CEO

Buat rencana untuk tahun ini di musim semi, rencanakan hari ini - di pagi hari

pepatah Cina

kepada siapa: pemilik, manajer puncak, eksekutif

Ketika Anda tidak memiliki rencana, tindakan Anda kacau

Masing-masing dari kita, para manajer, berpikir: seberapa besar produktivitas dapat ditingkatkan? Data yang diperoleh secara empiris di perusahaan saya menunjukkan bahwa setelah pengenalan perencanaan dan pelaporan harian, efisiensi tim meningkat ~ 40%.

Bukan rahasia lagi bahwa rata-rata perusahaan Rusia karyawan habiskan untuk bekerja kasus terbaik 3-4 jam sehari dari 8. Namun, semua orang berpura-pura bahwa ini adalah bagaimana seharusnya. Pemimpin puas dengan pertunjukan dalam bentuk aktivitas kekerasan segera setelah dia melihat ke dalam kantor seseorang.

Dan bawahannya... Dan bagaimana dengan bawahannya? Mereka lebih dari puas dengan keadaan ini: di waktu kerja Anda dapat memecahkan banyak masalah pribadi, memesan di toko online, berbicara di telepon dan di jaringan sosial dengan teman dan keluarga. Tidak heran mereka mengatakan bahwa 80% orang bekerja seefisien mereka dipimpin secara kompeten.

Kesimpulannya dangkal dan sekaligus mengerikan dalam kesederhanaannya: untuk meningkatkan efisiensi perusahaan hingga 40%, cukup untuk membuat karyawan bekerja setidaknya 6,5 - 7 jam sehari(ya, delapan sudah aerobatik!).

Rencana dan laporan harian - tes bakat berkelanjutan untuk karyawan

Tetapi bagaimana memahami: karyawan mana yang mengobrol di jejaring sosial, dan siapa yang terus menghasilkan hasil? Tetap di belakang Anda sepanjang waktu? Mustahil! Di sini, rencana dan laporan harian tentang pekerjaan yang dilakukan, yang wajib bagi setiap karyawan, datang untuk menyelamatkan.

Jika diringkas, arti dari rencana dan laporan harian adalah sebagai berikut: seorang karyawan menyusun rencana kerja untuk setiap hari berdasarkan 8 jam sehari dan melaporkan pada akhir hari kerja untuk setiap tugas yang diselesaikan (waktu yang dihabiskan, hasil , dll.).

Setiap teknologi bagus memiliki keuntungan bagi kedua belah pihak. Mari kita bicara tentang hal itu.

Manfaat paket harian untuk perusahaan

• Tugas diselesaikan oleh karyawan sesuai dengan prioritas yang diterima (dengan mempertimbangkan kebutuhan bisnis perusahaan), dan tidak sesuai dengan prinsip "ingin", "lebih mudah" dan "lebih menarik".
• Probabilitas “waktu henti” seorang karyawan cenderung nol. Selalu ada tugas cadangan. Jika "sederhana" terjadi, maka itu terlihat terlebih dahulu.
• Setelah melihat rencananya, Anda dapat segera menghapus tugas "tersedot dari jari Anda" dan menggantinya dengan yang bermanfaat, topikal, dan relevan.
• Ketika seseorang merencanakan sesuatu berdasarkan 8 jam kerja dan mengetahui bahwa akan ada permintaan selama waktu ini, kemungkinan "membuang-buang waktu" akan berkurang secara nyata.

Manfaat rencana harian untuk karyawan

Peningkatan pribadi dan profesional utama: Keterampilan perencanaan sangat penting di semua bidang, dan kehidupan di luar pekerjaan tidak terkecuali.

• Manajer akan senang dengan Anda, karena semua tugas teknologi dengan prioritas tertinggi ada di tangan Anda rencana harian. Dan "berada dalam performa yang baik" membuka peluang tambahan dalam karier vertikal.
• Penghapusan "perbudakan", ketika seseorang duduk di tempat kerja sampai "malam" (sekarang 8 jam dialokasikan untuk menyelesaikan tugas, oleh karena itu, manajer tidak akan lagi merencanakannya selama dua belas jam).

Jadwal acara

Di masa depan, kami hanya akan berbicara tentang prinsip-prinsip perencanaan harian dan mingguan dan persyaratan untuk rencana. Artikel terpisah dikhususkan untuk:

• Teknologi analisis oleh kepala rencana harian dan mingguan bawahan - sebuah artikel dalam pengembangan.
• Persyaratan untuk laporan kerja, metodologi pembuatannya - artikel dalam pengembangan.
• Teknologi analisis oleh kepala laporan harian dan mingguan bawahan. Lihat artikel "".

Efektivitas pribadi pemimpin

Saya juga menggunakan teknologi perencanaan dan pelaporan harian dalam pekerjaan saya. Saya melaporkan kepada diri saya sendiri - bawa ke layanan jika Anda tidak memiliki siapa pun untuk melapor. Dengan demikian efisiensi pribadi saya berlipat ganda(Apakah itu lelucon!). Termasuk karena pelaksanaan tugas-tugas prioritas yang lebih tinggi, karena sebelum saya mengambil yang pertama datang ke pikiran.

Dan wawasan yang sangat bermanfaat. Ketika Anda mulai merencanakan, lebih mudah untuk berpikir pada tahap perencanaan: apakah ini tugas Anda, bukankah lebih baik mendelegasikannya? Ketika saya sudah memulai tugas, dan di tengah pelaksanaannya saya menyadari bahwa akan menyenangkan untuk mendelegasikan, sudah jauh lebih sulit untuk "melepaskan" dari diri sendiri.

Teknologi untuk implementasi dan implementasi rencana harian

Saya menarik perhatian Anda pada fakta bahwa perlu untuk mengontrol implementasi rencana, waktu tugas yang diselesaikan dan kualitas hasilnya.

Banyak pemimpin patah gigi ketika mencoba menerapkan rencana dan laporan harian, dan inilah alasannya:

• Pengenalan tersebut akan menemui perlawanan sengit dari para pekerja kantoran. Merendahkan diri sendiri, ini wajar, tetapi Anda perlu bersiap untuk ini. Mungkin artikel "" akan bermanfaat bagi Anda.
• Pelaksanaan rencana dan laporan harian, serta upaya lebih lanjut untuk menjaga agar teknologi tetap beroperasi, membutuhkan investasi waktu, uang, upaya manajerial, dan kemauan pemimpin. Dan yang paling penting, reaksi secepat kilat terhadap pelanggaran apa pun yang dilakukan karyawan.
• Implementasi juga akan membawa transparansi total dari rencana dan laporan. Kepala tingkat yang lebih tinggi harus dapat melihat laporan dari setiap kepala yang lebih rendah dan bawahannya. Atasan langsung bertanggung jawab atas rencana bawahannya. Mengapa karyawan tidak menyukainya? Tidak setiap manajer menengah tertarik untuk memiliki “ mata yang melihat semuanya” dari manajemen puncak.

Rekomendasi untuk mengatur perencanaan harian: peraturan yang sudah jadi untuk implementasi

Organisasi proses pemrosesan aliran tugas yang masuk di pihak karyawan

• Segera setelah tugas muncul, itu dimasukkan ke dalam rencana kerja untuk hari ini atau hari-hari berikutnya (terlepas dari bentuk yang ditetapkan) dengan perkiraan tanggal penyelesaian yang direncanakan.
• Jika tugas termasuk dalam kategori kasus "tidak mendesak dan tidak penting", itu dicatat dalam apa yang disebut STACK (penyimpanan) tugas. Seorang karyawan beralih ke STACK ketika merencanakan minggu depan, atau ketika dia memiliki waktu senggang di tempat kerja.

Tugas yang ditetapkan, yang memakan waktu lebih dari 3 jam (kecuali untuk partisipasi dalam acara dan rapat), dibagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, di mana tugas awal ditetapkan sebagai tugas dasar.

• Untuk setiap tugas, prioritas dipilih dan ditetapkan dari daftar standar

Bonus: Contoh Tabel Prioritas Karyawan

Untuk contoh tabel prioritas yang membantu karyawan mengelola perencanaan mereka sendiri, ikuti 2 langkah sederhana:

1) Tulis komentar terperinci pada artikel(Formulir komentar terletak di bagian paling bawah artikel, lihat tangkapan layar https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Bagikan pengalaman Anda dalam menerapkan perencanaan bawahan (belum tentu berhasil).

2) Kirim pertanyaan untuk menerima contoh tabel prioritas melalui akun media sosial pribadi saya:

Persyaratan untuk format memasukkan tugas ke dalam rencana

• Setiap karyawan menambahkan daftar indikatif tugas mereka ke dalam rencana ( Deskripsi Singkat tugas + perkiraan waktu untuk diselesaikan). Rencana tersebut mencakup tugas-tugas berikut:
• Direncanakan dalam proyek;
• Diperoleh sebelumnya dalam bentuk tugas individu(secara lisan, melalui surat, skype, dll.). Jika tugas berada dalam sistem pengaturan tugas eksternal, maka Anda perlu menambahkan tautan url ke tugas ini; setelah menerima tugas (secara lisan, melalui surat, skype), itu harus dimasukkan ke dalam rencana kerja Anda sendiri. Pada saat yang sama, semua persyaratan untuk format tugas masuk berlaku.
• Direncanakan oleh karyawan untuk implementasi atas inisiatifnya sendiri.
• Untuk setiap tugas, Anda harus menentukan:
• Nama tugas. Itu harus mencerminkan tindakan apa yang perlu dilakukan dan dengan objek apa. Disarankan untuk menggunakan kasus nominatif untuk kata benda dan suasana hati yang penting kata kerja. Ini sangat memudahkan pencarian selanjutnya di antara semua tugas. Contoh: Kembangkan peraturan: perencanaan ("mengembangkan" - imperatif; "regulasi: perencanaan" - kasus nominatif).
• Perkiraan waktu untuk menyelesaikan. Contoh: Buat menawarkan: 2 jam 30 menit
• Tenggat waktu(batas waktu di mana tugas harus diselesaikan). Jika Anda tidak dapat menentukan tenggat waktu untuk suatu tugas, hubungi atasan langsung Anda.
• Rencana singkat untuk menyelesaikan tugas ini. Tambahkan tautan ke algoritme yang Anda rencanakan untuk ditindaklanjuti dan/atau rencana tindakan singkat. Ketiadaan rencana singkat di badan tugas menimbulkan banyak pertanyaan ketika membahas rencana kerja dan risiko bahwa tugas akan dilakukan dengan cara yang tidak efisien / tidak optimal atau tidak dilakukan 100% dan / atau memerlukan pengerjaan ulang.
• Sebuah prioritas. Kontraktor menentukannya secara independen sesuai dengan aturan yang diformalkan secara terpisah. Jika Anda tidak dapat menentukan, Anda harus menghubungi atasan langsung Anda.
• Jika seorang karyawan melihat "ketidakcukupan" sumber dayanya untuk tugas itu, ia berkewajiban untuk segera memberi tahu manajer tugas dan atasan langsungnya tentang hal ini.

Rencana kerja harian

• Rencana harus dibuat berdasarkan rencana mingguan dan tugas operasional yang masuk (sebelum pengenalan perencanaan mingguan: berdasarkan tugas yang diketahui untuk hari itu).
• Rencana untuk hari berikutnya disusun sebelum akhir hari kerja saat ini.
• Waktu yang dijadwalkan untuk tugas harian dihitung:
• untuk karyawan kantor berdasarkan 8 jam dikurangi waktu biasa untuk menyelesaikan tugas operasional dan force majeure (untuk manajer proyek: 7 jam - direncanakan; 1 jam - untuk menyelesaikan tugas yang masuk). Waktu yang dijadwalkan untuk tugas dapat bervariasi tergantung pada hari dalam seminggu dan kondisi lainnya.
• untuk spesialis lepas - batas waktu harian yang disepakati saat membahas persyaratan kerja sama.
• Rencana untuk hari baru ditempatkan di atas rencana untuk hari sebelumnya (jika dokumen teks digunakan untuk rencana).
• Jika lebih dari 4 jam per hari dihabiskan untuk tugas yang tidak terjadwal (berkaitan dengan rencana proyek), atau menjadi jelas bahwa rencana proyek TIDAK dapat dipenuhi pada beban saat ini, manajemen segera diberitahu tentang hal ini (selambat-lambatnya pada hari berikutnya) .

Contoh paket harian (tangkapan layar dari Bitrix24)

Contoh menunjukkan rencana yang dibuat oleh karyawan di sistem Bitrix24. Tangkapan layar hanya menunjukkan enam tugas pertama, sisanya tidak muat di layar. Kolom yang dipilih: 1 - nama tugas; 2 - batas waktu; 3 - waktu pelaksanaan yang direncanakan.

Transisi ke perencanaan mingguan

Setelah menguasai rencana harian, karyawan dipindahkan ke perencanaan mingguan. Pada saat yang sama, perencanaan harian dipertahankan, tetapi sangat disederhanakan, karena. dalam rencana mingguan, tugas dibagi berdasarkan hari. Jika Anda tidak melakukan perencanaan harian dengan bawahan Anda, mereka mungkin merencanakan minggu mereka seperti pada gambar di bawah ini.

Manfaat utama dari perencanaan mingguan:

• cakrawala perencanaan yang lebih panjang dibandingkan dengan satu hari
• menghemat waktu untuk karyawan dan menghemat waktu yang signifikan untuk manajer

Rencana kerja mingguan

• Bagaimana cara membuat rencana?
• Periksa semua rencana proyek bulanan, ambil dari mereka daftar tugas dengan tenggat waktu hingga akhir minggu + 5 hari.
• Buka rencana kerja bulanan Anda dan tulis sebagian pekerjaan dari sana.
• Masukkan tugas operasional (sebelumnya diketahui atau ditetapkan oleh manajer) ke dalam rencana mingguan.
• Rencana untuk minggu baru harus dibuat di hari kerja terakhir minggu sebelumnya(biasanya hari jumat).
• Tugas harus direncanakan untuk seluruh minggu kerja, dengan mempertimbangkan cadangan waktu untuk tugas pengantar (ditentukan untuk setiap posisi secara individual).
• Rencana yang disusun untuk minggu ini perlu diklarifikasi (berdasarkan informasi yang diterima selama akhir pekan dan di pagi hari pada hari kerja pertama) pada hari kerja pertama dalam seminggu, hingga pukul 12:00(biasanya senin)
• Untuk spesialis yang memiliki sedikit pekerjaan "tak terduga" (pekerjaan pemeliharaan lokasi, manajemen proyek promosi), minggu harus direncanakan tanpa memperhitungkan pekerjaan yang tidak terduga.
• lagi pula, tugas dan yang "tidak terduga" mungkin, atau mungkin TIDAK.
• jika rencana tersebut tidak terpenuhi karena fakta bahwa tugas yang "baru" diterima telah selesai, maka sebagian tugas dari rencana tersebut dapat ditransfer ke minggu berikutnya.

Otomatisasi rencana harian dan mingguan

Pertanyaan paling populer: “Dalam bentuk apa bawahan harus membuat rencana?” Idealnya, rencana harus dibuat dalam bentuk tugas dalam sistem, di mana di masa depan mereka akan dilacak oleh waktu eksekusi dan laporan akan dibuat. Menurut pendapat saya, hari ini sistem Bitrix24 paling cocok untuk ini.

Bagaimana jika perusahaan Anda memiliki sistem pengaturan tugas yang berbeda? Pikirkan tentang bagaimana mengatur perencanaan dengan bantuannya berdasarkan persyaratan untuk rencana yang telah saya rumuskan. Dan bahkan jika Anda tidak memiliki sistem untuk mengatur dan menghitung tugas sama sekali, itu tidak masalah. Di perusahaan saya lama rencana untuk hari dan minggu dibuat dalam file teks terpisah dalam format GoogleDocs (sangat nyaman untuk diedit dan didiskusikan). Dan hanya setelah beberapa waktu kami beralih sepenuhnya untuk bekerja di Bitrix24.

Jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan tentang rencana harian

Bagaimana menetapkan tugas jika pejabat eksekutif bukan bawahan langsung manajer?

Dapatkan wewenang untuk menetapkan tugas-tugas tersebut dalam kerangka subordinasi proyek, atau setujui penambahan tugas dengan atasan langsung kontraktor.

Penting untuk diingat: waktu bukanlah karet. Ketika tugas baru tiba, itu "mendorong" tugas lain keluar dari rencana. Prioritas dalam pemberian tugas adalah masalah kompetensi atasan langsung.

Ternyata sistem ini memperkenalkan “kontrol total” atas pekerjaan bawahan? Ini harus dilakukan oleh pemimpinnya. Dan pemimpin ini harus dikendalikan oleh pemimpinnya?

Manajer mengawasi persiapan rencana bawahan langsungnya (contoh: kepala departemen menganalisis rencana karyawan departemen), tetapi tidak harus setiap hari. Untuk karyawan setia (1 tahun setelah dimulainya penerapan manajemen reguler, tidak akan ada lagi yang tersisa di perusahaan Anda) frekuensi verifikasi bisa 1 kali dalam 3 hari, 1 kali per minggu.

Banyak tergantung pada posisi dan pengalaman karyawan tertentu. Dan juga pada jenis perencanaan yang digunakan selain rencana harian dan mingguan: perencanaan bulanan untuk proyek, rencana strategis untuk proyek. Jika salah satu karyawan membutuhkan "kontrol total" yang konstan, tanyakan pada diri Anda pertanyaan: "Apakah Anda membutuhkan karyawan seperti itu?"

Beberapa pemimpin sendiri tidak ingin mengontrol setiap hari. butuh waktu dan perhatian

Merencanakan pekerjaan untuk bawahan mereka dan memantau pelaksanaannya adalah tanggung jawab langsung dari pemimpin. Untuk menguasai fungsi ini, saya sarankan Anda melakukan "pemompaan" Anda kompetensi manajerial. Untuk membantu artikel "".

Penting untuk menilai apakah perusahaan Anda memiliki "kecondongan" bagi manajer dalam bekerja menuju "produksi hasil". Pertama-tama, pemimpin harus mengalokasikan waktu untuk mengelola bawahan., produksi hasil - di tempat kedua dan sesuai dengan prinsip sisa waktu. Jika Anda mengalokasikan waktu yang cukup kepada manajer untuk manajemen, dan pada saat yang sama dia masih berusaha untuk menghasilkan hasil dengan tangannya sendiri, sementara bawahannya kedinginan, ini adalah spesialis yang baik tapi pemimpin yang buruk.

Pembaca artikel ini juga membaca

Cara mengevaluasi kinerja karyawan pada akhir hari kerja menggunakan laporan harian: metode "analisis dan komentar"

Bagaimana menerapkan manajemen reguler di perusahaan Anda (bagian 1): tujuan, prinsip dasar, persiapan pra-peluncuran

Tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan semua yang ingin Anda lakukan adalah masalah umum di dunia modern. Perencanaan hari kerja yang tepat akan menghemat sejumlah besar jam berharga. Dan hari ini Anda akan mendapatkan beberapa tips penting pada topik ini.

Untuk memulainya, kami menyoroti perencanaan hari kerja - itu perlu dilakukan. Ambillah begitu saja. Selanjutnya, Anda perlu membagi hari Anda menjadi 3 grup dan untuk masing-masing grup kami akan memberi Anda aturan kami sendiri. Semuanya sederhana di sini:

1. Awal hari kerja.
2. Tengah hari.
3. Selesainya hari kerja.

Aturan untuk memulai hari

Pagi hari adalah saat ketika Anda berenergi setelah tidur. Itu tergantung pada kondisi Anda di pagi hari, seberapa produktif hari ini. Jadi, ambillah nasihat pertama.

sikap positif

Tak perlu dikatakan, jika Anda berada dalam suasana hati yang baik di pagi hari, maka segalanya menjadi lebih mudah, menjadi lebih mudah untuk menyelesaikan masalah bisnis dan mereka membutuhkan lebih sedikit waktu.

Karena itu, setiap pagi temukan sesuatu yang akan mengisi Anda dengan hal-hal positif: kenangan yang menyenangkan, antisipasi untuk segera melakukan apa yang Anda sukai. Biasakan bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut setiap pagi:

Bagaimana hari ini dapat membawa saya lebih dekat untuk mencapai tujuan saya?

Apa yang dapat saya lakukan untuk mendapatkan hasil maksimal dari hari ini?

Apa yang dapat saya lakukan hari ini untuk mendukung gaya hidup (kesehatan) saya?

Prosedur ini tidak akan memakan waktu lebih dari 2 menit, dan efek kinerja hariannya dapat melebihi semua harapan.

Awal yang benar

Saat berikutnya adalah awal yang tepat untuk hari kerja Anda. Di mana itu harus dimulai? Dari sarapan santai dan jalan yang sama ke tempat kerja.

Tidak punya waktu untuk sarapan yang panjang dan mengenyangkan? Ada solusi sederhana: pergi tidur lebih awal. Jika tidak, Anda berisiko merusak hari Anda sejak awal - periksa!

Awal kerja

Mulailah hari kerja Anda segera pada waktu bersamaan. Aturan ini akan membantu Anda menjadi orang yang lebih disiplin.

Ketika ini menjadi kebiasaan, Anda akan melihat peningkatan mobilisasi kekuatan Anda sebagai bonus.

Verifikasi rencana

Jika Anda merencanakan hari kerja hari ini kemarin, maka perlu check di pagi hari. Ini akan memakan waktu 10 menit, tetapi dapat menghemat hingga 2 jam!

Juga lebih baik melakukan perencanaan sendiri dengan memperhitungkan 60% waktu Anda, dan sisakan 40% untuk force majeure dan tugas-tugas tak terduga atau mendesak.

Jangan "berayun"

Jangan memulai bagian hari yang paling produktif dengan banyak salam berulang atau membahas berita yang tidak berguna. Mulailah mewujudkan tujuan yang Anda rencanakan langsung!

Semua urusan "sosial" dapat dijadwal ulang untuk lain waktu. Ini sangat cocok untuk sore hari.

Hal pertama yang pertama!

Awali harimu dengan sebuah keputusan tugas utama. Segala sesuatu yang lain akan menunggu dan tidak akan pergi ke mana pun. Terutama, kotak suratmu J

Sekretaris adalah asisten Anda

Pastikan sekretaris Anda selalu mengetahui rencana Anda, karena dia adalah asisten dan mitra Anda. Biarkan Anda hanya memiliki 2 menit untuk ini - lakukanlah.

Langkah ini akan menghemat waktu Anda dan meningkatkan efisiensi. Seorang sekretaris yang baik akan menurunkanmu dan mengingatkan Anda tentang pertemuan penting jika perlu. Dia harus mengetahui semua urusanmu.

Aturan untuk tengah hari

Tengah hari- ini adalah periode ketika pekerjaan sedang berjalan lancar, Anda telah menyelesaikan atau melanjutkan untuk melakukan tugas-tugas utama. Untuk bagian hari ini, kami telah menyiapkan 11 tips untuk Anda.

Pesan di atas meja

Tinggalkan di atas meja hanya kertas-kertas yang membantu Anda memecahkan masalah saat ini. Hapus sisanya. Tidak boleh ada lebih dari enam dokumen di atas meja.

Tetapkan tenggat waktu

Jika Anda seorang bawahan, maka cobalah untuk memastikan bahwa Anda dapat menginstal atau tetapkan tenggat waktu untuk penyelesaian tugas-tugas yang diberikan kepada Anda. Jika Anda seorang pemimpin, maka potonglah waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas bawahan Anda hingga sepertiganya.

Masukan

Jika Anda tiba-tiba memutuskan untuk menghadiri pertemuan yang tidak penting bagi Anda, maka bersiaplah untuk kenyataan bahwa Anda akan diberikan instruksi tambahan tentang itu. Jika Anda tidak ada di sana, maka Anda tidak akan menerima tugas tambahan ...

tugas mendesak

Selalu dan dalam hal apapun, muncul situasi yang mendesak dan akan menarik perhatian Anda. Ini akan menyebabkan stagnasi dalam pelaksanaan tugas saat ini.

Apakah layak untuk terganggu dan menyelidiki situasi seperti itu terserah Anda. Tapi selalu buat keputusan berdasarkan prioritas: apa yang lebih penting untuk dilakukan - urusan saat ini atau "mendesak"? Delegasikan tugas mendadak seperti itu bila memungkinkan.

tindakan impulsif

Saat melakukan tugas saat ini (terutama yang paling penting), Anda mungkin tiba-tiba ingin menelepon atau melakukan tindakan impulsif lain yang tidak direncanakan.

Luangkan waktu Anda untuk mengikuti dorongan hati - pertimbangkan apakah itu layak untuk diganggu, seberapa pentingkah itu?

Berhenti sebentar

Selalu selama hari kerja istirahat rencana. Berapa lama mereka harus terserah Anda. Hal terpenting dalam bisnis ini adalah keteraturan.

Kelompokkan rutinitas Anda

Anda dapat menggabungkan semua tugas rutin kecil sesuai dengan fitur serupa menjadi beberapa bagian, blok. Dan kemudian jalankan di blok tersebut. Misalnya, 6 blok 10 menit - panggilan telepon. Penting di sini untuk mempersingkat waktu eksekusi setiap blok sebanyak mungkin.

Penyelesaian kasus

Bawa apa yang Anda mulai Babak final. Cobalah untuk tidak sering terganggu ketika menyelesaikan tugas yang panjang. Karena setelah Anda harus kembali ke eksekusi dan melakukan beberapa pekerjaan lagi, buang-buang waktu. Minimal, mengembalikan kecepatan eksekusi.

memanfaatkan momen

Jika Anda tiba-tiba memiliki "waktu luang yang dipaksakan" kemudian berpikir tentang bagaimana hal itu dapat digunakan secara rasional. Misalnya, saat Anda duduk di ruang tunggu koki dan menunggu giliran.

jammu

Saat merencanakan hari kerja, pastikan untuk jadwalkan satu jam untuk diri sendiri. Pada titik ini, sekretaris Anda harus menjawab semua orang bahwa Anda tidak ada di sana, atau tutup saja kantornya agar tidak ada yang mengganggu Anda.

Luangkan waktu ini untuk menyelesaikan tugas-tugas yang tidak mendesak, tetapi penting. Juga, ketika tidak ada yang mengalihkan perhatian Anda, Anda dapat mengingat tugas serupa yang terlupakan begitu saja di tengah hiruk pikuk.

Rekonsiliasi dan kontrol

Jangan luangkan waktu untuk berkala rekonsiliasi rencana mereka dan kontrol pelaksanaannya. Kami telah mengatakan bahwa tindakan ini akan menghemat lebih banyak waktu daripada yang Anda habiskan untuk itu. Selain itu, Anda dapat mengubah sesuatu dalam perencanaan karena, misalnya, perubahan prioritas.

Aturan untuk Mengakhiri Hari

Jangan terganggu oleh seringnya memeriksa waktu dan menunggu akhir hari kerja. Periode waktu ini juga penting, seperti yang sebelumnya. Perhatikan 3 tips berikut ini.

Selesaikan yang belum selesai

Ada sekelompok kasus yang tidak mendesak, tetapi perlu. Agar mereka tidak menumpuk, berubah menjadi penyumbatan, lakukan di penghujung hari, ketika tujuan terpenting tercapai. Selama periode ini, saatnya untuk menyelesaikan membaca korespondensi Anda, mendiktekan perintah pers kepada sekretaris, dll.

Analisis hari ini

Analisis, berdasarkan rencana hari itu, apa yang berhasil Anda lakukan hari ini, apa efisiensi Anda, seberapa sering Anda teralihkan dari tugas utama dan bagaimana hal ini dapat dihindari di masa depan jika memungkinkan? Ini adalah salah satu elemen penting berhasil menyelesaikan tugas kontrol dan analisis.

Rencanakan untuk besok

Luangkan waktu 15-20 menit untuk merencanakan hari kerja besok. Lebih baik melakukannya sehari sebelumnya.. Tapi juga jangan lupa untuk check-in di pagi hari.

Pikirkan kembali kegagalan terbesar Anda dalam hidup. Pertengkaran, kesalahpahaman yang mengubah seluruh hidup Anda secara negatif. Ujian yang gagal, wawancara kerja, dll. Alasan kegagalan tersebut serupa, sebagai aturan, itu adalah hasil dari persiapan yang buruk dan tindakan terburu-buru, di bawah ini kita akan melihat bagaimana melakukan semuanya dan merencanakan hari / minggu Anda.

Apa yang akan terjadi jika seorang atlet berhenti berlatih sebulan sebelum Olimpiade - keterampilan dan kekuatan otot akan melemah secara signifikan dan dia akan mengambil salah satu dari tempat terakhir. Seperti dalam olahraga, dalam bisnis apa pun yang Anda butuhkan persiapan yang baik, yang tanpanya peluang keberhasilan sangat berkurang.

Faktor kunci dalam persiapan adalah perencanaan "Aturan 6 P": Perencanaan yang dilakukan dengan benar mencegah penurunan kinerja.

Berikut adalah 7 cara untuk menyelesaikan sesuatu dengan perencanaan yang tepat hari, minggu.

Metode 1: Buat daftar tugas untuk hari itu

Untuk apa daftar tugas?

Pertama, mari kita lihat bagaimana otak kita bekerja. Telah ditemukan bahwa kita dapat mengendalikan tidak lebih dari 7+-2 kasus atau pemikiran penting di kepala kita. Untuk memverifikasi ini, hitung berapa banyak lingkaran yang ditunjukkan pada gambar:

Beras. satu	Beras. 2	Beras. 3

Beras. 4	Beras. 5

Kemungkinan besar, untuk menentukan jumlah objek pada gambar 1, 3 dan 4, satu pandangan saja sudah cukup.

Dan untuk angka 2 dan 5, satu pandangan saja tidak cukup, perlu dihitung secara terpisah. Semakin kecil objek, semakin mudah untuk mengelolanya. Batas otak datang ketika jumlahnya Menjadi lebih dari 7+-2.

Sama halnya dengan pikiran, pada saat yang sama di kepala kita, kita tidak dapat menyimpan lebih dari 7 + -2 tugas, sisanya dilupakan.

Bayangkan situasi kehidupan nyata

Anda bangun di pagi hari dan pergi bekerja, dalam perjalanan Anda ingat bahwa:

Anda perlu membeli hadiah ulang tahun orang yang dicintai;
- Bayar untuk Internet, sampai dimatikan.

Ketika Anda tiba di tempat kerja:

Cari tahu bahwa Anda perlu menyiapkan laporan hari ini;
- Saya masuk, seorang kolega meminta untuk membuang templat kontrak;
- Setelah rapat perencanaan pagi, bos meminta saya melakukan 3 hal.

Kepala sudah penuh, tetapi waktu tidak berhenti, klien, orang yang dicintai, kolega mungkin menelepon Anda, situasi yang tidak terduga dapat terjadi, dll. Apa yang terjadi dalam kasus seperti itu? Kita melupakan sesuatu. Jika kita lupa membeli makanan di toko, maka tidak ada hal buruk yang akan terjadi, tentu saja, tetapi Anda dapat melupakan sesuatu yang lebih penting: Jangan datang ke pertemuan penting, minum obat, dll.

Selain itu, semakin banyak hal yang ada di kepala kita, semakin buruk kemampuan analitis kita, karena energi dihabiskan untuk mengingat informasi.

Manfaat buku catatan

Notebook - menghapus semua masalah yang dijelaskan di atas dan memiliki keuntungan sebagai berikut dibandingkan bekerja dari memori:

1) Menulis selalu lebih cepat daripada menghafal. Misalnya, tuliskan telepon seluler 10-100 kali lebih cepat daripada mengingat. Juga dengan bisnis.

2) Hemat energi. Agar tidak melupakan yang penting, kita sering mengingat, energi dihabiskan untuk hal ini. Notebook memecahkan masalah ini.

3) Keandalan. Apa yang ditulis dengan pena tidak dapat ditebang dengan kapak. Bisnis apa pun bisa dilupakan, dengan latar belakang kelelahan, emosi, atau hal lain. Tetapi jika tugas ditulis, maka melupakan jauh lebih sulit.

Anda dapat menyimpan daftar tugas di lembar biasa, notepad, tetapi lebih baik jika itu adalah buku catatan, karena memiliki kalender. Daftar tugas untuk hari itu bisa di komputer atau salinan dalam bentuk cetak. Yang paling penting adalah Anda memilikinya, karena itu adalah dasar perencanaan, seperti fondasi sebuah rumah. Jika rumah tidak memiliki pondasi, maka maksimal yang bisa dibangun adalah bangunan kecil satu lantai tanpa pemanas yang terbuat dari plastik atau triplek. Juga, dalam perencanaan, tentu saja, Anda dapat melakukannya tanpa daftar tugas untuk hari itu atau buku catatan, tetapi kemampuan Anda akan sangat terbatas.

Hal terpenting dalam to-do list atau buku catatan adalah daftar hal-hal yang harus dilakukan di siang hari. Bagian terpenting kedua adalah kalender, di mana Anda dapat melihat tugas yang harus diselesaikan pada hari tertentu. Oleh karena itu, buku catatan lebih disukai daripada daftar biasa, karena ada kalender di sana.

Metode 2: Bekerja dengan daftar tugas setiap hari

Hal terpenting ketika bekerja dengan pengatur waktu atau buku catatan adalah bekerja sesuai dengan rencana yang telah dibuat sebelumnya. Untuk melakukan ini, tinjau buku catatan Anda secara teratur untuk mengetahui apakah Anda telah melakukan semua yang telah Anda rencanakan hari ini. Anda dapat melihat daftar setelah Anda menyelesaikan tugas saat ini. Sangat penting untuk memasukkan ke dalam organizer Anda hal-hal penting yang harus Anda lakukan hari ini.

Metode 3: Pertama tulis, lalu lakukan

Jika ada tugas baru yang datang dan tidak mendesak, maka pertama-tama tuliskan di buku catatan dan lanjutkan hanya jika ada tugas. Setiap tugas baru tampak sangat penting dan kami mulai mengerjakan semuanya: memeriksa surat, menelepon, dll. tugas-tugas penting.

Semua gerakan sisi kanan tubuh dikendalikan oleh belahan otak kiri, yang bertanggung jawab atas logika. Saat kita menulis tugas baru tangan kanan, kemudian kita mengaktifkan belahan kiri otak kita, yang bertanggung jawab untuk logika. Mengaktifkan logika saat menulis dengan tangan kanan akan membantu kita membuat keputusan yang lebih baik.

Dengan menuliskan semuanya di buku catatan sebelum mulai bekerja, Anda akan dapat menyelesaikan tugas-tugas terpenting di siang hari dan akan mampu menolak tugas-tugas sekunder yang terus-menerus mengalihkan perhatian Anda.

4 cara. Pertama penting, lalu tugas mendesak

Semua tugas yang direncanakan harus dilakukan dalam urutan kepentingannya, dan kemudian pada saat pelaksanaan. Dimulai dengan yang paling penting dan secara bertahap beralih ke yang kurang penting. Tuliskan tugas-tugas dalam rencana Anda untuk hari ini dalam urutan kepentingannya, kemudian urutkan berdasarkan urgensi dan mulailah bekerja dengan prioritas tertinggi.

Misalnya, seorang teman menelepon Anda untuk mengobrol. Panggilan telepon, masalah mendesak, karena telepon berdering sekarang, tetapi mungkin tidak penting. Jika Anda memiliki tugas yang lebih penting, misalnya, untuk menyiapkan laporan pekerjaan, maka lebih baik untuk melakukan tugas yang lebih penting terlebih dahulu, khususnya laporan, dan kemudian, jika ada waktu, telepon kembali dan bicarakan dengan teman. . Tapi tidak sebaliknya, jika tidak, karena panggilan yang tidak penting, Anda mungkin tidak punya waktu untuk melakukan hal-hal yang lebih penting.

Kepentingan di atas urgensi. Tugas-tugas mendesak harus dilakukan hanya jika Anda mengendalikan situasi dan yakin bahwa Anda akan punya waktu untuk semua yang lebih penting.

5 cara: Penyelenggara elektronik

Ada sejumlah besar notebook elektronik. Buku harian elektronik memiliki keunggulan yang tidak dapat disangkal dibandingkan yang kertas:

A. Hemat waktu. Pada buku harian elektronik, Anda tidak perlu menulis ulang tugas dari hari sebelumnya ke hari ini, dan Anda juga dapat mengerjakannya baik di komputer maupun di ponsel atau tablet, menyinkronkan data di semua perangkat.

B. Volume dan kecepatan: Anda dapat dengan cepat menyalin sejumlah besar informasi ke buku harian elektronik untuk pekerjaan selanjutnya. Misalnya: Anda ingin memanggang pai pisang di malam hari dan Anda perlu menuliskan bahan-bahan yang diperlukan sebelum pergi ke toko. Jika Anda memiliki penyelenggara elektronik, maka Anda dapat dengan cepat menyalin seluruh resep dari Internet ke dalam buku harian, hanya dalam hitungan detik. Pada saat yang sama, untuk menuliskan hanya bahan-bahan dengan tangan di selembar kertas, Anda akan membutuhkan lebih banyak waktu daripada untuk seluruh resep di dalam format elektronik. Dan di toko, itu akan cukup untuk menyalakan buku harian di ponsel Anda untuk dengan cepat memahami apa yang harus dibeli.

B. Kenyamanan. Tidak nyaman menggunakan buku catatan biasa dalam transportasi, di toko, berlibur, di tempat-tempat ini sulit untuk menulis dan melihat catatan, karena buku harian kertas besar dan Anda perlu 2 tangan untuk membukanya. Tetapi notebook elektronik di telepon akan selalu bersama Anda, di mana pun Anda berada: Transportasi, toko, jalan. Anda dapat dengan cepat membuat catatan di komputer Anda dan kemudian menyinkronkan agar catatan tersebut ada di ponsel Anda dalam hitungan detik.

Metode 6: Rencanakan hari berikutnya di malam hari

Buatlah rencana tindakan untuk hari berikutnya sebelumnya, waktu terbaik adalah akhir dari hari kerja sebelum Anda pulang. Tindakan sederhana ini akan membantu Anda tidur lebih nyenyak, karena seringkali penyebab insomnia adalah bahwa di malam hari kita mengingat semua hal penting yang perlu dilakukan besok agar tidak melupakannya di pagi hari. Dan pikiran-pikiran inilah yang mencegah kita untuk bersantai dan tertidur dengan damai, tetapi jika Anda menuliskan semua rencana Anda, Anda akan memastikan tidak hanya tidur yang nyenyak, tetapi juga malam.

Selain itu, ketika Anda membuat rencana sebelumnya, pikiran bawah sadar Anda akan terus bekerja sepanjang malam tentang cara terbaik untuk melakukan yang direncanakan. Solusi untuk masalah kompleks bisa datang kepada Anda saat sarapan, dalam perjalanan ke tempat kerja, atau bahkan di tengah malam. Di pagi hari ide-ide baru paling sering datang dan Anda akan menggunakan waktu ini dengan manfaat maksimal, cukup menulis to-do list untuk hari berikutnya terlebih dahulu.

Ngomong-ngomong, jika Anda memiliki pertanyaan yang ingin Anda dapatkan jawabannya, maka sebelum Anda tertidur dan memejamkan mata, tanyakan pada diri Anda sendiri, sebaiknya dengan suara keras dan langsung tertidur. Dan di pagi hari, bersiaplah untuk segera menuliskan semua pikiran yang mungkin muncul pada saat Anda bangun atau nanti.

Metode 7: Jadwalkan tugas-tugas kompleks untuk puncak aktivitas Anda

Buatlah rencana untuk hari itu agar pekerjaan yang membutuhkan banyak energi jatuh pada puncak aktivitas Anda, ketika Anda memiliki banyak energi dan Anda sudah seproduktif mungkin. Biasanya, puncak aktivitas dimulai pada pagi hari, karena setelah tidur Anda memiliki banyak kekuatan dan kepala segar, tetapi puncak aktivitas juga dapat terjadi di siang hari bahkan di malam hari.

Kegiatan yang paling menghabiskan energi adalah hal-hal yang tidak ada bakatnya. Biasanya, ini adalah hal-hal yang paling tidak ingin kamu lakukan. Tugas-tugas dalam manajemen waktu ini disebut katak, karena tugas-tugas ini tidak menyenangkan untuk mulai dilakukan. Ada aturan dalam manajemen waktu - mulailah hari dengan katak, yaitu, dari urusan yang tidak menyenangkan. Aturan ini akan memungkinkan Anda untuk bekerja lebih efisien, karena biasanya di pagi hari Anda memiliki kekuatan paling besar, dan kekuatan ini sangat penting untuk melakukan pekerjaan yang paling tidak menyenangkan.

Saya akan memberikan contoh dari kehidupan, saya memiliki pola pikir teknis, sehingga ilmu eksakta seperti: Fisika dan matematika mudah bagi saya, tetapi lebih sulit dengan mata pelajaran kemanusiaan, jadi ketika saya di sekolah, saya sering mempersiapkan ujian bahasa Inggris di pagi hari. Saya bangun 1-2 jam sebelum sekolah dan belajar bahasa Inggris. Di pagi hari saya memiliki energi paling banyak, jadi saat ini lebih mudah bagi saya untuk melakukannya tugas yang sulit yang saya memiliki bakat paling sedikit. Hasil persiapan melebihi semua harapan saya, saya mendapat sangat baik atau bagus dalam mata pelajaran yang tidak saya sukai.

Rencanakan tugas yang paling tidak menyenangkan untuk puncak aktivitas, misalnya, di pagi hari, dan Anda akan melihat bagaimana Anda akan menyelesaikan lebih banyak dan efisiensi pribadi Anda akan meningkat.

P.S. Jika Anda memiliki kesulitan atau pertanyaan tentang artikel yang Anda baca, serta topik: Psikologi (kebiasaan buruk, pengalaman, dll.), Penjualan, bisnis, manajemen waktu, dll., Tanya saya, saya akan mencoba membantu. Konsultasi Skype juga dimungkinkan.

P.P.S. Anda juga dapat mengikuti pelatihan online "Cara mendapatkan waktu tambahan 1 jam". Tulis komentar, tambahan Anda ;)

Berlangganan melalui email Tambahkan diri Anda sendiri

Perencanaan dan pengorganisasian pekerjaan adalah kunci untuk pengembangan diri lebih lanjut. Baca tentang prinsip dan aturan dasar perencanaan harian di artikel.

Dari artikel tersebut Anda akan belajar:

Mengapa Anda membutuhkan perencanaan harian?

Tidak semua orang mengerti mengapa Anda perlu merencanakan hari kerja Anda. Lagi pula, setiap orang, bahkan tanpa perencanaan, tahu fungsi apa yang dia lakukan dan hal-hal apa yang harus dia lakukan. Banyak yang tidak melihat gunanya membuat rencana untuk hari itu, karena selalu ada tugas tak terduga yang bisa membingungkan semua hal yang sudah direncanakan sebelumnya.

Unduh dokumen terkait:

Jika kita membandingkan dua pekerja yang melakukan fungsi yang sama dan memiliki kemampuan yang sama, kita dapat menemukan bahwa volume dan kualitas pekerjaan mereka berbeda. Satu karyawan berhasil menyelesaikan tugas saat ini dan strategis, yang kedua bahkan tidak punya waktu untuk memenuhi tugas yang mendesak dan dipaksa untuk tetap tinggal setelah bekerja sepanjang waktu. Hasil terbaik akan ditunjukkan oleh mereka yang lebih . Artinya, seseorang yang proses perencanaannya merupakan tugas dan kebutuhan sehari-hari. Memiliki rencana bahkan untuk tingkat psikologis membuat seseorang bergerak. Dia memiliki tujuan tetap dan ada kebutuhan internal untuk mencapainya.

Bagaimana merencanakan secara efektif?

Perencanaan dan pengorganisasian kerja dilakukan oleh seorang karyawan. Bukan manajer, tetapi karyawan harus mengatur sendiri tugas. Dalam hal ini, ia menetapkan tujuannya sendiri, bertindak ke arah yang ia pilih. Umumnya, persentase tugas yang diselesaikan perencanaan mandiri ternyata lebih tinggi daripada saat melakukan general dikembangkan oleh pemimpin.

Terdapat sistem penjadwalan kerja yang sudah teruji dalam praktek dan menjamin penggunaan waktu kerja yang optimal. Ini adalah seperangkat prinsip yang dengannya seseorang dapat membuat rencana yang kompeten, realistis, dan layak.

Pertama-tama, tentukan apa yang perlu Anda sertakan dalam rencana harian Anda. Ini harus disusun dengan mempertimbangkan rencana strategis yang dikembangkan selama enam bulan atau satu tahun. Perencanaan untuk setiap hari memperhitungkan semua tugas yang dijadwalkan untuk dilaksanakan, baik yang berkaitan langsung dengan pekerjaan maupun yang bersifat sekunder. Misalnya, memberi selamat kepada rekan kerja di hari ulang tahunnya. Selain hal-hal yang ditunggu-tunggu pemimpin, urusan pribadi juga harus dimasukkan dalam rencana. Ini diperlukan untuk pengembangan pribadi dan menciptakan citra positif.

Ketika merencanakan pekerjaan, tugas-tugas besar yang akan memakan waktu beberapa hari atau minggu untuk diselesaikan harus dipecah menjadi beberapa tahap dan dilakukan secara berurutan. Tetapkan tanggal jatuh tempo untuk setiap pencapaian. Buatlah rencana untuk hari berikutnya, termasuk subtugas di dalamnya. Untuk menyusun rencana, Anda dapat menggunakan buku harian kertas biasa atau program khusus.

Tujuan perencanaan kerja bukanlah pemenuhan item rencana dengan biaya berapa pun, tetapi pelaksanaan tugas prioritas dan tugas mendesak yang tepat waktu dan berkualitas tinggi. Oleh karena itu, daftar tugas yang dijadwalkan untuk dilaksanakan harus diurutkan dan disusun dalam urutan prioritas yang menurun. Selama Anda dapat menggunakan beberapa metode sekaligus.

Misalnya, tugas dengan tenggat waktu tetap dan tugas yang membutuhkan lebih banyak upaya untuk diselesaikan diberi prioritas tertinggi. Yang paling penting kedua adalah tugas wajib harian dan tugas-tugas itu, tenggat waktu yang dijadwalkan untuk beberapa hari mendatang. Prioritas terendah dalam perencanaan harian adalah hal-hal kecil, yang kegagalannya tidak akan memiliki konsekuensi negatif yang signifikan.

Aturan perencanaan hari

Sama seperti merencanakan pekerjaan suatu perusahaan, merencanakan hari kerja seorang karyawan harus mengikuti aturan. Mengikuti mereka akan membantu memastikan implementasi rencana dalam mode yang nyaman untuk Anda.

1. Jadwalkan tidak lebih dari 70% dari waktu kerja Anda. Ini akan memungkinkan Anda untuk dengan tenang melakukan tugas-tugas mendesak yang tidak terjadwal dan tidak gugup jika Anda harus teralihkan dari eksekusi. .
2. Jangan memasukkan lebih dari tiga tugas penting dan mendesak dalam rencana harian secara bersamaan. Batasi jumlah total item rencana hingga sepuluh.
3. Bentuk kasus yang sama menjadi blok. Ini akan membantu untuk mengeksekusi mereka menggunakan satu algoritma, yang akan mengurangi waktu eksekusi.
4. Pindahkan proses perencanaan ke malam hari sebelumnya. Anda akan punya waktu untuk membuat penyesuaian pada rencana, jika perlu.
5. Rencanakan kasus kompleks sesuai dengan bioritme Anda. Seseorang dibedakan oleh peningkatan efisiensi di pagi hari, seseorang - di sore hari, dan seseorang bekerja paling produktif di malam hari.
6. Jangan memulai tugas baru sebelum Anda menyelesaikan pekerjaan yang sudah Anda mulai. Jika Anda harus menyela - kembali dan selesaikan apa yang Anda mulai.
7. Jangan menunda melakukan tugas yang tidak terjadwal jika itu bisa dilakukan dalam beberapa menit.
8. Beristirahatlah setiap jam tanpa harus tetap bekerja. Luangkan waktu istirahat untuk pemanasan ringan, ini akan membantu "menyegarkan" kepala Anda.
9. Jangan bingung dengan pencapaian tujuan, jangan tentukan sendiri tujuan dan jangan menguraikan volume yang akan sulit untuk diatasi.
10. Jika ada tugas yang belum selesai yang tidak kehilangan relevansinya, pindahkan ke rencana untuk hari berikutnya.
11. Mengatur Anda tempat kerja sehingga Anda dapat bekerja dengan nyaman.

Kesimpulan

Perencanaan untuk setiap hari adalah keterampilan yang berguna dan perlu. Ini adalah cara pengorganisasian diri dan pengembangan diri, jaminan bahwa Anda dapat bekerja secara efektif. Sistem perencanaan kerja yang diusulkan akan membantu untuk memahami prinsip-prinsip dasar manajemen waktu dan berhasil menerapkan pengetahuan ini dalam praktik.

Saya yakin Anda masing-masing telah memperhatikan diri Anda berkali-kali: Anda tampaknya membajak sepanjang hari, sangat sibuk dengan sesuatu, tetapi pada akhirnya, memikirkan apa yang berhasil Anda lakukan hari ini, Anda menyadari dengan sangat terkejut. bahwa tidak ada hasil yang signifikan.

Bagaimana biasanya sehari bagi orang Rusia rata-rata? Bangun, makan (jika Anda sudah memiliki sesuatu untuk dimakan). Saya pergi bekerja dengan pikiran: “Hari ini adalah hari yang penting. Semuanya harus dilakukan hari ini! Saya tiba, duduk di meja saya dan melihat ke monitor: Jadi, dari mana lebih baik memulai ...?. Penting untuk memeriksa surat ..., yah, dalam perjalanan untuk pergi sebentar ... Dua jam berlalu. Saya ingat bahwa saya harus bekerja. Saya baru saja mulai bekerja, ketika tiba-tiba para lelaki itu meminta untuk merokok, pergi bersama mereka, setengah jam berlalu tanpa disadari oleh percakapan itu. Dan kemudian makan siang akan segera, mengapa repot-repot mengejan, karena setelah makan siang ada banyak waktu, Anda akan punya waktu untuk semuanya. Setelah makan malam, bos tiba-tiba mengirim saya ke pertemuan dengan mitra. Anda tiba di kantor di malam hari, Anda menyadari bahwa Anda belum melakukan apa-apa, Anda tetap bekerja untuk menyelesaikan semuanya. Tiba-tiba Anda ingat bahwa hari ini adalah hari ulang tahun seseorang yang Anda cintai, Anda meneleponnya, mengucapkan selamat kepadanya, dan mengatakan bahwa Anda tidak akan datang, karena. banyak pekerjaan. Anda pulang kerja, tidak ada mood, lelah seperti anjing, Anda mengambil beberapa botol bir untuk meningkatkan mood Anda. Tidak ada keinginan untuk bermain dengan anak, dengan istri (suami) sekarang juga bukan waktu terbaik untuk menghabiskan waktu. Dia menyalakan TV dan segera pingsan di kursinya bahkan tanpa menghabiskan birnya. Dan begitulah hari demi hari...

Saya harap Anda memanfaatkan hari Anda sebaik mungkin. Namun, banyak orang hidup seperti ini setiap hari. Secara alami, apa yang saya berikan sebagai contoh adalah bagian kecil dari apa yang sebenarnya terjadi pada orang-orang. Ada banyak yang lain efek samping. Dan semua karena fakta bahwa seseorang hidup untuk hari ini dan menghabiskannya sesuai dengan perkembangan keadaan. Oleh karena itu produktivitas, baik dalam rencana kerja maupun dalam keluarga, mendekati nol. Untungnya, ada jalan keluar. Perencanaan harian hari Anda akan membantu meningkatkan produktivitas Anda.

Perencanaan harian waktu Anda merupakan bagian integral dari setiap orang yang sukses. Lagi pula, ketika seseorang selalu tahu apa yang dia inginkan dan apa yang perlu dilakukan pada titik waktu tertentu, dia berhasil melakukan lebih dari seseorang yang menghabiskan harinya "bagaimana kelanjutannya".

Saya akan memberikan sepuluh aturan dasar, yang dengannya Anda dapat membuat sendiri Jadwal kerja seefisien mungkin. Tentu saja, ini bukan obat mujarab, dan setiap orang dapat mengedit buku harian mereka sesuai dengan kekuatan, beban kerja, kecepatan tugas, tidur, istirahat, dll.

MERENCANAKAN WAKTU ANDA. 10 ATURAN.

1. Cobalah untuk tetap berpegang pada prinsip 70/30.
Merencanakan semua waktu Anda sama sekali tidak praktis, karena. dalam hal ini, tindakan Anda akan sepenuhnya bertentangan dengan jadwal Anda. Ya, dan "penjara" penuh waktu Anda dalam buku harian akan mengarah pada fakta bahwa Anda akan berada dalam batas yang terlalu ketat dan terus-menerus merasa seperti semacam robot, yang seluruh hidupnya dijadwalkan setiap menit.

Solusi optimalnya adalah perencanaan 70% waktu sendiri. Setuju, beberapa peristiwa sulit diprediksi, dan hampir setiap hari ada semacam "efek kejutan", jadi Anda harus selalu meluangkan waktu luang. Atau, sebagai alternatif, buat stok tertentu di setiap periode waktu.

2. Buatlah rencana untuk hari berikutnya malam ini.
Merencanakan hari berikutnya di penghujung hari ini patut dipuji, tetapi agar tidak melupakan apa pun, pastikan untuk menuliskan semua yang Anda lakukan. Pisahkan tugas menurut kepentingannya dengan membagi buku catatan menjadi dua kolom. Pada bagian pertama tuliskan apa yang perlu dilakukan segera. Dalam yang kedua - yang kurang penting dan dalam kasus force majeure dapat dijadwal ulang untuk hari lain.

Coret tugas dan tugas yang telah Anda selesaikan, satu per satu. Ini akan berfungsi sebagai insentif tambahan untuk Anda dan menambah kekuatan baru untuk menyelesaikan tugas yang tersisa. Semakin sedikit tugas yang tersisa, semakin besar kepercayaan diri bahwa Anda akan mengatasinya, yang akan Anda terima.

Di akhir setiap hari, di bagian paling bawah, Anda dapat menambahkan tulisan seperti: "Hore! Saya melakukannya”, “Bagus! Tapi ini baru permulaan!”, “Saya mengatur segalanya! Saya keren! Tapi masih banyak yang harus dilakukan!”. Prasasti ini juga akan merangsang Anda di pagi hari untuk mencapai tujuan Anda dan pada saat yang sama untuk tidak bersantai.

3. Cobalah untuk menyelesaikan sebagian besar dari yang direncanakan sebelum makan siang.
Ketika Anda menyadari di tengah hari bahwa hal terpenting untuk hari ini telah selesai dan sudah terlambat, jauh lebih mudah untuk melakukan tugas yang tersisa. Manfaatkan istirahat makan siang Anda untuk menangani masalah pribadi Anda (menelepon kerabat, menjawab panggilan tidak terjawab, mendiskusikan masalah pinjaman dengan bank, membayar tagihan, dll). Tinggalkan minimum untuk malam hari (negosiasi dengan pengembang, pergi ke salon, membeli bahan makanan, berolahraga di gym).

4. Di setiap jam kerja, tambahkan menit istirahat.
Aturan wajib untuk semua orang. Semakin sering Anda beristirahat, semakin produktif aktivitas Anda. Setiap orang memilih skema yang paling nyaman untuk dirinya sendiri, tetapi dua skema bekerja dengan sangat baik: 50 menit kerja / 10 menit istirahat atau 45 menit kerja / 15 menit istirahat.

Saat bersantai, sama sekali tidak perlu merokok bambu dan meludahi langit-langit sambil berbaring di sofa. Toh, waktu ini bisa dimanfaatkan dengan baik. Pemanasan: lakukan push-up, tarik diri, berdiri di atas kepala Anda (jika ruang memungkinkan), lakukan latihan untuk leher dan mata. Merapikan ruang kerja, membersihkan rumah atau kantor, membaca buku, jalan-jalan udara segar, melakukan panggilan terjadwal, membantu rekan kerja dengan sesuatu (keluarga jika pekerjaan ada di rumah), dll.

5. Cobalah untuk membuat perencanaan yang realistis.
Jangan membebani diri Anda dengan pekerjaan yang tidak dapat Anda tangani. Jangan melakukan perencanaan yang berlebihan (seperti Anda mendaki gunung mana pun) dan rencanakan hanya sebanyak mungkin pekerjaan yang dapat Anda tangani secara realistis.

Tolong jangan bingung perencanaan dengan tujuan. Tujuan Anda bisa sangat agung, pada prinsipnya memang seharusnya begitu. Tetapi untuk mencapai tujuan ini dalam waktu sesingkat mungkin, harus ada perencanaan tugas yang realistis dan kompeten. Ini sama sekali tidak berarti bahwa Anda harus bekerja setiap hari sampai Anda kehilangan denyut nadi Anda untuk mencapai tujuan Anda sesegera mungkin. Lebih baik melakukan satu hal dalam porsi kecil setiap hari daripada melakukan hal yang sama dari awal hingga akhir hari dengan kacau dan tergesa-gesa. Maka Anda tidak akan kelelahan, dan pencapaian tujuan akan berlangsung secara sistematis.

Selain itu, di akhir setiap hari, tambahkan kolom “Rencana selesai pada ____%” dan masukkan di sana persentase tugas Anda yang telah diselesaikan untuk hari ini. Ini akan berfungsi sebagai rangsangan tambahan untuk Anda, serta memberikan kesempatan untuk membandingkan hasil dan selanjutnya membuat penyesuaian yang tepat saat merencanakan waktu Anda.

Cobalah setiap hari, setidaknya tidak banyak, tetapi penuhi rencana. Itu. coba tutup juga tugas-tugas yang tidak ditunjukkan dalam rencana. Secara alami, solusi mereka harus diambil hanya setelah semua tugas yang direncanakan telah selesai. Setuju, senang melihat produktivitas super Anda, melihat angka 105%, 110%, 115% di akhir setiap hari kerja.

6. Lakukan tugas-tugas besar dalam bagian-bagian kecil.
Taktik ini juga disebut taktik “mengiris salami”. Einstein juga mencatat bahwa kebanyakan orang senang menebang kayu karena tindakannya langsung diikuti dengan hasilnya. Bagilah tujuan dan proyek Anda menjadi bagian-bagian kecil dan selesaikan untuk waktu yang cukup lama, setiap hari luangkan waktu sekitar dua jam untuk pekerjaan ini. Setelah mencapai tujuan perantara pertama, hasil tertentu juga akan diidentifikasi yang akan merangsang pelaksanaan tugas yang tersisa.

Misalnya, mari kita buat beberapa produk: Setiap hari Anda dapat dengan bodoh menambahkan baris "Buat kursus video" ke buku harian Anda dan kerjakan kursus ini. Tapi dalam hal ini ada beberapa kontra besar:

• Anda tidak memiliki kesempatan untuk memprediksi durasi kursus Anda sebelumnya
• setiap hari Anda tidak tahu bagaimana melanjutkan pekerjaan di kursus
• Anda tidak merasa puas dengan pekerjaan yang dilakukan sampai Anda menyelesaikan kursus Anda sepenuhnya

Namun, jika pembuatan kursus dibagi menjadi banyak bagian kecil dan ditutup secara bertahap, maka semua kerugian yang tercantum dapat dengan mudah dihindari.

Tugas-tugas itu, yang kinerjanya menyebabkan Anda, secara halus, ketidakpuasan, atau di mana Anda tidak kompeten, jangan ragu untuk mendelegasikan ke spesialis lain yang melakukan tugas-tugas seperti itu untuk bersenang-senang. Anda akan menghemat banyak waktu, dan pekerjaan yang direncanakan akan dilakukan lebih profesional.

7. Diam sejenak.
Sering terjadi bahwa TV di kamar sebelah, radio yang bekerja selama berhari-hari, suara seseorang, orang-orang yang melewati Anda, sebuah bangunan yang sedang dibangun di jalan berikutnya, sangat mengganggu sehingga tidak mungkin untuk berkonsentrasi secara normal pada melakukan hal-hal penting. Alih-alih izin tugas tertentu Pantyhose seharga 574 rubel yang dibeli karyawan Anda hari ini, atau super-mega-hit terakhir Justin Bieber, yang sekarang diputar di radio, berputar-putar di kepala saya.

Untuk melakukan tugas yang sangat penting, perlu untuk dapat bekerja dengan tenang, tanpa gangguan dari luar. Dalam hal ini Anda dapat, dengan konsentrasi maksimum, mencapai produktivitas dan efektivitas tertinggi.

8. Singkirkan barang-barang setelah Anda selesai menggunakannya.
Ini akan menghemat banyak waktu Anda di masa depan dan juga akan membantu Anda menghindari kekacauan. Bukan tanpa alasan mereka berkata: “Jika Anda ingin tahu tentang pasangan masa depan Anda, lihat desktopnya. Urutan apa yang ada di mejanya - urutan seperti itu ada dalam urusannya.

Saya menyarankan Anda untuk membuang semua barang lama dan tidak perlu Anda secara umum, membuang sampah berlebih sehingga hanya hal-hal yang paling penting untuk pekerjaan yang ada di atas meja.

Simpan barang-barang di tempat yang jelas. Misalnya, letakkan semua dokumen dalam folder atau kotak terpisah, simpan kuitansi dan kuitansi di tempat tertentu, pena dan pensil di tempat yang paling nyaman untuk digunakan. Untungnya, sekarang Anda dapat dengan mudah membeli kit, kotak, kasing khusus untuk mengatasi masalah ini.

Lakukan dan rasakan efek yang luar biasa!

9. Singkirkan hal-hal yang tidak Anda butuhkan.
Semua stok barang lama yang tersisa jika "bagaimana jika itu berguna" tidak akan membawa Anda apa pun kecuali debu dan kekacauan ekstra. Selain itu, diyakini bahwa barang-barang yang dikirim oleh kami "untuk memo" ke mezzanine, di koper, di bawah sofa, di lemari, di alat dapur membawa energi negatif.

Ini, seperti yang Anda pahami, tidak hanya berlaku untuk desktop, tetapi juga untuk ruang kerja dan rumah secara umum. Oleh karena itu, singkirkan "hal-hal yang sangat penting yang Anda sayangi karena membuangnya" dengan kejam. Kumpulkan semua barang bagus di truk, bawa ke tempat pembuangan sampah dan bakar. Jika sangat disayangkan, maka letakkan semuanya di sebelah pintu masuk, yang membutuhkan akan segera menyelesaikannya. Pakaian dan sepatu dapat dikirim ke panti asuhan dan panti jompo. Anda hanya akan bersyukur.

10. Tetap aktif dan gaya hidup sehat kehidupan.
Jika Anda belum terlalu akrab dengan olahraga, senam, prosedur air, nutrisi yang tepat dll., maka saya menyarankan Anda untuk menambahkan beberapa ini ke rutinitas harian Anda. Saya memberi Anda jaminan 100% bahwa Anda akan sangat senang dengan hasilnya. Hal utama adalah Anda tidak melakukan kesalahan dan mengikuti jadwal olahraga Anda dengan ketat. Anda bahkan tidak akan menyadari seberapa cepat kesehatan dan kondisi fisik umum Anda akan membaik. Anda juga dapat dengan mudah menyingkirkan kebiasaan buruk jika Anda menetapkan tujuan untuk diri sendiri dan membangun kebiasaan baik daripada kebiasaan buruk.

Harus diingat bahwa tidur terbaik- ini mimpi sampai tengah malam, tk. selama periode ini, tubuh Anda beristirahat dan mendapatkan kekuatan dengan cara terbaik. Dengan kata lain, tidurlah hari ini, bukan besok.

Tidur yang cukup, olahraga, makan yang benar. Tubuh Anda akan berterima kasih dengan kesehatan yang baik, level tinggi energi positif dan kesiapan untuk aktivitas produktif.

Pada akhirnya saya akan memberikan contoh rutinitas saya sehingga Anda memiliki sesuatu untuk dibandingkan. Tidak bisa mengatakan itu serba sempurna jadwal untuk semua orang, tetapi secara pribadi itu cocok untuk saya sepenuhnya. Dibandingkan dengan rutinitas pertama saya, itu telah disesuaikan lebih dari sekali dan saat ini terlihat seperti ini…

PERENCANAAN SEMPURNA HARI ANDA DARI PANDANGAN SAYA

06:00-07:00	Bangun, berolahraga, menyiram, lari pagi, prosedur pagi, mandi
07:00-07:30	Sarapan
07:30-08:30	Istirahat, memeriksa surat, hal-hal lain
08:30-09:00	aku pergi ke kantor
09:00-12:00	Alur kerja (tugas yang paling penting untuk hari ini dimasukkan)
12:00-12:30	Makan malam
12:30-13:00	Istirahat, hal-hal lain
13:00-14:00	Membaca Sastra
14:00-18:00	Alur kerja (tugas kecil untuk hari ini dimasukkan)
18:00-18:30	Makan malam
18:30-19:00	Pemenuhan rencana yang berlebihan, perencanaan untuk hari berikutnya
19:00-19:30	Pulang
19:30-22:00	Pekerjaan rumah tangga, gym, aktivitas luar ruangan, jalan-jalan, hiburan, pertemuan dengan teman
22:00-22:30	Kesimpulannya, penyesuaian akhir dari jadwal untuk hari berikutnya, persiapan untuk tidur
22:30-06:00	Mimpi

Beberapa catatan tentang rencana tersebut:

• Itu rutin dihitung pada hari kerja (working day) dan tidak berlaku untuk akhir pekan. Pada akhir pekan, harus ada rencana, tetapi dirancang khusus untuk istirahat (semuanya tetap sama, secara kasar, hanya Alur Kerja yang berubah menjadi Istirahat), di Resort terakhir beberapa saat kerja dialihkan ke hari libur (jika ada sesuatu yang tidak dilakukan atau sesuatu yang sangat penting).
• Setiap periode waktu diambil dengan margin tertentu. Penyimpangan dari rutinitas selama 30 menit adalah normal.
• Pagi setiap orang dapat dimulai pada waktu yang berbeda. Saya baru saja pindah ke lebih banyak waktu awal untuk berbuat lebih banyak dan memberikan hasil yang positif.
• Waktu keberangkatan dari rumah ke tempat kerja dan kembali juga bisa berbeda untuk setiap orang. Saya memilih untuk diri saya sendiri waktu optimal- ketika kemacetan lalu lintas sudah larut di kota.
• Saya menganggap membaca sastra setiap hari sebagai aturan wajib bagi semua orang. Jika waktu tidak memungkinkan membaca di tempat kerja, bacalah saat makan siang, di bus, sepulang kerja, sebelum tidur.
• Kebetulan sehubungan dengan kasus-kasus tambahan Anda harus tidur lebih lama. Bagaimanapun, cobalah untuk bangun sesuai dengan jadwal Anda, jika tidak, rutinitas harian Anda akan terus berubah, dan ini tidak baik.
• Di akhir pekan, Anda bisa bangun terlambat dan tidur larut malam, tetapi juga tetap pada jadwal dengan bangun dan tidur pada waktu yang sama (misalnya, satu atau dua jam lebih lambat dari pada hari kerja).

Untuk merencanakan waktu Anda, Anda dapat menggunakan organizer, notepad, selembar kertas biasa, buku catatan, berbagai program khusus dan aplikasi. Secara pribadi, saya menggunakan Kalender Google yang sangat mudah digunakan. Selain fakta bahwa ia memiliki sejumlah fungsi yang berguna, ia disinkronkan dengan perangkat seluler, yang berarti selalu ada, di mana pun Anda berada. Secara umum, di bidang sinkronisasi aplikasi, Google membuat langkah besar. Ini sangat memudahkan pekerjaan ketika semua jenis asisten ada dalam satu akun, yang juga disinkronkan satu sama lain. Saya tidak dapat lagi membayangkan bekerja di komputer dan di ponsel tanpa Google Chrome, Kalender, YouTube, Drive, Penerjemah, Google+, Maps, Analitik, Picasa, dan banyak layanan bermanfaat lainnya. Saya juga menyarankan Anda untuk menggunakan Penjadwal Super Wunderlist

Itu saja yang ingin saya sampaikan kepada Anda hari ini. Jika Anda belum menyimpan buku harian Anda dan tidak menetapkan tujuan untuk diri sendiri, mulailah melakukannya segera dan terus lakukan sepanjang waktu! Saya harap 10 aturan emas di atas akan membantu Anda dalam merencanakan waktu Anda dan Anda akan mulai melakukan lebih banyak lagi.