Come conservare i registri del personale nell'impresa. Contabilità del personale e sua corretta manutenzione presso l'impresa

Contabilità del personale insieme alla contabilità e alla contabilità fiscale, consente di riflettere informazioni affidabili necessarie per il pieno funzionamento dell'azienda. Le caratteristiche di questo tipo di contabilità, così come i principali documenti coinvolti, saranno discusse nel nostro articolo.

Conservazione dei registri del personale

Facendo registri del personale prevede l'esecuzione di un'ingente documentazione che rifletterà informazioni sia separatamente per ciascun dipendente che in generale per l'intera azienda, nonché la creazione di regole che disciplinano la procedura per l'attività lavorativa.

Facendo registri del personale implica fissare il numero di dipendenti, cosa possibile solo con un monitoraggio di alta qualità di tutti i movimenti. Compito principale registri del personaleè la preparazione di prove documentali di un particolare movimento di un dipendente, dall'assunzione, al trasferimento ad altra posizione, alla registrazione del congedo e alla conclusione con il licenziamento.

Certamente, contabilità del personale può essere mantenuto manualmente, tuttavia registri del personale attraverso l'utilizzo di software permette di ridurre al minimo i tempi di preparazione della documentazione, soprattutto se l'azienda ha molti dipendenti.

Record delle risorse umane

Documentazione registri del personale può essere sia obbligatorio, la cui compilazione è prevista dal Codice del lavoro della Federazione Russa, sia facoltativo.

Ai documenti richiesti registri del personale relazionare:

• ordine di lavoro (T-1);
• contratto con un dipendente (TD-1);
• libro di lavoro (Decreto del governo della Federazione Russa del 16 aprile 2003 n. 225 "Sui libri di lavoro");

Sulle caratteristiche del design dei libri di lavoro, vedere il materiale .

• carta personale del dipendente (T-2);
• documenti di trasferimento (T-5);
• lasciare l'ordine (T-6);
• orario ferie (T-7);
• personale (T-3);
• foglio presenze (T-12);
• ordine di licenziamento (T-8).

La maggior parte dei documenti del personale ha un modulo unificato. Alcuni documenti che il datore di lavoro dovrebbe sviluppare in modo indipendente:

• accordo collettivo;
• regole dell'ordine interno;
• regolamenti salariali;
• regolamento sui dati personali dei dipendenti;
• norme sulla tutela del lavoro;
• erogazione di bonus;

Per informazioni sui periodi di conservazione dei documenti del personale, consultare il materiale .

IMPORTANTE!Secondo l'art. 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa, le disposizioni dell'organizzazione che violano i diritti di un dipendente non possono essere utilizzate per regolare i rapporti di lavoro.

Tutti i documenti contabili preparati da un lavoratore del personale sono approvati dal capo dell'organizzazione. Successivamente, il dipendente deve familiarizzare con loro e apporre la sua firma.

Si precisa che in alcune situazioni si può evitare la predisposizione di documenti del personale: ad esempio, non è richiesta la redazione di mansionari se il contratto di lavoro prevede già la funzionalità del dipendente. Lo stesso vale per la clausola retributiva, anch'essa facoltativa se nel contratto è specificato il reddito futuro del dipendente.

La presenza di questo o quel documento nei registri del personale dipende dalle specificità del lavoro di un singolo dipendente e dell'azienda nel suo insieme. Se l'azienda prevede il lavoro a turni, è necessario elaborare un programma dei turni. Quando si svolgono mansioni lavorative in strutture di massima sicurezza, è necessario scrivere nel contratto una clausola sulla conservazione dei segreti commerciali, nonché elaborare una disposizione adeguata, che fisserà la procedura per l'accesso al segreto, la responsabilità della sua divulgazione , nonché le condizioni per la cessazione di tale accesso. È imperativo stipulare un contratto di piena responsabilità con un dipendente se è correlato a beni o oggetti di valore.

Responsabilità per reati nella conduzione degli atti del personale

Il principale organismo di regolamentazione preposto al corretto svolgimento di registri del personale, è l'Ispettorato statale del lavoro. È progettato per controllare le operazioni del personale e, se contabilità del personaleè condotto con violazioni, per portare alla responsabilità amministrativa per violazione della legislazione del lavoro.

Si distinguono i seguenti tipi di responsabilità (articolo 419 del Codice del lavoro della Federazione Russa):

• Amministrativo - le sanzioni per funzionari e società si riflettono nell'art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 del Codice amministrativo della Federazione Russa. La responsabilità amministrativa si verifica più spesso in assenza di qualsiasi documento personale necessario o nella sua mancata presentazione su richiesta di un dipendente o di un'organizzazione.

Esempio:Ivanov I.A. ha deciso di prendere un prestito. Per fare ciò, ha bisogno di una copia del libretto di lavoro e di un certificato 2-NDFL. Il datore di lavoro ha rifiutato di rilasciare una copia del libretto di lavoro. Il dipendente ha il diritto di denunciare le azioni illegali del datore di lavoro all'ispettorato del lavoro, che riterrà responsabile l'azienda (i suoi funzionari) ai sensi dell'art. 5.39 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa per un importo compreso tra 1.000 e 3.000 rubli.

• Diritto civile - la pena è prevista dall'art. 15, 151 e cap. 59 del Codice Civile della Federazione Russa.

Esempio:Petrov SF è stato ferito sul posto di lavoro. Ai sensi dell'art. 1085 del codice civile della Federazione Russa, il datore di lavoro è obbligato a risarcire il salario perso durante la permanenza del dipendente in cura, nonché i costi del trattamento e del recupero.

• Responsabilità penale - Art. 143, art. 145, art. 145.1, art. 146-147, artt. 215-217 del codice penale della Federazione Russa.

Inoltre, gli atti dei servizi del personale possono essere richiesti dall'Agenzia delle Entrate, in caso di mancato presentazione sorge la responsabilità ex art. 126 Codice Fiscale della Federazione Russa

Risultati

Corretto e tempestivo contabilità del personale consente al management di rendere l'azienda più efficiente. Attualmente, sono disponibili molti strumenti software che consentono di ottimizzare i tempi di compilazione della documentazione del personale e ottenere l'accuratezza nella segnalazione dei dati. personalecontabilità.

La contabilizzazione dei salari presso l'impresa e molti altri punti importanti si basa su documenti primari. Se i record delle risorse umane vengono forniti in modo scadente, ciò influisce sul lavoro di tutti i dipartimenti dell'azienda.

Tutte le sfumature della sua manutenzione e i documenti necessari saranno discussi in questo articolo.

Perché è necessario?

In qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal numero di persone, esiste l'obbligo di conservare tali registri. Aiuta a documentare gli spostamenti di tutto il personale. Per fare ciò, è necessario conoscere i documenti normativi relativi al lavoro. Inoltre, è necessario padroneggiare le abilità di direzione.

Questo tipo di contabilità ha lo scopo di:

• distribuire correttamente le persone nei processi di lavoro;
• cercare le riserve inutilizzate;
• identificare ed eliminare tempestivamente i problemi relativi al personale.

Puoi saperne di più su questo processo dal seguente video:

Come organizzarlo da zero: istruzioni passo passo

Prima del dipendente del dipartimento del personale c'è sempre un compito difficile nell'organizzazione di questo tipo di lavoro d'ufficio. Per facilitare questo processo, è importante elaborare prima un piano di lavoro approssimativo e determinare la sequenza in cui è necessario agire:

• La decisione giusta sarebbe quella di studiare prima la documentazione normativa.
• Dopo averlo studiato in dettaglio, viene effettuata la preparazione diretta del flusso documentale. Tutte le carte costitutive sono prelevate dalla testata e studiate nei minimi dettagli. Tutta la documentazione deve essere conforme al costituente. È importante chiedere al capo dell'azienda quali condizioni aggiuntive desidera introdurre nel programma di lavoro. Sulla base dei suoi desideri, vengono elaborati ulteriori documenti opzionali.
• Creazione della documentazione:
  • per cominciare, il direttore è documentato;
  • ulteriormente compilato e ;
  • è in corso di elaborazione un modulo, che viene concluso con tutti i dipendenti. Include tutti gli elementi di cui l'organizzazione ha bisogno;
  • sono in preparazione altri importanti giornali e riviste;
  • è necessario decidere chi sarà responsabile dei libri di lavoro. Sebbene le persone non siano ufficialmente assunte, il manager sarà costretto ad assumerle. Di conseguenza, viene ordinato di assumersi la responsabilità della sicurezza, del riempimento e della testa;
  • successivamente inizia l'ammissione ufficiale dei lavoratori.
• È importante garantire la conservazione di tutti i documenti del personale e il loro utilizzo.

Dopo la registrazione dell'impiego per l'ufficiale del personale, iniziano i giorni lavorativi ordinari. Ogni giorno è la presenza al lavoro di ogni persona. Emesso una volta all'anno.

L'ufficiale del personale è obbligato a occuparsi del movimento documentale delle persone all'interno dell'impresa, predisponendo la relativa documentazione. Inoltre, devono essere molti altri giornali.

Documenti richiesti

Una serie di documenti di base utilizzati da un lavoratore del personale:

• Vari ordini di spostamento dei dipendenti: , traduzione e molti altri.
• personale. Il suo contenuto deve corrispondere ai dati specificati nei contratti dei dipendenti. Se qualcosa non corrisponde, ciò indica una violazione del Codice del lavoro della Federazione Russa. E questo di solito porta a sanzioni.
• Foglio del tempo.
• Libri sul lavoro. L'ufficiale del personale li preleva al momento dell'assunzione, vi vengono inserite le voci appropriate e vengono restituiti al momento del licenziamento.
• Regolamentazione del lavoro all'interno dell'organizzazione.
• Contratti di lavoro. Tale contratto è concluso con ogni persona, serve come inizio di un rapporto di lavoro. La cosa principale qui è controllare la correttezza della compilazione, la presenza di tutte le firme e le date. Se vengono apportate modifiche alle condizioni di lavoro, ad esempio un trasferimento di un lavoratore o una modifica dello stipendio, è indispensabile prepararsi. Sono compilati per ogni caso separatamente.
• Programma delle vacanze. Al più tardi due settimane prima della fine dell'anno, tutte le organizzazioni devono preparare i programmi delle ferie per i dipendenti. È importante comporli in modo che il resto simultaneo delle persone non influisca sul flusso di lavoro del dipartimento o dell'azienda nel suo insieme.
• Giornali contabili. Ci sono molti giornali necessari per registrare i documenti.
• Sicuramente in corso. Include: al lavoro, fogli di familiarizzazione con gli ordini del datore di lavoro, una copia di una carta d'identità, un certificato di visita medica, copie dei diplomi e un documento d'identità militare.
• Descrizione del lavoro. Contengono una descrizione dettagliata dei diritti e degli obblighi del dipendente.
• Regolamento su stipendi e premi. Regolamentare, sulla base del quale vengono redatte tutte le buste paga.

C'è ancora molta documentazione diversa, presente anche presso le imprese. Ma questo vale già per documenti specifici.

Chi di solito lo fa?

Questa domanda sorge principalmente nelle piccole organizzazioni. Questo di solito viene fatto da un ufficiale del personale, poiché mantenere questo record è un compito piuttosto difficile. Sfortunatamente, non tutti i leader possono essere persuasi a introdurre una posizione così separata nello staff. A questo proposito, la gestione del personale è spesso curata dal capo contabile o dallo stesso manager part-time.

Di norma, questo accade nelle piccole imprese per risparmiare denaro. E non ha senso introdurre nello stato un'unità aggiuntiva per due o tre persone. In questo caso, lo schema è il seguente: il manager elabora i dipendenti e il capo contabile calcola i loro stipendi. La legge principale che regola il rapporto tra un dipendente e un datore di lavoro è il Codice del lavoro della Federazione Russa. Definisce i diritti e gli obblighi di entrambe le parti.

Automazione del processo

Per comodità della contabilità nell'impresa, il manager deve occuparsi dell'introduzione di un programma speciale. Al giorno d'oggi, esiste un gran numero di tali sistemi e tutti sono facili da usare.

Il programma ampiamente utilizzato è "1C: Impresa". Aiuta a organizzare i dati. Quasi tutti i documenti vengono stampati automaticamente da esso. L'uso di tecnologie automatizzate semplifica il processo contabile stesso.

Sfumature di IP e LLC

La documentazione dovrebbe essere sempre in ordine. È importante gestirlo e conservarlo correttamente. Ci sono diverse sfumature che è importante tenere in considerazione in questo settore:

• Se un singolo imprenditore registra per la prima volta un lavoratore dipendente, dovrà sottoporsi al processo di registrazione in alcuni enti territoriali in qualità di datore di lavoro. In particolare, nel Fondo Pensione e nel Fondo di Previdenza Sociale. Ci sono alcune scadenze per tale procedura:
  • 10 giorni al momento della registrazione all'FSS;
  • 30 giorni per l'iscrizione alla FIU.

  Il numero di giorni viene conteggiato a partire dal primo giorno di lavoro della prima persona. Se ciò non viene fatto, l'organizzazione rischia pesanti multe.

• Il manager deve familiarizzare i suoi dipendenti con tutti i documenti normativi contro firma. Per questo vengono create riviste speciali, dove i dipendenti firmano dopo aver letto i documenti. Ad esempio, l'organizzazione deve fornire di persona una busta paga ogni mese. A questo proposito, è ragionevole aprire un libro sulla registrazione della loro emissione. Questo è conveniente perché in caso di conflitto, è la firma che dimostrerà che il documento è stato emesso.

Possibili sanzioni per ignoranza

In assenza di registri del personale, i funzionari saranno ritenuti responsabili ai sensi della legge "Sugli illeciti amministrativi". Sono multati:

• per funzionario - nell'importo da 1 a 5 mila rubli;
• per le persone giuridiche - da 30 a 50 mila rubli.

Inoltre, è possibile sospendere le attività dell'organizzazione fino a 90 giorni. Se l'infrazione si ripete, l'allenatore può essere soggetto a squalifica.

Nel caso in cui un'organizzazione debba essere verificata dalle autorità di regolamentazione, è importante prepararsi per questo. Per questo devi sapere:

• le autorità di controllo devono comunicare con almeno tre giorni di anticipo l'imminente procedura;
• la verifica non deve superare i venti giorni;
• Le ispezioni in loco non possono essere effettuate senza un supervisore.

Questo tipo di contabilità è il componente principale di qualsiasi impresa. Pertanto, la sua gestione affidabile consente di aggirare un gran numero di problemi.

Anche l'impresa più piccola ha dipendenti, il che significa che è necessario mantenere vari documenti del personale.

Nelle aziende che sono presenti sul mercato da molto tempo, di solito la gestione dei record del personale è ben consolidata, ma nelle organizzazioni di nuova creazione, tutto deve essere creato da zero.

Chi è responsabile dell'attività in azienda?

Di norma, i dipendenti del dipartimento del personale sono impegnati nella gestione dei registri del personale e nell'elaborazione di tutti i documenti, ma se l'impresa è piccola, questo lavoro può essere affidato a uno dei dipendenti come. Di solito questo è un contabile o.

Se l'impresa ha un gran numero di dipendenti, viene creato un dipartimento del personale, in cui potrebbero esserci diversi specialisti. La necessità di personale è determinata non solo in base al numero di dipendenti (sebbene questo sia il fattore principale), ma anche in base alle specificità dell'impresa stessa. Quindi, in un'organizzazione con una produzione dannosa e pericolosa, gli ufficiali del personale avranno più lavoro.

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Raccolta della base legislativa e dei documenti normativi necessari

La prima cosa da fare quando si crea da zero un flusso di lavoro del personale è decidere quali documenti dovrebbero essere. Ci sono documenti che devono essere obbligatori in ogni impresa e ci sono quelli che sono richiesti solo per svolgere un determinato tipo di lavoro o attività aziendale.

A proposito, anche gli stessi documenti normativi, che regolano la disponibilità di componenti della documentazione del personale, non saranno superflui da archiviare in una cartella separata, in modo che, se necessario, siano sempre a portata di mano.

Ordini in termini di personale e personale. Gli ordini del personale includono gli ordini relativi alla circolazione dei lavoratori:, licenziamento e. Tali ordinanze si riferiscono all'anzianità e sono pertanto mantenute per 75 anni.

A ordini del personale tutti gli altri includono:

• vacanze;
• premi;
• viaggi d'affari;
• sanzioni disciplinari, ecc.

Data di scadenza questi ordini è da 3 a 5 anni.

È più opportuno che questi due tipi abbiano due cartelle separate.

Il prossimo documento obbligatorio è, che riflette tutte le informazioni di base sul dipendente. Queste carte possono essere conservate separatamente o come parte del fascicolo personale del dipendente.

Il terzo documento richiesto è . Attualmente, secondo la normativa, anche un singolo imprenditore deve redigere libri di lavoro, per non parlare delle imprese con altre forme di proprietà. Il datore di lavoro deve rilasciare un libretto di lavoro entro tre giorni dalla data di accettazione del dipendente.

Poiché i libri di lavoro lo sono, è indispensabile conservarli. Anche questo libro è stato conservato per 75 anni.

Il prossimo documento richiesto è . Deve essere concluso con ogni dipendente assunto, indipendentemente dalla durata.

Una volta creati nuovi posti di lavoro, è necessario tenere un lavoro speciale per ciascuno di essi. I documenti relativi al SOUT vengono conservati fino a quando non vengono sostituiti con nuovi, di norma, una volta ogni 5 anni.

A altri documenti obbligatori si applica a:

Ci sono anche documenti che la legge non obbliga a conservare, ma, tuttavia, quasi tutti i datori di lavoro li hanno, questo è il libro base per gli ordini.

Raccolta e studio dei documenti costitutivi

Dopo aver deciso i documenti obbligatori generali, è necessario decidere il resto dei documenti. Per fare ciò, è necessario studiare tutti i documenti statutari che regolano le attività e il processo di produzione dell'impresa.

Qui i documenti possono essere molto diversi. Ad esempio, se i DPI sono richiesti anche per i dipendenti, è indispensabile approvare con ordinanza o altro documento amministrativo l'elenco ei termini per fornirli alla categoria dei lavoratori.

Se nell'impresa ci sono persone che hanno orari di lavoro irregolari, lavorano di notte, lavorano in condizioni dannose e pericolose, allora è necessario documentare i benefici e i compensi loro dovuti.

Fare un elenco di documenti

Quando viene determinato l'intero elenco dei documenti necessari, è possibile iniziare a redigere il Regolamento sulla condotta della gestione dei registri del personale.

Tale disposizione elenca tutti i documenti necessari, la procedura per il loro mantenimento ei periodi di conservazione. Questa disposizione non è obbligatoria, ma facilita notevolmente il lavoro del dipartimento del personale.

Iscrizione alla carica di regista

Se un'impresa viene creata da zero, la prima persona ad essere registrata è il capo dell'impresa.

È lui che poi conclude i contratti di lavoro con il resto dei dipendenti. Se la carica del direttore è elettiva, per concorso, il presidente dell'organo eletto conclude, se l'impresa ha fondatori, allora firmano il contratto. Se il capo è contemporaneamente l'unico fondatore o il singolo imprenditore, allora firma un contratto di lavoro sia per il dipendente che per il datore di lavoro.

Comunque sia, la conclusione di un contratto di lavoro e l'esecuzione di un ordine di ammissione sono procedure obbligatorie.

Stesura dei regolamenti locali

Al fine di determinare quali posizioni e quante di esse sono necessarie per il funzionamento dell'impresa, a personale. Esiste un modulo unificato per esso e, sebbene non sia necessario utilizzarlo, è molto conveniente.

Puoi aggiungere colonne aggiuntive se lo desideri. L'elenco del personale indica il nome della posizione, il numero di unità di personale richiesto, la retribuzione o la forma di remunerazione e le indennità richieste. Sono indicate tutte le posizioni nella tabella del personale, iniziando dalla più importante e finendo con il personale di supporto.

A orario di lavoro prima di tutto viene indicato il programma di lavoro dell'impresa, se ci sono orari dei turni, quindi vengono firmati in dettaglio. Questo documento può anche indicare i requisiti per l'aspetto e il comportamento dei dipendenti, l'etica aziendale e così via.

Elaborazione di un campione standard di contratto di lavoro

Il contratto di lavoro deve contenere tutte le principali disposizioni elencate nel codice del lavoro.

Qui si applica:

Oltre a questi punti, il datore di lavoro può inserire nel contratto di lavoro altri punti che non siano in contrasto con la legge.

Preparazione dei documenti contabili

Tutti i libri mastri prima di iniziare a usarli bisogno di prepararsi. Vale a dire, ogni rivista dovrebbe essere numerata e sigillata. I fogli sono numerati con numerazione continua, dal primo all'ultimo. Quindi tutti i fogli, tranne la copertina, vengono cuciti con un filo e due code vengono portate all'ultimo risguardo. Sono sigillati con un pezzo di carta, ma che indica il numero di fogli ed è firmato dal responsabile o dal responsabile della tenuta del diario.

Ogni giornale indica la data del suo inizio ed è richiesto il nome dell'organizzazione.

Nomina di una persona responsabile della tenuta dei libri di lavoro

Libri sul lavoro sono uno dei documenti più importanti delle anagrafiche del personale e appartengono a severi moduli di segnalazione, quindi devono essere trattati con cura. Devono essere conservati in una cassaforte chiusa a chiave.

Per mantenere i libri di lavoro, viene nominata una persona responsabile che li compila ed è responsabile della conservazione. La responsabilità è assegnata al dipendente per ordine dell'organizzazione.

Reclutamento dipendenti

Per ogni dipendente, è necessario eseguire una determinata sequenza di lavoro:

• accoglienza dei dipendenti;
• familiarizzazione del dipendente con tutti i documenti normativi locali, i regolamenti sulla remunerazione, i regolamenti interni del lavoro, i contratti collettivi, ecc.;
• registrazione di un contratto di lavoro, la sua sottoscrizione. Assicurati di mettere una nota nel contratto di lavoro che il dipendente ha ricevuto una copia di centoseconda nelle sue mani;
• emissione di un'ordinanza di assunzione;
• compilando una tessera personale T-2 e formando un file personale. Include i seguenti documenti: una domanda di ammissione, copie dei documenti personali, una copia dell'ordine di ammissione, una tessera personale, documenti sull'istruzione e le qualifiche, un contratto di lavoro e altri documenti necessari.
• trasferimento al reparto contabilità di tutti i documenti necessari per l'accantonamento del dipendente.

La seguente playlist video fornisce indicazioni su come gestire i record delle risorse umane:

La definizione generale dice che la gestione dei record del personale è il processo di formalizzazione e mantenimento delle pratiche burocratiche sul personale. Questo argomento è rilevante sia per i singoli imprenditori che per le persone giuridiche. Le pratiche burocratiche hanno norme legislative rigorose e le regole descritte devono essere prese in considerazione da tutti i dirigenti, i dipartimenti del personale delle imprese. Con l'ausilio della gestione delle anagrafiche del personale sarà possibile ottimizzare il processo di gestione del personale, migliorare il lavoro di ciascun team e semplificare la procedura di reporting.

Cos'è la gestione delle risorse umane

Le basi della gestione delle anagrafiche del personale comprendono l'intero processo di preparazione delle carte, la loro compilazione, la rendicontazione del personale che opera in azienda. Ogni emesso è giuridicamente vincolante, compresi quelli che si formano sulla base della domanda di un dipendente. La produzione del personale è spesso svolta dal dipartimento del personale, le cui funzioni sono il lavoro del personale:

• libro paga;
• registrazione di ferie, congedo per malattia;
• rilascio di referenze.

Traguardi e obbiettivi

Compiti e obiettivi di questo dipartimento delle risorse umane:

Direzione del lavoro	Compiti dei dipendenti
Contabilità, registrazione, controllo	Tenuta dei registri del numero dei dipendenti, iscrizione al lavoro, licenziamento
Regolamento del lavoro	Familiarizzazione con compiti, scelta del luogo di lavoro, locali
Coordinamento, formazione	Svolgimento di corsi, formazione, alta formazione, riqualificazione, verifica delle prestazioni
Lavora con i documenti	Gli specialisti di questo dipartimento sono impegnati nella preparazione di documenti, libri, orari di lavoro, registro, rendicontazione
Organizzazione	Organizzazione delle attività secondo le istruzioni

Normativa legale

Il lavoro sul personale è regolato da una serie di leggi normative, ordini e una serie di regole a livello regionale o statale. Il mancato rispetto dei requisiti specificati nel quadro normativo costituisce una violazione. Le principali norme per condurre la produzione del personale:

• regolamento statale sui libri di lavoro (2003);
• regole del lavoro d'ufficio e gestione dei documenti dal 2009;
• istruzioni federali per il mantenimento delle pratiche burocratiche relative ai dipendenti;
• requisiti generali, che sono approvati con ordinanza dei ministeri.

Base legislativa dell'impresa

Ogni impresa utilizza una serie di documentazione che regola il lavoro di tutto il personale. La circolazione dei documenti e la loro preparazione avviene secondo le istruzioni, il quadro normativo sopra prescritto. Il quadro giuridico dell'impresa è suddiviso in cinque categorie chiave, regolate dagli ordini interni dell'impresa:

• statuto aziendale;
• orario di lavoro;
• normativa in materia di protezione dei dati personali;
• tutela del lavoro (regolata da decreto archivistico federale);
• orario di lavoro del personale (e documenti sul personale).

Flusso dei documenti del personale nell'organizzazione

I sistemi di contabilità unificata per i documenti nelle imprese sono divisi in tre categorie principali, tra cui i regolamenti interni, il personale e i regolamenti sulla remunerazione. La prima categoria comprende il turnover delle carte in base al programma delle ferie, la compilazione di documenti sul programma di lavoro. Il secondo paragrafo è più globale e contiene una disposizione sulla redazione dei contratti e dei documenti di politica contabile. Il regolamento sulla retribuzione disciplina tutte le problematiche relative al pagamento di stipendi, premi, congedi per malattia, ferie e TFR in caso di licenziamento.

Personale sotto forma di T-3

La tabella del personale nel modulo T-3 è un unico tipo di carta che descrive l'intera struttura del personale in un'impresa o azienda. Le colonne contengono i dati sul nome completo, la posizione del dipendente, l'unità in cui è elencato. Secondo le norme regolamentari e legislative, lì è prescritto lo stipendio ufficiale di uno specialista. Qualsiasi modifica nel processo di registrazione deve essere registrata dall'ufficio contabilità in questa tabella del personale sul modulo T3. Le istruzioni per la compilazione contengono sempre raccomandazioni per ciascuna colonna. In totale, il documento comprende 5 punti informativi.

Orario di lavoro

Il programma di lavoro è un documento che approva la routine quotidiana di uno specialista. Il flusso di lavoro regola la pianificazione del manager. Include voci sulla necessità di un'ispezione ai sensi della normativa vigente, sui pranzi e le pause e sulla rendicontazione. In alcune aziende, l'impiegato richiede la redazione di un verbale ogni settimana o mese (il documento deve essere confermato dalle firme del dipendente e dell'impiegato previa verifica). Il piano, il programma del programma sono formati per il futuro periodo di lavoro. Registrazione dell'orario di lavoro dei dipendenti.

Contratto di assunzione

Un contratto di lavoro è un documento di diritto civile che viene redatto tra un futuro dipendente e un datore di lavoro. Non sono previsti moduli modello per questo tipo di documenti e il contratto è compilato in forma libera indicando le qualifiche (posizione) e il periodo di lavoro. Il risultato desiderato è anche scritto lì. Secondo le norme legali, questo tipo di documento è molto simile a un documento contrattuale, in quanto prescrive il risultato finale del lavoro e non la sua struttura. Per licenziare i dipendenti, devi solo finalizzare prima della scadenza del contratto.

Ordini del personale

La reintegrazione dei dipendenti nelle posizioni, l'assunzione di specialisti vengono effettuate secondo gli ordini del personale. Questo tipo di documento prescrive la nomina del personale alla posizione e altri movimenti di specialisti nei dipartimenti. I dipendenti del dipartimento del personale e il team di gestione partecipano allo sviluppo di istruzioni e ordini. I manager/amministratori dell'azienda prendono decisioni locali. Gli ordini hanno un'unica forma, è stabilito dal quadro normativo. A seconda della durata di conservazione della carta, devono essere conservati nell'ufficio contabilità o nell'ufficio del personale per un massimo di cinque anni o più (a seconda del tipo di ordine).

Descrizione del lavoro

Le descrizioni del lavoro sono un documento che prescrive la responsabilità delle parti (dipendente e datore di lavoro) e contiene anche dati sulle istruzioni e sui doveri di un particolare specialista nella sua posizione. Sono confermati dal sigillo dell'organizzazione e dalla firma del responsabile. Per questo documento sono necessarie tre copie. Uno rimane nel dipartimento del personale, l'altro con l'esecutore stesso e il terzo con il manager o l'amministratore di un particolare dipartimento. Lo scopo di questo ordine è ottimizzare i processi di gestione del personale nell'impresa.

Come organizzare il lavoro d'ufficio nel reparto del personale

Una corretta gestione delle risorse umane implica un alto livello di responsabilità. Il personale delle Risorse umane deve garantire che le date di sottoscrizione corrispondano a quelle effettive. Puoi affidare la manutenzione dei libri di lavoro e di altri documenti del personale a società di outsourcing. Responsabilità dei responsabili delle risorse umane:

• formare un programma di lavoro, documentazione contabile relativa alle ferie;
• redigere documenti per la protezione del lavoro (necessari per gli enti statali);
• preparare ed emettere ordini;
• Calcola il libro paga e controlla il pagamento dei bonus.

Dipartimento delle Risorse Umane

Il servizio di personale per lavoro con il personale viene svolto quando tutta la contabilità e tutte le registrazioni sono effettuate solo da personale assunto dall'ufficio del personale. Questa modalità di pratiche burocratiche è rilevante per le imprese e le aziende con uno staff di 20-30 persone. Gli standard statali richiedono il rigoroso rispetto della forma di tutti gli ordini e altri requisiti, altrimenti una persona giuridica potrebbe ricevere una multa. Nel settore dei servizi, dove una persona giuridica conta fino a 30 persone, è più redditizio utilizzare i servizi delle società di outsourcing.

Coinvolgimento di specialisti di una società di outsourcing per il lavoro del personale

Assumere una società di risorse umane in outsourcing farà risparmiare denaro e ridurrà l'organico complessivo. Specialisti indipendenti svolgono l'intero volume del lavoro necessario sulla preparazione di ordini, programmi. Inoltre tengono un diario speciale e regolano il lavoro di ogni specialista dell'azienda. La gestione esternalizzata dei record delle risorse umane è caratterizzata dal fatto che una persona giuridica non dispone di un proprio dipartimento delle risorse umane, ma affida questo compito a un team separato per una tariffa moderata.

Contabilità del personale da zero passo dopo passo

Per tenere traccia dei documenti del dipartimento del personale, sono necessarie attrezzature per ufficio e un ufficio. È importante avere una cassaforte forte. L'ordine dovrebbe nominare il capo del sistema di gestione dei documenti. Successivamente, si formano atti interni. Per ogni dipendente dell'azienda, è necessario creare una cartella separata in cui verrà archiviato il suo libretto di lavoro. La gestione degli archivi del personale richiede la conservazione di questa documentazione durante l'intero periodo di lavoro di uno specialista in una posizione. Durante tutta l'attività del dipartimento, le informazioni vengono inserite nei libri, gli ordini vengono redatti.

Requisiti per i dipendenti delle risorse umane

La gestione dei registri del personale è un processo relativamente complesso che richiede determinate abilità teoriche e pratiche. Il quadro normativo per questa posizione contiene un elenco di condizioni alle quali uno specialista può ricoprire questa posizione. Le istituzioni educative non individuano un profilo separato come lavoro d'ufficio del personale. I manager e gli amministratori sono idonei per le attività nel reparto del personale. Quindi i datori di lavoro nominano persone con un'istruzione legale, protezione delle informazioni o gestione dei documenti.

Diritti e doveri di un funzionario del personale

Il primo obbligo di tali funzionari è conoscere il quadro giuridico, rispettare le regole contabili stabilite. Sopra c'erano gli articoli, le leggi federali che dovrebbero essere seguite quando si conduce la gestione dei registri del personale. L'addetto al personale ha il diritto di ricevere informazioni dai dipendenti, visualizzare le cartelle personali, vedere il libro contabile (stipendio). I poteri degli specialisti di questo profilo includono l'apposizione di firme, la collaborazione con i datori di lavoro per migliorare l'efficienza del personale.

Gestione dei registri del personale

Oggi, la gestione dei record delle risorse umane è condotta sia in forma scritta che in formato digitale. La documentazione è firmata personalmente dai dipendenti autorizzati. Per la documentazione vengono utilizzati standard statali, che unificano tutti i modelli e i moduli. È necessario tenere conto delle norme di GOST R 6.30-2003 e GOST R 7.0.8-2013. I documenti importanti sono conservati in cartelle speciali o casseforti di metallo. A seconda dell'ambito e delle dimensioni dell'azienda, gli specialisti devono rispettare requisiti diversi per la frequenza delle segnalazioni.

Ricerca e registrazione del personale

Inizialmente, prima di registrare i dipendenti, è necessario trovare personale specializzato che soddisfi criteri severi (devono essere correlati alle specifiche del lavoro). Per fare ciò, utilizza uffici specializzati, agenzie, siti di ricerca di lavoro, borse di lavoro o annunci privati ​​sui giornali, sui media, sui siti web. Successivamente, vengono redatti i documenti del personale obbligatori, viene eseguita la registrazione, viene firmato un contratto di lavoro o un contratto di lavoro.

Fasi di assunzione

Le procedure per la registrazione delle persone per una posizione iniziano con l'inserimento dei dati sulla persona in cerca di lavoro in un giornale speciale. La pagella registra informazioni sull'esperienza, l'anzianità di servizio e la posizione precedentemente ricoperta. Dopo l'approvazione, viene redatto un ordine per nominare una persona a un determinato incarico. La fase finale è la formazione di una cartella personale, la stesura di un caso in un'azienda, un dipartimento. Il contratto contiene informazioni sui doveri, sullo stipendio nel posto.

Carte personali e formazione della cartella personale del dipendente

I tipi di documenti del personale includono la carta personale di un dipendente. Contiene tutte le informazioni riguardanti lo stato civile, il nome completo, una fotografia è incollata lì, è prescritta la data di nascita. Tutto questo viene fatto dai datori di lavoro al fine di formare un pacchetto di dati su ciascun membro del personale dell'azienda. A norma di legge, questi dati non possono essere ceduti a terzi. Cartelle, armadietti o persino casseforti di metallo vengono utilizzati per condurre un file personale (a seconda del livello di attrezzatura dell'ufficio dell'azienda).

Riviste delle risorse umane

I prodotti stampati su carta aiutano a sistematizzare i report, semplificare il flusso dei documenti. La documentazione sotto forma di giornali aziendali comprende i seguenti tipi:

• per il controllo di documenti, carte che vengono consegnati a una società o impresa;
• controllare il tempo, i periodi dei viaggi di lavoro;
• controllare eventuali note, dichiarazioni;
• registri per garantire la sicurezza dei libri di lavoro.

Manutenzione dei libri di lavoro

La gestione dei registri del personale obbliga gli specialisti a conservare i registri del libro di lavoro. Tutti i registri vengono conservati se la persona presso l'impresa è formalmente registrata. Il libretto di lavoro viene rilasciato al lavoratore al momento del licenziamento. Questa documentazione registra tutte le modifiche riguardanti la posizione, i premi. La formazione da zero sulla gestione dei record del personale include elementi obbligatori sulla corretta progettazione dei libri di lavoro. Eventuali errori vengono corretti dai membri del personale delle Risorse umane. Se vengono trovati, gli specialisti possono essere accusati di una violazione amministrativa.

Organizzare e archiviare documenti

Sono state create norme legislative separate per l'audit e la conservazione dei documenti. È importante ricordare l'articolo 17 della legge federale sull'archiviazione. Prescrive la necessità che il management delle aziende e delle imprese si occupi della sicurezza della documentazione archivistica entro il termine prescritto. Il periodo di conservazione è prescritto dalla legge ed è conforme agli standard statali. Per garantire l'integrità della documentazione cartacea, vengono utilizzate casseforti e armadi ignifughi in metallo.

Se necessario, i dati dei documenti vengono trasferiti al Comitato statale di statistica della Federazione Russa. L'automazione, la digitalizzazione della circolazione delle carte è una delle aree prioritarie nell'ottimizzazione del processo di gestione del lavoro dello Stato. Oggi, la maggior parte dei rapporti non viene eseguita su carta. Ciò non toglie ai capi d'impresa, ai gestori, l'obbligo di conservare l'archivio per uno, tre, cinque o più anni.

Registri elettronici del personale

Quando si utilizzano archivi elettronici del personale, è importante rispettare le condizioni di sicurezza dei documenti, per ridurre l'accesso all'archivio in virtù della normativa in materia di protezione dei dati personali. La contabilità elettronica della documentazione presenta una serie di vantaggi:

1. rapido accesso ai documenti;
2. protezione con password di file;
3. non è necessario acquistare casseforti per risparmiare carta;
4. risparmio di spazio in ufficio: il disco rigido può memorizzare 10.000 o più documenti;
5. risparmiando tempo: puoi firmare, trovare qualsiasi documento in 1-2 minuti nell'archivio del disco rigido del tuo computer.

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Scopri come vengono conservati i registri del personale nell'organizzazione e per cosa possono essere multati. Scarica il manuale per la gestione dei record delle risorse umane o organizza autonomamente la contabilità.

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Quali sono i documenti del personale obbligatori che il datore di lavoro redige

Qualsiasi azienda che utilizzi manodopera salariata è tenuta a conservare i registri del personale. Il lavoro con il personale è accompagnato dall'esecuzione di molti documenti, dall'elenco del personale agli ordini del personale. Compito dell'addetto al personale è quello di redigere in modo tempestivo e corretto gli atti del servizio del personale, di modificarli ove necessario e di verificarne il rispetto della normativa vigente.

Un'istruzione ben strutturata sulla gestione dei record del personale, redatta tenendo conto del nuovo GOST, ridurrà al minimo il rischio di errori grossolani nel lavoro con il personale.

Avviare da zero la gestione dei record del personale, preparare i documenti obbligatori del servizio del personale, senza i quali è semplicemente impossibile lavorare a tutti gli effetti con il personale.

Documenti necessari per le risorse umane:

• contratti di lavoro;
• descrizioni del lavoro (se necessario);
• normative locali;
• carte personali dei dipendenti;
• ordini del personale;
• ordini per core business;
• personale;
• programma delle ferie;
• libri e giornali contabili;
• foglio presenze .

Contratto di lavoro

Il documento principale nel lavoro di un ufficiale del personale. Conferma l'esistenza di un rapporto di lavoro, stabilisce i diritti e gli obblighi delle parti. Non esiste un'unica forma unificata di contratto di lavoro, sebbene esista un modulo standard per le microimprese. Altri datori di lavoro possono prenderlo come base. La legge non vieta di stipulare contratti di lavoro in forma libera se contengono tutte le condizioni obbligatorie e le informazioni sulle parti.

Condizioni obbligatorie del contratto di lavoro:

• funzione lavorativa che indica la posizione o il tipo di lavoro;
• luogo di lavoro e condizioni di lavoro;
• compenso con indicazione dell'aliquota tariffaria o della retribuzione;
• condizione di assicurazione sociale obbligatoria.

Riflettere nel contratto di lavoro la natura e la modalità di lavoro, se differiscono da quelle abituali. Annotare tutte le garanzie ei compensi previsti dalla legge. In un contratto a tempo determinato, assicurati di indicare il periodo di validità ei motivi per cui le parti non hanno potuto instaurare un rapporto di lavoro a tempo indeterminato.

Informazioni obbligatorie del contratto di lavoro:

• Nome completo del dipendente e nome del datore di lavoro (per le persone fisiche - nome completo);
• dati su documenti comprovanti l'identità del dipendente e del datore di lavoro;
• TIN del datore di lavoro (ad eccezione dei soggetti che non hanno la qualifica di imprenditore);
• informazioni sulla persona che firma il contratto per conto del datore di lavoro;
• luogo e data del documento.

Descrizione del lavoro

Nonostante l'assenza di riferimenti a questo documento nel Codice del lavoro della Federazione Russa, gli enti statali sviluppano a colpo sicuro un pacchetto di descrizioni dei lavori (legge n. 79-FZ del 27 luglio 2004) ed è altamente auspicabile che le organizzazioni commerciali Fai questo.

La presenza di job description consente:

• distribuire con competenza le responsabilità tra posizioni simili;
• provare in giudizio o in procura la legittimità della sanzione disciplinare;
• giustificare;
• certificare adeguatamente il personale per il rispetto delle proprie posizioni.

Attenzione! Le istruzioni sono scritte per posizioni, non per dipendenti specifici, quindi non personalizzarle. Se un dipendente si licenzia o si trasferisce, le istruzioni dovranno essere nuovamente approvate. Per lo stesso motivo, è meglio approvarlo come documento autonomo, e non come allegato a un contratto o accordo di lavoro.

Regolamenti locali (LNA)

Ci sono obbligatori e facoltativi. L'ispettore GIT ha il diritto di richiedere le normative locali durante l'ispezione e se qualche documento non è disponibile o viene eseguito con errori, il datore di lavoro può essere multato o emesso un ordine.

Obbligatorio includere tutti gli LNA menzionati nel Codice del lavoro:

• regolamento sulla remunerazione, se i termini della remunerazione non si riflettono nel contratto collettivo o in altro atto locale (articolo 135 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• regolamento sui dati personali dei dipendenti (articolo 86 del Codice del lavoro della Federazione Russa);
• (Articolo 189 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Se ci sono posizioni con orari di lavoro irregolari nello stato, dovrebbe essere approvato un elenco di dipendenti soggetti a un regime di lavoro speciale (articoli 57, 101 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Se l'azienda invia personale per la riqualificazione o la formazione avanzata, il regolamento sulla procedura e le condizioni per il passaggio della formazione professionale (articolo 196 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Gli LNA opzionali vengono emessi secondo necessità. Per regolare in modo chiaro i processi di lavoro, sviluppare documenti interni aggiuntivi: disposizioni su bonus, viaggi di lavoro, tutoraggio, politica sociale, assunzioni, ecc. Non ci sono requisiti unificati per la progettazione e la struttura degli atti locali, essere guidati dall'attuale GOST e certificare correttamente ogni documento.

Carte personali dei dipendenti

Tutti i datori di lavoro, indipendentemente dalla forma giuridica e dal campo di attività, sono tenuti a creare una tessera personale per ciascun dipendente. Usa il modulo T-2 unificato o sviluppa il tuo modulo. Per la registrazione dei dipendenti pubblici è stato sviluppato un modulo speciale T-2GS.

Non dimenticare di familiarizzare il dipendente con il contenuto della carta personale sotto la firma subito dopo il riempimento iniziale, quindi - dopo aver effettuato nuove voci sul trasferimento (anche temporaneo), licenziamento, ridenominazione della posizione.

Attenzione! La carta personale viene chiusa dopo la cessazione del rapporto di lavoro in base al quale è stata avviata. Se assumi un dipendente che ha già lavorato nell'organizzazione, crea una nuova carta per lui.

Ordini per il personale

Le assunzioni, le trasferte, i licenziamenti, i premi, le ferie e le altre procedure del personale sono formalizzate con ordinanza. Questo è il documento più importante di qualsiasi servizio del personale, sulla base del quale vengono effettuate registrazioni in conti personali, libri di lavoro, carte personali.

Alcuni ordini sono redatti in forma tabellare unificata. Se l'ordine riguarda non uno, ma più dipendenti contemporaneamente, viene utilizzato un modulo contrassegnato con "a":

Tabella 1. Ordini emessi su moduli tabulari unificati

	Tipo e nome del modulo
T-9 o T-9	Ordine per inviare uno o più dipendenti in viaggio d'affari
T-11 o T-11a	Ordine per incoraggiare uno o più dipendenti
T-8 o T-8a	Un'ordinanza di licenziamento di uno o più dipendenti
T-6 o ​​T-6a	Un'ordinanza di concessione di ferie a uno o più dipendenti
T-5 o T-5a	Ordine di trasferire uno o più dipendenti ad un altro lavoro
T-1 o T-1a	Un ordine per assumere uno o più dipendenti per lavorare

Attenzione! Invece di moduli unificati, puoi utilizzare moduli approvati dal datore di lavoro se contengono tutti i dettagli richiesti.

Gli ordini rimanenti vengono emessi in forma di testo. Se hai bisogno di richiamare un dipendente dalle ferie o mandarlo a corsi di alta formazione, reintegralo al lavoro o, redigere un ordine in forma gratuita.

L'ordine ha valore legale attestando i dettagli: la firma personale del direttore generale o altro funzionario autorizzato a firmare gli ordini. Oltre alla firma è apposto il sigillo dell'organizzazione (se presente). Gli atti amministrativi entrano in vigore dal momento della sottoscrizione o dalla data in essi indicata.

Attenzione! Le ordinanze sulla nomina dei dirigenti - il direttore generale, i suoi sostituti, il capo contabile e gli altri funzionari citati nell'atto costitutivo - si riferiscono ad ordinanze per attività core, e non per il personale.

Ordini per core business

Tra questi rientrano tutti gli ordini scritti che non riguardano il personale o questioni amministrative ed economiche: sull'introduzione di normative locali o modifiche di LNA esistenti, sulla creazione di nuove posizioni e sullo svolgimento di ispezioni. L'esecuzione di tali ordini può essere affidata sia al segretario dell'organizzazione che ai funzionari del personale.

personale

Caratterizza la composizione del personale dell'azienda: struttura organizzativa, numero e composizione del personale, remunerazione per tutte le posizioni. Per la registrazione, utilizza il modulo T-3 unificato o sviluppa il tuo modello. Il periodo di validità del documento può essere omesso, ma se è limitato, non dimenticare di redigere una nuova tabella del personale entro la data specificata.

Esempio di personale con durata limitata

Inserisci nel documento tutte le posizioni disponibili in azienda, comprese quelle vacanti, temporanee e stagionali. La legge vieta l'assunzione di dipendenti per posizioni non previste dalla tabella del personale (lettera Rostrud n. PG/13229-6-1 del 21/01/2014).

Scrivi i nomi delle posizioni in russo e senza abbreviazioni, indica lo stipendio esatto per ciascuna: le forcelle dello stipendio sono inaccettabili. Le posizioni relative a compensi, benefici o vincoli devono essere conformi agli standard professionali e ai libri di riferimento tariffari e di qualificazione (lettera del Ministero del Lavoro n. 14-0 / 10 / V-2253 del 04.04.2016). Lo racconterà l'esperto della rivista "Personnel Business".

Attenzione! Per errori nella tabella del personale, la società rischia una multa ai sensi dell'articolo 5.27 del Codice dei reati amministrativi della Federazione Russa.

Programma delle vacanze

Viene redatto ogni anno e stabilisce i termini per la concessione di ferie annuali retribuite a tutti i dipendenti dell'organizzazione. Prendi il modulo T-7 unificato o il tuo modello come base.

Per evitare pretese sul documento, procedere in sequenza:

1. Scopri i desideri dei dipendenti. Chiedere ai capi dipartimento di raccogliere informazioni su ciascuna unità strutturale.
2. Verificare se ci sono beneficiari tra il personale che hanno il diritto di prendersi una vacanza in qualsiasi momento conveniente. Questi includono donne incinte, minori e alcune altre categorie di lavoratori.
3. Fare un programma riassuntivo preliminare. Inserisci nel documento tutti i dipendenti, compresi i dipendenti part-time esterni e interni, nonché quelli il cui congedo di maternità scade l'anno prossimo.
4. Accetta e approva il programma. Emettere un ordine separato o timbrare il timbro di approvazione sul documento stesso, familiarizzare i dipendenti con esso sotto firma (lettera Rostrud n. PG / 5883-6-1 del 08/01/2012).

Chi è responsabile dell'amministrazione delle risorse umane

Nelle microimprese e nelle start-up, l'intera amministrazione delle risorse umane di solito ricade sulle spalle di una sola persona. Di solito questo è il direttore della società o il suo vice. Ma man mano che l'attività cresce e il personale si espande, aumenta anche la quantità di scartoffie. In questa fase, dovrebbe essere assegnata una posizione a tempo pieno a uno specialista del personale che conosce bene le basi della gestione dei registri del personale e dedica tutto il suo tempo di lavoro a lavorare con il personale.

Nelle grandi aziende con una struttura organizzativa complessa, un servizio separato è impegnato nella gestione dei registri del personale.

Se l'organizzazione ha divisioni strutturali separate, ad esempio filiali in altre città e regioni, esistono due modi per conservare i registri del personale. Più costoso - creare una posizione di funzionario del personale in ciascuna filiale, più redditizio, ma associato a determinate difficoltà - da gestire con il dipartimento del personale presso la sede centrale, avendo impostato il lavoro utilizzando scansioni e posta. Cos'è, leggi sulla rivista "Personnel Business".

Tabella 2. Vantaggi e svantaggi dei diversi modi di organizzare l'AC nelle filiali

Procedura	Il CD è condotto presso la sede centrale	Il CD è condotto nelle filiali
Scartoffie	È difficile rispettare le scadenze, il trasferimento dei documenti originali richiede tempo	Rispettate le scadenze, il diritto di firma è delegato al responsabile della filiale
Nomina dei dipendenti responsabili della gestione dei record del personale (KD)	Di solito è facile trovare il dipendente giusto con le giuste qualifiche	Poiché ci sono meno dipendenti nelle filiali, è difficile scegliere un responsabile per CA
Assunzione per lavoro straordinario o nei fine settimana	Non sempre è possibile emettere tempestivamente tutti i documenti necessari e consegnarli in tempo al reparto	Nessun problema: devi solo ottenere il consenso del dipendente e completare tutti i documenti sul posto
Rilascio documenti ai dipendenti in caso di licenziamento	Hai bisogno di più tempo per la consegna, c'è il rischio di smarrimento se inviato per posta	Gli atti possono essere emessi tempestivamente, senza violare le scadenze stabilite

Organizzazione autonoma del lavoro dell'ufficio del personale: istruzioni passo passo

Come organizzare il lavoro con il personale in un'azienda di nuova creazione o ripristinare dopo un predecessore? La nuova istruzione sulla gestione dei registri del personale, sviluppata tenendo conto delle norme della legislazione vigente, ti aiuterà a non perdere nulla.

Procedi passo dopo passo:

Passaggio 1. Creare un quadro normativo. Prima di tutto, lasciati guidare dai requisiti del Codice del lavoro della Federazione Russa, il principale insieme di leggi sul lavoro che regola molti processi del personale: assunzione, concessione di ferie, diritti e obblighi delle parti di un contratto di lavoro, procedura per calcolo salari, ecc.

Considera anche le regole stabilite da:

• Decreto della Commissione Statale di Statistica n. 1 del 01/05/2004- sull'utilizzo delle forme unificate della contabilità primaria e degli estremi obbligatori;
• In una piccola azienda, tutte le questioni relative alla gestione dei registri del personale possono essere gestite da una sola persona: un funzionario del personale, un segretario o un direttore. Quindi è lui che è responsabile della conservazione e della conservazione dei libri di lavoro. Ma se la quantità di lavoro è grande, è meglio distribuire le aree di responsabilità tra più dipendenti. Ad esempio, nominare uno degli ufficiali del personale responsabile della tenuta e della contabilità dei libri di lavoro e affidare a un altro il lavoro di compilazione degli ordini del personale.

  Esempio di ordine sulla nomina di un funzionario responsabile dei libri di lavoro

  
  

  Passaggio 3. Fare un elenco dei documenti del personale richiesti. Includere in esso le normative locali e altri documenti, la cui presenza l'ispettore GIT verificherà definitivamente durante la prossima visita: personale, programma delle ferie, foglio presenze, schede personali dei dipendenti. Se l'organizzazione prevede di abbandonare i moduli unificati, emettere un ordine per sviluppare i propri moduli.

  Passaggio 4. Sviluppare e approvare i necessari registri e regolamenti delle risorse umane. Esistono diversi modi per approvare LNA: scopri come differiscono tra loro e scegli quello più adatto a te. Si ricorda che alcuni documenti dovranno prima essere concordati con il sindacato (, dirà l'esperto della rivista elettronica "Personnel Business").

  Passaggio 5. Compila i libri di registrazione e i diari. Nominare dipendenti responsabili della registrazione di briefing, visite mediche e corrispondenza.

  1. Verificare la correttezza dell'esecuzione dei contratti di lavoro. Innanzitutto, controlla se il direttore dell'organizzazione è correttamente registrato per il lavoro, quindi guarda il resto dei contratti. Assicurati che gli stipendi e i titoli di lavoro prescritti corrispondano esattamente alla formulazione nell'elenco del personale, nei libri di lavoro e negli ordini di lavoro. Se trovi errori, apporta modifiche stipulando accordi aggiuntivi con i dipendenti.
  1. Familiarizzare i dipendenti sotto firma con l'LNA che sono direttamente correlati a loro. Non stiamo parlando solo delle regole del programma di lavoro e di altri LNA, con cui il personale dovrebbe essere familiarizzato durante l'assunzione, ma anche delle descrizioni dei lavori, degli ordini del personale e dei registri delle istruzioni.

  Attenzione! Assicurati che ogni dipendente riceva la propria copia del contratto di lavoro e tutti gli accordi aggiuntivi ad esso.

  1. Organizzare la registrazione militare. Se l'azienda impiega incaricati del servizio militare o persone in età militare, tenere un registro militare. Nominare una persona responsabile della tenuta dei registri e coordinare l'appuntamento con l'ufficio locale di registrazione e arruolamento militare, elaborare un piano di lavoro ed emettere registri sulla base delle informazioni provenienti da tessere militari, tessere personali e ID reclutatori forniti dai dipendenti.
  1. Crea un ambiente di archiviazione sicuro. Questo requisito si applica a tutti i documenti contenenti dati personali (PD): riporli in armadi e casseforti chiusi a chiave, non trasferire informazioni sul dipendente a terzi senza di lui consenso scritto. Non conservare copie di passaporti e diplomi nei tuoi file personali, non chiedere ai dipendenti dati personali che non siano direttamente correlati al lavoro: le sanzioni per la violazione delle regole sul trattamento dei dati personali sono significative.
  1. Crea un pianificatore di calendario. Molti documenti importanti devono essere regolarmente aggiornati o riapprovati. Ad esempio, il programma delle ferie dovrebbe essere redatto annualmente e il contratto collettivo dovrebbe essere ristampato almeno una volta ogni tre anni. Affinché l'azienda non abbia problemi in futuro, pianificare in anticipo il lavoro con i documenti chiave.

  Organizzare la gestione dei record del personale da zero, ad esempio in una filiale, o ricostruire dopo un predecessore non è un compito facile. Per iniziare, familiarizza con il quadro normativo e lo standard GOST R 7.0.97-2016, che contiene i requisiti di base per le pratiche burocratiche.

  Lavorando in modo coerente, sviluppare la serie minima richiesta di documentazione del personale, compresi i regolamenti. Decidi quali moduli contabili principali utilizzerai: unificato o auto-sviluppato. Metti in ordine i tuoi contratti e accordi di lavoro. Prestare attenzione ai dettagli, perché l'azienda rischia una grossa multa per l'assenza o l'errata esecuzione dei documenti.