Brevrapport om utfört arbete. Lägesrapport: exempel och steg-för-steg-instruktioner för sammanställning

Kära läsare! Våra artiklar talar om typiska sätt att lösa juridiska problem, men varje fall är unikt.

Om du vill veta hur du löser just ditt problem - kontakta onlinekonsultformuläret till höger eller ring +7 (499) 703-35-33 ankn. 738 . Det är snabbt och gratis!

I affärspraxis används rapportering av underordnade till chefen i stor utsträckning, eftersom detta hjälper till att upprätthålla företagets konkurrenskraft på grund av de individuella egenskaperna hos enskilda anställda. Låt oss överväga hur man skriver en rapport om det arbete som utförts på rätt sätt, vilka typer av rapporter som finns och vilka personer från olika yrken måste skriva.

Rapporter i olika företag

Varje företag har sin egen rapporteringsgrad, som beror på organisationens särdrag, antalet anställda, företagets storlek och många andra faktorer.

Till exempel tillhandahålls utarbetandet av en rapport för anställda i dagis i slutet av året, eftersom dokumentet belyser resultaten av utbildning och uppfostran av barn under hela läsåret.

Förskolan är, liksom andra kommunala utbildningsorganisationer, inriktad på de utbildningsprogram som tillhandahålls av Federal State Educational Standard (FSES).

Därför bör dagisanställda först och främst ange i sin rapport egenskaperna hos barngrupperna, utvecklingsprogram (i enlighet med standarden), utbildningsframsteg och framtidsutsikter.

En rapport om det arbete som utförs i en annan kommunal institution, till exempel i ett kulturhus, kan sammanställas av en anställd för en årlig arbetsperiod, för en kvart, en månad och till och med för ett separat evenemang. I den anger den anställde en detaljerad beskrivning av institutionen, som kommer att definiera det efterföljande innehållet i rapporten, beskriva organisationens framgång och fokusera på framtida händelser.

Dokumentet kan upprättas av en anställd i fri form i enlighet med minimikraven för registrering. Utarbetandet av alla dokument bör dock hanteras så ansvarsfullt som möjligt, eftersom vissa företag kräver en strikt form av ansvarsskyldighet för att följa reglerna för redovisning. Det är bäst att använda en mall när du skriver en rapport.

Till exempel bör rapporten från en anställd i Council of Veterans (en frivillig offentlig förening) först och främst innehålla information om organisationen och antalet medlemmar i föreningen (det är tillrådligt att ange veteranernas förtjänster genom att gruppera dem i stora grupper).

Den inledande delen följs av en beskrivning av det arbete som utförts under den angivna perioden samt namnen på tjänstemän som ansvarar för att organisera och genomföra evenemang.

I slutet bör du prata om de framgångar som uppnåtts och dra en allmän slutsats.

När man sammanställer rapporter bör man inte glömma att i alla rapporter om utfört arbete ägnas uppmärksamhet inte bara åt de positiva aspekterna av aktiviteten, utan också till de negativa. Detta beror på det faktum att att känna till organisationens eller enskilda anställdas misslyckanden och att hitta ett sätt att lösa problem kommer att hjälpa till att anpassa institutionens verksamhet, vilket gör dess arbete mer effektivt.

Under olika tidsperioder

Det finns fyra typer av rapporter efter tidsperiod:

1. Daglig rapport.
2. Veckorapport.
3. Månads- eller kvartalsrapport.
4. Årlig rapport.

För att förbereda en daglig rapport är formatet på en tabell eller ett formulär bäst lämpat, där det är nödvändigt att fylla i de tomma fälten.

Ju färre dessa fält, desto bättre, eftersom att fylla i samma dokument varje dag kan ta mycket tid för anställda, och anställda inom inte alla specialiteter har en sådan möjlighet.

Denna typ av rapportering är efterfrågad för yrken som kräver implementering av en daglig plan (säljare, kassörska, lastare, transportör, chef, etc.).

Om företaget tillhandahåller rapportering av en tjänsteman i en vecka, behöver dokumentet i det här fallet mer detaljerad undersökning, eftersom rapportens storlek direkt beror på anställningsperiodens varaktighet.

I det här fallet förlorar systemet med att fylla i små formulär sin mening.

När en anställd utarbetar en rapport om utfört arbete, bör mer uppmärksamhet ägnas åt varje steg, eftersom en vecko- eller månadsrapport bör innehålla alla nyanser av arbetet som krävs för att analysera verksamheten i företaget och varje anställd individuellt.

Denna form av ritning är lämplig för byggare, revisorer, chefer, etc.

Års- och kvartalsrapportering, till skillnad från veckorapportering, innefattar inte analysen av varje steg. Årsredovisningen är avsedd att göra en översiktlig analys av utfört arbete. Dokumentet jämför resultatet och planen, lägger fram förslag på hur man kan förbättra arbetseffektiviteten.

Denna typ av rapportering är främst avsedd för anställda vid läroanstalter. Till exempel är pedagoger skyldiga att upprätta en rapport om årets arbete i mellangruppen i enlighet med utbildningsplanen. Årsredovisning finns dock i alla typer av företag, eftersom den bidrar till affärsutveckling.

För yrken

En anställd på en förskoleutbildningsinstitution som interagerar med barn gör en färdig rapport där han sammanfattar läsårets resultat och analyserar utvecklingen av GEF-programmet av barn. Planen för pedagogens rapport om utfört arbete:

För suppleanter beror innehållet i rapporten om det utförda arbetet först och främst på riktningen för den anställde från statsduman.

I enlighet med detta bildas sammansättningen av den information som handlingen innehåller, respektive dess volym, beroende på typen av rapport. Rapporten kan göras i valfri form. Det allmänna innehållet i en ställföreträdares års- eller kvartalsrapport inkluderar följande punkter:

• en titel som helt avslöjar innehållet i dokumentet;
• lista över utförda arbeten (händelser);
• detaljerad analys av de mest prioriterade verksamhetsområdena;
• sammanfatta;
• planer för perioden efter rapportperioden.

För yrken som konstnärlig ledare eller musikledare kan rapporteringen vara av mycket olika karaktär, eftersom det beror på i vilken organisation den anställde arbetar. Om detta är en offentlig utbildningsinstitution kommer rapporterna huvudsakligen att vara årliga eller kvartalsvisa. Om ett tillfälligt anställningsavtal ingicks med en anställd, kommer arbetsgivaren troligen att kräva att han rapporterar för en händelse eller veckorapportering med ungefärligt innehåll:

För kontorsyrken, såsom sekreterare eller revisor, tillhandahåller chefer oftast veckovis, kvartalsvis och ibland daglig rapportering på grund av komplexiteten i att utföra arbetsuppgifter. När du skriver en rapport ska du vägledas av de arbetsbeskrivningar som arbetsgivaren tar fram. Om det inte finns någon instruktion finns listan över arbetsuppgifter i anställningsavtalet. Dokumentet bör ange mängden utfört arbete och erbjuda flera alternativ för att rationalisera arbetsförhållandena.

För personer som innehar befattningar som personalchef är det dagliga rapporteringsformatet lämpligt, eftersom detta yrke innebär implementering av en dagsplan som upprättas direkt av myndigheterna. Som rapporteringsformulär bör du välja ett formulär med ifyllbara fält som anger:

• den planerade mängden arbete för den aktuella dagen;
• information om utfört arbete;
• skäl för att planen inte uppfylls;
• skäl för överuppfyllelse av planen;
• Namn på den ansvariga personen;
• datum och underskrift för den anställde i organisationen.

Rapporten från en anställd med anknytning till det medicinska området (översköterska, läkare, avdelningschef etc.) är oftast kvartalsvis eller årlig och har en formell innebörd med ungefärligt innehåll:

• namnet som innehåller namnet på kompilatorns yrke;
• karaktärisering av kompilatorn;
• institutionens egenskaper;
• egenskaper hos den avdelning där den anställde arbetar;
• förteckning över yrkesuppgifter;
• dokument i enlighet med vilka yrkesverksamhet bedrivs;
• aktivitetsstruktur;
• avdelningsindikatorer (det är önskvärt att använda ett tabellformat);
• Träning;
• sammanfatta;
• förslag för att förbättra arbetsförhållandena.

Dokumentet är ofta upprättat i fri form, med undantag för de stycken där tabelluppgifter krävs.

1 februari 2018 zakonadminnin

SVAR:
(materialet utarbetades av I. Kurolesov, ledande juridisk rådgivare på SPAR RETAIL CJSC)

I allt högre grad kräver arbetsgivare att deras anställda rapporterar om utfört arbete, oavsett vilken typ av arbete de utför, vilka befattningar de har, hur länge de har arbetat i företaget. Och som regel är en sådan rätt för arbetsgivaren inte föreskriven i några interna dokument i företaget. Trots detta upprättar anställda ovillkorligen rapporter för månaden, kvartalet, för året - beroende på syftet med deras förberedelse (det är trots allt extremt svårt att invända mot arbetsgivaren). I artikeln kommer vi att prata om varför en lägesrapport behövs, vem och under vilka förutsättningar som kan kräva att den lämnas in, vad den ska innehålla, om det är nödvändigt att godkänna
dess form och förvara den enligt alla regler.

Vad är rapporten till för?

Det är känt att behovet av att attrahera personal bör vara ekonomiskt motiverat, eftersom ersättningen till anställda för organisationen är en kostnadspost och ganska betydande. Nästan varje chef för organisationens strukturella enhet, som väljer anställda genom personaltjänsten, måste motivera följande viktiga punkter för ledningen:
- Bemanningen av enheten.
- indelningslönefond;
- enhetens organisatoriska struktur;
- funktionalitet hos de anställda på avdelningen;
- Krav på kandidater (utbildning, kvalifikationer, arbetslivserfarenhet, yrkesskicklighet etc.).
Först efter att det motiverade förslaget från chefen för strukturenheten att anställa medarbetare godkänts av ledningen kommer det att vara möjligt att öppna lediga platser och söka kandidater. Det är dock inte motiveringen för behovet av att "underhålla" en viss anställd
slutar efter att han anställts. Tvärtom, det har bara börjat. Så han kommer att behöva utföra den mängd arbete som bestäms av hans närmaste chef. Jag måste säga att i en sällsynt organisation beräknas produktionshastigheter (detta görs vanligtvis av ekonomer och finansiärer, som, om de arbetar i företaget, alltid har viktigare arbete). I praktiken ligger uppgiften att fördela arbetsmängden mellan anställda vid en strukturell enhet som regel på axlarna av enhetschefen, som måste agera enligt principen "varje anställd ska vara i affärer". Samtidigt ska avdelningschefen planera arbetet på sina avdelningar. I sin tur måste den anställde, för att arbeta mer effektivt, planera sin egen arbetstid. Efter att planen upprättats och godkänts av chefen för strukturenheten på det sätt som fastställts i organisationen ska den följas av chefen
strukturell enhet och underordnade anställda. För att ta hänsyn till det arbete som utförs både av enheten i sin helhet och av dess enskilda anställda, vid en jämförelse med den fastställda planen, finns det naturligtvis behov av en redovisning.
Således är den anställdes rapport nödvändig för:
- Bekräftelse av utgifter för ersättning till anställda i den strukturella enheten;
- använda den som en grund för syftet att lämna rapporter till entreprenörer enligt civilrättsliga avtal för tillhandahållande av tjänster/utförande av arbete av deras personal (inklusive outsourcing- och uthyrningsavtal);
- skapa en sorts ordning och disciplin i enheten;
- snabb kommunikation: vem av de anställda, när och vilken typ av arbete som utförts (till exempel i händelse av konfliktsituationer relaterade till att den anställde inte fullgör sina arbetsuppgifter eller olämpligt utfört sina uppgifter).

När krävs en anmälan?

Det är viktigt att notera att frågan om att förse anställda med rapporter om utfört arbete regleras i lag endast om arbetstagaren skickas på tjänsteresa.

När det gäller övriga fall är det uppenbart att det är nödvändigt att lämna rapporter om det utförda arbetet på obligatorisk basis endast till de anställda vars arbetsuppgifter innefattar detta, d.v.s. vem har det preciserat i anställningsavtalet och/eller arbetsbeskrivningen. Här är utdrag ur dessa dokument som exempel.

Vem kan begära en anmälan?

Frågan uppstår: till vem exakt ska den anställde rapportera? För att svara på det är det viktigt att förstå vem den anställde direkt rapporterar till. Som regel anges denna information i anställningsavtalet, såväl som i arbetsbeskrivningen (om sådan finns). Följaktligen har denna närmaste chef för arbetstagaren rätt att kräva en rapport från honom. Dessutom har han rätt att kräva en rapport inte bara om genomförandet av det planerade arbetet, utan också om alla andra.
Observera: en anställds rapport om utfört arbete kan användas som grund för ett bonussystem, d.v.s. incitament för anställda i organisationen. Sedan kan dess innehåll indikera följande indikatorer för utnämning och betalning av bonusar:
- uppfyllande av standarden;
- utförandet av ytterligare ett arbete inom ramen för den anställdes officiella uppgifter;
- högkvalitativt och snabbt utförande av särskilt viktiga uppgifter och särskilt brådskande arbeten, engångsuppgifter av ledningen inom ramen för den anställdes arbetsuppgifter etc. Och vice versa: om den anställde fick i uppdrag att utföra visst arbete, men för vissa anledningen till att han inte slutförde den, kommer rapporten att hjälpa den närmaste chefen att identifiera orsakerna (mer exakt, du måste själv visa dem för honom i rapporten).

Om rapporten saknas

"Men vad händer om en anställd vägrar att lämna en rapport om det utförda arbetet," frågar chefer ibland, "är det möjligt att straffa honom för detta?" Teoretiskt möjligt. I artikel 192 i Ryska federationens arbetslag föreskrivs disciplinansvar för en anställds bristande eller felaktiga utförande av de arbetsuppgifter som tilldelats honom. Följaktligen, om inlämnandet av en rapport om det utförda arbetet är arbetstagarens skyldighet (dvs. det är inskrivet i anställningsavtalet och/eller arbetsbeskrivningen), har arbetsgivaren rätt att tillämpa följande disciplinära påföljder för underlåtenhet att utföra eller felaktigt utföra denna plikt: en anmärkning eller en tillrättavisning (beroende på hur allvarligt det disciplinära brottet är).

Naturligtvis är det osannolikt att någon arbetsgivare i praktiken kommer att straffa en anställd på detta sätt för att han inte lämnat in en arbetsanmälan i rätt tid. Dessutom behöver arbetsgivaren snarare inte själva rapporten, utan arbetets utförande. Och vanligtvis har en anställd som inte har lämnat in en anmälan på arbetsgivarens begäran problem inte med själva anmälan utan med
utförandet av tilldelat arbete. Därför är det mer korrekt att arbetsgivaren tillämpar en disciplinpåföljd just för att den anställde inte fullgör eller fullgör sina direkta arbetsuppgifter, snarare än för underlåtenhet att lämna in en anmälan.

Vad ingår i rapportens innehåll?

Den anställdes rapport kan innehålla:


- utfört arbete (kan anges i kvantitativa eller procentuella termer, med angivande av tidpunkten för arbetet och utan det, etc.):
- planerat arbete;
- oplanerat arbete;
- FULLSTÄNDIGA NAMN. och positionen för den person som är kund till arbetet (eller namnet på kundorganisationen);
- statusen för arbetet (fullbordat helt eller endast en del);
- resultatet av arbetet (ett dokument utarbetades, ett möte hölls etc.);
- till vem resultatet av arbetet överfördes;
- med vem den anställde interagerade vid utförandet av arbetet;
- om det utförda arbetet överensstämmer med den godkända planen;
- Datum för rapporten, samt perioden efter resultatet av vilken rapporten sammanställdes.
Detta är naturligtvis bara ungefärliga delar av rapporten. Det kanske inte är lika detaljerat.

En förenklad version av rapporten är lämplig i de fall en organisation eller en specifik strukturell enhet har ett system för att lämna dagliga rapporter från anställda. I en förenklad version innehåller rapporten huvudsakligen följande delar:
- FULLSTÄNDIGA NAMN. och den anställdes position;
- den strukturella enhet där den anställde arbetar;
- utfört arbete (schemalagt och oplanerat);
- datum för rapporten, samt den period på grundval av vilken rapporten sammanställdes.
Observera: rapporten ska undertecknas av den anställde och överlämnas till närmaste chef.

Behöver jag godkänna anmälningsformuläret?

Det finns som bekant inget enhetligt formulär för att rapportera en anställd om utfört arbete.
För det första eftersom lagstiftningen inte ålägger anställda att göra sådana anmälningar.
För det andra har varje organisation sin egen specifika verksamhet och ledarstil. Det innebär att det i princip inte går att godkänna en enda anmälningsblankett för alla.
Men om organisationen har ett väletablerat dokumentflöde, dokument är korrekt registrerade och lagrade, kommer det att vara ganska tillräckligt att godkänna formen för anställdas rapporter om utfört arbete. Du kan godkänna det på något av följande sätt:
- som en del av en lokal föreskrift, till exempel instruktioner för kontorsarbete eller personalföreskrifter (om anställda centralt rapporterar om utfört arbete);
- efter order (om anställda i endast vissa strukturella divisioner är engagerade i detta).

Ska en rapport föras?

Oavsett om formen för den anställdes rapport om det arbete som utförts i organisationen godkänns eller inte, är sådana rapporter föremål för lagring. Frågan är hur länge de ska förvaras? Reglerande rättsakter innehåller inga regler för lagring av rapporter om
utfört arbete, vars sammanställning inte är obligatorisk. Ändå, här är några utdrag från listan över typiska administrativa arkivdokument från 2010.
Vi rekommenderar, baserat på ovanstående poster i listan, att följa följande lagringsperioder för rapporter:
- en anställds rapport om det arbete som utförts av honom (förutom "affärsresa") - inom 1 år;
- en sammanfattande rapport om strukturenhetens arbete - inom 5 år.

Du hittar denna och andra konsultationer om aktuella frågor i informationsbanken "Redovisningspress och böcker" i systemet "ConsultantPlus".

Att lära ut för en elev är en vanlig sak. Många uppfattar det som ännu ett äventyr. Vissa tar det på stort allvar och hoppas få ovärderlig erfarenhet. Och här är överraskningen: oftast är förväntningarna inte motiverade. Men detta förnekar inte det faktum att eleverna på något sätt måste bestämma sig för hur de ska skriva en övningsrapport.

Mycket har sagts om skrivandet och kompetent utformning av andra typer av arbeten i vår telegramkanal. Och här kommer vi att berätta hur du korrekt skriver och formaterar en rapport om pedagogisk praxis för en student och ger ett prov.

Hur man skriver en rapport om pedagogisk praktik

Rapporten i sig väcker sällan frågor. Det räcker med att helt enkelt beskriva hur någon tränade, vilka mål som sattes upp och vilka resultat som uppnåddes. De flesta elever börjar bli exalterade när de börjar designa. De sysslar med följande frågor:

• Hur utarbetar, skriver och utfärdar en rapport om produktionspraxis i enlighet med GOST?
• Hur skriver man dagbok, vittnesmål och försvarsrapport?

Det finns andra problem för unga yrkesverksamma som söker praktik. Ofta tillåter inte mer erfarna medarbetare de unga produktionsprocess. Det är extremt svårt att samla in mer eller mindre användbar information i en sådan praktik.

Det finns också omvända situationer. Föreställ dig: du hamnade i en pedagogisk praktik, och de försöker hänga allt tänkbart ansvar på dig. De tänker: ung, allt kommer i tid, allt kommer att kunna. Sedan finns det så mycket material insamlat att att bara föra det till åtminstone någon ändamålsenlig form är något från kategorin fantasy. Vad ska man göra när det är väldigt svårt eller orealistiskt att skriva och ordna arbetet korrekt?

Du måste börja från början. Vi läser och memorerar hur man skriver en rapport om industriell praxis på företaget, tittar på ett exempel och lär oss praktiska rekommendationer.

Allmänna regler för att upprätta en övningsrapport

Trots förekomsten av egna krav vid varje universitet, som finns i metodlitteraturen på ditt universitet, finns det standardregler för att utarbeta en praktikrapport:

1. Den totala arbetsmängden får inte överstiga 40 standard A4-ark.
2. Övningsrapport bör vara numrerad på alla sidor(förutom titelbladet och tillämpning på praktiskt arbete).
3. Det finns strikta krav på vilket typsnitt man ska skriva en övningsrapport. Texten är tryckt i svart Times New Roman 12-14 storlek. Mellan raderna ges dubbelt eller ett och ett halvt intervall.
4. Indraget från den nya raden ska vara 1,25 pkt.
5. Varje avsnitt måste ha dens namn. Det nya avsnittet börjar med ny linje.
6. Innan du skapar ett dokument, ställ in acceptabla sidindrag: vänstermarginal 30 mm, högermarginal 20 mm, topp- och bottenmarginal 20 mm.
7. När du förbereder en rapport om praxis enligt GOST ord är inte tillåtna. Men många universitetsavdelningar tillåter radbrytning, så kontrollera denna punkt med din institution.

Om du studerar på en teknisk högskola kan du behöva en ram för rapporten.

Så här utformar du övningsrapportens titelsida

Kursens titelsida skiljer sig praktiskt taget inte från titelsidorna till andra verk.

Bladhuvudet innehåller som vanligt information om läroanstalten och studenten.

Förresten! Om du har viktigare saker att göra än en övningsrapport får våra läsare nu 10 % rabatt på .

Kompetent design av praktikrapporten: ett urval av fyllande informationsblock

Övningsrapportstruktur:

• titelsida;
• innehåll eller arbetsplan;
• huvuddelen med en beskrivning av utfört arbete;
• slutsats;
• bibliografisk lista eller referenslista;
• applikationer.

Genom att tydligt förstå vilka avsnitt detta dokument består av kan du enkelt ta reda på vad du ska skriva i inledningen av praktikrapporten, i slutsatsen och andra delar av den.

Allmänna krav på innehållet i utbildningsrapporten om praktik

Om du ska göra den här delen i rapporten, gör det rätt. Eftersom innehållet är den andra sidan i arbetet, ägnar lärare stor uppmärksamhet åt det. Inte ens huvuddelen kan skryta med sådana utmärkelser.

För att lära dig hur man korrekt komponerar innehåll bör du hänvisa till GOST. De statliga standarderna anger tydligt reglerna för utformningen av alla vetenskapliga arbeten och dess sektioner.

Varje universitet har dock sina egna standarder och krav, så var inte lat och gå till det metodiska kontoret - det här är det bästa sättet att undvika misstag.

För att göra automatisk tabell i Word, i menyn "Föra in" du måste välja ett objekt "Länk", då - "Tabell och index". I fliken "Innehållsförteckning" Välj "Strukturpanel" och ställ in parametrarna för innehållsförteckningen i fönstret som öppnas.

Praktikrapport introduktion

Om allt är mer eller mindre tydligt med titelblad och innehåll, så måste inledningen inte bara vara korrekt formaterad, utan också veta vad som kan och bör skrivas där. I denna del av arbetet är det nödvändigt att sätta upp mål och mål, för att motivera praktikrapportens relevans.

Förresten, om detta juridisk praxis, då kommer du troligen att behöva tillhandahålla exempeldokument som har skapats av dig. När målen och målen för en utbildnings- eller till och med grundutbildning är tydliga är det mycket enkelt att skapa en rapport och dess huvuddel.

Huvuddelen av praktikrapporten

Detta är en slags praktisk del av produktionspraktiken, projektet. Här är det nödvändigt att tydligt och tydligt beskriva företagets struktur. Det är inte så lätt att karakterisera värden, speciellt om man egentligen inte fick lov någonstans. Men det är i den här delen du försöker undvika kritisk subjektiv bedömning.

Efter att företaget du anvisades på beskrivs behöver du sammanfatta materialet och i detalj täcka alla processer som du varit involverad i. Det är också nödvändigt att ange vilken typ av stöd du fått under din praktik.

Avslutning av praktikrapporten

I slutet av huvuddelen följer en slutsats, där praxisrapportens huvudslutsatser och förslag formuleras. Hur kan du snabbt och vackert skriva en slutsats i en övningsrapport så att läraren inte ställer ytterligare frågor och att eleven äntligen kan andas djupt?

Det räcker att veta att de viktigaste slutsatserna av arbetet och resultaten av praktiken sammanfattas här. För att inte missa något, kom ihåg de mål och mål som sattes upp i inledningen.

När rapporten är klar är det dags att bära den för organisationschefens underskrift. Förvänta dig inte att någon från företaget ska läsa dina manuskript från pärm till pärm. Snarare kommer dina lärare att göra det. Så fortsätt så!

Referenser och egenskaper

Litteraturlistan när du utarbetar en rapport om praxis bör göras i följande ordning:

• rättsakter och andra juridiska dokument;
• metodiska och pedagogiska resurser, Internetresurser.

Och, om du vill, här är en steg-för-steg-guide om hur du gör i en övningsrapport:

1. Öppna menyn Länkar, välj fliken Bibliografi. Välj önskat listalternativ från rullgardinsmenyn. Den skapade infogningen kommer inte att visa något annat än det tomma, som vi kommer att arbeta vidare med.
2. Placera nu markören i slutet av stycket där du vill länka till källan. Öppna menyn Länkar/Infoga länk/Lägg till ny källa igen.
3. Du kommer att se ett fönster där du bara behöver fylla i de obligatoriska fälten (författare, källnamn, plats, år, utgivare, och så vidare). Observera det i kolumnen Källtyp det kan inte bara finnas en bok, utan också en elektronisk resurs, en artikel och andra typer av källor.
4. Så fort du lägger till en källa visas parenteser på den plats där du placerade markören med en referens till bibliografin. Om inga ändringar har visats i själva bibliografin vid det här laget, gå till dess inställningar och klicka på knappen Uppdatering av referenser och bibliografi.

Ansökningar

Om möjligt, se till att bifoga bilagor, eftersom de kommer att hjälpa dig att bättre förstå kärnan i företagets arbete och ditt arbete med det i synnerhet. Dessa kan vara fotokopior av eventuella dokument eller referensmaterial, årsredovisningar, grafer, diagram. Kvaliteten på applikationsdesignen i praktikrapporten spelar en stor roll.

Genom att veta kommer du att kunna sammanfatta ditt arbete kompetent, göra det mer förståeligt.

Vad är principen bakom bildandet av bilagor till rapporten? Varje jobbansökan inkluderar:

• ritningar,
• bord,
• grafiskt material.

Det finns vissa standarder som måste följas när du skapar bilagor till praxisrapporten. Här är de viktigaste:

1. Varje ny applikation börjar med en ren sida. Titeln "BILAGA" skrivs högst upp i mitten med ett serienummer tilldelat, som motsvarar referensen i verkets text. Under den finns titeln på en tabell, figur eller annat grafiskt objekt (börjar med en stor bokstav från en separat rad i mitten).
2. Numreringen av applikationer kan använda bokstäverna i ryska (förutom o, ё, d, z, b, h, ъ, s) eller det latinska alfabetet (förutom bokstäverna I, O). Om antalet ansökningar överstiger antalet bokstäver i ett av alfabeten kan arabiska siffror användas. Om endast en bilaga bifogas examensbeviset indikeras det med en stor bokstav A.
3. Programpaginering bör vara kontinuerlig. Numrering börjar med den första siffran från första sidan i ansökan.

Var särskilt uppmärksam på . Detta grafiska element låter dig förbättra synligheten för exempel och beräkningar. Vi vill berätta hur du gör det rätt. Varje figur, grafiskt objekt och bord måste numreras på något av följande sätt:

1. Genom numrering under övningsrapportens gång.
2. Ny numrering med början av varje nytt kapitel.

När du skapar applikationer, bläddra också igenom materialet om ditt arbete är tekniskt till sin natur. Och om allt är klart med andra typer av informationsförsörjning, då schema ställ flest frågor till eleverna.

Diagrammet måste vara tydligt och illustrativt. Alla etiketter ska vara väl synliga och ha samma stil som övriga grafiska objekt i övningsrapporten. Linjerna i diagrammet måste vara tydliga. Alla element bör ha väldefinierade gränser.

I ett korrekt utformat diagram kan anslutningar och sekvenser lätt urskiljas. Inskriptionerna bör rymligt återspegla kärnan i schemat och alla pågående processer som du vill beskriva.

Öva rapportmallar

Här är exempel och mallar som hjälper dig att slutföra din rapport snabbare:

Hur skapar man en rapport om pedagogisk praxis med ett klick?

Vi hoppas att våra exempel och exempel på studentpraktik hjälpte dig och underlättade försvaret av praktiskt arbete. Det finns inget sätt att omedelbart få saker rätt. Men om du vänder dig till studentservice för att få hjälp får du snabb och pålitlig hjälp av erfarna proffs.

Var och en av oss ställs många gånger i sitt liv inför att skriva och utföra olika dokumentationer. I denna dokumentation ingår också en rapport som kan krävas både från en elev i skolan och från en anställd på den ort där hans yrkesverksamhet bedrivs. Därför är det viktigt för alla att veta hur man skriver en rapport korrekt och formaterar den. Att skriva rapporter är ett ganska brett ämne, det innehåller många nyanser, eftersom rapporter är olika i form och innehåll. Vi kommer att begränsa oss till de mest populära fallen, berätta hur du skriver en studie- och arbetsrapport och även lyfta fram de grundläggande kraven för alla typer av rapporter.

Allmänna regler för att skriva rapporter

Hur skriver man en rapport korrekt? Varje rapport måste uppfylla följande kriterier:

1. korthet. Rapporten ska tydligt och koncist innehålla all nödvändig information, med ett enkelt affärsspråk.
2. Rapporten måste börja med en korrekt formaterad titelsida (krävs för stora rapporter).
3. Om du ändå behöver skriva en stor rapport måste du också göra en innehållsförteckning och på ett extra blad ange rapportens huvudtankar och idéer.
4. Tydlig struktur. Rapporten bör vara logiskt uppbyggd. I början är det nödvändigt att uppdatera, ange alla nödvändiga uppgifter, i mitten - huvudidéerna i rapporten, i slutet - slutsatser.
5. Meningarna i rapporten ska vara korta och välformade, det ska inte vara jättestora stycken. Användningen av rubriker och underrubriker uppmuntras. Rapporten ska vara läsbar.
6. För att avslöja ämnet, om nödvändigt, upprätta bilagor till rapporten: diagram, figurer, diagram, tabeller.
7. Rapporten presenteras bäst i en särskild pärm.

Arbetsrapport

Ofta kräver chefer och direktörer särskilda rapporter om det arbete som utförs av anställda. Hur skriver man en rapport i det här fallet? Låt dig vägledas av den form för att skriva och formatera rapporter som är accepterad i ditt företag, så kommer alla ovanstående tips att passa dig. Dessutom, för arbetsrapporten, kan följande rekommendationer särskiljas:

Redovisningen behöver inte göras på blankett om den åtföljs av ett brev eller en förklarande anteckning.

Om en rapport om arbete under en viss period överförs till chefen, krävs inte ett följebrev i detta fall.

Reserapporten ska lämnas tillsammans med hela paketet med nödvändiga handlingar.

Rapporten ska skrivas på standardblad (A4) och upprättas i enlighet med GOST R 6.30-2003.

För en stor rapport är det nödvändigt att upprätta en titelsida, för en liten rapport kan rapportens titel anges överst på det första arket. Först måste du ange ordet "Rapport", sedan - dess ämne och den period för vilken rapporteringen ges.

Arbetsrapporten inleds med en introduktion, som beskriver problem, mål och mål för det utförda arbetet. Om rapporten är ett standarddokument med en fast frekvens (till exempel kvartalsvis eller månadsvis) så behövs ingen introduktionsdel.

Hur formaterar man en rapport i dess huvuddel? Här behöver du lista och avslöja alla typer av arbete som du har slutfört, samtidigt som du måste ange deadlines för att slutföra varje specifik uppgift. Om det finns, bör du ange svårigheterna under arbetets gång eller orsakerna till att arbetet inte utfördes korrekt, förklara varför detta hände.

I slutet av rapporten finns en slutsats där det är nödvändigt att ange slutsatserna och utvärdera effektiviteten av det arbete som utförts i enlighet med de uppställda uppgifterna.

En arbetsrapport är inte bara ett papper, det är ett viktigt dokument som på allvar kan påverka din karriär, så ta det på allvar i skrift och formatering.

Studierapport

En annan typ av rapport är studentrapporter, den mest populära bland dem är en övningsrapport, så låt oss prata om hur man skriver den korrekt.

En praktikrapport är ett viktigt dokument som bekräftar ett framgångsrikt genomförande av en praktikplats av en student. Det slutliga betyget för praktiken, som kommer att ingå i examensbeviset, kommer att bero på denna rapport, så du måste ta dess skrivande och design på allvar.

Hur skriver man en övningsrapport, var ska man börja? I övningsrapporten är det absolut nödvändigt att titelsidan är korrekt formaterad. Din utbildningsinstitution har säkert mallar för att designa titelsidor, du kan använda den mest lämpliga och designa din titelsida med hjälp av dess exempel. Titelsidan ska innehålla ditt efternamn, förnamn och patronym, företaget där du hade praktik och praktikperioden (från vilket datum till vilket datum).

Praktikrapporten börjar med en beskrivning av företaget där du arbetat. Ange de grundläggande nödvändiga uppgifterna - vad heter företaget, vad gör det, vad är dess huvudsakliga egenskaper (hur länge har det funnits, hur stort är företaget, etc.).

Om praktiken var helt inledande och du inte deltog aktivt i arbetet, räcker det med att ange grundläggande information om företaget. Situationen är annorlunda med industriell praxis - det mesta av rapporten bör innehålla information om din praktiska verksamhet och dess resultat.

Därefter bör du specificera mål och mål (detta kommer att gynna dig). Målet är vad du vill uppnå av praktiken, beskriv målet specifikt och noggrant, du kan specificera olika mål. Till exempel för att få nya kunskaper relaterade till yrket, att befästa och lära sig att tillämpa teoretisk kunskap i praktiken etc. Mål är sätt att uppnå mål. Till exempel ett systematiskt besök på företaget där studenten gör praktik, och en noggrann studie av hans arbete; samtal om professionella ämnen med anställda i företaget; utförande av olika slag av arbete på uppdrag av chefen m.m.

Nästa viktiga och viktigaste punkt som bör beskrivas i detalj är alla aktiviteter som du var engagerad i i praktiken. Många lärare råder sina elever att skriva ner alla sina aktiviteter på rapporten, även om det var ett mycket kort samtal till en kund eller en mycket lätt arbetsuppgift. En av de mest bekväma formerna för att skriva denna del av rapporten är följande: först - hela datumet (markera alla övningsdagar i ordning), sedan - vad studenten gjorde på varje övningsdag och efter - mikroavslutning (vad lärde sig eleven, vilken erfarenhet fick eleven). Du kan inte dra en slutsats från varje post, utan dra upp den i slutet genom att ange all nödvändig information där. Ditt främsta mål i denna del av arbetet är att fullt ut och kompetent berätta om vad du gjort i praktiken, vilken typ av arbete du haft. Du kan också notera de svårigheter som du stött på och ange möjliga orsaker till att de inträffade eller fokusera på det du gillade mest i praktiken, förklara varför.

Den sista delen av rapporten om studentpraktik är en slutsats, en slutsats. Det är genom slutsatserna i rapporten som lärarna kommer att bedöma hur väl du behärskade yrket, vad du kunde lära dig, hur mycket du kunde tillämpa dina kunskaper i praktiken. Var särskilt uppmärksam på utformningen av slutsatser. Ange tydligt och i ordning (du kan lista) allt nytt som du har lärt dig och bemästrat i praktiken. Skriv i alla fall ärligt, du behöver inte uppfinna något som inte finns, en erfaren lärare kommer att märka konstgjordhet. Låt det vara en enkel och ärlig historia, men detaljerad och detaljerad.

När det gäller utformningen av rapporten måste den överensstämma med normer och standarder. Vad exakt, kan du fråga på din fakultet, kommer de säkert att berätta för dig. Tja, i allmänhet bör typsnittet vara enkelt (Times New Roman), storlek - 12 punkter, radavstånd - 1,5. En tydlig uppdelning i delar, kapitel, stycken och vid behov listor är välkommet. Rapporten ska vara läsbar och informativ.

Nu vet du hur du skriver en rapport om arbete eller praktik. Vi har beskrivit alla grundläggande krav för sådana rapporter, vi hoppas att våra råd kommer att hjälpa dig.

Del 1

Regler för att lämna uppgifter

1. Bestäm syftet med rapporten. Veckorapporter kan vara en del av arbetsuppgifterna, men viljan att behålla ett jobb bör inte vara det yttersta målet för en rapport. Bestäm de funktioner som veckorapporten är tänkt att utföra för att återspegla meningsfull information i den och använd den mest effektiva strukturen.

   Definiera målgruppen. Det är omöjligt att göra en kompetent anmälan om man inte vet till vem den är avsedd och för vilket ändamål. Detta är det enda sättet att förstå vilken information som är av störst värde.

   • Genom att förstå publiken kan du korrekt organisera rapportens struktur och använda de mest lämpliga orden. Till exempel kommer en rapport för grundskoleelever att vara helt annorlunda än en text avsedd för ledare i ett stort företag.
   • Det är också viktigt att förstå vilka punkter som redan är kända för den potentiella läsaren, och vilka frågor som behöver förtydligas eller ytterligare källor tillhandahållas. Till exempel, när du skapar en juridisk rapport som är avsedd för advokatsamfundet, behöver du inte ge en detaljerad förklaring av tillämpliga lagar alls. Sådana förklaringar är däremot nödvändiga om rapporten är avsedd för chefer utan juristexamen.
   • Om rapporten skrivs i samband med en praktik, forskning eller annan aspekt av utbildning, är det viktigt att förstå att din publik inte är en professor eller handledare, även om de samlar in papper i slutet. Fokusera på kärnan i projektet och specifikt område av expertis för att förstå din läsare.

2. Ordna informationen i ordningsföljd. Trots rapporternas kortfattade karaktär kanske ditt dokument inte kan läsas i sin helhet. Av denna anledning bör du placera de viktigaste uppgifterna med resultat och slutsatser i början av texten.

   • Om du till exempel behöver jämföra och kontrastera tre olika märken av utrustning och rekommendera det bästa alternativet, börja med den nedersta raden och förklara sedan ditt val.
   • Vanligtvis är den första sidan i en rapport en sammanfattning av resultaten, slutsatserna och rekommendationerna. Detaljerade förklaringar bör inkluderas i dokumentets huvudtext så att läsarna vid behov kan förstå orsakerna till sådana slutsatser.

3. Förstå rapportens typiska "öde". I de flesta fall är veckorapporter nödvändiga för redovisning och kontorsarbete, så de arkiveras och arkiveras helt enkelt. Det är bättre att genast inse att rapporter extremt sällan läses från början till slut.

   • Detta faktum är inte en anledning att vara lat eller att lämna över arbete av otillräcklig kvalitet. Dina rapporter blir en återspegling av din arbetsmoral och personlighet. En svag rapport kommer sannolikt att uppmärksammas, så "jag visste att du inte skulle läsa den" kommer inte att vara en bra ursäkt.
   • Hela rapporten bör vara av hög kvalitet och kompetent, men särskild uppmärksamhet bör ägnas åt de delar av texten som läses oftast. Dessa inkluderar vanligtvis en sammanfattning och slutsatser eller rekommendationer. Ge dem särskild uppmärksamhet.
   • Det är viktigt att förstå att arbetsgivaren kanske inte läser rapporten alls eftersom han inte har något att göra eller att rapporten inte behövs. Chefer på hög nivå är alltid extremt upptagna, så de kan lyfta fram viktig information som gör att de kan fatta effektiva beslut. Sådana personer kommer inte att läsa hela rapporten om det inte är nödvändigt, men de kan alltid återkomma till den senare.

   Del 2

   Rapportstruktur

   1. Be om ett prov. Många företag har antagit ett standardformat för veckorapporter och chefer och ledning vänjer sig vid att ta emot information på ett visst sätt. Ett annat rapportformat kan orsaka förvirring.

      • Var särskilt försiktig med försäljningsrapporter. Chefer vänjer sig vid strukturen i rapporterna och kan hitta den information de behöver med bara en blick på sidan. Om du avviker från det accepterade formatet blir rapporten nästan värdelös, eftersom chefen måste läsa hela texten igen för att hitta den nödvändiga informationen.
      • Kontakta sekreteraren och be om ett prov för att inte uppfinna hjulet på nytt. Vanligtvis använder ett företag en dokumentmall med alla alternativ, inklusive marginaler, typsnitt, tabell- och styckestilar.

   2. Tänk på rapporteringsmetoden. Ett tryckt dokument eller en elektronisk bilaga är utformad på ett helt annat sätt än en rapport som lämnas i brödtexten i ett e-postmeddelande.

      • Om rapporten till exempel skickas som en bilaga till ett e-postmeddelande, ska sammanfattningen inkluderas i e-postmeddelandets brödtext. Då behöver läsaren inte öppna bilagan för att förstå huvudtanken.
      • För en tryckt rapport är det vanligtvis nödvändigt att förbereda ett följebrev eller försättsblad så att rapporten kan identifieras och arkiveras korrekt.
      • Oavsett hur du skickar in din rapport är det viktigt att inkludera ditt efternamn på varje sida och numrera dem i formatet "X av Y". Sidor kan enkelt delas, så det är viktigt att veta hur många sidor rapporten är på och vem som är författaren till dokumentet.
      • All nödvändig information kan anges i rubriken. Skriv till exempel i det: "Peter Ivanovs försäljningsrapport, vecka 32, sida 3 av 7."

   3. Bifoga en sammanfattning. Sammanfattningen av rapporten ryms vanligtvis i ett par stycken, och varje avsnitt sänds i en eller två meningar. Summan av kardemumman är att det ofta räcker för en chef att bara läsa en sammanfattning för att fatta det nödvändiga beslutet om dina slutsatser sammanfaller med hans antaganden i denna fråga.

      • Det är viktigt att sammanfattningen är skriven på ett tydligt, lättillgängligt och kortfattat språk. Använd inte jargong och tekniska termer som kräver förklaring, även om läsaren är väl insatt i branschterminologi.
      • Sammanfattningen sammanställs efter slutförandet av de återstående delarna av rapporten. Det går inte att kort sammanfatta stycken som ännu inte är skrivna, även med en detaljplan. Mycket kan förändras under ett jobb.

   4. Tänk på strukturen för stycken och avsnitt. Bestäm formatet och lämna en rapportsektionsplan som kommer att uppfylla målen.

      • Planen bör vara logisk och sammanhängande och ta hänsyn till de potentiella läsarna av rapporten.
      • Rapporten består som regel av en sammanfattning, inledning, slutsatser och rekommendationer, underlag och förklaringar samt en källförteckning. Utökade rapporter kan kompletteras med bilagor med viktig data och innehållsförteckning, men veckorapporterna är ganska korta.
      • Varje avsnitt bör ta upp en fråga. Varje stycke i ett avsnitt beskriver en idé. Till exempel, om avsnittet i den veckovisa försäljningsrapporten har rubriken "Populära barnklädesmärken", bör ett stycke ges till varje modell. Om du vill lista pojk- och flickkläder separat, använd underrubriker (med lämpliga underrubriker) för varje märke, inom vilka du har ett stycke för pojkkläder och ett stycke för flickkläder.

   5. Skapa ett försättsblad eller följebrev. Ett försättsblad krävs inte för sammanfattande rapporter, men en detaljerad rapport bör förses med ett separat blad som anger rapportens författare och en kort beskrivning av uppgiften.

      • Titelsidan skiljer sig från sammanfattningen, eftersom den egentligen bara innehåller den information som behövs för korrekt registrering och arkivering av rapporten.
      • Din organisation kan ha en standardförsättsbladsmall för veckorapporter. Följ i det här fallet de fastställda reglerna.
      • Titelsidan ska innehålla rapportens titel eller beskrivning (till exempel "Veckoförsäljningsrapport"), namnet på kompilatorn och alla medförfattare, företagets namn och datumet då rapporten sammanställdes eller skickades in.

      Del 3

      Övertygande ord och fraser

      1. Tänk på bra rubriker och underrubriker. Sådana rapportelement gör att läsaren snabbt kan hitta relevanta avsnitt och ytterligare information för att förstå resultaten och rekommendationerna.

         • Avsnittsrubriker och underrubriker bör noggrant och tydligt beskriva innehållet.
         • I en veckoförsäljningsrapport kan du till exempel använda avsnitten "Övergripande trender inom damkläder", "Trender inom herrkläder" och "Topmärken inom barnkläder". Sedan, inom varje avsnitt, kan underavdelningar identifieras, vars namn kommer att spegla tydliga trender eller namnen på populära varumärken.
         • Använd samma grammatiska strukturer för alla rubriker så att rapporten ser logisk och konsekvent ut. Till exempel, om den första rubriken är "Bästa herrkollektion", så ska nästa rubrik vara "Leading in Womenswear", inte "Women's Sales Performance".

      2. Använd enkla och tydliga meningar. Din rapport bör bestå av meningar med standarden Ämne, Verb struktur för att uttrycka dina tankar tydligt och visa förtroende för de slutsatser och rekommendationer som gjorts.

         • Läs utkastet igen och stryk över alla onödiga ord. I varje mening, hitta utföraren av åtgärden och placera den före verbet. Schematiskt ska meningar se ut som "Vem gör vad".
         • Bli av med överflödiga ord och fraser som "för idag", "i syftet med" eller "för tillgänglighet".
         • Den här stilen kan verka tråkig, men ditt mål är inte att underhålla läsaren. Det är mycket viktigare för en rapport att effektivt kommunicera nyckelaspekter och slutsatser.

      3. Slutsatserna måste vara objektiva och opartiska. Rapporten behöver ofta ge rekommendationer, men de bör baseras på fakta, inte personliga åsikter och känslor. Det är viktigt att övertyga läsaren med obestridliga bevis och klarhet i tanken.

         • Använd inte adjektiv, liksom andra ord och fraser med en uttalad positiv eller negativ känslomässig klang. Fokusera på fakta och sunt förnuft.
         • I en rapport rekommenderar du till exempel en kampanj för en av dina försäljningschefer. Backa upp din rekommendation med fakta som visar att personen verkligen förtjänar en befordran, men ge inte subjektiva åsikter eller vädjar till känslor. "Alina presterar regelbundet bättre trots att hon bara jobbar 15 timmar i veckan" är mer övertygande än "Alina är väldigt vänlig och försöker alltid hårt, men hon måste jobba deltid eftersom hon tar hand om sina äldre föräldrar."

      4. Använd övertygande verb. Om texten är skriven med den aktiva rösten, uttrycks handlingen i meningen i ett ord - verbet. Använd kortfattade och övertygande verb som tydligt beskriver handlingen.

         • Företräde bör ges till enkla verb. Till exempel är "sälja" alltid bättre än att "förverkliga".
         • Ibland behövs verb som uttrycker tankeprocesser – tänk, vet, förstå, tro, men i allmänhet är de sämre än handlingsverb. Försök att utöka ditt uttalande och omvandla det till handling. Till exempel skrev du meningen "Jag tror att försäljningen kommer att öka under de kommande månaderna." Utöka uttalandet och beskriv skälen till detta antagande. Omformulera meningen: "I praktiken ökar försäljningen under semesterperioden. Jag förutspår att försäljningen kommer att öka i november och december."
         • Texten ska vara handlingsorienterad. Läs rapporten igen, försök bli av med onödiga prepositioner och ersätt överflödiga ord med övertalande verb. Till exempel kan "hjälp" ersättas med "hjälp", och istället för "ge skydd" säga "skydda".

      5. Använd inte den passiva rösten. Den passiva formen stryker handlingens subjekt från meningen, och objektet kommer i förgrunden. I vissa situationer är den passiva rösten nödvändig av politiska eller diplomatiska skäl, men oftast gör den texten förvirrande och vag.

         • Den aktiva rösten låter dig framhäva handlingens utförare och visar läsaren vem som är ansvarig. För att förstå vikten av denna aspekt, föreställ dig att du i en tidningsartikel om en brand stötte på följande mening: "Lyckligtvis räddades alla barn." Det är nödvändigt att förstå vem som räddade dessa barn. Om meningen såg ut som "Lokalläraren Ivan Petrov återvände flera gånger till internatskolans brinnande byggnad och räddade alla barn", så kommer den verkliga hjälten i förgrunden.
         • Ett giltigt löfte låter dig också hitta den som är ansvarig för de negativa konsekvenserna. Frasen "Några misstag gjordes" kommer att få arbetsgivaren att undra vem som gjort misstagen och vem som ska straffas. Om det är du som gjort misstag, ta då ansvar och acceptera konsekvenserna.
         • Var uppmärksam på verbet "att vara" för att leta efter passiva meningar. Om du lyckades hitta dem, bestäm sedan åtgärden som utförs och personen som utför den, och ändra sedan ordföljden.

      6. Använd visuella sätt att uttrycka data. Schema och grafer uppfattas mycket lättare och finns omedelbart efter ett stycke med sådan information (särskilt om sådan data innehåller ett stort antal siffror).

         • Välj lämpliga visuella hjälpmedel som underlättar för läsaren och tjänar rapportens syfte.
         • Använd till exempel ett linjediagram för att visa tillväxten i försäljningen av ullrockar. Denna presentation av data är mycket effektivare än en tabell med antalet sålda enheter varje månad, eftersom tabellen tvingar läsaren att hålla alla siffror i åtanke och jämföra dem med varandra för att upptäcka trender. En blick på grafen räcker för att förstå essensen.
         • Först och främst uppmärksammar en person alltid visuella element. Alla grafer och diagram måste vara tydliga och korrekta, korrekt placerade på sidan. Använd bara de element som verkligen stödjer dina slutsatser och rekommendationer.

      7. Använd inte jargong. Varje gren av kunskap eller verksamhet har sin oundvikliga terminologi, såväl som modeord som ofta används i böcker och artiklar. Ibland är de användbara, men i de flesta fall står jargong bara i vägen för att tydligt och kompetent uttrycka huvudidén.

         • Försök att göra en lista med professionell jargong så att du inte överanvänder sådana ord i din rapport. Avsluta texten och sök efter nyckelord för att ersätta oönskade lexikaliska enheter.
         • Det bör förstås att ett stort antal modeord inte kommer att visa läsaren att du är "in the know", utan kommer att ha motsatt effekt. Direktören och cheferna är ofta äldre än vanliga anställda och har sett många sådana ord under sin livstid. Om du missbrukar jargong kommer de att tycka att du är för lat, dåligt insatt i ämnet eller bara vill imponera.
         • Det är också bäst att inte använda alltför komplexa termer. Till exempel bör en rapport om en rättslig tvist inte innehålla en överdriven mängd juridiskt skratt.

      8. Rätta alla fel. Ett stort antal stavfel och grammatiska fel distraherar bara läsaren och skapar en negativ bild av författaren. Skriv ett utkast till rapport i förväg så att du hinner jobba med buggarna.

         • Kontrollera stavning och grammatik i ett ordbehandlingsprogram på din dator, men lita inte enbart på automatiska korrigeringar. Sådana program kan missa många fel, särskilt i liknande ord ("tätningar" istället för "handskar").
         • Läs rapporten baklänges för att hitta eventuella fel. Om ämnet för rapporten ligger nära dig, är det mycket lätt att inte märka misstaget, eftersom hjärnan automatiskt kan "tänka ut" de saknade orden eller bokstäverna i texten. Läs baklänges för att förstå enskilda ord.
         • Läs rapporten högt för att upptäcka fel och stilmässiga brister. Om du inte kan läsa en mening eller ett stycke utan problem, är det troligt att din text är överbelastad och läsaren blir också förvirrad. Skriv om dåliga meningar.