, ci sono anche segni d'ufficio ausiliari sui documenti che facilitano il lavoro con essi (dettagli 25-29).

La parte principale del documento, ovviamente, è il contenuto, ad es. testo o tabella, questionario, che rifletta il significato e lo scopo del documento per il quale è stato compilato. Non bisogna però trascurare l'intestazione e soprattutto le parti di formattazione, grazie alle quali il documento acquista forza giuridica. La preparazione di qualsiasi documento, quindi, consiste sempre in due processi correlati: la preparazione del testo (lavoro sul contenuto) e l'esecuzione del documento - conferendo al documento valore legale.

Uno studio sulla pratica delle organizzazioni moderne mostra che non tutti i supporti cartacei con informazioni registrate possono essere definiti documenti. E la ragione principale di ciò, di regola, è l'assenza o la progettazione errata di alcuni dettagli del documento. A questo proposito, ogni specialista che lavora con documenti ufficiali dovrebbe essere ben consapevole delle regole per la progettazione di tutte le iscrizioni previste da GOST R 6.30-97 sui documenti organizzativi e amministrativi, nonché dei metodi per organizzare i dettagli dell'ORD e le dimensioni dei campi loro assegnati (vedi diagrammi 1 e 2 ).