Bonne exécution de l'acte de réconciliation des règlements mutuels. Qu'est-ce qu'un acte de réconciliation

Loi de réconciliation- un document reflétant l'état des règlements mutuels entre les parties pour une certaine période. À ce jour, la législation actuelle ne prévoit pas de formulaire type d'acte de rapprochement des règlements mutuels et peut être élaboré par l'organisme initiateur à l'aide d'un modèle d'acte de rapprochement des règlements mutuels. Lors de la rédaction d'un acte de réconciliation, il est conseillé de respecter exigences standard mis en avant à la documentation primaire.

L'acte de rapprochement est dressé par le service comptable puis visé par les cachets et signatures du chef comptable et du gérant. Si le document n'est signé que par un comptable, le document sera de nature technique et ne sera pas accepté comme preuve devant un tribunal. Dans ce cas, lors du rapprochement par des représentants, afin de donner force juridique aux documents, il est nécessaire d'avoir des procurations appropriées.

Si l'une des parties manque à ses obligations, Loi de réconciliation ne peut constituer qu'une preuve circonstancielle de la reconnaissance par le débiteur du montant ou de l'existence d'une dette. Cependant, lors d'une saisine du tribunal, sans présentation d'acte de réconciliation, l'affaire vous sera renvoyée faute d'exigences suffisantes.

L'évitement de signer l'acte de réconciliation peut devenir la base de l'examen de l'affaire devant le tribunal, ou être considéré comme une preuve du refus de reconnaître la dette.

Malgré le fait que la législation n'oblige pas les parties à l'utilisation obligatoire d'actes de réconciliation dans le processus de coopération, l'importance de procéder à des réconciliations et de signer les actes pertinents ne doit pas être sous-estimée. L'initiateur de la réconciliation peut être n'importe laquelle des parties.

Il est particulièrement important qu'un acte de conciliation des règlements mutuels soit signé dans les cas suivants :

Effectuer des transactions régulières ou fournir régulièrement des services ;
- fourniture de paiements différés ;
- coût élevé des biens ou des services ;
- proposer une large gamme de produits.

A partir d'un échantillon de remplissage, en règle générale, un acte de rapprochement est établi sous la forme d'un registre. Suite à l'ordre de remplissage, 2 exemplaires du document sont préparés, qui sont envoyés à vos partenaires.
Après l'inventaire, les actes sont signés, et une version est retournée à l'initiateur.

L'information la plus objective sera si vous effectuez la réconciliation à partir du moment du début de la coopération, ou à partir du moment du dernier décalage.

Pour plus de commodité, les rapprochements et la signature des actes pertinents peuvent être combinés avec un état des lieux annuel obligatoire.

De plus, si les rapprochements sont effectués régulièrement, vous pouvez vérifier un élément qui a causé des désaccords, comme un contrat spécifique, un article de marchandise, etc.

La loi n'obligeant pas votre contrepartie à procéder à des rapprochements à votre demande, le contrat peut prévoir dans un premier temps la nécessité de procéder à ces opérations à une certaine fréquence. Après cela, un acte de réconciliation des règlements mutuels doit être signé.

Le contrôle est la clé de la réussite d'une entreprise. Lorsque l'on travaille avec diverses contreparties, il faut avoir une bonne connaissance des informations et ne pas oublier de confirmer de temps en temps les mots avec des chiffres réels. C'est pour cela que dans la gestion moderne des documents, il existe un acte de rapprochement des règlements mutuels.

Description du document

Les relations entre partenaires ne peuvent se construire uniquement sur la confiance. En plus des sentiments, il doit y avoir des faits réels qui peuvent à tout moment confirmer ou réfuter divers soupçons. Toute activité est en fait liée à l'acquisition ou à la vente de quelque chose. Certains produisent des biens ou fournissent des services, tandis que d'autres les achètent en concluant un accord approprié. Les deux doivent périodiquement vérifier leurs dépenses.

Pour ce faire, ils utilisent l'acte de rapprochement des règlements mutuels. Dans quels cas devient-il nécessaire d'établir un tel document ? Les raisons peuvent être très différentes :

1. Si l'une des parties fournit sa marchandise sans paiement anticipé ou avec paiement échelonné.
2. Dans le cas où un produit particulièrement précieux est vendu.
3. L'entreprise a un grand nombre de partenaires, dont chacun fournit des biens dans une gamme assez large.
4. En cas de coopération à long terme et permanente des contreparties.
5. Dans une situation où les deux parties décident d'élargir la portée de leur relation en concluant de nouveaux accords.

Chacune de ces raisons peut servir de motif pour demander à votre partenaire un acte de réconciliation des règlements mutuels. Cela ne doit pas être considéré comme de la méfiance ou des préjugés.

Détails importants

Tout comptable sait ce qu'est un acte de rapprochement des règlements mutuels. Ce n'est pas surprenant, car ce sont eux qui doivent le composer. Dans cette situation, un employé qui possède certaines informations est requis. Pour compiler un tel document, vous devez remonter les données de différents comptes :

• sur les avances émises antérieurement ;
• par revenu;
• selon les obligations assumées ;
• selon les pénuries existantes.

Seul un comptable a accès à ces informations. A la direction de la tête, il recueille information nécessaire et les rédige sous la forme d'un document d'un certain échantillon. Cependant, la responsabilité des données fournies est ultimement Chef comptable. S'il n'y a pas de désaccord visible entre les partenaires, alors un formulaire similaire comme confirmation des résultats des activités pour une période spécifique. Certains comptables agissent ainsi lorsqu'il s'avère que les principaux documents de transactions sont perdus ou qu'ils sont tout simplement trop paresseux pour les rechercher. Toutefois, cela ne les dégage pas de leur responsabilité quant aux informations fournies.

Procédure

Comment rédiger un acte de conciliation des règlements mutuels ? Le remplissage de l'échantillon sera une présentation cohérente d'informations spécifiques.

Un tel acte doit contenir les informations suivantes :

1. Nom du document.
2. La période pour laquelle il a été fabriqué.
3. Nom des contreparties.
4. La base de la transaction (accord, accord).
5. Dates, numéros et chiffres précis tirés des documents primaires (ordres de paiement, factures et autres). Ils contiennent des informations qui confirmeront la livraison ou le paiement de la marchandise. Ces informations, pour en faciliter la perception, sont généralement rassemblées dans un tableau divisé en deux parties. Dans ce cas, chacune des parties a la possibilité d'indiquer séparément les données dont elle dispose.
6. Signatures des représentants de chacune des parties.

Le document doit être établi en deux exemplaires afin que chaque organisme puisse le conserver. La signature du chef comptable doit être obligatoire ici. Et parfois, il peut être le seul. Cela peut être fait dans les cas où il n'y a pas de divergences dans les données. Le plus souvent, la signature du chef d'entreprise est également requise à titre de confirmation.

Automatisation comptable

Certains employés souhaitent rédiger un acte de rapprochement des règlements mutuels, comment le remplir dans le programme 1C: Comptabilité? Il n'y a pas de difficultés particulières ici. Grâce à l'ordinateur, le travail est beaucoup plus facile.

Il vous suffit d'effectuer quelques opérations séquentielles :

1. Rendez-vous dans la rubrique "Ventes" ou "Achats" (si nécessaire). Puis dans l'onglet « Règlements avec contreparties » sélectionnez « Acte de rapprochement ».
2. Étant à l'intérieur du journal sélectionné, cliquez sur le bouton "Créer", puis allez dans l'onglet "Acte de rapprochement avec les contreparties". Une boîte de dialogue apparaîtra qui peut être remplie de deux manières : automatiquement ou manuellement. Le spécialiste choisit lui-même exactement celui dont il a besoin.
3. Sélectionnez l'onglet "Selon l'organisme", puis cliquez sur "Remplir" et précisez la demande avec le bouton "Remplir selon les données comptables". Une liste de toutes les transactions effectuées apparaîtra à l'écran. Si vous avez besoin d'informations sur tous les contrats de période spécifiée, il vous suffit alors de cocher la case "Fractionner par contrats".
4. Notez "Réconciliation acceptée".
5. Trouvez l'onglet "Supplémentaire" et sélectionnez dans la liste des personnes nécessaires pour signer l'acte.

Il ne reste plus qu'à écrire ce document, et il sera possible de l'envoyer à l'impression.

Règles de rédaction d'un document

Les comptables doivent souvent faire un acte de rapprochement des règlements mutuels. Un exemple de compilation et de remplissage d'un tel formulaire est strictement individuel pour chaque organisation. Considérant que la loi ne prévoit aucune obligation stricte forme unifiée, les employés de toute entreprise sont obligés de la former eux-mêmes, guidés par règles générales et exigences :

1. Tout acte commence par un "en-tête" avec des informations initiales sur les partenaires.
2. Vient ensuite la phrase standard qui est utilisée dans tous les contrats. Il précise que les représentants soussignés des deux parties ont dressé le présent acte, constatant que l'état comptable suivant.
3. A la suite de ces mots se trouve le tableau déjà connu. La première ligne est "solde au début de la période". Viennent ensuite les opérations, divisées en « débit » (exécution de travaux ou livraison de marchandises) et « crédit » (paiement). Vient ensuite le solde à la fin de cette période. Et le tableau se termine par le calcul de la dette.
4. La signature des personnes autorisées doit être confirmée par le sceau rond de la société.

Au lieu de la tête, une autre personne peut signer l'acte. Pour ce faire, vous avez besoin d'une procuration qui lui donnera de tels pouvoirs. Soit dit en passant, devant un tribunal, son absence peut jeter le doute sur l'ensemble du document.

Certaines entreprises (en particulier les petites entreprises) fondent leur travail sur une confiance totale dans l'entreprise partenaire.

Leur pratique de tenir des registres financiers manque d'un élément aussi important et Document requis, en tant qu'acte de réconciliation des règlements mutuels.

Ainsi, ils se privent de l'argumentation nécessaire pour décider questions litigieuses liées à la dette, aux livraisons incomplètes, etc.

Qu'est-ce qu'un acte de réconciliation

Un acte de rapprochement des règlements mutuels est un document spécial par lequel les partenaires commerciaux (fournisseurs et acheteurs) apportent des éclaircissements en cas de divergence ou confirment l'exactitude des calculs pendant une certaine période.

Le formulaire de ce document peut être créé par les entreprises partenaires elles-mêmes, car il n'existe aucun formulaire officiellement approuvé sur une base législative. Mais il existe des recommandations sur la façon de le faire.

Qui a besoin de ce document ?

Un acte de rapprochement des règlements amiables peut être exigé dans les cas suivants :

1. Lors de la fourniture à l'acheteur d'un produit ou d'un service d'un retard dans l'exécution d'un paiement obligatoire ;
2. Avec une coopération constante (partenariat) entre l'acheteur et le fournisseur ;
3. Si la gamme de produits comprend un grand nombre d'articles et que les fournisseurs sont des partenaires différents.
4. Lorsque le coût des services ou des biens est élevé ;
5. Lors de l'extension de la coopération ou de la signature d'accords supplémentaires.

Il est possible de concilier unilatéralement la mise en œuvre des principaux accords

Cela servira d'assurance si le partenaire refuse d'établir un état de rapprochement du fait qu'il ne veut tout simplement pas fouiller à nouveau dans la documentation comptable (factures, factures, ordres de paiement, etc.).

Les actes de rapprochement des règlements mutuels sont compilés et vérifiés ultérieurement par le comptable de l'entreprise. Il est recommandé de l'établir sous la forme d'un registre, qui devrait inclure toutes les transactions financières pour une période déterminée (par exemple, pour un trimestre).

Le formulaire de l'acte de rapprochement des règlements amiables doit être établi en deux exemplaires.

Chacun d'eux est signé par le chef et le chef comptable de l'entreprise de l'initiateur de l'audit. Leurs signatures sont estampillées.

Les deux instances du formulaire sont ensuite envoyées à l'entreprise partenaire. Ils doivent également être signés par le directeur et le comptable de cette entreprise, puis certifier leurs signatures par un sceau.

Après cela, une copie de l'acte est retournée à l'entreprise qui a initié l'inspection.

Selon les résultats du rapprochement, les données des formulaires des deux entreprises doivent correspondre. En cas de divergence, l'entreprise où ils sont identifiés doit fournir un document d'accompagnement ou une explication écrite dans l'acte sur les raisons de la divergence.

Si l'une des entreprises a une dette financière envers une autre, il est recommandé d'indiquer le délai dans lequel la copie signée de l'acte doit être restituée à l'entreprise par le créancier. Dans ce cas, l'acte doit indiquer la date d'échéance de la dette.

En signant l'acte, avec les conditions de paiement de la dette, le débiteur accepte les conditions fixées et s'engage à payer tous les montants spécifiés dans le délai convenu.

L'acte de réconciliation servira de fait incontestable prouvant la culpabilité du prévenu devant le tribunal

En cas de non-respect des accords signés, l'entreprise concernée peut demander à déclaration de sinistre au tribunal.

Comment se passe le rapprochement des règlements mutuels

Le plus souvent, le rapprochement des règlements mutuels a lieu sur l'une des positions: une livraison ou un article de marchandise spécifique, dans le cadre d'un contrat.

Une objectivité maximale peut être obtenue par un rapprochement pour la période postérieure à la prochaine livraison ou au dernier règlement mutuel.

Sa procédure est la suivante :

• L'entreprise initiatrice vérifie sa propre documentation, par exemple, sur la livraison des marchandises pour le mois en cours et les règlements en espèces effectués pour elle avec le fournisseur. Toutes les données sont entrées dans l'acte, certifiées par les signatures appropriées et le sceau de l'entreprise. Ensuite, ils sont envoyés à l'entreprise qui fournit les marchandises.
• Le comptable de l'entreprise fournisseur vérifie les données spécifiées dans l'acte avec ses pièces comptables. S'ils correspondent, ils sont certifiés et un exemplaire est renvoyé à l'entreprise qui vend des marchandises.

Toute entreprise peut devenir l'initiatrice du rapprochement : fournir des biens ou les vendre

Comment faire un acte de réconciliation dans le programme 1C: Comptabilité

L'acte de rapprochement des règlements mutuels peut également être rempli dans un formulaire spécial Programme d'ordinateur 1C : Comptabilité, la huitième version.

Pour cela, le comptable de l'entreprise fournisseur doit se rendre dans le menu "Vente", et le comptable de l'entreprise acheteuse dans le menu "Achat". S'ils sont placés dans ligne de commande panneau des fonctions principales, vous pouvez les trouver dans les onglets correspondants.

1. Dans l'onglet "Achats/ventes", ouvrez la rubrique "Règlements avec contreparties".
2. Il faut y adjoindre un nouveau document : un acte de réconciliation des règlements mutuels. Pour cela, cliquez sur le bouton "Créer".
3. Un document s'ouvrira dans lequel vous devrez spécifier :
   1. contrepartie dont les règlements font l'objet d'un rapprochement,
   2. la devise dans laquelle les paiements ont été effectués,
   3. numéro du contrat de fourniture/achat.
4. L'acte de vérification dans le programme 1C: 8.2 contient plusieurs onglets.
   1. Dans le premier d'entre eux, manuellement ou à l'aide du bouton "Remplir", les données concernant votre propre entreprise sont saisies. Dans cet onglet, les montants financiers doivent être saisis dans l'une des colonnes. S'il y a une dette envers votre propre entreprise, elle est inscrite dans la colonne "Débit". Si la propre entreprise est débitrice, alors dans la colonne "Crédit".
   2. Dans le deuxième onglet, les colonnes concernant l'entreprise partenaire sont renseignées reflet miroir en remplissant le premier signet.
   3. Le troisième onglet contient les comptes courants, à partir desquels un ou plusieurs comptes sont sélectionnés pour vérification.
   4. La quatrième colonne comprend des informations sur les personnes signant les actes de réconciliation. Il configure également les paramètres d'impression du document.

Ce document ne nécessite aucune publication.

5. Une fois le rapprochement terminé, lorsque les actes sont signés par les deux parties, une coche correspondante peut être apposée sur le document indiquant que le rapprochement a été convenu. Cela signifie que toutes les informations contenues dans le document sont protégées et ne peuvent pas être modifiées.

Vous pouvez simplifier et accélérer le rapprochement des règlements mutuels si vous vous connectez au système de gestion électronique des documents SBiS. Lorsque vous travaillez avec, les opérations suivantes sont effectuées:

• L'entreprise fournisseur ("Vendeur") prépare le document correspondant (acte de rapprochement) dans le programme 1C: 8.2. Ensuite, il le télécharge sur le système SBS. Il ne reste plus qu'à effectuer votre propre approbation, mettre une signature électronique numérique et l'envoyer au partenaire (contrepartie) pour approbation.
• L'entreprise partenaire ("Acheteur"), après avoir reçu le e-mail actes de rapprochement de la contrepartie, les rapproche des données de son propre service comptable. Avec la coïncidence complète de toutes les données, il met son propre EDS sur l'acte et envoie l'acte au "Vendeur". Ceci conclut la réconciliation.
• S'il y a des divergences, il prépare alors sa version de l'acte de réconciliation, dans laquelle des éclaircissements sont apportés, et la procédure n'est répétée qu'en chronologie inversée.

L'acte de rapprochement des règlements mutuels sur support électronique a la même valeur juridique que sur papier.

Ceci est confirmé dans la loi sur les EDS, adoptée en 2002. Il peut être utilisé en justice comme base de preuve, en l'absence d'autres pièces comptables, si le défendeur ou le demandeur n'a pas d'objections.

L'acte de rapprochement des règlements peut être utilisé pour vérifier les paiements aux autorités fiscales, Fonds de pension etc. Un tel audit peut également être initié par l'entreprise contribuable elle-même.

Pour l'effectuer, vous devez en faire la demande avec une demande correspondante au bureau des impôts. Il indique les types de paiement et la période pour laquelle ils ont été inclus dans le budget et qui fait l'objet d'un rapprochement. Un acte de ce type de rapprochement est établi en pleine conformité avec les exigences de l'instruction n° 276, clause 9.4.

Vous pouvez toujours télécharger sur Internet des formulaires ou des exemples de rédaction de formulaires d'acte de réconciliation. Ici, nous vous suggérons de regarder un exemple d'acte de réconciliation des règlements mutuels.

Consultez les formulaires de l'acte de rapprochement des règlements mutuels :

Des comptables et des entrepreneurs inexpérimentés sous-estiment parfois complètement en vain l'importance d'un rapprochement régulier des règlements mutuels et de la signature des actes pertinents par les deux parties. Lorsque Loi de réconciliation vraiment important:

• si le vendeur accorde un paiement différé ;
• dans le cas de transactions/prestations de services régulières et standard ;
• avec une large gamme de produits;
• en cas de coût élevé des biens/services ;
• conclure si nécessaire un grand nombre contrats et accords complémentaires.

En général, l'acte de réconciliation est une sorte de démonstration de bonne forme. Nous avons conclu un accord - rempli nos obligations - signé le document correspondant. Pour ceux qui n'acceptent pas les paroles, je vous informerai que bien que les tribunaux (voir Résolutions de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie) nient que l'acte de réconciliation soit la reconnaissance du montant de la dette par le débiteur, sans acte de conciliation des règlements mutuels, les tribunaux renvoient généralement les affaires en raison de demandes insuffisantes. En fait, le refus est motivé par la réticence à se plonger dans de nombreux paiements, factures et lettres de voiture. C'est pourquoi vous ne devez pas transférer la responsabilité d'une tête malade à une tête en bonne santé et vous occuper vous-même de la réconciliation des obligations et des exigences mutuelles.

Généralement , l'acte de rapprochement des règlements mutuels est établi par le service comptable organisations, mais signé il doit s'agir exclusivement de la première personne : directeur ou entrepreneur. Si les parties envoient leurs représentants l'une à l'autre pour la réconciliation des règlements mutuels, elles doivent absolument émettre procurations de vérifier son identité et de donner à l'acte force de loi. Le document doit refléter toutes les transactions pour une certaine période avec ce partenaire.

Publié Loi de réconciliation sous forme de registre. La forme ce document pas légalement approuvé, par conséquent, il peut être développé par l'organisation indépendamment, cependant, lors de la rédaction de l'acte il vaut mieux s'en tenir aux exigences posées aux documents primaires. Ensuite, le document en 2 exemplaires est envoyé à l'adresse de la contrepartie.

De plus, si vous consultez régulièrement vos fournisseurs ou vos clients, vous ne pouvez vérifier qu'un seul élément litigieux, par exemple :

• contrat spécifique;
• un certain article de marchandise;
• une livraison.

Afin d'obtenir une image objective, un rapprochement des règlements mutuels est effectué ou depuis le début de la relation(date de signature du contrat, date de livraison) ou depuis le dernier règlement.

Pour éviter de faire un double travail, vous pouvez de joindre le rapprochement des règlements mutuels à l'inventaire annuel obligatoire: avant de soumettre le rapport annuel, l'entrepreneur est tenu de procéder à un inventaire dont le but est d'identifier les créances et / ou les dettes. C'est une exigence du paragraphe 2 de l'art. 12 FZ du 21 novembre 1996 n° 129-FZ.

Le rapprochement des règlements avec les contreparties comprend la vérification des informations d'identification des comptes suivants :

• 205 00 000 "Calculs des revenus" ;
• 206 00 000 "Calculs sur avances émises" ;
• 209 00 000 "Calculs des pénuries" ;
• 302 00 000 « Règlements pour obligations assumées ».

Les résultats de l'inventaire sont documentés dans des actes de rapprochement. Si au cours de l'inventaire des écarts ont été identifiés avec lesquels les deux parties sont d'accord, alors les données comptabilité doit être mis en conformité avec accepté par les parties décision. Cependant, il ne faut pas penser qu'il suffit de « frapper la main », tous les documents primaires doivent être restaurés et classés pour être stockés par les deux parties.

Le rapprochement des règlements mutuels est également effectué :

• à l'achèvement d'une étape critique des travaux (en construction, expédition);
• en cas de vol, suspicion de vol, incendie, inondation, etc.
• lors du changement de responsable (embauche ou licenciement) ;
• à la fin de toute relation contractuelle avec les contractants.

La réconciliation des règlements mutuels peut être initiée par n'importe quelle partieà la fois débiteur et créancier. De plus, la nécessité d'une telle procédure peut être prescrite par une ordonnance spéciale ou peut être inscrite dans le règlement sur la gestion des documents dans l'organisation.

Tout irait bien, mais il y en a un MAIS : les situations ne sont pas rares lorsque l'une des parties, bien sûr, le débiteur refuse de concilier les règlements mutuels et signer un acte de réconciliation ou même un acte de mésentente. En règle générale, il le motive par le fait que tout est en ordre avec lui, réglez-le vous-même, disent-ils, ce sont vos problèmes de comptabilité interne.

Malheureusement, l'initiateur du rapprochement n'est en aucun cas en mesure d'influencer légalement la contrepartie, vous pouvez menacer de refuser une coopération ultérieure, mais cela nuira également à votre entreprise. Ici, vous devriez choisir le moindre des maux, et pour l'avenir préciser dans un contrat sur:

• la nécessité d'un rapprochement des calculs ;
• le moment de cette vérification et sa fréquence ;
• la procédure de réalisation de la réconciliation ;
• le moment de la signature de l'acte de réconciliation ou d'une réponse motivée en cas de désaccord avec ses résultats ;
• approbation préalable de la forme de l'acte de réconciliation.

La clause la plus efficace du contrat en termes de rapprochement des règlements mutuels est celle des pénalités en cas de non-respect des termes du contrat. Si rien n'y fait, la seule issue est d'aller au tribunal.

Les documents, peu importe comment vous en prenez soin, sont encore parfois perdus. Ils ne parviennent pas à vos acheteurs ou vous n'avez pas de documents fournisseurs. Et cela conduit à différents montants de dette dans la comptabilité des organisations. Le rapprochement des dettes avec les contreparties permet d'identifier ces désaccords.

Il n'y a rien de compliqué dans cette procédure. Seulement, il se distingue par une grande quantité de travail. La régularité du rapprochement des calculs dépend de votre envie et de vos capacités. Mais une fois par an ─ lors de l'inventaire annuel ─ c'est obligatoire. Ainsi, le solde des comptes de règlement est confirmé.

Comment:

• résoudre les désaccords dans l'acte de réconciliation des colonies
• payer les dettes en vertu de l'acte de réconciliation

lire cet article.

1. Qu'est-ce qu'un acte de réconciliation et un exemple de son accomplissement

2. Un comptable peut-il signer un acte de réconciliation

3. Qui doit faire l'acte de réconciliation

4. Désaccords dans l'acte de réconciliation des colonies

5. Que doit faire un comptable s'il n'y a pas de documents dans la comptabilité de son organisation ?

6. Que doit faire un comptable s'il n'y a pas de documents dans le compte de la contrepartie ?

7. Paiement de la dette en vertu de l'acte de réconciliation

8. Réconciliation avec les contreparties en 1Cversion 8.3

Alors allons-y dans l'ordre.

1. Qu'est-ce qu'un acte de réconciliation et un exemple de son accomplissement

Acte de réconciliation─ il s'agit d'un document qui reflète les règlements entre les organisations pendant une certaine période. Le vendeur dans un tel acte montre la formation des créances de l'acheteur et le paiement reçu de lui. Et l'acheteur ─ ses comptes à payer au fournisseur, avec qui il réconcilie les règlements, et son remboursement.

L'acte de réconciliation est signé et scellé par les deux organisations (le cas échéant).

Il n'y a pas de forme approuvée de l'acte de réconciliation. De plus, ce n'est pas un document primaire. Par conséquent, lors de l'élaboration d'un formulaire boîte utiliser les détails du document principal, qui sont établis par le paragraphe 2 de l'article 9 loi fédérale«Sur la comptabilité» du 6 décembre 2011 n ° 402-FZ.

Et comprenez que l'acte de réconciliation, comme tout autre acte entre organisations, est à double sens. Vous devez donc fournir des champs appropriés pour les signatures.

Habituellement, l'acte de rapprochement est signé par le chef comptable et le responsable.

Vous pouvez remplir l'acte en énumérant les transactions commerciales pour chaque organisation, mais il est plus pratique de le faire dans le cadre de contrats. Ensuite, en cas de divergences, il sera immédiatement clair sous quel contrat les chiffres d'affaires ne convergent pas.

Remplissez l'acte de réconciliation uniquement en argent.

Un exemple de remplir un acte de réconciliation. Metel LLC, fournisseur de tissus, a établi un acte de réconciliation avec l'atelier de Vyuga LLC en date du 31 mars 2018.

La personne chargée de rédiger l'acte de rapprochement chez Metel LLC l'a rempli en deux exemplaires, l'a signé avec le directeur et le chef comptable et l'a envoyé à Vesna LLC.

Vesna LLC a vérifié le chiffre d'affaires, a rempli les deux copies de l'acte de sa part, a signé et envoyé un acte rempli à Metel LLC. Après avoir entré les informations d'identification dans les deux organisations, l'acte de réconciliation ressemble à ceci.

Dans cet exemple, les deux organisations confirment que Vesna LLC a une dette envers Metel LLC d'un montant de 150 000 roubles.

2. Un comptable peut-il signer un acte de réconciliation

Dans les organisations qui ont de nombreuses contreparties et réconcilient régulièrement les règlements avec elles, le chef comptable et le responsable doivent passer beaucoup de temps à signer des actes de rapprochement.

Pour libérer du temps, une procuration est délivrée à l'un des comptables. Grâce à cela, il peut signer tout acte de réconciliation. Dans le même temps, il peut toujours vérifier l'exactitude de la rédaction des actes par des collègues.

3. Qui doit faire l'acte de réconciliation

L'initiateur du rapprochement de la dette avec la contrepartie peut être toute partie à la transaction. À règlements l'obligation de réconciliation entre organisations n'est pas précisée. C'est le droit des entreprises. Par conséquent, il est possible et nécessaire de réglementer la procédure et la fréquence de rapprochement des règlements dans les contrats.

Dans les entreprises, la comptabilité n'est pas toujours impliquée dans l'établissement des actes de rapprochement et leur envoi aux contreparties. Par ordre de la direction, il peut s'agir d'autres employés ─ ceux qui travaillent directement avec les acheteurs et les fournisseurs.

Dans de nombreux programmes comptables, y compris 1C, la comptabilisation des règlements avec une contrepartie est organisée sur des sous-comptes séparés ─ cartes. Par conséquent, si tous les documents sont entrés dans le système en temps opportun, il n'est pas difficile de décharger les chiffres d'affaires pour une carte spécifique. Et la question : "Qui doit faire l'acte de réconciliation" ne suscite pas beaucoup de polémique.

Le résultat de la réconciliation peut être :

• un acte signé par la contrepartie, dans lequel il n'y a pas de désaccord
• acte de désaccord

La réconciliation sans désaccord est la plus optimale et la plus simple pour un comptable. Que faire en cas de désaccord ?

4. Désaccords dans l'acte de réconciliation des colonies

La principale raison des désaccords dans l'acte de rapprochement des règlements est la réflexion des documents dans la comptabilité d'une organisation et la non-réflexion des mêmes documents dans la comptabilité d'une autre.

Ceci est possible si :

1. les documents ne sont pas parvenus à la contrepartie
2. au sein de l'entreprise, les documents n'ont pas été transférés au comptable pour réflexion en comptabilité
3. les écritures sur les documents de la première société ont été effectuées au cours d'une période et dans la seconde ─ une période antérieure ou postérieure

De plus, il peut ne pas y avoir de documents :

• dans le compte de votre entreprise
• sur le compte de la contrepartie

Lors de la vérification de l'acte de rapprochement des règlements, qui a été fourni par la contrepartie, il est immédiatement clair dans quels documents il y a des désaccords.

5. Que doit faire un comptable s'il n'y a pas de documents dans la comptabilité de son organisation ?

Cas 1: entreprise ─ acheteur de valeurs matérielles

La première étape. Il faut vérifier si ces pièces ont été comptabilisées dans une autre période, par exemple, après la période de rapprochement. Si vous ne disposez pas de documents sur lesquels il existe des désaccords dans l'acte de rapprochement des règlements en comptabilité, passez à l'étape 2.

deuxième étape. Apprendre agent responsable l'entreprise qui travaille avec la contrepartie et s'il a oublié de transférer les documents d'achat au service comptable. Si vous avez oublié, récupérez immédiatement les documents et vérifiez leur conformité avec ce que la contrepartie a indiqué dans le rapport de rapprochement, et enregistrez-les.

Troisième étape. Demander des duplicata de documents non enregistrés à la contrepartie. Recevez-les, vérifiez-les et conservez-les sur le compte.

À chacune de ces étapes, vous pouvez rencontrer l'une des options :

1. la contrepartie a enregistré prématurément vos créances. Par exemple, aux termes du contrat, le transfert de propriété ─ au moment de l'acceptation de la marchandise par l'acheteur. Les employés de votre entreprise ont accepté la marchandise dans le mois suivant le rapprochement. Vous pouvez signer un acte avec des écarts et une indication de la raison
2. documents ont été reflétés plus tard qu'ils n'auraient dû l'être. Signez l'acte fourni par votre fournisseur.

Cas 2 : l'entreprise est un acheteur de services.

Vous devez suivre les mêmes étapes que dans le cas de l'achat d'actifs matériels. Mais nous devons retenir la principale différence ─ la date de la prestation de services, et donc la date d'apparition des créances ─ le numéro par lequel un acte d'achèvement a été signé dans votre organisation.

Exception ─ utilitaires, dont le coût est déterminé en fonction des relevés des appareils de mesure. Dans ce cas, la date de l'acte est égale à la date de la fourniture du service.

6. Que doit faire un comptable s'il n'y a pas de documents dans le compte de la contrepartie ?

Cas 1─ votre entreprise vend des produits, le rapport de rapprochement envoyé par la contrepartie ne reflète pas vos documents sur les expéditions à son adresse.

Dans ce cas, vous devez vous assurer que vous enregistrez les revenus et les créances conformément aux termes du contrat. Si tout est en ordre, vérifiez si les documents ont été envoyés à la contrepartie.

Lorsque tout est fait correctement par votre organisation, ajoutez le document non reflété à l'acte de réconciliation et signez-le avec les désaccords.

S'il y a des problèmes de votre côté, vous devez d'abord les résoudre. Et puis soit inclure un document pour lequel il y a des écarts dans le rapport de rapprochement, soit s'accorder avec les montants de l'acheteur.

Cas 2─ votre entreprise a terminé les travaux, mais son achat n'est pas reflété dans le rapport de rapprochement envoyé par l'acheteur.

Algorithme d'action :

• vérifier la date de signature sur le certificat d'achèvement par le client
• n'a pas trouvé une copie de l'acte, qui est signé par les deux parties ? Découvrez ensuite si l'acte a bien été envoyé à l'acheteur
• sur la base des résultats de "l'enquête" tirer des conclusions. Et soit ajouter les chiffres d'affaires à l'acte de rapprochement de l'acheteur et le signer dans ce formulaire, avec les désaccords, soit être d'accord avec les chiffres de la contrepartie

Les exemples ne montrent pas toutes les situations qui peuvent conduire à des divergences dans les actes de réconciliation des colonies. Mais il est déjà clair que les raisons pour lesquelles certains des documents ne relèvent pas de l'acte de réconciliation peuvent être différentes. De la mauvaise interprétation des termes du contrat à l'oubli des salariés. Et de n'importe laquelle des contreparties.

7. Paiement de la dette en vertu de l'acte de réconciliation

Lors du rapprochement, il peut être révélé qu'une organisation a une dette envers une autre, cela peut se produire pour les raisons suivantes :

• le document principal n'est pas reflété dans la comptabilité du débiteur
• il y a des erreurs dans les calculs, par exemple, lors de la conversion de devises en roubles

Il n'y a pas de document requis dans la comptabilité du débiteur. Dans ce cas, la société à laquelle le paiement est dû envoie des duplicata des documents primaires à l'adresse de l'organisme débiteur. Après leur exécution, une dette apparaîtra dans la comptabilité, qui pourra être payée de la manière habituelle. À ordre de paiement, dans le champ de base, vous devez indiquer la facture, l'acte ou tout autre document ─ le motif de la dette.

Erreurs dans les calculs peut être corrigé en établissant un état comptable et en le reflétant dans la comptabilité. Une fois la dette formée, elle peut être payée. Dans ce cas, vous pouvez payer la dette en vertu de l'acte de réconciliation, en l'indiquant comme base dans l'ordre de paiement.

Si vous trouvez une erreur dans votre comptabilité, vous devez la corriger. Dans ce cas, cela vous aidera.

8. Comment réconcilier avec les contreparties dans la version 1C 8.3

Comment effectuer un rapprochement avec les contreparties à l'aide du programme 1C: Accounting 8 ed.3.0, voir la vidéo.

L'acte de réconciliation est très important et document souhaité, dont la formation ou la vérification nécessite parfois beaucoup de travail. Dès lors, il vaut mieux se réconcilier avec des entreprises avec lesquelles vous avez de gros chiffres d'affaires en termes d'argent et/ou de nomenclature de manière régulière, voire mensuelle.

Il faut se rappeler que l'acte de réconciliation n'est pas un document primaire, toute figure y apparaissant après écriture comptable, qui, à son tour, a été faite sur la base du document primaire correspondant.

En cas de divergences, il est nécessaire de rechercher la raison ─ un document supplémentaire ou non comptabilisé, et déjà de clarifier la situation en l'utilisant.

Quelles difficultés rencontrez-vous lors de la réconciliation ? Si vous avez des questions sur la façon de se réconcilier avec les contreparties, posez-les dans les commentaires !

Comment faire un rapprochement avec les contreparties et rédiger un acte