Prawidłowe wykonanie aktu pojednania wzajemnych rozliczeń. Czym jest akt pojednania

Ustawa o pojednaniu- dokument odzwierciedlający stan wzajemnych rozliczeń między stronami na określony czas. Do chwili obecnej obowiązujące prawodawstwo nie przewiduje standardowej formy aktu pojednania wzajemnych rozliczeń i może zostać opracowane przez organizację inicjującą na podstawie przykładowego aktu pojednania wzajemnych rozliczeń. Przy sporządzaniu aktu pojednania wskazane jest przestrzeganie standardowe wymagania przedstawiony w pierwotnej dokumentacji.

Akt uzgodnienia jest sporządzany przez dział księgowości, a następnie zatwierdzany pieczęciami i podpisami głównego księgowego i kierownika. Jeżeli dokument jest podpisany wyłącznie przez księgowego, dokument będzie miał charakter techniczny i nie zostanie zaakceptowany jako dowód w sądzie. W takim przypadku przy uzgadnianiu przez pełnomocników, dla nadania dokumentom mocy prawnej, niezbędne jest posiadanie odpowiednich pełnomocnictw.

Jeżeli jedna ze stron zaniedba swoich zobowiązań, Ustawa o pojednaniu może stanowić jedynie poszlakowy dowód uznania przez dłużnika kwoty lub istnienia długu. Jeśli jednak złożysz wniosek do sądu, bez przedstawienia aktu pojednawczego, sprawa zostanie Ci zwrócona z powodu niewystarczających wymagań.

Uchylanie się od podpisania aktu pojednania może stać się podstawą rozpoznania sprawy w sądzie lub stanowić dowód odmowy uznania długu.

Pomimo tego, że przepisy nie wymuszają na stronach obowiązku stosowania aktów pojednawczych w procesie współpracy, nie należy lekceważyć wagi przeprowadzenia pojednania i podpisania odpowiednich aktów. Inicjatorem pojednania może być dowolna ze stron.

Szczególnie ważne jest podpisanie aktu pojednania wzajemnych rozliczeń w następujących przypadkach:

Przeprowadzanie regularnych transakcji lub regularne świadczenie usług;
- świadczenie odroczonych płatności;
- wysoki koszt towarów lub usług;
- dostarczanie szerokiej gamy produktów.

Za pomocą próbki wypełniającej z reguły sporządza się akt pojednawczy w formie rejestru. Zgodnie z kolejnością wypełniania przygotowywane są 2 kopie dokumentu, które są wysyłane do Twoich partnerów.
Po inwentaryzacji akty są podpisywane, a jedna wersja jest zwracana inicjatorowi.

Najbardziej obiektywną informacją będzie to, czy rozliczenie przeprowadzasz od momentu rozpoczęcia współpracy, czy od momentu ostatniego offsetu.

Dla wygody uzgodnienia i podpisanie odpowiednich aktów można połączyć z obowiązkową coroczną inwentaryzacją.

Ponadto, jeśli uzgodnienia są przeprowadzane regularnie, możesz sprawdzić jedną pozycję, która spowodowała nieporozumienia, np. konkretną umowę, towar itp.

Ponieważ prawo nie zobowiązuje Twojego kontrahenta do przeprowadzania rozliczeń na Twoje żądanie, umowa może początkowo przewidywać konieczność przeprowadzania tych zdarzeń z określoną częstotliwością. Następnie należy podpisać akt pojednania wzajemnych rozliczeń.

Kontrola jest kluczem do prowadzenia udanego biznesu. Współpracując z różnymi kontrahentami, należy dobrze znać informacje i nie zapominać od czasu do czasu potwierdzać słowa liczbami rzeczywistymi. Właśnie po to w nowoczesnym zarządzaniu dokumentami istnieje akt pojednania wzajemnych rozliczeń.

Opis dokumentu

Relacji między partnerami nie można budować wyłącznie na zaufaniu. Oprócz uczuć muszą istnieć prawdziwe fakty, które w każdej chwili mogą potwierdzić lub obalić różne podejrzenia. Każda czynność jest w rzeczywistości związana z nabyciem lub sprzedażą czegoś. Niektórzy produkują towary lub świadczą usługi, inni kupują je, zawierając odpowiednią umowę. Obaj muszą okresowo kontrolować swoje wydatki.

W tym celu wykorzystują akt pojednania wzajemnych rozliczeń. W jakich przypadkach konieczne staje się sporządzenie takiego dokumentu? Powody mogą być bardzo różne:

1. Jeżeli jedna ze stron dostarcza swój towar bez przedpłaty lub w ratach.
2. W przypadku sprzedaży szczególnie cennego produktu.
3. Przedsiębiorstwo ma duża liczba partnerów, z których każdy dostarcza towary w dość szerokim zakresie.
4. W przypadku długoterminowej i stałej współpracy kontrahentów.
5. W sytuacji, gdy obie strony decydują się na rozszerzenie zakresu swojej relacji poprzez zawieranie nowych umów.

Każdy z tych powodów może służyć jako powód do żądania od partnera aktu pogodzenia wzajemnych rozliczeń. Nie należy tego postrzegać jako nieufności lub uprzedzeń.

Ważne szczegóły

Każdy księgowy wie, czym jest akt pogodzenia wzajemnych rozliczeń. Nie ma w tym nic dziwnego, bo to oni muszą to skomponować. W takiej sytuacji wymagany jest pracownik, który posiada określone informacje. Aby skompilować taki dokument, musisz zebrać dane z różnych kont:

• od wcześniej wydanych zaliczek;
• według dochodu;
• zgodnie z przyjętymi zobowiązaniami;
• zgodnie z istniejącymi niedoborami.

Tylko księgowy ma dostęp do takich informacji. W kierunku głowy zbiera niezbędne informacje i sporządza je w formie dokumentu określonej próbki. Jednak ostatecznie odpowiedzialność za dostarczone dane jest Główny księgowy. Jeśli nie ma widocznych rozbieżności między partnerami, to podobna forma jako potwierdzenie wyników działań za określony okres. Niektórzy księgowi postępują w ten sposób, gdy okazuje się, że pierwotne dokumenty transakcji zaginęły lub są po prostu zbyt leniwi, by ich szukać. Nie zwalnia to jednak ich z odpowiedzialności za dostarczone informacje.

Procedura

Jak sporządzić akt pojednania wzajemnych rozliczeń? Przykładowe wypełnienie będzie spójną prezentacją konkretnych informacji.

Każdy taki akt musi zawierać następujące informacje:

1. Nazwa dokumentu.
2. Okres, na jaki został wykonany.
3. Nazwa kontrahentów.
4. Podstawa transakcji (umowa, umowa).
5. Daty, liczby i dane szczegółowe zaczerpnięte z dokumentów pierwotnych (polecenia zapłaty, faktury i inne). Zawierają informacje, które potwierdzą dostawę lub opłacenie towaru. Takie informacje, dla ułatwienia percepcji, są zwykle gromadzone w tabeli podzielonej na dwie części. W takim przypadku każda ze stron ma możliwość odrębnego wskazania danych, którymi dysponuje.
6. Podpisy przedstawicieli każdej ze stron.

Dokument musi być sporządzony w dwóch egzemplarzach, aby każda organizacja mogła go przechowywać. Podpis głównego księgowego musi być tutaj obowiązkowy. A czasami może być jedyny. Można to zrobić w przypadkach, gdy nie ma rozbieżności w danych. Najczęściej jako potwierdzenie wymagany jest również podpis kierownika przedsiębiorstwa.

Automatyzacja księgowości

Niektórzy pracownicy są zainteresowani sporządzeniem aktu pojednania wzajemnych rozliczeń, jak go wypełnić w programie 1C: Księgowość? Nie ma tu szczególnych trudności. Dzięki komputerowi praca jest znacznie łatwiejsza.

Wystarczy wykonać kilka kolejnych operacji:

1. Przejdź do sekcji „Sprzedaż” lub „Zakupy” (jeśli to konieczne). Następnie w zakładce „Rozliczenia z kontrahentami” wybierz „Akt uzgodnienia”.
2. Będąc wewnątrz wybranego dziennika należy kliknąć przycisk „Utwórz”, a następnie przejść do zakładki „Akt uzgodnienia z kontrahentami”. Pojawi się okno dialogowe, które można wypełnić na dwa sposoby: automatycznie lub ręcznie. Specjalista wybiera dla siebie dokładnie to, czego potrzebuje.
3. Wybierz zakładkę „Według danych organizacji”, następnie kliknij „Wypełnij” i określ żądanie przyciskiem „Wypełnij zgodnie z danymi księgowymi”. Na ekranie pojawi się lista wszystkich wykonanych transakcji. Jeśli potrzebujesz informacji o wszystkich umowach na określony okres, wystarczy zaznaczyć pole „Podziel według umów”.
4. Zanotuj „Uzgodnione pojednanie”.
5. Znajdź zakładkę „Dodatkowe” i wybierz z listy osoby potrzebne do podpisania aktu.

Pozostaje tylko spisać ten dokument i będzie można go wysłać do druku.

Zasady kompilacji dokumentu

Księgowi często muszą dokonać aktu pogodzenia wzajemnych rozliczeń. Przykład opracowania i wypełnienia takiego formularza jest ściśle indywidualny dla każdej organizacji. Biorąc pod uwagę, że prawo nie przewiduje żadnych rygorystycznych ujednolicona forma, pracownicy każdego przedsiębiorstwa są zmuszeni do samodzielnego jej tworzenia, kierując się Główne zasady i wymagania:

1. Każdy akt zaczyna się od „nagłówka” zawierającego wstępne informacje o partnerach.
2. Następnie pojawia się standardowa fraza używana we wszystkich umowach. Twierdzi, że niżej podpisani przedstawiciele obu stron sporządzili ten akt, potwierdzając następujący stan księgowy.
3. Pod tymi słowami znajduje się już znana tabela. Pierwsza linia to „saldo na początku okresu”. Dalej następują operacje, podzielone na „debet” (wykonywanie pracy lub dostawa towarów) i „kredyt” (płatność). Następnie następuje saldo na koniec tego okresu. A tabela kończy się obliczeniem długu.
4. Podpis osób upoważnionych musi być potwierdzony okrągłą pieczęcią firmy.

Zamiast głowy akt może podpisać inna osoba. Aby to zrobić, potrzebujesz pełnomocnictwa, które da mu takie upoważnienie. Nawiasem mówiąc, w sądzie jego brak może podważyć cały dokument.

Niektóre przedsiębiorstwa (zwłaszcza małe firmy) budują swoją pracę na całkowitym zaufaniu do przedsiębiorstwa partnerskiego.

W ich praktyce prowadzenia dokumentacji finansowej brakuje tak ważnego i wymagany dokument, jako akt pojednania wzajemnych rozliczeń.

W ten sposób pozbawiają się niezbędnej argumentacji przy podejmowaniu decyzji kwestie sporne związane z zadłużeniem, krótkimi dostawami itp.

Czym jest akt pojednania

Akt uzgodnienia wzajemnych rozliczeń to specjalny dokument, za pomocą którego partnerzy biznesowi (dostawcy i kupujący) dokonują wyjaśnień w przypadku rozbieżności lub potwierdzają poprawność obliczeń za określony czas.

Formularz dla tego dokumentu może być sporządzony przez przedsiębiorstwa partnerskie we własnym zakresie, ponieważ nie ma formularzy oficjalnie zatwierdzonych na podstawie prawnej. Ale są zalecenia, jak to zrobić.

Kto potrzebuje tego dokumentu?

Akt uzgodnienia wzajemnych rozliczeń może być wymagany w następujących przypadkach:

1. w przypadku dostarczenia kupującemu towaru lub usługi opóźnienia w dokonaniu obowiązkowej płatności;
2. Przy stałej współpracy (partnerstwie) pomiędzy kupującym a dostawcą;
3. Jeśli asortyment towarów obejmuje dużą liczbę pozycji, a dostawcami są różni partnerzy.
4. Gdy koszt usług lub towarów jest wysoki;
5. Przy rozszerzeniu współpracy lub podpisaniu dodatkowych umów.

Możliwe jest jednostronne pogodzenie realizacji głównych umów

Będzie to stanowić zabezpieczenie, jeśli partner odmówi sporządzenia protokołu uzgodnienia, ponieważ po prostu nie chce ponownie zagłębiać się w dokumentację księgową (faktury, faktury, polecenia zapłaty itp.).

Akty uzgadniania wzajemnych rozliczeń są kompilowane i dalej weryfikowane przez księgowego przedsiębiorstwa. Zaleca się sporządzenie go w formie rejestru, który powinien obejmować wszystkie transakcje finansowe za określony okres (np. za kwartał).

Forma aktu pojednania wzajemnych rozliczeń musi być sporządzona w dwóch egzemplarzach.

Każdy z nich podpisywany jest przez kierownika i głównego księgowego przedsiębiorstwa inicjatora audytu. Ich podpisy są ostemplowane.

Oba wystąpienia formularza są następnie wysyłane do przedsiębiorstwa partnerskiego. Muszą być również podpisane przez dyrektora i księgowego tego przedsiębiorstwa, a następnie poświadczone ich podpisy pieczęcią.

Następnie jeden egzemplarz aktu zostaje zwrócony przedsiębiorstwu inicjującemu kontrolę.

Zgodnie z wynikami uzgodnienia dane na formularzach z obu przedsiębiorstw muszą się zgadzać. W przypadku ich rozbieżności przedsiębiorstwo, w którym są zidentyfikowani, musi dostarczyć dokument towarzyszący lub pisemne wyjaśnienie w ustawie dotyczące przyczyn rozbieżności.

Jeżeli jedno z przedsiębiorstw ma dług finansowy wobec drugiego, zaleca się wskazanie terminu, w którym podpisany odpis aktu musi zostać zwrócony przedsiębiorstwu przez wierzyciela. W takim przypadku ustawa musi wskazywać termin wymagalności długu.

Podpisując ustawę, wraz z warunkami spłaty długu, dłużnik wyraża zgodę na ustalone warunki i zobowiązuje się do zapłaty wszystkich określonych kwot w uzgodnionym terminie.

Akt pojednania będzie stanowił niepodważalny fakt dowodzący przed sądem winy oskarżonego”

W przypadku nieprzestrzegania podpisanych umów, przedsiębiorstwo, którego to dotyczy, może złożyć wniosek z pozew do sądu.

Jak przebiega uzgadnianie wzajemnych rozliczeń

Najczęściej uzgadnianie wzajemnych rozliczeń odbywa się na jednym z stanowisk: określonej dostawy lub artykułu towarowego, w ramach jednej umowy.

Maksymalną obiektywność można uzyskać poprzez uzgodnienie za okres po kolejnej dostawie lub ostatnim wzajemnym rozliczeniu.

Jego procedura wygląda następująco:

• Przedsiębiorstwo inicjujące sprawdza własną dokumentację, np. dostawę towaru za bieżący miesiąc oraz dokonane dla niego rozliczenia gotówkowe z dostawcą. Wszystkie dane są wprowadzane do ustawy, poświadczone odpowiednimi podpisami i pieczęcią przedsiębiorstwa. Następnie trafiają do przedsiębiorstwa, które dostarcza towar.
• Księgowy firmy dostawcy sprawdza dane określone w ustawie z dokumentami księgowymi. Jeśli pasują, są poświadczone, a jedna kopia jest zwracana do przedsiębiorstwa zajmującego się sprzedażą towarów.

Inicjatorem pojednania może stać się każde przedsiębiorstwo: dostarczające towary lub je sprzedające

Jak dokonać aktu pojednania w programie 1C: Księgowość

Akt pojednania wzajemnych rozliczeń można również wypełnić w specjalnym program komputerowy 1C: Rachunkowość, wersja ósma.

W tym celu księgowy przedsiębiorstwa dostawcy musi przejść do menu „Sprzedaż”, a księgowy przedsiębiorstwa zakupowego do menu „Zakup”. Jeśli są umieszczone w wiersz poleceń panelu głównych funkcji, znajdziesz je w odpowiednich zakładkach.

1. W zakładce „Zakupy/sprzedaż” otwórz sekcję „Rozliczenia z kontrahentami”.
2. Konieczne jest dodanie do niego nowego dokumentu: aktu pojednania wzajemnych rozliczeń. Aby to zrobić, kliknij przycisk „Utwórz”.
3. Otworzy się dokument, w którym musisz określić:
   1. kontrahent, z którym rozliczenia podlegają uzgodnieniu,
   2. waluta, w której dokonano płatności,
   3. numer umowy dostawy/kupna.
4. Akt weryfikacji w programie 1C: 8.2 zawiera kilka zakładek.
   1. W pierwszym z nich ręcznie lub za pomocą przycisku „Wypełnij” wprowadza się dane o własnym przedsiębiorstwie. Na tej zakładce kwoty finansowe należy wpisać w jednej z kolumn. Jeśli istnieje dług wobec własnego przedsiębiorstwa, to wpisuje się go w kolumnie „Obciążenie”. Jeżeli dłużnikiem jest własne przedsiębiorstwo, to w kolumnie „Kredyt”.
   2. W drugiej zakładce wypełniane są kolumny dotyczące firmy partnerskiej odbicie lustrzane z wypełnieniem pierwszej zakładki.
   3. Trzecia zakładka zawiera rachunki bieżące, z których do weryfikacji wybierany jest jeden lub więcej rachunków.
   4. Czwarta kolumna zawiera informacje o osobach podpisujących akty pojednawcze. Konfiguruje również ustawienia drukowania dokumentu.

Ten dokument nie wymaga księgowania.

5. Po zakończeniu pojednania, gdy akty zostaną podpisane przez obie strony, na dokumencie można umieścić odpowiedni znacznik, stwierdzający, że uzgodniono pojednanie. Oznacza to, że wszystkie informacje zawarte w dokumencie są chronione i nie można ich zmienić.

Możesz uprościć i przyspieszyć uzgadnianie wzajemnych rozliczeń, jeśli połączysz się z elektronicznym systemem zarządzania dokumentami SBiS. Podczas pracy z nim wykonywane są następujące operacje:

• Przedsiębiorstwo dostawcy („Sprzedawca”) przygotowuje odpowiedni dokument (akt uzgodnienia) w programie 1C: 8.2. Następnie wgrywa go do systemu SBS. Teraz pozostaje tylko przeprowadzić własną akceptację, złożyć cyfrowy podpis elektroniczny i przesłać go partnerowi (kontrahentowi) do akceptacji.
• Przedsiębiorstwo partnerskie („Kupujący”), po otrzymaniu e-mail akt uzgodnienia od kontrahenta, uzgadnia go z danymi własnego działu księgowości. Z całkowitym zbiegiem wszystkich danych nakłada na akt swój własny EDS i wysyła akt do „Sprzedawcy”. To kończy pojednanie.
• Jeśli istnieją rozbieżności, przygotowuje swoją wersję aktu pojednania, w którym dokonuje się wyjaśnień, a procedurę powtarza się tylko w odwrotnej chronologii.

Akt pojednania wzajemnych rozliczeń na nośnikach elektronicznych ma taką samą moc prawną jak na papierze.

Potwierdza to ustawa o EDS, przyjęta w 2002 roku. Może być wykorzystany w sądzie jako podstawa dowodowa, w przypadku braku innych dokumentów księgowych, jeśli pozwany lub powód nie ma zastrzeżeń.

Akt uzgadniania rozliczeń może służyć do weryfikacji płatności na rzecz organów podatkowych, Fundusz emerytalny itp. Kontrolę taką może również zainicjować sam podatnik.

Aby to zrobić, musisz złożyć odpowiedni wniosek do urzędu skarbowego. Wskazuje rodzaje płatności oraz okres, na jaki zostały uwzględnione w budżecie i który podlega uzgodnieniu. Akt tego rodzaju pojednania jest sporządzany w pełnej zgodności z wymogami instrukcji nr 276, pkt 9.4.

Zawsze możesz pobrać formularze lub przykłady sporządzania formularzy aktu pojednania z Internetu. Tutaj proponujemy spojrzeć na przykładowy akt pojednania wzajemnych rozliczeń.

Zobacz formy aktu pojednania wzajemnych rozliczeń:

Niedoświadczeni księgowi i przedsiębiorcy czasem zupełnie na próżno nie doceniają wagi regularnego uzgadniania wzajemnych rozliczeń i podpisywania odpowiednich aktów przez obie strony. Kiedy Ustawa o pojednaniu naprawdę ważne:

• jeżeli sprzedający udzieli odroczonej płatności;
• w przypadku regularnych i standardowych transakcji/świadczenia usług;
• z szeroką gamą produktów;
• w przypadku wysokich kosztów towarów/usług;
• wniosek w razie potrzeby duża liczba kontrakty i dodatkowe umowy.

Generalnie akt pojednania jest rodzajem demonstracji dobrej formy. Zawarliśmy umowę - spełniliśmy nasze zobowiązania - podpisaliśmy odpowiedni dokument. Dla tych, którzy nie akceptują tekstu, poinformuję, że chociaż sądy (patrz Uchwały Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej) zaprzeczają, jakoby aktem pojednania było uznanie kwoty długu przez dłużnika, bez aktu pojednania wzajemnych rozliczeń, sądy na ogół zwracają sprawy z powodu niewystarczających roszczeń. W rzeczywistości odmowa jest motywowana niechęcią do zagłębiania się w liczne płatności, faktury i listy przewozowe. Dlatego nie należy przerzucać odpowiedzialności z chorej głowy na zdrową i samodzielnie dbać o pogodzenie wzajemnych zobowiązań i wymagań.

Zwykle akt uzgodnienia wzajemnych rozliczeń sporządza dział księgowości organizacje, ale podpisany musi to być wyłącznie pierwsza osoba: dyrektor lub przedsiębiorca. Jeśli strony wysyłają do siebie swoich przedstawicieli w celu uzgodnienia wzajemnych rozliczeń, to zdecydowanie muszą wydać pełnomocnictwa zweryfikować jego tożsamość i nadać ustawie moc prawną. Dokument musi odzwierciedlać wszystkie transakcje za dany okres z tym partnerem.

Wydany Ustawa o pojednaniu w formie rejestru. Forma ten dokument nie jest prawnie zatwierdzony w związku z tym może być opracowany przez organizację samodzielnie, jednak przy sporządzaniu ustawy lepiej jest przestrzegać wymagań stawianych w dokumentach podstawowych. Następnie dokument w 2 egzemplarzach wysyłany jest na adres kontrahenta.

Co więcej, jeśli regularnie kontaktujesz się ze swoimi dostawcami lub klientami, możesz sprawdzić tylko jedną kwestionowaną pozycję, na przykład:

• umowa szczegółowa;
• określony artykuł;
• jedna dostawa.

W celu uzyskania obiektywnego obrazu dokonuje się uzgodnienia wzajemnych rozliczeń lub od początku związku(data podpisania umowy, data dostawy) lub od ostatniej rozliczenia.

Aby uniknąć podwójnej pracy, możesz dołączyć uzgodnienie wzajemnych rozliczeń do obowiązkowej rocznej inwentaryzacji: przed złożeniem raportu rocznego przedsiębiorca jest zobowiązany do przeprowadzenia inwentaryzacji, której celem jest identyfikacja należności i/lub zobowiązań. Jest to wymóg ust. 2 art. 12 FZ z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ.

Uzgadnianie rozrachunków z kontrahentami obejmuje sprawdzenie danych uwierzytelniających następujących rachunków:

• 205 00 000 „Obliczenia dochodu”;
• 206 00 000 „Obliczenia dotyczące wydanych zaliczek”;
• 209 00 000 „Obliczenia niedoborów”;
• 302 00 000 „Rozliczenia za zaciągnięte zobowiązania”.

Wyniki inwentaryzacji są dokumentowane w aktach pojednania. Jeżeli w trakcie inwentaryzacji zidentyfikowano rozbieżności, z czym zgadzają się obie strony, to dane księgowość należy dostosować do akceptowane przez strony decyzja. Nie należy jednak myśleć, że wystarczy „trafić w ręce”, wszystkie pierwotne dokumenty muszą zostać odtworzone i złożone do przechowywania przez obie strony.

Uzgadnianie wzajemnych rozliczeń przeprowadzane jest również:

• po zakończeniu krytycznego etapu prac (w budowie, wysyłce);
• o fakcie kradzieży, podejrzeniu kradzieży, pożarze, zalaniu itp.
• przy zmianie osób odpowiedzialnych (zatrudnienie lub zwolnienie);
• na końcu wszystkich stosunków umownych z wykonawcami.

Uzgadnianie wzajemnych rozliczeń może zainicjować dowolna strona zarówno dłużnik, jak i wierzyciel. Co więcej, konieczność takiego postępowania może wynikać ze specjalnego zarządzenia lub być zapisana w przepisach dotyczących zarządzania dokumentami w organizacji.

Wszystko byłoby dobrze, ale jest jedno ALE: sytuacje nie są rzadkością, gdy jedna ze stron oczywiście dłużnik odmawia pogodzenia wzajemnych rozliczeń i podpisanie aktu pojednania, a nawet aktu niezgody. Z reguły motywuje to tym, że u niego wszystko jest w porządku, sam to załatw, mówią, to są twoje wewnętrzne problemy z księgowością.

Niestety inicjator ugody w żaden sposób nie jest w stanie wpłynąć na kontrahenta zgodnie z prawem, można grozić odmową dalszej współpracy, ale zaszkodzi to również Twojemu biznesowi. Tutaj powinieneś wybrać mniejsze zło i na przyszłość przeliterować w umowie o:

• potrzeba uzgadniania obliczeń;
• termin takiej weryfikacji i jej częstotliwość;
• procedura przeprowadzania pojednania;
• termin podpisania aktu pojednania lub uzasadnionej odpowiedzi o niezgodzie z jego wynikami;
• wstępne zatwierdzenie formy aktu pojednania.

Najskuteczniejszą klauzulą ​​umowy w zakresie uzgodnienia wzajemnych rozliczeń są kary w przypadku niedotrzymania warunków umowy. Jeśli nic nie pomaga, jedynym wyjściem jest pójście do sądu.

Dokumenty, bez względu na to, jak się nimi opiekujesz, czasami się gubią. Nie docierają do Twoich odbiorców lub nie masz dokumentów dostawcy. A to prowadzi do różnych kwot zadłużenia w księgowości organizacji. Uzgadnianie długów z kontrahentami pomaga zidentyfikować takie nieporozumienia.

W tej procedurze nie ma nic skomplikowanego. Tylko to wyróżnia się dużą ilością pracy. Regularność uzgadniania obliczeń zależy od Twoich chęci i możliwości. Ale raz w roku – podczas corocznej inwentaryzacji – jest to obowiązkowe. Tym samym potwierdzane jest saldo rachunków rozliczeniowych.

W jaki sposób:

• rozstrzygać spory w akcie pojednania ugód
• spłacić długi na mocy aktu pojednania

przeczytaj ten artykuł.

1. Czym jest akt pojednania i przykład jego realizacji?

2. Czy księgowy może podpisać akt pojednania?

3. Kto powinien dokonać aktu pojednania?

4. Spory w akcie pojednania rozliczeń

5. Co powinien zrobić księgowy, jeśli w księgowości jego organizacji nie ma dokumentów?

6. Co powinien zrobić księgowy, jeśli na koncie kontrahenta nie ma dokumentów?

7. Spłata długu na podstawie aktu pojednania

8. Uzgodnienie z kontrahentami w 1Cwersja 8.3

Więc chodźmy w porządku.

1. Czym jest akt pojednania i przykład jego realizacji?

Akt pojednania─ jest to dokument, który odzwierciedla rozliczenia między organizacjami za pewien okres. Sprzedawca w takim akcie wykazuje powstanie należności kupującego i otrzymaną od niego zapłatę. A nabywca ─ swoje rozliczenia wobec dostawcy, z którym uzgadnia rozliczenia, i jego spłatę.

Akt pojednania jest podpisany i opieczętowany przez obie organizacje (jeśli takie istnieją).

Nie ma zatwierdzonej formy aktu pojednania. Co więcej, nie jest to dokument podstawowy. Dlatego przy opracowywaniu formularza mogą korzystać z danych pierwotnego dokumentu, które są określone w ustępie 2 artykułu 9 prawo federalne„O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.

I zrozum, że akt pojednania, jak każdy inny akt między organizacjami, jest dwustronny. Musisz więc podać odpowiednie pola na podpisy.

Zazwyczaj akt pojednania podpisują główny księgowy i kierownik.

Możesz wypełnić akt, wymieniając transakcje biznesowe dla każdej organizacji, ale wygodniej jest to zrobić w kontekście umów. Wtedy, w przypadku rozbieżności, od razu będzie jasne, w ramach której umowy obroty się nie zbiegają.

Wypełnij akt pojednania tylko w pieniądzach.

Przykład wypełnienia aktu pojednania. Metel LLC, dostawca tkanin, sporządził akt pojednania z atelier Vyuga LLC na dzień 31 marca 2018 roku.

Osoba odpowiedzialna za sporządzenie aktu pojednania w Metel LLC wypełniła go w dwóch egzemplarzach, podpisała z dyrektorem i głównym księgowym i przesłała do Vesna LLC.

Vesna LLC sprawdziła obroty, wypełniła oba egzemplarze aktu ze swojej strony, podpisała i przesłała jeden wypełniony akt do Metel LLC. Po wprowadzeniu poświadczeń w obu organizacjach akt pojednania wygląda tak.

W tym przykładzie obie organizacje potwierdzają, że Vesna LLC ma dług wobec Metel LLC w wysokości 150 000 rubli.

2. Czy księgowy może podpisać akt pojednania?

W organizacjach, które mają wielu kontrahentów i regularnie rozliczają się z nimi, główny księgowy i kierownik muszą spędzać dużo czasu na podpisaniu aktów rozliczeniowych.

Aby zwolnić czas, dla jednego z księgowych wystawiane jest pełnomocnictwo. Dzięki temu może podpisać każdy akt pojednania. Jednocześnie może nadal sprawdzać poprawność redagowania ustaw przez kolegów.

3. Kto powinien dokonać aktu pojednania?

Inicjatorem uzgodnienia zadłużenia z kontrahentem może być dowolna strona transakcji. W przepisy prawne nie określono obowiązku pojednania między organizacjami. To jest prawo firm. Dlatego możliwe i konieczne jest uregulowanie trybu i częstotliwości uzgadniania rozliczeń w umowach.

W firmach księgowość nie zawsze jest zaangażowana w sporządzanie aktów uzgadniania i wysyłanie ich do kontrahentów. Z polecenia kierownictwa mogą to być inni pracownicy – ​​ci, którzy pracują bezpośrednio z nabywcami i dostawcami.

W wielu programach księgowych, w tym 1C, rozliczanie rozliczeń z kontrahentem jest zorganizowane na oddzielnych subkontach - kartach. Dzięki temu, jeśli wszystkie dokumenty zostaną wprowadzone do systemu terminowo, rozładowanie obrotów dla konkretnej karty nie jest trudne. A pytanie: „Kto powinien dokonać aktu pojednania” nie budzi większych kontrowersji.

Wynikiem uzgodnienia może być:

• akt podpisany przez kontrahenta, w którym nie ma sporów
• akt sporny

Pojednanie bez sporów jest najbardziej optymalne i proste dla księgowego. Co zrobić, gdy jest spór?

4. Spory w akcie pojednania rozliczeń

Głównym powodem nieporozumień w akcie uzgadniania rozliczeń jest odzwierciedlenie dokumentów w księgowości jednej organizacji i nieuwzględnienie tych samych dokumentów w księgowości innej.

Jest to możliwe, jeśli:

1. dokumenty nie dotarły do ​​kontrahenta
2. wewnątrz firmy dokumenty nie były przekazywane do księgowego w celu odzwierciedlenia w rachunkowości
3. księgowania na dokumentach w pierwszej spółce zostały dokonane w jednym okresie, a w drugiej ─okres wcześniej lub później

Ponadto może nie być dokumentów:

• na koncie Twojej firmy
• na rachunku kontrahenta

Podczas sprawdzania aktu uzgodnienia rozliczeń, który został dostarczony przez kontrahenta, natychmiast staje się jasne, w których dokumentach występują spory.

5. Co powinien zrobić księgowy, jeśli w księgowości jego organizacji nie ma dokumentów?

Sytuacja 1: firma ─ nabywca wartości materialnych

Krok pierwszy. Należy sprawdzić, czy te dokumenty zostały zaksięgowane w innym okresie, np. po okresie rozliczeniowym. Jeśli nie masz dokumentów, na których istnieją rozbieżności w akcie uzgodnienia rozliczeń w rachunkowości, przejdź do kroku 2.

krok drugi. Uczyć się od odpowiedzialny oficer firmę, która współpracuje z kontrahentem i czy zapomniał przekazać dokumenty zakupu do działu księgowości. Jeśli zapomniałeś, natychmiast odbierz dokumenty i sprawdź ich zgodność z tym, co kontrahent wskazał w raporcie uzgodnienia, i zapisz je.

Krok trzeci. Poproś kontrahenta o wydanie duplikatów niezarejestrowanych dokumentów. Odbieraj, sprawdzaj i trzymaj na koncie.

Na każdym z tych kroków możesz napotkać jedną z opcji:

1. kontrahent zarejestrował Twoje należności przedwcześnie. Na przykład, zgodnie z warunkami umowy, przeniesienie własności ─ w momencie odbioru towaru przez kupującego. Pracownicy Twojej firmy odebrali towar w miesiącu następującym po uzgodnieniu. Możesz podpisać akt z rozbieżnościami i wskazaniem przyczyny
2. dokumenty zostały odzwierciedlone później, niż powinno być. Podpisz akt dostarczony przez dostawcę.

Sytuacja 2: firma jest nabywcą usług.

Musisz wykonać te same kroki, co w przypadku zakupu aktywów materialnych. Musimy jednak pamiętać o głównej różnicy – ​​dacie wykonania usługi, a co za tym idzie dacie pojawienia się należności – numerze, którym podpisano akt realizacji w Państwa organizacji.

Wyjątek ─ użyteczności publicznej, którego koszt jest ustalany na podstawie odczytów urządzeń pomiarowych. W takim przypadku data dokonania czynności jest równa dacie wykonania usługi.

6. Co powinien zrobić księgowy, jeśli na koncie kontrahenta nie ma dokumentów?

Sytuacja 1─ Twoja firma sprzedaje produkty, raport uzgodnienia wysłany przez kontrahenta nie odzwierciedla Twoich dokumentów na przesyłkach na jego adres.

W takim przypadku musisz upewnić się, że księgujesz przychody i należności zgodnie z warunkami umowy. Jeśli wszystko jest z tym w porządku, sprawdź, czy dokumenty zostały wysłane do kontrahenta.

Kiedy wszystko zostanie wykonane poprawnie przez twoją organizację, dodaj nierozpatrzony dokument do aktu pojednania i podpisz go ze sporami.

Jeśli masz problemy po twojej stronie, najpierw musisz je rozwiązać. A następnie albo dołącz dokument, dla którego istnieją rozbieżności w raporcie uzgodnienia, albo uzgodnij kwoty kupującego.

Sytuacja 2─ Twoja firma zakończyła pracę, ale jej zakup nie jest odzwierciedlony w raporcie rozliczeniowym przesłanym przez kupującego.

Algorytm działania:

• sprawdzić datę podpisu na świadectwie ukończenia przez klienta
• nie znalazłeś odpisu aktu, który jest podpisany przez obie strony? Następnie dowiedz się, czy akt został wysłany do kupującego
• na podstawie wyników „dochodzenia” wyciągnąć wnioski. I albo dodaj obroty do aktu uzgodnienia kupującego i podpisz go w tej formie, z nieporozumieniami, albo uzgodnij z numerami kontrahenta

Przykłady nie pokazują wszystkich sytuacji, które mogą prowadzić do rozbieżności w aktach pojednania ugód. Ale jest już jasne, że powody, dla których niektóre dokumenty nie wchodzą w zakres aktu pojednania, mogą być inne. Od błędnej interpretacji warunków umowy po zapominanie pracowników. I od dowolnego kontrahenta.

7. Spłata długu na podstawie aktu pojednania

Podczas godzenia może się okazać, że jedna organizacja ma dług wobec drugiej, może się to zdarzyć z następujących powodów:

• dokument pierwotny nie znajduje odzwierciedlenia w księgowości dłużnika
• występują błędy w obliczeniach, na przykład przy przeliczaniu waluty na ruble

W księgowości dłużnika nie ma wymaganego dokumentu. W takim przypadku firma, której należy się zapłata, przesyła duplikaty dokumentów pierwotnych na adres organizacji dłużnika. Po ich przeprowadzeniu na księgowości pojawi się dług, który można spłacić w zwykły sposób. W polecenie zapłaty, w polu podstawa należy wskazać fakturę, akt lub inny dokument – ​​przyczynę zadłużenia.

Błędy w obliczeniach można skorygować poprzez sporządzenie sprawozdania księgowego i uwzględnienie go w rachunkowości. Po utworzeniu długu można go spłacić. W takim przypadku możesz spłacić dług na podstawie aktu pojednawczego, wskazując go jako podstawę w wezwaniu do zapłaty.

Jeśli znajdziesz błąd w swojej księgowości, musisz go poprawić. W takim przypadku to ci pomoże.

8. Jak pogodzić się z kontrahentami w wersji 1C 8.3

Jak dokonać uzgodnienia z kontrahentami za pomocą programu 1C: Accounting 8 ed.3.0, zobacz wideo.

Akt pojednania jest bardzo ważny i żądany dokument, których utworzenie lub weryfikacja wymaga czasami dużego nakładu pracy. Dlatego lepiej pogodzić się z firmami, z którymi masz duże obroty w zakresie pieniędzy i/lub nomenklatury na bieżąco, może nawet co miesiąc.

Należy pamiętać, że akt pojednania nie jest dokumentem pierwotnym, jakakolwiek figura w nim pojawiła się później Wpis księgowy, który z kolei powstał na podstawie odpowiedniego dokumentu pierwotnego.

W przypadku rozbieżności należy poszukać przyczyny ─ dodatkowego lub nierozliczonego dokumentu, a już za jego pomocą wyjaśnić sytuację.

Jakie trudności napotykasz podczas godzenia? Jeśli masz pytania, jak porozumieć się z kontrahentami, zadaj je w komentarzach!

Jak dokonać pojednania z kontrahentami i sporządzić akt?