Ինչպես պահել անձնակազմի գրառումները ձեռնարկությունում: Կադրերի հաշվառում և դրա պատշաճ պահպանում ձեռնարկությունում

Անձնակազմի հաշվառում Հաշվապահական և հարկային հաշվառման հետ մեկտեղ այն թույլ է տալիս արտացոլել հուսալի տեղեկատվություն, որն անհրաժեշտ է ընկերության լիարժեք գործունեության համար: Այս տեսակի հաշվառման առանձնահատկությունները, ինչպես նաև դրանում ներգրավված հիմնական փաստաթղթերը կքննարկվեն մեր հոդվածում:

Անձնակազմի գրառումների պահպանում

Անում է անձնակազմի գրառումներըենթադրում է մեծ քանակությամբ փաստաթղթերի կատարում, որը կարտացոլի տեղեկատվությունը ինչպես առանձին յուրաքանչյուր աշխատողի, այնպես էլ ընդհանուր առմամբ ամբողջ ընկերության համար, ինչպես նաև աշխատանքային գործունեության կարգը կարգավորող կանոնների ստեղծում:

Անում է անձնակազմի գրառումներըենթադրում է աշխատողների թվի ֆիքսում, ինչը հնարավոր է միայն բոլոր տեղաշարժերի որակյալ հետևելու դեպքում։ Հիմնական խնդիր անձնակազմի գրառումներըԱշխատողի որոշակի տեղաշարժի վերաբերյալ փաստաթղթային ապացույցների պատրաստումն է՝ սկսած աշխատանքի ընդունելուց, այլ պաշտոնի տեղափոխումից, արձակուրդի գրանցումից և ավարտվելով աշխատանքից ազատվելով:

Անշուշտ, անձնակազմի հաշվառումկարող է պահպանվել ձեռքով, սակայն անձնակազմի գրառումներըԾրագրային ապահովման օգտագործման միջոցով թույլ է տալիս նվազագույնի հասցնել փաստաթղթերի պատրաստման ժամանակը, հատկապես, եթե ընկերությունն ունի շատ աշխատակիցներ:

HR գրառումներ

Փաստաթղթեր անձնակազմի գրառումներըկարող է լինել և՛ պարտադիր, որի կազմումը նախատեսված է Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքով, և՛ ընտրովի:

Պահանջվող փաստաթղթերին անձնակազմի գրառումներըառնչվում են:

• աշխատանքային կարգադրություն (T-1);
• պայմանագիր աշխատողի հետ (TD-1);
• աշխատանքային գրքույկ (Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 2003 թվականի ապրիլի 16-ի թիվ 225 «Աշխատանքային գրքերի մասին» հրամանագիր);

Աշխատանքային գրքերի ձևավորման առանձնահատկությունների մասին տե՛ս նյութը .

• աշխատողի անձնական քարտ (T-2);
• փոխանցման փաստաթղթեր (T-5);
• արձակուրդի պատվեր (T-6);
• արձակուրդի ժամանակացույց (T-7);
• անձնակազմի համալրում (T-3);
• ժամանակի թերթիկ (T-12);
• աշխատանքից ազատման հրաման (T-8).

Կադրային փաստաթղթերի մեծ մասն ունի միասնական ձև: Որոշ փաստաթղթեր, որոնք գործատուն պետք է ինքնուրույն մշակի.

• կոլեկտիվ պայմանագիր;
• ներքին կարգի կանոններ;
• աշխատավարձի կանոնակարգեր;
• աշխատողների անձնական տվյալների կարգավորում.
• աշխատանքի պաշտպանության կանոնակարգեր.
• բոնուսների տրամադրում;

Անձնակազմի փաստաթղթերի պահպանման ժամկետների մասին տեղեկությունների համար տե՛ս նյութը .

ԿԱՐԵՎՈՐ!Համաձայն Արվեստի. Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 8-ը, կազմակերպության կողմից ձևավորված դրույթները, որոնք խախտում են աշխատողի իրավունքները, չեն կարող օգտագործվել աշխատանքային հարաբերությունները կարգավորելու համար:

Կադրերի աշխատողի կողմից պատրաստված բոլոր հաշվապահական փաստաթղթերը հաստատվում են կազմակերպության ղեկավարի կողմից: Դրանից հետո աշխատողը պետք է ծանոթանա դրանց և ստորագրի:

Հարկ է նշել, որ որոշ իրավիճակներում կարելի է խուսափել կադրային փաստաթղթերի պատրաստումից. օրինակ, աշխատանքային նկարագրություններ կազմելը պարտադիր չէ, եթե աշխատանքային պայմանագրով արդեն իսկ նախատեսված է աշխատողի ֆունկցիոնալությունը: Նույնը վերաբերում է աշխատավարձի դրույթին, որը նույնպես պարտադիր չէ, եթե պայմանագրում նշված է աշխատողի ապագա եկամուտը:

Անձնակազմի գրառումներում այս կամ այն ​​փաստաթղթի առկայությունը կախված է առանձին աշխատողի և ընդհանուր առմամբ ընկերության աշխատանքի առանձնահատկություններից: Եթե ​​ընկերությունը նախատեսում է հերթափոխային աշխատանք, ապա պետք է կազմվի հերթափոխի ժամանակացույց։ Բարձր անվտանգության հաստատություններում աշխատանքային պարտականություններ կատարելիս պայմանագրում պետք է գրվի առևտրային գաղտնիքի պահպանման մասին կետ, ինչպես նաև կազմվի համապատասխան դրույթ, որը կսահմանի գաղտնիքին մուտք գործելու կարգը, դրա բացահայտման պատասխանատվությունը. , ինչպես նաև այդպիսի մուտքի դադարեցման պայմանները։ Հրամայական է աշխատողի հետ լիարժեք պատասխանատվության պայմանագիր կնքելը, եթե նա առնչություն ունի արժեքավոր ապրանքների կամ առարկաների հետ:

Պատասխանատվություն անձնակազմի գրառումների վարման իրավախախտումների համար

Հիմնական կարգավորող մարմինը, որը պատասխանատու է ճիշտ վարման համար անձնակազմի գրառումները, Աշխատանքի պետական ​​տեսչությունն է։ Այն նախատեսված է անձնակազմի գործողությունները վերահսկելու և, եթե անձնակազմի հաշվառումկատարվում է խախտումներով՝ աշխատանքային օրենսդրության խախտման համար վարչական պատասխանատվության ենթարկելու համար։

Առանձնացվում են պատասխանատվության հետևյալ տեսակները (Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 419-րդ հոդված).

• Վարչական - պաշտոնյաների և ընկերությունների տուգանքները արտացոլված են Արվեստում: Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական օրենսգրքի 5.7, 5.27-5.34, 5.39. Վարչական պատասխանատվությունը ամենից հաճախ առաջանում է կադրային որևէ անհրաժեշտ փաստաթղթի բացակայության կամ աշխատողի կամ կազմակերպության խնդրանքով այն չներկայացնելու դեպքում:

Օրինակ:Իվանով Ի.Ա.-ն որոշել է վարկ վերցնել. Դա անելու համար նրան անհրաժեշտ է աշխատանքային գրքույկի պատճենը և 2-NDFL վկայականը: Գործատուն հրաժարվել է տրամադրել աշխատանքային գրքույկի պատճենը։ Աշխատակիցն իրավունք ունի գործատուի անօրինական գործողությունների մասին զեկուցել աշխատանքային տեսչությանը, որը պատասխանատվության կենթարկի ընկերությանը (նրա պաշտոնյաներին) Արվեստի համաձայն: Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 5.39-ը 1000-ից 3000 ռուբլի չափով:

• Քաղաքացիական իրավունք - պատիժը նախատեսված է Արվեստ. 15, 151 և գլ. Ռուսաստանի Դաշնության Քաղաքացիական օրենսգրքի 59.

Օրինակ:Պետրով Ս.Ֆ.-ն տուժել է աշխատավայրում. Արվեստի համաձայն. Ռուսաստանի Դաշնության Քաղաքացիական օրենսգրքի 1085-ը, գործատուն պարտավոր է փոխհատուցել աշխատողի բուժման ընթացքում կորցրած աշխատավարձը, ինչպես նաև նրա բուժման և վերականգնման ծախսերը:

• Քրեական պատասխանատվություն - Հոդ. 143, արվեստ. 145, Արվեստ. 145.1, Արվեստ. 146-147, Արվեստ. Ռուսաստանի Դաշնության Քրեական օրենսգրքի 215-217.

Բացի այդ, անձնակազմի ծառայությունների փաստաթղթերը կարող են պահանջվել հարկային մարմինների կողմից, դրանք չներկայացնելու դեպքում պատասխանատվություն է առաջանում Արվեստի համաձայն: 126 Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգիրք

Արդյունքներ

Ճիշտ և ժամանակին անձնակազմի հաշվառումթույլ է տալիս ղեկավարությանը դարձնել ընկերությունն ավելի արդյունավետ: Ներկայումս կան բազմաթիվ ծրագրային գործիքներ, որոնք օգնում են օպտիմալացնել անձնակազմի փաստաթղթերը կազմելու ժամանակը և հասնել հաշվետվության տվյալների ճշգրտության: անձնակազմըհաշվառում.

Ձեռնարկությունում աշխատավարձի հաշվառումը և շատ այլ կարևոր կետեր հիմնված են առաջնային փաստաթղթերի վրա: Եթե ​​HR գրառումները վատ են մատուցվում, դա ազդում է ընկերության բոլոր ստորաբաժանումների աշխատանքի վրա:

Դրա պահպանման բոլոր նրբությունները և անհրաժեշտ փաստաթղթերը կքննարկվեն այս հոդվածում:

Ինչու է դա անհրաժեշտ:

Ցանկացած կազմակերպությունում, անկախ մարդկանց թվից, նման հաշվառում պահելու պարտավորություն կա։ Այն օգնում է փաստաթղթավորել ողջ անձնակազմի տեղաշարժը: Դա անելու համար անհրաժեշտ է իմանալ աշխատանքին վերաբերող կարգավորող փաստաթղթերը: Բացի այդ, դուք պետք է տիրապետեք վարելու հմտություններին։

Հաշվապահության այս տեսակը նախատեսված է.

• ճիշտ բաշխել մարդկանց աշխատանքային գործընթացներում.
• փնտրեք չօգտագործված պաշարներ;
• ժամանակին բացահայտել և վերացնել անձնակազմի հետ կապված խնդիրները.

Այս գործընթացի մասին ավելին կարող եք իմանալ հետևյալ տեսանյութից.

Ինչպես կազմակերպել այն զրոյից. քայլ առ քայլ հրահանգներ

Անձնակազմի բաժնի աշխատակցի առաջ միշտ բարդ խնդիր կա կազմակերպել այս տեսակի գրասենյակային աշխատանքը։ Այս գործընթացը հեշտացնելու համար նախ կարևոր է կազմել կոպիտ աշխատանքային պլան և որոշել այն հաջորդականությունը, որով դուք պետք է գործեք.

• Ճիշտ որոշումը կլինի նախ ուսումնասիրել կարգավորող փաստաթղթերը:
• Մանրամասն ուսումնասիրելով այն՝ իրականացվում է փաստաթղթային հոսքի անմիջական պատրաստում։ Բոլոր բաղկացուցիչ թղթերը վերցված են գլխից և մանրամասն ուսումնասիրվում։ Բոլոր փաստաթղթերը պետք է համապատասխանեն բաղադրիչին: Կարևոր է հարցնել ընկերության ղեկավարին, թե ինչ լրացուցիչ պայմաններ է նա ցանկանում մտցնել աշխատանքային գրաֆիկ: Նրա ցանկությամբ կազմվում են լրացուցիչ կամընտիր փաստաթղթեր։
• Փաստաթղթերի ստեղծում.
  • սկզբից տնօրենը փաստաթղթավորված է.
  • հետագայում կազմվել և ;
  • ձևաթուղթ է մշակվում, որը կնքվում է բոլոր աշխատողների հետ։ Այն ներառում է բոլոր այն իրերը, որոնք անհրաժեշտ են կազմակերպությանը.
  • պատրաստվում են այլ կարևոր թերթեր և ամսագրեր.
  • պետք է որոշել, թե ով է պատասխանատու աշխատանքային գրքույկների համար։ Մինչ մարդիկ պաշտոնապես աշխատանքի չեն ընդունվում, մենեջերը ստիպված կլինի նրանց աշխատանքի ընդունել: Համապատասխանաբար, հրաման է տրվում ստանձնել անվտանգության, լցոնման և գլխի պատասխանատվությունը.
  • դրանից հետո սկսվում է աշխատողների պաշտոնական ընդունելությունը։
• Կարևոր է ապահովել անձնակազմի բոլոր փաստաթղթերի պահպանումը և դրանց օգտագործումը:

Անձնակազմի աշխատողի աշխատանքի գրանցումից հետո սկսվում են սովորական աշխատանքային օրերը։ Ամեն օր յուրաքանչյուր մարդու ներկայությունն է աշխատավայրում։ Թողարկվում է տարին մեկ անգամ:

Անձնակազմի աշխատակիցը պարտավոր է զբաղվել ձեռնարկությունում մարդկանց փաստաթղթային տեղաշարժով` պատրաստելով համապատասխան փաստաթղթեր: Բացի այդ, դա պետք է լինի շատ այլ թղթեր:

Պահանջվող փաստաթղթեր

Անձնակազմի աշխատողի կողմից օգտագործվող մի շարք հիմնական փաստաթղթեր.

• Տարբեր աշխատողների շարժման հրամաններ, թարգմանություն և շատ ուրիշներ։
• կադրային համալրում. Դրա բովանդակությունը պետք է համապատասխանի աշխատողների պայմանագրերում նշված տվյալներին: Եթե ​​ինչ-որ բան չի համընկնում, դա ցույց է տալիս Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի խախտում: Իսկ դա սովորաբար հանգեցնում է տուգանքների։
• Ժամանակացույց.
• Աշխատանքային գրքեր. Անձնակազմի աշխատակիցը նրանց վերցնում է աշխատանքի ընդունելու ժամանակ, դրանցում համապատասխան գրառումներ են արվում, իսկ աշխատանքից ազատվելիս հետ են վերադարձվում։
• Աշխատանքային կանոնակարգկազմակերպության ներսում։
• Աշխատանքային պայմանագրեր. Նման պայմանագիր կնքվում է յուրաքանչյուր անձի հետ, այն ծառայում է որպես աշխատանքային հարաբերությունների սկիզբ։ Այստեղ գլխավորն այն է, որ ստուգվի կազմման ճիշտությունը, բոլոր ստորագրությունների և ամսաթվերի առկայությունը: Եթե ​​աշխատանքային պայմանների մեջ փոփոխություններ են կատարվում, օրինակ՝ աշխատողի տեղափոխում կամ աշխատավարձի փոփոխություն, անհրաժեշտ է նախապատրաստվել։ Դրանք կազմվում են յուրաքանչյուր դեպքի համար առանձին։
• Արձակուրդի ժամանակացույց. Տարեվերջից ամենաուշը երկու շաբաթ առաջ բոլոր կազմակերպությունները պետք է աշխատողների համար արձակուրդային գրաֆիկ կազմեն։ Կարևոր է դրանք կազմել այնպես, որ մարդկանց միաժամանակյա հանգիստը չազդի գերատեսչության կամ ընդհանուր առմամբ ընկերության աշխատանքի ընթացքի վրա:
• Հաշվապահական ամսագրեր. Փաստաթղթերը գրանցելու համար անհրաժեշտ են բազմաթիվ ամսագրեր:
• Անպայման ընթացքի մեջ է: Այն ներառում է` աշխատել, գործատուի հրամաններին ծանոթանալու թերթիկներ, անձը հաստատող փաստաթղթի պատճեն, բժշկական զննության վկայական, դիպլոմի պատճեններ և զինվորական գրքույկ:
• Աշխատանքի նկարագրություններ. Դրանք պարունակում են աշխատողի իրավունքների և պարտականությունների մանրամասն նկարագրություն:
• Աշխատավարձի և բոնուսների վերաբերյալ կանոնակարգեր. Կարգավորող, որի հիման վրա կազմվում է ամբողջ աշխատավարձը:

Դեռևս կան բազմաթիվ տարբեր փաստաթղթեր, որոնք առկա են նաև ձեռնարկություններում։ Բայց դա արդեն վերաբերում է կոնկրետ փաստաթղթերին։

Ո՞վ է սովորաբար դա անում:

Այս հարցը հիմնականում ծագում է փոքր կազմակերպություններում։ Դա սովորաբար անում է անձնակազմի աշխատակիցը, քանի որ այս գրառումը պահպանելը բավականին բարդ խնդիր է: Ցավոք, ոչ բոլոր ղեկավարներին կարելի է համոզել նման առանձին պաշտոն մտցնել աշխատակազմ։ Այս առումով, կադրերի կառավարումը հաճախ զբաղվում է գլխավոր հաշվապահի կամ մասնակի դրույքով ղեկավարի կողմից:

Որպես կանոն, դա տեղի է ունենում փոքր ձեռնարկություններում՝ գումար խնայելու նպատակով։ Եվ անիմաստ է պետության մեջ լրացուցիչ միավոր մտցնել երկու-երեք հոգու համար։ Այս դեպքում սխեման հետևյալն է՝ ղեկավարը կազմում է աշխատողներին, իսկ գլխավոր հաշվապահը հաշվարկում է նրանց աշխատավարձերը։ Հիմնական օրենքը, որը կարգավորում է աշխատողի և գործատուի միջև հարաբերությունները, Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգիրքն է: Այն սահմանում է երկու կողմերի իրավունքներն ու պարտականությունները:

Գործընթացների ավտոմատացում

Ձեռնարկությունում հաշվապահական հաշվառման հարմարության համար մենեջերը պետք է հոգա հատուկ ծրագրի ներդրման մասին: Մեր օրերում նման համակարգերը շատ են, և բոլորն էլ հեշտ են օգտագործել։

Լայնորեն կիրառվող ծրագիրն է «1C: Ձեռնարկություն». Այն օգնում է կազմակերպել տվյալները: Գրեթե բոլոր փաստաթղթերը տպագրվում են դրանից ավտոմատ կերպով: Ավտոմատացված տեխնոլոգիաների օգտագործումը ինքնին պարզեցնում է հաշվապահական հաշվառման գործընթացը:

IP-ի և ՍՊԸ-ի նրբությունները

Փաստաթղթերը միշտ պետք է լինեն կարգի: Կարևոր է ճիշտ կառավարել և պահպանել այն: Կան մի քանի նրբերանգներ, որոնք կարևոր է հաշվի առնել այս ոլորտում.

• Եթե ​​անհատ ձեռներեցն առաջին անգամ գրանցում է աշխատողին, ապա նա պետք է գրանցման գործընթաց անցնի որոշ տարածքային մարմիններում՝ գործատուի կարգավիճակով։ Ավելի կոնկրետ՝ Կենսաթոշակային հիմնադրամում եւ Սոցիալական ապահովագրության հիմնադրամում։ Նման ընթացակարգի համար կան որոշակի ժամկետներ.
  • 10 օր FSS-ում գրանցվելիս.
  • 30 օրՖՀՀ-ում գրանցվելու համար:

  Օրերի թիվը հաշվվում է առաջին անձի աշխատանքի ընդունվելու առաջին օրվանից: Եթե ​​դա չկատարվի, կազմակերպությանը սպառնում են մեծ տուգանքներ։

• Կառավարիչը պետք է իր աշխատակիցներին ծանոթացնի բոլոր կարգավորող փաստաթղթերին` ընդդեմ ստորագրության: Դրա համար ստեղծվում են հատուկ ամսագրեր, որտեղ աշխատակիցները ստորագրում են փաստաթղթերը կարդալուց հետո։ Օրինակ, կազմակերպությունը պետք է ամեն ամիս անձամբ տրամադրի աշխատավարձի կտրոն: Այս առումով խելամիտ է գիրք սկսել դրանց թողարկման գրանցման վերաբերյալ: Սա հարմար է, քանի որ ցանկացած կոնֆլիկտի դեպքում հենց ստորագրությունն է ապացուցելու, որ փաստաթուղթը տրվել է։

Հնարավոր պատժամիջոցներ անտեղյակության համար

Կադրային փաստաթղթերի բացակայության դեպքում պաշտոնյաները պատասխանատվության կենթարկվեն «Վարչական իրավախախտումների մասին» օրենքով։ Նրանք տուգանվում են.

• մեկ պաշտոնյայի հաշվով՝ չափով 1-ից մինչեւ 5 հազռուբլի;
• իրավաբանական անձանց համար - 30-ից մինչեւ 50 հազռուբլի։

Բացի այդ, հնարավոր է կասեցնել կազմակերպության գործունեությունը մինչև 90 օր. Եթե ​​իրավախախտումը կրկնվի, կառավարիչը կարող է որակազրկվել:

Այն դեպքում, երբ կազմակերպությունը պետք է աուդիտի ենթարկվի կարգավորող մարմինների կողմից, կարևոր է նախապատրաստվել դրան: Դրա համար անհրաժեշտ է իմանալ.

• Վերահսկող մարմինները պետք է առնվազն երեք օր առաջ տեղեկացնեն առաջիկա ընթացակարգի մասին.
• ստուգումը չպետք է գերազանցի քսան օրը.
• Առանց վերահսկողի տեղում ստուգումներ չեն թույլատրվում.

Հաշվապահության այս տեսակը ցանկացած ձեռնարկության հիմնական բաղադրիչն է: Հետևաբար, դրա հուսալի կառավարումը թույլ է տալիս շրջանցել մեծ թվով անախորժություններ:

Անգամ ամենափոքր ձեռնարկությունն ունի աշխատողներ, ինչը նշանակում է, որ կադրային տարբեր փաստաթղթերի պահպանման կարիք կա։

Այն ընկերություններում, որոնք երկար ժամանակ շուկայում են, սովորաբար անձնակազմի գրառումների կառավարումը լավ է հաստատված, բայց նորաստեղծ կազմակերպություններում ամեն ինչ պետք է զրոյից ստեղծել։

Ո՞վ է ղեկավարում ձեռնարկությունում բիզնեսը:

Որպես կանոն, անձնակազմի բաժնի աշխատակիցները զբաղվում են անձնակազմի գրառումների կառավարմամբ և բոլոր փաստաթղթերի մշակմամբ, բայց եթե ձեռնարկությունը փոքր է, ապա այդ աշխատանքը կարող է վստահվել աշխատողներից մեկին որպես: Սովորաբար սա հաշվապահ է կամ.

Եթե ​​ձեռնարկությունն ունի մեծ թվով աշխատակիցներ, ապա ստեղծվում է կադրերի բաժին, որում կարող են լինել մի քանի մասնագետ։ Անձնակազմի կարիքը որոշվում է ոչ միայն աշխատողների թվի հիման վրա (չնայած դա հիմնական գործոնն է), այլ նաև բուն ձեռնարկության առանձնահատկություններից: Այսպիսով, վնասակար և վտանգավոր արտադրություն ունեցող կազմակերպությունում կադրային սպաները ավելի շատ աշխատանք կունենան։

Եթե ​​դեռ չեք գրանցել կազմակերպություն, ապա ամենահեշտդա կարելի է անել առցանց ծառայությունների միջոցով, որոնք կօգնեն ձեզ անվճար ստեղծել բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերը. Եթե դուք արդեն ունեք կազմակերպություն և մտածում եք, թե ինչպես հեշտացնել և ավտոմատացնել հաշվապահական հաշվառումն ու հաշվետվությունները, ապա օգնության են հասնում հետևյալ առցանց ծառայությունները, որոնք. ամբողջությամբ կփոխարինի հաշվապահին ձեր գործարանում և կխնայի շատ գումար և ժամանակ: Բոլոր հաշվետվությունները ստեղծվում են ավտոմատ կերպով, ստորագրվում են էլեկտրոնային ստորագրությամբ և ավտոմատ կերպով ուղարկվում առցանց: Այն իդեալական է անհատ ձեռնարկատիրոջ կամ ՍՊԸ-ի համար պարզեցված հարկային համակարգում, UTII, PSN, TS, OSNO:
Ամեն ինչ տեղի է ունենում մի քանի կտտոցով՝ առանց հերթերի ու սթրեսի։ Փորձեք և կզարմանաքինչքան հեշտ ստացվեց:

Անհրաժեշտ օրենսդրական բազայի և կարգավորող փաստաթղթերի հավաքագրում

Առաջին բանը, որ պետք է անել զրոյից անձնակազմի աշխատանքային հոսք ստեղծելու ժամանակ, որոշելն է, թե որ փաստաթղթերը պետք է լինեն: Կան փաստաթղթեր, որոնք պետք է պարտադիր լինեն յուրաքանչյուր ձեռնարկությունում, և կան այնպիսիք, որոնք պահանջվում են միայն որոշակի տեսակի աշխատանքի կամ ընկերության գործունեության համար:

Ի դեպ, կարգավորող փաստաթղթերն իրենք, որոնք կարգավորում են անձնակազմի փաստաթղթերի բաղադրիչների առկայությունը, նույնպես ավելորդ չեն լինի առանձին թղթապանակում պահել, որպեսզի անհրաժեշտության դեպքում դրանք միշտ ձեռքի տակ լինեն:

Պատվերներկադրային ու կադրային առումով։ Անձնակազմի հրամանները ներառում են աշխատողների տեղաշարժի հետ կապված հրամաններ՝ աշխատանքից ազատում և. Այս հրամանները վերաբերում են ստաժին և, հետևաբար, պահվում են 75 տարի:

Դեպի անձնակազմի պատվերներմնացած բոլորը ներառում են.

• Տոներ;
• պրեմիաներ;
• գործուղումներ;
• կարգապահական տույժեր և այլն:

Պահպանման ժամկետըայս պատվերները տևում են 3-ից 5 տարի:

Այս երկու տեսակների համար ավելի նպատակահարմար է ունենալ երկու առանձին թղթապանակ։

Հաջորդ պարտադիր փաստաթուղթն է, որոնք արտացոլում են աշխատողի մասին բոլոր հիմնական տեղեկությունները. Այս քարտերը կարող են պահվել կամ առանձին կամ որպես աշխատողի անձնական գործի մաս:

Երրորդ պահանջվող փաստաթուղթն է. Ներկայումս, օրենսդրության համաձայն, նույնիսկ անհատ ձեռնարկատերը պետք է աշխատանքային գրքույկ կազմի, էլ չեմ խոսում սեփականության այլ ձևերի ձեռնարկությունների մասին։ Գործատուն պարտավոր է աշխատանքային գրքույկ թողարկել աշխատողի ընդունման օրվանից երեք օրվա ընթացքում:

Քանի որ աշխատանքային գրքույկներն են, դրանք պահելը պարտադիր է։ Այս գիրքը նույնպես պահպանվել է 75 տարի։

Հաջորդ պահանջվող փաստաթուղթն է. Այն պետք է կնքվի աշխատանքի ընդունված յուրաքանչյուր աշխատակցի հետ՝ անկախ ժամկետից։

Նոր աշխատատեղեր ստեղծելուց հետո անհրաժեշտ է նրանցից յուրաքանչյուրի համար հատուկ աշխատանք անցկացնել։ SOUT-ի հետ կապված փաստաթղթերը պահվում են մինչև դրանք փոխարինվեն նորերով, որպես կանոն, 5 տարին մեկ անգամ։

Դեպի այլ պարտադիր փաստաթղթերվերաբերում է:

Կան նաև փաստաթղթեր, որոնք օրենքը չի պարտավորեցնում պահել, բայց, այնուամենայնիվ, գրեթե յուրաքանչյուր գործատու ունի դրանք, սա պատվերների հիմքում ընկած գիրքն է։

Բաղադրիչ փաստաթղթերի հավաքագրում և ուսումնասիրություն

Այն բանից հետո, երբ դուք որոշել եք ընդհանուր պարտադիր փաստաթղթերը, դուք պետք է որոշեք մնացած փաստաթղթերը: Դա անելու համար անհրաժեշտ է ուսումնասիրել ձեռնարկության գործունեությունը և արտադրական գործընթացը կարգավորող բոլոր կանոնադրական փաստաթղթերը:

Այստեղ փաստաթղթերը կարող են շատ տարբեր լինել: Օրինակ, եթե աշխատողներն ունեն նաև ԱՊՊԱ-ի իրավունք, ապա հրամայական է հրամանով կամ վարչական այլ փաստաթղթով հաստատել նրանց աշխատողների կատեգորիային տրամադրելու ցանկը և պայմանները:

Եթե ​​ձեռնարկությունում կան մարդիկ, ովքեր ունեն ոչ կանոնավոր աշխատանքային ժամ, աշխատում են գիշերային ժամերին, աշխատում են վնասակար և վտանգավոր պայմաններում, ապա անհրաժեշտ է փաստաթղթավորել նրանց հասանելիք նպաստներն ու փոխհատուցումները։

Փաստաթղթերի ցանկի կազմում

Երբ որոշվում է անհրաժեշտ փաստաթղթերի ամբողջ ցանկը, կարող եք սկսել կազմել կանոնակարգ անձնակազմի գրառումների կառավարման վարքագծի վերաբերյալ:

Այս դրույթը թվարկում է բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերը, դրանց պահպանման և պահպանման ժամկետները: Այս դրույթը պարտադիր չէ, սակայն մեծապես հեշտացնում է կադրերի բաժնի աշխատանքը։

գրանցում տնօրենի աշխատանքի համար

Եթե ​​ձեռնարկությունը ստեղծվում է զրոյից, ապա առաջինը, ով գրանցվում է, ձեռնարկության ղեկավարն է։

Հենց նա է հետո աշխատանքային պայմանագրեր կնքում մնացած աշխատողների հետ։ Եթե ​​տնօրենի պաշտոնն ընտրովի է, մրցույթով, ապա ընտրված մարմնի նախագահը եզրակացնում է, եթե ձեռնարկությունն ունի հիմնադիրներ, ապա նրանք ստորագրում են պայմանագիրը։ Եթե ​​ղեկավարը միաժամանակ հանդիսանում է միանձնյա հիմնադիր կամ անհատ ձեռնարկատեր, ապա նա աշխատանքային պայմանագիր է կնքում և՛ աշխատողի, և՛ գործատուի համար։

Ինչ էլ որ լինի, աշխատանքային պայմանագրի կնքումը և ընդունման հրամանի կատարումը պարտադիր ընթացակարգեր են:

Տեղական կանոնակարգերի կազմում

Որոշելու համար, թե ինչ հաստիքներ և դրանցից քանիսն են անհրաժեշտ ձեռնարկության գործունեության համար, ա կադրային համալրում. Դրա համար կա միասնական ձև, և չնայած այն չի պահանջվում օգտագործել, այն շատ հարմար է։

Ցանկության դեպքում կարող եք ավելացնել լրացուցիչ սյունակներ: Աշխատակազմի ցուցակում նշվում են պաշտոնի անվանումը, հաստիքային միավորների անհրաժեշտ քանակը, աշխատավարձը կամ վարձատրության ձևը և պահանջվող հավելավճարները: Աշխատակազմի աղյուսակում նշված են բոլոր պաշտոնները՝ սկսած ամենակարևորից և վերջացրած օժանդակ անձնակազմով:

AT աշխատանքային գրաֆիկնախ նշված է ձեռնարկության աշխատանքային գրաֆիկը, եթե կան հերթափոխային գրաֆիկներ, ապա դրանք մանրամասն ստորագրվում են։ Այս փաստաթուղթը կարող է նաև նշել աշխատակիցների արտաքին տեսքի և վարքագծի պահանջները, կորպորատիվ էթիկան և այլն:

Աշխատանքային պայմանագրի ստանդարտ նմուշի մշակում

Աշխատանքային պայմանագիրը պետք է ներառի աշխատանքային օրենսգրքում նշված բոլոր հիմնական դրույթները:

Այստեղ կիրառվում է:

Բացի նշված կետերից, գործատուն աշխատանքային պայմանագրում կարող է ներառել օրենքին չհակասող ցանկացած այլ կետ:

Հաշվապահական փաստաթղթերի պատրաստում

Բոլոր մատյանները՝ նախքան դրանք օգտագործելը պետք է պատրաստել. Մասնավորապես, յուրաքանչյուր ամսագիր պետք է համարակալվի և կնքվի։ Թերթերը համարակալվում են շարունակական համարակալմամբ՝ սկսած առաջինից մինչև վերջինը։ Այնուհետև բոլոր թերթերը, բացառությամբ ծածկույթի, կարում են թելով և երկու պոչը դուրս են բերում մինչև վերջին թռչնակը։ Դրանք կնքվում են թղթի կտորով, որը, սակայն, նշում է թերթերի քանակը և ստորագրվում է ղեկավարի կամ ամսագրի պահպանման համար պատասխանատու անձի կողմից:

Յուրաքանչյուր ամսագիր նշում է իր սկզբնավորման ամսաթիվը, և կազմակերպության անվանումը պարտադիր է:

Աշխատանքային գրքերի պահպանման համար պատասխանատու անձի նշանակում

Աշխատանքային գրքերանձնակազմի հաշվառման ամենակարևոր փաստաթղթերից են և պատկանում են խիստ հաշվետվական ձևերին, ապա դրանց հետ պետք է խնամքով վերաբերվել: Նրանք պետք է պահվեն փակ պահարանում:

Աշխատանքային գրքերի պահպանման համար նշանակվում է պատասխանատու անձ, որը լրացնում է դրանք և պատասխանատու է պահպանման համար: Աշխատակցին պատասխանատվություն է դրվում կազմակերպության հրամանով:

Աշխատակիցների հավաքագրում

Յուրաքանչյուր աշխատողի համար անհրաժեշտ է կատարել աշխատանքի որոշակի հաջորդականություն.

• աշխատողների ընդունելություն;
• աշխատողի ծանոթացում բոլոր տեղական կարգավորող փաստաթղթերին, վարձատրության կանոնակարգերին, աշխատանքային ներքին կանոնակարգերին, կոլեկտիվ պայմանագրին և այլն.
• աշխատանքային պայմանագրի գրանցում, դրա ստորագրում. Համոզվեք, որ աշխատանքային պայմանագրում նշում եք, որ աշխատողը ստացել է հարյուր երկրորդ օրինակը իր ձեռքում.
• աշխատանքի ընդունման հրամանի թողարկում;
• անձնական T-2 քարտի լրացում և անձնական գործի ձևավորում. Այն ներառում է հետևյալ փաստաթղթերը՝ ընդունելության դիմում, անձնական փաստաթղթերի պատճեններ, ընդունելության կարգի պատճեն, անձնական քարտ, կրթության և որակավորման փաստաթղթեր, աշխատանքային պայմանագիր և այլ անհրաժեշտ փաստաթղթեր:
• հաշվապահական հաշվառման բաժին փոխանցել աշխատողի համար հաշվեգրման համար անհրաժեշտ բոլոր փաստաթղթերը:

Հետևյալ տեսացանկը ցույց է տալիս, թե ինչպես կառավարել HR գրառումները.

Ընդհանուր սահմանումը ասում է, որ անձնակազմի գրառումների կառավարումը անձնակազմի փաստաթղթերի գրանցման և պահպանման գործընթացն է: Այս թեման արդիական է ինչպես անհատ ձեռնարկատերերի, այնպես էլ իրավաբանական անձանց համար։ Փաստաթղթերն ունեն խիստ օրենսդրական նորմեր, և նկարագրված կանոնները պետք է հաշվի առնվեն ձեռնարկությունների բոլոր ղեկավարների, անձնակազմի բաժինների կողմից: Անձնակազմի գրառումների կառավարման միջոցով հնարավոր կլինի օպտիմալացնել անձնակազմի կառավարման գործընթացը, բարելավել յուրաքանչյուր թիմի աշխատանքը, պարզեցնել հաշվետվության ընթացակարգը:

Ինչ է HR կառավարումը

Անձնակազմի գրառումների կառավարման հիմունքները ներառում են փաստաթղթերի պատրաստման, լրացման, ընկերությունում աշխատող անձնակազմի մասին հաշվետվության ամբողջ գործընթացը: Թողարկված յուրաքանչյուրը իրավաբանորեն պարտադիր է, ներառյալ նրանք, որոնք ձևավորվել են աշխատողի դիմումի հիման վրա: Անձնակազմի արտադրությունը հաճախ իրականացվում է կադրերի ստորաբաժանման կողմից, որի գործառույթները հետևյալ կադրային աշխատանքն են.

• աշխատավարձ;
• արձակուրդների, հիվանդության արձակուրդի գրանցում;
• տեղեկանքների թողարկում։

Նպատակներ և խնդիրներ

Այս HR բաժնի խնդիրներն ու խնդիրները.

Աշխատանքի ուղղություն	Աշխատակիցների առաջադրանքներ
Հաշվապահական հաշվառում, գրանցում, հսկողություն	Աշխատողների թվաքանակի հաշվառում, աշխատանքի գրանցում, աշխատանքից ազատում
Աշխատանքի կանոնակարգում	Ծանոթացում պարտականություններին, աշխատատեղի, տարածքի ընտրություն
Համակարգում, ուսուցում	Դասընթացների անցկացում, վերապատրաստում, խորացված ուսուցում, վերապատրաստում, կատարողականի ստուգում
Աշխատեք փաստաթղթերի հետ	Այս բաժնի մասնագետները զբաղվում են թղթերի, գրքերի, աշխատանքային գրաֆիկների, գրանցման, հաշվետվությունների պատրաստմամբ
Կազմակերպություն	Գործունեության կազմակերպում ըստ հրահանգների

Իրավական կարգավորում

Անձնակազմի հետ կապված աշխատանքը կարգավորվում է մի շարք կարգավորող օրենքներով, հրամաններով և մի շարք կանոններով տարածաշրջանային կամ պետական ​​մակարդակով: Կարգավորող դաշտում նշված պահանջները չկատարելը խախտում է: Կադրերի արտադրություն վարելու հիմնական կանոնակարգերը.

• աշխատանքային գրքույկների պետական ​​կարգավորում (2003 թ.);
• գրասենյակային աշխատանքի և փաստաթղթերի կառավարման կանոններ 2009թ.
• Դաշնային հրահանգներ աշխատողների վերաբերյալ փաստաթղթերի պահպանման համար.
• ընդհանուր պահանջները, որոնք հաստատվում են նախարարությունների հրամանով։

Ձեռնարկության օրենսդրական բազան

Յուրաքանչյուր ձեռնարկություն օգտագործում է մի շարք փաստաթղթեր, որոնք կարգավորում են բոլոր անձնակազմի աշխատանքը: Փաստաթղթերի տեղաշարժը և դրանց պատրաստումը կատարվում է ըստ հրահանգների, վերը նշված կարգավորող դաշտի: Ձեռնարկության իրավական դաշտը բաժանված է հինգ հիմնական կատեգորիաների, որոնք կարգավորվում են ձեռնարկության ներքին պատվերներով.

• ընկերության կանոնադրություն;
• աշխատանքային գրաֆիկ;
• անձնական տվյալների պաշտպանության կանոնակարգեր.
• աշխատանքի պաշտպանություն (կարգավորվում է դաշնային արխիվային որոշմամբ);
• անձնակազմի աշխատանքային գրաֆիկը (և անձնակազմի վերաբերյալ փաստաթղթեր):

Կազմակերպությունում կադրային փաստաթղթերի հոսքը

Ձեռնարկություններում թղթերի միասնական հաշվառման համակարգերը բաժանվում են երեք հիմնական կատեգորիաների, որոնց թվում են ներքին կանոնակարգերը, անձնակազմը և վարձատրության կանոնակարգերը: Առաջին կատեգորիան ներառում է թղթերի շրջանառությունն ըստ արձակուրդի ժամանակացույցի, աշխատանքային գրաֆիկի վերաբերյալ փաստաթղթերի լրացումը: Երկրորդ պարբերությունն ավելի գլոբալ է և պարունակում է պայմանագրերի և հաշվապահական հաշվառման քաղաքականության փաստաթղթերի պատրաստման դրույթ: Աշխատավարձի մասին կանոնակարգը կարգավորում է աշխատանքից ազատվելիս աշխատավարձի, հավելավճարների, հիվանդության արձակուրդի, արձակուրդի և արձակման վճարման հետ կապված բոլոր հարցերը։

Անձնակազմը T-3-ի տեսքով

T-3 ձևով անձնակազմի աղյուսակը թղթի մեկ տեսակ է, որը նկարագրում է ձեռնարկության կամ ընկերության անձնակազմի ամբողջ կառուցվածքը: Սյունակները պարունակում են տվյալներ աշխատողի լրիվ անվանման, պաշտոնի, ստորաբաժանման մասին, որտեղ նա նշված է: Կարգավորող և օրենսդրական նորմերով այնտեղ սահմանված է մասնագետի պաշտոնեական աշխատավարձը։ Գրանցման գործընթացում ցանկացած փոփոխություն պետք է գրանցվի հաշվապահական հաշվառման բաժնի կողմից T3 ձևաթղթի վրա գտնվող անձնակազմի այս աղյուսակում: Լրացման հրահանգները միշտ պարունակում են առաջարկություններ յուրաքանչյուր սյունակի համար: Ընդհանուր առմամբ փաստաթուղթը ներառում է 5 տեղեկատվական կետ։

Աշխատանքային գրաֆիկ

Աշխատանքային գրաֆիկը փաստաթուղթ է, որը հաստատում է մասնագետի առօրյան։ Աշխատանքային ընթացքը կարգավորում է մենեջերի ժամանակացույցը: Այն ներառում է կետեր գործող օրենսդրության համաձայն ստուգման անհրաժեշտության, ճաշի և ընդմիջումների և հաշվետվությունների մասին: Որոշ ընկերություններում գործավարը պահանջում է հաշվետվություն կազմել ամեն շաբաթ կամ ամիս (ստուգումից հետո փաստաթուղթը պետք է հաստատվի աշխատողի և գործավարի ստորագրություններով): Պլանը, գրաֆիկի ժամանակացույցը ձևավորվում են հետագա աշխատանքային շրջանի համար։ Աշխատակիցների աշխատանքային ժամերի գրանցում.

Աշխատանքային պայմանագիր

Աշխատանքային պայմանագիրը քաղաքացիական իրավունքի փաստաթուղթ է, որը կազմվում է ապագա աշխատողի և գործատուի միջև: Այս տեսակի փաստաթղթի համար ստանդարտ ձևեր չեն սպասվում, և պայմանագիրը լրացվում է անվճար ձևով՝ նշելով որակավորումը (պաշտոնը) և աշխատանքի ժամկետը: Այնտեղ գրված է նաև ցանկալի արդյունքը։ Փաստաթղթերի այս տեսակը, իրավական նորմերի համաձայն, շատ նման է պայմանագրային փաստաթղթին, քանի որ այն սահմանում է աշխատանքի վերջնական արդյունքը, այլ ոչ թե դրա կառուցվածքը։ Աշխատակիցներին աշխատանքից հեռացնելու համար անհրաժեշտ է միայն վերջնականացնել մինչև պայմանագրի ժամկետի ավարտը:

Անձնակազմի պատվերներ

Պաշտոններում աշխատողների վերականգնումը, մասնագետների աշխատանքի ընդունումն իրականացվում են կադրերի պատվերների համաձայն։ Փաստաթղթի այս տեսակը նախատեսում է կադրերի նշանակումը ստորաբաժանումներում մասնագետների պաշտոնում և այլ տեղաշարժեր: Հրահանգների և հրամանների մշակմանը մասնակցում են անձնակազմի բաժնի աշխատակիցները և ղեկավար թիմը: Ընկերության ղեկավարները/ադմինիստրատորները կայացնում են տեղական որոշումներ: Պատվերներն ունեն միասնական ձև, այն սահմանվում է կարգավորող դաշտով: Ըստ թղթի պահպանման ժամկետի՝ դրանք պետք է պահվեն հաշվապահական հաշվառման բաժնում կամ կադրերի բաժնում մինչև հինգ տարի և ավելի (կախված պատվերի տեսակից):

Աշխատանքի նկարագրություններ

Աշխատանքի նկարագրությունը փաստաթուղթ է, որը սահմանում է կողմերի (աշխատողի և գործատուի) պատասխանատվությունը, ինչպես նաև պարունակում է տվյալներ իր պաշտոնում որոշակի մասնագետի ցուցումների և պարտականությունների մասին: Դրանք հաստատվում են կազմակերպության կնիքով և պատասխանատու անձի ստորագրությամբ: Այս փաստաթղթի համար պահանջվում է երեք օրինակ: Մեկը մնում է կադրերի բաժնում, մյուսը՝ անձամբ կատարողի մոտ, իսկ երրորդը՝ կոնկրետ բաժնի ղեկավարի կամ ադմինիստրատորի մոտ։ Սույն հրամանի նպատակն է օպտիմիզացնել կադրերի կառավարման գործընթացները ձեռնարկությունում:

Ինչպես կազմակերպել գրասենյակային աշխատանքը կադրերի բաժնում

Կադրերի ճիշտ կառավարումը ենթադրում է պատասխանատվության բարձր մակարդակ։ Մարդկային ռեսուրսների անձնակազմը պետք է ապահովի, որ ստորագրման ժամկետները համապատասխանեն իրական ամսաթվերին: Աշխատանքային գրքույկների և այլ կադրային փաստաթղթերի պահպանումը կարող եք վստահել աութսորսինգ ընկերություններին: Կադրերի բաժնի աշխատակիցների պարտականությունները.

• ձևավորել աշխատանքային գրաֆիկ, արձակուրդների հետ կապված հաշվապահական փաստաթղթեր.
• կազմում է աշխատանքի պաշտպանության փաստաթղթեր (պահանջվում է պետական ​​մարմիններին).
• պատվերների պատրաստում և թողարկում;
• Հաշվարկել աշխատավարձը և վերահսկել բոնուսների վճարումը:

Կադրերի բաժին

Ամբողջ դրույքով անձնակազմի սպասարկումն իրականացվում է այն դեպքում, երբ բոլոր հաշվապահական հաշվառումը և բոլոր գրանցումները կատարվում են միայն կադրերի ստորաբաժանման մշտական ​​աշխատողների կողմից: Փաստաթղթերի այս եղանակը տեղին է 20-30 հոգանոց աշխատակազմ ունեցող ձեռնարկությունների և ընկերությունների համար: Պետական ​​ստանդարտները պահանջում են խստորեն պահպանել բոլոր պատվերների ձևը և այլ պահանջները, հակառակ դեպքում իրավաբանական անձը կարող է տուգանք ստանալ: Ծառայությունների ոլորտում, որտեղ մեկ իրավաբանական անձը ունի մինչև 30 մարդ, ավելի շահավետ է օգտվել աութսորսինգ ընկերությունների ծառայություններից։

Կադրային աշխատանքի համար աութսորսինգ ընկերության մասնագետների ներգրավում

Աութսորսինգով աշխատող HR ընկերության վարձելը կխնայի գումարը և կնվազեցնի ընդհանուր աշխատակազմը: Անկախ մասնագետներն իրականացնում են պատվերների, ժամանակացույցերի պատրաստման անհրաժեշտ աշխատանքների ողջ ծավալը։ Նրանք նաև պահում են հատուկ ամսագիր և կարգավորում են յուրաքանչյուր մասնագետի աշխատանքը ընկերությունում։ Անձնակազմի գրառումների կառավարման աութսորսինգը նշանավորվում է նրանով, որ իրավաբանական անձը չունի իր կադրերի բաժինը, բայց այդ առաջադրանքը վստահում է առանձին թիմի՝ չափավոր վճարի դիմաց:

Անձնակազմի հաշվառում զրոյից քայլ առ քայլ

Կադրերի բաժնի փաստաթղթերի հաշվառման համար անհրաժեշտ են գրասենյակային սարքավորումներ և գրասենյակ: Կարևոր է ունենալ ամուր սեյֆ: Հրամանով պետք է նշանակվի փաստաթղթերի կառավարման համակարգի ղեկավար։ Դրանից հետո ձեւավորվում են ներքին ակտեր։ Ընկերության յուրաքանչյուր աշխատակցի համար դուք պետք է ստեղծեք առանձին թղթապանակ, որտեղ կպահվի նրա աշխատանքային գիրքը: Անձնակազմի գրառումների կառավարումը պահանջում է այս փաստաթղթերի պահպանումը տվյալ պաշտոնում մասնագետի աշխատանքի ողջ ընթացքում: Բաժնի ողջ գործունեության ընթացքում տեղեկատվությունը մուտքագրվում է գրքեր, կազմվում պատվերներ։

HR աշխատակիցներին ներկայացվող պահանջները

Անձնակազմի գրառումների կառավարումը համեմատաբար բարդ գործընթաց է, որը պահանջում է որոշակի տեսական և գործնական հմտություններ: Այս պաշտոնի կարգավորող դաշտը պարունակում է պայմանների ցանկ, որոնց դեպքում մասնագետը կարող է զբաղեցնել այդ պաշտոնը: Ուսումնական հաստատությունները որպես կադրային գրասենյակային աշխատանք առանձին բնութագիր չեն առանձնացնում։ Կառավարիչները և ադմինիստրատորները հարմար են անձնակազմի բաժնում գործունեության համար: Այսպիսով, գործատուները նշանակում են մարդկանց, ովքեր ունեն իրավական կրթություն, տեղեկատվության պաշտպանություն կամ փաստաթղթերի կառավարում:

Անձնակազմի սպայի իրավունքներն ու պարտականությունները

Նման պաշտոնյաների առաջին պարտավորությունը իրավական դաշտի իմացությունն է, սահմանված հաշվապահական հաշվառման կանոններին համապատասխանելը։ Վերևում ներկայացված էին հոդվածները, դաշնային օրենքները, որոնք պետք է պահպանվեն անձնակազմի գրառումների կառավարում իրականացնելիս: Անձնակազմի աշխատակիցն իրավունք ունի տեղեկություններ ստանալ աշխատակիցներից, դիտել անձնական թղթապանակները, տեսնել հաշվապահական հաշվառման գիրքը (աշխատավարձը): Այս պրոֆիլի մասնագետների լիազորությունները ներառում են ստորագրություններ տեղադրելը, գործատուների հետ աշխատելը անձնակազմի արդյունավետությունը բարելավելու համար:

Անձնակազմի գրառումների կառավարում

Այսօր HR գրառումների կառավարումն իրականացվում է ինչպես գրավոր, այնպես էլ թվային ձևաչափով: Փաստաթղթերը ստորագրվում են անձամբ լիազորված աշխատակիցների կողմից: Փաստաթղթերի համար օգտագործվում են պետական ​​ստանդարտներ, որոնք միավորում են բոլոր ձևանմուշները և ձևերը: Անհրաժեշտ է հաշվի առնել ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003 և ԳՕՍՏ Ռ 7.0.8-2013 նորմերը: Կարևոր թղթերը պահվում են հատուկ թղթապանակներում կամ մետաղական պահարաններում: Կախված ընկերության շրջանակից և չափից, մասնագետները պետք է պահպանեն տարբեր պահանջներ հաշվետվությունների հաճախականության վերաբերյալ:

Անձնակազմի որոնում և գրանցում

Սկզբում, նախքան աշխատողներին գրանցելը, անհրաժեշտ է գտնել մասնագիտացված կադրեր, որոնք կհամապատասխանեն խիստ չափանիշներին (դրանք պետք է կապված լինեն աշխատանքի առանձնահատկությունների հետ): Դա անելու համար օգտագործեք մասնագիտացված բյուրոներ, գործակալություններ, աշխատանքի որոնման կայքեր, աշխատուժի փոխանակման կամ մասնավոր գովազդներ թերթերում, լրատվամիջոցներում, կայքերում: Դրանից հետո կազմվում են պարտադիր կադրային փաստաթղթեր, կատարվում է գրանցում, կնքվում է աշխատանքային պայմանագիր կամ աշխատանքային պայմանագիր։

Աշխատանքի ընդունման փուլերը

Մարդկանց պաշտոնի գրանցման ընթացակարգերը սկսվում են աշխատանք փնտրողի մասին տվյալները հատուկ ամսագրում մուտքագրելով: Հաշվետվության քարտը գրանցում է տեղեկատվություն փորձի, ստաժի և նախկինում զբաղեցրած պաշտոնի մասին: Հաստատվելուց հետո կազմվում է հրաման՝ անձին որոշակի պաշտոնում նշանակելու մասին։ Վերջնական փուլը անձնական թղթապանակի ձևավորումն է, գործի կազմումը ընկերությունում, բաժնում: Պայմանագիրը պարունակում է տեղեկատվություն պարտականությունների, պաշտոնի աշխատավարձի մասին։

Անձնական քարտեր և աշխատողի անձնական գործի ձևավորում

Կադրային փաստաթղթերի տեսակները ներառում են աշխատողի անձնական քարտը: Այն պարունակում է բոլոր տեղեկությունները, որոնք վերաբերում են ամուսնական կարգավիճակին, լրիվ անվանումը, այնտեղ փակցված է լուսանկար, նշված է ծննդյան ամսաթիվը։ Այս ամենն անում են գործատուները՝ ընկերության աշխատակազմի յուրաքանչյուր անդամի վերաբերյալ տվյալների փաթեթ կազմելու համար։ Օրենքի համաձայն՝ այս տվյալները չեն կարող փոխանցվել երրորդ անձանց։ Թղթապանակներ, պահարաններ կամ նույնիսկ մետաղական պահարաններ օգտագործվում են անձնական գործը վարելու համար (կախված ընկերության գրասենյակի սարքավորումների մակարդակից):

HR ամսագրեր

Թղթե տպագիր արտադրանքները օգնում են համակարգել հաշվետվությունները, պարզեցնել փաստաթղթերի հոսքը: Գործարար ամսագրերի տեսքով փաստաթղթերը ներառում են հետևյալ տեսակները.

• Ընկերությանը կամ ձեռնարկությանը հանձնվող փաստաթղթերի, փաստաթղթերի վերահսկման համար.
• վերահսկել գործուղումների ժամանակը, ժամանակահատվածները.
• վերահսկել ցանկացած նշում, հայտարարություն.
• աշխատանքային գրքույկների անվտանգությունն ապահովելու համար գրառումներ.

Աշխատանքային գրքերի պահպանում

Անձնակազմի հաշվառման կառավարումը մասնագետներին պարտավորեցնում է պահել աշխատանքային գրքույկը: Բոլոր գրառումները պահվում են, եթե ձեռնարկությունում անձը պաշտոնապես գրանցված է: Աշխատանքային գրքույկը աշխատողին տրվում է աշխատանքից ազատվելուց հետո: Այս փաստաթուղթը գրանցում է պաշտոնի, մրցանակների հետ կապված բոլոր փոփոխությունները: Անձնակազմի գրառումների կառավարման զրոյից ուսուցումը ներառում է աշխատանքային գրքույկների ճիշտ ձևավորման պարտադիր կետեր: Ցանկացած սխալ ուղղվում է Մարդկային ռեսուրսների անձնակազմի կողմից: Եթե ​​դրանք հայտնաբերվեն, մասնագետներին կարող են վարչական իրավախախտման մեղադրանք առաջադրել։

Փաստաթղթերի կազմակերպում և պահպանում

Փաստաթղթերի աուդիտի և պահպանման համար ստեղծվել են առանձին օրենսդրական նորմեր։ Կարևոր է նշել «Արխիվացման մասին» Դաշնային օրենքի 17-րդ հոդվածը: Այն սահմանում է ձեռնարկությունների և ձեռնարկությունների ղեկավարության կողմից սահմանված ժամկետում արխիվային փաստաթղթերի անվտանգության մասին հոգ տանելու անհրաժեշտությունը: Պահպանման ժամկետը սահմանված է օրենքով և համապատասխանում է պետական ​​ստանդարտներին։ Թղթային փաստաթղթերի ամբողջականությունն ապահովելու համար օգտագործվում են մետաղական չհրկիզվող պահարաններ և պահարաններ:

Անհրաժեշտության դեպքում փաստաթղթերից ստացված տվյալները փոխանցվում են Ռուսաստանի Դաշնության պետական ​​վիճակագրական կոմիտե: Պետության աշխատանքի կառավարման գործընթացի օպտիմալացման առաջնահերթ ուղղություններից է թղթերի շրջանառության ավտոմատացումը, թվայնացումը։ Այսօր հաշվետվությունների մեծ մասը թղթի վրա չի արվում։ Սա չի հանում ձեռնարկությունների ղեկավարների, ղեկավարների կողմից արխիվը մեկ, երեք, հինգ և ավելի տարի պահպանելու պարտավորությունը։

Անձնակազմի էլեկտրոնային գրառումներ

Անձնակազմի էլեկտրոնային գրառումներն օգտագործելիս կարևոր է պահպանել փաստաթղթերի անվտանգության պայմանները, նվազեցնել արխիվ մուտքը անձնական տվյալների պաշտպանության մասին օրենքի ուժով: Փաստաթղթերի էլեկտրոնային հաշվառումն ունի մի շարք առավելություններ.

1. փաստաթղթերի արագ մուտք;
2. ֆայլի գաղտնաբառի պաշտպանություն;
3. թղթերը խնայելու համար սեյֆեր գնելու կարիք չկա.
4. գրասենյակում տարածքի խնայողություն. կոշտ սկավառակը կարող է պահել 10000 կամ ավելի փաստաթուղթ;
5. ժամանակի խնայողություն - կարող եք ստորագրել, գտնել ցանկացած փաստաթուղթ ձեր համակարգչի կոշտ սկավառակի արխիվում 1-2 րոպեում:

Տեսանյութ

Պարզեք, թե ինչպես են կազմակերպվում անձնակազմի գրառումները և ինչի համար կարող են տուգանվել: Ներբեռնեք HR գրառումների կառավարման ձեռնարկը կամ ինքնուրույն կազմակերպեք հաշվապահական հաշվառումը:

Հոդվածում

Ներբեռնեք օգտակար փաստաթուղթ

Որոնք են պարտադիր կադրային փաստաթղթերը, որոնք կազմում է գործատուն

Ցանկացած ընկերություն, որն օգտագործում է վարձու աշխատուժ, պարտավոր է վարել անձնակազմի հաշվառում: Անձնակազմի հետ աշխատանքը ուղեկցվում է բազմաթիվ փաստաթղթերի կատարմամբ՝ հաստիքացուցակից մինչև անձնակազմի պատվերներ: Անձնակազմի սպայի խնդիրն է ժամանակին և ճիշտ կազմել կադրային ծառայության փաստաթղթերը, անհրաժեշտության դեպքում փոփոխություններ կատարել դրանցում և ստուգել գործող օրենսդրությանը համապատասխանությունը:

Անձնակազմի գրառումների կառավարման վերաբերյալ լավ կառուցվածքային հրահանգը, որը կազմվել է հաշվի առնելով նոր ԳՕՍՏ-ը, նվազագույնի կհասցնի անձնակազմի հետ աշխատելու կոպիտ սխալների ռիսկը:

Կադրերի գրառումների կառավարումը զրոյից սկսելով, պատրաստեք կադրային ծառայության պարտադիր փաստաթղթերը, առանց որոնց անձնակազմի հետ լիարժեք աշխատանքը պարզապես անհնար է:

Պահանջվող HR փաստաթղթեր.

• աշխատանքային պայմանագրեր;
• աշխատանքի նկարագրություններ (անհրաժեշտության դեպքում);
• տեղական կանոնակարգեր;
• աշխատողների անձնական քարտեր;
• անձնակազմի պատվերներ;
• պատվերներ հիմնական բիզնեսի համար;
• անձնակազմի համալրում;
• արձակուրդի ժամանակացույց;
• հաշվապահական գրքեր և ամսագրեր;
• Ժամանակացույց .

Աշխատանքային պայմանագիր

Հիմնական փաստաթուղթը անձնակազմի սպայի աշխատանքում. Հաստատում է աշխատանքային հարաբերությունների առկայությունը, սահմանում կողմերի իրավունքներն ու պարտականությունները. Չկա աշխատանքային պայմանագրի միասնական միասնական ձև, թեև միկրո ձեռնարկությունների համար կա ստանդարտ ձև: Այլ գործատուներ դա կարող են հիմք ընդունել: Օրենքը չի արգելում ազատ ձևով աշխատանքային պայմանագրերի կնքումը, եթե դրանք պարունակում են բոլոր պարտադիր պայմաններն ու տեղեկությունները կողմերի մասին։

Աշխատանքային պայմանագրի պարտադիր պայմանները.

• աշխատանքային գործառույթ, որը ցույց է տալիս աշխատանքի դիրքը կամ տեսակը.
• աշխատանքի վայր և աշխատանքային պայմաններ.
• վարձատրություն՝ նշելով սակագնի դրույքաչափը կամ աշխատավարձը.
• պարտադիր սոցիալական ապահովագրության պայմանը.

Աշխատանքային պայմանագրում արտացոլեք աշխատանքի բնույթն ու եղանակը, եթե դրանք տարբերվում են սովորականից։ Գրի առնել օրենքով պահանջվող բոլոր երաշխիքներն ու փոխհատուցումները։ Ժամկետային պայմանագրում անպայման նշեք գործողության ժամկետը և պատճառները, թե ինչու կողմերը չկարողացան հաստատել անժամկետ աշխատանքային հարաբերություններ:

Աշխատանքային պայմանագրի պարտադիր տեղեկատվություն.

• Աշխատողի լրիվ անվանումը և գործատուի անունը (անհատների համար՝ լրիվ անվանումը).
• տվյալներ աշխատողի և գործատու-անձի ինքնությունը հաստատող փաստաթղթերի վերաբերյալ.
• գործատուի TIN (բացառությամբ ձեռնարկատերերի կարգավիճակ չունեցող անձանց).
• տեղեկատվություն գործատուի անունից պայմանագիր կնքող անձի մասին.
• փաստաթղթի վայրը և ամսաթիվը.

Աշխատանքի նկարագրություններ

Չնայած Ռուսաստանի Դաշնության Աշխատանքային օրենսգրքում այս փաստաթղթին հղումների բացակայությանը, պետական ​​մարմինները առանց ձախողման մշակում են աշխատանքի նկարագրությունների փաթեթ (2004 թվականի հուլիսի 27-ի թիվ 79-FZ օրենք), և առևտրային կազմակերպությունների համար շատ ցանկալի է. արա սա.

Աշխատանքի նկարագրությունների առկայությունը թույլ է տալիս.

• իրավասու բաշխել պարտականությունները նմանատիպ պաշտոնների միջև.
• դատարանում կամ դատախազությունում ապացուցել կարգապահական տույժի օրինականությունը.
• արդարացնել;
• պատշաճ կերպով հավաստագրել անձնակազմին իրենց պաշտոններին համապատասխանելու համար:

Ուշադրություն.Հրահանգները գրված են պաշտոնների համար, ոչ թե կոնկրետ աշխատողների, այնպես որ դրանք անհատականացված մի դարձրեք։ Եթե ​​աշխատողը հեռանա կամ տեղափոխվի, հրահանգները պետք է նորից հաստատվեն: Նույն պատճառով ավելի լավ է այն հաստատել որպես անկախ փաստաթուղթ, այլ ոչ որպես աշխատանքային պայմանագրի կամ համաձայնագրի հավելված։

Տեղական կանոնակարգեր (LNA)

Կան պարտադիր և ընտրովի։ GIT-ի տեսուչն իրավունք ունի ստուգման ընթացքում պահանջել տեղական կանոնակարգեր, և եթե որևէ փաստաթուղթ հասանելի չէ կամ այն ​​կատարվում է սխալներով, գործատուն կարող է տուգանվել կամ հրաման տալ:

Պարտադիր ներառում են Աշխատանքային օրենսգրքում նշված բոլոր LNA-ները.

• վարձատրության կանոնակարգ, եթե վարձատրության պայմանները արտացոլված չեն կոլեկտիվ պայմանագրում կամ այլ տեղական ակտում (Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 135-րդ հոդված).
• Աշխատակիցների անձնական տվյալների կարգավորումը (Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 86-րդ հոդված).
• (Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 189-րդ հոդված):

Եթե ​​նահանգում կան անկանոն աշխատանքային ժամեր ունեցող պաշտոններ, ապա պետք է հաստատվի աշխատողների ցուցակը, որոնք ենթակա են աշխատանքային հատուկ ռեժիմի (Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 57, 101 հոդվածներ): Եթե ​​ընկերությունը անձնակազմ է ուղարկում վերապատրաստման կամ խորացված ուսուցման, ապա մասնագիտական ​​վերապատրաստման անցման կարգի և պայմանների մասին կանոնակարգ (Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի 196-րդ հոդված):

Ընտրովի LNA-ները թողարկվում են ըստ անհրաժեշտության: Աշխատանքային գործընթացները հստակ կարգավորելու համար մշակեք լրացուցիչ ներքին փաստաթղթեր՝ բոնուսների, գործուղումների, մենթորության, սոցիալական քաղաքականության, հավաքագրման և այլնի վերաբերյալ դրույթներ: Տեղական ակտերի նախագծման և կառուցվածքի միասնական պահանջներ չկան, առաջնորդվեք գործող ԳՕՍՏ-ով և ճիշտ վավերացրեք յուրաքանչյուր փաստաթուղթ:

Աշխատակիցների անձնական քարտեր

Բոլոր գործատուները, անկախ իրավական ձևից և գործունեության ոլորտից, պարտավոր են յուրաքանչյուր աշխատողի համար ստեղծել անհատական ​​քարտ: Օգտագործեք միասնական T-2 ձևը կամ մշակեք ձեր սեփական ձևը: Քաղաքացիական ծառայողների գրանցման համար մշակվել է T-2GS հատուկ ձև:

Մի մոռացեք աշխատակցին ծանոթացնել ստորագրության տակ գտնվող անձնական քարտի բովանդակությանը սկզբնական լրացումից անմիջապես հետո, այնուհետև՝ տեղափոխման (այդ թվում՝ ժամանակավոր), պաշտոնանկության, պաշտոնը վերանվանելու մասին նոր գրառումներ կատարելուց հետո:

Ուշադրություն.Անձնական քարտը փակվում է աշխատանքային պայմանագրի դադարեցումից հետո, որի հիման վրա այն սկսվել է։ Եթե ​​դուք վարձում եք աշխատողի, ով արդեն աշխատել է կազմակերպությունում, ապա նրա համար նոր քարտ բացեք։

Պատվերներ անձնակազմի համար

Աշխատանքի ընդունումը, գործուղումները, աշխատանքից ազատումները, հավելավճարները, արձակուրդները և անձնակազմի այլ ընթացակարգերը ձևակերպվում են պատվերներով: Սա ցանկացած կադրային ծառայության ամենակարեւոր փաստաթուղթն է, որի հիման վրա գրառումներ են կատարվում անձնական հաշիվներում, աշխատանքային գրքույկներում, անձնական քարտերում։

Որոշ պատվերներ կազմվում են միասնական աղյուսակային տեսքով: Եթե ​​պատվերը վերաբերում է ոչ թե մեկ, այլ միանգամից մի քանի աշխատակիցների, ապա օգտագործվում է «ա» նշագրված ձևը.

Աղյուսակ 1. Միասնական աղյուսակային ձևաթղթերի վրա տրված հրամաններ

	Ձևի տեսակը և անունը
T-9 կամ T-9	Մեկ կամ մի քանի աշխատակիցների գործուղման կարգադրել
T-11 կամ T-11a	Մեկ կամ մի քանի աշխատողների խրախուսման կարգադրություն
T-8 կամ T-8a	Մեկ կամ մի քանի աշխատողների աշխատանքից ազատելու հրաման
T-6 կամ T-6a	Մեկ կամ մի քանի աշխատողի արձակուրդ տրամադրելու հրաման
T-5 կամ T-5a	Մեկ կամ մի քանի աշխատողների այլ աշխատանքի տեղափոխելու հրաման
T-1 կամ T-1a	Մեկ կամ մի քանի աշխատողների աշխատանքի ընդունելու հրաման

Ուշադրություն.Միասնական ձևերի փոխարեն կարող եք օգտագործել գործատուի կողմից հաստատված ձևերը, եթե դրանք պարունակում են բոլոր անհրաժեշտ մանրամասները:

Մնացած պատվերները տրվում են տեքստային ձևով: Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է աշխատողին արձակուրդից հետ կանչել կամ ուղարկել վերապատրաստման դասընթացների, վերականգնեք նրան աշխատավայրում կամ անվճար ձևով պատվեր կազմեք:

Հրամանին օրինական ուժ է տրվում՝ հավաստելով մանրամասներ՝ գլխավոր տնօրենի կամ հրամաններ ստորագրելու լիազորված այլ պաշտոնատար անձի անձնական ստորագրությունը: Բացի ստորագրությունից դրվում է կազմակերպության կնիքը (առկայության դեպքում): Վարչական փաստաթղթերն ուժի մեջ են մտնում ստորագրման պահից կամ դրանցում նշված օրվանից:

Ուշադրություն.Կառավարիչների՝ գլխավոր տնօրենի, նրա տեղակալների, գլխավոր հաշվապահի և կանոնադրության մեջ նշված այլ պաշտոնատար անձանց նշանակման հրամանները վերաբերում են հիմնական գործունեության, այլ ոչ թե անձնակազմի հրամաններին:

Պատվերներ հիմնական բիզնեսի համար

Դրանք ներառում են բոլոր գրավոր հրամանները, որոնք չեն առնչվում կադրային կամ վարչական և տնտեսական հարցերին. տեղական կանոնակարգերի ներդրման կամ գործող LNA-ում փոփոխությունների, նոր պաշտոնների ստեղծման և ստուգումների անցկացման մասին: Նման հրամանների կատարումը կարող է վստահվել ինչպես կազմակերպության քարտուղարին, այնպես էլ կադրային սպաներին:

կադրային համալրում

Այն բնութագրում է ընկերության անձնակազմի կազմը` կազմակերպչական կառուցվածքը, անձնակազմի քանակը և կազմը, վարձատրությունը բոլոր պաշտոնների համար: Գրանցման համար օգտագործեք միասնական T-3 ձևը կամ մշակեք ձեր սեփական ձևանմուշը: Փաստաթղթի վավերականության ժամկետը կարող է բաց թողնել, բայց եթե այն սահմանափակ է, մի մոռացեք կազմել նոր անձնակազմի աղյուսակ մինչև նշված ամսաթիվը:

Սահմանափակ տևողությամբ անձնակազմի օրինակ

Փաստաթղթում մուտքագրեք ընկերությունում առկա բոլոր պաշտոնները՝ ներառյալ թափուր, ժամանակավոր և սեզոնային: Օրենքն արգելում է աշխատողներին աշխատանքի ընդունել այն պաշտոններում, որոնք նախատեսված չեն անձնակազմի աղյուսակով (Ռոստրուդ նամակ No. PG / 13229-6-1 01/21/2014):

Պաշտոնների անունները գրեք ռուսերեն և առանց հապավումների, նշեք յուրաքանչյուրի ճշգրիտ աշխատավարձը՝ աշխատավարձի պատառաքաղներն անընդունելի են։ Փոխհատուցման, նպաստների կամ սահմանափակումների հետ կապված պաշտոնները պետք է համապատասխանեն մասնագիտական ​​չափանիշներին և սակագնային ու որակավորման տեղեկատուներին (Աշխատանքի նախարարության 04.04.2016թ. թիվ 14-0 / 10 / Բ-2253 գրություն): Կպատմի «Կադրային բիզնես» ամսագրի փորձագետը

Ուշադրություն.Աշխատակազմի աղյուսակում սխալների համար ընկերությանը սպառնում է տուգանք Ռուսաստանի Դաշնության Վարչական իրավախախտումների վերաբերյալ օրենսգրքի 5.27-րդ հոդվածով:

Արձակուրդի ժամանակացույց

Այն կազմվում է տարեկան և սահմանում կազմակերպության բոլոր աշխատողներին տարեկան վճարովի արձակուրդներ տրամադրելու պայմանները: Որպես հիմք վերցրեք միասնական T-7 ձևը կամ ձեր սեփական ձևանմուշը:

Փաստաթղթի նկատմամբ պահանջներից խուսափելու համար շարունակեք հետևյալը.

1. Պարզեք աշխատակիցների ցանկությունները.Խնդրեք բաժնի ղեկավարներին հավաքել տեղեկատվություն յուրաքանչյուր կառուցվածքային ստորաբաժանման վերաբերյալ:
2. Ստուգեք՝ արդյոք անձնակազմի մեջ կան շահառուներ, ովքեր իրավունք ունեն արձակուրդ գնալ ցանկացած հարմար ժամանակ։Դրանք ներառում են հղի կանայք, անչափահասները և աշխատողների որոշ այլ կատեգորիաներ:
3. Կազմեք նախնական ամփոփ ժամանակացույց:Փաստաթղթում մուտքագրեք բոլոր աշխատողները, ներառյալ արտաքին և ներքին կես դրույքով աշխատողները, ինչպես նաև նրանց, ում ծննդաբերության արձակուրդը ավարտվում է հաջորդ տարի:
4. Համաձայնեք և հաստատեք ժամանակացույցը:Թողարկեք առանձին հրաման կամ հաստատման կնիքը դրեք հենց փաստաթղթի վրա, աշխատողներին ծանոթացրեք ստորագրությամբ (Ռոստրուդ նամակ No. PG / 5883-6-1 08/01/2012 թ.):

Ո՞վ է պատասխանատու կադրերի կառավարման համար

Միկրոձեռնարկություններում և նորաստեղծ ձեռնարկություններում կադրերի ողջ ադմինիստրացիան սովորաբար ընկնում է մեկ մարդու ուսերին: Սովորաբար սա ընկերության տնօրենն է կամ նրա տեղակալը։ Բայց քանի որ բիզնեսն աճում է, և անձնակազմն ընդլայնվում է, այնքան մեծանում է նաև թղթաբանության ծավալը: Այս փուլում լրիվ դրույքով պաշտոն պետք է հատկացվի կադրերի մասնագետին, ով լավ տիրապետում է անձնակազմի գրառումների կառավարման հիմունքներին և իր ամբողջ աշխատանքային ժամանակը տրամադրում է անձնակազմի հետ աշխատելուն:

Բարդ կազմակերպչական կառուցվածք ունեցող խոշոր ընկերություններում կադրային գրառումների կառավարմամբ զբաղվում է առանձին ծառայություն։

Եթե ​​կազմակերպությունն ունի առանձին կառուցվածքային ստորաբաժանումներ, օրինակ՝ մասնաճյուղեր այլ քաղաքներում և մարզերում, ապա անձնակազմի հաշվառում պահելու երկու եղանակ կա. Ավելի ծախսատար - յուրաքանչյուր մասնաճյուղում անձնակազմի սպայի պաշտոն ստեղծելը, ավելի շահավետ, բայց կապված որոշակի դժվարությունների հետ. ղեկավարել գլխամասային գրասենյակի անձնակազմի բաժինը, աշխատանք ստեղծելով սկանավորումների և փոստի միջոցով: Ինչ է, կարդացեք «Կադրային բիզնես» ամսագրում։

Աղյուսակ 2. Մասնաճյուղերում CA կազմակերպման տարբեր եղանակների առավելություններն ու թերությունները

Ընթացակարգը	CD-ն իրականացվում է գլխամասային գրասենյակում	CD-ն անցկացվում է մասնաճյուղերում
թղթաբանություն	Դժվար է պահպանել ժամկետները, բնօրինակ փաստաթղթերի փոխանցումը ժամանակ է պահանջում	Ժամկետները պահպանված են, ստորագրության իրավունքը պատվիրակվում է մասնաճյուղի ղեկավարին
Անձնակազմի գրառումների կառավարման համար պատասխանատու աշխատողների նշանակում (KD)	Սովորաբար հեշտ է գտնել համապատասխան որակավորում ունեցող ճիշտ աշխատողին	Քանի որ մասնաճյուղերում ավելի քիչ աշխատակիցներ կան, դժվար է CA-ի համար պատասխանատու անձ ընտրել
Հավաքագրում արտաժամյա կամ հանգստյան օրերին աշխատելու համար	Միշտ չէ, որ հնարավոր է անհապաղ տրամադրել բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերը և ժամանակին հանձնել բաժին	Խնդիր չէ՝ պարզապես անհրաժեշտ է ստանալ աշխատողի համաձայնությունը և տեղում լրացնել բոլոր փաստաթղթերը
Աշխատանքից ազատվելիս աշխատողներին փաստաթղթերի տրամադրում	Առաքման համար ավելի շատ ժամանակ է պետք, փոստով ուղարկելու դեպքում կորստի վտանգ կա	Փաստաթղթերը կարող են տրվել օպերատիվ կերպով՝ չխախտելով սահմանված ժամկետները

Անձնակազմի գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպում ինքնուրույն. քայլ առ քայլ հրահանգներ

Ինչպե՞ս կազմակերպել անձնակազմի հետ աշխատանքը նորաստեղծ ընկերությունում կամ վերականգնել նախորդից հետո: Անձնակազմի գրառումների կառավարման նոր հրահանգը, որը մշակվել է՝ հաշվի առնելով գործող օրենսդրության նորմերը, կօգնի ձեզ ոչինչ բաց չթողնել։

Շարունակեք քայլ առ քայլ.

Քայլ 1. Ստեղծեք կարգավորող դաշտ:Նախևառաջ առաջնորդվեք Ռուսաստանի Դաշնության աշխատանքային օրենսգրքի պահանջներով. աշխատանքային օրենսդրության հիմնական փաթեթը, որը կարգավորում է կադրային շատ գործընթացներ. աշխատանքի ընդունում, արձակուրդի տրամադրում, աշխատանքային պայմանագրի կողմերի իրավունքներն ու պարտականությունները, կարգը աշխատավարձի հաշվարկ և այլն:

Հաշվի առեք նաև հետևյալ կանոնները.

• Պետական ​​վիճակագրական կոմիտեի 01/05/2004 թիվ 1 որոշումը- առաջնային հաշվառման միասնական ձևերի և պարտադիր մանրամասների օգտագործման վերաբերյալ.
• Փոքր ընկերությունում անձնակազմի գրառումների կառավարման հետ կապված բոլոր հարցերը կարող է կարգավորվել մեկ անձի կողմից՝ անձնակազմի սպա, քարտուղար կամ տնօրեն: Հետո հենց նա է պատասխանատու աշխատանքային գրքերի պահպանման և պահպանման համար։ Բայց եթե աշխատանքի ծավալը մեծ է, ապա ավելի լավ է պատասխանատվության ոլորտները բաշխել մի քանի աշխատակիցների միջեւ։ Օրինակ, նշանակեք անձնակազմի սպաներից մեկին, որը պատասխանատու է աշխատանքային գրքերի պահպանման և հաշվառման համար, իսկ մյուսին վստահեք անձնակազմի հրամանների կազմման աշխատանքը:

  Աշխատանքային գրքույկների համար պատասխանատու պաշտոնատար անձի նշանակման օրինակելի կարգը

  
  

  Քայլ 3. Կազմեք պահանջվող անձնակազմի փաստաթղթերի ցանկը:Ներառեք դրա մեջ տեղական կանոնակարգերը և այլ փաստաթղթեր, որոնց առկայությունը GIT-ի տեսուչն անպայման կստուգի հաջորդ այցի ժամանակ՝ անձնակազմ, արձակուրդի ժամանակացույց, ժամանակացույց, աշխատողների անձնական քարտեր: Եթե ​​կազմակերպությունը նախատեսում է հրաժարվել միասնական ձևերից, հրաման արձակեք մշակել սեփական ձևերը:

  Քայլ 4. Մշակել և հաստատել կադրերի համար անհրաժեշտ փաստաթղթերը և կանոնակարգերը. LNA-ն հաստատելու մի քանի եղանակ կա՝ պարզեք, թե դրանք ինչով են տարբերվում միմյանցից և ընտրեք ձեզ առավել հարմարը: Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ որոշ փաստաթղթեր նախ պետք է համաձայնեցվեն արհմիության հետ (պատմելու է «Կադրերի բիզնես» էլեկտրոնային ամսագրի փորձագետը)։

  Քայլ 5. Լրացրեք գրանցման գրքերը և ամսագրերը. Նշանակել աշխատակիցներ, ովքեր պատասխանատու են ճեպազրույցների, բժշկական զննումների և նամակագրության գրանցման համար:

  1. Ստուգեք աշխատանքային պայմանագրերի կատարման ճիշտությունը.Նախ ստուգեք՝ արդյոք կազմակերպության տնօրենը պատշաճ գրանցված է աշխատանքի համար, ապա նայեք մնացած պայմանագրերը։ Համոզվեք, որ դրանցում սահմանված աշխատավարձերը և աշխատանքի անվանումները ճշգրտորեն համընկնում են հաստիքացուցակի, աշխատանքային գրքույկների և աշխատանքի պատվերների հետ: Եթե ​​սխալներ եք գտնում, փոփոխություններ կատարեք՝ լրացուցիչ պայմանագրեր կնքելով աշխատակիցների հետ:
  1. Ստորագրության տակ գտնվող աշխատակիցներին ծանոթացնել LNA-ի հետ, որոնք անմիջականորեն կապված են նրանց հետ:Խոսքը ոչ միայն աշխատանքային գրաֆիկի և այլ LNA-ի կանոնների մասին է, որոնցով կադրերը պետք է ծանոթացվեն աշխատանքի ընդունելիս, այլև աշխատանքի նկարագրությունների, անձնակազմի պատվերների և հրահանգների մատյանների մասին:

  Ուշադրություն.Համոզվեք, որ յուրաքանչյուր աշխատող ստանում է աշխատանքային պայմանագրի և դրա հետ կապված բոլոր լրացուցիչ համաձայնագրերի իր պատճենը:

  1. Կազմակերպել զինվորական հաշվառում.Եթե ​​ընկերությունում աշխատում են զինվորական ծառայության համար պատասխանատու անձինք կամ զինվորական տարիքի անձինք, պահպանել զինվորական հաշվառում. Նշանակել հաշվառման համար պատասխանատու անձ և համաձայնեցնել նշանակումը տեղի զինկոմիսարիատում, կազմել աշխատանքային պլան և տրամադրել գրառումներ՝ հիմնվելով ծառայողների տրամադրած զինվորական քարտերի, անձնական քարտերի և զորակոչիկի վկայականների տվյալների վրա:
  1. Ստեղծեք անվտանգ պահպանման միջավայր:Այս պահանջը վերաբերում է անձնական տվյալներ (PD) պարունակող բոլոր փաստաթղթերին. տեղադրեք դրանք ապահով կողպված պահարաններում և պահարաններում, առանց նրա աշխատողի մասին տեղեկությունները մի փոխանցեք երրորդ անձանց: գրավոր համաձայնություն. Անձնագրերի և դիպլոմների պատճենները մի պահեք ձեր անձնական գործերում, մի պահանջեք աշխատողներից անձնական տվյալներ, որոնք անմիջականորեն կապված չեն աշխատանքի հետ. անձնական տվյալների մշակման կանոնները խախտելու համար տուգանքները նշանակալի են:
  1. Կազմեք օրացույցի պլանավորող:Շատ կարևոր փաստաթղթեր պետք է պարբերաբար թարմացվեն կամ վերահաստատվեն: Օրինակ՝ արձակուրդի ժամանակացույցը պետք է կազմվի ամեն տարի, իսկ կոլեկտիվ պայմանագիրը պետք է վերահրապարակվի առնվազն երեք տարին մեկ անգամ։ Որպեսզի ընկերությունը հետագայում խնդիրներ չունենա, նախապես պլանավորեք աշխատանքը առանցքային փաստաթղթերով։

  Անձնակազմի գրառումների կառավարումը զրոյից կազմակերպելը, օրինակ՝ մասնաճյուղում, կամ նախորդից հետո վերակառուցելը հեշտ գործ չէ: Սկսելու համար կարդացեք կարգավորող դաշտը և ԳՕՍՏ Ռ 7.0.97-2016 ստանդարտը, որը պարունակում է փաստաթղթերի հիմնական պահանջները:

  Հետևողականորեն աշխատելով, մշակեք անձնակազմի փաստաթղթերի նվազագույն պահանջվող փաթեթը, ներառյալ կանոնակարգերը: Որոշեք, թե որ առաջնային հաշվապահական ձևերն եք օգտագործելու՝ միասնական, թե ինքնուրույն մշակված: Ձեր աշխատանքային պայմանագրերն ու պայմանագրերը կարգի բերեք: Ուշադիր եղեք մանրամասների նկատմամբ, քանի որ ընկերությանը սպառնում է մեծ տուգանք փաստաթղթերի բացակայության կամ սխալ կատարման համար։