Radno vrijeme je vrijeme koje svaki zaposlenik posveti obavljanju svoje radne funkcije. Njegovo trajanje regulirano je radnim zakonodavstvom.

Dragi čitatelji! Članak govori o tipične načine rješenja pravna pitanja ali svaki slučaj je individualan. Ako želite znati kako riješi točno svoj problem- kontaktirajte konzultanta:

PRIJAVE I POZIVI PRIMAJU SE 24/7 i 7 dana u tjednu.

Brzo je i JE BESPLATNO!

Planiranje radnog vremena sastavni je dio njegovog upravljanja, odnosno upravljanja vremenom. Ova moderna riječ danas ne znači samo upravljanje vremenom, već i njegovo učinkovito planiranje za postizanje ciljeva poduzeća. Uostalom, vrijeme je jedan od resursa koji se mora racionalno koristiti.

Zašto i kome treba?

Govoriti o upravljanju vremenom nije sasvim ispravno. Njegov tijek ne ovisi o ljudskim postupcima, ne ubrzava se niti usporava.

Vrijedno je upravljati korištenjem ovog vremena. A za poduzeće je važno na svim razinama - od čelnika do običnih zaposlenika. Učinkovito korištenje Ovaj resurs izravno utječe na produktivnost rada, a time i na profit.

Za svaku tvrtku važno je i planiranje radnog vremena.

Broj zaposlenih u poduzeću, a time i financijski troškovi vezani uz osoblje, ovise o tome koji je fond radnog vremena potreban za obavljanje proizvodnih zadataka.

Razlozi nedostatka vremena

Oskudica znači nedostatak. U našem slučaju - nedostatak radnog vremena za obavljanje zadatka dodijeljenog određenom zaposleniku, odjelu ili poduzeću u cjelini.

Rezultat može biti kašnjenje u izvršenju naloga i njegove štetne posljedice. Najčešće je nedostatak vremena povezan s nekompetentnošću menadžera.

Postoje tri grupe razloga koji dovode do nedostatka vremena:

• osobne kvalitete vođe;
• radnje menadžera;
• nezavisnih razloga.

Osobne kvalitete vođe, koje dovode do gubitka vremena, mogu se očitovati u takvim pojavama kao što su:

• nemirnost, odnosno brzopletost neredovnih radnji;
• stalna žurba;
• nedostatak odgovarajućeg odmora zbog završetka kuće.

Nepismene radnje dovode do činjenice da postoje:

• niska ili nikakva motivacija među zaposlenicima;
• kršenje komunikacije;
• nedostatak rangiranja predmeta prema stupnju važnosti;
• nemogućnost delegiranja ovlasti.

Razlozi neovisni o menadžeru, koji dovode do nedostatka vremena za menadžera i njegove podređene, su:

• previše veliki broj zadaci, predmeti, zadaci;
• neplanirani događaji (kradljivci vremena).

Ti se uzroci obično ne javljaju izolirano. One teku jedna iz druge.

Rezultat je začarani krug iz kojeg će samo ispravno i racionalno planiranje omogućiti. I kontrolu nad provedbom planiranih aktivnosti i utrošenim vremenom na njih.

Koji se zadaci mogu riješiti?

Planiranje je jedan od alata za izradu raznih upravljačke odluke. Uključuje postavljanje ciljeva i utvrđivanje načina za njihovo postizanje. Odnosno, ovo je svojevrsna prilika da pogledate u budućnost tvrtke i odlučite kako točno i koliko dugo možete tamo stići.

Planiranje i upravljanje radnim vremenom omogućuje rješavanje sljedećih zadataka:

• povećanje razine izvedbe:
• kontrola radnji i vremena utrošenog na njih;
• optimizacija rasporeda rada;
• poboljšanje tehnika korištenja vremena;
• uklanjanje vremenski neučinkovitih vrsta aktivnosti;
• racionalno planiranje najvažnijih predmeta;
• jasno odvajanje radnog i osobnog vremena.

Vrste

Planiranje vremena u poduzeću, kao i svako planiranje, može se podijeliti u vrste prema različitim kriterijima:

• po pokrivenosti (općim i posebnim);
• po sadržaju (strateški, operativni i aktualni);
• po objektima (kadrovski, proizvodni, financijski);
• po razdobljima (kratkoročno, srednjoročno, dugoročno);
• moguće promjene (tvrde i fleksibilne).

Opće planiranje fonda

Planiranje općeg fonda nemoguće je bez izračunavanja troškova radnog vremena. Kako bi se razumjelo koliko je ovaj resurs potreban, koriste se različite metode.

Zatim radno vrijeme potrebno je normalizirati, odnosno na temelju rezultata proračuna troškova i znanstveno utemeljenih standarda, izvesti optimalno vrijeme za izradu jedne jedinice proizvodnje ili dovršetak zadatka.

Racioniranje je srž planiranja općeg fonda vremena. Na temelju toga se kvantitet potrebno osoblje, troškovi za , kriteriji poticaja.

Opći fond se sastoji od:

• kalendar;
• nominalni (kalendar bez slobodnih dana i praznika, ali uzimajući u obzir skraćene predblagdanske dane);
• efektivno (koliko je jedan zaposlenik radio u planskom razdoblju).

Pojedinac

Ništa manje važno od cjelokupnog planiranja bit će upravljanje vremenom svakog zaposlenika.

Ovdje je važno znati kome postaviti kruti raspored, a tko zna što učinkovitije planirati svoje vrijeme. Ipak, postoji nekoliko važnih točaka.

Na primjer, održavajte omjer 60/40. Odnosno, planirajte 60% radnog vremena za rješavanje tekućih problema, a 40% ostavite za nepredviđene zadatke i kreativnu aktivnost (dva bloka od po 20%).

Ovo i druga važna načela planiranja individualnog radnog vremena formulirao je L. Seivert.

Nije izdvojio temeljne razlike između menadžera i stručnjaka u smislu učinkovitosti korištenja radnog vremena. Ipak, želio bih istaknuti neke aspekte.

Vođe

Za vođu su posebno važne vještine planiranja.

To je njegova funkcija: postaviti ciljeve, odrediti vremenski okvir za njihovo postizanje i kontrolirati rezultat, kao i delegirati ovlasti, riješiti se onih zadataka koje stručnjaci mogu obavljati.

Specijalisti

Specijalist planira svoje vrijeme na temelju zadataka koje postavlja upravitelj. Za njega veliku važnost imati samodisciplinarne vještine.

Planiranje radnog vremena u poduzeću

Svaki plan mora biti zabilježen u pisanom obliku, inače ne postoji. Elektroničko planiranje pomoći će u lakšem upravljanju vremenom. Korištenje moderne tehnologije ne samo da će vam omogućiti vizualizaciju popisa obaveza.

Moderni gadgeti mogu podsjetiti svoje vlasnike na važne događaje.

Opća pravila

• Plan se mora izraditi navečer, a dopuniti ujutro.
• Svi predmeti obuhvaćeni planom moraju se vremenski podijeliti na kratkoročne, srednjoročne i dugoročne.
• Obim slučajeva trebao bi biti realan, ne pokušavajte prigrliti neizmjernost.
• Zabilježite ne samo golove, već i očekivane rezultate.
• Odredite prioritete.
• Postavite precizne rokove za dovršetak svakog zadatka.
• Delegirati ovlast.
• Planove treba redovito ažurirati.

Što uključiti u plan?

Plan mora uključivati ​​apsolutno sve stvari koje se moraju obaviti tijekom dana. To će osigurati da se ništa ne propusti u sljedećim koracima.

Potrebno je zapisati sve - od sastanka s voditeljem, do čestitanja kolegi na rođendan korporativnom poštom. Morate početi s onima koji imaju točno vrijeme: sastanci, sastanci, konferencije itd.

Uz zadatke uprave, vrijedi uključiti i one slučajeve koji doprinose napredovanju u karijeri. Primjerice, stručno usavršavanje ili kreativni rad nad projektom.

Određivanje prioriteta

Da bi planiranje vremena bilo stvarno učinkovito, potrebno je sve uneseno u dnevni (tjedni, mjesečni i sl.) rangirati prema stupnju važnosti i hitnosti. A onda to učinite silaznim redoslijedom važnosti.

Tehnologija i metode

Najčešće korištene metode za određivanje prioriteta i planiranje vremena su Eisenhowerova matrica i Pareto zakon.

Ukratko, to izgleda ovako:

• svi slučajevi se dijele na važne i hitne, važne i nehitne, manje važne i neobavezne;
• većinu vremena (do 80%) treba posvetiti najvažnijim i najhitnijim;
• to se mora učiniti na početku radnog dana.

Analiza učinka

Koliko zaposlenik učinkovito koristi svoje radno vrijeme moguće je matematički provjeriti. Za to se koriste različiti koeficijenti, na primjer, opsežna upotreba vremena.

Njegova formula za izračun izgleda ovako:

Ke \u003d (opći fond vremena - pauze u radu) / ukupni fond vremena.

Idealna vrijednost bila bi jedna. Što se Ke više razlikuje od njega, to se više neučinkovito koristi radno vrijeme.

• krivnjom zaposlenika i iz razloga izvan njegove kontrole;
• za osobne potrebe.

Da biste to učinili, brojnik formule je zamijenjen željenu vrijednost(u minutama), a nazivnik ostaje ukupni fond vremena. Ovdje je odnos obrnut. Što je ova vrijednost bliža jedinici, to se radno vrijeme troši neracionalnije.

Primjeri

Planiranje radnog dana, tjedna ili drugog razdoblja uvelike ovisi o specifičnostima struke. Pogotovo ako uključuje elemente kreativnosti.

Razmislite na što biste trebali obratiti pažnju predstavnicima takvih profesija kao pravni savjetnik i menadžer u bankarskom sektoru.

Za odvjetnika

Značajka ove profesije je sudjelovanje na sudskim raspravama. Slijedom toga, raspored rada nužno uključuje raspored suđenja i postupovne rokove za pripremu određenih dokumenata. To su najvažnije i najhitnije stvari.

Vrijeme sastanaka i pregovora s klijentima koordinira se na temelju preostalih slobodnih intervala. Ono što ostane kao rezultat troši se na analitiku i izvješćivanje.

Plan za dan izgledat će otprilike ovako:

Vrijeme	Teški rokovi	Fleksibilni zadaci
9-00	operativni sastanak
10-00		Napišite izvješće za šefa
11-00		Ponovno pogledajte dokumente za proces N
12-00	Sjednica suda u predmetu N
13-00		Večera
14-00		Pogledajte ugovore o nabavi
15-00	Sastanak s A, podnošenje zahtjeva
16-00	Pripremite žalbu za slučaj
17-00		Provjerite rokove za proceduralne dokumente

Za upravitelja banke

Radni dan upravitelja bankovnog kredita sastojat će se od nekoliko blokova:

• termini vezani za vrijeme;
• sastavljanje ugovora na temelju rezultata sastanaka;
• hladni pozivi za proširenje baze kupaca;
• priprema komercijalne ponude itd.

Dnevni plan za takvog zaposlenika može biti sljedeći:

I nekoliko zadnjih savjeta:

• Prilikom utvrđivanja važnosti zadatka, vrijedi se zapitati: "Što će mi to dati?" I nastavite s izvršenjem samo ako odgovor odgovara. Ako vam se odgovor ne sviđa, onda vjerojatno zasad možete odgoditi zadatak.
• Prije svega, ujutro vrijedi raditi najneugodnije, ali najvažnije stvari.
• Velike i složene zadatke najbolje je postići kada se razdvoje na male i jednostavne.
• Bitno je da se dobro odmorite od posla.

Siguran sam da je svatko od vas mnogo puta primijetio sebe: čini se da cijeli dan oreš kao pakao, nevjerojatno zauzet nečim, ali do kraja dana, razmišljajući o tome što si danas uspio, shvatiš s velikim iznenađenjem da nema značajnijeg rezultata.

Kako prosječnom Rusu obično prolazi dan? Probudio se, jeo (ako već imaš nešto za jelo). Krenuo sam na posao s mislima: “Danas je važan dan. Sve treba učiniti danas! Stigao sam, sjeo za svoj stol i pogledao u monitor: Dakle, gdje bi bilo bolje početi...?. Bilo bi potrebno provjeriti poštu ..., dobro, u kontaktu na putu ići na minutu ... Prošla su dva sata. Sjetio sam se da moram raditi. Taman sam počeo raditi, odjednom su muškarci pozvali na dim, otišli s njima, pola sata je prošlo nezapaženo uz razgovor. A onda će ručak biti uskoro, zašto se mučiti s natezanjem, jer nakon ručka ima puno vremena, imat ćete vremena za sve. Nakon večere, šef me iznenada poslao na sastanak s partnerima. Dođeš u ured navečer, shvatiš da nisi napravio ništa, ostaješ na poslu da sve završiš. Odjednom se sjetiš da je danas rođendan nekom dragom, nazoveš ga, čestitaš mu i kažeš da nećeš doći, jer. puno posla. Dođeš s posla, nema raspoloženja, umoran kao pas, uzmeš par boca piva da popraviš raspoloženje. Nema želje za igranjem s djecom, sa ženom (mužem) sada također nije najbolje vrijeme za provod. Upalio je TV i ubrzo se onesvijestio u stolici, a da nije ni dopio pivo. I tako dan za danom...

Nadam se da ćete maksimalno iskoristiti svoj dan. Međutim, puno ljudi tako živi svaki dan. Naravno, ovo što sam naveo kao primjer je mali dio onoga što se stvarno događa ljudima. Ima ih hrpa drugih nuspojave. A sve zbog činjenice da čovjek živi za danas i troši ga kako se okolnosti razvijaju. Stoga je produktivnost, kako u planu rada, tako i u obitelji, blizu nule. Srećom, postoji izlaz. Svakodnevno planiranje vašeg dana pomoći će povećati vašu produktivnost.

Svakodnevno planiranje vašeg vremena sastavni je dio svake uspješna osoba. Uostalom, kada čovjek uvijek zna što želi i što treba učiniti u određenom trenutku, uspijeva učiniti puno više od nekoga tko svoj dan provodi “kako ide”.

Dat ću vam deset osnovnih pravila, pridržavajući se kojih možete kreirati svoje radni rasporedšto učinkovitije. Naravno, ovo nije lijek i svatko može uređivati ​​svoj dnevnik u skladu sa svojim snagama, opterećenjem, brzinom zadatka, spavanjem, odmorom itd.

PLANIRANJE VRIJEME. 10 PRAVILA.

1. Pokušajte se držati principa 70/30.
Planirati apsolutno sve svoje vrijeme je nepraktično, jer. u ovom slučaju, vaši će postupci biti potpuno u suprotnosti s vašim rasporedom. Da, i potpuno "zatvaranje" vašeg vremena u dnevniku dovest će do činjenice da ćete biti u preuskim granicama i stalno se osjećati kao neka vrsta robota, čiji je cijeli život zakazan svake minute.

Optimalno rješenje je planiranje 70% vlastitog vremena. Slažete se, neke je događaje teško predvidjeti, a gotovo svaki dan postoji neka vrsta "efekta iznenađenja", tako da uvijek trebate ostaviti malo slobodnog vremena. Ili, alternativno, napravite određenu zalihu u svakom vremenskom razdoblju.

2. Večeras napravite plan za sljedeći dan.
Planiranje sljedećeg dana na kraju današnjeg dana je pohvalno, ali kako ne biste ništa zaboravili, svakako zapišite sve što radite. Odvojite zadatke po važnosti tako što ćete bilježnicu podijeliti u dva stupca. U prvom napišite što treba odmah učiniti. U drugom – što je manje bitno i u slučaju više sile može se pomaknuti za neki drugi dan.

Prekrižite zadatke i zadatke koje ste dovršili, jedan po jedan. To će vam poslužiti kao dodatni poticaj i dodati novu snagu za rješavanje preostalih zadataka. Što vam je manje zadataka preostalo, to ćete dobiti više povjerenja da ćete se s njima nositi.

Na kraju svakog dana, na samom dnu, možete dodati natpis poput: „Ura! Uspio sam”, “Bravo! Ali ovo je tek početak!”, “Sve sam uspio! Ja sam cool! Ali ima još puno toga za napraviti!”. Ovaj natpis će vas i ujutro stimulirati da ostvarite svoje ciljeve, a da se pritom ne opustite.

3. Pokušajte završiti većinu planiranog prije ručka.
Kada usred dana shvatite da je ono najvažnije za danas gotovo i da je već iza, puno je lakše izvršiti preostale zadatke. Iskoristite stanku za ručak da riješite svoj osobni posao (nazovite rodbinu, odgovorite na propuštene pozive, razgovarajte o kreditnim pitanjima s bankom, platite račune itd.). Ostavite minimum za večer (pregovori s developerom, odlazak u salon, kupnja namirnica, trening u teretani).

4. U svaki radni sat dodajte minute odmora.
Obavezno pravilo za sve. Što se češće odmarate, to će vaše aktivnosti biti produktivnije. Svatko bira najprikladniju shemu za sebe, ali dvije sheme rade posebno dobro: 50 minuta rada / 10 minuta odmora ili 45 minuta rada / 15 minuta odmora.

Dok se opuštate, uopće nije potrebno pušiti bambus i pljuvati u strop dok ležite na kauču. Uostalom, ovo vrijeme se može dobro iskoristiti. Zagrijte se: radite sklekove, povucite se, stanite na glavu (ako prostor dopušta), radite vježbe za vrat i oči. voditi radno mjesto pospremite, očistite kuću ili ured, pročitajte knjigu, prošetajte svježi zrak, obaviti zakazane pozive, pomoći kolegama (obitelj ako radi kod kuće) u nečemu itd.

5. Pokušajte stvoriti realno planiranje.
Nemojte se zatrpavati poslom s kojim se ne možete nositi. Nemojte ići u krajnost s pretjeranim planiranjem (kao da ste spremni za sve planine) i planirajte samo onoliko posla koliko možete realno podnijeti.

Nemojte brkati planiranje s ciljevima. Vaši ciljevi mogu biti super-veliki, oni bi, u principu, trebali biti takvi. Ali da bi se ti ciljevi postigli u najkraćem mogućem roku, mora postojati realno kompetentno planiranje zadataka. To apsolutno ne znači da morate raditi svaki dan dok ne izgubite puls kako biste što prije postigli svoj cilj. Bolje je raditi jednu stvar u malim porcijama dosljedno svaki dan nego raditi istu stvar od početka do kraja dana kaotično i na brzinu. Tada nećete biti iscrpljeni, a postizanje ciljeva odvijat će se sustavno.

Osim toga, na kraju svakog dana dodajte stupac "Plan dovršen do ____%" i tamo unesite postotak vaših dovršenih zadataka za danas. To će vam poslužiti kao dodatna stimulacija, kao i prilika za usporedbu rezultata i naknadno odgovarajuće prilagodbe prilikom planiranja vremena.

Pokušaj svaki dan, barem ne puno, ali preispuni plan. Oni. pokušajte dodatno zatvoriti one zadatke koji nisu bili naznačeni u planu. Naravno, njihovo rješenje treba poduzeti tek nakon što su svi planirani zadaci već dovršeni. Slažem se, lijepo je gledati svoju super-produktivnost, gledajući brojke 105%, 110%, 115% na kraju svakog radnog dana.

6. Radite velike zadatke u malim dijelovima.
Ova se taktika naziva i taktikom "rezanja salame". To je primijetio i Einstein većina ljudi uživa u cijepanju drva jer radnju odmah slijedi rezultat. Podijelite svoje ciljeve i projekte u male porcije i dovršite ih prilično dugo, svaki dan posvećujući ovom poslu oko dva sata. Postizanjem prvog međucilja također će se identificirati određeni rezultati koji će potaknuti provedbu preostalih zadataka.

Na primjer, uzmimo stvaranje nekog proizvoda: svaki dan možete glupo dodati redak "Kreiraj video tečaj" u svoj dnevnik i raditi na ovom tečaju. Ali u ovom slučaju postoji nekoliko velikih nedostataka:

• nemate mogućnost unaprijed predvidjeti trajanje svog tečaja
• svaki dan ne znaš kako dalje raditi na tečaju
• ne osjećate se zadovoljni obavljenim poslom dok u potpunosti ne završite svoj tečaj

Ako se stvaranje tečaja podijeli na mnogo malih dijelova i postupno zatvori, onda se svi navedeni nedostaci mogu lako izbjeći.

Oni zadaci čije obavljanje kod Vas izaziva, najblaže rečeno, nezadovoljstvo ili u kojima ste nesposobni, slobodno delegirajte druge stručnjake koji takve poslove obavljaju iz zabave. Uštedjet ćete puno vremena, a planirani posao obavit ćete profesionalnije.

7. Šutite neko vrijeme.
Često se događa da su televizor u susjednoj sobi, radio koji radi danima, nečiji glasovi, ljudi koji prolaze pored vas, zgrada u izgradnji u susjednoj ulici, kao rezultat toga toliko dosadni da je jednostavno nemoguće normalno se koncentrirati na važne stvari. Umjesto dopuštenja specifične zadatke U glavi mi se vrte najlonke za 574 rublja koje je danas kupio vaš zaposlenik ili posljednji super-mega hit Justina Biebera koji se sada vrti na radiju.

Za obavljanje iznimno važnih zadataka potrebno je moći raditi tiho, bez ikakvih smetnji izvana. U tom slučaju ćete uz maksimalnu koncentraciju moći postići najveću produktivnost i učinkovitost.

8. Odložite stvari kada ih završite s upotrebom.
To će vam uštedjeti puno vremena u budućnosti, a također će vam pomoći da izbjegnete nered. Ne uzalud kažu: „Ako želite znati o svom budućem partneru, pogledajte njegovu radnu površinu. Kakav je red na njegovom stolu - takav je red u njegovim poslovima.

Savjetujem vam da općenito izbacite sve svoje stare i nepotrebne stvari, riješite se viška smeća kako bi na stolu ležalo samo ono najpotrebnije za rad.

Držite stvari na dobro definiranim mjestima. Na primjer, sve dokumente držite u zasebnoj mapi ili kutiji, račune i račune također čuvajte u čipovima na određenom mjestu, olovke i olovke na najprikladnijem mjestu za korištenje. Srećom, sada možete jednostavno kupiti posebne komplete, kutije, kutije za rješavanje ovog problema.

Učinite to i osjetite nevjerojatan učinak!

9. Riješite se stvari koje vam ne trebaju.
Sve zalihe starih stvari koje su ostavljene u slučaju da vam “a što ako vam dobro dođe” neće donijeti ništa osim dodatne prašine i nereda. Osim toga, vjeruje se da stvari koje mi šaljemo "u otpad" na polukatu, u koferima, ispod sofe, u smočnici, na kuhinjski set nose negativnu energiju.

To se, kao što razumijete, odnosi ne samo na radnu površinu, već i na radni i kućni prostor općenito. Stoga se nemilosrdno riješite ovih “vrlo potrebnih stvari koje vam je žao baciti”. Skupite sve dobro u kamion, odvezite ga na deponiju i spalite. Ako je stvarno šteta, onda sve stavite pored ulaza, potrebiti će to brzo riješiti. Odjeća i obuća mogu se dostaviti u sirotišta i staračke domove. Bit ćete samo zahvalni.

10. Ostanite aktivni i Zdrav stil životaživot.
Ako još niste baš prijateljski raspoloženi prema sportu, gimnastici, vodeni postupci, pravilnu prehranu itd., onda vam savjetujem da nešto od ovoga dodate u svoju dnevnu rutinu. Dajem vam 100% jamstvo da ćete biti vrlo zadovoljni rezultatima. Glavno je da se ne zajebavate i da se striktno pridržavate sportskog rasporeda. Nećete niti primijetiti kako će se vaše zdravlje i opće tjelesno stanje brzo poboljšati. Također se možete lako riješiti loše navike ako si postaviš cilj i gradiš dobre navike umjesto loših navika.

Treba to zapamtiti najbolji san- ovo je san do ponoći, tk. u tom periodu vaše tijelo odmara i dobiva snagu na najbolji mogući način. Drugim riječima, idi u krevet danas, ne sutra.

Dovoljno spavajte, vježbajte, jedite ispravno. Vaše tijelo će vam zahvaliti dobrim zdravljem, visokom razinom pozitivne energije i spremnošću za produktivne aktivnosti.

Na kraju ću dati primjer svoje rutine kako biste imali s čime usporediti. Ne mogu reći da je savršena svestrana raspored za sve, ali meni osobno u potpunosti odgovara. U usporedbi s mojom prvom rutinom, više puta je prilagođavana ovaj trenutak izgleda ovako...

SAVRŠENO PLANIRANJE VAŠEG DANA IZ MOJEG GLEDIŠTA

06:00-07:00	Ustajanje, vježbanje, tuširanje, jutarnje trčanje, jutarnje procedure, tuširanje
07:00-07:30	Doručak
07:30-08:30	Odmor, provjeravanje pošte, ostalo
08:30-09:00	idem u ured
09:00-12:00	Tijek rada (upisani su najvažniji zadaci za danas)
12:00-12:30	Večera
12:30-13:00	Odmor, ostalo
13:00-14:00	Čitanje književnosti
14:00-18:00	Tijek rada (upisuju se manji zadaci za danas)
18:00-18:30	Večera
18:30-19:00	Preispunjenje plana, planiranje za sljedeći dan
19:00-19:30	Vozeći se kući
19:30-22:00	Kućanski poslovi, teretana, aktivnosti na otvorenom, šetnje, zabava, susreti s prijateljima
22:00-22:30	Sumiranje, konačna prilagodba rasporeda za idući dan, priprema za spavanje
22:30-06:00	San

Nekoliko napomena o planu:

• The rutinski obračunava se radnim danima (radnim danima) i ne odnosi se na vikende. Za vikend bi trebao postojati plan, ali skrojen posebno za odmor (sve ostaje isto, grubo govoreći, samo se Workflow mijenja u Odmor), u zadnje utočište neki radni trenuci se prebacuju na slobodan dan (ako se nešto nije radilo ili je nešto smrtno važno).
• Svako vremensko razdoblje uzima se s određenom marginom. Odstupanje od rutine u trajanju od 30 minuta je normalno.
• Svako jutro može početi u različito vrijeme. Samo sam prešao na više rano vrijeme učiniti više i to je dalo pozitivne rezultate.
• Vrijeme polaska od kuće do posla i natrag također može biti različito za svakoga. Odabrao sam za sebe optimalno vrijeme – kada se u gradu već popuštaju prometne gužve.
• Svakodnevno čitanje literature smatram obveznim pravilom za sve. Ako vrijeme ne dopušta čitanje na poslu, čitajte za ručkom, u autobusu, nakon posla, prije spavanja.
• Događa se da u vezi s dodatnim slučajevima morate ići u krevet mnogo kasnije. U svakom slučaju, pokušajte se probuditi prema svom rasporedu, inače će vam se dnevna rutina stalno pomicati, a to nije dobro.
• Vikendom možete kasno ustati i kasno ići spavati, ali se i pridržavati rasporeda tako da se budite i spavate u isto vrijeme (primjerice, sat-dva kasnije nego radnim danom).

Za planiranje vremena možete koristiti organizator, bilježnicu, običan list papira, bilježnicu, razne posebne programe i aplikacije. Osobno koristim Google kalendar koji je vrlo jednostavan za korištenje. Osim što ima niz korisnih funkcija, sinkroniziran je s mobilnim uređajima, što znači da je uvijek pri ruci, gdje god se nalazili. Općenito, na području sinkronizacije aplikacija, Google čini goleme korake. To uvelike olakšava rad kada su na jednom računu pri ruci sve vrste pomoćnika, koji su također međusobno sinkronizirani. Više ne mogu zamisliti rad na računalu i telefonu bez Google Chromea, Kalendara, YouTubea, Drivea, Translatora, Google+, Karta, Analitike, Picase i mnogih drugih korisnih usluga. Također vam savjetujem da koristite Wunderlist Super Scheduler

To je sve što sam ti danas htio reći. Ako već ne vodite svoj dnevnik i ne postavljate sebi ciljeve, počnite to činiti odmah i nastavite to raditi cijelo vrijeme! Nadam se da će vam gornjih 10 zlatnih pravila pomoći u planiranju vremena i da ćete početi raditi mnogo više.

Upravljanje vremenom, planiranje radnog vremena ili upravljanje radnim vremenom važna je vještina poslovni čovjek. Uspjeh se najčešće doživljava kao visok učinak i kao postizanje značajnih ciljeva. Ali ne zaboravite: vrijeme provedeno s velikim povratom je drugo ključni kriterij uspjeh.

Ciljevi upravljanja vremenom

Upravljanje radnim vremenom može riješiti mnogo ciljeva i zadataka, suvremeni ritam života nas tjera da se prema vremenu odnosimo s velikom pažnjom, a modni i uspješni treneri razvijaju mnoštvo metoda koje vrijeme podređuju poslovnom ritmu života. Ali ono što je iznenađujuće: mnogi zakoni subordinacije vremena otkriveni su i formulirani sredinom 20. stoljeća, neki čak i ranije - prije stotinjak ili čak više godina, kada se posao tek počeo afirmirati i ritam život se tek počeo ubrzavati.

Parkinsonov zakon kaže: "Rad ispunjava vrijeme koje mu je dodijeljeno." Ovaj aforizam je ironičan, ali njegovu ispravnost dokazuje izravni život. Promatrajući sebe, svoje bližnje, a potom i rad državnih tijela i službenih institucija, engleski povjesničar uočio je da i u svakodnevnom životu i u javni život osoba je spremna gubiti vrijeme na beskorisne stvari.

Parkinsonov zakon formulirao je povjesničar Cyril Northcote Parkinson u članku objavljenom u britanskom časopisu The Economist 1955. godine.

Ako se osoba ne ograničava na vremenske okvire, može raditi posao iznova i iznova, beskonačno nešto ispravljajući, ispravljajući, tražeći nedostatke, kao da nastoji dovesti stvar do apsolutnog savršenstva, djelujući ne na rezultat, već zaroniti u postupak.

Međutim, poštivanje ovog zakona nije dogma. Naprotiv, zadatak svake uspješne osobe je nadvladati inerciju ovog pravila, podrediti ovaj zakon svojim planovima i stavovima.

Svrha upravljanja vremenom je organizirati radno vrijeme, odrediti prioritete, kontrolirati vrijeme i trošiti ga racionalno.

Načela planiranja

Planiranje se uvijek sastoji od nekoliko razina:

• strateški globalni (planiranje nekoliko godina, ovo je super-cilj ili super-ciljevi koje si osoba postavlja)
• strateško planiranje za godinu ili šest mjeseci (oni uobičajeni zadaci koji će osobu polako ali sigurno približiti glavnom, glavnom cilju)
• taktičko planiranje za mjesec i tjedan,
• taktičko planiranje za dan.

Svaki od njih je predstavljen različite zahtjeve, metode upravljanja vremenom također se primjetno razlikuju. Oni su vrlo individualni i uvelike ih pojedinac formira samostalno.

Eisenhowerova matrica

Planiranje dana također je, naravno, individualno, ali u ovom slučaju se na poslovnom području nakupilo mnogo iskustva u upravljanju vremenom. Glavno načelo svakodnevnog upravljanja vremenom na temelju takozvane Eisenhowerove matrice.

Dana 36. predsjednik Sjedinjenih Država, Dwight David Eisenhower, razvio je matricu prioriteta kako bi optimizirao svoje radno vrijeme. Shvatio je: sve stvari koje čovjek treba učiniti u danu može se uvjetno podijeliti na važne i nevažne, hitne i nehitne. Rezultat je sljedeći kvadrat s 4 zone:

Najteže je rasporediti sve odgovornosti i brige u ove 4 skupine: razumjeti koje su stvari stvarno važne, a koje nevažne. Prema riječima trenera, važne su stvari koje nas približavaju zacrtanom cilju i povezane su s planiranjem za godinu.

Prvi kvadrat bi, idealno, trebao biti slobodan, jer ako je prometan, onda to govori da važne stvari nisu završene na vrijeme i da je došlo vrijeme. Nevažne i nehitne stvari (u pravilu su to društveni mediji, besciljno telefonski razgovori, računalne igre, itd.), idealno, također možete sigurno pomesti i koncentrirati se na važne i nehitne, zauzimajući ključno mjesto u rasporedu radnog dana. Za hitne i nevažne stvari možete pronaći preostalo vrijeme ili delegirati njihovo izvršenje kolegama ili podređenima.

Pareto princip

Drugi važan princip u skladu s Eisenhowerovom matricom i dobio je ime po sociologu Vilfredu Paretu. Drugi naziv principa je princip 20/80, Pareto još u 19. stoljeću. primijetio: "20% napora daje 80% rezultata, a preostalih 80% napora - samo 20% rezultata." S tim je doista teško raspravljati: većina napora ne daje željene rezultate. Međutim, uzimanje ove činjenice zdravo za gotovo i primjena ne samo na rezultate, već i na utrošeno vrijeme, pokazat će se vrlo učinkovitim. Glavno je pronaći onih 20% važnih informacija iz pisma ili poslovnog razgovora koji će donijeti ovih 80% rezultata. Tijekom dana, među ciklusom poslova, izolirajte ovih 20% svojih planova, čija će provedba donijeti 80% uspjeha.

Posljedica Pareto zakona: Obično je preteško i zamorno shvatiti što se događa, a često i nije potrebno - sve što trebate učiniti je znati funkcionira li vaša ideja ili ne, i promijeniti je tako da funkcionira, a zatim održavati situacija sve dok ideja ne prestane funkcionirati.

Još jedan princip upravljanja vremenom temelji se na ljudskoj fiziologiji i uzimajući u obzir njegove bioritme. Tijekom dana ljudsko tijelo funkcionira neravnomjerno, krivulja bioritma izgleda otprilike ovako:

Prilikom planiranja radnog dana važno je uzeti u obzir vrijeme visokih performansi i svakako ostaviti vremena za odmor i prilike za opuštanje i prekid veze, to će vam omogućiti da se riješite negativnih učinaka dnevnog stresa.

Četvrti princip planiranje može se činiti suprotnim svemu što je gore opisano, ali njegovo poštivanje pridonijet će mekom, smirenom osjećaju protoka vremena, osjećaju da je podložno čovjeku. Plan ne može dominirati osobom: varijabilnost i fleksibilnost planiranja je možda najvažnija postavka upravljanja vremenom. Ovaj princip podrazumijeva sposobnost promjene planova na vrijeme, izgradnje novih lanaca veza između događaja. To u praksi znači rješavanje važnih i hitnih stvari kao glavnih koje čine okosnicu dana, ostavljajući takozvane tampon zone za moguće promjene, nove okolnosti, nepredviđene hitne stvari.

Jednom riječju, produktivnost i zaposlenost ne mogu se miješati, planiranje će vam omogućiti da izbjegnete situacije nedostatka vremena i ispravno postavljenih prioriteta, od kojih će se produktivnost radnog dana značajno povećati.

10 pravila za planiranje radnog vremena

Zapravo, može postojati onoliko pravila koliko svaka osoba može odabrati s popisa u nastavku.

• pravilo privatnosti. Na poslu je poželjno biti u mogućnosti ostati sam: da biste to učinili, zatvorite vrata, postavite vrijeme bez prijema, uključite telefonsku sekretaricu, zamolite tajnicu za tišinu. Vrijeme za takav rad može se odrediti ujutro ili pred kraj radnog dana, kada je radno raspoloženje ureda smanjeno.
• Pravilo radnog bloka. Sav posao u uredu može se uvjetno podijeliti u blokove: telefonski razgovori i poslovna korespondencija, sastanci i sastanci s kolegama, papirologija i papirologija. Radeći sa sličnim blokovima, štedimo trud, ne prelazimo s jedne vrste aktivnosti na drugu.
• Pravilo malih dijelova su prave kriške. Velika, teška zadaća, strateški zadatak ne može se ostvariti jednom primjenom napora, stoga svakodnevnim i metodičnim provođenjem malih dijelova velikog projekta taktički približavamo globalni cilj.
• Pravilo delegiranja. Sposobnost delegiranja ovlasti također je dio upravljanja vremenom.
• Pravilo regulacije i pravilo o rokovima. Postavljanje jasnog vremenskog okvira za poslovni sastanak, sastanak ili intervju, kao i okvira za obavljanje posla, je namjerno i produktivno kršenje Parkinsonovog zakona, kako bi on postao vaš kolega.

Voltaire: Vrijeme je prilično dugo za onoga tko ga koristi; tko radi i tko misli širi svoje granice.

• Pravilo određivanja prioriteta. Postupno možete razviti vještinu, kada se pojave novi slučajevi i situacije, mentalno svakom od njih dodijeliti status iz Eisenhowerove matrice: hitno - nehitno, važno - nevažno. Tada će se prioriteti automatski poravnati.
• Pravilo obračuna doba dana i bioritma. Planirajte važne i hitne stvari bolje ujutro. Njihova provedba stvorit će situaciju uspjeha tijekom radnog dana. Planiranje je najbolje raditi navečer: prema psiholozima i trenerima, tada podsvijest sama optimalno gradi raspored za sljedeći dan tijekom noći.

• Pravilo vođenja evidencije: "Razmišljaj na papiru." Snimke su neophodne: organiziraju um, formiraju vizualnu sliku u glavi, pomažu se kontrolirati tijekom dana.
• Pravilo ishoda. Sažetak na kraju radnog dana može stvoriti osjećaj uspjeha, produktivnosti i pomoći u koordinaciji vaših akcija i planova za sljedeće dane.

Metode planiranja radnog vremena

Glavne metode upravljanja vremenom su vođenje evidencije, kalendara, kartica radnih dana. U ovom slučaju, jedan ili više principa upravljanja vremenom uzimaju se kao osnova: opća shema, predložak koji se može prilagoditi, koristi ga određena osoba za svoju rutinu i dnevnu rutinu.

Jedna od autoričinih metoda opisana je u knjizi Tracy Brian i zove se "Ostavi gađenje, pojedi žabu!", podrazumijeva podjelu planova na pozitivno obojene, ugodne dužnosti i neugodne. Ako pažljivo i svjesno analizirate planove za dan, onda će sigurno biti stvari koje ne želite raditi (mogu se uvjetno nazvati žabama ili žabama). Upravo te stvari treba učiniti na prvom mjestu: odbaciti gađenje i metaforički “pojediti ovu stvar sa žabom”.

Brian Tracy: Konačno, ovo zapažanje: ako morate "pojesti" živu žabu, ne biste trebali dugo sjediti i gledati je. Put do postignuća visoka razina profesionalnost i produktivnost leži kroz stjecanje stabilne navike rješavanja najvažnijih zadataka ujutro, bez gubljenja vremena na druge probleme. Prvo morate naučiti kako "pojesti žabu", a da ne ulazite u preliminarno, često besposleno, rasuđivanje.

Uz ovu tehniku, još jedan savjet: kako bi aftertaste bio još ugodniji, nakon žabe možete “pojesti djelo-desert”: učinite nešto ugodno, voljeno, donoseći zadovoljstvo i radost na radnom mjestu.

Zanimljivu metodu planiranja radnog dana predložili su Alexander i Dmitry Tsyglins, predstavnici Franklinove škole:

Video o izradi karte za dan

Benjamin Franklin, autor poznatog aforizma “Vrijeme je novac”, također je primijetio sljedeće: Bogatstvo uglavnom ovisi o dvije stvari: marljivosti i umjerenosti, drugim riječima, ne gubite ni vrijeme ni novac i koristite oboje na najbolji mogući način. mogući način.

Suvremeni oblik planiranja dana su posebni programi za pametne telefone i PDA (organizatore), koji se temelje na mogućnostima kalendara ili proračunske tablice, što vam omogućuje da odražavate datum, vrijeme, naznačite vremenski okvir svakog događaja, ostavite bilješke i komentirati, te kreirati ne samo taktičke planove za dan, već i vidjeti strateško kretanje prema glavnom cilju. Oni su mobilni, praktični i, što je najvažnije, učinkoviti modernim uvjetimaživot.

Primjeri programa

Kombinirajući nekoliko tehnika i uzimajući u obzir što više principa i pravila upravljanja vremenom, možete izraditi predložak programa.

Važno je razumjeti glavnu stvar: popis obaveza nije plan. Postat će plan tek kada bude mogao živjeti u skladu s pravilom Briana Tracyja: "Planiranje prethodi činjenju prave stvari i sprječavanju lošeg."

Ako utrošite nekoliko minuta, bit će jasno koje se stvari mogu kombinirati u blokove, koje su stvari previše globalne, ali važne i nehitne (naprotiv, treba ih podijeliti u “parne kriške”), koje stvari mogu smatrati "žabama", koje će stvari postati ugodan i ukusan desert. Možete ih prikazati u obliku dijagrama ili dijagrama, možete ih obojiti u različitim bojama.

Benjamin Franklin (Benjamin Franklin) bio je sin sapunara, ali je zahvaljujući samoorganizaciji i disciplini briljirao u mnogim područjima: u politici, diplomaciji, znanosti, novinarstvu. Jedan je od osnivača Sjedinjenih Američkih Država – sudjelovao je u stvaranju Deklaracije o neovisnosti i ustava zemlje.

Franklinov portret nalazi se na novčanici od 100 dolara, iako on nikada nije bio predsjednik Sjedinjenih Država. On je zaslužan za autorstvo takvih krilatice poput "Vrijeme je novac" i "Ne odlažite za sutra ono što možete učiniti danas".

• "Žabe". Svatko ima dosadne zadatke koji se stalno odgađaju za kasnije. Te se neugodne stvari gomilaju i psihički pritiskaju. Ali ako svako jutro počnete s "jedenjem žabe", to jest, prije svega, obavite neki nezanimljiv zadatak, a zatim prijeđete na ostalo, onda će postupno stvari biti u redu.
• "Sidra". To su materijalne vezanosti (glazba, boja, pokret) povezane s određenim emocionalnim stanjem. "Sidra" su neophodna kako bi se prilagodili rješavanju određenog zadatka. Na primjer, možete se osposobiti za rad s poštom uz klasičnu glazbu, a kad god se osjećate previše lijeni za istovar inboxa, samo trebate uključiti Mozarta ili Beethovena da uhvatite pravi psihološki val.
• Odrezak od slona. Što je zadatak veći (napišite disertaciju, naučite strani jezik i tako dalje) i što je rok teži, to je teže započeti njegovu provedbu. Razmjer je ono što plaši: nije jasno odakle početi, hoće li biti dovoljno snage. Takvi se zadaci nazivaju "slonovi". Jedini način da “pojedete slona” je da od njega skuhate “odreske”, odnosno da veliki posao razbijete na nekoliko malih.

Važno je napomenuti da Gleb Arkhangelsky veliku pažnju posvećuje ne samo racionalizaciji radnih procesa, već i odmoru (puni naslov njegovog bestselera je "Vremenski pogon: kako živjeti i raditi u vremenu"). Uvjeren je da bez lijepo se odmorite, koje uključuje zdrav san I tjelesna aktivnost nemoguće biti produktivan.

Izlaz

Planirajte svaki svoj dan. U tome će vam pomoći Todoist, Wunderlist, TickTick i drugi slični programi i servisi. Podijelite složene velike zadatke na jednostavne male. Radite najneugodniji posao ujutro kako biste ostalo vrijeme mogli raditi samo ono što volite. Razvijte okidače koji će vam pomoći da se nosite s lijenošću i ne zaboravite u svoj raspored uključiti odmor.

Francesco Cirillo metoda

Možda niste upoznati s imenom Francesco Cirillo, ali sigurno ste čuli za Pomodoro. Cirillo je autor ove poznate tehnike upravljanja vremenom. Svojedobno je Francesco imao problema sa učenjem: mladić se ni na koji način nije mogao koncentrirati, cijelo vrijeme je bio ometen. U pomoć je priskočio jednostavan kuhinjski mjerač vremena u obliku rajčice.

Izlaz

Na početku dana napravite popis obaveza i obavite to mjerenjem vremena pomoću “pomodoros”. Ako ste bili ometeni 25 minuta, stavite simbol ' ispred zadatka. Ako je vrijeme isteklo, ali zadatak još nije dovršen, stavite + i posvetite mu sljedeći "pomodoro". Tijekom petominutne pauze potpuno se prebacite s posla na odmor: prošećite, slušajte glazbu, popijte kavu.

Dakle, evo pet osnovnih sustava upravljanja vremenom pomoću kojih možete organizirati svoj dan. Možete ih detaljnije proučiti i postati apologet jedne od metoda, ili možete razviti vlastitu kombinirajući različite metode i tehnike.

GTD - alternativa upravljanju vremenom

David Allen, tvorac GTD metodologije, jedan je od najpoznatijih teoretičara osobne učinkovitosti. Njegova knjiga Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity proglašena je najboljom poslovnom knjigom desetljeća od strane Time magazina.

Pojam Getting Things Done je dobro poznat pojam, a mnogi ga pogrešno poistovjećuju s upravljanjem vremenom. Ali čak i sam Allen GTD naziva "tehnikom povećanja osobna učinkovitost».

Evo kako je stručnjak na tu temu objasnio razliku između upravljanja vremenom i GTD-a.

Ovo nije upravljanje vremenom. Upravljanje vremenom je nemoguće. Svi imaju isti broj sati u danu. Ono što nije važno nije količina vremena, već ono čime ga ispunjavate. Morate biti u stanju obraditi velike tokove dolaznih informacija, odrediti koje su akcije potrebne za postizanje ciljeva i, naravno, djelovati. GTD je o tome. To je određeni način razmišljanja i življenja. GTD također govori o stanju protoka i smanjenju psihičkog stresa.

Vjačeslav Suhomlinov

Spremni za svađu? Dobrodošli u komentare. Što mislite više o GTD-u - upravljanje vremenom ili osobna učinkovitost? Također nam recite koje vam tehnike pomažu organizirati dan.

Prisjetite se svojih najvećih neuspjeha u životu. Svađe, nesporazumi koji su vam na negativan način promijenili cijeli život. Neuspjeli ispiti, razgovori za posao i sl. Razlozi ovakvih neuspjeha su slični, u pravilu su posljedica loše pripreme i ishitrenih radnji, u nastavku ćemo pogledati kako sve napraviti i isplanirati svoj dan/tjedni.

Što će se dogoditi ako sportaš prestane trenirati mjesec dana prije Olimpijskih igara - vještine i mišićna snaga će značajno oslabiti i on će uzeti jednu od posljednja mjesta. Kao i u sportu, u svakom poslu koji vam treba dobra priprema, bez kojih su šanse za uspjeh uvelike smanjene.

Ključni čimbenik u pripremi je planiranje. Postoji "Pravilo 6 P": Ispravno poduzeto planiranje sprječava degradaciju performansi.

Evo 7 načina da završite stvari pravilno planiranje dana, tjedana.

Metoda 1: Napravite popis obaveza za taj dan

Čemu služi popis zadataka?

Prvo, pogledajmo kako funkcionira naš mozak. Utvrđeno je da ne možemo držati pod kontrolom najviše 7+-2 slučaja ili važne misli u našim glavama. Da biste to potvrdili, izbrojite koliko je krugova prikazano na slikama:

Riža. jedan	Riža. 2	Riža. 3

Riža. 4	Riža. pet

Najvjerojatnije, da bi se odredio broj objekata na slikama 1, 3 i 4, dovoljan je jedan pogled.

A za brojke 2 i 5 jedan pogled nije bio dovoljan, trebalo je računati zasebno. Što su objekti manji, to je lakše upravljati njima. Granica mozga dolazi kada broj postane veći od 7+-2.

Isti je slučaj i s mislima, u isto vrijeme u glavi ne možemo pohraniti više od 7 + -2 zadatka, ostalo se zaboravlja.

Zamislite stvarnu životnu situaciju

Ustaneš ujutro i ideš na posao, usput se sjetiš da:

Morate kupiti dar za rođendan voljene osobe;
- Plaćajte internet, dok se ne isključi.

Kada ste stigli na posao:

Saznajte da trebate pripremiti izvješće već danas;
- Ušao sam, kolega je tražio da bacim predložak ugovora;
- Nakon jutarnjeg sastanka za planiranje, šef me zamolio da napravim 3 stvari.

Glava je već puna, ali vrijeme ne staje, može vas nazvati klijent, bliska osoba, kolega, može se dogoditi nepredviđena situacija itd. Što se događa u takvom slučaju? Nešto zaboravimo. Ako zaboravimo kupiti hranu u trgovini, onda se, naravno, neće dogoditi ništa strašno, ali možete zaboraviti nešto važnije: nemojte dolaziti na važan sastanak, uzimati lijekove itd.

Osim toga, što više stvari imamo u glavi, to su naše analitičke sposobnosti sve gore, jer se energija troši na pamćenje informacija.

Prednosti prijenosnog računala

Prijenosno računalo - uklanja sve gore opisane probleme i ima sljedeće prednosti u odnosu na rad iz memorije:

1) Zapisivanje je uvijek brže od pamćenja. Na primjer, zapišite mobilni telefon 10-100 puta brže od pamćenja. Također s poslom.

2) Ušteda energije. Kako ne bismo zaboravili važno, često se sjećamo, na to se troši energija. Prijenosno računalo rješava ovaj problem.

3) Pouzdanost. Što je perom napisano, sjekirom se ne može posjeći. Svaki posao se može zaboraviti, na pozadini umora, emocija ili drugih stvari. Ali ako su zadaci zapisani, zaboravljanje je puno teže.

Popis zadataka možete držati na običnom listu, bilježnici, ali bolje je ako je to bilježnica, jer ima kalendar. Popis zadataka za dan može biti na računalu ili tiskana kopija. Najvažnije je da ga imate, jer je to osnova za planiranje, kao temelj kuće. Ako kuća nema temelj, onda je maksimum koji se može izgraditi mala jednokatna konstrukcija bez grijanja od plastike ili šperploče. Također, u planiranju, naravno, možete bez popisa zadataka za dan ili bilježnice, ali ćete biti jako ograničeni u svojim mogućnostima.

Najvažnija stvar na popisu obveza ili bilježnici je popis stvari koje treba obaviti tijekom dana. Drugi najvažniji dio je kalendar u kojem se mogu vidjeti zadaci koje je potrebno obaviti na određeni dan. Stoga je bilježnica poželjnija od običnog popisa, jer tamo postoji kalendar.

Metoda 2: Radite s popisom obaveza svaki dan

Najvažnije je kod rada s organizatorom vremena ili bilježnicom raditi po prethodno izrađenom planu. Da biste to učinili, redovito pregledavajte svoju bilježnicu kako biste saznali jeste li učinili sve što ste planirali za danas. Popis možete vidjeti nakon što dovršite trenutni zadatak. Vrlo je važno staviti u svoj organizator važne stvari koje morate učiniti danas.

Metoda 3: Prvo napišite, a zatim učinite

Ako stigne novi zadatak, a nije hitan, onda ga najprije zapišite u bilježnicu i nastavite tek kada dođe do njega. Svaki novi zadatak čini se vrlo važnim i počinjemo preuzimati sve zaredom: provjeriti poštu, napraviti Telefonski pozivi itd. Ali čim prvo počnete zapisivati ​​sve dolazne zadatke u bilježnicu, vidjet ćete da se pored ovog unosa nalaze važniji zadaci.

Svim pokretima desne strane tijela upravlja lijeva hemisfera mozga, koja je odgovorna za logiku. Kad napišemo novi zadatak desna ruka, tada aktiviramo lijevu hemisferu našeg mozga koja je odgovorna za logiku. Aktiviranje logike kada pišete desnom rukom pomoći će nam da donesemo bolje odluke.

Zapisujući sve u bilježnicu prije nego počnete raditi, moći ćete obaviti najvažnije zadatke tijekom dana i moći ćete se oduprijeti sporednim zadacima koji vam neprestano odvlače pažnju.

4 način. Prvo važni, a onda hitni poslovi

Sve planirane zadaće potrebno je izvršiti prema njihovoj važnosti, a zatim do trenutka izvršenja. Počevši od najvažnijih i postupno prijeđite na manje važne. Zapišite zadatke u svom planu za danas prema njihovoj važnosti, zatim razvrstajte po hitnosti i počnite raditi s najvišim prioritetom.

Na primjer, prijatelj vas je nazvao na razgovor. Telefonski poziv, hitna stvar, jer telefon trenutno zvoni, ali možda nije važno. Ako imate značajnije zadatke, na primjer, pripremiti izvješće o radu, onda je bolje prvo obaviti sve važnije poslove, posebno izvješće, a zatim, ako ima vremena, nazvati i razgovarati s prijateljem . Ali ne obrnuto, inače, zbog beznačajnog poziva, možda nećete imati vremena obaviti važnije stvari.

Važnost nad hitnošću. Hitne poslove treba preuzimati samo ako vladate situacijom i sigurni ste da ćete imati vremena za sve važnije.

5 načina: elektronički organizator

Postoji ogroman broj elektroničkih bilježnica. Elektronički dnevnik ima neosporne prednosti u odnosu na papirnate:

A. Uštedite vrijeme. Na elektroničkom dnevniku ne trebate prepisivati ​​zadatke s prethodnog dana na tekući, a možete s njim raditi i na računalu i na telefonu ili tabletu, sinkronizirajući podatke na svim uređajima.

B. Volumen i brzina: Možete vrlo brzo kopirati veliku količinu informacija u elektronički dnevnik za daljnji rad. Na primjer: želite navečer ispeći pitu od banane i prije odlaska u trgovinu morate unaprijed zapisati potrebne sastojke. Ako imate elektronički organizator, tada možete brzo kopirati cijeli recept s interneta u dnevnik, u samo nekoliko sekundi. U isto vrijeme, da biste ručno zapisali samo sastojke na komad papira, trebat će vam više vremena nego za cijeli recept u u elektroničkom formatu. A u trgovini će biti dovoljno uključiti dnevnik na telefonu da brzo shvatite što kupiti.

B. Pogodnost. Nezgodno je koristiti običnu bilježnicu u prijevozu, u trgovini, na odmoru, na tim mjestima je teško zapisivati ​​i gledati bilješke, jer je papirnati dnevnik velik i trebate 2 ruke da ga otvorite. Ali elektronička bilježnica na telefonu uvijek će biti s vama, gdje god se nalazili: prijevoz, trgovina, ulica. Možete brzo pisati bilješke na računalu, a zatim ih sinkronizirati da bi te bilješke bile na telefonu za nekoliko sekundi.

Metoda 6: Planirajte sljedeći dan navečer

Napravite plan akcije za sljedeći dan unaprijed, najbolje vrijeme je kraj radnog dana prije nego što odete kući. Ova jednostavna radnja pomoći će vam da bolje zaspite, jer često je uzrok nesanice to što navečer u sjećanju pređemo sve važne stvari koje treba obaviti sutra kako ih ujutro ne bismo zaboravili. I upravo nas te misli sprječavaju da se opustimo i mirno zaspimo, ali ako zapišete sve svoje planove osigurat ćete ne samo miran san, već i večer.

Osim toga, kada unaprijed napravite plan, vaša će podsvijest cijelu noć neprestano raditi na tome kako najbolje izvesti planirano. Rješenje složenih problema može vam doći za doručkom, na putu do posla ili čak usred noći. Nove ideje najčešće dolaze ujutro i iskoristit ćete ovo vrijeme maksimalnu korist, dovoljno je samo unaprijed napisati popis obaveza za sljedeći dan.

Inače, ako imate pitanja na koja želite dobiti odgovor, onda prije nego što zaspite i zatvorite oči, postavite ih sebi, po mogućnosti naglas i odmah zaspite. A ujutro se pripremite da odmah zapišete sve misli koje se mogu pojaviti u trenutku kada se probudite ili kasnije.

Metoda 7: Zakažite složene zadatke za vrhunac svoje aktivnosti

Napravite plan za dan tako da posao koji zahtijeva puno energije padne na vrhunac vaše aktivnosti, kada imate puno energije i budete što produktivniji. U pravilu, vrhunac aktivnosti počinje ujutro, jer nakon sna imate puno snage i svježe glave, no događa se da se vrhunac aktivnosti može dogoditi i tijekom dana, pa čak i navečer.

Aktivnosti koje troše najviše energije su stvari za koje nema talenta. Obično su to stvari koje najviše ne želite raditi. Ovi zadaci u upravljanju vremenom nazivaju se žabama, jer je te zadatke neugodno početi raditi. U upravljanju vremenom postoji pravilo – započnite dan sa žabom, tj. od neugodne afere. Ovo pravilo omogućit će vam da radite učinkovitije, jer obično ujutro imate najviše snage, a te su snage iznimno važne za obavljanje najneugodnijeg posla.

Navest ću primjer iz života, imam tehnički način razmišljanja, pa su mi točne znanosti poput: Fizika i matematika lake, ali teže je s humanitarnim predmetima, pa sam se u školi često pripremao za test iz engleskog ujutro. Ustajao sam 1-2 sata prije škole i učio engleski. Ujutro sam imao najviše energije, pa mi je u ovo vrijeme bilo lakše težak zadatak za koje sam imao najmanje talenta. Rezultati pripreme nadmašili su sva moja očekivanja, dobio sam odličan ili dobar u predmetu koji mi se nije svidio.

Planirajte najneugodnije zadatke za vrhunac aktivnosti, na primjer, ujutro i vidjet ćete kako ćete raditi više i kako će se vaša osobna učinkovitost povećati.

p.s. Ako imate bilo kakvih poteškoća ili pitanja o članku koji ste pročitali, kao i o temama: psihologija (loše navike, iskustva i sl.), prodaja, poslovanje, upravljanje vremenom i sl., pitajte me, pokušat ću pomoći. Moguća je i Skype konzultacija.

P.P.S. Također možete pohađati online trening "Kako dobiti 1 sat dodatnog vremena". Pišite komentare, svoje dodatke ;)

Pretplatite se putem e-pošte Dodajte sebe