Kérések az archívumban elektronikus formában. Jelentkezés minta a levéltárba a rokonokról

Ha tudni akarod hogyan lehet kérelmet benyújtani az archívumhoz a rokonokról vagy ősökről, akkor ez a kiadvány mindenképpen neked szól. A lakosság kérelmei három típusra oszlanak: társadalmi-jogi (munkatapasztalat-igazolások stb.), tematikus (életrajzi adatok egy személyről) és genealógiai. Az első két fajhoz külön anyagok állnak rendelkezésre, és itt részletesen megvizsgáljuk azt a kérdést, hogyan lehet kérelmet benyújtani az archívumhoz az ősökről. A cikk végén található egy link a több mintaűrlap ingyenes letöltésére, de javasoljuk, hogy a beküldés előtt olvassa el a magyarázatokat, hogy növelje a pozitív válasz esélyét egy kormányzati szervtől származó származási információkkal. Azon olvasók számára, akik időt és idegeket szeretnének spórolni, javasoljuk, hogy rendeljenek családkutató irodánkban a rokonok archívumában található genealógiai lekérdezést. Ennek a szolgáltatásnak a részeként, jelképes díj ellenében összeállítunk egy hozzáértő szöveget, és megadjuk az irattár pontos koordinátáit, ahová a pályázatot be kell küldeni. Ezután olvassa el az olvasótermek és a dokumentumtárolási osztályok alkalmazottaival fennálló kapcsolatok érdekes árnyalatait, mivel a legtöbb esetben ők dolgoznak a polgárok rokonaira vonatkozó kérésekkel.

Mielőtt kérést intézne az archívumhoz az ősökről, ügyeljen a fontosra pszichológiai tényező amikor a regionális szervezetek képviselőivel kommunikál, ahol az anyakönyvi hivatalból száz évnél idősebb dokumentumokat kell átadni. Az oldal alapítói az ország több mint ötven régiójában kerestek hozzátartozókat, és a statisztikák ismeretében kiderült, hogy az állami levéltárak munkatársai nagy része tanult és intelligens ember. A munkatársak szerint nem áll érdekében az irattári kérelmek feldolgozásának késleltetése, hiszen minél hamarabb segítik a kérelmezőt, annál hamarabb kezdik meg közvetlen feladataikat. Érdemes megfontolni azt a tényt, hogy a hozzátartozói kérelmek problémáinak megoldásából származó bevétel (és ez fizetős szolgáltatás) a kincstárba kerül, és nem egy konkrét vállalkozóhoz. Tekintettel arra, hogy az archívumhoz intézett, felmenőkkel kapcsolatos megkeresésekre adott válaszok nem az alkalmazottak fő tevékenységére vonatkoznak, az Ön kérelmét az elutasítás indoklása nélkül vagy hivatalos válaszadás mellett elutasíthatjuk. Egyes internetes forrásokban szövetségi ügynökségekígy írják: "az archívum nem dolgozza fel a rokonokra vonatkozó genealógiai jellegű megkereséseket a szakemberek nagy igénybevétele miatt."

Az anyakönyvi hivatalokkal (az anyakönyvi jogi aktusok nyilvántartása) más a helyzet. Az archívumhoz intézett, hozzátartozókkal kapcsolatos megkeresésre kötelesek válaszolni. A jelentkezések igen változatosak, van, akit az idősebb családtagok közötti házasság vagy annak felbomlása érdekel, mások rokon születési vagy halotti anyakönyvi kivonatát keresik. A jogszabályok időszakonként változnak, ezért az archívumhoz intézett, az ősökről szóló kérések teljesítésének pontos menetét a kérés időpontjában tudni kell. Az intézmény megkövetelheti a személlyel való rokonság igazolását vagy halotti anyakönyvi kivonatot. Például a család egyik vizsgálata során az anyakönyvi hivatal irattárolási osztályának munkatársa tisztázta, hogy csak a halottakról lehet információt kérni, és ezt csak a gyerekek tehetik meg további engedély nélkül. Várható, hogy az emberek személyesen vagy meghatalmazott képviselőin keresztül állítsák helyre a bizonyítékokat. Vagyis egy élő szülőkkel rendelkező unoka nem kap pozitív eredményt a harmadik generációs rokonokról (nagyszülőkről) szóló archívum iránti kérelemre. Ha az apa vagy az anya nem tud adatot keresni, akkor a végrehajtó nevére kell meghatalmazást adnia a közjegyzőnek, aki bárki lehet. Azonban, mint már említettük, a cselekvések tényleges algoritmusa ben válik ismertté konkrét helyzet előfordulásának időszakában és a küldő polgár rokonsági fokától függ kérés az archívumhoz az ősökről, a kívánt személlyel. A szigorú szabályokban van logika. Kevés olvasó fog örülni annak, hogy valaki más szabadon "áskál" rokonai életrajzában és kapcsolataiban, vagy családtörténeti tanulmányokat végez, és önző célokra próbál kompromittáló bizonyítékokat találni.

Hogyan lehet kérelmet benyújtani az archívumhoz a családi rokonokról

A levéltárosokkal való kommunikáció megközelítésének alapkoncepciójának ismertetése után térjünk át a Livemem genealógiai oldalon megjelent kiadvány témájának lényegére. Hogyan lehet kérelmet benyújtani az archívumhoz a hozzátartozókkal kapcsolatban, hogy azt ne hagyják figyelmen kívül és mielőbb végrehajtsák? Először határozza meg, hogy melyik városi levéltárhoz vagy anyakönyvi hivatalhoz kell jelentkeznie az ős felkutatásához. A hozzátartozói kérelmet küldő intézmény kiválasztása a feladat típusától (bizonyítványok visszaszerzése vagy információszerzés) és az esemény időpontjától (születés, házasságkötés vagy halálozás) függ. Az előírások szerint, ha az okirat keletkezése óta nem telt el száz év, akkor azt a területi anyakönyvi hivataloknak meg kell őrizniük. De családkutató irodánk gyakorlatából ismert, hogy a regionális levéltárak tárházában több "fiatal" anyakönyvi akta is található. Vagyis ha szovjet származású családi dokumentumok érdekelnek, akkor a rokonok iránti kérelmet az esemény helyén található anyakönyvi hivatalba kell küldeni, és ha azokat már átvitték a szövetségi levéltárba, erről tájékoztatni kell. válaszlevélben. A közszolgálatok központosított elektronikus adatbázist fejlesztenek ki az állampolgárokkal kapcsolatos releváns információkkal, ezért elképzelhető, hogy hamarosan lehetőség nyílik az ősökkel kapcsolatos megkeresések elküldésére a helyi szervezeteknek.

Figyelembe véve azt a kérést, hogy az egyház plébániai anyakönyveiből rokonokra vonatkozó tényeket keressenek (az anyakönyvi okiratok elődjei, amelyek ~1917-ig hivatalos okmányok voltak), érdemes odafigyelni arra, hogy az ellenkezőjét kell tenni. Kezdetben kérjen információkat az ősökről a szövetségi levéltárból, attól függően, hogy az esemény melyik régióban történt, és ha az iratokat nem adták át nekik tárolásra, akkor a kérelmezőt átirányítják a nyilvántartó hivatalhoz. Figyeljük meg a régiókkal való szövevényes zűrzavart, ahol a közigazgatási-területi felosztás keretében időnként változtak a határok. Vannak felemás helyzetek, amikor például egy falu (falu, város) és templomának plébániája 1850-ben az egyik tartományhoz, 1851-ben pedig egy másik tartományhoz tartozott. Ez azt jelenti, hogy egy adott helységre vonatkozó egyházközségi anyakönyveket az ősök családtörténetével két regionális levéltár őrizheti. Előfordulhat, hogy erről nem tájékoztatják az állampolgárt, és a megkeresésre a klasszikus „nem található” választ adják. Ha kétségei vannak az archívumhoz intézett, rokonokról szóló kérés feldolgozásának alaposságával kapcsolatban, másolja le a levelet a szomszédos városok intézményeihez, ahová a vitatott területeken előforduló ősi rítusokat tartalmazó könyveket el lehet küldeni.

Most közvetlenül elmagyarázzuk a levéltári kérelem kitöltésének folyamatát az ősökről szóló információk keresésére a megfelelő szöveges kíséret megírásával. Tekintsük a helyzetet az állami archívumhoz intézett genealógiai kérés példáján keresztül, mivel az anyakönyvi hivatal esetében a műveletek meglehetősen hasonlóak, és az általunk készített űrlapok, amelyeket a kiadvány végén található ingyenesen letölthető hivatkozás segítségével készítettünk, nem további magyarázatra van szükség. Az archívumhoz a hozzátartozókkal kapcsolatos kérés feltételesen három blokkra osztható (mint az első kép mintájában): hova küldik a fellebbezést, annak lényegét és azt, hogy ki küldte. Tegyük fel rögtön, hogy minden részt kötelező kitölteni, ha legalább egy kimarad, akkor 99%-os valószínűséggel elutasítják a jelentkezésedet. Előtt, hogyan lehet lekérdezni az archívumot az ősökről, látogasson el az intézmény honlapjára, vagy ellenőrizze telefonon, hogy azok végrehajtásában elvileg részt vesznek-e a dolgozók. Ha pedig a hozzátartozókra vonatkozó adatok keresésének témájában folyik a munka az állampolgárok fellebbezéseivel, tájékozódjon arról, milyen módon lenne kényelmesebb az archívum számára a kérelmek elfogadása - email vagy hagyományos írás. Amikor a kéréseket csak fizikai adathordozón dolgozzák fel (in írás), nem lesz felesleges a csomagot egy második borítékkal kiegészíteni. Sajnos a levéltárosok történetei szerint néha, éppen a saját továbbítási mód hiánya miatt, figyelmen kívül lehet hagyni a hozzátartozók megkeresését (minél kisebb az archívum, annál szerényebb a család felmenőiről szóló kommunikáció költségvetése).

A dokumentum tartalmával kapcsolatban tudni kell a következő árnyalatokat. Az archívum, ahová a család felmenőire vonatkozó kérést küldik, és a feladó, vizuálisan egyetlen térben - a bal felső sarokban - található. Ebben az esetben a pályázatot az igazgató nevére kell eljuttatni. A pontos nevet és a jelenlegi vezetőt az intézmény honlapján találja. A hozzátartozókra vonatkozó információkérésnek ez a része így néz ki: "Az Orosz Föderáció ilyen és ilyen alanya (régió, köztársaság, terület stb.) állami archívumának igazgatójának vezetékneve, keresztneve, apanév (új sorból)". Ezután adja meg az űrlapon a teljes nevét. a kérelmezőt, a tényleges lakcímét (ahol lehet levelezést fogadni), valamint elérhetőségeit (telefonszám vagy e-mail, lehetőleg mindkettő). Az archívumhoz intézett névtelen kéréseket a családi rokonokról és a visszacsatolás módjának megjelölése nélküli fellebbezéseket nyilvánvaló okokból nem fogadják el a munkavállalók teljesítésére.

Hogyan írjuk meg a pályázat szövegét, hogy növeljük a pozitív eredmény esélyét? Szükségesnek tartjuk megcáfolni azt a széles körben elterjedt mítoszt, amely azt mondja: "minél részletesebb az archívumhoz intézett megkeresés lényege az ősökről, annál nagyobb a valószínűsége annak, hogy a rokonok információit tartalmazó választ kapunk." Ez a megközelítés akkor releváns, ha magán genealógusokkal vagy szakosodott szervezetekkel, például családkutatási irodánkkal, a "Családi titkok őrzőivel" kommunikálunk. De az állami intézményekkel mindennek pont az ellenkezője kell történjen. Minél világosabban és tömörebben fogalmazzák meg a feladatot, annál valószínűbb, hogy az archívum rövid időn belül megoldja a problémát, és megvizsgálja a hozzátartozói kérelmet. Ne írjon esszét az ősök tiszteletéről, csak a pontos tényeket tüntesse fel: születési hely, település, rokon neve, rokoni kapcsolat foka, valamint a bejegyzés típusa. Hozzávetőleges adatokat írhat, de ez megnöveli az archívumban az ősökről szóló genealógiai lekérdezés végrehajtásának költségeit és idejét, és bizonyos esetekben lehetetlenné teszi a rokonokról való információkeresést. Az irattári kérés végén jegyezze meg, hogy a kamat a törzskönyv visszaállításához kapcsolódik, és Ön vállalja a munka díjának kifizetését. Próbáld meg 3-4 sorban illeszteni a lényeget.

Az archívumhoz intézett illetékes fellebbezés az ősök történetének visszaállítására irányuló kéréssel így néz ki: „Kérem, keresse meg dédnagyapám születési (vagy halálozási) anyakönyvében ezt-azt (vezetékneve, keresztneve, apaneve) X évre a faluban (faluban, városban) N. Mérőszámok hiányában hálás lennék, ha tájékoztatna a revíziós mesék, beismerő vallomások és egyéb genealógiai források biztonságáról meghatározott időszak. Sikeres hozzátartozó keresése esetén levéltári igazolást szeretnék kiállítani (kivonat, fénymásolat vagy fénykép készítése az oldalról). Készen állok fizetni a szolgáltatásokért." Ha érdekli az ősök házasságkötési szertartása, egyszerűen cserélje ki a születésre vonatkozó kifejezést a megfelelő házassággal kapcsolatos szövegre. A levéltár munkatársai nem fogadják a homályos megfogalmazást és a rokonokkal kapcsolatos nagyszabású kéréseket "a család genealógiai tanulmányozása" vagy "Tudni akarom a vezetéknevem genealógiáját" formájában Az ilyen problémák megoldása meglehetősen nehéz, és az archívum valószínűleg nem veszi fel őket, mivel a család genealógiája a család nem a fő tevékenységi területe. A kötetlen beszélgetések során a levéltárosok megjegyzik, hogy udvarias és kulturális kommunikáció emellett motiválja a magas színvonalú munkavégzést, ami elvileg teljesen természetes. Az intézmények egyes weboldalain a pályázatok feldolgozásának szabályait tartalmazó rovatban azt írják: "az archívumhoz intézett, obszcén kifejezéseket tartalmazó megkereséseket nem veszik figyelembe." Elképzelni is ijesztő, hogy milyen népességgel kell megküzdenie. Ne veszítse el arcát, ne rontsa le őseinek emlékét, és viselkedjen méltósággal!

Az űrlap aljára írja be a dátumot és írja alá. Azaz ki kell nyomtatni a dokumentumot, alá kell írni és beszkennelni (ha már e-mailben történő elküldésről beszélünk). Felhívjuk az olvasók figyelmét, hogy nincs értelme a hozzátartozókkal kapcsolatos kérelmet sokszorosítani az archívumnak, mivel az új kérelem a sor végére kerül, és felesleges terhet ró a dolgozókra. Inkább küldjön kérdést az intézménynek: "Kérem, hogy Y dátumtól tisztázza kérelmem teljesítési szakaszát, a kérelmező ilyen és olyan." Az időzítéssel kapcsolatban kiemeljük, hogy a munka levéltár általi végrehajtása néhány napot és több hónapot is igénybe vehet. Vannak megerősített esetek az interneten, amikor 10 hónapot kellett várni a válaszra. A méltányosság kedvéért azonban megjegyezzük, hogy az ősekkel kapcsolatos, helyszíni szakértők által készített archív lekérdezések esetén általában 1-2 héten belül megérkezik az eredmény, ami ismét megerősíti a helyes tervezés és a probléma egyértelmű megfogalmazásának fontosságát. A jelentkezés elkészítésekor minden tanácsunkat figyelembe véve Ön képes lesz a hozzátartozókkal kapcsolatban korrekt kérést intézni az archívumhoz, illetve tájékoztatást kapni a családtagokról. Javasoljuk egyébként, hogy genealógiai irodánkból rendeljen részletes kutatási tervet, amely jelentősen megkönnyíti az ősök felkutatásának megvalósítását, valamint növeli a törzskönyv helyreállítására fordított idő és a befektetett pénz hatékonyságát.

az ősökről szóló szabványos kérések letöltése a levéltárba és az anyakönyvi hivatalokba (185 Kb; formátum: docx).

Ha kiegészítései vannak - tudassa velünk a megjegyzésekben, mi megtesszük hasznos forrás együtt!

Minden jog fenntartva, szöveg másolása csak az oldalra mutató hivatkozással engedélyezett

Mindenki életében szükség lehet a levéltári dokumentumokra való hivatkozásra. A polgárok kérelmeket írnak, ha szükség van a dokumentumok visszaállítására, újbóli létrehozására történelmi események, kapcsolat létesítése ill Tudományos kutatás. Kétségtelen előnye a levéltári hálózat széles körű fejlesztése az Orosz Föderáció területén. A leggazdagabb dokumentumbázissal rendelkező államiak mellett magánjellegűek is.

A pályázatok benyújtásának szükségessége a levéltár összetett szerkezetéből adódik. Pénztárak ezrei, dokumentumgyűjtemények, fényképészeti anyagok és egyéb források nehezítik a szükséges információk keresését. Ezért a lehető legpontosabban írja le a kérést. Minél részletesebben határozza meg az Ön által ismert tényeket, a munkavállaló annál gyorsabban válaszol a kérésre.

Összeállítási funkciók

Oroszország archívuma típusokra osztva:

állapot;
városi;
osztályos;
szervezetek archívumai;
magán.

Az Orosz Föderáció minden polgára bármely szervezethez fordulhat segítségért, a lényeg az, hogy tudja, hogyan kell helyesen jelentkezni.

Kérelem típusai:

társadalmi-jogi– a szükséges tények tisztázása a jogok és érdekek tiszteletben tartása mellett magánszemélyek vagy cégek. Ide tartoznak a magánszemélyek és jogi személyek, konzuli (külföldi állampolgárok, hivatalos személyek) megkeresései;
genealógiai- az ősök életrajzának tényeinek tisztázása, tisztázása, a nemzetség, család genealógiájának ismertetése érdekében;
tematikus- egy személy történetének vagy életének egy külön tényéről szóló dokumentumok beszerzése érdekében történik. Az ilyen kérések jellemzőek a kutatási tevékenységekre.

Először meg kell határozni, hogy a kérdés melyik kategóriába illeszkedik, melyik archívumban találhatók az érdekes információk.

Jelentkezni lehet:

az anyakönyvvezetőnél vagy az MFC-nél (útlevél szükséges);
az orosz posta levélben;
elektronikusan vagy a közszolgáltatások portálján keresztül.

A modern technológiák és az Egységes Állami Portál elérhetősége lehetővé teszi a kérelmek küldését anélkül, hogy elhagyná otthonát, leegyszerűsítve ezzel az orosz városok archívumával való munkát.

Az információ ingyenes, ezt a 2010. július 27-i N 210-FZ „Az állami és önkormányzati szolgáltatások nyújtásának megszervezéséről szóló szövetségi törvény” szabályozza. Az archívum adminisztrációja csak az információk feldolgozása és a kért dokumentumok alapján új kutatómunka összeállítása miatt szabhat árat.

A jogalkotási aktusokon kívül belső utasítások, charták és szabályzatok szabályozzák a munkavállalók munkáját. A Szövetségi Levéltári Kollégium által kidolgozott, a szervezetek levéltárának munkájára vonatkozó szabályok szabályozzák a kislevéltárak munkáját.

A levéltári munka általános elve a hozzáférhetőség és a nyitottság. Megmentésre teremtették őket fontos dokumentumokat abból a célból, hogy kérésre a polgárok rendelkezésére álljanak. Bizonyos anyagokhoz való hozzáférésre azonban korlátozások vonatkoznak, meghatározott ideig tartó titoktartással. Lehet a Belügyminisztérium Levéltára, a Fegyveres Erők dokumentumai vagy neves személyek névleges gyűjteményei rokonok adták tovább.

Ezt a cikket egy komment indította el:

Bárcsak írnának egy cikket arról, hogyan lehet legyőzni az archívumot és kiütni a segítséget. Lehetetlen várni.

Az "NRJ" program kezdeti szakaszáról beszélünk - olyan dokumentumok gyűjteményéről, amelyek bizonyítják, hogy felmenő őse a megfelelő időben, a megfelelő helyen élt:

16.4. Az e rendelet 16.1. pontjában meghatározott külföldi állampolgárok és hontalanok, akiknek közvetlen felmenő ági rokonai vannak, állandó lakóhelyük vagy korábban állandó lakhelye volt az Orosz Föderáció vagy az Orosz Birodalomhoz vagy az Orosz Birodalomhoz tartozó területen. A Szovjetunió az Orosz Föderáció államhatárán belül ezenkívül benyújtja az egyik dokumentumot (okmányt), amely megerősíti (megerősíti) e rokonok jelenlétét, valamint a rokonok jelenlétét. állandó tartózkodási az érintett területen (születési anyakönyvi kivonat, házassági okmány, örökbefogadási anyakönyvi kivonat, hozzátartozó halotti anyakönyvi kivonata, tartózkodási engedély, házkönyvi kivonat, lakáskártya másolata, katonai nyilvántartásba vételre vonatkozó adatokat tartalmazó dokumentum, katonai igazolvány vagy egyéb dokumentum (a dokumentumok).
16.5. A jelen szabályzat 16.3. és 16.4. pontjában meghatározott dokumentumok hiányában a pályázók levéltári tanúsítványokat, levéltári dokumentumok kivonatait, az Orosz Föderáció Levéltári Alapjából származó dokumentumok másolatait és (vagy) egyéb archív dokumentumokat nyújtanak be.

Hadd emlékeztesselek: ha az NPR-be kíván menni, és más program keretében kapott tartózkodási engedéllyel, akkor nem kell begyűjtenie az ősi igazolásokat.

Az NPR-ben elért sikerekről szóló cikkekben ( , ) az igazolások gyűjtéséről kevesen írnak részletesen, azonban ez a szakasz az egyik legnehezebb, mert azt sem lehet nagyjából kiszámolni, hogy mennyi ideig tart, és egyáltalán megkoronázza-e pozitív eredmény. És még a migrációs szolgálatot sem lehet hibáztatni - itt elenyésző a szerepe, a "fogadjunk születési anyakönyvi kivonatot - nem, nem elég" szinten. Minden az Ön kitartásán, találékonyságán és az archívum munkatársainak segítségnyújtási vágyán múlik.

Tényleg olyan nehéz segítséget kérni?

Igen. Először, egyetlen adatbázis, egy intézmény vagy szervezet, egy cím, ahol jelentkezhet, és megkaphatja az állandó oroszországi tartózkodást igazoló igazolást/kivonatot (RSFSR) (különösen az interneten keresztül, "online" módban)NEM LÉTEZIK .

Ilyen bizonyítványt/okmányt különféle szervezetektől lehet beszerezni, amelyek listája meglehetősen nagy (útlevélhivatalok, vezetői szervezetek, levéltárak stb.).

Másodszor, ezeknek a szervezeteknek a dolgozói semmiképpen sem mindig abban a kedvben, hogy a lehető leghamarabb ingyen segítsenek egy idegennek. Az Ön érdeke, hogy ne csak a kéréshez szükséges maximális adatmennyiséget maga gyűjtse össze, hanem az is, hogy rendszeresen emlékeztesse magát magára (például telefonálással).

Az alábbiakban a probléma megközelítésének elvét ismertetjük.

A főbb helyreállítható, illetve újra beszerezhető (másolat) dokumentumok közül az anyakönyvi hivatal iratai: születési, házassági, halotti anyakönyvi kivonatok (pontosan tudni kell a dátumokat, vagy legalább azt, hogy az aktus melyik évben történt, egyébként anyakönyvi iroda megtagadható, azzal magyarázva, hogy nem tudják lapátolni a teljes archívumot).

Elengedhetetlen, hogy ebben a láncolatban Öntől az ősig a születési anyakönyvi kivonatok mellett a halotti anyakönyvi kivonatokat is fel kell venni. Ha lehet – és a házasságról.

Ha kérelmet küld egy másik város anyakönyvi hivatalának, ügyeljen a következőkre: a kérelemben a lakóhely postacímén (irányítószámon, stb.) kívül tüntesse fel az Önhöz legközelebbi anyakönyvi hivatal címét ahol a választ elküldik Önnek.

A kérelemben bármilyen formában adja meg, hogy milyen dokumentumra van szüksége, tüntesse fel a legrészletesebb ismert információkat, valamint a teljes személyes adatokat.

Az elbírálás időtartama legfeljebb 30 nap. Ne várj sokáig. Hívjon és érdeklődjön az igénylés eredményéről (most már nincs probléma sem az intézmény címével, sem a telefonszámokkal, interneten keresztül könnyen tájékozódhat). Ha cselekményrekordot talál, a dokumentum elküldésre kerül.

A helyi anyakönyvi hivatalban a dokumentum kézhezvétele után meg kell erősíteni a kapcsolatot: szüksége van a születési anyakönyvi kivonatára és tovább a lánc mentén (például szülő, ha dokumentumot visz a nagyapja számára); + az ős halotti anyakönyvi kivonata (ha az ős meghalt), és az útleveled orosz nyelvű közjegyzői fordítással (azonnal jöhet fénymásolat).

Készüljön fel arra, hogy amikor „nemzedék múlva” kap egy dokumentumot – ha például megkapja nagyapja születési anyakönyvi kivonatának másodpéldányát, és a szülője (apa vagy anyja) él, akkor közjegyzői meghatalmazást kérhetnek (a apa-anya), vagy - csak nekik adják ki. Azok. bizonyos személyesen Önnek meghatalmazás nélkül csak a szülőről adja át az iratot.

A láncolat távolabbi rokonainál: vagy egy élő köztes őstől származó meghatalmazás - vagy halotti anyakönyvi kivonat (a halotti anyakönyvi kivonat ekkor igazolja, hogy egyetlen egyenes leszármazott vagy).

Az anyakönyvi hivatalokban az anyakönyvi okiratok állami nyilvántartásba vételéről szóló könyvek tárolási ideje 100 év (a polgári jogi aktusokról szóló szövetségi törvény 77. cikke).

A 9. számú nyomtatvány a lakóterületre bejegyzett személyekről tartalmaz adatokat. Gyakran adásvételi ügyletek, egyéb ingatlanügyletek végrehajtására szerzik be. Az beszerzéshez felvesszük a kapcsolatot azzal a szervezettel, amely ehhez a lakásépítéshez (HOA stb.) nyilvántartási nyilvántartást vezet. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az ezen a lakóterületen tartózkodó (be nem jegyzett) állampolgárok számára a lakás tulajdonosától kérnek meghatalmazást az igazolás megszerzéséhez.

A regisztrációról szóló igazolást az UVM „útlevélirodájában” is be lehet szerezni. Mindazonáltal a nyilvántartásból való törlésről szóló tájékoztatás (más településre való távozás vagy haláleset miatt), az FMS-nek a cím- és referenciamunka szervezésének és lebonyolításának állami feladatának végrehajtására vonatkozó igazgatási szabályzat, 2007.10.29. 422. sz. 52. o.-t 10 évig tárolják, ezt követően megsemmisítésnek vannak kitéve.

Az őse rendes katona volt - személyes aktájának egy példányát az Orosz Föderáció Védelmi Minisztériumának Központi Levéltárában (TsAMO) tárolják http://archive.mil.ru/ (Moszkvai régió, Podolszk, Kirova St., 74).

Ha 1941-ig rendes katona volt. - kérelmet nyújtson be az Orosz Állami Katonai Levéltárhoz http://rgvarchive.ru/ (Moszkva, Adm. Makarova, 29).

Ha információkat szeretne keresni az ősökről, mint a második világháború résztvevőiről, az alábbi hivatkozás hasznos lehet:

Tábornok: bármely szervezetnek, intézménynek postai úton történő megkereséskor: tegye be egy borítékba a felvilágosítást kért személlyel fennálló kapcsolatát igazoló dokumentumok fénymásolatát. Valóban szükséges.

Kerületi, városi és területi levéltár (a település közigazgatási alárendeltségétől függően). Mindenesetre minden régiónak/tárgynak van állami regionális archívuma. Osztályi archívumok, valamint meghatározott intézmények/szervezetek archívumai. Végső hatóságként az Orosz Föderáció szövetségi archívuma.

Az internetes címekről (beleértve az elektronikusakat is) és a telefonszámokról tanulunk. Felhívunk (így racionálisabb), megtudjuk, megvan-e a szükséges információ (egyébként megtudjuk, kivel tudunk még kapcsolatba lépni). Ezután írásos kérést küldünk nekik.

A kérelmet bármilyen formában benyújtják.

Feltétlenül tüntesse fel a címzettet, a fellebbezés indokát (esetünkben a megkeresés "szociális és jogi" lesz, és ingyenes), fogalmazzon meg konkrét kérdéseket. Az ismert információknak a lehető legrészletesebbnek kell lenniük. Érdeklődjön, ha a megkeresés lényegében nem tud segíteni, javasolja a meghatalmazott szervezet címét, vagy kérje a megkeresés hatáskör szerinti átadását.

Először röviden írja le, hogy milyen célból kér információt. Továbbá - a legismertebb információ az ősről. Csatolhatja születési anyakönyvi kivonatának másolatát. A kényelem és az áttekinthetőség kedvéért (az archívumban elvégre élő emberek is dolgoznak!) Ügyeljünk arra, hogy az ismert információkat időrendben közöljük.

Legyen a lehető legpontosabb a feltenni kívánt kérdésekkel kapcsolatban.

Külön ajánlatban kérdezze meg, ha a szükséges információ nem áll rendelkezésre, javasolja, hová fordulhat még, vagy kérje kompetencia-igényének átirányítását.

Szükséges továbbá személyes adatainak megadása: teljes név, visszaküldési cím, irányítószám feltüntetésével. Telefonszám és e-mail cím megadása javasolt.

Az Állami Levéltár honlapjain fizetős „genealógiai lekérdezés” szolgáltatás is található. Az árlista és a szolgáltatásnyújtás rendje megtalálható az állami levéltár honlapján. Általános szabály, hogy ebben az esetben kérdőíves levelet kell küldeni az archívumnak, amelyben feltüntetik a kötelező elemeket, amelyek nélkül a keresés lehetetlen. Ha a megadott adatok elegendőek az állami archívum dokumentumaiban történő kereséshez, a kérelmezőnek nyugtát küldenek az előlegről. A munka végeztével végleges költségkalkulációt (előleggel együtt) és nyugtát küldünk. A díj a keresés eredményétől függetlenül kerül felszámításra.

Nem szabad megfeledkezni a független keresés lehetőségéről sem az archívumok olvasótermeiben.

Genealógiai keresési szolgáltatásokat nyújtó magánszemélyek (szervezetek). fizetett alapon- hogyan lehetséges választás, végül azonban az Önhöz kapott dokumentumokat (másolatokat) megfelelően hitelesíteni kell.

Következtetések. Akció algoritmus

1. Átnézi személyes archívumát, leül az asztalhoz, az Ön által ismert dokumentumok és információk alapján ÍRJA ki az életrajz összes ismert megbízható tényét. Élő rokonaihoz fordul információért, talán megőriztek néhány dokumentumot. Hasznos lesz az internet segítségével tájékozódni egy adott helyről, időpontról, politikai és gazdasági eseményekről (melyik település, a lakosság foglalkozása, ipari létesítmények, templomok stb.).

2. Amikor az összkép világossá válik, áttérhet a kérésekre. A várostól a regionális és szövetségi archívumokig. Beleértve a tanszékieket is. A kéréseket ismert tények megerősítéseként kezeljük - okirati megerősítés céljából. És az ellenkező irányba: a rokona megjelenik-e a vállalkozás dolgozóinak listáján (például megtudta, hogy egy adott időpontban egy adott helység volt az egyetlen cég. Minden elnyomás, száműzetés, evakuálás valahogy visszatükröződött az általános tanszéki „bázisokon”.

Archívum - állami intézmény, amely biztosítja az iratok biztonságát, a felhasználásuk kedvező feltételeit, tájékoztatást nyújt a hatóságoknak államhatalomés a helyi önkormányzat, valamint a lakosság információs igényeit is kielégíti. Az állampolgárok személyes érdekeinek védelméhez szükséges információk megszerzése pedig elidegeníthetetlen jogunk. Fontolja meg, hogy egy személy milyen szakaszokon megy keresztül, amikor jelentkezik az archívumba.

Mik a kérések?

A kéréseknek három típusa van:

tematikus- egy adott kérdéssel, témával, eseménnyel vagy ténnyel kapcsolatos információkérések. Például egy életrajzi kérés, amely meghatározza egy adott személy életének tanulmányozásához szükséges információkat, tisztázza életrajzának tényeit;
genealógiai- olyan kérések, amelyek kifejezik a rokonságot igazoló okirati adatok szükségességét, családi kötelékek két vagy több személy, családtörténet, klán;
társadalmi-jogi- meghatározott személy vagy szervezet jogainak és jogos érdekeinek biztosításával kapcsolatos kérései. Három csoportra oszthatók:
- hivatalos jellege a jogalkotási és végrehajtó hatalom;
- magánszemélyektől és jogi személyektől;
- a külföldön élő orosz és külföldi állampolgárok és hontalanok, az úgynevezett konzuli kérelmek.

Számunkra a magánszemélyek és jogi személyek társadalmi és jogi kérelmei lesznek a legérdekesebbek. Az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumok tárolásának, beszerzésének, könyvelésének és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok szerint a szociális és jogi kérelmek magukban foglalják a következők megerősítésére irányuló kérelmeket:

munkatapasztalat és fizetés
katonai egységekben és alakulatokban végzett szolgálat,
az egészségi állapotról,
díjazás, címek odaítélése,
oktatás megszerzése,
az elnyomás alkalmazása
az anyakönyvi jogi aktusokról stb.

1. példa

Show összecsukása

Például egy vezetői és felelős pozícióra felvett alkalmazott munkakönyvének elemzése után a vállalkozás meg akar majd győződni arról, hogy a munkavállalónak valóban volt-e munkatapasztalata egy nagyvállalatnál. Ha a céget a törvényben előírt módon (beleértve a csődeljárást is) felszámolták, vagy olyan módon alakították át, hogy a személyi állományra vonatkozó iratok irattárba kerüljenek, a munkáltató ennek megfelelő kérelemmel fordulhat a levéltárhoz.

Nem ritka az alkalmazottak nyugdíjazásához kapcsolódó dokumentumok elkészítésének gondja.

Ingyenes és fizetős szolgáltatások

Az archívum minden társadalmi-jogi vizsgálatot ingyenesen végez. De vannak kivételek:

ha a kérést sürgősen teljesítenie kell (a kéréstől számított 1-5 napon belül);
a kérelmező hibájából elveszett vagy megrongálódott igazolás pótlására másodlatot vagy irattári tanúsítványt újra kiadni (kivéve a dokumentált baleseteket);
az irattári bizonyítványról a kérelmező kérésére több másolatot készíteni;
kérjen munkatapasztalatot és bérek több mint 5 évre (60 egymást követő hónapra);
ingatlanigényt tegyen.

Az archívum olvasótermében nyújtott szolgáltatásokért díjat nem számítanak fel (kivéve azokat a szolgáltatásokat, amelyeket az Orosz Föderáció állami levéltárának olvasótermeiben a felhasználók munkájára vonatkozó szabályok nem írnak elő).

A levéltárak által végzett fizetett munkák és szolgáltatások nómenklatúráját az Oroszországi Szövetségi Levéltári Szolgálat állapítja meg. Ennek alapján az archívum részletesebb listát készíthet, amelyet az igazgató jóváhagy. Ezenkívül az archívum önállóan meghatározhatja a jogi személyek és magánszemélyek kategóriáit (nyugdíjasok, fogyatékkal élők, árvaházak stb.), amelyek számára kedvezményes feltételekkel végeznek munkát és szolgáltatásokat.

Kérjen teljesítési határidőket

A Szervezetek Levéltári Munkájának Alapszabályai szerint (a Szövetségi Levéltári Kollégium 2002. február 6-i határozatával jóváhagyva) a szociális és jogi jellegű kérelmek teljesítésének határideje az archívum dokumentumai szerint nem haladhatja meg a kérelem nyilvántartásba vételétől számított 30 napot. A levéltár vezetőségének engedélyével ez az időszak szükség esetén, de legfeljebb 30 nappal meghosszabbítható a kérelmező kötelező értesítése mellett. Ha a lejárat után határidőket a válasz nem érkezik meg, meg kell keresni a régió levéltári hatóságát azzal a kéréssel, hogy az irányított fellebbezést milyen okból nem teljesítették.

A kérelmeket az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának dokumentumainak felhasználására vonatkozó eljárásnak megfelelően hajtják végre, amelyet a 2004. október 22-i 125-FZ szövetségi törvény „Az Orosz Föderációban történő archiválásról” és a 24-FZ szövetségi törvény hozott létre. 1995. február 20-i „Az információról, az informatizálásról és az információvédelemről”.

Ha kérését nem tekintik alapvetőnek, akkor annak más levéltárba, szervezetbe történő tulajdonjog átadását a kérelem levéltárba történő beérkezésétől számított 5 napon belül kell végrehajtani, és erről Önt tájékoztatni kell.

Hol lehet jelentkezni?

Először is, hogy melyik archívumhoz kell fordulnia, az Önt érdeklő szervezet méretétől függ: ha olyan személyről van szüksége adatokra, aki szövetségi alárendeltségű intézményben dolgozik (dolgozott), lépjen kapcsolatba a szövetségi levéltárral; köztársasági, regionális, regionális alárendeltség - a megfelelő régió állami levéltárához; városi és kerületi alárendeltség - az önkormányzati levéltárba.

2. példa

Show összecsukása

Ha olyan személyről kell információt kérnie, aki egy felszámolt állami vállalatnál dolgozott Moszkvában, akkor vegye fel a kapcsolatot a felszámoltak személyi állományával foglalkozó központi állami dokumentumtárral. állami vállalatok, moszkvai intézmények, szervezetek.

Ha egy személy önkormányzati alárendeltségű vállalkozásban vagy civil szervezetben dolgozott, akkor a dokumentumok keresését a város vagy a kerület archívumában kell kezdeni. TÓL TŐL kereskedelmi szervezetek nehézségekbe ütközik a dokumentumok állami tárolásra történő átadása kérésére vonatkozó jogi mechanizmusok hiánya.

A www.rusarchives.ru webhelyen megtudhatja, melyik archívumhoz kell fordulnia. A www.guides.rusarchives.ru oldalon található egy online útmutató is Oroszország archívumához, amely lehetővé teszi a keresést 31 szövetségi és 49 regionális archívumban, és mintegy 140 ezer levéltári alapot tartalmaz, amelyek társadalmi-politikai, történelmi, katonai, gazdasági és egyéb információkat tartalmaznak. a dokumentumok.

Hogyan kell kérelmet benyújtani?

A kérelemmel szemben szigorú követelmények nincsenek, a kérelmet szabad formában, de a levéltár igazgatójának címezzük. A kérelem típusától függetlenül a következő információkat kell megadni:

az érdekelt személy vezetékneve, neve, családneve jelenleg és kötelezően a vezetéknév a kért időszakban (ha megtörtént, adja meg a vezetéknév megváltoztatásának évét);
a cím, amelyre az archív választ küldeni kell;
kapcsolattartási telefonszáma;
arról, hogy mire és milyen célból kérik az információt.

Íme a leggyakoribb lekérdezések, és magyarázza el, hogy mindegyikben mit kell megadni egy ilyen lekérdezés végrehajtásához:

Általánosságban elmondható, hogy egyes archívumok nem csak papír alapon megfogalmazott társadalmi és jogi megkereséseket fogadnak el, hanem e-mailben, sőt telefonon is.

3. példa

levéltári illetményigazolás átvételére vonatkozó kérelem minta

Show összecsukása

4. példa

Jogi személy megkeresési levél mintája (űrlap minta)

Show összecsukása

Archív átirat

A kérelmező leggyakrabban levéltári tanúsítvány formájában kap választ a kérésre, ritkábban - archív kivonat vagy a dokumentum másolata.

A GOST R 51141-98 „Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások" archív átirat - ez a levéltár hivatalos dokumentuma, amely a kérelem tárgyához kapcsolódó levéltári iratokból tartalmaz információkat, az iratok címének feltüntetésével.

Vessünk egy pillantást néhány referenciára, amelyeket a legnépszerűbb kérésekhez adnak ki.

A szolgálati időt igazoló levéltári bizonyítvány tartalmazza az irattári dokumentumokban rendelkezésre álló információk idejére vonatkozó adatokat: az állampolgár által betöltött beosztás pontos megnevezése és a munkavégzés időtartama (lásd 5. példa). Az állampolgár által személyesen összeállított személyi nyilvántartások, kérdőívek, önéletrajzok, amelyeken a benyújtott eredeti dokumentumok vagy igazolások alapján nincs jele a bennük lévő adatok ellenőrzésének, nem szolgálhatnak alapjául levéltári szolgálati idő bizonyítvány kiállításához (szükség esetén). , ezt az információt írásban közöljük). Bizonyító dokumentumokként szolgálati idő, csak a főtevékenységre vonatkozó megrendeléseket, személyes számlákat, bérletkönyveket, szakszervezeti tagkártyákat használnak.

A nyugdíj kinevezésére vagy újraszámítására vonatkozó igazolás az állampolgárok nyugdíját biztosító szerv által meghatározott módon tartalmazza az információkat. A keresetre vonatkozó információkat az igazolás tartalmazza, ahogy az az archívum dokumentumaiban szerepel. Az adatok minden évre külön kerülnek bemutatásra, éven belüli összegzés nélkül. Az archívum nem számolja a havi és éves átlagkeresetet. Bérekre vonatkozó bizonylatok hiányában a hivatali illetmény a szervezet tárgyidőszakra vonatkozó létszámtáblázata, egyéb kifizetései alapján - személyi ügyekre vagy alaptevékenységekre vonatkozó végzések alapján állapítható meg.

Az iskolai végzettséget igazoló okiratban az oktatási intézmény állampolgár általi befejezésére vonatkozó információ hiányában fel kell tüntetni, hogy melyik szakon vagy melyik osztályban tanult.

Ismételt kérés teljesítésekor, vagy állampolgár (szervezet) kérésére a korábban kiadotthoz hasonló igazolást állít össze, az archívum ellenőrzi az ebben az igazolásban szereplő adatoknak a dokumentumokban foglaltaknak való megfelelőségét, és ha további információt talál, azokat az újra kiállított levéltári bizonyítványba foglalja.

5. példa

Minta archív hivatkozás

Show összecsukása

Ha az irattárban a kérelem teljesítéséhez szükséges iratok nem találhatók, az irattári nyomtatványon választ kell készíteni, amelyben ismertetik a kért információkat tartalmazó dokumentumok hiányának okait, és megteszik a szükséges javaslatokat. A „negatív” válaszok elkészítésekor a levéltárosok igyekeznek elkerülni az olyan megfogalmazásokat, mint „a dokumentumokat nem tárolták az archívumban”, általában a kérelmező ajánlást kap arra vonatkozóan, hogyan találja meg a szükséges információkat, vagy miként találja meg az irattári dokumentumok hiányának okát a témában. a kérést elmagyarázzák. A kért információkat tartalmazó irattári iratok elvesztésének okirati bizonyítása esetén a levéltár szükség esetén az irattári pecséttel hitelesített igazolást állíthat ki (de nem köteles) az elvesztés okairól.

Megjegyzendő, hogy a levéltári hivatkozás szövege az események időrendi sorrendjében szerepel, esetenként levéltári dokumentumokból vett idézeteket reprodukál. A hivatkozás szövege után az összeállítás alapjául szolgáló dokumentumok keresési adatai (pénztárszámok, leltárak, ügyek, iratlapok) kerülnek feltüntetésre Figyelembe kell venni, hogy az archív hivatkozásban szereplő szöveg a időrendi sorrendben adják meg, esetenként levéltári dokumentumokból vett idézeteket reprodukálnak benne. Az igazolás szövege után az összeállítás alapjául szolgáló dokumentumok keresési adatai (pénztárszámok, leltárak, akták, bizonylatlapok) kerülnek feltüntetésre.

Általánosságban elmondható, hogy meglehetősen nehéz egységesíteni a levéltári információ formáját, valamint a kérelem megírásának formáját. Vannak azonban az Orosz Föderáció levéltári intézményei által kiadott levéltári hivatkozások és a szokásos társadalmi és jogi jellegű kérésekre adott válaszok elkészítésére vonatkozó ajánlások (a Szövetségi Levéltár 2005. március 14-i levele, 6 / 486-K). Az Ajánlások 12 példát adnak az archív hivatkozásokra számos különböző helyzethez.

A levéltári bizonyítvány (bélyegző és pecsét nélküli) másolatait a levéltár vezetője hitelesíti, és a levéltár irodájában marad.

Vegye figyelembe, hogy az archív hivatkozások az "ARCHÍV IGAZOLÁS" dokumentumtípus elnevezésében különböznek más hivatkozásoktól, amelyeket egyszerűen "REFERENCIA"-nak neveznek.

Irattári tanúsítványok, levéltári kivonatok kiadására a kereskedelmi cégek is jogosultak, de azzal a feltétellel, hogy külön egység formájában irattárral rendelkeznek. Ellenkező esetben a szokásos tanúsítványokra, kivonatokra és másolatokra korlátozódnak.

A Szövetségi Levéltári Kollégium 2002. február 6-i határozatával jóváhagyott, minden civil szervezetre kötelező Szervezeti Levéltár Működési Alapszabály szerint az archívum a szervezet önálló szerkezeti egységeként jön létre. vagy az iratkezelési szolgáltatás (irodavezetés) részeként olyan egység, amely felhasználási célból levéltári dokumentumokat fogad és tárol. Az eredetivel megegyező igazolásokat, irattári másolatokat, kivonatokat a szervezet vezetője vagy az általa megbízott személy (az archívumot tartalmazó egység vezetője) aláírásával és a szervezet hivatalos pecsétjével hitelesíti.

Levéltári kivonat és levéltári másolat

Az irattári kivonaton és levéltári másolaton a megfelelő megjelölések szerepelnek - "ARCHÍVUM KIVONAT" vagy "ARCHÍVUM MÁSOLAT". Az irattári nyomtatványra készülnek, de a levéltári dokumentumok xero- és fénymásolatainak készítésénél az archívum formáját nem használják.

A kivonat kiadásakor az eredeti dokumentum nevét, számát és dátumát teljes terjedelmében feltüntetik (lásd 6. példa). Az iratlevéltári kivonat tartalmának meg kell felelnie a kérésnek. A dokumentumok szövegéből származó egyes kivonatok tartalmának és pontos jelentésének koherenciája nem sérülhet. A dokumentum minden kivonatának elején és végén ellipszis kerül elhelyezésre, valamint azokon a helyeken, ahol az egyes szavak kimaradnak. Egy archív kivonatban csak egy dokumentumból adhat kivonatot.

Figyelem! A valódi irat külön szavait és kifejezéseit, amelyek kétséget vetnek fel hitelességükkel kapcsolatban, a következő szavakkal kell megadni: „tehát a dokumentumban”.

Az irattári másolatokat és kivonatokat a levéltár vezetője aláírásával és a szervezet hivatalos pecsétjével hitelesíti.

6. példa

Minta archív kivonat

Show összecsukása

A levéltári kivonat szövege után a kivonat kiadásának alapjául szolgáló levéltári irat tárolóegységének levéltári rejtjelét és lapszámait kell feltüntetni (lásd 6. példa).

Az archív másolat teljesen megismétli a kért dokumentumot. A hátoldalon az irattári rejtjelek és az irattári irat tárolóegységeinek lapszámai vannak felragasztva.

Az irattári másolat vagy kivonat minden ívét be kell kötni, számozni és a rögzítési helyeken az irattár vezetőjének hitelesítenie kell.

A levéltár által készített tájékoztató dokumentumokat, az irattári másolatokat és kivonatokat hagyományos postai úton juttatja el a kérelmezőhöz.

Ha dokumentumokat adott át egy külső szervezet tárolójába

Tegyük fel, hogy cége átadta dokumentumait megőrzésre egy harmadik fél szervezetnek, amely szakszerűen nyújt ilyen szolgáltatásokat. Az ilyen szolgáltatásokat nem csak a kereskedelmi archívumok, hanem az állami / önkormányzati levéltárak is nyújtják. Az iratok tulajdonosa továbbra is az a cég, amelynek területén az iratok már nem találhatók. Ebben az esetben kinek van joga levéltári bizonyítványt kiadni: a gondnok vagy a tulajdonos?

Az Orosz Föderáció 14-FZ polgári törvénykönyvének 1996. január 26-án kelt 892. cikke szerint a vagyonkezelő nem jogosult a raktározásra átadott dolgot az óvadék hozzájárulása nélkül felhasználni, valamint a felhasználás lehetőségét biztosítani. harmadik félnek, kivéve, ha a tárolt dolog használata annak biztonsága érdekében szükséges, és nem mond ellent a tárolási szerződésnek. Ezért, ha a szociális és jogi kérelmekre vonatkozó igazolások kiadásának jogát a letétkezelőre kívánja ruházni, és ezzel időt takarít meg, akkor ezt a feltételt a kiszervezési szerződésben adja meg. Ellenkező esetben a cégtulajdonos maga foglalkozik az iratokkal: szükség esetén a korábban kivitt iratokat be kell kérni a hivatalba, kezelni és irattári tanúsítványt kell készíteni, hiszen az információ titkosságának kérdése továbbra is prioritást élvez. .