Waktu kerja adalah waktu yang dicurahkan oleh setiap karyawan untuk melaksanakan fungsi kerjanya. Durasinya diatur oleh undang-undang ketenagakerjaan.

Pembaca yang budiman! Artikel tersebut berbicara tentang cara khas solusi masalah hukum tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:

APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan 7 hari seminggu.

Ini cepat dan GRATIS!

Perencanaan waktu kerja merupakan bagian integral dari manajemennya, yaitu manajemen waktu. Kata modis hari ini tidak hanya berarti manajemen waktu, tetapi juga perencanaan yang efektif untuk mencapai tujuan perusahaan. Bagaimanapun, waktu adalah salah satu sumber daya yang harus digunakan secara rasional.

Mengapa dan siapa yang membutuhkannya?

Berbicara tentang manajemen waktu tidak sepenuhnya benar. Tentu saja tidak tergantung pada tindakan manusia, tidak mempercepat atau memperlambat.

Ada baiknya mengelola penggunaan waktu ini. Dan untuk perusahaan itu penting di semua tingkatan - dari kepala hingga karyawan biasa. Penggunaan yang efektif Sumber daya ini secara langsung mempengaruhi produktivitas tenaga kerja, dan karenanya keuntungan.

Untuk setiap perusahaan, perencanaan waktu kerja juga penting.

Jumlah karyawan perusahaan, dan karenanya biaya keuangan yang terkait dengan personel, tergantung pada dana waktu kerja yang diperlukan untuk melakukan tugas produksi.

Alasan kurangnya waktu

Kelangkaan berarti kekurangan. Dalam kasus kami - kurangnya waktu kerja untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepada karyawan, departemen, atau perusahaan tertentu secara keseluruhan.

Hasilnya mungkin penundaan dalam pelaksanaan perintah dan konsekuensi yang merugikan. Paling sering, kurangnya waktu dikaitkan dengan ketidakmampuan pemimpin.

Ada tiga kelompok alasan yang menyebabkan kurangnya waktu:

• kualitas pribadi pemimpin;
• tindakan manajer;
• alasan independen.

Kualitas pribadi pemimpin, yang menyebabkan hilangnya waktu, dapat memanifestasikan dirinya dalam fenomena seperti:

• kerewelan, yaitu, tindakan tergesa-gesa yang tidak menentu;
• tergesa-gesa terus-menerus;
• kurangnya istirahat yang layak karena penyelesaian rumah.

Tindakan buta huruf mengarah pada fakta bahwa ada:

• rendah atau tidak ada motivasi di antara karyawan;
• pelanggaran komunikasi;
• kurangnya peringkat kasus menurut tingkat kepentingannya;
• ketidakmampuan untuk mendelegasikan wewenang.

Alasan independen dari manajer, yang menyebabkan kurangnya waktu bagi manajer dan bawahannya, adalah:

• terlalu banyak jumlah besar tugas, kasus, tugas;
• kejadian yang tidak direncanakan (pencuri waktu).

Penyebab ini biasanya tidak terjadi secara terpisah. Mereka mengalir dari satu sama lain.

Hasilnya adalah lingkaran setan, yang darinya hanya perencanaan yang benar dan rasional yang akan memungkinkan. Dan kontrol atas pelaksanaan kegiatan yang direncanakan dan waktu yang dihabiskan untuk itu.

Tugas apa yang bisa diselesaikan?

Perencanaan merupakan salah satu alat untuk membuat berbagai keputusan manajemen. Ini melibatkan penetapan tujuan dan mengidentifikasi cara untuk mencapainya. Artinya, ini adalah semacam kesempatan untuk melihat masa depan perusahaan dan memutuskan bagaimana tepatnya dan untuk berapa lama Anda bisa sampai di sana.

Merencanakan dan mengelola waktu kerja memungkinkan Anda menyelesaikan tugas-tugas berikut:

• meningkatkan tingkat kinerja:
• kontrol tindakan dan waktu yang dihabiskan untuk itu;
• optimalisasi jadwal kerja;
• meningkatkan teknik untuk menggunakan waktu;
• penghapusan jenis kegiatan yang tidak efisien waktu;
• perencanaan rasional dari kasus-kasus yang paling penting;
• pemisahan yang jelas antara waktu kerja dan waktu pribadi.

jenis

Perencanaan waktu dalam suatu perusahaan, seperti perencanaan lainnya, dapat dibagi menjadi beberapa jenis menurut berbagai kriteria:

• berdasarkan cakupan (umum dan khusus);
• berdasarkan konten (strategis, operasional, dan terkini);
• oleh objek (personil, produksi, keuangan);
• berdasarkan periode (jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang);
• kemungkinan perubahan (keras dan fleksibel).

Perencanaan dana umum

Perencanaan dana umum tidak mungkin dilakukan tanpa memperhitungkan biaya waktu kerja. Untuk memahami berapa banyak sumber daya ini diperlukan, berbagai metode digunakan.

Kemudian waktu kerja perlu untuk menormalkan, yaitu, berdasarkan hasil perhitungan biaya dan standar ilmiah, untuk mendapatkan waktu yang optimal untuk pembuatan satu unit produksi atau penyelesaian tugas.

Penjatahan adalah inti dari perencanaan dana umum waktu. Atas dasar inilah kuantitas personel yang diperlukan, biaya untuk , kriteria insentif.

Dana umum terdiri dari:

• kalender;
• nominal (kalender tanpa hari libur dan hari libur, tetapi dengan memperhitungkan hari-hari pra-liburan yang dipersingkat);
• efektif (berapa banyak satu karyawan bekerja dalam periode perencanaan).

Individu

Tidak kalah pentingnya dari perencanaan keseluruhan adalah manajemen waktu setiap karyawan.

Di sini penting untuk mengetahui siapa yang harus mengatur jadwal yang kaku, dan siapa yang tahu bagaimana merencanakan waktunya seefisien mungkin. Namun, ada beberapa poin penting.

Misalnya, pertahankan rasio 60/40. Artinya, rencanakan 60% waktu kerja untuk memecahkan masalah saat ini, dan sisakan 40% untuk tugas tak terduga dan aktivitas kreatif (dua blok masing-masing 20%).

Ini dan prinsip-prinsip penting lainnya dari perencanaan waktu kerja individu dirumuskan oleh L. Seivert.

Dia tidak memilih perbedaan mendasar antara manajer dan spesialis dalam hal efisiensi penggunaan waktu kerja. Namun, saya ingin menunjukkan beberapa aspek.

pemimpin

Bagi seorang pemimpin, keterampilan perencanaan sangat penting.

Ini adalah fungsinya: untuk menetapkan tujuan, menentukan kerangka waktu untuk mencapainya dan mengontrol hasilnya, serta mendelegasikan wewenang, menyingkirkan tugas-tugas yang dapat dilakukan oleh spesialis.

Spesialis

Spesialis merencanakan waktunya, berdasarkan tugas yang ditetapkan oleh manajer. Untuk dia sangat penting memiliki keterampilan disiplin diri.

Perencanaan waktu kerja di perusahaan

Setiap rencana harus dicatat secara tertulis, jika tidak maka tidak akan ada. Perencanaan elektronik akan membantu memfasilitasi manajemen waktu. Penggunaan teknologi modern tidak hanya akan memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan daftar tugas.

Gadget modern mampu mengingatkan pemiliknya tentang peristiwa penting.

Aturan umum

• Rencana tersebut harus dibuat di malam hari dan diubah di pagi hari.
• Semua kasus yang termasuk dalam rencana harus dibagi berdasarkan waktu menjadi jangka pendek, menengah dan panjang.
• Volume kasus harus realistis, jangan mencoba merangkul besarnya.
• Catat tidak hanya gol, tetapi juga hasil yang diharapkan.
• Tentukan prioritas.
• Tetapkan tenggat waktu yang tepat untuk menyelesaikan setiap tugas.
• Delegasikan wewenang.
• Rencana harus diperbarui secara berkala.

Apa yang harus dimasukkan dalam rencana?

Rencana tersebut harus benar-benar mencakup semua hal yang harus dilakukan sepanjang hari. Ini akan memastikan bahwa tidak ada yang terlewatkan di langkah selanjutnya.

Penting untuk menuliskan semuanya - mulai dari pertemuan dengan kepala, hingga memberi selamat kepada kolega pada hari ulang tahunnya melalui surat perusahaan. Anda harus mulai dengan yang memiliki waktu yang tepat: rapat, janji temu, konferensi, dll.

Selain tugas-tugas manajemen, ada baiknya memasukkan kasus-kasus yang berkontribusi pada kemajuan karir. Misalnya, pengembangan profesional atau karya kreatif atas proyek.

Prioritas

Agar perencanaan waktu benar-benar efektif, perlu untuk mengurutkan semua yang dimasukkan ke dalam harian (mingguan, bulanan, dll.) menurut tingkat kepentingan dan urgensinya. Dan kemudian melakukannya dalam urutan kepentingan.

Teknologi dan metode

Metode yang paling umum digunakan untuk penentuan prioritas dan perencanaan waktu adalah Matriks Eisenhower dan Hukum Pareto.

Secara singkat, tampilannya seperti ini:

• semua kasus dibagi menjadi penting dan mendesak, penting dan tidak mendesak, kurang penting dan opsional;
• sebagian besar waktu (hingga 80%) harus dikhususkan untuk yang paling penting dan mendesak;
• ini harus dilakukan pada awal hari kerja.

Analisis kinerja

Adalah mungkin untuk memeriksa seberapa efisien setiap karyawan menggunakan waktu kerjanya secara matematis. Untuk ini, berbagai koefisien digunakan, misalnya, penggunaan waktu yang ekstensif.

Rumus perhitungannya terlihat seperti ini:

Ke \u003d (dana umum waktu - istirahat dalam pekerjaan) / total dana waktu.

Nilai idealnya adalah satu. Semakin banyak Ke yang berbeda darinya, semakin tidak efisien waktu kerja yang digunakan.

• karena kesalahan karyawan dan karena alasan di luar kendalinya;
• untuk kebutuhan pribadi.

Untuk melakukan ini, pembilang rumus diganti nilai yang diinginkan(dalam menit), dan penyebutnya tetap menjadi total dana waktu. Di sini hubungan terbalik. Semakin dekat nilai ini dengan satu, semakin tidak rasional waktu kerja yang dihabiskan.

Contoh

Merencanakan hari kerja, minggu atau periode lain sangat tergantung pada spesifikasi profesi. Apalagi jika melibatkan unsur kreativitas.

Pertimbangkan apa yang harus Anda perhatikan perwakilan dari profesi seperti penasihat hukum dan manajer di sektor perbankan.

Untuk seorang pengacara

Sebuah fitur dari profesi ini adalah partisipasi dalam sidang pengadilan. Akibatnya, jadwal kerja harus mencakup jadwal uji coba dan persyaratan prosedural untuk persiapan dokumen tertentu. Ini adalah hal-hal yang paling penting dan mendesak.

Waktu pertemuan dan negosiasi dengan klien dikoordinasikan berdasarkan interval bebas yang tersisa. Apa yang tersisa sebagai hasilnya dihabiskan untuk analitik dan pelaporan.

Rencana hari ini akan terlihat seperti ini:

Waktu	Tenggat waktu yang sulit	Tugas Fleksibel
9-00	rapat operasional
10-00		Tulis laporan untuk bos
11-00		Lihat kembali dokumen untuk proses N
12-00	Sidang pengadilan dalam kasus N
13-00		Makan malam
14-00		Lihat kontrak pasokan
15-00	Bertemu dengan A, mengajukan klaim
16-00	Siapkan banding untuk sebuah kasus
17-00		Periksa tenggat waktu untuk dokumen prosedural

Untuk manajer bank

Hari kerja manajer pinjaman bank akan terdiri dari beberapa blok:

• janji terikat waktu;
• membuat kontrak berdasarkan hasil rapat;
• panggilan dingin untuk memperluas basis pelanggan;
• persiapan penawaran komersial dll.

Rencana hari untuk karyawan tersebut mungkin sebagai berikut:

Dan beberapa tips terakhir:

• Saat menentukan pentingnya suatu tugas, ada baiknya bertanya pada diri sendiri pertanyaan: "Apa yang akan diberikan ini kepada saya?" Dan lanjutkan dengan eksekusi hanya jika jawabannya cocok. Jika Anda tidak menyukai jawabannya, maka Anda mungkin dapat menunda tugas untuk sementara waktu.
• Pertama-tama, di pagi hari, ada baiknya melakukan hal-hal yang paling tidak menyenangkan, tetapi penting.
• Tugas-tugas besar dan kompleks paling baik diselesaikan ketika dipecah menjadi tugas-tugas kecil dan mudah.
• Sangat penting untuk memberi diri Anda istirahat yang baik dari pekerjaan.

Saya yakin Anda masing-masing telah memperhatikan diri Anda berkali-kali: Anda tampaknya membajak sepanjang hari, sangat sibuk dengan sesuatu, tetapi pada akhirnya, memikirkan apa yang berhasil Anda lakukan hari ini, Anda menyadari dengan sangat terkejut. bahwa tidak ada hasil yang signifikan.

Bagaimana biasanya sehari bagi orang Rusia rata-rata? Bangun, makan (jika Anda sudah memiliki sesuatu untuk dimakan). Saya pergi bekerja dengan pikiran: “Hari ini adalah hari yang penting. Semuanya harus dilakukan hari ini! Saya tiba, duduk di meja saya dan melihat ke monitor: Jadi, dari mana lebih baik memulai ...?. Penting untuk memeriksa surat ..., yah, dalam perjalanan untuk pergi sebentar ... Dua jam berlalu. Saya ingat bahwa saya harus bekerja. Saya baru saja mulai bekerja, ketika tiba-tiba para lelaki itu meminta untuk merokok, pergi bersama mereka, setengah jam berlalu tanpa disadari oleh percakapan itu. Dan kemudian makan siang akan segera, mengapa repot-repot mengejan, karena setelah makan siang ada banyak waktu, Anda akan punya waktu untuk semuanya. Setelah makan malam, bos tiba-tiba mengirim saya ke pertemuan dengan mitra. Anda tiba di kantor di malam hari, Anda menyadari bahwa Anda belum melakukan apa-apa, Anda tetap bekerja untuk menyelesaikan semuanya. Tiba-tiba Anda ingat bahwa hari ini adalah hari ulang tahun seseorang yang dekat, Anda meneleponnya, mengucapkan selamat kepadanya, dan mengatakan bahwa Anda tidak akan datang, karena. banyak pekerjaan. Anda pulang kerja, tidak ada mood, lelah seperti anjing, Anda mengambil beberapa botol bir untuk meningkatkan mood Anda. Tidak ada keinginan untuk bermain dengan anak, dengan istri (suami) sekarang juga bukan waktu terbaik untuk menghabiskan waktu. Dia menyalakan TV dan segera pingsan di kursinya bahkan tanpa menghabiskan birnya. Dan begitulah hari demi hari...

Saya harap Anda memanfaatkan hari Anda sebaik mungkin. Namun, banyak orang hidup seperti ini setiap hari. Secara alami, apa yang saya berikan sebagai contoh adalah bagian kecil dari apa yang sebenarnya terjadi pada orang-orang. Ada banyak yang lain efek samping. Dan semua karena fakta bahwa seseorang hidup untuk hari ini dan menghabiskannya sesuai dengan perkembangan keadaan. Oleh karena itu produktivitas, baik dalam rencana kerja maupun dalam keluarga, mendekati nol. Untungnya, ada jalan keluar. Perencanaan harian hari Anda akan membantu meningkatkan produktivitas Anda.

Perencanaan harian waktu Anda merupakan bagian integral dari setiap orang yang sukses. Lagi pula, ketika seseorang selalu tahu apa yang dia inginkan dan apa yang perlu dilakukan pada titik waktu tertentu, dia berhasil melakukan lebih dari seseorang yang menghabiskan harinya "bagaimana kelanjutannya".

Saya akan memberikan sepuluh aturan dasar, yang dengannya Anda dapat membuat sendiri Jadwal kerja seefisien mungkin. Tentu saja, ini bukan obat mujarab, dan setiap orang dapat mengedit buku harian mereka sesuai dengan kekuatan, beban kerja, kecepatan tugas, tidur, istirahat, dll.

MERENCANAKAN WAKTU ANDA. 10 ATURAN.

1. Cobalah untuk tetap berpegang pada prinsip 70/30.
Merencanakan semua waktu Anda sama sekali tidak praktis, karena. dalam hal ini, tindakan Anda akan sepenuhnya bertentangan dengan jadwal Anda. Ya, dan "penjara" penuh waktu Anda dalam buku harian akan mengarah pada fakta bahwa Anda akan berada dalam batas yang terlalu ketat dan terus-menerus merasa seperti semacam robot, yang seluruh hidupnya dijadwalkan setiap menit.

Solusi optimalnya adalah perencanaan 70% waktu sendiri. Setuju, beberapa peristiwa sulit diprediksi, dan hampir setiap hari ada semacam "efek kejutan", jadi Anda harus selalu meluangkan waktu luang. Atau, sebagai alternatif, buat stok tertentu di setiap periode waktu.

2. Buatlah rencana untuk hari berikutnya malam ini.
Merencanakan hari berikutnya di penghujung hari ini patut dipuji, tetapi agar tidak melupakan apa pun, pastikan untuk menuliskan semua yang Anda lakukan. Pisahkan tugas menurut kepentingannya dengan membagi buku catatan menjadi dua kolom. Pada bagian pertama tuliskan apa yang perlu dilakukan segera. Dalam yang kedua - yang kurang penting dan dalam kasus force majeure dapat dijadwal ulang untuk hari lain.

Coret tugas dan tugas yang telah Anda selesaikan, satu per satu. Ini akan berfungsi sebagai insentif tambahan untuk Anda dan menambah kekuatan baru untuk menyelesaikan tugas yang tersisa. Semakin sedikit tugas yang tersisa, semakin besar kepercayaan diri bahwa Anda akan mengatasinya, yang akan Anda terima.

Di akhir setiap hari, di bagian paling bawah, Anda dapat menambahkan tulisan seperti: "Hore! Saya melakukannya”, “Bagus! Tapi ini baru permulaan!”, “Saya mengatur segalanya! Saya keren! Tapi masih banyak yang harus dilakukan!”. Prasasti ini juga akan merangsang Anda di pagi hari untuk mencapai tujuan Anda dan pada saat yang sama untuk tidak bersantai.

3. Cobalah untuk menyelesaikan sebagian besar dari yang direncanakan sebelum makan siang.
Ketika Anda menyadari di tengah hari bahwa hal terpenting untuk hari ini telah selesai dan sudah terlambat, jauh lebih mudah untuk melakukan tugas yang tersisa. Manfaatkan istirahat makan siang Anda untuk menangani masalah pribadi Anda (menelepon kerabat, menjawab panggilan tidak terjawab, mendiskusikan masalah pinjaman dengan bank, membayar tagihan, dll). Tinggalkan minimum untuk malam hari (negosiasi dengan pengembang, pergi ke salon, membeli bahan makanan, berolahraga di gym).

4. Di setiap jam kerja, tambahkan menit istirahat.
Aturan wajib untuk semua orang. Semakin sering Anda beristirahat, semakin produktif aktivitas Anda. Setiap orang memilih skema yang paling nyaman untuk dirinya sendiri, tetapi dua skema bekerja dengan sangat baik: 50 menit kerja / 10 menit istirahat atau 45 menit kerja / 15 menit istirahat.

Saat bersantai, sama sekali tidak perlu merokok bambu dan meludahi langit-langit sambil berbaring di sofa. Toh, waktu ini bisa dimanfaatkan dengan baik. Pemanasan: lakukan push-up, tarik diri, berdiri di atas kepala Anda (jika ruang memungkinkan), lakukan latihan untuk leher dan mata. Memimpin tempat kerja rapi, bersihkan rumah atau kantor, baca buku, jalan-jalan udara segar, melakukan panggilan terjadwal, membantu rekan kerja dengan sesuatu (keluarga jika pekerjaan ada di rumah), dll.

5. Cobalah untuk membuat perencanaan yang realistis.
Jangan membebani diri Anda dengan pekerjaan yang tidak dapat Anda tangani. Jangan melakukan perencanaan yang berlebihan (seperti Anda mendaki gunung mana pun) dan rencanakan hanya sebanyak mungkin pekerjaan yang dapat Anda tangani secara realistis.

Tolong jangan bingung perencanaan dengan tujuan. Tujuan Anda bisa sangat agung, pada prinsipnya memang seharusnya begitu. Tetapi untuk mencapai tujuan ini dalam waktu sesingkat mungkin, harus ada perencanaan tugas yang realistis dan kompeten. Ini sama sekali tidak berarti bahwa Anda harus bekerja setiap hari sampai Anda kehilangan denyut nadi Anda untuk mencapai tujuan Anda sesegera mungkin. Lebih baik melakukan satu hal dalam porsi kecil terus menerus setiap hari daripada melakukan hal yang sama dari awal hingga akhir hari dengan kacau dan tergesa-gesa. Maka Anda tidak akan kelelahan, dan pencapaian tujuan akan berlangsung secara sistematis.

Selain itu, di akhir setiap hari, tambahkan kolom “Rencana selesai pada ____%” dan masukkan di sana persentase tugas Anda yang telah diselesaikan untuk hari ini. Ini akan berfungsi sebagai rangsangan tambahan untuk Anda, serta memberikan kesempatan untuk membandingkan hasil dan selanjutnya membuat penyesuaian yang tepat saat merencanakan waktu Anda.

Cobalah setiap hari, setidaknya tidak banyak, tetapi penuhi rencana. Itu. coba tutup juga tugas-tugas yang tidak ditunjukkan dalam rencana. Secara alami, solusi mereka harus diambil hanya setelah semua tugas yang direncanakan telah selesai. Setuju, senang melihat produktivitas super Anda, melihat angka 105%, 110%, 115% di akhir setiap hari kerja.

6. Lakukan tugas-tugas besar dalam bagian-bagian kecil.
Taktik ini juga disebut taktik “mengiris salami”. Einstein juga mencatat bahwa kebanyakan orang senang menebang kayu karena tindakannya langsung diikuti dengan hasilnya. Bagilah tujuan dan proyek Anda menjadi bagian-bagian kecil dan selesaikan untuk waktu yang cukup lama, setiap hari luangkan waktu sekitar dua jam untuk pekerjaan ini. Setelah mencapai tujuan perantara pertama, hasil tertentu juga akan diidentifikasi yang akan merangsang pelaksanaan tugas yang tersisa.

Misalnya, mari kita buat beberapa produk: Setiap hari Anda dapat dengan bodoh menambahkan baris "Buat kursus video" ke buku harian Anda dan kerjakan kursus ini. Tapi dalam hal ini ada beberapa kontra besar:

• Anda tidak memiliki kesempatan untuk memprediksi durasi kursus Anda sebelumnya
• setiap hari Anda tidak tahu bagaimana melanjutkan pekerjaan di kursus
• Anda tidak merasa puas dengan pekerjaan yang dilakukan sampai Anda menyelesaikan kursus Anda sepenuhnya

Namun, jika pembuatan kursus dibagi menjadi banyak bagian kecil dan ditutup secara bertahap, maka semua kerugian yang tercantum dapat dengan mudah dihindari.

Tugas-tugas itu, yang kinerjanya menyebabkan Anda, secara halus, ketidakpuasan, atau di mana Anda tidak kompeten, jangan ragu untuk mendelegasikan ke spesialis lain yang melakukan tugas-tugas seperti itu untuk bersenang-senang. Anda akan menghemat banyak waktu, dan pekerjaan yang direncanakan akan dilakukan lebih profesional.

7. Diam sejenak.
Sering terjadi bahwa TV di kamar sebelah, radio yang bekerja selama berhari-hari, suara seseorang, orang-orang yang melewati Anda, sebuah bangunan yang sedang dibangun di jalan berikutnya, sangat mengganggu sehingga tidak mungkin untuk berkonsentrasi secara normal pada melakukan hal-hal penting. Alih-alih izin tugas tertentu Pantyhose seharga 574 rubel yang dibeli karyawan Anda hari ini, atau super-mega-hit terakhir Justin Bieber, yang sekarang diputar di radio, berputar-putar di kepala saya.

Untuk melakukan tugas yang sangat penting, perlu untuk dapat bekerja dengan tenang, tanpa gangguan dari luar. Dalam hal ini Anda dapat, dengan konsentrasi maksimum, mencapai produktivitas dan efektivitas tertinggi.

8. Singkirkan barang-barang setelah Anda selesai menggunakannya.
Ini akan menghemat banyak waktu Anda di masa depan dan juga akan membantu Anda menghindari kekacauan. Bukan tanpa alasan mereka berkata: “Jika Anda ingin tahu tentang pasangan masa depan Anda, lihat desktopnya. Urutan apa yang ada di mejanya - urutan seperti itu ada dalam urusannya.

Saya menyarankan Anda untuk secara umum membuang semua barang lama dan tidak perlu Anda, membuang sampah berlebih sehingga hanya hal-hal yang paling penting untuk pekerjaan yang ada di atas meja.

Simpan barang-barang di tempat yang jelas. Misalnya, simpan semua dokumen dalam folder atau kotak terpisah, kuitansi dan kuitansi juga disimpan terkelupas di tempat tertentu, pulpen dan pensil di tempat yang paling nyaman untuk digunakan. Untungnya, sekarang Anda dapat dengan mudah membeli kit, kotak, kasing khusus untuk mengatasi masalah ini.

Lakukan dan rasakan efek yang luar biasa!

9. Singkirkan hal-hal yang tidak Anda butuhkan.
Semua stok barang lama yang tersisa jika "bagaimana jika itu berguna" tidak akan membawa Anda apa pun kecuali debu dan kekacauan ekstra. Selain itu, diyakini bahwa barang-barang yang dikirim oleh kami "untuk memo" ke mezzanine, di koper, di bawah sofa, di dapur, di alat dapur membawa energi negatif.

Ini, seperti yang Anda pahami, tidak hanya berlaku untuk desktop, tetapi juga untuk ruang kerja dan rumah secara umum. Oleh karena itu, singkirkan "hal-hal yang sangat penting yang Anda sayangi karena membuangnya" dengan kejam. Kumpulkan semua barang bagus di truk, bawa ke tempat pembuangan sampah dan bakar. Jika sangat disayangkan, maka letakkan semuanya di sebelah pintu masuk, yang membutuhkan akan segera menyelesaikannya. Pakaian dan sepatu dapat dikirim ke panti asuhan dan panti jompo. Anda hanya akan bersyukur.

10. Tetap aktif dan gaya hidup sehat kehidupan.
Jika Anda belum terlalu akrab dengan olahraga, senam, prosedur air, nutrisi yang tepat dll., maka saya menyarankan Anda untuk menambahkan beberapa ini ke rutinitas harian Anda. Saya memberi Anda jaminan 100% bahwa Anda akan sangat senang dengan hasilnya. Hal utama adalah Anda tidak melakukan kesalahan dan mengikuti jadwal olahraga Anda dengan ketat. Anda bahkan tidak akan menyadari seberapa cepat kesehatan dan kondisi fisik umum Anda akan membaik. Anda juga dapat dengan mudah menyingkirkan kebiasaan buruk jika Anda menetapkan tujuan untuk diri sendiri dan membangun kebiasaan baik daripada kebiasaan buruk.

Harus diingat bahwa tidur terbaik- ini mimpi sampai tengah malam, tk. selama periode ini, tubuh Anda beristirahat dan mendapatkan kekuatan dengan cara terbaik. Dengan kata lain, tidurlah hari ini, bukan besok.

Tidur yang cukup, olahraga, makan yang benar. Tubuh Anda akan berterima kasih dengan kesehatan yang baik, tingkat energi positif yang tinggi dan kesiapan untuk aktivitas produktif.

Pada akhirnya saya akan memberikan contoh rutinitas saya sehingga Anda memiliki sesuatu untuk dibandingkan. Tidak bisa mengatakan itu serba sempurna jadwal untuk semua orang, tetapi secara pribadi itu cocok untuk saya sepenuhnya. Dibandingkan dengan rutinitas pertama saya, itu telah disesuaikan lebih dari sekali dan terus saat ini terlihat seperti ini...

PERENCANAAN SEMPURNA HARI ANDA DARI PANDANGAN SAYA

06:00-07:00	Bangun, berolahraga, menyiram, lari pagi, prosedur pagi, mandi
07:00-07:30	Sarapan
07:30-08:30	Istirahat, memeriksa surat, hal-hal lain
08:30-09:00	aku pergi ke kantor
09:00-12:00	Alur kerja (tugas yang paling penting untuk hari ini dimasukkan)
12:00-12:30	Makan malam
12:30-13:00	Istirahat, hal-hal lain
13:00-14:00	Membaca Sastra
14:00-18:00	Alur kerja (tugas kecil untuk hari ini dimasukkan)
18:00-18:30	Makan malam
18:30-19:00	Pemenuhan rencana yang berlebihan, perencanaan untuk hari berikutnya
19:00-19:30	Pulang
19:30-22:00	Pekerjaan rumah tangga, gym, aktivitas luar ruangan, jalan-jalan, hiburan, pertemuan dengan teman
22:00-22:30	Kesimpulannya, penyesuaian akhir dari jadwal untuk hari berikutnya, persiapan untuk tidur
22:30-06:00	Mimpi

Beberapa catatan tentang rencana tersebut:

• Itu rutin dihitung pada hari kerja (working day) dan tidak berlaku untuk akhir pekan. Pada akhir pekan, harus ada rencana, tetapi dirancang khusus untuk istirahat (semuanya tetap sama, secara kasar, hanya Alur Kerja yang berubah menjadi Istirahat), di Resort terakhir beberapa saat kerja dialihkan ke hari libur (jika ada sesuatu yang belum dilakukan atau sesuatu yang sangat penting).
• Setiap periode waktu diambil dengan margin tertentu. Penyimpangan dari rutinitas selama 30 menit adalah normal.
• Pagi setiap orang dapat dimulai pada waktu yang berbeda. Saya baru saja pindah ke lebih banyak waktu awal untuk berbuat lebih banyak dan memberikan hasil yang positif.
• Waktu keberangkatan dari rumah ke tempat kerja dan kembali juga bisa berbeda untuk setiap orang. Saya memilih waktu yang optimal untuk diri saya sendiri - ketika kemacetan lalu lintas sudah mereda di kota.
• Saya menganggap membaca sastra setiap hari sebagai aturan wajib bagi semua orang. Jika waktu tidak memungkinkan membaca di tempat kerja, bacalah saat makan siang, di bus, sepulang kerja, sebelum tidur.
• Kebetulan sehubungan dengan kasus-kasus tambahan Anda harus tidur lebih lama. Bagaimanapun, cobalah untuk bangun sesuai dengan jadwal Anda, jika tidak, rutinitas harian Anda akan terus berubah, dan ini tidak baik.
• Di akhir pekan, Anda bisa bangun terlambat dan tidur larut malam, tetapi juga tetap pada jadwal dengan bangun dan tidur pada waktu yang sama (misalnya, satu atau dua jam lebih lambat dari pada hari kerja).

Untuk merencanakan waktu Anda, Anda dapat menggunakan organizer, notepad, selembar kertas biasa, buku catatan, berbagai program khusus dan aplikasi. Secara pribadi, saya menggunakan Kalender Google yang sangat mudah digunakan. Selain fakta bahwa ia memiliki sejumlah fungsi yang berguna, ia disinkronkan dengan perangkat seluler, yang berarti selalu ada, di mana pun Anda berada. Secara umum, di bidang sinkronisasi aplikasi, Google membuat langkah besar. Ini sangat memudahkan pekerjaan ketika semua jenis asisten ada dalam satu akun, yang juga disinkronkan satu sama lain. Saya tidak dapat lagi membayangkan bekerja di komputer dan di ponsel tanpa Google Chrome, Kalender, YouTube, Drive, Penerjemah, Google+, Maps, Analitik, Picasa, dan banyak layanan bermanfaat lainnya. Saya juga menyarankan Anda untuk menggunakan Penjadwal Super Wunderlist

Itu saja yang ingin saya sampaikan kepada Anda hari ini. Jika Anda belum membuat buku harian dan tidak menetapkan tujuan untuk diri sendiri, mulailah melakukannya segera dan terus lakukan sepanjang waktu! Saya harap 10 aturan emas di atas akan membantu Anda dalam merencanakan waktu Anda dan Anda akan mulai melakukan lebih banyak lagi.

Manajemen waktu, perencanaan waktu kerja atau manajemen waktu kerja adalah keterampilan yang penting pengusaha. Sukses paling sering dianggap sebagai kinerja tinggi dan sebagai pencapaian tujuan yang signifikan. Tapi jangan lupa: waktu yang dihabiskan dengan pengembalian besar adalah hal lain kriteria utama kesuksesan.

Tujuan dari manajemen waktu

Manajemen waktu kerja dapat memecahkan banyak tujuan dan sasaran, ritme kehidupan modern membuat kita memperlakukan waktu dengan penuh perhatian, dan pelatih yang modis dan sukses mengembangkan banyak metode yang menempatkan waktu di bawah ritme kehidupan bisnis. Tetapi yang mengejutkan: banyak dari hukum subordinasi waktu ditemukan dan dirumuskan pada pertengahan abad ke-20, beberapa bahkan lebih awal - seratus atau bahkan lebih tahun yang lalu, ketika bisnis baru saja mulai menegaskan dirinya sendiri dan ritme hidup baru saja mulai dipercepat.

Hukum Parkinson menyatakan: "Pekerjaan mengisi waktu yang dialokasikan untuk itu." Pepatah ini ironis, tetapi kebenarannya dibuktikan dengan kehidupan langsung. Mengamati dirinya sendiri, orang yang dicintainya, dan kemudian pekerjaan badan pemerintah dan lembaga resmi, sejarawan Inggris memperhatikan bahwa baik dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam kehidupan sehari-hari. kehidupan publik seseorang siap membuang waktu untuk hal-hal yang tidak berguna.

Hukum Parkinson dirumuskan oleh sejarawan Cyril Northcote Parkinson dalam sebuah artikel yang diterbitkan di majalah Inggris The Economist pada tahun 1955.

Jika seseorang tidak membatasi dirinya pada kerangka waktu, ia dapat melakukan pekerjaan itu lagi dan lagi, mengoreksi sesuatu tanpa henti, mengoreksi, mencari kekurangan, seolah-olah berusaha untuk membawa masalah itu ke kesempurnaan mutlak, tidak bertindak berdasarkan hasil, tetapi terjun ke dalamnya. proses.

Namun, ketaatan terhadap hukum ini bukanlah sebuah dogma. Sebaliknya, tugas setiap orang yang sukses adalah mengatasi kelambanan aturan ini, menundukkan hukum ini pada rencana dan sikapnya.

Tujuan dari manajemen waktu adalah untuk mengatur waktu kerja, memprioritaskan, mengontrol waktu dan menghabiskannya secara rasional.

Prinsip perencanaan

Perencanaan selalu terdiri dari beberapa tingkatan:

• global strategis (merencanakan selama beberapa tahun, ini adalah tujuan super atau tujuan super yang ditetapkan seseorang untuk dirinya sendiri)
• perencanaan strategis selama satu atau enam bulan (tugas-tugas umum yang perlahan tapi pasti akan membawa seseorang lebih dekat ke tujuan utamanya, tujuan utamanya)
• perencanaan taktis untuk bulan dan minggu ini,
• perencanaan taktis untuk hari itu.

Masing-masing disajikan persyaratan yang berbeda, metode manajemen waktu juga sangat berbeda. Mereka sangat individual dan sebagian besar dibentuk oleh individu secara mandiri.

Matriks Eisenhower

Perencanaan untuk hari itu juga, tentu saja, individual, tetapi dalam kasus ini, banyak pengalaman manajemen waktu telah terakumulasi di area bisnis. Prinsip utama manajemen waktu sehari-hari berdasarkan apa yang disebut matriks Eisenhower.

Pada Presiden Amerika Serikat ke-36, Dwight David Eisenhower, mengembangkan matriks prioritas untuk mengoptimalkan jam kerjanya yang sibuk. Dia mengerti: semua hal yang perlu dilakukan seseorang dalam sehari dapat secara kondisional dibagi menjadi penting dan tidak penting, mendesak dan tidak mendesak. Hasilnya adalah persegi berikut dengan 4 zona:

Yang paling sulit adalah membagi semua tanggung jawab dan perhatian ke dalam 4 kelompok ini: memahami mana yang benar-benar penting dan mana yang tidak penting. Menurut pelatih, hal-hal penting adalah hal-hal yang membawa kita lebih dekat ke tujuan yang diinginkan dan terkait dengan perencanaan untuk tahun ini.

Alun-alun pertama, idealnya, harus bebas, karena jika sibuk, maka dikatakan bahwa hal-hal penting tidak selesai tepat waktu dan masalah datang. Hal-hal yang tidak penting dan tidak mendesak (biasanya, ini adalah media sosial, tanpa tujuan percakapan telepon, permainan komputer, dll.), idealnya, Anda juga dapat dengan aman mengesampingkan dan berkonsentrasi pada yang penting dan tidak mendesak, menempati tempat utama dalam jadwal hari kerja. Untuk hal-hal yang mendesak dan tidak penting, Anda dapat mencari waktu yang tersisa atau mendelegasikan pelaksanaannya kepada rekan kerja atau bawahan.

Prinsip Pareto

Prinsip penting kedua konsisten dengan matriks Eisenhower dan dinamai menurut sosiolog Vilfredo Pareto. Nama kedua dari prinsip tersebut adalah prinsip 20/80, Pareto pada abad ke-19. mencatat: "20% dari upaya memberikan 80% dari hasil, dan sisa 80% dari upaya - hanya 20% dari hasil." Sangat sulit untuk membantah hal ini: sebagian besar upaya tidak membuahkan hasil yang diinginkan. Namun, menerima fakta ini begitu saja dan menerapkannya tidak hanya pada hasil, tetapi juga pada waktu yang dihabiskan, akan terbukti sangat efektif. Hal utama adalah menemukan 20% informasi penting itu dari surat atau percakapan bisnis yang akan membawa 80% hasil ini. Pada siang hari, di antara siklus urusan, pisahkan 20% dari rencana Anda ini, yang implementasinya akan membawa 80% kesuksesan.

Akibat wajar dari Hukum Pareto: Biasanya terlalu sulit dan membosankan untuk memahami apa yang sedang terjadi, dan seringkali tidak perlu - yang perlu Anda lakukan hanyalah mengetahui apakah ide Anda berhasil atau tidak, dan mengubahnya agar berhasil, dan kemudian mempertahankan situasi sampai ide berhenti bekerja.

Prinsip lain dari manajemen waktu didasarkan pada fisiologi manusia dan dengan mempertimbangkan bioritmenya. Pada siang hari tubuh manusia berfungsi tidak merata, kurva bioritme terlihat seperti ini:

Saat merencanakan hari kerja Anda, penting untuk memperhitungkan waktu kinerja tinggi dan pastikan untuk meninggalkan waktu untuk istirahat dan kesempatan untuk bersantai dan memutuskan hubungan, ini akan memungkinkan Anda untuk menyingkirkan efek negatif dari stres siang hari.

Prinsip keempat perencanaan mungkin tampak bertentangan dengan semua yang telah dijelaskan di atas, tetapi ketaatannya akan berkontribusi pada perasaan lembut dan tenang dari berlalunya waktu, perasaan bahwa itu tunduk pada manusia. Sebuah rencana tidak dapat mendominasi seseorang: variabilitas dan fleksibilitas perencanaan mungkin merupakan pengaturan manajemen waktu yang paling penting. Prinsip ini menyiratkan kemampuan untuk mengubah rencana pada waktunya, untuk membangun rantai hubungan baru antar peristiwa. Dalam praktiknya, ini berarti memperbaiki hal-hal penting dan mendesak sebagai yang utama yang membentuk tulang punggung hari itu, meninggalkan apa yang disebut zona penyangga untuk kemungkinan perubahan, keadaan baru, hal-hal mendesak yang tidak terduga.

Singkatnya, produktivitas dan pekerjaan tidak dapat dicampur, perencanaan akan memungkinkan Anda untuk menghindari situasi kekurangan waktu dan menetapkan prioritas dengan benar, dari mana produktivitas hari kerja akan meningkat secara signifikan.

10 aturan untuk perencanaan waktu kerja

Faktanya, ada banyak aturan yang dapat dipilih setiap orang dari daftar di bawah ini.

• aturan privasi. Di tempat kerja, diinginkan untuk bisa sendirian: untuk melakukan ini, tutup pintu, atur jam non-penerimaan, nyalakan mesin penjawab, minta sekretaris untuk diam. Waktu untuk pekerjaan tersebut dapat diatur di pagi hari atau menjelang akhir hari kerja, ketika suasana kerja kantor berkurang.
• Aturan blok kerja. Semua pekerjaan di kantor dapat secara kondisional dibagi menjadi beberapa blok: percakapan telepon dan korespondensi bisnis, pertemuan dan pertemuan dengan rekan kerja, dokumen dan dokumen. Dengan melakukan pekerjaan dengan blok serupa, kami menghemat tenaga, tidak beralih dari satu jenis aktivitas ke aktivitas lainnya.
• Aturan bagian kecil adalah irisan yang tepat. Tugas besar, sulit, tugas strategis tidak dapat diselesaikan dengan satu aplikasi upaya, oleh karena itu, dengan melaksanakan bagian-bagian kecil dari proyek besar setiap hari dan secara metodis, kami secara taktis membawa tujuan global lebih dekat.
• Aturan delegasi. Kemampuan untuk mendelegasikan wewenang juga merupakan bagian dari manajemen waktu.
• Aturan Regulasi dan Aturan Batas Waktu. Menetapkan kerangka waktu yang jelas untuk pertemuan bisnis, rapat atau wawancara, serta kerangka kerja untuk melakukan pekerjaan, adalah dengan sengaja dan produktif melanggar hukum Parkinson, menjadikannya rekan kerja Anda.

Voltaire: Waktunya agak lama bagi yang menggunakannya; siapa yang bekerja dan siapa yang berpikir memperluas batasnya.

• Aturan prioritas. Secara bertahap, Anda dapat mengembangkan keterampilan, ketika kasus dan situasi baru muncul, untuk secara mental menetapkan masing-masing status dari matriks Eisenhower: mendesak - tidak mendesak, penting - tidak penting. Maka prioritas akan berbaris secara otomatis.
• Aturan akuntansi untuk waktu hari dan bioritme. Rencanakan hal-hal penting dan mendesak lebih baik di pagi hari. Implementasinya akan menciptakan situasi sukses selama hari kerja. Perencanaan paling baik dilakukan di malam hari: menurut psikolog dan pelatih, maka pikiran bawah sadar itu sendiri secara optimal membangun jadwal untuk hari berikutnya di malam hari.

• Aturan pencatatan: "Berpikir di atas kertas." Rekaman diperlukan: mereka mengatur pikiran, membentuk gambaran visual di kepala, membantu mengendalikan diri di siang hari.
• Aturan hasil. Ringkasan di akhir hari kerja dapat menciptakan rasa sukses, produktivitas, dan membantu mengoordinasikan tindakan dan rencana Anda untuk hari-hari berikutnya.

Metode perencanaan waktu kerja

Metode utama manajemen waktu adalah menyimpan catatan, kalender, kartu hari kerja. Dalam hal ini, satu atau lebih prinsip manajemen waktu diambil sebagai dasar: skema umum, template yang dapat disesuaikan, digunakan oleh orang tertentu untuk rutinitas dan rutinitas harian mereka.

Salah satu metode penulis dijelaskan dalam buku oleh Tracy Brian dan disebut "Tinggalkan rasa jijik, makan katak!", Ini menyiratkan pembagian rencana menjadi tugas yang berwarna positif, menyenangkan dan tidak menyenangkan. Jika Anda dengan hati-hati dan sadar menganalisis rencana untuk hari itu, maka pasti akan ada hal-hal yang tidak ingin Anda lakukan (mereka dapat secara kondisional disebut katak atau kodok). Hal-hal inilah yang perlu dilakukan sejak awal: buang rasa jijik dan secara metaforis “makan katak ini sejak awal.”

Brian Tracy: Terakhir, pengamatan ini: jika Anda harus "memakan" seekor katak hidup, Anda tidak boleh duduk dan memandanginya lama-lama. Jalan menuju Prestasi level tinggi profesionalisme dan produktivitas terletak melalui perolehan kebiasaan yang stabil untuk menyelesaikan tugas-tugas terpenting di pagi hari, tanpa membuang waktu untuk masalah lain. Anda perlu belajar cara "memakan katak" terlebih dahulu, tanpa masuk ke penalaran pendahuluan, sering kali menganggur.

Selain teknik ini, satu saran lagi: untuk membuat aftertaste lebih menyenangkan, setelah katak, Anda bisa "makan makanan penutup": lakukan sesuatu yang menyenangkan, tercinta, membawa kesenangan dan kegembiraan di tempat kerja.

Metode yang menarik untuk merencanakan hari kerja diusulkan oleh Alexander dan Dmitry Tsyglins, perwakilan dari sekolah Franklin:

Video tentang membuat peta untuk hari ini

Benjamin Franklin, penulis pepatah terkenal "Waktu adalah uang", juga mencatat hal berikut: Kekayaan terutama bergantung pada dua hal: ketekunan dan moderasi, dengan kata lain, jangan buang waktu atau uang dan gunakan keduanya dengan sebaik-baiknya. cara yang mungkin.

Bentuk modern perencanaan untuk hari itu adalah program khusus untuk ponsel cerdas dan PDA (penyelenggara), yang didasarkan pada kemampuan kalender atau spreadsheet, yang memungkinkan Anda untuk mencerminkan tanggal, waktu, menunjukkan kerangka waktu setiap acara, meninggalkan catatan dan komentar, dan juga membuat tidak hanya rencana taktis untuk hari itu, tetapi juga untuk melihat gerakan strategis menuju tujuan utama. Mereka mobile, nyaman dan, yang paling penting, efektif dalam kondisi modern kehidupan.

Contoh Program

Menggabungkan beberapa teknik dan mempertimbangkan sebanyak mungkin prinsip dan aturan manajemen waktu, Anda dapat membuat templat program.

Penting untuk memahami hal utama: daftar tugas bukanlah rencana. Itu hanya akan menjadi sebuah rencana ketika dapat memenuhi aturan Brian Tracy: "Perencanaan mendahului melakukan hal yang benar dan mencegah yang buruk."

Jika Anda menghabiskan beberapa menit, akan jelas hal-hal mana yang dapat digabungkan menjadi blok, hal-hal mana yang terlalu global, tetapi penting dan tidak mendesak (sebaliknya, mereka harus dibagi menjadi "irisan genap"), hal-hal mana yang dapat dianggap "katak", yang hal-hal akan menjadi makanan penutup yang menyenangkan dan lezat. Anda dapat menggambarkannya dalam bentuk diagram atau diagram, Anda dapat melukisnya dalam berbagai warna.

Benjamin Franklin (Benjamin Franklin) adalah putra seorang pembuat sabun, tetapi berkat pengorganisasian diri dan disiplin, ia unggul dalam banyak bidang: dalam politik, diplomasi, sains, jurnalisme. Dia adalah salah satu pendiri Amerika Serikat - dia berpartisipasi dalam pembuatan Deklarasi Kemerdekaan dan konstitusi negara.

Potret Franklin ditampilkan pada uang kertas $100, meskipun dia tidak pernah menjadi Presiden Amerika Serikat. Dia dikreditkan dengan kepenulisan seperti itu slogannya seperti "Waktu adalah uang" dan "Jangan tunda sampai besok apa yang dapat Anda lakukan hari ini."

• "Katak". Setiap orang memiliki tugas membosankan yang terus-menerus ditunda hingga nanti. Hal-hal yang tidak menyenangkan ini menumpuk dan menekan secara psikologis. Tetapi jika Anda memulai setiap pagi dengan "makan katak", yaitu, pertama-tama, melakukan beberapa tugas yang tidak menarik, dan kemudian beralih ke yang lain, maka secara bertahap semuanya akan beres.
• "Jangkar". Ini adalah keterikatan material (musik, warna, gerakan) yang terkait dengan keadaan emosional tertentu. "Jangkar" diperlukan untuk mendengarkan solusi tugas tertentu. Misalnya, Anda dapat melatih diri sendiri untuk bekerja dengan email ke musik klasik, dan kapan pun Anda merasa terlalu malas untuk membuka kotak masuk, Anda hanya perlu mengaktifkan Mozart atau Beethoven untuk menangkap gelombang psikologis yang tepat.
• Steak gajah. Semakin besar tugas (menulis disertasi, belajar bahasa asing dan seterusnya) dan semakin ketat tenggat waktu, semakin sulit untuk memulai implementasinya. Ini adalah skala yang menakutkan: tidak jelas harus mulai dari mana, apakah akan ada kekuatan yang cukup. Tugas seperti itu disebut "gajah". Satu-satunya cara untuk "memakan seekor gajah" adalah dengan memasak "steak" darinya, yaitu, memecah banyak menjadi beberapa yang kecil.

Patut dicatat bahwa Gleb Arkhangelsky memberikan perhatian besar tidak hanya pada rasionalisasi proses kerja, tetapi juga untuk beristirahat (judul lengkap buku terlarisnya adalah "Time Drive: Cara Hidup dan Bekerja dalam Waktu"). Dia yakin bahwa tanpa selamat beristirahat, yang mencakup tidur yang sehat dan aktivitas fisik tidak mungkin produktif.

Kesimpulan

Rencanakan setiap hari Anda. Todoist, Wunderlist, TickTick, dan program serta layanan serupa lainnya akan membantu Anda dalam hal ini. Bagilah tugas-tugas skala besar yang kompleks menjadi tugas-tugas kecil yang sederhana. Lakukan pekerjaan yang paling tidak menyenangkan di pagi hari sehingga sisa waktu Anda hanya dapat melakukan apa yang Anda suka. Kembangkan pemicu untuk membantu Anda mengatasi kemalasan, dan jangan lupa untuk memasukkan istirahat dalam jadwal Anda.

Metode Francesco Cirillo

Anda mungkin tidak asing dengan nama Francesco Cirillo, tetapi Anda pasti pernah mendengar tentang Pomodoro. Cirillo adalah penulis teknik manajemen waktu yang terkenal ini. Pada suatu waktu, Francesco memiliki masalah dengan studinya: pemuda itu tidak dapat berkonsentrasi dengan cara apa pun, dia terganggu sepanjang waktu. Timer dapur sederhana berbentuk tomat datang untuk menyelamatkan.

Kesimpulan

Di awal hari, buatlah daftar tugas dan selesaikan dengan mengukur waktu dengan “pomodoros”. Jika Anda telah terganggu selama 25 menit, letakkan simbol ' di depan tugas. Jika waktunya telah kedaluwarsa, tetapi tugas belum selesai, beri tanda + dan persembahkan "pomodoro" berikutnya untuk itu. Selama istirahat lima menit, beralih sepenuhnya dari pekerjaan ke istirahat: berjalan-jalan, mendengarkan musik, minum kopi.

Jadi, berikut adalah lima sistem manajemen waktu dasar yang dapat Anda gunakan untuk mengatur hari Anda. Anda dapat mempelajarinya secara lebih rinci dan menjadi pembela salah satu metode, atau Anda dapat mengembangkan metode Anda sendiri dengan menggabungkan berbagai metode dan teknik.

GTD - alternatif untuk manajemen waktu

David Allen, pencipta metodologi GTD, adalah salah satu ahli teori efektivitas pribadi yang paling terkenal. Bukunya Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity dinobatkan sebagai buku bisnis terbaik dekade ini oleh majalah Time.

Istilah Getting Things Done adalah istilah yang terkenal, dan banyak yang salah mengidentifikasinya dengan manajemen waktu. Tetapi bahkan Allen sendiri menyebut GTD "sebuah teknik untuk meningkatkan efektivitas pribadi».

Begini cara seorang pakar menjelaskan perbedaan antara manajemen waktu dan GTD.

Ini bukan manajemen waktu. Manajemen waktu tidak mungkin. Setiap orang memiliki jumlah jam yang sama dalam sehari. Yang penting bukanlah jumlah waktu, tetapi dengan apa Anda mengisinya. Anda harus mampu memproses arus besar informasi yang masuk, menentukan tindakan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan, dan, tentu saja, bertindak. GTD adalah tentang itu. Ini adalah cara berpikir dan hidup tertentu. GTD juga tentang keadaan aliran dan pengurangan stres psikologis.

Vyacheslav Sukhomlinov

Siap berdebat? Selamat datang di komentar. Apa yang Anda pikirkan tentang GTD - manajemen waktu atau efisiensi pribadi? Juga beri tahu kami teknik apa yang membantu Anda mengatur hari Anda.

Pikirkan kembali kegagalan terbesar Anda dalam hidup. Pertengkaran, kesalahpahaman yang mengubah seluruh hidup Anda secara negatif. Ujian yang gagal, wawancara kerja, dll. Alasan kegagalan tersebut serupa, sebagai aturan, itu adalah hasil dari persiapan yang buruk dan tindakan terburu-buru, di bawah ini kita akan melihat bagaimana melakukan semuanya dan merencanakan hari / minggu Anda.

Apa yang akan terjadi jika seorang atlet berhenti berlatih sebulan sebelum Olimpiade - keterampilan dan kekuatan otot akan melemah secara signifikan dan dia akan mengambil salah satu dari tempat terakhir. Seperti dalam olahraga, dalam bisnis apa pun yang Anda butuhkan persiapan yang baik, yang tanpanya peluang keberhasilan sangat berkurang.

Faktor kunci dalam persiapan adalah perencanaan "Aturan 6 P": Perencanaan yang dilakukan dengan benar mencegah penurunan kinerja.

Berikut adalah 7 cara untuk menyelesaikan sesuatu dengan perencanaan yang tepat hari, minggu.

Metode 1: Buat daftar tugas untuk hari itu

Untuk apa daftar tugas?

Pertama, mari kita lihat bagaimana otak kita bekerja. Telah ditemukan bahwa kita dapat mengendalikan tidak lebih dari 7+-2 kasus atau pemikiran penting di kepala kita. Untuk memverifikasi ini, hitung berapa banyak lingkaran yang ditunjukkan pada gambar:

Beras. satu	Beras. 2	Beras. 3

Beras. 4	Beras. 5

Kemungkinan besar, untuk menentukan jumlah objek pada gambar 1, 3 dan 4, satu pandangan saja sudah cukup.

Dan untuk angka 2 dan 5, satu pandangan saja tidak cukup, perlu dihitung secara terpisah. Semakin kecil objek, semakin mudah untuk mengelolanya. Batas otak datang ketika jumlahnya Menjadi lebih dari 7+-2.

Sama halnya dengan pikiran, pada saat yang sama di kepala kita, kita tidak dapat menyimpan lebih dari 7 + -2 tugas, sisanya dilupakan.

Bayangkan situasi kehidupan nyata

Anda bangun di pagi hari dan pergi bekerja, dalam perjalanan Anda ingat bahwa:

Anda perlu membeli hadiah untuk ulang tahun orang yang dicintai;
- Bayar untuk Internet, sampai dimatikan.

Ketika Anda tiba di tempat kerja:

Cari tahu bahwa Anda perlu menyiapkan laporan hari ini;
- Saya masuk, seorang kolega meminta untuk membuang templat kontrak;
- Setelah rapat perencanaan pagi, bos meminta saya melakukan 3 hal.

Kepala sudah penuh, tetapi waktu tidak berhenti, klien mungkin menelepon Anda, orang yang dekat, kolega, situasi yang tidak terduga mungkin terjadi, dll. Apa yang terjadi dalam kasus seperti itu? Kita melupakan sesuatu. Jika kita lupa membeli makanan di toko, maka tidak ada hal buruk yang akan terjadi, tentu saja, tetapi Anda dapat melupakan sesuatu yang lebih penting: Jangan datang ke pertemuan penting, minum obat, dll.

Selain itu, semakin banyak hal yang ada di kepala kita, semakin buruk kemampuan analitis kita, karena energi dihabiskan untuk mengingat informasi.

Manfaat buku catatan

Notebook - menghapus semua masalah yang dijelaskan di atas dan memiliki keuntungan sebagai berikut dibandingkan bekerja dari memori:

1) Menulis selalu lebih cepat daripada menghafal. Misalnya, tuliskan telepon seluler 10-100 kali lebih cepat daripada mengingat. Juga dengan bisnis.

2) Hemat energi. Agar tidak melupakan yang penting, kita sering mengingat, energi dihabiskan untuk hal ini. Notebook memecahkan masalah ini.

3) Keandalan. Apa yang ditulis dengan pena tidak dapat ditebang dengan kapak. Bisnis apa pun bisa dilupakan, dengan latar belakang kelelahan, emosi, atau hal lain. Tetapi jika tugas ditulis, maka melupakan jauh lebih sulit.

Anda dapat menyimpan daftar tugas di lembar biasa, notepad, tetapi lebih baik jika itu adalah buku catatan, karena memiliki kalender. Daftar tugas untuk hari itu bisa di komputer atau salinan dalam bentuk cetak. Yang paling penting adalah Anda memilikinya, karena itu adalah dasar perencanaan, seperti fondasi sebuah rumah. Jika rumah tidak memiliki pondasi, maka maksimal yang bisa dibangun adalah bangunan kecil satu lantai tanpa pemanas yang terbuat dari plastik atau triplek. Juga, dalam perencanaan, tentu saja, Anda dapat melakukannya tanpa daftar tugas untuk hari itu atau buku catatan, tetapi kemampuan Anda akan sangat terbatas.

Hal terpenting dalam to-do list atau buku catatan adalah daftar hal-hal yang harus dilakukan di siang hari. Bagian terpenting kedua adalah kalender, di mana Anda dapat melihat tugas yang harus diselesaikan pada hari tertentu. Oleh karena itu, buku catatan lebih disukai daripada daftar biasa, karena ada kalender di sana.

Metode 2: Bekerja dengan daftar tugas setiap hari

Hal terpenting ketika bekerja dengan pengatur waktu atau buku catatan adalah bekerja sesuai dengan rencana yang telah dibuat sebelumnya. Untuk melakukan ini, tinjau buku catatan Anda secara teratur untuk mengetahui apakah Anda telah melakukan semua yang telah Anda rencanakan hari ini. Anda dapat melihat daftar setelah Anda menyelesaikan tugas saat ini. Sangat penting untuk memasukkan ke dalam organizer Anda hal-hal penting yang harus Anda lakukan hari ini.

Metode 3: Pertama tulis, lalu lakukan

Jika ada tugas baru yang datang dan tidak mendesak, maka pertama-tama tuliskan di buku catatan dan lanjutkan hanya jika ada tugas. Setiap tugas baru tampaknya sangat penting dan kami mulai mengerjakan semuanya secara berurutan: periksa surat, buat panggilan telepon dll. Tetapi segera setelah Anda mulai menuliskan semua tugas yang masuk di buku catatan terlebih dahulu, Anda akan menemukan bahwa ada tugas yang lebih penting di sebelah entri ini.

Semua gerakan sisi kanan tubuh dikendalikan oleh belahan otak kiri, yang bertanggung jawab atas logika. Saat kita menulis tugas baru tangan kanan, kemudian kita mengaktifkan belahan kiri otak kita, yang bertanggung jawab untuk logika. Mengaktifkan logika saat menulis dengan tangan kanan akan membantu kita membuat keputusan yang lebih baik.

Dengan menuliskan semuanya di buku catatan sebelum Anda mulai bekerja, Anda akan dapat menyelesaikan tugas-tugas terpenting di siang hari dan akan mampu menolak tugas-tugas sekunder yang terus-menerus mengalihkan perhatian Anda.

4 cara. Pertama penting, lalu tugas mendesak

Semua tugas yang direncanakan harus dilakukan dalam urutan kepentingannya, dan kemudian pada saat pelaksanaan. Dimulai dengan yang paling penting dan secara bertahap beralih ke yang kurang penting. Tuliskan tugas-tugas dalam rencana Anda untuk hari ini dalam urutan kepentingannya, kemudian urutkan berdasarkan urgensi dan mulailah bekerja dengan prioritas tertinggi.

Misalnya, seorang teman menelepon Anda untuk mengobrol. Panggilan telepon, masalah mendesak, karena telepon berdering sekarang, tetapi mungkin tidak penting. Jika Anda memiliki tugas yang lebih penting, misalnya, untuk menyiapkan laporan pekerjaan, maka lebih baik untuk terlebih dahulu melakukan semua tugas yang lebih penting, khususnya laporan, dan kemudian, jika ada waktu, telepon kembali dan bicarakan dengan teman. . Tapi tidak sebaliknya, jika tidak, karena panggilan yang tidak penting, Anda mungkin tidak punya waktu untuk melakukan hal-hal yang lebih penting.

Kepentingan di atas urgensi. Tugas-tugas mendesak harus dilakukan hanya jika Anda mengendalikan situasi dan yakin bahwa Anda akan punya waktu untuk semua yang lebih penting.

5 cara: Penyelenggara elektronik

Ada sejumlah besar notebook elektronik. Buku harian elektronik memiliki keunggulan yang tidak dapat disangkal dibandingkan yang kertas:

A. Hemat waktu. Pada buku harian elektronik, Anda tidak perlu menulis ulang tugas dari hari sebelumnya ke hari ini, dan Anda juga dapat mengerjakannya baik di komputer maupun di ponsel atau tablet, menyinkronkan data di semua perangkat.

B. Volume dan kecepatan: Anda dapat dengan cepat menyalin sejumlah besar informasi ke buku harian elektronik untuk pekerjaan selanjutnya. Misalnya: Anda ingin memanggang pai pisang di malam hari dan Anda harus menuliskan bahan-bahan yang diperlukan terlebih dahulu sebelum Anda pergi ke toko. Jika Anda memiliki penyelenggara elektronik, maka Anda dapat dengan cepat menyalin seluruh resep dari Internet ke dalam buku harian, hanya dalam hitungan detik. Pada saat yang sama, untuk menuliskan hanya bahan-bahan dengan tangan di selembar kertas, Anda akan membutuhkan lebih banyak waktu daripada untuk seluruh resep di dalam format elektronik. Dan di toko, itu akan cukup untuk menyalakan buku harian di ponsel Anda untuk dengan cepat memahami apa yang harus dibeli.

B. Kenyamanan. Tidak nyaman menggunakan buku catatan biasa dalam transportasi, di toko, berlibur, di tempat-tempat ini sulit untuk menulis dan melihat catatan, karena buku harian kertas besar dan Anda perlu 2 tangan untuk membukanya. Tetapi notebook elektronik di telepon akan selalu bersama Anda, di mana pun Anda berada: Transportasi, toko, jalan. Anda dapat dengan cepat membuat catatan di komputer Anda dan kemudian menyinkronkan agar catatan tersebut ada di ponsel Anda dalam hitungan detik.

Metode 6: Rencanakan hari berikutnya di malam hari

Buatlah rencana tindakan untuk hari berikutnya sebelumnya, waktu terbaik adalah akhir dari hari kerja sebelum Anda pulang. Tindakan sederhana ini akan membantu Anda tidur lebih nyenyak, karena seringkali penyebab insomnia adalah bahwa di malam hari kita mengingat semua hal penting yang perlu dilakukan besok agar tidak melupakannya di pagi hari. Dan pikiran-pikiran inilah yang mencegah kita untuk bersantai dan tertidur dengan damai, tetapi jika Anda menuliskan semua rencana Anda, Anda akan memastikan tidak hanya tidur yang nyenyak, tetapi juga malam.

Selain itu, ketika Anda membuat rencana sebelumnya, pikiran bawah sadar Anda akan terus bekerja sepanjang malam tentang cara terbaik untuk melakukan yang direncanakan. Solusi untuk masalah kompleks bisa datang kepada Anda saat sarapan, dalam perjalanan ke tempat kerja, atau bahkan di tengah malam. Di pagi hari ide-ide baru paling sering datang dan Anda akan menggunakan waktu ini dengan manfaat maksimal, cukup menulis daftar tugas untuk hari berikutnya terlebih dahulu.

Ngomong-ngomong, jika Anda memiliki pertanyaan yang ingin Anda dapatkan jawabannya, maka sebelum tertidur dan memejamkan mata, tanyakan pada diri sendiri, sebaiknya dengan suara keras dan langsung tertidur. Dan di pagi hari, bersiaplah untuk segera menuliskan semua pikiran yang mungkin muncul pada saat Anda bangun atau nanti.

Metode 7: Jadwalkan tugas-tugas kompleks untuk puncak aktivitas Anda

Buatlah rencana untuk hari itu agar pekerjaan yang membutuhkan banyak energi jatuh pada puncak aktivitas Anda, ketika Anda memiliki banyak energi dan Anda sudah seproduktif mungkin. Biasanya, puncak aktivitas dimulai pada pagi hari, karena setelah tidur Anda memiliki banyak kekuatan dan kepala segar, tetapi puncak aktivitas juga dapat terjadi pada siang hari dan bahkan malam hari.

Kegiatan yang paling menghabiskan energi adalah hal-hal yang tidak ada bakatnya. Biasanya, ini adalah hal-hal yang paling tidak ingin kamu lakukan. Tugas-tugas dalam manajemen waktu ini disebut katak, karena tugas-tugas ini tidak menyenangkan untuk mulai dilakukan. Ada aturan dalam manajemen waktu - mulailah hari dengan katak, yaitu, dari urusan yang tidak menyenangkan. Aturan ini akan memungkinkan Anda untuk bekerja lebih efisien, karena biasanya di pagi hari Anda memiliki kekuatan paling besar, dan kekuatan ini sangat penting untuk melakukan pekerjaan yang paling tidak menyenangkan.

Saya akan memberikan contoh dari kehidupan, saya memiliki pola pikir teknis, sehingga ilmu eksakta seperti: Fisika dan matematika mudah bagi saya, tetapi lebih sulit dengan mata pelajaran kemanusiaan, jadi ketika saya di sekolah, saya sering bersiap untuk ujian bahasa Inggris di pagi hari. Saya bangun 1-2 jam sebelum sekolah dan belajar bahasa Inggris. Itu di pagi hari bahwa saya memiliki energi paling banyak, jadi saat ini lebih mudah bagi saya untuk melakukannya tugas yang sulit yang saya memiliki bakat paling sedikit. Hasil persiapan melebihi semua harapan saya, saya mendapat sangat baik atau bagus dalam mata pelajaran yang tidak saya sukai.

Rencanakan tugas yang paling tidak menyenangkan untuk puncak aktivitas, misalnya, di pagi hari, dan Anda akan melihat bagaimana Anda akan menyelesaikan lebih banyak dan efisiensi pribadi Anda akan meningkat.

P.S. Jika Anda memiliki kesulitan atau pertanyaan tentang artikel yang Anda baca, serta topik: Psikologi (kebiasaan buruk, pengalaman, dll.), Penjualan, bisnis, manajemen waktu, dll., Tanya saya, saya akan mencoba membantu. Konsultasi Skype juga dimungkinkan.

P.P.S. Anda juga dapat mengikuti pelatihan online "Cara mendapatkan waktu tambahan 1 jam". Tulis komentar, tambahan Anda ;)

Berlangganan melalui email Tambahkan diri Anda sendiri