CEO

Fă-ți planuri pentru anul primăvara, planuri pentru ziua - dimineața

proverb chinezesc

la care: proprietari, manageri de top, directori

Când nu ai un plan, acțiunile tale sunt haotice

Fiecare dintre noi, manageri, se gândește: cât de mult poate fi crescută productivitatea? Datele obținute empiric în compania mea au arătat că, după introducerea planificării și raportării zilnice, eficiența echipei a crescut cu ~ 40%.

Nu este un secret că în medie firma ruseasca personal cheltuiește pe muncă cel mai bun caz 3-4 ore pe zi din 8. Cu toate acestea, toată lumea pretinde că așa ar trebui să fie. Liderul se mulțumește cu spectacole sub formă de activitate violentă de îndată ce se uită în biroul cuiva.

Și subordonații... Și cum rămâne cu subordonații? Sunt mai mult decât mulțumiți de această stare de fapt: în timp de muncă puteți rezolva o grămadă de probleme personale, puteți face comenzi în magazinele online, puteți vorbi la telefon și în în rețelele sociale cu prietenii si familia. Nu e de mirare că spun că 80% dintre oameni lucrează la fel de eficient pe cât sunt conduși cu competență.

Concluzia este banala si in acelasi timp teribila prin simplitatea ei: pentru a creste eficienta companiei cu 40% este suficient sa-i punem pe angajati sa munceasca macar 6,5 - 7 ore pe zi(da, opt este deja acrobație!).

Plan si raport zilnic - test de aptitudini continuu pentru angajati

Dar cum să înțelegeți: care dintre angajați vorbește în rețelele de socializare și cine produce continuu rezultate? Să rămâi tot timpul în spatele tău? Imposibil! Aici vin în ajutor planurile și rapoartele zilnice privind munca depusă, care sunt obligatorii pentru fiecare angajat.

Pe scurt, sensul planurilor și rapoartelor zilnice este următorul: un angajat întocmește un plan de lucru pentru fiecare zi pe baza unei zile de 8 ore și raportează la sfârșitul zilei de lucru pentru fiecare sarcină finalizată (timp petrecut, rezultat , etc.).

Orice tehnologie buna are avantaje pentru ambele părți. Să vorbim despre asta.

Beneficiile unui plan zilnic pentru o companie

• Sarcinile sunt rezolvate de către angajați în funcție de prioritățile acceptate (ținând cont de cerințele de afaceri ale companiei), și nu după principiul „dori”, „mai ușor” și „mai interesant”.
• Probabilitatea de „pause” a unui angajat tinde spre zero. Întotdeauna există sarcini în rezervă. Dacă apare „simplu”, atunci este vizibil în avans.
• După ce vă uitați la planuri, puteți elimina imediat sarcinile „suse din degete” și le puteți înlocui cu altele utile, actuale și relevante.
• Atunci când o persoană plănuiește lucrurile pe baza a 8 ore de lucru și știe că va exista cerere în acest timp, probabilitatea „pierderii de timp” este semnificativ redusă.

Beneficiile unui plan zilnic pentru un angajat

O actualizare personală și profesională majoră: abilitatea de a planifica este esențială în toate domeniile, iar viața în afara muncii nu face excepție.

• Managerul va fi mulțumit de tine, pentru că toate sarcinile tehnologice cu cea mai mare prioritate sunt în sarcina dvs plan zilnic. Și „a fi în stare bună” deschide oportunități suplimentare într-o carieră verticală.
• Eliminarea „sclaviei”, când o persoană stă la muncă până la „noapte” (acum sunt alocate 8 ore pentru îndeplinirea sarcinilor, prin urmare, managerul nu le va mai planifica timp de douăsprezece ore).

Agendă

În viitor, vom vorbi doar despre principiile planificării zilnice și săptămânale și despre cerințele pentru planuri. Articole separate sunt dedicate:

• Tehnologia analizei de către șeful planurilor zilnice și săptămânale ale subordonaților - un articol în dezvoltare.
• Cerințe pentru rapoartele de lucru, metodologia de creare a acestora - un articol în dezvoltare.
• Tehnologia analizei de către șeful rapoartelor zilnice și săptămânale ale subordonaților. Vezi articolul „”.

Eficacitatea personală a liderului

De asemenea, folosesc tehnologia zilnică de planificare și raportare în munca mea. Mă raportez la mine însumi - pune-l în serviciu dacă nu ai cui să te raportezi. Astfel eficiența mea personală s-a dublat(Este o gluma!). Inclusiv din cauza implementării sarcinilor cu prioritate mai mare, pentru că înainte mi-am asumat cele care mi-au venit prima minte.

Și o perspectivă foarte utilă. Când începeți să planificați, este mult mai ușor să vă gândiți în etapa de planificare: aceasta este sarcina dvs., nu este mai bine să o delegeți? Când am început deja sarcina și în mijlocul implementării ei mi-am dat seama că ar fi frumos să deleg, deja este mult mai dificil să „renunți” la ea de la sine.

Tehnologie pentru implementarea și implementarea planurilor zilnice

Vă atrag atenția asupra faptului că este necesar să se controleze implementarea planului, calendarul sarcinilor îndeplinite și calitatea rezultatelor.

Mulți lideri și-au rupt dinții când încearcă să implementeze planuri și rapoarte zilnice și iată de ce:

• Introducerea va întâlni o rezistență acerbă din partea lucrătorilor de birou. Smeriți-vă, acest lucru este firesc, dar trebuie să vă pregătiți pentru asta. Poate că articolul „” vă va fi de folos.
• Implementarea planurilor și rapoartelor zilnice, precum și munca ulterioară pentru a menține tehnologia în funcțiune, necesită o investiție de timp, bani, efort managerial și voința liderului. Și cel mai important, o reacție fulgerătoare la orice încălcare a angajaților.
• Implementarea va aduce în plus o transparență totală a planurilor și rapoartelor. Șeful oricărui nivel superior ar trebui să poată vedea raportul oricărui șef inferior și al subordonaților săi. Supraveghetorul imediat este responsabil pentru planurile subordonaților săi. De ce nu le va plăcea angajaților? Nu toți managerii de mijloc sunt interesați să aibă „ ochiul atotvăzător” de la conducerea de top.

Recomandări pentru organizarea planificării zilnice: reglementări gata de implementare

Organizarea procesului de procesare a fluxului de sarcini de intrare din partea angajatului

• De îndată ce apare o sarcină, aceasta este introdusă în planul de lucru pentru zilele curente sau ulterioare (indiferent de forma în care a fost stabilită) cu o dată estimată de finalizare planificată.
• Dacă sarcina aparține categoriei de cazuri „neurgente și neimportante”, aceasta este înregistrată în așa-numitul STACK (stocare) de sarcini. Un angajat apelează la STACK atunci când plănuiește săptămâna următoare sau când are un timp nefuncțional la locul de muncă.

Sarcina stabilită, care durează mai mult de 3 ore (cu excepția participării la evenimente și întâlniri), este împărțită în altele mai mici, cărora le este atribuită cea inițială ca cea de bază.

• Pentru fiecare sarcină, o prioritate este selectată și setată din lista standard

Bonus: Exemplu de tabel cu prioritățile angajaților

Pentru un exemplu de tabel de priorități care îi ajută pe angajați să-și gestioneze propria planificare, urmați 2 pași simpli:

1) Scrieți un comentariu detaliat la articol(formularul de comentarii se află chiar în partea de jos a articolului, vezi captura de ecran https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Împărtășiți-vă experiența de implementare a planificării subordonate (nu neapărat de succes).

2) Trimiteți o întrebare pentru a primi un exemplu de tabel de priorități prin conturile mele personale de rețele sociale:

Cerințe pentru formatul de introducere a sarcinilor în plan

• Fiecare angajat adaugă la plan o listă orientativă a sarcinilor sale ( scurta descriere sarcini + timpul estimat de finalizare). Planul include următoarele sarcini:
• Planificat în cadrul proiectelor;
• Obținut mai devreme în formular sarcini individuale(oral, prin e-mail, skype etc.). Dacă sarcina se află într-un sistem extern de setare a sarcinilor, atunci trebuie să adăugați un link URL la această sarcină; la primirea sarcinii (oral, prin poștă, Skype), aceasta trebuie introdusă personal în planul de lucru. În același timp, se aplică toate cerințele pentru formatul de introducere a sarcinilor.
• Planificat de angajat pentru implementare din proprie inițiativă.
• Pentru fiecare sarcină, trebuie să specificați:
• Numele sarcinii. Ar trebui să reflecte ce acțiuni trebuie efectuate și cu ce obiect. Este indicat să folosiți cazul nominativ pentru substantive și starea de spirit imperativă verb. Acest lucru facilitează foarte mult căutarea ulterioară între toate sarcinile. Exemplu: Elaborați reglementări: planificare („dezvoltare” - imperativ; „reglementare: planificare” - caz nominativ).
• Timp estimat pentru finalizare. Exemplu: Faceți oferi: 2 ore 30 minute
• Termen limita(termenul până la care sarcina trebuie finalizată). Dacă nu puteți determina termenul limită pentru o sarcină, contactați supervizorul dvs. imediat.
• Plan scurt pentru finalizarea acestei sarcini. Adăugați linkuri către algoritmii pe care intenționați să acționați și/sau un scurt plan de acțiune. Absența plan scurtîn corpul sarcinii generează o mulțime de întrebări atunci când se discută despre planul de lucru și riscul ca sarcina să fie realizată într-un mod ineficient/neoptim sau nerealizat 100% și/sau să necesite relucrare.
• Prioritate. Antreprenorul o determină în mod independent, conform unor reguli formalizate separat. Dacă nu puteți determina, trebuie să vă contactați supervizorul imediat.
• Dacă un angajat vede „insuficiența” resursei sale pentru sarcină, el este obligat să informeze imediat managerul de sarcini și supervizorul său imediat despre acest lucru.

Plan de lucru zilnic

• Planul trebuie creat pe baza planului săptămânal și a sarcinilor operaționale primite (înainte de introducerea planificării săptămânale: pe baza sarcinilor cunoscute pentru ziua respectivă).
• Planul pentru ziua următoare se întocmește înainte de sfârșitul zilei de lucru curente.
• Timpul programat pentru sarcinile zilnice este calculat:
• pentru angajații de birou în funcție de 8 ore minus timpul obișnuit pentru rezolvarea sarcinilor operaționale și de forță majoră (pentru managerii de proiect: 7 ore - planificat; 1 oră - pentru rezolvarea sarcinilor primite). Timpul programat pentru sarcini poate varia în funcție de ziua săptămânii și de alte condiții.
• pentru specialiştii independenţi - limita de timp zilnic convenită la discutarea termenilor de cooperare.
• Planul pentru noua zi este plasat deasupra planului pentru ziua precedentă (dacă sunt folosite documente text pentru planuri).
• Dacă se cheltuiesc mai mult de 4 ore pe zi pentru sarcini neprogramate (în legătură cu planurile de proiect) sau devine clar că planurile de proiect NU pot fi îndeplinite la sarcina curentă, conducerea este imediat informată despre acest lucru (cel târziu a doua zi) .

Un exemplu de plan zilnic (captură de ecran de la Bitrix24)

Exemplul arată un plan pe care un angajat îl creează în sistemul Bitrix24. Captura de ecran arată doar primele șase sarcini, restul nu se potriveau pe ecran. Coloane selectate: 1 - numele sarcinii; 2 - termenul limită; 3 - timpul de execuție planificat.

Trecerea la planificarea săptămânală

După stăpânirea planurilor zilnice, angajații sunt transferați la planificarea săptămânală. În același timp, planificarea zilnică este păstrată, dar simplificată foarte mult, deoarece. în planul săptămânal, sarcinile sunt împărțite pe zi. Dacă nu faci o planificare zilnică cu subalternii tăi, ei ar putea să își planifice săptămâna ca în imaginea de mai jos.

Avantajele cheie ale planificării săptămânale:

• orizont de planificare mai lung comparativ cu o zi
• economisire de timp pentru angajat și economie de timp semnificativă pentru manager

Planul de lucru săptămânal

• Cum să faci un plan?
• Parcurgeți toate planurile lunare de proiecte, luați de la ele o listă de sarcini cu termen până la sfârșitul săptămânii + 5 zile.
• Deschideți-vă planul de lucru lunar și scrieți o parte din muncă de acolo.
• Introduceți sarcinile operaționale (cunoscute anterior sau stabilite de manager) în planul săptămânal.
• Planul pentru noua săptămână trebuie făcut în ultima zi lucrătoare a săptămânii precedente(de obicei vineri).
• Sarcinile trebuie planificate pentru întreaga săptămână de lucru, ținând cont de rezerva de timp pentru sarcinile introductive (determinată pentru fiecare post în mod individual).
• Trebuie clarificat planul întocmit pentru săptămână (pe baza informațiilor primite în weekend și dimineața în prima zi lucrătoare) în prima zi lucrătoare a săptămânii, până la ora 12:00(de obicei luni)
• Pentru specialiștii care au un nivel mic de muncă „neprevăzută” (lucrări de întreținere a site-ului web, management de proiect de promovare), săptămâna ar trebui să fie planificată fără a ține cont de munca neprevăzută.
• la urma urmei, sarcinile și cele „neprevăzute” pot fi, sau pot NU fi.
• dacă planul nu este îndeplinit din cauza faptului că sarcinile „proaspăt” primite au fost finalizate, atunci o parte din sarcinile din plan pot fi transferate în săptămâna următoare.

Automatizarea planurilor zilnice și săptămânale

Cea mai populară întrebare: „În ce formă ar trebui subordonați să facă planuri?”În mod ideal, trebuie să faceți planuri sub formă de sarcini în sistem, unde în viitor vor fi ținute evidența timpului de execuție și vor fi generate rapoarte. După părerea mea, astăzi sistemul Bitrix24 este cel mai potrivit pentru asta.

Ce se întâmplă dacă compania ta are un sistem diferit pentru stabilirea sarcinilor? Gândiți-vă cum să organizați planificarea cu ajutorul ei pe baza cerințelor pentru planurile pe care le-am formulat. Și chiar dacă nu aveți deloc un sistem de setare și contabilizare a sarcinilor, nu contează. In compania mea perioadă lungă de timp planurile pentru ziua și pentru săptămână au fost făcute în fișiere text separate în format GoogleDocs (foarte convenabil de editat și discutat). Și numai după ceva timp am trecut complet la lucrul în Bitrix24.

Răspunsuri la întrebările frecvente despre planurile zilnice

Cum se stabilesc sarcini dacă directorul executiv nu este un subordonat direct al managerului?

Fie obțineți autoritatea de a stabili astfel de sarcini în cadrul subordonării proiectului, fie conveniți asupra adăugării unei sarcini cu supervizorul imediat al contractantului.

Este important de reținut: timpul nu este cauciuc. Când sosește o nouă sarcină, aceasta „împinge” o altă sarcină din plan. Prioritățile în atribuirea sarcinilor sunt o chestiune de competență a supervizorului imediat.

Se pare că acest sistem introduce „control total” asupra muncii unui subordonat? Acest lucru ar trebui să fie făcut de liderul său. Și acest lider ar trebui să fie controlat de liderul său?

Managerul controlează planificarea subordonaților săi imediati (exemplu: șeful de departament analizează planurile angajaților departamentului), dar nu neapărat în fiecare zi. Pentru angajații fideli (la 1 an de la începerea implementării managementului obișnuit, nu vor mai rămâne alții în compania dumneavoastră) frecvența verificării poate fi de 1 dată în 3 zile, 1 dată pe săptămână.

Multe depind de poziția și experiența unui anumit angajat. Și, de asemenea, despre tipul de planificare care se folosește în plus față de planurile zilnice și săptămânale: planificare lunară pentru proiecte, planuri strategice pentru proiecte. Dacă unul dintre angajați are nevoie constant de „control total”, pune-ți întrebarea: „Ai nevoie de un astfel de angajat?”

Unii lideri înșiși nu vor să controleze zilnic. este nevoie de timp și atenție

Planificarea muncii pentru subordonații lor și monitorizarea implementării acesteia sunt responsabilitățile directe ale liderului. Pentru a stăpâni această funcție, vă recomand să vă implicați în „pomparea”. competențe manageriale. Pentru a ajuta articolul „”.

Este important să evaluați dacă compania dvs. are o „înclinație” pentru manageri în ceea ce privește lucrul către „producție”. În primul rând, liderul trebuie să aloce timp pentru a conduce subordonații., producerea de rezultate - pe locul doi și după principiul rezidual al timpului. Dacă alocați suficient timp managerului pentru management și, în același timp, el încă se străduiește să producă rezultate cu propriile mâini, în timp ce subalternii săi se înfricoșează, acesta este bun specialist dar un conducător rău.

Cititorii acestui articol citesc și ei

Cum se evaluează performanța angajaților la sfârșitul zilei de lucru folosind rapoarte zilnice: metoda „analizei și comentariilor”

Cum să implementezi managementul regulat în compania ta (partea 1): obiective, principii de bază, pregătire înainte de lansare

Nu ai suficient timp pentru a face tot ce vrei să faci este o problemă comună lumea modernă. Planificarea corectă a zilei de lucru vă va economisi un număr mare de ore prețioase. Și astăzi vei primi câteva sfaturi importante pe această temă.

Pentru început, subliniem însăși planificarea zilei de lucru - trebuie făcută. Ia-o serios. În continuare, trebuie să vă împărțiți ziua în 3 grupe și pentru fiecare dintre ele vă vom oferi propriile reguli. Totul este simplu aici:

1. Începutul zilei de lucru.
2. Mijlocul zilei.
3. Finalizarea zilei de lucru.

Reguli pentru începerea zilei

Dimineața este momentul în care ești plin de energie după somn. Depinde de starea ta dimineața, cât de productivă va fi ziua. Deci, luați primul lot de sfaturi.

atitudine pozitiva

Inutil să spun că, dacă dimineața ai o dispoziție bună, atunci lucrurile merg mai ușor, devine mai ușor să rezolvi problemele de afaceri și durează mai puțin.

Prin urmare, în fiecare dimineață găsește ceva care să te încarce cu pozitiv: amintiri plăcute, anticiparea de a face în curând ceea ce îți place. Obișnuiește-te să-ți pui următoarele întrebări în fiecare dimineață:

Cum mă poate aduce astăzi mai aproape de atingerea scopului meu?

Ce pot face ca să profit la maximum de astăzi?

Ce pot face astăzi pentru a-mi susține stilul de viață (sănătatea)?

Această procedură nu vă va dura mai mult de 2 minute, iar efectul performanței sale zilnice poate depăși toate așteptările.

Începe corect

Următorul moment este începutul corect pentru ziua ta de lucru. De unde ar trebui să înceapă? De la un mic dejun pe îndelete și în același mod până la locul de muncă.

Nu ai timp pentru un mic dejun lung și consistent? Există o soluție simplă: mergeți la culcare devreme. Altfel, riști să-ți strici ziua chiar de la început - verificat!

Începutul lucrării

Începeți-vă ziua de lucru imediat în același timp. Această regulă te va ajuta să devii o persoană și mai disciplinată.

Când acest lucru devine un obicei, vei observa o creștere a mobilizării forțelor tale ca bonus.

Verificarea planurilor

Dacă ai planificat ziua de lucru de azi ieri, atunci trebuie să verifici dimineața. Va dura 10 minute, dar poate economisi până la 2 ore!

De asemenea, este mai bine să faceți planificarea în sine ținând cont de 60% din timpul dvs. și să lăsați restul de 40% pentru forță majoră și sarcini neașteptate sau urgente.

Nu te „leagăn”

Nu începe cea mai productivă parte a zilei cu multe salutări repetate sau discutând despre știri fără valoare. Începeți să vă realizați obiectivele planificate pe loc!

Toate afacerile „sociale” pot fi reprogramate pentru o dată ulterioară. Este perfect pentru după-amiază.

Să începem cu începutul!

Începe-ți ziua cu o decizie sarcini cheie. Orice altceva va aștepta și nu va merge nicăieri. În special, cutia ta poștală J

Secretara este asistenta ta

Asigurați-vă că vă țineți secretara la curent cu planurile dvs., pentru că el este asistentul și partenerul dvs. Lasă-ți doar 2 minute pentru asta - fă-o.

Acest pas vă va economisi timp și crește eficiența. O secretară bună te va descărcași să vă amintească de o întâlnire importantă, dacă este necesar. Ar trebui să fie la curent cu toate treburile tale.

Reguli pentru mijlocul zilei

Mijlocul zilei- aceasta este perioada în care munca este în plină desfășurare, ați finalizat sau continuați să îndepliniți sarcinile principale. Pentru această parte a zilei, ți-am pregătit 11 sfaturi.

Comanda pe masa

Lasă pe masă doar acele hârtii care te ajută să rezolvi problema actuală. Îndepărtați restul. Nu ar trebui să fie mai mult de șase documente pe masă.

Stabiliți termene limită

Dacă ești un subordonat, atunci încearcă să te asiguri că ai putea instala sau stipulează termenele limită pentru îndeplinirea acelor sarcini care îți sunt atribuite. Dacă sunteți un lider, atunci reduceți timpul pentru îndeplinirea sarcinilor subordonaților tăi cu o treime.

Părere

Dacă decizi brusc să participi la o întâlnire neimportantă pentru tine, atunci fii pregătit pentru faptul că vi se vor da instrucțiuni suplimentare despre el. Dacă nu ai fi fost acolo, atunci nu ai fi primit sarcini suplimentare...

sarcini urgente

Întotdeauna și în orice caz, apare o situație care va fi urgentă și vă va atrage atenția. Acest lucru va cauza stagnare în executarea sarcinilor curente.

Dacă merită să fii distras și să te adânci în astfel de situații depinde de tine. Dar întotdeauna luați o decizie bazată pe priorități: ce este mai important de făcut - actualitate sau „urgent”? Delegați astfel de sarcini bruște ori de câte ori este posibil.

actiuni impulsive

În timp ce efectuați sarcini curente (în special cele mai importante), s-ar putea să doriți brusc să efectuați un apel telefonic sau să faceți alte acțiuni impulsive neplanificate.

Fă-ți timp pentru a urmări impulsul - gândește-te dacă merită să fii distras, cât de important este?

Pauză

Întotdeauna în timpul zilei de lucru pauze de plan. Cât de lungi ar trebui să fie depinde de tine. Cel mai important lucru în această afacere este regularitatea.

Grupați-vă rutina

Puteți combina toate sarcinile mici de rutină în funcție de caracteristici similare în secțiuni, blocuri. Și apoi executați-le în astfel de blocuri. De exemplu, 6 blocuri de 10 minute - apeluri telefonice. Este important aici să scurtezi cât mai mult timpul de execuție al fiecărui bloc.

Finalizarea cazurilor

Adu ceea ce ai început stadiu final. Încercați să nu fiți distras frecvent când rezolvați o sarcină lungă. De când după aceea trebuie să te întorci la execuție și să faci din nou o parte din muncă, pierzând timpul. Restabiliți cel puțin viteza de execuție.

a profita de moment

Dacă ai brusc "timp liber fortat" apoi gândiți-vă cum poate fi folosit în mod rațional. De exemplu, când stai în sala de așteptare a bucătarului și aștepți rândul tău.

ora ta

Când planificați o zi de lucru, asigurați-vă că programați o oră pentru dvs. În acest moment, secretara dumneavoastră ar trebui să răspundă tuturor că nu sunteți acolo, sau pur și simplu să închidă biroul ca să nu vă deranjeze nimeni.

Dedică această oră rezolvării acelor sarcini care nu sunt urgente, dar sunt importante. De asemenea, atunci când nimeni nu vă distrage atenția, vă puteți aminti sarcini similare care au fost pur și simplu uitate în forfotă.

Reconciliere și control

Nu rezerva timp pentru periodice reconcilierea planurilor lor și controlul implementării lor. Am spus deja că această acțiune va economisi mai mult timp decât îl petreceți. În plus, puteți schimba ceva în planificare din cauza, de exemplu, priorităților modificate.

Reguli pentru încheierea zilei

Nu vă lăsați distras de verificarea frecventă a orei și așteptați sfârșitul zilei de lucru. Această perioadă de timp este, de asemenea, importantă, ca si precedentele. Luați notă de următoarele 3 sfaturi.

Termină ce nu s-a făcut

Există un grup de cazuri care nu sunt urgente, dar sunt necesare. Ca să nu se acumuleze, transformându-se într-un blocaj, fă-le la sfârșitul zilei, când cele mai importante obiective sunt atinse. În această perioadă, este timpul să termini de citit corespondența, să dictezi ordine pentru presă către secretară etc.

Analiza zilei

Analizați, pe baza planului zilei, ce ați reușit să faceți astăzi, care este eficiența dvs., cât de des ați fost distras de la principalele sarcini și cum poate fi evitat acest lucru pe viitor dacă este posibil? Acesta este unul dintre elemente importante finalizarea cu succes a sarcinilor control și analiză.

Planificați pentru mâine

Petrece 15-20 de minute planificând ziua de muncă de mâine. Mai bine să o faci cu o zi înainte.. Dar, de asemenea, nu uitați să verificați dimineața.

Gândește-te la cele mai mari eșecuri ale tale din viață. Certe, neînțelegeri care ți-au schimbat întreaga viață în mod negativ. Examene nereușite, interviuri de angajare etc. Motivele pentru astfel de eșecuri sunt similare, de regulă, ele sunt rezultatul unei pregătiri proaste și a unor acțiuni neplăcute, mai jos vom analiza cum să faceți totul și să vă planificați ziua/săptămâna.

Ce se va întâmpla dacă un atlet încetează să se antreneze cu o lună înainte de Jocurile Olimpice - abilitățile și forța musculară se vor slăbi semnificativ și va lua unul dintre ultimele locuri. Ca și în sport, în orice afacere de care aveți nevoie buna pregatire, fara de care sansele de succes sunt mult reduse.

Factorul cheie în pregătire este planificarea „Regula 6 P”: O planificare întreprinsă în mod corespunzător previne degradarea performanței.

Iată 7 moduri de a finaliza lucrurile planificare adecvată zile, săptămâni.

Metoda 1: Faceți o listă de lucruri de făcut pentru ziua respectivă

Pentru ce este o listă de sarcini?

Mai întâi, să aruncăm o privire la modul în care funcționează creierul nostru. S-a constatat că putem ține sub control nu mai mult de 7+-2 cazuri sau gânduri importante în capul nostru. Pentru a verifica acest lucru, numărați câte cercuri sunt afișate în imagini:

Orez. unu	Orez. 2	Orez. 3

Orez. 4	Orez. cinci

Cel mai probabil, pentru a determina numărul de obiecte din figurile 1, 3 și 4, este suficientă o singură privire.

Și pentru figurile 2 și 5, o singură privire nu a fost suficientă, a fost necesar să se numere separat. Cu cât obiectele sunt mai mici, cu atât este mai ușor să le gestionezi. Limita creierului vine atunci când numărul devine mai mult de 7+-2.

Același lucru este și cu gândurile, în același timp în capul nostru nu putem stoca mai mult de 7 + -2 sarcini, restul este uitat.

Imaginează-ți o situație de viață reală

Te trezești dimineața și mergi la muncă, pe drum îți amintești că:

Trebuie să cumperi un cadou de ziua de naștere persoana iubita;
- Plătiți pentru internet, până când acesta este oprit.

Când ai ajuns la serviciu:

Aflați că trebuie să pregătiți un raport astăzi;
- Am intrat, un coleg a cerut să arunce modelul de contract;
- După întâlnirea de planificare de dimineață, șeful mi-a cerut să fac 3 lucruri.

Capul este deja plin, dar timpul nu se oprește, te poate suna un client, o persoană dragă, un coleg, se poate întâmpla o situație neprevăzută etc. Ce se întâmplă într-un astfel de caz? Uităm ceva. Dacă uităm să cumpărăm mâncare din magazin, atunci nu se va întâmpla nimic groaznic, desigur, dar puteți uita ceva mai important: Nu veniți la o întâlnire importantă, luați medicamente etc.

În plus, cu cât avem mai multe lucruri în cap, cu atât abilitățile noastre analitice devin mai proaste, deoarece energia este cheltuită pentru a reține informații.

Beneficiile unui caiet

Notebook - elimină toate problemele descrise mai sus și are următoarele avantaje în comparație cu lucrul din memorie:

1) Scrierea este întotdeauna mai rapidă decât memorarea. De exemplu, scrieți Telefon celular De 10-100 de ori mai rapid decât amintirea. Tot cu afaceri.

2) Economie de energie. Pentru a nu uita ce este important, ne amintim adesea, energia este cheltuită pentru asta. Notebook-ul rezolvă această problemă.

3) Fiabilitate. Ceea ce este scris cu pixul nu poate fi tăiat cu toporul. Orice afacere poate fi uitată, pe fondul oboselii, emoțiilor sau a altor lucruri. Dar dacă sarcinile sunt scrise, atunci uitarea este mult mai dificilă.

Puteți păstra o listă de sarcini pe o foaie obișnuită, blocnotes, dar este mai bine dacă este un caiet, deoarece are calendar. Lista sarcinilor pentru ziua poate fi pe un computer sau pe suport de carton. Cel mai important este ca il ai, pentru ca este baza pentru planificare, ca si fundatia unei case. Dacă casa nu are o fundație, atunci maximul care poate fi construit este o structură mică cu un etaj fără încălzire din plastic sau placaj. De asemenea, în planificare, bineînțeles, puteți face fără o listă de sarcini pentru ziua sau un caiet, dar veți fi foarte limitat în capacități.

Cel mai important lucru de pe o listă de activități sau caiet este o listă de lucruri de făcut în timpul zilei. A doua parte ca importantă este calendarul, în care puteți vedea sarcinile care trebuie finalizate într-o anumită zi. Prin urmare, un caiet este de preferat unei liste obișnuite, deoarece acolo există un calendar.

Metoda 2: Lucrați cu lista de sarcini în fiecare zi

Cel mai important lucru atunci când lucrezi cu un organizator de timp sau un caiet este să lucrezi conform unui plan întocmit anterior. Pentru a face acest lucru, revizuiește-ți caietul în mod regulat pentru a afla dacă ai făcut tot ce ai planificat pentru astăzi. Puteți vizualiza lista după ce finalizați sarcina curentă. Este foarte important să puneți în organizator lucruri importante pe care trebuie să le faceți astăzi.

Metoda 3: Mai întâi scrieți, apoi faceți

Dacă sosește o sarcină nouă și nu este urgentă, atunci mai întâi notează-o într-un caiet și procedează numai atunci când este vorba de ea. Orice sarcini noi par foarte importante și începem să ne asumăm totul: verificăm corespondența, efectuați apeluri telefonice etc. Dar, de îndată ce începeți să notați mai întâi toate sarcinile primite într-un caiet, veți descoperi că lângă această intrare sunt mai multe sarcini importante.

Toate mișcările din partea dreaptă a corpului sunt controlate de emisfera stângă a creierului, care este responsabilă de logică. Când scriem o sarcină nouă mana dreapta, apoi activăm emisfera stângă a creierului nostru, care este responsabilă de logică. Activarea logicii atunci când scriem cu mâna dreaptă ne va ajuta să luăm decizii mai bune.

Notând totul într-un caiet înainte de a începe munca, vei putea îndeplini cele mai importante sarcini în timpul zilei și vei putea rezista sarcinilor secundare care îți distrag atenția constant.

4 moduri. Mai întâi importante, apoi sarcini urgente

Toate sarcinile planificate ar trebui efectuate în ordinea importanței lor și apoi până la momentul execuției. Incepand cu cele mai importante si trecand treptat la cele mai putin importante. Notează sarcinile în planul tău pentru astăzi, în ordinea importanței lor, apoi sortează după urgență și începe să lucrezi cu cea mai mare prioritate.

De exemplu, un prieten te-a sunat pentru a discuta. Apel telefonic, chestiune urgentă, pentru că telefonul sună chiar acum, dar poate să nu fie important. Dacă aveți sarcini mai semnificative, de exemplu, să pregătiți un raport despre muncă, atunci este mai bine să faceți mai întâi sarcini din ce în ce mai importante, în special un raport, apoi, dacă aveți timp, să sunați înapoi și să discutați cu un prieten . Dar nu invers, altfel, din cauza unui apel nesemnificativ, s-ar putea să nu ai timp să faci lucruri mai importante.

Importanța față de urgență. Sarcinile urgente trebuie preluate doar dacă sunteți în controlul situației și sunteți sigur că veți avea timp pentru toate cele mai importante.

5 moduri: Organizator electronic

Există un număr mare de caiete electronice. Un jurnal electronic are avantaje incontestabile față de cele pe hârtie:

A. Economisiți timp. Pe jurnalul electronic, nu trebuie să rescrieți sarcinile din ziua anterioară în cea actuală și, de asemenea, puteți lucra cu el atât pe computer, cât și pe telefon sau tabletă, sincronizând datele pe toate dispozitivele.

B. Volume și viteză: Puteți copia foarte rapid o cantitate mare de informații în jurnalul electronic pentru munca in continuare. De exemplu: vrei să coaci o plăcintă cu banane seara și trebuie să notezi ingredientele necesare înainte de a merge la magazin. Dacă aveți un organizator electronic, atunci puteți copia rapid o rețetă întreagă de pe Internet într-un jurnal, în doar câteva secunde. În același timp, pentru a nota doar ingredientele de mână pe o bucată de hârtie, veți avea nevoie de mai mult timp decât pentru întreaga rețetă din în format electronic. Și în magazin, va fi suficient să porniți jurnalul de pe telefon pentru a înțelege rapid ce să cumpărați.

B. Comoditate. Este incomod să folosești un caiet obișnuit în transport, într-un magazin, în vacanță, în aceste locuri este greu să notezi și să te uiți la notițe, deoarece jurnalul de hârtie este mare și ai nevoie de 2 mâini pentru a-l deschide. Dar caietul electronic de pe telefon va fi mereu cu tine, oriunde te-ai afla: Transport, magazin, strada. Puteți lua rapid note pe computer și apoi să le sincronizați pentru a avea acele note pe telefon în câteva secunde.

Metoda 6: Planificați ziua următoare seara

Faceți din timp un plan de acțiune pentru ziua următoare, cel mai bun timp este sfârșitul zilei de lucru înainte de a pleca acasă. Această simplă acțiune te va ajuta să dormi mai bine, deoarece de multe ori cauza insomniei este că seara trecem în memorie toate lucrurile importante care trebuie făcute mâine pentru a nu le uita dimineața. Și aceste gânduri sunt cele care ne împiedică să ne relaxăm și să adormim liniștiți, dar dacă îți notezi toate planurile, îți vei asigura nu doar un somn liniștit, ci și o seară.

În plus, atunci când faci un plan în avans, subconștientul tău va lucra în mod constant toată noaptea la cum să faci cel mai bine planificat. Soluția la probleme complexe poate veni la tine la micul dejun, în drum spre serviciu sau chiar în miezul nopții. Dimineața apar cel mai adesea idei noi și veți folosi acest timp cu beneficiu maxim, este suficient să scrieți în avans o listă de lucruri de făcut pentru ziua următoare.

Apropo, dacă aveți întrebări la care doriți să obțineți un răspuns, atunci înainte de a adormi și de a închide ochii, întrebați-le, de preferință cu voce tare și adormiți imediat. Și dimineața, pregătește-te să notezi imediat toate gândurile care pot apărea în momentul în care te trezești sau mai târziu.

Metoda 7: Programați sarcini complexe pentru vârful activității dvs

Fă-ți un plan pentru ziua astfel încât munca care necesită multă energie să cadă în vârful activității tale, când ai multă energie și ești cât mai productiv. De regulă, vârful de activitate începe dimineața, pentru că după somn ai multă forță și un cap proaspăt, dar se întâmplă ca vârful de activitate să poată apărea și în timpul zilei și chiar seara.

Activitățile cele mai consumatoare de energie sunt lucruri pentru care nu există talent. De obicei, acestea sunt lucrurile pe care nu vrei să le faci cel mai mult. Aceste sarcini în managementul timpului se numesc broaște, deoarece aceste sarcini sunt neplăcute de început să le faci. Există o regulă în gestionarea timpului - începeți ziua cu o broască, adică dintr-o aventură neplăcută. Această regulă vă va permite să lucrați mai eficient, deoarece de obicei dimineața aveți cea mai mare putere, iar aceste forțe sunt extrem de importante pentru a face cea mai neplăcută muncă.

O sa dau un exemplu din viata, am o mentalitate tehnica, asa ca stiintele exacte precum: Fizica si matematica imi sunt usoare, dar la subiectele umanitare e mai greu, asa ca cand eram la scoala, ma pregateam deseori pentru un test. limba engleza dimineața. M-am trezit cu 1-2 ore înainte de școală și am studiat engleza. Era dimineața când aveam cea mai mare energie, așa că la ora asta mi-a fost mai ușor să fac sarcină dificilă pentru care aveam cel mai mic talent. Rezultatele pregătirii mi-au depășit toate așteptările, am ajuns excelent sau bun la o materie care nu mi-a plăcut.

Planificați cele mai neplăcute sarcini pentru vârful activității, de exemplu, dimineața, și veți vedea cum veți face mai multe și eficiența personală va crește.

P.S. Dacă aveți dificultăți sau întrebări despre articolul citit, precum și despre subiectele: Psihologie (obiceiuri proaste, experiențe etc.), vânzări, afaceri, managementul timpului etc., întrebați-mă, voi încerca să vă ajut. Consultarea prin Skype este, de asemenea, posibilă.

P.P.S. De asemenea, puteți urma un training online „Cum să obțineți 1 oră de timp suplimentar”. Scrie comentarii, completările tale;)

Abonați-vă prin e-mail Adaugă-te pe tine

Planificarea și organizarea muncii este cheia dezvoltării personale în continuare. Citiți despre principiile și regulile de bază ale planificării zilnice în articol.

Din articol vei afla:

De ce ai nevoie de planificare zilnică?

Nu toată lumea înțelege de ce trebuie să vă planificați ziua de lucru. La urma urmei, fiecare persoană, chiar și fără planificare, știe ce funcții îndeplinește și ce lucruri are de făcut. Mulți nu văd rostul să facă planuri pentru ziua respectivă, deoarece există întotdeauna sarcini neașteptate care pot încurca toate elementele planificate în prealabil.

Descărcați documentele aferente:

Dacă comparăm doi lucrători care îndeplinesc aceleași funcții și au aceleași abilități, putem constata că volumul și calitatea muncii lor diferit. Un angajat reușește să rezolve atât sarcinile curente, cât și cele strategice, al doilea nici măcar nu are timp să îndeplinească sarcini urgente și este forțat să rămână după serviciu tot timpul. Cele mai bune rezultate vor fi arătate de cei care sunt mai mulți . Adică, unul pentru care procesul de planificare este o datorie și o nevoie zilnică. Având un plan chiar și pentru nivel psihologic face o persoană să se mobilizeze. Are un scop fix și există o nevoie internă de a-l atinge.

Cum să planificați eficient?

Planificarea și organizarea muncii sunt efectuate de un angajat. Nu managerul, ci angajatul ar trebui să își stabilească sarcini. În acest caz, își stabilește singur obiective, acționează în direcția pe care o alege. În general, procentul sarcinilor finalizate planificare independentă se dovedeşte a fi mai mare decât la efectuarea generalului dezvoltat de lider.

Există un sistem de programare a muncii care a fost testat în practică și asigură utilizarea optimă a timpului de lucru. Acesta este un set de principii prin care o persoană poate face un plan competent, realist și fezabil.

În primul rând, stabilește ce trebuie să incluzi în planul tău zilnic. Ar trebui întocmit ținând cont de planul strategic elaborat pentru șase luni sau un an. Planificarea pentru fiecare zi ține cont de toate sarcinile programate pentru implementare, atât legate direct de muncă, cât și secundare. De exemplu, felicitarea unui coleg de ziua lui. Pe lângă acele elemente pe care liderul le așteaptă, în plan trebuie incluse și treburile personale. Acest lucru este necesar pentru dezvoltare personalași crearea unei imagini pozitive.

Când planificați munca, sarcinile mari care vor dura câteva zile sau săptămâni pentru a fi finalizate ar trebui împărțite în etape și efectuate secvenţial. Stabiliți o dată limită pentru fiecare etapă. Faceți un plan pentru ziua următoare, incluzând sarcini secundare în el. Pentru a întocmi un plan, puteți folosi un jurnal de hârtie obișnuit sau un program special.

Scopul planificării muncii nu este îndeplinirea cu orice preț a elementelor planului, ci executarea la timp și de înaltă calitate a sarcinilor prioritare și a sarcinilor urgente. Prin urmare, lista sarcinilor programate pentru implementare trebuie sortată și aranjată în ordinea descrescătoare a priorității. În curs Puteți folosi mai multe metode în același timp.

De exemplu, sarcinile cu un termen limită fix și sarcinile care necesită mai mult efort pentru rezolvare au cea mai mare prioritate. Al doilea ca important va fi sarcinile zilnice obligatorii și acele sarcini, termenele pentru care sunt programate pentru zilele următoare. Cea mai scăzută prioritate în planificarea zilnică o reprezintă afacerile secundare, al căror eșec nu va avea consecințe negative semnificative.

Reguli de planificare a zilei

La fel ca planificarea muncii unei întreprinderi, planificarea zilei de lucru a unui angajat individual trebuie să respecte regulile. Urmărirea acestora va ajuta la asigurarea implementării planurilor într-un mod confortabil pentru dvs.

1. Nu programați mai mult de 70% din timpul dvs. de lucru. Acest lucru vă va permite să efectuați cu calm sarcini urgente neprogramate și să nu fiți nervos dacă trebuie să fiți distras de la execuție. .
2. Nu includeți mai mult de trei sarcini importante și urgente în planul zilnic în același timp. Limitați numărul total de elemente ale planului la zece.
3. Formați același tip de carcase în blocuri. Acest lucru va ajuta la executarea lor folosind un singur algoritm, ceea ce va reduce timpul de execuție.
4. Mutați procesul de planificare în seara zilei precedente. Veți avea timp să faceți ajustări ale planului, dacă este necesar.
5. Planificați cazuri complexe în funcție de bioritmurile dvs. Cineva se distinge printr-o eficiență crescută dimineața, cineva - după-amiaza, iar cineva lucrează cel mai productiv seara.
6. Nu începeți o nouă sarcină înainte de a termina munca pe care ați început-o deja. Dacă ar fi trebuit să întrerupeți - reveniți și finalizați ceea ce ați început.
7. Nu amânați să faceți o sarcină neprogramată dacă poate fi realizată în câteva minute.
8. Faceți pauze la fiecare oră fără a rămâne la serviciu. Acordați pauze unei încălziri ușoare, aceasta vă va ajuta să vă „împrospătați” capul.
9. Nu confunda odată cu atingerea obiectivelor, nu vă fixați obiective și nu contura volumele cărora le va fi greu de făcut față.
10. Dacă există sarcini neterminate care nu și-au pierdut relevanța, transferați-le în planul pentru ziua următoare.
11. Organizați-vă la locul de muncă pentru a putea lucra confortabil.

Ieșire

Planificarea pentru fiecare zi este o abilitate utilă și necesară. Acesta este un mod de autoorganizare și autodezvoltare, o garanție că poți lucra eficient. Sistemul de planificare a muncii propus va ajuta la înțelegerea principiilor de bază de gestionare a timpuluiși să aplice cu succes aceste cunoștințe în practică.

Sunt sigur că fiecare dintre voi s-a observat de multe ori: parcă arăți ca naiba toată ziua, incredibil de ocupat cu ceva, dar până la sfârșitul zilei, gândindu-vă la ce ați reușit să faceți astăzi, vă dați seama cu mare surprindere. că nu există un rezultat semnificativ.

Cum merge de obicei o zi pentru un rus mediu? M-am trezit, am mâncat (dacă ai deja ceva de mâncare). M-am dus la muncă cu gânduri: „Astăzi este o zi importantă. Totul trebuie făcut astăzi! Am ajuns, m-am așezat la birou și m-am uitat la monitor: Deci, de unde ar fi mai bine să încep...?. Ar fi necesar să verificăm mailul..., ei bine, în contact pe drum pentru un minut... Au trecut două ore. Mi-am amintit că trebuie să lucrez. Tocmai începusem să lucrez, când deodată bărbații au chemat să fumeze, au mers cu ei, o jumătate de oră a trecut neobservați de conversație. Și apoi prânzul va fi în curând, de ce să vă deranjați, pentru că după prânz este mult timp, veți avea timp pentru toate. După cină, șeful m-a trimis brusc la o întâlnire cu partenerii. Ajungi seara la birou, iti dai seama ca nu ai facut nimic, stai la munca sa termini totul. Dintr-o dată îți amintești că astăzi este ziua de naștere a unei persoane dragi, îl suni, îl felicite și îi spui că nu vei veni, pentru că. mult de lucru. Vii acasă de la serviciu, nu există dispoziție, obosit ca un câine, iei câteva sticle de bere pentru a-ți îmbunătăți starea de spirit. Nu există nicio dorință de a se juca cu copiii, cu o soție (soț) nu este nici acum cel mai bun moment pentru a petrece timpul. A pornit televizorul și a leșinat în scurt timp pe scaun, fără măcar să-și termine berea. Și așa zi de zi...

Sper că profitați la maximum de ziua dvs. Cu toate acestea, mulți oameni trăiesc așa în fiecare zi. Desigur, ceea ce am dat ca exemplu este o mică parte din ceea ce se întâmplă cu adevărat oamenilor. Mai sunt o grămadă de alții efecte secundare. Și totul datorită faptului că o persoană trăiește astăzi și o petrece așa cum se dezvoltă circumstanțele. Prin urmare, productivitatea, atât în ​​planul de muncă, cât și în familie, este aproape de zero. Din fericire, există o cale de ieșire. Planificarea zilnică a zilei vă va ajuta să vă creșteți productivitatea.

Planificarea zilnică a timpului dvs este parte integrantă a oricărui persoana de succes. La urma urmei, atunci când o persoană știe întotdeauna ce vrea și ce trebuie făcut la un moment dat, reușește să facă mult mai mult decât cineva care își petrece ziua „cum merge”.

Voi da zece reguli de bază, aderând la care vă puteți crea propriile dvs program de lucru cât mai eficient posibil. Desigur, acesta nu este un panaceu și toată lumea își poate edita jurnalul în funcție de propriile puncte forte, volumul de muncă, viteza sarcinii, somnul, odihna etc.

PLANIFICAȚI-VĂ TIMPUL. 10 REGULI.

1. Încercați să rămâneți la principiul 70/30.
Să-ți planifici absolut tot timpul nu este practic, pentru că. în acest caz, acțiunile tale vor fi complet în contradicție cu programul tău. Da, iar „întemnițarea” completă a timpului tău în jurnal va duce la faptul că te vei afla în limite prea strânse și te vei simți constant ca un fel de robot, a cărui viață întreagă este programată în fiecare minut.

Soluția optimă este planificare 70% timp propriu. De acord, unele evenimente sunt greu de prezis și aproape în fiecare zi există un fel de „efect de surpriză”, așa că ar trebui să lăsați întotdeauna ceva timp liber. Sau, alternativ, faceți un anumit stoc în fiecare perioadă de timp.

2. Fă-ți un plan pentru ziua următoare în seara asta.
Planificarea zilei următoare la sfârșitul zilei de astăzi este lăudabilă, dar pentru a nu uita nimic, asigurați-vă că notați tot ce faceți. Separați sarcinile după importanță, împărțind caietul în două coloane.În primul scrieți ce trebuie făcut imediat. În al doilea - care este mai puțin important și în caz de forță majoră poate fi reprogramat pentru încă o zi.

Tăiați sarcinile și sarcinile pe care le-ați finalizat, una câte una. Acest lucru va servi ca un stimulent suplimentar pentru tine și va adăuga forță nouă pentru a rezolva sarcinile rămase. Cu cât îți rămân mai puține sarcini, cu atât vei primi mai multă încredere că le vei face față.

La sfârșitul fiecărei zile, în partea de jos, puteți adăuga o inscripție precum: "Ura! Am făcut-o”, „Bravo! Dar acesta este doar începutul!”, „Am reușit totul! Sunt rece! Dar mai sunt multe de făcut!”. Această inscripție te va stimula și dimineața să-ți atingi obiectivele și, în același timp, să nu te relaxezi.

3. Încercați să finalizați cea mai mare parte a celor planificate înainte de prânz.
Când îți dai seama în mijlocul zilei că cel mai important lucru pentru azi este făcut și este deja în urmă, este mult mai ușor să duci la îndeplinire sarcinile rămase. Profită de pauza de prânz pentru a-ți rezolva afacerile personale (apelați rudele, răspundeți la apeluri pierdute, discutați problemele legate de împrumut cu banca, plătiți facturile etc.). Lăsați minimul pentru seară (negocieri cu dezvoltatorul, mers la salon, cumpărare de alimente, antrenament în sală).

4. În fiecare oră de lucru, adăugați minute de odihnă.
Regula obligatorie pentru toată lumea. Cu cât te odihnești mai des, cu atât activitățile tale vor fi mai productive. Fiecare alege schema cea mai convenabilă pentru sine, dar două scheme funcționează deosebit de bine: 50 de minute de lucru / 10 minute de odihnă sau 45 de minute de lucru / 15 minute de odihnă.

În timp ce te relaxezi, nu este deloc necesar să fumezi bambus și să scuipi în tavan în timp ce stai întins pe canapea. La urma urmei, acest timp poate fi valorificat. Încălzire: fă flotări, trage-te în sus, sta pe cap (dacă spațiul permite), fă exerciții pentru gât și ochi. Faceți ordine în spațiul de lucru, curățați-vă casa sau biroul, citiți o carte, faceți o plimbare aer proaspat, efectuați apeluri programate, ajutați colegii cu ceva (familia dacă munca este acasă) etc.

5. Încercați să creați o planificare realistă.
Nu te copleși cu o muncă pe care nu o poți face față. Nu ajungeți la extrema planificării excesive (ca și cum ați fi până la orice munte) și planificați doar cât de multă muncă puteți gestiona în mod realist.

Vă rugăm să nu confundați planificarea cu obiectivele. Obiectivele tale pot fi super mărețe, ele, în principiu, așa ar trebui să fie. Dar pentru a atinge aceste obiective în cel mai scurt timp posibil, trebuie să existe o planificare realistă și competentă a sarcinilor stabilite. Acest lucru nu înseamnă absolut că trebuie să muncești în fiecare zi până când îți pierzi pulsul pentru a-ți atinge obiectivul cât mai curând posibil. Este mai bine să faci un lucru în porții mici în mod constant în fiecare zi decât să faci același lucru de la începutul până la sfârșitul zilei în mod haotic și în grabă. Atunci nu vei fi epuizat, iar atingerea obiectivelor va avea loc sistematic.

În plus, la sfârșitul fiecărei zile, adăugați o coloană „Plan finalizat cu ____%”și introduceți acolo procentul sarcinilor finalizate pentru astăzi. Acest lucru va servi ca o stimulare suplimentară pentru dvs., precum și o oportunitate de a compara rezultatele și, ulterior, de a face ajustările corespunzătoare atunci când vă planificați timpul.

Încercați în fiecare zi, cel puțin nu mult, dar îndepliniți peste măsură planul. Acestea. încercați să închideți suplimentar acele sarcini care nu au fost indicate în plan. Desigur, soluția lor ar trebui luată numai după ce toate sarcinile planificate au fost deja finalizate. De acord, este plăcut să vă urmăriți super-productivitatea, uitându-vă la cifrele 105%, 110%, 115% la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare.

6. Faceți sarcini mari în părți mici.
Această tactică este numită și tactica „tăierea salamului”. Einstein a remarcat de asemenea că majoritatea oamenilor le place să taie lemne deoarece acțiunea este urmată imediat de rezultat. Împărțiți-vă obiectivele și proiectele în porțiuni mici și finalizați-le pentru un timp destul de lung, în fiecare zi dedicând aproximativ două ore acestei lucrări. La atingerea primului obiectiv intermediar vor fi identificate și anumite rezultate care vor stimula implementarea sarcinilor rămase.

De exemplu, să luăm crearea unui produs: în fiecare zi puteți adăuga prost linia „Creați un curs video” în jurnal și lucrați la acest curs. Dar în acest caz există câteva mari contra:

• nu ai ocazia să prezici în prealabil durata cursului tău
• în fiecare zi nu știi cum să continui să lucrezi la curs
• nu te simți mulțumit de munca depusă până nu ai finalizat complet cursul

Dacă, totuși, crearea cursului este împărțită în mai multe porțiuni mici și închisă treptat, atunci toate dezavantajele enumerate pot fi ușor evitate.

Acele sarcini, a căror îndeplinire vă provoacă, pe scurt, nemulțumire sau în care sunteți incompetent, nu ezitați să delegați altor specialiști care îndeplinesc astfel de sarcini pentru distracție. Vei economisi mult timp, iar munca planificată va fi realizată mai profesionist.

7. Stai liniștit o vreme.
Se întâmplă adesea ca televizorul din camera alăturată, radioul care funcționează zile în șir, vocile cuiva, oamenii care trec pe lângă tine, o clădire în construcție pe strada alăturată, ca urmare, să fie atât de enervante încât este pur și simplu imposibil să concentrează-te în mod normal pe a face lucruri importante. În loc de permisiune sarcini specifice Chiloți de 574 de ruble pe care angajatul tău i-a cumpărat astăzi sau ultimul super-mega-hit al lui Justin Bieber, care rulează acum la radio, îmi învârt în cap.

Pentru a îndeplini sarcini extrem de importante, este necesar să poți lucra în liniște, fără nicio interferență din exterior. În acest caz puteți, cu concentrare maximă, să obțineți cea mai mare productivitate și eficacitate.

8. Pune lucrurile deoparte când ai terminat să le folosești.
Acest lucru vă va economisi mult timp în viitor și, de asemenea, vă va ajuta să evitați dezordinea. Nu degeaba ei spun: „Dacă vrei să afli despre viitorul tău partener, uită-te la desktopul lui. Ce ordine este pe masa lui - o astfel de ordine este în treburile lui.

Vă sfătuiesc să vă aruncați, în general, toate lucrurile vechi și inutile, să scăpați de excesul de gunoi, astfel încât să stea pe masă doar cele mai necesare pentru muncă.

Păstrați lucrurile în locuri bine definite. De exemplu, păstrați toate documentele într-un folder sau cutie separată, chitanțele și chitanțele păstrate, de asemenea, ciobite într-un anumit loc, pixurile și creioanele în cel mai convenabil loc pentru utilizare. Din fericire, acum puteți achiziționa cu ușurință truse speciale, cutii, carcase pentru a rezolva această problemă.

Fă-o și simte efectul incredibil!

9. Scapă de lucrurile de care nu ai nevoie.
Toate stocurile de lucruri vechi rămase în cazul în care „ce-ar fi dacă este la îndemână” nu vă va aduce altceva decât praf și mizerie în plus. În plus, se crede că lucrurile trimise de noi „la fier vechi” la mezanin, în valize, sub canapea, în cămară, pe set de bucătărie transportă energie negativă.

După cum înțelegeți, acest lucru se aplică nu numai desktopului, ci și spațiului de lucru și acasă în general. Prin urmare, scapă fără milă de aceste „lucruri foarte necesare pe care ți-e rău că le-ai aruncat”. Strângeți tot bunul într-un camion, duceți-l la o groapă de gunoi și ardeți-l. Dacă este într-adevăr păcat, atunci pune totul lângă intrare, cei nevoiași îl vor rezolva rapid. Hainele și încălțămintea pot fi livrate orfelinate și case de bătrâni. Vei fi doar recunoscător.

10. Păstrați-vă activ și stil de viata sanatos viaţă.
Dacă nu sunteți încă foarte prietenos cu sportul, gimnastica, proceduri de apă, alimentație potrivită etc., atunci te sfătuiesc să adaugi ceva din acestea în rutina ta zilnică. Îți ofer o garanție 100% că vei fi foarte mulțumit de rezultate. Principalul lucru este că nu te prost și să-ți urmezi cu strictețe programul sportiv. Nici nu vei observa cât de repede se vor îmbunătăți sănătatea și condiția fizică generală. De asemenea, puteți scăpa cu ușurință obiceiuri proaste dacă îți stabilești un obiectiv și îți construiești obiceiuri bune în loc de obiceiuri proaste.

Trebuie amintit că cel mai bun somn- acesta este un vis până la miezul nopții, nu. in aceasta perioada corpul tau se odihneste si capata putere in cel mai bun mod posibil. Cu alte cuvinte, du-te azi la culcare, nu maine.

Dormi suficient, fă sport, mănâncă corect. Corpul tău îți va mulțumi cu sănătate, nivel inalt energie pozitivă și pregătire pentru activitate productivă.

La final o sa dau un exemplu de rutina mea ca sa aveti ceva de comparat. Nu pot spune că este perfectul polivalent programa pentru toată lumea, dar personal mi se potrivește pe deplin. În comparație cu prima mea rutină, a fost ajustată de mai multe ori și în acest moment arată așa...

PLANIFICAREA PERFECTĂ A ZILEI DVS. DIN PUNTUL MEU DE VEDERE

06:00-07:00	Trezire, exerciții, stropire, alergare de dimineață, proceduri de dimineață, duș
07:00-07:30	Mic dejun
07:30-08:30	Odihna, verificarea corespondenței, alte lucruri
08:30-09:00	Mă duc la birou
09:00-12:00	Flux de lucru (se introduc cele mai importante sarcini pentru astăzi)
12:00-12:30	Masa de seara
12:30-13:00	Odihnă, alte lucruri
13:00-14:00	Citirea literaturii
14:00-18:00	Flux de lucru (se introduc sarcini minore pentru astăzi)
18:00-18:30	Masa de seara
18:30-19:00	Îndeplinirea excesivă a planului, planificarea pentru ziua următoare
19:00-19:30	Conducand spre casa
19:30-22:00	Lucrări casnice, sală de sport, activități în aer liber, plimbări, divertisment, întâlnire cu prietenii
22:00-22:30	Rezumat, ajustarea finală a programului pentru ziua următoare, pregătirea pentru culcare
22:30-06:00	Vis

Câteva note despre plan:

• The rutină calculat în zilele lucrătoare (zile lucrătoare) și nu se aplică în weekend. În weekend, ar trebui să existe un plan, dar adaptat special pentru odihnă (totul rămâne la fel, aproximativ vorbind, doar fluxul de lucru se schimbă în Odihnă), în ultima solutie unele momente de lucru sunt transferate într-o zi liberă (dacă nu s-a făcut ceva sau ceva este extrem de important).
• Fiecare perioadă de timp este luată cu o anumită marjă. Abaterea de la rutină timp de 30 de minute este normală.
• Dimineața fiecăruia poate începe la un moment diferit. Tocmai am trecut la mai multe timp devreme să facă mai mult și a dat rezultate pozitive.
• Ora de plecare de acasă la serviciu și înapoi poate fi, de asemenea, diferită pentru fiecare. Am ales pentru mine timp optim- când blocajele se dizolvă deja în oraș.
• Consider că lectura zilnică de literatură este o regulă obligatorie pentru toată lumea. Dacă timpul nu permite citirea la serviciu, citiți la prânz, în autobuz, după serviciu, înainte de culcare.
• Se întâmplă ca în legătură cu cazuri suplimentare să te culci mult mai târziu. În orice caz, încearcă să te trezești conform programului tău, altfel rutina ta zilnică se va schimba constant, iar acest lucru nu este bine.
• În weekend, poți să te trezești târziu și să te culci târziu, dar și să te ții de un program trezindu-te și mergând la culcare la aceeași oră (de exemplu, cu o oră sau două mai târziu decât în ​​timpul săptămânii).

Pentru a vă planifica timpul, puteți utiliza un organizator, un blocnotes, o foaie obișnuită de hârtie, un caiet, diverse programe specialeși aplicații. Personal, folosesc Google Calendar, foarte ușor de utilizat. Pe lângă faptul că are o serie de funcții utile, este sincronizat cu dispozitivele mobile, ceea ce înseamnă că este mereu la îndemână, oriunde te-ai afla. În general, în domeniul sincronizării aplicațiilor, Google face pași uriași. Acest lucru facilitează foarte mult munca atunci când toate tipurile de asistenți sunt la îndemână într-un singur cont, care sunt, de asemenea, sincronizați între ei. Nu îmi mai pot imagina că lucrez pe un computer și pe un telefon fără Google Chrome, Calendar, YouTube, Drive, Translator, Google+, Maps, Analitics, Picasa și multe alte servicii utile. De asemenea, vă sfătuiesc să utilizați Wunderlist Super Scheduler

Atât am vrut să vă spun astăzi. Dacă nu îți ții deja jurnalul și nu îți stabilești obiective, începe să o faci imediat și continuă să o faci tot timpul! Sper că cele 10 reguli de aur de mai sus vă vor ajuta să vă planificați timpul și să începeți să faceți mult mai mult.