Reparto personale addetto alla contabilità. Amministrazione delle risorse umane dalla A alla Z

Livena S.V. / "Pacchetto risorse umane" kadrovik-praktik.ru
Ti è stato ordinato di avviare un'attività di personale da zero. E hai poca esperienza in questo settore. Forse sei un funzionario del personale alle prime armi, o in generale un contabile o un dirigente d'ufficio che è stato "riattaccato" con il personale, o un imprenditore alle prime armi. Allora la nostra guida ti aiuterà sicuramente. È reso semplice e accessibile, soprattutto per i principianti nel settore del personale.

Quindi, ti è stato assegnato del personale. Da dove iniziamo?

1. Facciamo scorta delle leggi, della letteratura speciale e dei programmi necessari. Tutto ciò di cui avrai bisogno nel tuo lavoro.
Discutere con la direzione la questione dell'acquisizione di un programma in cui conservare i registri del personale. Esistono molti programmi di questo tipo e molti di quelli specializzati sono molto, molto convenienti. Alcuni ignorano la funzionalità di 1C. Ma la maggior parte delle aziende conserva i registri del personale secondo la tradizione in 1C. Il fatto è che ci sono molti specialisti del supporto 1C in qualsiasi città, ma non troverai ovunque specialisti nel supporto di altri programmi.

2. Prendiamo copie dei documenti costitutivi dell'organizzazione dalla direzione e li studiamo attentamente. Tutti i documenti nella sezione del personale devono essere conformi ai documenti costitutivi dell'azienda e non contraddirli in alcun modo. Leggi nella Carta la procedura per accettare un amministratore (lo redigerai) e fissarne la retribuzione, il periodo per il quale puoi concludere un contratto di lavoro con lui, alcune caratteristiche potrebbero essere prescritte nella Carta. Talvolta la Carta prescrive la procedura per l'assunzione dei dirigenti con responsabilità strategiche e la definizione dei sistemi di remunerazione degli stessi (ad esempio previa approvazione dell'assemblea generale dei fondatori) e persino la procedura per l'approvazione del tavolo del personale.
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3. Determiniamo l'elenco dei documenti che dovrebbero essere nell'area del lavoro del personale e che elaboreremo L'elenco di tali documenti è qui: http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad.. .mio/TS1.php
È chiaro che lei redigerà in ogni caso gli atti richiesti dalla legge. Verificare con la direzione quale tra i documenti facoltativi redigere per l'azienda. Inoltre, puoi chiarire in anticipo con il direttore quali condizioni speciali vuole vedere nel Regolamento interno del lavoro, in altri regolamenti locali, nelle forme di contratto di lavoro.

Documenti richiesti:

Documenti costitutivi
- Contratti di lavoro
- Tabella del personale (modulo T-3) *
- Foglio presenze (modulo T-13)* o Foglio presenze e buste paga (modulo T-12)*
- Normativa interna del lavoro
- Documento sulla protezione dei dati personali dei dipendenti (regolamento)
- Orario ferie (modulo T-7) *
- Carte personali (modulo T-2)*
- Ordini. Ad esempio, sull'assunzione di un dipendente (modulo T-1) *, sull'assunzione di dipendenti (modulo T-1a) *, sull'erogazione di ferie (modulo T-6) *, sull'erogazione di ferie (modulo T-6a), sulla promozione di un dipendente (modulo T-11)*, sugli incentivi per i dipendenti (modulo T-11a)*, in trasferta di un dipendente (modulo T-9)*, in trasferta di lavoro di dipendenti (modulo T-9a)*, al trasferimento di un dipendente (modulo T-5)*, al trasferimento di dipendenti (modulo T-5a)*, alla risoluzione del rapporto di lavoro con un dipendente (modulo T -8)*, sulla risoluzione del rapporto di lavoro con i dipendenti (modulo T-8a), sull'irrogazione di una sanzione disciplinare, sulla rimozione di una sanzione disciplinare, sulla combinazione, sulla sostituzione, sulla sospensione, sulla cessazione della sospensione , sul rinvio ferie, sul ritiro dalle ferie, sulla riduzione del personale, ecc.
- Motivazioni ordini (memorandum, rendiconti, atti, contratti di lavoro, note esplicative)
- Riviste (libri) per la registrazione dei certificati di viaggio, è molto auspicabile - ordini, contratti di lavoro.
- Libro di contabilità per la circolazione dei libri di lavoro e relativi inserti. Libretto entrate e spese per la contabilizzazione di moduli di libri di lavoro e relativi inserti
- Libri per il lavoro
- Tutte le dichiarazioni, note-calcoli e altri documenti relativi al calcolo e pagamento della retribuzione, ferie, indennità per ferie non godute, "liquidazione" al momento del licenziamento, la forma approvata della busta paga.

Documenti che diventano obbligatori in determinate circostanze:
- Il contratto collettivo è obbligatorio se almeno una delle parti (dipendente o datore di lavoro) è uscita con l'iniziativa di stipularlo.
- Il regolamento in materia di remunerazione e premi è obbligatorio se alcune delle condizioni di remunerazione e premi che si applicano al datore di lavoro non sono disciplinate in nessun altro documento, ad esempio né nel contratto di lavoro, né nell'elenco del personale.
- Job description - obbligatorie se tutte le mansioni lavorative dei dipendenti non sono regolate nei contratti di lavoro.
- Norme sull'attestazione e sui documenti di attestazione di accompagnamento - obbligatori se il datore di lavoro effettua l'attestazione dei dipendenti.
- L'orario dei turni è richiesto se c'è lavoro a turni.
- Regolamento sui segreti commerciali - obbligatorio se il contratto di lavoro prevede l'obbligo del lavoratore di mantenere il segreto commerciale.
- Elenchi di lavoratori minorenni, lavoratori disabili, lavoratrici gestanti, donne con figli di età inferiore ai tre anni, madri sole; persone che si prendono cura di bambini disabili e disabili fin dall'infanzia, lavoratori occupati in lavori con condizioni di lavoro dannose e (o) pericolose - se nel personale sono presenti lavoratori minorenni, lavoratori disabili, lavoratrici gestanti, donne con bambini di età inferiore ai tre anni, madri sole, persone che si prendono cura di bambini con disabilità e disabili fin dall'infanzia, lavoratori impiegati in lavori con condizioni di lavoro dannose e (o) pericolose
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4. Distinguiamo il regista
Controllare se il direttore (direttore generale) è registrato correttamente. In caso contrario, prima di tutto elaboriamo un regista. È il primo lavoratore! Dai documenti dovrebbe essere chiaro da quale data ha lavorato il direttore. Una procedura passo passo per fare domanda per un posto di direttore è nel "Pacchetto di funzionario del personale", ci sono anche i documenti di esempio necessari. Anche nel Pacchetto troverai un seminario "Disposizione dei rapporti di lavoro con un direttore assunto" e molte consultazioni sull'argomento nella corrispondente sezione delle consultazioni.
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5. Elaboriamo una tabella del personale, Normative interne sul lavoro, altre normative locali (vedi tabella dal paragrafo 3).
Sicuramente l'azienda non ha ancora un tavolo del personale, regolamenti interni sul lavoro e altre normative locali. Li componiamo. Tutti questi documenti sono coordinati con il direttore. Prendiamo in considerazione i commenti e i desideri del regista, controlliamo se contraddicono la legge. Il direttore approva le versioni già pronte dei documenti nominati.
Si prega di notare che la tabella del personale ha una forma unificata, non arbitraria. È possibile scaricare questo modulo per il personale qui -. In caso di difficoltà con il personale, nel "Pacchetto di funzionario del personale" esamina i campioni di compilazione della tabella del personale, la procedura dettagliata per lo sviluppo e l'approvazione della tabella del personale, il seminario tematico e la sezione corrispondente di consultazioni sul tavolo del personale. Inoltre nel Pacchetto puoi trovare esempi di varie normative locali, procedure passo passo per la loro adozione, consultazioni, suggerimenti per la stesura, ecc.
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6. Sviluppiamo una forma standard di contratto di lavoro che verrà stipulata con i dipendenti. Includiamo in esso tutte le condizioni vantaggiose e necessarie per l'azienda. Il "Pacchetto di funzionario del personale" ha buoni modelli per un contratto di lavoro e il libro "Impiego: registrazione dei rapporti di lavoro a favore del datore di lavoro". Qui nelle parti 2 e 3 di questo libro, è utile e accessibile spiegarti come redigere un contratto di lavoro legale, ma allo stesso tempo redditizio.
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7. Prepariamo altri documenti di cui avremo bisogno per condurre il lavoro del personale in futuro: libri contabili, registri di registrazione, fogli presenze, moduli d'ordine, contratto di responsabilità, ecc. Nel "Pacchetto di funzionario del personale" nella sezione "Documenti di esempio", puoi prendere i moduli di questi documenti, stamparli se necessario, familiarizzare con i campioni del loro completamento, consigli di design e libri, seminari sull'argomento. Se non si dispone del Pacchetto, è possibile scaricare alcuni documenti qui: http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
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8. Decidiamo con la direzione la questione di chi terrà i libri di lavoro. Poiché i lavoratori non sono ancora stati assunti, il direttore dovrà prima tenere i libri di lavoro. Emettiamo un ordine affinché il direttore si assuma la responsabilità della manutenzione, dell'archiviazione, della contabilità e dell'emissione dei libri di lavoro. Il modulo e l'ordine campione possono essere prelevati nel "Pacchetto del Funzionario del Personale" nella sezione "Documenti campione". Successivamente, il direttore può trasferire tali poteri al funzionario incaricato del personale, anche con ordinanza.
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9. Organizziamo il lavoro dei dipendenti. In questa fase, redigerai molti documenti: contratti di lavoro, ordini di lavoro, tessere personali, libri di lavoro, libro di contabilità per la circolazione dei libri di lavoro, ecc.
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Quindi i dipendenti inizieranno a lavorare e inizierà la fase del lavoro quotidiano per il lavoratore del personale, sarà necessario tenere un foglio presenze, redigere un programma ferie, organizzare ferie, applicare incentivi e sanzioni, trasferte, abbinamenti, licenziamenti e altro ancora ...

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  L'articolo è stato pubblicato nell'ambito della collaborazione tra la rivista "Actual Accounting" e HRMaximum. Il libretto di lavoro del dipendente è il documento principale che conferma l'anzianità di servizio e dà garanzie per percepire la pensione. Ecco perché è necessario redigere correttamente i libri di lavoro, ...

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  La procedura e i termini di conservazione dei documenti contabili e fiscali, documenti del personale

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• Chi è nell'elenco del personale... Direttore delle Risorse Umane, Responsabile delle Risorse Umane, Responsabile delle Risorse Umane?

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• Caratteristiche della regolamentazione del lavoro dei dipendenti che lavorano per i datori di lavoro-individui

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  Nel calcolo della durata del servizio, i periodi di lavoro o altre attività in esso inclusi che hanno avuto luogo prima della registrazione di un cittadino come assicurato ai sensi della legge federale del 1 aprile 1996 "Sulla contabilità individuale (personalizzata) ...

• Trasferimento temporaneo ad altro lavoro

  In N 8 della rivista "Dipartimento del personale di un'istituzione di bilancio" per il 2009, abbiamo scritto del trasferimento permanente di un dipendente a un altro lavoro con lo stesso datore di lavoro, in cui non è previsto il ritorno alla posizione precedente. Inoltre, la normativa prevede la possibilità di un trasferimento temporaneo. Qual è la sua differenza dal permanente, in quali casi e in quale ordine viene prodotto, lo diremo in questo articolo.

• Come prepararsi all'arrivo dell'ispettorato del lavoro?

  Il controllo dell'organizzazione dell'ispettorato statale del lavoro spesso sorprende la direzione. Soprattutto tenendo conto del fatto che, secondo la legge, un ispettore del lavoro ha il diritto di visitare l'organizzazione in qualsiasi momento della giornata e senza preavviso. Secondo i risultati dell'audit, non solo il capo dell'organizzazione o il suo vice, ma anche il capo del servizio del personale, nonché il capo contabile, possono essere ritenuti responsabili.

• Notifica al dipendente: come e in quali casi inviare

  Spesso nel lavoro degli ufficiali del personale viene utilizzato un documento come una notifica. Con l'aiuto di questo documento, il datore di lavoro notifica ai dipendenti i punti legalmente significativi. Ad esempio, sul ridimensionamento. Non esiste un'unica forma di notifica. Per ogni caso, viene sviluppata una versione diversa. Ti spieghiamo come redigere un avviso di riorganizzazione aziendale e liquidazione di ramo d'azienda. Come notificare ai dipendenti le modifiche ai termini di un contratto di lavoro. Come notificare a un dipendente la necessità di presentarsi per un libro di lavoro.

• Visita dell'ispettorato del lavoro

  Qualsiasi datore di lavoro dovrebbe essere preparato al fatto che prima o poi l'ispettorato del lavoro lo visiterà. Purtroppo, nell'attuale situazione, caratterizzata da massicci tagli di personale, può verificarsi una visita inaspettata in qualsiasi momento. Parliamo del motivo per cui può venire un ispettore, quali sono i suoi poteri e quali sono le azioni del datore di lavoro quando effettua le misure di controllo.

• Libero professionista: Momenti "pericolosi" per datore di lavoro e dipendente

  Ai tempi dell'URSS, "liberi professionisti" significavano cittadini che lavoravano per l'organizzazione e non facevano parte del personale. Con lo sviluppo della legislazione della Federazione Russa, il concetto e lo status di "lavoratore freelance" sono cambiati. Il pensiero di alcuni dei leader delle organizzazioni è rimasto al livello della regolamentazione legale del lavoro dei "liberi professionisti" nell'URSS. Il datore di lavoro non sempre pensa alle conseguenze di tali rapporti.

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Il lavoro d'ufficio nell'impresa è regolato da un'istruzione sviluppata e approvata in modo indipendente dal direttore. È un atto normativo interno ed è obbligatorio per tutti i dipendenti di un'entità economica. È sviluppato e supervisionato dalla Direzione Risorse Umane.

La legislazione richiede la preparazione di molti documenti che fissino tutti gli aspetti del rapporto di lavoro del dipendente con il datore di lavoro.

Gli ufficiali del personale esperti e inesperti dovrebbero migliorare le proprie capacità. Per aiutarli sono stati creati dei siti Internet che presentano corsi teorici sulla gestione degli archivi del personale.

Le carte del personale riflettono le attività del personale, confermano l'anzianità di servizio dei dipendenti, che svolge un ruolo fondamentale nel calcolo delle pensioni. La direzione è responsabile del fondo documentale dell'impresa.

I dettagli principali in controllo sulla carta

Un'organizzazione competente dei registri del personale richiede la conoscenza del quadro normativo, il monitoraggio delle sue modifiche e l'orientamento nelle forme dei documenti utilizzati.

Per quale scopo è

La procedura per la tenuta dei registri del personale è regolata dalla legge. Nelle grandi imprese con un numeroso personale, di norma, si forma un servizio di personale. I suoi dipendenti redigono documenti pertinenti in conformità con i requisiti del quadro normativo della Federazione Russa.

I documenti possono avere una forma unificata o essere sviluppati presso l'impresa e approvati in atti locali.

La gestione delle anagrafiche del personale è un'attività finalizzata allo sviluppo e alla manutenzione di documenti relativi alla contabilità del personale, all'orario di lavoro, al calcolo delle buste paga.

I problemi relativi al personale includono i seguenti elementi:

• registrazione del lavoro;
• circolazione interna dei lavoratori;
• licenziamento;
• regolamentazione dei rapporti tra dirigente e dipendenti;
• organizzazione del processo lavorativo;
• altri.

La corretta organizzazione dei registri del personale contribuisce alla soluzione di una serie di problemi.

I suoi obiettivi principali sono presentati nella tabella:

Direzione del lavoro del personale	Compiti in corso
Contabilità e controllo	reclutamento, contabilità, licenziamento del personale.
Pianificazione e regolazione	selezione, trasferimento, adattamento dei lavoratori.
Reportistica e analitica	studio dei dipendenti, valutazione del loro lavoro; lavoro analitico; fare rapporto.
Coordinamento e informazione	formazione, istruzione, riqualificazione del personale; accoglienza dei dipendenti su questioni ufficiali e personali; trattamento dei ricorsi scritti dei lavoratori; attività archivistiche e di consultazione.
Organizzativo e metodologico	documentare il lavoro dei dipendenti; collaborare con il personale dei reparti; pianificazione e gestione del personale.
Documentario	mantenimento di file personali, libri di lavoro; redazione ordini, pratiche per contabilità personalizzata; registrazione di assenze per malattia, certificati pensionistici, ecc.

A Mosca e in altre grandi regioni della Federazione Russa, le organizzazioni con divisioni separate possono tenere i registri del personale online. Per questo sono stati sviluppati appositi programmi che consentono lo scambio di documenti in formato elettronico.

Il quadro normativo

Il quadro legislativo per la gestione dei registri del personale è contenuto nel Codice del lavoro della Federazione Russa.

Tale attività è regolata da una serie di atti giuridici:

• Istruzioni per la compilazione e l'applicazione dei documenti primari per la contabilità e la remunerazione (Delibera Goskomstat n. 1 del 01.05.04);
• documenti unificati e requisiti per la loro redazione (delibera Gosstandart n. 65-st del 03.03.03);
• Istruzioni standard sul lavoro d'ufficio per le autorità esecutive federali (Ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa n. 536 del 08.11.05);
• Regole per il lavoro degli archivi (decisione del Collegio degli Archivi federali del 02.06.02);
• Regole del lavoro d'ufficio per le autorità esecutive federali (decreto del governo della Federazione Russa n. 477 del 15.06.09);
• Legge sull'informazione, la sua protezione e le tecnologie dell'informazione n. 149-FZ del 27 luglio 2006;
• Legge sull'esame delle domande di cittadini russi n. 59-FZ del 02.05.06;
• Legge sulla lingua di stato della Federazione Russa n. 53-FZ del 01.06.05;
• Legge sugli affari archivistici n. 125-FZ del 22 ottobre 2004;
• Legge sui segreti commerciali n. 98-FZ del 29 luglio 2004;
• Ordine sui libri di lavoro n. 117n del 22/12/03;
• Decreto sull'adozione delle istruzioni per la compilazione del lavoro n. 69 del 10.10.03;
• Delibera sui libri di lavoro n. 225 del 16 aprile 2003;
• Istruzioni dello Stato Maggiore Generale delle Forze Armate della Federazione Russa.

Documenti richiesti

Il Codice del lavoro della Federazione Russa obbliga le organizzazioni ad avere un proprio quadro giuridico, che include una serie di documenti normativi locali obbligatori.

Questi includono:

Carta	Il principale documento fondativo. Indica la forma giuridica dell'impresa, i fondatori, l'ambito delle attività, la procedura per l'assunzione e la revoca del capo, i suoi poteri. Molti regolamenti interni della società sono redatti sulla base di quanto previsto dallo Statuto.
Regolamentazione del lavoro (di seguito - il Regolamento)	La presenza dell'atto è prevista dall'art. 189, 190 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Stabilisce la procedura per l'assunzione e il licenziamento dei dipendenti, i diritti e gli obblighi delle parti dell'accordo, i regimi di lavoro e di riposo, il sistema di incentivi e sanzioni e altre questioni relative ai rapporti di lavoro nell'impresa. Il direttore approva le regole. Se nell'organizzazione è presente un sindacato, vengono prese in considerazione le sue opinioni sull'adozione del documento. Nelle organizzazioni in cui il personale lavora in orari irregolari, dovrebbe esserci un elenco di posizioni e professioni rilevanti. Viene emesso sotto forma di allegato al Regolamento.
Istruzioni sulla protezione dei dati personali	Secondo l'art. 87 del Codice del lavoro della Federazione Russa, stabilisce i requisiti che devono essere soddisfatti durante il trattamento delle informazioni personali sui dipendenti, garantendone la protezione, l'uso e la conservazione. Le informazioni personali sono considerate informazioni su un singolo lavoratore, necessarie al datore di lavoro per i rapporti di lavoro. I dipendenti dovrebbero avere familiarità con i documenti che determinano la procedura per l'elaborazione dei loro dati.
Regolamento sulla tutela del lavoro	Si trova nel reparto del personale. Ogni dipendente ha familiarità con il documento. Nelle imprese con più di 50 dipendenti, deve esserci una posizione di specialista della protezione del lavoro.
orario dei turni	Viene utilizzato nelle aziende con orario di lavoro a turni. Il documento è urgente ed è valido per un certo periodo a discrezione del datore di lavoro.
Documenti sul razionamento del lavoro	Riflettono i costi di tempo necessari per la fabbricazione di prodotti (prestazioni di lavoro) da parte di un dipendente o gruppo e la definizione di standard di lavoro sulla base.

Regolamenti

Dopo aver accettato il capo, viene stabilito il numero degli incarichi necessari per il normale funzionamento dell'organizzazione. Tenendo conto delle cifre ottenute, del ciclo produttivo e di altre caratteristiche dell'attività dell'impresa, è in corso di elaborazione.

Per redigere un documento viene solitamente utilizzato un modulo standardizzato. È possibile scaricare un campione gratuitamente da Internet. Il datore di lavoro ha il diritto di modificare l'orario a sua discrezione.

Nel documento le posizioni sono elencate in ordine gerarchico: iniziando con il direttore e finendo con il personale di supporto. Per ciascuno di essi è indicato il numero di unità per stato, stipendio e indennità.

Nella fase successiva, viene formato il programma di lavoro. Rappresenta gli orari di lavoro per tutti i dipendenti. Se sono presenti turni, vengono creati orari dettagliati dei turni. Il documento descrive brevemente i requisiti per l'aspetto dei dipendenti, il comportamento, la routine quotidiana, ecc.

Successivamente, viene sviluppata una forma di contratto di lavoro. In questo caso, dovrebbero essere prese in considerazione le principali norme del Codice del lavoro della Federazione Russa e i documenti normativi interni dell'azienda. Un contratto di lavoro viene solitamente redatto dall'avvocato dell'organizzazione o da un appaltatore esterno.

Il documento deve contenere i seguenti elementi:

• informazioni sulla persona giuridica: nome, indirizzo, numero di telefono, nome completo e posizione del responsabile;
• dati del passaporto dei dipendenti;
• posizione del dipendente, tipologie di contratto (a tempo indeterminato o determinato) e luogo di lavoro (principale o aggiuntivo);
• un elenco dei principali compiti con riferimento alle istruzioni per tale posizione;
• informazioni su compensi, pagamenti aggiuntivi, benefit, ferie;
• orario di lavoro, pagamento per l'elaborazione;
• motivi di risoluzione del contratto e altre condizioni;
• firme e dati delle parti, sigillo aziendale.

Per controllare e ottimizzare il lavoro dei funzionari del personale, la direzione può condurre un audit interno o indipendente. Ciò contribuisce a ridurre il rischio di sanzioni amministrative, controversie e reclami da parte del personale.

Fasi dell'organizzazione della gestione dei record delle risorse umane da zero

Per la formazione dei registri del personale, è conveniente utilizzare le seguenti istruzioni dettagliate:

Preparare il necessario	Per organizzare un servizio per il personale, devi prima acquistare mobili, attrezzature per ufficio, cancelleria, ecc. Avrai sicuramente bisogno di un programma per il personale, ad esempio "1C: ZUP" e un sistema legale di riferimento. Grazie a ciò, i dipendenti del dipartimento terranno traccia degli ultimi cambiamenti legislativi e avranno accesso ai documenti necessari. È necessaria una cassaforte per riporre manodopera e documenti importanti.
Registrazione della testa	Il direttore è l'amministratore delegato di qualsiasi società. Firma le scartoffie. Per dargli tutti i poteri, viene assunto con un contratto di lavoro. Viene emesso un apposito decreto, con il quale si nomina.
Nomina di un responsabile del lavoro del personale	In una piccola azienda, queste funzioni possono essere svolte dal capo. Se un singolo dipendente è impegnato in un lavoro d'ufficio, viene stipulato un contratto di lavoro con lui. Sulla sua base, viene preparato un ordine. Se gli incarichi sono assegnati a uno dei dipendenti precedentemente assunti, viene redatto un accordo e un ordine aggiuntivo.
Stesura atti interni	Sono firmati dal direttore e conservati in un'apposita cartella insieme agli ordini. I documenti locali includono i documenti sopra elencati (sezione "Atti normativi").
Documentare l'accoglienza del personale	Per ogni dipendente è necessario disporre di una cartella in cui archiviare tutte le carte relative ai suoi dati e alla sua attività lavorativa (contratto di lavoro, ordine di accettazione, tessera personale).
Compilazione di libri di lavoro	I registri di ammissione, trasferimenti, incentivi, ecc. Sono inseriti in questi documenti dei dipendenti. Il datore di lavoro è obbligato a creare un nuovo libro per un dipendente che non ha mai lavorato prima. Il lavoro e un giornale della loro registrazione sono nei dipartimenti di cancelleria. Questi documenti devono essere conservati in una cassaforte.

Questa istruzione è adatta anche a manichini che non hanno esperienza in materia.

Com'è la contabilità

Per conservare i record, è necessario organizzare correttamente il flusso dei documenti.

Per fare ciò, procedi come segue:

• sviluppare un quadro normativo interno;
• preparare una tabella del personale per ciascuna unità statale;
• prendere un accordo regolare;
• preparare i contratti di lavoro;
• sviluppare modulistica per il personale;
• emettere carte T-2;
• approvare i moduli di domanda per i dipendenti;
• preparare gli ordini interni.

Tutte le azioni del personale devono essere confermate. Il loro elenco è fissato nel regolamento.

Punti aggiuntivi

La contabilità del personale da zero inizia con l'accoglienza del personale. È importante presentare correttamente la domanda per i candidati al lavoro, preparare la documentazione necessaria.

Personale e ferie

Uno dei documenti standard obbligatori che devono esistere presso l'impresa è la tabella del personale (modulo T-3).

• elenco delle divisioni e posizioni strutturali;
• il numero di unità di personale per ciascuna posizione;
• stipendi, bonus per posizioni;
• buste paga dell'organizzazione.

Le suddivisioni sono indicate nel documento in ordine di importanza per il lavoro dell'organizzazione. Al loro interno, anche le posizioni dei dipendenti dovrebbero essere assegnate in ordine di importanza. I titoli di lavoro nei contratti di lavoro e negli elenchi del personale devono corrispondere.

Il personale è una forma di un programma con i nomi completi dei dipendenti inseriti in base alle loro posizioni.

Il programma delle ferie (f. T-7) riflette le informazioni sull'orario di concessione delle ferie annuali a tutti i dipendenti. Compilato per un anno. Viene approvato dal dirigente d'intesa con l'organo sindacale. Il documento deve essere rilasciato almeno 2 settimane prima del nuovo anno. I dati inseriti sono vincolanti sia per i dipendenti che per i datori di lavoro. L'eccezione sono i beneficiari.

Il programma prevede i seguenti dettagli:

• Nome Dipartimento;
• Titolo di lavoro;
• Nome completo e numero del personale del lavoratore;
• numero di giorni di ferie;
• date di partenza in vacanza secondo programma e fatto;
• motivo di rinvio ferie, data prevista.

2 settimane prima della vacanza, il dipendente ne viene informato. Viene emesso un ordine con il quale il dipendente viene familiarizzato contro la firma. A novembre, puoi preparare un ordine per tutti i capi dipartimento, obbligandoli a presentare i programmi delle ferie al reparto contabilità prima del 1° dicembre. Ciò faciliterà la preparazione del programma generale.

Registrazione dei dipendenti

Il lavoro a tutti gli effetti dell'organizzazione inizia con l'assunzione di dipendenti. La copertura dei posti vacanti è accompagnata da scartoffie.

Le responsabilità del responsabile delle risorse umane durante l'assunzione di dipendenti sono le seguenti:

• registrazione in apposito giornale di una domanda del richiedente;
• familiarizzazione del principiante con le istruzioni attuali e gli atti locali;
• esecuzione di un contratto di lavoro e controllo della sua sottoscrizione da parte delle parti;
• rilasciare una copia del contratto al dipendente e apporre una nota a riguardo sulla carta intestata dell'organizzazione;
• esecuzione e registrazione dell'ordine nel libro mastro;
• compilazione di una tessera personale, archiviazione di atti di causa (dichiarazioni, copie di documenti personali, ordini, contratti);
• trasferimento di documenti al pagatore per buste paga al dipendente.

Quando si costruisce un sistema di gestione dei record del personale, è necessario inizialmente decidere quali documenti devono essere redatti e quali sono necessari per un particolare campo di attività.

I documenti richiesti includono:

• ordini per il personale (per accoglienza, trasferimento, ecc.);
• ordini del personale (per ferie, bonus, viaggi di lavoro, ecc.);
• carte T-2;
• lavoro;
• accordi;

Altri documenti richiesti includono quanto segue:

• personale;
• posizione su OT;
• diario di viaggio;
• regole dell'ordine interno;
• altri.

Non sono richieste le mansioni e il contratto collettivo, ma quasi tutti i datori di lavoro hanno questi documenti.

Dopo aver stabilito un elenco di documentazione obbligatoria, dovresti studiare i documenti statutari. Sulla loro base, è necessario sviluppare altri documenti. Il loro elenco dipende dalla natura delle attività della persona giuridica e dalle caratteristiche delle condizioni di lavoro. Ad esempio, se è necessario fornire ai dipendenti divise e DPI, è necessario preparare un ordine sulla procedura e sui termini per il loro rilascio, quali dipendenti ne hanno bisogno.

Le indennità e le indennità per lavoro in condizioni speciali devono essere documentate: in industrie pericolose, lavoro irregolare, notturno, ecc. Inoltre, redigono il Regolamento sulla gestione degli archivi del personale. Riflette l'elenco dei documenti necessari per il lavoro dell'organizzazione, la procedura per la loro esecuzione e conservazione.

La legislazione non obbliga a sviluppare tale regolamento, tuttavia faciliterà notevolmente il lavoro degli ufficiali del personale. Un direttore viene prima assunto per lavorare in una nuova organizzazione, poi recluta il resto del personale.

La composizione e il numero dei posti richiesti rispecchia la tabella del personale. Le regole procedurali riflettono tutti gli orari di lavoro, i requisiti per i dipendenti, ecc. Un contratto di lavoro standard è sviluppato sulla base delle norme del Codice del lavoro della Federazione Russa.

Prima di utilizzare i giornali di contabilità, dovrebbero essere preparati: fogli numerati, cuciti, sigillati. Un pezzo di carta è incollato sull'ultimo foglio del firmware. Su di esso è indicato il numero di pagine, il direttore o l'esecutore responsabile firma e viene apposto un sigillo. Nella prima pagina del diario scrivere il nome dell'organizzazione e la data di inizio del suo mantenimento.

Uno dei documenti più importanti dei registri del personale è un libro di lavoro. Per la loro manutenzione, un ordine nomina una persona responsabile che li compila ed è responsabile della loro sicurezza.

Domande frequenti

L'organizzazione dei registri del personale presenta alcune sottigliezze e sfumature:

Ordine di recupero	La procedura non trova riscontro nella normativa. Solitamente si compone dei seguenti passaggi: Studio delle normative vigenti. Determinazione dell'elenco dei documenti richiesti. Elaborazione di un piano per il lavoro futuro dell'organizzazione. Identificazione delle persone responsabili dei documenti. Formazione del personale. Verifica della correttezza dell'accoglienza dei dipendenti, traslochi, cambi di personale, licenziamenti. Determinazione della legalità del regime di lavoro nell'impresa.
Caratteristiche dei singoli imprenditori con dipendenti	L'imprenditore assume personale secondo lo scenario standard. Il contratto si conclude in più fasi: Ottenere i documenti necessari. Fare una domanda. Stesura e firma di un accordo. Formazione di un ordine di ammissione. Istituzione di una carta T-2. Entrare nel travaglio. L'impiego di cittadini che parlano inglese ha le sue caratteristiche.
Gestione delle piccole imprese	In queste organizzazioni, le questioni relative al personale possono essere affrontate dal capo stesso o da un dipartimento speciale. Un datore di lavoro può esternalizzare la contabilità del personale. Tutti i problemi verranno risolti da un'organizzazione specializzata di terze parti. Le difficoltà con il flusso dei documenti sorgono se l'organizzazione è grande, ha unità strutturali e una grande quantità di documentazione. In questo caso, la responsabilità del trasferimento dei documenti può essere affidata al corriere. Allo stesso tempo, i rappresentanti dell'organizzazione esecutiva spesso non visitano l'ufficio del cliente, ad es. il lavoro viene svolto completamente da remoto.
Semplificazione della contabilità nelle microimprese	Tutte le condizioni di lavoro sono fissate in un accordo con il dipendente. Nel 2019 i vertici di queste società e i singoli imprenditori hanno il diritto di rifiutarsi di redigere regolamenti locali. Entro 4 mesi dal momento della perdita della qualifica di microimpresa, la direzione è obbligata a rilasciare una documentazione del personale “tradizionale”.

Quindi, l'organizzazione della gestione dei record del personale in un'impresa è una procedura complessa. Richiede uno studio dettagliato del quadro normativo e il monitoraggio di tutte le modifiche. La costruzione competente dei registri del personale contribuisce alla costruzione dei rapporti di lavoro nel quadro della legge. Per formare un funzionario del personale, un datore di lavoro può utilizzare i servizi di società specializzate.

Il personale di qualsiasi impresa è il suo valore principale e la sua risorsa chiave. Pertanto, l'organizzazione di un processo competente di contabilità del personale è una componente importante del lavoro che richiede competenza e profonda conoscenza dell'attuale legislazione della Federazione Russa.

I dipendenti opportunamente selezionati dell'ufficio personale garantiranno la riduzione a zero degli errori e la tutela dei diritti dell'intero team. Sulle caratteristiche dei registri del personale e sui principali errori dei datori di lavoro - continua a leggere.

Il concetto di contabilità del personale

La contabilità del personale è un insieme di processi e misure relative alla regolamentazione dei rapporti di lavoro tra un datore di lavoro e un dipendente. Questo meccanismo è necessariamente presente in qualsiasi azienda, indipendentemente dalla dimensione del personale e dalla forma organizzativa e giuridica.

In forma generalizzata, la contabilità del personale comprende le seguenti attività:

• formazione dei fascicoli personali dei dipendenti;
• calcolo e, e altri pagamenti;
• compilazione e contabilizzazione dell'orario di lavoro;
• registrazione del congedo per malattia, domande e certificati nel luogo del requisito;
• presentazione di relazioni periodiche all'Agenzia delle Entrate;
• redazione e controllo della conformità;
• preparazione degli ordini del personale;
• mantenere la documentazione pertinente per;
• lavoro e valutazione dei dipendenti;
• rispetto delle regole di riservatezza dei dati personali dei dipendenti dell'azienda.

In conformità con il Codice del lavoro della Federazione Russa, ogni organizzazione deve disporre della seguente documentazione:

• Orario del personale.
• Carte personali dei dipendenti.
• Accordi conclusi e aggiuntivi ad essi.
• Programma delle vacanze.
• Regolamento sulla procedura per la protezione e il trattamento dei dati personali (personali) dei dipendenti.
• Ordini e dichiarazioni dei dipendenti (informazioni, disposizioni, ecc.).
• Regolamentazione del lavoro (all'interno dell'organizzazione).
• Registri di lavoro di tutti i dipendenti.

Organizzazione dei registri del personale

I modi più comuni per mantenere i registri del personale in un'organizzazione sono:

Istituzione di un dipartimento delle risorse umane o assunzione di uno specialista delle risorse umane (direttore delle risorse umane)

Il principale vantaggio di questo metodo di gestione dei registri del personale è la capacità di organizzarsi secondo i suoi principi e requisiti, poiché il dipendente è direttamente in azienda.

Assegnazione della responsabilità della tenuta dei registri del personale al segretario o al contabile

In tempi di crisi e di necessità di risparmiare denaro, si verifica spesso una situazione in cui un dipendente combina le funzioni di segretario, contabile, specialista del personale e persino avvocato. Un tale dipendente, di regola, è specializzato in un'area e, di conseguenza, non è del tutto competente nel resto.

E questo è irto di possibili errori e responsabilità della direzione dell'azienda, il che porta a costi inutili: tempo e materiale.

Trasferimento delle funzioni HR a una società di outsourcing

Il lavoro organizzativo, la gestione del personale, la sua formazione e selezione sono gestiti da una società di outsourcing di terze parti, specializzata nel suo settore. Ci sono molti dipendenti professionisti e organizzazioni sul mercato con cui contratto per la fornitura di adeguati servizi di contabilità del personale.

Ognuna delle opzioni di cui sopra ha i suoi pro e contro. Il modo esatto in cui verranno conservati i registri del personale e chi li tratterà direttamente è deciso dalla direzione dell'organizzazione, tenendo conto del numero del personale, del suo turnover e della politica interna.

Caratteristiche della conduzione

A volte i dipendenti hanno bisogno di ottenere una copia del foglio presenze. In conformità con il Codice del lavoro, il datore di lavoro è obbligato a rilasciare tale documento, ma in conformità con le leggi sulla protezione dei dati personali, una copia completa può essere rilasciata solo con il consenso di tutti i dipendenti ivi registrati. Pertanto, viene rilasciato un estratto del foglio presenze, che contiene solo i dati sul richiedente

I principali errori commessi da datori di lavoro e dipendenti delle risorse umane

Nel processo di conservazione dei registri del personale, possono essere commessi errori che porteranno davanti e davanti agli organi di ispezione. Gli errori tipici delle risorse umane sono:

Errori quando si lavora con file personali

Il fascicolo personale di ciascun dipendente è formato dal momento del suo impiego e fino al suo licenziamento. Gli errori personali più comuni sono:

• non ci sono documenti obbligatori nel fascicolo personale;
• violazione dell'ordine dei documenti;
• non ci sono file personali (non registrati);
• la riconciliazione non è effettuata in modo tempestivo;
• compilato al posto di un foglio di registrazione personale del personale;
• il caso include documenti che non dovrebbero essere inclusi nella sua composizione;
• i funzionari del personale non rispettano la procedura per il trasferimento di file personali a terzi e organizzazioni.

La corretta formazione dei fascicoli personali del personale consente una migliore sicurezza dei documenti e un rapido accesso agli stessi.

Errori nell'esecuzione di un contratto di lavoro

Errori commessi dal datore di lavoro quando spesso portano a gravi conseguenze nel processo di risoluzione delle controversie di lavoro. Gli errori tipici in questo caso sono:

• il contratto di lavoro è concluso in un esemplare;
• il contratto di lavoro non è registrato, non c'è data di registrazione;
• non ci sono firme sui contratti di lavoro;
• informazioni e/o condizioni obbligatorie non sono prescritte;
• non ci sono contratti di lavoro scritti con i dipendenti;
  una copia del contratto di lavoro non viene ricevuta personalmente dal dipendente, oppure
• non c'è il contrassegno di ricevuta;
• la durata del contratto non è stata determinata;
• non sono indicate le condizioni per l'eventuale assunzione;
• non è indicato l'importo specifico della retribuzione del dipendente, non sono stabiliti i termini di pagamento e il luogo di ricezione della retribuzione, le modalità di funzionamento e la durata della vacanza.

Errori nel mantenimento dei libri di lavoro

Qui, la maggior parte degli errori sono legati alla procedura di compilazione del libro di lavoro. Gli errori più comuni:

• una ricevuta non è stata rilasciata al ricevimento di un libro di lavoro da un dipendente dell'azienda;
• l'ordine non nomina un responsabile per la tenuta, la contabilità, l'emissione e la conservazione dei libri di lavoro;
• la sezione delle informazioni sul dipendente non è integrata quando il dipendente riceve un livello di istruzione superiore;
• la numerazione sequenziale dei record è violata;
• non contiene tutti i documenti di lavoro (comprese le traduzioni);
• rifiuto di rilasciare libri di lavoro per studenti che combinano lavoro e studio;
• al momento del rilascio di un duplicato, non viene apposto il marchio "duplicato";
• correzioni effettuate in modo errato nella sezione dei dettagli del lavoro;
• tenuto in modo improprio o mancante un libro di contabilità per la circolazione dei libri di lavoro e ad essi;
• la sezione delle informazioni sul dipendente non viene compilata al momento dell'emissione dell'inserto;
• la firma del dipendente manca nella sezione delle informazioni sul dipendente;
• la sezione dei dettagli del lavoro non contiene il nome completo del datore di lavoro;
• a un dipendente licenziato viene inviato un libro di lavoro per posta senza una dichiarazione scritta da parte del dipendente su tale richiesta.

Un libro di lavoro è il documento principale di qualsiasi dipendente, che riflette la sua esperienza lavorativa durante tutta la sua attività professionale. Pertanto, è necessario ridurre al minimo il verificarsi di possibili errori e violazioni nella preparazione e manutenzione di questo documento.

Ciascuno degli errori può avere un impatto estremamente negativo sulla gestione dell'organizzazione e portare a gravi conseguenze. Pertanto, si raccomanda di affidare le funzioni di contabilità del personale a specialisti competenti e competenti che conoscono bene la normativa vigente e le prescrizioni degli organismi di controllo, oppure di affidarsi a società di esternalizzazione professionale.

La gestione da zero dei record delle risorse umane, le cui istruzioni dettagliate sono di natura generale, include la preparazione di un quadro normativo e una serie standard di documenti, nonché la nomina di un direttore.

Ogni imprenditore alle prime armi sarà interessato al lavoro d'ufficio del personale da zero, istruzioni dettagliate per le quali considereremo in seguito.

Quando il lavoro è già stabilito, tali problematiche vengono trattate da un reparto di personale specializzato.

Nelle fasi iniziali, i cambi di personale vengono effettuati part-time da uno dei dipendenti: il segretario o il capo contabile.

Capiremo in ordine come è organizzato il lavoro in quest'area e dove avviare un nuovo funzionario del personale.

Chi è responsabile delle risorse umane

La questione della gestione dei registri del personale nel 2017 è rilevante per tutte le imprese in cui sono presenti dipendenti.

L'autorità è assegnata al dipendente mediante l'emissione di un ordine.

A seconda del numero di dipendenti sono possibili due opzioni:

1. La gestione del personale è assunta dal capo. Per fare ciò, emette un ordine appropriato, che garantisce questi obblighi.
2. Poiché i dipendenti vengono assunti nel personale dell'impresa, il lavoro con il personale può essere affidato a uno di loro. Viene anche emesso un ordine che conferma l'autorità. Gli obblighi sono scritti anche nella descrizione del lavoro.

Le istruzioni dettagliate per i record del personale non sono legalmente definite.

Tuttavia, durante lo sviluppo, è necessario essere guidati dai regolamenti, incluso GOST R 7.0.8-2013.

Sebbene non sia stata stabilita un'unica procedura, viene fornito un piano generale che consente di sistematizzare i registri del personale e stabilirne il mantenimento.

Nei registri del personale, ci si dovrebbe anche concentrare sulle norme della legislazione sul lavoro.

Ci sono molte istruzioni commerciali là fuori. Ci sono anche documenti accettati dalle autorità locali.

Per iniziare - Piano d'azione

Per mantenere i registri del personale in modo competente, è necessario iniziare con la registrazione della prima persona: il capo.

Il modo in cui questo lavoro verrà successivamente svolto dipende dal numero di dipendenti e dalle specificità dell'impresa.

Quindi, andiamo: elenchiamo da zero le fasi principali del lavoro d'ufficio del personale:

1. Preparazione di una base informativa - directory specializzate, software, regolamenti.
2. Conoscenza dei documenti costitutivi dell'impresa.
3. Stesura di un elenco di carte che saranno a disposizione di un addetto al personale.
4. Forma del leader.
5. Preparazione delle normative locali, compreso il personale e l'orario di lavoro.
6. Preparazione di un campione aziendale di un contratto di lavoro.
7. Sviluppo di altri documenti contabili, inclusi moduli d'ordine, libri contabili e così via.
8. Registrazione di un dipendente che sarà responsabile della tenuta dei libri di lavoro.
9. Assegnazione dei dipendenti ai loro posti.

Riassumiamo: la normativa non stabilisce un elenco rigoroso di istruzioni per la gestione ex novo degli archivi del personale.

Sopra è riportato un piano approssimativo, che inizia con la preparazione della base informativa e documentale, la registrazione del direttore e degli altri dipendenti.

Esaminiamo ciascuno di questi punti in modo più dettagliato.

Formazione del quadro normativo

Affinché l'azienda funzioni in conformità con le leggi sul lavoro, è necessario familiarizzare con tutti i requisiti.

• Decreto della Commissione Statale di Statistica 4 gennaio 2001 n. 1;

Per raccogliere informazioni, puoi utilizzare directory specializzate.

Da un lavoratore del personale, ci si aspetta che non solo padroneggi tutti gli ordini attuali, ma sia anche a conoscenza di tutte le modifiche apportate alla legislazione sul lavoro.

Ciò richiederà un regolare riferimento alle normative.

Importante: per essere a conoscenza dei cambiamenti nella legislazione del lavoro, vale la pena ottenere l'accesso a una delle basi informative.

Un altro punto è la ricerca e l'implementazione di software adeguati.

A partire dal 2017, 1C è molto popolare. Tuttavia, ci sono molti programmi che hanno già aggirato questo sistema in termini di funzionalità.

Il vantaggio di 1C è che in ogni città ci sono abbastanza specialisti che lavorano con questo software.

Fase due: studia la Carta

Continuando le istruzioni passo passo, procediamo a familiarizzare con i documenti costitutivi.

La Carta, che è obbligatoria quando, contiene le seguenti informazioni:

• la procedura per la nomina di un amministratore (compreso il termine dell'azione con lui, l'importo dello stipendio);
• la procedura per l'iscrizione dei dipendenti alle posizioni dirigenziali;
• programmazione.

L'attività di un lavoratore del personale non deve contraddire i requisiti dei documenti costitutivi.

Deve tenere traccia delle modifiche apportate alla Carta.

Quali documenti dovrebbero essere a portata di mano presso l'ufficiale del personale

Nella fase successiva, è necessario preparare i moduli che saranno nel reparto del personale e utilizzati per registrare i dipendenti.

Diamo un'occhiata ad alcuni titoli.

1. Moduli d'ordine. I moduli dovrebbero essere sviluppati in caso di impiego, trasferimento ad altra posizione e licenziamento. Saranno conservati per 75 anni, poiché questi dati vengono utilizzati per determinare l'anzianità. Il secondo gruppo di ordini è il personale. Ciò include ordini relativi a vacanze, viaggi di lavoro, bonus, multe. È inoltre in preparazione un libro di registrazione, in cui verranno presi appunti su tutti gli ordini emessi, e un diario dei viaggi di lavoro.
2. . I voti devono essere assegnati entro tre giorni dall'accettazione di un nuovo dipendente. Vale la pena notare che nel 2017 la loro registrazione è obbligatoria anche per i singoli imprenditori che hanno superato. Insieme a questi moduli viene avviato un libro di contabilità per la circolazione dei libri di lavoro e degli inserti.
3. Carte sotto forma di T-2. Contengono i dati chiave dei dipendenti. Sono archiviati separatamente o archiviati con un file personale.
4. Forma di contratto di lavoro. Si concluderà con ogni nuovo dipendente, indipendentemente dalla durata dell'impiego. Applicabile in alcune situazioni.
5. Valutazione speciale delle condizioni di lavoro (SUT). Questi documenti vengono creati per ogni luogo di lavoro. Sostituirli nella maggior parte dei casi con una frequenza di 5 anni.
6. Orario del personale.
7. Normative locali sul lavoro.
8. Documenti in base ai quali vengono assegnati i salari.

Questi moduli sono obbligatori per l'iscrizione all'ufficio del personale.

Se necessario, possono essere emessi regolamenti e campioni aggiuntivi, ad esempio.

Importante: non richiesto dalla legge, ma possono essere utili le descrizioni del lavoro e un contratto collettivo.

Dopo aver determinato l'elenco dei moduli che saranno nel dipartimento del personale, le istruzioni dettagliate raccomandano di creare un regolamento sulla condotta della gestione dei registri del personale.

Sviluppo di un contratto di lavoro standard

È un grosso errore pensare che non sia necessario concludere un contratto di lavoro con lavoratori a tempo determinato.

Il documento, infatti, viene firmato con tutti i dipendenti.

Il lavoro d'ufficio del personale da zero include la preparazione di un campione aziendale.

Il modulo comprende i seguenti elementi:

• completo organizzazione-datore di lavoro, indirizzo legale ed effettivo;
• dettagli del rappresentante del datore di lavoro - nome completo;
• dati del dipendente - nome completo;
• la posizione che ricoprirà;
• durata del contratto;
• tipo di attività - lavoro principale o lavoro part-time;
• responsabilità lavorative (un elenco o un collegamento a descrizioni dettagliate delle mansioni);
• taglia (è opportuno precisare in dettaglio tutti i dettagli direttamente nel contratto);
• orari di apertura;
• SOUT risultati per la posizione data;
• dati del datore di lavoro e dei dipendenti;
• firme.

Il datore di lavoro può aggiungere elementi aggiuntivi al documento.

Registrazione della prima posizione

Chi dovrebbe essere assunto per primo? Non è difficile intuire che il lavoro d'ufficio del personale da zero implichi prima la nomina di un direttore.

Come completare questo compito?

Molto dipende dalla forma organizzativa e giuridica dell'impresa. Consideriamo tre situazioni tipiche.

1. Organizzazione con i fondatori. In questo caso, sono loro che firmeranno l'ordine sulla nomina del direttore.
2. Impresa individuale (o organizzazione con un unico fondatore). Quindi il singolo imprenditore stesso (o il fondatore) firmerà il contratto sia per sé che per il dipendente.
3. Il direttore è nominato sulla base dei risultati delle elezioni. Quindi la seconda parte del contratto di lavoro sarà il presidente dell'organo eletto.

Importante: indipendentemente da chi nomina l'amministratore, restano obbligatorie due operazioni: la sottoscrizione del contratto di lavoro e l'emissione dell'ordinanza di ammissione alla carica di amministratore.

L'ufficiale del personale è tenuto a seguire l'ordine cronologico di emissione degli ordini.

La nomina del direttore sarà la prima, dovrebbe contenere la data in cui inizierà a svolgere le sue funzioni.

In futuro, dovrai assicurarti che tutti gli ordini siano numerati in ordine cronologico. Questo momento è controllato dalle autorità di vigilanza.

Trasferimento di dipendenti ad altri lavori

Secondo le istruzioni dettagliate, dopo il direttore, è necessario nominare un dipendente responsabile della manutenzione dei libri di lavoro.

Appartengono alle forme di rendicontazione rigorosa, pertanto richiedono un'attenta gestione.

Se il manager non ha ancora assunto nessuno e deve gestire autonomamente da zero le scritture del personale, può assumersi queste responsabilità.

Per questo, viene emesso un ordine appropriato. Successivamente, la tenuta dei libri di lavoro può essere affidata ad un dipendente assunto. Questo viene fatto anche su ordinazione.

Importante: l'obbligo di emanare un'ordinanza di tenuta dei libri di lavoro mediante l'emissione di un'ordinanza è stabilito con decreto del Governo.

Il lavoro d'ufficio del personale da zero include un'altra fase: l'assunzione di dipendenti.

Per ogni nuovo dipendente viene preparato un pacchetto di moduli, tra cui:

• contratto di lavoro;
• descrizione del lavoro;
• ordine di appuntamento;
• carta T-2 individuale;
• e altri documenti.

Dovrai anche redigere un libro di lavoro, annotarvi i segni necessari.

I moduli, unitamente alla domanda di assunzione, sono collegati al fascicolo personale.

Tutti i documenti necessari vengono trasferiti all'ufficio contabilità per ulteriori buste paga.

Riassumiamo quanto sopra. Le istruzioni dettagliate per avviare la gestione dei record delle risorse umane hanno solo una visione generale.

Includono la selezione dei regolamenti, la compilazione di un elenco di documenti del personale, la progettazione del direttore e degli altri dipendenti.

Nel 2017, come prima, è obbligatorio sottoscrivere un contratto di lavoro con tutti i dipendenti.

Lezione 1 Registrazione delle risorse umane per principianti, contratto di lavoro

L'organizzazione e il mantenimento della gestione dei registri del personale è responsabilità diretta dei dipendenti del servizio del personale. Nelle situazioni di creazione di una nuova organizzazione, trasformazione di una vecchia o altre opzioni di riorganizzazione, la direzione e l'ufficio del personale devono conoscere i principali punti di lavoro: formazione e ricerca di dipendenti, assunzione, trasferimento e licenziamento del personale, nonché le regole per entrambi archiviazione e conservazione operativa dei documenti.

Organizzazione competente della gestione dei registri del personale come base per la stabilità dell'azienda

In ogni organizzazione, indipendentemente dalla forma di proprietà, c'è uno staff. Si differenzia per dimensioni e composizione, per le funzioni svolte e per il livello di qualificazione. Il compito del dipartimento del personale è assicurarsi che tutte le domande e i problemi relativi ai dipendenti dell'impresa vengano risolti nel modo più rapido e competente possibile.

La stabilità di un'organizzazione dipende direttamente dai suoi dipendenti. Compito primario del servizio del personale è la selezione competente e tempestiva dei dipendenti, lo svolgimento della gestione delle scritture del personale a norma di legge e la tempestiva consegna degli atti all'archivio. Questa è la base per il funzionamento stabile di qualsiasi impresa.

Formazione del personale per il lavoro con il personale

L'istruzione sulla gestione dei registri del personale indica chiaramente la necessità di una formazione professionale per gli specialisti del personale. Tuttavia, in pratica, c'è spesso un problema con la formazione dei lavoratori del profilo richiesto.

Gli istituti di istruzione specializzata superiore e secondaria non laureano specialisti con qualifiche così ristrette come "gestione dei registri del personale". La formazione avviene solitamente già in loco o presso corsi specialistici. È anche possibile formare un dipendente direttamente sul posto di lavoro tramite tutoraggio.

La formazione di specialisti sulla gestione dei record del personale prevede le seguenti modalità:

• riqualificazione sulla base di una seconda istruzione superiore;
• ottenere un'istruzione superiore di un profilo correlato, ad esempio "gestione dei documenti", "giurisprudenza", "gestione del personale", "tutela delle informazioni";
• formazione in corsi specialistici a lungo termine (almeno tre mesi), seguita da un esame;
• lavoro pratico seguito da un regolare sviluppo professionale.

Documenti normativi che regolano il lavoro dei servizi del personale

Le attività dell'ufficio del personale e l'organizzazione generale della gestione degli archivi del personale sono fortemente dipendenti dalla legislazione vigente e dai documenti normativi interni. Questa caratteristica è associata alle sfumature del lavoro con un gran numero di documenti personali, che sono spesso riservati.

Il lavoro d'ufficio nel servizio del personale è regolato dai seguenti atti:

• Costituzioni, Codici Civile e del Lavoro, nonché in parte Penale e di Famiglia;
• atti legislativi sul profilo dell'organizzazione in materia di lavoro con il personale;
• atti normativi di rilevanza locale;
• vari classificatori, regole e istruzioni di livello federale;
• documenti normativi interni, ad esempio istruzioni per la gestione degli archivi del personale;
• ordini e direttive della direzione.

I dipendenti del servizio del personale sono tenuti al rigoroso rispetto dei requisiti delle disposizioni normative e, soprattutto, del Codice del lavoro.

Ricerca e documentazione dei dipendenti

La gestione delle risorse umane inizia con la ricerca e la registrazione del personale. Prima di tutto, è necessario decidere le opzioni per trovare nuovi dipendenti. Tra questi spiccano:

• agenzie e uffici per il lavoro;
• occupazione;
• fiere del lavoro;
• istituti di istruzione;
• bacheche di lavoro e curriculum su varie risorse;
• altre organizzazioni;
• conoscenti e amici.

Tutte le opzioni di ricerca per i dipendenti hanno i loro vantaggi e svantaggi, il dipendente del dipartimento del personale deve sfruttare al meglio tutte le opportunità per chiudere il posto vacante.

Quando un candidato viene trovato, si tiene un colloquio con lui. È auspicabile che i suoi progressi siano documentati: è più facile prendere una decisione informata sull'assunzione o sul rifiuto. In quest'ultimo caso, l'interessato è informato per iscritto del motivo entro cinque giorni lavorativi. Se il candidato è idoneo per un posto vacante, deve essere iscritto. Da questo inizia la registrazione per uno specifico dipendente.

• conclusione di un contratto di lavoro;
• emissione di un ordine di ammissione;
• un nuovo dipendente o la sua istituzione;
• registrazione di una carta personale;
• se è accettato nell'organizzazione - l'istituzione di un fascicolo personale;
• familiarizzazione e firma da parte del dipendente di documenti e istruzioni normative interne.

Dati del personale (carte personali, elenco del personale)

La gestione delle scritture del personale comporta la registrazione obbligatoria della documentazione contabile, in particolare del personale e delle tessere personali. Questi documenti sono obbligatori per le organizzazioni di tutte le forme di proprietà.

Il personale e l'organico devono essere aggiornati e soddisfare le esigenze dell'organizzazione. Contiene i nomi di tutte le posizioni, il numero di tariffe, indicando le offerte di lavoro per un determinato periodo.

Le tessere personali sono documenti unificati contenenti brevi dati sull'attività lavorativa del dipendente e informazioni personali. Sono soggetti a una rigorosa contabilità e condizioni speciali di conservazione, in luoghi che ne prevengano il danneggiamento e il furto.

Ordini su personale, differenze e caratteristiche costruttive

Il lavoro d'ufficio generale nel lavoro del personale si esprime principalmente in ordini e ordini di gestione. Tali documenti possono riguardare sia i singoli dipendenti che l'intero personale nel suo complesso. Si differenziano per le caratteristiche di progettazione e implementazione.

La maggior parte degli ordini e delle istruzioni riguardanti azioni specifiche con un dipendente ha un modulo unificato. Sono soggetti all'accordo obbligatorio con tutte le parti interessate e alla familiarizzazione da parte del dipendente contro ricevuta. Le copie degli ordini del personale sono archiviate in un file personale e gli originali in cartelle separate.

Riviste sulla gestione degli atti del personale, regole di registrazione e conservazione

Per tenere conto del movimento nel servizio del personale, comporta la manutenzione di giornali specializzati. Si tratta di documenti tabulari di formato multipagina, il più delle volte unificato. Di solito vengono avviati su grandi quaderni o acquistati già pronti in negozi specializzati.

Tipi di riviste del personale:

• registrazione della documentazione in entrata e in uscita, comprese le lettere;
• registrazione degli ordini;
• registrazione degli arrivi e delle partenze dei dipendenti in trasferta;
• registrazione di domande, invii, notifiche, ufficiali e memo;
• registrazione di moduli di libri di lavoro, loro inserti;
• libri contabili per i movimenti di vari documenti del personale, ecc.

Tutte le riviste devono essere rilegate e sigillate e i fogli devono essere numerati. Dovrebbero essere tenuti separati da tutti i documenti. Preferibilmente in una cassaforte o in un armadio speciale.

Funzionalità di mantenimento e archiviazione dei file personali

La conservazione dei dati personali non è obbligatoria. Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni raccoglie i record dei dipendenti in una forma o nell'altra. Naturalmente, è più conveniente farlo in una cartella.

Un file personale è un insieme di informazioni personali documentate su un dipendente, raccolte e formate in un determinato ordine. Può includere una varietà di documenti e copie:

• copie di ordini sul dipendente;
• copie di dichiarazioni;
• copie di documenti di identità attestanti qualifiche, istruzione, benefici e stato civile;
• questionario;
• caratteristiche e recensioni;
• riferimenti, ecc.

I file personali includono informazioni personali e devono essere tenuti separati da altri documenti. L'accesso ad essi è consentito solo a una cerchia strettamente ristretta di funzionari. In caso di licenziamento del personale, i file personali vengono consegnati alla conservazione in archivio.

Regole per la registrazione, la conservazione e l'emissione dei libri di lavoro, nonché degli inserti

Tutte le organizzazioni sono tenute a tenere libri di lavoro per il proprio personale, ad eccezione dei dipendenti assunti part-time. Al momento dell'ammissione iniziale, il datore di lavoro acquisisce autonomamente moduli in bianco e vi inserisce la prima volta. Nella pagina del titolo inserire i dati rilevanti sul dipendente. Successivamente, è necessario monitorarne la rilevanza e apportare modifiche nel tempo.

Sulla diffusione della parte principale, si registrano le attività lavorative e sociali del dipendente, la sua accoglienza permanente.Tutti i registri sono numerati in modo generale e sono realizzati sulla base di un ordine. Il verbale di licenziamento è accompagnato dall'impronta del sigillo dell'organizzazione e dalla firma del capo.

Fatto a mano, con penna a sfera blu, grafia chiara e comprensibile. Monitorare attentamente la pertinenza e l'affidabilità dei dati inseriti. Se è necessario correggere le informazioni, queste devono essere accuratamente barrate con una riga e devono essere inserite le informazioni correnti. Tale atto deve essere confermato dalla firma della testata e dal sigillo.

Conserva i libri di lavoro separatamente dagli altri documenti, in una cassaforte. È vietato consegnarli a dipendenti oa terzi senza un ordine speciale delle autorità preposte.

Caratteristiche della conservazione operativa e archivistica dei documenti del personale

La conservazione dei documenti del personale è determinata dal loro significato speciale. Contengono informazioni personali e sono confidenziali. Tali dati non sono soggetti a diffusione non autorizzata. In caso contrario, viene inflitta una multa ai dipendenti del servizio del personale e al capo dell'organizzazione.

Per organizzare la corretta conservazione dei documenti del personale nel servizio del personale, è auspicabile disporre di una stanza separata. Deve esserci un ingresso e deve essere dotato di una porta metallica con allarme.

I documenti stessi devono essere conservati in armadietti metallici o casseforti. Evitare l'esposizione alla luce solare e alla polvere, nonché gli sbalzi di temperatura e l'umidità eccessiva. Questi semplici passaggi aiuteranno a salvare i dati personali.