Spese di viaggio giornaliere. Nuove spese giornaliere e di viaggio

Quali sono le spese di viaggio giornaliere?- una domanda a cui occorre rispondere tenendo conto delle disposizioni di almeno 2 fonti del diritto: i regolamenti Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749 e Codice del lavoro della Federazione Russa. Studiamo le specificità di queste norme.

Cosa è incluso nell'indennità giornaliera

La composizione delle spese giornaliere, a copertura delle quali il lavoratore ha diritto alle indennità giornaliere, non è disciplinata dalla legge, pur essendo separate nel quadro normativo dalle spese di trasporto e alloggio (art. 11 del Regolamento approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749 (di seguito denominato Regolamento) ).

L'entità dell'indennità giornaliera è determinata dal datore di lavoro in atti aziendali interni. I pagamenti fino a 700 rubli per viaggi di lavoro in Russia e fino a 2.500 rubli per i dipendenti che viaggiano all'estero non sono soggetti a tasse e contributi sociali (clausola 3, articolo 217 del codice fiscale della Federazione Russa).

Le diarie di solito vengono spese per il cibo. Ma la persona distaccata può spenderli per qualsiasi cosa a sua discrezione: non è obbligato a riferire sul contenuto di tali spese.

Come calcolare l'indennità giornaliera per un viaggio d'affari in Russia e all'estero

Sia quando si viaggia in Russia che quando si viaggia all'estero, l'importo dell'indennità giornaliera è determinato dalla formula:

RS \u003d SD × D,

RS - indennità giornaliera stimata;

SD - l'importo dell'indennità giornaliera giornaliera, stabilito dallo standard locale;

D - la durata del viaggio di lavoro in giorni (compresi i giorni di viaggio).

IMPORTANTE! Se la diaria non è interamente spesa dal viaggiatore, non è necessario restituire il saldo non speso alla cassa del datore di lavoro, a differenza della parte dell'anticipo che è destinata a coprire le spese di alloggio e di trasporto.

Se la diaria non è sufficiente per il dipendente, può spendere i suoi soldi per le spese correnti, previo coordinamento di queste spese con il datore di lavoro (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Successivamente, questi costi vengono rimborsati.

Le indennità giornaliere vengono pagate giornalmente?

Se un viaggiatore d'affari risolve i suoi compiti di produzione sul territorio della Russia, non ha diritto all'indennità giornaliera. In caso di viaggio all'estero - sono assegnati nella misura del 50% di quelli stabiliti da atti aziendali interni per viaggi di lavoro all'estero di durata superiore a 1 giorno (clausola 20 del Regolamento). Cioè, le indennità giornaliere "straniere" per un viaggio di lavoro di un giorno saranno soggette all'imposta sul reddito delle persone fisiche per un importo superiore a 1250 rubli.

IMPORTANTE! Il datore di lavoro ha il diritto di emettere uno standard locale, in base al quale, anche con viaggi di lavoro di un giorno nella Federazione Russa, al dipendente vengono garantiti i pagamenti per le spese correnti anziché per diem. Fatta salva la conferma documentale di questi costi, l'imposta sul reddito delle persone fisiche non può essere addebitata su di essi (lettera del Ministero delle finanze della Federazione Russa del 26 maggio 2014 n. 03-03-06/1/24916).

Quando - prima o dopo un viaggio di lavoro - viene pagata l'indennità giornaliera

L'indennità giornaliera, così come altri fondi come parte dell'anticipo, vengono rilasciati al viaggiatore d'affari prima del viaggio.

I termini e le modalità di versamento dell'anticipo (in contanti, su carta di credito) possono essere fissati in atti interni, ad esempio nel provvedimento sui viaggi di lavoro.

Puoi saperne di più sull'applicazione della disposizione di viaggio nell'articolo.

È possibile, tuttavia, uno scenario in cui la diaria possa essere pagata dopo il viaggio. Se il dipendente è stato costretto a spendere parte dell'indennità giornaliera per il trasporto o l'alloggio (che il datore di lavoro deve pagare il 100%), al ritorno al lavoro, l'ufficio contabilità gli restituirà l'importo speso.

Qual è la procedura per il pagamento dell'indennità giornaliera nei fine settimana

Se un dipendente è in viaggio d'affari nei fine settimana, gli viene pagata una diaria per ogni giorno libero nell'importo normale (se non diversamente stabilito dalle leggi locali). Questa è una delle differenze tra lo schema di calcolo della diaria e lo schema di calcolo delle retribuzioni del fine settimana, che:

• pagato il doppio se il dipendente lavora nei fine settimana (e questo si riflette nel Timesheet n. T-13);
• non pagato se il viaggiatore non lavora nei fine settimana.

Vale la pena notare che stipendio e indennità giornaliera sono pagamenti fondamentalmente diversi sia in termini di tassazione che in termini di principi di calcolo. E va ricordato il fatto che l'indennità giornaliera non è soggetta alla regola del raddoppio del reddito di un lavoratore dipendente.

Risultati

Il decreto 749 e il Codice del lavoro della Federazione Russa spiegano in modo sufficientemente dettagliato quali sono le spese giornaliere per i viaggi di lavoro. Quando si viaggia per un viaggio d'affari della durata di 1 giorno, tali pagamenti non sono dovuti nella Federazione Russa, quando si viaggia all'estero vengono assegnati per un importo del 50% dell'indennità giornaliera "straniera".

Puoi saperne di più sul calcolo dei vari pagamenti per viaggi di lavoro negli articoli:

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Gli articoli del Codice del lavoro della Federazione Russa stabiliscono l'obbligo del datore di lavoro di mantenere i suoi dipendenti inviati in viaggio d'affari. La legge include il concetto di contenuto nel periodo specificato. Significa determinati fondi che un dipendente distaccato può spendere per cibo e viaggi (compresi i diari).

Le disposizioni in materia di trasferimento di tali somme sono contenute anche nella normativa tributaria. L'analisi degli atti legislativi mostra che non esistono valori massimi per le indennità giornaliere.

Cosa è incluso nelle spese di viaggio giornaliere?

Il pagamento della diaria per i viaggi di lavoro viene effettuato secondo due opzioni principali.

Devono essere specificati in modo più dettagliato:

• Le spese di gestione durante questi viaggi possono essere rimborsate al termine dell'incarico. Quando un dipendente presenta i documenti necessari all'ufficio contabilità, gli viene accreditato il rimborso delle spese;
• Le spese possono essere pagate in anticipo, in anticipo. In questo caso, il datore di lavoro trasferisce una certa somma di denaro al dipendente, in base alla durata del viaggio.

Il calcolo viene costruito giornalmente. L'importo di tali pagamenti è determinato dagli atti interni di ciascuna organizzazione. Pertanto, il calcolo della compensazione può variare in modo significativo. Ad esempio, quando ci si sposta in Russia, la dimensione della norma del bilancio statale o dei dipendenti comunali è di 100 rubli al giorno. Gli standard di dimensione indicati esistono da più di 15 anni e non sono cambiati durante questo periodo.

E la dimensione della norma per i dipendenti delle società commerciali, di regola, parte da 500 rubli al giorno di un viaggio d'affari. Allo stesso tempo, le spese per un giorno sono un importo fisso. Viene consegnato a una persona o trasferito dopo il suo ritorno. Ha il diritto di pianificare le spese in modo indipendente entro la norma dell'importo del pagamento.

Indennità giornaliera per viaggi di lavoro in Russia

Le indennità giornaliere per i viaggi di lavoro in Russia nel 2018 sono stabilite da ciascun datore di lavoro separatamente. Ogni organizzazione ha il diritto di determinare il proprio limite di spesa.

Allo stesso tempo, il calcolo delle spese in Russia può variare, a seconda della categoria dei dipendenti. Ad esempio, a un manager verrà assegnato un volume maggiore rispetto ai normali dipendenti. Di conseguenza, il calcolo della manutenzione in viaggio d'affari differirà in modo significativo.

Indennità giornaliera per viaggi di lavoro nel 2018

Come accennato in precedenza, non è stato stabilito per legge un limite specifico per il calcolo dei pagamenti in Russia. Pertanto, semplicemente non c'è limite al rimborso delle spese quando si viaggia in Russia.

Questi problemi vengono risolti da ciascun datore di lavoro in modo indipendente. Dopotutto, è il datore di lavoro che spende i propri fondi e nessuno ha il diritto di vietargli di fare spese. Il volume della norma è impostato per essere lo stesso per tutto il tempo trascorso durante il viaggio. Un importo è fissato per ogni giorno. Un'eccezione al pagamento della norma è un viaggio d'affari di un giorno. In questo caso, i contenuti non sono elencati.

Indennità diaria per un viaggio d'affari in Russia nel 2018

L'importo totale dei pagamenti è composto da bonifici per ogni giorno del viaggio. L'ufficio contabilità effettua un calcolo basato sulla norma e tenendo conto della durata totale del viaggio.

Allo stesso tempo, l'importo specifico dei pagamenti dipende dalle disposizioni sancite nell'atto locale di ciascuna organizzazione. E il dipendente non ha il diritto di insistere sul trasferimento di una maggiore quantità di fondi a lui. L'importo dei trasferimenti dipende dall'atto specificato e non può essere diverso.

Indennità massima giornaliera per viaggi di lavoro

L'indennità giornaliera minima per un viaggio d'affari in Russia nel 2018 è di 100 rubli. L'importo specificato della norma si applica ai dipendenti pubblici. Nel frattempo, il limite massimo della norma non è limitato dalla legge. Allo stesso tempo, il Codice Fiscale non considera le spese di viaggio come oggetto di tassazione. Pertanto, non sono soggetti all'imposta sul reddito. Tuttavia, esiste un valore limite, il cui superamento significa l'imposta sul reddito.

Se le spese superano i 3.500 rubli, l'importo in eccesso rispetto al calcolo specificato sarà soggetto all'imposta sul reddito. Cioè, sarà considerato reddito.

Come calcolare l'indennità giornaliera per un viaggio d'affari in Russia?

Puoi calcolare l'indennità giornaliera in base alla durata del viaggio. In questo caso, l'importo dei pagamenti stabilito nell'organizzazione deve essere preso come unità di conto. Ad esempio, se ammontano a 500 rubli e l'ordine del viaggio di lavoro viene effettuato per 10 giorni, l'importo dei trasferimenti sarà di 5.000 rubli.

In tutti i casi di viaggi all'interno della Russia, l'importo dei pagamenti verrà calcolato utilizzando questa formula.

12.02.2018, 17:02

In connessione con la necessità di produzione, è stato deciso di inviare uno dei dipendenti in viaggio d'affari. Poiché questo è il primo viaggio di lavoro da molto tempo, nel 2018 lo specialista del personale ha posto una serie di domande relative alla sua organizzazione e documentazione. Ad esempio, quando pagare la diaria per un viaggio di lavoro? Soprattutto per i nostri lettori, abbiamo preparato una risposta a questa domanda.

Spese di viaggio da rimborsare

Ogni viaggio di lavoro ha dei costi. Poiché il dipendente viene inviato in viaggio d'affari su iniziativa dell'organizzazione, le spese da lui sostenute dovrebbero essere rimborsate. In particolare, devi risarcire:

• spese di viaggio;
• spese di alloggio;
• per diem – spese aggiuntive legate alla vita al di fuori del luogo di residenza permanente;
• altre spese sostenute durante un viaggio di lavoro concordato con l'amministrazione.

L'indennità giornaliera è un compenso a un dipendente associato a un soggiorno al di fuori del suo luogo di residenza permanente. In generale, è logico rimborsare al dipendente i costi causati dal vivere in un luogo insolito nell'interesse del datore di lavoro. Ad esempio, il costo della ristorazione e il soddisfacimento di altre esigenze quotidiane.

Ricordiamo che le indennità giornaliere entro i limiti di 700 rubli / giorno per viaggi di lavoro nella Federazione Russa e 2500 rubli / giorno per viaggi di lavoro all'estero non sono soggette all'imposta sul reddito delle persone fisiche e ai premi assicurativi (paragrafo 10, clausola 3, articolo 217, clausola 2 , articolo 422 del Codice Fiscale della Federazione Russa).

Indennità giornaliera pagata in anticipo

Quando si invia un dipendente in viaggio d'affari nell'interesse del datore di lavoro, non è possibile costringerlo a spendere i propri soldi. Pertanto, la risposta alla domanda su quando pagare la diaria, prima o dopo un viaggio di lavoro, sarà inequivocabile. La diaria deve essere pagata in anticipo! Questo è il requisito della legislazione del lavoro (clausola 10 del regolamento, approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749).

Pertanto, la risposta alla domanda sul pagamento delle indennità giornaliere prima o dopo un viaggio di lavoro ha una risposta univoca. Il denaro deve essere pagato in anticipo.

C'era una forte opinione che le diarie giornaliere fossero pagate a un dipendente principalmente per i pasti in viaggio d'affari. Tuttavia, è errato. Le diarie sono emesse per compensare quelle spese che non possono essere prese in considerazione in anticipo e che non possono essere documentate. Diamo un'occhiata alle questioni difficili e controverse che il più delle volte i contabili devono affrontare quando calcolano e pagano la diaria.

A cosa serve la diaria?

Un dipendente di un'organizzazione che ha lasciato per svolgere un incarico ufficiale al di fuori del luogo di lavoro permanente (in viaggio d'affari) è risarcito delle spese aggiuntive da lui sostenute legate al soggiorno fuori dal luogo di residenza permanente, denominate indennità giornaliere (articolo 168 del Codice del lavoro della Federazione Russa, clausola 11 del Regolamento sulle peculiarità dell'invio di dipendenti a trasferte ufficiali, approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 n. 749, di seguito denominato il Regolamento).

Molti credono che le diarie vengano pagate a un dipendente principalmente per i pasti in viaggio d'affari, per così dire, come compensazione per l'assenza di borsch e polpette fatti in casa. Ma non è così. Il costo del cibo, del vestiario e di altri bisogni del lavoratore sono suoi problemi personali. Riceve uno stipendio e decide dove e come spenderlo. Il fatto che sia in viaggio d'affari non significa che l'ufficio natale sia obbligato a dargli da mangiare in questo momento. È obbligatorio pagare il viaggio da e per il luogo del viaggio di lavoro, l'alloggio e altre spese documentate che è costretto a sostenere solo perché lavora fuori dal luogo di residenza, ma non per nutrirlo.

Le indennità giornaliere sono erogate per compensare quelle spese che non possono essere prese in considerazione in anticipo o che non possono essere documentate.

Esempio 1

Comprimi spettacolo

Spese di viaggio nel luogo del viaggio di lavoro, una tavoletta di cioccolato (secondo la buona vecchia tradizione) alla segretaria del capo con cui dovrai comunicare, conversazioni telefoniche su questioni di lavoro su un cellulare personale, ecc. Tutte queste spese non può essere documentato. Al posto del lavoro permanente, non sarebbero sorti ed è necessario che il dipendente li compensi. Dopotutto, sono chiaramente mirati a risolvere quei compiti per i quali il dipendente è stato inviato in viaggio d'affari.

Tassi di pagamento

Molti, di sicuro, trovarono i tempi in cui l'indennità giornaliera era rigorosamente regolata. Allo stato attuale, ai fini della tassazione degli utili, l'importo della diaria è determinato solo dalla volontà dell'organizzazione (sottoclausola 12, clausola 1, articolo 264 del codice fiscale della Federazione Russa). Non è impostato alcun limite superiore o inferiore.

Va notato che se durante i viaggi di lavoro all'interno del paese l'indennità giornaliera nell'organizzazione supera i 700 rubli e per i viaggi di lavoro all'estero - 2500 rubli, l'importo in eccesso aumenta il reddito del dipendente soggetto all'imposta sul reddito delle persone fisiche.

L'indennità giornaliera è corrisposta per ogni giorno di trasferta di lavoro, compresi i fine settimana ei giorni festivi non lavorativi, nonché per i giorni di viaggio, compreso il tempo di sosta forzata durante il tragitto (art. 11 del Regolamento).

Se, in base ai termini del viaggio di lavoro, il lavoratore ha la possibilità di rientrare giornalmente nel luogo di residenza permanente, le diarie non vengono pagate (clausola 11 del Regolamento).

La questione dell'opportunità del ritorno giornaliero del dipendente dal luogo del viaggio di lavoro al luogo di residenza permanente in ogni caso è decisa dalla direzione dell'organizzazione, tenendo conto della distanza, delle condizioni di comunicazione del trasporto, della natura del compito svolto, la necessità di creare condizioni per il riposo del dipendente e altre condizioni oggettive.

Determina i giorni di partenza e di arrivo

Il giorno di partenza per un viaggio d'affari è la data di partenza del veicolo: treno, aereo, autobus, nave, ecc. - dal luogo (insediamento) di lavoro a tempo indeterminato , e non il luogo di residenza del lavoratore (clausola 4 del Regolamento).

In partenza del veicolo Fino alle ore 24:00 comprese, il giorno di partenza è considerato il giorno corrente, e dalle ore 00:00 in poi - il giorno successivo.

Esempio 2

Comprimi spettacolo

Se il treno parte il 5 ottobre alle 23:59, il dipendente è partito per un viaggio di lavoro il 5 ottobre. Se il treno parte, ad esempio, 4 minuti dopo, cioè alle 00:03, allora è già il 6 ottobre, il giorno successivo.

Quando una stazione, un molo o un aeroporto si trova al di fuori dell'insediamento, è necessario tenere conto del tempo necessario per raggiungere la stazione, il molo o l'aeroporto.

Allo stesso tempo, notiamo ancora una volta che il luogo di ubicazione dell'organizzazione, e non il luogo di residenza del dipendente, è riconosciuto nell'accordo.

Cioè, secondo la clausola 4 del Regolamento, un dipendente (anche se alle tre del mattino) in viaggio d'affari parte formalmente dal suo posto di lavoro permanente e non da casa. E il tempo impiegato per raggiungere l'aeroporto viene calcolato in base al percorso: “Lavoro - Aeroporto”, e non “Casa - Aeroporto”.

Prima di salire su un aereo in aeroporto, è necessario effettuare il check-in e l'ispezione personale. Il check-in, di norma, inizia 2 ore prima dell'orario di partenza indicato sul biglietto (l'orario di partenza, così come l'orario di arrivo, è sempre indicato in locale), e termina 40 minuti prima della partenza dell'aeromobile.

I passeggeri in ritardo al check-in o all'imbarco sull'aeromobile non possono volare. Pertanto, oltre al tempo necessario per raggiungere l'aeroporto (circa un'ora in media), è necessario aggiungere un'altra ora per effettuare il check-in, lo screening e l'attesa dell'annuncio per salire sull'aereo.

Puoi salire a bordo del treno tre minuti prima della partenza (nei biglietti del treno, l'orario di partenza e di arrivo è indicato a Mosca), così come l'autobus.

Se un dipendente va in viaggio d'affari con i mezzi ufficiali, con la propria auto(o a qualcun altro, guidandolo per procura), allora il periodo di partenza per un viaggio di lavoro è determinato dai documenti giustificativi. Possono essere, in particolare, la lettera di vettura, le bollette, le ricevute, gli assegni delle stazioni di servizio o altri documenti attestanti il ​​percorso (articolo 7 del Regolamento).

Se non ci sono documenti di viaggio, il periodo di soggiorno in viaggio d'affari può essere confermato da documenti per l'affitto di un alloggio nel luogo di viaggio d'affari (clausola 7 del Regolamento).

Ma se il dipendente non può presentare i documenti di residenza, deve confermare il periodo di soggiorno in viaggio d'affari con una nota di servizio (rapporto) o un documento della parte ospitante sull'effettiva permanenza lì (clausola 7 del regolamento). Tale documento può essere redatto in qualsiasi forma. Ma nella sua essenza, si tratta di un duplicato di un certificato di viaggio, la cui presenza obbligatoria è stata annullata dal 01/08/2015 con decreto del governo della Federazione Russa del 29/12/2014 n. 1595.

Pertanto, a nostro avviso, quando si invia un dipendente in viaggio d'affari, è ottimale continuare a rilasciargli un certificato di viaggio. Come prima, modulo n. T-10, approvato dal decreto del Comitato statale di statistica della Russia del 05.01.2004 n. 1 "Sull'approvazione di forme unificate di documentazione contabile primaria per la registrazione del lavoro e il suo pagamento", che dal 2013, ricordiamo, non è un modello, può fungere da modello obbligatorio per l'uso.

Allo stesso modo si considera il giorno di arrivo da un viaggio di lavoro, cioè secondo il documento di viaggio, che indica anche l'ora del soggiorno. Tuttavia, non c'è già tempo per andare dall'aeroporto al luogo di lavoro permanente.

Esempio 3

Comprimi spettacolo

Se l'aereo atterra alle 23:59 (secondo il biglietto), allora questo giorno dovrebbe già essere considerato l'ultimo per motivi di viaggio d'affari. Anche se arrivarci di notte sarà probabilmente un po' più difficile che in pieno giorno. È vero, se necessario, in teoria, puoi prendere un certificato dall'aeroporto che l'atterraggio effettivo è stato alle 00.07.

Indennità giornaliera

Per tutti i giorni compresi tra due date (partenza e arrivo), il dipendente deve percepire la diaria maturata sulla base dell'importo stabilito dall'atto normativo locale dell'organizzazione. Qui tutto è già in balia della direzione dell'organizzazione.

L'importo dell'indennità giornaliera può essere uguale per tutti i dipendenti, indipendentemente dalla posizione, dall'anzianità di servizio, ecc., o differire, ad esempio, a seconda della regione del viaggio di lavoro. Ad esempio, nei viaggi di lavoro a Vologda, l'indennità giornaliera sarà superiore a quella di chi si è recato a Kerch (o viceversa). L'organizzazione non è obbligata a dimostrare alle autorità fiscali la correttezza di tali azioni.

Inoltre nessuno vieta di fissare l'indennità giornaliera a seconda della posizione. Cioè, l'indennità giornaliera del direttore o dei suoi sostituti può superare l'indennità giornaliera dei capi dipartimento. E quelli, a loro volta, hanno più dei normali dipendenti. O, ancora, viceversa. Le maggiori indennità giornaliere possono essere per i cavalli da lavoro che realizzano il profitto per l'impresa e non per coloro il cui compito è guidare e ispirare.

Ma qui, a nostro avviso, come nella fissazione dello stipendio ufficiale (aliquota tariffaria), l'indennità giornaliera dovrebbe essere specificata nel contratto di lavoro. In questo caso, solo tre persone lo sapranno: il manager, il dipendente e il commercialista.

Nota

Comprimi spettacolo

La conclusione che l'indennità giornaliera può essere differenziata, anche in base alla posizione o ad altri fattori, è stata formulata nel 2008, quando la legge federale n. 158-FZ del 22 luglio 2008 e il decreto del governo della Federazione Russa n. Il 1 gennaio 2009 sono state annullate le indennità giornaliere stabilite dal decreto del governo della Federazione Russa n. 93 dell'8 febbraio 2002. Molti hanno ritenuto che il principio di giustizia sociale fosse così violato. Ma di che tipo di discriminazione stiamo parlando? Nessuno si indigna (almeno ad alta voce) quando due dipendenti nelle stesse posizioni e che svolgono lo stesso lavoro con lo stesso risultato (secondo uno di loro) ricevono stipendi diversi. E, forse, questa differenza può essere molto significativa. È lo stesso con le indennità giornaliere. Le autorità sanno meglio chi sostiene quali spese durante un viaggio di lavoro ea chi e come rimborsarle.

In gite di un giorno all'interno della Federazione Russa, come accennato in precedenza, le indennità giornaliere non vengono pagate (clausola 11 del Regolamento). A questo proposito, ricordo un caso della pratica personale dell'autore (quando prestava servizio come ispettore-revisore dei conti senior di uno dei dipartimenti di costruzione del Ministero della Difesa dell'URSS). È rilevante anche oggi.

Esempio 4

Comprimi spettacolo

Durante l'audit delle attività finanziarie ed economiche di uno dei dipartimenti subordinati di stanza a Leningrado (come veniva allora chiamata San Pietroburgo), è stato verificato il rapporto anticipato di un dipendente inviato in viaggio d'affari in un dipartimento superiore di Mosca.

Secondo il certificato di viaggio, la data di partenza dal viaggio di lavoro è il 06 settembre, la data di arrivo è l'8 settembre. Il dipendente è stato risarcito del costo dei biglietti e dell'indennità giornaliera maturata per tre giorni. Durante il controllo del rapporto, è emerso che l'ora di partenza del treno "Leningrado - Mosca" il 07 settembre alle 00.07. Orario di partenza da Mosca - 07 settembre alle 16:40 e orario di arrivo a Leningrado - 07 settembre alle 23:40. Pertanto, il periodo di soggiorno in viaggio d'affari è di un giorno (7 settembre) e le diarie giornaliere non erano soggette a rateizzazione e pagamento.

Nell'atto di revisione, questa violazione è stata rilevata e la direzione del dipartimento è stata incaricata di recuperare da questo dipendente l'importo pagato in eccesso a lui.

Una situazione simile è del tutto possibile nelle condizioni moderne.

Allo stesso tempo, ha senso prestare attenzione al parere del Ministero delle finanze russo, espresso in una lettera del 16 luglio 2015 n. 03-03-07 / 40892. In particolare, rileva che per le trasferte di lavoro di un giorno, il rimborso delle altre spese nei casi, nei modi e negli importi determinati da contratto collettivo o atto normativo locale, è effettuato previa presentazione di documenti attestanti tali spese (comma 24 del Regolamento).

Tuttavia, quando gite di un giorno all'estero diarie (secondo la tariffa stabilita per un viaggio di lavoro in questo stato) sono pagate a metà (comma 20 del Regolamento). A nostro avviso, questo è rilevante quando si viaggia nei paesi vicini (Kazakistan, Bielorussia, Ucraina).

Ad esempio, in un giorno puoi tornare dalla regione di Smolensk a Vitebsk e viceversa, o da Orenburg ad Aktobe, ecc. Ma è molto difficile volare a Parigi o Londra per affari e avere il tempo di tornare lo stesso giorno.

Quando si viaggia all'estero, la data di attraversamento del confine di stato è determinata dai segni sul passaporto straniero (clausola 18 del Regolamento). Nel caso di un viaggio d'affari nei paesi della CSI (quando si attraversa il confine, il marchio sul passaporto non è apposto), la data di attraversamento del confine è determinata dai documenti di viaggio.

L'indennità giornaliera per il giorno di attraversamento del confine viene pagata secondo gli standard esteri (in valuta estera) e al ritorno a casa (cioè nel luogo di lavoro permanente) - in rubli (secondo gli standard russi).

Pertanto, se un dipendente vola in viaggio d'affari all'estero in aereo, il giorno della partenza riceverà una diaria in valuta estera. E per il giorno della partenza, ad esempio, da casa di Parigi - in rubli.

Tutte le spese sostenute dal dipendente viaggiato dopo l'approvazione della nota spese sono imputate alle spese registrando:

Conto di debito 26 (44) Conto di credito 71.

Se i costi sono stati effettuati in qualsiasi valuta estera, sono soggetti a conversione in rubli al tasso di cambio in vigore alla data di approvazione da parte del responsabile dell'organizzazione della relazione anticipata (sottoclausola 5, clausola 7, articolo 272 dell'imposta Codice della Federazione Russa).

In caso di invio in viaggio d'affari, il datore di lavoro è obbligato, oltre a trattenere lo stipendio medio per il dipendente, a rimborsarlo per le spese di affitto di alloggio, viaggio, alloggio e anche a pagare la diaria per ogni giorno del viaggio d'affari. Questi costi possono essere presi in considerazione nel calcolo dell'imposta sul reddito solo se sono economicamente giustificati e documentati.

 

L'anno 2015 ha apportato modifiche significative alle regole per il trattamento dei viaggi di lavoro, certificati di viaggio, registri per i dipendenti in questi viaggi, la necessità di redigere un incarico di lavoro e una relazione sulla sua attuazione sono stati annullati. È stata inoltre chiarita la procedura per la conferma dell'ora e del fatto di essere in trasferta. Questi cambiamenti hanno ridotto significativamente le pratiche burocratiche e hanno semplificato la vita non solo ai datori di lavoro, ma anche ai loro dipendenti. Ma a quanto pare non per molto. Il prossimo anno il ministero delle Finanze prevede di modificare il decreto del governo che disciplina la procedura per l'invio dei dipendenti in trasferta.

In particolare si parla di spese di viaggio: diarie nel 2016 il ministero delle Finanze propone di annullare del tutto. Si presume che queste modifiche riguarderanno solo le diarie giornaliere per i viaggi all'interno della Russia e non influiranno sui viaggi di lavoro all'estero. I pagamenti stessi, ovviamente, non saranno vietati, ma non sarà possibile riconoscerli ai fini delle imposte sul reddito con l'adozione di queste modifiche, inoltre, dai costi sostenuti dovranno essere calcolate le imposte sul reddito e i premi assicurativi. Vale la pena notare che le autorità di regolamentazione non hanno ancora dato conferme e commenti ufficiali sull'adozione di queste modifiche, quindi è troppo presto per affermare con sicurezza che saranno adottate. Pertanto, vale la pena soffermarsi in dettaglio sulle spese di viaggio di quest'anno.

Spese di viaggio d'affari

La procedura, l'importo della compensazione e le caratteristiche del riconoscimento delle spese individuali sono determinati dal contratto collettivo o dall'atto locale dell'organizzazione.

Costi di viaggio

Il datore di lavoro è tenuto a rimborsare le spese di viaggio da e per il luogo del viaggio di lavoro.

Quando si viaggia con i mezzi pubblici:

• Per il viaggio nel luogo del viaggio d'affari;
• Emissione di biglietti di viaggio;
• Il costo della biancheria sui treni a lunga percorrenza

È anche possibile tenere conto del costo di un biglietto ferroviario per un treno comfort potenziato nelle spese di profitto, tenendo conto dei servizi aggiuntivi (vitto, stampati, biancheria da letto, ecc.), purché inclusi nel prezzo del biglietto .

Per confermare le spese di viaggio, il dipendente deve presentare i seguenti documenti:

• Biglietti (aereo, ferroviario, bus);
• Carta d'imbarco (per i voli);
• Itinerario / ricevuta e carta d'imbarco (in caso di acquisto di un biglietto elettronico)

In caso di smarrimento del biglietto (carta d'imbarco), un duplicato del documento di viaggio, una copia della copia richiesta all'impresa di trasporto o altro documento contenente informazioni sul passeggero, numero del volo, orari di partenza e di arrivo) possono fungere da conferma .

Se l'orario di partenza del dipendente non coincide con la data di inizio del viaggio di lavoro (ad esempio, il dipendente è partito il sabato e l'inizio del viaggio di lavoro il lunedì), il Ministero delle Finanze, con Lettera dell'11/ 20/2014, ha consentito di tener conto di tali costi ai fini della tassazione degli utili. Se il dipendente rimane nel luogo del viaggio di lavoro per ferie, il costo del pagamento del viaggio di ritorno non può essere preso in considerazione nelle imposte sul reddito.

Quando si prende un taxi

La contabilizzazione delle spese di viaggio ai fini della tassazione degli utili è possibile anche in termini di costi quando si viaggia verso il luogo del viaggio d'affari e tornando in taxi. È meglio registrare la possibilità di utilizzare i servizi di taxi nell'atto locale dell'organizzazione, indicando i motivi per cui è possibile utilizzare questo tipo di trasporto, che può includere, ad esempio, l'impossibilità di svolgere attività a causa dell'interruzione del traffico , orario di lavoro intenso, partenza ritardata, mancanza di altri mezzi di trasporto, ecc.)

I documenti giustificativi in ​​questo caso saranno:

• Controlla KKT;

• ricevuta di pagamento dei servizi taxi (rilasciata su rigoroso modulo di segnalazione con i dettagli necessari)

Quando si viaggia con mezzi propri (trasporto ufficiale, auto di terzi)

La conferma dei costi in questo caso sarà un promemoria, che rifletterà la durata effettiva del soggiorno durante un viaggio d'affari. A questa nota devono essere allegati i documenti attestanti l'uso del mezzo di trasporto: assegni per l'acquisto di carburante, lettera di vettura, scontrini, ecc.) Inoltre, la possibilità di utilizzare il trasporto personale deve essere registrata nell'atto locale dell'organizzazione.

Spese abitative

L'obbligo di rimborso delle spese di soggiorno è previsto anche dal Codice del lavoro e dal Regolamento sui viaggi di lavoro. Includono il costo dell'affitto degli alloggi:

• in territorio russo;
• sul territorio di stati esteri
• servizi aggiuntivi (lavanderia, stireria, Internet, TV, frigorifero)

Quando si soggiorna in un hotel

I costi per l'utilizzo di sauna, bar, ristorante, fitness club non sono soggetti a rimborso.

La conferma del costo dell'affitto degli alloggi è:

• Controlla KKT

• Ricevuta (su un modulo di segnalazione rigoroso)

Quando si vive in un appartamento affittato dal datore di lavoro

La conferma in questo caso sarà un ordine di invio in viaggio d'affari, un contratto di locazione, assegni di cassa che confermano il pagamento dei canoni di locazione. Il rimborso è subordinato anche al costo del pagamento delle bollette per il periodo del viaggio di lavoro.

Spese di viaggio: indennità giornaliera nel 2015

Le diarie sono spese aggiuntive associate all'alloggio di un dipendente inviato in viaggio d'affari e che non ha la possibilità di tornare a casa ogni giorno. Sono rimborsati per ogni giorno del viaggio di lavoro, compresi i fine settimana e i giorni festivi, nonché il periodo di invalidità verificatosi durante il viaggio di lavoro.

Per i viaggi di lavoro in Russia, le indennità giornaliere vengono pagate nella valuta della Federazione Russa e per i viaggi all'estero in valuta estera. Separatamente, vale la pena menzionare il giorno dell'attraversamento del confine. Quando si viaggia in un paese straniero, il giorno di attraversamento del confine russo viene pagato in valuta straniera e quando si viaggia in Russia, al contrario, in rubli. Le date di attraversamento del confine sono determinate dai segni fatti sui passaporti.

Nel caso in cui un dipendente venga inviato in una zona da cui può tornare a casa giornalmente, le indennità giornaliere potrebbero non essere corrisposte. Questo problema è a discrezione del gestore. In ogni caso specifico, decide se sia opportuno riportare a casa il dipendente, tenendo conto del tempo dedicato al viaggio, delle condizioni di trasporto, ecc. Se, d'accordo con il dirigente, il dipendente rimane in zona, le spese di locazione degli alloggi vengono rimborsate se documentate.

Dopo aver determinato cosa è incluso nelle spese di viaggio giornaliere, ci occuperemo della loro entità.

L'importo dell'indennità giornaliera può essere qualsiasi, ma il loro importo deve riflettersi nel contratto collettivo o nell'atto locale.Si noti che non l'intero importo è soggetto all'imposta sul reddito, ma il superamento del limite stabilito dal codice fiscale:

• 700 rubli. per viaggi di lavoro nel territorio della Federazione Russa;
• 2500 rubli. per viaggi all'estero

Tali importi non sono soggetti a premi assicurativi se documentati.

Esempio di calcolo:

Kravchenko I.P. è stato inviato in viaggio d'affari a Novgorod dal 1 al 10 agosto per 10 giorni. Con atto locale dell'organizzazione, l'indennità giornaliera per viaggi d'affari sul territorio della Russia è fissata a 1.000 rubli. L'importo della diaria pagata era di 10.000 rubli. (1000 sfregamenti. * 10 giorni). I diari non sono soggetti a premi assicurativi, ma l'importo dell'imposta sul reddito delle persone fisiche derivante da questi pagamenti sarà di 390 rubli. (1.000-700)*10*13%).

Puoi saperne di più sulla procedura di contabilità e sui tipi di spese di viaggio, sulle conseguenze dell'annullamento di un certificato di viaggio e sulle caratteristiche del rimborso di alcune spese durante un viaggio di lavoro, nel seguente video

Contabilità delle spese di viaggio

Come tutte le spese, le spese di viaggio possono essere prese in considerazione solo se munite di giustificazione economica e prova documentale.

La conferma documentale dopo l'annullamento dei certificati di viaggio include:

• La decisione del datore di lavoro di inviare il dipendente in viaggio d'affari per iscritto.

Per emettere un ordine, puoi utilizzare un modulo unificato o svilupparne uno tuo, fissandolo successivamente nella politica contabile.

• Nota spese del dipendente sugli importi spesi, approvata dal dirigente

Il documento specificato deve essere predisposto e presentato al responsabile entro e non oltre tre giorni dalla data di rientro nel luogo di lavoro.

In caso di mancata presentazione della denuncia anticipata, il dirigente ha diritto, decorso un mese, dalla fine del periodo previsto per la restituzione dell'anticipo, di trattenere le somme emesse nell'ambito della denuncia al dipendente. Ma questo può essere fatto solo con il consenso scritto del dipendente stesso. In caso di rifiuto, sarà possibile recuperare gli importi solo tramite il tribunale.

Se questi fondi non vengono trattenuti per il loro importo, devono essere addebitati i premi assicurativi. Se, dopo un intervallo di tempo, il dipendente fornisce un rapporto e documenti che confermano le spese, l'organizzazione ha il diritto di ricalcolare la base per il calcolo dei premi assicurativi, nonché l'importo dei contributi maturati e pagati. Inoltre, in assenza di una relazione e di documenti giustificativi per l'importo dei fondi rilasciati al contribuente, dovrà essere addebitata l'imposta sul reddito delle persone fisiche.

• Documenti che confermano l'effettiva attuazione delle spese, in parte:
• Per l'edilizia abitativa;
• Indicazioni;
• Altre spese

Inoltre, il contribuente (organizzazione) deve confermare la durata del soggiorno del suo dipendente in viaggio d'affari. È determinato dai documenti di viaggio, se vengono persi, quindi dai documenti sull'affitto di alloggi. Se sono assenti, in base ai documenti contenenti la conferma della parte ospitante sui termini di soggiorno (arrivo e partenza) del dipendente nel luogo del viaggio d'affari.

Spese di viaggio - affissione

In contabilità, questi costi si riflettono come segue:

Cablaggio	Designazione dell'operazione
	Emissione di un anticipo a un dipendente in viaggio d'affari
D 26 (08, 20, 23, 44) - K 71	Contabilità delle spese sostenute

Riassumiamo quanto detto:

• Nel 2015, con l'annullamento del certificato di viaggio, la base per confermare che un dipendente è in trasferta sono i biglietti di viaggio, i documenti sull'affitto degli alloggi o, in mancanza di entrambi, un documento certificato dalla parte ospitante sul dipendente in viaggio d'affari;
• La conferma delle spese, a sua volta, è l'ordine del capo sulla direzione e viaggio di lavoro, la nota spese e i documenti ad essa allegati, a conferma delle spese sostenute;
• La composizione delle spese di viaggio include il costo del viaggio, l'affitto dell'alloggio, la diaria e altre spese sostenute con il permesso del dipendente;
• La tariffa delle spese di viaggio non è stabilita per legge e può essere integralmente accettata a scopo di lucro in caso di fattibilità economica e prove documentali.