UVOD……………………………………………………………………………………………..3

1. Načrtovanje individualnega dela vodje

1.1. Cilji in cilji načrtovanja dejavnosti upravljanja…………..5

1.2. Učinkovita raba časa……………………………………………..7

1.3. Načrtovanje osebnega dela vodje………………………………………..10

1.4. Delo z dokumentacijo……………………………………………………………...12

1.5. Metode in sredstva zbiranja informacij in nadzora…………….13

1.6. Odgovori na vprašanja……………………………………………………… 14

1.7. Načrtovanje potovanja………………………………………………………15

1.8. Kreativni pristop k reševanju problemov…………………………………16

1.9. Preobremenjenost v dejavnostih vodje - vpliv na produktivnost dela v podjetju………………………………19

1.10. Organizacija delovnega mesta vodje…………………………………………21

1.10.1. Ugoden režim in delovni pogoji

1.10.2. Kultura vodstvenega dela

2. Diagnoza sposobnosti načrtovanja delovnega dne na primeru vodje LLC "Ptitsa"……………………………………………………………………………………………… ………..26

3. Pravna podpora delo………………………………………………………….31

ZAKLJUČEK…………………………………………………………………………………………………..32

LITERATURA……………………………………………………………………………….34

PRILOGA………………………………………………………………………………………………………………………… ..35

UVOD

Glavni namen predmeta je poglobiti in razširiti znanja s področja menedžmenta nasploh, še posebej pa pri načrtovanju posameznega dela.

Danes je povsem očitno, da ne le sedanjost, ampak tudi prihodnost ustvarjajo menedžerji (vodje) – ljudje, ki upravljajo z delovno silo na različnih področjih dejavnosti in zagotavljajo reševanje celotnega spektra nalog, ki jih postavljajo (gospodarske, politične, okolja itd.), ustvarjanje pogojev za življenje zaposlenih.

Za uspešno obvladovanje nalog vodstva organizator proizvodnje potrebuje obsežno znanje in sposobnost razmišljanja. Poznati mora zakonitosti razvoja narave in družbe, preučiti tehniko in tehnologijo proizvodnje, njeno ekonomijo, organizacijo in načrtovanje ter osnove menedžerske psihologije. Hkrati pa potrebuje tudi znanje s področja prava, sociologije in informiranja. Vodenje je ustvarjalen proces in tu ni pomembno le znanje, temveč tudi sposobnost analiziranja specifičnih situacij, ki so se razvile na določenem področju proizvodnje, in iz njihove analize narediti prave zaključke.

Za premišljeno odločitev ni dovolj visoka strokovna kvalifikacija. Veliko je odvisno od individualnih sposobnosti vodje, njegove sposobnosti dela z ljudmi, osebne iniciative, intuicije.

Kako vodja načrtuje svoje delo, ali racionalno porablja svoj čas pri delu in zunaj njega, ali se razvija ustvarjalni pristopi ali ima vedno alternativne rešitve, ali pravilno sprejema vodstvene odločitve? Ta in mnoga druga vprašanja so združena v eni ključni besedi "načrtovanje". Od načrtovanja posameznega dela vodje je odvisna učinkovitost in uspešnost dejavnosti podjetja. Visoka osebna organiziranost je eden najpomembnejših dejavnikov za uspeh. In organizacija je najprej železna disciplina, jasno formulirani cilji in specifične strategije za njihovo doseganje.

Pri predmetnem delu so bili uporabljeni različni viri informacij, glavni pa je učbenik V. G. Shipunov in E. N. Kishkelya V. G. Shipunov in E. N. Kishkelya, glavni pa je učbenik, ki z globoko strokovnostjo, jasnostjo in izjemno razumljivo govori o organizaciji individualnega dela menedžerja. .

Za pisanje raziskovalnega dela tečaja so bile uporabljene naslednje metode: opazovanje, testiranje in pogovor neposredno z vodjo na primeru menedžerjev Ptitsa LLC.

1 Načrtovanje individualnega dela vodje

1.1 Načrtovanje ciljev in ciljev dejavnosti upravljanja

Osebno načrtovanje je ena izmed bistvenih elementov menedžerjevo delo.

Delovni načrt posameznega vodje mora biti tesno povezan s celovitim načrtom za to področje (predmet) upravljanja, ki odraža cilje, ki jih je treba doseči, in sredstva za njihovo doseganje.

Jasnost perspektiv, nalog in razvojnih potreb vodstvenega področja je osnova za visoko učinkovitost ekip strukturnih oddelkov družbe, njihovih vodij, vodilnih delavcev, javnih organizacij in vseh članov ekipe.

Po oblikovanju sistema idej vodje o celostnem razvoju njegovega vodstvenega področja ter opredelitvi ciljev in ciljev za razvoj njegovega področja upravljanja lahko sestavite načrt v naslednji obliki:

Vsak vodja bi moral svoje kompleksno delo povezati z ustreznimi načrti višjega in nižjega vodstva. V ta namen je treba potrditi delovne načrte nižjih vodstvenih delavcev, nato pa svoj načrt predložiti v potrditev višjemu vodji. V procesu vodenja je priporočljivo svoje načrte nenehno usklajevati z drugimi menedžerji, ki so na isti ravni (horizontalni) vodenja. Tako je mogoče natančneje povezati vsebino in časovno razporeditev integriranih načrtov. Pri razvoju celovitih načrtov Posebna pozornost je treba osredotočiti na možnost doseganja v načrtu zastavljenih nalog.

Tako je načrtovanje ciljev in ciljev vodstvenih aktivnosti najpomembnejši element dela vodje, saj se tu začne sam proces načrtovanja. Če želite to narediti, morate pravilno oblikovati dejavnosti in čas njihovega izvajanja. Konec koncev, če se vsaj en dogodek ne izvede, bo organizacija po tem utrpela velike izgube. Zato so postavljeni cilji, da bi jih dosegli.

1.2 Časovna učinkovitost

Načrti so nepogrešljiv del dejavnosti vsake organizacije. Učinkovitost menedžerjeve dejavnosti pa je odvisna od tega, ali zna načrtovati lastne aktivnosti. Navsezadnje je vodja oseba, ki ima določene odgovornosti, njegovo lastno delovanje pa je treba razlikovati od uspešnosti podjetja. celo govorimo o njenem direktorju.

Praktične izkušnje menedžerjev so omogočile razvoj številnih priporočil, ki jih je treba upoštevati za izboljšanje učinkovito delo. Običajno lahko ta priporočila razdelimo v tri skupine:

1) Pravila za začetek dneva

Dan je treba začeti s pozitivnim razpoloženjem.

Pred začetkom delovnega dne je treba dobro zajtrkovati, v službo se odpravite brez naglice.

· Če je mogoče, začnite z delom vsak dan ob istem času.

· Začnite svoj delovni dan tako, da preverite dnevni načrt.

• Najprej se osredotočite na ključna vprašanja, manj pomembne naloge pa pustite za pozneje.

· Začnite takoj, brez obotavljanja.

· Načrt uskladiti s tajnico.

2) Pravila sredi dneva

· Izogibajte se dejanjem, ki niso bila premišljena in načrtovana.

· Opravljajte majhne naloge iste vrste zaporedno, eno za drugo.

· Med delovnim dnevom si vzemite malo časa za počitek, ko vas nihče ne bo motil.

· Poskrbite, da se tako vaša dejanja kot dejanja podrejenih ujemajo v načrtovani časovni okvir.

· Vrzeli med nalogami, pa tudi čas, povezan s čakanjem, je treba zapolniti z drugimi nalogami.

· Poskusite ohraniti enak tempo dela, ne delajte v sunkih.

· Prizadevajte si določiti čas, ko intenzivnost dela doseže svoj vrhunec: do te točke naj bi se delo razvijalo v vzponu, po tej točki naj bi aktivnost upadla.

3) Pravila za konec delovnega dne

Ne puščajte nedokončanih poslov za jutri; vsaj poskusite biti takih primerov čim manj.

· Analizirajte, kako učinkovito ste delali čez dan.

· Ob koncu delovnega dne načrtujte, kaj boste počeli jutri.

· Poskusite oditi domov dobre volje.

Na koncu damo še eno koristno priporočilo. Ugotovite, v katerem času dneva ste najbolj aktivni. Obstaja veliko izjav strokovnjakov na to temo, vendar imajo zelo malo skupnega. In to je posledica dejstva, da je cikel dnevne aktivnosti pri človeku povsem individualen, odvisen je od navad, značilnosti organizma in značaja ter od vrste dela. Zato je treba najpomembnejše stvari načrtovati za tisti del delovnega dne, ko ste običajno najbolj aktivni. Za isto obdobje dneva je dobro načrtovati vrhunec aktivnosti.

Glavni razlogi za neuspeh načrtov.

Vsako načrtovanje je nesmiselno, če ne nadzorujete izvajanja načrta. To velja tako za organizacije kot za posameznika. Zato je treba posebno pozornost nameniti spremljanju, kako opravljate svoje naloge.

Spremljanje izvajanja načrtov vključuje vrednotenje rezultatov in njihovo primerjavo z načrtovanim.

Pravi in ​​načrtovani rezultati se pogosto ne ujemajo. Da bi se temu izognili v prihodnosti, je treba natančno analizirati razloge, zakaj načrtovano ne sovpada s tem, kar je bilo storjeno. Tu so tri glavne možnosti:

1) načrti so bili sprva neuresničljivi: postavili ste previsoko letvico, kar je bilo nedosegljivo;

2) za izvedbo načrtov ni bilo vloženih dovolj prizadevanj. To je vaša napaka, zato se morate v prihodnosti bolj potruditi;

3) načrti niso bili izvedeni zaradi naključnih okoliščin, ki niso odvisne od vaše volje. Posledično ste bili realni pri postavljanju ciljev in potrebnih prizadevanjih za njihovo doseganje. Edina napaka, ki jo naredite, je, da si niste vzeli dovolj časa za reševanje nepredvidenih težav.

Očitno vsaka od teh možnosti omogoča, da naredimo pomembne zaključke, ki bodo nato uporabljeni pri nadaljnjem načrtovanju. Ne pozabite, da je veliko odvisno od vaše poštenosti do sebe. Ne prelagajte bremena odgovornosti na druge ljudi in okoliščine, poskušajte biti gospodar svojega življenja in biti odgovorni za svoja dejanja.

Včasih se načrti ne izvajajo iz drugih razlogov. Naštejmo jih:

4) načrti se včasih ne izvajajo, ker se prepogosto spreminjajo. Navsezadnje to vodi v zmedo. Ne smemo pa misliti, da se načrti sploh ne bi smeli spreminjati. Včasih situacija zahteva sprejemanje intuitivnih, takojšnjih odločitev, ki niso bile predvidene v načrtu. Poleg tega se čas prilagaja vsakemu načrtu, ne glede na to, kako ploden in izviren je. Z drugimi besedami, obstajata dve skrajnosti, ki se jima je treba izogibati: po eni strani je to preveč tog odnos do načrta, po drugi strani pa nenehne spremembe, ki na splošno izničijo samo idejo načrta;

5) težave pri izvajanju načrtov pogosto nastanejo zaradi dejstva, da doseganje ciljev zahteva izvedbo preveč nalog. V takšni situaciji se načrt prej ali slej spremeni v neuresničljiv. Zato bi bilo po potrebi priporočljivo sesti in ugotoviti, kaj je razlog za to situacijo. Običajno so to preprosto neuspešno zastavljeni cilji ali odstopanje načrta od splošnega, glavnega cilja, zaradi česar se načrt spremeni v popolnoma neorganiziran seznam dejanj.

Pojavljajo se tudi takšne napake, vendar manj pogosto kot zgoraj omenjene.

Iz navedenega lahko sklepamo, da bi moral biti sposoben pravilno upravljati čas ne le vodja in vodja, ampak tudi preprosta oseba. Toda hkrati morate izvajati obvezen nadzor nad izpolnjevanjem nalog, ki so vam dodeljene.

1.3 Načrtovanje osebnega dela vodje

Kot smo že ugotovili, je načrtovanje ključni poklic menedžerja. In zato ni presenetljivo, da ne samo Shipunov priporoča načrtovanje razvoja svojega podjetja za leta, mesece, tedne in dneve.

Tako vodja po opredelitvi ciljev zase pripravi individualni program aktivnosti za izpolnjevanje nalog, ki so mu dodeljene. Cilja brez programa ni mogoče doseči. Cilj določa vprašanje "kaj?", program dejavnosti pa "kako?". Cilj je miselna dejavnost za doseganje rezultata, program pa praktično dejanje.

Ko so aktivnosti programa opredeljene, je treba ugotoviti, koliko časa bo trajalo, da jih dosežemo. Datum zapadlosti je treba določiti čim bolj natančno. Individualni delovni načrt vsebuje naloge, ki jih mora reševati vodja osebno, pri čemer je naveden natančen čas njihove izvedbe. Svoje delo morate načrtovati tako, da zagotovite, da so vse naloge upravljanja opravljene. Načrti individualnega dela vodij se izdelajo podobno kot celoviti načrti vodstvenega dela za četrtletje, mesec, teden. Poleg tega obstaja tudi operativni načrt za en dan.

Individualni delovni načrt naj predvideva čas, potreben za seje, razpravo o načrtih in nalogah, sodelovanje v komisijah ipd.; za osebne pogovore ali srečanja v ožjem krogu; sprejemati obiskovalce; sodelovanje na sestankih in konferencah osebja; za študij, poslovna potovanja; za upravljano enoto; osebni čas.

Upoštevajoč redno ponavljajoče se delo (sestanki, sestanki, analiza pošte), sprejem zaposlenih ob strogo določenih urah in dnevih v tednu, je mogoče vzpostaviti takšen ritem dela, ki bo prihranil veliko časa. Hkrati lahko vodja načrtuje svoje delo za pomembnejša časovna obdobja (četrtletje, leto) z izdelavo »pravilnikov o delu«.

Vprašanja, katerih reševanje zahteva intenzivno porabo miselne energije in poglobljeno analizo, je treba obravnavati v urah pred večerjo. Najmanj produktiven čas je lahko namenjen preprostim in manjšim zadevam.

Individualni delovni načrt naj bo realen in ne preobremenjen. Za nepredvideno, nepričakovano delo je treba načrtovati primerno količino časa (ena ura na dan ali pol dneva na teden). Čas srečanja, konferenc, razprav naj bo minimalen in hkrati zadosten za izmenjavo informacij. To dosežemo s skrbno organizacijsko pripravo dogodka. Poleg tega je treba nadzorovati cilj in ne ukrepe, potrebne za njegovo doseganje. Kot rezultat spremljanja njegovega individualnega načrta, vodja ugotovi, kako uspešno je bilo načrtovanje izrabe delovnega časa in kakšne rezultate je dosegel. Praktična korist sistema individualnega načrtovanja in vodenja svojega dela s pomočjo zastavljenih ciljev je, da se vodja bolje pozna, da se bo v prihodnosti lahko osredotočil na reševanje najpomembnejših nalog in bo sposoben ne samo delati, ampak doseči visoke rezultate.

Tako je načrtovanje osebnega dela povezano s pripravo individualnega delovnega načrta, torej je treba predvideti čas, potreben za sestanke, razpravo o načrtih in nalogah, sodelovanje v komisijah, za študij, službena potovanja, osebna čas. Vse to je mogoče doseči s skrbno organizacijsko pripravo. Toda za to so spet potrebni cilji in cilji, da bi dosegli želene rezultate.

1.4 Delo z dokumentacijo

Nobena tehnološka operacija vodenja, povezana z informacijskimi procesi, pripravo in odločanjem, organizacijskim delom ne more brez dokumentacije, t.j. brez priprave, izdelave, oblikovanja in skladiščenja.

Dokument je nosilec informacij znanstvene, tehnične, gospodarske, operativne, proizvodne in administrativne narave. Dokumentarne informacije zajemajo vse vidike dejavnosti podjetja, učinkovitost vodstvenega dela pa je v veliki meri odvisna od tega, kako dobro so oblikovane oblike dokumentov, organizirano njihovo gibanje in obdelava.

Za racionalno organizacijo poslovanja z dokumenti je potrebna njihova stroga klasifikacija. Vse dokumente je mogoče razvrstiti na naslednji način:

· Tehnična dokumentacija

· Načrtovanje in računovodstvo

· Operativna proizvodnja

・ Kadrovska dokumentacija

· Upravni

Priprava in izvedba dokumentov, njihovo razmnoževanje, prevzem, referenca, evidentiranje, kontrola izvedbe predstavljajo vsebino pisarniškega dela. Posebej pomembna pri izboljšanju sistema pisarniškega dela je racionalizacija tehnološkega procesa. Racionalizacija poteka dela je v izboljšanju njegove tehnologije z zmanjševanjem večstopenjske poti dokumentov, sestavljanjem tovrstnih tehnoloških kart za prehod dokumentov ter z uvedbo avtomatiziranih orodij in sistemov delovnega toka.

Lahko sklepamo, da delo z dokumentacijo ni preprosto delo in vodja mora poznati vse značilnosti poteka dela. Konec koncev, če napišete vsaj eno besedo narobe ali ne date podpisa, pečata, se lahko zgodi karkoli: izguba stranke, odvzem dela. Zato morate biti pri sestavljanju in urejanju poslovne korespondence previdni. Za to obstajajo predloge in obrazci dokumentov, ki olajšajo in skrajšajo čas dela.

1.5 Metode in sredstva zbiranja informacij in spremljanja izvajanja

Vsak menedžer potrebuje racionalna in ekonomična sredstva za zbiranje in nadzor informacij. Do zdaj je bilo razvitih veliko takšnih orodij.

Vendar pa mnogi menedžerji za svoje tekoče delo raje uporabljajo računalnike, prenosnike in drugo računalniško opremo. Več dostopna sredstva je poslovni zvezek, ki ima posebne odseke za ročno snemanje. Lahko pa vodite zapiske v zvezke. Običajno so ti prenosniki opremljeni z lastno voljo in potrebo. Postopek izpolnjevanja lista delovne skupine zvezka za beleženje informacij je lahko individualen. Robins priporoča, da kar najbolje izkoristite različne okrajšave konvencije pri vodenju evidenc. To močno olajša delo, zelo jasno in kompaktno prikazuje potek izvajanja in izvajanja naročil in navodil. Priročno sredstvo za nadzor posredovanja navodil in ukazov številnim izvajalcem je dnevnik operativnega nadzora. Vsebuje lahko približno naslednje stolpce: roki za vložitev in izvršitev, številko roka za vložitev odredbe ali navodila, številko poročila o izvedbi, vmesni nadzor, izvajalci. Tu se lahko uporabljajo konvencije. Na primer, Δ je čas dostave, O je poročilo, X je vmesni nadzor itd.

Psihologi potrjujejo, da tudi najbolj nadarjeni posamezniki pri delovnem materialu pozabijo več, kot se spomnijo. Le 20 % sporočenega ostane v spominu. Zato je sistematično vodenje evidenc zelo pomembno za ljudi s širokim naborom odgovornosti. Kot pravi Sheinov: "Beležnica z beležkami za poslovneža je enaka mreži za ribiča."

Kot rezultat sklepanja sklepamo, da vsak manager potrebuje ekonomična sredstva za zbiranje, nadzor in shranjevanje informacij. Mnogi od njih uporabljajo avtomatizirane sisteme za shranjevanje, kot so računalniki, prenosni računalniki, ter vodijo dnevnike in poslovne zvezke. To močno olajša delo, zelo jasno in kompaktno prikazuje potek izvajanja in izvajanja naročil in navodil.

1.6 Odgovori na vprašanja

Odgovarjanje na vprašanja poleg živahnosti in ažurnosti velja za enega najtežjih načinov komuniciranja z množico. Naloga vodje, da odgovarja na vprašanja, je kompleksna, njegovi odgovori vsebujejo elemente tako dialoškega govora z značilnim pomanjkanjem časa in hitre reakcije, kot monologa.

V ozračju demokratizacije in glasnosti se je narava vprašanj spremenila. Obseg pojma "vroče vprašanje" se je razširil. To ni samo vprašanje, povezano s pomanjkljivostmi v ponudbi, trgovini, storitvah, organizaciji. Danes je "vroče vprašanje" vprašanje-kritika, vprašanje-govor, vprašanje-predlog. In več kot je takšnih vprašanj, več je možnosti za menedžerja za odkrit pogovor, živahno razpravo z občinstvom.

Hkrati je izključen položaj "konfliktov z občinstvom", "obrambe" pred akutnimi vprašanji s prehodom v protinapad; ne besedna bitka, temveč sodobno iskanje rešitve ob upoštevanju zastavljenih vprašanj.

Razdraženost, zaničevalni ton so popolnoma nesprejemljivi, tudi če govorci očitno poskušajo "vzbuditi" občinstvo. Nesramnost in aroganca sta kontraindicirana, povzročata le negativno reakcijo. Edini možni ton odgovorov na vprašanja je enakopraven prijateljski pogovor. Sploh ni primerno, da se »odbijejo« in »postavijo na svoje mesto«.

Sklenimo torej, da mora biti vodja sposoben komunicirati s svojimi sodelavci in strankami, saj pravilna formulacija vprašanja in odgovora služi ohranjanju dolgega in ugodnega odnosa. Ni treba uporabljati nesramnosti in arogance, da ne bi bili pobudnik konfliktne situacije.

1.7 Načrtovanje potovanja za vodjo

Po mnenju Shipunova študije kažejo, da vodja na službenih potovanjih (poslovnih potovanjih) porabi v povprečju 12-20% svojega delovnega časa. To nakazuje, da je treba poslovna potovanja skrbno načrtovati, da bi povečali njihovo učinkovitost. Pravilna organizacija službenega potovanja zagotavlja pravočasen prihod na cilj, zagotavlja dovolj časa za reševanje poslovnih vprašanj in odpravlja izgubljen čas.

Po vrnitvi s službenega potovanja vodja pregleda prejeto gradivo, zanima ga, kdo je obiskal, poklical, kako je potekalo službeno potovanje, in pripravi poročilo, ki vključuje tri dele: utemeljitev potrebe po službenem potovanju, zaporedje reševanja vprašanj ter sklepov in priporočil.

Tako je službeno potovanje vključeno na seznam dolžnosti vodje. Službeno potovanje določi predstojnik za določen čas za opravljanje službene naloge izven kraja stalnega dela. Zato mora vodja vodji pravilno predstaviti vsa gradiva in poročila, ki jih je našel in pripravil v času njegove odsotnosti.

1.8 Kreativno reševanje problemov

V globalnem poslovnem okolju, v katerem so spremembe izjemno hitre in burne, skoraj vse organizacije doživljajo ogromno pomanjkanje ustvarjalnih posameznikov.

Edinstvenost in raznolikost problemov, s katerimi se srečujejo menedžerji, od njih zahteva, da znajo pristopiti k reševanju problemov s kreativnega vidika. Ustvarjalnost je osnova uma. Vsi ljudje si morajo prizadevati za razširitev svojih miselnih sposobnosti in zlasti za odpiranje uma za nove ideje. Kljub temu, da ima vsak človek možnost povečati svoj ustvarjalni potencial, ga ne poskuša vsak razviti v sebi.

Za razvoj vaših ustvarjalnih lastnosti predlagamo uporabo desetih priporočil:

1. Razvajajte se kot ustvarjalno osebo. Raziskave kažejo, da. Če človek verjame, da ni sposoben ustvarjalno razmišljati, tega nikoli ne bo mogel doseči. Verjeti v svojo sposobnost biti kreativen je prvi korak k razvoju ustvarjalnega pristopa k delu.

2. Ne prezrite svoje intuicije. Vsak posameznik ima podzavest, ki deluje pravilno. Včasih odgovor na zapleteno vprašanje se pojavi v trenutku, ko najmanj pričakuješ. Poslušajte svoj "notranji glas".

3. Poskusite izstopiti iz svojega območja udobja. Vsaka oseba ima svojo cono udobja, za katero je značilna popolna gotovost in zaupanje v prihodnost. Vendar pa ustvarjalnost in notranji mir praviloma nista združljiva. Če želite postati ustvarjalna oseba, morate prekiniti status in se osredotočiti na nekaj bistveno novega.

4. Bodite jasni glede tega, kaj želite početi. Preden začne reševati problem, mora kreativna oseba določiti, koliko časa bo potrebovala, da razume njegovo bistvo, miselno združiti vsa poznana dejstva, jih posplošiti in poskušati izpostaviti najpomembnejša od njih.

5. Poiščite načine za reševanje težav. K reševanju problemov lahko pristopite na različne načine: določite lahko določeno časovno obdobje, na katerega se lahko osredotočite; lahko razvijete načrt za rešitev težave; lahko izberete podopravila; poiščite izmišljeno ali realistično analogijo. Na voljo vam je ogromno različnih strategij za reševanje problemov: besedne, vizualne, igranje vlog, matematične, intuitivne.

6. Poiščite najboljši način za rešitev težave. To pomeni, da je treba pri reševanju določenega problema zavestno poskušati najti izvirne rešitve, ne da bi se bali, da bi se drugim zdel neumen in ignoriral nekatere kulturne tabuje. Poskusite biti vedno pripravljeni na zaznavanje izjemnih in zmedenih dejstev, razmislite o nekonvencionalnih načinih uporabe predmetov in elementov zunanje okolje. Zavrnite konvencionalne ali običajne načine in si nenehno prizadevajte za objektivnost ter poskušajte biti tako kritični do svojih idej kot do idej drugih.

7. Poiščite več pravilnih odgovorov. Biti ustvarjalen pomeni še naprej iskati druge rešitve tudi potem, ko menite, da je problem rešen. Vedno se je treba spomniti, da morda boljša, bolj ustvarjalna rešitev šele prihaja.

8. Zaupajte, da se bo razumna rešitev zagotovo našla. Ustvarjalna oseba verjame ne le v svojo moč, ampak tudi v svoje ideje. Če globoko v sebi mislite, da ne najdete rešitve, potem jo boste.

9. Brainstorming. Ustvarjalni proces ne sme biti osamljena dejavnost. Medsebojna izmenjava idej in rešitev ustvarja učinek sinergije.

10. Ustvarjalne ideje pretvorite v resničnost. Predlagajte kreativna ideja je le del procesa. Ko se takšne ideje pojavijo, jih je treba uresničiti. Če so najbolj čudovite ideje shranjene v vaših možganih ali v dokumentu, ki ga nihče ne bo prebral, to verjetno ne bo veliko prispevalo nadaljnji razvoj svoje ustvarjalne sposobnosti.

Torej lahko sklepamo, da vodja potrebuje le kreativen pristop k reševanju problemov. Imeti morate širok pogled, visoko inteligenco in sposobnost reševanja tudi zelo zapletenih problemov in sprejemanja pomembnih odločitev, prihajati z novimi idejami, ki so nujne za uspešno delovanje organizacije. Vedno se morate spomniti, da če globoko v sebi mislite, da lahko najdete rešitev, jo boste vedno našli.

1.9 Preobremenjenost v dejavnostih vodje vpliva na produktivnost v podjetju.

Preobremenjenost v dejavnostih vodje ali zaposlenih je po našem mnenju neučinkovito izkoriščen delovni potencial: preobremenjenost psihofizioloških možnosti sodelovanja v družbeno koristnih dejavnostih, nezmožnost normalnih socialnih stikov, pomanjkanje sposobnosti ustvarjanja novih idej. in metode ter neracionalnost vedenja. Vse to zmanjšuje produktivnost dela in povečuje stroške vodstvenega delovnega časa.

Učinkovit sistem upravljanja temelji na ekonomični porabi vseh vrst virov (vključno z rezervo delovnega časa). Izstopajo naslednje določbe:

Preobremenitev zaradi napak upravitelja;

Preobremenjenost zaradi organizacijskih pomanjkljivosti;

Preobremenjenost zaradi nesorazmerja med vodstvenimi funkcijami in njihov vpliv na vodstveni izgubljeni čas. Na podlagi longitudinalnega sledenja so avtorji predlagali priporočila za krepitev avtoritete in posledično vodljivosti podjetja.

Ko se utrujenost vodje kopiči, ne more ohraniti visoke učinkovitosti, posledično se produktivnost dela v podjetju zmanjša, stroški delovnega časa se povečajo. Rezerve za povečanje produktivnosti dela najdemo v sposobnosti vodje, da predvideva priložnosti za razvoj ne le lastnega potenciala, temveč tudi celotnega kognitivnega potenciala zaposlenih v podjetju. Vsak zaposleni ima možnost kreativno reševati zastavljene naloge pravočasno. Nerazumevanje tega s strani samih vodij in podrejenih je stalen vir konfliktov v delovni sili, pa tudi posledica nizke produktivnosti dela. Kot rezultat študije menedžerjev so bili razkriti kazalniki izgube delovnega časa z vidika menedžerjev samih. Ugotovljene so bile vrste preobremenitev, ki vodijo do zmanjšanja produktivnosti dela v podjetju, in ugotovljeni so bili trije bloki dejavnosti, katerih cilj je odpraviti tako organizacijske napake kot napake v dejavnostih vodje:

1. blok-aktivnost za odpravo organizacijskih pomanjkljivosti;

Dejavnost 2. bloka, namenjena odpravljanju organizacijskih pomanjkljivosti v dejavnosti vodje;

3. blok – aktivnosti za odpravo nesorazmerja med funkcijami upravljanja.

Izgube delovnega časa kažejo na rezerve za povečanje produktivnosti menedžerjev. potrebno:

Analizirajte fiksne napake pri izvajanju načrta;

Prenos pravic in obveznosti (potreben delež neodvisnosti);

Izvajati dvofazni sistem odločanja;

Zamenjajte osebne stike s pomočjo tehnologije in komunikacije;

· zagotoviti racionalen časovni razpored itd.

Rezultati študije so pokazali, da mora sodobni vodja obvladati nabor tehnik, ki omogočajo prepoznavanje individualnih psiholoških značilnosti njegove dejavnosti, pa tudi nastajajočih stikov in komunikacij, pri asimilaciji katerih njegov vpliv na ekipo in njegova avtoriteta kot celota v veliki meri odvisna.

Tako preobremenitve v dejavnostih vodje vplivajo na njegovo prihodnjo uspešnost. Morate biti sposobni racionalno razporediti svoje delo, prenesti pooblastila, najprej rešiti lahke naloge, težke pa pustiti za pozneje, s čimer se osvobodite velike obremenitve. Pomembno si je zapomniti: ne puščajte nedokončanih poslov za jutri, če lahko to storite danes, da ne bi zapravili jutri delovni čas.

1.10 Organizacija delovnega mesta

1.10.1 Ugodna obravnava in delovni pogoji

Produktivnost vodstvenega dela je neposredno odvisna od stanja delovnih mest in pogojev, v katerih upravljavec dela. Pomen obravnavanega problema se povečuje v povezavi s pojavom novih organizacij tržnega tipa, ko pride do pomembnih kvalitativnih sprememb v sistemu upravljanja gospodarskih in družbenih procesov.

Racionalna organizacija vodstvenega delovnega mesta zagotavlja ustvarjanje največjega udobja in ugodnih razmerah dela, povečuje vsebino dela. Trenutno je bilo razvitih več kot 5 tisoč standardnih projektov za organizacijo delovnih mest različne kategorije administrativno in vodstveno osebje. Temelji na načelih:

Prenos pooblastil

· Specializacija

· Vzporednost

Sorazmernost

Ritem

V središču vsake postavitve vodstvenega delovnega mesta je razdelitev njegove pisarne na delovno območje in območje za sestanke (pogajanja).

Sistem vzdrževanja delovnega mesta vodje bi v tem primeru moral imeti različna komunikacijska sredstva in avtomatiziran informacijski sistem (ASI). Praksa upravljanja je široko uvedena avtomatizirana delovno mesto(ROKA). Avtomatizirano delovno mesto praviloma vključuje osebni računalnik, koledar, naprave za dialog, elektronski dnevnik, zmogljiv kalkulator z veliko pomnilniško zmogljivostjo, orodje za ustvarjanje in shranjevanje osebne in uradne korespondence ter sistem za spremljanje izvajanja naročil. . Poleg načel organizacije delovnih mest za upravljalni aparat je zanj treba upoštevati številne ekonomske, ergonomske in estetske zahteve:

Materialna in moralna obsedenost. Vodja mora oblikovati sistem motivov, ki spodbujajo zaposlene k načrtnemu izboljševanju načina in pogojev svojega dela.

Udobje pohištva. Naloga je izbrati dimenzije in obliko pohištva ob upoštevanju antropometričnih podatkov posameznika in ga priročno postaviti na delovno mesto.

Razpoložljivost pisarniške opreme. Delovno mesto mora biti opremljeno z ustrezno pisarniško opremo, zato je bila ustvarjena tehnologija za njeno učinkovito uporabo.

Ugodne sanitarno-higienske in estetske delovne razmere. Prostor mora imeti optimalne temperaturne pogoje, osvetlitev, vlažnost zraka, barvo sten, pohištva itd.

Racionalen način dela in počitka. Zaradi nerednega delovnega dne vodje je treba vzpostaviti fleksibilen urnik za odhod na delo ob upoštevanju utrujenosti osebe (Dodatek 1).

Najpomembnejši trenutek pri delu na racionalizaciji vodstvenega dela je načrtovanje ukrepov za ustvarjanje ugodnih delovnih pogojev za vodje in strokovnjake organizacije. Razvijajo se lahko na različnih ravneh upravljanja.

Posledično lahko rečemo, da si vsak zaposleni želi imeti ugoden režim in delovne pogoje, avtomatizirano delovno mesto. Vse to bi mu moral zagotoviti vodja, tako da obstaja visoka produktivnost dela in učinkovitost osebja. Konec koncev je odvisno nadaljnje delo organizacije.

1.10.2 Kultura vodstvenega dela

Med glavnimi elementi menedžmenta je ena najbolj vpadljivih vodstvena kultura.

Beseda "kultura" dobesedno pomeni vzgoja, izobraževanje, razvoj. V širšem smislu se izraz "kultura vodenja" uporablja za karakterizacijo organizacijskih in tehničnih pogojev in tradicij vodenja, strokovnega in moralnega razvoja menedžerja.

V ožjem smislu lahko kulturo menedžerskega dela razlagamo kot delovno etiko menedžerja.

Posebnost kulture menedžerskega dela je v tem, da temelji na določenih normah, ki jih mora vodja strogo upoštevati. Najpomembnejši so:

1) Pravne norme vodstvenega dela ki se odražajo v državnopravnih aktih. Kultura menedžerja v tem smislu sestoji iz poznavanja in izvajanja pravnih norm;

2) moralnih standardov- urejajo ravnanje menedžerja na področju morale in morale;

3) Organizacijske norme- določi strukturo organizacije, sestavo in postopek delovanja funkcionalnih enot in njihovih vodij; interni predpisi in drugi normativi organizacijski načrt sprejeti v organizaciji;

4) Ekonomske norme- urejajo gospodarsko dejavnost organizacije.

Obstajajo tudi druge vrste norm, ki na določen način oblikujejo menedžersko kulturo. Končno se oblikuje sklop elementov, ki potrjuje vodstveno delovanje v okviru kulture menedžerskega dela (Priloga 2).

osebna kultura. Vključuje raven spretnosti; etična vzgoja; osebna higiena in videz; oblika nagovora na podrejene itd.

Racionalna porazdelitev delovnega časa. Racionalna organizacija dela vodje je nepredstavljiva brez jasne predstave o tem, kaj počne, kdaj to počne, koliko časa porabi za različne vrste dela. Govorimo o strogem načrtovanju osebnega dela na naslednjih področjih: delo z dokumenti, delo s kadri, reševanje socialno-ekonomskih vprašanj, reševanje komercialnih vprašanj, sestanki, pogajanja, izguba časa, nedoločen čas.

Pri tem mora vodja upoštevati, da mora upoštevati in načrtovati ne le delovni, ampak tudi prosti čas. Navsezadnje stara resnica pravi: "Kdor ne zna delati, ne zna počivati."

Kultura na delovnem mestu. Nekateri menedžerji menijo, da je v procesu dela potrebno, da je vse "pri roki", v ta namen pa je vsa razpoložljiva dokumentacija postavljena na namizju. Ni prav. S tem pristopom postane delovni proces zelo težaven: površina mize se zmanjša; težko se je osredotočiti na eno stvar; poslabšajo se sanitarne in higienske razmere; zlahka izgubite dokumente, ki jih trenutno potrebujete itd.

Za idealno bi bilo treba šteti takšno naročilo na namizju, ko vsebuje samo dokumente, potrebne za delo. Poleg tega je treba pravočasno opraviti čiščenje pisarniškega prostora, zamenjati okvarjeno pohištvo.

Kultura množičnih prireditev. Najprej govorimo o kulturi različnih vrst sestankov, pogajanj in pogovorov.

Kultura obiskovalcev. Gre za spoštovanje pravil in zahtev pri zaposlovanju zaposlenih, tako v osebnih kot službenih zadevah.

Kultura v pisni obliki. To vključuje obvezno registracijo pisem, določenih rokih njihovo upoštevanje, osebna odgovornost predstojnika za pravočasen odziv nanje, obvezen odgovor na vsako pismo.

Kultura govora. Približno 80 % vodstvenega delovnega časa je povezano s stiki z ljudmi. Zato je sposobnost govora pomemben del vodstvene delovne kulture.

Organizacijska kultura. Določa stopnjo poznavanja teorije menedžmenta, metod organizacijskega dela, izkušenj, veščin, sposobnosti izvajanja različnih organizacijskih postopkov, ki sestavljajo pomembno specifična težnost v strukturi delovnega časa vodje.

Organizacijski postopki vključujejo izbor in razporeditev kadrov, delo s kadri; razvoj organizacijskih normativov in standardov, osebnih delovnih načrtov; postavljanje nalog in njihovo približevanje izvajalcem, vodenje, nadzor nad izvajanjem ipd.

Končno lahko rečemo, da kultura vodstvenega dela temelji na določenih normah (o njih smo že govorili), ki jih mora vodja strogo upoštevati. Vsebujejo vsa pravila obnašanja menedžerja na področju morale in odgovornosti, na področju internih predpisov. Zato se mora vodja držati kulture vodenja, da bi bil uspešen specialist za upravljanje. In za to se morate ukvarjati s samoizobraževanjem, razvojem svojih sposobnosti itd.

2 Diagnoza sposobnosti načrtovanja delovnega dne na primeru vodje

OOO "Ptitsa"

Načrtovanje individualnega dela je eden najpomembnejših elementov dela vodje. Da bi to dokazali, bomo diagnosticirali, kako zna vodja ali vodja Ptitsa LLC načrtovati svoj delovni dan.

1) Postavljanje ciljev in ciljev v vodstvenih dejavnostih. Prva stvar, ki bi jo moral biti vodja, je, da si pred začetkom dela postavi cilje. Iz rezultatov opazovanja je razvidno, da si je vodja sposoben postaviti cilje in cilje. Ona pa, da si zastavi cilj, vedno razmišlja o prihodnosti. Cilj daje jasnost o smeri, v katero se premikati. Brez tega se lahko izgubite v detajlih in zaidete. Za to organizacijo so glavni cilji doseči visok promet in maksimirati dobiček. Če ima vodja zavesten cilj, potem so vse nezavedne sile vodje usmerjene tja, t.j. cilji služijo koncentraciji sil na pomembnih področjih. »Naključni uspehi so dobri, a redki. Načrtovani uspehi so boljši, ker so obvladljivi in ​​se zgodijo pogosteje.« Prav v postavljanju ciljev so osnove podjetja in njegova uspešna prihodnost.

2) Učinkovitost izrabe delovnega časa. Vsak vodja ima neredni delovni dan, zato lahko pride v službo prej in odide pozneje. To je predvsem odvisno od količine dela, ki ga mora opraviti vodja.

Vodja začne svoj delovni dan s preverjanjem načrta dneva. Nato analizira najnovejše podatke o prodajnih mestih, ugotovi razloge za pozitivne in negativne številke ter poda priporočila. Kliče tudi na maloprodajna mesta in se sprašuje, kako je s prodajo izdelkov. Vodja ali vodja med delovnim dnevom nameni malo časa za počitek in hrano. Traja 1 uro 30 minut, kar je povsem dovolj, da se sprostite in odvrnete od službenih dolžnosti. Veliko vodstvenega časa porabi za telefonske klice in potovanja. Od 4 do 27 % delovnega časa porabimo za telefonske pogovore. Zato mora imeti vodja ustrezno organiziran referenčni aparat. Vsebovati mora: seznam naročnikov mestnega telefonskega omrežja (telefoni organizacij, podjetij, storitev); seznam telefonskih številk zaposlenih v vašem podjetju. Na splošno lahko rečemo, da se vodja precej spopada s svojim delom in ne pušča nedokončanih poslov za jutri, saj ohranja enak tempo dela.

Tako lahko mirno rečemo, da uspeh vsakega vodje ni odvisen le od materialnih in ekonomskih vrednot, temveč tudi od tega, kako upravlja z najdragocenejšim premoženjem – časom.

Pri načrtovanju časa bomo razvili nekaj osnovnih priporočil:

· Pri izdelavi dnevnega načrta je bolje pustiti 40 % delovnega časa prostega, t.j. 60 % načrtovanega časa, 20 % nepredvidenega časa, 20 % spontanega časa;

Dokumentirati je treba porabljen čas, pri čemer je treba navesti, kako in za kaj je bil porabljen;

ohranjanje nalog skupaj - akcijski načrt, t.j. da bi naredili dober načrt, morate imeti predstavo o prihajajočem poslu;

pravilnost - doslednost - doslednost;

realno načrtovanje, t.j. načrtovati je treba le obseg nalog, s katerimi si lahko realno kos.

3) Načrtovanje osebnega dela. Kot smo že ugotovili, je načrtovanje ključni poklic vodje ali menedžerja. Zato je priporočljivo graditi načrte razvoja vašega podjetja za leta, mesece, tedne in dneve.

Po opredelitvi ciljev vodja zase izdela individualni program aktivnosti za izpolnjevanje nalog, ki so mu dodeljene. Nato ugotovi, koliko časa bo trajalo, da jih doseže. Vodja izdela individualni načrt dela za četrtletje, mesec, teden. Prav tako naredi načrt za vsak dan. Na primer, danes gre v Perm, jutri pa v Kungur. In ne pozabite obvestiti njegovega namestnika o načrtovanem potovanju in njegovih načrtih.

4) Delo z dokumenti. Upravitelj ima na mizi vedno veliko različnih dokumentov. Zato morate dobro vedeti, kje leži dokument, da ga boste zlahka našli. Na primer, vsa naročila Ptitsa LLC so razdeljena na 4 vrste: naročila v zvezi s proizvodnjo, bonusi, osebje in počitnice. Vsi so v ločenih mapah-mapah. Vodja dela tudi z obrazci 1,2,3, analizira vse podatke, sestavlja protokole, poroča.

Dokumentarne informacije pokrivajo vse vidike dejavnosti podjetja, od tega, kako dobro so oblikovane oblike dokumentov, organizirano njihovo gibanje in obdelava, v veliki meri pa je odvisna tudi učinkovitost vodstvenega dela.

5) Metode in sredstva zbiranja in nadzora informacij. Vodja te organizacije na svoji mizi nima računalnika in druge računalniške opreme. Ne potrebuje ga. Zato ji je bolj dostopno orodje poslovni zvezek, ki ima posebne razdelke za ročno snemanje. To močno olajša delo, zelo jasno in kompaktno prikazuje potek izvajanja in izvajanja naročil in navodil. Za hitro snemanje uporablja posebej izrezane majhne koščke papirja, da ne bi pozabil pravkar prejetih informacij. Priročno sredstvo za nadzor posredovanja navodil in ukazov številnim izvajalcem je tudi operativni kontrolni dnevnik. Vsebuje naslednje stolpce: rok za vložitev in izvršitev, številko roka za vložitev odredbe ali navodila, številko poročila o izvedbi, vmesni nadzor, izvajalci.

6) Odgovori na vprašanja. Vodja na vprašanja odgovarja hitro, jasno in jasno. Če jo pokličejo po telefonu, bo najprej poslušala, nato pa bo povedala svoje stališče. Pri načrtovanju sestankov in sestankov vodja govori jasno in mirno, odgovarja na vprašanja zaposlenih z mirnim tonom, brez povišanja glasu, s čimer preprečuje vsa nesoglasja.

7) Načrtovanje potovanja. Lahko rečemo, da vodja te organizacije na službenih potovanjih (službenih potovanjih) porabi v povprečju 12-20% svojega delovnega časa. Zato morate skrbno načrtovati potovanja in povečati njihovo učinkovitost. V bistvu vodja ne potuje na dolge razdalje. In ne odide sama, ampak z enim od svojih zaposlenih. Pravilna organizacija službenega potovanja zagotavlja pravočasen prihod na cilj, zagotavlja dovolj časa za reševanje poslovnih vprašanj in odpravlja izgubljen čas.

8) Kreativni pristop k reševanju problemov. Vsak vodja mora imeti ustvarjalen pristop k reševanju problemov. Vodja Ptitsa LLC ga ima. Pri odločanju vedno uporablja svoje sposobnosti, razvit pogled in intelekt. Včasih uporablja intuicijo namesto ustvarjalnosti.

Za razvoj ustvarjalnih lastnosti vodje je predlagana uporaba več priporočil:

Razvajajte se kot ustvarjalno osebo;

Poiščite najboljši način za rešitev težave;

Nadaljujte z iskanjem drugih rešitev tudi potem, ko mislite, da je težava že rešena.

verjemite ne le v svoje moči, ampak tudi v svoje ideje;

· Vedno se morate spomniti, da morda boljša, bolj ustvarjalna rešitev šele prihaja.

9) Organizacija delovnega mesta. Racionalna organizacija vodstvenega delovnega mesta zagotavlja ustvarjanje največjih udobij in ugodnih delovnih pogojev pri vodstvenih dejavnostih, povečuje vsebino dela. Organizacija delovnega mesta v Ptitsa LLC ni v celoti razvita, ker podjetje je še mlado in ta proces je še v fazi rasti. V središču vsake postavitve delovnega mesta vodje je razdelitev njegove pisarne na delovno območje in območje za sestanke (pogajalska). Ta organizacija ne. Voditeljska miza stoji s črko "T", stoli so ob straneh. Na namizju ima vedno popoln red, tj. vsebuje le dokumente, potrebne za delo. Poleg tega se pisarniški prostori čistijo pravočasno. V pisarni je tudi ločena omara za vrhnja oblačila in omara za dokumente, knjige in ostalo poslovno literaturo. V pisarni ni računalnika ali druge organizacije. tehnologijo. V prostoru prevladujejo optimalni temperaturni pogoji, osvetlitev, vlažnost zraka, barva sten, pohištva itd. Sklepamo lahko, da pri načrtovanju delovnega mesta vodje in drugih zaposlenih ni bila upoštevana racionalna razporeditev pohištva.

3 Pravna podpora dela

1. Delovni zakonik Ruske federacije : Oddelek IV. Delovni čas , G Poglavje 15. Splošne določbe

2. Zakonik o delu Ruske federacije: Oddelek IV., Delovni čas, poglavje 16. Delovni čas, 100. člen . Delovni čas.

3. Zakonik o delu Ruske federacije: Oddelek IV., Delovni čas, poglavje 24. Garancije pri pošiljanju zaposlenih na službena potovanja, druga poslovna potovanja in selitev na delo na drugo območje, člen 166. Koncept službenega potovanja.

4. Odlok Ministrstva za delo Ruske federacije z dne 17. junija 2003 št. 36. "O odobritvi pravil za varstvo dela."

5. Zakonik Ruske federacije o upravnih prekrških z dne 30. decembra 2001 št. 195-FZ, čl. 5.27. Kršitev delovne zakonodaje in varstva dela.

6. GOST R 630-2003 "Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo.

7. zvezni zakon z dne 20. februarja 1995 št. 24-FZ "O informacijah, informatizaciji in zaščiti informacij". Zbirka zakonodaje Ruske federacije. 1995 št. 8. Umetnost. 609.

8. Odlok vlade Ruske federacije z dne 27. novembra 2006 št. 719 "O odobritvi uredbe o vojaški registraciji".

Zaključek

Z načrtovanjem prinašamo prihodnost v sedanjost.

in tako ima možnost

narediti nekaj glede tega

njega zdaj.

Alan Lakin

Predmetno delo je sestavljeno iz uvoda, teoretičnega dela, raziskovalnega dela in zaključka. V prvem poglavju predmeta je razkrito bistvo načrtovanja individualnega dela vodje. Raziskovalni del opisuje diagnostiko sposobnosti načrtovanja delovnega dne na primeru Ptitsa LLC.

Kot rezultat pisanja seminarske naloge je bila tema podrobneje preučena: "Načrtovanje individualnega dela vodje", tako da lahko pridobljeno znanje varno uporabite v praksi. Obravnavana so bila tudi glavna vprašanja. Na primer, kako učinkoviteje upravljati svoj čas, kako kompetentno delati z dokumentacijo, kako razviti ustvarjalne pristope pri reševanju problemov in še veliko več.

Verjetno ste že slišali vprašanje: "Kako bi jedel slona?" Odgovor je seveda: "V kosih." tiste. bi ga razčlenili na posebna dejanja po korakih in začeli od prvega. To je proces načrtovanja.

Inteligenca, sposobnost razmišljanja, načrtovanja in sprejemanja odločitev je glavno orodje za preprečevanje zamud pri povečanju lastne produktivnosti. Boljši kot je načrt, lažje je premagati nagnjenost k odlašanju, se začeti premikati naprej in nato še naprej vztrajati pri svojem cilju.

Eden najvišjih ciljev pri vsakem delu je doseči čim večji povračilo porabljene duševne, čustvene in fizične energije. Dobra novica je, da vsaka minuta, porabljena za načrtovanje, prihrani vsaj deset minut, vendar ne gre za veliko "žrtvovanje", ki prihrani vsaj dve uri (100-120 minut) sicer zapravljenega časa in zapravljenega truda skozi ves dan.

Neredko govorijo o tako imenovani formuli šestih "P", ki pravi: "Načrtovanje je pred pravimi dejanji in preprečuje slaba."

Ko razmišljate o tem, kako koristno je načrtovanje pri povečanju vaše produktivnosti in produktivnosti tako v službi kot doma, se morate vprašati, zakaj ga tako malo menedžerjev izvaja v svojem vsakdanjem življenju. Seveda načrtovanje ni težko. Vse, kar potrebujete, sta svinčnik in papir. Uporabiti morate načelo: vnaprej naredite seznam vsega, kar je treba narediti, preden začnete uresničevati cilje.

MOŽNOSTI NALOG IN METODOLOŠKA NAVODILA ZA OPRAVLJANJE NADZORNEGA DELA

Naloga za vse možnosti:

VPRAŠANJE. Opišite organizacijsko strukturo vašega podjetja

1. Na kratko opišite svoje podjetje (vrsta dejavnosti, obseg, glavni cilji).

2. Predstavite organizacijsko strukturo vašega podjetja:

2.1. Določite organizacijsko strukturo vašega podjetja (linearno, matrično, funkcionalno itd.).

2.2. Utemeljite vrsto organizacijske strukture (kateri dejavniki so vplivali na prav takšno porazdelitev odgovornosti v tej organizaciji).

2.3. Predstavite organizacijsko strukturo v obliki diagrama.

2.4. Ugotovite prednosti in slabosti te organizacijske strukture.

3. Sklepati o učinkovitosti obstoječe organizacijske strukture in oblikovati priporočila za njeno izboljšanje

vprašanje. Organizacija osebnega dela vodje.

Za odgovor na to vprašanje potrebujete:

2.1. Določanje želenih ciljev in njihovo razlikovanje po naslednjih časovnih kriterijih:

"Diferenciacija"(iz lat. razlika) - oblika organizacije izobraževalnih dejavnosti ob upoštevanju nagnjenj, interesov, sposobnosti učencev.

Določanje želenih ciljev in njihovo razlikovanje po naslednjih časovnih kriterijih:

• dolgoročni življenjski cilji (osebni in poklicni);

• srednjeročni cilji (za naslednjih 5 let);

• kratkoročnih ciljev (za naslednjih 12 mesecev).

Izvedba analize končnih sredstev, v kateri se sredstva (osebna, finančna, časovna), potrebna za doseganje ciljev, primerjajo z realnim stanjem. Če želite to narediti, se morate obrniti na sestavljen "popisni seznam" ciljev in izbrati 3-4 najpomembnejše cilje, določiti sredstva, potrebna za njihovo doseganje, in preveriti, kaj je še treba doseči ali kaj začeti, da bi dosegli cilj. cilji.

- zagotoviti fleksibilnost načrtov;

- v načrtih določiti ne le ukrepe, ampak tudi pričakovane rezultate;

· - določiti natančne roke in začasne normative za opravljanje poslov;

Ločiti pomembno od nujnega in se izogibati tiraniji nujnih zadev;

- nenehno pregledovati in prilagajati načrte v smislu popolne in pravočasne izvedbe zadev;

- načrtovati porabo osebnega časa;

- rezervirajte velika neprekinjena časovna obdobja za reševanje velikih nalog in kratka za manjša vprašanja;

- poskrbite, da se čim manj časa porabi za neproduktivne dejavnosti;

- poskušajte načrtovati alternativno in iskati najboljši način;

· Usklajujte svoje načrte s sodelavci.

· Načrti so izdelani za leto, šest mesecev, mesec, zadnji načrt je dnevni načrt, ki temelji na tedenskem načrtu. Ugotavlja, katere naloge je treba opraviti čez dan, slabo zasnovane pa se dodajajo prej načrtovanim.

Hkrati se v bistvu razlikujejo strokovne smernice, ki krepijo delovno motivacijo in usmerjajo strokovne težnje.

Določite svoje prednosti

ugotovite svoje pomanjkljivosti.

navedite zunanje ugodne dejavnike, ki spodbujajo kariero;

navesti zunanje škodljive dejavnike in grožnje;

2.3. Managerjevo osebno načrtovanje časa. Obstajajo naslednja pravila načrtovanja:

Pokrijte načrt le 60% delovnega dne, 20% pa pustite za reševanje nepredvidenih težav in 20% za ustvarjalna dejavnost, vključno s strokovnim razvojem;

Previdno dokumentirajte porabljen čas, da boste imeli o njem jasno predstavo;

Vedno dokončajte, kar ste začeli;

Načrtujte le toliko nalog, ki jih lahko realno obvladate; - zagotoviti fleksibilnost načrtov;

Zapišite v načrte ne le ukrepe, ampak tudi pričakovane rezultate;

Določiti natančne roke in roke za izvršitev zadev;

Razločite pomembno od nujnega in se izogibajte tiraniji nujnega;

Nenehno pregledovati in prilagajati načrte v smislu popolne in pravočasne izvedbe primerov;

Načrtujte porabo osebnega časa;

Rezervirajte velika neprekinjena časovna obdobja za velike naloge in kratka za majhne težave;

Poskrbite, da bodo neproduktivne dejavnosti vzele čim manj časa;

Poskusite načrtovati alternativno in poiščite najboljšo možnost;

Usklajujte svoje načrte s sodelavci.

Načrti so izdelani za leto, pol leta, mesec, zadnji načrt je dnevni načrt, ki temelji na tedenskem načrtu. Ugotavlja, katere naloge je treba opraviti čez dan, slabo zasnovane pa se dodajajo prej načrtovanim.

1. Opredelite pojem "samoupravljanje".

2. Razmislite o procesu načrtovanja osebnega dela vodje na primeru določenega položaja v organizacijski strukturi njegovega podjetja:

2.1. opredelitev ciljev in njihova diferenciacija po časovnih kriterijih.

2.2. Določanje osebnih virov za doseganje ciljev.

2.3. Managerjevo osebno načrtovanje časa.

2.4. Samokontrola.

3. Pripravite zaključke o učinkovitosti samoupravljanja v organizaciji.

Samoupravljanje je dosledna in namenska uporaba preverjenih metod dela v vsakodnevni praksi za optimalno in smiselno izrabo časa.

Mnogi menedžerji so preveč usmerjeni v proces in ne v rezultate. S tem pristopom imajo raje:

Delati stvari pravilno, namesto da bi delali prave stvari;

Reševanje problemov namesto ustvarjanja kreativnih alternativ;

Izpolnjevati dolžnost, namesto da bi dosegli rezultate;

Zmanjšajte stroške namesto povečanja dobička.

Vsak človek nasploh, še posebej pa tisti, ki se pripravlja na delo organizatorja-vodje ali pa je že takšen, mora biti najprej sposoben obrniti situacijo, za katero so značilna neurejena ravnanja zaradi zunanjih okoliščin, v situacijo usmerjenih in izvedljivih nalog. Tudi ko te z vseh strani padejo različne naloge in je delo naravnost preobremenjeno, je zahvaljujoč doslednemu načrtovanju časa in uporabi metod znanstvene organizacije dela mogoče bolje izvajati svoje dejavnosti, pri čemer si vsak dan nameniš rezervo časa. (vključno za prosti čas) za resnično vodstvene funkcije.

V zvezi s tem je treba opozoriti, da se lahko vse zadeve, ki jih opravlja upravitelj, razlikujejo na naslednje načine:

po pomembnosti;

po trajanju izvedbe;

po številu udeležencev pri njihovem izvajanju;

o stroških nevro-čustvene energije;

Po naravi itd.

Najpomembnejši znak za menedžerja je pomen oziroma pomen zanj prihajajočih zadev, ki se od primera do primera močno razlikuje.

Samoupravljanje je samorazvoj menedžerja kot osebe in organizacija njegovih osebnih dejavnosti. Samoupravljanje vključuje namensko in dosledno uporabo preverjenih metod dela v vsakodnevni praksi. Še posebej učinkovit je v posebnih pogojih prevlade samoorganizacije. Vsakodnevni proces reševanja različnih problemov lahko predstavljamo kot krog samoupravljanja. Opredeljuje pet funkcij: postavljanje ciljev, načrtovanje, določanje prioritet, priprava dnevne rutine ter samonadzor in prilagajanje ciljev.

Cilj samoupravljanja je maksimalno izkoristiti svoje sposobnosti, zavestno voditi potek svojega življenja in premagovati zunanje okoliščine v osebnem življenju in na delovnem mestu.

Razmislite o procesu načrtovanja osebnega dela vodje na primeru določenega položaja v njegovi organizacijski strukturi

Dnevni načrt vodje prodaje

Dnevni načrt vodje prodaje temelji na izkušnjah in sposobnostih vsakega zaposlenega. Tak načrt je podoben urniku in je sestavljen iz naslednjih elementov:

1. Delo z že vzpostavljeno bazo strank;

2. Iskanje in identifikacija novih potencialnih strank;

3. Privabljanje novih strank (pogovor po telefonu in srečanje z novimi strankami);

4. Spremljanje dela tekmovalcev;

5. Analiza opravljenega dela (tako lastnega kot oddelka kot celote)

Mesečni načrt vodje prodaje

Načrt dela vodje prodaje za mesec je običajno sestavljen iz prejšnjega rezultata. To pomeni, da se upošteva prodaja za zadnji mesec in se doda okvirno povečanje prodaje v naslednjem mesecu.

Tak načrt je sestavljen skrbno in objektivno, saj za mesec ni meseca - eden je lahko precej briljanten, drugi pa celo preskromen. Zato vzamejo povprečne vrednosti in ugotovijo:

· Obseg izdelkov, ki jih je mogoče prodati obstoječim kupcem;

Za koliko lahko povečate prodajo svojim trenutnim strankam?

· Koliko je mogoče najti in pritegniti nove kupce in koliko izdelkov jim je mogoče prodati.

Vsak prodajni načrt za vodje pomaga kompetentno organizirati delo zaposlenega, pravilno in čim bolj racionalno izkoristiti vsako minuto njegovega delovnega časa, doseči zastavljene cilje in cilje, jih izpolniti in celo bistveno izboljšati prejšnje rezultate in seveda povečati rast prodaje.

4 možnost

· Vrsta dejavnosti organizacije je prodaja in dobava tekstilnih izdelkov.

Organizacija je zastopnik beloruske tekstilne tovarne. Prodaja poteka po vsej Rusiji.

Glavni cilji, dostava kakovostnih tekstilnih izdelkov po ugodni ceni.

· Naša organizacija ima linearno strukturo. Za to strukturo je značilno, da je na čelu vsake enote vodja, ki nadzoruje vse funkcije, ki jih opravljajo podrejeni zaposleni.

Njegove odločitve se prenašajo po verigi od zgoraj navzdol.

· Je preprosta struktura za izvajanje upravljanja malih podjetij.

direktor

Načrtovanje je zasnovano tako, da zagotovi racionalno porabo morda najbolj dragocenega premoženja - časa, in sicer: bodisi izkoristi razpoložljivi čas za plodne in uspešne dejavnosti bodisi doseže svoje cilje z najmanj porabljenim časom. Bolje kot si razporejamo (načrtujemo) svoj čas, bolje ga lahko uporabimo v osebnih in poklicnih interesih. Načrtovanje kot sestavni del nalog in pravil samoupravljanja pomeni pripravo na uresničevanje ciljev in strukturiranje (naročanje) časa.

Načrtovanje vsakodnevnega dela, srednjeročnih in dolgoročnih akcij in rezultatov prinaša prihranek časa, uspeh in večjo samozavest.

Komaj je treba dokazovati prednosti načrtovanja znotraj podjetja. Z vidika samoupravljanja načrtovanje pomeni, da mora menedžer na svojem poslovnem področju sam postati podjetnik in načrtovati, kako bo njegov čas porabil za dosego svojih ciljev. Tako kot vsaka organizacija načrtuje ali bi morala načrtovati svoje proizvodne dejavnosti, bi moral vsak človek razmišljati in delati, gledati v prihodnost in se ne prepuščati moči dogodkov.

Praktične izkušnje kažejo, da povečanje časa, porabljenega za načrtovanje, vodi do skrajšanja časa za dokončanje naloge in navsezadnje do prihranka časa na splošno. Vendar samega procesa načrtovanja ni mogoče poljubno podaljšati, ko pride do optimalnega, nadaljnje podaljševanje časa načrtovanja pa postane neučinkovito. Od celotnega obdobja načrtovanja (leto, mesec, teden, dan) ne bi smeli porabiti več kot 1 % časa za načrtovanje. Na primer, če želite razviti načrt za dan, si morate nameniti 5-10 minut.

Dinamičnost in delna nepredvidljivost proizvodne dejavnosti, praviloma vodijo v dejstvo, da absolutnega optimuma nikoli ni mogoče načrtovati in doseči, če pa je zaradi načrtovanja dosežen dnevni dobiček približno 30 minut, potem se to že lahko šteje za uspeh. Splošno pravilo je mogoče oblikovati na naslednji način:

Kdor bo svoj delovnik redno pripravljal 10 minut, bo lahko prihranil več kot eno uro na dan, pomembneje pa se bo tudi bolj natančno in bolje ukvarjal s pomembnimi zadevami.

Spodaj je seznam prednosti upravljanja časa pri samoupravljanju.

Dosežek cilja:

opredelitev poklicnih in osebnih ciljev;

doseganje poklicnih in osebnih ciljev na najkrajši možni način;

Realno obravnavanje ciljev s pozicije omejenega časa.

Dobiček v času:

prihranek časa za resnično pomembne zadeve in cilje, za opravljanje vodstvenih funkcij, za delo z zaposlenimi, za družino, prosti čas;

jasno predstavo o času, potrebnem za dokončanje različnih projektov, nalog in aktivnosti (kaj, kdaj, do kdaj je treba to narediti);

Pravilna ocena časa in ugotovitev potrebe po njem.

Prednostne naloge:

Osredotočenost na resnično pomembne naloge in zagotavljanje njihove rešitve;

ugotavljanje stopnje pomembnosti določenih dejavnosti;

Identifikacija drugih dejavnosti in identifikacija primerov, ki jih je mogoče prenesti.

Roki:

Določanje realnih rokov in njihovo spoštovanje ob upoštevanju potrebe po času;

pravočasno prepoznavanje ozkih grl in sprejetje ustreznih protiukrepov.

Časovne rezerve:

ustvarjanje časovnih rezerv za nepredvidene primere, oblikovanje "oken" čez dan.

Učinkovitost:

Predhodna določitev strukture dneva in racionalne rabe delovnega časa na tej podlagi;

hitrejše reševanje nalog z združevanjem v »bloke« (hkratno reševanje skupine nalog);

Znebite se "prostih gibov".

Delegiranje (prerazporeditev) zadev:

dobro delovno okolje v timu;

Prenos nalog na zaposlene;

racionalna razporeditev naročil znotraj podjetja in zunaj njega.

Zmanjšanje stresa:

manj napora, več premišljenosti;

boljše načrtovanje delovnih odmorov;

manj stresa, saj se izvede več primerov;

Več zadovoljstva pri delu, manj razdraženosti, nestrpnosti.

Vsak od nas ve, kako hitro se cilji izgubijo, kako se meljejo v mlinskih kamnih vsakdana. Da bi pravilno opravljali svoje funkcije in dosegali svoje cilje, moramo biti jasni, kako omejen je naš časovni proračun. Načrtovanje je "projekt delovnih procesov" za prihajajoče časovno obdobje.

Načrtujte ne le poklicne in osebne cilje, ampak tudi svojo trenutno delovno obremenitev, da se bolje spopadete s sprejemanjem, zavračanjem ali odlaganjem novih nalog in zahtev. Tako bolje ko človek razume svoj časovni proračun in celoto svojih nalog, bolj je pripravljen prenesti manj pomembne naloge, zmanjšati njihovo število ali preložiti njihovo izvajanje na kasnejši datum.

Spodaj so osnovna pravila za načrtovanje časa. Pri vsakodnevnem delu vam ni treba upoštevati vseh teh pravil. Sami lahko določite najbolj primerna, pomembna načela s svojega zornega kota, ki bi jih želeli upoštevati v svoji praksi.

1. Osnovno pravilo časovnega načrtovanja: razmerje 60:20:20

Načrt je treba izdelati za določen del delovnega časa, kot kažejo izkušnje, je najbolje za 60%. Dogodkov, ki jih je težko predvideti, motenj ("kratov časa") ter osebnih interesov in potreb ni mogoče v celoti načrtovati. V skladu s tem je treba vaš čas razdeliti med tri bloke:

60 % - načrtovana aktivnost,

20% - nepredvidene aktivnosti (časovne rezerve in nenačrtovana dejanja),

20% - spontana aktivnost (vodstvena dejavnost, ustvarjalnost).

Odvisno od vrste in vrste poklica se lahko te vrednosti razlikujejo v eno ali drugo smer. Natančneje, določimo jih lahko na podlagi analize posameznih aktivnosti in porabe časa, ki je osnova vsega časovnega načrtovanja.

2. Analiza aktivnosti in porabe časa. Seznam "dnevnih motenj"

Treba je dokumentirati in še enkrat preveriti, kako in za kaj je porabljen čas. Tako je možno:

Zagotovite si stalen pregled svojega časovnega proračuna;

Pridobiti izkušnje kot osnovo za prihodnje potrebe;

Določiti izhodišča za izboljšanje uporabljene metodologije dela in časovne razporeditve itd.

3. Združevanje nalog – akcijski načrt

Za dober načrt upravljanja s časom je pomembno, da imate vedno predstavo o prihajajočih nalogah in jih razdelite na primer na dolgoročne, srednjeročne in kratkoročne naloge. Potem bi jim morali dati prednost in ukrepati po njih, tudi če so manj pomembne stvari, kot se pogosto zgodi, veliko lažje kot pomembnejše.

Navedite vse prihajajoče naloge v ustreznem obdobju načrtovanja.

Neizpolnjene naloge s tega seznama lahko vzamemo kot osnovo za zapolnitev »prostih kapacitet« pri izdelavi načrta za naslednje obdobje.

4. Pravilnost - doslednost - doslednost

Redno in sistematično bi morali delati na svojem časovnem načrtu, dosledno pripeljati začeto delo do konca. Delo na sistemu in spoštovanje časovnih načrtov je pomembnejše kot natančno vodenje evidenc.

5. Realno načrtovanje

Poskušajte ne dovoliti pretiranega načrtovanja, načrtujte le tolikšen obseg nalog, ki jih lahko realno obvladate.

6. Prilagodljivost

Pri načrtovanju časa morate biti prilagodljivi, saj niso narejeni zato, da bi olajšali življenje, ampak da bi dosegli cilje.

7. Nadomestilo za izgubljeni čas

Če je le mogoče, si je treba prizadevati za takojšnjo nadomeščanje izgubljenega časa, na primer, bolje je, da enkrat zvečer delate dlje, kot da v naslednjem celem dnevu nadoknadite izgubljeno dan prej.

8. Pisna oblika

Začasne načrte je treba sestaviti na posebej oblikovanih obrazcih ali na karticah. V tem primeru ne bo nič izgubljeno in pred vašimi očmi bo vedno popoln pregled primerov. Marsikdo neupravičeno ne povezuje časovnega načrtovanja z dnevniškimi zapisi. In tako se zgodi, da so delni cilji vključeni le v dnevno načrtovanje.

Da bi svoja dejanja dosledno usmerjali k doseganju ciljev, morate z očmi zajeti celotno široko obzorje načrtovanja. Naučiti se je treba tudi vsak delni in vmesni cilj zapisati v dnevnik. To je edina metoda, ki vam omogoča, da svoje sanje postopoma, v majhnih korakih, pretvorite v resničnost. Vendar se ne smete spremeniti v nekakšen "čas načrtovanja zombija".

9. Prenašanje tistega, kar ni bilo storjeno

Neopravljene naloge, ki jih je še treba opraviti, prenesite v načrt za naslednje obdobje. Tako se zaznajo in samodejno upoštevajo pri razvoju novih načrtov.

10. Popravljanje rezultatov namesto dejanj

Načrti morajo zajemati rezultate ali cilje (končno stanje), ne samo dejanj. Na primer, namesto: "pokliči g. X", je bolje: "se dogovoriti z g. X glede nove različice računalniški program". Tako bo aktivnost sprva usmerjena neposredno v doseganje zastavljenega cilja, s čimer se bomo izognili stopnjevanju nenačrtovanih aktivnosti, kot je razprava o spontano nastajajočih idejah.

V procesu dela si morate nenehno zastavljati naslednja vprašanja: "Kaj je namen tega pogovora, tega dela itd.?" "Kaj je mogoče doseči s tem?"

11. Vzpostavitev začasnih norm

Določiti bi morali natančne časovne standarde in v svojem načrtu predvideti natanko toliko časa za to ali ono podjetje, kot ga resnično potrebuje. Izkušnje kažejo, da se za delo praviloma porabi toliko časa, kot je na voljo. Če je na primer čas, namenjen srečanju, med 10. in 12. uro, potem bo trajalo natanko dve uri, čeprav je njegov cilj mogoče doseči veliko hitreje. Natančno besedilo dnevnega reda in dolžina sestanka bosta postavila natančen okvir in vas prisilila, da se osredotočite na najpomembnejše stvari, da bi dosegli želeni rezultat.

12. Rok

Za vse dejavnosti je treba določiti natančne roke. Tako se lahko navadite na samodisciplino, se izognete neodločnosti, odlašanju in odlašanju stvari.

Iz vsakdanjega življenja moramo poskušati izločiti nejasne, nenatančne besede, kot je "čim prej". Kaj točno to pomeni? V eni uri? Čez dan? Naslednji teden? V 2-3 tednih? Brez določitve točnih datumov, z dogovorom z drugo stranjo se ustvari gojišče za konflikte in takšne očitke: »Obljubil si, da mi boš to poslal čim prej! Čakam že tretji dan! ali "V sredo sem ti rekel: "Čim prej!" - In šele danes mi prineseš poročilo!

Koristno je skleniti posebne dogovore (»mini pogodbe«) glede roka za dokončanje del, v katerih je določeno, do katerega datuma mora biti naloga končana. Potem lahko pri sklenitvi dogovora pridete do možnosti, ki ustreza obema stranema.

13. Postavljanje prioritet. Znebiti se "tiranije" naglice

Naučiti se morate razlikovati najpomembnejše od nujnega in se znebiti "tiranije" prenagljenih zadev. Najnujnejši (prenagljeni) posel ni vedno najpomembnejši, vendar so prenagljene in »nujne« stvari tiste, ki nam pogosto vzamejo večino dragocenega časa. »Tiranija« prenagljenih je zakoreninjena v pozabljivosti prioritet, v dajanju prednosti nepomembnemu pred pomembnim. To je posledica pomanjkljivosti pri načrtovanju, ko nepomembne stvari postanejo nujne.

Redko se zgodi, da je treba najpomembnejšo nalogo opraviti »danes« ali celo »ta teden«. Nujna naloga zahteva takojšnje ukrepanje. Zdi se, da se je nemogoče upreti trenutni privlačnosti teh nalog in posledično nam požrejo vso energijo. Toda v luči bolj ali manj dolgoročne perspektive njihov na videz ogromen pomen izgine. Ker smo podlegli skušnjavi, da bi opravili nujne naloge, se kasneje z občutkom izgube spominjamo pomembnih nalog, ki so bile odrinjene.

14. Delegacija

Že na začetku je treba v načrtih določiti, katero delo je treba opraviti osebno in kaj se lahko delegira (preveri).

15. "Tatovi" časa in rezerve časa

Določen odstotek časa je treba rezervirati za nepričakovane obiskovalce, telefonske klice, krize ali podcenjevanje trajanja posameznih primerov. Hkrati je treba zmanjšati število in obseg »ovir« (»kratov časa«).

16. Recikliranje - dvojno preverjanje

Izdelani načrt zahteva stalno obdelavo in ponovno preverjanje, ali je mogoče določene zaveze v celoti uresničiti.

17. Prosti čas

Prosti čas, pa tudi čas potovanja in čakanja, je treba prav tako načrtovati in izkoristiti pametno (na primer za delo z materiali ali za konceptualne refleksije). Pri tem si lahko pomaga dnevnik, v katerega so zapisane vse najpomembnejše stvari.

18. Časovni bloki in mirni čas ("zaprte ure")

Dolga neprekinjena časovna obdobja si morate rezervirati za reševanje velikih nalog (tihi čas, »zaprte ure«) in krajša obdobja za obdelavo nekaj majhnih primerov.

19. Čas za načrtovanje in ustvarjalnost

Določen del svojega časa si rezervirajte za načrtno, pripravljalno in ustvarjalno delo ter za izpopolnjevanje. Če je ta čas izgubljen v vsakodnevnih dejavnostih, je treba paziti, da to izgubo nadomestimo naslednji teden.

20. Rutinsko delo

Načrtujte tudi rutinska opravila, kot so branje mesečnih poročil, sprehod po obratu itd.

21. Neproduktivne dejavnosti

Poskrbeti je treba za to, da neproduktivne dejavnosti, kot so fotokopiranje, nepomembna srečanja itd., vzamejo čim manj časa in so omejene le na tisto, kar je resnično potrebno. Sicer ne bo časa za pomembnejše stvari.

22. Alternative

Pri načrtovanju poskusite razmišljati alternativno po načelu: "Vedno obstaja druga, boljša pot."

23. Raznolikost

Svojim dejavnostim je treba vnesti pestrost, izmenično izvajanje dolgoročnih in kratkoročnih projektov, samostojno delo in timsko delo.

24. Usklajevanje začasnih načrtov

Poskušati morate narediti svoje delovnike nasičene in svoje načrte uresničiti, za kar jih je treba uskladiti z načrti drugih ljudi (tajnik, vodja, podrejeni, sodelavci).

Načrtovanje vključuje postopno in sistemski pristop, razčlenitev splošne naloge na zasebne za razporeditev različnih akcij po časovnih obdobjih (od akcijskega načrta do časovnega načrta). V okviru splošnega načrtovanja je časovno načrtovanje usmerjeno k ustreznim strateškim dolgoročnim ciljem, ki pa se delijo na operativne parcialne cilje.

Ta pristop lahko ponazorimo s primerom osnovna načela klasični ameriški sistem upravljanja časa, katerega idejo pripisujejo Benjaminu Franklinu. Ta načela določajo, da je vsaka velika naloga, s katero se sooča oseba, razdeljena na podnaloge, te pa na še manjše podnaloge. Vizualno je to mogoče prikazati kot večstopenjsko piramido, uporabo sistema pa lahko razumemo kot proces postavitve te piramide.

Najprej je postavljena masivna osnova piramide, ki služi kot podpora za vsa druga nadstropja - človek določa svoje življenjske vrednote (z drugimi besedami, kaj hoče od življenja). Za enega je to materialno bogastvo in zaupanje v prihodnost, za drugega - uspešna družina, ljubeča žena in srečni otroci, za tretji - slava in visoka socialni status, za četrtega - moč, za petega - znanje, za šestega - služenje v imenu človečnosti ... Seznam se lahko nadaljuje v nedogled, še posebej, ker ima vsak človek določen nabor življenjskih vrednot. Stopnja določanja življenjskih vrednot je najpomembnejša pri gradnji piramide: če se na tej stopnji naredi napaka (na primer sta izbrana "znanje" in "služba ljudem", čeprav "slava" in "visok družbeni status" ” so dejansko prednostni), potem bo človek pozneje zagotovo razočaran. Torej, prvi korak je narediti seznam življenjskih vrednot in ne bojte se porabiti preveč časa za to – pomembno je, da o seznamu dobro premislite. Prav tako je treba zagotoviti, da izbrane vrednosti ne nasprotujejo.

Naslednja faza je gradnja drugega nadstropja piramide. Na podlagi sestavljenega seznama se mora človek odločiti, kaj želi doseči. Na primer, če nekdo verjame, da so mu najpomembnejši »slava«, »moč« in »visok družbeni status«, se lahko odloči, da želi postati predsednik. Postaviti si moramo visok cilj. Hkrati je pomembno zagotoviti, da izbrani cilj resnično ustreza vsem življenjskim vrednotam s seznama, sestavljenega na prejšnji stopnji.

Tretje nadstropje piramide se naslanja na drugo. Sestavi se glavni načrt: kaj je treba storiti za dosego cilja. Na primer, če želite postati predsednik Združenih držav, morate najprej postati guverner države ali župan ene od glavna mesta državo, imeti solidno strankarsko in finančno podporo ter neoporečen ugled, biti znan javnosti, sijajen govornik, uspešen poročen moški, pridobiti visokošolsko izobrazbo v prestižni izobraževalni ustanovi itd.

Četrto nadstropje piramide je dolgoročni (več let) vmesni načrt z določenimi cilji in določenimi roki. Zelo pomembno je navesti, katera točka glavnega načrta prispeva k doseganju tega specifičnega cilja. Še pomembneje je določiti določen rok – če si človek reče: »Nekoč si bom zagotovo kupil avto (napisal knjigo, šel na univerzo ...)«, lahko izvedbo načrtovanega odloži za leta. in posledično ne bo dosegel cilja, če pa si določi določen rok, potem bistveno poveča svoje možnosti, da doseže, kar želi. Na primer, če oseba namerava postati predsednik in ve, da je za to potrebna višja izobrazba, lahko v svoj petletni načrt vključi naslednjo postavko: »Do konca leta 2012 diplomirat na univerzi Harvard z diplomo iz sociologije in politike znanost. To mi bo prvič omogočilo prestižno visoko izobrazbo, drugič pa se bom lahko spoznal z ljudmi, ki jih potrebujem. Torej bi morali narediti načrt za naslednjih 4-5 let in si zastaviti vprašanje: "Kaj lahko storim v teh letih, da dosežem cilje, ki so začrtani v glavnem načrtu?". V načrtu je pomembno, da z večmesečno natančnostjo navedemo konkretne cilje in določene roke ter navedemo, katera postavka glavnega načrta ustreza doseganju tega cilja.

Peto nadstropje je kratkoročno (od nekaj tednov do več mesecev) načrt. Če pogledamo dolgoročni načrt, se človek vpraša: "Kaj lahko storim v prihodnjih tednih ali mesecih, da dosežem ta ali oni cilj?". Tako so točke dolgoročnega načrta razčlenjene na bolj specifične naloge. Na primer, če ima dolgoročni načrt postavko: "Diplomirani s Harvarda", bo kratkoročni načrt vključeval elemente, kot so "Oddaja dokumentov na univerzo", "Opravite pripravljalne tečaje" itd. Načrt morate pripraviti za obdobje od 2-3 tednov do 2-3 mesecev in, kot v prejšnji fazi, navesti določene datume, vendar z natančnostjo nekaj dni.

Končno, šesto nadstropje piramide je načrt za ta dan. Sestavljen je, kot bi lahko uganili, na podlagi kratkoročnega načrta: majhne naloge se v celoti rešijo v enem dnevu, večje so razdeljene na podnaloge. Na primer, naloga »Pošlji dokumente na univerzo« je razdeljena na takšne podnaloge, kot so: »Ugotovite, katere dokumente je treba predložiti in komu«, »Dokončajte potrebne dokumente«, »Pošljite dokumente« in »Prepričajte se, da dokumenti so prejeti«, rešitev vsakega od njih je mogoče dodeliti določenemu dnevu. Običajno se dnevni načrt ne sestavi samo dan prej, ampak je sestavljen iz seznama različnih opravil, ki so bile načrtovane za ta dan v preteklih nekaj tednih, pogosto se ga prilagodijo tekom dneva. Pri izdelavi načrta za dan je priporočljivo navesti čas za vsako opravilo.

V sistemu Franklin upravljanje s časom ni več le seznam opravil. Ta sistem predvideva zastavljanje dolgoročnih in kratkoročnih ciljev ter podrobno opredeljevanje ukrepov za njihovo doseganje ob upoštevanju časovnega faktorja. Hkrati so specifični kratkoročni cilji nujno skladni z dolgoročnimi. Tak sistem omogoča človeku, da v vsakem trenutku natančno ve, kam gre in kateri cilj mora doseči.

Vsi ti načrti nikakor niso stalni – nasprotno, priporočljivo jih je redno pregledovati: načrt za dan se bo najverjetneje samodejno spreminjal večkrat čez dan. Kratkoročne načrte je priporočljivo pregledati vsaka en do dva tedna. Dolgoročne načrte je treba pregledati (in po potrebi prilagoditi) vsaj enkrat na 4-6 mesecev. Glavni načrt je treba pregledati enkrat letno. Hkrati je vredno kritično pogledati zastavljene visoke cilje: ali še vedno privlači, ali je treba narediti kakšne prilagoditve in celo poskusiti premisliti o stalnih življenjskih vrednotah.

Določanje časovnih obdobij, ki so potrebna za doseganje osebnih in poklicnih ciljev, daje občutek zaupanja in predstavo o najbolj zaželeni razporeditvi časa in najprimernejšem vrstnem redu dogodkov.

V poslovnem življenju so se upravičila naslednja obdobja načrtovanja:

Dolgoročni cilji = 3-5 let (ali več) - načrti za več let;

Srednjeročni cilji = 1-3 leta - letni načrti;

Trenutni cilji = 1 teden - 3 mesece - mesečni, tedenski načrti.

Na spodnjem diagramu (slika 7) je časovno načrtovanje predstavljeno kot zaprt sistem, v katerem je jasno razvidno razmerje med posameznimi vrstami načrtov: dolgoročni načrti so opredeljeni v pripadajočih srednjeročnih in kratkoročnih načrtih ter v načrtih za tekoče obdobje. Slednje so na koncu utelešene v načrtih dneva. Po izteku ustreznega načrtskega obdobja se s primerjavo "plan-dejanski" določijo rezultati obdobja, ki jih je mogoče upoštevati pri prilagajanju načrtov za naslednje obdobje.

riž. 7. Sistem časovnega načrtovanja

Načrtujte za nekaj let naprej

življenjski načrt oz življenjski cilji služi kot izhodišče za proces načrtovanja. Na podlagi življenjskega načrta se izpeljejo dolgoročni cilji za prihodnja leta in sestavi načrt za nekaj let naprej.

Letni načrt

Iz načrta za več let naprej izhaja letni načrt. Vse načrtovane naloge in cilji se vanj prenesejo iz ustreznega "letnega stolpca". Hkrati je treba paziti, da ne prevzemamo nalog, ki se nanašajo na kasnejše cilje. Ob koncu iztekajočega leta (najkasneje - na začetku naslednjega) je treba postaviti najpomembnejše naloge in cilje za naslednjih 12 mesecev. Hkrati pa v večini primerov zadostuje razčlenitev na četrtine. Vsekakor je mogoče načrtovati le delovne dneve, saj večino delovnega časa porabimo za rutinsko delo, sestanke, službena potovanja itd.

Četrtletni načrt

Četrtletni načrt služi kot orodje za spremljanje izvajanja letnega načrta. Med letom v rednih časovnih presledkih upoštevajte dogodke preteklega obdobja in po potrebi spremenite ali prestavite datume (vmesni nadzor). Na koncu vsakega četrtletja lahko določite cilje za naslednje tri mesece in določite, katere naloge v naslednjem četrtletju naj prečrtate, katere premaknete in katere dodate.

mesečni načrt

Naloge in cilji, obravnavani v mesečnem načrtu, se prenesejo iz četrtletnega načrta. Ker se natančnost načrtovanja povečuje s približevanjem časovnega horizonta, so v mesečnem načrtu naloge že bolj podrobno upoštevane (poraba časa se vodi v urah).

Predpogoj za pripravo pravih mesečnih in tedenskih načrtov je, da se določi tudi tako imenovani prosto načrtovani čas. V svojem časovnem načrtu ne pozabite predvideti tudi časovne rezerve (»buffers«) za reševanje dodatnih nalog, da boste brez stresa in časovnega pritiska dosegli načrtovane roke.

tedenski načrt

Tedenski načrt predvideva še podrobnejšo in natančnejšo napoved za prihajajoče obdobje. Na podlagi mesečnega načrta se izdela urnik vseh zadev in nalog za teden glede na njihov obseg in čas, potreben za njihovo izvedbo. Ko načrtujete delo za teden, upoštevajte naslednje:

Osrednja naloga (na kaj se je treba najprej osredotočiti);

Najnujnejša naloga, ki zahteva največjo porabo časa;

Obvezne naloge (stvari, ki jih je treba dokončati, pripraviti za dokončanje ali začeti ta teden);

Opravljanje rutinskega dela (pisanje, telefonski pogovori, sestanki itd.);

Možne naloge (nerešene zadeve, ki jih je treba obravnavati);

Vse, kar bi bilo še smotrno, zaželeno ali primerno narediti;

Dogodki, ki jih je mogoče predvideti.

Dnevni načrt

Eno najpomembnejših orodij za učinkovito delo je dnevni načrt, ki je zgrajen na podlagi tedenskega načrta. Določi, katere naloge in primere je treba opraviti v ustreznem delovnem dnevu, nepredvidenim pa se dodajo predhodno načrtovanim. Dnevni načrt je zadnji in hkrati najpomembnejši korak v sistemu časovnega načrtovanja, konkretno utelešenje (izvedba) zastavljenih ciljev.

Realni načrt dneva načeloma vsebuje le tisto, kar je treba in se da narediti na ta dan. Več zastavljenih ciljev se zdi dosegljivih, več sil je mogoče mobilizirati in osredotočiti na njihovo izvajanje. Izdelava načrta pred začetkom dela, t.j. zvečer minevajočega dne se lahko z večjo samozavestjo in emancipacijo odpravite domov in naslednje jutro začnete nov dan z večjo koncentracijo energije, saj že na poti domov in zjutraj na poti v službo podzavest obdela dnevne naloge in pripravi možne rešitve. Ker so oblikovane glavne naloge in začrtani pristopi k njihovemu reševanju, nov naporen delovnik ni več siv in težak, ampak viden, načrtovan in obvladljiv.

Redno in sistematično načrtovanje se mora začeti prav z načrtovanjem delovnega dne. Dan je najmanjša, a opazna enota vsakega sistematičnega načrtovanja cilja in časa. Prednost je, da lahko vsaj vsak dan začnete znova, če je bil zadnji poskus neuspešen. In postopoma se pridobivajo potrebne veščine za tedensko, mesečno, letno ali celo življenje.

Načrtovanje, kot že omenjeno, pomeni pripravo na uresničevanje ciljev. V zvezi s tem govorijo tudi o ciljnih načrtih. Svet okoli sebe lahko dojemaš povsem drugače, če veš, kaj je treba doseči, torej če obstaja določen načrt preživljanja časa.

Za kaj so dnevni načrti? Vsebujejo vsa dejanja, ki jih je treba izvesti v enem dnevu, in ponujajo možnost, da jih izvedemo v času, ki je na voljo. Zagotavljajo hiter pregled in kažejo, kaj še ni bilo storjeno, kar vam omogoča, da se osredotočite na tisto, kar je najpomembnejše. Tako je nevarnost razpršitve sil premagana.

Ključnega pomena je imeti napisan načrt za dan, saj načrte za dan, ki jih imamo v mislih, zlahka zavrnemo. Napisani dnevni načrti zagotavljajo razbremenitev spomina. Pisni načrt ima tudi psihološki učinek samomotivacije za delo, poslovna aktivnost postane bolj osredotočena in usmerjena v dosledno upoštevanje programa. Posledično je manj motenj in več nuj, da bi se osredotočili samo na zastavljene naloge.

Zahvaljujoč nadzoru rezultatov dneva se izjemne naloge ne "izgubijo", katerih izvajanje se lahko prenese na naslednji dan. Pisno snemanje poveča učinek načrtovanja, saj so potrebe po času in motnje bolje ocenjene, rezervni čas pa je mogoče realneje načrtovati.

Dosledno načrtovanje dneva vodi k izboljšanju osebnih metod dela, saj ko je jasno, kaj je treba čez dan narediti, se avtomatsko vklopijo mehanizmi za racionalizacijo dela in preprečevanje notranjih ali zunanjih motenj.

ALPEN-metoda je uporabno orodje za načrtovanje dneva. Če sledite petim korakom metode, se lahko naučite veščine, ki vam bo kasneje koristila pri načrtovanju časa in ciljev. Metoda je razmeroma enostavna, po nekaj vajah pa bo v povprečju sestavljanje dnevnega načrta trajalo največ 8 minut, da bi bistveno prihranili čas za pomembne stvari.

Nepogrešljiv pogoj je določiti kraj in čas za dnevno načrtovanje, na primer, naj bo to zadnja stvar v delovnem dnevu. Metoda vključuje pisno fiksiranje nalog; ocena trajanja ukrepov; opredelitev rezervnega časa; takojšnje odločanje o prednostnih nalogah, prenos katere koli naloge ali zavrnitev le-te; naknadni nadzor in prenos nedokončanega dela ali izbris opravljenega dela. Relativno enostavno si ga je zapomniti, ker temelji na memotehniki: vsaka od črk, ki sestavljajo ime metode, ustreza eni nalogi.

Prva faza. Napovedovanje in snemanje nalog

Ob koncu delovnega dne si v dnevnik pod ustreznimi naslovi zapišite vse, kar morate narediti v naslednjem dnevu. Tako se odhajajoči dan konča in pride do mentalne uglasitve za prihajajočega. Šele ko je načrtovanje dneva končano, se lahko človek mirnega srca posveti zasluženemu počitku.

Načrt vključuje: splošni seznam opravila za teden ali mesec, zaostanki od včeraj, nove naloge, sestanki, ki se jih morate udeležiti, telefonski klici in dopisovanje ter ponavljajoča se opravila. Hkrati poskusite uporabiti okrajšave, ki ustrezajo vrsti dejavnosti ali naslovom dnevnika, na primer:

B - obiski, srečanja;

A - prenos zadev;

K - nadzor;

P - v procesu, v poslu;

PC - potovanja, poslovna potovanja;

PR - pisno delo, poslovna pisma, narek;

C - tajnik;

T - telefonski pogovori;

H - proces branja (poročila, okrožnice, časopisi itd.).

Seznam nalog za dan, sestavljen na ta način, bi lahko izgledal takole:

B - g. Melnikov (računalniški program),

B - g. Shutov (strokovno znanje),

P - projekt tržne raziskave,

PR - g. Galkin (pismo),

H - posebna revija,

T - Vladimir (telovadnica).

Z malo vaje se lahko naučite, kako sestaviti seznam nalog, tako da:

V prvem približku jih že porazdelite po prioriteti;

Razdelite jih na dolgotrajne in "kratke", kratke;

Ponovno preverite naloge, povezane z osebnimi stiki, za možnost, da jih izvajate bolj racionalno.

P - projekt tržne raziskave,

B - g. Shutov (strokovno znanje),

PC - ogled razstave novih gradbenih materialov,

H - posebna revija,

T - g. Schmidt (prodajna statistika),

PR - g. Galkin (pismo),

T - g. Melnikov (računalniški program),

T - Gospa Milyavskaya (zaposlovanje),

T - Vladimir (telovadnica),

T in PR - kratko delo,

T - telefonski blok.

Druga faza. Omejujemo in določamo trajanje aktivnosti

Določite za vsako delovno mesto v realnem času njegovo izvedbo, seštejemo in določimo približen skupni čas.

Dokument brez naslova

Čeprav trajanja posameznih primerov ni mogoče natančno oceniti, se lahko po nabiranju določenih izkušenj uporabi kot osnova za načrtovanje svojega časa.

Upoštevati je treba tudi, da delo pogosto zahteva toliko časa, kot ga imate na voljo. Zato se z določitvijo določenega časovnega obdobja za posamezne primere prisilite, da se prilegate temu določenemu času. In če je določen čas namenjen določeni nalogi, potem morate delati veliko bolj osredotočeno in se bolj dosledno znebiti motenj. Ko načrtujete svoja dejanja, morate biti realni.

Tretja stopnja. Ne pozabite pustiti prostega časa

V načrt morate vključiti le 60 % svojega delovnega časa in ne celega dneva. Pri izdelavi dnevnega načrta se je treba držati osnovnega pravila časovnega načrtovanja - 60:20:20, po katerem naj načrt zajema največ 60 % časa, približno 40 % pa naj ostane kot rezervni čas. 20% je treba pustiti za nepričakovane dogodke, kot so motnje in kraje časa, preostalih 20% za spontane družbene aktivnosti (nenačrtovani telefonski klici, pogovori, praznovanja rojstnih dni itd.). Če je delovni dan 8 ur, potem mora biti načrtovani čas približno 5 ur.

Če je načrtovanih več kot 60% časa, morate sestavljen seznam nalog neizogibno spraviti na določene parametre, nastaviti prioritete, prerazporediti naloge in zmanjšati čas, ki je zanje dodeljen. Preostale primere je treba bodisi prenesti na naslednji dan, bodisi prečrtati ali dokončati z nadurnim delom.

Četrta stopnja. Seveda (sam) postavljamo prioritete, sprejemamo odločitve o zmanjšanju načrta in možnosti prenosa naloge na drugo osebo

Najprej morate realno oceniti svoj načrt, določiti prioritete; neusmiljeno zmanjšati in vse, česar sam ne zmore, prenesti na druge, pri čemer vsako dejanje obravnava z vidika možnosti njegove prerazporeditve in racionalizacije. Hkrati je treba zbrati pogum, da dosežeš nujno potrebne stvari in se znebiš kaosa, pri tem pa ostaneš na tleh realnosti. AT končna različica Dnevni načrt v našem primeru izgleda takole:

Dokument brez naslova

Pripravo načrta lahko dodatno olajšate, če se poleg črkovnih okrajšav uporabljajo grafični simboli za označevanje najpomembnejših elementov, na primer:

"?"- Nujno

"!" - Pomembno

"?" - Da ugotovimo

"*" - Naloga opravljena

"**" - naloga je bila izvedena še posebej dobro

"°" - Preložitev

"x" - Nemogoč ali samorešen primer

Peta faza. Potrebno je spremljanje

Vsakodnevno preverjanje načrta in prestavljanje tistega, kar ni bilo opravljeno danes, na naslednji dan je najboljši način, da končno nadaljujete z zamudo ali prečrtate nalogo, ker ni več potrebna. Ob koncu delovnega dne morate preveriti rezultate.

20 prednosti metode ALPEN

Najboljše razpoloženje za prihajajoči delovni dan.

Načrtovanje za naslednji dan.

Jasna predstava o nalogah dneva.

Urejanje poteka dneva.

Premagovanje pozabljivosti.

Osredotočenost na najpomembnejše.

Zmanjšanje količine "papirnega" dela.

Doseganje ciljev dneva.

Ločitev pomembnejših in manj pomembnih stvari.

Sprejemanje odločitev o prioritetah in prerazporeditvi.

Racionalizacija z združevanjem nalog.

Zmanjšajte motnje in neželene motnje.

Samodisciplina pri opravljanju nalog.

Zmanjšanje stresa in živčna napetost.

Mirno dojemanje nepredvidenih dogodkov.

Izboljšanje samokontrole.

Občutek uspeha ob koncu dneva.

Povečano zadovoljstvo in motivacija.

Rast osebnih rezultatov.

Pridobitev časa zaradi metodične organizacije dela.

Z uspešno uporabo tehnik načrtovanja časa in metod znanstvene organizacije dela lahko vsak dan prihranite od 10 do 20 % časa. To bo zahtevalo nekaj samodiscipline, vendar so prednosti vsakodnevnega načrtovanja časa nesporne.

Kot orodja za načrtovanje in upravljanje svojega časa se v vsakdanji praksi uporabljajo različna orodja za samoupravljanje. Tudi običajne mize so dobro orodje za enakomerno porazdelitev bremena. Za srednjeročno načrtovanje se uporablja tabela, razčlenjena na 12 mesecev. Takšne tabele, ki se uporabljajo za enakomerno porazdelitev obremenitve na tedenske ali mesečne segmente, lahko pomagajo pri prepoznavanju problematičnih področij in zagotavljajo splošno sliko.

Glede na naravo dela lahko uporabite druga orodja za načrtovanje in opomnike: baze podatkov, Excelove datoteke, samostojna e-poštna sporočila, budilko ali uro, ki vas opomni na nevaren rok. Upoštevajte, da lahko tudi najboljša orodja postanejo tatovi časa, če se ne uporabljajo pravilno. Na primer, vsakodnevno posodabljanje seznama opravil je lahko koristno, toda vodenje več seznamov dnevno lahko človeka zlahka obnori. Pametnejši pristop je vzdrževanje in redno posodabljanje večnega seznama. Omarica z datotekami ali poštni program sta načina za vzdrževanje takega seznama.

Načrtovanje časa, bodisi na računalniku ali v dnevniku, je več kot le koledar rokov. Je neke vrste vodnik. Časovno načrtovanje vključuje datume rokov, seznam ukrepov, prioritete, dnevno rutino, preglede tednov in/ali mesecev, letne preglede in druge pomembne informacije.

Časovno načrtovanje mora biti zavestno, metodično in sistematično. Navadni koledarji opomnikov v obliki žepnega zvezka ali velikega, morda namiznega koledarja, ki se uporablja samo za označevanje datumov, so grobarji uspešnega načrtovanja časa. Prednost takih koledarjev za beleženje je, da vam pomagajo krmariti po datumih in datumih na enak način, kot vam urniki vlakov pomagajo krmariti po času odhoda in prihoda na postajo. Kar je res treba dokončati, pogosto ni zapisano, čeprav za vsakim dejanjem stojijo cilji, ki jih želimo oziroma moramo doseči. Če zdaj pobližje pogledamo navadne beležke z vidika tehnik načrtovanja časa, lahko ugotovimo naslednje pomanjkljivosti.

10 pomanjkljivosti koledarja opomnikov

1. Določeni so le pogoji, ne pa tudi cilji določenih dejanj. Kar je res pomembno, se ne pojavi v načrtu dneva.

2. Trajanje delnic in rezervni čas za dolgotrajne primere nista navedena.

3. Vzpostavi se poljuben vrstni red primerov, ki je odvisen od zunanjih dejavnikov.

4. Dan kot celota ni upoštevan, ni načrtovan.

5. Primeri se ne združujejo v bloke, rezervni čas za nepredvidene aktivnosti ni določen.

6. Sestanki so načrtovani brez natančne opredelitve teme.

7. Prioritete niso določene.

8. Primeri niso jasno opredeljeni.

9. Za reševanje rutinskih in dolgotrajnih nalog ni načrtovanega časa.

10. Obrazci in drugi pripomočki za načrtovanje in odločanje se ne uporabljajo.

Da bi se vsemu temu izognili, morate uporabljati časovni dnevnik - najpomembnejše delovno orodje samoupravljanja.

Kaj je časovni dnevnik? Gre za osebno delovno kartoteko, ki je sestavljena iz ločenih listov, združenih skupaj in ki je zaradi racionalne razporeditve potrebnih informacij priročna za svojo vidnost (vidnost). Večnamenskost je neločljivo povezana z njim: hkrati je namizni koledar, osebni dnevnik, zvezek, orodje za načrtovanje, imenik, referenčna knjiga, idejni pogon in orodje za nadzor. Dnevnik časa je stalni spremljevalec menedžerja, njegov tako rekoč zapisan spomin, ki bo vedno in povsod pri roki.

Poleg tega je časovni dnevnik praktična komponenta doslednega sistema načrtovanja časa, in sicer delovno shranjevanje vseh dnevnih načrtov, obrazcev in listov, ki se uporabljajo v vsakodnevni praksi. Je najpomembnejše pomožno sredstvo za načrtovanje časa, prispeva k uspešnemu načrtovanju osebnih ciljev, najboljše izrabe dragocenega časa. S pomočjo časovnega dnevnika lahko dobite popolno sliko ne le o vseh bližnjih in daljnih datumih, temveč tudi o vseh načrtih, dispozicijah, bolj ali manj velikih projektih, se fleksibilno odzovete na vsako spremembo situacije in svoje načrte posodobite na kadarkoli.

Struktura časovnega dnevnika

koledarski del

V tem delu lahko postavite različne obrazce za mesečne, tedenske in dnevne načrte z vmesnimi registri. Poseben pomen je pripisan dnevnemu načrtu, pri čemer je osnovno načelo: en list za en dan. Koledarski del naj vsebuje zapiske za ustrezne mesece in desetletja, kar bo olajšalo prenos rokov in ciljev na posamezne tedne in dneve.

Posamezne dnevne rjuhe se lahko po uporabi šivajo v ustreznem vrstnem redu in imajo čez čas arhiv časovnih in življenjskih uspehov – zanesljiv pripomoček za zavestno načrtovanje prihodnosti. Nove "dohodne" dnevne liste je treba zagotoviti z vsemi roki in nalogami iz tedenskih in mesečnih listov. Datumi, kot so rojstni dnevi, obletnice, dopusti, dnevi plačila itd., se prenesejo iz ustreznih listov, tako da je mogoče vse osebne datoteke integrirati in pod pogojem, da jih redno izpolnjujete in preverjate, ne bo nič izgubljeno.

Oddelek za storitve in zasebni datumi

Tukaj na ustrezne liste in obrazce zapišite in vedno imejte pri sebi najpomembnejše podatke, na primer: postopek priprave projektov, termine sejmov in seminarjev, organizacijske mini načrte, najpomembnejše konceptualne okrajšave, plačo. in prihodki, seznam rojstnih dni, poštnine, seznami knjig, urniki letov, naslovi hotelov, potni stroški, tabele kalorij za različna živila, koledar nogometnih tekem, datumi za vse vrste dogodkov, opomniki, univerzalni načrtovalni listi, idejne kartice , itd

Razdelek z naslovi in ​​telefoni

Razdelek vključuje najpomembnejše telefonske številke in naslove, ki jih največkrat potrebujete.

skupni del

V predelkih, podobnih denarnici, so poštne znamke, fotografije, kreditne in čekovne kartice, servisne vozovnice in bankovci.

Časovni dnevnik izboljšuje kakovost dela in prinaša uspeh. Racionalizacija, dosežena z 8-urnim delovnikom, prihrani celo uro vsak dan. Časovni dnevnik je najpomembnejše pomožno sredstvo samoupravljanja.

Američani uporabljajo posebne dnevnike za lažjo uporabo zgoraj omenjenega Franklinovega sistema. Prve strani dnevnika so rezervirane za seznam življenjskih vrednot (1. nadstropje piramide), opis globalnega cilja (2. nadstropje) in tabelo za zapis glavnega načrta (3. nadstropje). Na začetku dnevnika je namenjenih več ustrezno označenih strani za seznam ciljev za leto (pravzaprav je dolgoročni načrt

4. nadstropje). Na začetku vsakega meseca in vsakega tedna je namenjena ena stran za preglednico nalog za to obdobje (kratkoročni načrt - 5. nadstropje). Končno ima vsak dan svojo stran s tabelo za seznam nalog za dan (6. nadstropje), v tabeli pa so stolpci za označevanje prioritete nalog. Te stolpce je treba izpolniti med delom in jih preveriti ob koncu dneva. Zaključene primere priporočamo označiti z ikono »*«. Preklicano iz enega ali drugega razloga - s črko "x" (zaželeno je vpisati tudi razlog, zakaj je bilo opravilo preklicano). Preložena opravila so zabeležena v načrtu drugega dneva (najpogosteje naslednjega), v ustreznem stolpcu strani tekočega dne pa je postavljen znak "°" in datum v dnevnem načrtu, v katerem je to opravilo vključeno. se vnese.

Domov > Študijski vodnik

ODSEK8. SAMOUPRAVLJANJE

8.1. Načrtovanje dela direktorja

samokontrola, ali organizacija osebnega dela vodje, je namenska in dosledna uporaba preverjenih metod dela v vsakodnevni praksi. Njegovi cilji so optimalna izraba časa in njegovih zmožnosti, zavestno upravljanje poteka življenja in premagovanje zunanjih okoliščin.

riž. 30. Prstan "samoupravljanja"

Pri vsakodnevnem reševanju različnih nalog vodja opravlja različne funkcije. Ta proces si lahko predstavljamo kot samoupravni obroč, ki jasno prikazuje povezave med posameznimi funkcijami. V zunanjem krogu je označenih pet funkcij:

postavljanje ciljev; načrtovanje; določanje prioritet za prihajajoče primere; priprava dnevne rutine in organizacije delovnega procesa; samokontrola in prilagajanje ciljev.

V notranjem krogu samoupravljanja je povezovalna funkcija – delo z informacijami. Prva funkcija je postavljanje ciljev. Vsak menedžer si mora postaviti cilje, kar pomeni pogled v prihodnost, osredotočanje in usmerjanje moči in aktivnosti na tisto, kar je treba doseči. Tako cilj oblikuje končni rezultat. Postopek postavljanja cilja je sestavljen iz več faz:

Opredelitev ciljev in njihova diferenciacija po naslednjih časovnih kriterijih:

dolgoročni življenjski cilji (osebni in poklicni); srednjeročni cilji (za naslednjih 5 let); kratkoročnih ciljev (za naslednjih 12 mesecev).

Določitev osebnih virov za doseganje ciljev, za katere je potrebno: določiti osebni potencial, priložnosti; navedite svoje slabosti, naredite seznam neuspehov in zabeležite razloge zanje. Razmislite, kako se znebiti teh pomanjkljivosti; izpostaviti 2-3 glavne prednosti in slabosti. Izvedba analize končnih sredstev, v kateri se sredstva (osebna, finančna, časovna), potrebna za doseganje ciljev, primerjajo z realnim stanjem. Če želite to narediti, se morate obrniti na sestavljen "popisni seznam" ciljev in izbrati 3-4 najpomembnejše cilje, določiti sredstva, potrebna za njihovo doseganje, in preveriti, kaj je še treba doseči ali kaj začeti, da bi dosegli cilj. cilji. Oblikovanje specifičnih ciljev (obvezno je določiti pogoje in želene rezultate).

Naslednja funkcija samoupravljanja je načrtovanje menedžerjev osebni čas. Za načrtovanje je priporočljivo porabiti približno 1 % obdobja načrtovanja. Obstajajo naslednja pravila načrtovanja:

načrtujte, da boste pokrili le 60% delovnega dneva, 20% pa pustite za reševanje nepredvidenih težav in 20% za ustvarjalne dejavnosti, vključno z naprednim usposabljanjem; skrbno dokumentirajte porabljen čas, da boste imeli o njem jasno predstavo; vedno dokončaj, kar si začel; načrtujte le tolikšen obseg nalog, s katerimi se lahko realno spopadete; zagotoviti prilagodljivost načrtov; v načrtih določite ne le ukrepe, ampak tudi pričakovani rezultat; določi natančne roke in roke za izvrševanje zadev; razlikovati pomembno od nujnega in se izogibati tiraniji nujnega; nenehno pregledovati in prilagajati načrte v smislu popolne in pravočasne izvedbe zadev; načrtovati porabo osebnega časa; rezervirajte velika neprekinjena časovna obdobja za velike naloge in kratka za manjša vprašanja; poskrbite, da bodo neproduktivne dejavnosti vzele čim manj časa; poskusite načrtovati alternativno in poiščite najboljšo možnost; uskladite svoje načrte s sodelavci.

Načrti so izdelani za leto, pol leta, mesec, zadnji načrt je dnevni načrt, ki temelji na tedenskem načrtu. Ugotavlja, katere naloge je treba opraviti čez dan, slabo zasnovane pa se dodajajo prej načrtovanim. Sledi izvajanje izdelanih načrtov s strani vodje. Predpostavlja racionalna organizacija dela vodje opredelitev prednostne naloge pri opravljanju stvari. V tem primeru je treba upoštevati načelo, ki ga je oblikoval italijanski ekonomist V. Pareto (1848 - 1923). Vse vodstvene naloge lahko razdelimo v tri skupine:

najpomembnejši primeri (kategorija A) predstavljajo 15 % celotnega števila primerov, njihova pomembnost pa je 65 % (približno 3 ure); manj pomembni primeri (kategorija B) - približno 20 % njihovega celotnega števila, njihov pomen je 20 % (približno 1 uro); manjši primeri (kategorija C) - 65 %, pomembnost 15 % celotne pomembnosti primerov (približno 45 minut).

Naloge kategorij B in C je treba oceniti z vidika možnosti delegiranja. Pomembno je, da je učinkovitost vodstvenih aktivnosti racionalna z vidika porabe časa. organizacija delovnega procesa upravitelj. To zahteva pogojno razdelitev njegovega delovnega dne na 3 dele. Upoštevati je treba, da je človeška zmogljivost podvržena določenim nihanjem.

dvourne pavze mejijo na faze višje aktivnosti, med katerimi človeško telo deluje v "varčevalnem" načinu; največja zmogljivost nastopi v prvi polovici dneva, zato je treba naloge kategorije A opraviti na začetku dneva; po kosilu, ko pride do zmanjšanja produktivnosti, morate to obdobje izkoristiti za socialne stike in rutinske dejavnosti (naloge kategorije C), nato pa nadaljujte z nalogami kategorije B.

Upoštevati je treba individualno uspešnost. Priporočljivo je tudi, da se v skladu z nihanji delovne sposobnosti izmenjujejo intenzivni, odgovorni dejavnosti z manj pomembnimi in sproščenimi. Poznati morate tudi tedenske bioritme: prvi dnevi v tednu - obdobje razvoja; sredina tedna - obdobje najvišje produktivnosti; zadnji dnevi v tednu so obdobje zmanjšane uspešnosti. Zadnja funkcija samoupravljanja je samokontrola, zahvaljujoč kateremu se ugotovi, ali je načrtovane stvari dokončal, in načrti so potrebni. Za izvajanje nadzora je priporočljivo redno preverjati svoje načrte in organizacijo dela. Samokontrola vključuje analizo porabljenega časa in se obravnava kot sredstvo osebnega razvoja in produktivnega dela. Victor Hugo je dejal: "Kdor vsako jutro načrtuje svoje zadeve za prihodnji dan in sledi načrtovanemu načrtu, ima vodilno nit, ki ga bo vodila skozi labirint zapletenega in napornega življenja." Samonadzorno načrtovanje in sistematičen pristop k uporabi časa - to je skrivnost uspeha v poslu. Naredite seznam zapravljavcev časa. Analizirajte in naredite zaključke. Kaj je mogoče odstraniti, kaj združiti? Tukaj je nekaj nasvetov za samoupravljanje:

Na koncu dneva opravite pet najpomembnejših nalog za jutri. Oštevilčite jih po pomembnosti. Ne skrbite, če niste opravili vseh petih. Jutri začnite z dokončanjem nedokončanih poslov, četudi so zelo težki in neprijetni. Dobro zdravje je potrebno za energijo, obnovo in zanimanje za delo. Samo nekaj minut telesna aktivnost(hoja, tek na mestu, pa tudi sprostitev, preklapljanje pozornosti, avto-trening) vas lahko ohranja v odlični fizični formi. Vzemite si vsaj 20 minut za samoizpopolnjevanje, čez šest mesecev boste presenečeni, koliko se je povečala stopnja razvoja in intelektualnega potenciala. Vsak dan si zapišite pet novih misli, ki vam pridejo na misel in če je to postalo navada. Postali boste generator idej. Načrtujte. Vsak dan preverite svoj načrt samoizpopolnjevanja. Analizirajte in bolje zabeležite spremembe. Če vodite dnevnik, boste kmalu videli lastne spremembe. Uporabite svojo podzavest. Uporabite pozitivne afirmacije in ugotovili boste, da postanejo sestavni del vas. Ustvarite svojo sliko. Mentalno si predstavljajte podobo osebe, ki jo želite postati. To storite večkrat na dan, nato pa se obnašajte, kot da ste ta oseba. Kmalu boste postali oseba, ki pritegne simpatije ljudi.

8.2 Delovno mesto glave, njegove ergonomske značilnosti

Spodaj delovno mesto delavca menedžersko delo razumemo kot cono svojega delovna dejavnost opremljena s potrebnim orodjem. Racionalna različica postavitve delovnega mesta vključuje postavitev orodij in predmetov dela znotraj območij, ki so najbolj primerna za izvajanje delovnih procesov. Imenujejo se delovna območja. Delovni prostor - prostor na mirujočem delovnem mestu v vodoravni ali navpični ravnini, znotraj katerega lahko zaposleni opravlja delo brez premikanja. Obstajajo normalne in maksimalne cone. Normalno delovno območje v vodoravni ravnini je omejen z namišljenim lokom, ki ga začrtajo konci prstov desne in leve roke, upognjeni v komolčnem sklepu s prosto spuščeno ramo. Takšna cona zavzema približno 1000 mm v premeru in 300 mm v globino. Tu se nahajajo najpogosteje uporabljena orodja in predmeti dela in opravljajo glavno delo. Največja delovna površina v vodoravni ravnini je omejen na namišljeni lok, ki ga začrtajo konci prstov popolnoma iztegnjene človeške roke. V tej coni (delavec deluje z iztegnjenimi rokami) so manj pogosto uporabljena delovna sredstva. Območje, ki se v tem primeru medsebojno prekriva (za 2 kraki), je določeno z lokom približno 1500 mm vzdolž sprednje strani in 500 mm v globino. Običajno so dimenzije mize nekoliko večje od največjega dosega. V navpični ravnini ločimo 5 con:

spodnja neudobna cona (do 750 mm od tal); spodnji je manj udoben (od 751 do 925 mm); udobno (od 925 do 1675 mm); zgornji manj udoben (od 1675 do 1925 mm); zgornji neudoben (od 1925 mm in več).

S pravilno delovno držo se delo močno olajša in poveča njegova produktivnost. Racionalna je takšna delovna drža, pri kateri ni prezgodnje utrujenosti. Za to je potrebno, da:

delovna drža je bila svobodna in udobna; delovna drža je zagotavljala ravno držo (telo je mogoče nagniti samo naprej in ne več kot 10–15 stopinj); sedež stola je bil nastavljiv po višini, poleg tega je bilo treba imeti stojalo za noge;

Delovni stoli in stoli morajo biti opremljeni z dvižnimi in obračalnimi mehanizmi, ki vam omogočajo, da nastavite udobno višino in držo sedeža glede na vašo višino. Pravilna "sedeča" drža naj bo taka, da je del sedeče noge od kolena do kolka (na ta del je razporejena telesna teža) vzporeden s tlemi. Visok stol 45-47,5 cm običajno zagotavlja udobno držo pri delu za 70 cm mizo. Priporočljivo je, da je sprednji del sedeža stola približno 2,5 cm višji od hrbta, globina sedeža ne sme presegati 38 cm. . Za to je treba upoštevati naslednja pravila:

na delovni površini mize ne sme biti nič odvečnega; vsak predmet in delovno sredstvo mora imeti svoje mesto, saj njihova neurejena razporeditev povzroča nepotrebne premike in izgubljanje časa. V tuji praksi se uporablja zakon "proste mize": na mizi je lahko samo eno delo z dokumenti in sredstvi dela, potrebnimi zanj, vse ostalo mora biti znotraj mize; pisalne potrebščine (svinčniki, peresa, sponke za papir itd.) je treba hraniti v predalu mize s posebnimi delilniki; vsa sredstva komunikacijske tehnike (telefon, faks ipd.) morajo biti nameščena na levi ali na posebnem stojalu, tako da jih je mogoče uporabljati z levo roko, pri čemer je desna roka prosta za delo; dokumenti, s katerimi upravljavec dela, so postavljeni v prostor, ki jim omogoča pregled, za obdelane dokumente je priporočljivo imeti posebne pladnje ali predelke v škatli; dokumenti in orodja so urejeni tako, da zagotavljajo najboljše zaporedje dela; gibi vodje naj bodo optimalni, torej krajši in stroškovno, časovno in vloženo varčnejši.

8.3 Ortobioza, komponente ortobioze: sprostitev, rekreacija, katarza

Ortobiotika je znanost, ki preučuje tehnologijo samoohranitve ljudi, ki zdravijo in napolnijo življenje z optimizmom. Ustanovitelj ortobiotike je I. I. Mechnikov, ki je ustvaril znanost "Skrb za lastno osebo". Temelje ortobiotike je postavil angleški mislec Jack Lubbock v knjigi Uspeh in radosti življenja, kjer pravijo, da prava slava znanosti ni toliko v obsežnosti njenega imetja, v rodovitnosti tal ali v lepoto svoje narave, ampak v višini moralne in duševne ravni prebivalstva. Izraz "ortobiotik" izvira iz besede "optimizem", kar v latinščini pomeni "najboljši". Osnova ortobiotike je ortobioza – razumen življenjski slog. ortobioza- to je zagotavljanje človekovega razvoja zaradi doseganja dolge, dolge in živahne starosti, ki v zadnjem obdobju vodi do oblikovanja občutka nasičenosti z življenjem in skromne želje po smrti. Ortobioza meni, da je koncept "zdravja" enotnost treh komponent:

fizično zdravje; duševno zdravje; moralno zdravje.

Starogrški filozof Simonides je dejal: "Najboljše dobro človeka je zdravje, nato pa lepota, pošteno pridobljeno bogastvo in končno priložnost, da se prepustimo mladostnim radostim med prijatelji." Zdravje je takšno stanje človeka, ko ni bolan, zato ni izgubil sposobnosti polnega opravljanja različnih življenjskih funkcij. Zdravo človeško telo ima neverjetno sposobnost pridobivanja novih zalog vitalne aktivnosti. LN Tolstoj je v svojem sistemu ortobioze oblikoval 5 zapovedi: 1. Ne bodite jezni in bodite v miru z vsemi. 2. Ne zabavajte se z izgubljenim poželenjem. 3. Ne prisegajte nikomur in ničemur. 4. Ne upirajte se zlu, ne sodite, ne tožite. 5. Ne delaj razlike med ljudmi in ljubi tujce, pa tudi svoje. Ortobiotika vključuje različne tradicionalne in netradicionalne pristope k izgradnji razumnega življenjskega sloga ljudi. Danes so najpomembnejši postulati ortobiotike:

spoštovanje svojega telesa; skladnost z individualno izbiro pogojev za življenje organizma; nenehno, zavestno aktualiziranje zanimanja za življenje in ljudi.

Higienska pravila samoreševanja. V strukturi ortobioze deluje higiena v treh smereh: 1. Higiena dela vključuje:

skladnost z ergonomskimi zahtevami za organizacijo svojega delovnega časa; zagotavljanje normalnega ekološkega okolja; skladnost s prehrano; menjava duševnega in fizičnega dela; zatekanje k preventivnemu veselju.

2. Komunikacijska higiena:

spoštovanje moralnih norm komunikacije in pravil dobrega okusa; toleranca do pomanjkljivosti; spoštovanje do drugačnega mnenja.

3. Osebna higiena. Kaže se v strogem upoštevanju številnih ukrepov za nego telesa in duše. formula za preživetje Dnevni čas človekove življenjske dejavnosti je treba smiselno izkoristiti za zagotovitev njegovega fizičnega, duševnega in moralnega zdravja. Za vsako imenovano zdravstveno stanje so opredeljeni pogoji. Kot take delujejo tri skupine: fizična krepitev (rekreacija), duševna sprostitev (sprostitev), moralno očiščenje in dviganje (katarza). Rekreacija, sprostitev in katarza so torej vitalne sestavine. V ortobiozi so predstavljeni v obliki specifičnih aktivnosti. Njihova sistematična uporaba prispeva k ohranjanju zdravja in povečanju učinkovitosti, kar pomaga tistim, ki se obračajo na tovrstne dejavnosti, da so aktivni, optimistični, dojemajo človeške radosti in trpljenja. Stopnja preživetja je predstavljena kot ulomek, v katerem je imenovalec čas dneva minus čas spanja, števec pa vsota časa, porabljenega za rekreacijo, sprostitev in katarzo. Pri številčna definicija stopnja preživetja je bila fiziološka norma spanja (šest ur) vzeta kot konstantna vrednost v začasnem načinu življenja. Če od časa dneva odštejete čas spanja, se izkaže, da je močne aktivnosti 18 ur.Ta čas je sestavljen iz trikratnega šesturnega cikla. To potrjuje obstoj enkratnega šesturnega cikla v delovanju našega telesa, torej v vsakem šesturnem ciklu potrebuje enkratno (urno) varnostno mrežo (polnitev) v obliki rekreacije, sprostitev in katarza! Vsak dan namenite vsaj tri ure za rekreacijo, sprostitev in katarzo. Specifično razporeditev časa za vsako komponento ortobioze je treba izvesti glede na zdravstveno stanje, naravo dela in ekologijo razmer, v katerih delavec živi. Pomembno je razumno povezati čas počitka (spanja) in čas telesne in duhovne aktivnosti. Najprej ne kršite fiziološke norme spanja. V stanju spanja si možgani privoščijo počitek, ki ga potrebujejo za povrnitev vitalnosti. Odstopanje v trajanju spanja ali njegova nezadostna globina vodita do okvare živčnega sistema, negativno vplivata na stanje človeške psihe. Priporočila za izvajanje komponent osebne ortobioze. Rekreacija. To je vzdrževanje našega telesa v aktivnem fizičnem stanju. Telesna aktivnost je ključ do dobrega počutja skoraj vseh telesnih sistemov. Vsak od nas ima 700 mišic, 300 sklepov, 16 tisoč km živcev, 96 tisoč km. vene, arterije in kapilare. Biološka zanesljivost organizma kot celote je odvisna od delovanja vseh mišic. Upoštevajte zagotovljeno minimalno telesno aktivnost. Ne pozabite na Aristotelov nasvet: um postane bolj živ, ko telo segreje s sprehodom. Tehnologija rekreacije: dnevno namenite čas za telesno vadbo: ob delovnih dneh najmanj 1 uro, ob vikendih pa vsaj dve. Priporočene telesne vaje: 1. Jutranja higienska gimnastika 2. Kompenzacijska gimnastika. 3. Hoja (na dan je treba narediti 10 tisoč korakov ali 7,5 km) 4. Ples. 5. Gimnastika s projektili in igro. 6. Dihalne vaje. Sprostitev - je odstranjevanje živčne napetosti, osvoboditev samega sebe od nadležnih misli, vzbujanje pozitivnih čustev. Med vplivi, ki krajšajo življenje, prevladujejo strah, žalost, malodušje, melanholija, strahopetnost, zavist in sovraštvo. Praktični pomen sprostitve ni v tem, da človeka pokrijemo z dežnikom pred vsem, kar se dogaja na svetu, ampak ga naučimo nadzorovati svoja čustva, samovzbuditi svoj duh. Za sprostitev lahko izbirate med naslednjimi: Skupina št. 1 - smehoterapija, ples, lahka glasba. Skupina št. 2 - psihofizična gimnastika, vodni postopki, masaže. Skupina številka 3 - avto-trening, meditacija, refleksija. Govorimo o primerih javne uporabe za samohipnozo, samosprostitev in preklop. Skupina številka 4 - spanje. Znanstveniki so dokazali, da če človek spi z glavo proti vzhodu, ga mučijo nočne more, na njegovem obrazu pa se pojavi nezdrava bledica. Če je glava na zahodu, bo pritisk poskočil, krvni sladkor se bo dvignil. Spanje z glavo proti jugu poslabša prebavo. Najbolj zdrava možnost: pojdite na sever. Skupina #5 - zdravilna zelišča in odvračanja pri roki, kot so rožni venec, pletenje, vezenje, razne uganke itd. Skupina #6 - tehnična sredstva, stacionarni gospodinjski masažni aparati. Skupina številka 7 - uporaba metod medicinske parapsihologije. Razdeljeni so na več vrst: brezkontaktna bioenergetska masaža, ekstrasenzorna percepcija in zarote. Skupina številka 8 - samoprilagoditev proti stresu. Na primer petje, dopolnila. Katarza Gre za sistem ukrepov, ki krepijo moralno zdravje. Katarza kot moralno čiščenje je način za ohranjanje duševnega miru ljudi. Pri katarzi je zelo pomembno obvladovanje veščin moralne samokontrole. Tehnike katarze so samospodbujanje, komunikacija z naravo, potopitev v zvoke glasbe, komunikacija z živalmi, osebni umetniški nastop in ustvarjalnost. "Lahko sklepamo, da je 9/10 naše sreče odvisno od zdravja." (A. Schopenhauer).

testna vprašanja

Pošljite svoje dobro delo v bazo znanja je preprosto. Uporabite spodnji obrazec

Dobro opravljeno na spletno mesto">

Študentje, podiplomski študenti, mladi znanstveniki, ki uporabljajo bazo znanja pri študiju in delu, vam bodo zelo hvaležni.

Gostuje na http://www.allbest.ru/

Uvod

Obravnava teme "Načrtovanje osebnega dela vodje", kot tudi navedba glavnih načinov za racionalno izboljšanje načrtovanja in organizacije dela vodje, bo pomagalo pravilno načrtovati delovni dan vodje prodaje, za uspešno vodenje poslovanja brez izgube ene minute dragocenega časa. Relevantnost diplomskega dela je izboljšati delo pri načrtovanju osebnega dela vodje, in sicer razvoj in organizacijo dogodkov, ki pomagajo pri racionalizaciji študija osebnega dela vodje, ter pripravo smernic za načrtovanje. osebno delo vodje prodaje v Dobrynya FD, za povečanje učinkovitosti menedžerjev podjetja.

Namen diplomskega dela je preučiti teoretične vidike načrtovanja in organiziranja dela vodje, razviti metodološka priporočila za izboljšanje načrtovanja osebnega dela vodje v LLC FD "Dobrynya"

Predmet raziskave je vodja maloprodaje in veleprodaje vhodnih in notranjih vrat.

Predmet študije je načrtovanje osebnega dela vodje v LLC FD "Dobrynya"

Glede na namen diplomskega dela so bile zastavljene naslednje naloge:

* opisati teoretične temelje študija načrtovanja osebnega dela menedžerja;

* prepoznati težave pri načrtovanju osebnega dela vodje v LLC FD "Dobrynya";

Teoretična osnova so bila dela ruskih avtorjev, kot so S. D. Reznik, V. V. Bondarenko, S. N. Sokolov, S. I. Kalinin in E. M. Korotkov, N. I. Kabushkin, D. D. Vachugova, O. S. .I Naumov, N. A. Sidorova, V. R. N. Vesnin, I. S. N. Zhelninsky, L. I. Lukicheva, G.B. Kaznacheva, B.A. Anikin, V.N. Burkov, Z.M. Makasheva, O.M. Demchuk, T.A. Efremova, N.A. Korgin, L.I. Lukicheva, V.V. Lukicheva, V.V.

V prvem poglavju so predstavljene lastnosti, ki so značilne za sodobnega menedžerja, raziskuje se načela in analiza stroškov vodstvenega delovnega časa ter obravnava teoretično načrtovanje menedžerjevega osebnega dela.

Drugo poglavje opisuje dejavnosti LLC FD "Dobrynya", strukturo organizacije, analizira delo vodje v LLC FD "Dobrynya", opredeljuje glavne težave pri načrtovanju osebnega dela vodje.

V tretjem poglavju so obravnavani ukrepi, ki pomagajo pri racionalizaciji porabe osebnega časa vodje, razviti so metodološka priporočila za načrtovanje osebnega dela vodje v LLC FD "Dobrynya"

Kot rezultat je mogoče narediti naslednje zaključke:

Za učinkovito vodenje in organizacijo dela vodje prodaje je potrebno načrtovati svoj čas, sestaviti delovni načrt za dan, teden, mesec, leto. Tudi pri upravljanju časa se mora vodja ukvarjati s samoupravljanjem, ki je dosledna in namenska uporaba preverjenih metod dela v vsakodnevni praksi, da bi optimalno in smiselno izkoristil svoj čas.

Poglavje 1

1.1 Lastnosti, ki so značilne za sodobnega menedžerja

Z vidika managementa v svetovni zgodovini ne obstajajo kralji ali politiki, ampak pametni ali neumni menedžerji, ki uporabljajo učinkovit ali neučinkovit koncept upravljanja. Zato je poraz zgodovinskih voditeljev poraz njihovih konceptov upravljanja, pristopov k upravljanju in načel organizacije dela.

Vodje v organizaciji tvorijo tako imenovano vodstveno osebje, upravljavski aparat, ki ga pogosto imenujemo preprosto upravljanje organizacije. Vsebina koncepta "vodstvenega osebja" se v sodobnem managementu razlaga precej široko in dvoumno. Mednarodna organizacija Delo priporoča, da se vodstveni kadri obravnavajo kot del širše kategorije delavcev, ki poleg menedžerjev vključuje tudi druge specialiste – strokovnjake. Osnova za to se šteje za tesno povezanost pri delu menedžerjev in strokovnjakov na drugih področjih dejavnosti, na primer ekonomistov, tehnologov, psihologov itd.; s svojim strokovnim znanjem pomembno pomagajo pri postavljanju in utemeljitvi ciljev in ciljev organizacije ter pri razvoju metod za njihovo praktično izvajanje. Stalni stik med njima - bistveni pogoj normalno delovanje organizacije.

Izraz "management" pomeni vodenje ljudi, "leader" pa "vodenje za roko". Praksa kaže, da nekateri menedžerji spretno vodijo ljudi in uspešno premagujejo nastale težave, drugi pa v takšnih razmerah povzročajo le nezaupanje s strani podrejenih in ne uspejo. Nezmožnost prepričati, motivirati dejanja podrejenih in končno vplivati ​​na osebo, da želi izpolniti odločitev vodje, je dokaz, da vodja nima celotnega nabora lastnosti, ki jih vodja potrebuje. Koncept vodenja se že dolgo uporablja v zvezi z različnimi področji – politiko, vojaškim področjem, organizacijami. V skladu s tem obstajajo različne definicije vodenja, ki poudarjajo njegove značilnosti, ki so najpomembnejše na tem področju. V teoretičnih delih se vodstvo razkriva kot sposobnost aktiviranja ljudi v organizaciji, zmožnost dajanja zgleda za sledenje in vplivanje na ljudi, da dosežejo cilje organizacije.

V. V. Glukhov v svojih spisih opisuje menedžerja kot vodjo, vodja mora razumeti svoje sledilce, ti pa morajo razumeti svet okoli sebe in situacijo, v kateri so se znašli. Ker se tako ljudje kot situacije nenehno spreminjajo, mora biti vodja dovolj fleksibilen, da se prilagaja stalnim spremembam. Razumevanje situacije in znanje upravljanja s človeškimi viri - bistvene sestavine učinkovito vodstvo. Vse to kaže, da je vodstveno delo menedžerja ena tistih vrst človekove dejavnosti, ki zahtevajo posebne osebnostne lastnosti, zaradi katerih je določena oseba poklicno primerna za vodstvene dejavnosti.

V objavah delodajalcev je med zahtevami za prijavitelja pogosto najdena »sposobnost govora občinstvu«. Uspeh v poslovnem življenju je v veliki meri odvisen od sposobnosti jasnega izražanja svojih misli, zato je težko podcenjevati pomen te veščine. Učenje umetnosti govora je povezano s številnimi težavami, saj so »slabe navade« določene v govornem vedenju. To so na primer nepravilna izgovorjava, nepotrebne kretnje, napačen besedni vrstni red in način sestavljanja besednih zvez. Za sposobnost govora je potrebno vitko, urejeno razmišljanje. Umetnost javnega nastopanja je zelo pomembna, a njeno obvladovanje zahteva trud, samokontrolo, prakso in željo po nenehnem izboljševanju. Enako pomembna je sposobnost komuniciranja. Pogosto v pogajanjih uspeha ne doseže tista, ki ima močnejši položaj, ampak tista, ki zna uspešneje voditi dialog, nezmožnost pravilnega izražanja svojih idej v dialogih s poslovnimi partnerji ali z nadrejenimi povzroči veliko nadarjenih ljudi ostaja v senci.

V zvezi s tem je še posebej zanimiv koncept omejitev. Ideja je, da imajo vsi menedžerji priložnosti za razvoj in izboljšanje svoje uspešnosti. So pa področja, na katerih so, milo rečeno, nesposobni. Takšna dejanja upravitelja se obravnavajo kot omejitve. Ko ugotovimo takšne omejitve, se lahko osredotočimo na tiste dejavnike, ki preprečujejo popolno uresničitev vseh osebnih sposobnosti menedžerja.

Pri tem izstopa naslednjih 11 potencialnih omejitev v dejavnosti menedžerja.

1. Nezmožnost obvladovanja samega sebe. Vsak menedžer se mora naučiti obvladovati samega sebe in komunicirati sam s seboj kot edinstven in neprecenljiv vir. Tisti vodje, ki se ne znajo obvladovati (pravilno se »razprazniti«, spopasti s konflikti in stresi, učinkovito porabiti čas, energijo in veščine), so omejeni z nezmožnostjo obvladovanja samega sebe.

2. Zamegljene osebne vrednote. Vodje morajo vsak dan sprejemati nešteto odločitev na podlagi osebnih vrednot in načel. Če osebne vrednote samemu sebi in drugim niso jasne, jih bomo zaznali v izkrivljeni obliki. Posledično se bo zmanjšala učinkovitost sprejemanja in izvajanja vodstvenih odločitev. Zato so menedžerji, ki niso opredelili svojih temeljnih načel in vrednot, omejeni z zamegljenostjo osebnih vrednot.

3. Nejasni osebni cilji. Obstajajo menedžerji, ki jim primanjkuje jasnosti v svojih osebnih ciljih, obstajajo pa tudi tisti, ki v življenju pokažejo izjemno umirjenost in osredotočenost. Zakaj se to dogaja? Dejstvo je, da nekateri dobro vedo, kaj hočejo, drugi pa ne. Menedžer, ki ne zna definirati svojih ciljev, ne more doseči vodstvenega uspeha in je omejen z nedorečenostjo osebnih ciljev.

4. Zaviranje osebnega razvoja. Za sposobnost samorazvoja je značilno ne le nenehno učenje, temveč tudi sposobnost izvajanja pridobljenega znanja.

Za menedžerja je pomembno, da prejme priznanje, za to pa morate nenehno delati na lastni rasti. Pomanjkanje prepoznavanja potenciala menedžerja je velika omejitev. Vodje, za katere je značilen ustavljen samorazvoj, se pogosto izogibajo akutnim situacijam, ne razvijajo svojih obstoječih (skritih) sposobnosti.

5. Nezmožnost reševanja problemov (odločanja). Poseben talent menedžerja je sposobnost hitrega in pravilnega sprejemanja odločitev. Reševanje problemov nikoli ni enostavno, vendar je mogoče sorodne veščine zelo razviti.

Menedžer, ki trpi zaradi omejenosti sposobnosti reševanja problemov, si nenehno dovoli, da nerešena vprašanja pusti za jutri. Posledično se nabere velik krog problemov, ki jih manager ne zmore več rešiti. Seveda tak menedžer ne uspe.

6. Pomanjkanje ustvarjalnosti pri delu. Navedete lahko veliko primerov, ko določen vodja pri svojih dejavnostih kaže ustvarjalen (nestandarden) pristop. Ta kakovost je še posebej potrebna za sodobne menedžerje.

Ustvarjalnost pri vodenju je bila vedno zelo cenjena. Ustvarjalna oseba je pripravljena delati v razmerah negotovosti. Vodje, ki pri svojih dejavnostih uporabljajo situacijski (nepredviden) pristop, so sposobni igrati številne vloge, pravočasno prilagoditi svoja dejanja glede na situacijo.

7. Nezmožnost vplivanja na ljudi. Igra ključno vlogo pri vprašanjih vpliva osebnostni faktor. Mnogi ljudje so navdušeni nad avtoriteto, vedenjem, neverbalnimi oblikami vpliva (kretnje, videz itd.).

Vodje, ki so ponavadi zelo vplivni, se oblečejo primerno priložnosti, imajo prepričljiv videz, jasno sporočajo svoje misli, so samozavestni in dajejo jasna navodila.

Vodje z nizkim vplivom pogosto krivijo druge, da jih ne poslušajo in da jih njihovi vrstniki ne štejejo za dovolj močne. Vodja, ki ni dovolj vztrajen, nima medsebojnega razumevanja z drugimi, z nerazvito sposobnostjo izražanja, je omejen z nezmožnostjo vplivanja na druge.

8. Nerazumevanje posebnosti vodstvenega dela. Bistvo te omejitve je, da mora vodja doseči rezultate ne z osebnim delom, temveč z delom drugih. Dokler menedžerji ne ocenijo učinkovitosti tega, kako vodijo druge »ljudi, ne bodo dosegali visokih rezultatov v dejavnosti organizacije. Zato so menedžerji, ki ne razumejo motivacije zaposlenih, omejeni z nezadostnim razumevanjem bistva vodstvenega dela.

9. Nizke organizacijske sposobnosti (nezmožnost vodenja). Govorimo o sposobnosti vodje, da »energije« člane tima, sposobnosti optimalne organizacije delovnega procesa. Aritmija delovnega procesa in neučinkovitost uporabljenih metod dela vodita v to, da se ljudje počutijo negotove glede prihodnosti, ne prejemajo zadovoljstva od dela in s tem delajo pod svojimi zmožnostmi. V tem primeru le malo ljudi prepozna prispevek vodje, zato se morala ekipe hitro slabša. Vodja, ki od svojih podrejenih ne doseže praktičnih rezultatov, je omejen zaradi pomanjkanja sposobnosti vodenja.

10. Nezmožnost poučevanja. Vsak vodja mora skrbeti za povečanje kompetenc tistih, ki jih vodi. dober vodja nastopa med drugim v vlogi učitelja. Strokovni razvoj, ne glede na to, v kateri obliki se izvaja, je najpomembnejši element vodstvene učinkovitosti. Zato je menedžer, ki nima sposobnosti in potrpljenja, da bi pomagal pri razvoju drugih, omejen z nezmožnostjo poučevanja.

11. Nezmožnost oblikovanja ekipe. Med stabilnimi skupinami ljudi, združenimi na podlagi določene skupne dejavnosti, ima najpomembnejšo vlogo delovni kolektiv.

N.I. Kabushkin piše o menedžerju: Ko vodja ne uspe spremeniti skupine v usposobljeno in produktivno ekipo, pravijo, da je tak manager omejen z nizko sposobnostjo oblikovanja skupine.

Tako tržno gospodarstvo od menedžerja zahteva, da:

sposobnost upravljanja samega sebe;

razumne osebne vrednote;

jasni osebni cilji;

stalna osebna rast (razvoj);

spretnosti reševanja problemov;

iznajdljivost in sposobnost za inovacije;

sposobnost vplivanja na druge;

poznavanje sodobnih pristopov upravljanja;

sposobnost usposabljanja podrejenih;

sposobnost oblikovanja in razvoja delovne sile

Lastnosti, ki jih zahteva vodja, večina strokovnjakov deli v tri skupine: poklicne, osebne in poslovne.

S.I. Kalinin v svojih delih obravnava lastnosti vodje kot: Profesionalne vključujejo tiste, ki so značilne za vsakega kompetentnega strokovnjaka in katerih posedovanje je le nujen predpogoj za izpolnjevanje njegovih nalog vodje.

Tej vključujejo:

Visoka izobrazba, proizvodne izkušnje, usposobljenost v ustreznem poklicu;

Širina pogledov, erudicija, globoko poznavanje tako lastnega kot sorodnih področij delovanja;

Želja po nenehnem samoizboljševanju, kritičnem dojemanju in ponovnem razmišljanju o okoliški realnosti;

Iskanje novih oblik in metod dela, pomoč drugim, njihovo usposabljanje;

Sposobnost načrtovanja svojega dela.

Obstajajo tri skupine veščin, ki tvorijo osnovo poklicne dejavnosti menedžerja: konceptualne (na podlagi najvišji nivo njen delež doseže 50 %), medosebne in posebne

(tehnična). Na nižjih vodstvenih ravneh je njegov delež tudi okoli 50-odstoten.

V.N. Burkov, N.A. Korgin in D.A. Novikov menijo: Osebne lastnosti menedžerja se načeloma ne bi smele veliko razlikovati od osebnih lastnosti drugih zaposlenih, ki želijo biti spoštovani in zato z lastništvom računati. pozitivne lastnosti je tudi le predpogoj za uspešno vodenje.

Vendar pa niso poklicne ali osebne, temveč poslovne lastnosti tiste, ki človeka naredijo za vodjo, ki vključujejo:

Sposobnost ustvariti organizacijo, zagotoviti njene dejavnosti z vsem potrebnim, postaviti in razdeliti naloge med izvajalce, koordinirati in nadzorovati njihovo izvajanje, jih spodbujati k delu;

Energija, dominantnost, ambicioznost, želja po moči, osebna neodvisnost, vodenje v kakršnih koli okoliščinah in včasih za vsako ceno, precenjena raven zahtev, pogum,

Odločnost, asertivnost, volja, zahtevnost, brezkompromisnost pri zagovarjanju svojih pravic;

Stik, družabnost, sposobnost pridobiti ljudi, prepričati o pravilnosti njihovega stališča, voditi;

Namen, pobuda, učinkovitost pri reševanju težav, sposobnost hitrega izbora glavne stvari in osredotočanja nanjo, po potrebi pa je enostavno reorganizirati;

Odgovornost, sposobnost upravljanja samega sebe, svojega vedenja, delovnega časa, odnosov z drugimi, jih vzgajati;

Želja po preobrazbi, inovativnosti, pripravljenost tvegati sam in nositi podrejene s seboj.

VR Vesnin trdi, da zahteve do menedžerjev v zvezi s temi lastnostmi niso enake na različnih ravneh vodenja. Na nižjih ravneh so na primer bolj cenjene odločnost, družabnost in nekaj agresivnosti; na višjih ravneh je na prvem mestu izpostavljena sposobnost strateškega razmišljanja, ocenjevanja situacije, postavljanja novih ciljev, izvajanja transformacij in organizacije ustvarjalnega procesa podrejenih.

V teh pogojih se je najbolje osredotočiti na zahteve opisov delovnih mest ali potnega lista vodje na delovnem mestu.

I. N. Vasilyeva, G. S. Zhelninsky opisujejo lastnosti, kakšen bi moral biti menedžer v novih razmerah gospodarskega razvoja, kar odraža model, v katerem je glavni značajske lastnosti sodobni menedžer:

1. Manager je globalni strateg, ki mora razumeti, kako upravljati v konkurenčnem okolju.

2. Menedžer je oseba s »tehnološko« naravnanostjo, ki prepozna in razume pomen tehnologij, predvsem informacijskih, ki v osnovi zagotavljajo nova raven upravljanje zaradi visoke hitrosti sprejemanja in posredovanja informacij ter izboljšanja kakovosti in veljavnosti sprejetih odločitev.

3. Manager je politik, torej oseba, ki mora svoje delo graditi ob upoštevanju velikega števila netržnih dejavnikov, ki odražajo novo naravo odnosov z drugimi organizacijami v kontekstu globaliziranega gospodarstva.

4. Manager je vodja in inovator, torej oseba v organizaciji, ki je vzor drugim, ima občutek za novo, se ne boji upravičenega tveganja in kaže lastnosti podjetnika.

V teoriji in praksi sodobnega menedžmenta je še posebej pomemben zadnji element modela, saj je povezan z upanjem na ustvarjanje nov sistem odnos med menedžerji na eni strani in izvajalci na drugi strani. Do nedavnega je veljalo, da so naštete osebnostne lastnosti ljudem podeljene po naravi ali pa jih pridobijo v procesu dolgoletnega dela s poskusi in napakami. Vendar pa nedavni napredek znanosti (vključno s sociologijo in psihologijo) omogoča preučevanje narave človeških odnosov in umetnosti upravljanja ljudi na resni znanstveni podlagi, ne da bi se zanašali le na pridobljene izkušnje. Sodobna podjetja in korporacije porabijo veliko denarja za usposabljanje menedžerjev o pravilih in oblikah komuniciranja, ki temelji na zlatem načelu: bolje je porabiti ta denar danes, kot pa izgubiti potencialne stranke ali prodajne trge zaradi nezmožnosti menedžerjev in drugih zaposlenih, da bi zgradili odnosi s strankami, voditelji, prijatelji z drugimi (Prilogi 1, 2) .

Če povzamemo, lahko naredimo nekaj posplošitev glede vsebine funkcij menedžerjev v organizacijah. (Dodatek 3). Vključujejo:

določanje ciljev, ki naj bi jih dosegla organizacija in njene enote;

oblikovanje splošne usmeritve razvoja (politike, koncepta) in določitev ukrepov, ki jih je treba izvesti za izvedbo načrtov v različnih obdobjih;

ustvarjanje pogojev za doseganje ciljev, vključno z oblikovanjem organizacijske strukture, strukturiranjem funkcij in nalog, razdelitvijo pooblastil za odločanje med oddelki in zaposlenimi, oblikovanjem potrebnih kanalov koordinacije in komunikacije;

spodbujanje aktivnosti zaposlenih, usmerjanje njihovega delovanja in spremljanje izvajanja normativov, pravil in postopkov. Za to vodje dajejo navodila in pomoč v procesu dela, usklajujejo dejanja zaposlenih, nadzorujejo in po potrebi prilagajajo načrte ali napredek dela.

1.2 Načela in analiza delovnega časa vodje

Znani nemški specialist na področju managementa JI. Seivert je razvil določena pravila za načrtovanje delovnega časa:

Načrtujte delovni dan za 60%, pustite 20% za reševanje nepredvidenih nalog in 20% za ustvarjalne dejavnosti (na primer poklicni razvoj).

Skrbno dokumentirajte in nadzorujte porabo časa, kar vam omogoča, da imate jasno predstavo o njem, določite prihodnje potrebe po njem in njegovo pravilno porazdelitev.

Naloge prihodnjega obdobja razdelite na dolgoročne in kratkoročne, pri čemer določite prioritete ukrepov za njihovo reševanje.

Vedno dosledno dokončajte, kar ste začeli.

Naredite fleksibilne načrte.

Načrtujte dejanski obseg nalog, izračunan v skladu z zmožnostmi ekipe.

Nerešene naloge samodejno prenesite v načrte za naslednje obdobje.

V načrtih odražajte ne le sama dejanja, temveč tudi pričakovane rezultate.

Postaviti natančne časovne omejitve in za to ali ono zadevo zagotoviti točno toliko časa, kolikor je res potrebno.

Izvajati načelo samodiscipline, določiti natančne roke za izvedbo vseh vrst dela.

Določite prioritete v poslu.

V.N. Burkov, N.A. Korgin in D.A. Novikov v svojih delih menijo, da je načrtovanje delovnega časa vodje ena glavnih nalog, pa tudi načrtovanje dejavnosti organizacije kot celote. Pri nas se menedžerji še niso naučili ravnati s tem in temu procesu posvetijo 4-krat manj časa kot ameriški kolegi. Kot ugotavljajo zahodni ekonomisti, je treba začeti načrtovati z jasno navedbo nalog. Za to je sestavljen seznam primerov in možnih ovir, ki bodo za njihovo premagovanje potrebovali ločen čas. Analiza tega seznama v prihodnosti vam bo omogočila, da prilagodite načrt in odpravite nebistvene točke. Poleg tega časovno načrtovanje omogoča vodstvu, da kritično razmišlja o lastnih idejah in najde učinkovite načine za njihovo pravočasno reševanje, s čimer ustvari določen čas. Načrtovanje omogoča vodji, da se osredotoči na glavno stvar, pri čemer upošteva čas in čas reševanja glavnih nalog. Zaradi načrtovanja se izboljša struktura delovnika in pojavi se možnost razporejanja.

I. T. Balabanov načrt obravnava, poda odločitev izzivi v racionalnem redu. Najprej je načrtovano delo s fiksnim rokom oziroma najbolj delovno intenzivno, dolgotrajno delo. Neprijetne stvari je nezaželeno odlagati, bolje jih je narediti pred drugimi. Nato je načrtovano rutinsko delo in izvajanje dnevnih dolžnosti. Zadnji v načrtu so sekundarni in epizodni primeri, ki ne zahtevajo veliko časa (branje aktualne korespondence, obiskovanje delovnih mest). Glavna stvar - v procesu načrtovanja je določen natančen rok za dokončanje primerov.

A zgodi se, da prihajajočega načrtovanega obsega del ni mogoče dokončati ob določenem času, nato pa jih je treba preložiti na kasnejši datum.

Skrbno dokumentiranje časa in nadzor nad njegovo porabo sta predpogoj za načrtovanje. Obstaja več vrst načrtov porabe časa: dolgoročni, srednjeročni in kratkoročni.

S pomočjo dolgoročnih načrtov se določi struktura časa, ki je potreben za uresničevanje glavnih življenjskih ciljev, zasnovanih na dolga leta, včasih tudi desetletja. To je lahko delo, povezano z izobraževanjem, napredovanjem in podobno.

Srednjeročni načrti - letni, v katerih se izvaja razporeditev časa za reševanje velikih specifičnih nalog proizvodne narave.

Kratkoročni - vključujejo razčlenitev časa za reševanje problemov, ki določajo srednje- in dolgoročne načrte. Sem spadajo: četrtletna, mesečna, desetdnevna, tedenska in dnevna. Začenši z mesečnimi načrti, je izračun časa že v urah. Med kratkoročnimi načrti je najpomembnejši dnevni. Vključuje največ ducat problemov, med katerimi je tretjina glavnih, ki se v prvi vrsti izvajajo. Te stvari, pa tudi tiste najbolj neprijetne, so običajno načrtovane za prvo polovico dneva (zjutraj). To omogoča upravitelju, da jih dokonča do večera. V dnevnem načrtu so homogena opravila združena v blok, kar vodji bistveno prihrani čas in mu omogoča, da ne skače z ene naloge na drugo.

Upoštevano pri dnevnem načrtu in odmorih. Določijo se glede na uspešnost vodje in čas, ki je pretekel od začetka delovnega dne. Utrujenost se povečuje s podaljšanjem časovnega obdobja od začetka delovnega dne, seveda to zmanjšuje produktivnost vodje ali njegovih podrejenih.

Poznavanje vseh tehnik in metod načrtovanja vam omogoča pravilno razporeditev nalog glede na njihovo zahtevnost, težavnost, odgovornost, napetost v delovnem dnevu in jih optimalno izmenjujete.

Najboljša možnost za popravljanje dnevnega načrta je njegova pisna predstavitev. To vam ne omogoča, da bi prezrli stvari, ki so vložene vanj, razbremeni spomin, disciplinira, naredi delo bolj osredotočeno. Izvajanje načrta je tudi lažje analizirati s pisanjem.

Izdelava (izdelava) načrta poteka prejšnji večer v več fazah: oblikovane so naloge (prenesene iz mesečnega ali desetdnevnega načrta, prenesene iz načrta prejšnjega dne, nerešene do danes), potrebni delovni čas za njihovo reševanje so določeni, puščajo se »okna« za reševanje nujnih težav, po vsaki uri dela so predvideni 5 - 10-minutni odmori, poudarjene so prednostne naloge.

Načrt dela vodje se dopoldne skupaj s tajnico določi ob upoštevanju nenadnih novih okoliščin. Na splošno mora biti dnevni načrt fleksibilen, hkrati pa se mora jasno držati pravil, povezanih s vabljenjem ljudi (obiskovalci, srečanja ipd.).

B.A. Anikin opisuje načela načrtovanja osebnega dela menedžerja. Matematični odnos, ki je bil osnova načela 80/20, je pred več kot sto leti, leta 1897, odkril italijanski ekonomist Vilfredo Pareto (1848-1923). Njegovo odkritje so imenovali različno, vključno s Paretovim principom, Paretovim zakonom, pravilom 80/20, načelom najmanjšega napora, načelom neravnovesja.

Načelo 80/20 je zelo pomembno, ker je v nasprotju s tem, kar smo včasih mislili, da je logično. Lahko pričakujemo, da imajo vsi dejavniki približno enako vrednost. Vendar je zabloda ena najbolj neresničnih, škodljivih in globoko zakoreninjenih v naših možganih.

Načelo 80/20 tudi zagotavlja, da bomo, ko poznamo dejansko razmerje, zelo presenečeni nad stopnjo tega neravnovesja, saj ne glede na to, kakšna je dejanska stopnja neravnovesja, bo verjetno presegla naša pričakovanja.

Tako mora vsak vodja, katerega odgovornost vključuje sprejemanje pomembnih odločitev, poznati in pri svojem delu uporabljati Paretov zakon. To mu ne bo le prihranilo časa, temveč tudi postavilo organizacijo na pot uspešnega razvoja.

Eisenhowerjeva prednostna naloga. Prioriteta je, ko se vodja vsakodnevno odloči, kaj je treba najprej narediti, da bi dosegel svoje cilje.

Po Paretovem načelu bo 20 % nalog pomembnih v vseh pogledih. Smešno je, a večina jih je tudi nujnih. Delanje pomembnih stvari vas približa zastavljenemu cilju. Nujne stvari preusmerijo pozornost nase, hkrati pa nimajo velikega vpliva na cilj. Najpomembnejše naloge in naloge, ki vodijo k uspehu in doseganju ciljev, nikakor ne smemo odriniti nazaj pod pritiskom nepomembnih, a nujnih zadev.

Da bi dosegel najboljše rezultate, bi moral vodja večino svojega časa posvetiti res pomembnim stvarem in nalogam.

Eisenhowerjevo načelo vam omogoča, da združite le dva merila - pomembna in nujna, tako da dobimo štiri razrede prednostnih nalog. Za uspešno načrtovanje mora vodja analizirati in razvrstiti vse naloge, ki so pred njim. In potem bo zgradil hierarhični seznam, zahvaljujoč kateremu bo vedel, kaj, kdaj in kako to storiti.

Eisenhowerjev hierarhični seznam (slika 1)

Prednostna naloga: To so stvari, ki jih je treba narediti danes, ker so nujne in potrebne.

B-prioriteta: pomembne stvari, ki jih danes ni treba narediti. Samo redno si morate vzeti čas zase za stvari B in najti mesto zanje v svojem urniku. Izpolnjevanje nalog iz te skupine bo zagotovilo uspeh in vodjo približalo zastavljenemu cilju. Zelo pogosto so primeri B preprosto odloženi, ker niso nujni. In vendar se bo njihovo pravočasno izvajanje izognilo številnim težavam.

C-prioriteta: Spretnosti, obvladovanje, kar se nam zdi nujno, a ni pomembno. Ti vključujejo: sposobnost ostati miren, delegirati naloge (tako rekoč "zmožnost pošiljanja delegacij") ali reči "ne". S tem se pridobi čas za reševanje pomembnih nalog iz skupine B.

D-Priority: To vključuje primere, ki niso niti pomembni niti nujni.

Lahko jih varno pospravite v predal ali pa jih, če gre za roke ali kakšno opravilo, zavrnete ali preprosto zaupate komu drugemu.

Za nekaj časa se morate zavestno zaščititi pred dejavnostmi D, ki vam omogočajo sprostitev in zabavo v dneh največjega stresa.

riž. 1 Prednosti

Pravilna določitev prednosti:

1. Vse naloge in odgovornosti razporedite v zgornje skupine A, B, C in D. Tako je »potrebno« ločeno od »neuporabnega«.

2. Ne pozabite: "pomembno" se bistveno razlikuje od "nujnega". »Pomembno« približa načrtovani cilj, ni pa nujno, da je »nujno«. Po drugi strani pa "nujno" zahteva takojšnjo pozornost.

3. Bodite pozorni na tako imenovano "pravilo prednosti": "pomembno" je pred "nujnim". Ni treba narediti vsega, kar zahteva naglico. Treba se je potruditi, da se ne podredimo več diktaturi nujnih zadev, saj se v njej skriva naslednja nevarnost: menedžerja začne motiti tisto, kar je nujno, a popolnoma nepomembno in neobvezno.

4. Za razumno časovno načrtovanje bo ta nasvet zelo koristen: delo vedno začnite z nalogo številka 1 v skupini A in ne z nalogo številka 3 ali 4, ne glede na to, kako privlačne in zanimive so. Če do konca delovnega dne vodja ni uspel obvladati vseh nalog in primerov iz skupine A, je vredno nadaljevati delo z njimi naslednji dan. In ne opravljajte drugih nalog, dokler ne končate s prvo.

5. Vsak dan delaj kakšno nalogo iz skupine B, ki zahteva veliko časa. Vodja mora ob svojih vsakodnevnih aktivnostih razmišljati tudi o svojih »strateško« pomembnih nalogah in ciljih. To je edini način, da si danes zagotovite jutrišnji uspeh.

Tako si mora menedžer enkrat za vselej razjasniti, da nikoli ne bo imel dovolj časa za vse stvari, ki bi jih rad počel in za to, kar si drugi želijo.

Paziti je treba, da svoj čas izkoristi le za stvari, ki so zanj res pomembne in lahko približajo cilj, ki si ga je zadal. In čas je mogoče osvojiti le, če se naučite reči "ne" in zavrnete neobvezne stvari.

Z uporabo Paretovega zakona in Eisenhowerjevega principa v tehniki osebnega dela, izdelave načrta za dan in spremljanja njegovega izvajanja skozi ves dan, vodja ne sme pozabiti na povzetek ob koncu dneva, kot svetuje Lothar Seivert, z uporabo metoda "5 prstov".

Povzetek rezultatov dneva po metodi "5 prstov":

B (palec) - vedrina (kako ste se počutili danes? kaj ste naredili za ohranjanje in krepitev zdravja?);

( kazalec) - uspehi (kaj ste počeli in kakšne rezultate ste dosegli?);

C (srednji prst) - duhovno stanje (kakšno razpoloženje in razpoloženje je prevladovalo v meni?);

B ( prstanec) - dobra dela (ali sem komu pomagal? katero storitev sem opravil, na kakšen način podprl, dal koristne nasvete? Kako sem ugodil svojim bližnjim?);

M (mezen prst) - razmišljanje (kaj novega sem se danes naučil? o katerem vprašanju sem razmišljal in do kakšnega zaključka sem prišel?).

riž. 2. Metoda "5 prstov"

Seveda ta metoda ni univerzalna. Prepričan sem, da je mogoče njegove komponente po potrebi zamenjati s tistimi, ki najbolj odražajo potrebe posameznega menedžerja, ali dopolniti z drugimi.

Toda na splošno bo ta metoda upravitelju omogočila, da pokrije pomemben del pomembnih komponent svoje dejavnosti, in sicer: zdravje; doseganje ciljev; pozitiven pogled na življenje in boj proti stresu; ohranjanje avtoritete in spoštovanja s strani podrejenih; samoizpopolnjevanje in razvoj.

D.D. Vachugova meni, da je upravljanje delovnega časa nepredstavljivo brez analize njegove stroškovne strukture skozi celotno delovno izmeno ali del.

Analiza stroškov delovnega časa se izvaja ob upoštevanju dejstva, da čas, potreben za izvedbo elementa operacije, določajo različni organizacijski, tehnični in psihofiziološki dejavniki, ki jih običajno ni mogoče prilagoditi. popoln nadzor. Tako je pri preučevanju trajanja enega in istega elementa operacije pod enakimi pogoji mogoče dobiti številne vrednosti, ki v večini primerov med seboj ne sovpadajo. Zato bodo rezultati takšnih meritev sestavljali variacijska serija. Da bi pridobili zanesljive podatke in naredili analitične zaključke o trajanju operacije in strukturi stroškov delovnega časa, je treba uporabiti takšne metode organiziranja in obdelave opazovanj, ki omogočajo upoštevanje verjetnostne narave analiziranih procesov. . V ta namen je treba utemeljiti število opazovanj. Zelo pogosto se vse delo pri ugotavljanju izgube delovnega časa imenuje diagnostika delovnega časa. Izvajajo ga zaposleni v vodstvu, ki analizirajo prejete podatke in razvijajo ukrepe za izboljšanje izrabe delovnega časa. Analiza identificira tiste dejavnike, ki povzročajo največjo izgubo časa. Sem spadajo obiski, sestanki, telefonski pogovori, obiskovalci, delo s podrejenimi itd. Ko izračunajo njihovo vrednost, določijo ukrepe za spremembo strukture porabljenega časa, ki bi optimalno ustrezal reševanju glavnih nalog organizacije.

Racioniranje in načrtovanje delovnega časa tako izvajalcev kot vodstvenih delavcev lahko bistveno poveča učinkovitost njegove uporabe. Poleg tega izvajanje teh elementov upravljanja delovnega časa omogoča prepoznavanje načinov za izboljšanje te učinkovitosti.

Vodja mora biti v tem pogledu zgled podrejenim. Zaželeno je, da začne svoj delovni dan prej kot njegovi podrejeni in jim lahko pred prihodom pripravi in ​​razjasni naloge ter sprejme vse potrebne ukrepe za njihovo uspešno izvedbo.

Če povzamemo, lahko izpostavimo naslednje: Delovni čas je najpomembnejši dejavnik proizvodnjo, katere skrbna uporaba ima lahko velik učinek. Toda v središču takšnega odnosa do delovnega časa je poglobljena študija strukture njegovih stroškov in identifikacija neizkoriščenih rezerv.

Veliko vlogo pri izboljšanju izrabe delovnega časa ima njegovo načrtovanje, kar je ena glavnih nalog vodje. Prav načrtovanje delovnega časa omogoča vodji, da se osredotoči na glavno stvar, pri čemer upošteva čas in čas za reševanje glavnih nalog.

Racioniranje in načrtovanje delovnega časa izvajalcev in vodij bistveno poveča učinkovitost njegove uporabe in najbolje vpliva na končne rezultate delovanja oddelkov.

1.3 Načrtovanje osebnega dela vodje

Danes nikomur ni treba razlagati, da je treba znati racionalno upravljati s časom. Z njegovo pomanjkanjem ali popolno katastrofalno odsotnostjo se soočajo vsi - od menedžerjev nižje ravni do menedžerjev in lastnikov podjetij.

Da bi ljudem pomagali pri reševanju teh zapletenih vprašanj upravljanja s časom, obstaja tako imenovano upravljanje časa ali umetnost upravljanja s časom. Mnogi ljudje, ki imajo nejasne ideje o upravljanju s časom, si to predstavljajo kot sistem načrtovanja in strukturiranja časa po pravilih: v vsem je potreben red in potem bo rezultat. To ni povsem res. Načrtovanje je sestavni in zelo pomemben del upravljanja s časom, vendar ni edini način, ki ga uporablja sodobno upravljanje s časom. In pri uporabi ne smemo pozabiti na vse druge metode, brez katerih to strukturiranje ne bo tako učinkovito.

Prva tehnika: prej omenjeno načrtovanje je eden najpomembnejših elementov menedžerjevega upravljanja s časom. Bistvo je, da čas, porabljen za načrtovanje, zmanjša čas, potreben za delo kot celoto. V procesu načrtovanja se sprejemajo odločitve o tem, kaj, kdaj in kako naj upravljavec naredi. Sodobni strokovnjaki priporočajo vsako načrtovanje v dveh fazah: naredite seznam in določite prioritete.

Vse, kar je upravitelj omenil na seznamu, je enakovredno. Po sestavi seznama so primeri razporejeni glede na njihov pomen posebej za upravljavca v tem trenutku. Ne smemo pozabiti, da noben seznam ni popoln, dokler ne odraža vrstnega reda pomembnosti primerov. Ko je vodja sestavil takšen seznam, ga mora izpolniti s prednostjo. To je osnova načrtovanja.

Napisati seznam opravil je enostavno, vendar je določitev prednosti, zlasti prvič, težja. Takšna gradacija, hočeš nočeš, vam bo dala misliti. Sprva bo menedžer težko razporejal in razporejal stvari, kasneje pa bo vse lažje in trud se bo obrestoval.

Peter Drucker, ki je postal klasik menedžmenta, ni pozval le k analizi, ampak tudi k pogumu. Poleg tega je priporočljivo uporabiti naslednja načela:

1) manager se mora osredotočiti na prihodnost, ne na preteklost;

2) osredotočanje na cilje in potencialne koristi in ne na težave, ki se dogajajo vsem;

3) izberite svojo pot in ne preizkušene in premešane "prehojene" poti;

4) postaviti visoke cilje, ki omogočajo dramatično spremembo situacije, in ne tiste, ki so "zanesljivi" in zlahka dosegljivi.

Prav tako se mora upravitelj spomniti, da vam ni treba poskušati načrtovati vsega! Navsezadnje je to življenje, ki nam lahko prinese veliko nepričakovanih presenečenj, prijetnih in ne prav prijetnih. Neumno je verjeti, da več časa, ko vodja porabi za načrtovanje, več časa prihrani. Po določeni meji učinkovitost načrtovanja močno pade. Kot pri vsem, je tudi tukaj pomembno, da ne pretiravate.

Srednji menedžerji bi morali upoštevati, da nikakor niso vsi ljudje po duhu blizu in psihološko primerni za togi red in stalno načrtovanje: ustvarjalnim ljudem se priporoča ustvarjanje pogojev, ki pomenijo spontanost, svobodo izbire in delovanja, nato njihovo učinkovitost in uspešnost dejavnosti. večkrat povečati!

Na splošno je za veliko in raznoliko ekipo bolj racionalno uporabljati tehnologije, ki vključujejo izogibanje togemu načrtovanju, ohranjanje fleksibilnosti in sposobnosti odzivanja na okoliščine višje sile, puščanje rezerve in spodbujanje ustvarjalnosti, navdušenja in predanosti poslu. To je še posebej pomembno za ruskega menedžerja, ki mora nenehno delati s kaosom in negotovostjo, tako v zunanjem kot notranjem okolju.

Pri razporeditvi menedžerjevega osebnega časa niso pomembnejša splošna pravila, temveč individualni slog, ki ga ima vsak vodja svoj. Samo najti ga je treba. Tako lahko vodja racionalno razporedi svoj čas le sam.

Seveda je danes mogoče veliko delovnih procesov zaradi, denimo, istega računalnika, s časom bistveno skrajšati. Tu se seveda lahko sanja. Predstavljajte si, kako super bi bilo, če bi monitorju dali nalogo, jo preprosto ustno izrazili in po nekaj minutah na zaslon dobili potrebno poročilo s potrebnimi podatki o opravljenem delu s pripravljenimi utemeljitvami in izračuni. Vse ima svoj čas, a zaenkrat še živimo tukaj in zdaj. Kot je dejal pesnik sovjetskih časov Alexander Kushner: "Časi niso izbrani, v njih živijo in umirajo." Zato pomislimo, kaj vodji manjka, da bi kompetentno, ne da bi se po nepotrebnem obremenjeval, upravljal svoj čas. Spet to zahteva čas. Toda takšne naložbe se vedno obrestujejo.

Torej, ko mirno razmišljamo o tem, kako prihraniti čas v službi, hitro bežimo, lahko pridemo do naslednjih zaključkov.

1. Ločite primarno od sekundarnega, nujno od tistega, kar lahko še čaka. Takoj dajte prednost. Opravljena pomembna naloga - prosim, bruhajte besedni ognjemet, kolikor je potrebno. Poleg tega ima večina menedžerjev še en neprijeten problem: menedžer se ne more prisiliti, da se preprosto odloči, se usede in to stori. Glavna stvar je, da nihče in nič ne odvrne pozornosti od procesa, ampak, nasprotno, spodbuja k dejanjem.

2. Recite »ne« skušnjavam in skušnjavam, pa tudi tistim, ki predrzno posegajo v vodstveni delovni čas in ga raztezajo do nepredstavljivih razsežnosti. »Čas je denar,« je leta 1748 zapisal znani znanstvenik in politik Benjamin Franklin. Toda ta izjava iz nekega razloga zbledi v ozadje, ko gre za opravljanje uradnih dolžnosti. To ne velja le za menedžerje, ampak tudi za navadne zaposlene, ki večino svojega časa preživijo ob rutinskem, monotonem delu v pisarni, morda celo tujem, od katerega razen enkratnega mesečnega plačila ni vidnega donosa. Za tako depresivno situacijo je kriv sam menedžer: ne ve, kako, ko je potrebno, preprosto in vljudno izgovoriti besedo "ne". In to narediti je velika umetnost.

3. Vodja naj si prizadeva za nenehno izboljševanje lastnih komunikacijskih veščin in organizacije. Prvič, nikoli ni odveč, in drugič, v zvezi z vsem naštetim je treba pri delu poskušati hitro in učinkovito komunicirati in ne pretepati po grmu. Podrejeni morajo jasno razumeti, kaj vodja zahteva od njih in kako to storiti, medtem ko je zaželeno, da se takoj pogovorijo, v kakšni obliki, v kakšnem času in za kakšen namen je treba delo opraviti.

4. Vodja mora čas delati zase. To ne velja samo za delo, ampak, nenavadno, tudi za njegovo osebno življenje, ki je na splošno neločljivo povezano z nami. Za prihodnost je treba delati in šele takrat bo čas sam ubogal.

Pomembno si je zapomniti, da čas neizprosno teče naprej in naloga upravitelja ni, da poskuša slediti tej divji, nebrzdani zveri, temveč da se nauči z njo upravljati kot drzen krotilec, katerega vse naloge so opravljene.

Ključni kazalnik uspešnosti za upravljanje časa. Danes nikomur ni skrivnost, da je skoraj vsak menedžer nezadovoljen z učinkovitostjo upravljanja s svojim časom ali pa želi, čeprav je zadovoljen, še vedno bistveno izboljšati učinkovitost upravljanja s tem neobnovljivim virom. Če želite to narediti, morate najprej jasno in jasno predstaviti ključni cilj upravljanja lastnega časa in izbrati ključni kazalnik uspešnosti.

Psihologi verjamejo, da je najmočnejša gonilna sila menedžerja globoko prepričanje, da uspeh v družbi menedžerju takoj prinese srečo. Zato sta temeljni nalogi strateškega načrtovanja lastnega časa doseganje in ohranjanje uspeha – finančnega, materialnega, strokovnega in družbenega.

Sindrom Howarda Hughesa. Tu ga sploh ne omenjajo po naključju, saj je idealen primer zelo uspešne, a globoko nesrečne osebe, izjemnega podjetnika 20. stoletja. - Howard Hughes.

Sindrom je v tem, da podjetniki, ki so si na začetku svoje poti zadali res vreden in izmuzljiv cilj, hodijo k njemu dolga leta, trdovratno in težko pot, ga na koncu dosežejo in, ko osvojijo svoj Everest, prejmejo ne lep in srečen novi svet (kakor se jim je zdel prej), temveč žalostna praznina, ki jo morajo zapolniti s čim, kar morajo. Takšen menedžer tvega, da postane deloholik, ore, ne da bi dvignil glavo, niti se ne zaveda, da ne zaradi rezultata, ampak zaradi samega dela.

Sčasoma, v skladu z zakoni človeške psihologije, ponavljajoči se vtisi izgubijo ostrino in prenehajo prinašati zadovoljstvo. Vedno znova moramo iskati nekaj novega in močnega, kar resno poveča obremenitev človeškega telesa in psiho ter ga sčasoma uniči.

Zato je za optimalno upravljanje lastnega časa nujno, da je vsako dejanje, odločitev, izbira menedžerja v vsakem trenutku nekakšna manifestacija ljubezni.

Ko sestavljate svoj osebni načrt za dan, teden, mesec, leto, morate najprej najti čas in druge vire za svojo družino, ljubljene, nato zase (za fizično in duhovni razvoj, samospoznavanje, poraba izdelkov in storitev itd.), nato za delo in šele nato za vse ostalo.

Ko že govorimo o resničnem življenju, se ne moremo strinjati, da je treba zaradi nenadzorovanih zunanjih dogodkov spremeniti vse, tudi optimalne, premišljene in izdelane osebne načrte menedžerja. Hkrati pa je naravno, da neugodni zunanji dogodki porajajo zelo neprijetna čustva, ki pa seveda ne prispevajo k sreči.

Upravitelj žal ne more nadzorovati vsega in preprečiti neugodnih zunanjih dogodkov. Lahko pa prepreči negativna čustva, kar je precej sposobno. Tu se uveljavi načelo nepopravljivega optimista, po katerem je v vsakem primeru, tudi na prvi pogled neugodnem, treba znati najti dobro ali videti preprečiti še slabši dogodek. Konec koncev, ne glede na to, kaj se zgodi z menedžerjem, je to izkušnja, ki je, kot veste, neprecenljiva.

Če povzamemo zgoraj navedeno, lahko ugotovimo, da manager ne more obstajati zunaj družbe, zato se lahko počuti srečnega le v srečnem okolju.

Ne samo, da mora vodja načrtovati delovni čas, ampak je to nujno potrebno. Znanstvena utemeljenost in načrtovana narava menedžerskega dela sta odločilna pogoja za njegovo racionalnost in učinkovitost. Kot veste, ima prepozno odločitev nič vrednosti. Poleg tega lahko kršitev načela pravočasnosti pri odločanju pripelje organizacijo v krizo.

Načrtovanje dela je osnova vsake proizvodne dejavnosti in je projekt delovnih procesov za prihajajoče časovno obdobje.

Vodja načrtuje ne le svoje poklicne in osebne cilje, temveč tudi delovno obremenitev, da bi se bolje spopadel z izvajanjem sprejetih odločitev. Hkrati načrtovanje časa vodijo ustrezni dolgoročni cilji, ki pa se delijo na kratkoročne in operativne.

Vzpostavitev določenih časovnih obdobij, ki so potrebna za doseganje zastavljenih ciljev, daje občutek samozavesti in predstavo o najbolj zaželeni razporeditvi časa.

Obstajajo različni pristopi k načrtovanju vodstvenega časa, ki se razlikujejo po metodologiji in organizaciji. Očitno lahko načrtujete le tisto, kar lahko predvidevate. In veliko je mogoče predvideti, če k organizaciji posamezne vodstvene dejavnosti pristopite analitično.

Vsaka vrsta dejavnosti zahteva določeno količino časa, ki ga je treba racionalno razporediti: poslovna srečanja; študij dokumentov; srečanja; analiza situacij, če niso nepričakovane; reprezentativni dogodki; razvoj projektov, pogovori z zaposlenimi ipd. Merilo racionalnosti je ažurnost in kakovost dela.

Tako pomemben kazalnik vsakega dela, kot je ritem, je odvisen od časovnega načrtovanja.

Obstajajo posebni zvezki za načrtovanje časa, vendar je bolje, da to storite na osebnem računalniku. Tukaj mora biti vodja sposoben izpostaviti glavno stvar in odrezati malenkosti, predvsem pa se osredotočiti na najpomembnejša vprašanja, strateške probleme.

Za racionalno načrtovanje časa, ki je v določeni meri umetnost, je treba upoštevati čas, preučiti izkušnje njegove uporabe pri različnih problemih upravljanja. To vam omogoča, da določite trajanje izvedbe določenega dela in s tem normalizirate časovne stroške.

Veliko bolj donosno je delati racionalno, vendar lahko racionalno delajo le tisti, ki so se tega naučili. Da bi vodja pravilno opravljal svoje funkcije in dosegel svoje cilje, mora biti jasno, kako omejen je njegov časovni proračun.

Glavna metoda, ki pomaga pri učinkoviti izrabi delovnega časa, je časovno načrtovanje. Načrtovanje je strukturiranje časa za najbolj ekonomično porabo časa pri doseganju kakršnih koli ciljev in ciljev, s katerimi se sooča vodja ali organizacija. Načrtovanje je lahko dolgoročno, srednjeročno in kratkoročno.

O. S. Vikhansky in A. I. Naumov menita, da je glavna prednost, dosežena z načrtovanjem dela, ta, da načrtovanje prinaša dobiček v času. Izkušnje kažejo, da povečanje časa, porabljenega za načrtovanje, na koncu vodi do prihranka skupnega časa. Očitno se čas, porabljen za načrtovanje, ne more večati v nedogled, obstaja optimum, po katerem nadaljnje povečanje časa načrtovanja postane neučinkovito. Za načrtovanje ne smete porabiti več kot 1 % celotnega časa načrtovanja. Načrtovanje se vedno izvaja na podlagi ciljev. Osnova za vsako načrtovanje je dolgoročni cilj oziroma dolgoročni cilji. Na podlagi dolgoročnih ciljev se postavljajo srednjeročni in kratkoročni cilji.

To se zgodi takole: na podlagi namena življenja ali poslanstva organizacije se razlikujejo številni podcilji, katerih doseganje naj bi prispevalo k doseganju glavnega življenjskega cilja. To so dolgoročni cilji. V vsakem od teh ciljev so opredeljeni številni podcilji, po možnosti začasni (ki naj bi se izvajali v prihodnjih letih, v naslednjih), katerih doseganje naj bi prispevalo k doseganju dolgoročnih ciljev. Na enak način se na podlagi ciljev za leto razporedijo cilji za mesec, dekado, dan. Sledi analiza prednosti in slabosti osebo ali organizacijo, ki bi lahko bila pomembna za doseganje ciljev. To se naredi za spodbujanje prednosti in delo na slabostih. Ta analiza služi kot osnova za srednje- in kratkoročno načrtovanje. Sam proces načrtovanja je v tem, da so rezultati oblikovani in določeni roki za njihovo doseganje. Rezultati se morajo ujemati s cilji. V tem primeru je zaželeno upoštevati nekatera pravila načrtovanja.

...

Podobni dokumenti

Upoštevanje sistema in tehnik načrtovanja osebnega dela vodje. Študija glavnih načinov racionalizacije dejavnosti vodje: Paretov princip, metode Eisenhowerja in Alpa. Oblikovanje delovnega dne vodje prodajnega oddelka Krym LLC.

seminarska naloga, dodana 2. 10. 2012


Vloga in pomen načrtovanja osebnega dela menedžerja. Pomembne lastnosti menedžerja. Glavni dejavniki nizke učinkovitosti. Analiza razlogov za preobremenjenost vodilnih in srednjih menedžerjev. Praktični pomen načrtovanja osebnega dela.

predstavitev, dodano 17. 5. 2016


Splošni koncept, funkcije, glavne naloge, posebnosti in obvezne lastnosti vodje. Faze načrtovanja menedžerjeve kariere. Postavljanje kratkoročnih in dolgoročnih poklicnih ciljev, načinov in možnosti za njihovo doseganje. SWOT analiza menedžerjeve kariere.

ustvarjalno delo, dodano 16.04.2011


Metodološke značilnosti problema racionalne organizacije menedžerskega dela. Analiza dela vodje podjetja Sirius LLC in stroškov njegovega delovnega časa. Oblikovanje priporočil za izboljšanje učinkovitosti delovnega časa.

seminarska naloga, dodana 06.04.2016


Bistvo menedžerjeve samoorganizacije. Značilnosti organizacijskega dela in načrtovanja delovnega časa. Stili vodenja in vodenja. Analiza stroškov delovnega časa vodij. Izboljšanje učinkovitosti vodje v podjetju OOO "Rational".

seminarska naloga, dodana 26.09.2009


Analiza stroškov delovnega časa in organizacije vodje dela v podjetju. Študija trendov oblikovanja sistema intenziviranja dela in informacijske podpore menedžerju v tržnem gospodarstvu. Opisi mehanizma za aktiviranje upravitelja.

diplomsko delo, dodano 02.05.2011


Priljubljenost znanosti o upravljanju v sodobni družbi. Negativne lastnosti, ki negativno vplivajo na učinkovitost menedžerja. Značilnosti položaja menedžerja. Načini za izboljšanje poslovne učinkovitosti in uspešnosti zaposlenih.

povzetek, dodan 05.03.2011


Dnevni red upravitelja. Osnovne stopnje specialista. Upravljanje prek informacij. Nadzorna vloga vodje. Značilnosti upravljanja prek ljudi. Splošna slika vodstvenega dela. Azijski model upravljanja in zahodni: skupno in razlike.

seminarska naloga, dodana 21.12.2011


Pomen in organizacija nadzora nad izvedbo dokumentov. Kratek opis in analiza dela upravitelja z dokumenti na primeru "Tropa" LLC. Osnovna načela poklica vodja pisarne in top manager. Osnove obdelave vhodnih in odhodnih dokumentov.

seminarska naloga, dodana 23.02.2011


Trenutno je učinkovitost organizacije v veliki meri odvisna od učinkovitosti vsakodnevnega dela vodstvenega osebja. Načrtovanje dela direktorja. Sprejetje potrebnega sklepa o prioriteti izvajanja načrtovanih aktivnosti s strani vodje.