Che cos'è il lavoro d'ufficio e la gestione dei documenti? Lavoro d'ufficio dalla A alla Z. Come redigere modulistica nelle organizzazioni non governative

I campioni disponibili sul sito sono rilevanti sia per i principianti che per i professionisti. I campioni sono compilati tenendo conto della normativa vigente. Alcuni campioni possono essere utilizzati senza modifiche significative. Nel contenuto di tale campione, devi solo inserire le tue circostanze specifiche e firmarlo. Va ricordato che un documento eseguito in modo errato verrà lasciato senza considerazione, il che significa che solo un approccio ponderato alla sua compilazione garantirà che la tua domanda non verrà ignorata.

A cosa serve un campione?

La necessità di andare in tribunale sorge quando il diritto di un individuo o entità legale violato e la persona non ha altro modo per tutelarla se non adire il tribunale, a meno che la legge non preveda un'alternativa.

Hai deciso di andare in tribunale. Hai due opzioni: prima trova uno specialista; il secondo è quello di redigere una memoria di ricorso (dichiarazione) al tribunale in modo indipendente. Nel primo caso, tutto è abbastanza semplice, devi pagare il lavoro di uno specialista e ottenere servizio legale sotto forma di reclamo scritto. Il secondo caso è più difficile.

Scrivere una dichiarazione di reclamo al tribunale richiederà non solo di padroneggiare i termini di legge, ma anche di conoscere la legislazione vigente. In caso contrario, avrai bisogno di campioni, modelli, moduli standard disponibili sul nostro sito Web.

Come utilizzare correttamente il campione

Va ricordato che i campioni dichiarazioni di pretesa ci sono contenuto diverso. Alcuni possono essere realizzati sotto forma di modello (modulo standard), altri sotto forma di vere e proprie dichiarazioni di credito. Il modello della dichiarazione di reclamo, di norma, non contiene una descrizione dettagliata delle circostanze che sono servite per andare in tribunale. Il compilatore della domanda è invitato a inserire queste circostanze nel contenuto della dichiarazione di reclamo in modo indipendente. Tuttavia, questo non è facile da fare senza un'adeguata preparazione. Se non sei in grado di comporre correttamente una dichiarazione di reclamo basata sul modello, stai cercando esempi di dichiarazioni di reclamo con contenuto già pronto. I campioni disponibili sul sito sono rilevanti sia per i principianti che per i professionisti. I campioni sono compilati tenendo conto della normativa vigente. Alcuni campioni possono essere utilizzati senza modifiche significative. Nel contenuto di tale campione, devi solo inserire le tue circostanze specifiche e firmarlo. Va ricordato che un documento eseguito in modo errato verrà lasciato senza considerazione, il che significa che solo un approccio ponderato alla sua compilazione garantirà che la tua domanda non verrà ignorata.

Regole per il download delle informazioni

Internet consente non solo di guardare una varietà di informazioni, ma anche di "prenderle" per te stesso. potete trovare i materiali giusti e poi scaricalo sul disco del tuo computer. In questo caso, le informazioni sono diventate tue. Questo è vantaggioso, poiché in qualsiasi momento puoi aprirlo senza Internet, spostarlo su un'unità flash USB o su un disco. È anche possibile trasferirlo via e-mail o skype. Nel caso in cui queste informazioni vengano rimosse da Internet, verranno comunque aperte nel modulo "invariato". Tale azione "prendendo" dalla rete viene solitamente definita download. Ti ricordiamo che puoi scaricare sia dati testuali che video, musica, foto e programmi per computer. Il problema con il download potrebbe essere che esiste una variante o anche diverse opzioni di download per scaricare ogni tipo di dati. "Scarichiamo" il testo in un modo, il video o la musica in un altro, le foto in un terzo, ecc. Purtroppo non c'è nessuno istruzione universale in ogni caso è suo.

Puoi scaricare il campione nei formati: TXT, DOC, DOCX, WORD

Puoi ordinare il campione selezionato nei formati: TXT, DOC, DOCX, WORD dall'archivio del sito.Guardare .

Il successo negli affari dipende in gran parte dalla sua corretta organizzazione. Sia i dirigenti che i lavoratori ordinari dovrebbero essere scartoffie. Quali sono le sue caratteristiche, quali tipi ci sono e quali documenti normativi dovrebbero essere presi in considerazione durante l'organizzazione del flusso di lavoro?

Cos'è il lavoro d'ufficio

Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla forma di proprietà e dalle caratteristiche, crea una varietà di documenti nel corso delle sue attività. Questi possono essere ordini, lettere e protocolli. Tutti si riferiscono alla documentazione organizzativa e amministrativa.

Il lavoro d'ufficio è l'attività di creazione di documenti di un'organizzazione, eseguita secondo determinate regole e requisiti. Molto spesso, le imprese assegnano dipendenti speciali impiegati solo in quest'area. A piccole imprese la funzione di segretario può essere assegnata a quasi tutti i dipendenti.

Se comprendi l'essenza della terminologia (che cos'è il lavoro d'ufficio), l'origine della parola diventerà chiara. Questa è, prima di tutto, la fissazione su un supporto materiale di informazioni ufficiali. Durante questo processo, viene creato che in seguito avvia determinate azioni.

Il termine stesso "lavoro d'ufficio" è apparso molto tempo fa, ma solo a metà del secolo scorso ha preso forma ufficialmente, essendo consacrato in documenti normativi a livello statale.

Lavoro d'ufficio e gestione dei documenti: che cos'è?

L'organizzazione non può esistere indipendentemente dalla legge. C'è sempre lavoro d'ufficio e flusso di documenti in esso. Che cos'è, quali sono le caratteristiche della transizione dei documenti, come redigerli correttamente? Questi problemi sono risolti da specialisti: segretari, archivisti, dipendenti del dipartimento del personale.

Il lavoro d'ufficio implica la fissazione di informazioni su un supporto materiale, la creazione di un atto cartaceo o elettronico. Sulla sua base viene costruito il flusso documentale dell'organizzazione: il movimento di un ordine o di una lettera, a partire dalla sua creazione e termina con l'esecuzione e l'invio all'archivio o alla distruzione.

A seconda del luogo di creazione dei documenti aziendali in relazione ai dipendenti e alla gestione dell'organizzazione, il flusso dei documenti è suddiviso in esterno e interno. L'ulteriore percorso dell'ordine, dell'ordine, della lettera dipenderà dalla fonte.

Il flusso documentale interno dell'organizzazione prevede i seguenti passaggi:

Le fasi del flusso di lavoro esterno sono generalmente simili, ma ci sono alcune differenze:

I documenti arrivano all'impresa dall'esterno. Questi possono essere documenti di organizzazioni superiori e inferiori, filiali, regolamenti delle autorità autorità ufficiale, ordinanze del tribunale, lettere di cittadini.
Tutti i documenti aziendali ricevuti dall'organizzazione devono passare attraverso la procedura di registrazione. Lei conferma che sono sotto controllo.
Il passo successivo è lavorare con il documento, familiarizzare o eseguire le istruzioni.
Se necessario, viene emessa una risposta ufficiale.
L'ultima fase è la registrazione per l'archiviazione a lungo termine o in archivio e l'eventuale distruzione.

Inoltre, in relazione alla gestione dell'organizzazione, si distinguono le seguenti tipologie di flussi documentali:

Tutte le fasi del movimento dei documenti sono necessariamente registrate in giornali speciali. Possono essere condotti in diversi modi:

circolazione di documenti;
carte per documenti;
la gestione elettronica dei documenti è più comune nella stragrande maggioranza delle organizzazioni.

Caratteristiche del lavoro d'ufficio giudiziario

Molti si chiedono cosa sia e in che modo differisca dal generale. Un caso giudiziario è un pacchetto leggermente diverso di documenti e prove materiali. Il suo corretto stoccaggio e spostamento garantisce la trasparenza del lavoro del sistema delle forze dell'ordine. I procedimenti giudiziari, a differenza di quelli organizzativi, non possono essere volontari. È condotto da persone autorizzate e rigorosamente controllate. Per lui, tutte le fasi sono definite normativamente e rigorosamente, fino alla distruzione.

Funzioni del segretario

La maggior parte dei dipendenti dell'impresa ha un'idea molto vaga di cosa siano il lavoro d'ufficio e la gestione dei documenti. Per un segretario, questa è un'attività professionale.

La segreteria dell'impresa svolge la funzione principale in base alla forma e alle caratteristiche del lavoro, l'organizzazione del servizio d'ufficio dell'impresa è suddivisa nei seguenti tipi:

Centralizzato: tutti i segretari sono nello stesso dipartimento e riferiscono al capo impiegato o al segretario superiore.
Decentralizzato: i segretari e i dipendenti che svolgono le loro funzioni sono dispersi tra i dipartimenti dell'organizzazione e riferiscono a diversi capi.
Misto: più comune nelle grandi organizzazioni.

Le caratteristiche del flusso di documenti presso l'impresa dipenderanno direttamente dalla forma di segreteria adottata.

Istruzione per il lavoro d'ufficio

Indipendentemente dalle dimensioni e dalla forma di proprietà, qualsiasi organizzazione deve disporre di un regolamento che disciplini la circolazione dei documenti. Cos'è e come prepararlo? Questa domanda preoccupa non solo i segretari, ma anche i dirigenti.

Un'istruzione di lavoro d'ufficio è un atto normativo interno di un'organizzazione, approvato da un ordine o ordine di gestione, di durata illimitata. Descrive tutte le fasi del passaggio del documento, fornisce elenchi di posizioni le cui firme possono certificare l'autenticità dei documenti ufficiali, fornisce campioni di design, moduli e moduli.

Tenuta dei registri

Nelle piccole organizzazioni con un basso livello di flusso di documenti (meno di 200 all'anno), la questione di cosa sia la conservazione dei registri non viene sollevata. Tutto è deciso dagli stessi dipendenti o anche dal manager.

Se gli obblighi di tenuta dei registri non sono diretti per il dipendente e non sono esplicitati nel suo contratto di lavoro, è necessario emanare un decreto sull'assegnazione di tali funzioni. Questo documento dovrebbe dettagliare ulteriori doveri, responsabilità e compensi.

Caratteristiche del lavoro d'ufficio del personale

Se almeno un dipendente lavora in un'organizzazione, creerà sicuramente documenti di lavoro. La domanda su cosa sia il lavoro d'ufficio del personale è particolarmente rilevante per le imprese con un numero limitato di dipendenti.

La gestione degli archivi del personale è la fornitura del movimento di specifici documenti relativi attività lavorativa dipendenti dell'impresa. Di solito questi compiti sono svolti dai dipendenti di un'unità speciale: il dipartimento del personale. Le loro funzioni includono la ricezione, l'elaborazione e l'archiviazione documentazione del personale. Compreso il trattamento dei dati personali che è riservato.

Il flusso di lavoro del personale è generalmente mantenuto separato da quello generale nel rispetto delle regole di segretezza e delle funzionalità di archiviazione.

Ottimizzazione del flusso di lavoro dell'ufficio

Nonostante il rapido sviluppo delle tecnologie digitali, molte organizzazioni hanno difficoltà a ottimizzare il flusso dei documenti. Continuano a condurre la corrispondenza cartacea alla vecchia maniera e tengono normali giornali di registrazione.

Ciò è dovuto a due fattori:

resistenza alle innovazioni dei dipendenti dell'impresa;
mancanza di finanziamenti.

I manager dovrebbero ricordare che l'ottimizzazione del flusso di lavoro con investimenti considerevoli dà un notevole effetto economico.

Un atto è un documento che conferma determinati fatti o eventi. Nei confronti del dipendente possono essere redatti i seguenti atti: sul rifiuto di fornire spiegazioni per la violazione degli obblighi di lavoro, sul rifiuto di prendere conoscenza degli ordini, sul rifiuto di conoscere le notifiche, sull'accertamento del fatto di intossicazione e altri atti.

Riviste - documenti del personale che indicano tutti i dettagli e le informazioni sui documenti pubblicati nell'organizzazione (ad esempio il registro di registrazione delle notifiche, il registro di registrazione degli invii e altri registri).

Dichiarazioni, ordini e avvisi

Una domanda è un appello di un dipendente a un datore di lavoro o a un'organizzazione. In genere, le dichiarazioni contengono una richiesta o una proposta da parte del dipendente di intraprendere un'azione. Un dipendente può redigere le seguenti domande: per assunzione, per licenziamento propria volontà sulla concessione del congedo.

Gli ordini sono anche documenti comuni del servizio del personale. L'ordine è atto giuridico pubblicato dal capo dell'organizzazione. Gli ordini sono divisi in due gruppi: per attività principale e per personale. Gli ordini per le attività principali includono: ordini di emanare e modificare le normative locali (regolamenti, contratti), di approvare i programmi delle ferie, di approvare e modificare la tabella del personale. Gli ordini del personale comprendono gli ordini di ammissione, trasferimento, licenziamento di dipendenti, per il conferimento vari tipi vacanze, sull'invio in viaggio d'affari, sull'incoraggiamento.

Un avviso è un campione di un documento personale contenente un avviso su qualcosa. Di norma, nel lavoro d'ufficio del personale gli avvisi contengono informazioni sulle modifiche delle condizioni specificate dalle parti del contratto di lavoro (ad esempio, avviso di risoluzione del contratto di lavoro, avviso di trasferimento ad altra sede, avviso di riduzione del lavoro, ecc.).

I contratti come tipo principale di documenti del personale

Nella gestione dei registri del personale vengono utilizzati documenti come contratti di lavoro e accordi di responsabilità.

Il documento principale che definisce rapporti di lavoro tra lavoratore e datore di lavoro è contratto di lavoro. Secondo l'art. 56 del Codice del lavoro della Federazione Russa, un contratto di lavoro è un accordo tra un datore di lavoro e un dipendente, in base al quale il datore di lavoro si impegna a fornire lavoro al dipendente, a garantire condizioni di lavoro in conformità con la legge e altri regolamenti, in un modo tempestivo e all'interno dimensione piena pagare salari. Il dipendente si impegna a svolgere personalmente una determinata funzione lavorativa, per rispettare le normative interne del lavoro.

Altre forme di documenti del personale: elenco

Istruzioni per il lavoro. Descrizione del lavoro- questo è un atto locale emesso al fine di determinare il posto del dipendente nella struttura dell'organizzazione, i suoi doveri, diritti e responsabilità nell'attuazione delle attività lavorative.

Altri documenti del personale. Documenti aggiuntivi includono un rapporto anticipato, un programma delle ferie (T-7), un memorandum, una nota - calcolo (modulo T-60 e T-61), una carta personale (modulo T-2), una nota esplicativa, personale ( modulo T -3) e altri documenti.

Con il nostro servizio online puoi compilare moduli documenti del personale e scarica campioni pronti in formato Word o PDF.

Documenti ufficiali creati da legale o individui, deve essere redatto e certificato secondo le modalità prescritte.

Quando si redigono documenti organizzativi e amministrativi, è consuetudine utilizzare un modulo prefabbricato.

La forma del documento, secondo la definizione di GOST R 51141-98, è "un insieme di dettagli che identifica l'autore di un documento scritto ufficiale". GOST R 51141-98. Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni. M., 1998.-S. 2, punto 44.

I moduli dei documenti possono essere stampati nella tipografia e, quando si utilizza un PC, il modulo può essere inserito nella memoria della macchina ed emesso automaticamente quando il documento viene stampato. Qualunque sia il modo in cui viene realizzato il modulo, è necessario tenere conto di alcuni requisiti stabiliti da GOST R 6.30-97 per i tipi di moduli, la loro progettazione, contabilità e conservazione, compresi i moduli con l'immagine dell'emblema di stato Federazione Russa, stemmi dei sudditi della Federazione Russa.

I moduli devono essere redatti su carta bianca o carta di colori chiari di qualità adeguata.

Quando si progettano moduli di documenti, le dimensioni delle zone per l'ubicazione dei dettagli utilizzati sui moduli devono corrispondere a quelle indicate sulla chiave campione.

I dettagli permanenti vengono applicati al modulo in conformità con le dimensioni e le regole stabilite per la progettazione dei dettagli, le posizioni di alcuni dettagli variabili, che dovrebbero trovarsi nella parte superiore (intestazione) del modulo, sono contrassegnate sotto forma di angoli o linee. Inoltre, gli angoli segnano i campi del documento e la posizione dei dettagli applicati nella parte inferiore del modulo.

I moduli dei documenti possono essere prodotti nei formati A4 e A5, con opzioni angolari e longitudinali per l'ubicazione dei dettagli. Quando si preparano i moduli in modo tipografico o con l'aiuto della tecnologia informatica, i dettagli sono sempre elaborati in modo centrato, se realizzati con una macchina da scrivere, a bandiera.

Per un'organizzazione, unità strutturale, funzionario, sono stabiliti i seguenti tipi di moduli: modulo generale; carta intestata; modulo tipo specifico documento.

Un modulo comune viene utilizzato per preparare qualsiasi tipo di documento, ad eccezione di una lettera.

Sul modulo generale, a seconda dei documenti costitutivi dell'organizzazione, possono essere applicati i seguenti dettagli permanenti:

01 - Emblema di Stato della Federazione Russa;

02 - emblema del soggetto della Federazione Russa;

03 - emblema dell'organizzazione o marchio (marchio di servizio);

04 - codice dell'organizzazione;

06 - nome dell'organizzazione; 12 - il luogo di redazione del documento.

Per i dettagli variabili, al modulo generale vengono applicati segni restrittivi sotto forma di righe - per i dettagli:

09 - data documento;

10 - numero di registrazione del documento (per questo requisito viene preventivamente stampato anche il segno “No.”).

Sotto forma di angoli, si distinguono le posizioni dei seguenti dettagli:

14 - destinatario (l'inizio e la fine dell'attributo, che indica contemporaneamente il bordo del margine destro);

17 - titolo al testo dell'atto;

18 - marchio di controllo;

28 - un segno sulla ricevuta del documento da parte dell'organizzazione;

29 - identificativo della copia elettronica del documento.

Tra il requisito 04 "Codice Organizzazione" e il requisito 09 "Data del documento" e 10 "Numero di registrazione del documento" lasciano un posto per l'applicazione (imprinting) del requisito 08 "Nome del tipo di documento".

Quando il nome del tipo di documento viene inserito nel modulo generale, ad esempio "ordine", "atto", "protocollo", questo modulo diventa un modulo di un tipo specifico di documento: un modulo d'ordine, un modulo di atto, un modulo protocollo, ecc. Quindi, un modulo di un tipo specifico Il documento è in realtà una sorta di modulo generale, poiché il modulo generale senza l'uso del nome del tipo di documento non viene utilizzato affatto nella redazione organizzativa e amministrativa documenti.

Il requisito 05 "Codice modulo documento" viene stampato sul modulo quando si emette un tipo specifico di documento, poiché ogni tipo (varietà) di un documento ha il proprio codice forma unificata secondo OKUD.

Esempi del modulo generale e del modulo di un tipo specifico di documento sono riportati in appendice. 2-6.

La forma della lettera viene utilizzata quando si redige un solo tipo di documento: una lettera di servizio, quindi non è necessario indicare il nome del tipo di documento in essa contenuto. Nella carta intestata, in luogo del requisito 10 “Nome del tipo di documento”, è apposto il requisito 07 “Dati di riferimento sull'organizzazione”, e in luogo del requisito 12 “Luogo di redazione del documento”, il requisito 11 “Riferimento a il numero di registrazione e la data del documento”, così necessario per la corrispondenza.

Nel requisito 07 "Dati di riferimento sull'organizzazione" ci sono necessariamente informazioni sul luogo di compilazione, quindi non è necessario utilizzare il requisito 12 "Luogo del documento".

Pertanto, la forma della lettera differisce dalla forma generale solo per due dettagli. Tutti gli altri dettagli, per i quali i segni sotto forma di angoli sono segnati sul modulo generale, sono utilizzati anche sulla carta intestata e sono redatti secondo le stesse regole. La carta intestata è inclusa nell'appendice. 7-10.

La forma di un'unità strutturale di un'organizzazione o di un funzionario è concepita se il capo dell'unità o un funzionario ha il diritto di firmare. Il nome dell'unità strutturale o il nome della posizione è riportato sul modulo dopo il requisito 06 "Nome dell'organizzazione".

Moduli di esempio funzionari dato in appendice. 11, 12.

Le forme di organizzazioni con la riproduzione dell'emblema di stato della Federazione Russa e gli emblemi delle entità costituenti della Federazione Russa (moduli di francobollo) sono prodotti di stampa da contabilizzare.

I moduli timbrati sono realizzati solo da aziende di stampa e incisione di timbri che dispongono di licenze per il tipo di attività pertinente e certificati di disponibilità di capacità tecniche e tecnologiche per lavorazione di qualità tipo di prodotto specificato.

Per realizzare una carta intestata o qualsiasi altro modulo in una tipografia, è necessario realizzare un layout del modulo in scala 1: 1, su cui devono essere applicati i dettagli permanenti, i segni necessari per i dettagli variabili, e il sono indicate le dimensioni delle aree per la localizzazione dei dettagli. E' necessario specificare il tipo e il colore della carta, selezionare i font necessari, indicare la tiratura, concordare tempi e costi di produzione. Il layout del modulo deve contenere l'indicazione che il responsabile dell'organizzazione consente la stampa di tale layout (di solito si scrive la parola "autorizzo"). Inoltre sul layout deve essere presente la firma del capo e il sigillo dell'organizzazione.

Le carte intestate dell'organizzazione devono avere numeri di serie, che sono apposti in modo tipografico o numerato. A volte una serie di questi numeri è apposta su moduli timbrati. Ogni tipo di modulo timbrato viene registrato in un giornale di registrazione separato (o altro modulo di registrazione e contabilità) e i moduli stessi sono archiviati in armadi chiusi e sigillati in modo sicuro. La loro distruzione avviene nel modo prescritto, secondo l'atto con una nota nel modulo di registrazione.

L'organizzazione della produzione, conservazione, contabilità, emissione, verifica della disponibilità di moduli timbrati (oltre che semplici) nelle organizzazioni è assegnata all'unità responsabile del lavoro d'ufficio. Nelle istruzioni di lavoro d'ufficio di qualsiasi organizzazione dovrebbe esserci una sezione che descrive la procedura per la produzione e l'uso dei moduli dell'organizzazione.

I requisiti generali per la fabbricazione e la conservazione di moduli con la riproduzione dell'emblema di stato della Federazione Russa, gli stemmi delle entità costituenti la federazione sono riportati nella sezione. 5 GOST R 6.30-97 “Sistemi di documentazione unificati. sistema unificato documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.

domande di prova

1. Qual è la forma del documento secondo la definizione di GOST R51141-98?

2. Quali metodi possono essere utilizzati per produrre documenti vuoti?

3. Qual è la base per la progettazione di un modulo di documento?

4. Quanti tipi di moduli sono stabiliti da GOST R 6.30-97?

5. Per quali tipi di documenti viene utilizzata la forma comune?

6. Quali dettagli permanenti possono essere applicati a ciascun tipo di modulo?

7. In che modo possono essere contrassegnati i posti per i dettagli variabili sui moduli?

8. In che cosa differisce il modulo generale dalla carta intestata?

9. Quali sono i requisiti per la fabbricazione di un modulo con l'immagine dell'emblema di stato della Federazione Russa o gli stemmi dei sudditi della Federazione Russa?

10. Cosa si deve presentare alla tipografia per la produzione del modulo?

"Chi è in che cosa": questo approccio nella progettazione delle forme è utilizzato da molti impiegati e segretari russi. Allo stesso tempo, dimenticano completamente che la forma è il volto dell'azienda. La reputazione dell'azienda dipende dalla cura con cui hai trattato la sua creazione. Impara a scrivere moduli ufficiali.

La forma del documento contiene una serie di dettagli che identificano l'autore del documento scritto ufficiale. Contiene solo informazioni permanenti sull'organizzazione: l'autore del documento, che lo caratterizza come il creatore del documento scritto ufficiale.

Perché utilizziamo i moduli? Un documento bianco è un foglio di carta di dimensioni standard, su cui sono vari mezzi tecnici dettagli forniti. Dà alle informazioni un carattere ufficiale e accelera il processo di creazione di un documento.

Un documento creato su carta intestata secondo lo standard statale ha un'alta qualità aspetto esteriore, facile da percepire, comodo da usare, archiviare, trasferire con qualsiasi mezzo di comunicazione e svolge la sua funzione principale: la conservazione delle informazioni. Inoltre, l'uso di moduli riduce i costi di manodopera per la sua preparazione.

Quando utilizzare i moduli

Prima di tutto, devi ricordare che solo la prima pagina del documento viene creata sui moduli e il resto delle pagine successive viene realizzato su fogli di carta standard. Se il documento deve essere inviato a più indirizzi, il primo foglio del servizio d'ufficio di ciascuna copia del documento viene creato sui moduli, che devono essere inviati dall'organizzazione.

Documenti organizzativi e amministrativi: lettere, certificati, protocolli, ordini, istruzioni, regolamenti, istruzioni, ecc. dovrebbe essere creato sui moduli dei documenti.

Informazioni e documenti di riferimento: promemoria, note d'ufficio, proposte, invii, dichiarazioni, ecc., che sono interni e non vengono inviati ad altre organizzazioni, vengono creati su foglio standard carta con tutti i dettagli necessari.

Per questi tipi di documenti, puoi sviluppare modulo elettronico moduli e salvarli sul tuo computer. Ciò unificherà le informazioni interne e i documenti di riferimento e ridurrà i tempi per la loro creazione. Alcuni documenti organizzativi e legali(carta, atto costitutivo) sono redatte su fogli standard di carta A4 con tutti i dettagli necessari.

Il concetto di modulo è pienamente applicabile solo ai documenti cartacei, tuttavia, quando si automatizza il lavoro d'ufficio, è praticato creare moduli elettronici, contenenti immagini elettroniche di moduli, il cui utilizzo o compilazione consente di creare documenti a tutti gli effetti corrispondenti regole moderne e moduli cartacei validi.

La preparazione degli schemi dei moduli è una funzione del servizio d'ufficio. Le sue responsabilità includono anche la fornitura di moduli alle unità strutturali, il monitoraggio del corretto utilizzo dei moduli, la tempestiva modifica degli stessi (se si sono verificati nell'organizzazione).

Come compilare i dettagli del modulo

La posizione dei dettagli sui moduli può essere longitudinale e angolare.

In disposizione longitudinale i dettagli vengono posizionati lungo il margine superiore del foglio e allineati in larghezza o al centro.

In posizione d'angolo I dettagli si trovano a sinistra angolo superiore foglio e sono allineati al margine sinistro o al centro dell'area assegnata.

Ogni organizzazione ha il diritto di scegliere il posizionamento dei dettagli durante lo sviluppo dei moduli. La composizione dei dettagli del modulo non dipende dalla variante della loro ubicazione e rimane invariata.

Emblema organizzazione (immagine grafica simbolica) dovrebbe essere sancita nei documenti costitutivi dell'organizzazione. A Codice civile RF parte 4 fornisce la seguente definizione: “L'emblema è un mezzo di identificazione visiva dell'organizzazione. Può consistere in designazioni verbali, figurative, tridimensionali e di altro tipo o loro combinazioni nel colore o nella combinazione di colori preferiti.

Come emblema può essere utilizzato un marchio (marchio di servizio) o una designazione commerciale, che vengono apposti sulla carta intestata secondo documenti costitutivi organizzazioni. Il marchio o la denominazione commerciale deve essere registrato. In questo caso, il diritto all'uso degli stessi è tutelato dalla legge, anche sui moduli ufficiali.

L'emblema dell'organizzazione è posizionato sul modulo nel campo in alto sopra il nome dell'organizzazione o nel campo a sinistra allo stesso livello del nome dell'organizzazione - l'autore del documento.

È importante ricordare che NON È CONSENTITO:

sostituire il nome dell'organizzazione con il suo stemma sulla carta intestata;
collocare sulle forme contemporaneamente l'immagine dello stemma e lo stemma.

Nome dell'organizzazione: l'autore del documento viene stampato prima per intero e di seguito - in forma abbreviata, ma in stretta conformità con i documenti costitutivi sulla base dei quali questa organizzazione è stata costituita e opera. Il nome abbreviato è racchiuso tra parentesi.

Codice dell'organizzazioneè apposto secondo il Classificatore pubblico delle associazioni e imprese industriali (OKPO). Il codice OKPO è un elemento dell'identificazione elettronica dell'organizzazione.

Codice del tipo di documentoè inserito nel modulo secondo il classificatore pubblico della documentazione di gestione (OKUD). Il codice OKUD è un elemento di identificazione del documento elettronico.

Puntelli numero di registrazione dello stato principale (OGRN) di persona giuridica è inserito nel modulo in conformità con i documenti rilasciati dalle autorità fiscali.

Numero di identificazione del contribuente/codice della causale di registrazione (TIN/KPP) sono apposte sul modulo anche in conformità con i documenti ricevuti dalle autorità fiscali.

Ogni organizzazione, sulla base degli standard statali, svolge lavori con i documenti, tenendo conto delle specificità delle sue attività, della tecnologia della documentazione e delle condizioni di lavoro dell'apparato amministrativo. Queste regole interne l'espletamento delle pratiche burocratiche avviene attraverso la pubblicazione dei regolamenti locali (regolamenti, norme, istruzioni). Tuttavia, i requisiti dell'organizzazione per l'esecuzione dei documenti non dovrebbero contraddire quanto stabilito standard statali requisiti.

Regole di base per la produzione di moduli

Quando si sviluppano moduli di documenti e la loro ulteriore produzione, è necessario ricordare che i requisiti di base per i moduli di documenti sono stabiliti da GOST R 6.30-2003 "Sistemi di documentazione unificata. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.

Ogni organizzazione accetta il metodo di produzione dei moduli in modo indipendente, ovvero i moduli possono essere stampati in modo tipografico, mediante stampa operativa o tecnologia informatica direttamente durante la produzione del documento. L'eccezione sono i moduli con una riproduzione dell'emblema di stato della Federazione Russa, che dovrebbero essere realizzati solo da aziende di stampa e incisione di francobolli che dispongono di certificati di capacità tecniche e tecnologiche per la fabbricazione di questo tipo di prodotto al livello di qualità adeguato.

Il modo più comune per creare moduli è tipografico, ma i moduli possono essere creati utilizzando strumenti di stampa online o riprodotti utilizzando un computer. Il modello di modulo su cui viene stampato il testo del documento deve essere archiviato nella memoria del computer. Per la produzione di moduli vengono utilizzati principalmente due formati carta: A4 (210 x 297 mm) e A5 (210 x 148 mm). Ogni foglio di un documento, eseguito sia su carta intestata che su un normale foglio di carta, deve avere margini di almeno 20 mm - sinistra, 10 - destra, 20 - in alto, 20 - in basso.

Come scrivere una lettera

Sulla carta intestata possono essere inseriti i seguenti dettagli (informazioni sull'organizzazione):

dati di riferimento sull'organizzazione (indirizzo postale, telefono/fax, indirizzo E-mail);
codice organizzazione per Classificatore tutto russo istituzioni, organizzazioni e imprese (OKPO);
numero di registrazione dello stato principale (OGRN);
codice fiscale/codice della causale di registrazione (TIN/KPP);
codice modulo documento (OKUD);
un contrassegno per il numero di registrazione e la data del documento;
contrassegnare per fare riferimento al numero e alla data del documento.

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Va notato che il nome del tipo di documento non è scritto sulla carta intestata, ad es. la parola "Lettera" o "Lettera commerciale".

Sul modulo sono presenti segni per apporre due numeri e due date: un segno contiene la data e il numero di registrazione del documento (lettera) e l'altro fornisce un collegamento alla data e al numero del documento ricevuto (in entrata).

Tipi di forme e caratteristiche del loro design

Esistono diversi tipi di moduli, ognuno dei quali ha le proprie regole per la registrazione.

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Il modulo generale viene utilizzato per la registrazione dei documenti interni dell'organizzazione. Su tale modulo non c'è il nome del tipo di documento ed è uno spazio vuoto per molti tipi di documenti. La forma generale dell'organizzazione può contenere i seguenti dettagli:

logo o marchio aziendale (marchio di servizio);
nome dell'organizzazione (autore del documento);
un segno per annotare la data e il numero del documento;
luogo di compilazione o creazione del documento (punto geografico).

Il modulo del tipo di documento differisce dal modulo generale in quanto viene aggiunto il nome del tipo di documento (ordine, istruzione, protocollo, atto, ecc.). È consigliabile creare forme di tipi di documenti in un'organizzazione quando in gran numero tipi diversi documenti.

Modulo in due lingue

Il modulo in due lingue è utilizzato nelle organizzazioni delle entità costitutive della Federazione Russa. I dettagli del modulo, insieme alla lingua russa, sono stampati anche nella lingua nazionale. Nome dell'organizzazione su lingua di stato il soggetto della Federazione Russa si trova sotto oa destra del nome in russo.

Nome dell'organizzazione su lingua straniera apposta sul modulo, se è sancito dallo statuto o dal regolamento dell'organizzazione. In questo caso, è posizionato sotto il nome in russo. Se l'organizzazione è in corrispondenza con corrispondenti esteri, in questo caso viene creato un modulo in due lingue. Tutti i dettagli sono ripetuti in due lingue, senza snaturare il nome dell'organizzazione, la sua forma organizzativa e giuridica, l'indirizzo e i dati di riferimento.

Nelle grandi organizzazioni, oltre alla carta intestata, le organizzazioni creano carta intestata per le divisioni strutturali. Tali moduli differiscono solo per il fatto che contengono il nome dell'unità strutturale sotto il nome dell'organizzazione - l'autore del documento. Un'unità strutturale può avere una carta intestata e moduli per i tipi di documenti che vengono spesso utilizzati in questa unità strutturale (ordine del capo dell'unità strutturale, protocollo, ecc.).

Vengono create forme di funzionari per i capi dell'organizzazione, grandi divisioni strutturali che hanno il diritto di firmare documenti. Il nome della posizione del capo dell'organizzazione è posto sotto il nome dell'organizzazione: l'autore del documento. Sulle intestazioni dei capi di lottizzazione strutturale è apposto il nome della posizione unitamente al nome della lottizzazione strutturale.