Dziennik podróży. Dziennik ruchu listów przewozowych

Indywidualni przedsiębiorcy i osoby prawne których działalność w taki czy inny sposób wiąże się z koniecznością korzystania z samochodów Pojazd, z reguły rejestrują listy przewozowe wydane kierowcom w specjalnym dzienniku.

Na podstawie takiego dziennika ustalane są wydatki poniesione na paliwo, co pozwala obniżyć wskaźniki podatkowe przedsiębiorstwa. Ponadto rejestr listy przewozowe użyte w obliczeniach wynagrodzenie kierowcy zaangażowani w pracę organizacji.

Dowolna organizacja i indywidualni przedsiębiorcy, których dziedzina działalności związana jest ze świadczeniem usług przewozowych i transportowych, konieczne jest nieustanne prowadzenie ewidencji listów przewozowych. Instrukcja oparta na standardach prawo federalne Nr 259-FZ z dnia 18 listopada 2007 r. oraz Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. Nr 152.

W przypadku przedsiębiorstw, które nie są bezpośrednio związane ze świadczeniem usług transportowych i transportowych, ale korzystają z pojazdów w toku swojej działalności, posiadanie rejestru listów przewozowych nie jest dla nich obowiązkowe, ale może być wykorzystane do usystematyzowania i uproszczenia księgowości dane wykorzystane w pracy.

Rejestr listów przewozowych, formularz 8, został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego nr 78 w 1997 r., Ale z dniem 01.01.2013 r. weszła w życie ustawa federalna nr 402-FZ, znosząca dotychczasowy ujednolicony formularz 8. Od tej daty , przedsiębiorstwa transportowe, które wcześniej prowadziły ewidencję arkuszy podróży w formie 8, dostały możliwość opracowania własnego, najczęściej najlepsza opcja arkusz księgowy, pod warunkiem, że główne sekcje ujednolicona forma 8 zostanie zduplikowanych.

Czy można to zrobić elektronicznie?

Nie ma ograniczeń w prowadzeniu rejestru listów przewozowych w wersji elektronicznej w żadnym z akt prawny obowiązujące przepisy, w związku z tym dozwolone jest tworzenie arkusza księgowego w formacie elektronicznym.

Notatka! Możesz użyć dowolnej z najwygodniejszych opcji zarządzania, niezależnie od tego, czy jest to zwykły Excel, czy 1C.

Dla organizacji z dużą flotą pojazdów i znaczną kadrą kierowców, ze względu na dużą pracochłonność procesu, korzystniejsze jest utrzymywanie wersji elektronicznej niż ręczne składanie. Jednocześnie pożądane jest, aby dziennik był możliwy do wydrukowania media papierowe w razie potrzeby.

Jak pisać

Ewidencja listów przewozowych, formularz 8, sporządzona jest w formie tabelarycznej, stanowiącej oświadczenie podzielone na kolumny. Jest dziewięć takich kolumn. Obejmują one następujące dane:

Numery seryjne wydanych arkuszy;
Daty wydania;
Pełne imię i nazwisko kierowców;
Liczby pracowników;
Numery garażowe pojazdów;
Podpisy kierowcy, dyspozytora i księgowego;
Notatki w razie potrzeby.

Notatka! Jeżeli organizacja prowadzi ewidencję na własnej opracowanej formie wyciągu, dziennik księgowy może zawierać dodatkowe kolumny używane przez daną organizację.

W przypadku wprowadzenia błędnych danych do księgi rachunkowej dozwolone są korekty zgodnie z przepisami 9 ustawy federalnej nr 402-FZ. W przypadku popełnienia błędu wpis jest korygowany w następujący sposób:

Błędny wpis jest przekreślony jedną linią;
Obok niego umieszczany jest znak „skorygowany” i wprowadzane są prawidłowe informacje;
Zapisuje się datę korekt;
Dokonane korekty muszą być potwierdzone przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie księgi rachunkowej;

Ważny! Przekreślając błędny wpis, należy narysować linię, aby sam błędny wpis pozostał czytelny po jego przekreśleniu.

Okres trwałości

Listy przewozowe dla pracowników pracujących przy pojazdach wystawiane są raz na dzień roboczy lub zmianę. Sam dziennik jest przechowywany przez okres roczny, ale w razie potrzeby okres konserwacji można skrócić do jednego miesiąca, na przykład, jeśli rozmawiamy o pojedynczych długich podróżach, takich jak podróże służbowe.

Ze względu na to, że karta księgowa jest dokumentacją podstawową, okres jej późniejszego przechowywania wynosi 5 lat, po czym dziennik może zostać zutylizowany. Należy zauważyć, że pięcioletni okres przechowywania dotyczy nie tylko papieru, ale także nośników elektronicznych.

Czy muszę flashować?

Formularz 8 rejestru listów przewozowych posiada sekwencyjną numerację stron. Wprowadzając go, musisz przestrzegać porządek chronologiczny. Strona tytułowa musi być podpisana bezbłędnie, ze wskazaniem daty rozpoczęcia konserwacji. W tym samym miejscu, na stronie tytułowej, zapisane są główne dane samej organizacji, jej pełna nazwa.

Po zakończeniu prowadzenia ewidencji dziennik jest migany. Zszyta księga jest poświadczona podpisami kierownika przedsiębiorstwa, głównego księgowego firmy i pieczęcią organizacji, po czym jest przekazywana do archiwum przedsiębiorstwa w celu przechowywania.

Kto wypełnia i pobiera próbki

Obowiązek prowadzenia ewidencji listów przewozowych w dzienniku specjalistycznym może być powierzony pracownikowi wyznaczonemu zarządzeniem zarządu lub pracownikowi, w którym obowiązki służbowe, wskazany w umowa o pracę, zawiera funkcje prowadzenia ewidencji księgowej w organizacji.

Najczęściej taką pracę wykonuje księgowy, oficer personalny lub sekretarz-urzędnik. W przypadku braku osoby prowadzącej takie oświadczenie w przedsiębiorstwie, umowa może zostać zawarta z zewnętrznymi organizacjami obsługującymi pojazdy, pod warunkiem, że umowa taka będzie zawierała klauzulę o konieczności prowadzenia ewidencji.

Sporządzenie listu przewozowego to żmudny proces. Wielu kierowców ma problemy, jeśli nie mają formularzy specjalnego, zatwierdzonego formularza. Cierpią na tym również pracodawcy - mogą zapłacić grzywnę w wysokości 100 tysięcy rubli. Aby uniknąć pytań, należy prowadzić nie tylko listy przewozowe, ale także dziennik ich przemieszczania się.

Podajemy prawidłowe formularze, próbki tych dokumentów.

Zasady wypełniania dziennika do rejestracji ruchu listów przewozowych

Aby kontrolować ruch listów przewozowych, które są wydawane kierowcom przez organizacje, kierownictwo lub księgowy musi prowadzić specjalny dziennik, w którym będą rejestrowane wszystkie wydane dokumenty.

Okładkę czasopisma należy wypełnić zgodnie z Formularzem nr 8. Zawiera nazwę firmy, kody formularzy, a także datę rozpoczęcia i zakończenia księgowania lub okres, za który raportujesz.

Okładka nie jest drukowana. Umieszcza się go na końcu dokumentu, zapinając i potwierdzając wszystkie wpisy.

Po tytule dokumentu należy sporządzić tabelę 9 rozdziałów. Nawiasem mówiąc, zawodowy księgowy wie, że dziennik księgowy można prowadzić w programie 1C: Enterprise. Wprowadzanie rekordów do bazy nie jest trudne. Ale jest jedna rzecz: magazyn musi być wydrukowany, aby kierowca, dyspozytor i księgowy mogli złożyć swój podpis.

Czasopismo może być wydawane na dowolny okres – nie dłuższy niż 1 rok. Jeśli Twoja firma wykonuje wystarczającą liczbę przewozów miesięcznie, lepiej zacząć co miesiąc nowy magazyn. Zamykając dokument należy sprawdzić wszystkie dane z listami przewozowymi i umieścić pieczęć, podpis kierownika firmy. Jeśli organizacja ma tylko kilka wyjazdów rocznie, kontrola może być przeprowadzana co roku.

Pobierz formularz strony dziennika do rejestrowania ruchu listów przewozowych w formacie Excel

Wzór, druk listu przewozowego na samochód osobowy - druk nr 3

Pobierz formularz listu przewozowego dla Samochód osobowy Formularz nr 3 w formacie Word

List przewozowy na samochód specjalny - wzór i formularz nr 3 specjalny

Pobierz formularz listu przewozowego pojazd specjalny formularz nr 3 specjalny w formacie Excel

Wzór i wzór listu przewozowego na samochód taxi - formularz nr 4

Pobierz formularz listu przewozowego na samochód taxi formularz nr 4 w formacie Word

List przewozowy na samochód ciężarowy - wzór i druk nr 4 C

Rozliczanie paliw i smarów (POL) przez podmioty gospodarcze realizowane jest za pomocą listów przewozowych. Forma formularza jest zunifikowana, zawiera pola do odzwierciedlenia zużycia paliwa, wskazujące trasę ruchu i rzeczywisty przebieg. Listy przewozowe mogą służyć do kontroli zużycia benzyny, olej napędowy, smary. Obowiązek wystawienia specjalnej dokumentacji wynika z organizacji, które posiadają co najmniej jeden pojazd.

Jak odbywa się przemieszczanie listów przewozowych w przedsiębiorstwie?

System zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie powinien być zorganizowany z uwzględnieniem specyfiki wypełniania i przechowywania dokumentów związanych ze stosowaniem paliw i smarów. Do każdego przypadku eksploatacji pojazdów należy wystawić list przewozowy. Informacje o sporządzanych formularzach wpisuje się do dziennika na formularzu nr 8.

Kierownictwo przedsiębiorstw musi zapewnić bezpieczeństwo listów przewozowych przez 5 lat. Aby odpisać paliwo i smary, konieczne jest przedstawienie w dziale księgowości rachunków za paliwo. W przypadku stwierdzenia nieścisłości lub błędów w wypełnionych polach listu przewozowego, można w nim dokonać zmian. Odbywa się to pod warunkiem zatwierdzenia poprawki przez dwóch odpowiedzialnych specjalistów.

WAŻNY! Jeżeli pracownicy korzystają z transportu osobistego do pracy, mają prawo do odszkodowania z tego tytułu. W tym celu na liście przewozowym umieszcza się adnotację o przynależności konkretnego samochodu do pracownika.

Forma dziennika nr 8 jest zunifikowana, nie można z niego usuwać wierszy ani bloków. Przedsiębiorstwa mogą rozszerzyć listę wskaźników wskazanych w dokumencie. Istnieje możliwość optymalizacji systemu kontroli ruchu listów przewozowych poprzez wprowadzenie elektronicznej rejestracji formularzy. Automatyzacja procedury skraca czas poświęcany przez pracowników na pracę z dokumentami oraz minimalizuje ryzyko wycieku informacji. Możliwe jest zapewnienie funkcjonalności elektronicznego zarządzania dokumentami w segmencie księgowości transportu za pomocą specjalistycznych programów lub usług outsourcingowych.

BTW, organy podatkowe, przedstawiciele inspekcji pracy i funkcjonariusze policji drogowej mogą być zainteresowani prawidłowością i kompletnością wypełniania listów przewozowych oraz organizacją kontroli nad ich przemieszczaniem.

Zakaz prowadzenia dzienników voucherów w formie elektronicznej w ramy prawne nie podano. Przedsiębiorstwa mają prawo do samodzielnego decydowania o sposobie organizacji rachunkowości:

wypełnić papierową wersję czasopisma;
utrzymywać tabele w Excelu;
ograniczone do wypełnienia formularza w programie 1C.

Głównym wymaganiem jest zgodność z formą dokumentu, obecność obowiązkowych danych oraz możliwość szybkiego wydrukowania wypełnionych stron formularza.

Podstawowa dokumentacja

Działania w zakresie monitorowania wskaźników zużycia paliwa i ważności odpisów paliwowych realizowane są wraz z obowiązkowym sporządzaniem listów przewozowych i ich dziennika pokładowego Formularz nr 8. Formularze zostały zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny w Dekrecie z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78. Zasady wypełniania dokumentów określa Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 nr 152. Dozwolone jest opracowanie własnego wzoru listu przewozowego, który musi zawierać wymagane dane z podstawowej dokumentacji. Pełna lista informacje, których odzwierciedlenie jest konieczne, zawarte są w ustawie z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.

Listy przewozowe wystawiane są według różnych wzorów w zależności od rodzaju obsługiwanego transportu. Mogą być wykorzystywane do rozliczania zasobów paliw poprzez:

lekkie pojazdy;
transport specjalny;
taksówka osobowa;
samochody ciężarowe;
autobusy.

Formularz listu przewozowego ze wszystkimi niezbędnymi danymi jest wydawany kierowcy przed wyjazdem do pracy. Okres ważności dokumentu jest ograniczony do 1 dnia. Wyjątek stanowią przypadki wysyłania pracowników w podróże służbowe trwające dłużej niż jeden dzień. W sytuacjach związanych z podróżami służbowymi głównym wymogiem organów regulacyjnych przy wystawianiu listu przewozowego jest możliwość uwzględnienia czas pracy i obiektywnie odzwierciedlają koszty paliwa.

PAMIĘTAĆ! Wskazania prędkościomierza należy wpisać do listów przewozowych przed wyjazdem na początku zmiany i po zakończeniu pracy. Wartości na koniec dnia i rano następnego dnia muszą się zgadzać.

W zależności od użytej formy dokumentu księgowy może odpisać paliwo i smary według rzeczywistego zużycia paliwa lub według ustalonych norm. Listy przewozowe uprawniają kierowców do obsługi określonego pojazdu w godzinach pracy. Formularz wskazuje planowaną trasę ruchu, pozostałe paliwo i dane prędkościomierza. Dodatkowo wprowadzają informacje o specyfice czynności pracy oraz o godzinie rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy.

NOTATKA! Listy przewozowe nie są wypełniane, gdy w przyrządach stosuje się paliwo i smary. W przypadku ciągników jednoosiowych, pił łańcuchowych i innego sprzętu specjalnego sporządzają.

Pieczęć na listach przewozowych można pominąć, aby zidentyfikować właściciela pojazd silnikowy wystarczy nazwa przedsiębiorstwa (wydzierżawiającego), jego adres i numer telefonu. Normę potwierdza tekst Rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 18 stycznia 2017 r. nr 17. Pieczęć umieszczona na formularzu nie jest uważana za pomyłkę. W przypadku obsługi jednego samochodu przez kilku kierowców w trybie zmianowym, vouchery dla każdego kierowcy są wydawane osobno. Czasopismo należy do kategorii dokumentacji pierwotnej, więc okres przechowywania w przedsiębiorstwie nie może być krótszy niż 5 lat.

Każdy bon wydany pracownikowi musi być zarejestrowany w dzienniku. Dokument jest sporządzony na pierwszej stronie ze stroną tytułową. Wskazuje nazwę organizacji, status i przedział czasu, dla którego dokonywane są zapisy. Treść magazynu prezentowana jest w tabeli, która jest wypełniana w miarę wydawania bonów.

Jeżeli list przewozowy został błędnie wypełniony, formularz został zepsuty, dane na ten temat powinny znaleźć odzwierciedlenie w formularzu logu nr 8. Takie bony dołączane są do czasopisma, z adnotacją, że kartki są uszkodzone. Informacje są wprowadzane z zachowaniem chronologii dokumentów.

Dziennik posiada ciągłą numerację. Książka musi być zszyta i poświadczona podpisem dyrektora przedsiębiorstwa. Podpis jest poparty pieczęcią organizacji. Jest to konieczne, aby zapewnić bezpieczeństwo dokumentu i zapobiec próbom zniszczenia poszczególnych kartek księgi. Kierownik placówki wyznacza zarządzeniem osobę, która będzie odpowiedzialna za prowadzenie dziennika.

Dokument w formularzu nr 8 odzwierciedla następujące informacje:

numer seryjny wystawionego listu przewozowego;
data wydania dokumentu w chronologii;
Imię i nazwisko kierowcy, na którego nazwisko wystawiony jest voucher;
tablice rejestracyjne pojazdów;
podpis kierowcy, który otrzymał wypełniony formularz listu przewozowego.

W przypadku zwrotu bonu następuje odpowiedni wpis w dzienniku. Należy wskazać datę zwrotu, potwierdzoną podpisem odpowiedzialnego dyspozytora. Formularz 8 musi zawierać podpisy następujących urzędników:

kierowca, który potwierdza odbiór listu przewozowego;
dyspozytor lub inny upoważniony pracownik, który na koniec zmiany otrzymuje zezwolenia od kierowców;
księgowego, który swoim podpisem musi poświadczyć prawidłowość wypełnienia dokumentu oraz fakt jego przyjęcia do księgowości.

Formularz 8 lub własny szablon czasopisma mogą zostać wydrukowane i zszyte przez pracowników przedsiębiorstwa lub zamówić w drukarni. Termin, na który rozpoczyna się księgę rachunkową, określa polityka rachunkowości instytucji. Zalecany odstęp to od 1 miesiąca do roku.

Jeśli zostanie znaleziony błąd

Jeśli w dzienniku zostaną znalezione błędy, można je poprawić. Procedurę dokonywania zmian w wypełnionych kolumnach reguluje Ustawa z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ w art. 9. Algorytm działania:

skreślić nieprawidłowe informacje jednym wierszem;
obok korekty dokonywany jest wpis „Poprawiono”;
wskazany jest napis z poprawnymi danymi;
należy zapisać termin działań naprawczych;
każdy przypadek korekty musi być potwierdzony własnoręcznym podpisem odpowiedzialnego urzędnika.

Własnoręcznie zaprojektowany kształt

Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta z opracowanych przez siebie szablonów dokumentów do rozliczania paliw i smarów, formularze te muszą znaleźć odzwierciedlenie w dwóch lokalnych aktach organizacji:

polityka rachunkowości;
zamówienie na zatwierdzenie formularza podstawowego.

Informacje o organizacji, numer dokumentu i datę jego sporządzenia należy wpisać w zleceniu zatwierdzającym wzór listu przewozowego lub ewidencji voucherów. W bloku tekstowym zamówienia wskazany jest przedmiot rozpatrywania - zatwierdzenie nowego szablonu dokumentu. Pamiętaj, aby określić datę, od której formularz zostanie wprowadzony do systemu zarządzania dokumentami. Ostatnia część zamówienia zawiera listę pracowników, którzy muszą kierować się tym lokalnym aktem i ich podpisy.

„Dziennik rejestracji ruchu listów przewozowych” – specjalistyczna forma wypełniania dokumentów przez przedsiębiorstwa, zatwierdzona w ramach ustawodawstwa w drodze uchwały komitet państwowy statystyki Federacji Rosyjskiej z 1997 r. Ten formularz jest odpowiedni i ma zastosowanie, jeśli w bilansie organizacji znajdują się pojazdy i wydawane są listy przewozowe. Dzięki temu formularzowi możesz prowadzić szczegółową ewidencję analityczną dokumentów, które są wydawane kierowcy. W ewidencji listów przewozowych znajduje się również pole, w którym odnotowywana jest data przyjęcia arkusza przez księgowego. Jest to bardzo wygodne przy ustawianiu przepływu pracy, możesz od razu dowiedzieć się, który z pracowników narusza ustalone zasady dostarczania dokumentów.

Dokument może być przechowywany i zapisywany w kilku formatach, w szczególności w formie drukowanej i formularz elektroniczny, który jest wygodny do przechowywania, księgowania i porządkowania informacji. Dokument ten zawiera dane o wszystkich arkuszach, które zostały wydane i nie zależy to od ich formy. Dokumenty podlegają numeracji ciągłej. Okazuje się, że należy regularnie prowadzić skonsolidowany dziennik, ponieważ konieczne jest jego tworzenie datowanie wsteczne zło.

Skład dokumentu

W rzeczywistości artykuł zawiera kilka szczegółów i cech, fizycznie jest to okładka i część wartości tabeli. Na okładce widnieje nazwa firmy oraz okres, za jaki pismo zostało wydane. W elemencie tabeli istnieje kilka ważnych wartości.

wartość numerowana (jest indywidualna dla każdego dokumentu);
data jest odnotowywana w momencie wypełniania i wydawania;
informacje o kierowcy i numerze personelu;
numer samochodu (wartość garażu);
podpis pracownika do odbioru dokumentu;
podpis dyspozytora w celu przyjęcia dokumentu od właściwego funkcjonariusza do kierowania pojazdem;
podpis księgowego oraz wskazanie okresu (daty) przyjęcia listu przewozowego i dokumentów od kierowcy;
aktualna notatka osoby prowadzącej ten formularz.

Uwaga ma na celu odszyfrowanie informacji dostępnych w innych kolumnach, tak aby każdy zainteresowany użytkownik raportowania mógł zrozumieć informacje zawarte w tabeli.

Formularz rejestracyjny listu przewozowego 8, który można pobrać ze strony internetowej, musi wypełnić bezpośrednio pracownik firmy posiadający do tego specjalne uprawnienia. Jeżeli wydanie dokumentu odbywa się przez firmę zewnętrzną na podstawie stosunku umownego, to specjalista z organizacji zewnętrznej, z którą zawarto umowę, której przedmiotem są tego typu usługi, można wypełnić. Wszystkie niuanse są określone w stosunku umownym z tą firmą, aby później nie było niepotrzebnych pytań o to, kto, kiedy wypełnia ten lub inny formularz i jak dokonuje się płatności za usługi. W dzienniku rozliczeniowym listu przewozowego próbkę wypełnienia przez specjalnego, zwykłego pracownika, który wcześniej nie spotkał się z takim formularzem, może zostać wypełniony nieprawidłowo, co nieuchronnie doprowadzi do nałożenia kar pieniężnych ze strony organów regulacyjnych.

Właściciele przedsiębiorstwa transportu samochodowego, często pada pytanie o rejestr listów przewozowych: czy należy go prowadzić w 2019 roku. W jakiej formie i gdzie lepiej pobrać próbkę listu przewozowego za darmo. Właściciele wiedzą, że każda firma, która ma samochody lub samochody ciężarowe musi uchwycić ich ruch. Dlatego często proszą o wzornik rejestracji listów przewozowych. Poniżej szczegółowo zastanowimy się, jak zorganizować księgowość i jak prawidłowo rejestrować ruch z możliwością pobrania bezpłatnego rejestru listów przewozowych na rok 2019.

Dlaczego potrzebujemy rejestru do wydawania listów przewozowych kierowcom?

Ponieważ podatnicy mogą odpisać część kosztów produkcji, organizacje potrzebują dokumentacji potwierdzającej koszty przeniesienia i wyczerpania aktywów. W sektorze transportu jednym z tych podstawowych dokumentów jest list przewozowy. Wszystkie informacje związane z planem podróży, kierowcą, używanym pojazdem, przewozem towarów lub pasażerów muszą zawierać rejestr listów przewozowych za rok 2019 i lata poprzednie. Na podstawie norm ustawy federalnej z dnia 08.11.2007 nr 259-FZ „Karta transport drogowy i miejskiego transportu elektrycznego naziemnego” oraz „Obowiązkowe dane i procedura wypełniania listów przewozowych”, zatwierdzone Zarządzeniem Ministerstwa Transportu z dnia 18 września 2008 r. nr 152, niniejszy dokument lub magazyn jest obowiązkowy dla wszystkich właścicieli pojazdów. Ponadto listy przewozowe powinny być ewidencjonowane w osobnym dzienniku.

Próbka wypełnienia rejestru listów przewozowych

Krok pierwszy. Strona tytułowa

Pobierz przykładowy dziennik rejestracji biletów podróżnych 2019. Strona tytułowa.

Podczas wypełniania strony tytułowej dziennika księgowego podaje się nazwę i formę własności organizacji, formularz OKPO, bezbłędnie podaje się miesiąc i rok (okres) prowadzenia dziennika. Nie musisz drukować.

Przykład wypełnienia strony tytułowej czasopisma

Krok 2. Główny korpus

W szczególności, aby uwzględnić ruch listów przewozowych, opracowano formularz nr 8 (kod zgodny z OKUD 0345008), mający na celu ujednolicenie niezbędnych danych. Został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z 28 listopada 1997 r. Nr 78. Jednak ustawa o rachunkowości nr 402 z 6 grudnia 2011 r. stanowi, że korzystanie z formularza nr 8 nie jest obowiązkowe. Organizacja ma prawo do samodzielnego tworzenia księgi wzorcowej listów przewozowych, pod warunkiem, że wszystkie niezbędne informacje są w niej odzwierciedlone.

Pobierz rejestr ruchu listów przewozowych, formularz 8

Tabela powinna zawierać:

numer i datę wystawienia listu przewozowego;
dane o kierowcy, jego numerze osobowym;
numer garażu pojazdu (zwykle jest on przypisany w instytucje publiczne, a firmy prywatne nie, więc dopuszczalne jest pozostawienie tej kolumny pustej).

Miejsce docelowe i inne informacje są zapisane w kolumnie Uwaga.

Te obowiązkowe informacje muszą być zawarte, nawet jeśli organizacja samodzielnie określiła, jak powinien wyglądać list przewozowy i dziennik pokładowy.

Możesz pobrać rejestr listów przewozowych, formularz 8 (2019) w naszym artykule. Przykład wypełnienia danych tabelarycznych.

Krok 3. Wypełnianie odprawy

Wpisy w formularzu są potwierdzane jednocześnie przez trzech pracowników:

kierowca;
ten, który wprowadził informacje (na przykład dyspozytor);
a także księgowego, który otrzymał dokument.

Wzór dziennika do wydawania biletów na podróż 2019. Wypełnianie biletu:

Częstotliwość konserwacji

Powyższy przykładowy dziennik do wystawiania listów przewozowych za rok 2019 był opracowywany w cyklu miesięcznym i każdorazowo na nowej stronie. Ale organizacje i indywidualni przedsiębiorcy mogą postąpić inaczej: określić okresy, dla których są przechowywane zapisy i wypełnić je bez pozostawiania pustych wierszy.

Ustawodawstwo umożliwia kierowcom wystawianie dokumentów podróży na okres do 1 miesiąca. Jeżeli w tym czasie pojazd będzie użytkowany nie przez jednego, a przez dwóch kierowców, to można wystawić każdemu z pracowników własny „voucher” na ruch.

W takim przypadku, po ich zwrocie, wszystkie dokumenty otrzymane przez księgowego są wpisywane do formularza księgowego. Podczas wypełniania rejestru większość informacji będzie taka sama, ale nie jest to przerażające.

Gdzie mogę kupić

W sprzedaży dostępne są gotowe książki do kontroli ruchu pojazdów. Strony takiego czasopisma muszą być ponumerowane.

Po jego zakończeniu musi być podpisany przez co najmniej dwóch odpowiedzialnych pracowników:

ten, który go prowadził;
dyrektor lub księgowy.

Te same wymagania dla rejestru drukowanego. Dziennik do wystawiania listów przewozowych można pobrać bezpłatnie pod linkiem w naszym artykule. Jeśli zaczyna się na miesiąc, to pod koniec okresu musi być ponumerowany, zasznurowany i podpisany.

Okres trwałości

Prawo nie określa, jak długo taki rejestr musi być prowadzony, czy jest drukowany, czy kupowany w sklepie. Na podstawie listów przewozowych i ich przemieszczania kształtuje się wynagrodzenie kierowców, podatek oraz podstawa kosztów produkcji. Takie podstawowe dokumenty, o których informacje są zapisane w rejestrze, są przechowywane w organizacji przez co najmniej 5 lat. Oczywiste jest, że sam rejestr powinien być przechowywany na tę samą kwotę.

Przed zniszczeniem ważne jest, aby upewnić się, że ostatni dokument księgowy jeszcze nie stracił ważności. W przeciwnym razie, jeśli to konieczne, nie będziesz w stanie potwierdzić obecności i utrzymania kontroli. Na naszej stronie internetowej możesz pobrać bezpłatny dziennik podróży na kolejny okres.