Reseloggblad. Tidskrift över fraktsedlarnas rörelse

Enskilda företagare och juridiska personer vars verksamhet på ett eller annat sätt är förknippad med behovet av att använda bil Fordon, som regel registrera fraktsedlar utfärdade till förare i en särskild journal.

På grundval av en sådan journal fastställs kostnaderna för bränsle, vilket gör det möjligt att minska företagets skattepliktiga indikatorer. Dessutom registret fraktsedlar används i beräkningen lön förare involverade i organisationens arbete.

Alla organisationer och enskilda företagare, vars verksamhetsområde är relaterat till tillhandahållande av transport- och transporttjänster, är det nödvändigt att föra ett register över fraktsedlar utan att misslyckas. Instruktion baserad på standarder Federal lag nr 259-FZ den 18 november 2007 och transportministeriets förordning av den 18 september 2008 nr 152.

När det gäller företag som inte är direkt relaterade till tillhandahållandet av transport- och transporttjänster, men som använder fordon i sin verksamhet, är närvaron av ett fraktsedelregister inte obligatoriskt för dem, utan kan användas för att systematisera och förenkla redovisningen av uppgifter som används i arbetet.

Registret över fraktsedlar, blankett 8, godkändes genom dekret från den statliga statistikkommittén nr 78 1997, men den 01.01.2013 trädde federal lag nr. 402-FZ i kraft och avskaffade den befintliga enhetliga blanketten 8. Från och med detta datum , fick transportföretag som tidigare fört register över reseblad i blankett 8 möjlighet att utveckla sina egna, de flesta bästa alternativet räkenskapsblad under förutsättning att huvudsektionerna enhetlig form 8 kommer att dupliceras.

Kan det göras elektroniskt

Det finns inga begränsningar för underhållet av ett fraktsedelregister i den elektroniska versionen i någon av de rättshandling gällande lagstiftning är det därför tillåtet att skapa ett redovisningsblad i elektroniskt format.

Notera! Du kan använda något av de mest bekväma hanteringsalternativen, oavsett om det är vanlig Excel eller 1C.

För organisationer med en stor fordonsflotta och en betydande personal av förare är det mer att föredra att underhålla en elektronisk version än att arkivera manuellt, på grund av processens betydande mödosamma. Samtidigt är det önskvärt att det går att skriva ut tidskriften på pappersmedia vid behov.

Hur man journalför

Registret över fraktsedlar, blankett 8, görs i tabellform, som representerar en uppgift indelad i kolumner. Det finns nio sådana kolumner. De inkluderar följande data:

Serienummer för utgivna ark;
Utgivningsdatum;
Förarnas fullständiga namn;
Antal anställda;
Garagenummer av fordon;
Underskrifter från föraren, avsändaren och revisorn;
Anteckningar vid behov.

Notera! Om en organisation för register med sin egen utvecklade form av ett uttalande, kan redovisningsjournalen innehålla ytterligare kolumner som används av en viss organisation.

Om felaktiga uppgifter matas in i bokföringsboken tillåts korrigeringar i enlighet med bestämmelserna i 9 i federal lag nr 402-FZ. Om ett fel görs korrigeras inmatningen enligt följande:

En felaktig post är överstruken med en rad;
En "korrigerad" markering sätts bredvid den och den korrekta informationen skrivs in;
Datum för korrigeringarna anges;
Gjorda korrigeringar måste godkännas av den person som ansvarar för att föra räkenskapsbladet;

Viktig! När du stryker över en felaktig post är det nödvändigt att dra en linje så att den felaktiga posten i sig förblir läsbar efter att den är överstruken.

Hållbarhetstid

Fraktsedlar för anställda som arbetar på fordon utfärdas en gång per arbetsdag eller skift. Själva loggboken förs under en årsperiod, men vid behov kan underhållsperioden förkortas till en månad, t.ex. vi pratar om enstaka långa resor som affärsresor.

På grund av att redovisningsbladet är den primära dokumentationen är tiden för dess efterföljande lagring 5 år, varefter journalen kan kasseras. Det bör noteras att den femåriga lagringstiden inte bara gäller för papper, utan även för elektroniska medier.

Behöver jag blinka

Fraktsedelregisterformuläret 8 har en sekventiell sidnumrering. När du inför det måste du följa kronologisk ordning. Titelbladet måste signeras utan misslyckande, med angivande av datum för påbörjande av underhåll. På samma plats, på titelsidan, skrivs huvuduppgifterna om själva organisationen, dess fullständiga namn.

Efter avslutad journalföring blinkas journalen. Den sydda boken är certifierad av underskrifterna från företagets chef, företagets chefsrevisor och organisationens sigill, varefter den överförs till företagets arkiv för lagring.

Vem fyller i och prov

Skyldigheten att föra register över fraktsedlar i en specialiserad dagbok kan tilldelas en anställd som utsetts av ledningen eller en anställd i vars officiella uppgifter, angivet i anställningsavtal, innehåller funktioner för att upprätthålla bokföring i organisationen.

Oftast utförs sådant arbete av en revisor, personalansvarig eller sekreterare. I avsaknad av en person som upprätthåller ett sådant uttalande inom företaget kan ett avtal ingås med tredjepartsorganisationer som servar fordon, förutsatt att ett sådant avtal innehåller en klausul om behovet av att föra register.

Att göra en fraktsedel är en mödosam process. Många förare har problem om de inte har blanketter av en särskild, godkänd form. Arbetsgivare lider också av detta - de kan betala böter på 100 tusen rubel. För att undvika frågor bör man inte bara föra fraktsedlar utan också en logg över deras rörelser.

Vi listar de korrekta formulären, exempel på dessa dokument.

Regler för att fylla i journal för registrering av fraktsedlar

För att kontrollera rörelsen av fraktsedlar, som utfärdas till förare av organisationer, måste ledningen eller en revisor föra en speciell journal där alla utfärdade dokument kommer att registreras.

Tidningens omslag ska fyllas i enligt blankett nr 8. Den innehåller företagets namn, blankettkoder samt start- och slutdatum för redovisningen eller perioden för vilken du rapporterar.

Omslaget är inte tryckt. Den är fäst i slutet av dokumentet, fäster och bekräftar alla inmatningar.

Efter dokumentets titel bör en tabell med 9 kapitel upprättas. Förresten, en professionell revisor vet att en redovisningsjournal kan föras i 1C: Enterprise-programmet. Att lägga in poster i databasen är inte svårt. Men det finns en sak: tidningen ska skrivas ut så att chauffören, disponenten och revisorn kan sätta sin underskrift.

Tidskriften kan ges ut för valfri period - högst 1 år. Om ditt företag utför ett tillräckligt antal transporter per månad är det bättre att börja varje månad ny tidning. När du stänger dokumentet bör du kontrollera alla uppgifter med fraktsedlarna och sätta ett sigill, signaturen från företagets chef. Om organisationen endast har ett fåtal resor per år kan kontroll utföras årligen.

Ladda ner formuläret för journalens sida för registrering av fraktsedlar i Excel-format

Prov, fraktsedelblankett för personbil - blankett nr 3

Ladda ner fraktsedelformuläret för passagerarbil Blankett nr 3 i Word-format

Fraktsedel för en speciell bil - ett prov och en form av blankett nr 3 special

Ladda ner fraktsedelformuläret specialfordon blankett nr 3 special i Excel-format

Prov och form av fraktsedel för taxibil - blankett nr 4

Ladda ner blankett för fraktsedel för taxibil blankett nr 4 i Word-format

Fraktsedel för en lastbil - ett prov och form av blankett nr 4 C

Redovisning av bränslen och smörjmedel (POL) av affärsenheter implementeras med hjälp av fraktsedlar. Formen på formuläret är enhetlig, den tillhandahåller fält för att reflektera bränsleförbrukningen, som indikerar rörelsevägen och den faktiska körsträckan. Fraktsedlar kan användas för att kontrollera förbrukningen av bensin, dieselbränsle, smörjmedel. Skyldigheten att utfärda särskild dokumentation härrör från organisationer som har minst ett fordon.

Hur går förflyttningen av fraktsedlar till på företaget

Dokumenthanteringssystemet på företaget bör organiseras med hänsyn till detaljerna för att fylla i och lagra dokument relaterade till användningen av bränslen och smörjmedel. För varje fall av drift av fordon ska en fraktsedel utfärdas. Uppgifter om de blanketter som upprättas förs in i journalen i blanketten nr 8.

Företagsledningen måste säkerställa säkerheten för fraktsedlar i 5 år. För att skriva av bränsle och smörjmedel är det nödvändigt att lämna in kvitton för bränslebetalning till redovisningsavdelningen. Om felaktigheter eller fel upptäcks i de ifyllda fälten på fraktsedeln kan ändringar göras i den. Detta görs under förutsättning att två ansvariga specialister godkänner korrigeringen.

VIKTIG! Om anställda använder personlig transport i arbetssyfte har de rätt att få ersättning för detta. För att göra detta görs en anteckning i fraktsedeln om att en viss bil tillhör en anställd.

Formen för journal nr 8 är enhetlig, rader eller block kan inte tas bort från den. Företag får utöka listan över indikatorer som anges i dokumentet. Det är möjligt att optimera systemet för styrning av fraktsedlar genom att införa elektronisk registrering av blanketter. Automatisering av proceduren minskar de anställdas tid på att arbeta med dokument och minimerar risken för informationsläckor. Det är möjligt att säkerställa funktionaliteten för elektronisk dokumenthantering inom transportredovisningssegmentet med hjälp av specialiserade program eller outsourcingtjänster.

BTW, skattemyndigheterna, företrädare för yrkesinspektionen och trafikpoliser kan vara intresserade av riktigheten och fullständigheten av att fylla i fraktsedlar och organisationen av kontrollen över deras rörelse.

Förbudet att föra loggar över kuponger i elektroniskt format i rättslig ram tillhandahålls inte. Företag har rätt att självständigt bestämma hur de organiserar redovisningen:

fyll i pappersversionen av tidskriften;
underhålla tabeller i Excel;
begränsat till att fylla i formuläret i 1C-programmet.

Huvudkravet är överensstämmelse med dokumentets form, närvaron av obligatoriska detaljer och möjligheten att snabbt skriva ut de ifyllda sidorna i formuläret.

Grundläggande dokumentation

Åtgärder för att övervaka bränsleförbrukningen och giltigheten av bränsleavskrivningar genomförs med obligatorisk utförande av fraktsedlar och deras loggbok blankett nr 8. Blanketterna godkändes av statens statistikkommitté i förordningen den 28 november 1997 nr 78. Reglerna för att fylla i handlingar finns i transportministeriets förordning den 18 september 2008 nr 152. Det är tillåtet att utveckla en egen fraktsedelmall, som måste innehålla nödvändiga uppgifter om den primära dokumentationen. Full lista information, vars återspegling är nödvändig, finns i lagen av den 6 december 2011 nr 402-FZ.

Fraktsedlar utfärdas enligt olika mallar beroende på vilken typ av transport som bedrivs. De kan användas för att redogöra för bränsleresurser genom att:

lätta fordon;
specialtransport;
passagerartaxi;
lastbilar;
bussar.

Ett fraktsedelformulär med alla nödvändiga uppgifter utfärdas till föraren innan han åker till jobbet. Giltighetstiden för dokumentet är begränsad till 1 dag. Undantag ges för fall av utskick av anställda på tjänsteresor som varar mer än en dag. För situationer med affärsresenärer är huvudkravet för tillsynsmyndigheter för att utfärda en fraktsedel förmågan att ta hänsyn till arbetstid och objektivt återspegla bränslekostnaderna.

KOM IHÅG! Hastighetsmätarens värden ska anges i fraktsedeln innan avresan i början av skiftet och efter arbetets slut. Värdena för slutet av dagen och för morgonen nästa dag måste matcha.

Beroende på vilket dokumentformulär som används kan en revisor skriva av bränsle och smörjmedel enligt faktisk bränsleförbrukning eller enligt fastställda standarder. Fraktsedlar ger förare rätt att köra ett specifikt fordon under arbetstid. Formuläret anger den avsedda rörelsevägen, återstående bränsle- och hastighetsmätardata. Dessutom anger de information om detaljerna för arbetsaktiviteter och tidpunkten för början av arbetsdagen och dess slut.

NOTERA! Fraktsedlar fylls inte i vid användning av bränsle och smörjmedel i instrumenten. För gå-bakom traktorer, motorsågar och annan specialutrustning som de tar fram.

Stämpeln på fraktsedlarna kan utelämnas för att identifiera ägaren motorfordon företagets (leasegivarens) namn, dess adress och telefonnummer räcker. Normen stöds av texten i Transportministeriets förordning av den 18 januari 2017 nr 17. Sigillen som satts på blanketten anses inte vara ett fel. Vid körning av en bil av flera förare i växlingsläge utfärdas kuponger för varje förare separat. Journalen tillhör kategorin primär dokumentation, så lagringstiden på företaget får inte vara mindre än 5 år.

Varje voucher som utfärdas till en anställd ska registreras i journalen. Dokumentet är upprättat på första sidan med titelblad. Den anger organisationens namn, status och tidsintervall för vilket journalerna görs. Tidningens innehåll presenteras i en tabell som fylls i i takt med att kupongerna utfärdas.

Om fraktsedeln var felaktigt ifylld, var formuläret bortskämt, uppgifterna om detta bör återspeglas i loggformuläret nr 8. Sådana vouchers fästs på tidningen, en notering görs att arken är skadade. Information läggs in med bevarande av kronologin för pappersarbetet.

Loggboken kännetecknas av kontinuerlig numrering. Boken måste sys och bestyrkas av företagets direktörs underskrift. Signaturen stöds av organisationens sigill. Detta är nödvändigt för att säkerställa dokumentets säkerhet och förhindra försök att förstöra enskilda ark av boken. Anstaltschefen utser på uppdrag en person som ska ansvara för journalföringen.

Dokumentet i blankett nr 8 återspeglar följande information:

serienumret på den utfärdade fraktsedeln;
datum för utfärdandet av dokumentet i kronologi;
Fullständigt namn på föraren i vars namn vouchern utfärdas;
registreringsskyltar för fordon;
underskrift av föraren som mottog det ifyllda formuläret för fraktsedeln.

Om det fanns en retur av vouchern, görs en motsvarande post i loggen. Returdatumet måste anges, bekräftat av den ansvariga avsändarens underskrift. Blankett 8 måste innehålla underskrifter från följande tjänstemän:

en förare som bekräftar mottagandet av en fraktsedel;
en disponent eller annan behörig anställd som får tillstånd från förare i slutet av skiftet;
en revisor som med sin underskrift måste intyga att handlingen är ifylld och att den har godkänts för redovisning.

Blankett 8 eller din egen tidningsmall kan skrivas ut och sys av anställda på företaget eller beställas från ett tryckeri. Den period för vilken redovisningsboken startas fastställs av institutionens redovisningsprincip. Det rekommenderade intervallet är från 1 månad till ett år.

Om ett fel hittas

Om fel hittas i loggen får de rättas till. Förfarandet för att göra ändringar i de ifyllda kolumnerna regleras av lagen den 6 december 2011 nr 402-FZ i art. 9. Algoritm för åtgärder:

stryk över felaktig information med en rad;
bredvid korrigeringen görs posten "Rättad";
en inskription med korrekta uppgifter anges;
Datum för korrigerande åtgärder måste anges.
Varje fall av rättelse måste bekräftas av den ansvariga tjänstemannens handskrivna underskrift.

Egendesignad form

Om ett företag använder egenutvecklade mallar för dokument för redovisning av bränsle och smörjmedel, måste dessa formulär återspeglas i två lokala akter av organisationen:

redovisningsprincip;
för godkännande av den primära blanketten.

Information om organisationen, dokumentets nummer och datumet för dess sammanställning måste anges i den beställning som godkänner provet av fraktsedeln eller voucherregistret. I orderns textblock anges ämnet för övervägande - godkännandet av en ny dokumentmall. Var noga med att ange från vilket datum formuläret kommer att läggas in i dokumenthanteringssystemet. Den sista delen av ordern listar de anställda som måste vägledas av denna lokala lag och deras underskrifter.

"Tidskrift för registrering av fraktsedlar" - en specialiserad form för att fylla i pappersarbete av företag, godkänd inom ramen för lagstiftningen genom en resolution statliga kommittén Ryska federationens statistik från 1997. Detta formulär är relevant och tillämpligt om det finns fordon på organisationens balansräkning och fraktsedlar utfärdas. Genom detta formulär kan du föra en detaljerad analytisk förteckning över dokument som utfärdas till föraren. Dessutom innehåller fraktsedelregistret ett fält där datumet för godkännandet av bladet av revisorn registreras. Detta är mycket bekvämt för att ställa in arbetsflödet, du kan omedelbart ta reda på vilken av de anställda som bryter mot de överenskomna reglerna för att tillhandahålla dokument.

Ett dokument kan lagras och spelas in i flera format, särskilt i tryckt och elektronisk form, vilket är bekvämt för att lagra, bokföra och organisera information. Detta dokument innehåller data om alla blad som har utfärdats, och detta beror inte på deras typ av blankett. Dokument är föremål för en kontinuerlig typ av numrering. Det visar sig att du behöver föra en konsoliderad journal regelbundet, eftersom det är nödvändigt att bilda den backdating fel.

Dokumentkomposition

Faktum är att papperet innehåller flera detaljer och funktioner, rent fysiskt är det omslaget och en del av tabellvärdet. På omslaget anges företagets namn och tidsperioden för vilken tidningen producerades. Det finns flera viktiga värden inom tabellelementet.

numrerat värde (det är individuellt för varje dokument);
datumet noteras vid tidpunkten för ifyllning och utfärdande;
information om föraren och personalnummer;
bilnummer (garagevärde);
den anställdes underskrift för att ta emot dokumentet;
underskrift av avsändaren för att ta emot papper från den relevanta tjänstemannen för att köra fordonet;
revisorns underskrift och en uppgift om den period (datum) då fraktsedeln och dokument från föraren accepterades;
en uppdaterad anteckning från den person som förfogar över detta formulär.

Anteckningen är avsedd att dechiffrera tillgänglig information i andra kolumner så att alla intresserade användare av rapporteringen kan förstå informationen i tabellen.

Fraktsedelregisterformulär 8, som finns att ladda ner på hemsidan, ska fyllas i direkt av en anställd på företaget som har särskild behörighet att göra det. Om utfärdandet av dokumentet utförs av ett tredjepartsföretag på grundval av ett avtalsförhållande, då en specialist från en tredjepartsorganisation med vilken ett avtal har ingåtts, vars föremål är tjänster av denna typ, kan fyllas i. Alla nyanser är föreskrivna i avtalsförhållandet med detta företag, så att det senare inte finns några onödiga frågor om vem, när fyller i detta eller det formuläret och hur betalning för tjänster görs. Fraktsedelbokföringsloggen har ett prov på att fylla i en speciell, ordinarie personal som inte har stött på ett sådant formulär tidigare, kan fylla i det felaktigt, vilket oundvikligen kommer att leda till böter från tillsynsmyndigheter.

Ägare biltransportföretag en fråga ställs ofta om fraktsedelregistret: är det nödvändigt att behålla det 2019. I vilken form ska det vara och var är det bättre att ladda ner ett prov av fraktsedelregistret gratis. Ägarna vet att alla företag som har bilar eller lastbilar måste fånga deras rörelse. Därför ber de ofta om en provbok för registrering av fraktsedlar. Vi kommer att överväga i detalj nedan hur man organiserar redovisning och hur man korrekt registrerar trafik med möjligheten att ladda ner ett gratis fraktsedelregister för 2019.

Varför behöver vi ett register för utfärdande av fraktsedlar till förare

Eftersom skattebetalarna tillåts skriva av en del av produktionskostnaderna behöver organisationerna dokumentation som bekräftar kostnaderna för att flytta och utarma tillgångar. Inom transportsektorn är ett av dessa primära dokument en fraktsedel. All information relaterad till resans resplan, föraren, fordonet som används, godstransporter eller passagerare måste innehålla ett register över fraktsedlar för 2019 och tidigare år. Baserat på normerna i den federala lagen av 08.11.2007 nr 259-FZ "Charter vägtransport och Urban Surface Electric Transport" och "Obligatoriska detaljer och förfarande för att fylla i fraktsedel", godkända av transportministeriets order av den 18 september 2008 nr 152, detta dokument eller tidning är obligatoriskt för alla fordonsägare. Dessutom bör fraktsedlar antecknas i en separat journal.

Ett exempel på att fylla i ett fraktsedelregister

Steg ett. Titelsida

Ladda ner ett exempel på resebiljettregistreringsjournal 2019. Titelsida.

När bokföringsjournalens titelsida fylls i, anges organisationens namn och ägarform, OKPO-formuläret, månad och år (period) för journalföringen anges utan fel. Du behöver inte skriva ut.

Ett exempel på att fylla i titelsidan på en tidning

Steg 2. Huvuddel

Specifikt, för att ta hänsyn till rörelsen av fraktsedlar, utvecklades blankett nr 8 (kod enligt OKUD 0345008), utformad för att förena nödvändiga uppgifter. Det godkändes av dekretet från Ryska federationens statliga statistikkommitté av den 28 november 1997 nr 78. Lagen om redovisning nr 402 av den 6 december 2011 säger dock att användningen av blankett nr 8 inte är obligatoriskt . Organisationen har rätt att självständigt skapa en provbok för redovisning av fraktsedlar, förutsatt att all nödvändig information återspeglas i den.

Ladda ner registret över fraktsedlar, blankett 8

Tabellen bör innehålla:

nummer och datum när fraktsedeln utfärdades;
uppgifter om föraren, hans personalnummer;
fordonets garagenummer (vanligtvis tilldelas det i offentliga institutioner, och privata företag gör det inte, så det är acceptabelt att lämna denna kolumn tom).

Destinationen och annan information skrivs i kolumnen Note.

Denna obligatoriska information måste finnas, även om organisationen självständigt bestämt hur fraktsedeln och loggboken ska se ut.

Du kan ladda ner fraktsedelregistret, blankett 8 (2019) i vår artikel. Ett exempel på att fylla i tabelldata.

Steg 3. Slutför godkännandet

Anmälan i formuläret bekräftas av tre anställda samtidigt:

förare;
den som angav informationen (till exempel avsändaren);
samt revisorn som tagit emot handlingen.

Exempel på journal för utfärdande av resebiljetter 2019. Komplettera biljetten:

Underhållsfrekvens

Ovanstående exempeljournal för utfärdande av fraktsedlar för 2019 sammanställdes på månadsbasis och varje gång på en ny sida. Men organisationer och enskilda entreprenörer kan göra något annat: ange de perioder som journalerna förs och fyll i dem utan att lämna tomma rader.

Lagstiftningen tillåter förare att utfärda resehandlingar i upp till 1 månad. Om fordonet under denna tid inte kommer att användas av en, utan av två förare, är det tillåtet att utfärda var och en av de anställda med sin egen "kupong" för rörelse.

I det här fallet, när de återvänder, skrivs alla dokument som tas emot av revisorn in i redovisningsformuläret. När du fyller i registret kommer det mesta av informationen att vara densamma, men detta är inte skrämmande.

Var kan jag köpa

Färdiga böcker finns till försäljning för att kontrollera fordonens rörelser. Sidorna i en sådan tidning måste numreras.

När den avslutas måste den undertecknas av minst två ansvariga medarbetare:

den som ledde honom;
direktör eller revisor.

Samma krav för det tryckta registret. Du kan ladda ner tidskriften för utfärdande av fraktsedlar gratis på länken i vår artikel. Om det börjar för en månad, måste det i slutet av perioden numreras, snöras och signeras.

Hållbarhetstid

Lagen anger inte hur länge ett sådant register ska föras, om det är tryckt eller köpt i butik. På basis av fraktsedlar och deras förflyttning bildas chaufförernas lön, skatten och produktionskostnadsbasen. Sådana primära handlingar, om vilka uppgifter finns registrerade i registret, lagras i organisationen i minst 5 år. Det är uppenbart att själva registret ska lagras för samma summa.

Innan man förstör det är det viktigt att se till att det sista bokföringsdokumentet ännu inte har gått ut. Annars, om det behövs, kommer du inte att kunna bekräfta närvaron och underhållet av kontroll. Du kan ladda ner den kostnadsfria resejournalen för nästa period på vår hemsida.