Консултант по разходен касов ордер плюс. Разходна касова гаранция: изтеглете формуляр в word и excel

Можете да изтеглите формуляра на касов ордер за разходи във формат word и excel от тази статия. Помислете и за реда на попълване с проби на RKO.

Прочетете в статията:

Консумативът е предназначен за обработка на издаване на пари от касата. Всички фирми, които плащат в брой, са длъжни да го съставят. Това задължение не зависи от правната форма и режима на облагане.

Разходен касов ордер: формуляр

РКО има утвърден със закон формуляр КО-2. Държавният комитет по статистика го учреди на 18 август 1998 г. с резолюция № 88. В момента формулярът изглежда така:

Формуляр на разходна касова заповед

Попълване на касова бележка

Процедурата за попълване на формуляра RKO е установена с инструкции на Централната банка от 11 март 2014 г. № 3210-U (наричани по-долу Инструкции на Централната банка).

Попълнете документа в едно копие. Съставете го на хартия и го попълнете на ръка, като използвате компютър или комбинация от двете. Можете да използвате всяко мастило за попълване.

Образец за попълване на касов ордер на сметка при депозиране на пари в банка

Моля, обърнете внимание: Инструкциите на Централната банка забраняват да се правят корекции в касовите документи.

Законодателството не съдържа строг ред за номерирането на касовите апарати. Следователно можете да използвате всеки метод за преминаване или непреходно номериране. Като правило се използва просто номериране във възходящ ред. Можете да добавите буквен шифър или дата към числото.

Започнете да попълвате от реда "Основа". Въведете бизнес транзакция в него. Например „Възстановяване на преразход по разходен отчет от 20.07.2018 г. No 198“.

Редът "Приложение" трябва да съдържа номера и датата на съставяне на първичните документи и други документи (фактури, заявления за издаване на пари и др.).

Попълване на RKO редовете "Основни" и "Приложение"

Забележка: при издаване на пари на служител за отчет за разходите парична заповедсе извършват въз основа на писмено заявление на физическо лице под каквато и да е форма. В този случай заявлението трябва да съдържа:

сумата, издадена по отчета;
периодът, за който е издадена сумата;
подпис на директора на дружеството;
дата на кандидатстване.

Когато издавате пари в брой, помолете получателя да напише сумата с думи в касата и да се подпише.

При издаване на обща разходна заповед, например за смяна, тя се подписва от отговорен служителпо-специално на касата. Осигурете това задължение на служителя в местния акт на фирмата.

Формулярът RKO съдържа данните за подписите на директора на дружеството, главния или обикновен счетоводител и касиера. Съгласно Инструкциите на Централната банка документът се подписва от директора и счетоводителя. Но може и шефът да не си сложи подписа, когато вече е в приложенията към касата (извлечения, фактури и т.н.) и има счетоводител в персонала. При отсъствие на счетоводител директорът е длъжен да джиротира фиш за теглене.

Директорът също има право да делегира чрез пълномощник да подписва касовия апарат от свое име на друг служител на дружеството.

Процедурата за издаване на пари за консумативи

Тази процедура се състои от шест стъпки.

На първия етап касиерът контролира наличието на всички необходими подписи в касата и съответствието им с образците, с които разполага. Той сравнява сумите с думи и цифри. Те трябва да съвпадат. След това проверява наличието на документите, посочени в консуматива. След това касиерът сравнява пълното име на получателя в поръчката с данните от неговия паспорт.

Парите могат да бъдат поискани и от представителя на получателя чрез пълномощник. Проверете пълномощното и паспорта на това лице. Уверете се, че пълното име на получателя в RKO съответства на посоченото в пълномощното и паспортните данни.

Пълномощното трябва да бъде приложено към консумативите. Ако се издава за няколко плащания или за получаване на пари от няколко организации, направете копие от него. Заверете копието по реда, установен от директора на дружеството.

Вторият етап предвижда подготовка на сумата пари за издаване и прехвърляне на RKO на получателя, така че той да постави подписа си върху него.

Третият етап е полагането на подпис от получателя.

На четвъртия етап касиерът брои парите, преди да ги издаде, за да може получателят да види този процес. След това касиерът дава парите на получателя.

Петият етап включва преизчисление от получателя на парите под наблюдението на касата. Без тази процедура получателят ще може да предяви претенции за сумата в бъдеще.

На последния етап касиерът поставя своя подпис в RKO.

Прикачени файлове

RKO формуляр в excel.xls
RKO форма в word.docx
Образец за попълване на RKO: финансова помощ.xls
Образец за попълване на касов апарат при депозиране на пари в банка.xls
Образец за попълване на касов апарат при издаване на пари на организация.xls

Разходният касов ордер (РКО) е основен касов документ, въз основа на който се издават пари в брой от касата на организацията.

Изтеглете безплатния формуляр и образец за попълване на касова заповед за разход

Прилагане на изходящ касов ордер

Формата на формуляра на касов ордер е унифицирана и има кодировка КО-2.

Изходяща заповед в един екземпляр се издава от счетоводител, дава се на ръководителя и главния счетоводител на организацията за подпис, след което RKO се записва в регистъра на входящите и изходящите парични документи (формуляр KO-3).

RKO може да се попълни както ръчно, така и електронно. При попълване на касов ордер не се допускат петна и корекции.

Как да попълните касова гаранция за разход през 2019 г

1. В горната част е името на организацията, издала заповедта, нейният код според OKPO, името на структурното звено на тази организация, ако заповедта е издадена в звеното. Ако няма подразделение, се поставя тире.

2. Посочва се номерът на RKO - сериен, от регистрационния дневник КО-3 - и датата на издаване на заповедта (ден, месец, година)

3. В табличната част:

в колоната "Дебит" се изписва кодът на структурното звено, издало парите (или се поставя тире); номерът на съответната сметка, подсметка, чийто дебит отразява тегленето на пари в брой от касата; аналитичен счетоводен код за компенсиращата сметка, ако организацията използва такива кодове. Или поставете тире.
в колоната "Кредит" се вписва номерът на сметката, чийто кредит отразява издаването на пари от касата;
сумата е обозначена с цифри;
кодът за предназначение е написан, ако организацията ги използва; ако не, се поставя тире.

4. Под масата:

вписва се пълното име на лицето, което получава парите;
по какъв повод или въз основа на какви средства се издават (заплата, за покупка Консумативи, за битови разходи, въз основа на фактура и др.);
сумата се изписва от началото на реда с главна буква, рубли - с думи, копейки с цифри. Оставане в реда за сума празно мястозачеркнат;
приложените документи и техните данни се въвеждат в реда „Заявление“, въз основа на който се издават пари ( бележка, касова бележка, фактура, извлечение и др.).

6. Редът „Получено“ се попълва от лицето, на което се издават парите: с главна буква без отстъп, получателят въвежда декларираната сума, рубли с думи, копейки с цифри. Останалото празно пространство се зачертава. Получателят поставя датата и се подписва.

7. Последните редове се попълват от касиера, след като той провери коректността на попълване на касата. Те показват какъв вид документ е представен от получателя (обикновено паспорт), неговия номер, дата и място на издаване. След това касиерът подписва поръчката, дешифрира подписа му и издава парите. Самата поръчка остава на касата.

Стриктното спазване на касовата дисциплина трябва да бъде една от приоритетните отговорности на икономическия сектор на предприятието. В тази ситуация ще трябва да работите със специални документи, потвърждаващи движението на финансите през касата на предприятието.

Един от важни елементиОсновната документация е разходна касова гаранция, чийто формуляр е представен на нашия уебсайт. Правилата, по които се попълва и формата му, са регламентирани със закон. Познаването на съответните нормативни документи ще елиминира наличието на грешки при попълване на избраните полета и поддържане на записи в този сегмент от счетоводни дейности.

Правилност на пълненето

Използването на касова гаранция за сметка е регламентирано от Наредба BR 373-P. Концепцията на този документ също е залегнала в законодателството.

RKO е основният документ, който юридическите лица използват за отразяване на паричния поток в счетоводството.

Упълномощени лица са длъжни да го издават за всяка дебитна транзакция, свързана с движението на парични средства от касата на организацията. За това се съставя подходящ формуляр RKO. Всички действия, които могат да бъдат извършени в такава ситуация, например от индивидуален предприемач, са регламентирани от Инструкцията на Централната банка от 11 март 2014 г. „За реда за поддържане на касови транзакции IP".

Издава се за предприятия определени правиларегистрация, според която се разпределят отговорностите за попълване на съответния формуляр. AT различни ситуацииСледните лица имат право да завършат тази операция:

главен счетоводител (ако тази позиция е налична);
касиер на предприятието;
първият ръководител или индивидуален предприемач самостоятелно.

Валидността на поръчката е ограничена. Днес е 1 работен ден.Това означава, че издадената по документа сума трябва да бъде получена на посочената в него дата. Ако това не е възможно, трябва да се издаде нов формуляр.

За да не направите грешка в дизайна, трябва внимателно да проучите примера за попълване на касова заповед за сметка. Не се допускат корекции на датата (зачеркване, размазване с коректор, други редакции) или друга информация. Едно копие е достатъчно.

Образец за попълване на касова заповед за сметка

Долната част трябва да съдържа подписите на упълномощени лица длъжностни лицакомпании или организации. Броят на тези хора е ограничен. Картите с техните образци на подписи трябва да се държат от специалиста, който издава средства за този документ.

По правило подписалите RKO са:

касиер и счетоводител;
ръководителят с право на първи подпис и касиерът (при липса на длъжност счетоводител в държавата);
първият ръководител или индивидуален предприемач.

До посочените фамилни имена и инициали трябва да се поставят подписи. Централната банка позволява регистрация на RKO само на хартиен носител. Пълненето може да се извърши с машинно въвеждане (компютър/принтер) или химикалка (документи, проектирани с гел писалки, не се приемат поради краткия им срок на годност). Цветът на мастилото трябва да е син (лилав) или черен. Други цветове като червено или зелено не се приемат.

Прочетете също: Необходимо ли е откриване на банкова сметка на едноличен търговец?

Касиерски функции

Касиерът, който издава средства, извършва следните действия:

На първо място се прави проверка за наличието на всички необходими подписи. Проверяват с мостри от картата, която винаги е в касата.
Сумата, която е посочена с думи, трябва да съвпада с посочената с цифри и е изписана без правописни грешки.
Придружаващите документи, посочени във формуляра RKO, трябва да са налични. Те са приложени към поръчката.
Извършва се проверка на данните на получателя на средства (паспортна информация, пълно име) с посочените в попълнения формуляр.
При липса на коментари, касиерът издава средства на получателя.
Поръчката се изпраща на получателя за подпис.
След това касиерът поставя печат на лицевата страна и го удостоверява със собствен подпис.

Ако документът съдържа видими корекции или изтривания, тогава такъв формуляр не трябва да се приема за изпълнение.

Трябва да знаете, че разходният ордер трябва да остане в касата, а не да се предава на получателя на средствата.

Цели на отпускане на средства

Има регламентиран списък на обстоятелствата, при които е разрешено издаването на средства. Те включват:

превеждане на необходимата сума по банковата сметка на фирмата;
издаване на сумата на служител на дружеството, който ще извършва действия, насочени към интерес на дружеството; в такава ситуация трябва да се посочат целите на събитието (съгласно Инструкцията на Централната банка на Руската федерация № 1843-U) и времето на организационните събития;
издаване на служител на предприятието за лични разходи;
теглене на пари в брой на индивидуални предприемачи за нуждите юридическо лицекъдето той е единственият служител.

Образец за попълване на RKO за изплащане на заплати

Документопоток за RKO

В края на работния ден всички касови апарати трябва да бъдат регистрирани в съответния Дневник, по който се водят. Благодарение на тази процедура се контролира работата на касиера, така че по време на одитите да няма недоразумения с паричните наличности. Журналът за отчитане се води във форма КО-3. Индивидуални предприемачиправи вписвания за всяко RO в касовата книга.

Процесът на съхранение на хартиени копия се организира от ръководителя на предприятието или упълномощено лице с писмена заповед.

Формулярът на текущия одобрен документ е представен в регламенти. Готовият формуляр се съставя въз основа на посочената в тях информация.

Правила за попълване на документ

Формулярът KO-2 може да се попълва както на ръка, така и с помощта на специални програми, които помагат да се автоматизира въвеждането на информация в определените полета на документа. Заглавието трябва да съдържа името (пълно или кратко), съгласно нормативните документи. Ако няма структурни подразделения, тогава в съответното поле се поставя тире.

Въведете следната информация в съответните колони:

Номер на документ. Номерацията се извършва „през”, по поредните номера от регистъра и се извършва по този начин до края на годината.
OKPO код. Взима се от документа, издаден от статистическите органи при регистрацията на предприятието.
Датата. Текущата дата на изплащане в осемцифрен формат, където първите две цифри от номера, след това поредния номер на месеца с две цифри, след това четири цифри на годината.
Дебит/Кредит. Сметките се въвеждат за счетоводство. Юридическите лица по опростената данъчна система не попълват.
Сума руб., коп. Пишем четливо в числа, разделяйки стотинките със запетая.
Проблем. Колоната се попълва в дателен падеж (на кого?) с пълното име на получателя (Иванов Иван Иванович).
Код на дестинацията. Изисква се да се попълни, ако организацията използва кодирането на транзакции за дебит/получаване.
База. Указва вида на разходните транзакции.
Сума Посочваме стойността с думи (букви) в рубли и копейки в цифри.
Приложение. Данните се въвеждат при наличие на първична документация, потвърждаваща основанието за издаване. Трябва да се въведат номерата на документите и датите на тяхното съставяне.
Има. Това поле в документа трябва да се попълни от самия получател на средствата. Информацията за средствата се въвежда с думи, копейките са посочени с цифри. Поставя се подпис на получателя, посочва се текущата дата и мястото. Допуска се попълване на данните от касата.
Издава се от касата. Информацията се въвежда от самия касиер след издаване на парите в брой. Трябва да има фамилно име с инициали, както и потвърждаващ подпис.

Съгласно разходния касов ордер се издават пари в брой от касата. Има информационна форма - Формуляр No КО 2. Издаването на материални средства чрез касова сметка се извършва само след представяне на всички необходими документи за самоличност. Получателят трябва да напише разписка с черно или синьо мастило, за да получи парите, и да посочи точната сума в нея (с думи). В случай, че в касова гаранция по сметкатане се прави разписка, тогава издадената сума се счита за недостиг.

Поради важността на документа Ви предоставяме пример за попълване на касов ордер.

Пример за попълване на касов ордер:

В реда „Организация“ е необходимо да се посочи името на организацията (в пълна форма), която се занимава с издаване на материални ресурси от касата и то по OKPO. Ако издаването на средства се извършва в структурно звено, тогава трябва да попълните съответното поле. В противен случай се поставя тире.

В него има редовете "Номер на документа", "Дата на съставяне", в които трябва да посочите номера на касовия ордер и датата на теглене на пари в брой.

Отделни подразделения на организацията се вписват в колоната на касовия ордер на формуляра „Код на структурното звено“ според кодовете, които са им присвоени.

В реда на разходния касов ордер "Кореспондентска сметка" се вписва сметка, в дебита на която се отнасят парите от касата.

В ред "Аналитичен счетоводен код" се въвежда кодът на системата за аналитично счетоводство.

В реда „кредит“ на касовия ордер на формуляра трябва да посочите сметката петдесет (тъй като сумата се издава от касата).

В колоната на разходния касов ордер "сума" се вписва цялата издадена сума (в цифри).

Колоната „Kissed Purpose Code“ на касовия ордер на формуляра се попълва само когато сумата е издадена под формата на целево финансиране.

В колоната на касовия ордер "издаване" се вписва пълното име на физическото или юридическото лице, на което се издават парите от касата.

В реда на касовия ордер на формуляр "причина" се вписва съдържанието на текущата операция по издаване на материални ресурси, например: "издадена по сметка", "приход, предадена на банката" и др.

В колоната на касовия ордер „Сума“ е посочена точната сума на издадените пари (посочена с думи, с главна буква, стотинки с цифри, празно място се зачертава).

В „прикачения файл“ на касовия ордер на формуляра се вписват всички данни за приложените към него документи (самото име, номер, както и датата на съставяне), след което въз основа на които се извършват парите издадени, например: ведомост за заплати, извлечение от служител и т.н.

В колоната "получено" получателят въвежда получената сума (с думи празно пространство се зачертава).

Редът "До" показва данните за документите, които потвърждават самоличността.

Самият формуляр се попълва от счетоводител само в един екземпляр, подписан от ръководителя на предприятието, ръководители. счетоводител и упълномощено лице. KO2 се регистрира в дневника KO3.

Невъзможно е да си представим нашето общество без транзакции, свързани по един или друг начин с пари. Всеки ден безброй организации обменят пари с физически лица. И естествено са създадени специални документи за легитимността на този процес. Един от тези документи е RSC.

.Excel

Касовият ордери на сметката е документ, при представяне на който се прави разписка Париот касата. Този документ има унифицирана форма KO-2, потвърдена с Постановление на Държавния статистически комитет на Русия от 18.08.98 № 88.

Съгласно членове 14 - 21 от "Процедурата за извършване на касови транзакции в Руската федерация", одобрена с решение на Съвета на директорите на Централната банка на Русия от 22 септември 1993 г. № 40, има определени правила за попълване извеждане на формуляр КО-2 и издаване на пари в брой от касите на организациите.

В какви случаи се използва формулярът KO-2?

Съгласно Регламента на Банката на Русия № 373-P използването на формуляра KO-2 е разрешено в следните случаи:

Ако е необходимо, прехвърлете паричните постъпления на организацията по разплащателната сметка на банката.
Когато парите трябва да се използват от служител за извършване предприемаческа дейностза целите на тази организация. В този случай документът трябва да посочва размера на средствата, които ще бъдат издадени, и периода, за който е издаден.
При издаване на средства на служител за лични разходи.
Когато са необходими парични средства за нуждите на предприятието (например ремонт на оборудване), тогава документът посочва конкретната цел за тяхното издаване, което не противоречи на Директива на Централната банка на Руската федерация № 1843-U.
Когато частен предприемач тегли пари за нуждите на собственото си частно предприятие, докато предприятието му няма други служители освен него.

Попълване на касова бележка

Само счетоводител (или отговорно за това лице) има право да попълва документа. Документът се издава в един екземпляр.

Ако има грешки при изпълнението на документа, той се счита за невалиден.

Завършване на заглавието

В заглавието на документа трябва да посочите името на организацията и, ако е налично, името на структурното звено. В противен случай се поставя тире.

Попълване на графиката

Код на формуляра според OKUD (общоруска класификация на управленската документация) - 0320002. Код на предприятие (организация) според OKPO ( обща класификацияпредприятия и организации) могат да бъдат намерени в Росстат (бивш Госкомстат).

Номерът на документа трябва да съответства на номера в регистъра на приходните и разходните касови документи. Списанието има формуляр КО-3.

Датата на съставяне на разходен касов ордер трябва да съответства на датата на теглене на пари в брой от касата. В съответната колона датата е посочена с арабски цифри в следния формат: ДД.ММ.ГГГГ.

Колоната „Дебит, код на структурното звено“ трябва да се попълни, ако операцията по издаване на пари се извършва в структурното звено на организацията (структурно звено е отдел, който работи в индивидуална посока и не се припокрива с основна дейност на организацията, с изключение на отдела за персонал, счетоводството и общата администрация Пример за такова звено: магазинен отдел). В противен случай се поставя тире.

Колоната "Дебит, компенсираща сметка, подсметка" трябва да посочи номера на сметката и, ако е необходимо, номера на подсметката, чийто дебит отразява тегленето на средства от касата на организацията. С други думи, тук трябва да бъде посочен номерът на сметката, по която трябва да бъдат получени средствата.

В колона "Дебит, аналитичен счетоводен код" се посочва съответният счетоводен код за сметката, посочена в колона "Дебитна, прихващаща сметка, подсметка". Тази колона се попълва, ако организацията предвижда използването на такива кодове. В противен случай колоната се зачертава.

Колоната "Кредит" трябва да съдържа номера на сметката, по чийто кредит се теглят средства от касата. Това е номерът на сметката, от която се превеждат парите.

В колоната „Сума, разтриване. ченге." посочете с арабски цифри в руски рубли количеството пари, издадено от касата на организацията.

В колона „Код за специално предназначение“ се посочва кодът за използване на получените средства. Тази колона не се попълва, ако организацията не използва подходящата система за кодиране.

Попълване на редовете

Попълването на редовете във формуляр KO-2 се извършва, както следва:

В ред „Емисия __“ в дателен падеж се изписва пълното име на лицето, на което се издават средствата.
В реда „Причина __“ счетоводителят трябва да посочи съдържанието на финансовата транзакция, тоест целта, причината или въз основа на каква причина средствата се превеждат на това лице. В зависимост от целите, описани в параграф „В какви случаи се използва формуляр КО-2“, в реда се изписва следното: „Парични постъпления за превод по разплащателната сметка на банката“, „За плащане на услуги“ и др.
Редът "Сума __" показва сумата, изтеглена от касата. Освен това рублите са посочени с думи от началото на реда и с главна буква, а копейките - с цифри. Оставащото място след записа се зачертава. Трябва също да се отбележи, че ако в колоната „Сума, разтриване. ченге." сумата, която трябва да бъде издадена, е посочена с копейки, независимо от числовата стойност (например 500-00), тогава в реда трябва да бъдат посочени и копейки („Петстотин рубли 00 копейки“). Ако стойността в копейки (500-) не е посочена, тогава тя също не е посочена в реда („Петстотин рубли“).
На ред "Приложение __" са посочени приложените документи, въз основа на които се издават средствата от касата.

Ако средствата се издават на лице от трета страна, тогава сред документите той трябва да има пълномощно от своята организация, за да получи средства .

Видео: как да попълните касова заповед за разход

Изисквания за операцията

Издаденият от счетоводител касов ордер трябва да бъде регистриран в регистъра на приходните и разходните документи на касови документи. Освен това той се подписва от ръководителя и главния счетоводител (или лице, което има съответните правомощия). Струва си да се отбележи, че подписът на ръководителя не се изисква, ако има такъв в други документи, приложени към консумативите.

Коректно попълнен формуляр се предава на касиера, който е длъжен да провери правилността на документа и да изисква идентификация. Касиерът е длъжен да издава пари в брой само на лицето, чиито данни са посочени във формуляра. Ако е допусната грешка при попълването на формуляра, тогава касиерът е длъжен да върне формуляра в счетоводството.

Освен това в реда „Получено __“ лицето, на което се издават парите от касата, трябва да посочи получената сума, като вече я попълва със същите правила, както е попълнен ред „Сума __“, подпише и постави датата в съответните редове.

Средствата могат да се издават както в руска, така и в чуждестранна валута

След извършване на операцията по издаване на пари за сетълмент в брой касиерът е длъжен да запише паспортните данни на получателя в реда „До __“. След това подпишете, дайте препис от подписа и запишете датата на операцията в съответните редове. В документите, приложени към консумативите, той трябва да подпечата „Платено“ или да ги подпечата, като посочи датата на операцията

Важно е да запомните, че формулярът за поръчка остава на касата след издаване на парите!

Поддържане на касови апарати в електронен вид

Провеждането на RKO е разрешено в в електронен формат. Важно е оформлението да съвпада унифицирана формаКО-2.

Можете да запазите формуляра KO-2 специални програми, например "BukhSoft онлайн", "1C: Счетоводство" и др. В същото време се запазват последователността и правилата за попълване на документа.

Попълнен документ под формата на KO-2 трябва да бъде отпечатан на принтер преди издаване на пари в брой. След отпечатването се подписва от упълномощени лица, като по-нататъшната процедура не се различава от описаната по-горе.

По този начин тегленето на средства с помощта на разходна касова гаранция под формата на KO-2 е съвсем законно и не трябва да създава затруднения при използването.