T 12 in excel. La compilazione del foglio presenze: un documento importante per le buste paga

Partiamo dal fatto che il datore di lavoro può essere sia una persona giuridica che imprenditore individuale se conclude un contratto di lavoro con dipendenti. E ogni datore di lavoro è responsabile non solo dell'obbligo di pagare i contributi al Fondo di previdenza sociale e al Fondo pensioni della Federazione Russa, ma anche di tenere traccia del tempo lavorato dai dipendenti. Per semplificare e per regolare e standardizzare in qualche modo questi processi nelle attività dell'azienda, esiste un modulo speciale chiamato time sheet. Sarà compilato dalla persona che ha queste responsabilità in azienda, o dal capo stesso, cosa che, se prendiamo grandi aziende, non si verifica mai.

A cosa serve un foglio presenze?

Come abbiamo già scritto, la responsabilità del mantenimento di tale modulo ricade su imprenditori e dirigenti aziendali. Questo è dovuto codice del Lavoro Federazione Russa. Di conseguenza, se viene rilevata una violazione nell'esecuzione di questo ordine, la società dovrà affrontare una multa. Inoltre, la punizione sarà sia per l'intera azienda nel suo insieme, sia per un determinato dipendente, per il quale contratto di lavoro compiti assegnati.

La pagella registra i dati sull'operato di ogni singolo dipendente dell'azienda. Tutte le ore di lavoro trascorse, nonché il tempo in cui non si è recato al lavoro, indipendentemente dal fatto che il motivo dell'assenteismo fosse valido o meno.

Esistono due modi per mantenere un foglio di calcolo:

1. Compilazione quotidiana dei dati sul dipendente.
2. Le informazioni vengono registrate solo in caso di violazione norma di lavoro. Cioè, quando il dipendente non è al lavoro, in ritardo e così via.

In futuro, sulla base delle informazioni contenute in questo documento, verrà effettuato un calcolo salari all'accusa. Inoltre, con l'aiuto del foglio presenze, viene eseguita la documentazione dell'attuazione degli standard. disciplina del lavoro, la presenza di lavorazioni straordinarie, lo svolgimento delle mansioni nel fine settimana.

Come abbiamo già scritto in un altro articolo, la settimana lavorativa standard di cinque giorni, secondo la legge, è composta da 40 ore. Ci sono 36 ore in una settimana di sei giorni.

In caso di violazione di questo programma, il requisito principale sarà la coincidenza del numero totale di ore con la norma per il periodo di riferimento: un trimestre o un anno.

Importante! Durante le attività di verifica da parte dell'ispettorato del lavoro, la scheda attività sarà il primo documento che verrà richiesto alla direzione aziendale.

Inoltre, secondo il foglio presenze, saranno conservate le statistiche sul personale addetto al lavoro insieme alla necessaria rendicontazione.

La procedura per l'applicazione del foglio presenze

Secondo la normativa vigente, per compilare questo documento contabile, il responsabile compila i moduli T-12 o T-13. Questi formati sono legalmente approvati e hanno conferma da Rosstat.

• Il modulo T-12 viene utilizzato per tenere i registri per periodi di lavoro, nonché per il calcolo dello stipendio.
• Il modulo T-13 viene utilizzato da un dipendente quando tempo di lavoro riflessa automaticamente.

C'è una terza opzione per la rendicontazione dell'orario di lavoro. Implica che l'azienda stessa abbia sviluppato una propria versione del documento. Affinché sia ​​correttamente progettato e riconosciuto come ufficiale, è necessario indicarvi una serie di dettagli e le informazioni necessarie.

Se l'azienda utilizza un software speciale che ti consente di condurre contabilità del personale, i moduli per la compilazione del time sheet saranno già contenuti all'interno del software.

È consentito compilare i moduli per il foglio presenze sia manualmente che con l'ausilio di programmi. Ancora una volta, se viene utilizzato un software specializzato come parte del lavoro dell'azienda, è sufficiente che il dipendente inserisca le informazioni necessarie nel database e il documento stesso verrà compilato automaticamente e stampato secondo necessità.

È importante capirlo in diverse occasioni Verrà utilizzata la compilazione e il mantenimento di moduli di rendicontazione sull'orario di lavoro diverse designazioni. Possono essere alfabetici o numerici. Quindi, ad esempio, prendiamo la designazione del lavoro di un dipendente all'interno dell'intervallo normale. In questa versione, la designazione della lettera sarà espressa dal simbolo "I", e nella versione digitale sarà la codifica "01".

Tutte le cifre utilizzate nel modulo contabile devono essere accompagnate da una conferma sotto forma di documenti. È semplicemente vietato inserire informazioni in questo modo.

Per quanto riguarda il tempo riportato nel documento, vengono presi in considerazione anche i viaggi su istruzione dell'azienda, le ferie del dipendente, il suo congedo per malattia e così via.

Il codice del tipo di salario è indicato da un numero a quattro cifre. A seconda del tipo, utilizzare:

• Stipendio - codice 2000.
• Contratti di diritto civile con i dipendenti - codice 2010.
• Congedi e codici di compensazione - 2012.
• Congedo per malattia - codice 2300.

Il responsabile chiude il foglio presenze l'ultimo giorno lavorativo del mese o il successivo. Inoltre, il modulo compilato (o stampato) viene trasferito al capo del dipartimento, che verifica la correttezza delle informazioni inserite e inoltra il modulo finito firmato all'ufficio del personale.

Il prossimo passo è inviare il documento all'ufficio contabilità, dove, in base ai dati ricevuti, verranno calcolati gli stipendi dei dipendenti.

Importante! I dati per il contabile sono disponibili in due fasi. La prima parte riguarda i pagamenti di anticipi ai dipendenti dell'azienda. Il secondo - per i pagamenti della parte principale dei salari alla fine del periodo di riferimento.

Al termine della procedura di pagamento, i moduli vengono inviati all'archivio, pur essendo archiviati in una cartella separata. Periodo di validità delle forme - 5 anni. Questo è il caso standard. Se l'impresa è organizzata con dannoso o condizioni pericolose manodopera (indicata dopo un controllo specializzato), quindi la durata di conservazione è di 75 anni.

Completamento del foglio presenze. Campione.

Nota: nelle immagini dell'articolo, puoi vedere che i moduli non contengono alcune righe, il che li distingue da quelli reali. Questo è fatto per comodità e semplicità, ma il significato rimane lo stesso. Alla fine dell'articolo ci sarà un collegamento a un campione completo.

Il primo passo è compilare l'intestazione del modulo nella pagella. Cosa è necessario specificare qui:

• Nome dell'azienda per intero.
• Codice organizzazione basato sulla directory OKPO.
• Il nome dell'unità strutturale il cui lavoro si riflette nel modulo.
• Numero ordinale della tabella.
• Data del documento.
• Il periodo di tempo per il quale viene compilata la scheda attività (standard - un mese).

Conta 1. Numerazione delle righe. Ecco una semplice numerazione ininterrotta.

Conta 2. Cognome, iniziali, posizione (specialità, professione).

Conta 3. Numero di busta paga del dipendente. La codifica viene assegnata inizialmente.

Colonna 4. Segni di presenze e assenze dal lavoro entro i giorni del mese. Di conseguenza, per ciascun dipendente, la tabella viene compilata individualmente, in base alla situazione attuale per giorno. In questo caso, nella cella superiore della tabella viene registrata una designazione del codice (numero o lettera). E la cella in basso esiste per registrare il numero di ore lavorate in quel giorno (è consentito lasciare vuoto).

Come standard, per la designazione inscritta nella cella superiore, viene utilizzato quanto segue:

• "I" - il dipendente è stato presente l'intera giornata lavorativa.
• "K" - viaggio di lavoro del dipendente.
• "B" - fine settimana o ferie non lavorative.
• "OT" - la principale vacanza pagata.
• "B" - impiegato ospedaliero.
• "DO" - le ferie di un dipendente, che vengono prese a proprie spese.
• "P" - congedo di maternità.
• "OJ" - congedo per prendersi cura di un bambino di età inferiore ai tre anni.
• "NN" - assenza senza motivo.

Nota: quando un dipendente è assente, ma il datore di lavoro non può dire con certezza se il motivo è valido, puoi lasciare questa casella vuota per ora e mettere da parte la designazione in un secondo momento, quando la situazione diventa più chiara.

Conta 5.È necessario indicare il numero totale di giorni e ore che il dipendente ha lavorato per ciascuna delle due metà del mese lavorativo. I giorni vengono inseriti nella prima cella e le ore sotto.

Colonna 6. Inseriamo le stesse informazioni, solo per un mese intero.

Colonna 7,8,9. Qui è dove devono essere inserite le informazioni sul libro paga per il dipendente. Quando si utilizza un unico codice salario e un conto corrispondente per l'intera composizione dei dipendenti, l'intestazione di questa tabella viene riempita di dati. Quindi le colonne numerate 7 e 8 per un determinato dipendente non vengono riempite. E la colonna numero 9 indica le ore lavorate. In caso contrario, tutte le colonne vengono compilate interamente, con i relativi codici di pagamento e il conto corrispondente. Il conto di compensazione viene prelevato dal Piano dei Conti da tipo specifico pagamento.

Abbiamo già descritto diverse opzioni per i codici del tipo di salario sopra. Se desideri vedere tutti i codici, puoi fare riferimento al file allegato all'articolo con l'elenco dei codici.

Colonne 10,11,12,13. Necessario per inserire le informazioni in assenza di un dipendente in loco. Ecco il motivo dell'assenza e designazione quantitativa passare il tempo.

In fondo al foglio presenze mettiamo il nome del riempimento nella persona responsabile e la sua posizione. Nell'angolo destro, il modulo dovrà contenere la firma del capo unità, informazione su cui è stata inserita in questo foglio presenze. Inoltre, la firma verrà apposta da un dipendente del dipartimento del personale, a cui il modulo andrà per la verifica. Ogni firma è accompagnata dalla data di sottoscrizione.

Caratteristiche della compilazione del foglio presenze

• Si presume che oltre al foglio presenze principale, l'azienda avvii un'applicazione. Il modulo di domanda viene compilato al momento del licenziamento di un dipendente. Alla fine del periodo di riferimento (mese), al foglio presenze viene allegato un foglio aggiuntivo e in esso è già compilata la voce "Licenziato".
• Abbiamo già scritto che è possibile non inserire la codifica del motivo dell'assenza, se ufficiale responsabile non sono sicuro se il motivo fosse irrispettoso. Ma puoi anche inserire il codice "НН" o "30" (motivo inspiegabile) nella colonna numero 4. In questo caso, dopo la comparsa del dipendente e la fornitura di un documento giustificativo (ad esempio un certificato medico), vengono apportate correzioni al foglio presenze.
• Quando capita che un dipendente, durante le ferie, riceva un congedo per malattia, il dipendente nel foglio presenze inserisce la sigla “B” invece di “DA” con il numero di giorni sul certificato. Quindi la vacanza viene prolungata di un numero identico di giorni.
• Allo stesso tempo, quando ci sono giorni festivi durante le festività (secondo il calendario di produzione), i giorni di coincidenza in vacanza non sono protetti. E nella pagella al loro posto ci sarà la codifica "B". Esempio: nel caso delle ferie di un dipendente dall'11 giugno al 18 giugno, il giorno della Russia cade nel vuoto. Quindi è necessario contrassegnare la codifica "B" nella tabella del modulo il 13 giugno.

Caratteristiche del modulo T-12: un modulo semplice

La principale differenza tra questo modulo e il T-13 computerizzato standard è la sezione in cui è possibile specificare lo stipendio del dipendente.

Tuttavia, l'azienda non è tenuta a compilarlo se queste cifre si rifletteranno in altri tipi di documentazione di lavoro.

Il foglio presenze per questo modulo è compilato in una versione. Responsabile è anche assegnato. Tutte le procedure per lavorare sul modulo sono simili a quelle sopra descritte.

Il monitoraggio del tempo è un compito molto importante. Il dipendente non vuole perdere i suoi sudati guadagni e l'organizzazione, a sua volta, non cerca di pagare per l'assenteismo.

Per evitare tali malintesi, sarà di aiuto il mantenimento tempestivo e corretto della documentazione di rendicontazione sulla registrazione dell'orario di lavoro.

Cosa serve

Il foglio dei tempi è documento stabilito, che riporta informazioni sul rispetto dell'orario di lavoro da parte di ciascuno dei dipendenti. In altre parole, questa è una tabella in cui vengono inseriti i dati sull'aspetto o sull'assenza di ciascuno dei dipendenti dell'organizzazione.

Sulla base di questo documento, vengono calcolati stipendi e bonus o vengono imposte sanzioni per ritardo, assenteismo e altre deviazioni dall'orario di lavoro.

Tale foglio presenze deve esistere in un'unica copia ed essere conservato dal dipendente incaricato della sua esecuzione. Molto spesso, questo lavoro è affidato al dipartimento del personale e della contabilità, a volte al capo del dipartimento o al senior manager. La nomina alla posizione di "timer", ovvero l'imposizione dei relativi doveri, dovrebbe trovare riscontro nel contratto di lavoro.

Opzioni di forma

Puoi tenere traccia di quanti giorni e ore ha lavorato un dipendente vari metodi, ma Roskomstat ha preparato moduli speciali. Sono semplici e diretti da usare, con il loro aiuto è possibile tracciare visivamente la "presenza" di lavoro e successivamente utilizzare efficacemente i dati ottenuti.

Per organizzazioni di bilancioÈ stata introdotta una forma speciale del foglio presenze n. 0504421.

Per tutte le altre organizzazioni e imprese sono stati approvati i moduli T-12 e T-13. Questi ultimi differiscono l'uno dall'altro in quanto il T-13 viene utilizzato dove le apparenze e le assenze sono controllate non dalle persone, ma con l'aiuto di sistemi automatizzati(tornelli). Sono venuto al lavoro, ho fatto il check-in al checkpoint con un lasciapassare e sono andato avanti. In questo modo è facile controllare i ritardi, l'assenteismo e altre deviazioni dal programma di lavoro.

I moduli nel modulo T-13 vengono spesso compilati automaticamente o con l'uso parziale di mezzi tecnici.

Anche i fogli presenze nel modulo T-12 vengono compilati ai fini del calcolo dei salari, quindi è conveniente affidare il mantenimento di tale programma a un contabile.

Come compilare

Maggior parte aspetti importanti tenere un foglio presenze:

• la tabella esiste in una singola istanza;
• compilato quotidianamente sulla base di documenti ufficiali (congedi per malattia, ordini, istruzioni, ecc.);
• è vietato rimuovere colonne e campi dalla tabella generalmente accettata.

Tuttavia, puoi ancora modificare la tabella. A volte ci sono situazioni in cui è necessario aggiungere campi aggiuntivi a un modulo esistente. Ad esempio, per tenere conto di determinati orari di lavoro per turni non standard. In questo caso, le modifiche sono possibili, ma solo dopo aver firmato il relativo ordine del capo.

Prima dell'inizio del mese di riferimento (2-3 giorni prima), il dipendente responsabile apre la pagella. Questo è il momento di decidere quale metodo di conduzione sarà scelto. Può trattarsi di iscrizione continua - presenze giornaliere/segnali di non frequenza, oppure introduzione di esclusivamente deroghe al regime - ritardi, turni notturni, straordinari, ecc.

Un esempio di compilazione di un foglio presenze utilizzando l'esempio del modulo T-12

Per prima cosa vengono riempite l'intestazione e le prime tre colonne. Queste informazioni, di regola, rimangono costanti: unità strutturale, nome completo dei dipendenti, numero del personale.

Nelle colonne da 4 a 7, su base giornaliera, sono segnati le presenze, le assenze, i giorni di riposo e di malattia. Per questo vengono utilizzate designazioni speciali per ciascuno dei motivi. Quindi, il congedo per malattia è designato dal codice B, il giorno lavorativo libero è RV e ferie annuali- OT. Insieme a elenco completo le designazioni possono essere trovate nella forma più unificata sul primo foglio.

È importante ricordare che gli eventuali voti vengono inseriti nel foglio presenze esclusivamente sulla base di qualsiasi documento. Questo può essere un congedo per malattia, un ordine interno o un ordine di lavoro straordinario firmato da un dipendente familiare.

Spesso ci sono situazioni in cui non è del tutto chiaro quale codice inserire. Ad esempio, un dipendente è in congedo retribuito, gli viene assegnato un codice OT. Ma in quel momento ebbe l'imprudenza di ammalarsi e non andò a lavorare alla data stabilita.

Se il dipendente non ci ha avvertito, è consigliabile annotare i codici HH (mancata presenza per motivi sconosciuti) e, dopo aver ricevuto il congedo per malattia, correggere queste designazioni con il codice "B". Nel caso in cui un dipendente abbia trovato il modo di denunciare la propria malattia, è possibile contrassegnare immediatamente il codice "B".

Forse in una situazione del genere, è meglio prima contrassegnare i codici "НН" e "Б" con una matita per non rovinare l'aspetto di un documento che esiste in una singola copia. Se il modulo è mantenuto in in formato elettronico, allora non ci saranno problemi del genere.

Parte dell'assenteismo è considerato in "giorni", perché il dipendente non può essere in ferie solo per mezza giornata o andare in congedo per malattia per tre ore. In questo caso, viene lasciata una colonna vuota sotto la designazione della lettera. Se il dipendente è in ritardo di 30 minuti o ha lavorato 4 ore di straordinario, il tempo di deviazione dal regime di lavoro è indicato sotto la designazione della lettera.

Le colonne 5 e 7 riepilogano i risultati intermedi e finali delle giornate lavorate e le colonne da 8 a 17 forniscono un rapporto completo per ciascun dipendente: quanto ha lavorato, quanto si è riposato, quanto gli è mancato e perché. Dal nome dell'intestazione sopra ogni colonna, diventa chiaro quali dati riassumere.

Caratteristiche del mantenimento di un foglio presenze nelle organizzazioni di bilancio

Il modulo n. 0504421 viene utilizzato anche per monitorare il rispetto del regime di lavoro, ma ha un nome leggermente diverso "Contabilità dell'uso dell'orario di lavoro", che riflette le specificità del lavoro delle organizzazioni di bilancio. In questa pagella puoi trovare designazioni come "giorni di riposo scolastico", "sostituzione nel gruppo di giorni prolungati", "congedo per studio".

La procedura per mantenere un tale foglio presenze non è diversa dai moduli contabili unificati T-12 e T-13:

• condotto in un'unica copia;
• apre 2-3 giorni prima dell'inizio del periodo di fatturazione;
• utilizzato senza modificare la forma standard.

Sono state inoltre adottate due modalità di registrazione: continua (si segnalano tutte le presenze e le non presenze) e con indicazione degli scostamenti.

Il tavolo stesso presenta diverse differenze. Nell'intestazione del foglio presenze, oltre al nome dell'organizzazione, dell'unità strutturale e del periodo di riferimento, deve essere indicato con un numero la sua tipologia. Se il foglio presenze viene inviato "così com'è" senza apportare modifiche, viene chiamato primario e viene contrassegnato in questa colonna come "0". Ad ogni successivo aggiustamento è necessario indicare in ordine il numero di cambio.

Le prime quattro colonne vengono compilate immediatamente: sono i nomi completi dei dipendenti, i numeri del personale e le posizioni. Le seguenti colonne vengono compilate con l'avanzare del periodo. Nella parte superiore della colonna sono indicate le deviazioni dalla modalità di funzionamento in ore (se presenti), nella parte inferiore la designazione della lettera del motivo della deviazione. Le colonne 20 e 37 riepilogano rispettivamente i totali intermedi e mensili.

Non ci sono calcoli aggiuntivi in ​​questo modulo. Alla fine del periodo di fatturazione, questo documento viene trasferito all'ufficio contabilità, dove, sulla base, verranno calcolati i salari per i dipendenti di un'organizzazione di bilancio.

L'elenco delle designazioni utilizzate in questo foglio presenze (modulo n. 0504421) è riportato nella tabella:

Nome dell'indicatore	Il codice
Fine settimana e festivi non lavorativi	A
Lavoro di notte	H
Adempimento di doveri pubblici	G
Ferie regolari e aggiuntive	o
Invalidità temporanea, invalidità per gravidanza e parto	B
Vacanza per prendersi cura del bambino	O
Ore di straordinario	Insieme a
assenteismo	P
Assenze per motivi inspiegabili (fino a quando le circostanze non saranno chiarite)	HH
Assenze previa autorizzazione dell'amministrazione	MA
Giorni di riposo per lo studio	WU
Congedo aggiuntivo educativo	UO
Sostituzione in 1 - 3 classi	ZN
Sostituzione in gruppi di giorni estesi	RFP
Sostituzione nelle classi 4 - 11	AP
Lavoro nei fine settimana e nei giorni festivi non lavorativi	RP
Ore effettive lavorate	F
Viaggi d'affari	A

Come si definisce la vacanza?

La parola vacanza nel settore del personale unisce molti concetti. A partire da e termina con il decreto. Molte giovani madri non saranno d'accordo, ma anche questa è una vacanza, sebbene sia prevista la cura di un bambino piccolo.

Ognuna di queste festività è segnata a modo suo nel foglio presenze e vale la pena prestare particolare attenzione alle tipologie di festività più comuni e alla loro registrazione.

In orario

Sulla base dell'ordine ferie, che deve contenere anche la firma del villeggiante stesso, sul foglio presenze viene apposto il codice “OT” se si tratta della vacanza principale, oppure il codice “OD” se aggiuntivo.

A tue spese

Ci sono momenti in cui un dipendente ha bisogno di riceverne diversi giorni di vacanza al di fuori del tuo programma principale. Le ragioni possono essere diverse, ma la soluzione è la stessa: partire senza paga.

La legislazione prevede diversi motivi per tale vacanza: un matrimonio, la nascita di un bambino o eventi più tristi come la morte parente stretto. In questi casi va apposto il codice "OZ".

Se il dipendente ha un motivo diverso e riceve un congedo simile in accordo con il manager, viene utilizzato il codice "TO". In entrambi i casi il contrassegno viene effettuato sulla base dell'apposito provvedimento firmato dal dipendente.

Addestramento

La combinazione di lavoro e studio nel nostro tempo è piuttosto la norma che l'eccezione, e la legislazione in materia sostiene tali lavoratori, dando una garanzia per il congedo di studio. Dopo aver accettato la relativa domanda da parte del dipendente e aver ricevuto un'ordinanza firmata dallo studente, è possibile contrassegnare in sicurezza sulla pagella il codice “U” per l'intero periodo di congedo studio.

Vale la pena notare che se un dipendente si ammala durante la sessione successiva, tale congedo non è prorogato per il periodo di congedo per malattia e il codice "B" può essere inserito solo nei giorni successivi alla fine del congedo di studio, se il dipendente non ha avuto il tempo di riprendersi prima della fine delle vacanze e ha fornito un certificato di congedo per malattia che confermava la sua mancata presentazione dopo la fine della sessione.

Per la gravidanza e il parto

Un periodo così benedetto per le lavoratrici, ovviamente, non dovrebbe essere oscurato dalla burocrazia con i documenti, pertanto il congedo di maternità è previsto sulla base di un congedo per malattia, il codice nella pagella è "P". Lo stesso codice viene utilizzato in caso di adozione di un neonato.

Per la cura dei bambini

E successivamente, viene emesso un ordine per il congedo parentale fino all'inizio tre anni di età. Tale vacanza è contrassegnata dal codice "OZH".

Lavorare con i documenti è sempre un compito responsabile, ma conoscere le basi della compilazione di un foglio presenze ti salverà da controversie sui salari e altri piccoli fastidi di questo tipo.

Video: compilazione di un foglio presenze e buste paga in 1C:

Il foglio presenze è progettato per inserire informazioni sul tempo effettivamente lavorato dai dipendenti delle organizzazioni. Devo dire che il modulo del foglio presenze non è strettamente obbligatorio: in linea di principio, può essere arbitrario, ovvero ogni impresa è libera di utilizzare il proprio foglio presenze se si presenta tale necessità. Tuttavia, il modulo è stato sviluppato e raccomandato per l'uso dal Comitato statale di statistica della Federazione Russa ed è preferito.

FILE

Chi completa la scheda attività

Il modulo viene compilato o da un dipendente dell'ufficio del personale, o dal capo di un'unità strutturale, o da un cronometrista appositamente incaricato per questa funzione. Sulla base delle informazioni inserite, gli specialisti del reparto contabilità maturano stipendi e altri pagamenti ai dipendenti dell'organizzazione. Il foglio presenze, infatti, è uno dei documenti contabili più importanti. E se piccole imprese può farne a meno, grandi impreseè obbligatorio mantenere tale foglio presenze.

A seconda del sistema di contabilità del personale adottato presso l'impresa, il foglio presenze può essere formato uno per tutti i dipendenti dell'organizzazione o conservato separatamente in ciascuna unità.

Il foglio presenze è un documento regolare, ovvero una nuova copia deve essere compilata ogni mese, quindi il numero seriale del foglio presenze sarà equivalente al numero seriale del mese in cui è stato creato. Il periodo della scheda attività copre tutti i giorni del mese.

Puoi compilare il foglio presenze sia elettronicamente che in formato elettronico scrivere. Tuttavia, dopo aver inserito tutte le informazioni necessarie, dovrà comunque essere stampata per le firme dei responsabili.

Modulo T-13. Caratteristiche del modulo

Cominciamo con il modulo T-13, che viene utilizzato per tenere i fogli presenze molto più spesso ora.

forma unificata T-13 o foglio presenze elettronico è ben noto ai dipendenti del dipartimento del personale. Questo non è l'unico modo, ma sicuramente il modo più standard per contabilizzare le ore lavorate. Se si conservano i registri manualmente, è necessario utilizzare il modulo T-12.

Il foglio presenze è uno strumento familiare per tenere traccia delle presenze dei dipendenti. Il modulo T-13 consente di registrare in dettaglio i motivi di assenteismo, inclusi il congedo per studenti per la durata della sessione, la formazione avanzata e diverse tipologie di congedo per invalidità. Il periodo di compilazione del documento può essere inferiore a 31 giorni.

Il T-13 completato è la base per il libro paga.

Il formato per compilare il foglio presenze in T-13

A differenza di tabelle arbitrarie di contenuto simile, T-13 contiene dati sull'impresa, inclusa la forma di proprietà e OKPO. Il numero del documento è apposto secondo requisiti interni per registrare.

In alto è indicato anche il nome del dipartimento. Si ricorda che il responsabile di tale funzione (anche se la compilazione del cartellino non rientra tra le sue funzioni) deve firmare il modulo compilato.

L'ordine dei dipendenti è determinato dalla decisione della persona responsabile. L'ordinamento più comune è alfabetico, come nel nostro esempio, ma è possibile una variante della disposizione per numero di personale (colonna 3).

Nella colonna 4 mettiamo i voti per giorno:

io- (comparsa) giorno lavorativo,
A- giorno libero,
A PARTIRE DAL- vacanza,
RP- affluenza in un giorno di riposo (lavorativo),
A- viaggio di lavoro,
PC- addestramento,
In- congedo studio con chiamata di un istituto di istruzione,
B- congedo per malattia con congedo per malattia,
T- congedo per malattia non retribuito senza congedo per malattia.

Sotto il segno ho messo il numero di ore lavorate quel giorno. Nella colonna 5 riassumiamo il numero di I nella riga e il numero di ore. Otteniamo 4 valori per 2 metà del mese. Nella colonna 6, riassumiamo i valori e otteniamo la cifra finale per il lavoro per il mese.

Il numero di ore per V, OT, K, B e altri casi non è indicato nella quarta colonna. Per fare ciò, ci sono le colonne 10-13.

Contabilizzazione di assenze per malattia, ferie o assenze per altri motivi

I codici di designazione possono essere diversi (ad esempio, numerici). Legislativamente, non è prescritto uno specifico formato di compilazione.

La notazione X mostra che non prendiamo in considerazione questo giorno: per comodità, il mese è diviso in due righe con valori disuguali. Per i mesi che hanno 30 giorni (ad esempio novembre, la colonna avrà questo aspetto (per comodità, il 31° numero “inesistente” è evidenziato in rosso):

T-13 per novembre

Per analogia, T-13 è compilato per le visite a febbraio.

Le colonne 7-9 indicano il codice del pagamento, il numero di giorni e il tipo di addebito. Nel nostro esempio, i codici sono:

• 2000 - Giornata lavorativa comune,
• 2300 - congedo per malattia (assegno di invalidità),
• 2012 - vacanza.

Soluzione alternativa

Alcune imprese approvano una versione leggermente semplificata del foglio presenze senza specificare il motivo delle omissioni. Nella colonna 4 sono indicati solo 2 codici:

• io- giorno lavorativo,
• H- giornata senza lavoro.

Questo metodo può essere scomodo in quanto non registra il congedo per malattia.

Casi speciali

1. Come compilare il T-13 per i dipendenti che partecipano a conferenze e altri eventi di formazione?

Dipende dalla posizione dell'impresa. Questi giorni possono essere conteggiati come giorni lavorativi (I) oppure possono essere contati come formazione avanzata (PC). Anche la tariffa retributiva può variare.

2. Il codice posso avere un valore superiore a 8 ore?

Sì. Forse, se c'è un ordine speciale per orari di lavoro prolungati. Le ore di straordinario possono essere contrassegnate con la denominazione C.

3. Qual è la differenza tra le schede attività T-12 e T-13?

Il primo è un modulo di presenza manuale. Secondo - elettronicamente. Molti reparti contabili oggi sono passati al T-13, poiché può essere raccolto automaticamente utilizzando un programma speciale.

Modulo T-12

Innanzitutto, come in qualsiasi altro documento di atti del personale, è necessario inserire i dati dell'organizzazione nel foglio presenze: il suo nome completo con il codice OKPO (deve essere tratto dai documenti di registrazione), lo stato organizzativo e giuridico (IP , LLC, CJSC, OJSC), nonché l'unità strutturale (dipartimento) per la quale viene mantenuto questo foglio presenze (se necessario).

Quindi è necessario inserire nella colonna appropriata il numero del documento per il flusso di lavoro interno, nonché indicare il periodo di rendicontazione che tiene conto di questo foglio presenze.

Codici numerici e alfabetici nel foglio presenze

Questa parte del foglio presenze include le cifre alfabetiche e numeriche utilizzate per compilare le informazioni necessarie sui dipendenti, nonché la loro decodifica. Devono essere inseriti nella parte principale del foglio presenze in modo da riflettere sinteticamente e chiaramente la quantità di tempo effettivamente trascorso dall'uno o dall'altro dipendente sul posto di lavoro, nonché i motivi della sua assenza dal lavoro. Nel caso gli specialisti ufficio del personaleè necessario inserire alcuni codici aggiuntivi in ​​questa forma del foglio presenze, possono essere sviluppati in modo indipendente e inseriti in questa tabella.

Contabilità dell'orario di lavoro in T-12

Questa sezione della pagella è la principale: è in essa che vengono conservate le registrazioni delle ore di lavoro. Innanzitutto è necessario inserire il numero di serie del dipendente nella prima colonna di questa sezione, quindi, nella seconda colonna, il suo nome completo (preferibilmente il nome completo e patronimico, in modo che non ci siano confusione ed errori). Nella terza colonna è necessario inserire il codice personale del dipendente a lui assegnato durante il rapporto di lavoro (è individuale e non si ripete mai).

Ci sono due righe per ogni dipendente nel foglio presenze: contengono informazioni crittografate sulla presenza o l'assenza sul posto di lavoro in ogni giorno di calendario del mese. Inoltre, è necessario indicare anche il motivo della mancata partecipazione al posto di lavoro se ne è stato installato uno.

Nella riga superiore accanto al nome del dipendente è indicato il motivo e nella riga inferiore il numero di ore effettivamente lavorate e, se il dipendente non si è presentato sul posto di lavoro, la cella in basso può essere lasciata vuota.

Il passaggio successivo consiste nel calcolare il numero totale di ore e giorni effettivamente lavorati per periodi di due settimane e, alla fine della tabella, il risultato dei calcoli per il mese.

Allo stesso tempo, dovresti monitorare attentamente che il numero totale di giorni di calendario in un mese coincida con la quantità di lavoro, fine settimana e ferie indicati per ciascun dipendente. feste pubbliche.

Va detto che a volte i soggetti preposti alla compilazione del foglio presenze vi inseriscono solo quelle informazioni che riguardano i giorni in cui il dipendente era assente dal luogo di lavoro. Tuttavia, questa opzione può portare a errori di personale e contabilità, quindi non è consigliabile utilizzarla.

Data e firme dei responsabili

Dopo aver compilato il foglio presenze, il dipendente responsabile deve indicare la sua posizione, nonché apporre una firma nelle apposite celle con trascrizione obbligatoria. Anche il capo dell'unità strutturale o il direttore dell'impresa deve approvare il foglio presenze, indicando anche la posizione e la firma con una trascrizione. L'ultima cosa che devi inserire è la data in cui è stata compilata la scheda attività.

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Il foglio presenze nel modulo n. T-12 viene utilizzato nei seguenti casi:
- contabilizzare l'utilizzo dell'orario di lavoro da parte dei dipendenti dell'organizzazione, indipendentemente dalla loro categoria;
- vigilare sul rispetto dell'orario di lavoro stabilito da parte dei dipendenti;
- ottenere i dati sulle ore lavorate;
- per buste paga.

Le informazioni contenute in questo documento vengono utilizzate anche per la compilazione rendicontazione statistica dal lavoro.
Il modulo unificato è stato approvato dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 05.01.2004 n. 1.

Scarica moduli (Excel): forma T-12 forma T-13

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Come compilare correttamente i moduli T-12 e T-13

Una persona autorizzata è responsabile della manutenzione del foglio presenze. Il foglio presenze è redatto in una copia, firmata dal capo dell'unità strutturale e dall'ufficiale del personale. Successivamente, il documento viene inviato all'ufficio contabilità, che utilizza il foglio presenze come base per il calcolo dei salari per i dipendenti.

Per riflettere l'uso dell'orario di lavoro per ogni giorno, le colonne da 4 a 18 e da 20 a 35 hanno due righe: una per indicare il tipo di orario di lavoro speso, l'altra per registrare il numero di ore per loro. Scorrere simboli i tipi di costi dell'orario di lavoro sono indicati nelle prime pagine del modulo n. T-12 (vedere il modulo e l'esempio sopra).

Il foglio presenze nel modulo n. T-13 viene utilizzato in condizioni di elaborazione automatizzata dei dati.
In questa forma, vengono utilizzati gli stessi simboli della forma n. T-12.
Le colonne 7, 8, 10 e 11 indicano i codici del tipo di retribuzione di seguito e i conti corrispondenti per aree di costo.

Codici del tipo di pagamento:
- 2000 (stipendio, viaggio e altro funzionario),
- 2012 (vacanze),
- 2300 (assegno di invalidità temporanea).

Conti corrispondenti contabilità:
- 20 (retribuzione ai dipendenti della principale produzione),
- 23 (retribuzione ai dipendenti di produzione ausiliaria),
- 26 (compensazione del personale direttivo),
- 44 (retribuzione del lavoro a dipendenti impegnati in attività commerciali o in operazioni di vendita di prodotti finiti).

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Foglio del tempo- si tratta di un documento che contiene informazioni sulle ore effettive lavorate e sul numero di assenze mensili per ciascun dipendente dell'organizzazione. Sulla sua base, il calcolo e il calcolo dei salari.

Se il foglio presenze viene mantenuto metodo manuale, applicare il modulo standard T-12, se il controllo delle presenze-assenteismo è effettuato in automatico (tornello) - utilizzare il modulo T-13.

Completamento del foglio presenze

Il foglio presenze viene conservato ogni giorno lavorativo per un mese, nell'ultimo giorno del mese viene riepilogato il numero totale di ore lavorate e assenze di ciascun dipendente.

Questo documento viene compilato in una copia e trasferito all'ufficio contabilità.

Forniremo le istruzioni per compilare il foglio presenze e calcolo della retribuzione sull'esempio del modulo T-12 ( modulo T-12 e modulo T-13 quasi identica nella composizione).

• In alto, indicare il nome dell'organizzazione secondo documenti costitutivi e il nome dell'eventuale unità strutturale dell'azienda.
• Compiliamo le celle "Numero documento" e "Data di compilazione" (di solito questo è l'ultimo giorno del mese di riferimento).
• Nella cella "Periodo di rendicontazione", specifica il periodo dal primo giorno all'ultimo del mese di rendicontazione.
• Nella prima colonna della prima sezione del foglio presenze (1. Contabilità dell'orario di lavoro), indichiamo il numero di serie del dipendente.
• Compiliamo la 2a e la 3a colonna sulla base delle informazioni delle carte personali dei dipendenti (modulo n. T-2), che vengono avviate sulla base di un ordine (istruzione) per l'impiego.
• Nella 4a e 6a colonna inseriamo il codice per il costo delle ore lavorative (riprendendo dai simboli del foglio presenze) e le informazioni sul numero di ore lavorate per ogni giorno del mese.
• Nella 5a e 7a colonna notiamo i risultati intermedi per la I/II metà del mese: inseriamo nella cella superiore il numero di giornate lavorate, il numero di ore lavorate per periodo contabile.
• 8-17 colonne del modulo del foglio presenze vengono compilate alla fine del mese di riferimento.
  Il totale delle giornate lavorate non comprende quelle in cui il dipendente è stato assente dal luogo di lavoro (fine settimana, giorni di malattia, trasferte, assenze, ecc.). Il valore nella colonna 8 è formato sommando i valori dalle celle superiori delle colonne 5 e 7, il valore della 9a colonna è formato sommando i valori dalle celle inferiori della 5a e 7a colonna.
• Nelle colonne 14 e 16 inseriamo il numero di giorni e ore.
• Nella colonna 15 indichiamo il motivo dell'assenza (lo prendiamo dai simboli del foglio presenze).
• Nella 17a colonna inseriamo il numero totale di giorni di ferie e ferie per ciascun dipendente per il mese di riferimento.

La seconda sezione del foglio presenze (2. Calcolo del personale salariale, colonne 18-55) è gestita dall'ufficio contabilità.

Questo documento è firmato dalla persona responsabile della compilazione fogli presenze, nonché il capo di un'unità strutturale, un dipendente del dipartimento del personale o il direttore dell'azienda.