Documenti per la conduzione dei registri del personale. Gestione delle risorse umane da zero

La contabilità del personale è necessaria in qualsiasi impresa, indipendentemente dalla forma di proprietà, attività e numero di dipendenti. Per la sua condotta competente e qualificata, è necessario essere esperti in diritto del lavoro, monitorare i cambiamenti nella legislazione e avere competenze nel campo della gestione dei registri del personale.

Che cos'è la contabilità del personale e perché è necessaria?

Parte integrante dell'attività di ciascuna azienda sono i registri del personale. È un lavoro legalmente regolamentato sulla registrazione, la contabilità e il monitoraggio dei movimenti dei dipendenti dell'organizzazione.

Le attività delle risorse umane includono:

accoglienza dei dipendenti;
licenziamenti;
movimenti orizzontali (trasferimento tra reparti) e verticali (ad esempio, crescita di carriera);
viaggi d'affari;
congedo per malattia;
foglio presenze;
ferie (di qualsiasi natura - annuali, gratuite, per gravidanza, ecc.);
tessere personali per ogni dipendente, ecc.

Si applica anche al personale:

mantenere i registri militari;
regolazione dei rapporti di lavoro;
creazione e registrazione di vari ordini e istruzioni (ad esempio, sull'assunzione, l'incoraggiamento di un dipendente, ecc.);
organizzazione del lavoro e altri aspetti.

Tutta la documentazione è redatta solo in conformità con le norme e le regole richieste. Alcuni moduli sono unificati, altri sono stabiliti presso l'impresa stessa.

L'organizzazione competente dei registri del personale risolve molti problemi e compiti dell'azienda. Certo, ci sono migliaia di sfumature, ma ci sono punti di base che si applicano a ogni impresa.

Come organizzare ea chi affidare la tenuta dei registri del personale?

Esistono diversi modi per organizzare la contabilità. Tutto dipende dalle caratteristiche dell'impresa e dalla scelta che fa il manager. Le opzioni più comuni:

Crea un intero dipartimento delle risorse umane se l'azienda impiega molte persone

E quando il personale è ridotto, puoi assumere uno specialista. I vantaggi di questo metodo sono che il lavoro è organizzato dal manager nel modo che preferisce ed è regolato e controllato secondo i propri principi.

Ci sono anche degli svantaggi: è difficile verificare la professionalità dello specialista assunto, quindi c'è il rischio che venga assunto un funzionario del personale non del tutto competente.

Dovrai dedicare tempo e denaro alla formazione o cercare un altro dipendente.

I vantaggi di questa opzione per organizzare la contabilità sono che se una persona è stata raccomandata, allora (forse) fa davvero il lavoro, cioè è stato testato nel caso. Naturalmente, con un tale funzionario del personale, è necessario negoziare le condizioni di lavoro in modo che si adattino a entrambe le parti.

Affida le questioni relative al personale a un contabile oa un buon segretario

Pro: fa risparmiare tempo e denaro. Cioè, non è necessario selezionare un funzionario del personale e non ci sono costi per il mantenimento dei registri.

Svantaggi: il problema principale nella scelta di questo metodo è che i dipendenti svolgono un lavoro aggiuntivo dopo quello principale, il che porta a errori, errori, lacune e una mancanza elementare di documenti necessari. E, naturalmente, qui è importante la conoscenza professionale sul tema della contabilità del personale. E se li ha la stessa segretaria, il rischio di complicazioni in questo caso è ridotto al minimo. E viceversa.

Affidare la contabilità del personale a un'organizzazione di outsourcing

Bene: tutte le attività del personale ricadono sulle spalle di una società di outsourcing, che si assume tale responsabilità sulla base di un accordo. Oltre al fatto che viene fornita un'assistenza costante e continua per le questioni del personale, la scelta di questa modalità riduce notevolmente i costi.

Contro: è necessario scegliere un'azienda seria e consolidata, inoltre è necessario stabilire un'interazione, creare un concetto per lavorare con specialisti che lavoreranno fuori dall'ufficio.
Il manager deve solo scegliere il modo più conveniente e adatto per mantenere i registri del personale, soppesando tutti i pro e i contro di ogni metodo.

Funzioni lavorative di un lavoratore del personale

I seguenti doveri sono imposti al funzionario del personale in conformità con le istruzioni e il contratto di lavoro:

Questo è un elenco incompleto dei doveri di un lavoratore del personale, i requisiti sono approssimativi. Potrebbero essercene più elencati (o meno), ma in totale sono queste abilità e abilità che uno specialista del personale deve possedere.

Contabilità del personale: quali documenti sono necessari?

Normalmente ogni impresa deve disporre delle seguenti tipologie di documenti relativi al personale:

amministrativo (ordini personali e di produzione);
conferma dell'attività lavorativa;
informazioni e regolamento;
corrispondenza interna;
log di controllo e registrazione.

Alcuni documenti del personale devono essere presso l'azienda a colpo sicuro. Questi includono:
PVTR (regolamento interno del lavoro);

Tutti i documenti vengono conservati per un certo numero di anni. Sono regolamentati:

articolo o sezione del Codice del lavoro;
delibera del Comitato Statale di Statistica;
Legge federale e altri regolamenti.

Se qualcosa (istruzioni, ordini, ecc.) non è disponibile, allora questo fatto dovrà essere corretto. In generale, uno dei principi del lavoro di un funzionario del personale è la tempestività. Facilita notevolmente le giornate lavorative e dà persino forza legale ad alcuni atti. Questo è in realtà molto importante: non gestire l'attività attuale. Altrimenti, tendono a crescere come una palla di neve.

Organizzazione dei registri del personale: come condurre, da dove iniziare?

Essendosi stabilito in un nuovo posto come ufficiale del personale, è necessario prima rivedere la documentazione obbligatoria. Se si scopre (e succede) che mancano alcuni documenti importanti dall'elenco, è necessario ripristinarli. Naturalmente, non sarà possibile svolgere tale lavoro in un giorno.

Pertanto, è necessario evidenziare le posizioni più importanti e partire da esse. Verificare la disponibilità e l'alfabetizzazione nella progettazione (e se è necessario correggere o redigere un nuovo documento): personale, programma ferie, contratti di lavoro, ordini, registri del lavoro.

Conserva i registri dei contratti di lavoro, degli ordini per il personale. Creare un libro di registrazione della cartella di lavoro. Comprendere le carte personali (T-2). Lavora con le normative locali.
La cosa principale è completare tutti i documenti attuali in tempo. Lavoro, basandosi sul Codice del lavoro e sulle regole del lavoro d'ufficio. E non distruggere i documenti sul personale. Il momento della loro conservazione è approvato dall'Archivio federale ("Elenco ..." del 06.10.2000).

Tutti i documenti contabili sono necessari per la trasparenza dei rapporti di lavoro. Il sistema del personale stabilisce norme e principi che forniscono stabilità ai dipendenti dell'organizzazione e le amministrazioni creano condizioni favorevoli per la gestione del personale.

Automazione della contabilità - 1C: i vantaggi di lavorare con il programma

Tenere i registri del personale, specialmente in una grande azienda, è un lavoro incredibilmente responsabile ed enorme. Ma qui gli errori sono inaccettabili! Ma oggi c'è un modo per automatizzare le attività degli ufficiali del personale, che può facilitare e semplificare notevolmente il lavoro del dipartimento, migliorare le attività, riducendo significativamente il rischio di errori.

Con l'aiuto del programma 1C, puoi conservare i registri in conformità con i requisiti legali. Il database fornisce un'archiviazione affidabile delle informazioni necessarie sui dipendenti. Man mano che si accumula, diventa possibile costruire vari rapporti che possono aiutare nell'analisi del lavoro e nello sviluppo di nuove direzioni. Ad esempio, i rapporti potrebbero avere il seguente aspetto:

tasso di rotazione del personale;
statistiche sul personale;
circolazione dei lavoratori, ecc.

Il programma aiuta a risolvere quasi tutti i problemi e le attività di contabilità del personale. Il capo dell'impresa, grazie a 1C, ha l'opportunità di ricevere informazioni sullo stato delle cose in questo dipartimento, analizzare e prendere le giuste decisioni di gestione. Inoltre, l'automazione consente di sincronizzare le attività di diversi servizi aziendali (contabilità, personale, reparto contabilità), migliorando l'efficienza del lavoro e creando anche tutte le condizioni per il pagamento tempestivo degli stipendi.

Quale psicologico potrebbe essere necessario? Questo articolo ti parlerà di tutti i segreti dei test.

Per condurre una verifica fiscale, leggi l'articolo: tutti i segreti per scegliere uno specialista in verifica fiscale.

Conclusione

Quindi, riassumendo, possiamo notare quanto segue:

La contabilità del personale è una parte essenziale del lavoro di qualsiasi impresa.
Esistono diversi modi per organizzare la contabilità. La scelta spetta al leader.
I doveri di un lavoratore del personale sono determinati dall'istruzione e dal contratto di lavoro.
C'è un elenco di documenti relativi al lavoro del personale che deve essere presente in ogni azienda. E dovresti iniziare la tua carriera nel dipartimento del personale controllando questi particolari documenti.
Tenere i record è molto più semplice se è automatizzato.

La contabilità del personale è il fulcro del funzionamento normale ed efficiente di qualsiasi impresa. Pertanto, deve essere affrontato con ogni responsabilità.

In contatto con

Al fine di mantenere i registri di tutta la documentazione primaria al livello appropriato, è necessario il lavoro ben coordinato del dipartimento del personale, da cui dipendono molti processi lavorativi dell'impresa.

Questa è la manutenzione di tutto ciò che riguarda la contabilità dei fondi e il movimento del personale.

I pagamenti tempestivi, la correttezza della formazione della documentazione e il corso di altri processi produttivi dipendono dall'efficacia della sua costruzione.

Importante: la chiave per il lavoro regolare e tempestivo del dipartimento del personale sono specialisti ben formati che, oltre alle capacità di lavoro d'ufficio, conoscono bene la legislazione sul lavoro.

Un processo di contabilità del personale è necessario per raggiungere i seguenti obiettivi:

Distribuire correttamente i dipendenti per processi;
Identificare le risorse inutilizzate;
Risolvere eventuali problemi con il personale in modo tempestivo.

Imparerai come organizzare correttamente i record del personale in un'impresa in questo video:

Di quali problematiche si occupa l'ufficio risorse umane?

In generale, tutte le domande relative al lavoro del personale vengono risolte dal dipartimento del personale:

Reclutamento e licenziamento;
Registrazione delle ferie e dei pagamenti ad essa correlati;
E' di loro competenza anche la maturazione di incentivi e premi;
Formazione del personale. imparerai come redigere un'ordinanza per l'approvazione della tabella del personale;
Apportare modifiche al programma di lavoro;
Altri momenti lavorativi dello Stato.

Caratteristiche dei registri del personale

Nell'impresa, ogni fase del lavoro del dipartimento del personale viene eseguita in conformità con le normative, a condizione che tutti i tipi di lavoro possono essere suddivisi in quanto segue:

La procedura per la compilazione e il mantenimento della documentazione del personale;
Forma di inabilità al lavoro;
Preparazione di documenti per l'archiviazione;
Conservazione dei registri militari nell'organizzazione;
Conservazione dei dati personali di ciascuna squadra;
Calcolo dei premi assicurativi.

L'intero flusso di lavoro del personale può essere suddiviso in due rami:

Per il personale - carte personali e tutti gli ordini associati a ciascun dipendente individualmente;
Sulla gestione del personale - normativa interna, normativa sui dipartimenti, reportistica sul numero dei dipendenti.

Inoltre, l'ufficio del personale conserva tutti i documenti che sono alla base dell'emissione degli ordini, nonché i rendiconti e le buste paga, che non sono di base, ma creano la base necessaria per la documentazione aggiuntiva.

Ne consegue che i principali documenti sono:

Contratto collettivo per risolvere le situazioni in esso prescritte;
Descrizione del lavoro, se parte delle mansioni non è specificata nel contratto;
Regolamento stipendio e premi per la risoluzione di situazioni contestabili relative ai pagamenti;
Altre disposizioni relative alla regolamentazione della vita dell'impresa.

Come organizzare i record del personale?

Organizzazione dei registri del personale in azienda

Per avviare l'intero processo di contabilizzazione del lavoro d'ufficio, è necessario inizialmente fare uno schema approssimativo del piano di lavoro:

Prima di compilarlo, dovresti studiare tutta la documentazione normativa.
Dopodiché, i documenti costitutivi vengono prelevati dalla testata e studiati, devono corrispondere tutti a carte reali.
Successivamente, il flusso di lavoro viene preparato tenendo conto dei desideri del manager di creare una cartella per i documenti opzionali.
Successivamente, viene generata la documentazione stessa:

Inizialmente vengono redatti tutti i documenti riguardanti la testata;

Importante: questo funzionario è determinato attraverso un concorso o un'assemblea generale dei co-fondatori.

Poi viene il turno dell'elenco del personale e dei regolamenti interni del lavoro;

Importante: il tavolo del personale può essere formato secondo una forma unitaria, mentre è indispensabile compilare un elenco delle posizioni richieste in produzione, partendo dal capo.

È in fase di elaborazione una forma di contratto di lavoro, obbligatoria per la firma con ciascun dipendente dell'organizzazione;
Sono in preparazione altri documenti e documenti necessari;
Viene determinata la persona responsabile dei libri di lavoro: nelle prime fasi della formazione dei registri del personale e dell'impresa, il capo è responsabile dell'accoglienza e della registrazione dei dipendenti, sulla base di ciò è necessario redigere un ordine sulla responsabilità del direttore per la ricezione e la sicurezza dei documenti;

Importante: solo dopo l'identificazione ufficiale della persona responsabile, inizia la registrazione dei dipendenti.

È necessario garantire la conservazione e l'utilizzo dei documenti del personale.

Dopo aver assunto un funzionario del personale, si occupa dell'intera routine del flusso dei documenti: mantenimento di un foglio presenze, programma delle ferie, movimento documentale delle persone nell'impresa e così via.

Quali documenti sono relativi al personale?

Documentazione di base e sua progettazione

Un lavoratore del personale utilizza una serie di documenti necessari per la gestione del personale competente:

Ordini di vario genere sulla circolazione dei dipendenti: assunzioni, licenziamenti, ferie, trasferte e altro;
Il tavolo del personale, che deve necessariamente coincidere con le clausole sull'orario di lavoro nel contratto principale di lavoro, altrimenti costituirà violazione del contratto e comporterà sanzioni;
foglio presenze;
Libretti di lavoro che sono conservati presso l'impresa durante l'intero periodo di validità dell'accordo firmato, questi documenti appartengono a una rigorosa rendicontazione, in modo che ciascuno sia registrato in un giornale speciale e la conservazione venga effettuata in una cassaforte speciale;
Regole dell'ordine interno;
I contratti di lavoro sono la prova della conclusione dei rapporti di lavoro, sono redatti individualmente con ciascun dipendente, sulla base del quale il dipendente lavora ufficialmente secondo i punti elencati nel documento;
Per ogni caso di modifica delle principali clausole dei contratti di lavoro vengono redatti allegati ai contratti;
si forma ogni anno 2 settimane prima della fine dell'anno, ogni dipendente deve familiarizzare con esso, è necessario formare questo documento in modo competente con la conoscenza delle complessità della produzione in modo che il resto simultaneo di 2 - 3 persone non interrompa l'intero processo dell'impresa;
File personale: è necessario aprire una cartella per ciascun dipendente, una carta personale, un account personale, tutti gli ordini firmati dal dipendente del capo, le sue dichiarazioni e altri documenti che formano la cronologia delle azioni del dipendente vengono inseriti qui. Questo documento è relativo alla documentazione contabile, è formato sotto forma di cartelle e riviste che vengono cucite, su di esse viene incollato un quadrato bianco per indicare i dettagli principali;
Job description con indicazione dettagliata dei diritti e doveri dei dipendenti;
Il regolamento in materia di remunerazione e premi costituisce la base per il calcolo dei compensi ai dipendenti. Secondo quali regole viene redatto il provvedimento sui bonus e gli incentivi materiali per i dipendenti di LLC, leggi.

Inoltre, vengono generati molti più documenti, che vengono gestiti da un dipendente del dipartimento del personale.

Chi è coinvolto nella gestione dei documenti?

Di solito nelle grandi imprese c'è un dipartimento del personale, che mantiene tutta la documentazione e la snellisce.

Ma nelle piccole imprese risparmiano su un lavoratore del personale, quindi, ad esempio, il capo contabile o il segretario lo fa part-time e il manager stesso è responsabile dell'assunzione e del licenziamento dei dipendenti.

Automazione delle risorse umane

L'uso di vari programmi di contabilità per computer facilita notevolmente il processo, al momento ce ne sono molti.

Ovviamente l'attuale è 1C: Enterprise, che consente di stampare automaticamente i documenti e automatizzare l'intero processo, ma esistono numerosi altri programmi molto più giovani e progressivi.

Amministrazione del personale e contabilità del personale.

Sfumature di IP e LLC

Quando si accetta un dipendente in un'impresa e si inseriscono i registri del personale, ogni forma di gestione ha le sue caratteristiche, ad esempio, quando viene inizialmente assunto un singolo imprenditore, deve essere registrato nello stato di datore di lavoro:

In FSS - 10 giorni dalla data di ammissione del primo dipendente;
Nella FIU - entro un mese dalla data di assunzione del dipendente.

In caso di superamento di questo numero di giorni per la registrazione, l'azienda incorrerà in sanzioni.

Allo stesso tempo, il manager è obbligato a ricevere una firma dai dipendenti per familiarizzare con i documenti normativi, per questo è consigliabile aprire un giornale.

Sanzioni per mancanza di atti del personale

Importante: un imprenditore che lavora per se stesso ha il diritto di non avviare registri del personale.

Se non ci sono registri del personale presso l'impresa o l'organizzazione, è prevista una sanzione:

Per un funzionario da 1.000 a 5.000 rubli;
Per una persona giuridica da 30.000 a 50.000 rubli.

Inoltre, il lavoro dell'impresa può essere sospeso per 90 giorni. Se è richiesta la verifica, allora:

Non può essere inaspettato, lo avvertono con 3 giorni di anticipo;
Si tiene anche per un tempo limitato - 20 giorni;
La commissione in visita dovrebbe essere svolta solo con la partecipazione del capo.

Conclusione

La contabilità del personale, secondo la normativa vigente, è parte integrante di qualsiasi processo aziendale, è inaccettabile svolgere le attività di un'impresa in cui lavorano dipendenti a tempo pieno senza tale contabilità, poiché ogni collaborazione deve essere fissata da regolamenti con il fissazione di eventuali modifiche in esso.

Regole per l'organizzazione e il mantenimento dei registri del personale - vedere qui:

Contabilità del personale insieme alla contabilità e alla contabilità fiscale, consente di riflettere informazioni affidabili necessarie per il pieno funzionamento dell'azienda. Le caratteristiche di questo tipo di contabilità, così come i principali documenti coinvolti, saranno discusse nel nostro articolo.

Conservazione dei registri del personale

Facendo registri del personale comporta l'esecuzione di un'ingente documentazione che rifletterà informazioni sia separatamente per ciascun dipendente che in generale per l'intera azienda, nonché la creazione di regole che disciplinano la procedura per l'attività lavorativa.

Facendo registri del personale implica fissare il numero di dipendenti, cosa possibile solo con un monitoraggio di alta qualità di tutti i movimenti. Compito principale registri del personaleè la preparazione di prove documentali di un particolare movimento di un dipendente, che va dall'assunzione, al trasferimento ad altra posizione, alla registrazione del congedo e termina con il licenziamento.

Certamente, contabilità del personale può essere mantenuto manualmente, tuttavia registri del personale attraverso l'utilizzo di software permette di ridurre al minimo i tempi di preparazione della documentazione, soprattutto se l'azienda ha molti dipendenti.

Record delle risorse umane

Documentazione registri del personale può essere sia obbligatorio, la cui compilazione è prevista dal Codice del lavoro della Federazione Russa, sia facoltativo.

Ai documenti richiesti registri del personale relazionare:

ordine di lavoro (T-1);
contratto con un dipendente (TD-1);
libro di lavoro (Decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225 "Sui libri di lavoro");

Sulle caratteristiche del design dei libri di lavoro, vedere il materiale .

carta personale del dipendente (T-2);
documenti di trasferimento (T-5);
lasciare l'ordine (T-6);
orario ferie (T-7);
personale (T-3);
foglio presenze (T-12);
ordine di licenziamento (T-8).

La maggior parte dei documenti del personale ha un modulo unificato. Alcuni documenti che il datore di lavoro dovrebbe sviluppare in modo indipendente:

accordo collettivo;
regole dell'ordine interno;
regolamenti salariali;
regolamento sui dati personali dei dipendenti;
norme sulla tutela del lavoro;
erogazione di bonus;

Per informazioni sui periodi di conservazione dei documenti del personale, consultare il materiale .

IMPORTANTE!Secondo l'art. 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa, le disposizioni dell'organizzazione che violano i diritti di un dipendente non possono essere utilizzate per regolare i rapporti di lavoro.

Tutti i documenti contabili preparati da un lavoratore del personale sono approvati dal capo dell'organizzazione. Successivamente, il dipendente deve familiarizzare con loro e apporre la sua firma.

Si precisa che in alcune situazioni si può evitare la predisposizione di documenti del personale: ad esempio, non è richiesta la redazione di mansionari se il contratto di lavoro prevede già la funzionalità del dipendente. Lo stesso vale per la clausola retributiva, anch'essa facoltativa se il contratto prevede il reddito futuro del dipendente.

La presenza di un particolare documento nei registri del personale dipende dalle specificità del lavoro di un singolo dipendente e dell'azienda nel suo insieme. Se l'azienda prevede il lavoro a turni, è necessario elaborare un programma dei turni. Quando si svolgono mansioni lavorative in strutture di massima sicurezza, è necessario scrivere nel contratto una clausola sulla conservazione dei segreti commerciali, nonché elaborare una disposizione adeguata, che fisserà la procedura per l'accesso al segreto, la responsabilità della sua divulgazione , nonché le condizioni per la cessazione di tale accesso. È imperativo stipulare un contratto di piena responsabilità con un dipendente se è correlato a beni o oggetti di valore.

Responsabilità per reati nella conduzione degli atti del personale

Il principale organismo di regolamentazione preposto al corretto svolgimento di registri del personale, è l'Ispettorato statale del lavoro. È progettato per controllare le operazioni del personale e, se contabilità del personaleè condotto con violazioni, per portare alla responsabilità amministrativa per violazione della legislazione del lavoro.

Si distinguono i seguenti tipi di responsabilità (articolo 419 del Codice del lavoro della Federazione Russa):

Amministrativo - le sanzioni per funzionari e società si riflettono nell'art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 del Codice amministrativo della Federazione Russa. La responsabilità amministrativa si verifica più spesso in assenza di qualsiasi documento personale necessario o nella sua mancata presentazione su richiesta di un dipendente o di un'organizzazione.

Esempio:Ivanov I.A. ha deciso di prendere un prestito. Per fare ciò, ha bisogno di una copia del libretto di lavoro e di un certificato 2-NDFL. Il datore di lavoro ha rifiutato di rilasciare una copia del libretto di lavoro. Il dipendente ha il diritto di denunciare le azioni illegali del datore di lavoro all'ispettorato del lavoro, che riterrà responsabile l'azienda (i suoi funzionari) ai sensi dell'art. 5.39 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa per un importo compreso tra 1.000 e 3.000 rubli.

Diritto civile - la pena è prevista dall'art. 15, 151 e cap. 59 del Codice Civile della Federazione Russa.

Esempio:Petrov SF è stato ferito sul posto di lavoro. Ai sensi dell'art. 1085 del codice civile della Federazione Russa, il datore di lavoro è obbligato a risarcire il salario perso durante la permanenza del dipendente in cura, nonché i costi del trattamento e del recupero.

Responsabilità penale - Art. 143, art. 145, art. 145.1, art. 146-147, artt. 215-217 del codice penale della Federazione Russa.

Inoltre, gli atti dei servizi del personale possono essere richiesti dall'Agenzia delle Entrate, in caso di mancato presentazione sorge la responsabilità ex art. 126 Codice Fiscale della Federazione Russa

Risultati

Corretto e tempestivo contabilità del personale consente al management di rendere l'azienda più efficiente. Attualmente, sono disponibili molti strumenti software che consentono di ottimizzare i tempi di compilazione della documentazione del personale e ottenere l'accuratezza nella segnalazione dei dati. personalecontabilità.

In questo articolo, non forniremo esempi di compilazione di moduli, elaborazione di altri documenti o testi di documenti normativi che un'organizzazione dovrebbe avere. Soffermiamoci solo sulla sequenza di lavoro sull'organizzazione della gestione dei record del personale in un'azienda da zero.

Base normativa

Quando si organizza da zero la gestione dei record delle risorse umane, sono necessari i seguenti documenti normativi:

GOST R 6.30-2003 “Sistema di documentazione unificato. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.

Codice del lavoro della Federazione Russa (per non confondersi con modifiche e integrazioni, ha senso acquisire un nuovo testo del Codice del lavoro con modifiche circa una volta ogni sei mesi - a meno che, ovviamente, la tua organizzazione non abbia un sistema legale di riferimento che viene regolarmente aggiornato).

Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro, approvate dal decreto del Ministero del lavoro russo del 10.10.2003 n. 69.

Regole per il mantenimento e la conservazione dei libri di lavoro, la preparazione dei moduli dei libri di lavoro e la loro fornitura ai datori di lavoro, approvate con decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225 (come modificato il 19 maggio 2008).

Decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 05.01.2004 n. 1 "Sull'approvazione di forme unificate di documentazione contabile primaria per la contabilità del lavoro e il suo pagamento".

L'elenco dei documenti di gestione standard generati nell'attività delle organizzazioni, con indicazione dei periodi di conservazione, approvato dall'Archivio federale il 6 ottobre 2000 (modificato il 27 ottobre 2003).

Inoltre, il libro di Ya.E. Varlamova ed E.A. Kosheleva "Gestione dei record del personale da zero" (Mosca: casa editrice professionale, 2008).

Nota

Molte forme di documenti nella gestione dei registri del personale sono unificate dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 01/05/2004 n. 1 "Sull'approvazione di forme unificate di documentazione contabile primaria per la contabilità del lavoro e il suo pagamento". Puoi trovarlo in qualsiasi sistema di riferimento legale (Consulente Plus, Garante, Codice) o su Internet, ci sono anche moduli già pronti da questo decreto che devi solo copiare sul tuo disco rigido. I documenti per i quali non esistono moduli unificati devono essere redatti in conformità con GOST R 6.30-2003 "Sistema di documentazione unificato. Sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa. Requisiti di documentazione.

Step 1: sviluppiamo documenti che devono essere in azienda a colpo sicuro

Molto spesso, l'organizzazione dell'attività di produzione del personale inizia con lo sviluppo di tutti i tipi di regolamenti e istruzioni, e giustamente. I documenti normativi che devono essere presenti in azienda a colpo sicuro includono:

regolamenti interni del lavoro;

regolamento sulla protezione dei dati personali del dipendente;

norme in materia di protezione del lavoro e sicurezza antincendio.

Tutto il resto dovrà attendere: è possibile assumersi lo sviluppo di documenti facoltativi solo al momento della redazione dei documenti obbligatori.

Passaggio 2: modificare il personale

Molto probabilmente, l'azienda ha già sviluppato un tavolo del personale, c'è uno staff di dipendenti che svolgono con successo i propri compiti, con i quali sono stati stipulati contratti di lavoro, sono stati emessi ordini di assunzione e sono state registrate registrazioni nei libri di lavoro. Ma, come dimostra la pratica, questi documenti non sono sempre redatti correttamente.

Chiedi al reparto contabilità informazioni sugli stipendi dei dipendenti e sui nomi delle loro posizioni: sulla base di questi dati, è necessario riconciliare la tabella del personale.

Si precisa che i nomi delle posizioni nell'elenco del personale non sempre coincidono con le effettive posizioni dei dipendenti. L'ufficio contabilità non ha davvero bisogno di queste informazioni per trasferire pagamenti e tasse, ma programmi come 1C richiedono la compilazione di una sezione con tali informazioni e talvolta viene inserita una posizione che non corrisponde a quella effettiva. Pertanto, prima dell'approvazione della tabella del personale, è necessario chiarire i nomi delle posizioni dei dipendenti con i responsabili di reparto, con la direzione aziendale o con i dipendenti stessi.

Puoi anche chiedere ai contabili i numeri del personale dei dipendenti. Se la contabilità è automatizzata, i numeri del personale vengono assegnati dal programma, in caso contrario, dovrai assegnarli tu stesso, iniziando con il dipendente che lavora più a lungo e finendo con quello che è arrivato più tardi nell'organizzazione. Dopo il licenziamento di un dipendente è meglio non cedere a nessuno il suo numero personale: che tutti i numeri siano univoci e assegnati ad una sola persona che abbia mai lavorato in azienda.

Mentre i contabili stanno preparando un riepilogo dei dipendenti, è necessario controllare lo stato dei file personali dei dipendenti e delle loro carte personali, se sono stati conservati, e scoprire anche quali documenti mancano nel fascicolo personale di ciascun dipendente. Ogni dipendente deve scrivere un promemoria sulle copie di cui trasmettere i documenti.

Fase 3: verificare la conformità delle informazioni nell'elenco del personale e dei contratti di lavoro

Dopo aver redatto la tabella del personale, è necessario verificare le informazioni in essa contenute con i dati dei contratti di lavoro. Se le informazioni differiscono (di solito lo stipendio è indicato in modo errato o viene semplicemente indicato "Stipendio secondo l'elenco del personale", che è una violazione del Codice del lavoro della Federazione Russa e può comportare sanzioni; le date di firma del contratto cadono su un giorno libero; la firma del rappresentante del datore di lavoro non corrisponde alla persona dichiarata rappresentante - ad esempio il suo sostituto ha firmato al posto del direttore generale), quindi i contratti devono essere rifatti. In questo caso, si dovrebbe partire dal fatto che un accordo firmato da persona non autorizzata, infatti, non è un accordo; in altre parole, non esiste un contratto di lavoro scritto. Pertanto, deve essere rilasciata, ovviamente, la data (genuina) corrente. In tutti gli altri casi, al contratto di lavoro vengono stipulati accordi aggiuntivi, che integrano il contratto di lavoro con nuove condizioni o chiariscono (modificano) quelle condizioni che erano state indicate in modo errato.

Se il contratto viene eseguito correttamente, ma sono state apportate modifiche in seguito (aumento dello stipendio, trasferimento del dipendente a un altro lavoro), è necessario stipulare accordi aggiuntivi per ciascun caso per ciascun dipendente. I contratti di lavoro e gli accordi integrativi vengono redatti in duplice copia, di cui uno resta in azienda, il secondo viene consegnato al dipendente.

Fase 4: verificare la correttezza dell'esecuzione degli ordini del personale

Successivamente, è necessario verificare la disponibilità e la correttezza dell'esecuzione degli ordini di assunzione, spostamento di dipendenti (se presenti), ecc. (date, firme, informazioni in essi contenute). Gli ordini devono rispettare il contenuto del contratto di lavoro concluso con i dipendenti e la tabella del personale. Devono essere firmati non solo dal capo dell'azienda, ma anche dal dipendente stesso. Se non ci sono ordini di assunzione o trasferimento di lavoratori dipendenti o sono emessi violazioni, devono essere ripristinati, rifatti o “firmati in aggiunta”. Per legge, non sei responsabile di quanto accaduto prima di te, ma il dipendente ha il diritto di richiedere una copia di tale ordine e deve fornirla.

Passaggio 5: verificare la correttezza della gestione dei libri di lavoro

La fase successiva del lavoro consiste nel verificare la disponibilità dei libri di lavoro. I libri di tutti i dipendenti iscritti devono essere tenuti in azienda. Se trovi libri di dipendenti in pensione, devi inviare una raccomandata con ricevuta di ritorno ai proprietari dei libri con la richiesta di venire per un libro di lavoro o fornire un indirizzo a cui inviarlo. Dopo aver ricevuto una risposta, il libretto di lavoro deve essere inviato per posta raccomandata con ricevuta di ritorno. Se non c'è risposta, basta mettere un avviso di ricezione della lettera nel libro di lavoro. I libri di lavoro dei dipendenti non lavoratori devono essere tenuti separatamente dal resto fino a quando richiesto, ma non meno di 50 anni.

Se non ci sono record di lavoro o trasferimento nel libro di lavoro, non affrettarti a farlo. In primo luogo, leggere attentamente entrambi i documenti che regolano la compilazione dei libri di lavoro: Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro e le Regole per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro, la preparazione dei moduli dei libri di lavoro e la loro fornitura ai datori di lavoro. E solo quando sei sicuro delle tue conoscenze, puoi iniziare a inserire voci nel libro di lavoro. Ricorda: un'iscrizione eseguita in modo errato può portare al fatto che al dipendente potrebbe non essere accreditata l'anzianità di servizio nell'azienda in cui è stata effettuata l'iscrizione errata.

Step 6: elaboriamo file personali o cartelle personali dei dipendenti (se non sono stati conservati prima di te)

Assicurati di emettere carte personali per i dipendenti nel modulo n. T-2. Oggi, molti programmi ti consentono di compilare il modulo n. T-2 su un computer e stamparlo su carta comune, che è quello che usano alcuni ufficiali del personale. Tuttavia, gli archivi di stato accettano ancora carte personali solo su carta spessa "semicartone". Pertanto, se la tua organizzazione è una fonte di acquisizione dell'archivio di stato, acquista i moduli n. T-2 nella cartoleria nella quantità richiesta o acquista la carta appropriata per stamparli.

Le carte personali sono compilate da un funzionario del personale: tale istruzione è contenuta nelle istruzioni per l'uso di moduli unificati (Decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 01/05/2004 n. 1).

Le copie dei documenti ricevuti dai dipendenti (passaporti, certificati assicurativi, ecc.) devono essere collocate in cartelle "file", dopodiché viene effettuato un inventario di ciascun caso e vengono formate le cartelle personali. Puoi anche allegare loro copie di ordini e contratti in modo che tutte le informazioni sul dipendente siano in un unico posto, ma questo non è necessario. Le foto dei dipendenti possono essere incollate su carte personali.

Spesso i file personali vengono inseriti nel modulo n. T-2, il che non è vero: le carte personali devono essere archiviate separatamente da tutti gli altri documenti.

Nuovi documenti e copie vengono aggiunti alla cartella personale non appena diventano disponibili.

Passaggio 7: redigere i libri contabili o i giornali di registrazione necessari

Il libro di contabilità per la circolazione dei libri di lavoro e degli inserti in essi contenuti e il libro delle entrate e delle spese per la contabilità dei moduli del libro di lavoro e degli inserti in esso contenuti possono essere conservati solo in forma cartacea. Poiché si tratta di giornali di contabilità per rigorosi moduli di segnalazione, ogni pagina del libro è numerata ed è essa stessa cucita e sigillata con il sigillo dell'organizzazione.

Passaggio 8: programma le vacanze

Due settimane prima del nuovo anno, l'organizzazione deve approvare il programma delle ferie. I lavori dovrebbero iniziare a novembre. Se l'azienda è piccola, puoi intervistare i dipendenti su quando vorrebbero andare in vacanza, se è grande, inviare una lettera ai capi dipartimento chiedendo loro di fornire tali informazioni per il loro dipartimento.

Quando si pianificano le ferie, assicurarsi che quando i dipendenti di un piccolo dipartimento vanno in vacanza, la direzione non rimanga nascosta. Ad esempio, se ci sono solo due responsabili vendite in un'azienda, le loro ferie non dovrebbero coincidere nel tempo, anche parzialmente, inoltre, tra queste vacanze dovrebbe esserci un periodo di lavoro congiunto - per trasferire i casi da un manager all'altro.

Se tu stesso intervisti i dipendenti sull'ora delle ferie e sorge un conflitto su chi e quando va, non cercare di risolverlo da solo: porta le informazioni all'attenzione della direzione e redige un programma in conformità con la decisione della direzione . Se richiedi informazioni tramite i capi dipartimento, affida a loro la risoluzione delle controversie. Di solito sono necessarie da una a tre settimane per raccogliere informazioni per la pianificazione delle vacanze.

Dopo la registrazione, il programma delle ferie deve essere sottoposto all'approvazione del capo.

Due settimane prima dell'inizio delle ferie, è necessario avvisare il dipendente del suo verificarsi ed emettere un'ordinanza di concessione delle ferie. L'orario di inizio delle ferie può essere modificato previo accordo del dipendente con il manager. Se al momento dell'inizio della vacanza il dipendente si è ammalato e ha concesso un congedo per malattia, è necessario, su sua richiesta, posticipare la vacanza a un altro momento per lui conveniente. Tutte queste modifiche vengono apportate alle colonne corrispondenti del programma ferie. E non dimenticare che un dipendente non può andare in ferie per due anni consecutivi e le ferie obbligatorie retribuite possono essere sostituite solo da un compenso monetario in caso di licenziamento del dipendente.

Passaggio 9: formiamo i file del personale

I casi possono essere completati sui seguenti argomenti:

“Ordini sul personale (assunzione, licenziamento, trasferimento, premi, promozioni, permessi senza stipendio, invio per lunghi viaggi di lavoro e trasferte all'estero)” (shelf life - 75 anni);

"Ordini sul personale (congedi regolari e di studio, dazi, sanzioni, viaggi di lavoro a breve termine all'interno della Russia)" (durata di conservazione - 5 anni);

"Contratti di lavoro";

"Cose personali";

"Carte personali";

“Documenti normativi della società (regolamenti, istruzioni)”;

“Corrispondenza in materia di personale con enti pubblici e organizzazioni commerciali”, ecc.

Gli orari delle ferie, i turni di lavoro, gli orari del personale sono più convenientemente separati in casi separati e archiviati in cartelle sottili.

È più conveniente archiviare i file personali e le schede personali in ordine alfabetico in base ai nomi dei dipendenti, tutti gli altri documenti, in ordine cronologico all'arrivo del documento.

Gli ordini su base personale hanno due periodi di conservazione: 5 e 75 anni, quindi sono suddivisi in almeno due casi (tutti gli ordini che non sono elencati con un periodo di conservazione di 5 anni hanno un periodo di conservazione di 75 anni).

Se l'azienda è abbastanza grande e in un anno vengono formati più di 250 fogli in un file, allora deve essere suddiviso in più file o in volumi (ad esempio: "Contratti di lavoro (A-K)", "Contratti di lavoro (L-Z)" ; " Ordini al personale (vacanze regolari e studio)", "Ordini al personale (dazi, sanzioni, viaggi di lavoro a breve termine in Russia)").

Nella formazione dei casi, è necessario utilizzare le sezioni 7 e 8 dell'Elenco dei documenti di gestione standard generati nelle attività dell'organizzazione, indicando i periodi di conservazione.

Fase 10: redigere una nomenclatura dei casi

La nomenclatura dei casi può essere redatta separatamente in base ai documenti del personale o inclusa nella nomenclatura generale degli affari dell'organizzazione.

In generale, il processo di formazione dei casi e l'elaborazione di una nomenclatura nel lavoro d'ufficio del personale non è diverso dalla formazione di casi e dall'elaborazione di una nomenclatura nel lavoro d'ufficio generale.

E solo dopo tutte le fasi, è possibile iniziare a sviluppare descrizioni del lavoro, regolamenti del personale e altri regolamenti locali opzionali (non obbligatori dal punto di vista del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Yu.V. Eremeeva,
capo ufficio, membro del Club dei Segretari Professionisti