Kiek detalių pateikia svečias?

Surašant organizacinius ir administracinius dokumentus (įsakymus, protokolus, aktus ir kt.) atliekami tipiniai valdymo veiksmai, susiję su šių dokumentų derinimu, pasirašymu, tvirtinimu, supažindinant juos su darbuotojais prieš kvitą. Tuo pačiu metu prie dokumentų tvirtinami standartiniai užrašai: parašas, patvirtinimo antspaudas, vizos tvirtinimui ir susipažinimui. Atskiri užrašai vadinami dokumento detalėmis ir turi įtakos jo teisinei galiai, todėl juos reikia tinkamai įforminti pagal galiojančius teisės aktus. Svarbu pabrėžti, kad atskirų duomenų išdavimo taisyklės yra bendros skirtingi tipai organizacinius ir administracinius dokumentus.

GOST R 6.30-97 nustato: detalių kompozicija 27 įsakymas:

01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas;

02 - subjekto herbas Rusijos Federacija;

03 - organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

04 - organizacijos kodas;

05 - dokumento formos kodas;

06 - organizacijos pavadinimas;

07 - informaciniai duomenys apie organizaciją;

08 - dokumento tipo pavadinimas;

09 - dokumento data;

10 - dokumento registracijos numeris;

Dokumento patvirtinimo antspaudas;

Vizos dokumento patvirtinimas;

Kopijos patvirtinimo ženklas;
Pažymėti apie atlikėją;
Pažyma apie dokumento įforminimą ir jo nurodymą byloje;

Pastaba apie dokumento gavimą organizacijoje;

Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius 28 .

Kiekvienas dokumentas turi individualų detalių rinkinį, atspindintį jo ypatybes ir paskirtį valdymo procese. Tuo pačiu metu kiekvienam dokumentui, neatsižvelgiant į jo tipą ir veislę, būtina nurodyti atskirus duomenis. Tokių duomenų nebuvimas dokumente netenka jo teisinės galios. Į privalomas apie visus orderius pateikiami šie duomenys: organizacijos pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, tekstas, parašas.

Kiti duomenys reikalingi tam tikrų tipų dokumentams. Pavyzdžiui, laiškams reikia: informacinių duomenų apie organizaciją, adresatą, pastabos apie atlikėją, o užsakymams: dokumento rūšies pavadinimo ir paskelbimo vietos.

Reikalingi rekvizitai apima nuolatinis, kurie visai nesikeičia (pvz.: dokumento rūšies pavadinimas) arba ilgą laiką (pvz.: organizacijos pavadinimas, informaciniai duomenys apie organizaciją).

Tačiau daugelis detalių negali būti pastovios ir visą laiką visiškai ar iš dalies keistis (pvz.: dokumento data, teksto pavadinimas, tekstas, pastaba apie dailininką ir pan.).

Rengiant dokumentus detalės grupuojamos į tris pagrindines dalis, į kurias sąlygiškai galima suskirstyti bet kurį dokumentą: antraštę, turinį ir dizainą.

antraštę dalis yra dokumento pradžia, kurioje pateikiama informacija apie organizaciją (dokumento autorių) ir pirminiai duomenys apie patį dokumentą (rekvizitai 01-16).

dekoravimas dalis - rekvizitai, patvirtinantys dokumento tikrumą ir jame esančios informacijos patikimumą (21-24 detalės). Dokumento formatavimo dalyje taip pat yra pagalbiniai raštvedybos ženklai ant dokumentų, palengvinantys darbą su jais (detaliau 25-29).

Pagrindinė dokumento dalis, be abejo, yra turinys, t.y. tekstas ar lentelė, klausimynas, atspindintis dokumento, kuriam jis buvo sudarytas, prasmę ir paskirtį. Tačiau nereikėtų pamiršti antraštės ir ypač formatavimo dalių, kurių dėka dokumentas įgyja juridinę galią. Todėl bet kurio dokumento rengimas visada susideda iš dviejų tarpusavyje susijusių procesų: teksto parengimo (darbo su turiniu) ir dokumento įforminimo – suteikiant dokumentui teisinę galią.

Šiuolaikinių organizacijų praktikos tyrimas rodo, kad ne kiekviena popierinė laikmena, kurioje įrašyta informacija, gali būti vadinama dokumentu. Ir pagrindinė to priežastis, kaip taisyklė, yra tam tikrų dokumento detalių nebuvimas arba neteisingas dizainas. Šiuo atžvilgiu kiekvienas specialistas, dirbantis su oficialiais dokumentais, turėtų gerai žinoti GOST R 6.30-97 numatytų organizacinių ir administracinių dokumentų užrašų projektavimo taisykles, taip pat ORD detalių išdėstymo būdus. ir jiems skirtų laukelių dydžiai (žr. 1 ir 2 diagramas).

1 schema

Visi kataloge pateikti dokumentai nėra jų oficialus leidinys ir yra skirti tik informaciniams tikslams. Elektroninės šių dokumentų kopijos gali būti platinamos be jokių apribojimų. Informaciją iš šios svetainės galite skelbti bet kurioje kitoje svetainėje.

RUSIJOS FEDERACIJOS VALSTYBINIS STANDARTAS

VIENINGOS DOKUMENTAVIMO SISTEMOS

VIENINGA ORGANIZACINĖS IR ADMINISTRACINĖS DOKUMENTŲ SISTEMA

DOKUMENTŲ REIKALAVIMAI

GOST R 6.30-97

RUSijos GOSSTANDARTAS

Maskva

Pratarmė

1. SUkūrė Rusijos Federalinės archyvų tarnybos Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvavimo tyrimų institutas (VNIIDAD).

ATSTOVAUJA Rusijos Federalinė archyvų tarnyba.

PRISTATO Rusijos valstybinio standarto mokslo ir technikos skyrius.

3. PRISTATYTA PIRMĄ KARTĄ.

RUSIJOS FEDERACIJOS VALSTYBINIS STANDARTAS

Pristatymo data 1998-07-01

1 NAUDOJIMO SRITIS.

Šis standartas taikomas organizaciniams ir administraciniams dokumentams, susijusiems su vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema (USORD) – nutarimams, įsakymams, įsakymams, sprendimams, protokolams, aktams, raštams ir kt. (toliau – dokumentai), įtrauktiems į Visus. Rusų klasifikatorius valdymo veikla(OKUD) (0200000 klasė) ir naudojamas veikloje:

federalinės valdžios institucijos valstybės valdžia, Rusijos Federacijos steigiamųjų vienetų, įskaitant Rusijos Federacijos steigiamųjų vienetų, valdžios institucijos, kurios kartu su rusų kalba kaip valstybine valstybine kalba turi vietos savivaldos organus;

Įmonės, organizacijos ir jų asociacijos, nepriklausomai nuo nuosavybės formos ir teisinės formos.

Šis standartas nustato: dokumentų detalių sudėtį; dokumentų rekvizitų registravimo reikalavimai; reikalavimai formoms ir popierizmui; blankų su Rusijos Federacijos valstybės herbo, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų emblemų gamybos, apskaitos, naudojimo ir saugojimo reikalavimai.

Išsamūs išdėstymai pateikti A priede; dokumentų formų pavyzdžiai – B priede.

2. DOKUMENTŲ DALIES SUDĖTIS.

2.1. Rengiant ir tvarkant dokumentus, naudojami šie duomenys:

01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas;

02 - Rusijos Federacijos subjekto emblema;

03 - organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

04 - organizacijos kodas;

05 - dokumento formos kodas;

06 - organizacijos pavadinimas;

07 - informaciniai duomenys apie organizaciją;

08 - dokumento rūšies pavadinimas;

09 - dokumento data;

10 - dokumento registracijos numeris;

12 - dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;

13 - prieigos prie dokumento apribojimo spaudas;

14- adresatas;

15 - dokumento patvirtinimo antspaudas;

16 - rezoliucija;

17 - teksto pavadinimas;

18 - kontrolinis ženklas;

19 - dokumento tekstas;

20 - ženklas apie programos buvimą;

21 - parašas;

22 - dokumento patvirtinimo antspaudas;

23 - dokumentų patvirtinimo vizos;

24 - spausdinti;

25 - žyma ant kopijos patvirtinimo;

26 - ženklas apie atlikėją;

27 - pažyma apie dokumento įforminimą ir jo nurodymą byloje;

28 - pažyma apie dokumento gavimą organizacijoje;

29 - dokumento elektroninės kopijos identifikatorius.

(Pakeistas leidimas, red. Nr. 1)

2.2. Išskirta, Keisti. Nr. 1

2.3. Išskirta, Keisti. Nr. 1

3. DOKUMENTŲ DUOMENŲ REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI.

3.1. Rusijos Federacijos valstybės herbas dedamas ant dokumentų blankų pagal Rusijos Federacijos valstybės herbo taisykles.

3.2. Rusijos Federacijos subjekto herbas bus dedamas ant dokumentų blankų pagal teisės aktų Rusijos Federacijos subjektai.

3.3. Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas) bus dedamas ant organizacijų firminių blankų pagal įstatus (organizacijos nuostatas).

Herbas nespausdinamas ant firminio blanko, jei jame yra Rusijos Federacijos valstybės herbas arba Rusijos Federacijos subjekto herbas.

3.4. Organizacijos kodas užrašomas pagal Visos Rusijos klasifikatoriusįmonės ir organizacijos (OKPO).

3.5. Dokumento formos kodas tvirtinamas pagal visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatorių (OKUD).

3.6. Organizacijos, kuri yra dokumentą, pavadinimas turi atitikti pavadinimą, nurodytą jos steigimo dokumentuose.

Virš organizacijos pavadinimo nurodykite sutrumpintą pavadinimą, o jei jo nėra - visą pagrindinės organizacijos pavadinimą.

Rusijos Federaciją sudarančių subjektų organizacijų pavadinimai, kurie kartu su rusų kalba yra valstybinė, spausdinami dviem kalbomis - rusų ir nacionaline.

Sutrumpintas organizacijos pavadinimas pateikiamas tais atvejais, kai tai yra įrašyta organizacijos steigimo dokumentuose. Sutrumpintas pavadinimas (skliausteliuose) dedamas po visu vardu.

Vardas ant užsienio kalba atkuriama tais atvejais, kai tai yra įtvirtinta chartijoje (organizacijos nuostatuose). Vardas užsienio kalba dedamas po pavadinimu rusų kalba.

Nurodomas organizacijos filialo, teritorinio padalinio, atstovybės, struktūrinio padalinio pavadinimas, jei jis yra dokumento autorius, ir pateikiamas po organizacijos pavadinimu.

3.7. Nuorodiniai duomenys apie organizaciją yra: pašto adresas; telefono numeriai ir kita informacija organizacijos nuožiūra (fakso numeriai, telekso numeriai, banko sąskaitos, adresas El. paštas ir pan.).

3.8. Organizacijos parengto ar paskelbto dokumento tipo pavadinimą reglamentuoja chartija (organizacijos taisyklės) ir jis turi atitikti USORD ir OKUD (klasė 0200000) numatytus dokumentų tipus.

Laiške nenurodomas dokumento rūšies pavadinimas.

(Pakeistas leidimas, red. Nr. 1)

3.9. Dokumento data – jo pasirašymo ar patvirtinimo data, protokolui – susirinkimo (sprendimo priėmimo), akto – įvykio data. Jei dokumentą sudaro kelios organizacijos, dokumento data yra paskutinė pasirašymo data.

Dokumento data surašoma arabiškais skaitmenimis tokia seka: mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio diena ir mėnuo parašyti kaip dvi poros arabiškų skaitmenų, atskirtų tašku; metai – keturi arabiški skaitmenys. Pavyzdžiui, data 2000 m. sausio 5 d. turėtų būti įvesta kaip 2000 05 01.

Leidžiamas žodinis-skaitinis datos formatavimo būdas, pvz.: 2000 m. sausio 5 d., taip pat datos formatavimas tokia seka: metai, mėnuo, mėnesio diena, pvz.: 2000.01.05.

(Pakeistas leidimas, red. Nr. 1)

3.10. Dokumento registracijos numerį sudaro jo eilės numeris, kuris organizacijos nuožiūra gali būti papildytas bylų indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, atlikėjus ir kt.

Dviejų ar daugiau organizacijų bendrai sudaryto dokumento registracijos numerį sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, atskirti pasviruoju brūkšniu tokia tvarka, kuria dokumente nurodomi autoriai.

3.12. Dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta nurodoma, jei ją sunku nustatyti, rekvizitais „Organizacijos pavadinimas“ ir „Organizacijos nuorodos duomenys“. Sudarymo ar publikavimo vieta nurodoma atsižvelgiant į priimtą administracinį-teritorinį suskirstymą ir apima tik visuotinai priimtas santrumpas.

3.13. Prieigos prie dokumento apribojimo spaudas (slaptas, konfidencialus ir kt.) dedamas be kabučių pirmame dokumento lape, jis gali būti papildytas valstybės paslaptimis įslaptintos informacijos ir konfidencialios informacijos teisės aktų numatytais duomenimis. .

3.14. Adresatu gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Kreipdamasis į dokumentą pareigūnui ar asmeniui inicialai rašomi prieš pavardę. Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardininku. Pavyzdžiui (toliau standarto tekste ir B priede organizacijų pavadinimų pavyzdžiai, jų informaciniai duomenys ir kt. yra sąlyginiai):

Rusijos teisingumo ministerija

Sisteminimo skyrius

teisės aktų

Duomenų byloje nurodoma asmens, kuriam skirtas dokumentas, padėtis, pavyzdžiui:

UAB "Bolševskio tekstilė"

Apskaita

Vyresnysis ekonomistas

A.S. Nikolajevas

CJSC prezidentas

„Lomonosovo porceliano fabrikas“

Į IR. Petrovas

Jei dokumentas siunčiamas kelioms vienarūšėms organizacijoms arba keliems vienos organizacijos struktūriniams padaliniams, jie turi būti nurodyti apibendrintai, pavyzdžiui:

Apygardų administracijos

Maskvos sritis

Reikalingo „Adreso“ sudėtis, jei reikia, gali apimti pašto adresą. Pašto adreso elementai nurodomi eilės tvarka, nustatytų taisyklių pašto paslaugų teikimas.

Kiekvieną atributo „Adresas“ eilutę leidžiama centruoti ilgiausios eilutės atžvilgiu. Pavyzdžiui:

Sodų bendrijos pirmininkas

"Možaiskas davė"

V.A. Bunejevas

Dokumente turi būti ne daugiau kaip keturi gavėjai. Žodis „Kopija“ prieš antrąjį, trečiąjį, ketvirtąjį adresatus nenurodytas. At daugiau gavėjai sudaro dokumento platinimo sąrašą.

Jei laiškas skirtas organizacijai, nurodykite jos pavadinimą, tada, pavyzdžiui, pašto adresą;

Visos Rusijos moksliniai tyrimai

Tel Įrašų mokslo institutas

ir archyvavimas

101000, Maskva, centras,

Milyutinsky juosta, 7a

Siųsdami dokumentą asmeniui, nurodykite pašto adresą, tada gavėjo pavardę ir inicialus, pvz.:

301264, Tula regionas,

Kireevsky rajonas, Lipki,

Šv. Sadovaya, d. 5, apt. 12

I. P. Kalininas

(Pakeistas leidimas, red. Nr. 1)

3.15. Dokumentas tvirtinamas pareigūno (pareigūnų) arba specialiai išduotu dokumentu. Pareigūnui tvirtinant dokumentą, dokumento parašo antspaudą turi sudaryti žodis TINKU (be kabučių), dokumentą tvirtinančio asmens vardas, pavardė, jo parašas, inicialai, pavardė ir tvirtinimo data, pvz.

PATVIRTINTI

generalinis direktorius

UAB "Bolševskio tekstilė"

Asmeninis parašas I. V. Sergejevas

Dokumento atribute „Patvirtinimo antspaudas“ leidžiama centruoti elementus, palyginti su ilgiausia eilute, pavyzdžiui:

PATVIRTINTI

generalinis direktorius

UAB "Bolševskio tekstilė"

Asmeninis parašas I. V. Sergejevas

Kai dokumentą tvirtina keli pareigūnai, jų parašai dedami tame pačiame lygyje.

Kai dokumentas patvirtinamas nutarimu, sprendimu, įsakymu, protokolu, patvirtinimo antspaudą sudaro žodis PATVIRTINTA (PATVIRTINTA, PATVIRTINTA arba PATVIRTINTA), patvirtinančio dokumento pavadinimas instrumentinis, jo datos, numeriai. Pavyzdžiui:

PATVIRTINTA

Visuotinio susirinkimo sprendimu

Akcininkai 2000-08-15 Nr.14

PATVIRTINTA

Pirmininko įsakymas

banko valdyba

2000-02-01 Nr.82

Dokumento patvirtinimo antspaudas yra dešinėje viršutiniame kampe dokumentas.

(Pakeistas leidimas, red. Nr. 1)

3.16. Rezoliuciją ant dokumento surašo atitinkamas pareigūnas, jame nurodomi atlikėjų vardai, pavardės, užsakymo turinys, terminas, parašas ir data, pvz.

A. V. Zaiceva

P.S. Nikitinas

Prašau parengti projektą

bendras susitarimas

su firma "HITEK" iki 2000-12-21

Asmeninis parašas

Nutarimą leidžiama išduoti atskirame lape.

3.17. Teksto antraštė apima santrauka dokumentas. Antraštė atitinka dokumento tipo pavadinimą.

Pavadinimas gali atsakyti į tokius klausimus:

apie ką (apie ką)?, pavyzdžiui:

Įsakymas dėl atestacinės komisijos sudarymo;

kas (kam)?, pvz.:

Sekretorės-referentės pareigybės aprašymas.

A5 formato firminiais blankais surašytų dokumentų teksto antraštės gali būti praleistos.

3.18. Kontrolės ženklas – tai dokumento vykdymo kontrolės ženklas, žymimas raide „K“, žodžiu arba antspaudu „Kontrolė“.

3.19. Dokumento tekstas sudaromas rusų arba valstybine kalba pagal Rusijos Federacijos ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų įstatymus dėl valstybinių kalbų. Dokumentų tekstai juos siunčiant rašomi tik rusų kalba:

Federalinės valstybės valdžios institucijoms, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų valstybės institucijoms;

Įmonėms, organizacijoms ir jų asociacijoms, kurios nepriklauso šio Rusijos Federaciją sudarančio subjekto jurisdikcijai arba yra kitų Rusijos Federaciją sudarančių vienetų teritorijoje.

Dokumentų tekstai sudaromi anketos, lentelės, susieto teksto arba šių struktūrų derinio forma.

Rengiant tekstą anketos forma, charakterizuojamo objekto savybių pavadinimai turi būti išreikšti daiktavardžiu vardininko linksniu arba fraze su antrojo asmens daugiskaitos veiksmažodžiu esamuoju ar būtuoju laiku („turėti“, „savas“ arba „buvo“, „buvo“ ir pan.). Žodžiu išreikštos charakteristikos turi atitikti ženklų pavadinimus.

Lentelės stulpeliuose ir eilutėse turi būti antraštės, išreikštos daiktavardžiu vardininko linkme. Stulpelių ir eilučių paantraštės turi atitikti antraštes. Jei lentelė spausdinama daugiau nei viename puslapyje, lentelės stulpeliai turi būti sunumeruoti, o kituose puslapiuose spausdinami tik šių stulpelių numeriai.

Susietas tekstas paprastai susideda iš dviejų dalių. Pirmoje dalyje nurodomos dokumento sudarymo priežastys, pagrindai, tikslai, antroje (galutinėje) - sprendimai, išvados, prašymai, pasiūlymai, rekomendacijos. Tekste gali būti viena baigiamoji dalis (pvz., įsakymai – administracinė dalis be pareiškimo; raštai, pareiškimai – prašymas be paaiškinimo; pažymos, memorandumai – faktų vertinimas, išvados).

Kitų organizacijų ar anksčiau paskelbtų dokumentų pagrindu parengto dokumento tekste nurodomi jų rekvizitai: dokumento pavadinimas, organizacijos pavadinimas - dokumento autorius, dokumento data, dokumento registracijos numeris, teksto antraštė.

Jei tekste yra keli sprendimai, išvados ir pan., tuomet jį reikia suskirstyti į skyrius, poskyrius, pastraipas, kurios numeruojamos arabiškais skaitmenimis.

Vadovavimo vieningumo principais veikiančių organizacijų administraciniuose dokumentuose (įsakymuose, instrukcijose ir kt.), taip pat dokumentuose, skirtuose organizacijos vadovybei, tekstas turi būti pateikiamas pirmuoju asmeniu. vienaskaita(„Užsakau“, „Siūlau“, „Prašau“).

Kolegialių organų administraciniuose dokumentuose tekstas rašomas vienaskaitos trečiuoju asmeniu („nusprendžia“, „nusprendė“).

Bendruose administraciniuose dokumentuose tekstas nurodomas pirmuoju asmeniu daugiskaita(„užsakome“, „nusprendėme“).

Protokolo tekstas nurodomas daugiskaitos trečiuoju asmeniu („išklausė“, „kalbėjo“, „nusprendė“).

Organizacijų, jų struktūrinių padalinių teises ir pareigas nustatančiuose dokumentuose (nuostatuose, instrukcijose), taip pat aprašuose, faktų vertinimuose ar išvadose (akte, pažymoje) naudoti teksto pateikimo iš vienaskaitos trečiojo asmens formą. arba daugiskaita („skyrius atlieka funkcijas“ , „asociacija apima“, „komisija įsteigė“).

Laiškuose naudojamos šios pateikimo formos:

Nuo daugiskaitos pirmojo asmens („prašome siųsti“, „siųsti svarstyti“),

Nuo vienaskaitos pirmojo asmens („Manau, kad tai būtina“, „Prašau paryškinti“);

Iš vienaskaitos trečiojo asmens („ministerija neprieštarauja“, „VNIIDAD mano, kad tai įmanoma“),

3.20. Tekste įvardytos programos buvimo žyma pateikiama taip:

Naudojimas: 5 litrams. 2 egzemplioriais.

Jei dokumente yra tekste neįvardyta programa, nurodomas jos pavadinimas, lapų skaičius ir kopijų skaičius; jei yra kelios programos, jos numeruojamos, pavyzdžiui:

Priedas: 1. Regioninio kredito departamento nuostatai 5 p. 1 egzemplioriuje.

2. Regiono kredito skyriaus dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės 7 lapams. 2 egzemplioriais.

Jei paraiškos yra įrištos, lapų skaičius nenurodomas.

Administracinio dokumento priedo pirmame lape viršutiniame dešiniajame kampe rašoma „Priedas“, nurodant administracinio dokumento pavadinimą, datą ir registracijos numerį, pvz.:

2 priedas

Instituto direktoriaus įsakymu

2000-06-15 Nr.319

Jeigu prie dokumento, kuris taip pat turi priedą, pridedamas kitas dokumentas, pažyma apie prašymo buvimą rašoma taip:

Priedas: Federalinio archyvo 2000-06-14 raštas Nr.02-4/156 ir jo priedas, viso 30 lapų.

Jei paraiška siunčiama ne visais dokumente nurodytais adresais, pažymima apie jos buvimą taip:

Naudojimas: 3 litrams. 5 egzemplioriais. pirmuoju adresu.

Leidžiama spausdinti posakį „PRIEDAS Nr Didžiosios raidės, taip pat centruoti šią išraišką, dokumento pavadinimą, datą ir registracijos numerį, palyginti su ilgiausia eilute, pavyzdžiui:

PRIEDAS Nr.2

Instituto direktoriaus įsakymu

15.06.2000 № 19

(Pakeistas leidimas, red. Nr. 1)

3.21. Į rekvizito „Parašas“ sudėtį įeina: dokumentą pasirašiusio asmens pareigos (pilnas, jei dokumentas neišrašytas ant dokumento blanko, o sutrumpintai – ant dokumento, išduotas ant blanko) ; asmeninis parašas; parašo dekodavimas (inicialai, pavardė), pvz.:

Išduodant dokumentą blanke pareigūnasšio asmens pareigos paraše nenurodytos.

Atribute „Parašas“ leidžiama centruoti dokumentą pasirašiusio asmens poziciją, palyginti su ilgiausia eilute. Pavyzdžiui:

Vykdomasis direktorius

UAB „Partner“ asmeninis parašas N.A. Fiodorovas

Kai dokumentą pasirašo keli pareigūnai, jų parašai dedami vienas po kito eilės tvarka, atitinkančia užimamas pareigas, pavyzdžiui:

Kai dokumentą pasirašo keli lygias pareigas užimantys asmenys, jų parašai dedami tame pačiame lygyje, pvz.:

Rusijos Federacijos teisingumo ministro pavaduotojas		Rusijos Federacijos finansų ministro pavaduotojas
	V. M. Stepanovas		A. P. Mironovas

Komisijos surašytuose dokumentuose nurodomos ne dokumentą pasirašiusių asmenų pareigos, o jų, kaip komisijos narių, pareigos pagal paskirstymą, pvz.:

Dokumentą gali pasirašyti pareigas einantis pareigūnas, nurodydamas savo faktines pareigas ir pavardę. Tuo pačiu metu negalima dėti prielinksnio „Už“, ranka rašyto užrašo „Pavaduotojas“. arba pasvirasis brūkšnys prieš pareigybės pavadinimą.

(Pakeistas leidimas, red. Nr. 1)

3.22. Dokumento patvirtinimo antspaudą sudaro žodis SUTINKA, asmens pareigos. su kuriuo susitarta dėl dokumento (įskaitant organizacijos pavadinimą), asmens parašą, parašo dekodavimą (inicialus, pavardę) ir patvirtinimo datą, pvz.:

SUTINKA

Finansų akademijos rektorius

prie Rusijos Federacijos Vyriausybės

Asmeninis A. G. Gryaznovo parašas

Jei patvirtinimas atliekamas laišku, protokolu ir pan., patvirtinimo antspaudas surašomas tokia forma:

SUTINKA

Laiškas iš Rusijos akademijos

medicinos mokslai

2000-10-30 Nr.451-805

SUTINKA

Susitikimo protokolas

Draudimo valdyba

kompanija "Planeta"

2000-06-21 Nr.10

3.23. Dokumento patvirtinimas išduodamas su viza, nurodant dokumentą tvirtinančio asmens parašą ir pareigas, parašo iššifravimą (inicialus, pavardę) ir pasirašymo datą. Pavyzdžiui:

Teisės skyriaus vedėjas

Asmeninis parašas A.S. Orlovas

Jei dėl dokumento yra pastabų, viza išduodama taip:

Pridedami komentarai

Teisės skyriaus vedėjas

Asmeninis parašas A.S. Orlovas

Pastabos rašomos atskirame lape, pasirašomos ir pridedamos prie dokumento.

Dokumento, kurio originalas lieka organizacijoje, vizos klijuojamos paskutinio dokumento originalo puslapio kitoje pusėje.

Dokumentui, kurio originalas siunčiamas iš organizacijos, vizos klijuojamos siunčiamo dokumento kopijos priekinės pusės apačioje.

Galima išduoti vizos dokumentą atskirame patvirtinimo lape.

Organizacijos nuožiūra leidžiama patvirtinti dokumentą ir jo taikymą po vieną.

(Pakeistas leidimas, red. Nr. 1)

3.24. Antspaudas patvirtina pareigūno parašo ant dokumentų, numatytų spec reglamentas su finansiniais ištekliais susijusius faktus fiksuojančių asmenų teises patvirtinantis.

Dokumentai tvirtinami organizacijos antspaudu.

3.25. Tvirtinant dokumento kopijos atitiktį originalui, po reikiamu „Parašas“ uždedamas: patvirtinantis įrašas „Teisingai“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; asmeninis parašas; parašo dekodavimas (inicialai, pavardė); sertifikavimo data, pavyzdžiui:

Personalo skyriaus inspektorė Asmeninis parašas M.V. Koloskovas

Leidžiama dokumento kopiją patvirtinti antspaudu, nustatytu organizacijos nuožiūra.

3.26. Ženkloje apie vykdytoją įrašoma dokumento vykdytojo pavardė (arba pavardė, vardas, patronimas) ir jo telefono numeris. Pastaba apie atlikėją dedama paskutinio dokumento lapo priekyje arba gale apatiniame kairiajame kampe, pavyzdžiui:

3.27. Dokumento įforminimo ir pateikimo į bylą žymoje yra šie duomenys: nuoroda į jo įforminimą liudijančio dokumento datą ir numerį arba, jei tokio dokumento nėra. trumpa informacija apie pasirodymą; žodžiai „Versle“; bylos numeris, kuriame bus saugomas dokumentas.

Pažymą apie dokumento įforminimą ir pateikimą į bylą turi pasirašyti ir nurodyti dokumento vykdytojo arba struktūrinio padalinio, kuriame dokumentas buvo įformintas, vadovas.

3.28. Ženkle apie dokumento gavimą organizacijoje nurodomas eilės numeris ir dokumento gavimo data (jei reikia - valandos ir minutės).

Leidžiama dokumento gavimą organizacijoje pažymėti antspaudu.

3.29. Elektroninės dokumento kopijos identifikatorius yra kiekvieno dokumento puslapio apatiniame kairiajame kampe esantis ženklas (poraštė), kuriame yra mašinos laikmenoje esančios bylos pavadinimas, data ir kiti organizacijos nustatyti paieškos duomenys.

(Pakeistas leidimas, red. Nr. 1)

4. DOKUMENTŲ FORMŲ IR DOKUMENTŲ FORMAVIMO REIKALAVIMAI.

4.1 Dokumentai sudaromi ant blankų.

Nustatyti du pagrindiniai dokumentų blankų formatai - A4 ir A5; leidžiama naudoti A3 ir A6 formatų formas pagal GOST 9327.

Kiekvienas dokumento lapas, išduotas tiek ant blanko, tiek be jo, turi turėti ne mažesnes kaip mm paraštes:

20 - kairėje;

10 - dešinė;

15 - viršuje;

20 - apačioje.

(Pakeistas leidimas, red. Nr. 1)

4.2. Dokumentų formos turi būti sudaromos ant balto arba šviesaus popieriaus. Leidžiama blankus gaminti tipografiniu būdu, naudojant operatyvias spausdinimo priemones, arba atgaminti kompiuterinėmis technologijomis tiesiogiai gaminant konkretų dokumentą. Išimtis yra organizacijų firminiai blankai su Rusijos Federacijos valstybės herbo atvaizdu arba Rusijos Federaciją sudarančių subjektų herbais, kurių gamybos procedūra pateikta 5 skyriuje.

4.3. Dokumentų formos projektuojamos pagal A priedą. Ištisinės linijos žymi fiksuotas detalių išdėstymo zonų ribas, punktyrinė – kintamuosius. Kiekviena zona nustatoma pagal į ją įtrauktų detalių rinkinį.

4.4. Yra du detalių išdėstymo ant formų variantai – kampinis ir išilginis.

4.5. Detalės 01, 02, 03 yra virš 06 atributo vidurio. Detalė 06 gali būti patalpinta atributo 03 lygyje.

Detalės 06, 07, 08, 12, ribojančios, žymos detalėms 09, 10, 11 detalių išsidėstymo plotų ribose dedamos vienu iš šių būdų:

Centruota (kiekvienos atributo eilutės pradžia ir pabaiga vienodai pašalintos nuo atributo vietos zonos ribų);

Flatov (kiekviena atributo eilutė prasideda nuo kairiosios atributo vietos zonos ribos).

4.6. Organizacijai, jos struktūriniam padaliniui, pareigūnui nustatomos šių tipų dokumentų formos:

Bendra forma;

firminis blankas;

Konkrečios rūšies dokumento, išskyrus laišką, forma.

Bendroji forma naudojama gaminant bet kokio tipo dokumentus, išskyrus laiškus. Organizacijos ar pareigūno struktūrinio padalinio blankai rengiami, jeigu pasirašymo teisę turi padalinio vadovas ar pareigūnas.

4.7. Bendra forma priklausomai nuo steigimo dokumentai organizacija apima detales 01. 02, 03, 06.

Laiško formoje, priklausomai nuo organizacijos steigimo dokumentų, pateikiami rekvizitai 01, 02. 03, 04, 06, 07 ir, jei reikia, ribojantys ženklai viršutinėms zonų riboms detalių 09, 10 vietai. , 11, 12; 14, 15, 16; 17; aštuoniolika; devyniolika.

Konkrečios rūšies dokumento formoje, išskyrus raidę, priklausomai nuo organizacijos steigimo dokumentų, yra rekvizitai 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ribojantys žymenys teritorijų, kuriose pateikiami duomenys, riboms. esančios 09, 10, 11, 12; 17; aštuoniolika.

4.8. Rusijos Federaciją sudarančių vienetų organizacijų formose, kurios kartu su rusų kalba yra valstybine valstybine kalba, 06, 07, 12 duomenys spausdinami dviem kalbomis: rusų ir nacionaline, tame pačiame išilginio lygyje. forma.

4.9. Leidžiama dokumentus gaminti rašomąja mašinėle arba kompiuterinės įrangos spausdinimo įrenginiais.

4.10. Rengiant dokumentus ant dviejų ar daugiau puslapių, antrasis ir paskesni lapai turi būti sunumeruoti.

Puslapių numeriai dedami lapo viršutinės paraštės viduryje.

4.11. Dokumentus galima spausdinti kitoje lapo pusėje.

5. FORMŲ SU RUSIJOS FEDERACIJOS VALSTYBĖS HERBĖS, RUSIJOS FEDERACIJOS SUBJEKTŲ HERBENO REPRODUKCIJA GAMYBOS, APSKAITOS, NAUDOJIMO IR SANDĖLIAVIMO REIKALAVIMAI.

5.1. Dokumentų blankai su Rusijos Federacijos valstybės herbo ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų herbų reprodukcija (toliau – antspaudų blankai) yra apskaitomi spaudos gaminiai.

5.2. Antspauduotus blankus gamina tik spaudos ir antspaudų graviravimo įmonės, turinčios atitinkamos veiklos rūšies licencijas ir techninių bei technologinių galimybių, skirtų tinkamo kokybės gaminio pagaminimui nurodytos rūšies gaminį, prieinamumo sertifikatus.

5.3. Antspauduotų blankų gamyba vykdoma valstybės institucijų užsakymu, kt vyriausybines agentūras ir institucijos (toliau – organizacijos), nustatytos Rusijos Federacijos valstybės herbo nuostatuose, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų atitinkamuose teisės aktuose.

5.4 Antspaudų blankai organizacijoje yra apskaitomi. Ant antspauduotų blankų serijos numeriai dedami tipografiniu būdu arba išvardijant ir, jei reikia, šių numerių serija. Antspauduoti blankai registruojami atskirai pagal blankų tipus registracijos ir apskaitos formoje (kortelė, žurnalas), naudojant šiuos duomenis:

gavus formas:

gavimo data;

lydimojo dokumento numeris;

Organizacijos pavadinimas – antspauduotų blankų tiekėjas;

Kopijų skaičius;

išduodant formas:

Antspaudo tipo pavadinimas;

Kopijų skaičius;

Antspauduotų blankų serijos ir numeriai;

Organizacijos struktūrinio padalinio pavadinimas, pareigūno - antspaudų blankų gavėjo pavardė ir inicialai;

Kvitas už priėmimą;

Pastaba (sunaikinimo žyma ir kt.).

5.5. Antspauduoti blankai laikomi saugiai užrakintose ir sandariose spintelėse.

5.6. Antspaudų blankų sunaikinimas atliekamas pagal aktą su žyma registracijos formoje.

5.7. Antspauduotų blankų gamybos, naudojimo ir saugojimo kontrolė pavedama už organizacijos biuro darbą atsakingam organizaciniam padaliniui. Asmenys, asmeniškai atsakingi už blankų apskaitą, naudojimą ir saugojimą, skiriami organizacijos vadovo administraciniu dokumentu.

5.8. Registracijos ir apskaitos formos yra įtrauktos į organizacijos reikalų nomenklatūrą.

5.9. Antspaudų blankų prieinamumą, naudojimą ir saugojimą tikrina ne rečiau kaip kartą per metus organizacijos vadovo administraciniu dokumentu paskirta komisija. Už atliktus patikrinimus po paskutinio įrašo daromi žymenys registracijos formose. Nustačiusi antspaudų blankų gamybos, apskaitos, saugojimo ir naudojimo pažeidimus, komisija atlieka vidinį tyrimą, kurio rezultatai surašomi aktu ir supažindinami su organizacijos vadovu.

5.10. Leidžiama dauginti organizacijos dokumentų operatyvinio spausdinimo būdu ant oficialaus blanko, skirto platinti, jei kiekviena dokumento kopija yra patvirtinta organizacijos antspaudu.

A PRIEDAS

(privaloma)

DOKUMENTŲ DUOMENŲ VIETOS SCHEMA.

A.1 pav. - Kampinės formos A4 formato detalių išsidėstymas ir zonų ribos.

A.2 pav. Detalių vieta ir zonų ribos išilginės formos A4 formatu.

B PRIEDAS

(nuoroda)

DOKUMENTŲ FORMŲ PAVYZDŽIAI.

B. 1 pav. – bendros organizacijos formos pavyzdys.

B.2 pav. – organizacijos kampinio firminio blanko pavyzdys.

B.3 paveikslas – organizacijos laiško išilginės formos pavyzdys.

B.4 pav. – organizacijos struktūrinio padalinio laiško išilginės formos pavyzdys.

B.5 pav. – Pareigūno laiško išilginės formos pavyzdys.

B.6 pav. Tam tikro tipo organizacijos dokumento formos pavyzdys.

Atsisiųsti dokumentą

GOST R 6.30-2003

Vieningos dokumentacijos sistemos

VIENINGA SISTEMA
ORGANIZACIJOS IR VALDYMAS
DOKUMENTACIJA

Reikalavimai dokumentacijai

Maskva

Standartinform

Pratarmė

RUSIJOS FEDERACIJOS VALSTYBINIS STANDARTAS

Pristatymo data 2003-07-01

1 naudojimo sritis

Šis standartas taikomas organizaciniams ir administraciniams dokumentams, susijusiems su vieninga sistema organizacinė ir administracinė dokumentacija (USORD), - nutarimai, įsakymai, įsakymai, sprendimai, protokolai, aktai, raštai ir kt. (toliau – dokumentai), įtraukti į OK 011-93 „Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius“ (OKUD) (klasė 0200000).

01 - Rusijos Federacijos valstybės herbas;

02 - Rusijos Federacijos subjekto emblema;

03 - organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas);

04 - organizacijos kodas;

05 - pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN) juridinis asmuo;

11 - dokumento data;

12 - dokumento registracijos numeris;

14 - dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;

15 - adresatas;

21 - paraiškos buvimo ženklas;

22 - parašas;

23 - dokumento patvirtinimo antspaudas;

24 - dokumentų patvirtinimo vizos;

25 - atspaudas;

26 - ženklas ant kopijos patvirtinimo;

27 - ženklas apie atlikėją;

28 - pažyma apie dokumento įforminimą ir išsiuntimą į bylą;

29 - pažyma apie dokumento gavimą organizacijoje;

30 - dokumento elektroninės kopijos identifikatorius.

3 Dokumentų rekvizitų registravimo reikalavimai

3.1 Rusijos Federacijos valstybės herbas dedamas ant firminių blankų pagal federalinį konstitucinį įstatymą „Dėl Rusijos Federacijos valstybės herbo“ (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, Nr. 52, I dalis, 5021 str.).

3.2 Rusijos Federaciją sudarančio subjekto herbas dedamas ant firminių blankų pagal Rusijos Federaciją sudarančių subjektų teisės aktus.

3.3 Organizacijos emblema arba prekės ženklas (paslaugos ženklas) dedamas ant organizacijų firminių blankų pagal įstatus (organizacijos nuostatas).

3.4 Organizacijos kodas sudaromas pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių (OKPO).

3.5 Juridinio asmens pagrindinis valstybinis registracijos numeris (OGRN) tvirtinamas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.

3.6 Mokesčių mokėtojo identifikavimo numeris / registracijos priežasties kodas (TIN / KPP) įrašomas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.

3.7 Dokumento formos kodas tvirtinamas pagal visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių (OKUD).

3.8 Organizacijos, kuri yra dokumentą, pavadinimas turi atitikti pavadinimą, nurodytą jos steigimo dokumentuose.

Virš organizacijos pavadinimo nurodykite sutrumpintą pavadinimą, o jei jo nėra - visą pagrindinės organizacijos pavadinimą (jei yra).

Rusijos Federaciją sudarančių subjektų organizacijų pavadinimai, kurie kartu su valstybine Rusijos Federacijos kalba (rusų) oficiali kalba Rusijos Federacijos subjektai, spausdinami dviem kalbomis.

Organizacijos pavadinimas valstybine Rusijos Federacijos subjekto kalba arba kita kalba pateikiamas žemiau arba į dešinę nuo pavadinimo valstybine Rusijos Federacijos kalba.

Sutrumpintas organizacijos pavadinimas pateikiamas tais atvejais, kai tai yra įrašyta organizacijos steigimo dokumentuose. Sutrumpintas pavadinimas (skliausteliuose) dedamas po visu vardu arba po jo.

Filialo, teritorinio padalinio, atstovybės pavadinimas nurodomas, jei jis yra dokumento autorius, ir pateikiamas po organizacijos pavadinimu.

3.9 Nuorodiniai duomenys apie organizaciją yra: pašto adresas; telefono numeris ir kita organizacijos nuožiūra teikiama informacija (fakso numeriai, telekso numeriai, banko sąskaitos, el. pašto adresas ir kt.).

3.10 Organizacijos parengto ar paskelbto dokumento tipo pavadinimas turi būti nustatytas įstatuose (organizacijos taisyklėse) ir turi atitikti OKUD (klasė 0200000) numatytus dokumentų tipus.

3.11 Dokumento data yra jo pasirašymo ar patvirtinimo data, protokolui - susirinkimo (sprendimo priėmimo), akto - įvykio data. Dviejų ar daugiau organizacijų išduotuose dokumentuose turi būti viena (viena) data.

Dokumento data rašoma arabiškais skaitmenimis tokia seka: mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio diena ir mėnuo brėžiami dviem poromis arabiškų skaitmenų, atskirtų tašku; metai – keturi arabiški skaitmenys.

Leidžiama datą formatuoti žodiniu-skaitiniu būdu, pavyzdžiui, 2003 m. birželio 05 d., taip pat datą formatuoti seka: metai, mėnuo, mėnesio diena, pvz.: 2003.06.05.

3.12 Dokumento registracijos numerį sudaro jo eilės numeris, kuris organizacijos nuožiūra gali būti papildytas bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, atlikėjus ir kt.

3.14 Dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta nurodoma, jei ją sunku nustatyti, rekvizitais „Organizacijos pavadinimas“ ir „Organizacijos nuorodos duomenys“. Sudarymo ar publikavimo vieta nurodoma atsižvelgiant į priimtą administracinį-teritorinį suskirstymą, apima tik visuotinai priimtas santrumpas.

3.15 Adresatas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Adresuojant dokumentą pareigūnui, prieš pavardę nurodomi inicialai. Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardininku. Pavyzdžiui (toliau organizacijų pavadinimų pavyzdžiai, jų informaciniai duomenys ir kt. yra sąlyginiai):

Jei dokumentas siunčiamas kelioms vienarūšėms organizacijoms arba keliems vienos organizacijos struktūriniams padaliniams, jie turi būti nurodyti apibendrintai, pavyzdžiui:

Kiekvieną atributo „Adresas“ eilutę leidžiama centruoti ilgiausios eilutės atžvilgiu. Pavyzdžiui:

Dokumente turi būti ne daugiau kaip keturi gavėjai. Žodis „Kopija“ prieš antrąjį, trečiąjį, ketvirtąjį adresatus nenurodytas. At daugiau gavėjai sudaro dokumento platinimo sąrašą.

Reikalingas „Adresas“ gali apimti pašto adresą. Pašto adreso elementai nurodomi pašto paslaugų teikimo taisyklių nustatyta tvarka.

Siųsdami laišką organizacijai nurodykite jos pavadinimą, tada pašto adresą, pvz.:

Adresuojant dokumentą asmeniui, nurodoma gavėjo pavardė ir inicialai, po to – pašto adresas, pvz.:

3.16 Dokumentas tvirtinamas pareigūno (pareigūnų) arba specialiai išduotu dokumentu. Pareigūnui tvirtinant dokumentą, dokumento parašo antspaudą turi sudaryti žodis TINKU (be kabučių), dokumentą tvirtinančio asmens vardas, pavardė, jo parašas, inicialai, pavardė ir tvirtinimo data, pvz.

Atribute „Dokumento patvirtinimo antspaudas“ leidžiama centruoti elementus, palyginti su ilgiausia eilute, pvz.:

Kai dokumentą tvirtina keli pareigūnai, jų parašai dedami tame pačiame lygyje.

Kai dokumentas tvirtinamas nutarimu, sprendimu, įsakymu, protokolu, patvirtinimo antspaudas susideda iš žodžio PATVIRTINTA (PATVIRTINTA, PATVIRTINTA arba PATVIRTINTA), patvirtinančio dokumento pavadinimo instrumentinėje byloje, jo datos, numerio. Pavyzdžiui:

PATVIRTINTA

visuotinio susirinkimo sprendimas

Akcininkai 2003-04-05 Nr.14

Nutarimą leidžiama išduoti atskirame lape.

3.18 Teksto antraštėje yra dokumento santrauka. Pavadinimas turi atitikti dokumento tipo pavadinimą.

Pavadinimas gali atsakyti į tokius klausimus:

apie ką (apie ką)?, pavyzdžiui:

Įsakymas dėl atestacinės komisijos sudarymo;

kas (kam)?, pvz.:

Vadovaujančio eksperto pareigybės aprašymas.

Ant A5 formato blankų surašytų dokumentų teksto antraštės leidžiama nenurodyti.

3.19 Dokumento vykdymo kontrolės žyma žymima raide „K“, žodžiu arba antspaudu „Kontrolė“.

3.20 Dokumento tekstas sudaromas valstybine Rusijos Federacijos kalba arba Rusijos Federaciją sudarančių subjektų valstybinėmis kalbomis pagal Rusijos Federacijos ir Rusijos Federaciją sudarančių subjektų įstatymus.

Dokumentų tekstai sudaromi anketos, lentelės, nuoseklaus teksto arba šių struktūrų derinio forma.

Rengiant tekstą anketos forma, charakterizuojamo objekto požymių pavadinimai turi būti išreiškiami daiktavardžiu vardininko linkme arba fraze su antrojo asmens daugiskaitos esamojo ar būtojo laiko veiksmažodžiu („turėti“, „savas“ arba „buvo“, „buvo“ ir pan.). Žodžiu išreikštos charakteristikos turi atitikti ženklų pavadinimus.

Jeigu tekste yra keli sprendimai, išvados ir pan., tuomet jį galima suskirstyti į skyrius, poskyrius, pastraipas, kurios numeruojamos arabiškais skaitmenimis.

Vadovavimo vienybės principais veikiančių organizacijų dokumentuose (įsakyme, įsakyme ir kt.), taip pat dokumentuose, skirtuose organizacijos vadovybei, tekstas rašomas vienaskaitos pirmuoju asmeniu („Įsakau“, „pasiūlymas“). ", "Prašau").

Kolegialių organų dokumentuose tekstas rašomas vienaskaitos trečiuoju asmeniu („nusprendžia“, „nusprendė“).

Bendruose dokumentuose tekstas nurodomas daugiskaitos pirmuoju asmeniu („užsakome“, „nusprendėme“).

Protokolo tekstas nurodomas daugiskaitos trečiuoju asmeniu („išklausė“, „kalbėjo“, „nusprendė“, „nusprendė“).

Laiškuose naudojamos šios pateikimo formos:

Nuo daugiskaitos pirmojo asmens („prašome siųsti“, „siųsti svarstyti“);

Nuo vienaskaitos pirmojo asmens („Manau, kad tai būtina“, „Prašau paryškinti“);

Iš vienaskaitos trečiojo asmens („ministerija neprieštarauja“, „VNIIDAD mano, kad tai įmanoma“).

3.21 Pastaba apie laiško tekste nurodytos programos buvimą surašoma taip:

Naudojimas: 5 litrams. 2 egzemplioriais.

Jei laiške yra priedas, neįvardytas tekste, tada nurodykite jo pavadinimą, lapų skaičių ir kopijų skaičių; jei yra kelios programos, jos numeruojamos, pavyzdžiui:

Jei paraiškos yra įrištos, lapų skaičius nenurodomas.

Jeigu prie dokumento, kuris taip pat turi priedą, pridedamas kitas dokumentas, pažyma apie prašymo buvimą rašoma taip:

Priedas: Federalinio archyvo 2003-05-06 laiškas Nr.02-6 / 172 ir priedas prie jo, tik 3 lapai.

Jei paraiška siunčiama ne visais dokumente nurodytais adresais, pažymima apie jos buvimą taip:

Naudojimas: 3 litrams. 5 egzemplioriais. tik pirmuoju adresu.

Administracinio dokumento priede (potvarkiai, įsakymai, įsakymai, taisyklės, instrukcijos, nuostatai, nutarimai) pirmame jo lape viršutiniame dešiniajame kampe rašoma „Priedas Nr.“, nurodant administracinio dokumento pavadinimą, datą ir registracijos numeris, pavyzdžiui:

Leidžiama spausdinti posakį „PRIEDAS Nr.“ didžiosiomis raidėmis, taip pat centruoti šią išraišką, dokumento pavadinimą, datą ir registracijos numerį, palyginti su ilgiausia eilute, pvz.:

arba formoje:

Surašant dokumentą ant pareigūno firminio blanko, šio asmens pareigos paraše nenurodomos.

Kai dokumentą pasirašo keli pareigūnai, jų parašai dedami vienas po kito eilės tvarka, atitinkančia užimamas pareigas, pavyzdžiui:

Kai dokumentą pasirašo keli lygias pareigas užimantys asmenys, jų parašai dedami tame pačiame lygyje, pvz.:

Pasirašant bendrą dokumentą, pirmasis lapas surašomas ne ant firminio blanko.

Komisijos surašytuose dokumentuose nurodomos ne dokumentą pasirašiusių asmenų pareigos, o jų, kaip komisijos narių, pareigos pagal paskirstymą, pvz.:

3.23 Dokumento patvirtinimo antspaudą sudaro žodis SUTINKA, asmens, su kuriuo dokumentas buvo patvirtintas, pareigos (įskaitant organizacijos pavadinimą), asmens parašas, parašo dekodavimas (inicialai, pavardė) ir patvirtinimo data, pvz.:

Jei patvirtinimas atliekamas laišku, protokolu ir pan., patvirtinimo antspaudas surašomas taip:

3.24 Dokumento tvirtinimui išduodama dokumento tvirtinimo viza (toliau – viza), kurioje nurodomas dokumento tvirtintojo parašas ir pareigos, parašo iškodavimas (inicialai, pavardė) ir pasirašymo data. Pavyzdžiui:

Jei dėl dokumento yra pastabų, viza išduodama taip:

Pastabos rašomos atskirame lape, pasirašomos ir pridedamos prie dokumento.

Dokumento, kurio originalas lieka organizacijoje, vizos klijuojamos paskutinio dokumento originalo puslapio kitoje pusėje.

Dokumento, kurio originalas siunčiamas iš organizacijos, vizos klijuojamos siunčiamo dokumento kopijos priekinės pusės apačioje.

Galima išduoti vizos dokumentą atskirame patvirtinimo lape.

Organizacijos nuožiūra leidžiama patvirtinti dokumentą ir jo taikymą po vieną.

3.25 Antspaudo atspaudas patvirtina pareigūno parašo ant dokumentų, patvirtinančių asmenų teises, fiksuojančius faktus, susijusius su finansiniais ištekliais, bei kitų dokumentų, numatančių parašo tikrumą, tikrumą.

Dokumentai tvirtinami organizacijos antspaudu.

3.26. Patvirtinus dokumento kopijos atitiktį originalui, po rekvizitu „Parašas“ tvirtinamas patvirtinantis įrašas: „Teisingai“; kopiją patvirtinusio asmens pareigos; asmeninis parašas; parašo dekodavimas (inicialai, pavardė); sertifikavimo data, pavyzdžiui:

Leidžiama dokumento kopiją patvirtinti antspaudu, nustatytu organizacijos nuožiūra.

3.27 Pastaboje apie vykdytoją įrašomi dokumento vykdytojo inicialai ir pavardė bei jo telefono numeris. Pastaba apie atlikėją dedama paskutinio dokumento lapo priekyje arba gale apatiniame kairiajame kampe, pavyzdžiui:

V.A. Žukovas

3.28 Pažymoje apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą nurodomi šie duomenys: nuoroda į jo įforminimą liudijančio dokumento datą ir numerį, o jei tokio dokumento nėra, trumpa informacija apie vykdymą; žodžiai „Versle“; bylos numeris, kuriame bus saugomas dokumentas.

Pažymą apie dokumento įforminimą ir jo nurodymą byloje pasirašo ir nurodo dokumento vykdytojas arba struktūrinio padalinio, kuriame dokumentas buvo įformintas, vadovas.

3.29 Ženkloje ant organizacijos gavimo dokumento nurodomas kitas eilės numeris ir dokumento gavimo data (jei reikia – valandos ir minutės).

Leidžiama dokumento gavimą organizacijoje pažymėti antspaudu.

3.30 Dokumento elektroninės kopijos identifikatorius yra kiekvieno dokumento puslapio apatiniame kairiajame kampe esantis ženklas (poraštė), kuriame yra mašinos laikmenoje esančios bylos pavadinimas, data ir kiti organizacijoje nustatyti paieškos duomenys. .

4 Reikalavimai dokumentų formoms

4.1 Dokumentai sudaromi ant blankų.

Nustatyti du standartiniai dokumentų blankų formatai - A4 (210 × 297 mm) ir A5 (148 × 210 mm).

Kiekviename dokumento lape, sudarytame tiek ant formos, tiek be jo, turi būti bent šie laukai:

20 mm - kairėje;

10 mm - dešinė;

20 mm - viršuje;

20 mm - žemesnė.

4.2 Dokumentų formos turi būti sudaromos ant balto arba šviesaus popieriaus.

4.3 Dokumentų formos surašomos pagal A priedą. Apytikslės detalių išdėstymo zonų ribos pažymėtos punktyrine linija. Kiekviena zona nustatoma pagal į ją įtrauktų detalių rinkinį.

4.4 Priklausomai nuo detalių vietos, montuojamos dvi formų versijos – kampinės (AL pav.) ir išilginės (A.2 pav.).

4.5 Požymis 01 (02 arba 03) yra virš 08 atributo vidurio. Požymis 03 gali būti dedamas atributo 08 lygyje.

Detalės 08, 09, 10, 14, ribojantys ženklai detalėms 11, 12, 13 detalių išdėstymo plotų ribose dedami vienu iš šių būdų:

Centruota (kiekvienos detalių eilutės pradžia ir pabaiga vienodai nutolusios nuo srities, kurioje yra detalės, ribų);

Vėliava (kiekviena detalių eilutė prasideda nuo kairiosios srities, kurioje yra detalės, ribos).

4.6 Organizacijai, jos struktūriniam padaliniui, pareigūnui nustatomos šių tipų dokumentų formos:

Bendra forma;

firminis blankas;

Tam tikros rūšies dokumento forma.

4.7 Bendroji forma naudojama bet kokio tipo dokumentams, išskyrus laišką, gaminti. Bendroji forma, atsižvelgiant į organizacijos steigimo dokumentus, apima

detaliau 01 (02 arba 03), 08, 11, 14.

Laiško forma, atsižvelgiant į organizacijos steigimo dokumentus, apima duomenis 01 (02 arba 03), 04, 05, 06, 08, 09 ir, jei reikia, ribojančius ženklus viršutinėms zonų riboms pagal vietą. 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20 detalių.

Konkrečios rūšies dokumento, išskyrus laišką, formoje, priklausomai nuo organizacijos steigimo dokumentų, nurodomi rekvizitai 01 (02 arba 03), 08, 10, 14 ir, jei reikia, teritorijų ribų ribojantys ženklai. kur yra detalės 11, 12, 13, 18, devyniolika.

4.8 Rusijos Federaciją sudarančių subjektų organizacijoms, kurios kartu su valstybine Rusijos Federacijos kalba turi ir Rusijos Federacijos steigiamojo vieneto valstybinę kalbą, patartina naudoti išilginę formą; tuo pačiu metu detalės 08, 09, 14 spausdinamos dviem kalbomis: rusų (kairėje) ir nacionaline (dešinėje) tuo pačiu lygiu.

4.9 Rengiant dokumentus ant dviejų ar daugiau puslapių, antrasis ir paskesni lapai numeruojami.

Puslapių numeriai dedami lapo viršutinės paraštės viduryje.

A PRIEDAS
(nuoroda)

DOKUMENTŲ DUOMENŲ VIETOS SCHEMA

A.1 pav. Detalių ir zonos ribų vieta kampinės formos A4 formatu

A.2 pav. Detalių ir zonų ribų vieta išilginės formos A4 formatu

B PRIEDAS
(nuoroda)

DOKUMENTŲ FORMŲ PAVYZDŽIAI

B.1 pav. – Bendrosios organizacijos formos pavyzdys

B.2 pav. Organizacijos firminio blanko pavyzdys

B.3 paveikslas – organizacijos išilginės formos raidės pavyzdys

B.4 pav. Pareigūno laiško išilginės formos pavyzdys

B.5 pav. Tam tikro tipo organizacijos dokumento formos pavyzdys

Raktiniai žodžiai: organizaciniai ir administraciniai dokumentai, dokumentų rekvizitai, dokumentas, forma, oficialus blankas, apskaita, registracija, kontrolė, rekvizitai