Акт звірки розрахунків зразок заповнення. Розбіжності в акті звірки розрахунків

Акт звірки взаємних розрахунків - документ, що дозволяє встановити точну суму боргу контрагента для подальшого її погашення заліком. Розглянемо зразок заповнення на 2018 рік.

Регулярна звірка взаєморозрахунків дозволяє фірмі контролювати своїх контрагентів у частині рівня кредиторської та дебіторської заборгованості. Крім того, бухгалтер може своєчасно виявити та проаналізувати помилки та неточності, допущені у бухгалтерському та податковому обліку. Відповідно, декларації з податку на прибуток та ПДВ не будуть містити ці помилки та неточності. У податкових органів не виникне питань та претензій.

У нашому онлайн-сервісі ви можете за 2 кроки сформувати акт звірки взаєморозрахунків з контрагентами. Спробувати безкоштовно

Скласти акт звіряння онлайн

Є обов'язок проведення щорічної звірки компаній з усіма своїми контрагентами станом на 31 грудня - перед оформленням річної бухгалтерської (фінансової) звітності.

Таким чином, користь акта звірки розрахунків у розрізі договорів із контрагентами полягає:

1. У розширенні можливостей вимоги погашення дебіторки.
2. Відображення сум дебіторки у податковому обліку, що впливає показники звітності.

Форма акта звіряння взаємних розрахунків

Акт звірки розрахунків включає дані з продажу товарів, виконання, робіт, надання послуг та їх оплати. З документа можна дізнатися вхідний та вихідний залишок заборгованості з розрахунків із контрагентом.

Законодавство не містить строго встановленої форми акта звіряння взаємних розрахунків. Підприємства мають право застосовувати самостійно розроблений бланк. У цьому вид форми слід закріпити у додатках до облікової політики підприємства.

Бланк акту звірки взаєморозрахунків, актуальний на 2018 рік, має такий вигляд:

Акт звірки: зразок заповнення 2018

Заповнюють документ так:

Нюанси складання акту

Є ряд важливих моментів, які слід враховувати під час упорядкування акта.

1. Потрібно перевірити контрагента щодо зміни його правового статусушляхом, якщо фірма не має з ним регулярних контактів.
2. За наявності кількох договорів із одним контрагентом слід зазначити в акті номер конкретного договору. Це дозволить податковим інспекторам та контрагенту правильно визначити джерело заборгованості. Можна буде легко ідентифікувати відповідне зобов'язання та встановити правильний термінйого позовної давності.
3. Крім договору, важливо вказати в акті реквізити первички за угодою (платіжні доручення, накладні, акти наданих послуг тощо). Це допоможе встановити порядок проведення розрахунків та підтвердити сальдо.
4. Вказати організаційно-правові форми компанії та її контрагента, суми дебіторської чи кредиторської заборгованості, а також дати проведення інвентаризації розрахунків.
5. Поставити підписи відповідальних осіб компанії та контрагента, розшифрувати їх. Вказати посади цих осіб. Зазвичай документ підписують директори організацій. Якщо це робить представник, потрібна вказівка ​​реквізитів довіреності або іншого документа, що підтверджує його повноваження.
6. Обов'язково вказати в акті, хто платник ПДВ. Наприклад, прописати, що у суму заборгованості включено ПДВ у розмірі 18%.
7. Правильно встановити дату підписання акта. Надалі вона впливатиме на продовження строку позовної давності зобов'язання. Позовна давність становить три роки. Дата складання та підписання акта – це різні дати. Податкові інспектори візьмуть до уваги дату підписання. Також враховуйте, що якщо дати підписання сторонами акта відрізняються, наприклад, фірма підписала документ 19 числа, а контрагент - 22-го, то слід брати до уваги пізнішу дату.

Протокол розбіжностей до акту

За наявності розбіжностей даних компанії з даними, які

Розрахунки між двома організаціями у певному періоді відображаються у вигляді акта звірки. Але офіційний стандарт документа законодавчо не визначено.

Які нюанси створення акту звірки за взаємними розрахунками? Багато компаній ігнорують звіряльний акт із взаємних розрахунків. Не всякий бухгалтер розуміє важливість цього документа.

А тим часом саме акт звірки є документальним свідченням боргів контрагента перед організацією. Як правильно сформувати документ? Які нюанси створення акту звіряння щодо взаєморозрахунків?

Важливі аспекти

Взаємні розрахунки двох організацій за обумовлений час слід відбивати актом звіряння. За чинним законодавством не передбачено типової форми цього документа.

Кожен суб'єкт має право самостійно розробити та затвердити найбільш зручний формат акта щодо злічення взаєморозрахунків.

Створює цей документ бухгалтерія однієї зі сторін у двох примірниках – по одному для самого підприємства та його контрагента. Готовий документ засвідчується підписами – головбуха та керівника.

Після візування акта печаткою, один його екземпляр надсилається контрагенту для здійснення звірки. За наявності розбіжностей такі фіксуються у поданому контрагенту акті.

Після виконання звірки акт за підписом другої сторони повертається організації-ініціатору. Під час укладання дуже бажано передбачити терміни для підписання акта.

У разі судових розглядів порушення строків враховується лише за наявності попередньої домовленості щодо точних тимчасових рамках підписання акта.

Можуть організації звіряти комерційні операції у певному часовому інтервалі. У будь-якому разі законодавство не зобов'язує до складання такого акту. І, тим щонайменше, акт звірки застосовується у практиці багатьох підприємств.

Що це таке

Називається актом звірки взаєморозрахунків документ, що відображає стан розрахунків між двома сторонами на певному етапі.

Для обґрунтування потреби в акті звірки можна звернутися до чинного законодавства, що стосується проведення інвентаризації та бухобліку в цілому.

У п.3.44 Вказівок йдеться, що інвентаризація розрахунків із покупцями та постачальниками здійснюється за допомогою перевірки обґрунтованості сум, що числяться на рахунках бухобліку.

Документально-інвентаризаційна перевірка оформляється формами, заснованими .

Результати інвентаризації оформляються актом , який є результати перевірки розрахунків. На його підставі можна складати акт звіряння взаєморозрахунків.

При цьому документ повинен мати обов'язкові реквізити, передбачені ФЗ №402 для первинної документації. Форма акта звірки має затверджуватись обліковою політикою суб'єкта.

У цілому нині акт звірки взаєморозрахунків перестав бути документом первинним. Необхідний він виявлення помилок у розрахунках. Але саме складання такого акта можна зарахувати до звичаїв ділового обороту.

Так називається таке правило, хоч і не затверджене законодавчо, але широко використовується у певних сферах діяльності.

Приклад складання акта звірки взаємних розрахунків

Форма акта звіряння взаєморозрахунків розробляється організаціями вільно. Формат документа може бути довільним, але це не означає, що можна не дотримуватись вимог законодавства щодо документального змісту.

До того ж варто врахувати існуючу практику використання цього документа. Так слід розуміти, що акт звірки за взаємними розрахунками не зараховується до первинної документації.

І, тим щонайменше, з цього приводу погляду відрізнятися. ФНП у своєму зазначає, що акт звірки взаємних розрахунків це не первинний документ, оскільки він не засвідчує здійснення госпоперації.

Логічне пояснення полягає в тому, що під час підписання акта фінансове становище сторін не змінюється. З іншого боку, підписання акта звірки стає підставою для відновлення строку позовної давності.

І ті ж податківці у судових розглядах доводять, що переривання терміну давності обґрунтовано лише за умови, що акт має обов'язкові реквізити первинних документів.

На підставі викладеного слід керуватися тим, що незалежно від затвердженої форми акта звірки взаєморозрахунків, він повинен мати такі реквізити як:

• назва документу;
• сторони-учасники;
• дата підписання;
• період проведення звірки;
• реквізити договору, щодо якого здійснюється звіряння;
• посилання на первинну документацію;
• суми операцій у грошовому еквіваленті;
• підсумкове сальдо;
• підписи сторін із розшифровкою;
• друку сторін.

Як заповнити правильно

Мета акта звірки взаємних розрахунків це зіставлення даних організації та її партнера щодо виконання взаємних зобов'язань у певному періоді. Складатися документ може у паперовій формі або в електронному форматі.

Відео: акт звіряння взаєморозрахунків між контрагентом (постачальником або клієнтом) у бізнесі

Доцільно формувати документ із двох частин – реквізитів акта та табличної частини, що стосується безпосередньо взаєморозрахунків.

Як обов'язкові реквізити слід зазначити такі:

Назва документу	Акт звірки взаєморозрахунків, тут же потрібно проставити номер документа та дату його складання
Організація	Назва компанії, що склала акт
Партнер	Назва організації, яка є стороною, що взаємодіє, і який акт буде відправлено на підпис
Договір	Тут відображаються реквізити договору, коли звірення виконується у межах
Початок періоду	Конкретна дата, від якої починається звірення
Закінчення періоду	Дата, якою звірювальна процедура закінчується
Дебетове сальдо	Сума боргу партнера на початку періоду
Кредитове сальдо	Сума боргу організації на початку періоду
Місце складання	Місто, де складено документ. Можна вказати юридичну адресу організації

Акт звіряння документів оформляє процедуру порівняння взаєморозрахунків між двома діловими партнерами. У статті розповідається, як правильно скласти та оформити акт звіряння документів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Юридично акт звірки (далі за текстом - АС) не належить до категорії первинноїдокументації.Він використовується як додаткове свідчення у разі потреби довести факт заборгованості одного з ділових партнерів. Інше призначення АС – продовження строку позовної давності. Це з тим, що день підписання АС є точкою відліку цього терміну.

Вочевидь, що необов'язковість і невисокий юридичний статус цього документа викликані непорозумінням його можливостей як юридичного інструмента на недобросовісного ділового партнера. Втім, для того, щоб АС дійсно став таким інструментом, особливу увагупотрібно звернути на нього грамотне складаннята оформлення. Про це буде розказано нижче.

Акт звірки: юридичний статус

На будь-якому етапі ділових відносин може виникнути необхідність проведення процедури проведення взаємних розрахунків.

Взаєморозрахунки проводять у тому випадку, коли один із партнерів оплачує послуги, роботи або товари, що постачаються іншим учасником ділової операції.

Накладні, чеки та інші документи, що належать до категорії первинних, є підтвердженням факту здійснення господарської операції. Ці папери є основою для ведення бухобліку. Навіть незначна помилка у розрахунках може суттєво вплинути на коректність усього обліку.

З часом розбіжності та невідповідності в облікових документах ділових партнерів призводять до появи неврахованих виплат та утворення заборгованостей.

Виявлення на ранніх стадіях некоректних записів та можливих розбіжностей – є основним завданням та функцією акта звірки. Насправді проведення самої процедури не викликає труднощів. Технологія звірки в загальному виглядізводиться до того що, що облік, проведений однією стороною, зіставляється з урахуванням, проведеним іншою стороною. У разі виявлення розбіжностей чи некоректних записів складається акт, проте первинні документи сторін підлягають додатковому аналізу.

Що таке акт звірки

Акт звіряння взаєморозрахунків - документ, що представляє фінансові операції двох організацій-партнерів, скоєні у конкретний проміжок часу. В ідеальному випадку всі дані, зібрані у фінансових відомостях однієї сторони, мають повністю корелювати з даними, зібраними іншою стороною. При виявленні найменших невідповідностей складається акт звіряння.

Уніфікована форма цього акта не регламентована чинними законодавчими стандартами. Підприємства самостійно розробляють форму даного ділового паперу та затверджують його локальною нормативною документацією.

АС підписується обома сторонами, якщо вони підтверджують факт згоди із виявленою заборгованістю. Ми вже говорили вище, що термін давності визначається за допомогою дати підпису акта звіряння. Далі ми докладніше розглянемо це питання.

У випадку, під час проведення будь-якої господарської операції оформляється документ, який належить до категорії первинних. З цього моменту обчислюється термін давності. Однак є і окремий випадок, якого відноситься випадок складання акта звірки. Цей документ перериває термін давності та починає новий відлік цього терміну – з моменту підписання АС.

Наявність обов'язкових елементівАС - реквізити партнерів, дата та період звіряння, перелік операцій та розрахунків - забезпечує юридичну силу даного паперу.

Як інструмент вирішення спорів, акт звірки може бути з успіхом використаний лише за наявності в ньому всіх необхідних реквізитів (це не скасують положення про те, що форма акта залишається вільною).

До таких обов'язкових реквізитів відносяться:

1. найменування ділового паперу;
2. найменування сторони ( юридична назвакомпанії та її реквізити);
3. посилання на первинну документацію, що є вихідною при розрахунках та підтверджує факт проведення господарських дій;
4. розрахункові суми;
5. сальдо-підсумок;
6. Дата складання;
7. підписи осіб, відповідальних за проведення розрахунків із кожної сторони;
8. відбитки печаток кожної компанії-партенра.

Також самими партнерами встановлюється масштаб звіряння. Вона може бути проведена в масштабі одного найменування товару, в масштабі одного постачання або одного договору. У межах проведення щорічної інвентаризації, зазвичай, проводиться і процедура звірки. Приводом для оформлення АС стає будь-яка невідповідність між записами в облікових документах сторін. Це викликано з метою уникнути виявлення заборгованості чи недостачі після ліквідації чи банкрутства однієї із сторін.

Корисна стаття:Як правильно оформити акт звірки, зразок заповнення у діловодстві можна знайти .

Заповнення акта звіряння документів

Форма складання та порядок оформлення АС є вільною для кожного підприємства. Ініціатор проведення перевірки доручає бухгалтерії скласти акт. Далі документ має бути заповнений, а два його екземпляри надіслано опоненту.

У свою чергу, опонент здійснює звірку своїх даних з цифрами, наданими партнером. Якщо розбіжності справді мають місце, і опонент визнає цей факт, то обидва екземпляри документа підписуються ним і скріплюються відбитком печатки фірма. Компанія-ініціатор спору отримує підписані та завірені екземпляри назад.

Рахунки-фактури є джерелом, якому повинні відповідати всі дані з АС. Збіг всіх даних взаєморозрахунків є обов'язковим. Інакше розбіжності мають бути зафіксовані у фінальній частині АС.

Якщо мова йдепро внутрішній документообіг організацій-партнерів, то тут достатньо підпису головних бухгалтерів обох сторін. У разі ж судових розглядів і позовів, такого підпису буде недостатньо, і він має бути підтверджений підпиту керівника компанії.

Зразок акта звіряння документів наведено нижче:

Як перевіряти акт звірки

Якщо ви хочете перевірити правильність складання АС, то рекомендуємо звернути увагу на ряд елементів, наявність яких є обов'язковою:

1. Заголовок;
2. Дата складання;
3. Повне найменування фірм, учасників спору;
4. Дані про посадових осіб;
5. Дані про співробітників, які несуть відповідальність за складання та посвідчення паперу;
6. Розподілені за договорами дані основної частини АС.

За зразок під час складання акта слід брати шаблони первинної документації. Особливо це стосується правил оформлення реквізитів.

Кожна компанія може розробляти свою форму акта, але багаторічний досвід роботи різних компаній підтвердив ефективність та перевагу наступної композиції матеріалу:

1. Вступна частина (преамбула) містить обов'язкові реквізити;
2. Основна частина містить дані за вибраний період звіряння (наприклад, хронологічний перелік документів, що звіряються). У ряді випадків необхідно вказати назву проведеної операції - постачання чи придбання товару, переказ кошти, продаж чи списання цінностей тощо.

Супровідний лист за актом звіряння

Як правило, до акта звіряння додається супровідний лист. Воно найчастіше містить список програм.

Текст листа зазвичай складається із двох частин:

1. Констатація факту передачі (відправлення) акта:
   Надсилаємо вам...., Надсилаємо вам.., Передам вам...і т.д.
2. Мета листа:
   Для ознайомлення; Для узгодження; Для підписання; Прохання про своєчасну відповідь за актом.

   Це може бути підтвердження ознайомлення, погодження та повернення підписаного примірника акта. Тут доречні будуть такі слова та вирази:

   «Просимо підписати, скріпити печаткою і вислати на нашу адресу один екземпляр акта звіряння...» «Прошу направити на нашу адресу один екземпляр належним чином оформленого акта звіряння...»

Наприкінці наводиться перелік документів, що додаються до листа: акт звірки, первинна документація, накази, розпорядження тощо.

Успішний бізнес передбачає співпрацю з великою кількістю, З якими регулярно здійснюються грошові розрахунки. Чималу частку займають і розрахунки з державою – з податків та страхових внесків. Всі ці фінансові відносини вимагають ретельного контролю, і найпростіше здійснювати його за допомогою регулярного .

Як правильно читати акт звірки

Цілі підписання

Зразок акту розбіжностей

Акт розбіжностей підписується тією самою особою, яка підписує основні акти звірок.До нього необхідно додати копії документів, що підтверджують суперечності.

Різновиди такого документа

Найпоширеніші

До найпоширеніших різновидів актів звірок відносять:

1. Акт звірки з постачальником. Містить операції, що враховуються за рахунком 60. По дебіту відображаються всі скоєні на адресу постачальника оплати, а, по кредиту, суми поставок продукції.
2. Акт звірки з покупцем. У разі облік ведеться за рахунком 62. По дебіту записуються суми відвантажень, а, по кредиту перераховані покупцями платежі.
3. Акт звіряння виконаних робіт. Оформляється за загальним правилам, Тільки замість сум постачання продукції в ньому відображають суми згідно з актами виконаних робіт.
4. Груповий акт звірки. Являє собою сукупність актів звіряння з усіх існуючих фірми контрагентам. Формується завдяки встановленню до бухгалтерської програми спеціального розширення. Подібний спосіб формування актів особливо зручний у кінці звітного періоду, коли необхідно проінвентаризувати весь обсяг розрахунків.
5. Нульовий акт звірки. Відмінною особливістює рівне нулюсальдо на кінець періоду, що розглядається в документі.
6. . Складається так само, як і акти з будь-яких інших послуг. При формуванні документа орендодавцем по дебіту будуть проставлятися суми оренди згідно з виставленими рахунками, а за кредитом перераховані орендарем платежі.

Акти звіряння також класифікують залежно від статусу контрагента або фізична особа. Причому як фізичної особи можуть виступати як , а й прості громадяни, із якими фірми є якісь розрахунки. Формується такий акт за загальними правилами, як і у разі звіряння з організаціями. Компанія не має права відмовити фізичній особіу наданні акта звірки, якщо він був затребуваний.

Комерційна діяльність підприємств ґрунтується на партнерських відносинах. Для обліку взаємних розрахунків за господарськими договорами передбачено звірку розрахунків.

Крім сторін, учасників партнерських відносин, звірка може проводитись із установами муніципальних служб та органами контролю – ІФНС, фондами.

Основні принципи процесу звіряння

Документ оформляється у вигляді актута набуває юридичної сили при підтвердженні даних сторонами. Звірка проводиться на конкретну облікову дату і за період, вибраний довільно або за домовленістю сторін.

При складанні акту для виведення залишку боргу переважно приймається звітна дата:

1. Кінець чи початок календарного року. Дані можуть відрізнятись показниками сальдо за наявності подій після звітної дати.
2. Останній день місяця чи кварталу.

За бажанням сторін або за необхідності (наприклад, проведення інвентаризації) звірити дані розрахунків можна на будь-яку дату взаємної діяльності підприємств.

Документ складається у двох примірниках по одному для кожної із сторін. Акт може займати обсяг більше сторінки і бути сформований за контрагентом або одним договором.

Нерідко порядок проведення звірок закріплено у господарському договорі, укладеного партнерами. При виникненні майнових претензій та вирішенні їх у порядку арбітражу включення положення про звіряння дозволяє спиратися на дані акта під час подання позову до судової інстанції.

Сторонами обмовляються:

1. Форма бланка та періодичність проведення звірок.
2. Ініціативність та порядок обміну даними. Звірка може бути ініційована будь-якою зі сторін.
3. Терміни подання документа та форма усунення розбіжностей.

Практика проведення звірянь переважно використовується для довгострокових договорів. При укладанні угоди на одне постачання звірка може бути проведено після погашення заборгованості для виключення претензій сторін.

Поняття та призначення даного акту

Мета складання акта звірки – підтвердження заборгованості контрагентів чи відсутність боргу кінець облікового періоду.

Форма містить дані про вироблене відвантаження, надходження ТМЦ, надання послуг та здійснені оплати в зазначеному періоді. На початок періоду та його кінець виводиться сальдо за дебетом або кредитом рахунку.

Акт звірки використовується в операціях:

1. Підготовка даних до складання звітності. При проведенні інвентаризацій перед складанням річної звітності звірка є необхідною процедурою.
2. Отримання детальної інформаціїпро документи постачання, надання послуг, платежі контрагента. У ряді випадків розбіжність даних можна виявити за показниками первинної документації.
3. Визнання боргу. Сторони, підписуючи документ, підтверджують дані звірки.
4. Переривання строку позовної давності за розрахунками. При поданні позову до суду термін може бути визначений від дати проведення звірки. Для надання юридичної сили складання акта провадиться до дня закінчення терміну законної вимоги боргу. На законодавчому рівні порядок переривання позовного періоду закріплено у ст. 203 ЦК України.
5. Формування конкурсної маси у порядку процедури банкрутства. За результатами звірок кредитори висувають претензії до боржника. Непідтверджена своєчасна заборгованість позбавляє можливості зажадати погашення претензій після формування конкурсної маси.
6. Реорганізації підприємства – приєднання, об'єднання, ліквідації. Особливого значення проведення звірки набуває акта при закритті компанії.

Після проведення звірки та підтвердження боргу сторони домовляються про його погашення.

Форма написання цього документа

Законодавчо розроблена форма бланку звіряння відсутня. Підприємство може застосувати бланк, розроблений самостійно або використовувати форму, яку надають бухгалтерські програми.

При веденні обліку в електронному виглядідані звірки отримують автоматично, вибравши розрахунковий період та контрагента. Форма акта може бути узгоджена між партнерами та включена до складу додатків до договору.

Документ повинен складатися з шапки, 2-х табличних частин, кожна з яких заповнюється контрагентами та заключною частиною. При правильному наповненні даних показники дзеркально симетричні. Дані щодо дебету одного підприємства повинні відповідати кредиту другого контрагента.

Порядок написання та заповнення

Документ про звіряння має містити реквізити, що дозволяють ідентифікувати сторони та отримати інформацію про стан розрахунків між контрагентами.

В акті вказуються:

1. Найменування підприємств.
2. Реєстраційні номери – (не обов'язково). Актуально підприємств, мають поширені найменування.
3. Період проведення звіряння.
4. Сальдо, виведене початку терміну.
5. Дані виконаних робіт, наданих послуг відвантажених товарів та оплати, рознесених сторонами із зазначенням номерів та дат первинних документів. Документ має містити коригування – накладні повернення, уточнені дані контрагентів, підтверджені сторонами.
6. Сальдо кінця періоду. Показник виводиться кожній із сторін у цифровому та текстовому вигляді. Залишок кінця періоду – важливий показник звіряння, для якого часто проводиться процедура.

У разі виявлення розбіжностей під табличною частиною компанія вносити власні дані.

Відмінності даних не завжди спричинені помилкою. Дати відвантаження та оприбуткування ТМЦ у більшості випадків у контрагентів не збігаються.

Документ підписуєкожна із сторін із розшифровкою даних відповідальної особи – посади, що представляється підприємства, прізвища, ініціалів.

Правила оформлення

Упорядкування актів звірки входить у обов'язки працівників бухгалтерії.

Документ має бути затверджений у положенні про документообіг підприємства, що додається до облікової політики. Для проведення звірок для підприємства призначається відповідальна особа.

Акт звіряння є формою зовнішнього документообігу. За потреби вивірити дані між підприємствами документ підписує головний бухгалтер підприємства. Форма використовується у поточному документообігу та не застосовується для третіх користувачів.

Якщо документ призначений для подання до судових інстанцій, потрібне засвідчення даних керівником підприємств. Рівнозначність підпису мають особи, які заміщають керівника на підставі наказу чи оформленої довіреності. Підпис відповідальної особи засвідчується печаткою.

Правила обліку та зберігання

Облік актів звіряння провадиться аналогічно іншим бухгалтерським документам первинного обліку.

Підприємство може самостійно визначити порядок архівації актів та систематизацію їх за періодами. Максимальний термін зберігання актів – 5 років. (ФЗ "Про бухгалтерський облік"). Після закінчення періоду документи підлягають утилізації.

Заповнення акта звіряння взаєморозрахунків між контрагентами представлено нижче в інструкції.