Come aprire una mostra. Come organizzare una mostra: un processo passo dopo passo

Cari amici! Voglio organizzare una mostra dei dipinti di mio nonno. Ho iniziato a chiamare le gallerie, ma ho riscontrato un problema imprevisto. O tutto è prenotato prima del nuovo anno o i prezzi degli spazi. Prima di regalare la valigia delle finanze estranei, vorrei consultare persone esperte. Ho scelto questo sito perché siete in tanti qui :)

Ci sono dipinti, c'è il loro autore, che presto compirà 90 anni. Non c'è bisogno di vendere qualcosa dei dipinti, la mostra è un regalo per un artista dilettante. Non ha mai tenuto una mostra. Vi prego di darmi qualche consiglio su cosa fare?? È possibile organizzare tutto poco sangue te stesso? Affitta una stanza, appendi le foto. Come viene generalmente fornita la sicurezza? Qual è la camera migliore da affittare? Vale la pena contattare qualcuno? Se si, a chi? Alla galleria, alla casa della cultura o altro. La cosa più importante. Come assicurarsi che alcune persone vadano alla mostra? Considerato.

Probabilmente domande molto stupide, scusa in anticipo! Ho un'idea, ho bisogno di un consiglio.

Forse più avanti pubblicheremo una raccolta di creazioni del nonno su questo sito. Finora, il nonno è scettico su Internet, non capisce perché, agitando le mani. Grazie in anticipo a tutti coloro che si sono iscritti! Se ho fatto qualcosa di sbagliato, per favore perdonami.

* I calcoli utilizzano i dati medi per la Russia

La partecipazione a una fiera può essere a in un buon modo promuovere i propri prodotti, quindi questo tipo di attività è richiesta e l'organizzatore della fiera può contare su un afflusso costante di clienti. Allo stesso tempo, la mostra può coprire completamente tipi diversi attività umana, quindi c'è sempre l'opportunità di trovare qualche nicchia che non è ancora utilizzata dai concorrenti.

Le mostre presentano mostre e relative a sfera economica, Compreso agricoltura, e allo scientifico, e al tecnico, e anche alla cultura. A volte organizzare un evento espositivo diventa la mossa pubblicitaria più efficace, mentre è visitato principalmente da potenziali clienti che possono conoscere i prodotti (e anche i servizi) direttamente sul posto e fare una scelta. Tutto ciò rende il business fieristico promettente e sempre più diffuso.

Tuttavia, nel principali città, di regola, esistono già grandi complessi espositivi ai più noti grandi imprese, e la partecipazione a mostre di questo attore principale diventa la chiave del successo. Ma anche in questo caso, il nuovo arrivato ha la possibilità di conquistare il suo segmento di mercato aprendo una nuova nicchia o giocando sulla fornitura di servizi più redditizi. Non tutti gli imprenditori possono permettersi di partecipare a una grande mostra, perché il prezzo di ingresso è solitamente molto alto per un organizzatore di mostre di successo.

A questo proposito, anche una mostra adeguatamente pubblicizzata sarà in grado di attirare i suoi visitatori, mentre il prezzo della sua organizzazione sarà molto più basso che in un noto complesso. Alcuni imprenditori, soprattutto nel campo dell'arte, organizzano anche appositamente mostre come quella underground, che attira un proprio contingente, certo, diverso da quello principale. Inoltre, un evento del genere può avere ancora più successo di quello conosciuto in tutta la città. In generale, l'organizzazione di mostre è una specie di arte. L'arte della pubblicità. Avendo creatività e un buon concetto di marketing, anche eventi apparentemente poco interessanti possono essere promossi.

Qualsiasi principiante che voglia organizzare mostre ha anche l'opportunità di scegliere lo schema di lavoro più conveniente per lui e, anche con un piccolo capitale iniziale, può entrare in questo mercato relativamente poco libero. Tuttavia, dopo averlo studiato più in dettaglio, diventa chiaro che quasi tutte le possibili nicchie sono occupate solo nelle città di importanza federale (ma anche lì, nel caso di un'idea originale, c'è un'opportunità per guadagnare popolarità), in altre insediamenti di solito ci sono uno o due grandi complessi commerciali ed espositivi, noti a qualsiasi residente della città, e diverse mostre "di interesse", che trattano solo una determinata area o argomento. Cioè, nelle regioni persone creative praticamente nulla impedisce loro di prendere il loro posto, fornendo ai partner e ai loro consumatori qualcosa di nuovo e originale.

L'attività fieristica è un concetto che può combinare diversi tipi di attività correlati, ma leggermente diversi. Una differenza importante è se viene organizzata una fiera o una mostra culturale. Allo stesso tempo, anche imprese economiche possono organizzare una semplice esposizione dei loro oggetti esposti (ad esempio, sviluppi all'avanguardia), il cui scopo è, sebbene attirare l'attenzione sui loro prodotti, ma non venderli. E viceversa, una mostra di pittura, ad esempio, può essere interamente finalizzata alla realizzazione degli oggetti esposti.

Idee pronte per la tua attività

Ma è meglio che un imprenditore cerchi di impegnarsi in tanti opzioni, perché può essere molto difficile attrarre partner pronti ad esporre le loro mostre, soprattutto all'inizio. Successivamente, avendo occupato una certa nicchia e guadagnato un nome, vale la pena pensare a un approccio selettivo a coloro che desiderano partecipare alla mostra. All'inizio, è meglio accettare qualsiasi idea solo se non viene utilizzata attivamente dai concorrenti.

Per iniziare, devi registrarti come soggetto attività imprenditoriale. In questo caso, puoi registrare sia IP che entità, il preferito dei quali è LLC - una società con responsabilità limitata. Ciò è dovuto al fatto che è consentito l'uso di questi moduli sistema semplificato tassazione e versare allo Stato il 15% (dell'utile operativo) o il 6% (del reddito). Per questo, vale la pena destinare circa 20 mila rubli, parte di questo importo andrà direttamente a pagare la tassa statale, parte - ad altre spese burocratiche. In termini di tempo, la procedura di registrazione richiede raramente più di un mese.

Per lavoro si usa il codice (OKPD 2) 82.30 Servizi per l'organizzazione di convegni e fiere, ma puoi anche inserire (OKPD 2) 93.29 Altri servizi di intrattenimento e ricreazione. Nel primo caso, come si evince dalla definizione, sarà possibile lavorare organizzando direttamente eventi di settore, nel secondo caso, offrendo ai visitatori la semplice conoscenza delle mostre. Se non vuoi affrontare tutto da solo Faccende legali, Puoi contattare ditta specializzata, che registrerà l'imprenditore il prima possibile e fornirà anche assistenza legale. Ma, ovviamente, tutto questo non sarà gratuito.

Per ulteriori lavori vale la pena decidere se l'imprenditore avrà i propri locali o affitterà costantemente nuovi siti. Nel primo caso, avrà l'opportunità di gestire completamente il suo edificio, tenere mostre in un momento conveniente per gli affari e persino utilizzare il sito per altri scopi, e non solo per le mostre. Altrimenti, dovrai trovare una nuova stanza per ogni nuovo evento e negoziare con il proprietario l'affitto giornaliero o addirittura orario.

Idee pronte per la tua attività

In questo tipo di attività, è l'ideale quando un uomo d'affari possiede già una grande stanza - almeno 100 m 2, ma anche un sito del genere può essere definito piccolo, perché alcune mostre si svolgono su aree fino a 700 m 2. Quindi l'imprenditore si trova di fronte al compito di attrezzare l'edificio esistente ai fini della propria attività e non sprecare tempo e denaro nella ricerca costante dei locali e nella sistemazione degli stessi. Inoltre, questo è vantaggioso solo se i locali non vengono affittati, perché devi pagare l'affitto mensilmente, e questo sarà uno spreco di denaro in più, perché a volte gli eventi si svolgono ogni pochi mesi. Pertanto, se non si dispone di una propria sede, meglio affittarla direttamente solo per l'evento stesso, affittando i locali già affittati. Ma ci saranno difficoltà con la consegna dell'attrezzatura e la sua installazione.

Il sito stesso dovrebbe trovarsi in aree commerciali o centrali della città, perché i visitatori non andranno in periferia per il bene della mostra (o meglio, molto meno di loro andranno lì). Pertanto, dovresti aspettarti che il costo dell'affitto sarà molto alto. Oggi alle grandi città non è un problema trovare una stanza appositamente affittata a ore per le mostre, mentre 100 m 2 vengono affittati al prezzo di 2mila rubli l'ora. A piccole città questo importo è leggermente inferiore.

Il costo dell'affitto sarà compreso nel costo di ingresso per i partecipanti, quindi, in questo aspetto, l'imprenditore in realtà non rischia i propri fondi, ma un "biglietto d'ingresso" eccessivamente costoso può spaventare molti potenziali partner. Se prendiamo in considerazione esattamente il contratto di locazione a lungo termine, puoi trovare una vasta area (circa 500 m 2) che vale anche fino a 10 mila rubli al mese, ma devi fare affidamento sul fatto che il padrone di casa fornirà letteralmente nudo muri. Tuttavia, per la mostra è ancora più probabile un plus. In alcuni casi (soprattutto nella stagione calda) si possono organizzare mostre all'aperto o in locali non attrezzati (ad esempio in un parcheggio non utilizzato). Di solito in questi casi cercano di più opzioni economiche, perché devono ancora essere costantemente riallestiti ai fini di ogni specifica mostra. Se sono diversi milioni, come già accennato, i locali possono essere completamente riscattati come proprietà. Se fallisce, lo sarà ancora buon investimento fondi, per investire in immobili.

Puoi anche trovare uffici speciali che affittano locali direttamente per eventi. In questo caso, non viene calcolato solo il costo dell'affitto dei locali stessi, ma anche i mobili e le attrezzature forniti dal locatore, che ha a sua disposizione. Di solito si tratta di cose universali, ma in alcuni casi il padrone di casa sarà anche in grado di fornire scaffalature e vetrine, il che evita all'imprenditore di dover portare le proprie - e questo è un notevole risparmio di trasporto e manodopera. In generale, se devi affittare costantemente nuovi locali, dovrai averne uno tuo, anche se piccolo, perché un tale ufficio immagazzinerà non solo equipaggiamento necessario, mobili e altri accessori, ma anche dispositivi speciali che consentono la produzione di materiale promozionale.

Idee pronte per la tua attività

Ciò dovrebbe includere una macchina per la stampa di grande formato (il costo di una macchina è di 400 mila rubli) e le periferiche corrispondenti. L'imprenditore dovrà fare un gran numero di prodotti pubblicitari, e in questo caso non è sempre redditizio collaborare con una tipografia di terze parti. L'attrezzatura di stampa acquistata lo consentirà vista aggiuntiva attività (che possono portare entrate aggiuntive) e stampa autonomamente volantini, striscioni e poster. I partner apprezzeranno questa opportunità, perché per la mostra avranno bisogno di molti materiali stampati per pubblicizzare i loro prodotti e servizi. Poiché nella mente dei partecipanti alla mostra si è sviluppata la convinzione che l'organizzatore si faccia carico di tutta la pubblicità, dobbiamo attenerci a questo. L'importante è chiarire che l'organizzatore pubblicizza direttamente la mostra stessa e il partecipante deve anche occuparsi direttamente della pubblicità dei propri prodotti.

Una tipica catena si presenta così: l'organizzatore trova i partecipanti, quindi i contatti agenzia pubblicitaria, che a sua volta ordina la stampa dei prodotti nella tipografia. Quindi il massimo profitto si può ottenere escludendo del tutto gli ultimi due partecipanti alla filiera, quindi l'attività fieristica prevede anche lo sviluppo della pubblicità e della sua stampa all'interno della stessa produzione. Ma se l'organizzatore non ha fondi sufficienti per creare un'impresa del genere, dovrai rivolgerti agli intermediari.

Molte persone saranno coinvolte nell'organizzazione della mostra stessa. L'imprenditore stesso, magari con i suoi collaboratori, dovrebbe essere interamente impegnato nella ricerca di espositori. Tutto dipende dal formato della mostra che verrà utilizzata. Alcune aziende sono pronte ad allestire una mostra interamente dedicata alle proprie attività. Mostre dedicate ad alcuni zona separata attività, mentre i concorrenti parteciperanno nella stessa area, cercando di attirare visitatori nei loro stand. Come riescono a raggiungere questo obiettivo è compito dei loro artisti, ma insieme all'organizzatore, determinate regole tenere una mostra. Ci sono anche mostre che coprono diverse aree dell'attività umana. Le mostre di opere d'arte meritano una menzione speciale, ma in tali siti si trasformano anche in una merce.

Per far funzionare la mostra, è necessario assumere molti lavoratori ausiliari pronti a portare inventario, installare attrezzature e svolgere altri lavori di alimentazione. È importante che l'esposizione sia organizzata correttamente, perché il visitatore non dovrebbe girarci intorno molto velocemente o perdersi tra gli stand. Di solito, i partecipanti stessi attirano dipendenti che introducono i visitatori alle mostre, tengono quiz ed estrazioni, vendono prodotti o distribuiscono souvenir. Ma i dipendenti dell'organizzatore dovrebbero monitorare l'andamento della mostra e osservarne le regole, se necessario vale anche la pena attirare una società di sicurezza privata per fornire guardie di sicurezza per tutta la durata della mostra, perché i combattenti possono mostrarsi ovunque. Se è prevista musica di sottofondo, trasmissione di qualsiasi materiale e simili, allora è necessario assumere operatori che se ne occupano supporto tecnico. L'organizzatore ha anche l'onere di fornire ai visitatori le condizioni di base, ovvero la presenza di un bagno funzionante e di un buffet, o almeno un distributore automatico. Allo stesso tempo, questo può anche portare un profitto aggiuntivo.

I marketer lavorano costantemente in ufficio, controllano il mercato, identificano le esigenze del mercato e scoprono quali mostre saranno rilevanti nel prossimo futuro, quali mostre saranno tenute dai concorrenti, che tipo di eventi non interessano alla popolazione. Dopo aver determinato il tipo di mostra, devono fornire all'organizzatore un programma per promuovere la mostra. Tuttavia, le tecniche ATL sono buone qui, mentre discutono con i partecipanti che tipo di contingente vogliono vedere alla mostra. Saranno persone comuni, tra le quali ce ne saranno sicuramente almeno alcune interessate, e le altre diventeranno passaparola, saranno potenziali partner commerciali o direttamente pronte all'acquisto dei consumatori. Ma in un modo o nell'altro, in ogni caso, hai bisogno della tua campagna pubblicitaria, che può utilizzare vari metodi.

Una fiera è progettata non solo per fornire ai consumatori i prodotti degli espositori, ma anche per mantenere o migliorare l'immagine dell'azienda, stimolare la crescita delle vendite e persino consentire al produttore di avvicinarsi all'acquirente. Tuttavia, come notato sopra, alcune aziende tendono a mostrare semplicemente i propri successi e partecipare alla mostra solo per mantenere il proprio nome. Alcune mostre in genere esistono per il piacere estetico dei visitatori - si tratta, ovviamente, di mostre di cultura e arte (anche se per alcuni il piacere estetico è quello di osservare prodotti tecnologici avanzati). In proporzione diretta a questo, viene stabilita la fonte di reddito dell'organizzatore.

Più circuito semplice ricevere denaro - quando l'organizzatore riceve un importo fisso per l'organizzazione della mostra. Molto spesso, questo è possibile in collaborazione con un partecipante, che paga semplicemente per la dimostrazione dei suoi prodotti e non mira a vendere il prodotto. Pagherà l'importo pattuito in base al contratto e non richiederà alcuna relazione. È simile all'attività di un'agenzia pubblicitaria.

Forse l'opzione più comune è quando i partecipanti pagano per "l'ingresso" alla mostra, dopodiché detraggono i fondi all'organizzatore a seconda dell'efficacia dell'evento. In questo caso, dopo la mostra, dovrai assumere comparse e analizzatori che forniranno un resoconto dettagliato sul successo dell'evento. E infine, esiste uno schema per cui i biglietti venduti ai visitatori diretti diventano una fonte di reddito. È chiaro che ciò è possibile solo se la mostra fosse di natura culturale e di intrattenimento. Questo è probabilmente lo schema di lavoro più rischioso, perché l'imprenditore potrebbe non ottenere nulla. In alcuni casi, l'imprenditore lavora anche solo per una percentuale della merce venduta dai partecipanti, anche se questo, il più delle volte, non è redditizio per lui.

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Ogni imprenditore si occupa costantemente di questioni come la pubblicità, creando un'immagine positiva dell'azienda e stimolando le vendite, sia all'ingrosso che al dettaglio. Per raggiungere la soglia di efficienza sono necessarie ingenti risorse finanziarie, umane e di tempo. Organizzando una mostra, hai l'opportunità di utilizzare contemporaneamente tutti gli strumenti di marketing di cui sopra in un ambiente appositamente assemblato pubblico di destinazione clienti potenziali. Cioè, alla mostra formi l'immagine della tua azienda e pubblicizzi il prodotto e lo vendi.

Come organizzare una mostra, attirare visitatori, recuperare le spese e realizzare un profitto

Prima di tutto, determineremo che le mostre sono diverse:

Per motivi di vendita (fatto, venduto, bevuto). Molte città hanno già mostre regolari di artigianato (fatto a mano - fatto a mano). Se non lo hai, puoi negoziare con l'amministrazione comunale, altri artigiani e organizzare tali mostre-fiere mensilmente (o settimanalmente) in un determinato luogo. L'ingresso è ovviamente gratuito.
Per lo spettacolo, cioè una mostra classica, per esempio, come. Pagamento dell'affitto e altre spese dai biglietti d'ingresso. Questi eventi non sono economici e richiedono un'organizzazione seria, quindi si svolgono 1-2 volte l'anno.
"Mostrati." Di solito non si tratta di una mostra personale, ma di una partecipazione a una grande città, industria o mostra regionale. soldi veloci lei non porterà. Il suo vantaggio è che la maggior parte dei costi sono pagati dallo stato, ma per ottenere un risultato è necessario tenere conto di molte sottigliezze, quindi un articolo separato sarà dedicato a questo argomento.

L'organizzazione della mostra prevede diversi punti, noti come "Regola 4 R":

Progettazione mostre.
Attirare i visitatori.
Personale.
Ottenere e analizzare i risultati.

Progettazione della mostra

Per organizzare correttamente una mostra e ottenere in definitiva il massimo risultato, devi prima decidere: per quali scopi la stiamo organizzando? L'elenco potrebbe assomigliare a questo:

Trovare clienti – Hai bisogno di nuovi clienti?
Cerca partner: acquirenti all'ingrosso, fornitori di materie prime, società pubblicitarie, ecc.
Cerchi lavoratori assunti - hai intenzione di espandere la tua attività?
Cerca persone che la pensano allo stesso modo, persone con cui hai interessi comuni, che sono preoccupate per gli stessi problemi.
Formazione immagine positiva aziende.
Pubblicità del marchio: sei riuscito a inventarlo?
Recupera il costo dell'organizzazione di un evento e realizza un profitto.

Organizzazione della mostra

Organizzatori. Prima di tutto, è necessario risolvere il problema con gli organizzatori della mostra. Te ne occuperai da solo, coinvolgerai le autorità cittadine o distrettuali o troverai dei partner? Decidi subito chi farà cosa, e questioni finanziarie, e se questi non sono tuoi parenti, allora stipula un contratto scritto.

Camera. La seconda domanda è la ricerca di un luogo. Dipendono dalle dimensioni della mostra in programma, dalla sua direzione e persino dal periodo dell'anno, perché in estate puoi fare molto solo all'aria aperta.

Ora la maggior parte dei musei organizza varie mostre temporanee, quindi se sei impegnato nell'artigianato popolare, puoi negoziare con loro. Un'esposizione abbastanza decente può essere organizzata nella hall dell'hotel, nella casa della cultura o nel nuovo centro commerciale dove non tutte le aree sono state ancora affittate. In generale, ora in ogni città ci sono abbastanza locali liberi che vengono affittati, a volte per la vendita di scarpe, a volte per le fiere delle pellicce.

Esecutori. Qualcuno dovrà mettere in ordine la sala, installare (e poi smontare) gli stand, allestire l'esposizione e mantenerla per tutta la durata della mostra. Nelle grandi città ci sono aziende speciali impegnate in questo, se non ne hai una nella tua città o non hai soldi per questo, allora dovrai fare tutto da solo, attirando amici e parenti.

Pubblicità. Ora prospetti, volantini e libretti verranno stampati per te da qualsiasi tipografia. Assicurati che ci siano tutte le informazioni necessarie per coloro che vogliono trovarti dopo la mostra. Non spendere soldi, un piccolo foglio luminoso di informazioni di base è tutto ciò di cui hai bisogno! Inoltre, dovrai spendere soldi per la pubblicità, che attirerà visitatori alla mostra. Tra circa un mese dovrebbero apparire annunci luminosi sui giornali cittadini e sulla televisione locale. I manifesti dovranno anche essere appesi per le strade. È inoltre necessario distribuire volantini in luoghi affollati e fare pubblicità su Internet. Articoli e messaggi su pagine tematiche, ancora siti tematici, forum e social network, così come mailing list e pubblicità contestuale funzionano meglio sulla rete.

Posizionamento dell'esposizione. Quando creo una mostra, poniti costantemente la domanda: per chi lo sto facendo? Dopotutto, in primo luogo, la mostra dovrebbe essere interessante per tutti i visitatori, cioè per le persone che sono lontane da quello che stai facendo. Dopotutto, i visitatori soddisfatti sono pubblicità gratuita per l'evento. In secondo luogo, dovrebbe essere tale che le persone vogliano acquistare i tuoi prodotti. In terzo luogo, i grossisti e i potenziali partner dovrebbero essere in grado di ottenere rapidamente tutte le informazioni di cui hanno bisogno e dovresti anche ottenere rapidamente informazioni su di loro. Pertanto, al personale deve essere insegnato in anticipo chi dire cosa, quali informazioni fornire e cosa chiedere.

Un esempio di una mostra interessante

Un'opzione interessante per interessare i visitatori è condurre corsi di perfezionamento. Assegna un posto a un artigiano che creerà alcune cose davanti ai visitatori e allo stesso tempo insegnerà a tutti alcuni semplici trucchi.

Non dimenticare di prendere posizione per i bambini. Non importa quale sarà, ad eccezione dei tuoi prodotti: groovy Ferrovia o una gabbia con pappagalli, ma i bambini dovrebbero essere interessati. Questo è uno di buoni incentivi per i visitatori di raccontare ai loro amici la tua mostra e consigliare loro di visitarla.

Come fare soldi in fiera

Vendita di biglietti d'ingresso. L'opzione più semplice, ma non funzionerà se l'intera esposizione può essere percorsa in un paio di minuti. Le persone hanno bisogno di capire per cosa stanno dando i loro soldi.
Vendere i tuoi prodotti. Assicurati di averlo entro l'inizio della mostra buona scorta beni in vendita, compresi quelli economici che i visitatori amano acquistare come ricordo di dove sono stati. E, naturalmente, ci deve essere qualcosa di divertente per i bambini.
Affittare parte dei locali. Se la stanza è grande per te, una parte di essa può essere affittata di più migliore opzione- società di rete (). Queste organizzazioni amano molto i grandi raduni di persone che non hanno fretta di andare da nessuna parte. Inoltre, hanno esperienza in tali lavori, quindi i loro stand e il personale sembreranno piuttosto presentabili.
Se le condizioni lo consentono, puoi organizzare qualcosa come un buffet: una vetrina, una macchina per il caffè e tre tavoli.
Quiz, concorsi, lotteria, ecc. Ecco una delle opzioni che ho trovato su Internet: il materiale pubblicitario viene distribuito gratuitamente agli stand e viene doppiato un quiz SMS, secondo i termini di cui devi rispondere 10 pagati ( invio di SMS) domande. Alla fine di ogni ora vengono sorteggiati preziosi premi tra coloro che hanno risposto correttamente. Il meccanismo è il seguente: il 50% del costo di un messaggio SMS va all'operatore, un altro 25% va al fornitore di contenuti che elabora i messaggi e l'ultimo 25% torna agli organizzatori del quiz. Si scopre che i visitatori non solo sono felici di sistemare i prospetti, ma pagano anche soldi per leggerli attentamente.

Analisi del lavoro

Dopo la fine della mostra, devi sistemare l'esposizione, calcolare entrate e spese, pagare il personale ma, soprattutto, iniziare a lavorare con le informazioni che hai ricevuto durante la mostra. Questo deve essere fatto subito, quindi affida tutte le altre cose agli assistenti e prendi tu stesso i contatti.

In generale, ottenere contatti è una delle funzioni più importanti della mostra. Quindi, fin dall'inizio, imposta lo staff sul fatto che durante il lavoro della mostra dovrebbero ricevere il più possibile grande quantità contatti. Cioè, il loro compito non è solo sorridere e distribuire libretti, ma anche convincere potenziali clienti o partner a lasciare le loro coordinate: telefono, email, biglietto da visita, ecc.

Dopo la mostra, dovrai sederti e lavorare a stretto contatto con ciascuno di loro. Invia lettere di gratitudine a tutti i visitatori che hanno lasciato informazioni su se stessi con parole di gratitudine per il loro interesse per la tua esposizione. È meglio preparare queste lettere in anticipo, anche in preparazione per la mostra. Quindi prometti di contattare il visitatore entro una settimana. Se vuoi che il visitatore ricordi la tua azienda, devi inviargli una lettera entro 48 ore dalla chiusura della mostra.

Dopo aver svolto questo lavoro, puoi effettivamente analizzare i risultati della mostra: cosa ha funzionato e cosa no, vale la pena organizzare tali eventi regolarmente, per quanto tempo e con quale frequenza? Ascolta il personale, i partner e solo i visitatori. Chiedi loro come organizzare una mostra a la prossima volta. Ciò contribuirà a rendere le cose molto migliori in futuro. Chissà, forse la tua mostra diventerà tradizionale e diventerà uno degli eventi annuali più significativi della tua città.

Come organizzare una mostra - perché è necessario + 10 passaggi per organizzare + 4 errori comuni.

Ci sono molti strumenti di marketing per promuovere beni e servizi.

È abbastanza difficile tenerne conto, e ancor di più usarlo alla volta, e non è sempre necessario.

Ma c'è un modo di comunicazione che combina più strumenti di promozione contemporaneamente.

E queste sono mostre familiari per molti.

Nonostante il fatto che molti imprenditori siano già riusciti a valutare l'effetto della loro partecipazione, alcuni hanno ancora paura di partecipare a tali eventi.

E prima di tutto, ciò è dovuto all'ignoranza e all'incomprensione dell'organizzazione dell'intero processo.

Se lo vuoi sapere come organizzare una mostra e ottenere il massimo da esso, quindi continua a leggere questo articolo.

Che cos'è una mostra e perché è necessaria?

La mostra è una delle principali comunicazioni di marketing, che include molte modalità di promozione che si tengono contemporaneamente:

presentazione di prodotti o servizi;
degustazione (se necessaria);
campionamento;
concorsi.

Cosa ottiene alla fine un imprenditore decidendo di partecipare alla mostra:

comunicazione con potenziali acquirenti o clienti;
studiare i concorrenti e confrontarti con loro;
costruire un'immagine positiva della tua azienda;
ricevere nuovi ordini e negoziare contratti di fornitura futuri.

Pertanto, prendendo parte a tali eventi, l'azienda ottiene un'opportunità unica non solo per studiare il possibile mercato di vendita e mostrarsi nella migliore luce, ma anche subito dopo i risultati del lavoro per lavorare sugli errori: migliorare la qualità delle merci , assumere personale più qualificato, impegnarsi in una pubblicità più attiva.

Vantaggi e svantaggi della mostra

Una mostra è uno strumento di marketing piuttosto specifico che ha i suoi vantaggi e svantaggi.

Cominciamo con i bei tempi:

gli organizzatori utilizzano solo pubblicità di alta qualità e su larga scala;
per la maggior parte, un pubblico davvero interessato viene alla mostra;
la partecipazione a tale evento consente all'imprenditore di stabilire nuovi collegamenti con gli enti locali, altre imprese che possono essere fornitori di materie prime, società pubblicitarie;
mantenendo l'immagine della vostra azienda.

Ma insieme ai vantaggi, ci sono anche degli svantaggi:

alto costo di partecipazione;
lunghi tempi di preparazione;
decorazione costosa stand espositivo;
fattore umano (in fiera devono essere inviati solo dipendenti collaudati e formati dell'ufficio marketing).

Come organizzare una mostra: un processo passo dopo passo

Per organizzare una mostra, devi lavorare molto. Gli analisti occidentali affermano che vale la pena dedicare circa un anno alla preparazione, i nostri compatrioti concordano sul fatto che un anno e mezzo sarà abbastanza.

Il processo di partecipazione alla mostra si articolerà in più fasi.

Ecco i principali:

Scegliere la mostra giusta
Stesura di un piano d'azione
Selezione e formazione dei dipendenti che presenteranno il prodotto
Pianificazione del bilancio
Selezione del campione
Sviluppo della dispensa
Decorazione del centro espositivo
Lavori di installazione
Partecipazione diretta
Riassumendo

Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuna delle fasi.

Scelta di una mostra e richiesta di partecipazione

Il dipartimento marketing dell'impresa deve costantemente cercare e studiare informazioni su dove, quando e che tipo di mostre verranno organizzate.

Se sei nuovo a tali eventi, allora, prima di tutto, presta attenzione alle mostre specializzate che si tengono nella tua regione.

Se non c'è nulla di adatto nei prossimi sei mesi, allora vale la pena considerare l'opzione delle esposizioni, dove possono mostrarsi produttori di vari gruppi di merci.

A cosa devi prestare attenzione quando scegli una mostra:

argomento;
numero di partecipanti;
il pubblico di destinazione;
modalità di promozione della mostra;
requisiti per gli stand fieristici dei partecipanti;
Costo di partecipazione.

La presentazione di una domanda e il pagamento per la partecipazione dipendono dalla portata della sua attuazione:

a livello regionale - è necessario contattare direttamente l'organizzatore;
sul federale - per trovare intermediari.

Prepara anche tutto in anticipo. Documenti richiesti, poiché alcuni centri espositivi hanno requisiti severi e selezionano attentamente le imprese partecipanti.

Progettazione della mostra

L'organizzazione di una mostra non funzionerà senza un'attenta pianificazione.

Prima di tutto, devi fare piano del calendario azioni, calcola il budget per capire quanti soldi sei disposto a investire in questo tipo di pubblicità e prepara i dipendenti.

Anche in questa fase, è necessario determinare gli obiettivi principali della partecipazione a un tale evento e concentrarsi su di essi.

Gli obiettivi strategici saranno:

aumento del volume delle vendite;
attrarre nuovi clienti;
ricerca di mercato;
valutazione delle attività dei concorrenti e studio del loro target di riferimento;
cercare nuove connessioni;
condurre trattative preliminari con potenziali clienti.

I compiti tattici sono i seguenti:

determinazione delle dimensioni dello stand;
selezione del campione;
progettazione di uno stand espositivo;
Ricerca luogo adatto per l'installazione di uno stand nel quartiere fieristico.

Selezione dei dipendenti che lavoreranno in fiera

Se il direttore o il proprietario dell'attività è interessato al suo sviluppo, la sua presenza alla mostra è obbligatoria.

In primo luogo, puoi vedere il potenziale mercato di vendita con i tuoi occhi e, in secondo luogo, fare conoscenze commerciali.

Per quanto riguarda il personale che dovrebbe essere direttamente responsabile dell'organizzazione della mostra, sarà collegato all'ufficio vendite o marketing.

Vale la pena inviare specialisti alla mostra che:

"da" e "a" conoscere la merce selezionata,
avere buone capacità comunicative;
potrà vendere il prodotto e descriverne le caratteristiche positive.

Inoltre, lo stand dovrebbe avere un capo della produzione, un capo del reparto marketing o vendite.

Pianificazione del bilancio

Il budget dell'organizzazione della mostra dovrebbe comprendere le seguenti voci di spesa:

quota di partecipazione e locazione di un posto nel quartiere fieristico;
il costo dello stand espositivo (progettazione, trasporto, installazione);
costo dei campioni;
preparazione di dispense;
spese di viaggio e soggiorno dei dipendenti;
spese di forza maggiore.

Selezione di campioni di prodotto

Come campioni, devi utilizzare gli stessi prodotti in vendita.

Chiunque venga allo stand dell'azienda dovrebbe avere la possibilità di provare il prodotto.

Prepara anche alcune unità che puoi dare ai potenziali clienti.

Sulla brochure, assicurati di lasciare tutte le informazioni sul prodotto e i dettagli di contatto dell'azienda.

Preparazione della dispensa

La dispensa deve essere sotto forma di:

volantini con informazioni sull'azienda e sui suoi prodotti;
listino prezzi;
catalogo completo.

Vale la pena notare che i costi saranno piuttosto elevati, quindi non affrettarti a dire addio facilmente alle dispense.

Posiziona una pila di volantini accanto allo stand, ma il listino e il catalogo devono essere riservati a coloro che sono veramente interessati ai prodotti dell'azienda.

Progettazione stand fieristici

La fase più importante nell'organizzazione della mostra è la progettazione dello stand espositivo.

Il successo e l'effetto della partecipazione a un tale evento dipendono da come verrà presentato il prodotto.

Per trasmettere ai visitatori tutte le informazioni necessarie, utilizzare raccomandazioni per la progettazione dello stand per la mostra, in merito ai seguenti punti:

Nome e logo.

Dovrebbero essere visibili e immediatamente evidenti.

Pertanto, assicurati di posizionarli sul supporto.

Non c'è bisogno di far indovinare alla gente quale sia l'impresa nell'angolo giusto.

Puoi anche sviluppare una sorta di slogan orientato al cliente che attirerà immediatamente l'attenzione dei visitatori.

Dovrebbe essere al centro dell'attenzione.

Pertanto, evita il design luminoso dello stand, dove la merce può perdersi.

Dovrebbe anche essere posizionato in modo tale che chiunque possa avvicinarsi da qualsiasi direzione.

Posto in sala.

Prima si richiede la partecipazione alla mostra, maggiori sono le possibilità di affittare un buon posto.

Il maggior successo è il posizionamento dello stand:

a destra dell'ingresso;
nel mezzo della sala;
negli angoli della sala.

Dimensioni del supporto.
Lo stand dovrebbe occupare un terzo dello spazio affittato, il resto dello spazio appartiene ai dipendenti al ritmo di 1,5-2 mq. m.a persona.
Di norma, sono sufficienti 5 secondi affinché una persona catturi la sua attenzione su un determinato supporto e decida di avvicinarsi.
Devi conoscere alcuni "chip" che ti aiuteranno in questa materia.

Quindi, come progettare uno stand espositivo in modo che attiri sicuramente l'attenzione:

stare in piedi può essere forma insolita con un design luminoso, ma allo stesso tempo discreto;
puoi aggiungere una linea di corsa, riprodurre un video sullo schermo con una dimostrazione del prodotto in azione, mettere oggetti in movimento che sono indirettamente legati alle attività dell'azienda;

assicurati di fornire informazioni testuali allo stand stesso e assicurati che lo stand con le dispense non sia vuoto.

Ma è importante che i visitatori abbiano ancora domande a cui i rappresentanti dell'azienda possano rispondere;

se le condizioni degli organizzatori della manifestazione prevedono la locazione grandi aree, quindi non essere avaro e organizza un "isola" con tavolo e sedie.

Cerca di dare al tuo stand un certo stile, lascia che sia conciso e non sovraccaricato con molti articoli e testo extra.

Chiunque preferirebbe sperimentare un prodotto in condizioni reali piuttosto che vederlo in una foto o leggere un sacco di informazioni su di esso.

Lavori di installazione per l'installazione di uno stand nella sala espositiva

È necessario prepararsi in anticipo sulla consegna dello stand espositivo: selezionare e condurre un briefing completo dei dipendenti.

Per l'implementazione dell'installazione e dello smantellamento, è necessario stabilire scadenze chiare: un giorno ciascuna.

Consentire ai dipendenti di rilassarsi può aumentare i costi.

Nei giorni della manifestazione è necessario monitorare la pulizia dello stand e il suo riempimento.

Partecipazione alla mostra e sintesi

Bene, tutte le fasi di come organizzare una mostra sono state completate, resta solo da parteciparvi.

E qui tutto dipende dai dipendenti che condurranno la presentazione.

Ci dovrebbero sempre essere persone allo stand a cui i visitatori possono rivolgersi.
Prima di tutto, vale la pena prestare attenzione agli acquirenti all'ingrosso e poi a quelli al dettaglio.
I potenziali clienti sono invitati a compilare un questionario, al termine del quale viene loro fornito un catalogo con una gamma completa di prodotti e un listino prezzi.

I questionari compilati serviranno come base per riassumere i risultati della mostra.

Possono anche essere utilizzati per tenere traccia di quanti acquirenti sono veramente interessati ai prodotti dell'azienda.

Dopodiché, puoi lavorare sugli errori, oltre a valutare i punti di forza e lati deboli il lavoro svolto.

Alcuni suggerimenti in più su come organizzare una mostra sono raccolti nel video:

I principali errori durante la mostra

Molti non capiscono appieno cosa significhi organizzare una mostra, motivo per cui sorgono molte domande, l'ignoranza delle risposte alle quali porta a risultati negativi.

La mostra è solo lavoro presso lo stand.

Questo non è vero.

Questo è un insieme di azioni coerenti che porteranno al successo.

È importante adottare un approccio responsabile a ogni fase dell'organizzazione: preparazione, partecipazione diretta e sintesi.

La partecipazione alla mostra è solo per il bene della partecipazione.

La direzione dell'impresa deve fissare chiaramente gli obiettivi da raggiungere dalla partecipazione.

L'attenzione principale dovrebbe essere rivettata al supporto.

Anche lo stand più bello e accattivante non salverà se i dipendenti non sono preparati e non sono in grado di comunicare con i clienti.

La mostra è finita, e basta.

Niente è finito finché non è esaurito analisi completa dati ricevuti e non è stato eseguito alcun lavoro sugli errori.

Dopotutto, che senso aveva spendere così tanto tempo e denaro, per non tenere conto delle informazioni ricevute.

Se sei pronto per andare nuovo livello promuovere la tua attività, quindi assicurati di studiare tutte le informazioni relative al problema, come organizzare una mostra.

È davvero molto redditizio e metodo efficace Esprimiti.

Ma senza conoscere alcuni punti, è improbabile che tu possa ottenere uno "scarico" dal lavoro svolto e dai soldi spesi.

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Vieni con un concetto

Se all'improvviso vieni trafitto dal pensiero di aprire la tua mostra, l'importante è calmarti. Pensa con sobrietà all'idea e, soprattutto, al concetto del tuo progetto.

All'inizio di giugno ho chiuso con successo la sessione Programma master Critica d'arte e curatela presso l'Università di San Pietroburgo si è resa conto che l'imminente biennale Manifesta 10 di quest'estate non avrebbe lasciato morire la città per mancanza di arte contemporanea. Ma l'attività curatoriale svettante nell'aria ha suscitato il desiderio di debuttare con un proprio progetto.

L'idea per la mostra è nata quasi subito: il tema dello studio dello spazio urbano mi era vicino, e nella mia memoria sono spuntate diverse opere di artisti familiari. Dopo aver formulato il concept, ho invitato cinque giovani artisti a prendere parte al progetto. Fortunatamente per me, ognuno di loro ha accettato di lavorare con me.

Nel mondo dell'arte contemporanea, ci sono tre pilastri della tua professionalità. La prima è l'esposizione di opere realizzate dall'artista ad hoc per una precisa idea curatoriale. La seconda è una dimostrazione di opere inedite. Bene, la cosa più interessante è la scoperta di nuovi nomi: autori promettenti che non sono stati ancora esposti. Questo è stato il giovane fotografo Oleg Leinov, che ha studiato al fondo FotoDepartament. Inaspettatamente per me stesso, sono riuscito a rispettare tutte queste regole non dette.

Trova un sito

Il prossimo problema scottante per ogni organizzatore di mostre sono le premesse. Naturalmente, un curatore alle prime armi, come me, non dovrebbe contare subito sui muri bianchi di rispettabili gallerie commerciali o sui saloni dell'Ermitage. Non disperate! Contatta i tuoi conoscenti e amici che hanno sedi espositive (durante i tuoi studi hai sviluppato legami professionali?).

Nel mio caso, l'artista e curatore Viktor Kudryashov si è rivelato il più aperto alla cooperazione. Mi ha concesso lo spazio della sua galleria indipendente "Joint Existence" nell'art-cluster di Artmuz per due settimane. Il nome della galleria, tra l'altro, riflette la mia personale convinzione che nel mondo dell'arte contemporanea domestica, molto si basa su legami amichevoli e assistenza reciproca. Prima dell'inaugurazione della mia mostra, ho aiutato Victor nell'organizzazione della sua mostra personale.

Effettuare formazione informativa

Il mio non è andato sprecato. Svelerò a tutti un segreto ben noto: il curatore è anche un PR manager, e un coordinatore, e un responsabile di produzione, e persino un installatore. In altre parole, il multifunzionalismo diventerà il tuo secondo sé.

Ti consiglio di iniziare scrivendo un comunicato stampa, che ho inviato ai media online della città. Non appena le informazioni appaiono sui media, preparati a telefonate e lettere di conoscenti con la richiesta di includere il loro lavoro nella mostra.

Quindi un altro nome è apparso nella mia lista di partecipanti: Sasha Zubritskaya. La sua serie “The Law of Paired Cases”, dedicata alla sistematizzazione di molti graffiti tag trovati in diverse città europee, rifletteva fedelmente il concept della mostra.

Avvisare la comunità artistica

La data di apertura si avvicinava inesorabilmente, ed era necessario avvisare personalmente la comunità artistica e gli amici dell'imminente evento. Usa sia le tecnologie digitali che il vecchio modo: gli inviti di carta.

Un buon amico ha condiviso con me il ruolo di designer, e insieme abbiamo creato dei biglietti d'invito, che sono stati poi distribuiti nei giorni di apertura di altre mostre. Facebook è il modo principale per diffondere informazioni. Avvia un evento con lo stesso nome, aggiungi informazioni sugli artisti e le loro opere presentate in mostra. A proposito di testi: il testo curatoriale è l'ambito del lavoro a cui occorre dedicare tempo sufficiente. È in essa che il curatore può spiegare la sua intenzione e dimostrare che ogni opera nello spazio espositivo non è apparsa per caso, ma è elemento di un'idea verificata. Ho creato una piccola spiegazione per ciascuno dei sei partecipanti, in cui spiego come questo o quell'opera si relaziona alla mostra nel suo insieme.

Strappa il montaggio

Il traguardo prima dell'inaugurazione è l'installazione dell'esposizione. Abbiamo iniziato due giorni prima della mostra e la difficoltà principale è stata che tre dei sei artisti non erano a San Pietroburgo in quel momento. Così ho dovuto inventare un sistema per appendere le grafiche di Asya Marakulina, che si è recata da sola in una residenza artistica in Belgio. L'artista ha stabilito una discreta condizione: la carta non può essere incollata o perforata.

Raccomando un design semplice di badge ordinari e nastro biadesivo. Inoltre, preparati al fatto che l'installazione è una delle fasi che richiedono più tempo. E in generale per vigilare arte Moderna- Si autoperfora, si incolla e si vernicia.

Nel mio caso, si è allungato fino alle ultime ore prima dell'apertura. L'unico pensiero nella mia testa era: "Non valeva la pena stappare ieri sera una bottiglia di spumante tra quelli che sono stati preparati per il giorno dell'inaugurazione". L'artista Sasha Zubritskaya ha suggerito per la sua serie idea originale ricreare un frammento dell'ambiente urbano nella galleria: ha attaccato il suo lavoro con i magneti fogli accartocciati metallo trovato nel cortile sul retro del soppalco.

Passa al vernissage

Il tocco finale è cambiare l'aspetto delle "giornate di lavoro del curatore" in "bella vita artistica". Ho passato l'ultima ora prima dell'inaugurazione a controllare la prontezza di tutte le mostre, ho regolato il livello sonoro nella video arte di Viktor Kudryashov e l'artista Evgenia Machneva ha perfezionato l'aspetto del suo traliccio di sette metri, dedicato al percorso del tram n. 36.

Dieci minuti alle sette: verso lo spumante nei bicchieri. Alle sette arrivano gli ospiti più puntuali, tra cui i miei genitori - naturalmente con un bouquet. Debutto comunque.

"Joint Existence" si riempie progressivamente di ospiti: artisti, curatori e critici d'arte, amici e semplici spettatori. Secondo le leggi di un evento sociale, flirto tra i visitatori, presento tutti e conosco personalmente le persone. Il mio discorso di accettazione non pianificato era un segno di un curatore alle prime armi e sicuramente non lo ripeterò la prossima volta. Per due ore c'è stata una comunicazione attiva in galleria, tutti erano interessati agli autori, c'erano domande sui prezzi e io ho agito spontaneamente come gallerista. La mia prima mostra è stata aperta e sembra avere successo, ma me ne rendo conto solo il giorno dopo, quando arrivo in una galleria deserta e mi siedo per lavorare all'interno della mia mostra.