Cahiers d'emploi. Comment remplir un cahier de travail

Nous présentons des exemples prêts à l'emploi de remplir des cahiers de travail en 2019, qui sont préparés en stricte conformité avec le Code du travail de la Fédération de Russie.

Les troudoviks ont commencé à infliger des amendes aux comptables et aux agents du personnel pour des erreurs dans le remplissage des cahiers de travail. Le magazine "Simplification" vous aidera à corriger les erreurs sans pénalité :

Règles pour remplir un cahier de travail en 2019

Les instructions pour remplir les cahiers de travail ont été approuvées par le ministère du Travail et du Développement social de la Fédération de Russie en date du 10 octobre 2003 n ° 69.

Selon les instructions :

les enregistrements des dates dans toutes les sections doivent être faits en chiffres arabes (jour et mois - à deux chiffres, année - à quatre chiffres).

Par exemple, si un salarié a été embauché le 25 décembre 2017, une entrée est faite dans le cahier de travail : « 25/12/2017 »

pour faire des inscriptions, utilisez un stylo plume, gel ou stylo à bille en noir, bleu ou violet
les abréviations ne sont pas autorisées

Par exemple, "pr." au lieu de "commander", etc.

dans les sections "Informations sur le travail" et "Informations sur le prix", il n'est pas permis de rayer les entrées faites plus tôt (même si elles ne sont pas valides)

Même une petite faute de frappe dans le travail est une raison pour que la CRF ne compte pas l'ancienneté du travailleur, voyez quelles erreurs peuvent être dangereuses dans l'article.

Comment corriger une erreur dans un classeur

S'il est nécessaire de modifier une entrée, il faut indiquer après la dernière d'entre elles le numéro de série suivant, la date de création d'une nouvelle entrée, puis dans la colonne 3 écrire: "L'entrée pour le numéro tel ou tel est invalide ."

Après cela, vous devez saisir les données requises. Par exemple : « Accepté par tel ou tel métier (poste) ». Ensuite, la colonne 4 reprend la date et le numéro de l'ordre (instruction) ou autre décision de l'employeur, dont l'entrée a été incorrectement saisie dans le cahier de travail, ou la date et le numéro de l'ordre (instruction) ou autre décision de l'employeur. employeur, sur la base duquel la saisie correcte est effectuée.

De la même manière, une mention de mutation à un autre emploi, etc., est invalidée.

Si la fiche de licenciement dans le livret de travail est invalide

S'il existe une mention dans le livret de travail concernant un licenciement ou un transfert dans un autre emploi permanent, reconnu par la suite invalide, un duplicata du livret de travail est délivré sur demande écrite du salarié sans faire d'inscription déclarée invalide.

En même temps, dans le coin supérieur droit de la première page du cahier de travail en double, une inscription est faite: "Dupliquer".

Sur la première page (page de titre) du cahier de travail précédent, il est écrit : « Un duplicata a été délivré à la place » en indiquant sa série et son numéro.

Cahiers de travail électroniques

L'idée de passer aux cahiers de travail électroniques a longtemps été évoquée, car il est évident qu'un cahier de travail papier est gênant tant pour l'employé que pour l'employeur. De plus, la Caisse de retraite de la Fédération de Russie consacre chaque année énormément de temps à transférer les informations du travail et à les traiter. Sur la base de ce qui précède, nous sommes arrivés à la conclusion que le document électronique est vraiment une bonne solution.

Le gouvernement de la Fédération de Russie a l'intention d'autoriser l'utilisation des cahiers de travail "normaux" et électroniques. Dans tous les cas, la transition se fera progressivement, et remplir des cahiers de travail sur papier reste encore une urgence en 2019.

Exemples de remplissage d'un cahier de travail en 2019

Le sceau dans le travail n'est mis que s'il est disponible.

Comment écrire des mots dans un cahier de travail

À DROITE: Licencié en raison de la réduction du personnel de l'organisation, clause 2 de la partie 1 de l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie

MAUVAIS: Licencié en raison de la réduction du personnel de l'organisation, paragraphe 2, partie 1, art. 81 du Code du travail de la Fédération de Russie

Mise en page de la page de titre

La page de titre est remplie par l'organisation (IP), le travail dans lequel pour l'employé était le premier dans la vie. Sur la page de titre, vous devez écrire le nom de l'employé, sa date de naissance, sa formation, sa profession, la date de remplissage du cahier de travail, la signature de l'employé et la signature de la personne qui tient les dossiers du personnel dans l'entreprise ( responsable du personnel, comptable, gestionnaire ou entrepreneur individuel).

Apporter des modifications à la page de titre

Pour apporter des modifications sur la page de titre, barrez la mauvaise et écrivez la bonne inscription à droite selon notre modèle. Datez et signez.

Recrutement

Le processus d'embauche se déroule ainsi. Dans la colonne de gauche, inscrivez le numéro et la date de l'enregistrement. Dans la colonne "informations sur l'embauche ...", écrivez le nom complet et l'abréviation de l'organisation ou de l'entrepreneur individuel.

Exemple:

Société à responsabilité limitée Alfa (Alfa LLC)
Entrepreneur individuel A.A. Petrov (IP AA Petrov)

Transfert à un autre poste

Le transfert à un autre poste est délivré par ordre. Voir un exemple de livre ci-dessous.

Licenciement à la demande du salarié

Le licenciement est prononcé en stricte conformité avec le Code du travail de la Fédération de Russie. Dans le même temps, il est nécessaire d'écrire sur la base de quel article du Code du travail de la Fédération de Russie l'employé a été licencié. Si vous faites une erreur ici, l'employé peut contester le licenciement devant le tribunal. Vous ne pouvez pas raccourcir l'inscription.

Le libellé devrait être le suivant: Le contrat de travail a été résilié à l'initiative de l'employé, clause 3 de la partie 1 de l'article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie.

Au-dessous de cette inscription se trouve la signature du responsable du personnel et la signature de l'employé.

Veuillez noter qu'en cas de licenciement, la signature du responsable du personnel et de l'employé est apposée dans le livre.

Licenciement pour cause de réduction des effectifs

Pour le licenciement en raison d'une réduction du personnel, le libellé doit être le suivant: Licencié en raison de la réduction du personnel de l'organisation, clause 2 de la partie 1 de l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie

Erreur dans le nom de l'entreprise

Dans le cahier de travail, vous indiquez le nom complet et abrégé de l'entreprise sous forme d'en-tête - avant le relevé d'emploi (Instruction n° 69). Les incohérences dans l'intitulé doivent être corrigées afin que le PFR ne prive pas le salarié de l'ancienneté dans votre entreprise. Le nom dans le livre peut différer de la charte si la société a apporté des modifications au registre d'État unifié des entités juridiques ou des informations incorrectement écrites.

L'entreprise a changé de nom.Écrivez que l'organisation a été renommée et indiquez les détails du document sur la base duquel l'entreprise a changé de nom.

Vous avez fait une erreur dans le titre. Si vous avez rempli le mauvais nom avant l'entrée du travail, annulez l'entrée. Pour ce faire, notez sans numéro qu'une erreur s'est glissée dans le nom (voir exemple 6 ci-dessous). Le mauvais nom ne peut pas être barré.

Un carnet de travail est un document officiel qui confirme l'expérience de travail d'une personne. Il contient des informations sur les travaux actuels et précédents. La nécessité de ce document réside dans l'information du nouvel employeur sur l'expérience de travail, ainsi que dans le calcul de l'expérience de travail.

Les règles de remplissage des cahiers de travail sont les mêmes pour tout le monde. Considérons-les.

Dispositions générales

Si vous postulez à un emploi pour la première fois, vous pouvez acheter de la main-d'œuvre dans des kiosques de presse spécialisés. Sa forme a été approuvée par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n ° 225 et n'a pas changé de façon spectaculaire.

Un livre non rempli est soumis (ou commencé) au premier emploi officiel. Il n'y a pas d'entrées, donc le premier employeur doit faire les premières entrées.

En collaboration avec l'employeur en vertu d'une convention de droit civil, l'existence et la réalisation d'un livret de travail ne sont pas requises.

Le travail pendant le travail est laissé dans l'entreprise et n'est remis au salarié qu'au moment de son licenciement officiel. Les règles de tenue des cahiers de travail sont les suivantes :

Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225 ;
Décret du ministère du Travail de Russie du 10 octobre 2003 n ° 69.

Ils disent que tous les changements de carrière (évolution et déclassement) sont consignés par écrit par un spécialiste des ressources humaines ou le chef de l'entreprise où l'employé est officiellement enregistré.

Selon nos informations, il n'y aura pas de révision globale des règles de remplissage des cahiers de travail en 2018. Bien sûr, des rumeurs continuent de circuler sur leur annulation, mais ce n'est qu'une perspective lointaine.

Comment prendre des notes

Tous les changements concernant la position officielle de l'employé sont inscrits dans le livre, y compris la promotion dans la catégorie (évolution de carrière), les récompenses reçues, les transferts vers une autre unité structurelle, etc.

Toutes les entrées sont faites exclusivement en russe. Le doublage d'un enregistrement dans une langue étrangère ne peut être effectué que si l'employeur est enregistré dans la république nationale de la Fédération de Russie, où sa propre langue est en parallèle.

De plus, les règles de délivrance d'un cahier de travail obligent toutes les inscriptions à être effectuées dans le strict respect des règles de la langue russe. Prise en compte de la conception des nombres, des données et de la numérotation adoptée dans le flux de travail officiel.

Comment saisir les informations sur les employés

Le premier employeur devra renseigner les données de base concernant le futur employé :

nom, patronyme, nom de famille ;
date d'anniversaire;
quelle éducation;
métier.

L'organisation tire ces informations directement des originaux ou des copies notariées des documents personnels fournis - passeports, diplômes, etc. Les règles d'inscription dans le cahier de travail obligent à fixer chaque nouvelle position avec les signatures de l'employeur et de l'employé. Après avoir saisi toutes les données et vérifié les informations, le dossier de travail est stocké dans le service du personnel de l'entreprise.

Un ajout important: si une personne modifie certaines données personnelles pendant le travail (par exemple, nom et / ou prénom), elles doivent être immédiatement mises à jour dans le cahier de travail du lieu de travail actuel.

De plus, les informations telles que les qualifications ou le niveau de scolarité doivent également être mises à jour si elles sont mises à jour. Par exemple, lorsque, lors de l'embauche, une personne avait des études supérieures inachevées et, dans la foulée, a reçu un diplôme d'études supérieures.

Comment remplir les informations sur l'emploi

La section principale du livre est considérée comme "Informations sur le travail". Les règles de conservation et de stockage des cahiers de travail régissent le processus de saisie de toutes les données nécessaires.

Un enregistrement du lieu de travail de l'employé ne suffira pas. Selon la réglementation en vigueur, l'entreprise doit indiquer la date de début des travaux, positionner et fixer les éventuelles modifications ultérieures (par exemple, transfert).

Au total, cette section contient quatre colonnes à remplir (voir tableau).

numéro de colonne	Quoi remplir
1	Le numéro de séquence de l'événement est enregistré ici. S'il s'agit de la première entrée, il met le numéro 1.
2	Vous devez préciser la date exacte de l'événement. Par exemple, la date d'embauche.
3	Contient l'événement lui-même : lieu de travail, poste, service, responsabilités éventuelles (brièvement).
4	Indiquez sur la base de quel document tel ou tel événement se produit. S'il s'agit d'une embauche, les informations sont confirmées avec les détails de la commande concernée.

Un ajout important : en cas de service militaire avant de postuler à un emploi, l'employeur indique ces données avant les dossiers de son organisation de la manière générale. Les règles de tenue des carnets de travail en Fédération de Russie en 2018 obligent à documenter tous les événements de carrière, y compris le service militaire. Dans ce cas, le numéro de la carte d'identité militaire fait office de document de confirmation.

Selon les règles de remplissage des cahiers de travail en 2018, si un employé a un emploi à temps partiel, cela peut également être indiqué dans le cahier. De plus, le document lui-même n'est pas extrait du lieu de travail principal. Les informations sur le travail parallèle sont saisies par l'employeur qui, en vertu de la loi, dispose d'un livret de travail. Pour ce faire, un lieu de travail non principal doit enregistrer toutes les informations nécessaires dans un document séparé, en le confirmant par des signatures et un sceau (le cas échéant).

Une autre section du livre de travail est « Informations sur le prix ». Il est traité de la manière décrite ci-dessus. Il se compose également de quatre colonnes, dont l'ordre de remplissage est similaire aux informations de base sur l'œuvre.

Cela inclut des informations sur les certificats reçus, les récompenses (y compris celles d'État), les titres.

Caractéristiques des fiches de licenciement

Le cas de départ du lieu de travail principal est inscrit dans le cahier de travail comme un événement distinct. Les règles de remplissage et de conservation des cahiers de travail obligent l'employeur principal à saisir les données nécessaires concernant le motif du licenciement. En même temps, les quatre colonnes sont remplies de la même manière. À propos des motifs de licenciement - le troisième.

La chose la plus importante ici est la base exacte du licenciement conformément à une norme spécifique du Code du travail. Fondamentalement, il s'agit de l'article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie et de certaines autres normes.

Si la raison du départ de l'entreprise était des événements valables pour lesquels une personne peut légalement compter sur le soutien de l'État, cela se reflète également dans le livre (par exemple, le licenciement pour s'occuper d'un enfant).

Nuances importantes

En cas de saisie de données incorrectes ou d'erreurs grammaticales, le barré est inacceptable. Dans ce cas, cette entrée est considérée comme invalide. Alors ils écrivent :

Vous devriez faire une répétition similaire avec une note que les données sont correctes et vraies

Attention, les règles de remplissage des cahiers de travail vous obligent à faire des ajustements en cas de changement éventuel :

nom de l'entreprise (y compris la forme juridique) ;
type d'impression (en utiliser plusieurs dans un livre est inacceptable !).

Soit dit en passant, la dernière modification des règles de tenue des cahiers de travail a affecté la presse. Depuis le 27 novembre 2016, l'obligation d'apposer un scellé est définitivement supprimée si l'organisme ne l'a pas en principe.

Si le travail est terminé et qu'il ne reste plus d'espace à remplir, vous n'avez pas besoin d'en commencer un nouveau. Il suffit de coudre un nouvel insert, qui est ensuite rempli selon les règles standard. Une condition préalable est que l'insert soit cousu avec n'importe quel type de fil. Ça ressemble toujours à ça :

L'enregistrement officiel du livret de travail est possible avant même que le salarié n'atteigne l'âge de la majorité.

Selon les règles de stockage des cahiers de travail, il s'agit de formulaires de déclaration stricts. Ils ont besoin d'une surveillance particulière. Un registre spécial a été approuvé à cet effet. Apprenez à le connaître et

Et vous devez les stocker directement jusqu'à ce que l'ancien employé lui-même ou ses proches lui retirent son travail.

Faut-il aujourd'hui appliquer les consignes du ministère du travail sur le remplissage d'un cahier de travail ? Oui, après tout, un cahier de travail est en fait un document de responsabilité stricte. Toutes les actions avec ce document doivent être faites en suivant les instructions pour remplir le cahier de travail. Nous analyserons les nuances du maintien des cahiers de travail en 2019 dans le contenu de l'article.

De l'article, vous apprendrez:

Télécharger les documents associés :

Ne manquez pas : l'article principal du mois des principaux spécialistes du ministère du Travail et de Rostrud

Encyclopédie sur la conception de cahiers de travail clé en main à partir du système Kadra.

Livret d'emploi - le document principal confirmant l'activité professionnelle

Aujourd'hui, lors de l'inscription, l'employé reçoit historique d'emploi, dont l'échantillon a été approuvé en 2003. Il est conçu en tenant compte des changements politiques qui ont eu lieu - les armoiries de l'URSS dessus ont été remplacées par les armoiries de la Russie. Le nouveau formulaire a un degré de protection accru contre la falsification :

les feuilles, au nombre de 44, sont fixées avec une couture spéciale;
pour la fabrication de papier spécial filigrané;
à la lumière ultraviolette, l'inscription "Labor book" apparaît sur les feuilles.

Petit à petit, le cahier de travail perd son sens. Cela est dû au fait que lors du calcul des prestations pour congé de maladie et pour l'attribution d'une pension, il est déjà utilisé expérience en assurance. Des informations sur cette expérience sont contenues dans les bases de données du Fonds d'assurance sociale et du Fonds de pension de la Fédération de Russie. L'ancienneté peut en outre être attestée par des copies des ordonnances patronales d'emploi et licenciements.

Avec la transition vers l'économie numérique et la gestion électronique des documents, les cahiers de travail sur papier sont susceptibles d'être annulé. Mais dans tous les cas, même lorsqu'une décision à ce sujet sera prise au niveau de la loi, ce document sera en circulation sous forme papier pendant une période transitoire. Par conséquent, ils doivent être remplis avec les règles établies précédemment.

Comment postuler à un emploi

Toutes les informations sur le travail, c'est-à-dire l'admission, le transfert, le licenciement, sont inscrites dans la section appropriée du formulaire du cahier de travail.

La section est un tableau à quatre colonnes :

Numéro de séquence de l'enregistrement ;
Date d'entrée;
informations sur l'embauche, transfert à un autre emploi permanent , Entraînement avancé;

Dans la 1ère colonne, le numéro de série de l'enregistrement est inscrit.
Dans le 2ème - la date de licenciement (le dernier jour de travail) est indiquée.
Dans le 3e - les motifs de résiliation du contrat de travail sont inscrits, en indiquant le paragraphe pertinent du Code du travail de la Fédération de Russie, tandis que le libellé doit également être conforme à l'article et au paragraphe du Code.
La 4e colonne indique les données de l'ordonnance ou de l'ordonnance de non-lieu (date, numéro).
La ligne sous la fiche de congédiement contient le nom du poste de la personne responsable de la tenue des cahiers de travail (qui a fait la fiche), sa signature et son relevé de notes sont apposés.
Chaque préavis de démission doit être certifié par le sceau de l'organisation.
Le salarié est tenu d'apposer sa signature sous le procès-verbal de licenciement.

Modèle de lettre de licenciement d'un salarié à sa propre demande :

La procédure d'enregistrement des récompenses dans le cahier de travail

Toutes les informations sur les récompenses sont saisies dans la section appropriée du formulaire de cahier de travail.

La section est également un tableau à quatre colonnes :

Numéro de séquence de l'enregistrement ;
Date d'entrée;
Type de récompense, quand, par qui et pour quoi exactement l'employé a été récompensé ;
Le nom et les détails du document, mais sur la base desquels l'entrée a été faite.

Conformément à l'instruction, les informations sur les types d'incitations suivants sont saisies dans le cahier de travail :

récompenses d'État et titres honorifiques conférés au niveau de l'État ;

récompenses reçues de l'employeur, notamment: diplômes, badges et badges, diplômes;

autres types d'incitations prévues par les lois de la Fédération de Russie et les réglementations locales de l'employeur.

Noter! Prix et autres paiements incitatifs , prévues par le système de rémunération en vigueur dans l'entreprise, ne figurent pas dans la rubrique "Informations sur les attributions".

En ce qui concerne les récompenses reçues de l'employeur, le document sur la base duquel une inscription est faite dans le livre de travail est le correspondant Commande. Dans le cas où un salarié est récompensé par un organisme tiers ou supérieur, le document de base est un arrêté (arrêté, décret) émis par l'organisme qui récompense. Dans certains cas, les documents d'attribution peuvent être reçus sans une telle commande, de sorte que l'agent du personnel responsable de la tenue des cahiers de travail devra envoyer une demande correspondante à l'organisme d'attribution.

Noter! Si un employé déjà à la retraite exprime le souhait de faire des entrées sur le prix dans son cahier de travail, il devra indépendamment se renseigner auprès des organisations au nom desquelles il a été récompensé.

Pratique lorsque des informations sur s'appliquent à un employé des incitations(déclaration de gratitude, remise d'un certificat d'honneur, etc.) n'est pas inscrite dans le cahier de travail, ce qui est assez courant. Ceci est considéré comme une violation non seulement des règles établies pour la maintenance de ce document, mais également comme une violation de législation . L'employé a le droit d'exiger que les informations sur les récompenses et les incitations qu'il a reçues au cours de son emploi dans cette entreprise soient intégralement inscrites dans la section appropriée du cahier de travail.

Une autre erreur courante consiste à entrer des informations sur le travail dans la section "Détails du prix". Habituellement, une telle erreur est due simplement à l'inattention de la personne responsable de la maintenance cahiers de travail, qui n'a pas remarqué que la section précédente "Détails du travail" était déjà complètement remplie.

Règles de correction des entrées dans le cahier de travail

Comment être agent du personnel si, par hasard ou par méconnaissance des règles et consignes de remplissage des cahiers de travail 2019, une erreur a été commise lors de la saisie ?

Il y a bien souvent un besoin apporter des corrections aux enregistrements faite sur la page de titre. Par exemple, cela devra être fait lors du changement du nom de famille d'une salariée qui s'est mariée ou, au contraire, a divorcé et a rendu son nom de jeune fille.

Ce cas est également prévu par les Instructions pour remplir un cahier de travail. Selon ce document, les données obsolètes doivent être soigneusement barrées d'une ligne horizontale paire et une nouvelle entrée doit être faite au-dessus d'elles. Bien entendu, toutes les modifications de la page de titre doivent être effectuées uniquement sur la base des documents pertinents. Ces documents comprennent :

passeport;
Certificat de mariage;
certificat de divorce;
certificat de naissance;
certificat de changement de nom, prénom, patronyme, date de naissance.

Lorsque des modifications sont apportées à la page de titre, le nom et les détails du document de base sont indiqués sur la couverture intérieure du cahier de travail. Le lien doit être certifié par le sceau de l'organisation et la signature du responsable ou de la personne responsable.

Télécharger en.doc

Un livret de travail est un document officiel confirmant l'expérience de travail d'une personne. Il contient des informations sur le travail de la personne à l'heure actuelle et les postes précédents.

Le document est nécessaire pour postuler à un emploi. Selon celle-ci, l'employeur peut évaluer l'expérience et le niveau d'études, la spécialité du candidat. Il est également nécessaire de déterminer le montant des versements à la retraite.

Pour que le document soit reconnu comme valide, les informations doivent y être inscrites de la manière prescrite par la loi. Il existe des règles spéciales pour remplir les cahiers de travail en 2019.

informations générales

Lorsqu'une personne postule pour un emploi pour la première fois, elle doit disposer d'un cahier de travail. Un futur employé peut l'acheter dans un kiosque spécialisé. Le document a été approuvé sur la base du décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 225, publié le 16 avril 2003. Depuis lors, aucune modification n'a été apportée au formulaire.

Un nouveau cahier de travail s'ouvre lors de l'entrée au travail pour la première fois. Il n'y aura pas de dossiers, de sorte que l'employeur doit refléter pleinement toutes les informations sur l'employé.

Le document est rempli uniquement lors de l'exercice d'activités sur la base d'un contrat de travail. Les accords de droit civil ne prévoient pas l'inscription d'informations dans le cahier de travail.

Lors du transfert d'un document au travail, il sera stocké dans le service du personnel jusqu'à ce que la personne quitte. Géré par un spécialiste des ressources humaines. Dans son travail, il doit être guidé par les règles de remplissage reflétées dans les décrets du gouvernement de la Fédération de Russie n° 225 du 16 avril 2003 et du ministère du Travail de la Russie n° 69 du 10 octobre 2003.

Les actes juridiques réglementaires précisent que tout changement dans l'activité professionnelle de l'employé doit être reflété dans le livre. Les données sont saisies par le responsable du personnel lors du changement de poste, du passage à une autre unité.

Qui est responsable de la conservation du document

L'employeur est entièrement responsable de l'état du livret de travail du salarié.

Il le fait:

conduite;
stockage;
remplissage.

Les responsabilités pour la saisie des données sont déterminées pour un employé particulier. Il est nommé à un poste conformément à une ordonnance ou une ordonnance. Par conséquent, le responsable du personnel est responsable non seulement de l'exactitude des informations saisies, mais également de la comptabilité et du stockage des documents.

La certification des documents est effectuée par les mêmes employés qui ont le droit de signer les cahiers de travail. Ils sont responsables conformément aux actes juridiques réglementaires de la Fédération de Russie.

L'Inspection du travail de la Fédération de Russie vérifie non seulement l'exactitude de la conservation et de la saisie des données dans la documentation. Ils retracent les motifs pour lesquels une personne particulière est accusée de l'obligation d'accomplir. Par conséquent, l'ordonnance ou l'ordonnance de nomination d'un employé doit être préparée conformément à la loi.

Nouvelles règles pour remplir les cahiers de travail en 2019

Les règles de remplissage des cahiers de travail en 2019 ont subi quelques modifications. Ils ont été introduits sur la base de l'arrêté du ministère du Travail et de la Protection sociale de la Fédération de Russie n° 588n, publié le 31 octobre 2019.

Conformément aux exigences modifiées, le sceau ne doit être placé dans le cahier de travail que s'il est disponible dans l'établissement. Il est apposé sur la page de titre, à l'intérieur du document en couverture, si le nom a été modifié par le salarié. Un procès-verbal de licenciement est également scellé par un cachet.

Des modifications ont été apportées à la loi le 27 novembre 2016. Maintenant, il est nécessaire de mettre un tampon si l'organisation l'a officiellement. En l'absence de sceau, la certification se fait par l'apposition de la signature de la direction de l'établissement ou de la personne qui, selon l'arrêté, tient la documentation du travail.

Détails de la section

Le manuel est divisé en trois sections principales :

section avec des informations personnelles sur l'employé;
des informations sur l'emploi d'un citoyen et les postes qu'il occupe;
données sur les bourses réalisées pendant la période d'emploi.

Ils contiennent certaines informations sur l'employé. Le premier d'entre eux commence par la page initiale du travail - la page de titre.

La rubrique reflète :

nom, prénom, patronyme de l'employé ;
Date de naissance;
le niveau d'éducation;
spécialité acquise.

La page de titre n'est remplie qu'en détail, sans l'utilisation d'abréviations. Les données sont certifiées par la signature de la personne en bas de page, ainsi que du spécialiste qui a saisi les informations. Le sceau de l'institution y est également apposé.

Dans le bloc suivant du cahier de travail, des informations sur l'activité professionnelle de la personne sont prescrites.

Il reflète:

recrutement;
transferts internes ;
licenciements.

La dernière section contient des informations sur les récompenses des employés.

Dans plusieurs colonnes fournies, ils prescrivent :

des informations sur le type de récompense ;
date de promotion ;
base;
document confirmant la régularité de l'inscription (numéro et date de la commande).

Lorsque les pages des sections principales du cahier de travail se terminent, un encart supplémentaire est inséré. Dans le travail, une marque est apposée sur son application indiquant la date de compilation. L'inscription est faite sur la page de titre et certifiée par un sceau. La version manuscrite n'est pas fournie.

L'insert doit être cousu dans le travail. Sans cela, il sera considéré comme invalide. La numérotation des pages continue à partir du dernier chiffre reflété dans le travail lui-même. Le sceau de l'organisation est apposé sur la première feuille de l'encart.

Comment sont créés les enregistrements

Conformément aux rubriques prévues dans le cahier de travail, certaines inscriptions sont effectuées. La page de titre doit être remplie uniquement lors de l'embauche d'un employé pour la première fois. Par la suite, vous ne pouvez y indiquer que des informations non fiables dans le travail, ce qui rend le livre invalide.

Les fonctionnalités ont une section qui reflète l'activité de travail de l'employé. Au moment de la saisie des premières données, l'institution est tamponnée avec tous les détails. En l'absence de tampon, les données sont écrites à la main.

Les informations dans les colonnes doivent être saisies dans un certain ordre :

Première colonne	Contient le numéro d'index de l'entrée. Il est écrit en chiffres arabes.
Colonne "Date"	Il indique la date, le mois et l'année en chiffres arabes de l'embauche ou de la mutation interne du salarié. Si un licenciement est constaté, la date de cessation d'emploi est inscrite dans cette colonne.
Colonne "Informations sur l'emploi"	Contient des informations complètes sur la candidature à un emploi sans abréviations. Il est important de se référer aux normes des documents législatifs, selon lesquelles la réception est effectuée. Si une personne démissionne, elle signe le dossier correspondant.
Quatrième colonne	Reflète les motifs sur lesquels les informations sont saisies. Parmi eux figurent les ordres de la direction, les décisions prises en assemblée générale, les procès-verbaux de la réunion du conseil d'administration. En plus du nom du document, la date de sa compilation et son numéro d'enregistrement sont indiqués.

La section reflétant l'attribution d'une personne est remplie de la même manière.

Ici, vous pouvez enregistrer la réception par l'employé :

titre honorifique;
prix d'État ;
un diplôme honorifique;
diplôme;
badge.

Il convient de rappeler qu'il n'est pas nécessaire de saisir des données sur le transfert d'une récompense monétaire ou le transfert d'un cadeau de valeur dans cette section.

Lors d'une demande d'emploi

Il est important de suivre une certaine procédure pour remplir un cahier de travail lors de l'embauche d'un employé :

La deuxième colonne contient le nom de l'institution sous forme complète et abrégée. Le sceau de l'organisation est placé à côté.
La première colonne contient le numéro de série de l'entrée.
De plus, dans la deuxième colonne, la date d'entrée de la personne au travail est prescrite.
La troisième colonne indique qu'un employé a été accepté dans un service spécifique pour un poste spécifique.
La quatrième colonne contient la base d'admission : la date et le numéro de la commande.

Si vous êtes partenaire

Lors de l'exercice d'un travail à temps partiel, une inscription au livret de travail est effectuée à la demande du salarié. Il n'est pas nécessaire d'entrer des informations dans le document.

Pour refléter le travail, le salarié doit apporter une copie du contrat de travail sur le travail à temps partiel sur le lieu d'activité principale. Le document est certifié par la signature du responsable et le sceau de l'établissement. Il est également nécessaire de rédiger une demande dans laquelle vous devez indiquer la demande de saisie de données dans le travail.

En cas de licenciement

En cas de licenciement d'un employé, pour saisir des informations sur ce fait, il est nécessaire de disposer d'un motif de confirmation. Tel est l'ordre établi par la direction de l'organisation.

Le responsable du personnel doit inscrire le numéro d'ordre de l'inscription dans la première colonne. La seconde contient la date de fin des relations de travail entre l'employé et l'employeur.

La troisième colonne contient les motifs et la raison du licenciement de l'employé. Il est important de prescrire des informations en utilisant le libellé du Code du travail de la Fédération de Russie. Les abréviations ne sont pas autorisées dans cette section.

Le nom du document (commande) est entré dans la quatrième colonne, indiquant les détails. Après cela, le dossier est certifié par la direction de l'établissement ou l'employé chargé de remplir les cahiers de travail.

Après avoir saisi les données, l'employé signe sous celles-ci. S'il y a un sceau dans l'institution, vous devez certifier les informations avec un cachet.

Pour IP

Les entrepreneurs individuels doivent tenir des registres du personnel conformément aux exigences générales. Dans le même temps, la saisie d'informations dans le cahier de travail peut être simplifiée.

Il existe plusieurs étapes de réflexion des informations dans le document :

le nom de l'employeur est inscrit dans la troisième colonne (nom, prénom, patronyme de l'entrepreneur individuel) ;
la première colonne contient le numéro de série de l'enregistrement ;
puis la date de réception de l'employé au travail est fixée;
la troisième colonne contient des informations sur l'admission, la position de l'employé;
la quatrième colonne contient la date et le numéro de la commande, selon laquelle l'employé a été embauché.

Il convient de rappeler qu'il est interdit aux personnes de corriger des informations dans le cahier de travail et de prescrire de nouvelles informations.

Correctifs

Certains agents du personnel font des erreurs lorsqu'ils remplissent des cahiers de travail. Vous devez les corriger dans un certain ordre, car il est interdit de rayer les informations.

Le spécialiste doit faire une inscription sur l'invalidité du dossier. C'est le seul recours légal.

Dans la colonne « Informations sur le travail », il est nécessaire d'indiquer :

numéro de séquence de l'enregistrement ;
la date du changement;
reconnaissance des informations comme invalides.

De nouvelles informations correctes sont écrites à côté. La dernière colonne contient le document confirmant les corrections et ses détails.

Faire un duplicata

Les travailleurs peuvent demander une formation en cours d'emploi maintenant ou plus tôt.

Le deuxième exemplaire est préparé avec :

perte du livre par la faute de l'employé ou de l'employeur ;
violation de l'intégrité du document, dans lequel les enregistrements ne sont pas lisibles ;
faire des inscriptions dans le cahier de travail qui ont été annulées par une décision de justice;
une urgence dans l'organisation, à la suite de laquelle il y a eu une perte ou une destruction massive de cahiers de travail.

Sur la base de la candidature écrite de l'employé, le spécialiste RH établit un duplicata. Il doit être fourni à la personne au plus tard 15 jours après sa demande. Un nouvel exemplaire doit contenir l'inscription "Duplicate" sur la page de titre.

Le livret de travail est un document obligatoire pour tout salarié. Conformément à celle-ci, une évaluation de l'ancienneté et de l'acquisition d'une pension est effectuée. Par conséquent, il est nécessaire d'y saisir des informations d'une certaine manière législative.

Le remplissage des cahiers de travail en 2017 doit être effectué selon les nouvelles règles. Considérez la nouvelle procédure et donnez des exemples de remplissage d'un cahier de travail lors de l'embauche et du licenciement d'un employé.

Les employeurs doivent tenir des livrets de travail pour chaque salarié ayant travaillé plus de 5 jours dans le cadre d'un contrat de travail, et ce travail est le principal pour lui. Les seules exceptions sont les employeurs - les personnes qui ne sont pas des entrepreneurs individuels. Ils n'ont pas le droit de tenir des livres de travail pour leurs employés. Nous discuterons davantage du remplissage des carnets de travail en 2017. Des exemples, de nouvelles règles d'inscription dans les cahiers de travail sont donnés ci-dessous.

Le remplissage des cahiers de travail en 2017 doit être effectué selon les nouvelles règles. Ils sont approuvés par arrêté du ministère du Travail de Russie du 31 octobre 2016 n ° 588n.

Maintenant, dans le cahier de travail, vous devez mettre un sceau uniquement si l'organisation l'a. Rappelez-vous que le sceau de l'organisation est requis sur la page de titre du cahier de travail, sur la couverture intérieure lors des inscriptions sur le changement de nom, ainsi qu'après le licenciement.

Ainsi, à partir du 27 novembre 2016, le sceau n'est apposé sur les cahiers de travail que s'ils sont disponibles. Si votre entreprise n'a pas de sceau, certifiez les registres avec la signature du responsable ou de la personne responsable de la tenue des livres de travail.

Un exemple d'apposition d'un sceau dans un cahier de travail, voir ci-dessous.

Plus sur ce sujet :

Quand remplir le livret de travail d'un salarié en période d'essai

Comment remplir la page de titre d'un livre de travail

Si l'employeur établit un nouveau livret de travail pour un employé, il doit en remplir la page de titre. Il est nécessaire de délivrer un livre dans la semaine à compter du jour où l'employé a été embauché (clause 8 des règles de tenue des livres de travail).

Remplir les cahiers de travail en 2017 doit être fait avec un stylo plume, gel ou stylo à bille avec de l'encre noire, bleue ou violette. Il est impossible de raccourcir des mots dans le cahier de travail (clause 11 des Règles de tenue des cahiers de travail).

La page de titre contient les informations suivantes :

nom, prénom et patronyme de l'employé ;
Date de naissance;
l'éducation et la profession ou la spécialité.

Le nom complet et la date de naissance doivent être indiqués sur la base d'un passeport ou d'un autre document d'identité.

Et l'éducation, la profession et la spécialité s'intègrent selon un diplôme ou un autre document sur l'éducation ou la qualification.

Un exemple de remplissage de la page de titre d'un cahier de travail, voir ci-dessous. Les champs remplis par le responsable du personnel sont surlignés en bleu.

Comment faire une entrée dans le livre de travail sur l'embauche en 2017

Une inscription au livre de travail concernant l'embauche doit être faite sur la base de l'ordre du directeur lors de l'embauche d'un employé. Toutes les entrées doivent être faites sans abréviations.

Dans la colonne 3 de la section "Informations sur le travail", vous devez indiquer le nom complet et abrégé de l'organisation. Au lieu d'un enregistrement, vous pouvez apposer un tampon s'il contient le nom complet et abrégé de l'entreprise.

Le numéro de série est mis dans la colonne 1 et la date d'emploi dans la colonne 2. Dans la colonne 3, vous devez indiquer que l'employé a été accepté dans l'organisation avec le nom du poste, de la profession ou de la qualification. Dans la colonne 4, mettez le mot "Ordre" et les détails de l'ordre d'emploi.

Il n'est pas nécessaire de certifier le dossier d'admission avec une signature et un sceau. Voir ci-dessous pour un exemple de demande d'emploi.

Comment enregistrer le licenciement d'un employé

Les inscriptions au livre de travail lors du licenciement en 2017 sont faites sur la base de l'ordre du responsable du licenciement. Dans la colonne 1, le numéro de série de l'entrée est mis, dans la colonne 2 - la date de résiliation du contrat de travail.

Dans la colonne 3, il y aura la base et la raison de la résiliation du contrat de travail. Attention, la saisie doit être conforme au libellé du Code du travail, et sans abréviations.

Dans la colonne 4, le mot "Ordonnance" est écrit et les détails de l'ordonnance de renvoi sont également écrits sans abréviations.

L'inscription est attestée par la signature du responsable de l'organisation ou du responsable de la tenue des cahiers de travail. Vous devez également demander à l'employé de signer sous le dossier. Ensuite, mettez le sceau de l'organisation, le cas échéant.

Voir ci-dessous un exemple de lettre de démission.