Nella redazione di documenti organizzativi e amministrativi (ordini, protocolli, atti, ecc.), vengono eseguite azioni gestionali standard relative al coordinamento, alla firma, all'approvazione di tali documenti, portandoli all'attenzione dei dipendenti dietro ricevuta. Allo stesso tempo, sui documenti vengono apposte iscrizioni standard: firma, timbro di approvazione, visti per approvazione e familiarizzazione. Le iscrizioni separate sono chiamate i dettagli del documento e ne influenzano la forza legale, e pertanto richiedono una corretta esecuzione in conformità con le normative applicabili. È importante sottolineare che le regole per il rilascio dei dati individuali sono comuni per tipi diversi documenti organizzativi e amministrativi.

GOST R 6.30-97 stabilisce quanto segue composizione dei dettagli ORDINE 27:

01 - Emblema di Stato della Federazione Russa;

02 - stemma del soggetto Federazione Russa;

03 - emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);

04 - codice organizzazione;

05 - codice modulo documento;

06 - nome dell'organizzazione;

07 - dati di riferimento sull'organizzazione;

08 - nome del tipo di documento;

09 - data del documento;

10 - numero di registrazione del documento;

Timbro di approvazione del documento;

Approvazione del documento di visto;

1. Marchio della certificazione della copia;

   Segna sull'esecutore;

   Una nota sull'esecuzione del documento e la sua direzione nel caso;

Una nota sulla ricezione del documento da parte dell'organizzazione;

Identificativo della copia elettronica del documento 28 .

Ogni documento ha una serie individuale di dettagli, che ne riflette le caratteristiche e lo scopo nel processo di gestione. Allo stesso tempo, i dettagli individuali sono assolutamente obbligatori per ogni documento, indipendentemente dal tipo e dalla varietà. L'assenza di tali dettagli nel documento lo priva di forza legale. Per obbligatorio per tutti i mandati i dettagli comprendono: nome dell'ente, data del documento, numero di matricola, testo, firma.

Altri dettagli sono richiesti per alcuni tipi di documenti. Ad esempio, per le lettere sono necessari: dati di riferimento sull'organizzazione, il destinatario, una nota sull'esecutore e per gli ordini: il nome del tipo di documento e il luogo della sua pubblicazione.

I requisiti richiesti includono permanente, che non cambiano affatto (ad esempio: il nome del tipo di documento) o per lungo tempo (ad esempio: il nome dell'organizzazione, dati di riferimento sull'organizzazione).

Tuttavia, molti dettagli non possono essere costanti e cambiano continuamente in tutto o in parte (ad esempio: la data del documento, il titolo del testo, il testo, la nota sull'artista, ecc.).

Quando si redigono documenti, i dettagli sono raggruppati in tre parti principali in cui qualsiasi documento può essere suddiviso condizionatamente: intestazione, contenuto e design.

intestazione la parte è l'inizio del documento, che contiene informazioni sull'organizzazione (l'autore del documento) e dati primari sul documento stesso (requisiti 01-16).

decorare parte - una serie di dettagli che confermano l'autenticità del documento e l'affidabilità delle informazioni in esso contenute (dettagli 21-24). Nella parte di formattazione del documento sono presenti anche segni di cancelleria ausiliari sui documenti che facilitano il lavoro con essi (dettagli 25-29).

La parte principale del documento, ovviamente, è il contenuto, ad es. testo o tabella, questionario, che riflette il significato e lo scopo del documento per il quale è stato compilato. Tuttavia, non bisogna trascurare l'intestazione e soprattutto le parti di formattazione, grazie alle quali il documento acquista valore legale. La preparazione di qualsiasi documento, quindi, consiste sempre in due processi correlati: la preparazione del testo (lavoro sul contenuto) e l'esecuzione del documento - dando forza legale al documento.

Uno studio della pratica delle organizzazioni moderne mostra che non tutti i supporti cartacei con informazioni registrate su di esso possono essere definiti documenti. E la ragione principale di ciò, di norma, è l'assenza o la progettazione errata di alcuni dettagli del documento. A questo proposito, ogni specialista che lavora con documenti ufficiali dovrebbe essere ben consapevole delle regole per la progettazione di tutte le iscrizioni previste da GOST R 6.30-97 su documenti organizzativi e amministrativi, nonché dei metodi per organizzare i dettagli dell'ORD e le dimensioni dei campi a loro riservati (vedi diagrammi 1 e 2 ).

Schema 1

Tutti i documenti presentati nel catalogo non sono la loro pubblicazione ufficiale e sono destinati esclusivamente a scopo informativo. Le copie elettroniche di questi documenti possono essere distribuite senza alcuna restrizione. Puoi pubblicare informazioni da questo sito su qualsiasi altro sito.

STANDARD DI STATO DELLA FEDERAZIONE RUSSA

SISTEMI DI DOCUMENTAZIONE UNIFICATI

SISTEMA UNIFICATO DELLA DOCUMENTAZIONE ORGANIZZATIVA E AMMINISTRATIVA

REQUISITI DEL DOCUMENTO

GOST R 6.30-97

GOSSSTANDART DELLA RUSSIA

Mosca

Prefazione

1. SVILUPPATO dall'Istituto di ricerca panrusso di documentazione e archiviazione (VNIIDAD) del Servizio archivistico federale della Russia.

RAPPRESENTATO dal Servizio archivistico federale della Russia.

INTRODOTTO dal dipartimento scientifico e tecnico dello standard statale della Russia.

3. PRESENTATO PER LA PRIMA VOLTA.

STANDARD DI STATO DELLA FEDERAZIONE RUSSA

Data di introduzione 1998-07-01

1 AREA DI UTILIZZO.

Questo standard si applica ai documenti organizzativi e amministrativi relativi al Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa (USORD) - risoluzioni, ordini, ordini, decisioni, protocolli, atti, lettere, ecc. (di seguito denominati documenti) inclusi nell'All- Classificatore russo attività di gestione(OKUD) (classe 0200000) e utilizzato nelle attività:

autorità federali potere statale, autorità pubbliche delle entità costitutive della Federazione Russa, comprese le entità costitutive della Federazione Russa, che, insieme alla lingua russa come lingua nazionale dello stato, hanno organi di autogoverno locale;

Imprese, organizzazioni e loro associazioni, indipendentemente dalla forma di proprietà e dalla forma giuridica.

Tale norma stabilisce: la composizione del dettaglio dei documenti; requisiti per la registrazione dei dettagli dei documenti; requisiti per moduli e documenti; requisiti per la fabbricazione, la contabilità, l'uso e l'archiviazione dei moduli con la riproduzione dell'emblema di stato della Federazione Russa, emblemi delle entità costituenti della Federazione Russa.

I layout dettagliati sono riportati nell'Appendice A; moduli campione di documenti - in Appendice B.

2. COMPOSIZIONE DEL DETTAGLIO DEI DOCUMENTI.

2.1. Durante la preparazione e l'elaborazione dei documenti, vengono utilizzati i seguenti dettagli:

01 - Emblema di Stato della Federazione Russa;

02 - emblema del soggetto della Federazione Russa;

03 - emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);

04 - codice organizzazione;

05 - codice modulo documento;

06 - nome dell'organizzazione;

07 - dati di riferimento sull'organizzazione;

08 - nome del tipo di documento;

09 - data del documento;

10 - numero di registrazione del documento;

12 - luogo di compilazione o pubblicazione del documento;

13 - timbro di limitazione dell'accesso al documento;

14- destinatario;

15 - timbro di approvazione del documento;

16 - risoluzione;

17 - titolo del testo;

18 - segno di controllo;

19 - testo del documento;

20 - un segno sulla presenza dell'applicazione;

21 - firma;

22 - timbro di approvazione del documento;

23 - visti di approvazione del documento;

24 - stampa;

25 - un segno sulla certificazione di una copia;

26 - segno sull'esecutore;

27 - una nota sull'esecuzione dell'atto e la sua direzione nel caso;

28 - un segno sulla ricevuta del documento da parte dell'organizzazione;

29 - identificatore della copia elettronica del documento.

(Edizione modificata, Rev. No. 1)

2.2. Escluso, Cambia. N. 1

2.3. Escluso, Cambia. N. 1

3. OBBLIGHI PER LA REGISTRAZIONE DETTAGLI DOCUMENTI.

3.1. L'emblema di Stato della Federazione Russa è apposto sui moduli dei documenti in conformità con il Regolamento sull'emblema di Stato della Federazione Russa.

3.2. Lo stemma del soggetto della Federazione Russa sarà apposto sui moduli dei documenti in conformità con atti giuridici sudditi della Federazione Russa.

3.3. L'emblema dell'organizzazione o il marchio (marchio di servizio) sarà apposto sulla carta intestata delle organizzazioni in conformità con lo statuto (regolamento sull'organizzazione).

L'emblema non è riprodotto su carta intestata se contiene l'emblema di Stato della Federazione Russa o lo stemma di un suddito della Federazione Russa.

3.4. Il codice dell'organizzazione è stabilito secondo Classificatore tutto russo imprese e organizzazioni (OKPO).

3.5. Il codice del modulo del documento è apposto secondo il classificatore tutto russo della documentazione di gestione (OKUD).

3.6. Il nome dell'organizzazione che è l'autore del documento deve corrispondere al nome fissato nei suoi documenti costitutivi.

Sopra il nome dell'organizzazione indicare il nome abbreviato e, in sua assenza, il nome completo dell'organizzazione madre.

I nomi delle organizzazioni delle entità costitutive della Federazione Russa, che, insieme alla lingua russa come lingua di stato, sono stampati in due lingue: russo e nazionale.

Il nome abbreviato dell'organizzazione è dato nei casi in cui è sancito nei documenti costitutivi dell'organizzazione. Il nome abbreviato (tra parentesi) è posto sotto il nome completo.

Nome su lingua straniera riprodotta nei casi in cui è sancita dallo statuto (regolamento sull'organizzazione). Il nome in una lingua straniera è posto sotto il nome in russo.

Il nome della filiale, sede territoriale, ufficio di rappresentanza, divisione strutturale dell'ente è indicato se è l'autore del documento, ed è posto sotto il nome dell'ente.

3.7. I dati di riferimento sull'organizzazione includono: indirizzo postale; numeri di telefono e altre informazioni a discrezione dell'organizzazione (numeri di fax, numeri di telex, conti bancari, indirizzo E-mail e così via.).

3.8. Il nome del tipo di documento redatto o pubblicato dall'organizzazione è regolato dallo statuto (regolamento sull'organizzazione) e deve corrispondere ai tipi di documenti previsti da USORD e OKUD (classe 0200000).

La lettera non indica il nome del tipo di documento.

(Edizione modificata, Rev. No. 1)

3.9. La data del documento è la data della sua firma o approvazione, per il protocollo - la data della riunione (decisionale), per l'atto - la data dell'evento. Se più organizzazioni sono gli autori del documento, la data del documento è l'ultima data della firma.

La data del documento è redatta in numeri arabi nella seguente sequenza: giorno del mese, mese, anno. Il giorno del mese e il mese sono scritti come due coppie di numeri arabi separati da un punto; anno - quattro numeri arabi. Ad esempio, la data 5 gennaio 2000 deve essere immessa come 01/05/2000.

È consentito un modo verbale-numerico di registrazione della data, ad esempio: 5 gennaio 2000, nonché la registrazione della data nella seguente sequenza: anno, mese, giorno del mese, ad esempio: 2000.01.05.

(Edizione modificata, Rev. No. 1)

3.10. Il numero di registrazione del documento è costituito dal suo numero di serie, che può essere integrato a discrezione dell'organizzazione con un indice dei casi in base alla nomenclatura dei casi, informazioni sul corrispondente, esecutori, ecc.

Il numero di registrazione di un documento redatto congiuntamente da due o più organizzazioni è costituito dai numeri di registrazione del documento di ciascuna di tali organizzazioni, separati da una barra nell'ordine in cui gli autori sono indicati nel documento.

3.12. Il luogo di compilazione o pubblicazione del documento è indicato se è difficile determinarlo dai dettagli "Nome dell'organizzazione" e "Dati di riferimento sull'organizzazione". Il luogo di compilazione o pubblicazione è indicato tenendo conto della ripartizione amministrativo-territoriale accettata e comprende solo le abbreviazioni generalmente accettate.

3.13. Il timbro di restrizione dell'accesso all'atto (segreto, confidenziale, ecc.) è apposto senza virgolette sul primo foglio dell'atto, e può essere integrato con i dati previsti dalla normativa sulle informazioni classificate come segreto di Stato e informazioni riservate .

3.14. I destinatari possono essere organizzazioni, loro suddivisioni strutturali, funzionari o individui. Quando si indirizza un documento a un funzionario o a un individuo le iniziali compaiono prima del cognome. Il nome dell'organizzazione e della sua unità strutturale è indicato nel caso nominativo. Ad esempio (di seguito nel testo dello standard e nell'Appendice B, esempi di nomi di organizzazioni, i loro dati di riferimento, ecc. Sono condizionali):

Ministero della Giustizia della Russia

Dipartimento di sistematizzazione

legislazione

La posizione della persona a cui è indirizzato l'atto è indicata nel caso dativo, ad esempio:

CJSC "Bolshevsky Textile"

Contabilità

Economista anziano

COME. Nikolaev

Presidente del CJSC

"Fabbrica di porcellane Lomonosov"

IN E. Petrov

Se il documento viene inviato a più organizzazioni omogenee oa più divisioni strutturali di un'organizzazione, allora dovrebbero essere indicate in modo generalizzato, ad esempio:

Amministrazioni distrettuali

La regione di Mosca

La composizione del requisito "Indirizzo", se necessario, può includere un indirizzo postale. Gli elementi dell'indirizzo postale sono specificati in sequenza, stabilito dalle regole fornitura di servizi postali.

È consentito centrare ogni riga dell'attributo "Indirizzo" rispetto alla riga più lunga. Per esempio:

Presidente dell'associazione dei giardinieri

"Mozhaisk ha dato"

VA Bunev

Il documento non deve contenere più di quattro destinatari. La parola "Copia" prima del secondo, terzo, quarto destinatario non è indicata. In Di più destinatari costituiscono la lista di distribuzione del documento.

Se la lettera è indirizzata a un'organizzazione, indicarne il nome, quindi l'indirizzo postale, ad esempio;

Ricerca scientifica tutta russa

Tel Istituto di scienza dei record

e archiviazione

101000, Mosca, Centro,

Vicolo Milyutinsky, 7a

Quando si indirizza un documento a una persona fisica, indicare l'indirizzo postale, quindi il cognome e le iniziali del destinatario, ad esempio:

301264, regione di Tula,

Distretto di Kireevsky, Lipki,

st. Sadovaya, m.5, apt. 12

IP Kalinin

(Edizione modificata, Rev. No. 1)

3.15. Il documento è approvato da un funzionario (funzionari) o da un documento appositamente rilasciato. Quando un documento è approvato da un funzionario, il timbro di approvazione del documento deve essere composto dalla parola APPROVO (senza virgolette), dal titolo della persona che approva il documento, dalla sua firma, dalle iniziali, dal cognome e dalla data di approvazione, ad esempio:

APPROVARE

Amministratore delegato

CJSC "Bolshevsky Textile"

Firma personale I. V. Sergeev

Nell'attributo “Timbro di approvazione” del documento è consentito centrare gli elementi relativi alla riga più lunga, ad esempio:

APPROVARE

Amministratore delegato

CJSC "Bolshevsky Textile"

Firma personale I. V. Sergeev

Quando un documento è approvato da più funzionari, le loro firme sono poste allo stesso livello.

Quando un documento è approvato da una risoluzione, decisione, ordine, protocollo, il timbro di approvazione è costituito dalla parola APPROVATO (APPROVATO, APPROVATO o APPROVATO), il nome del documento di approvazione in strumentale, le sue date, i numeri. Per esempio:

APPROVATO

Con decisione dell'assemblea generale

Azionisti del 15.08.2000 n. 14

APPROVATO

Ordine del Presidente

Consiglio di banca

del 01.02.2000 n. 82

Il timbro di approvazione del documento si trova a destra angolo superiore documento.

(Edizione modificata, Rev. No. 1)

3.16. La delibera è scritta sul documento dal funzionario competente e include i nomi degli esecutori, il contenuto dell'ordine, il termine per l'esecuzione, la firma e la data, ad esempio:

A. V. Zaitseva

PS Nikitin

Si prega di preparare un progetto

accordo generale

con la ditta "HITEK" entro il 21.12.2000

Firma personale

È consentito emettere una risoluzione su un foglio separato.

3.17. L'intestazione del testo include riepilogo documento. L'intestazione è coerente con il nome del tipo di documento.

Il titolo può rispondere a domande come:

su cosa (su chi)?, ad esempio:

Ordine sull'istituzione di una commissione di attestazione;

cosa (chi)?, ad esempio:

Descrizione del lavoro del segretario-referente.

Al testo di atti redatti su carta intestata di formato A5, l'intestazione può essere omessa.

3.18. Un segno di controllo è un segno di controllo sull'esecuzione di un documento, che è indicato dalla lettera "K", dalla parola o dal timbro "Controllo".

3.19. Il testo del documento è redatto in russo o nella lingua nazionale in conformità con la legislazione della Federazione Russa e delle entità costitutive della Federazione Russa sulle lingue di Stato. I testi dei documenti sono scritti solo in russo al momento dell'invio:

Alle autorità statali federali, alle autorità statali delle entità costitutive della Federazione Russa;

Alle imprese, organizzazioni e loro associazioni che non sono sotto la giurisdizione di questa entità costitutiva della Federazione Russa o situate sul territorio di altre entità costitutive della Federazione Russa.

I testi dei documenti sono redatti sotto forma di questionario, tabella, testo collegato o sotto forma di una combinazione di queste strutture.

Quando si compila un testo sotto forma di questionario, i nomi delle caratteristiche dell'oggetto caratterizzato dovrebbero essere espressi da un sostantivo al caso nominativo o da una frase con un verbo di seconda persona plurale al presente o al passato ("avere", "proprio", o "erano", "erano", ecc.) .). Le caratteristiche espresse verbalmente devono essere coerenti con i nomi dei segni.

Le colonne e le righe della tabella devono avere intestazioni espresse da un sostantivo al nominativo. I sottotitoli di colonne e righe devono essere coerenti con le intestazioni. Se la tabella è stampata su più pagine, le colonne della tabella devono essere numerate e nelle pagine successive vengono stampati solo i numeri di queste colonne.

Il testo collegato è tipicamente composto da due parti. Nella prima parte sono indicati i motivi, i motivi, gli obiettivi per la compilazione del documento, nella seconda (finale) - decisioni, conclusioni, richieste, suggerimenti, raccomandazioni. Il testo può contenere una parte finale (ad esempio, ordini - una parte amministrativa senza dichiarazione; lettere, dichiarazioni - una richiesta senza spiegazione; certificati, promemoria - una valutazione dei fatti, conclusioni).

Nel testo di un documento preparato sulla base di documenti di altre organizzazioni o documenti precedentemente pubblicati, sono indicati i loro dettagli: il nome del documento, il nome dell'organizzazione - l'autore del documento, la data del documento, il numero di registrazione del documento, l'intestazione del testo.

Se il testo contiene diverse decisioni, conclusioni, ecc., allora dovrebbe essere diviso in sezioni, sottosezioni, paragrafi, che sono numerati in numeri arabi.

Nei documenti amministrativi (ordini, istruzioni, ecc.) delle organizzazioni che operano secondo i principi dell'unità di comando, nonché nei documenti indirizzati alla direzione dell'organizzazione, il testo dovrebbe essere presentato in prima persona singolare(“Ordino”, “Offro”, “Chiedo”).

Negli atti amministrativi degli organi collegiali il testo è riportato alla terza persona singolare (“decide”, “deciso”).

Negli atti amministrativi comuni il testo è indicato in prima persona plurale("ordiniamo", "deciso").

Il testo del protocollo è espresso alla terza persona plurale ("ascoltato", "parlato", "deciso").

Nei documenti che stabiliscono i diritti e gli obblighi delle organizzazioni, le loro divisioni strutturali (regolamenti, istruzioni), nonché contenenti una descrizione, valutazione di fatti o conclusioni (atto, certificato), utilizzare la forma di presentazione del testo dalla terza persona singolare o plurale ("il dipartimento svolge funzioni", "l'associazione comprende", "la commissione ha istituito").

Nelle lettere sono utilizzate le seguenti forme di presentazione:

Dalla prima persona plurale ("per favore invia", "invia a titolo oneroso"),

Dalla prima persona singolare (“lo ritengo necessario”, “vi chiedo di evidenziare”);

Dalla terza persona singolare ("al ministero non importa", "VNIIDAD lo ritiene possibile"),

3.20. Un segno sulla presenza dell'applicazione citata nel testo è composto come segue:

Applicazione: per 5 litri. in 2 copie.

Se il documento ha un'applicazione non nominata nel testo, indicarne il nome, il numero di fogli e il numero di copie; se sono presenti più applicazioni, vengono numerate, ad esempio:

Appendice: 1. Regolamento del Dipartimento Regionale Crediti per 5 p. in 1 copia.

2. Norme per la redazione e l'esecuzione degli atti della Direzione Regionale dei Crediti per 7 fogli. in 2 copie.

Se le domande sono rilegate, il numero di fogli non è indicato.

In appendice al documento amministrativo sul suo primo foglio in alto a destra scrivono "Allegato" indicando il nome del documento amministrativo, la sua data e il numero di registrazione, ad esempio:

Appendice 2

all'ordine del Direttore dell'Istituto

del 15.06.2000 n. 319

Se al documento è allegato un altro documento, che ha anche un allegato, il segno sulla presenza della domanda è redatto come segue:

Addendum: lettera dell'Archivio federale del 14.06.2000 n. 02-4/156 e un allegato ad essa, 30 fogli in totale.

Se la domanda non viene inviata a tutti gli indirizzi indicati nel documento, viene contrassegnata la sua presenza come segue:

Applicazione: per 3 litri. in 5 copie. al primo indirizzo.

L'espressione "APPENDICE No." può essere stampata lettere maiuscole, oltre a centrare questa espressione, il nome del documento, la sua data e il numero di registrazione rispetto alla riga più lunga, ad esempio:

APPENDICE N. 2

all'ordine del Direttore dell'Istituto

15.06.2000 № 19

(Edizione modificata, Rev. No. 1)

3.21. La composizione della "Firma" richiesta include: il nome della posizione della persona che ha firmato il documento (completo, se il documento non è emesso sul modulo del documento, e abbreviato - sul documento, emesso sul modulo) ; firma personale; decodifica della firma (iniziali, cognome), ad esempio:

Quando si emette un documento su un modulo ufficiale la posizione di questa persona non è indicata nella firma.

Nell'attributo "Firma" è consentito centrare la posizione di chi ha firmato il documento, rispetto alla riga più lunga. Per esempio:

Direttore esecutivo

CJSC "Partner"Firma personale N.A. Fedorov

Quando un documento è firmato da più funzionari, le loro firme sono poste una sotto l'altra nella sequenza corrispondente alla posizione ricoperta, ad esempio:

Quando un documento è firmato da più persone di pari posizione, le loro firme sono poste allo stesso livello, ad esempio:

Vice Ministro della Giustizia della Federazione Russa		Vice Ministro delle Finanze della Federazione Russa
	VM Stepanov		A. P. Mironov

I documenti redatti dalla commissione indicano non le posizioni delle persone che firmano il documento, ma i loro doveri come membri della commissione secondo la distribuzione, ad esempio:

Il documento può essere firmato da un funzionario facente funzione indicando la sua effettiva posizione e cognome. Allo stesso tempo, non è consentito inserire la preposizione "Per", l'iscrizione manoscritta "Vice". o una barra prima del titolo di lavoro.

(Edizione modificata, Rev. No. 1)

3.22. Il timbro di approvazione del documento è costituito dalla parola CONCORDATO, la posizione della persona. con cui è concordato il documento (compreso il nome dell'organizzazione), firma personale, decodifica della firma (iniziali, cognome) e la data di approvazione, ad esempio:

CONCORDATO

Rettore dell'Accademia finanziaria

sotto il governo della Federazione Russa

Firma personale di A. G. Gryaznov

Se l'approvazione è effettuata con lettera, protocollo, ecc., il timbro di approvazione è redatto nella seguente forma:

CONCORDATO

Lettera dell'Accademia Russa

Scienze mediche

del 30 ottobre 2000 n. 451-805

CONCORDATO

Un protocollo di un incontro

Consiglio di assicurazione

compagnia "Pianeta"

del 21/06/2000 n. 10

3.23. L'approvazione del documento viene rilasciata con un visto, compresa la firma e la posizione della persona che approva il documento, la decodifica della firma (iniziali, cognome) e la data della firma. Per esempio:

Responsabile dell'ufficio legale

Firma personaleA.S. Orlov

Se ci sono commenti sul documento, il visto viene rilasciato come segue:

Commenti allegati

Responsabile dell'ufficio legale

Firma personaleA.S. Orlov

I commenti sono riportati su un foglio separato, firmato e allegato al documento.

Per un documento il cui originale rimane presso l'organizzazione, i visti sono apposti in fondo al retro dell'ultima pagina del documento originale.

Per un documento, il cui originale è inviato dall'organizzazione, i visti sono apposti nella parte inferiore del lato anteriore della copia del documento inviato.

È possibile emettere un documento di visto su un foglio di approvazione separato.

E' consentita, a discrezione dell'organizzazione, l'approvazione foglio per foglio del documento e la sua applicazione.

(Edizione modificata, Rev. No. 1)

3.24. Il sigillo attesta l'autenticità della firma di un funzionario sui documenti previsti da apposito regolamenti attestare i diritti delle persone fissando fatti relativi alle risorse finanziarie.

I documenti sono certificati dal sigillo dell'organizzazione.

3.25. Nell'attestare la conformità di una copia di un documento all'originale, sotto la richiesta "Firma" apporre: la dicitura di certificazione "Corretto"; la posizione della persona che ha certificato la copia; firma personale; decodifica della firma (iniziali, cognome); data di certificazione, ad esempio:

Ispettore Dipartimento del Personale Firma personale M.V. Koloskov

È consentito certificare una copia del documento con un sigillo, determinato a discrezione dell'organizzazione.

3.26. Il segno sull'esecutore comprende il cognome (o cognome, nome, patronimico) dell'esecutore dell'atto e il suo numero di telefono. Una nota sull'esecutore è posta sulla parte anteriore o posteriore dell'ultimo foglio del documento nell'angolo in basso a sinistra, ad esempio:

3.27. Il contrassegno sull'esecuzione dell'atto e sul suo deposito in causa comprende i seguenti dati: un riferimento alla data e al numero del documento che ne attesta l'esecuzione, o in mancanza di tale documento brevi informazioni sulle prestazioni; le parole "In affari"; numero della pratica in cui verrà conservato il documento.

Una nota sull'esecuzione dell'atto e la sua presentazione al caso deve essere firmata e datata dall'esecutore dell'atto o dal capo dell'unità strutturale in cui l'atto è stato eseguito.

3.28. Il segno al ricevimento del documento da parte dell'organizzazione contiene il numero di serie e la data di ricezione del documento (se necessario - ore e minuti).

È consentito contrassegnare la ricevuta del documento nell'organizzazione sotto forma di timbro.

3.29. L'identificativo della copia elettronica del documento è un segno (piè di pagina) posto nell'angolo inferiore sinistro di ciascuna pagina del documento e contenente il nome del file sul supporto della macchina, la data e altri dati di ricerca stabiliti nell'organizzazione.

(Edizione modificata, Rev. No. 1)

4. REQUISITI PER LA FORMULA DEGLI ATTI E LA FORMULAZIONE DEGLI ATTI.

4.1 I documenti sono realizzati su moduli.

Sono stabiliti due formati principali di moduli di documento: A4 e A5; è consentito utilizzare moduli di formati A3 e A6 in conformità con GOST 9327.

Ogni foglio del documento, emesso sia sul modulo che senza, deve avere margini di almeno, mm:

20 - a sinistra;

10 - giusto;

15 - superiore;

20 - in basso.

(Edizione modificata, Rev. No. 1)

4.2. I moduli dei documenti devono essere realizzati su carta bianca o carta di colore chiaro. I moduli possono essere prodotti in modo tipografico, con l'ausilio di strumenti di stampa operativi, o riprodotti con l'ausilio della tecnologia informatica direttamente durante la produzione di un determinato documento. L'eccezione sono le carte intestate di organizzazioni con l'immagine dell'emblema di stato della Federazione Russa o gli stemmi delle entità costitutive della Federazione Russa, la cui procedura di fabbricazione è indicata nella sezione 5.

4.3. Le forme dei documenti sono progettate in conformità con l'Appendice A. Le linee continue indicano i confini fissi delle zone per l'ubicazione dei dettagli, la linea tratteggiata - variabili. Ogni zona è determinata dall'insieme di dettagli inclusi in essa.

4.4. Esistono due opzioni per la posizione dei dettagli sui moduli: angolare e longitudinale.

4.5. I dettagli 01, 02, 03 si trovano sopra la metà dell'attributo 06. Il dettaglio 06 può essere posizionato al livello dell'attributo 03.

I dettagli 06, 07, 08, 12, restrittivi, i contrassegni per i dettagli 09, 10, 11 all'interno dei confini delle aree per la localizzazione dei dettagli sono posizionati in uno dei seguenti modi:

Centrato (l'inizio e la fine di ogni linea di attributo sono ugualmente rimossi dai bordi della zona di posizione dell'attributo);

Flatov (ogni linea di attributo inizia dal bordo sinistro della zona di localizzazione dell'attributo).

4.6. Per un'organizzazione, la sua suddivisione strutturale, un funzionario, sono stabiliti i seguenti tipi di moduli di documento:

Forma generale;

carta intestata;

Forma di un tipo specifico di documento, ad eccezione di una lettera.

La forma generale viene utilizzata per la produzione di qualsiasi tipo di documento, ad eccezione delle lettere. Le forme di un'unità strutturale di un'organizzazione o di un funzionario sono progettate se il capo dell'unità o il funzionario ha il diritto di firmare.

4.7. Forma generale a seconda documenti costitutivi l'organizzazione include i dettagli 01. 02, 03, 06.

La forma della lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include i dettagli 01, 02. 03, 04, 06, 07 e, se necessario, segni restrittivi per i limiti superiori delle zone per l'ubicazione dei dettagli 09, 10 , 11, 12; 14, 15, 16; 17; diciotto; 19.

La forma di un tipo specifico di documento, ad eccezione di una lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include i dettagli 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, segni restrittivi per i confini delle aree in cui i dettagli sono situato 09, 10, 11, 12; 17; diciotto.

4.8. Sulle forme delle organizzazioni delle entità costitutive della Federazione Russa, che, insieme alla lingua russa come lingua nazionale dello stato, i dettagli 06, 07, 12 sono stampati in due lingue: russo e nazionale, allo stesso livello del longitudinale modulo.

4.9. È consentito produrre documenti su una macchina da scrivere o con l'ausilio di dispositivi di stampa di apparecchiature informatiche.

4.10. Quando si preparano documenti su due o più pagine, la seconda pagina e le successive devono essere numerate.

I numeri di pagina sono posizionati al centro del margine superiore del foglio.

4.11. I documenti possono essere stampati sul retro del foglio.

5. REQUISITI PER LA FABBRICAZIONE, LA CONTABILITÀ, L'USO E LA CONSERVAZIONE DEI MODULI CON LA RIPRODUZIONE DELL'EMBLEMA DI STATO DELLA FEDERAZIONE RUSSA, L'EMBLEMA DEI SOGGETTI DELLA FEDERAZIONE RUSSA.

5.1. I moduli di documenti con la riproduzione dell'emblema di stato della Federazione Russa e gli stemmi delle entità costitutive della Federazione Russa (di seguito denominati moduli di timbro) sono prodotti di stampa soggetti a contabilità.

5.2. I moduli timbrati sono realizzati solo da imprese di stampa e incisione di timbri che dispongono di licenze per il tipo di attività pertinente e certificati di disponibilità di capacità tecniche e tecnologiche per la fabbricazione del tipo di prodotto specificato al livello di qualità adeguato.

5.3. La produzione di moduli timbrati viene effettuata per ordine delle autorità statali, altro agenzie governative e istituzioni (di seguito - organizzazioni) determinate dal Regolamento sull'emblema dello Stato della Federazione Russa, gli atti giuridici pertinenti delle entità costitutive della Federazione Russa.

5.4 I moduli di timbro nell'organizzazione sono soggetti a contabilità. Sui moduli timbrati vengono apposti, in modo tipografico o per enumerazione, i numeri di serie e, se necessario, una serie di tali numeri. I moduli timbrati sono registrati separatamente per tipi di moduli nel modulo di registrazione e contabilità (carta, giornale), utilizzando i seguenti dettagli:

al ricevimento dei moduli:

Data della ricevuta;

Numero del documento di accompagnamento;

Nome dell'organizzazione - fornitore di moduli timbrati;

Numero di copie;

al momento del rilascio dei moduli:

Nome del tipo di timbro;

Numero di copie;

Serie e numeri di moduli timbrati;

Il nome dell'unità strutturale dell'organizzazione, il cognome e le iniziali del funzionario - il destinatario dei moduli di timbro;

Ricevuta per ricevuta;

Nota (segno di distruzione, ecc.).

5.5. I moduli timbrati sono conservati in armadi chiusi a chiave e sigillati.

5.6. La distruzione dei moduli di timbro viene eseguita secondo l'atto con un segno nel modulo di registrazione.

5.7. Il controllo sulla produzione, l'utilizzo e la conservazione dei moduli timbrati è affidato all'unità organizzativa responsabile del lavoro d'ufficio dell'organizzazione. Le persone personalmente responsabili della contabilità, dell'uso e dell'archiviazione dei moduli sono nominate dal documento amministrativo del capo dell'organizzazione.

5.8. I moduli di registrazione e contabilità sono inclusi nella nomenclatura degli affari dell'organizzazione.

5.9. Il controllo della disponibilità, dell'uso e della conservazione dei moduli di bollo viene effettuato almeno una volta all'anno da una commissione nominata dall'atto amministrativo del capo dell'organizzazione. Sui controlli effettuati, vengono apposti i contrassegni nei moduli di registrazione successivi all'ultima immissione. In caso di rilevamento di violazioni nella fabbricazione, contabilità, conservazione e utilizzo dei moduli di bollo, la commissione conduce un'indagine interna, i cui risultati sono redatti in un atto e portati all'attenzione del capo dell'organizzazione.

5.10. È consentita la riproduzione mediante stampa operativa dell'organizzazione di documenti su carta intestata ufficiale destinata alla distribuzione, a condizione che ogni copia del documento sia certificata con il sigillo dell'organizzazione.

APPENDICE A

(obbligatorio)

SCHEMA DI POSIZIONE DEI DETTAGLI DEI DOCUMENTI.

Figura A.1. - La posizione dei dettagli e dei confini delle zone sul formato A4 del modulo d'angolo.

Figura A.2 - La localizzazione dei dettagli e la delimitazione delle zone sul formato A4 del modulo longitudinale.

APPENDICE B

(riferimento)

CAMPIONI DI FORME DI DOCUMENTI.

Figura B. 1 - Un esempio della forma generale dell'organizzazione.

Figura B.2 - Un esempio di carta intestata d'angolo di un'organizzazione.

Figura B.3 - Un esempio della forma longitudinale della lettera dell'organizzazione.

Figura B.4 - Un campione di una forma longitudinale di una lettera da un'unità strutturale di un'organizzazione.

Figura B.5 - Un esempio di forma longitudinale di una lettera di un funzionario.

Figura B.6 - Esempio di modulo per una specifica tipologia di documento organizzativo.

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GOST R 6.30-2003

Sistemi di documentazione unificati

SISTEMA UNIFICATO
ORGANIZZATIVO E GESTIONE
DOCUMENTAZIONE

Requisiti di documentazione

Mosca

Informazioni standard

Prefazione

STANDARD DI STATO DELLA FEDERAZIONE RUSSA

Data di introduzione 2003-07-01

1 area di utilizzo

Questo standard si applica ai documenti organizzativi e amministrativi relativi a sistema unificato documentazione organizzativa e amministrativa (USORD), - risoluzioni, ordini, ordini, decisioni, protocolli, atti, lettere, ecc. (di seguito denominati documenti) inclusi nell'OK 011-93 "Classificatore tutto russo della documentazione di gestione" (OKUD) (classe 0200000) .

01 - Emblema di Stato della Federazione Russa;

02 - emblema del soggetto della Federazione Russa;

03 - emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);

04 - codice organizzazione;

05 - numero di registrazione dello stato principale (OGRN) entità legale;

11 - data del documento;

12 - numero di registrazione del documento;

14 - luogo di compilazione o pubblicazione del documento;

15 - destinatario;

21 - un segno sulla presenza della domanda;

22 - firma;

23 - timbro di approvazione del documento;

24 - visti di approvazione del documento;

25 - impronta di stampa;

26 - un segno sulla certificazione di una copia;

27 - segno sull'esecutore;

28 - un segno sull'esecuzione del documento e l'invio al caso;

29 - un segno sulla ricevuta del documento da parte dell'organizzazione;

30 - identificatore della copia elettronica del documento.

3 Requisiti per la registrazione degli estremi dei documenti

3.1 L'emblema statale della Federazione Russa è apposto su carta intestata in conformità con la legge costituzionale federale "Sull'emblema statale della Federazione Russa" (Legislazione raccolta della Federazione Russa, 2000, n. 52, parte I, art. 5021) .

3.2 Lo stemma dell'entità costituente della Federazione Russa è apposto su carta intestata in conformità con gli atti giuridici delle entità costituenti della Federazione Russa.

3.3 L'emblema dell'organizzazione o il marchio (marchio di servizio) è apposto sulla carta intestata delle organizzazioni in conformità con lo statuto (regolamento sull'organizzazione).

3.4 Il codice dell'organizzazione è redatto secondo il Classificatore tutto russo di imprese e organizzazioni (OKPO).

3.5 Il numero di registrazione statale principale (OGRN) di una persona giuridica è apposto in conformità con i documenti emessi dalle autorità fiscali.

3.6 Il numero di identificazione fiscale/codice causale registrazione (CIF/KPP) viene apposto in conformità ai documenti emessi dalle autorità fiscali.

3.7 Il codice del modulo del documento è apposto secondo il classificatore tutto russo della documentazione di gestione (OKUD).

3.8 Il nome dell'organizzazione che è l'autore del documento deve corrispondere al nome fissato nei suoi documenti costitutivi.

Sopra il nome dell'organizzazione indicare il nome abbreviato e, in sua assenza, il nome completo dell'organizzazione madre (se presente).

Nomi delle organizzazioni delle entità costituenti della Federazione Russa, che, insieme alla lingua di stato della Federazione Russa (russo) Lingua ufficiale sudditi della Federazione Russa, stampato in due lingue.

Il nome dell'organizzazione nella lingua di stato del soggetto della Federazione Russa o in un'altra lingua è posto sotto oa destra del nome nella lingua di stato della Federazione Russa.

Il nome abbreviato dell'organizzazione è dato nei casi in cui è sancito nei documenti costitutivi dell'organizzazione. Il nome abbreviato (tra parentesi) è posto sotto o dopo il nome completo.

Il nome della filiale, sede territoriale, ufficio di rappresentanza è indicato se è l'autore del documento, ed è posto sotto il nome dell'ente.

3.9 I dati di riferimento sull'organizzazione includono: indirizzo postale; numero di telefono e altre informazioni a discrezione dell'organizzazione (numeri di fax, numeri di telex, conti bancari, indirizzo e-mail, ecc.).

3.10 Il nome del tipo di documento redatto o pubblicato dall'organizzazione deve essere determinato dallo statuto (regolamento sull'organizzazione) e deve corrispondere ai tipi di documenti previsti da OKUD (classe 0200000).

3.11 La data del documento è la data della sua sottoscrizione o approvazione, per il verbale - la data dell'assemblea (deliberativa), per l'atto - la data dell'evento. I documenti emessi da due o più organizzazioni devono avere una (unica) data.

La data del documento è redatta in numeri arabi nella sequenza: giorno del mese, mese, anno. Il giorno del mese e il mese sono redatti con due coppie di numeri arabi separati da un punto; anno - quattro numeri arabi.

È consentito formattare la data in modo verbale-numerico, ad esempio 05 giugno 2003, nonché formattare la data nella sequenza: anno, mese, giorno del mese, ad esempio: 2003.06.05.

3.12 Il numero di registrazione del documento è costituito dal suo numero di serie, che può essere integrato a discrezione dell'organizzazione con l'indice dei casi in base alla nomenclatura dei casi, informazioni sul corrispondente, esecutori testamentari, ecc.

Il numero di registrazione di un documento redatto congiuntamente da due o più organizzazioni è costituito dai numeri di registrazione del documento di ciascuna di tali organizzazioni, separati da una barra nell'ordine in cui gli autori sono indicati nel documento.

3.14 Il luogo di compilazione o pubblicazione del documento è indicato se è difficile determinarlo con i dettagli "Nome dell'organizzazione" e "Dati di riferimento dell'organizzazione". Il luogo di compilazione o pubblicazione è indicato tenendo conto della divisione amministrativo-territoriale accettata, include solo abbreviazioni generalmente accettate.

3.15 I destinatari possono essere organizzazioni, loro unità strutturali, funzionari o individui. Quando si indirizza un documento a un funzionario, le iniziali sono indicate prima del cognome. Il nome dell'organizzazione e della sua unità strutturale è indicato nel caso nominativo. Ad esempio (di seguito, esempi dei nomi delle organizzazioni, dei loro dati di riferimento, ecc. Sono condizionali):

Se il documento viene inviato a più organizzazioni omogenee oa più divisioni strutturali di un'organizzazione, allora dovrebbero essere indicate in modo generalizzato, ad esempio:

È consentito centrare ogni riga dell'attributo "Indirizzo" rispetto alla riga più lunga. Per esempio:

Il documento non deve contenere più di quattro destinatari. La parola "Copia" prima del secondo, terzo, quarto destinatario non è indicata. In Di più destinatari costituiscono la lista di distribuzione del documento.

L'"Indirizzo" richiesto può includere un indirizzo postale. Gli elementi dell'indirizzo postale sono indicati nella sequenza stabilita dalle norme per l'erogazione dei servizi postali.

Quando si indirizza una lettera a un'organizzazione, indicare il suo nome, quindi l'indirizzo postale, ad esempio:

Quando si indirizza un documento a una persona fisica, vengono indicati il ​​​​cognome e le iniziali del destinatario, quindi l'indirizzo postale, ad esempio:

3.16 Il documento è approvato da un funzionario (funzionari) o da un documento appositamente rilasciato. Quando un documento è approvato da un funzionario, il timbro di approvazione del documento deve essere composto dalla parola APPROVO (senza virgolette), dal titolo della persona che approva il documento, dalla sua firma, dalle iniziali, dal cognome e dalla data di approvazione, ad esempio:

Nell'attributo "Timbro approvazione documento" è consentito centrare gli elementi relativi alla riga più lunga, ad esempio:

Quando un documento è approvato da più funzionari, le loro firme sono poste allo stesso livello.

Quando un documento è approvato da una delibera, decisione, ordine, protocollo, il timbro di approvazione è costituito dalla parola APPROVATO (APPROVATO, APPROVATO o APPROVATO), il nome del documento di approvazione nel caso strumentale, la sua data, il numero. Per esempio:

APPROVATO decisione dell'assemblea generale Azionisti del 05.04.2003 n. 14

È consentito emettere una risoluzione su un foglio separato.

3.18 L'intestazione del testo include una sintesi del documento. Il titolo deve essere coerente con il nome del tipo di documento.

Il titolo può rispondere a domande come:

su cosa (su chi)?, ad esempio:

Ordine sull'istituzione di una commissione di attestazione;

cosa (chi)?, ad esempio:

Descrizione del lavoro del principale esperto.

È consentito non indicare l'intestazione al testo di documenti redatti su carta intestata di formato A5.

3.19 Il segno sul controllo sull'esecuzione del documento è indicato dalla lettera "K", la parola o il timbro "Controllo".

3.20 Il testo del documento è redatto nella lingua di Stato della Federazione Russa o nelle lingue di Stato delle entità costitutive della Federazione Russa in conformità con la legislazione della Federazione Russa e delle entità costitutive della Federazione Russa.

I testi dei documenti sono redatti sotto forma di questionario, tabella, testo coerente o sotto forma di una combinazione di queste strutture.

Quando si compila il testo sotto forma di questionario, i nomi delle caratteristiche dell'oggetto caratterizzato devono essere espressi da un sostantivo al caso nominativo o da una frase con un verbo di seconda persona plurale del presente o del passato ("avere", “proprio” o “erano”, “erano”, ecc. .). Le caratteristiche espresse verbalmente devono essere coerenti con i nomi dei segni.

Le colonne e le righe della tabella devono avere intestazioni espresse da un sostantivo al nominativo. I sottotitoli di colonne e righe devono essere coerenti con le intestazioni. Se la tabella è stampata su più pagine, le colonne della tabella devono essere numerate e nelle pagine successive devono essere stampati solo i numeri di tali colonne.

Un testo connesso di solito consiste di due parti. Nella prima parte sono indicati i motivi, i motivi, gli obiettivi per la compilazione del documento, nella seconda (finale) - decisioni, conclusioni, richieste, suggerimenti, raccomandazioni. Il testo può contenere una parte finale (ad esempio, ordini - una parte amministrativa senza dichiarazione; lettere, dichiarazioni - una richiesta senza spiegazione).

Nel testo di un documento preparato sulla base di documenti di altre organizzazioni o documenti precedentemente pubblicati, sono indicati i loro dettagli: il nome del documento, il nome dell'organizzazione - l'autore del documento, la data del documento, il numero di registrazione del documento, l'intestazione del testo.

Se il testo contiene più decisioni, conclusioni, ecc., può essere suddiviso in sezioni, sottosezioni, paragrafi, che sono numerati in numeri arabi.

Nei documenti (ordine, istruzione, ecc.) Di organizzazioni che operano secondo i principi dell'unità di comando, nonché nei documenti indirizzati alla direzione dell'organizzazione, il testo è indicato nella prima persona singolare ("ordino", "offro ", "per favore").

Negli atti degli organi collegiali il testo è riportato alla terza persona singolare (“decide”, “deciso”).

Nei documenti congiunti, il testo è espresso alla prima persona plurale ("ordiniamo", "deciso").

Il testo del protocollo è espresso alla terza persona plurale ("ascoltato", "parlato", "deciso", "deciso").

Nei documenti che stabiliscono i diritti e gli obblighi delle organizzazioni, le loro divisioni strutturali (regolamenti, istruzioni), nonché contenenti una descrizione, valutazione di fatti o conclusioni (atto, certificato), utilizzare la forma di presentazione del testo dalla terza persona singolare o plurale ("il dipartimento svolge funzioni", "l'associazione comprende", "la commissione ha istituito").

Nelle lettere sono utilizzate le seguenti forme di presentazione:

Dalla prima persona plurale ("per favore invia", "invia a titolo oneroso");

Dalla prima persona singolare (“lo ritengo necessario”, “vi chiedo di evidenziare”);

Dalla terza persona singolare (“al ministero non importa”, “VNIIDAD lo ritiene possibile”).

3.21 Una nota circa la presenza della domanda nominata nel testo della lettera è redatta come segue:

Applicazione: per 5 litri. in 2 copie.

Se la lettera ha un allegato non nominato nel testo, indicarne il nome, il numero di fogli e il numero di copie; se sono presenti più applicazioni, vengono numerate, ad esempio:

Se le domande sono rilegate, il numero di fogli non è indicato.

Se al documento è allegato un altro documento, che ha anche un allegato, il segno sulla presenza della domanda è redatto come segue:

Allegato: lettera dell'Archivio federale del 06.05.2003 n. 02-6/172 e un'appendice ad essa, solo 3 fogli.

Se la domanda non viene inviata a tutti gli indirizzi indicati nel documento, viene contrassegnata la sua presenza come segue:

Applicazione: per 3 litri. in 5 copie. solo al primo indirizzo.

In appendice al documento amministrativo (decreti, ordinanze, ordinanze, regolamenti, istruzioni, regolamenti, decisioni), sul suo primo foglio in alto a destra scrivono “Appendice n. ” indicando il nome del documento amministrativo, la sua data e numero di registrazione, ad esempio:

È consentito stampare l'espressione "APPENDICE N." in lettere maiuscole, nonché centrare tale espressione, il nome del documento, la sua data e il numero di registrazione rispetto alla riga più lunga, ad esempio:

o sul modulo:

Quando si redige un documento su carta intestata di un funzionario, la posizione di questa persona non è indicata nella firma.

Quando un documento è firmato da più funzionari, le loro firme sono poste una sotto l'altra nella sequenza corrispondente alla posizione ricoperta, ad esempio:

Quando un documento è firmato da più persone di pari posizione, le loro firme sono poste allo stesso livello, ad esempio:

Quando si firma un documento congiunto, il primo foglio non viene redatto su carta intestata.

I documenti redatti dalla commissione indicano non le posizioni delle persone che firmano il documento, ma i loro doveri come membri della commissione secondo la distribuzione, ad esempio:

3.23 Il timbro di approvazione del documento è costituito dalla parola ACCORDATO, dalla posizione della persona con cui è stato concordato il documento (incluso il nome dell'organizzazione), dalla firma personale, dalla decodifica della firma (iniziali, cognome) e dalla data di approvazione, ad esempio:

Se l'omologazione è effettuata con lettera, verbale, ecc., il timbro di omologazione è redatto come segue:

3.24 L'approvazione del documento è rilasciata con un visto di approvazione del documento (di seguito denominato visto), che include la firma e la posizione dell'approvatore del documento, la decodifica della firma (iniziali, cognome) e la data della firma. Per esempio:

Se ci sono commenti sul documento, il visto viene rilasciato come segue:

I commenti sono riportati su un foglio separato, firmato e allegato al documento.

Per un documento il cui originale rimane presso l'organizzazione, i visti sono apposti in fondo al retro dell'ultima pagina del documento originale.

Per un documento il cui originale è inviato da un'organizzazione, i visti sono apposti nella parte inferiore del lato anteriore di una copia del documento inviato.

È possibile emettere un documento di visto su un foglio di approvazione separato.

E' consentita, a discrezione dell'organizzazione, l'approvazione foglio per foglio del documento e la sua applicazione.

3.25 L'impronta del sigillo attesta l'autenticità della firma di un funzionario su documenti attestanti i diritti delle persone che fissano fatti relativi a risorse finanziarie, nonché su altri documenti che prevedono la verifica di una firma autentica.

I documenti sono certificati dal sigillo dell'organizzazione.

3.26 Nell'attestare la conformità di una copia di un documento all'originale, al di sotto del requisito della “Firma”, viene apposta una dicitura di certificazione: “Corretto”; la posizione della persona che ha certificato la copia; firma personale; decodifica della firma (iniziali, cognome); data di certificazione, ad esempio:

È consentito certificare una copia del documento con un sigillo, determinato a discrezione dell'organizzazione.

3.27 La nota sull'esecutore comprende le iniziali e il cognome dell'esecutore dell'atto e il suo numero di telefono. Una nota sull'esecutore è posta sulla parte anteriore o posteriore dell'ultimo foglio del documento nell'angolo in basso a sinistra, ad esempio:

VA Zukov

3.28 Una nota sull'esecuzione dell'atto e l'invio al caso include i seguenti dati: un riferimento alla data e al numero dell'atto che ne attesta l'esecuzione o, in mancanza di tale documento, brevi informazioni sull'esecuzione; le parole "In affari"; numero della pratica in cui verrà conservato il documento.

Una nota sull'esecuzione del documento e la sua direzione nel caso è firmata e datata dall'esecutore del documento o dal capo dell'unità strutturale in cui è stato eseguito il documento.

3.29 Il segno sulla ricevuta del documento da parte dell'organizzazione contiene il numero di serie successivo e la data di ricezione del documento (se necessario - ore e minuti).

È consentito contrassegnare la ricevuta del documento nell'organizzazione sotto forma di timbro.

3.30 L'identificativo della copia elettronica del documento è un segno (piè di pagina) posto nell'angolo inferiore sinistro di ogni pagina del documento e contenente il nome del file sul supporto della macchina, la data e altri dati di ricerca stabiliti dall'organizzazione .

4 Requisiti per i moduli dei documenti

4.1 I documenti sono realizzati su moduli.

Sono stabiliti due formati standard di moduli per documenti: A4 (210 × 297 mm) e A5 (148 × 210 mm).

Ogni foglio del documento, redatto sia sul modulo che senza, deve avere campi di almeno:

20 mm - sinistra;

10 mm - destra;

20 mm - superiore;

20 mm - inferiore.

4.2 I moduli dei documenti devono essere realizzati su carta bianca o carta di colore chiaro.

4.3 I moduli dei documenti sono redatti in conformità con l'Appendice A. I confini approssimativi delle zone per l'ubicazione dei dettagli sono indicati da una linea tratteggiata. Ogni zona è determinata dall'insieme di dettagli inclusi in essa.

4.4 A seconda della posizione dei dettagli, vengono installate due versioni dei moduli: angolare (figura AL) e longitudinale (figura A.2).

4.5 L'attributo 01 (02 o 03) è posizionato sopra la metà dell'attributo 08. L'attributo 03 può essere posizionato al livello dell'attributo 08.

I dettagli 08, 09, 10, 14, i contrassegni restrittivi per i dettagli 11, 12, 13 all'interno dei confini delle aree per la localizzazione dei dettagli sono posizionati in uno dei seguenti modi:

Centrato (l'inizio e la fine di ciascuna riga di dettagli sono ugualmente rimossi dai bordi dell'area in cui si trovano i dettagli);

Bandiera (ogni riga di dettagli inizia dal bordo sinistro dell'area in cui si trovano i dettagli).

4.6 Per un'organizzazione, la sua suddivisione strutturale, un funzionario, sono stabiliti i seguenti tipi di moduli di documento:

Forma generale;

carta intestata;

Forma di un tipo specifico di documento.

4.7 Il modulo generale viene utilizzato per la produzione di qualsiasi tipo di documento, ad eccezione di una lettera. La forma generale, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include

dettagli 01 (02 o 03), 08, 11, 14.

La forma della lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include i dettagli 01 (02 o 03), 04, 05, 06, 08, 09 e, se necessario, segni restrittivi per i limiti superiori delle zone per l'ubicazione dei dettagli 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

La forma di un tipo specifico di documento, ad eccezione di una lettera, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, include i dettagli 01 (02 o 03), 08, 10, 14 e, se necessario, segni restrittivi per i confini delle aree dove si trovano i dettagli 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Per le organizzazioni delle entità costitutive della Federazione Russa che, oltre alla lingua di stato della Federazione Russa, hanno la lingua di stato di un'entità costituente della Federazione Russa, è consigliabile utilizzare un modulo longitudinale; allo stesso tempo, i dettagli 08, 09, 14 sono stampati in due lingue: russo (a sinistra) e nazionale (a destra) allo stesso livello.

4.9 Quando si preparano documenti su due o più pagine, la seconda pagina e le successive sono numerate.

I numeri di pagina sono posizionati al centro del margine superiore del foglio.

APPENDICE A
(riferimento)

SCHEMA DI POSIZIONE DEI DETTAGLI DEI DOCUMENTI

Figura A.1 - Posizione dei dettagli e delimitazione delle zone sul formato A4 del modulo d'angolo

Figura A.2 - Localizzazione dei dettagli e delimitazione delle zone sul formato A4 della scheda longitudinale

APPENDICE B
(riferimento)

ESEMPI DI FORME DI DOCUMENTI

Figura B.1 - Un esempio della forma generale dell'organizzazione

Figura B.2 - Esempio di carta intestata dell'organizzazione

Figura B.3 - Esempio di lettera tipo longitudinale dell'organizzazione

Figura B.4 - Esempio di forma longitudinale di una lettera di un funzionario

Figura B.5 - Esempio di modulo per una specifica tipologia di documento organizzativo

Parole chiave: documenti organizzativi e amministrativi, la composizione dei dettagli di documenti, documento, modulo, carta intestata ufficiale, contabilità, registrazione, controllo, oggetti di scena