Types de lettre de garantie. Modèle de lettre de garantie sur le paiement des marchandises : modèle de lettre

Dans les relations commerciales, il arrive souvent que l'un des partenaires ne puisse pas payer immédiatement un produit ou un service. Vous pouvez obtenir un paiement différé différentes façons, par exemple pour conclure accord complémentaire avec un fournisseur, obtenir un prêt ou un capital emprunté, effectuer un achat à tempérament ou émettre une garantie documentée. Un exemple à jour d'une lettre de garantie pour le paiement des marchandises peut être téléchargé à la fin de l'article.

En fait, le document n'a aucune force juridique significative et rien n'empêche l'acheteur de rompre une promesse écrite de payer à temps. Cependant, ce type de documentation peut :

• rétablir le délai de prescription, c'est-à-dire que le médecin généraliste confirme que le débiteur reconnaît et accepte la dette ;
• compenser l'absence de contrat conclu, par exemple, si les marchandises ont été livrées et que le contrat n'a pas encore été signé, la «garantie» exclura les problèmes juridiques;
• corriger les erreurs dans le contrat, par exemple, si l'accord entre les partenaires est conclu par une personne non autorisée, le médecin généraliste éliminera la tache juridique.

Dans certains cas, le fournisseur peut demander indépendamment une lettre de garantie de paiement (un échantillon peut être téléchargé gratuitement à la fin de l'article), même si les termes du contrat ne sont pas "brûlants". Par exemple, une garantie doit être fournie à des tiers comme confirmation des conditions de livraison et de paiement.

La présence d'un tel document ne dégage pas les parties de leur responsabilité et de l'exécution des termes des accords conclus. Par exemple, si, en vertu du contrat, l'acheteur est tenu de payer les produits dans les 10 jours et spécifié 35 jours dans la garantie, le fournisseur a le droit d'accepter les conditions du GP, mais en même temps de facturer une pénalité pour violation des conditions de transfert de paiement des produits livrés.

La procédure de constitution d'une "garantie"

Il n'existe pas de formulaire unifié pour l'établissement d'une lettre de garantie. Il est inutile d'établir un formulaire unique, puisque dans chaque cas le contenu et le texte de la demande-garantie sont déterminés sur une base individuelle. Nous vous suggérons d'utiliser un modèle de lettre de garantie de paiement (vous pouvez le télécharger gratuitement).

Nous établissons une garantie sur une feuille de format A4, il est permis d'utiliser le papier à en-tête de l'organisation. Suivez ensuite les règles simples :

1. Tout d'abord, nous notons le nom et l'adresse du destinataire de la «garantie», nous indiquons également la fonction du chef d'entreprise et son nom complet.
2. Nous indiquons le nom de la documentation, exemple : "lettre de garantie de paiement pour les marchandises".
3. Nous décrivons en détail les conditions et l'essence de l'appel. Sans faute, nous indiquons les détails du contrat et des documents de règlement, prescrivons les conditions et la procédure de règlement entre partenaires. Nous indiquons le montant à transférer, la fréquence des paiements et les conditions particulières, le cas échéant.
4. Si le GP est rédigé pour ajuster les détails, les termes de l'accord, il est alors nécessaire de décrire en détail les nouvelles conditions et détails.
5. Nous signons le document avec le chef et le chef comptable. Nous mettons la date et le sceau de l'entreprise.
6. Nous enregistrons le document dans le journal de la documentation sortante.

Vous pouvez télécharger gratuitement un modèle de lettre de garantie de paiement.

La correspondance de bureau abonde divers types Documentation. Parmi ces documents commerciaux ou d'autres, les entrepreneurs doivent faire face à des lettres de garantie.

• A quoi servent-ils, dans quels cas sont-ils nécessaires, par quelles normes juridiques sont-ils régis ?
• Quels sont les types de lettres de garantie ?
• Comment rédiger et émettre une lettre de garantie ?

Découvrons-le ensemble.

DES DOSSIERS

Définition et règles juridiques

Du point de vue de la législation, une lettre de garantie est un élément du workflow, l'un des types correspondance commerciale– généralement entre entités juridiques. Du titre même du document, il ressort que lettre de garantie est un moyen écrit de confirmer des obligations ou de remplir certaines conditions dans les délais et dans la mesure requis. Cette confirmation supplémentaire est utilisée lorsque les arrangements conventionnels peuvent ne pas être suffisants.

IMPORTANT! La lettre de garantie n'est pas un document commercial.

Les lettres de garantie sont souvent utilisées dans activité entrepreneuriale, cependant, aucune règle particulière ne régit leur conception et leur utilisation, en Législation russe non fixé. Par conséquent, il convient d'être guidé par les pratiques commerciales standard et de s'efforcer d'obtenir le langage le plus clair et sans ambiguïté qui reflète avec précision les intentions et les obligations des deux parties.

Lettre de garantie au lieu de contrat

En fait, la rédaction d'une lettre de garantie est une alternative à la conclusion d'un accord lorsqu'une telle action est inappropriée pour une raison quelconque.

Contrairement à un contrat, qui comprend une offre (offre) et des obligations conformément à cette offre (acceptation), une lettre de garantie agit comme l'un de ces éléments.

Lettre de garantie en guise d'offre

Une offre exprime toujours une proposition envoyée à un ou plusieurs destinataires d'entrer dans une certaine relation, et déclare clairement les intentions du destinataire. De ce point de vue, une lettre de garantie peut être considérée comme une offre si elle contient :

• une offre de payer les services après qu'ils aient été rendus ;
• une offre d'effectuer un travail, d'effectuer une livraison, de fournir un service.

La lettre d'offre doit être formulée de manière suffisamment détaillée, car elle remplace une partie du contrat, ce qui signifie qu'elle doit contenir ses principaux éléments essentiels :

• l'objet de l'offre (biens, services, types de travaux - une liste spécifique);
• délais.

REMARQUE! Les conditions indiquées dans la lettre-offre de garantie sont déterminantes : adressée au destinataire, elle ne peut plus être résiliée par l'expéditeur dans périodes spécifiées pour les actions de représailles, à moins que d'autres conditions ne soient spécifiées dans le texte lui-même ou en découlent.

Le destinataire d'une telle lettre de garantie, en cas d'acceptation de l'offre, peut remplir les conditions ou simplement exprimer explicitement son consentement : cette action est considérée comme la réponse appropriée, c'est-à-dire l'accomplissement de la deuxième partie nécessaire à la conclusion du Contrat. Ainsi, à la suite de l'action de la lettre de garantie et de la réponse du destinataire, une action en justice a lieu entre eux, équivalant à la conclusion d'un accord (personne ne prend la peine de signer un accord bilatéral type en plus de celui-ci) .

Lettre de garantie comme acceptation

Ce document peut également agir comme le deuxième élément du contrat - l'acceptation, c'est-à-dire l'intention d'accepter des propositions contractuelles, si ces propositions ont déjà été exprimées à la contrepartie auparavant. Par exemple, une organisation a reçu offre, a pris une décision sur la base d'une annonce ou d'un site d'information d'un partenaire. Le sens de la lettre de garantie sera alors en réalité une réponse à l'offre faite, quoique sous une forme implicite, d'une relation contractuelle.

Les exigences pour la réponse ne sont pas aussi strictes que pour la proposition: dans une telle lettre, il suffit de formuler une réponse sans ambiguïté et détaillée - consentir à accepter les conditions proposées.

REMARQUE! Si l'expéditeur décide de révoquer sa lettre d'acceptation, cela doit être fait immédiatement, de préférence avant qu'elle ne parvienne au destinataire ou immédiatement après - avant que toute action procédurale ne soit entreprise à son sujet.

Avantages et inconvénients d'une lettre de garantie en remplacement d'un contrat

Points positifs :

• vous ne pouvez pas rédiger un document signé par les deux parties ;
• si les conditions de l'offre et de l'acceptation sont remplies, ces relations juridiques sont absolument légales ;
• le tribunal reconnaît les lettres de garantie au même titre que le contrat conclu.

Inconvénients de l'échange de lettres de garantie :

• limites de volume Description détaillée conditions;
• il est impossible de définir tous les droits et obligations ;
• les points de procédure ne sont pas spécifiés ;
• la responsabilité des parties n'est pas toujours clairement définie.

Ainsi, les relations contractuelles par le biais de lettres de garantie sont juridiquement valables, cependant, les points controversés pouvant conduire à des litiges ne sont pas exclus.

Types spécifiques de lettres de garantie

Selon la fonction que cette lettre de garantie est destinée à remplir, leurs types sont distingués.

1. Lettre de garantie confirmant les obligations de paiement. Les fonds reconnus en vertu d'une lettre de garantie peuvent être destinés au paiement de biens, de services, à l'exécution d'un travail particulier ou au remboursement d'une dette. Une telle lettre est un fait de reconnaissance de la dette. Le plus souvent, il est établi lorsque, pour une raison quelconque, le paiement ne peut être effectué immédiatement ou doit être différé.
2. Une lettre de garantie confirmant l'engagement de travaux, de biens ou de services. Un tel document garantit au destinataire que les obligations qui y sont indiquées seront effectivement remplies à la date spécifiée pour un certain montant. Il est possible de spécifier plusieurs intervalles de temps, si nous parlonsà propos travaux en plusieurs phases. Un tel document confirme également la qualité requise conformément à certaines normes (SNIP, GOST, etc.). Une telle lettre de garantie peut être rédigée s'il existe une possibilité de violation des conditions selon la spécification ou d'autres documents, ou immédiatement avant la conclusion du contrat correspondant.
3. Une lettre de garantie confirmant les intentions du bailleur. Il s'agit de la garantie d'attribution d'une adresse légale. Un tel document sera requis pour présentation au bureau des impôts si l'organisation ne possède pas certains biens immobiliers à placer et à indiquer dans documents fondateurs. La personne morale a le droit de louer de tels locaux, en fournissant au fisc la garantie que le propriétaire a réellement l'intention de lui fournir de tels services.
4. Lettre de garantie confirmant un emploi futur. Une telle lettre peut être nécessaire lorsque l'embauche est importante pour un futur employé. signification juridique. Par exemple, une telle lettre de garantie a le droit de demander :
   • étudiant pour présentation à l'université (certains établissements d'enseignement dans certaines spécialités, notamment en cas de formation dans les lieux d'ordre public, ils ne délivrent un diplôme qu'après avoir fourni une attestation de futur emploi officiel) ;
   • un employé étranger (il doit apporter un tel document au service des migrations);
   • les détenus libérés qui s'engagent dans un parcours de travail (ils devront se présenter aux autorités de tutelle administrative).

Caractéristiques de compilation et de conception

En règle générale, toute lettre de garantie ne dépasse pas feuille standard Format A4, imprimé sur un formulaire spécial de la personne morale expéditrice, signé par les instances dirigeantes (directeur, parfois chef comptable), scellé du sceau de l'organisme. Détails requis:

• numéro et date (conformément à l'enregistrement de la documentation sortante);
• nom de l'organisme bénéficiaire;
• Nom complet du destinataire (il s'agit généralement du directeur général de l'organisation);
• l'objet de la lettre (il n'est pas nécessaire d'écrire les mots «lettre de garantie» eux-mêmes, car un tel document comme un type de correspondance commerciale n'existe pas légalement);
• contenu principal (garanties des obligations, leur volume et leurs conditions);
• données de l'expéditeur ;
• fonction, signature personnelle et nom complet de la personne qui signe le document (directeur, chef comptable).

D'autres nuances dépendent du type de lettre de garantie. Regardons-les de plus près et exemple spécifique l'établissement d'une lettre de garantie destinée à remplir une fonction particulière.

Nous confirmons les garanties de paiement

Un tel document peut être en circulation non seulement entre organisations, mais également entre entrepreneurs - individus.

Une lettre reconnaissant la dette et garantissant son remboursement doit obligatoirement porter, en plus de la signature du responsable, la signature du responsable financier (directeur financier, chef comptable).

Subtilités de conception :

• le destinataire est une organisation ou une personne qui devrait recevoir un paiement garanti ;
• il est nécessaire d'indiquer les détails du document confirmant le fait de la nécessité du paiement (facture, certificat d'acceptation, contrat, etc.);
• les périodes de remboursement de la dette doivent être spécifiées ;
• les coordonnées de l'organisme débiteur (futur payeur) ;
• toute information relative à la situation qui s'est produite (par exemple, les raisons de l'impossibilité de paiement dans les délais).

INFORMATION UTILE! La plupart des organisations n'incluent pas dans le texte d'une telle lettre de garantie une indication de leur responsabilité en cas de manquement aux obligations, tandis que la mention de sanctions en cas de non-respect des garanties a impact psychologiqueà la contrepartie.

Exemples spécifiques de lettres de garantie

Exemple de lettre de garantie pour confirmer la dette

DES DOSSIERS

au PDG
Spetsinvest LLC
Étudiantsov P.I.

LETTRE DE GARANTIE

sur la livraison des marchandises

Réf. N° 124/56n
09/12/2016

Par la présente, nous vous demandons de livrer un lot de produits (c'est-à-dire protection personnelle) selon demande n° 46-18 du 10.09.2016

Nous garantissons que le paiement de la livraison sera effectué avant le 10.10.2016.

Si dans un temps fixe le paiement ne sera pas effectué dans en entier, pour chaque jour de retard, nous nous engageons à payer un intérêt de retard à un pourcentage de 1% du montant des obligations en cours.

Coordonnées bancaires:

OJSC "Beta-bank", Oufa
numéro de compte xxxxxxxxxxxx ;
k/s xxxxxxxxxx ;
BIC xxxxxxx ;
NIF xxxxxxx ;
Point de contrôle xxxxxxxx.

Domservis LLC (signature) N.P. Rabotnichenko

Comptable de Domservis LLC (signature) L.O. Raskidaylova

Nous confirmons l'exécution

En s'assurant que les services ou les travaux seront terminés à la date spécifiée, l'expéditeur confirme l'étendue, le calendrier et la qualité des travaux.

Spécificités de conception :

• les détails sont standard ;
• caractéristiques du texte principal - assurez-vous de décrire les types de services (travaux), indiquez clairement le délai et le volume garanti;
• les détails de la documentation qui est devenue la base des travaux ou services potentiels (par exemple, un accord, un contrat, etc.) doivent être indiqués ;
• indiquer l'emplacement et les caractéristiques importantes de l'installation où les travaux sont exécutés ou les services sont fournis.

Un exemple de lettre de garantie confirmant l'achèvement des travaux

DES DOSSIERS

Réalisateur
OOO "Tertia"
Oliferenko M.V.

LETTRE DE GARANTIE

À propos de l'achèvement travaux de réparation

Réf. N° 124/1
05/05/2016

Nous confirmons avec ce document que Masterovoy LLC, en tant qu'exécutant des travaux dans l'établissement situé à l'adresse : Moscou, st. Bolshaya Dmitrovskaya, 28 ans, appartement 115, conformément au contrat n° 18 du 17 avril 2016, conclu avec Tertsia LLC, garantit l'achèvement de tous les travaux de réparation (conformément aux spécifications du contrat ci-dessus) d'ici le 16 juin 2016 G.

En cas de manquement à cette obligation, Masterovoy LLC est prêt à payer 1,5% du montant spécifié dans le contrat pour chaque jour de retard.

PDG
Masterovoy LLC (signature) AF Zakrevsky

Chef comptable
Masterovoy LLC (signature) S.E. fringant

Nous confirmons la fourniture d'une adresse légale

Pour émettre une lettre de garantie confirmant l'intention du propriétaire, vous devez tenir compte des nuances suivantes:

• le destinataire de la lettre est la branche locale de l'INFS qui a l'intention de s'inscrire entitéà qui les locaux sont loués ;
• des informations sur le propriétaire du bien immobilier fourni (entité juridique) sont requises - le nom de l'organisation, son responsable;
• il doit y avoir des informations sur l'entité juridique nouvellement créée, au moins le nom ;
• il est nécessaire de lister toutes les caractéristiques principales des locaux loués (adresse, superficie, etc.) ;
• une phrase est requise qui déclare clairement le consentement du propriétaire à la conclusion avec nouvelle organisation contrats de location;
• la lettre de garantie doit être accompagnée d'une attestation de propriété ou d'un contrat de bail immobilier établi pour un éventuel bailleur (copie certifiée par notaire).

Un exemple de lettre de garantie confirmant les intentions du propriétaire

DES DOSSIERS

INFS n ° 2 pour Saint-Pétersbourg

LETTRE DE GARANTIE

À propos de la fourniture d'une adresse légale

Saint-Pétersbourg
18 octobre 2016

Megapolis LLC, représentée par PDG Samokhvalenko R.G., agissant sur la base de la Charte, fournit des locaux pour le bureau avec une superficie totale 60 m², situé à l'adresse suivante: Saint-Pétersbourg, rue Magnitogorskaya, 15 .. bureau n ° 4 pour l'enregistrement d'État de Kodeks LLC. Megapolis LLC garantit la conclusion d'un contrat de sous-location une fois l'inscription terminée. L'adresse désignée peut être utilisée comme adresse légale dans les documents constitutifs de Kodeks LLC.

Les locaux ci-dessus appartiennent à Megapolis LLC sur la base d'un bail (contrat de location n° 567/18 du 10 décembre 2013) avec le droit de conclure des contrats de sous-location.

Annexe:

• une copie du certificat d'enregistrement d'État de Megapolis LLC ;
• une copie du contrat de bail n° 567/18 du 12/10/2013

PDG

Megapolis LLC (signature) R.G. Samokhvalenko

Confirmation d'un travail

Cette lettre de garantie est établie en tenant compte des caractéristiques suivantes :

• une personne ou une organisation spécifique est indiquée, mais l'adressage « sur le lieu de la demande » est également acceptable ;
• apposition obligatoire du numéro et de la date de sortie conformément au Journal d'Enregistrement par Correspondance ;
• le nom du poste auquel la personne avec les données personnelles spécifiées est acceptée (nom complet sans abréviations);
• les principaux points d'emploi futur sont prescrits (taux, salaire, garanties de l'employeur) ;
• la lettre peut être transférée à l'organisme destinataire ou confiée au futur employé lui-même.

Exemple de lettre de garantie d'emploi

DES DOSSIERS

Madame, Monsieur

LETTRE DE GARANTIE

À propos de l'embauche

Réf. N° 634/78
14/07/2016

Avec ce document, Home Teacher LLC confirme son intention d'embaucher et l'obligation de conclure contrat de travail avec Alenikova Polina Stanislavovna, l'emmenant dans le personnel en tant que professeur en anglaisà partir du 01.09.2016

Domashniy Uchitel LLC s'engage à fournir à Alenikova P.S. officiel les salaires d'un montant de 65 000 roubles. par mois plus bonus de performance mensuel. Nous garantissons l'enregistrement officiel conformément à Code du travail Fédération Russe et un package social complet.

PDG
OOO Domashniy Uchitel (signature) V.K. Concédants

Chef comptable
OOO Domashniy Uchitel (signature) Yu.L.Zarubinskaya

Une lettre de garantie de paiement (échantillon) pour laquelle un document est nécessaire, comment le rédiger correctement, des échantillons de rédaction d'une lettre de garantie pour le paiement des dettes et l'exécution des travaux

Qu'est-ce qu'une lettre de garantie, comment la rédiger correctement, exemples de rédaction d'une lettre de garantie. Une lettre de garantie est un document qui confirme l'intention d'une partie d'accomplir certaines actions en faveur de l'autre partie ou, par exemple, l'intention de respecter toutes les conditions relatives à l'autre partie. Une lettre de garantie bien rédigée est une garantie de votre confiance dans son exécution.

(cliquez pour ouvrir)

Lettre de garantie - qu'est-ce que c'est?

Lettre de garantie de paiement (modèle)- Il s'agit avant tout d'un document contenant une garantie de l'exécution des obligations assumées par une partie vis-à-vis de l'autre. Ces obligations peuvent être la fourniture de tous services, l'exécution différentes sortes travail, paiement de la dette, etc.

Le type de lettre de garantie le plus courant est une lettre de garantie de paiement de la dette.

Document correctement rédigé - une garantie de sa mise en œuvre

Pour que la lettre de garantie soit rédigée correctement et correctement, il convient de respecter les recommandations suivantes:

• Style d'écriture approprié - lorsque vous écrivez une lettre, vous devez respecter style d'affaires, après tout, une lettre de garantie est avant tout un document.
• Opportunité et concision - n'écrivez pas trop, il suffira d'énoncer brièvement et de manière concise ce qui est nécessaire.
• Spécificités - excluez les mots porteurs d'incertitude, cela vaut la peine de formuler clairement des phrases, en utilisant de tels mots, par exemple, comme nous le garantissons, nous nous engageons.
• Certitude et clarté - le texte de la lettre de garantie doit être clair et simple.
• Les fautes d'orthographe et de ponctuation dans la lettre ne sont pas autorisées.

Les lettres de garantie au nom d'une personne morale doivent toujours contenir les détails nécessaires et la signature du responsable.

Détails requis pour une personne morale :

• Nom de l'organisation et ses coordonnées
• Coordonnées requises
• L'essentiel de la lettre
• date de signature
• Sceau de l'organisation, ainsi que la signature de la personne responsable

Conditions requises pour les particuliers :

• Détails du passeport et adresse résidentielle
• L'essentiel de la lettre
• Signature

Exécution de documents

Étant donné que la législation ne prévoit pas de formulaire clairement prescrit pour rédiger une lettre de garantie pour le paiement des dettes, confirmant l'exécution des services et des travaux, pour l'embauche et d'autres types de cette lettre, il est assez simple de l'écrire.

Lors de la rédaction d'une lettre de garantie, il convient de considérer que si la lettre est écrite au nom de, elle doit être rédigée sur le papier à en-tête d'une personne morale et contenir les détails nécessaires. Depuis individuel une lettre de garantie peut être rédigée sous n'importe quelle forme écrite.

Exemples de rédaction de documents de garantie

Une lettre de garantie sur le paiement des dettes (le document doit être rédigé sur le papier à en-tête de l'organisation, doit être signé par le chef comptable, ainsi que par le responsable, un sceau d'entreprise doit être apposé).

Pour convaincre le partenaire que le paiement sera reçu en temps opportun après la livraison des produits, l'exécution des travaux ou la prestation de services, une lettre de garantie de paiement sera utile. Il s'agit d'un type de correspondance commerciale entre organisations et confirme les intentions de paiement à l'avenir, après l'exécution préalable des obligations par le partenaire de transaction. La lettre de garantie est la base pour conclure le contrat d'une telle condition de paiement comme un paiement différé. Les négociations précontractuelles peuvent se terminer avec la préparation de ce document.

Avant de rédiger une lettre de garantie de paiement, lisez les règles de sa préparation. Dans les grandes organisations, il existe des instructions spéciales pour le travail de bureau, qui contiennent des exigences obligatoires pour la conception de la correspondance commerciale. Il existe des programmes qui facilitent le travail de bureau dans une organisation et offrent un système de gestion de documents avec des formulaires de documents développés. Si tu as petite entreprise et il n'y a pas d'instruction de gestion de bureau local, il est recommandé d'appliquer règles générales GOST R 6.30-2003 "Exigences en matière de paperasse".

Prenez le papier à en-tête de l'organisation ou placez un timbre d'angle avec les détails de votre entreprise sur une feuille de papier à gauche. En haut à droite, écrivez le destinataire à qui vous envoyez la lettre. Si vous ne savez pas exactement qui est impliqué les questions financières dans une organisation, votre lettre sera adressée à l'ensemble de l'entreprise. Écrivez son nom au nominatif. Si vous indiquez le poste et le nom complet du destinataire, alors au datif. Le nom de l'organisation est inclus dans le poste. Suivez ensuite les initiales et le nom de famille. Si complètement, alors dans l'ordre suivant : nom - prénom - patronyme. S'adresser à "Mr" (abréviation de "Mr") est facultatif, mais mettra l'accent sur le respect. Sur la gauche, indiquez le numéro sortant et la date du document, en dessous se trouve une condition vide pour le numéro entrant et la date de réception. Au centre sur vieille habitude beaucoup indiquent le nom du document - une lettre de garantie de paiement. Par règles modernes le nom n'est pas indiqué. Énoncez ensuite l'essentiel de la lettre avec retenue et objectivité. À la fin, la signature du chef et du chef comptable, le sceau de l'organisation.

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Dans le texte de la lettre, indiquez le montant et les modalités de paiement, l'objet du contrat (quel produit, travail ou service), les coordonnées bancaires et les adresses légales des parties à la transaction. À la fin du texte, utilisez la phrase "paiement garanti".

Utiliser style officielénoncés, phrases simples et concrètes. N'utilisez pas de participes et phrases adverbiales. Évitez les phrases vagues et les longues discussions. Dans le cas contraire, votre destinataire ne comprendra pas l'essentiel de votre demande ou doutera de vos garanties. La bonne volonté et la sincérité aideront à mettre en place un partenaire pour prendre une décision positive en votre faveur. Le jargon, les archaïsmes (mots périmés, inutilisés) et les mots ambigus ne sont pas destinés à la correspondance commerciale. Écrivez correctement et sans erreur. Habituellement, la prise de décisions importantes nécessite la livraison rapide d'informations. Les lettres partent longtemps par la poste. Par conséquent, la lettre est d'abord envoyée par fax. Le destinataire utilise la copie fax jusqu'à ce que le document original arrive par la poste. L'échange de lettres via Internet est très répandu. Le document original avec sceaux et signatures est scanné et envoyé par e-mail.

Une lettre de garantie de paiement correctement rédigée et le respect consciencieux des obligations contractées créeront une bonne réputation pour votre entreprise et seront la clé d'une coopération rentable à long terme avec des partenaires commerciaux.

Les relations financières entre personnes physiques ou morales sont étayées par des documents pertinents.

L'essentiel est le contrat, qui énonce les droits et obligations des parties. Si l'un d'entre eux ne peut pas remplir ses obligations financières, une lettre de garantie est rédigée pour payer la dette.

Fonctions documentaires

Ce document est nécessaire pour le règlement préalable au procès des litiges financiers. La base de sa formation sont certains articles du Code civil de la Fédération de Russie - 619, 715, 723 et 480. Le choix dépend du cas spécifique et du type d'obligations monétaires. Cependant, cela n'affecte pratiquement pas la forme et affecte partiellement le contenu. Dans ce dernier cas, il est recommandé de fournir un lien vers un document législatif afin d'augmenter les chances d'une réponse positive de l'autre partie.

La lettre de garantie remplit les fonctions suivantes :

• informe le créancier ou le fournisseur de services (biens) de difficultés financières temporaires ;
• sert de base à la révision du calendrier de remboursement de la dette ;
• inclus dans le paquet de documents pour le règlement des différends avant le procès ;
• renforce l'intention de l'une des parties au contrat de régler les comptes fournisseurs

Une lettre de garantie peut être rédigée au nom d'un particulier ou d'une organisation. Peu importe qu'une telle possibilité soit prévue par le contrat ou non. Le facteur déterminant est la liberté d'expression de la volonté du débiteur.

Au cours des négociations, le contenu du document peut changer si les conditions initiales ne conviennent pas au créancier.

Les versions antérieures ne perdent pas leur force juridique et peuvent être utilisées comme preuve lors du procès.

Est-ce nécessaire ou non ?

Ce document peut exprimer les intentions de l'une des parties au contrat, quel que soit le type de relation marchandise-monnaie. Une lettre de garantie est établie dans deux cas. La première est que l'emprunteur n'a pas encore de retard de paiement, mais que la situation financière ne permettra pas de remplir ses obligations à l'avenir. Le deuxième cas - la dette a déjà été formée, le calendrier de son remboursement diffère de celui spécifié dans le contrat.

Les facteurs suivants sont à la base de la rédaction d'une lettre de garantie :

• tous types de prêts : à la consommation, ciblés, monétaires ;
• retard de paiement de biens ou de services.

La date d'établissement du document ne doit pas être antérieure à la signature du contrat entre les parties. La lettre doit contenir des références aux clauses de l'accord. Aussi, vous ne pouvez pas présenter un nouvel échéancier de remboursement si le montant de la dette ou les modalités de son calcul sont controversées. Pour résoudre ce problème, un autre type de lettres est fourni - les lettres de réclamation. Ils diffèrent par leur contenu et leur force juridique.

Dans le cadre de la législation actuelle, il n'y a pas de règles strictes pour remplir une lettre de garantie. Mais à côté d'eux, il existe des recommandations tacites sur la gestion des documents. Si vous rédigez un document conformément à ces règles, il n'y aura pas d'ambiguïté dans le libellé, il n'y aura pas d'ambiguïté lors de la lecture du contenu.

• Il est nécessaire de justifier la raison du retard de paiement, et par conséquent, la formation de la dette. S'il s'agit de circonstances tierces, des pièces justificatives sont jointes.
• Décrivez avec précision le calendrier de remboursement de la dette proposé, tenez compte de la différence avec le plan initial spécifié dans le contrat.
• Indiquez les clauses du contrat qui sont violées en raison du retard.
• Il est recommandé d'utiliser des liens vers règlements si le contenu du contrat entre dans leur champ d'application.
• La présentation de la pensée est courte, utilisant des tournures d'affaires et des formulations. Le jargon et les expressions similaires ne sont pas autorisés.

Modèle de lettre de garantie pour le paiement de la dette

Pour plus de détails, vous devez vous familiariser avec l'exemple de document. Son contenu variera au cas par cas. Dans le cadre d'un même contrat, plusieurs lettres de garantie de paiement de dettes peuvent être rédigées, avec une formulation différente selon les circonstances et les facteurs.

Un échantillon type doit contenir les sections suivantes :

• Destination. Il indique le nom complet du créancier, son adresse. Pour l'organisation, vous devez spécifier le responsable à qui la lettre est envoyée - nom complet et poste.
• Compilé. Il ne peut s'agir que d'une personne physique ou morale avec laquelle le contrat est conclu. Les tiers ne sont pas autorisés à établir de tels documents.
• Contenu principal. Il convient d'indiquer ici que le crédité s'engage à rembourser la dette constituée dans le cadre de contrat en cours. Le montant exact est indiqué. De plus, vous pouvez peindre le calendrier de paiement exact.
• Pénalités. L'élément est facultatif, mais recommandé. Il précise le montant de la pénalité à facturer. montant total si le demandeur ne remplit pas les obligations assumées.
• Signature de la personne responsable, son nom complet et la date de constitution de la demande.

Après vérification du contenu, le document est envoyé au créancier. Il est important de s'y familiariser. gestionnaire responsable ou un employé qui bon niveau pouvoirs. Le plus souvent c'est Chef comptable organisations.

Comment bien composer un texte

Souvent, le problème du rejet d'une lettre de garantie réside dans une formulation incorrecte ou ambiguë. Par conséquent, souvent pour sa préparation, recourez aux services d'avocats professionnels ou de comptables embauchés. Cela est vrai si les termes de l'accord de paiement ont été violés pour la première fois. Pour les partenaires réguliers, la lettre n'est qu'une garantie de nature - un bref contenu est autorisé.

Pour faire une demande, le texte doit contenir l'une des expressions et phrases suivantes :

• Nous garantissons un paiement complet et ponctuel. Il sert à confirmer les obligations et la date (échéancier) de remboursement de la dette.
• En raison de la situation économique défavorable (circonstances). Les raisons des paiements différés sont précisées.
• En raison de circonstances particulières. Indiqué pour force majeure. Dans ce cas, les détails ne peuvent pas être déchiffrés. Mais tout dépend du degré de confiance entre les partenaires.

Les circonstances du retard doivent être expliquées aussi simplement que possible, mais en même temps détaillées. Le créancier ne doit avoir aucun doute quant au respect des accords antérieurs. Si des documents supplémentaires sont joints à la demande, ils doivent être référencés dans le contenu. Il peut s'agir de relevés des comptes de l'entreprise, d'informations sur la survenance de circonstances de force majeure.

Lettre avec échéancier de paiement

Si le montant de la dette est important ou si les termes de l'accord impliquent un paiement en plusieurs étapes, un échéancier de paiement est établi. Il est joint à la lettre de garantie et fonde l'intention du créancier de rembourser la dette. Lorsque vous formez une demande avec un calendrier de paiement, vous devez analyser attentivement la possibilité de verser les montants requis aux dates spécifiées.

Lors de l'élaboration d'un calendrier, les facteurs suivants doivent être pris en compte:

• Le graphique est une application distincte. Il doit être référencé dans le corps du document.
• La date de formation et d'envoi du paiement est indiquée. Il peut différer du moment de la réception des fonds sur le compte courant du créancier. La différence est de 3 heures à plusieurs jours.
• Prendre en compte conformité obligatoire remboursement. Le montant requis doit être préparé à l'avance afin qu'un nouveau retard ne se forme pas.
• Dans le but du paiement, le numéro du contrat et la phrase "Selon la lettre de garantie" sont écrits. Les pénalités peuvent être versées séparément ou prises en compte dans le montant total. Cela devrait également être indiqué dans le but du paiement.

De plus, vous pouvez spécifier les coordonnées bancaires du compte à partir duquel le espèces. Il est important que le prêteur voie le paiement en temps opportun, dont l'heure de réception correspond à la lettre de garantie et au calendrier précédemment reçus.

Valeur juridique du document

Ce type de document n'a pas d'effet juridique spécifique. Dans l'actuel Code civil il n'y a pas d'articles décrivant la lettre de garantie, les exigences pour sa préparation et les recommandations et actions détaillées. Mais cela ne signifie pas que la demande est inutile - si elle est correctement rédigée, elle peut devenir la base d'un paiement différé.

Une lettre de garantie pour le paiement d'une dette présente les avantages suivants :

• Confirme la comptabilisation du montant de la dette. Par cela, l'expéditeur ne renonce pas aux obligations assumées dans le contrat, mais souhaite uniquement les modifier pour résoudre des difficultés financières temporaires.
• Peut empêcher l'ouverture d'un litige pour le recouvrement de créances. La pratique du règlement avant procès dans le respect des lois montre que ce mode de résolution situations conflictuelles bénéfique pour toutes les parties.
• Pour un créancier, une lettre de garantie peut devenir l'une des preuves du non-respect des conditions si l'affaire est portée devant les tribunaux.

La validité effective du document ne commence pas à partir du moment où il est fourni par l'autre partie, mais par un accord formel avec les conditions de report. Pour ce faire, il est recommandé d'apporter des ajustements à la convention préalablement signée ou d'y faire une annexe. Dans ce cas, l'original reste chez le créancier et une copie avec une marque de réception - chez le débiteur. Une mesure similaire est nécessaire pour les mêmes informations dans le paquet de documents pour les deux parties.

Transfert et motifs possibles de refus

En tant que tel, il n'y a pas de procédure claire pour transférer la demande à l'autre partie. En règle générale, les lettres de garantie sont remises à l'administrateur de l'organisation ou à son représentant autorisé. Mais cela peut entraîner un manque d'informations de la part du gestionnaire sur la réception du document.

Sur la base de l'expérience de transmission de telles applications, il est recommandé d'effectuer les actions suivantes :

• le document est remis au chef ou au chef comptable ;
• vous devez faire une copie de la lettre de garantie, sur laquelle figurent la date de réception par le créancier, le cachet humide, le nom complet et la signature du destinataire;
• si le transfert est effectué par l'intermédiaire du secrétaire, le responsable (chef comptable) est informé en conversation téléphonique ou par e-mail ;
• il est souhaitable de dupliquer la lettre par fax et e-mail.

Confirmation de réception et accord avec les termes de la demande - résolution du créancier sur le document. Dans de rares cas, une lettre de réponse est générée.

Seul un désaccord sur le montant de la dette ou sur l'échéancier de son remboursement peut valoir refus pour de telles demandes.. Mais cela doit être discuté à l'avance pour éviter les formalités administratives inutiles. Au cours des négociations, des accords généraux sont conclus, qui sont ensuite consignés dans une lettre de garantie.