Corretta esecuzione dell'atto di riconciliazione degli accordi reciproci. Che cos'è un atto di riconciliazione

Legge di riconciliazione- un documento che rifletta lo stato degli accordi reciproci tra le parti per un certo periodo. Ad oggi, l'attuale normativa non prevede una forma standard di atto di riconciliazione degli accordi reciproci e può essere sviluppata dall'organizzazione avviante utilizzando un atto campione di riconciliazione degli accordi reciproci. Quando si redige un atto di riconciliazione, è consigliabile attenersi requisiti standard presentato alla documentazione primaria.

L'atto di riconciliazione è redatto dall'ufficio contabilità e successivamente vidimato dai sigilli e dalle firme del capo contabile e dirigente. Se il documento è firmato solo da un contabile, il documento sarà di natura tecnica e non sarà accettato come prova in tribunale. In questo caso, al momento della riconciliazione da parte dei rappresentanti, per dare valore legale agli atti, è necessario disporre di adeguate procure.

Se una delle parti trascura i propri obblighi, Legge di riconciliazione può essere solo una prova indiziaria del riconoscimento da parte del debitore dell'importo o dell'esistenza di un debito. Tuttavia, se ti rivolgi al tribunale, senza presentare un atto di riconciliazione, il caso ti verrà restituito per mancanza di requisiti.

L'evasione dalla firma dell'atto di riconciliazione può diventare la base per l'esame del caso in tribunale, o essere considerata come prova di un rifiuto di riconoscere il debito.

Nonostante la normativa non imponga le parti all'uso obbligatorio degli atti di riconciliazione nel processo di cooperazione, non va sottovalutata l'importanza di condurre le riconciliazioni e firmare gli atti pertinenti. L'iniziatore della riconciliazione può essere una qualsiasi delle parti.

È particolarmente importante che un atto di riconciliazione degli accordi reciproci sia firmato nei seguenti casi:

Effettuazione di transazioni regolari o fornitura regolare di servizi;
- previsione di pagamenti dilazionati;
- alto costo di beni o servizi;
- fornendo una vasta gamma di prodotti.

Utilizzando un campione di riempimento, di norma, viene redatto un atto di riconciliazione sotto forma di registro. Seguendo l'ordine di riempimento, vengono preparate 2 copie del documento, che vengono inviate ai tuoi partner.
Dopo l'inventario, gli atti vengono firmati e una versione viene restituita all'iniziatore.

L'informazione più obiettiva sarà se si effettua la riconciliazione dal momento dell'inizio della cooperazione o dal momento dell'ultima compensazione.

Per comodità, le riconciliazioni e la firma di atti pertinenti possono essere combinate con un inventario annuale obbligatorio.

Inoltre, se le riconciliazioni vengono eseguite regolarmente, è possibile verificare un elemento che ha causato disaccordi, come un contratto specifico, un articolo di merce, ecc.

Poiché la legge non obbliga la tua controparte ad effettuare riconciliazioni su tua richiesta, il contratto può prevedere inizialmente la necessità di realizzare tali eventi con una certa frequenza. Successivamente, deve essere firmato un atto di riconciliazione degli accordi reciproci.

Il controllo è la chiave per gestire un business di successo. Quando si lavora con varie controparti, è necessario avere una buona conoscenza delle informazioni e non dimenticare di confermare di tanto in tanto le parole con numeri reali. È per questo che nella moderna gestione dei documenti c'è un atto di riconciliazione degli accordi reciproci.

Descrizione del documento

Le relazioni tra i partner non possono essere costruite solo sulla fiducia. Oltre ai sentimenti, devono esserci fatti reali che in qualsiasi momento possano confermare o confutare vari sospetti. Qualsiasi attività è in realtà connessa con l'acquisizione o la vendita di qualcosa. Alcuni producono beni o forniscono servizi, mentre altri li acquistano stipulando un accordo appropriato. Entrambi devono periodicamente controllare le proprie spese.

Per fare ciò, usano l'atto di riconciliazione degli accordi reciproci. In quali casi si rende necessario redigere tale documento? I motivi possono essere molto diversi:

1. Se una delle parti fornisce la propria merce senza anticipo o con pagamento rateale.
2. Nel caso in cui venga venduto un prodotto di particolare pregio.
3. L'impresa ha un gran numero di partner, ognuno dei quali fornisce beni in una gamma abbastanza ampia.
4. In caso di cooperazione a lungo termine e permanente delle controparti.
5. In una situazione in cui entrambe le parti decidono di ampliare la portata della loro relazione stipulando nuovi accordi.

Ognuno di questi motivi può servire come motivo per richiedere al proprio partner un atto di riconciliazione degli accordi reciproci. Questo non dovrebbe essere visto come sfiducia o pregiudizio.

Dettagli importanti

Ogni contabile sa cos'è un atto di riconciliazione di accordi reciproci. Questo non sorprende, perché sono loro che devono comporlo. In questa situazione, è richiesto un dipendente che possiede determinate informazioni. Per compilare un tale documento, devi raccogliere dati da diversi account:

• su anticipazioni precedentemente emesse;
• per reddito;
• secondo gli obblighi assunti;
• secondo le carenze esistenti.

Solo un contabile ha accesso a tali informazioni. Alla direzione della testa, raccoglie informazione necessaria e li redige sotto forma di un documento di un determinato campione. Tuttavia, la responsabilità per i dati forniti è in definitiva Capo Ragioniere. Se non ci sono disaccordi visibili tra i partner, allora un modulo simile come conferma dei risultati delle attività per un periodo specifico. Alcuni contabili si comportano in questo modo quando si scopre che i documenti primari delle transazioni sono persi o semplicemente sono troppo pigri per cercarli. Tuttavia, ciò non li solleva dalla loro responsabilità per le informazioni fornite.

Procedura

Come dovrebbe essere redatto un atto di riconciliazione degli accordi reciproci? Il riempimento del campione sarà una presentazione coerente di informazioni specifiche.

Qualsiasi atto del genere deve contenere le seguenti informazioni:

1. Nome del documento.
2. Il periodo per il quale è stato realizzato.
3. Nome delle controparti.
4. La base della transazione (accordo, accordo).
5. Date, numeri e cifre specifiche tratte da documenti primari (ordini di pagamento, fatture e altro). Contengono informazioni che confermeranno la consegna o il pagamento della merce. Tali informazioni, per facilità di percezione, sono solitamente raccolte in una tabella divisa in due parti. In tal caso, ciascuna delle parti ha la possibilità di indicare separatamente i dati in suo possesso.
6. Firme dei rappresentanti di ciascuna delle parti.

Il documento deve essere redatto in duplice copia affinché ogni organizzazione possa conservarlo. Qui deve essere obbligatoria la firma del capo contabile. E a volte può essere l'unico. Questo può essere fatto nei casi in cui non ci sono discrepanze nei dati. Molto spesso, come conferma è richiesta anche la firma del capo dell'impresa.

Automazione contabile

Alcuni dipendenti sono interessati a redigere un atto di riconciliazione degli accordi reciproci, come compilarlo nel programma 1C: contabilità? Non ci sono particolari difficoltà qui. Grazie al computer, il lavoro è molto più semplice.

Hai solo bisogno di eseguire alcune operazioni sequenziali:

1. Vai alla sezione "Vendite" o "Acquisti" (se necessario). Quindi nella scheda "Regole con controparti" selezionare "Atto di riconciliazione".
2. Trovandosi all'interno del giornale di registrazione selezionato, fare clic sul pulsante "Crea", quindi passare alla scheda "Atto di riconciliazione con le controparti". Apparirà una finestra di dialogo che può essere compilata in due modi: automaticamente o manualmente. Lo specialista sceglie da solo esattamente quello di cui ha bisogno.
3. Selezionare la scheda "Secondo i dati dell'organizzazione", quindi fare clic su "Compila" e specificare la richiesta con il pulsante "Compila secondo i dati contabili". Sullo schermo apparirà un elenco di tutte le transazioni eseguite. Se hai bisogno di informazioni su tutti i contratti per periodo specificato, devi solo selezionare la casella "Dividi per contratti".
4. Prendi nota "Riconciliazione concordata".
5. Trova la scheda "Aggiuntivo" e seleziona dall'elenco delle persone necessarie per firmare l'atto.

Resta solo da scrivere questo documento e sarà possibile inviarlo in stampa.

Regole per la compilazione di un documento

I contabili spesso devono fare un atto di riconciliazione degli accordi reciproci. Un esempio di compilazione e compilazione di tale modulo è strettamente individuale per ciascuna organizzazione. Considerando che la legge non prevede alcun rigoroso forma unificata, i dipendenti di qualsiasi impresa sono costretti a formarla da soli, guidati da regole generali e requisiti:

1. Qualsiasi atto inizia con un "intestazione" con le informazioni iniziali sui partner.
2. Poi viene la frase standard che viene utilizzata in tutti i contratti. Si precisa che i sottoscritti rappresentanti delle due parti hanno redatto il presente atto, confermando che il seguente stato contabile.
3. Dopo queste parole c'è la tabella già nota. La prima riga è "saldo all'inizio del periodo". Seguono le operazioni, suddivise in "debito" (prestazione di lavori o consegna della merce) e "credito" (pagamento). Segue poi il saldo alla fine di questo periodo. E la tabella si conclude con il calcolo del debito.
4. La firma delle persone autorizzate deve essere confermata dal sigillo tondo dell'azienda.

Invece della testa, un'altra persona può firmare l'atto. Per fare ciò, è necessaria una procura che gli conferisca tale autorità. A proposito, in tribunale, la sua assenza può mettere in dubbio l'intero documento.

Alcune imprese (soprattutto le piccole imprese) basano il loro lavoro sulla completa fiducia nell'impresa partner.

La loro pratica di mantenere i registri finanziari manca di un aspetto così importante e documento richiesto, come atto di riconciliazione dei reciproci accordi.

Pertanto, si privano dell'argomentazione necessaria per decidere questioni controverse relativi a debiti, consegne brevi, ecc.

Che cos'è un atto di riconciliazione

Un atto di riconciliazione degli accordi reciproci è un documento speciale attraverso il quale i partner commerciali (fornitori e acquirenti) forniscono chiarimenti in caso di discrepanza o confermano la correttezza dei calcoli per un determinato periodo di tempo.

La modulistica per questo documento può essere compilata dalle imprese partner in proprio, poiché non esistono moduli ufficialmente approvati su base legislativa. Ma ci sono consigli su come farlo.

Chi ha bisogno di questo documento?

Un atto di riconciliazione degli accordi reciproci può essere richiesto nei seguenti casi:

1. Quando si fornisce all'acquirente un prodotto o servizio di un ritardo nell'effettuare un pagamento obbligatorio;
2. Con una costante collaborazione (partnership) tra l'acquirente e il fornitore;
3. Se la gamma di merci comprende un gran numero di articoli e i fornitori sono partner diversi.
4. Quando il costo di servizi o beni è elevato;
5. Quando si estende la cooperazione o si firmano accordi aggiuntivi.

È possibile conciliare unilateralmente l'attuazione degli accordi principali

Ciò servirà come assicurazione se il partner rifiuta di redigere un rapporto di riconciliazione perché semplicemente non vuole scavare nuovamente nella documentazione contabile (fatture, fatture, ordini di pagamento, ecc.).

Gli atti di riconciliazione degli accordi reciproci sono compilati e ulteriormente verificati dal contabile dell'impresa. Si consiglia di redigerlo sotto forma di registro, che dovrebbe includere tutte le transazioni finanziarie per un periodo specifico (ad esempio per un trimestre).

La forma dell'atto di riconciliazione degli accordi reciproci deve essere redatta in duplice copia.

Ciascuno di essi è firmato dal capo e dal capo contabile dell'impresa dell'iniziatore della revisione. Le loro firme sono timbrate.

Entrambe le istanze del modulo vengono quindi inviate all'azienda partner. Devono anche essere firmati dal direttore e contabile di questa impresa e quindi certificare le loro firme con un sigillo.

Successivamente, una copia dell'atto viene restituita all'impresa che avvia l'audit.

Secondo i risultati della riconciliazione, i dati sui moduli di entrambe le imprese devono corrispondere. In caso di difformità, l'impresa presso la quale sono identificate deve fornire un documento di accompagnamento o una spiegazione scritta in atto sui motivi della difformità.

Se una delle imprese ha un debito finanziario verso un'altra, si raccomanda di indicare il periodo entro il quale la copia firmata dell'atto deve essere restituita all'impresa dal creditore. In questo caso, l'atto deve indicare la data di scadenza del debito.

Con la sottoscrizione dell'atto, con le condizioni per il pagamento del debito, il debitore accetta le condizioni stabilite e si impegna a pagare tutte le somme indicate entro il termine pattuito.

L'atto di riconciliazione servirà come fatto indiscutibile per provare la colpevolezza dell'imputato davanti al tribunale

In caso di mancato rispetto degli accordi firmati, l'impresa interessata può presentare domanda con dichiarazione di pretesa in tribunale.

Com'è la riconciliazione degli accordi reciproci

Molto spesso, la riconciliazione degli accordi reciproci avviene su una delle posizioni: una consegna o un articolo specifico, in base a un contratto.

La massima obiettività può essere ottenuta mediante la riconciliazione per il periodo successivo alla consegna successiva o all'ultimo regolamento reciproco.

La sua procedura è la seguente:

• L'impresa avviante controlla la propria documentazione, ad esempio, sulla consegna delle merci per il mese in corso e sui pagamenti in contanti effettuati per essa con il fornitore. Tutti i dati sono inseriti nell'atto, certificati dalle firme appropriate e dal sigillo dell'impresa. Quindi vengono inviati all'impresa che fornisce la merce.
• Il contabile dell'impresa fornitrice controlla i dati specificati nell'atto con i suoi documenti contabili. Se corrispondono, sono certificati e una copia viene restituita all'impresa impegnata nella vendita di beni.

Qualsiasi impresa può diventare l'iniziatore della riconciliazione: fornendo beni o vendendoli

Come effettuare un atto di riconciliazione nel programma 1C: Contabilità

L'atto di riconciliazione dei reciproci accordi può essere compilato anche in apposito programma per computer 1C: Contabilità, l'ottava versione.

Per questo, il contabile dell'impresa fornitrice deve andare nel menu "Vendita" e il contabile dell'impresa acquirente nel menu "Acquisto". Se sono inseriti riga di comando pannello delle funzioni principali, le trovi nelle schede corrispondenti.

1. Nella scheda "Acquisti/vendite", aprire la sezione "Transazioni con controparti".
2. È necessario aggiungervi un nuovo documento: un atto di riconciliazione degli accordi reciproci. Per fare ciò, fai clic sul pulsante "Crea".
3. Si aprirà un documento in cui è necessario specificare:
   1. controparte, i regolamenti con i quali sono oggetto di riconciliazione,
   2. la valuta in cui sono stati effettuati i pagamenti,
   3. numero del contratto di fornitura/acquisto.
4. L'atto di verifica nel programma 1C: 8.2 contiene diverse schede.
   1. Nel primo di essi, manualmente o utilizzando il pulsante "Riempi", vengono inseriti i dati sulla propria impresa. In questa scheda, gli importi finanziari devono essere inseriti in una delle colonne. Se c'è un debito con la tua impresa, viene inserito nella colonna "Debito". Se la propria impresa è debitrice, nella colonna "Credito".
   2. Nella seconda scheda vengono compilate le colonne relative all'azienda partner immagine riflessa riempiendo il primo segnalibro.
   3. La terza scheda contiene i conti correnti, dai quali vengono selezionati uno o più conti per la verifica.
   4. La quarta colonna include le informazioni sulle persone che firmano gli atti di riconciliazione. Configura anche le impostazioni di stampa per il documento.

Questo documento non richiede alcuna pubblicazione.

5. Al termine della riconciliazione, quando gli atti sono firmati da entrambe le parti, è possibile apporre un segno di spunta sul documento attestante che la riconciliazione è stata concordata. Ciò significa che tutte le informazioni contenute nel documento sono protette e non possono essere modificate.

Puoi semplificare e velocizzare la riconciliazione degli accordi reciproci collegandoti al sistema di gestione elettronica dei documenti SBiS. Quando si lavora con esso, vengono eseguite le seguenti operazioni:

• L'impresa fornitrice ("Venditore") prepara il documento pertinente (atto di riconciliazione) nel programma 1C: 8.2. Quindi lo carica nel sistema SBS. Ora non resta che effettuare la propria approvazione, apporre una firma elettronica digitale e inviarla al partner (controparte) per l'approvazione.
• L'impresa partner ("Acquirente"), dopo aver ricevuto il e-mail atti di riconciliazione dalla controparte, la riconcilia con i dati del proprio ufficio contabile. Con la completa coincidenza di tutti i dati, mette il proprio EDS sull'atto e invia l'atto al "Venditore". Questo conclude la riconciliazione.
• Se ci sono discrepanze, prepara la sua versione dell'atto di riconciliazione, in cui vengono forniti chiarimenti e la procedura viene ripetuta solo in cronologia inversa.

L'atto di riconciliazione degli accordi reciproci su mezzi elettronici ha la stessa forza giuridica che su carta.

Ciò è confermato dalla legge sull'EDS, adottata nel 2002. Può essere utilizzato in giudizio come base probatoria, in assenza di altri documenti contabili, se il convenuto o attore non ha obiezioni.

L'atto di riconciliazione degli insediamenti può essere utilizzato per verificare i pagamenti alle autorità fiscali, Fondi pensione eccetera. Tale verifica può essere avviata anche dall'impresa contribuente stessa.

Per effettuarla è necessario presentare domanda con relativa richiesta all'Agenzia delle Entrate. Indica le tipologie di pagamento e il periodo per il quale sono state incluse nel budget e che è oggetto di riconciliazione. Un atto di questo tipo di riconciliazione è redatto in piena conformità con i requisiti dell'istruzione n. 276, clausola 9.4.

Puoi sempre scaricare moduli o esempi di elaborazione di moduli dell'atto di riconciliazione da Internet. Qui ti suggeriamo di guardare un esempio di atto di riconciliazione di accordi reciproci.

Visualizza le forme dell'atto di riconciliazione degli accordi reciproci:

Ragionieri e imprenditori inesperti a volte del tutto invano sottovalutano l'importanza di una regolare riconciliazione degli accordi reciproci e della firma di atti pertinenti da entrambe le parti. quando Legge di riconciliazione veramente importante:

• se il venditore concede un pagamento differito;
• nel caso di operazioni/prestazioni di servizi regolari e standard;
• con una vasta gamma di prodotti;
• in caso di alto costo di beni/servizi;
• conclusione se necessario un largo numero contratti e accordi aggiuntivi.

In generale, l'atto di riconciliazione è una specie di dimostrazione di buona forma. Abbiamo fatto un accordo - adempiuto ai nostri obblighi - firmato il documento corrispondente. Per coloro che non accettano il testo, vi informo che sebbene i tribunali (vedi Risoluzioni della Corte suprema arbitrale della Federazione Russa) neghino che l'atto di riconciliazione sia il riconoscimento dell'importo del debito da parte del debitore, senza atto di riconciliazione di accordi reciproci, i tribunali generalmente rinviano i casi a causa di pretese insufficienti. Infatti il ​​rifiuto è motivato dalla riluttanza ad approfondire numerosi pagamenti, fatture e lettere di vettura. Ecco perché non dovresti spostare la responsabilità da una testa malata a una sana e occuparti da solo della riconciliazione degli obblighi e delle esigenze reciproche.

Generalmente , l'atto di riconciliazione degli accordi reciproci è redatto dall'ufficio contabilità organizzazioni, ma firmato deve essere esclusivamente la prima persona: direttore o imprenditore. Se le parti si scambiano i loro rappresentanti per la riconciliazione degli accordi reciproci, allora devono assolutamente emettere procure per verificare la sua identità e dare valore legale all'atto. Il documento deve riflettere tutte le transazioni per un certo periodo con questo partner.

Rilasciato Legge di riconciliazione sotto forma di registro. Il modulo questo documento non legalmente approvato, pertanto, può essere sviluppato dall'ente in autonomia, tuttavia, in sede di redazione dell'atto è meglio attenersi ai requisiti posti ai documenti primari. Quindi il documento in 2 copie viene inviato all'indirizzo della controparte.

Inoltre, se controlli regolarmente con i tuoi fornitori o clienti, puoi controllare solo un articolo contestato, ad esempio:

• contratto specifico;
• un determinato articolo di merce;
• una consegna.

Al fine di ottenere un quadro oggettivo, viene effettuata la riconciliazione degli accordi reciproci o dall'inizio della relazione(data di firma del contratto, data di consegna) o dall'ultimo insediamento.

Per evitare di fare il doppio lavoro, puoi di allegare all'inventario annuale obbligatorio la riconciliazione degli accordi reciproci: prima di presentare la relazione annuale, l'imprenditore è obbligato a effettuare un inventario, il cui scopo è identificare i crediti e/o debiti. Questo è un requisito del comma 2 dell'art. 12 FZ del 21 novembre 1996 n. 129-FZ.

La riconciliazione degli insediamenti con le controparti prevede la verifica delle credenziali dei seguenti conti:

• 205 00 000 "Calcoli delle entrate";
• 206 00 000 "Calcoli sugli anticipi emessi";
• 209 00 000 "Calcoli per ammanchi";
• 302 00 000 “Transazioni per obbligazioni assunte”.

I risultati dell'inventario sono documentati in atti di riconciliazione. Se durante l'inventario sono state identificate discrepanze, con le quali entrambe le parti sono d'accordo, allora i dati contabilità deve essere allineato accettato dalle parti decisione. Tuttavia, non si deve pensare che basti "colpire le mani", tutti i documenti primari devono essere ripristinati e archiviati per la conservazione da entrambe le parti.

La riconciliazione degli accordi reciproci viene inoltre effettuata:

• al completamento di una fase critica del lavoro (in costruzione, spedizione);
• sul fatto di furto, sospetto di furto, incendio, allagamento, ecc.
• quando si cambiano le persone responsabili (assunzione o licenziamento);
• al termine di tutti i rapporti contrattuali con gli appaltatori.

La riconciliazione di accordi reciproci può essere avviata da qualsiasi parte sia debitore che creditore. Inoltre, la necessità di tale procedura può essere prescritta da un'ordinanza speciale o può essere sancita dai regolamenti sulla gestione dei documenti nell'organizzazione.

Andrebbe tutto bene, ma c'è un MA: non sono rare le situazioni in cui una delle parti, ovviamente, il debitore rifiuta di conciliare accordi reciproci e firmare un atto di riconciliazione o anche un atto di disaccordo. Di norma, lo motiva dal fatto che tutto è in ordine con lui, risolvilo tu stesso, dicono, questi sono i tuoi problemi di contabilità interna.

Sfortunatamente, l'iniziatore della riconciliazione non è in alcun modo in grado di influenzare legalmente la controparte, puoi minacciare di rifiutare un'ulteriore cooperazione, ma ciò danneggerà anche la tua attività. Qui dovresti scegliere il minore dei mali e per il futuro precisare in un contratto di:

• la necessità di riconciliazione dei calcoli;
• la tempistica di tale verifica e la sua frequenza;
• la procedura per condurre la riconciliazione;
• la tempistica della firma dell'atto di conciliazione o per una risposta motivata in merito al disaccordo con i suoi risultati;
• approvazione preliminare della forma dell'atto di riconciliazione.

La clausola più efficace del contratto in termini di conciliazione dei reciproci accordi è la sanzione in caso di mancato rispetto dei termini del contratto. Se nulla aiuta, l'unica via d'uscita è andare in tribunale.

I documenti, indipendentemente da come li tieni curati, a volte vengono ancora persi. Non raggiungono i tuoi acquirenti o non hai i documenti del fornitore. E questo porta a diversi importi di debito nella contabilità delle organizzazioni. La riconciliazione dei debiti con le controparti aiuta a identificare tali disaccordi.

Non c'è niente di complicato in questa procedura. Solo si distingue per una grande quantità di lavoro. La regolarità della riconciliazione dei calcoli dipende dal tuo desiderio e dalle tue capacità. Ma una volta all'anno ─ durante l'inventario annuale ─ è obbligatorio. Si conferma così il saldo dei conti di regolamento.

Come:

• risolvere i disaccordi nell'atto di riconciliazione degli insediamenti
• pagare i debiti in virtù dell'atto di riconciliazione

leggi questo articolo.

1. Che cos'è un atto di riconciliazione e un esempio del suo compimento

2. Un contabile può firmare un atto di riconciliazione

3. Chi dovrebbe fare l'atto di riconciliazione

4. Disaccordi nell'atto di riconciliazione degli insediamenti

5. Cosa dovrebbe fare un contabile se non ci sono documenti nella contabilità della sua organizzazione?

6. Cosa dovrebbe fare un contabile se non ci sono documenti nel conto della controparte?

7. Pagamento del debito nell'ambito dell'atto di riconciliazione

8. Riconciliazione con le controparti in 1Cversione 8.3

Allora andiamo per ordine.

1. Che cos'è un atto di riconciliazione e un esempio del suo compimento

Atto di riconciliazione─ questo è un documento che riflette gli accordi tra le organizzazioni per un certo periodo. Il venditore in tale atto mostra la formazione dei crediti dell'acquirente e il pagamento ricevuto da lui. E l'acquirente ─ i suoi debiti verso il fornitore, con il quale riconcilia gli accordi e il suo rimborso.

L'atto di riconciliazione è firmato e sigillato da entrambe le organizzazioni (se presenti).

Non esiste una forma approvata dell'atto di riconciliazione. Inoltre, non è un documento primario. Pertanto, quando si sviluppa un modulo potere utilizzare gli estremi dell'atto primario, che sono stabiliti dal comma 2 dell'articolo 9 legge federale“On Accounting” del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ.

E capisci che l'atto di riconciliazione, come qualsiasi altro atto tra organizzazioni, è bilaterale. Quindi è necessario fornire campi appropriati per le firme.

Di solito l'atto di riconciliazione è firmato dal capo contabile e dal capo.

Puoi compilare l'atto elencando le transazioni commerciali per ciascuna organizzazione, ma è più conveniente farlo nel contesto dei contratti. Poi, in caso di discrepanze, sarà subito chiaro in quale contratto non convergono i fatturati.

Compila l'atto di riconciliazione solo in denaro.

Un esempio di compilazione di un atto di riconciliazione. Metel LLC, fornitore di tessuti, ha redatto un atto di riconciliazione con l'atelier di Vyuga LLC a partire dal 31 marzo 2018.

La persona responsabile della redazione dell'atto di riconciliazione presso Metel LLC lo ha compilato in due copie, lo ha firmato con il direttore e il capo contabile e lo ha inviato a Vesna LLC.

Vesna LLC ha verificato il fatturato, ha compilato entrambe le copie dell'atto da parte loro, ha firmato e inviato un atto completato a Metel LLC. Dopo aver inserito le credenziali in entrambe le organizzazioni, l'atto di riconciliazione si presenta così.

In questo esempio, entrambe le organizzazioni confermano che Vesna LLC ha un debito con Metel LLC per un importo di 150.000 rubli.

2. Un contabile può firmare un atto di riconciliazione

Nelle organizzazioni che hanno molte controparti e riconciliano regolarmente con esse gli accordi, il capo contabile e il manager devono dedicare molto tempo alla firma di atti di riconciliazione.

Per liberare tempo, viene rilasciata una procura per uno dei contabili. Grazie a questo, può firmare qualsiasi atto di riconciliazione. Allo stesso tempo, può comunque verificare la correttezza della redazione degli atti da parte dei colleghi.

3. Chi dovrebbe fare l'atto di riconciliazione

L'iniziatore della riconciliazione del debito con la controparte può essere qualsiasi parte dell'operazione. A regolamenti l'obbligo di riconciliazione tra le organizzazioni non è esplicitato. Questo è il diritto delle aziende. Pertanto, è possibile e necessario regolamentare la procedura e la frequenza di riconciliazione delle transazioni nei contratti.

Nelle società, la contabilità non è sempre coinvolta nella compilazione degli atti di riconciliazione e nel loro invio alle controparti. Per ordine della direzione, questi possono essere altri dipendenti ─ coloro che lavorano direttamente con acquirenti e fornitori.

In molti programmi contabili, incluso 1C, la contabilizzazione dei regolamenti con una controparte è organizzata su sottoconti separati ─ carte. Pertanto, se tutti i documenti vengono inseriti nel sistema in modo tempestivo, non è difficile scaricare i fatturati per una carta specifica. E la domanda: “Chi dovrebbe fare l'atto di riconciliazione” non suscita molte polemiche.

Il risultato della riconciliazione può essere:

• atto sottoscritto dalla controparte, in cui non sussistono disaccordi
• atto di disaccordo

La riconciliazione senza disaccordo è la più ottimale e semplice per un contabile. Cosa fare in caso di disaccordo?

4. Disaccordi nell'atto di riconciliazione degli insediamenti

Il motivo principale dei disaccordi nell'atto di riconciliazione degli insediamenti è il riflesso dei documenti nella contabilità di un'organizzazione e la non riflessione degli stessi documenti nella contabilità di un'altra.

Ciò è possibile se:

1. documenti non sono pervenuti alla controparte
2. all'interno della società, i documenti non sono stati trasferiti al commercialista per la riflessione in contabilità
3. le registrazioni su documenti nella prima società sono state effettuate in un periodo e nel secondo ─ un periodo precedente o successivo

Inoltre, potrebbero non esserci documenti:

• nel conto della tua azienda
• nel conto della controparte

Quando si verifica l'atto di riconciliazione degli accordi, che è stato fornito dalla controparte, è immediatamente chiaro in quali documenti ci sono disaccordi.

5. Cosa dovrebbe fare un contabile se non ci sono documenti nella contabilità della sua organizzazione?

Situazione 1: azienda ─ acquirente di valori materiali

Primo passo. È necessario verificare se questi documenti sono stati registrati in un altro periodo, ad esempio successivo al periodo di riconciliazione. Se non si dispone di documenti su cui vi sono disaccordi nell'atto di riconciliazione degli insediamenti contabili, procedere al passaggio 2.

passo due. Impara da ufficiale responsabile la società che collabora con la controparte e se ha dimenticato di trasferire i documenti di acquisto all'ufficio contabilità. Se te ne sei dimenticato, prendi immediatamente i documenti e verifica la loro conformità a quanto indicato dalla controparte nel rapporto di riconciliazione e registrali.

Fase tre. Richiedere alla controparte duplicati di documenti non registrati. Ricevili, controllali e tienili nel conto.

In ciascuno di questi passaggi, potresti incontrare una delle opzioni:

1. la controparte ha registrato i vostri crediti anticipatamente. Ad esempio, ai sensi del contratto, il passaggio di proprietà ─ al momento dell'accettazione della merce da parte dell'acquirente. I dipendenti della vostra azienda hanno accettato la merce nel mese successivo alla riconciliazione. Puoi firmare un atto con discrepanze e indicazione del motivo
2. documenti sono stati riflessi più tardi di quanto avrebbe dovuto essere fatto. Firma l'atto fornito dal tuo fornitore.

Situazione 2: l'azienda è acquirente di servizi.

È necessario seguire gli stessi passaggi del caso dell'acquisto di beni materiali. Ma dobbiamo ricordare la differenza principale ─ la data di prestazione dei servizi, e quindi la data di comparsa dei crediti ─ il numero con cui è stato firmato un atto di perfezionamento nella vostra organizzazione.

Eccezione ─ servizi pubblici, il cui costo è determinato in base alle letture dei dispositivi di misurazione. In questo caso, la data dell'atto è uguale alla data della prestazione del servizio.

6. Cosa dovrebbe fare un contabile se non ci sono documenti nel conto della controparte?

Situazione 1─ la tua azienda vende prodotti, il rapporto di riconciliazione inviato dalla controparte non riflette i tuoi documenti sulle spedizioni al loro indirizzo.

In questo caso, è necessario assicurarsi di registrare ricavi e crediti in conformità con i termini del contratto. Se tutto è in regola, controlla se i documenti sono stati inviati alla controparte.

Quando tutto è stato fatto correttamente dalla tua organizzazione, aggiungi il documento non riflesso all'atto di riconciliazione e firmalo con disaccordi.

Se ci sono problemi dalla tua parte, devi prima risolverli. E quindi includere un documento per il quale ci sono discrepanze nel rapporto di riconciliazione o concordare con gli importi dell'acquirente.

Situazione 2─ la tua azienda ha completato il lavoro, ma il suo acquisto non si riflette nel rapporto di riconciliazione inviato dall'acquirente.

Algoritmo di azione:

• verificare la data di firma sul certificato di completamento da parte del cliente
• non hai trovato copia dell'atto, che è firmato da entrambe le parti? Quindi scopri se l'atto è stato inviato all'acquirente
• sulla base dei risultati della "indagine" trarre conclusioni. E aggiungere i fatturati all'atto di riconciliazione dell'acquirente e firmarlo in questo modulo, con disaccordi, o concordare con i numeri della controparte

Gli esempi non mostrano tutte le situazioni che possono portare a discrepanze negli atti di riconciliazione degli insediamenti. Ma è già chiaro che i motivi per cui alcuni documenti non rientrano nell'atto di riconciliazione possono essere diversi. Dall'errata interpretazione dei termini del contratto all'oblio dei dipendenti. E da una qualsiasi delle controparti.

7. Pagamento del debito nell'ambito dell'atto di riconciliazione

Durante la riconciliazione, può essere rivelato che un'organizzazione ha un debito nei confronti di un'altra, ciò può accadere per i seguenti motivi:

• il documento principale non si riflette nella contabilità del debitore
• ci sono errori nei calcoli, ad esempio, quando si converte la valuta in rubli

Non c'è alcun documento richiesto nella contabilità del debitore. In questo caso, l'impresa a cui è dovuto il pagamento invia i duplicati dei documenti primari all'indirizzo dell'ente debitore. Dopo che sono stati eseguiti, nella contabilità apparirà un debito, che può essere pagato nel solito modo. A ordine di pagamento, nel campo base, è necessario indicare la fattura, atto o altro documento ─ il motivo del debito.

Errori nei calcoli può essere corretto compilando un rendiconto contabile e riflettendolo nella contabilità. Dopo che il debito si è formato, può essere pagato. In questo caso, puoi pagare il debito ai sensi dell'atto di riconciliazione, indicandolo come base nell'ordine di pagamento.

Se trovi un errore nella tua contabilità, devi correggerlo. In questo caso, ti aiuterà.

8. Come riconciliarsi con le controparti nella versione 1C 8.3

Come effettuare una riconciliazione con le controparti utilizzando il programma 1C: Accounting 8 ed.3.0, guarda il video.

L'atto di riconciliazione è molto importante e documento desiderato, la cui formazione o verifica talvolta richiede molto lavoro. Meglio quindi conciliarsi con aziende con cui si hanno grossi fatturati in termini di denaro e/o nomenclatura a cadenza regolare, magari anche mensile.

Va ricordato che l'atto di riconciliazione non è un documento primario, qualsiasi figura in esso è apparsa dopo registrazione contabile, che, a sua volta, è stato redatto sulla base del corrispondente atto primario.

In caso di discrepanze, è necessario cercare il motivo ─ un documento extra o non contabilizzato e già chiarire la situazione utilizzandolo.

Quali difficoltà incontri durante la riconciliazione? Se hai domande su come riconciliarti con le controparti, chiedile nei commenti!

Come effettuare una riconciliazione con le controparti e redigere un atto