L'acte de rapprochement avec les fournisseurs échantillon. La procédure de réconciliation

Les documents, peu importe comment vous en prenez soin, sont encore parfois perdus. Ils ne parviennent pas à vos acheteurs ou vous n'avez pas de documents fournisseurs. Et cela conduit à différents montants de dette dans la comptabilité des organisations. Le rapprochement des dettes avec les contreparties permet d'identifier ces désaccords.

Il n'y a rien de compliqué dans cette procédure. Seulement, il se distingue par une grande quantité de travail. La régularité du rapprochement des calculs dépend de votre envie et de vos capacités. Mais une fois par an ─ lors de l'inventaire annuel ─ c'est obligatoire. Ainsi, le solde des comptes de règlement est confirmé.

Comment:

résoudre les désaccords dans l'acte de réconciliation des colonies
payer les dettes en vertu de l'acte de réconciliation

lire cet article.

1. Qu'est-ce qu'un acte de réconciliation et un exemple de son accomplissement

2. Un comptable peut-il signer un acte de réconciliation

3. Qui doit faire l'acte de réconciliation

4. Désaccords dans l'acte de réconciliation des colonies

5. Que doit faire un comptable s'il n'y a pas de documents dans la comptabilité de son organisation ?

6. Que doit faire un comptable s'il n'y a pas de documents dans le compte de la contrepartie ?

7. Paiement de la dette en vertu de l'acte de réconciliation

8. Réconciliation avec les contreparties en 1Cversion 8.3

Alors allons-y dans l'ordre.

1. Qu'est-ce qu'un acte de réconciliation et un exemple de son accomplissement

Acte de réconciliation─ il s'agit d'un document qui reflète les règlements entre les organisations pendant une certaine période. Le vendeur dans un tel acte montre la formation des créances de l'acheteur et le paiement reçu de lui. Et l'acheteur ─ ses comptes à payer au fournisseur, avec qui il réconcilie les règlements, et son remboursement.

L'acte de réconciliation est signé et scellé par les deux organisations (le cas échéant).

Il n'y a pas de forme approuvée de l'acte de réconciliation. De plus, ce n'est pas un document primaire. Par conséquent, lors de l'élaboration d'un formulaire boîte utiliser les détails du document principal, qui sont établis par le paragraphe 2 de l'article 9 loi fédérale«Sur la comptabilité» du 6 décembre 2011 n ° 402-FZ.

Et comprenez que l'acte de réconciliation, comme tout autre acte entre organisations, est à double sens. Vous devez donc fournir des champs appropriés pour les signatures.

Habituellement, l'acte de réconciliation est signé Chef comptable et chef.

Vous pouvez remplir l'acte en énumérant les transactions commerciales pour chaque organisation, mais il est plus pratique de le faire dans le cadre de contrats. Ensuite, en cas de divergences, il sera immédiatement clair sous quel contrat les chiffres d'affaires ne convergent pas.

Remplissez l'acte de réconciliation uniquement en argent.

Un exemple de remplir un acte de réconciliation. Metel LLC, fournisseur de tissus, a établi un acte de réconciliation avec l'atelier de Vyuga LLC en date du 31 mars 2018.

La personne chargée de rédiger l'acte de rapprochement chez Metel LLC l'a rempli en deux exemplaires, l'a signé avec le directeur et le chef comptable et l'a envoyé à Vesna LLC.

Vesna LLC a vérifié le chiffre d'affaires, a rempli les deux copies de l'acte de sa part, a signé et envoyé un acte rempli à Metel LLC. Après avoir entré les informations d'identification dans les deux organisations, l'acte de réconciliation ressemble à ceci.

Dans cet exemple, les deux organisations confirment que Vesna LLC a une dette envers Metel LLC d'un montant de 150 000 roubles.

2. Un comptable peut-il signer un acte de réconciliation

Dans les organisations qui ont de nombreuses contreparties et réconcilient régulièrement les règlements avec elles, le chef comptable et le responsable doivent passer beaucoup de temps à signer des actes de rapprochement.

Pour libérer du temps, une procuration est délivrée à l'un des comptables. Grâce à cela, il peut signer tout acte de réconciliation. Dans le même temps, il peut toujours vérifier l'exactitude de la rédaction des actes par des collègues.

3. Qui doit faire l'acte de réconciliation

L'initiateur du rapprochement de la dette avec la contrepartie peut être toute partie à la transaction. À règlements l'obligation de réconciliation entre organisations n'est pas précisée. C'est le droit des entreprises. Par conséquent, il est possible et nécessaire de réglementer la procédure et la fréquence de rapprochement des règlements dans les contrats.

Dans les entreprises, la comptabilité n'est pas toujours impliquée dans l'établissement des actes de rapprochement et leur envoi aux contreparties. Par ordre de la direction, il peut s'agir d'autres employés ─ ceux qui travaillent directement avec les acheteurs et les fournisseurs.

Dans de nombreux programmes comptables, y compris 1C, la comptabilisation des règlements avec une contrepartie est organisée sur des sous-comptes séparés ─ cartes. Par conséquent, si tous les documents sont entrés dans le système en temps opportun, il n'est pas difficile de décharger les chiffres d'affaires pour une carte spécifique. Et la question : "Qui doit faire l'acte de réconciliation" ne suscite pas beaucoup de polémique.

Le résultat de la réconciliation peut être :

un acte signé par la contrepartie, dans lequel il n'y a pas de désaccord
acte de désaccord

La réconciliation sans désaccord est la plus optimale et la plus simple pour un comptable. Que faire en cas de désaccord ?

4. Désaccords dans l'acte de réconciliation des colonies

La principale raison des désaccords dans l'acte de rapprochement des règlements est la réflexion des documents dans la comptabilité d'une organisation et la non-réflexion des mêmes documents dans la comptabilité d'une autre.

Ceci est possible si :

les documents ne sont pas parvenus à la contrepartie
au sein de l'entreprise, les documents n'ont pas été transférés au comptable pour réflexion en comptabilité
les écritures sur les documents de la première société ont été effectuées au cours d'une période et dans la seconde ─ une période antérieure ou postérieure

De plus, il peut ne pas y avoir de documents :

dans le compte de votre entreprise
sur le compte de la contrepartie

Lors de la vérification de l'acte de rapprochement des règlements, qui a été fourni par la contrepartie, il est immédiatement clair dans quels documents il y a des désaccords.

5. Que doit faire un comptable s'il n'y a pas de documents dans la comptabilité de son organisation ?

Cas 1: entreprise ─ acheteur de valeurs matérielles

La première étape. Il faut vérifier si ces pièces ont été comptabilisées dans une autre période, par exemple, après la période de rapprochement. Si vous ne disposez pas de documents sur lesquels il existe des désaccords dans l'acte de rapprochement des règlements en comptabilité, passez à l'étape 2.

deuxième étape. Apprendre agent responsable l'entreprise qui travaille avec la contrepartie et s'il a oublié de transférer les documents d'achat au service comptable. Si vous avez oublié, récupérez immédiatement les documents et vérifiez leur conformité avec ce que la contrepartie a indiqué dans le rapport de rapprochement, et enregistrez-les.

Troisième étape. Demander des duplicata de documents non enregistrés à la contrepartie. Recevez-les, vérifiez-les et conservez-les sur le compte.

À chacune de ces étapes, vous pouvez rencontrer l'une des options :

la contrepartie a enregistré prématurément vos créances. Par exemple, aux termes du contrat, le transfert de propriété ─ au moment de l'acceptation de la marchandise par l'acheteur. Les employés de votre entreprise ont accepté la marchandise dans le mois suivant le rapprochement. Vous pouvez signer un acte avec des écarts et une indication de la raison
documents ont été reflétés plus tard qu'ils n'auraient dû l'être. Signez l'acte fourni par votre fournisseur.

Cas 2 : l'entreprise est un acheteur de services.

Vous devez suivre les mêmes étapes que dans le cas de l'achat d'actifs matériels. Mais nous devons retenir la principale différence ─ la date de la prestation de services, et donc la date d'apparition des créances ─ le numéro par lequel un acte d'achèvement a été signé dans votre organisation.

Exception ─ utilitaires, dont le coût est déterminé en fonction des relevés des appareils de mesure. Dans ce cas, la date de l'acte est égale à la date de la fourniture du service.

6. Que doit faire un comptable s'il n'y a pas de documents dans le compte de la contrepartie ?

Cas 1─ votre entreprise vend des produits, le rapport de rapprochement envoyé par la contrepartie ne reflète pas vos documents sur les expéditions à son adresse.

Dans ce cas, vous devez vous assurer que vous enregistrez les revenus et les créances conformément aux termes du contrat. Si tout est en ordre, vérifiez si les documents ont été envoyés à la contrepartie.

Lorsque tout est fait correctement par votre organisation, ajoutez le document non reflété à l'acte de réconciliation et signez-le avec les désaccords.

S'il y a des problèmes de votre côté, vous devez d'abord les résoudre. Et puis soit inclure un document pour lequel il y a des écarts dans le rapport de rapprochement, soit s'accorder avec les montants de l'acheteur.

Cas 2─ votre entreprise a terminé les travaux, mais son achat n'est pas reflété dans le rapport de rapprochement envoyé par l'acheteur.

Algorithme d'action :

vérifier la date de signature sur le certificat d'achèvement par le client
n'a pas trouvé une copie de l'acte, qui est signé par les deux parties ? Découvrez ensuite si l'acte a bien été envoyé à l'acheteur
sur la base des résultats de "l'enquête" tirer des conclusions. Et soit ajouter les chiffres d'affaires à l'acte de rapprochement de l'acheteur et le signer dans ce formulaire, avec les désaccords, soit être d'accord avec les chiffres de la contrepartie

Les exemples ne montrent pas toutes les situations qui peuvent conduire à des divergences dans les actes de réconciliation des colonies. Mais il est déjà clair que les raisons pour lesquelles certains des documents ne relèvent pas de l'acte de réconciliation peuvent être différentes. De la mauvaise interprétation des termes du contrat à l'oubli des salariés. Et de n'importe laquelle des contreparties.

7. Paiement de la dette en vertu de l'acte de réconciliation

Lors du rapprochement, il peut être révélé qu'une organisation a une dette envers une autre, cela peut se produire pour les raisons suivantes :

le document principal n'est pas reflété dans la comptabilité du débiteur
il y a des erreurs dans les calculs, par exemple, lors de la conversion de devises en roubles

Il n'y a pas de document requis dans la comptabilité du débiteur. Dans ce cas, la société à laquelle le paiement est dû envoie des duplicata des documents primaires à l'adresse de l'organisme débiteur. Après leur exécution, une dette apparaîtra dans la comptabilité, qui pourra être payée de la manière habituelle. Dans l'ordre de paiement, dans le champ de base, vous devez indiquer la facture, l'acte ou tout autre document ─ le motif de la dette.

Erreurs dans les calculs peut être corrigé en établissant un état comptable et en le reflétant dans la comptabilité. Une fois la dette formée, elle peut être payée. Dans ce cas, vous pouvez payer la dette en vertu de l'acte de réconciliation, en l'indiquant comme base dans l'ordre de paiement.

Si vous trouvez une erreur dans votre comptabilité, vous devez la corriger. Dans ce cas, cela vous aidera.

8. Comment réconcilier avec les contreparties dans la version 1C 8.3

Comment effectuer un rapprochement avec les contreparties à l'aide du programme 1C: Accounting 8 ed.3.0, voir la vidéo.

L'acte de réconciliation est très important et document souhaité, dont la formation ou la vérification nécessite parfois beaucoup de travail. Dès lors, il vaut mieux se réconcilier avec des entreprises avec lesquelles vous avez de gros chiffres d'affaires en termes d'argent et/ou de nomenclature de manière régulière, voire mensuelle.

Il faut se rappeler que l'acte de réconciliation n'est pas un document primaire, toute figure y apparaissant après écriture comptable, qui, à son tour, a été faite sur la base du document primaire correspondant.

En cas de divergences, il est nécessaire de rechercher la raison ─ un document supplémentaire ou non comptabilisé, et déjà de clarifier la situation en l'utilisant.

Quelles difficultés rencontrez-vous lors de la réconciliation ? Si vous avez des questions sur la façon de se réconcilier avec les contreparties, posez-les dans les commentaires !

Comment faire un rapprochement avec les contreparties et rédiger un acte

L'acte de réconciliation des règlements mutuels- l'un des principaux documents comptables.

L'essence d'un tel document est de fixer l'état des règlements mutuels entre deux contreparties pour un certain moment.

Ainsi, l'acte de réconciliation peut être signé entre l'acheteur et le fournisseur, le payeur et Fonds de pension, entre deux entreprises d'une même exploitation et même entre deux divisions structurelles d'une même entreprise.
Les motifs de signature de l'acte de réconciliation sont les suivants :

coopération à long terme entre deux partenaires;
la possibilité de paiement différé des marchandises ;
lorsque l'entreprise travaille avec une large gamme de produits;
lorsque les biens sont de très grande valeur ;
état des lieux des règlements mutuels avec les contreparties ;
la nécessité de confirmer les créances ou les dettes aux autorités réglementaires ou à la haute direction, etc.

Un acte de rapprochement des règlements mutuels peut être établi pour un mois, un trimestre, une année, voire pour toute la période de travail. Il n'y a pas d'exigences strictes, tant pour sa conception que pour sa fréquence. La seule chose qui doit être observée lors de la compilation de ce document est la séparation des données par des contrats.

Par exemple, la même organisation agit pour vous en tant qu'acheteur pour certains biens et fournisseur pour d'autres biens, il est alors préférable de faire deux actes de rapprochement, séparément pour les comptes fournisseurs (et le contrat d'approvisionnement correspondant) et séparément pour les créances.

Enregistrement d'un acte de rapprochement des règlements mutuels

La législation n'établit pas de règles uniformes pour la préparation et l'exécution d'un acte de réconciliation, cependant, il existe principes de base qui doit être suivi. Comme tout document primaire, l'acte de rapprochement doit contenir les mentions obligatoires suivantes :

le nom du document, ainsi que la date de sa compilation ;
le nom de l'organisme du donneur d'ordre et le nom de la contrepartie avec laquelle l'acte est signé ;
l'indication des fonctionnaires habilités à signer les actes de rapprochement de leurs noms et initiales, ainsi que des signatures.

L'acte de réconciliation lui-même est généralement établi sous la forme d'un registre de documents classés par date de leur création. Parfois, au lieu de documents, ils indiquent l'essentiel de l'opération (vente, achat, paiement, etc.).

Pour que l'acte de réconciliation soit à jour, mieux vaut l'établir dès le début de la coopération ou dès la signature du dernier acte de réconciliation. En plus du compilateur, ce document doit être signé par le directeur de l'entreprise.

L'original de l'acte de rapprochement, signé par les dirigeants des entreprises contreparties et certifié par leurs cachets humides, a force de loi.

La signature de l'acte de réconciliation et sa force juridique

N'oubliez pas que la contrepartie (en particulier votre débiteur) peut refuser de signer l'acte de rapprochement des règlements mutuels, et vous ne pourrez pas légalement influencer sa décision. Par conséquent, il convient de prescrire un rapprochement obligatoire des règlements mutuels et la signature périodique des actes pertinents dans le contrat, en indiquant le calendrier et la procédure d'un tel rapprochement. Il convient également de prévoir une responsabilité en cas de refus ou d'évasion de la réconciliation.

Lors de la résolution des litiges, les juges ont exprimé à plusieurs reprises l'opinion que l'acte de réconciliation n'est pas une preuve sans équivoque d'une dette existante, mais qu'il peut être un bon renforcement des documents primaires existants confirmant son existence.

Aussi, l'acte de réconciliation signé permet de "repousser" le délai de prescription. Le nouveau délai de prescription court à compter de la date de signature de l'acte, quelle que soit la date de l'opération la plus controversée.

Un acte de rapprochement des règlements mutuels est un document qui reflète l'état des règlements entre deux parties (entreprises, contreparties) pendant une certaine période de temps. Dans notre article, nous vous apprendrons à le remplir correctement et donnerons un exemple pour Téléchargement.

Exemples de formulaires

La législation actuelle n'approuve pas un formulaire unique de l'acte de rapprochement, par conséquent, si nécessaire, chaque entreprise peut développer ce formulaire de manière indépendante.

Échantillons de remplir les formulaires de l'acte de réconciliation et forme approximative les formulaires sont présentés ci-dessous :

Pourquoi avez-vous besoin d'un acte de réconciliation des règlements mutuels

S'il est prévu de prolonger de gros contrats ;
Si vous avez besoin d'organiser un règlement;
Pendant la période d'inventaire ;
Lorsque l'une des parties négocie par tranches ;
Établir des rapports sur les dettes pour la direction, les autorités réglementaires, etc. ;
si des marchandises de très grande valeur font l'objet de règlements mutuels;
Pour clarifier les règlements entre les parties.

La législation n'oblige pas les organisations à établir des actes de rapprochement des règlements mutuels dans certains certaine heure C'est à l'organisation d'en décider.

L'acte de réconciliation se compose de deux parties - pour deux entreprises. La colonne de gauche est remplie par l'initiateur de la rédaction de l'acte, la droite - par son homologue. Habituellement, l'acte de rapprochement se présente sous la forme d'une liste de documents triés par date de création. Soit, en lieu et place de documents, les opérations effectuées sont répertoriées : vente, achat, paiement, etc.

Forme de l'acte de rapprochement des règlements mutuels

numéro d'acte ;
la période pour laquelle le rapprochement est effectué ;
noms des parties (organisation et personne agissant en son nom) ;
les détails de l'accord entre les parties ;
Détails des transactions (avec numéros et dates des factures, ordres de paiement ou autres documents confirmant la livraison et le paiement des services ou biens), le montant des transactions ;
Solde final en termes monétaires ;
Signatures manuscrites du comptable et du directeur, sceau ;
Dates de signature de la loi.

Le document est établi en double exemplaire et signé par le chef comptable et le directeur de l'organisme. S'il n'y a pas de litige de propriété entre les organisations et que la rédaction de l'acte est purement nominale, il ne peut être signé que par les chefs comptables. Mais un tel acte ne sera pas valable devant les tribunaux.

Ensuite, pour vérifier leur propre registre des opérations et saisir les résultats dans la colonne de droite, les deux copies sont envoyées au service comptable de la contrepartie. Si la contrepartie est d'accord avec les données spécifiées dans l'acte, un deuxième sceau et des signatures sont apposés. Un acte est rendu à l'initiateur, le second reste à la contrepartie.

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Si des divergences sont constatées, une note est ajoutée au bas du document. Si, en raison de divergences découvertes, la contrepartie refuse de signer l'acte et que les affirmations de l'initiateur sont confirmées par d'autres documents, l'initiateur peut poursuivre. Pour accélérer la résolution de tels litiges dans le contrat, il est nécessaire de stipuler à l'avance les conditions dans lesquelles la contrepartie est tenue de faire ses propres calculs et de retourner l'acte signé ou de rembourser les dettes.

Le contrôle est la clé de la réussite d'une entreprise. Lorsque l'on travaille avec diverses contreparties, il faut avoir une bonne connaissance des informations et ne pas oublier de confirmer de temps en temps les mots avec des chiffres réels. C'est pour cela que dans la gestion moderne des documents, il existe un acte de rapprochement des règlements mutuels.

Description du document

Les relations entre partenaires ne peuvent se construire uniquement sur la confiance. En plus des sentiments, il doit y avoir des faits réels qui peuvent à tout moment confirmer ou réfuter divers soupçons. Toute activité est en fait liée à l'acquisition ou à la vente de quelque chose. Certains produisent des biens ou fournissent des services, tandis que d'autres les achètent en concluant un accord approprié. Les deux doivent périodiquement vérifier leurs dépenses.

Pour ce faire, ils utilisent l'acte de rapprochement des règlements mutuels. Dans quels cas devient-il nécessaire d'établir un tel document ? Les raisons peuvent être très différentes :

Si l'une des parties fournit sa marchandise sans paiement anticipé ou avec paiement échelonné.
Dans le cas où un produit particulièrement précieux est vendu.
L'entreprise compte un grand nombre de partenaires, chacun fournissant des marchandises dans une gamme assez large.
En cas de coopération à long terme et permanente des contreparties.
Dans une situation où les deux parties décident d'élargir la portée de leur relation en concluant de nouveaux accords.

Chacune de ces raisons peut servir de motif pour demander à votre partenaire un acte de réconciliation des règlements mutuels. Cela ne doit pas être considéré comme de la méfiance ou des préjugés.

Détails importants

Tout comptable sait ce qu'est un acte de rapprochement des règlements mutuels. Ce n'est pas surprenant, car ce sont eux qui doivent le composer. Dans cette situation, un employé qui possède certaines informations est requis. Pour compiler un tel document, vous devez remonter les données de différents comptes :

sur les avances émises antérieurement ;
par revenu;
selon les obligations assumées ;
selon les pénuries existantes.

Seul un comptable a accès à ces informations. A la direction de la tête, il recueille information nécessaire et les rédige sous la forme d'un document d'un certain échantillon. Toutefois, le chef comptable est responsable en dernier ressort des données fournies. S'il n'y a pas de désaccord visible entre les partenaires, alors un formulaire similaire comme confirmation des résultats des activités pour une période spécifique. Certains comptables agissent ainsi lorsqu'il s'avère que les principaux documents de transactions sont perdus ou qu'ils sont tout simplement trop paresseux pour les rechercher. Toutefois, cela ne les dégage pas de leur responsabilité quant aux informations fournies.

Procédure

Comment rédiger un acte de conciliation des règlements mutuels ? Le remplissage de l'échantillon sera une présentation cohérente d'informations spécifiques.

Un tel acte doit contenir les informations suivantes :

Nom du document.
La période pour laquelle il a été fabriqué.
Nom des contreparties.
La base de la transaction (accord, accord).
Dates, numéros et chiffres précis tirés des documents primaires (ordres de paiement, factures et autres). Ils contiennent des informations qui confirmeront la livraison ou le paiement de la marchandise. Ces informations, pour en faciliter la perception, sont généralement rassemblées dans un tableau divisé en deux parties. Dans ce cas, chacune des parties a la possibilité d'indiquer séparément les données dont elle dispose.
Signatures des représentants de chacune des parties.

Le document doit être établi en deux exemplaires afin que chaque organisme puisse le conserver. La signature du chef comptable doit être obligatoire ici. Et parfois, il peut être le seul. Cela peut être fait dans les cas où il n'y a pas de divergences dans les données. Le plus souvent, la signature du chef d'entreprise est également requise à titre de confirmation.

Automatisation comptable

Certains employés souhaitent rédiger un acte de rapprochement des règlements mutuels, comment le remplir dans le programme 1C: Comptabilité? Il n'y a pas de difficultés particulières ici. Grâce à l'ordinateur, le travail est beaucoup plus facile.

Il vous suffit d'effectuer quelques opérations séquentielles :

Rendez-vous dans la rubrique "Ventes" ou "Achats" (si nécessaire). Puis dans l'onglet « Règlements avec contreparties » sélectionnez « Acte de rapprochement ».
Étant à l'intérieur du journal sélectionné, cliquez sur le bouton "Créer", puis allez dans l'onglet "Acte de rapprochement avec les contreparties". Une boîte de dialogue apparaîtra qui peut être remplie de deux manières : automatiquement ou manuellement. Le spécialiste choisit lui-même exactement celui dont il a besoin.
Sélectionnez l'onglet "Selon l'organisme", puis cliquez sur "Remplir" et précisez la demande avec le bouton "Remplir selon les données comptables". Une liste de toutes les transactions effectuées apparaîtra à l'écran. Si vous avez besoin d'informations sur tous les contrats de période spécifiée, il vous suffit alors de cocher la case "Fractionner par contrats".
Notez "Réconciliation acceptée".
Trouvez l'onglet "Supplémentaire" et sélectionnez dans la liste des personnes nécessaires pour signer l'acte.

Il ne reste plus qu'à écrire ce document, et il sera possible de l'envoyer à l'impression.

Règles de rédaction d'un document

Les comptables doivent souvent faire un acte de rapprochement des règlements mutuels. Un exemple de compilation et de remplissage d'un tel formulaire est strictement individuel pour chaque organisation. Considérant que la loi ne prévoit aucune obligation stricte forme unifiée, les employés de toute entreprise sont obligés de la former eux-mêmes, guidés par règles générales et exigences :

Tout acte commence par un "en-tête" avec des informations initiales sur les partenaires.
Vient ensuite la phrase standard qui est utilisée dans tous les contrats. Il précise que les représentants soussignés des deux parties ont dressé le présent acte, constatant que l'état comptable suivant.
A la suite de ces mots se trouve le tableau déjà connu. La première ligne est "solde au début de la période". Viennent ensuite les opérations, divisées en « débit » (exécution de travaux ou livraison de marchandises) et « crédit » (paiement). Vient ensuite le solde à la fin de cette période. Et le tableau se termine par le calcul de la dette.
La signature des personnes autorisées doit être confirmée par le sceau rond de la société.

Au lieu de la tête, une autre personne peut signer l'acte. Pour ce faire, vous avez besoin d'une procuration qui lui donnera de tels pouvoirs. Soit dit en passant, devant un tribunal, son absence peut jeter le doute sur l'ensemble du document.

L'acte de rapprochement des règlements mutuels est l'un des principaux documents comptables. Il est destiné à marquer l'état des règlements mutuels entre partenaires à une certaine date. Pour éviter les erreurs et les malentendus, vous devez savoir comment rendre l'acte de rapprochement des règlements mutuels correct et pertinent.

Quand un acte est-il requis ?

L'achèvement périodique de l'acte de réconciliation a lieu entre les entités qui coopèrent constamment. Les partenaires peuvent être le fournisseur et le destinataire des biens, le contribuable et le fonds de l'État, deux divisions d'une grande entreprise, etc.

Les raisons à cela, en plus de l'interaction à long terme, sont les suivantes :

la capacité de payer des biens et des services à l'avenir ;
le besoin de naviguer en grand nombre des noms;
travailler avec des produits coûteux;
dresser un inventaire des établissements;
la nécessité de présenter l'état des colonies aux supérieurs ou aux agences gouvernementales.

Quels sont les horaires optimaux ?

L'acte de réconciliation des règlements mutuels, par accord des parties, peut être développé pour un mois, une demi-année, un an et même une période plus longue. Il n'y a pas de délais fixes. Cependant, dans tous les cas, l'acte doit inclure toutes les transactions qui ont eu lieu pendant la période sélectionnée. La plupart des entreprises publient des relevés mensuels.

Dans certains cas, deux documents distincts entre les mêmes partenaires sont requis. Ceci est possible et même souhaitable lorsque la coopération est hétérogène : par exemple, l'entreprise A est fournisseur de l'entreprise B pour certains biens, et acheteur pour d'autres. Dans ce cas, la fréquence d'exécution des actes dans différents domaines peut varier.

Pour maintenir la pertinence des actes, ils doivent être remplis dès le début des activités conjointes et à l'avenir - immédiatement après la signature de l'acte suivant.

Comment remplir un acte de réconciliation ?

Il n'y a pas d'exigences uniformes concernant la façon dont l'acte de réconciliation correct est formé. Cependant, il existe plusieurs principes sur la manière de remplir un acte de réconciliation :

Le document doit porter le nom et la date d'exécution, ainsi que les noms des deux parties.
Le document doit indiquer fonctionnaires, dont les signatures sont apposées au bas de l'acte de réconciliation.
Toutes les données doivent être strictement distribuées conformément aux contrats.

En outre, il est souhaitable que le comptable respecte les exigences de base applicables aux documents primaires en général. Habituellement, l'acte est rédigé sous la forme d'un arrêté en ordre chronologique liste de documents. Au lieu de cela, vous pouvez spécifier la nature de l'action (acquisition de biens, transfert d'argent, vente de biens).

Goûter acte juste la réconciliation est montrée dans la figure :

Comment effectuer des rapprochements ?

Les règlements avec des partenaires commerciaux réguliers sont effectués sous un seul article - un contrat, le nom d'un produit ou d'un service, une livraison séparée, etc. Pour éviter un double travail, un rapprochement peut être organisé pendant la période d'inventaire, qui est effectuée une fois par an.

Si des écarts ont été constatés dans les comptes à payer ou à recevoir, il est nécessaire d'établir immédiatement un acte et de l'envoyer à votre contrepartie avec la notification appropriée. Il arrive qu'une dette de longue date ne puisse pas être remboursée par la contrepartie du fait qu'elle a fait faillite, puis le montant de la dette est pris en compte dans le poste de dépenses. Pour éviter de tels désagréments, des rapprochements doivent être effectués aussi souvent que possible.

Que faire après la rédaction de l'acte ?

Même en tenant compte du fait que des comptables interviennent dans l'établissement du document, la forme de l'acte de rapprochement suppose qu'il contienne la signature du gestionnaire. Par conséquent, tout d'abord, il est nécessaire de présenter le document au directeur pour signature.

Ensuite, le représentant de l'entreprise qui a rédigé l'acte adresse en personne ou par l'intermédiaire de deux exemplaires à l'entreprise partenaire services postaux. La contrepartie, à son tour, prend connaissance du document, signe les deux copies, puis renvoie l'une d'entre elles.

L'acte a-t-il force de loi ?

Valable du point de vue de la loi est l'original de l'acte de réconciliation correct, qui porte les signatures et les sceaux des administrateurs des deux sociétés.

Le partenaire se réserve le droit de refuser de signer l'acte, puis le document n'aura pas force de loi. Le refus de confirmer l'acte par un partenaire signifie dans la plupart des cas une réticence à admettre la présence de sa propre dette.

Pour éviter de telles situations, la procédure de rapprochement des règlements mutuels et des actes de signature doit être fixée dans le contrat. En cas de violation, des sanctions devraient être prévues. Il n'y a pas d'autres méthodes légales pour forcer la contrepartie à signer.

Selon les juges, l'acte n'est pas une preuve suffisante de la dette, mais il agit comme un bon artefact supplémentaire en présence de documents primaires directement liés à la dette. De plus, avec l'aide d'un acte, le délai de prescription peut être augmenté, car. elle commence à être comptée non pas à partir du jour où l'opération contestée a été conclue, mais à partir du jour où le dernier des actes de réconciliation a été signé.

Ainsi, l'acte de rapprochement n'est pas qu'un document formel, c'est un véritable instrument d'influence juridique sur les partenaires commerciaux.