Richieste in archivio in formato elettronico. Esempio di applicazione all'archivio sui parenti

Se lo vuoi sapere come fare una richiesta all'archivio sui parenti o antenati, allora questa pubblicazione è sicuramente per te. Le richieste della popolazione si dividono in tre tipologie: socio-legali (certificati su esperienze lavorative, ecc.), tematiche (informazioni biografiche su una persona) e genealogiche. Sono forniti materiali separati per le prime due specie e qui considereremo in dettaglio la domanda su come presentare una richiesta all'archivio sugli antenati. Un collegamento a un download gratuito di diversi moduli campione si trova alla fine dell'articolo, ma ti invitiamo a rivedere le spiegazioni prima di inviare per aumentare la probabilità di una risposta positiva con informazioni sugli antenati da un'agenzia governativa. Per quei lettori che vogliono risparmiare tempo e nervi, suggeriamo di ordinare un'indagine genealogica nell'archivio sui parenti nel nostro ufficio di ricerca sulla famiglia. Nell'ambito di questo servizio, a pagamento, compileremo un testo competente e forniremo le coordinate esatte degli archivi a cui è necessario inviare la domanda. Quindi, leggi le sfumature interessanti dei rapporti con i dipendenti delle sale di lettura e dei reparti di archiviazione documenti, poiché, nella maggior parte dei casi, sono loro che lavorano con richieste sui parenti che provengono dai cittadini.

Prima di fare una richiesta all'archivio sugli antenati, prestare attenzione all'importante fattore psicologico quando si comunica con i rappresentanti delle organizzazioni regionali in cui è necessario trasferire i documenti più vecchi di cento anni dall'ufficio del registro. I fondatori del sito del sito hanno cercato parenti in più di cinquanta regioni del Paese e, date queste statistiche, è emerso che la maggior parte del personale degli archivi di stato sono persone istruite e intelligenti. Secondo il personale, non è nel loro interesse ritardare l'elaborazione delle richieste di archiviazione, poiché prima aiutano il richiedente, prima inizieranno i loro compiti diretti. Vale la pena considerare il fatto che le entrate derivanti dalla risoluzione dei problemi sulle richieste di parenti (e questo è un servizio a pagamento) vanno alla tesoreria e non a nessun appaltatore specifico. Poiché le risposte alle richieste all'archivio sugli antenati non riguardano l'attività principale dei dipendenti, la tua domanda potrebbe essere respinta senza spiegare i motivi del rifiuto o con una risposta formale. Su alcune risorse Internet agenzie federali così è scritto: "l'archivio non elabora richieste di natura genealogica su parenti a causa del pesante impiego di specialisti".

Con gli uffici di stato civile (registrazione degli atti di stato civile) le cose sono diverse. Hanno l'obbligo di rispondere a una richiesta all'archivio relativa ai parenti. Le domande variano notevolmente, alcuni sono interessati al matrimonio o al suo scioglimento tra membri della famiglia più anziani, altri cercano un certificato di nascita o morte di un parente. La legislazione cambia periodicamente, motivo per cui l'esatta procedura per l'esecuzione delle richieste all'archivio sugli antenati dovrebbe essere nota al momento della richiesta. L'istituto può richiedere la prova della parentela con la persona o un certificato di morte. Ad esempio, nel corso di uno degli studi di famiglia, un dipendente del dipartimento di archiviazione dei documenti dell'anagrafe ha chiarito che è consentito richiedere informazioni solo sui morti e solo i bambini possono farlo senza ulteriore autorizzazione. Si prevede che le persone ripristineranno le prove personalmente o tramite rappresentanti autorizzati. Cioè, un nipote, con genitori viventi, non riceverà un risultato positivo su una richiesta all'archivio sui parenti di terza generazione (nonni). Se il padre o la madre non possono cercare dati, devono rilasciare una procura al notaio a nome dell'esecutore testamentario, che può essere chiunque. Tuttavia, come già accennato, l'attuale algoritmo delle azioni diventa noto in situazione specifica durante il periodo del suo verificarsi e dipende dal grado di parentela del cittadino mittente richiesta all'archivio sugli antenati, con la persona desiderata. C'è una logica nelle regole rigide. Pochi lettori saranno contenti del fatto che qualcun altro "scavi" liberamente nella biografia e nelle relazioni dei propri parenti o conduca uno studio sulla storia familiare, cercando di trovare prove compromettenti per scopi egoistici.

Come fare una richiesta all'archivio sui parenti

Dopo aver spiegato il concetto base dell'approccio alla comunicazione con gli archivisti, passiamo all'essenza del tema della pubblicazione sul sito di genealogia di Livemem. Come fare una richiesta all'archivio sui parenti in modo che non venga ignorata ed eseguita il prima possibile? Innanzitutto, determina a quale archivio cittadino o ufficio del registro devi presentare domanda con la tua domanda per cercare un antenato. La scelta dell'istituto a cui inviare una richiesta di parenti dipende dal tipo di attività (recupero di certificati o acquisizione di informazioni) e dalla data dell'evento (nascita, matrimonio o morte). Secondo la normativa, se non sono trascorsi cento anni dalla creazione dell'atto, questo deve essere conservato presso gli uffici anagrafici del territorio. Ma dalla pratica del nostro istituto di ricerca sulla famiglia, è noto che nei depositi degli archivi regionali si trovano anche atti più "giovani" di atti di stato civile. Cioè, quando i documenti di famiglia di origine sovietica sono di interesse, è necessario inviare una richiesta di parenti all'ufficio del registro nel luogo dell'evento e, se sono già stati trasferiti negli archivi federali, ne sarai informato in una lettera di risposta. I servizi pubblici stanno sviluppando un database elettronico centralizzato con informazioni rilevanti sui cittadini, pertanto è possibile che presto sarà possibile inviare richieste sugli antenati alle organizzazioni locali.

Considerando il caso di una richiesta di ricerca di fatti sui parenti dai registri parrocchiali della chiesa (i precursori dei libri con atti di stato civile, che erano documenti ufficiali ~ fino al 1917), vale la pena prestare attenzione al fatto che si tratta di necessario fare il contrario. Inizialmente, richiedere informazioni sugli antenati dagli archivi federali, a seconda della regione in cui si è verificato l'evento, e se i documenti non sono stati trasferiti loro per la conservazione, il richiedente verrà reindirizzato all'ufficio del registro. Notiamo l'intricata confusione con le regioni, dove i confini a volte cambiavano nell'ambito della divisione amministrativo-territoriale. Ci sono situazioni ambigue quando un villaggio (paese, città) e la parrocchia della sua chiesa, ad esempio, nel 1850 appartenevano a una provincia e nel 1851 a un'altra. Ciò significa che i registri parrocchiali della chiesa con la storia familiare degli antenati per una determinata località possono essere collocati in due archivi regionali. Esiste la possibilità che il cittadino non venga informato di ciò, e alla richiesta verrà data risposta con la classica risposta "non trovata". In caso di dubbio sulla completezza dell'elaborazione di una richiesta all'archivio relativa ai parenti, duplicare la lettera alle istituzioni delle città vicine, dove potrebbero essere inviati libri con registrazioni di riti ancestrali nei territori contesi.

Ora spiegheremo direttamente la procedura stessa per la compilazione di una domanda d'archivio per la ricerca di informazioni sugli antenati con la scrittura del corretto accompagnamento testuale. Consideriamo la situazione utilizzando l'esempio di una richiesta genealogica all'archivio di stato, poiché nel caso dell'anagrafe le azioni sono abbastanza simili e i moduli che abbiamo preparato utilizzando il link per il download gratuito alla fine della pubblicazione non lo sono bisogno di ulteriori spiegazioni. Una richiesta all'archivio sui parenti può essere suddivisa condizionatamente in tre blocchi (come nel campione nella prima foto): dove viene inviato il ricorso, la sua essenza e da chi è stato inviato. Diciamo subito che tutte le parti devono essere compilate, se almeno una viene omessa, allora con una probabilità del 99% la tua domanda verrà respinta. Prima di, come interrogare l'archivio sugli antenati, visitare il sito Web dell'istituto o verificare telefonicamente se i dipendenti sono coinvolti in linea di principio nella loro esecuzione. E se è in corso il lavoro con gli appelli dei cittadini sul tema della ricerca dei dati sui parenti, scopri in che modo sarebbe più conveniente per l'archivio accettare una domanda - a cura di e-mail o scrittura tradizionale. Quando le richieste vengono elaborate solo su supporto fisico (in scrivere), non sarà superfluo completare il pacco con una seconda busta. Purtroppo, secondo i racconti degli archivisti, a volte, proprio per la mancanza di mezzi propri di inoltro, le richieste di parenti possono essere ignorate (più piccolo è l'archivio, più modesto è il budget per la comunicazione degli antenati della famiglia).

Per quanto riguarda il contenuto del documento, è necessario sapere le seguenti sfumature. L'archivio in cui viene inviata la richiesta sugli antenati della famiglia e il mittente si trovano in uno spazio visivamente unico - nell'angolo in alto a sinistra. In questo caso, la domanda deve essere inviata a nome del direttore. Troverai il nome esatto e la testata attuale sul sito web dell'istituto. Questa parte della richiesta di informazioni sui parenti è simile a questa: "Al direttore dell'archivio di stato di tale e tale soggetto della Federazione Russa (regione, repubblica, territorio, ecc.), Il suo cognome, nome, patronimico (da una nuova linea)". Successivamente, indica nel modulo il tuo nome completo. il richiedente, il suo indirizzo di residenza effettiva (dove ricevere la corrispondenza), nonché i dati di contatto (numero di telefono o e-mail, e preferibilmente entrambi). Richieste anonime all'archivio relative a familiari e ricorsi senza indicazione delle modalità di riscontro, per ovvi motivi, non sono accettate per l'esecuzione da parte dei dipendenti.

Come scrivere il testo della domanda per aumentare le possibilità di un risultato positivo? Riteniamo necessario confutare il mito diffuso che dice: "più dettagliata è l'essenza della richiesta all'archivio sugli antenati, maggiore è la probabilità di ricevere una risposta con informazioni dai parenti". Questo approccio è rilevante quando si interagisce con genealogisti privati o organizzazioni specializzate come il nostro ufficio di ricerca sulla famiglia "Keepers of Family Secrets". Ma con le istituzioni statali, tutto dovrebbe accadere esattamente il contrario. Più in modo chiaro e conciso viene formulato il compito, più è probabile che l'archivio risolva la questione e consideri la richiesta di parenti in breve tempo. Non dovresti scrivere un saggio sul rispetto per gli antenati, indicare solo i fatti esatti: luogo con data di nascita, insediamento, nome di un parente, grado di parentela e anche il tipo di ingresso. Puoi scrivere dati approssimativi, ma ciò aumenterà il costo e il tempo di esecuzione di una query genealogica nell'archivio sugli antenati e, in alcuni casi, renderà impossibile la ricerca di informazioni sui parenti. Alla fine della richiesta d'archivio, nota che l'interesse è relativo al ripristino del pedigree e accetti di pagare il lavoro. Cerca di adattare l'essenza in 3-4 righe.

Un appello competente all'archivio con una richiesta di ripristinare la storia degli antenati assomiglia a questo: "Per favore, trova nel registro delle nascite (o morte) del mio bisnonno tale e tale (il suo cognome, nome, patronimico) per il X anno nel villaggio (paese, città) N. In assenza di metriche, le sarei grato se informasse sulla sicurezza dei racconti di revisione, delle confessioni e di altre fonti genealogiche per periodo specificato. Con una ricerca riuscita di un parente, vorrei rilasciare un certificato d'archivio (fare un estratto, una fotocopia o una foto della pagina). Sono pronto a pagare per i servizi." Quando sei interessato al rito del matrimonio degli antenati, sostituisci semplicemente la frase sulla nascita con il testo appropriato sul matrimonio. Il personale degli archivi non accoglie con favore parole vaghe e grandi- scalare le richieste sui parenti sotto forma di "condurre uno studio genealogico della famiglia" o "Voglio conoscere la genealogia del mio cognome" La soluzione di tali problemi è piuttosto difficile ed è improbabile che l'archivio li accolga, poiché la genealogia della famiglia non è la sua principale area di attività. Nelle conversazioni informali, gli archivisti notano che educato e comunicazione culturale motiva inoltre a prestazioni di lavoro di alta qualità, il che, in linea di principio, è del tutto naturale. Sui singoli siti degli enti, nella sezione con le regole per il trattamento delle domande, scrivono: "non sono prese in considerazione le richieste all'archivio di parenti contenenti espressioni oscene". È spaventoso immaginare con che tipo di popolazione devi avere a che fare. Non perdere la faccia, non screditare la memoria dei tuoi antenati e comportati con dignità!

In fondo al modulo, metti la data e la firma. Cioè, devi stampare il documento, firmarlo e scansionarlo (se stiamo parlando di inviarlo via e-mail). Attiriamo l'attenzione dei lettori sul fatto che non ha senso duplicare l'invio di una richiesta all'archivio sui parenti, poiché una nuova richiesta andrà alla fine della coda e creerà un onere inutile per i dipendenti. Meglio, inviare una domanda all'ente: "Le chiedo di chiarire lo stadio di esecuzione della mia richiesta dalla data Y, il richiedente è tale e tale". Per quanto riguarda le tempistiche, si evidenzia il fatto che l'esecuzione dei lavori da parte dell'archivio può richiedere sia alcuni giorni che diversi mesi. Ci sono casi confermati su Internet in cui è stato necessario attendere 10 mesi per una risposta. Tuttavia, in tutta onestà, notiamo che per le domande d'archivio sugli antenati preparate dagli specialisti del sito, il risultato di solito arriva entro 1-2 settimane, il che conferma ancora una volta l'importanza di una progettazione corretta e una chiara dichiarazione del problema. Tenendo conto di tutti i nostri consigli nella preparazione della domanda, potrai fare una corretta richiesta all'archivio sui parenti e ottenere informazioni sui familiari. A proposito, consigliamo di ordinare un piano di ricerca dettagliato dal nostro ufficio genealogico, che faciliterà notevolmente l'attuazione della ricerca di antenati, oltre ad aumentare l'efficienza del tempo speso e il denaro investito per ripristinare il pedigree.

scarica le richieste standard sugli antenati negli archivi e negli uffici anagrafici (185 Kb; formato: docx).

Se hai aggiunte, faccelo sapere nei commenti, lo faremo risorsa utile insieme!

Nella vita di ognuno può essere necessario fare riferimento a documenti d'archivio. I cittadini scrivono richieste in caso di necessità di ripristinare documenti, ricreare eventi storici, stabilendo una relazione o Ricerca scientifica. Un indubbio vantaggio è lo sviluppo diffuso di una rete di archivi sul territorio della Federazione Russa. Accanto a quelli statali, che hanno la base documentaria più ricca, ci sono anche quelli privati.

La necessità di presentare domande è dovuta alla complessa struttura degli archivi. Migliaia di fondi, raccolte di documenti, materiale fotografico e altre fonti complicano la ricerca delle informazioni necessarie. Pertanto, dovresti descrivere la richiesta nel modo più specifico possibile. Più specifichi i fatti a te noti, più velocemente il dipendente risponderà alla richiesta.

Funzionalità di compilazione

Archivi della Russia suddiviso in tipologie:

stato;
comunale;
dipartimentale;
archivi di organizzazioni;
privato.

Tutti i cittadini della Federazione Russa possono chiedere aiuto a qualsiasi organizzazione, l'importante è sapere come fare domanda correttamente.

Tipi di richiesta:

socio-giuridico– chiarire i fatti necessari nel rispetto dei diritti e degli interessi individui o aziende. Queste includono richieste di persone fisiche e giuridiche, consolari (di cittadini stranieri, funzionari);
genealogico- chiarire e chiarire i fatti della biografia degli antenati, al fine di descrivere la genealogia del clan, della famiglia;
tematico- è fatto per ottenere documenti su un fatto separato della storia o della vita di una persona. Tali richieste sono tipiche delle attività di ricerca.

Per prima cosa è necessario determinare in quale delle categorie rientra la domanda, in quale archivio possono essere collocate le informazioni di interesse.

Puoi candidarti:

al cancelliere o al MFC (passaporto richiesto);
per lettera di Russian Post;
elettronicamente o tramite il portale dei servizi pubblici.

Le moderne tecnologie e la disponibilità del Portale dello Stato unificato ti consentono di inviare applicazioni senza uscire di casa, semplificando il lavoro con gli archivi delle città russe.

Le informazioni sono fornite gratuitamente, questo è regolato dalla legge federale "Sull'organizzazione della fornitura di servizi statali e comunali" del 27 luglio 2010 N 210-FZ. L'unica cosa per la quale l'amministrazione dell'archivio può fissare un prezzo è l'elaborazione delle informazioni e la compilazione di un nuovo lavoro di ricerca da parte dei dipendenti sulla base dei documenti richiesti.

Oltre agli atti legislativi, ci sono ordini interni, statuti e regolamenti che regolano il lavoro dei dipendenti. Le regole per il lavoro degli archivi delle organizzazioni redatte dal Collegio degli archivi federali regolano il lavoro dei piccoli archivi.

Il principio generale del lavoro degli archivi è l'accessibilità e l'apertura. Sono stati creati per salvare Documenti importanti allo scopo di metterli a disposizione dei cittadini su richiesta. Tuttavia, ci sono restrizioni sull'accesso ad alcuni materiali con un determinato periodo di segretezza. Può essere documenti degli Archivi del Ministero dell'Interno, delle Forze Armate o raccolte nominali di personaggi illustri tramandato dai parenti.

Questo articolo è stato suggerito da un commento:

Vorrei che scrivessero un articolo su come sconfiggere gli archivi e mettere fuori uso l'aiuto. È impossibile aspettare.

Stiamo parlando della fase iniziale del programma "NRJ", la raccolta di documenti che dimostrano che il tuo antenato ascendente ha vissuto al momento giusto nel posto giusto:

16.4. Cittadini stranieri e apolidi di cui al paragrafo 16.1 del presente regolamento, aventi (che avevano) parenti in linea ascendente diretta, residenti stabilmente o in precedenza stabilmente residenti nel territorio della Federazione Russa o nel territorio che apparteneva all'Impero russo o al L'URSS, all'interno del confine di stato delle Federazioni Russe, presenta inoltre uno dei documenti (documenti) che confermano (confermano) la presenza di questi parenti, nonché il fatto della loro residenza permanente nel territorio di riferimento (atto di nascita, atto di matrimonio, atto di adozione, atto di morte di un parente, permesso di soggiorno, estratto del libro di casa, copia della tessera dell'appartamento, un documento contenente le informazioni sull'iscrizione militare, un documento di identità militare o altro documento (documentazione).
16.5. In assenza dei documenti specificati nelle clausole 16.3 e 16.4 del presente Regolamento, i richiedenti presentano certificati d'archivio, estratti di documenti d'archivio, copie di documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e (o) altri documenti d'archivio.

Lascia che ti ricordi: se hai intenzione di andare al NPR, avendo un permesso di soggiorno ottenuto nell'ambito di un altro programma, non è necessario raccogliere i certificati di un antenato.

In articoli sui successi ottenuti in NPR ( , ) sulla raccolta dei certificati, poche persone scrivono in dettaglio, tuttavia, questa fase è una delle più difficili, perché non puoi nemmeno calcolare approssimativamente quanto tempo ci vorrà e se sarà coronato da un risultato positivo. E non si può nemmeno incolpare il servizio migratorio - qui il suo ruolo è insignificante, a livello di "accettano un certificato di nascita - no, non basta". Tutto dipende dalla tua perseveranza, ingegno e dal desiderio del personale dell'archivio di aiutarti.

È davvero così difficile ottenere aiuto?

Sì. Prima di tutto, un unico database, un'istituzione o organizzazione, un indirizzo a cui è possibile presentare domanda e ricevere un certificato/estratto che conferma la residenza permanente in Russia (RSFSR) (soprattutto su Internet, in modalità "online")NON ESISTE .

Tale certificato/documento può essere ottenuto da varie organizzazioni, il cui elenco è piuttosto ampio (uffici passaporti, organismi di gestione, archivi, ecc.).

In secondo luogo, i dipendenti di queste organizzazioni non sono affatto sempre dell'umore giusto per aiutare uno sconosciuto gratuitamente il prima possibile. È nel tuo interesse non solo raccogliere tu stesso la quantità massima di dati per la richiesta, ma anche ricordarti regolarmente di te (ad esempio chiamando).

Di seguito è riportato il principio di approccio al problema.

Tra i principali documenti che possono essere ripristinati o recuperati (duplicati) ci sono i documenti dell'anagrafe: certificati di nascita, matrimonio, morte (è necessario conoscere le date con esattezza, o almeno in quale anno è stato compiuto l'atto, altrimenti il anagrafe può essere rifiutata, spiegando che non hanno la possibilità di spalare l'intero archivio).

È imperativo che in questa catena da te all'antenato, oltre ai certificati di nascita, debbano essere presi i certificati di morte per i morti. Se possibile - e sul matrimonio.

Se invii una richiesta all'anagrafe di un'altra città, assicurati di: oltre all'indirizzo postale di residenza (cap, ecc.), indicare nella richiesta l'indirizzo dell'anagrafe a te più vicino dove ti verrà inviata la risposta.

Nella richiesta, in qualsiasi forma, indicare l'essenza del documento di cui si ha bisogno, indicare le informazioni conosciute più dettagliate, nonché i dati personali completi.

Il termine di considerazione è fino a 30 giorni. Non aspettare a lungo. Chiama e chiedi gli esiti della richiesta (ora non ci sono problemi né con l'indirizzo dell'ente né con i numeri di telefono, è facile scoprirlo via Internet). Se viene trovato un record di atto, il documento verrà inviato.

All'anagrafe locale, al ricevimento dell'atto, chiederanno di confermare il rapporto: hai bisogno del tuo certificato di nascita e più avanti lungo la catena (ad esempio un genitore, se porti un documento per tuo nonno); + certificato di morte dell'antenato (se l'antenato è morto) e il tuo passaporto con una traduzione autenticata in russo (puoi venire immediatamente con le fotocopie).

Preparati che quando ricevi un documento "in una generazione" - se ricevi, ad esempio, un duplicato del certificato di nascita di tuo nonno e il tuo genitore (padre o madre) è vivo, potrebbe richiedere una procura notarile (da padre-madre), oppure - saranno rilasciati solo a loro. Quelli. per certo personalmente a te senza la procura rilascerà il documento solo sul genitore.

Per i parenti più lontani lungo la catena: o una procura da un antenato intermedio vivente - o un certificato di morte (il certificato di morte conferma quindi che sei un unico discendente diretto).

Il periodo di conservazione dei libri di registrazione statale degli atti di stato civile negli uffici del registro è di 100 anni (articolo 77 della legge federale "Sugli atti di stato civile").

Il modulo n. 9 contiene informazioni sulle persone registrate nello spazio abitativo. Viene spesso ottenuto per l'esecuzione di operazioni di acquisto e vendita, altre operazioni immobiliari. Per ottenere, contattiamo l'organizzazione che mantiene i registri di registrazione per questa costruzione di alloggi (HOA, ecc.). Va tenuto presente che per i cittadini estranei (non registrati) in questo spazio abitativo, chiederanno una procura al proprietario dell'appartamento per ottenere un certificato.

Un certificato di registrazione può essere ottenuto anche presso l '"ufficio passaporti" dell'UVM. Tuttavia, informazioni sulla cancellazione (a causa di partenza verso un'altra località, o morte), secondo il Regolamento amministrativo per l'esecuzione da parte dell'FMS della funzione statale di organizzazione e conduzione dei lavori di indirizzo e di riferimento, ordinanza n. 422 del 29/10/2007. p.52 sono conservati per 10 anni, dopodiché sono soggetti a distruzione.

L'antenato era un militare regolare: una copia del suo fascicolo personale sarà conservata nell'Archivio Centrale del Ministero della Difesa della Federazione Russa (TsAMO) http://archive.mil.ru/ (Regione di Mosca, Podolsk, Kirova S., 74).

Se era un militare regolare fino al 1941. - presentare una richiesta all'Archivio militare statale russo http://rgvarchive.ru/ (Mosca, Adm. Makarova, 29).

Per cercare informazioni sugli antenati come partecipanti alla seconda guerra mondiale, può essere utile il seguente collegamento:

Generale: quando invii una richiesta per posta a qualsiasi organizzazione, istituzione: inserisci in una busta le fotocopie dei documenti che confermano il tuo rapporto con la persona di cui stai chiedendo informazioni. È davvero necessario.

Archivi distrettuali, cittadini e regionali (a seconda della subordinazione amministrativa dell'insediamento). In ogni caso, ogni regione/soggetto dispone di un Archivio Regionale dello Stato. Archivi dipartimentali e archivi di istituzioni/organizzazioni specifiche. Come autorità finale - gli archivi federali della Federazione Russa.

Impariamo dagli indirizzi Internet (anche elettronici) e dai numeri di telefono. Chiamiamo (è più razionale così), scopriamo se hanno le informazioni necessarie (altrimenti scopriamo chi altro possiamo contattare). Quindi inviamo loro una richiesta scritta.

La richiesta è formulata in qualsiasi forma.

Assicurati di indicare il destinatario, il motivo del ricorso (nel nostro caso la richiesta sarà "sociale e legale" ed è gratuita), formulare domande specifiche. Le informazioni note dovrebbero essere il più dettagliate possibile. Chiedere se è impossibile aiutare con l'essenza della richiesta, suggerire l'indirizzo dell'organizzazione autorizzata o chiedere di trasferire la richiesta secondo competenza.

Innanzitutto, indica brevemente lo scopo per il quale stai richiedendo informazioni. Inoltre - le informazioni più conosciute sull'antenato. Puoi allegare una copia del suo certificato di nascita. Per comodità e facilità di percezione (nell'archivio, dopotutto, lavorano anche le persone viventi!) Assicurati di indicare le informazioni conosciute in ordine cronologico.

Sii il più specifico possibile sulle domande che vuoi porre.

In un'offerta separata, chiedi se le informazioni richieste non sono disponibili, suggerisci dove altro puoi rivolgerti o chiedi di reindirizzare la tua richiesta di competenza.

È inoltre necessario indicare i propri dati personali: nome completo, e indirizzo di ritorno, indicando il codice postale. Si consiglia di fornire un numero di telefono e un indirizzo e-mail.

Sui siti dell'Archivio di Stato è inoltre possibile trovare un servizio a pagamento "ricerca genealogica". Il listino prezzi e la procedura per l'erogazione dei servizi sono reperibili sul sito dell'Archivio di Stato. Di norma, in questo caso, si propone di inviare all'archivio una lettera questionario, nella quale sono indicati gli elementi obbligatori, senza la quale la ricerca è impossibile. Se le informazioni specificate sono sufficienti per effettuare una ricerca tra i documenti dell'Archivio di Stato, al richiedente viene inviata una ricevuta di pagamento anticipato. Al termine dei lavori, viene inviato un calcolo definitivo del costo (compreso il pagamento anticipato) e una ricevuta. La tariffa viene addebitata indipendentemente dal risultato della ricerca.

Inoltre, non bisogna dimenticare la possibilità di una ricerca indipendente nelle sale di lettura degli archivi.

Individui (organizzazioni) che forniscono servizi di ricerca genealogica su base retribuita- come scelta possibile, tuttavia, alla fine, i documenti (copie) da te ricevuti devono essere adeguatamente certificati.

Risultati. Algoritmo di azione

1. Scorri il tuo archivio personale, ti siedi al tavolo, sulla base di documenti e informazioni a te noti, SCRIVI tutti i fatti noti e attendibili della biografia. Ti rivolgi a parenti viventi per informazioni, forse hanno conservato dei documenti. Sarà utile con l'aiuto di Internet anche ottenere informazioni su un determinato luogo, tempo, eventi politici ed economici (quale insediamento, occupazione della popolazione, impianti industriali, templi, ecc.).

2. Quando il quadro generale diventa chiaro, puoi passare alle richieste. Dalla città agli archivi regionali e federali. Compresi quelli dipartimentali. Gestiamo le richieste come conferma di fatti noti - per conferma documentale. E nella direzione opposta: il tuo parente compare negli elenchi dei lavoratori dell'impresa (tu, ad esempio, hai appreso che in un determinato momento in un dato località era l'unica compagnia Tutte le repressioni, gli esili, le evacuazioni si riflettevano in qualche modo nelle "basi" generali dei dipartimenti.

Archivio: un'istituzione statale che garantisce la sicurezza dei documenti, condizioni favorevoli per il loro utilizzo, fornisce informazioni alle autorità potere statale e autogoverno locale, e soddisfa anche i bisogni informativi della popolazione. E ottenere le informazioni necessarie a tutelare gli interessi personali dei cittadini è un nostro diritto inalienabile. Considera le fasi che una persona attraversa quando si candida all'archivio.

Quali sono le richieste?

Le richieste sono di tre tipi:

tematico- richieste di informazioni su un argomento, argomento, evento o fatto specifico. Ad esempio, una richiesta biografica, che stabilisce le informazioni necessarie per studiare la vita di una determinata persona, chiarisce i fatti della sua biografia;
genealogico- richieste che esprimono la necessità di informazioni documentali che stabiliscono la parentela, legami familiari due o più persone, storia familiare, clan;
socio-giuridico- richieste di una determinata persona o organizzazione relative alla garanzia dei loro diritti e legittimi interessi. Sono divisi in tre gruppi:
- natura ufficiale dal legislativo e potere esecutivo;
- da persone fisiche e giuridiche;
- richieste di cittadini russi, stranieri e apolidi residenti all'estero, i cosiddetti consolari.

Per noi, le più interessanti saranno le richieste sociali e legali di persone fisiche e giuridiche. Secondo le Regole per l'organizzazione dell'archiviazione, dell'acquisizione, della contabilità e dell'uso dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa, le richieste sociali e legali includono le richieste di conferma di:

esperienza lavorativa e stipendio
servizio in unità e formazioni militari,
sullo stato di salute,
premiazione, titoli di assegnazione,
ricevere un'istruzione,
l'uso della repressione
su atti di stato civile, ecc.

Esempio 1

Comprimi spettacolo

Ad esempio, dopo aver analizzato il libro di lavoro di un dipendente assunto per una posizione manageriale e di responsabilità, l'impresa vorrà assicurarsi che il dipendente abbia davvero avuto un'esperienza lavorativa in una grande azienda. Qualora l'impresa sia stata liquidata con le modalità previste dalla legge (anche a seguito di procedura fallimentare) o sia stata trasformata in modo tale da comportare il trasferimento di atti relativi al personale all'archivio, il datore di lavoro può rivolgersi all'archivio con apposita richiesta.

Non è raro il fastidio di preparare i documenti relativi alla nomina delle pensioni ai dipendenti.

Servizi gratuiti ea pagamento

Tutte le indagini socio-legali sono svolte dall'archivio a titolo gratuito. Ma ci sono delle eccezioni:

se è necessario evadere la richiesta con urgenza (entro 1-5 giorni dalla data della richiesta);
rilasciare un duplicato o riemettere un certificato d'archivio in sostituzione di quello smarrito o danneggiato per colpa del richiedente (salvo incidenti documentati);
fare più copie del certificato d'archivio su richiesta del richiedente;
fare una richiesta di esperienza lavorativa e salari per un periodo superiore a 5 anni (60 mesi consecutivi);
fare una richiesta di proprietà.

Non è previsto alcun canone per i servizi nella sala di lettura dell'archivio (ad eccezione dei servizi non previsti dal Regolamento per il lavoro degli utenti nelle sale di lettura degli archivi di stato della Federazione Russa).

La nomenclatura dei lavori pagati e dei servizi eseguiti dagli archivi è stabilita dal Servizio archivistico federale della Russia. Su questa base, l'archivio può elaborare un elenco più dettagliato, che il direttore approva. L'archivio, inoltre, può determinare autonomamente le categorie di persone giuridiche e di persone fisiche (pensionati, portatori di handicap, orfanotrofi, ecc.), per le quali l'attività lavorativa ei servizi sono svolti a condizioni preferenziali.

Richiedi i termini di esecuzione

Secondo le Regole di base per il lavoro degli archivi delle organizzazioni (approvato con decisione del Collegio degli archivi federali del 6 febbraio 2002) il termine per l'esecuzione delle richieste di natura sociale e giuridica secondo i documenti dell'archivio non deve superare i 30 giorni dalla data di registrazione della richiesta. Con l'autorizzazione della direzione dell'archivio, tale termine può essere prorogato se necessario, ma non oltre i 30 giorni con l'obbligo di comunicazione del richiedente. Se, dopo la scadenza scadenze non pervenuta la risposta, occorre rivolgersi all'autorità di gestione archivistica della regione con richiesta, per quale motivo il ricorso diretto non è stato eseguito.

Le richieste vengono eseguite secondo la procedura per l'utilizzo dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa, stabilita dalla legge federale n. 125-FZ del 22 ottobre 2004 "Sull'archiviazione nella Federazione russa", legge federale n. 24-FZ del 20 febbraio 1995 "Sull'informazione, l'informatizzazione e la protezione delle informazioni".

Se la tua richiesta è considerata non fondamentale, quindi il suo trasferimento di proprietà ad altri archivi o enti deve essere effettuato entro 5 giorni dalla data di ricezione della richiesta all'archivio, e di ciò devi essere informato.

Dove fare domanda?

In primo luogo, quale archivio dovresti contattare dipende dalla scala dell'organizzazione a cui sei interessato: se hai bisogno di dati su una persona che lavora (ha lavorato) in un istituto di subordinazione federale, dovresti contattare gli archivi federali; subordinazione repubblicana, regionale, regionale - agli archivi di stato della regione corrispondente; subordinazione di città e distretto - agli archivi comunali.

Esempio 2

Comprimi spettacolo

Se è necessario richiedere informazioni su una persona che ha lavorato presso un'impresa statale liquidata a Mosca, è necessario contattare l'Archivio statale centrale dei documenti sul personale dei liquidati imprese statali, istituzioni, organizzazioni di Mosca.

Se una persona ha lavorato in un'impresa di subordinazione municipale o in un'organizzazione non governativa, la ricerca di documenti dovrebbe iniziare con l'archivio della città o del distretto. Insieme a organizzazioni commerciali vi sono difficoltà legate alla mancanza di meccanismi legali per richiedere il trasferimento di documenti per l'archiviazione statale.

Per scoprire quale archivio contattare, puoi utilizzare il sito www.rusarchives.ru. Esiste anche una guida online agli archivi della Russia www.guides.rusarchives.ru, che consente di effettuare ricerche in 31 archivi federali e 49 regionali e comprende circa 140mila fondi archivistici contenenti dati socio-politici, storici, militari, economici e altro documentazione.

Come fare una richiesta?

Non ci sono requisiti rigorosi per la richiesta, la domanda è fatta in forma libera, ma indirizzata al direttore dell'archivio. Indipendentemente dal tipo di richiesta, devono essere fornite le seguenti informazioni:

cognome, nome, patronimico della persona di interesse in questo momento e, necessariamente, cognome nel periodo richiesto (indicare l'anno in cui il cognome è stato cambiato, se avvenuto);
l'indirizzo a cui inviare la risposta di archivio;
il tuo numero di telefono di contatto;
su cosa e per quale scopo vengono richieste le informazioni.

Ecco le query più comuni e spiega cosa è necessario specificare in ciascuna di esse per consentire l'esecuzione di tale query:

In generale, alcuni archivi accettano non solo richieste sociali e legali redatte su carta, ma anche inviate per e-mail, e alcuni anche per telefono.

Esempio 3

esempio di domanda per la ricezione del certificato di stipendio d'archivio

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Esempio 4

Esempio di lettera di richiesta di una persona giuridica (modulo di esempio)

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Trascrizione d'archivio

Molto spesso, il richiedente riceve una risposta alla richiesta sotto forma di certificato d'archivio, meno spesso - un estratto d'archivio o una copia del documento.

Secondo GOST R 51141-98 “Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni" trascrizione d'archivio - si tratta di un documento d'archivio ufficiale contenente informazioni provenienti da documenti d'archivio relativi all'oggetto della richiesta, con indicazione degli indirizzi degli atti.

Diamo un'occhiata ad alcuni riferimenti che vengono emessi per le richieste più popolari.

Il certificato archivistico attestante l'anzianità di servizio riporta i dati relativi al tempo per il quale sono disponibili informazioni negli atti archivistici: vengono riportati il nome esatto della posizione ricoperta dal cittadino e il periodo della sua attività lavorativa (vedi Esempio 5). I registri del personale, i questionari, le autobiografie, compilati personalmente da un cittadino, sui quali non sono presenti segni di verifica delle informazioni in essi contenute sulla base dei documenti o certificati originali presentati, non possono fungere da base per il rilascio di certificati di anzianità d'archivio (se necessario , la presente informativa è riportata per iscritto). Come documenti di prova anzianità, vengono utilizzati solo ordini per l'attività principale, conti personali, libretti, tessere sindacali.

Il certificato per la nomina o il ricalcolo di una pensione contiene le informazioni secondo le modalità determinate dall'ente che eroga le pensioni ai cittadini. Le informazioni sui guadagni sono incluse nel certificato così come sono riportate nei documenti dell'archivio. I dati sono presentati separatamente per ogni anno senza sommatoria entro l'anno. L'archivio non calcola la retribuzione media mensile e media annuale. In assenza di documenti sui salari, lo stipendio ufficiale può essere stabilito sulla base della tabella del personale dell'organizzazione per il periodo pertinente, altri pagamenti - sulla base di ordini su questioni relative al personale o sulle attività principali.

Nel certificato di istruzione, in assenza di informazioni nei documenti sulla laurea da parte di un cittadino di un istituto di istruzione, è indicato in quale corso o in quale classe ha studiato.

Quando si eseguono richieste ripetute o si compila su richiesta di un cittadino (organizzazione) un certificato simile a quello precedentemente rilasciato, l'archivio verifica la conformità delle informazioni incluse in questo certificato con quelle contenute nei documenti e, se vengono trovate informazioni aggiuntive, li include nel certificato archivistico riemesso.

Esempio 5

Esempio di riferimento all'archivio

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Qualora nell'archivio non vi siano documenti necessari per evadere la richiesta, viene redatta una risposta sul modulo d'archivio in cui sono evidenziate le ragioni dell'assenza di documenti contenenti le informazioni richieste, e sono fornite le necessarie raccomandazioni. Nel preparare le risposte “negative”, gli archivisti cercano di evitare diciture come “i documenti non sono stati conservati nell'archivio”, di solito al richiedente vengono fornite raccomandazioni su come trovare le informazioni necessarie o il motivo della mancanza di documenti d'archivio sull'argomento della la richiesta è spiegata. In caso di prova documentata della perdita di documenti d'archivio contenenti le informazioni richieste, l'archivio può (ma non è obbligato a) rilasciare un certificato sui motivi della loro perdita, se necessario autenticato dal sigillo dell'archivio.

Si precisa che il testo della citazione d'archivio è riportato nella sequenza cronologica degli eventi; in alcuni casi riproduce citazioni da documenti d'archivio. Dopo il testo del riferimento sono indicati i dati di ricerca dei documenti che sono serviti come base per la sua compilazione (numeri fondi, inventari, casi, fogli del documento) Si precisa che il testo nel riferimento d'archivio è dato in una sequenza cronologica di eventi, in alcuni casi vi sono riprodotte citazioni da documenti d'archivio. Dopo il testo del certificato sono indicati i dati di ricerca dei documenti che sono serviti come base per la sua compilazione (numeri di fondi, inventari, fascicoli, fogli del documento).

In generale, è abbastanza difficile unificare la forma delle informazioni di archiviazione e la forma di scrittura di una richiesta. Tuttavia, ci sono Raccomandazioni per la preparazione di riferimenti archivistici e risposte a richieste standard di natura sociale e giuridica emesse da istituzioni archivistiche della Federazione Russa (lettera dell'Archivio federale del 14 marzo 2005 n. 6 / 486-K). Le Raccomandazioni forniscono 12 esempi di riferimenti archivistici per diverse situazioni.

Le copie del certificato d'archivio (senza timbro e sigillo) sono certificate dal responsabile dell'archivio e rimangono nell'ufficio dell'archivio.

Si noti che i riferimenti archivistici differiscono per il nome del tipo di documento "ARCHIVIO CERTIFICATO" da altri riferimenti, che sono chiamati semplicemente "RIFERIMENTO".

Le società commerciali hanno anche il diritto di rilasciare certificati d'archivio, estratti d'archivio, ma a condizione che abbiano un archivio sotto forma di unità separata. In caso contrario, saranno limitati a certificati ordinari, estratti e copie.

Secondo le Regole di base per il funzionamento degli archivi delle organizzazioni, approvate con decisione del Collegio degli archivi federali del 6 febbraio 2002 e vincolanti per tutte le organizzazioni non governative, l'archivio è creato come unità strutturale indipendente dell'organizzazione o un'unità nell'ambito del servizio di gestione dei documenti (gestione dell'ufficio), che riceve e archivia i documenti d'archivio dalla finalità di utilizzo. Certificati, copie d'archivio ed estratti identici all'originale sono certificati dalla firma del capo dell'organizzazione o di una persona da lui autorizzata (il capo dell'unità che include l'archivio) e dal sigillo ufficiale dell'organizzazione.

Estratto d'archivio e copia d'archivio

Sull'estratto d'archivio e sulla copia d'archivio, vengono apportate le designazioni appropriate - "ESTRATTO D'ARCHIVIO" o "COPIA D'ARCHIVIO". Sono redatti sulla forma dell'archivio, ma quando si effettuano fotocopie e xero di documenti d'archivio, la forma dell'archivio non viene utilizzata.

Quando si emette un estratto, il nome del documento originale, il suo numero e la data sono riprodotti integralmente (vedi Esempio 6). Il contenuto dell'estratto d'archivio del documento deve soddisfare la richiesta. Non deve essere violata la coerenza del contenuto e l'esatto significato di ciascun estratto dal testo degli atti. I puntini di sospensione sono posti all'inizio e alla fine di ogni estratto del documento, nonché nei punti in cui vengono omesse singole parole. In un estratto d'archivio, puoi fornire solo estratti da un documento.

Attenzione! Parole ed espressioni separate di un documento autentico che sollevano dubbi sulla loro autenticità dovrebbero essere specificate con le parole: "così nel documento".

Le copie e gli estratti d'archivio sono certificati dalla firma del responsabile dell'archivio e dal sigillo ufficiale dell'organizzazione.

Esempio 6

Esempio di estratto d'archivio

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Dopo il testo dell'estratto d'archivio, sono indicati il codice d'archivio ei numeri di foglio dell'unità di archiviazione del documento d'archivio che è servito come base per l'emissione di tale estratto (vedi Esempio 6).

La copia d'archivio ripete completamente il documento richiesto. Sul retro sono apposti codici archivistici e numeri di foglio delle unità di archiviazione del documento archivistico.

Tutti i fogli di una copia o di un estratto d'archivio devono essere rilegati, numerati e certificati dal responsabile dell'archivio nei luoghi di fissaggio.

I documenti informativi predisposti dall'archivio, le copie d'archivio e gli estratti sono inviati al richiedente tramite posta ordinaria.

Se hai trasferito documenti nella memoria di un'organizzazione di terze parti

Supponiamo che la tua azienda abbia trasferito i suoi documenti per la custodia a un'organizzazione di terze parti che fornisce tali servizi in modo professionale. Tali servizi sono forniti non solo dagli archivi commerciali, ma anche da quelli statali/comunali. Titolare degli atti continua ad essere l'impresa nel cui territorio gli atti non si trovano più. Chi in questo caso ha il diritto di rilasciare certificati d'archivio: il custode o il proprietario?

Ai sensi dell'articolo 892 del codice civile della Federazione Russa n. 14-FZ del 26 gennaio 1996, il custode non ha il diritto di utilizzare la cosa trasferita per la conservazione senza il consenso del depositario, nonché di fornire l'opportunità di utilizzare a terzi, salvo i casi in cui l'uso della cosa immagazzinata sia necessario per garantirne l'incolumità e non sia in contraddizione con il contratto di custodia. Pertanto, se si desidera delegare al custode l'autorità di emettere certificati per richieste sociali e legali e risparmiare tempo, specificare questa condizione nel contratto di esternalizzazione. In caso contrario, sarà il titolare dell'azienda a occuparsi dei documenti in proprio: se necessario, dovrai richiedere all'ufficio i documenti precedentemente esportati, trattarli e redigere un certificato d'archivio, poiché il rilascio della riservatezza delle informazioni è ancora una priorità .